Lepsza efektywność w pracy, czyli 17 wskazówek jak pracować skuteczniej na co dzień

utworzone przez Kasia | wrz 13, 2019 | Produktywność

Czy jesteś jedną z tych osób, które są zawsze zajęte, ale tak naprawdę ciężko im stwierdzić, co robiły w ciągu dnia? Ciągle szukasz sposobu, by pracować sprawniej i lepiej mierzyć wyniki swoich działań? Chcesz osiągać w swojej pracy więcej, pracując sprytniej i efektywniej?

Jeśli choć na jedno pytania odpowiedziałaś tak – ten wpis jest dla Ciebie. Poniżej przygotowałam listę 17 wskazówek, dzięki którym możesz stać się bardziej efektywna na co dzień.

Uwaga! Nie próbuj jednak wdrożyć wszystkich pomysłów na raz. Przeczytaj cały wpis i sprawdź, co możesz u siebie wprowadzić. Następnie wybierz z listy 3 wskazówki i wprowadź je w swoim biznesie w kolejnym tygodniu. Sama zobaczysz, ile czasu zaoszczędzisz!

1. Wyznacz cel

Gdy wyznaczasz sobie cel – tworzysz ogólną mapę swoich działań z końcowym punktem, którym jest wykonanie i dotarcie do danego celu. Możesz zaznaczyć na niej kilka odcinków milowych (mniejszych celów), których osiągnięcie nie będzie dla Ciebie tak trudne, ale doprowadzi Cię do osiągnięcia głównego, nadrzędnego celu.

Pamiętaj – kiedy wyznaczysz swój cel i spiszesz go – szybciej osiągniesz sukces. Nie wyznaczaj więc swoich celów tylko w głowie – spisz wszystko na papierze.

Dobrze określony cel będzie dla Ciebie motywacją do codziennej pracy. Cel może być lekko przerażający, albo zupełnie zwyczajny. Może będziesz chciała przenosić góry, a może Twoim celem będzie nauka nowej umiejętności, jak np. gotowanie. Jak mówi Pani Swojego Czasu – cel ma być przede wszystkim Twój – dzięki temu będzie Ci łatwiej przejść drogę do ego osiągnięcia ;).

2. Uporządkuj listy zadań

Jeszcze jakiś czas temu traciłam zbyt dużo czasu w ciągu dnia, próbując przypomnieć sobie każde, nawet najdrobniejsze zadanie, które miałam do zrobienia. Przez ciągłe myślenie i zamartwianie się, że o czymś zapomniałam, traciłam energię i wytrącałam się ze swojego stanu flow podczas pracy nad ważnymi zadaniami.

Dopiero gdy zaczęłam robić listy zadań i spisywać wszystko, co mam w danym dniu/ tygodniu do zrobienia – moja głowa odetchnęła z ulgą. Już nie musiałam zastanawiać się co zrobić. Po prostu otwierałam swój notes na danym dniu i zabierałam się za poszczególne zadania ze swojej listy.

Do tworzenia list zadań możesz używać np. Asany lub Wunderlist. Albo zwykłego plannera lub zeszytu. Forma nie gra tutaj roli – najważniejsze jest, by tę listę zadań przygotować.

3. Pracuj w skupieniu i unikaj pseudo pracy

Kiedy Twój mózg przełącza się w tryb pracy na 100% Twoich możliwości możesz osiągnąć spektakularne wyniki. Jest tylko jeden problem. Rzadko kiedy pracujesz w prawdziwym skupieniu i dajesz z siebie te 100%. 

Wielu właścicieli małych firm pracę w skupieniu często przeplata z pseudo-pracą (pseudo-praca to wszystkie te czynności, które musisz wykonać dosłownie w tej chwili, odrywając się od wykonywania zadań, które są dla Ciebie naprawdę ważne). W wyniku takich działań ich produktywność spada i utrzymuje się na niższym poziomie. W efekcie np. praca, którą mogliby wykonać w 3 godziny, rozciąga się na 6 lub więcej godzin.

Pewnie znasz to uczucie, gdy po całym dniu intensywnej pracy musisz się bardzo skupić, by zastanowić się co tak naprawdę dzisiaj zrobiłaś. Brzmi znajomo? To właśnie jest wynik rozproszenia Twojej uwagi w ciągu dnia.

Gdy ciągle przerywasz swoją pracę nie dość, że intensywność Twoich działań spada, to jeszcze w tym samym czasie maleje również wydajność Twojej małej firmy. Jeśli nie zatrudniasz pracowników – to Ty odpowiadasz za kondycję swojej firmy. Szanuj więc tego kluczowego pracownika ?

Pamiętaj by po każdym bloku pracy lub po każdym zadaniu zapytać siebie – „czy to była praca, czy pseudo-praca?”. Zapamiętywanie tych odpowiedzi (i najlepiej ich zapisywanie) może pomóc Ci zwiększyć skuteczność pracy.

4. Powiedz nie

Ja wiem, że to się tylko tak łatwo mówi. Że jednak potrzebujesz mówić TAK nowym Klientom, by rozwijać swoją firmę, że potrzebujesz mówić TAK nowym projektom czy wyzwaniom.

Zastanów się jednak, czy aby na pewno za wszelką cenę musisz mówić tak? Czy musisz się godzić na każdy nowy projekt? Odpisywać na wszystkie maile z pytaniem o pomoc? Czy musisz robić to wszystko, co teraz robisz?

Pamiętaj – łatwo powiedzieć TAK na nowe. Łatwo przyjąć kuszące propozycje. Trudności zaczynają się, gdy tej pracy się nawarstwia, z każdym dniem jest jej coraz więcej i więcej, a Tobie zaczyna brakować energii.

Dbaj o jakość swojej pracy i jej efektywność. Powiedz od czasu do czasu nie.

5. Działaj zgodnie z zasadą Pareto

W poprzednim punkcie ustaliłyśmy, że do bycia bardziej produktywną osobą potrzebujesz częściej powiedzieć nie i rzadziej mówić tak.

Ale jak sprawić, by Twoje tak przyniosło Ci, jak najwięcej korzyści?

Możesz kierować się zasadą Pareto. O co chodzi?

Vilfredo Pareto był włoskim ekonomistą, socjologiem, inżynierem i filozofem. Żył w XIX wieku. Interesował się problemem władzy i bogactwa. Próbował zrozumieć, jak współczynnik bogactwa rozkłada się w społeczeństwie. Badał różne kraje, różne okresy czasu i za każdym razem wynik był bardzo podobny lub taki sam: w każdym społeczeństwie 80% majątku należało do 20% najbogatszej części populacji.

Jego badania powtórzono później w wielu innych przypadkach i wnioski płynące z innych badań zamknięto w tzw. zasadę Pareto (inaczej zwane również: prawem nielicznych istot) i stwierdzono, że ​​w każdym projekcie 80 procent wyników pochodzi z 20 procent wysiłku.

Jak tę zasadę możesz wprowadzić w swojej małej firmie?

Zrób analizę swoich działań i zastanów się:

• praca, dla których Klientów daje Ci najwięcej wyników? Sporządź listę najlepszych Klientów.
• jakie działania marketingowe zajmują Ci dużo czasu, a nie przekładają się na sprzedaż? Spisz je wszystkie i wyeliminuj te, z których nie masz korzyści.
• skąd trafia do Ciebie Klient i jak zwiększyć prawdopodobieństwo przyciągnięcia nowych Klientów? Zapytaj ich jak Cię znaleźli i skup się na tych źródłach ich pozyskiwania.
• czy masz Klientów, którym poświęcasz bardzo dużo uwagi, ale nie przekłada się to na Twoje wyniki finansowe? Rozważ zakończenie takiej współpracy i skup się na pracy dla najlepszych Klientów.
• jakie działania na zapleczu Twojej firmy pochłaniają dużo Twojego czasu, ale nie przekładają się bezpośrednio na wzrost sprzedaży? Zastanów się nad oddelegowaniem ich np. wirtualnej asystentce albo usuń je kompletnie ze swojego biznesu!

6. Zgrupuj swoje zadania

Nie wiem jak Ty, ale lubię pracować w tematycznych blokach. Najpierw wydawało mi się to głupie i bezcelowe, ale potem po jakimś czasie zaczęłam doceniać ideę planowania swojej pracy z uwzględnieniem czasowych bloków.

Kiedy pracuję dla różnych Klientek, tak naprawdę często robię bardzo podobne i powtarzalne zadania. Wcześniej, pracując „po kolei wg listy”, przeskakiwałam stale z zadania na zadanie i rozbijałam tym samym swoją zdolność pracy w skupieniu.

Dlatego dziś wolę podobne zadania poukładać sobie w grupy i wykonać je wszystkie w jednym bloku zadaniowym.

Na przykład: gdy mam wysłać w tygodniu 5 newsletterów nie rozbijam tego działania na 5 dni. Wolę wykonać je w jednym dniu, zaplanować i nie wytrącać się ze stanu równowagi.

7. Deleguj zadania

Wiele osób ma problem z delegowaniem zadań, ponieważ uważają, że zadania w swoim biznesie zrobią sami najlepiej. Ale z tym wiąże się pewna pułapka. Jeśli Ty jako przedsiębiorca będziesz robił wszystko sam, to w pewnym momencie rozwoju swojej firmy utkniesz w miejscu. Zabraknie CI siły do tego, by KAŻDE działanie robić samemu.

Bycie dobrym przedsiębiorcą to świadome podejmowanie decyzji w zakresie tego, co możesz zrobić samemu, a na co nie masz czasu. Oczywiście możesz się nauczyć wszystkiego. Tylko jakim kosztem? Chcesz więcej zarabiać? To odblokuj swoje myślenie. Zacznij zadawać sobie pytanie:

A gdyby ktoś inny mógł zrobić to lepiej?

Pewne rzeczy oddeleguj, a sam zastanów się jak, możesz rozwijać swoją firmę. Gwarantuję Ci, że mając mniej na głowie, zaczniesz wpadać na coraz to lepsze pomysły!

8. Ustal sobie dzień do pracy nad własnym biznesem i zwiększ efektywność

Punkt, o którym większość osób prowadzących swoją działalność zapomina. Gdy rozmawiam z potencjalnymi Klientkami na temat ich biznesów rzadko która osoba rzeczywiście poświęca czas na to, by pewne swoje działania usystematyzować. Choćby spisać najważniejsze reguły działania ich biznesów i wg. nich postępować.

Z dnia na dzień wiele przedsiębiorców jest tak zabieganych, że zapomina o rzeczach podstawowych, które należy wykonać w ramach biznesowej rutyny. Raz lub dwa razy w miesiącu zaplanuj dzień „konserwacji”. Poświęć cały dzień na takie rzeczy jak praca nad administracyjno- organizacyjną stroną swojego biznesu, aktualizowanie profili / ustawień w mediach społecznościowych, utrzymanie / zmiany strony internetowej, uruchamianie raportów, analizowanie danych analitycznych itp.

9. Stwórz szablony odpowiedzi w swojej skrzynce mailowej

To może być dla Ciebie dobra opcja i oszczędność czasu, jeśli np. w tygodniu dostajesz kilka podobnych do siebie wiadomości. Odpowiadanie na każdą z nich jest czasochłonne. Możesz zrobić to sprytniej.

Wystarczy, że włączysz w swojej poczcie szablony wiadomości, a następnie napiszesz 2- 3 szablony w odpowiedzi na pytania, które najczęściej dostajesz na swoją skrzynkę. Uwierz mi – to naprawdę robi różnicę ? Kilka minut pracy i ogrom zaoszczędzonego czasu!

10. Opracuj procedury i listy kontrolne

Pierwszy raz na poważnie pomyślałam o procedurach, kiedy w marcu wylądowałam ze złamaną nogą w szpitalu. Serio. Właściwie wtedy zastanawiałam się, dlaczego jeszcze nie mam ich w swoim biznesie.

To był dla mnie trudny czas. 9 dni w szpitalu, w tym 4 totalnie przykuta do łóżka. Na szczęście w trakcie mojego pobytu w szpitalu firma nie upadła, a ja byłam w stanie odłożyć działania na chwilę na boczny tor, ale mimo wszystko ciągle być w grze.

Ale co w sytuacji, gdy nagle musisz przerwać kompletnie swoją pracę? Gdy wydarzy się coś złego Tobie lub Twoim bliskim – bez rozpisanego działania firmy, procesów i procedur – możesz w ciągu kilku chwil stracić wszystko na co pracowałaś.

Nie pozostawiaj swojego losu przypadkowi. Staraj się być o krok do przodu.

Kiedy pisać procedury? Odpowiedź jest prosta – właśnie teraz. Dlaczego? Dlatego, że nigdy nie będziesz miała wystarczającej ilości czasu na napisanie ich wszystkich na spokojnie.

To nie musi być nic skomplikowanego. Nawet powinno być prosto i konkretnie. Na pewno są jakieś działania, które wykonujesz w swojej firmie codziennie, raz w tygodniu, miesiącu itp. Masz na pewno określone kroki w przypadku kontaktu z potencjalnymi Klientami lub zespołem. Te wszystkie działania możesz usystematyzować, spisać, a potem po prostu wykonywać bardziej automatycznie. Dzięki temu osiągniesz większą efektywność.

Wyciągniesz odpowiedni dokument i bardzo krótkim czasie będziesz w stanie wykonać dane zadanie, nie zastanawiając się w międzyczasie czy aby niczego ważnego nie pominęłaś. Będzie Ci lepiej mierzyć swoje osiągnięcia i wyniki.

Możesz również kupić mój pakiet procedur dla małego biznesu, znajdziesz go tutaj: kup pakiet.

11. Postaw na mono-tasking

Moim zdaniem multi-tasking jest przereklamowany. Nie możesz zrobić kilku rzeczy naraz i przy tym zachować wysoki stan skupienia. Jeśli robisz więcej rzeczy naraz – ryzyko popełnienia błędu wzrasta wprost proporcjonalnie do ilości zadań do wykonania.

Nasz mózg nie jest w stanie się rozdwoić. Albo robisz coś na 100% i osiągasz sukces w tym danym zadaniu (bo mogłaś się skupić, przemyśleć, wejść głębiej w temat), albo robisz na 50% i wynik Twojej pracy będzie średni.

Jeśli chcesz zwiększyć swoją efektywność – nie rób wielu rzeczy jednocześnie. Najpierw skończ jedno, dopiero potem zacznij kolejne zadanie.

12. Zacznij działać już dziś

Movement creates motivation – działanie napędza motywację

To hasło często słyszę we vlogach trenerów personalnych czy osób związanych z branżą fitness. Moim zdaniem możemy je również wykorzystać do poprawy swojej produktywności.

Nie czekaj na cud, na lepszy dzień, na jutro. Jutro wcale nie będzie Ci się bardziej chciało. Tak jesteśmy skonstruowani. By opierać się zmianie, by wybierać łatwiejsze opcje.

Np. dziś postanawiasz – przez kolejny miesiąc zaczynasz działać w obszarze x. Codziennie będziesz poświęcać na to działanie y czasu. W końcu krok po kroku działanie zacznie Cię motywować do jeszcze lepszej pracy.

13. Przestań dbać o to, co ludzie o Tobie myślą

Zacznij zajmować się sprawami, które są dla Ciebie naprawdę ważne. Nie przejmuj się tak mocno opinią innych. Nie zamartwiaj się. Ciągłe myślenie o tym, co inni ludzie sądzą na Twój temat, może bardzo szybko negatywnie odbić się na Twoim zdrowiu.

Kiedy wskoczysz do tej karuzeli nakręcania się – będziesz ciągle starała się zaspokoić oczekiwania innych ludzi. Pamiętaj – to wcale nie jest ważne! Najważniejsze jest byś była sobą i działała w zgodzie ze sobą.
Kiedy odetniesz się od tego – poczujesz lekkość jak nigdy dotąd i będziesz pracować o wiele, wiele lepiej i wydajniej.

Może Cię zainteresować: Jak pracować, gdy masz za dużo na głowie?

14. Sprawdzaj pocztę email o wyznaczonej porze.

Pamiętasz, jak kilka punktów wcześniej pisałam o pseudo – pracy? Taką pseudo – pracą dla mnie jest odpisywanie na maile i sprawdzanie skrzynki odbiorczej. Świat nie zawali się, gdy zamiast sprawdzać swojego maila co 20 minut – zrobisz to 2x dziennie i grupując zadania odpiszesz na nie w jednym ciągu.

Dzięki temu zaoszczędzisz wiele cennego czasu – Twój mózg nie będzie musiał przełączać się ciągle w tryb skupienia – rozproszenia. Będziesz w stanie wykonać o wiele więcej pracy i zwiększyć tym samym swoją efektywność.

A w jaki sposób dać znać Klientom, że postanawiasz sprawdzać pocztę tylko 2x na dzień? Z pomocą może przyjść Ci wzór maila, który znalazłam w książce 4-godzinny tydzień pracy (i tylko dostosowałam do swoich potrzeb):

Dzień Dobry!
Z powodu nawału obowiązków sprawdzam teraz swoją pocztę i odpowiadam na maile dwa razy dziennie, o 12 i 16. Na przesłane maile staram się odpowiedzieć do następnego dnia roboczego.
Jeśli potrzebujesz pilnej pomocy (będę wdzięczna, jeśli upewnisz się, że to naprawdę pilne) i sprawa nie może czekać do 12 lub 16, skontaktuj się ze mną telefonicznie, dzwoniąc pod numer 123-456-789.
Dziękuję za zrozumienie dla mojego kroku w kierunku lepszej efektywności i skuteczności. To pomoże mi osiągnąć więcej, by lepiej Ci służyć.
Pozdrawiam
Katarzyna Borkowska

15. Zacznij tworzyć poranne rytuały

O swoich porannych rytuałach pisałam już jakiś czas temu. Trochę się w tym temacie u mnie zmieniło, bo moje dziecko chodzi już do przedszkola 🙂 Reszta pozostaje bez zmian. Zauważyłam również, że u mnie wszystko działa lepiej, gdy mamy ustawione w miarę sztywne ramy czasowe naszego poranka. Wtedy cały dzień się tak nie rozwleka i mam więcej energii do działania. Cały wpis na temat moich rytuałów przeczytasz tutaj:

16. Skorzystaj z białego szumu

Wiem, że czasem mogą Cię rozpraszać różne odgłosy, które słyszysz w ciągu dnia. Jeśli pracujesz w biurze – mogą być to np. współpracownicy. Jeśli natomiast pracujesz w domu – gwar codziennego życia sąsiadów. A co, gdybym Ci powiedziała, że mam sposób, dzięki któremu możesz przenieść się w magiczne miejsce i oderwać się od tych odgłosów?

Zamknąć oczy, założyć słuchawki i teleportować się do tętniącego życiem (ale jednocześnie przyjaznego do pracy i nauki) Hogwartu. Usiąść przy kominku w pokoju wspólnym Gryffindoru. Poczuć ciepło bijące z otwartego paleniska, wsłuchać się w odgłosy żyjącego swoim życiem dormitorium. Skupić się na pracy, którą masz do wykonania i nie przejmować się niczym innym.

Kusząca propozycja? Wykorzystanie białego szumu podczas pracy może pomóc Ci zwiększyć Twoją efektywność i komfort pracy. Zachęcam Cię do skorzystania (lub chociaż przetestowania tej formy skupienia) – wejście do Hogwartu znajdziesz tutaj.

17. Dowiedz się, kiedy jesteś najbardziej produktywna

Wsłuchaj się w siebie i odkryj swój czas na najlepszy stan flow. Stan, w którym jesteś najbardziej skupiona, nie męczysz się i możesz w spokoju pracować. Nie jest to trudne, ale bardzo dużo osób ignoruje sygnały swojego ciała i próbują pracować wbrew sobie.

Ja na przykład najlepszy stan flow mam wieczorem i przez wiele lat walczyłam z tym. Wstawałam z samego rana, męczyłam się okropnie, nie miałam energii i siły, każde zadanie robiłam dwa razy dłużej. Dopiero gdy zaakceptowałam fakt, że nie jestem rannym ptaszkiem i lepiej czuję się pracując wieczorem – poczułam lekkość w swoim działaniu. Polecam przetestować!

Podsumowanie

Mam nadzieję, że dotrwałaś do końca! Uff, lista była długa, ale jeśli chodzi o zwiększanie swojej efektywności – mogę sypać pomysłami jak z rękawa! Jeśli mnie już trochę znasz – wiesz, że lubię pracować sprytniej i szukać rozwiązań, które mi w tym pomogą.

W tym wpisie zebrałam moje najfajniejsze pomysły na to, jak zwiększyć swoją efektywność i pracować po prostu lżej.

Daj mi znać, czy wpis jest dla Ciebie przydatny i którą ze wskazówek zastosujesz u siebie!