W zeszłym tygodniu przeczytałam fajny artykuł, który zmienił bardzo dużo w moim myśleniu o tym, jak powinnam spędzać swój czas w pracy, a jak faktycznie spędzam (nawet miałyśmy w tym temacie burzę mózgów na naszym ostatnim mastermindzie).
I chociaż artykuł dotyczył sytuacji, w której większość przychodu pochodzi ze źródeł pasywnych, to myślę, że przy odrobinie główkowania można to w fajny sposób przenieść również na grunt usługowy/freelancerski (nie mam pojęcia, czy takie słowo faktycznie istnieje, ale na potrzeby tego wpisu, załóżmy, że tak 😉
O co chodziło?
Chodziło o to, że biznes może/powinien być zbudowany z kilku systemów, które ze sobą współdziałają, przenikają się i polegają na sobie nawzajem. I dobrze byłoby, abyś Ty, jako właścicielka biznesu spędzała w każdym z tych systemów odpowiednią ilość czasu w ciągu tygodnia. Oczywiście wszystko powinno przede wszystkim opierać się na wyliczeniach tego, ile potrzebujesz zarobić, aby spełnić swoją prognozę przychodów (wyliczenia oparte były o trzydziestogodzinny tydzień pracy, więc tak też je zaprezentuję).
W jakich systemach powinnaś spędzać swój cenny czas?
1. System sprzedaży = 40% czasu – ok. 12 godzin tygodniowo
System sprzedaży to wszystkie działania, które prowadzisz, aby sprzedać swoje produkty lub usługi. Aktywnie, każdego tygodnia. To może być kombinacja automatyzacji i rzeczywistego pojawiania się tam, gdzie są Twoi potencjalni klienci.
Co może być częścią Twojego systemu sprzedaży?
Konsultacje wstępne/bonusowe sesje wstępne,
kampanie sprzedażowe produktów i/lub usług,
wyzwania/webinary,
gościnne wystąpienia w podcastach/live’ach/wideo,
reklamy.
2. System marketingu = 25% czasu – 7,5 godziny
Sprzedaż i marketing to dwie strony tej samej monety, które razem mogą zapewnić, że Twój biznes będzie działać jak dobrze naoliwiona maszyna. W tych działaniach systematyczność jest najważniejsza. To ona będzie budowała autentyczność i zaufanie do Ciebie i Twojej marki.
Co znajdzie się w obszarze marketingu, na który idealnie byłby poświęcić nieco ponad 7 godzin w tygodniu?
Budowanie społeczności w mediach społecznościowych,
tworzenie treści takich jak podcasty, wideo na YouTube lub cotygodniowe wpisy na blogu,
content upgrade do wpisów na blogu,
pisanie i wysyłka newslettera do Twojej listy e-mail,
recykling treści, które już masz do dyspozycji
reklamy.
3. System rozwoju swojej społeczności = 20% czasu – ok. 6 godzin tygodniowo
Ten system jest często pomijany, ale bardzo ważny do tego, aby budować zaangażowanie i więź ze swoją społecznością. (I potem sprzedawać więcej bardziej zaangażowanej społeczności).
Jedną częścią tego systemu, może być automatyczny lejek sprzedażowy, w którym będziesz budować relację i dawać swoim czytelnikom/followersom jeszcze więcej wartości, po którą do Ciebie przyszli, przy okazji zbierając ich maile.
Drugą częścią tego systemu może być spędzanie czasu w mediach społecznościowych i rzeczywiste budowanie więzi z innymi ludźmi. Nie tylko wrzucanie swoich postów i czekanie na ochy, achy i oklaski. Ale przede wszystkim branie udziału w ciekawych dyskusjach, wspieranie innych twórców, aktywne uczestniczenie w wyzwaniach, promowanie innych u siebie, komentowanie (ale mądre, fajne, na temat i wyrażanie swoich opinii wtedy, gdy ma to uzasadnienie).
Trzecią częścią tego systemu może być networking (chociaż nie wiem, jak teraz w czasach pandemii to wygląda, ale można pomyśleć na przyszłość o tym sposobie).
4. System codziennego działania = 15% czasu – 4,5 godziny
Większość ludzi najwięcej czasu w ciągu tygodnia spędza właśnie w tym systemie i to na pewno więcej niż godzinę dziennie.
Co możesz zaliczyć do systemu codziennego działania?
Pracę z zespołem,
rzeczy organizacyjne + administracyjne,
praca z klientami i dowożenie wyników,
obsługa i doświadczenia klienta,
update Twoich programów.
Zanim napiszę cokolwiek – wiem, co sobie teraz myślisz – jak to tylko 4,5 godziny na wszystkie inne rzeczy? Przecież to właśnie to w większości zajmuje mi mój cały dzień pracy! Wiem i też miałam takie zdziwienie, gdy to przeczytałam, ale potem dotarło do mnie, że to nie jest tak oderwany od rzeczywistości pomysł. Oczywiście, jeśli prowadzisz sesje z klientami, albo tworzysz nowe materiały do kursów, albo pracujesz indywidualnie z klientami, to pewnie będziesz potrzebować nieco więcej czasu w tygodniu na samą pracę, której nie możesz skalować, ale tak czy inaczej – to naprawdę system, który można chociaż po części wdrożyć u siebie.
Możesz już dziś zacząć wprowadzać w swojej działalności coraz to więcej systemów i automatyzacji tak, aby nie było potrzeba za każdym razem, dla każdego klient robić od nowa tego samego. Możesz przygotować sobie potrzebne szablony, wzory, procesy i uporządkować wszystko co robisz z klientem krok po kroku. Możesz stworzyć plan marketingowy i go wykonać tak porządnie, naprawdę. Możesz w końcu przestać robić wszystko sama i zacząć budować zespół, z którym osiągniesz znacznie więcej w krótszym czasie.
Co myślisz o takiej koncepcji spędzania swojego czasu w ciągu dnia/tygodnia pracy? Co musiałoby zadziać się w Twoim biznesie, żebyś przeszła na taki system działania? A może pracujesz już w takim systemie? Jestem mega ciekawa Twojego zdania – zapraszam do dyskusji w komentarzach.
Zastanawiacie się jak zwiększyć efektywność działań? Jak ustawić zadania do wykonania tak, by lista zadań nie rosła, razem z Waszą frustracją? Często musimy żonglować, by wszystko było wykonane na czas, a jak wiemy, dzień jest krótki…
Wszystkie zadania, które macie na dany okres należy pogrupować według pewnych kryteriów, jak na przykład rodzaj tych zadań.
Ja zazwyczaj dzielę zadania na te bardziej oraz mniej kreatywne. Zadania kreatywne to dla mnie copywriting, tworzenie prezentacji, czy też wideo. Gdy już wiem, które zadania mogę przypisać do tej grupy, poświęcam im jeden konkretny dzień, czy określoną liczbę godzin.
Natomiast zadania techniczne jak ustawianie newslettera, planowanie kampanii, czy wszelkiego rodzaju prace na stronie oraz w social mediach, trafiają do kolejnej grupy. Podobnie do zadań kreatywnych, zadania techniczne wykonuję w jednym, określonym do tego czasie.
Po co grupować zadania?
Grupowanie zadań przede wszystkim sprawia, że nie muszę przełączać się pomiędzy zadaniami. Co mi to daje? Na początek warto tu zaznaczyć, że nie ma czegoś takiego jak multitasking… Nasz mózg wyrwany z jakiegoś stanu potrzebuje bardzo dużo czasu, by do tego stanu ponownie wrócić. Tak więc multitasking, czy też przełączanie się pomiędzy zadaniami może powodować nawet frustrację…
Jak to zrobić?
Prostym przykładem jest sytuacja, gdy wykonujesz pracę kreatywną, a w tym czasie ktoś dzwoni do Ciebie. Wytrąca to z równowagi, znacząco utrudnia dokończenie tego zadania. I z tym problemem pomaga uporać się właśnie grupowanie zadań.
Kolejnym idealnym przykładem korzyści płynących z grupowania zadań są sesje, spotkania z klientami. Warto na tego typu zadania przeznaczyć konkretny dzień/dwa dni w tygodniu w określonych godzinach. Tak by nie było konieczności “przełączania się” pomiędzy właśnie tymi zadaniami, a np. pracą administracyjną.
Jakie zadania grupować?
odpisywanie na maile/wiadomości
obecność w mediach społecznościowych
tworzenie contentu
prace dla klientów
Co zyskujemy pracując w ten sposób? Przede wszystkim przestrzeń w głowie na kreatywność. Łatwiejsze skupienie, poczucie flow, ustalenie konkretnego rytmu pracy dla danej grupy zadań.
Blokowanie godzin w kalendarzu
Gdy zadania są już zgrupowane, dobrze jest zablokować sobie godziny w kalendarzu, na wykonanie tych konkretnych zadań. Dzięki temu nie trzeba znajdować sobie czasu na te wszystkie czynności. Oczywiście najwygodniej będzie to robić w kalendarzu, takim, na jakim Tobie najlepiej się pracuje. Ja korzystam z kalendarza Google z pakietu gSuite.
Jak blokować godziny w kalendarzu?
To bardzo proste. W kalendarzu wpisuję dane czynności, które mam zrobić konkretnego dnia. Następnie wpisuję godziny w kalendarzu i gdy otrzymuję powiadomienie o danych czynnościach do wykonania, po prostu do nich siadam. Odkładam wszystko inne i zaczynam robić te zadania, które mam rozpisane właśnie w kalendarzu.
Dlaczego jest to bardzo dobre rozwiązanie?
Bardzo często u zdecydowanej większości osób zdarza się tak, że coś “wypadnie”. Pojawia się nagle dodatkowa rzecz, którą musimy się zająć, spotkanie, telefon itd. Można tak w nieskończoność. Dlatego, jeśli ustawisz sobie blokowanie godzin w swoim kalendarzu na konkretne dni i zadania i będziesz tego przestrzegać, bardzo szybko zobaczysz ogromną różnicę w wykonywaniu wszystkich rzeczy. Takie rozwiązanie niesamowicie rozwija biznes, bo zyskujesz porządek i czas.
Na koniec…
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zachęcam Cię do pobrania bezpłatnego e-booka “Cztery sposoby na opanowanie Twojego biznesu”. Wśród tych czterech sposobach jest również mowa o kalendarzu i bardziej szczegółowo wyjaśniona metoda blokowania godzin w kalendarzu.
Bieżączka to wszystkie działania, które wykonujemy codziennie, na bieżąco w naszych biznesach. To często zadania, które powodują, że jesteśmy zapracowane i zarobione, ale niekoniecznie świadczą one o tym, że biznes idzie do przodu. Czasem bieżączka może być zasłoną dymną. Tak bardzo wpadamy w wir codzienności, że nie dostrzegamy tego, co znajduje się za rogiem, albo na horyzoncie.
Jestem pewna, że jeśli prowadzisz swój biznes już nie raz spotkałaś się z tym, że bieżączka Cię pochłonęła i wykonywałaś swoją pracę tylko po to, by przetrwać. Do jutra. Do weekendu. Do końca miesiąca itd. Bieżączka jest trochę jak trans, podczas którego wydaje Ci się, że „to już tak po prostu jest, jak prowadzisz biznes” albo, że „musisz zrobić to czy tamto, bo inaczej zawali się świat” (szybka odpowiedź – nie, nie zawali).
Przez codzienną bieżączkę możesz nie zauważyć, że coś w Twoim biznesie nie do końca gra lub, że coś się zmieniło, a Ty tego nie zauważyłaś. Możesz również tkwić w bieżączce, bo jest łatwiejsza do ogarnięcia i przez „wieczne zapracowanie” czujesz, że coś robisz, a jednocześnie nie bierzesz odpowiedzialności, za bycie właścicielem w swoim biznesie.
Co zrobić, aby znaleźć czas na działania, które popchną Cię dalej w Twoim biznesie i pomogą uporać się z bieżączką? Dobrze, że zapytałaś 😉 Poniżej znajdziesz moje 4 sposoby na bieżączkę w biznesie.
4 sposoby na bieżączkę w biznesie
1️⃣ Pomysł Marie Forleo, nie mój, ale wart wypróbowania: znajdź 2 godziny dziennie na to co jest dla Ciebie ważne (czyli w tym przypadku pracę nad własnym biznesem, a nie w biznesie). Jeśli jutro lekarz powiedziałby Ci, że Twój styl pracy jest dla Ciebie bardzo niezdrowy i najprawdopodobniej spowoduje ciężką chorobę – na pewno zatrzymałabyś się, zastanowiła nad tym, co robisz i zadbała o to, żeby coś zmienić. No i oczywiście tam metoda jest nieco kontrowersyjna, ale warto wziąć z niej coś dla siebie i np. postanowić, że każde 40 minut na początku mojego dnia pracy poświęcę na pracę nad swoim biznesem.
Dlaczego taka metoda może się u Ciebie sprawdzić? 40 minut to nie dużo, ale na tyle wystarczająco, żebyś poczuła, że Twój biznes jednak idzie do przodu i nie skupiasz się tylko na bieżączce.
Dlaczego rano? Skupiając się na sobie i swoim biznesie na początku dnia pracy, poczujesz, że wykonałaś już coś dla siebie i będziesz mogła sobie zapisać jakiś mały sukces. Jeśli wiecznie toniesz w bieżączce, to te 40 minut (czy nawet 20) tego nie zmieni, a jednak jakaś akcja po Twojej stronie będzie się działa i pewne zadania wykonasz 🙂
2️⃣ Usuń rozpraszacze – zablokuj telefon. Ja wiem, że to jest oklepany temat, ale serio działa – czytaj dalej. Jakiś czas temu odkryłam na swoim telefonie ustawienie – cyfrowa równowaga i kontrola rodzicielska. I to było jak objawienie z niebios. Zdarzało mi się, że korzystałam 4-5 godzin dziennie (wmawiając sobie, że to przecież praca głównie) i mimo wszystko czułam rozproszenie. Przez to praca dłużej mi szła i więcej czasu spędzałam na tych samych zadaniach i już nie miałam go na nic innego.
Na czym polega ten tryb? Możesz ustawić ograniczenia dla aplikacji, które Cię rozpraszają – np. 30 minut dziennie na Insta czy Facebook. Po tym czasie aplikacja sama się wyłączy i nie ma, że boli. Jeśli chcesz ją odblokować – musisz wejść w ustawienia, ale to jakieś 7 dodatkowych kroków, więc po 3 dochodzi do Ciebie, że nie warto 😉 Dodatkowy sposób u mnie – to tryb pełnej koncentracji od 9:00 rano do 1:00 w nocy – wszystkie zaznaczone przeze mnie aplikacje są wyciszone i jeśli chcę z nich skorzystać, to mogę to zrobić jedynie na 5 minut i potem automatycznie się wyłączają.
3️⃣ Znajdź mentora/coacha, ponieważ najprawdopodobniej potrzebujesz zmiany mindsetu. Być może nie umiesz myśleć jak przedsiębiorca i wchodzisz w rolę pracownika w swojej własnej firmie. Być może masz jakieś negatywne przekonania na temat biznesu czy pieniędzy, które trzeba zmienić. Może nie doceniasz swojej pracy i cierpisz na syndrom oszusta, albo masz niskie poczucie własnej wartości i chowasz się za bieżączką.
Dzięki pracy z mentorem szybciej dotrzesz tam, gdzie chcesz być i będziesz mogła bardziej skupić się na tym, co dla Ciebie jest naprawdę ważne (a propos – znam kogoś takiego i jeśli chcesz, to podam Ci namiary).
4️⃣ Dołącz do mastermindu! Ostatnio z dziewczynami reaktywowałyśmy swoją grupę i już po pierwszym spotkaniu czułam mega moc. To jest niesamowite, jak dużo może dać rozmowa z osobami, które również prowadzą swój biznes i chcą się wzajemnie wspierać. No i dodatkowo głupio tak przed grupą nie wywiązywać się z ustalonych przez siebie celów -> czyli i tak trzeba znaleźć czas, żeby robić rzeczy ważne strategicznie i zająć się czymś więcej niż tylko bieżączką 🙂
Poza tym takie spotkania są super, bo wiesz, że masz kogoś kto Ci wspiera i dobrze Ci życzy, a to jest mega ważne.
Szersza perspektywa
Bieżączka jest tą częścią Twojego biznesu, która skupia się na małych, rozproszonych iskierkach. Działając tylko w bieżączce, nie dasz rady odpalić wielkiego płonienia. Dlatego tak ważne jest, aby znaleźć czas na sprawy, które są ważne w Twoim biznesie w ujęciu długoterminowym, a nie tylko w codziennym działaniu. By być w stanie spojrzeć na swoje działania z szerszej perspektywy i wiedzieć, w którym kierunku podążać.
Na dziś to już wszystko. Jeśli masz swoje przemyślenia na temat bieżączki – daj znać w komentarzu – jestem ciekawa Twojego zdania 🙂
Czy kończąc współpracę z danym klientem
informujesz o dodatkowych usługach, które możesz wykonać (lub o dodatkowych
produktach, które masz w swojej ofercie)? Jeśli tego nie robisz, to pewnie ten
pomysł Cię zainteresuje.
Możesz dla swoich klientów przygotować
materiał w formacie PDF (lub katalog, jeśli chcesz), w którym przedstawisz
dodatkowe produkty, jakie masz w swojej ofercie.
Możesz ten pomysł wykorzystać również w
cyklicznych działaniach z klientami. Często jest tak, że klient przychodzi do
Ciebie po konkretną usługę, a nie ma pojęcia, że oferujesz również inne rzeczy.
Takie, których ten klient może potrzebować i szuka innych osób do wykonania
danych zadań, bo zwyczajnie nie wie, jak Ty możesz mu pomóc.
Ja tak miałam często z klientkami. Zwykle takie informacje wychodziły podczas naszych rozmów. I nagle okazało się, że mogę zrobić znacznie więcej i zająć się dodatkowymi rzeczami, o których nie mówiłyśmy na początku.
Jak stworzyć dodatkowy PDF dla klienta?
Jeśli tak jak ja masz kliku klientów polecam
zacząć od tego by uporządkować sobie klientów i wypisać zadania, czy działania,
które dla każdego z nich wykonujesz. Następnie poukładać to wszystko w
kategorie i zastanowić się, jakie jeszcze usługi możesz klientom zaproponować.
Może zdarzyć się tak, że dla każdego klienta wykonujesz nieco inne działania, więc wtedy będzie trzeba przygotować jednego sampla (jedną kopię całej oferty), a potem nieznacznie dopasować ją do potrzeb indywidualnych klientów.
Przykładowe działania, które należy podjąć, by taki PDF przygotować, by wysłać go obecnym klientom:
uporządkowanie listy klientów,
spisanie wszystkich zadań dla każdego z klientów,
dopasowanie oferty dla każdego klienta,
stworzenie PDF – master sample, czyli próbki z całą ofertą, (którą potem będzie można modyfikować,
skopiowanie poszczególnych elementów dla każdego z klientów.
Dystrybucja PDF dla klienta
W tym punkcie chciałabym omówić sposoby, w
jakich możesz ten PDF przesyłać swoim klientom dalej tak, by dowiedzieli się o Twojej ofercie. Ważne na
tym etapie jest również to, by nie było to nachalne działanie i aby klient miał poczucie, że się nim w
odpowiedni sposób zaopiekowano.
PDF dla obecnych klientów
W tym przypadku sprawa jest dosyć prosta –
jeśli na co dzień współpracujesz z klientami, możesz przygotować ładnego maila,
do którego dołączysz PDF i wyślesz w świat do swoich klientów.
PDF przy jednorazowej współpracy
Tutaj możesz skorzystać z opcji np.
autorespondera (np. po kilku dniach od zakupu), jeśli dana osoba zakupiła Twój
produkt/usługę i wyraziła chęć dołączenia do newslettera.
Przyznasz, że to dosyć proste rozwiązanie, a może znacznie przyczynić się do wzrostu Twoich zamówień.
Czesz więcej sprytnych rozwiązań? Pobierz bezpłatny e-book „Zabezpiecz biznesowe tyły”.
Czy jesteś jedną z tych osób, które są zawsze zajęte, ale tak naprawdę ciężko im stwierdzić, co robiły w ciągu dnia? Ciągle szukasz sposobu, by pracować sprawniej i lepiej mierzyć wyniki swoich działań? Chcesz osiągać w swojej pracy więcej, pracując sprytniej i efektywniej?
Jeśli choć na jedno pytania odpowiedziałaś tak – ten wpis jest dla Ciebie. Poniżej przygotowałam listę 17 wskazówek, dzięki którym możesz stać się bardziej efektywna na co dzień.
Uwaga! Nie próbuj jednak wdrożyć wszystkich pomysłów na raz. Przeczytaj cały wpis i sprawdź, co możesz u siebie wprowadzić. Następnie wybierz z listy 3 wskazówki i wprowadź je w swoim biznesie w kolejnym tygodniu. Sama zobaczysz, ile czasu zaoszczędzisz!
1. Wyznacz cel
Gdy wyznaczasz sobie cel – tworzysz ogólną mapę swoich działań z końcowym punktem, którym jest wykonanie i dotarcie do danego celu. Możesz zaznaczyć na niej kilka odcinków milowych (mniejszych celów), których osiągnięcie nie będzie dla Ciebie tak trudne, ale doprowadzi Cię do osiągnięcia głównego, nadrzędnego celu.
Pamiętaj – kiedy wyznaczysz swój cel i spiszesz go – szybciej osiągniesz sukces. Nie wyznaczaj więc swoich celów tylko w głowie – spisz wszystko na papierze.
Dobrze określony cel będzie dla Ciebie motywacją do codziennej pracy. Cel może być lekko przerażający, albo zupełnie zwyczajny. Może będziesz chciała przenosić góry, a może Twoim celem będzie nauka nowej umiejętności, jak np. gotowanie. Jak mówi Pani Swojego Czasu – cel ma być przede wszystkim Twój – dzięki temu będzie Ci łatwiej przejść drogę do ego osiągnięcia ;).
2. Uporządkuj listy zadań
Jeszcze jakiś czas temu traciłam zbyt dużo czasu w ciągu dnia, próbując przypomnieć sobie każde, nawet najdrobniejsze zadanie, które miałam do zrobienia. Przez ciągłe myślenie i zamartwianie się, że o czymś zapomniałam, traciłam energię i wytrącałam się ze swojego stanu flow podczas pracy nad ważnymi zadaniami.
Dopiero gdy zaczęłam robić listy zadań i spisywać wszystko, co mam w danym dniu/ tygodniu do zrobienia – moja głowa odetchnęła z ulgą. Już nie musiałam zastanawiać się co zrobić. Po prostu otwierałam swój notes na danym dniu i zabierałam się za poszczególne zadania ze swojej listy.
Do tworzenia list zadań możesz używać np. Asanylub Wunderlist. Albo zwykłego plannera lub zeszytu. Forma nie gra tutaj roli – najważniejsze jest, by tę listę zadań przygotować.
3. Pracuj w skupieniu i unikaj pseudo pracy
Kiedy Twój mózg przełącza się w tryb pracy na 100% Twoich możliwości możesz osiągnąć spektakularne wyniki. Jest tylko jeden problem. Rzadko kiedy pracujesz w prawdziwym skupieniu i dajesz z siebie te 100%.
Wielu właścicieli małych firm pracę w skupieniu często przeplata z pseudo-pracą (pseudo-praca to wszystkie te czynności, które musisz wykonać dosłownie w tej chwili, odrywając się od wykonywania zadań, które są dla Ciebie naprawdę ważne). W wyniku takich działań ich produktywność spada i utrzymuje się na niższym poziomie. W efekcie np. praca, którą mogliby wykonać w 3 godziny, rozciąga się na 6 lub więcej godzin.
Pewnie znasz to uczucie, gdy po całym dniu intensywnej pracy musisz się bardzo skupić, by zastanowić się co tak naprawdę dzisiaj zrobiłaś. Brzmi znajomo? To właśnie jest wynik rozproszenia Twojej uwagi w ciągu dnia.
Gdy ciągle przerywasz swoją pracę nie dość, że intensywność Twoich działań spada, to jeszcze w tym samym czasie maleje również wydajność Twojej małej firmy. Jeśli nie zatrudniasz pracowników – to Ty odpowiadasz za kondycję swojej firmy. Szanuj więc tego kluczowego pracownika ?
Pamiętaj by po każdym bloku pracy lub po każdym zadaniu zapytać siebie – „czy to była praca, czy pseudo-praca?”. Zapamiętywanie tych odpowiedzi (i najlepiej ich zapisywanie) może pomóc Ci zwiększyć skuteczność pracy.
4. Powiedz nie
Ja wiem, że to się tylko tak łatwo mówi. Że jednak potrzebujesz mówić TAK nowym Klientom, by rozwijać swoją firmę, że potrzebujesz mówić TAK nowym projektom czy wyzwaniom.
Zastanów się jednak, czy aby na pewno za wszelką cenę musisz mówić tak? Czy musisz się godzić na każdy nowy projekt? Odpisywać na wszystkie maile z pytaniem o pomoc? Czy musisz robić to wszystko, co teraz robisz?
Pamiętaj – łatwo powiedzieć TAK na nowe. Łatwo przyjąć kuszące propozycje. Trudności zaczynają się, gdy tej pracy się nawarstwia, z każdym dniem jest jej coraz więcej i więcej, a Tobie zaczyna brakować energii.
Dbaj o jakość swojej pracy i jej efektywność. Powiedz od czasu do czasu nie.
5. Działaj zgodnie z zasadą Pareto
W poprzednim punkcie ustaliłyśmy, że do bycia bardziej produktywną osobą potrzebujesz częściej powiedzieć nie i rzadziej mówić tak.
Ale jak sprawić, by Twoje tak przyniosło Ci, jak najwięcej korzyści?
Możesz kierować się zasadą Pareto. O co chodzi?
Vilfredo Pareto był włoskim ekonomistą, socjologiem, inżynierem i filozofem. Żył w XIX wieku. Interesował się problemem władzy i bogactwa. Próbował zrozumieć, jak współczynnik bogactwa rozkłada się w społeczeństwie. Badał różne kraje, różne okresy czasu i za każdym razem wynik był bardzo podobny lub taki sam: w każdym społeczeństwie 80% majątku należało do 20% najbogatszej części populacji.
Jego badania powtórzono później w wielu innych przypadkach i wnioski płynące z innych badań zamknięto w tzw. zasadę Pareto (inaczej zwane również: prawem nielicznych istot) i stwierdzono, że w każdym projekcie 80 procent wyników pochodzi z 20 procent wysiłku.
Jak tę zasadę możesz wprowadzić w swojej małej firmie?
Zrób analizę swoich działań i zastanów się:
praca, dla których Klientów daje Ci najwięcej wyników? Sporządź listę najlepszych Klientów.
jakie działania marketingowe zajmują Ci dużo czasu, a nie przekładają się na sprzedaż? Spisz je wszystkie i wyeliminuj te, z których nie masz korzyści.
skąd trafia do Ciebie Klient i jak zwiększyć prawdopodobieństwo przyciągnięcia nowych Klientów? Zapytaj ich jak Cię znaleźli i skup się na tych źródłach ich pozyskiwania.
czy masz Klientów, którym poświęcasz bardzo dużo uwagi, ale nie przekłada się to na Twoje wyniki finansowe? Rozważ zakończenie takiej współpracy i skup się na pracy dla najlepszych Klientów.
jakie działania na zapleczu Twojej firmy pochłaniają dużo Twojego czasu, ale nie przekładają się bezpośrednio na wzrost sprzedaży? Zastanów się nad oddelegowaniem ich np. wirtualnej asystentce albo usuń je kompletnie ze swojego biznesu!
6. Zgrupuj swoje zadania
Nie wiem jak Ty, ale lubię pracować w tematycznych blokach. Najpierw wydawało mi się to głupie i bezcelowe, ale potem po jakimś czasie zaczęłam doceniać ideę planowania swojej pracy z uwzględnieniem czasowych bloków.
Kiedy pracuję dla różnych Klientek, tak naprawdę często robię bardzo podobne i powtarzalne zadania. Wcześniej, pracując „po kolei wg listy”, przeskakiwałam stale z zadania na zadanie i rozbijałam tym samym swoją zdolność pracy w skupieniu.
Dlatego dziś wolę podobne zadania poukładać sobie w grupy i wykonać je wszystkie w jednym bloku zadaniowym.
Na przykład: gdy mam wysłać w tygodniu 5 newsletterów nie rozbijam tego działania na 5 dni. Wolę wykonać je w jednym dniu, zaplanować i nie wytrącać się ze stanu równowagi.
7. Deleguj zadania
Wiele osób ma problem z delegowaniem zadań, ponieważ uważają, że zadania w swoim biznesie zrobią sami najlepiej. Ale z tym wiąże się pewna pułapka. Jeśli Ty jako przedsiębiorca będziesz robił wszystko sam, to w pewnym momencie rozwoju swojej firmy utkniesz w miejscu. Zabraknie CI siły do tego, by KAŻDE działanie robić samemu.
Bycie dobrym przedsiębiorcą to świadome podejmowanie decyzji w zakresie tego, co możesz zrobić samemu, a na co nie masz czasu. Oczywiście możesz się nauczyć wszystkiego. Tylko jakim kosztem? Chcesz więcej zarabiać? To odblokuj swoje myślenie. Zacznij zadawać sobie pytanie:
A gdyby ktoś inny mógł zrobić to lepiej?
Pewne rzeczy oddeleguj, a sam zastanów się jak, możesz rozwijać swoją firmę. Gwarantuję Ci, że mając mniej na głowie, zaczniesz wpadać na coraz to lepsze pomysły!
8. Ustal sobie dzień do pracy nad własnym biznesem i zwiększ efektywność
Punkt, o którym większość osób prowadzących swoją działalność zapomina. Gdy rozmawiam z potencjalnymi Klientkami na temat ich biznesów rzadko która osoba rzeczywiście poświęca czas na to, by pewne swoje działania usystematyzować. Choćby spisać najważniejsze reguły działania ich biznesów i wg. nich postępować.
Z dnia na dzień wiele przedsiębiorców jest tak zabieganych, że zapomina o rzeczach podstawowych, które należy wykonać w ramach biznesowej rutyny. Raz lub dwa razy w miesiącu zaplanuj dzień „konserwacji”. Poświęć cały dzień na takie rzeczy jak praca nad administracyjno- organizacyjną stroną swojego biznesu, aktualizowanie profili / ustawień w mediach społecznościowych, utrzymanie / zmiany strony internetowej, uruchamianie raportów, analizowanie danych analitycznych itp.
9. Stwórz szablony odpowiedzi w swojej skrzynce mailowej
To może być dla Ciebie dobra opcja i oszczędność czasu, jeśli np. w tygodniu dostajesz kilka podobnych do siebie wiadomości. Odpowiadanie na każdą z nich jest czasochłonne. Możesz zrobić to sprytniej.
Wystarczy, że włączysz w swojej poczcie szablony wiadomości, a następnie napiszesz 2- 3 szablony w odpowiedzi na pytania, które najczęściej dostajesz na swoją skrzynkę. Uwierz mi – to naprawdę robi różnicę ? Kilka minut pracy i ogrom zaoszczędzonego czasu!
10. Opracuj proceduryi listy kontrolne
Pierwszy raz na poważnie pomyślałam o procedurach, kiedy w marcu wylądowałam ze złamaną nogą w szpitalu. Serio. Właściwie wtedy zastanawiałam się, dlaczego jeszcze nie mam ich w swoim biznesie.
To był dla mnie trudny czas. 9 dni w szpitalu, w tym 4 totalnie przykuta do łóżka. Na szczęście w trakcie mojego pobytu w szpitalu firma nie upadła, a ja byłam w stanie odłożyć działania na chwilę na boczny tor, ale mimo wszystko ciągle być w grze.
Ale co w sytuacji, gdy nagle musisz przerwać kompletnie swoją pracę? Gdy wydarzy się coś złego Tobie lub Twoim bliskim – bez rozpisanego działania firmy, procesów i procedur – możesz w ciągu kilku chwil stracić wszystko na co pracowałaś.
Nie pozostawiaj swojego losu przypadkowi. Staraj się być o krok do przodu.
Kiedy pisać procedury? Odpowiedź jest prosta – właśnie teraz. Dlaczego? Dlatego, że nigdy nie będziesz miała wystarczającej ilości czasu na napisanie ich wszystkich na spokojnie.
To nie musi być nic skomplikowanego. Nawet powinno być prosto i konkretnie. Na pewno są jakieś działania, które wykonujesz w swojej firmie codziennie, raz w tygodniu, miesiącu itp. Masz na pewno określone kroki w przypadku kontaktu z potencjalnymi Klientami lub zespołem. Te wszystkie działania możesz usystematyzować, spisać, a potem po prostu wykonywać bardziej automatycznie. Dzięki temu osiągniesz większą efektywność.
Wyciągniesz odpowiedni dokument i bardzo krótkim czasie będziesz w stanie wykonać dane zadanie, nie zastanawiając się w międzyczasie czy aby niczego ważnego nie pominęłaś. Będzie Ci lepiej mierzyć swoje osiągnięcia i wyniki.
Możesz również kupić mój pakiet procedur dla małego biznesu, znajdziesz go tutaj: kup pakiet.
11. Postawna mono-tasking
Moim zdaniem multi-tasking jest przereklamowany. Nie możesz zrobić kilku rzeczy naraz i przy tym zachować wysoki stan skupienia. Jeśli robisz więcej rzeczy naraz – ryzyko popełnienia błędu wzrasta wprost proporcjonalnie do ilości zadań do wykonania.
Nasz mózg nie jest w stanie się rozdwoić. Albo robisz coś na 100% i osiągasz sukces w tym danym zadaniu (bo mogłaś się skupić, przemyśleć, wejść głębiej w temat), albo robisz na 50% i wynik Twojej pracy będzie średni.
Jeśli chcesz zwiększyć swoją efektywność – nie rób wielu rzeczy jednocześnie. Najpierw skończ jedno, dopiero potem zacznij kolejne zadanie.
12. Zacznij działać już dziś
Movement creates motivation – działanie napędza motywację
To hasło często słyszę we vlogach trenerów personalnych czy osób związanych z branżą fitness. Moim zdaniem możemy je również wykorzystać do poprawy swojej produktywności.
Nie czekaj na cud, na lepszy dzień, na jutro. Jutro wcale nie będzie Ci się bardziej chciało. Tak jesteśmy skonstruowani. By opierać się zmianie, by wybierać łatwiejsze opcje.
Np. dziś postanawiasz – przez kolejny miesiąc zaczynasz działać w obszarze x. Codziennie będziesz poświęcać na to działanie y czasu. W końcu krok po kroku działanie zacznie Cię motywować do jeszcze lepszej pracy.
13. Przestań dbać o to, co ludzie o Tobie myślą
Zacznij zajmować się sprawami, które są dla Ciebie naprawdę ważne. Nie przejmuj się tak mocno opinią innych. Nie zamartwiaj się. Ciągłe myślenie o tym, co inni ludzie sądzą na Twój temat, może bardzo szybko negatywnie odbić się na Twoim zdrowiu.
Kiedy wskoczysz do tej karuzeli nakręcania się – będziesz ciągle starała się zaspokoić oczekiwania innych ludzi. Pamiętaj – to wcale nie jest ważne! Najważniejsze jest byś była sobą i działała w zgodzie ze sobą. Kiedy odetniesz się od tego – poczujesz lekkość jak nigdy dotąd i będziesz pracować o wiele, wiele lepiej i wydajniej.
Pamiętasz, jak kilka punktów wcześniej pisałam o pseudo – pracy? Taką pseudo – pracą dla mnie jest odpisywanie na maile i sprawdzanie skrzynki odbiorczej. Świat nie zawali się, gdy zamiast sprawdzać swojego maila co 20 minut – zrobisz to 2x dziennie i grupując zadania odpiszesz na nie w jednym ciągu.
Dzięki temu zaoszczędzisz wiele cennego czasu – Twój mózg nie będzie musiał przełączać się ciągle w tryb skupienia – rozproszenia. Będziesz w stanie wykonać o wiele więcej pracy i zwiększyć tym samym swoją efektywność.
A w jaki sposób dać znać Klientom, że postanawiasz sprawdzać pocztę tylko 2x na dzień? Z pomocą może przyjść Ci wzór maila, który znalazłam w książce 4-godzinny tydzień pracy (i tylko dostosowałam do swoich potrzeb):
Dzień Dobry! Z powodu nawału obowiązków sprawdzam teraz swoją pocztę i odpowiadam na maile dwa razy dziennie, o 12 i 16. Na przesłane maile staram się odpowiedzieć do następnego dnia roboczego. Jeśli potrzebujesz pilnej pomocy (będę wdzięczna, jeśli upewnisz się, że to naprawdę pilne) i sprawa nie może czekać do 12 lub 16, skontaktuj się ze mną telefonicznie, dzwoniąc pod numer 123-456-789. Dziękuję za zrozumienie dla mojego kroku w kierunku lepszej efektywności i skuteczności. To pomoże mi osiągnąć więcej, by lepiej Ci służyć. Pozdrawiam Katarzyna Borkowska
15. Zacznij tworzyć poranne rytuały
O swoich porannych rytuałach pisałam już jakiś czas temu. Trochę się w tym temacie u mnie zmieniło, bo moje dziecko chodzi już do przedszkola 🙂 Reszta pozostaje bez zmian. Zauważyłam również, że u mnie wszystko działa lepiej, gdy mamy ustawione w miarę sztywne ramy czasowe naszego poranka. Wtedy cały dzień się tak nie rozwleka i mam więcej energii do działania. Cały wpis na temat moich rytuałów przeczytasz tutaj:
Wiem, że czasem mogą Cię rozpraszać różne odgłosy, które słyszysz w ciągu dnia. Jeśli pracujesz w biurze – mogą być to np. współpracownicy. Jeśli natomiast pracujesz w domu – gwar codziennego życia sąsiadów. A co, gdybym Ci powiedziała, że mam sposób, dzięki któremu możesz przenieść się w magiczne miejsce i oderwać się od tych odgłosów?
Zamknąć oczy, założyć słuchawki i teleportować się do tętniącego życiem (ale jednocześnie przyjaznego do pracy i nauki) Hogwartu. Usiąść przy kominku w pokoju wspólnym Gryffindoru. Poczuć ciepło bijące z otwartego paleniska, wsłuchać się w odgłosy żyjącego swoim życiem dormitorium. Skupić się na pracy, którą masz do wykonania i nie przejmować się niczym innym.
Kusząca propozycja? Wykorzystanie białego szumu podczas pracy może pomóc Ci zwiększyć Twoją efektywność i komfort pracy. Zachęcam Cię do skorzystania (lub chociaż przetestowania tej formy skupienia) – wejście do Hogwartu znajdziesz tutaj.
17. Dowiedz się, kiedy jesteś najbardziej produktywna
Wsłuchaj się w siebie i odkryj swój czas na najlepszy stan flow. Stan, w którym jesteś najbardziej skupiona, nie męczysz się i możesz w spokoju pracować. Nie jest to trudne, ale bardzo dużo osób ignoruje sygnały swojego ciała i próbują pracować wbrew sobie.
Ja na przykład najlepszy stan flow mam wieczorem i przez wiele lat walczyłam z tym. Wstawałam z samego rana, męczyłam się okropnie, nie miałam energii i siły, każde zadanie robiłam dwa razy dłużej. Dopiero gdy zaakceptowałam fakt, że nie jestem rannym ptaszkiem i lepiej czuję się pracując wieczorem – poczułam lekkość w swoim działaniu. Polecam przetestować!
Podsumowanie
Mam nadzieję, że dotrwałaś do końca! Uff, lista była długa, ale jeśli chodzi o zwiększanie swojej efektywności – mogę sypać pomysłami jak z rękawa! Jeśli mnie już trochę znasz – wiesz, że lubię pracować sprytniej i szukać rozwiązań, które mi w tym pomogą.
W tym wpisie zebrałam moje najfajniejsze pomysły na to, jak zwiększyć swoją efektywność i pracować po prostu lżej.
Daj mi znać, czy wpis jest dla Ciebie przydatny i którą ze wskazówek zastosujesz u siebie!
Masz wielu klientów i czujesz, że nie ogarniasz wszystkiego od początku do końca? Prowadzisz swój mały biznes, ale ilość dodatkowych spraw Cię przytłacza? Jak znaleźć na wszystko czas i jak uporządkować swoje działania, by były one jak najbardziej skuteczne? To pytania, na które odpowiem w poniższym wpisie.
Organizacja Twojego Biznesu
Cześć przedsiębiorcza Kobieto.
Dzisiaj chciałbym poruszyć temat organizacji Twojego biznesu. Jeśli jesteś freelancerką lub prowadzisz swoją firmę na pewno masz do zrobienia milion rzeczy. Założę się że czasem masz tak że nie wiesz co masz w danym momencie zrobić. Za co się zabrać i od czego zacząć.
Ja wiem że jest często tak – zakładasz swój biznes i myślisz – od dzisiaj będę robić tylko to na co naprawdę mam ochotę. Będę miała pełno Klientów i wszystko się ułoży. W końcu będę robić to co kocham i jeszcze mi za to zapłacą.
A potem okazuje się, że dla swojego biznesu musisz robić to, za co Ci płacą i dodatkowo tysiące innych spraw.
Wiele kobiet, które prowadzi swoje biznesy, a zajmuje się usługami bardzo skupia się na pracy ze swoimi klientami. I to jest super, ale jednocześnie zapominają one o swoim podwórku i o tym, że aby dobrze działać trzeba się po prostu dobrze zorganizować.
Przede wszystkim musisz poukładać sobie działania i kroki przez, które przechodzą Twoi klienci. Usystematyzować workflow – praca z klientem i przewidzieć w którym momencie podczas takiej współpracy coś może pójść nie tak. Opracować system jak działać dzień za dniem i krok po kroku rozpisać cały proces.
Dzięki takiemu podejściu będziesz mogła pracować szybciej i sprawniej. Twojej klienci będą wiedzieli co w którym momencie się wydarzy i co dokładnie mają zrobić
Wasza komunikacja ulegnie znacznej poprawie, a cała usługa bądź projekt zostaną wykonane szybciej.
Krok 1 Udokumentuj proces swojego Klienta.
Co to znaczy?
Mniej więcej tyle, że powinnaś sobie rozpisać krok po kroku co się dzieje w relacji z Twoim klientem od waszego pierwszego kontaktu do momentu zakończenia współpracy.
Wiem że to nie jest absolutnie posch i modne bo zalatuje procedurami, które dla wielu osób są nudne i teraz się o tym nie mówi. Teraz nie mówi się o tym, by tworzyć sobie systemy pracy. Teraz często możesz usłyszeć o planowaniu swoich mediów społecznościowych i budowaniu pozycji eksperta, a wiele osób zapomina o tym, by zaplanować swoje wewnętrzne procesy i działania. To, czego nie widać gołym okiem, a czego rezultat możesz często obejrzeć w mediach społecznościowych właśnie.
Aby zorganizować proces swojego klienta zastanów się nad tym co dzieje się od momentu kiedy twój klient zapyta o wycenę lub zamówi Twoją usługę do momentu w którym Wasze ścieżki się rozejdą.
Przed zakupem
Jaki jest twój proces zanim ten klient zdecyduje się na zakup: jeżeli na przykład klient wysyła zapytanie – w ciągu jakiego czasu odpowiadasz na maile, czy masz przygotowane szablony odpowiedzi dla takiego Klienta, czy masz przygotowaną stronę z najczęściej zadawanymi pytaniami, jeśli oferujesz bezpłatną konsultację – jak ją przeprowadzasz, z jakich narzędzi korzystasz, jak przekonujesz potencjalnego Klienta do zakupu itp.
Kupno
Co dzieje się w momencie kiedy Klient kupi Twój produkt – czy proces zakupu jest zautomatyzowany czy nie, czy i w jaki sposób kontaktujesz się z Klientem, który dokonał zakupu lub zdecydował się na współpracę, jakie informacje przekazujesz Klientowi po zakupie.
Onboarding Klienta
Jak regulujesz kwestie prawne (umowa, zasady i warunki współpracy), czy masz powitalny pakiet dla nowych Klientów, czy wysyłasz go mailem czy pocztą, czy organizujesz spotkanie wprowadzające do współpracy itp.
Usługa lub współpraca
Jak wygląda wykonanie usługi (co robisz krok po kroku, co musi zrobić Twój klient, a co musisz zrobić Ty, jak przygotować się do konsultacji, checklista do współpracy, kwestionariusz dla Klienta, czas wykonania usługi, ramy akceptacji poszczególnych części projektu, programy z których korzystasz, ostatecznie rozliczenie.
Zamknięcie sprzedaży
Czyli co robisz po wykonaniu usługi i w jaki sposób kończysz współpracę – jak zbierasz referencje, czy wykonujesz follow up, czy wysyłasz kartki świąteczne, czy organizujesz zniżki dla Klientów, czy wysyłasz dodatkowe pliki, czy przewidujesz inne opcje pozostania w kontakcie ze swoimi Klientami.
Krok nr 2 Stwórz mini CRM do zarządzania Klientami
Zacznij używać CRM do obsługi i monitorowania swoich Klientów. Na początek wystarczy Ci do tego excelowski arkusz lub dodatek do Gmaila.(Streak)
CRM będzie Ci potrzebny do śledzenia projektów, monitorowania statusu Twoich Klientów, a także do działań posprzedażowych, które będziesz chciała wykonać.
W arkuszu możesz zapisać:
Dane swoich Klientów,
Datę i rodzaj usługi lub zakupionego produktu,
Sposób pozyskania Klienta,
Status wykonania prac,
Wynagrodzenie,
Terminy płatności,
Info o referencjach,
Działania posprzedażowe.
Dzięki temu będziesz mogła bardzo szybko podsumować poszczególne miesiące swojej pracy, najlepszych Klientów, najfajniejsze projekty i przeanalizować swoje wynagrodzenie.
Krok 3 Zapanuj nad skrzynką odbiorczą
Zacznij panować nad skrzynką odbiorczą. Serio.
Nie ma nic gorszego niż szukanie maili od Klientów w gąszczu innych maili. Ciągłe cofanie się do poprzednich ustaleń lub po prostu zapominanie o nich. Nie bądź osobą, która nie potrafi uporządkować swoich wiadomości – to jest słabe.
Pamiętaj, że maile to będzie Twój główny kanał kontaktu z potencjalnymi Klientami na początku Waszej współpracy. Zanim to jednak nastąpi skup się na profesjonalnej obsłudze skrzynki mailowej.
Stwórz system nadawania etykiet poszczególnym mailom (u mnie to: do zrobienia, w trakcie pracy i zakończone),
Zadbaj o profesjonalną stopkę,
Zwróć uwagę na wygląd swoich maili, a przed każdą wysyłką wyłap ewentualne błędy językowe,
Przygotuj szablony maili (tam, gdzie to możliwe),
Zainstaluj wtyczkę Boomerang (w Gmailu) i planuj wysyłkę swoich maili (fajna opcja jeśli siedzisz po nocach, a wysyłkę wiadomości planujesz na rano),
Podłącz kilka swoich kont do Gmaila i zarządzaj mailami z jednego miejsca.
WAŻNE Nie traktuj swoje skrzynki mailowej jak listy zadań. Nie ma nic gorszego niż ciągłe odrywanie się od pracy i zaglądanie do maila. Ustaw sobie stałe godziny sprawdzania maili.
Krok 4 Zacznij używać narzędzia do zarządzania projektami.
Korzystam z Asany, która jest darmowa i którą z powodzeniem można używać do kontaktów ze swoimi klientami. Dzięki Asanie będziesz mogła pominąć proces pisania maili, które w tę i z powrotem przesyłasz swoim Klientom.
Każde ustalenie będzie jasno sprecyzowanym zadaniem, z datą wykonania, opisem i osobą przypisaną do jego wykonania. Dodatkowo każde zadanie będziecie mogli opatrzyć komentarzem i dodać do niego powiązane załączniki.
Stwórz w Asanie szablony projektów i usług.
Jeśli w swojej ofercie masz kilka wariantów i opcji do wyboru – stwórz szablon do każdego z nich. W takich szablonach możesz opisać dokładnie krok po kroku realizacją danego projektu, zadania, usługi. Zaoszczędzisz dzięki temu czas i Twoi klienci będą wiedzieli dokładnie co następuje po sobie krok po kroku.
W takim szablonie projektu możesz przypisać również daty wykonania poszczególnych zadań, a także daty w których Twoi klienci muszą podjąć pewne działania. Będzie to dla nich sygnał, że również mają wobec Ciebie zobowiązania, które muszą spełnić, aby cały projekt przebiegła pomyślnie i bez żadnych opóźnień.
Często jest tak, że klienci przeciągają proces feedbacku, dostarczenia niektórych dokumentów czy czasem płatności. Jeżeli będą wiedzieli, że dana akcja ma się wydarzyć dokładnie dnia tego i tego, to będzie dla nich jasny sygnał że trzeba wykonać odpowiednie działanie.
Jeżeli masz problem z tym, że Twoi klienci na przykład nie płacą na czas – możesz w umowach zamieścić klauzulę o late payment fee czyli dodatkowej płatności za opóźnienie terminu płatności, dzięki czemu będziesz miała pewność że większość klientów będzie chciała zapłacić Ci na czas by uniknąć kary.
Wracając do Asany – masz szablony projektów. Kiedy przychodzi do ciebie nowy Klient kopiujesz szablon i zapraszasz danego Klienta do projektu. Projekt dzielicie sobie wspólnie w Twojej Asanie, a po skończonym projekcie żegnasz się z Klientem i odłączasz go z projektu. Tutaj jeszcze proponuję taki krok, w którym możesz stworzyć dodatkowo podstronę na swojej stronie – takie Q&A. Jeżeli potrzebna jest jeszcze jakaś akcja po wykonaniu usługi to na takiej podstronie zamieścisz na przykład najczęściej zadawane pytania (ale dokładnie do tego projektu) czy filmiki które potrzebne są jeszcze dla tego klienta. Stronę możesz zabezpieczyć hasłem i przez jakiś czas jeszcze umożliwić do niej dostęp.
Dzięki takim działaniom po pierwsze poprawi się jakość Twojej pracy, a po drugie cały proces będzie dla Ciebie też bardziej oczywisty i częściowo zautomatyzowany.
Krok 5 Zorganizuj swoje pliki na komputerze i w chmurze
Aby mieć dobrze zorganizowany biznes powinnaś mieć zorganizowane pliki na swoim komputerze i w chmurze.
Dlaczego?
Po pierwsze jak nie wyobrażam sobie, że wszystko działa u Ciebie jak należy, jeśli masz śmietnik w plikach. Ja zbyt często słyszę od różnych osób, że “tak – mam taki bałagan nie mogę nic znaleźć. Boże coś tam zapisałam pod nazwą a b c d e i nie wiem do którego folderu zapisałam, a potrzebuję na już.”
Nie może tak być, jeżeli masz swój biznes. No niestety musisz pewne rzeczy ogarniać dobrze. Więc jeśli na nic innego nie masz póki co czasu – wypracuj sobie chociaż system, w którym będziesz wiedziała jak znaleźć poszczególne ważne pliki
W mojej pracy funkcjonuje to tak, że każda z moich Klientek ma swój folder. W nim zapisuję wszystkie rzeczy które są potrzebne w danym projekcie. Kiedy projekt się kończy – w ciągu 30 dni usuwam te wszystkie materiały lub przekazuję je Klientkom. Dzięki temu zawsze wiem co i gdzie mam.
Głównym powodem dla którego powinnaś zorganizować swoje pliki, czy to właśnie na komputerze, czy w chmurze jest to, że tracisz niepotrzebnie czas na szukanie ich w stosie innych plików (nie mówiąc o tym, że i o pomyłkę łatwo. Jeżeli szukasz 15 minut pliku który mogłabyś od tak znaleźć to jest bez sensu. Nikt Ci za ten czas w którym tego szukasz nie zapłaci a ty będziesz tylko denerwować.
Krok 6 Opanuj swoje faktury i rachunki.
Pewnie nie jesteś fanką zajmowania się tą stroną Twojego biznesu. Jednak zapewniam Cię – jeśli Ty nie zadbasz o swoje faktury na czas – nikt tego za Ciebie nie zrobi.
Jako właścicielka małego biznesu lub freelancerka jesteś również w części swoją asystentką. Wiedza zakresu podstaw opanowania faktur przyda się również i Tobie.
Jeśli korzystasz ze wsparcia księgowej – udaj się do niej i razem opracujcie sobie comiesięczny system przekazywania faktur.
Moim zdaniem jest to jest bardzo ważny punkt w organizacji swojego biznesu. Nie lekceważ go i nie staraj się go pominąć. Wszystko to, czego nie zrobisz poprawnie niestety, ale wróci do Ciebie z podwójną mocą i będziesz w popłochu szukała pomocy na już. Przecież nie chcesz w taki sposób prowadzić biznesu, prawda?
Wypracuj system, dzięki któremu będziesz wiedziała gdzie te faktury schować, gdzie są rachunki, kiedy masz wysłać wszystko do księgowej, kiedy rozliczyć, jak opisać, przybić pieczątki i tak dalej i tak dalej.
Krok 7 Uporządkuj proces onboardingu (wdrażania Klienta w projekt)
Jestem zwolenniczką różnych szablonów, więc na tej liście nie może zabraknąć powitalnego pakietu dla nowych Klientów. Mam nową Klientkę – wysyłam jej pakiet. Czy to pocztą, czy mailem i dzięki temu pakietowi Klientka wie dokładnie czego się po naszej współpracy spodziewać. Opisuję w nim cały proces realizacji usługi, a także dodaję kilka dodatkowych informacji, dzięki czemu nasza komunikacja jest lepsza już na starcie.
Mam też większą pewność że cały projekt przebiegnie sprawniej.
Co powinno się znaleźć w pakiecie powitalnym?
Regulacje prawne (umowa, klauzula poufności),
Warunki współpracy,
Przewodnik wprowadzający do projektu,
Kwestionariusz na potrzeby projektu,
Dodatkowe dokumenty (jeśli masz inne potrzeby),
Podziękowanie za zaufanie i skorzystanie z Twoich usług.
Mi osobiście bardzo podobają się pakiety wysyłane pocztą i od przyszłego roku również w taki sposób będę wysyłać swoje. Myślę, że jest to fajny gest podziękowania Klientowi, który nam zaufał. Dodatkowo wielki plus za obsługę Klienta 🙂
Krok 8 Zacznij delegować swoje zadania wirtualnej asystentce
Tego punktu nie mogło zabraknąć we wpisie o organizacji małego biznesu, a jakże!
Jednak tutaj od razu powiem Ci głośno. Wirtualna asystentka to świetna pomoc dla Twojego biznesu, ale! Jako kolejny krok w jego rozwoju.
Na początku zacznij wszystko sama i zrób solidne podstawy do tego, by w przyszłości delegować swoje zadania. Tutaj mam na myśli – spisz wszystkie procesy, poznaj swoją branżę, Klientów, zacznij zarabiać i dopiero wtedy szukaj wsparcia wirtualnej asystentki.
Kiedy chcesz przenieść swój biznes na kolejny level i wiesz, że wirtualna asystentka to nie strata pieniędzy, ale inwestycja w Twój biznes – zacznij szukać tej właściwej.
Zrób reseach i dopasuj asystentkę, której umiejętności są dopasowane do Twoich potrzeb.
Kiedy już znajdziesz odpowiednią asystentkę -wprowadź ją do swojego biznesu i naucz procesów, które się u Ciebie odbywają. Dzięki temu wasza współpraca będzie owocna i każda strona będzie wiedziała co ma robić.
Krok 9 Uporządkuj system offboardingu swoich klientów
W skrócie – co ma się dziać po skończonej pracy i w jaki sposób pożegnasz się z klientem.
Przedostatnim krokiem w organizacji małego biznesu bardzo ważnym jest to żeby uporządkować swój system zakończenia współpracy. Co się dalej dzieje z Twoim Klientem.
Sprawdż czy posiadasz przygotowany system do zbierania referencji?
Czy masz system follow-up czyli przypomnienia się swoim Klientom, na przykład po jakimś czasie od wykonania usługi?
Czy wysyłasz swoim byłym Klientom kartki świąteczne, kartki okolicznościowe?
przygotowałaś specjalną ofertę dla powracajacych kllientów?
Czy w jakiś inny sposób chcesz zachęcić ich ponownie do zakupu twojej usługi za jakiś czas?
To jest ważne proces, o którym wiele osób zapomina. A przecież dużo mówi się o tym, że lepiej i łatwiej jest nakłonić do zakupu osobę, która już skorzystała z naszych usług w przeszłości. By to nie było tak, że kończysz współpracę z Klientem i już nigdy więcej się do siebie nie odzywacie.
Krok 10 Zacznij grupować podobne zadania
Ostatni punkt lubię ze względu na to, że pracując jako wirtualna asystentka często sama z niego korzystam. Przynosi mi on dobre rezultaty.
O co więc chodzi w grupowaniu zadań?
Chodzi o zajmowanie się podobnymi zadaniami za jednym razem. Podam przykład:
Jeżeli mam do zrobienia dwa wpisy na blogu, research i stworzenie grafik na stronę lądowania, to nie robię wszystkiego na raz.
Rozbijam je sobie na cząstki pierwsze i grupuję. Teksty piszę razem, wszystkie grafiki robię osobno, a zadania, które wymagają ode mnie korzystania z internetu również łączę ze sobą.
Potem tylko składam wszystko w jedną całość i nie muszę się rozpraszać przeskakując z zadania na zadanie.
Jestem również bardzo dużą zwolenniczką całych tygodni tematycznych, w których robi się różne rzeczy dla swojego biznesu. Jeszcze tego u siebie nie wprowadziłam, ale myślę, że w przyszłym roku zdecyduję się na taki ruch. Póki co piątek jest takim moim dniem CEO w którym skupiam się tylko na rozwoju swojego biznesu.
Podsumowanie
Dobrnęłaś do końca gratuluję! Podałam Ci 10 obszarów w których możesz ulepszyć swoje obecne procesy i tym samym lepiej uporządkujesz swoje działania. Mam nadzieję że z kilku z nich skorzystasz i rzeczywiście będziesz chciała lepiej zorganizować swój mały biznes.
Wszystkie kroki mogą wydawać się straszne ale nie musisz robić ich wszystkich od razu. Spróbuj rozbić je na mniejsze zadania, dzięki temu praca nad nimi nie będzie taka trudna.
Jakie Ty masz sposoby na organizację swojego biznesu? Podziel się nimi w komentarzu – jestem mega ciekawa czy znacznie różnią się od moich.
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
