4 powody zatorów w Twoim biznesie

---

Planowanie działań „na zakładkę”

Po pierwsze i tak naprawdę takim najważniejszym powodem zatorów w Twoim biznesie jesteś Ty. Przepraszam, że tak od razu z grubej rury, ale tak właśnie jest. To jesteś Ty i Twój kalendarz, a tak naprawdę Twoje nieumiejętne zarządzanie sobą w czasie. I przede wszystkim nieprzewidywanie tego, że coś w pewnym momencie może się na przykład gdzieś „wysypać”.

Jeśli masz jakieś przestoje, jeśli masz jakieś zatory w swoim biznesie, to sprawdź, czy nie bierzesz projektów na siebie, czy nie podejmujesz nowych współprac z klientami i nie dopinasz wszystkiego na ostatni guzik (że wszystko jest po prostu ze sobą na zakładkę). A jak okazuje się, że na przykład jakiś jeden projekt się opóźnia, to później kaskadowo wszystko inne również „leci” po sobie. I nie masz buforów czasowych, dzięki którym możesz coś na to zaradzić. Jeśli widzisz w swoim biznesie właśnie takie prawdopodobieństwo albo właśnie taką zależność — że zawsze masz klientów praktycznie wypełnionych swoim całym czasem, że cały czas te współprace, które podejmujesz, tak się spinają, że nie daj boże, rozchorujesz się albo weźmiesz jeden dzień wolnego i nagle wszystko się rozpada — to właśnie to jest ten znak, że warto byłoby się nad tym zastanowić.

Przede wszystkim zastanów się nad tym: co Ty właściwie robisz? Czy to jest dobra droga? Czy w dobrą drogę zmierzasz? I czy naprawdę to wszystko musi tak wyglądać? Bo pierwszym krokiem do tego, żeby sobie pomóc i żeby uzdrowić trochę tę sytuację, to planowanie przestojów czasowych (buforów czasowych), w których trakcie planujesz sobie, że to jest po prostu wolny czas. Jeśli coś się wydarzy w tym czasie, to powiedzmy kolejny projekt — nic mu się nie stanie, nie będzie zagrożony — bo będziesz miała jeszcze czas na odpowiednią reakcję. A jeśli nic się nie stanie — to dobrze. To wtedy będziesz mogła popracować już trochę do przodu, zyskać i wykorzystać dobrze ten czas. Dzięki temu będziesz mogła zrobić po prostu jakąś pracę do przodu. I będziesz pamiętała, że te bufory czasowe jednak trzeba między kolejnymi projektami, czy między kolejnymi sobie zostawiać po to, żeby właśnie w takich sytuacjach, kiedy niestety coś się wydarzy, mieć spokój w głowie, że: „dobra, może nie przewidziałam tego kompletnie, ale jednak mam tutaj jeszcze trochę czasu, mogę się tym zająć, mogę to naprawić i to nie będzie zbyt obciążające dla mnie”. Bardzo polecam Ci to zrobić.

Zastanów się, czy to właśnie nie jest problem w tym, że za dużo bierzesz sobie na głowę, zbyt wielu (na przykład) klientów, zbyt wiele współprac i jak coś się wydarzy, to wtedy leci po prostu kaskadowo i nie jesteś w stanie tego zatrzymać. To właśnie może być takim pierwszym powodem głównym zatorów w Twoim biznesie.

Brak zasad we współpracy z klientami

Kolejnym powodem zatorów może być brak określonych zasad co do współpracy ze swoimi klientami. Jeśli Twoi klienci przechodzą z Tobą przez jakieś proces albo wykonujesz im usługę, która trwa jakiś czas i tak naprawdę nie masz określonych zasad co do współpracy, co do komunikacji, co do swoich biznesowych zasad, że wtedy i wtedy  pracujesz, w takich i w takich godzinach, i tak dalej, i tak dalej — to klienci po pierwsze nie będą wiedzieli, jak Ty w ogóle pracujesz i będzie im się wydawało, że możesz być dla nich dostępna przez cały czas, przez cały dzień (być może wtedy to może powodować u Ciebie frustrację i właśnie takie zatory), a po drugie będziesz musiała zbyt dużo czasu poświęcać na komunikację z klientem, a tak naprawdę już nie zostanie Ci czasu na faktyczną pracę, na wykonywanie tych usług, do których się zobowiązałaś, czy na przeprowadzenie procesu z tym klientem.

Tutaj warto spisać sobie takie zasady, określić już na początku zasady współpracy z danym klientem, komunikacji, dostępności godzin. I dzięki temu zostawiasz sobie właśnie w głowie taki włącznik bezpieczeństwa, trzymasz rękę na pulsie, a klienci też wiedzą, co mają robić. I Twoja praca jest też wtedy spokojniejsza. A jak masz spokojniejszą pracę, to nawet jeśli coś się wydarzy, to jesteś w stanie też szybciej na to reagować.

Brak procedur

Jeśli w swoim biznesie, usługowym, online, pracujesz z klientami jeden na jeden i masz zero procedur co do procesów współpracy, co do procesów komunikacji z klientem, co do procesów różnych innych, marketingowych, sprzedażowych, i tak dalej, i tak dalej, to rzeczywiście to może być naprawdę duży powód, przez który stoisz w miejscu albo masz jakieś przestoje, albo zatory, że coś gdzieś nie idzie w którymś momencie. To właśnie dlatego, że po pierwsze bardzo często musisz robić wszystko od początku i cały czas sama, no bo masz to wszystko w głowie, ale nie masz tego nigdzie spisanego, więc nawet nikt nie może Ci pomóc. Poza tym, jeśli nie masz spisanych rzeczy, które robisz, to bardzo łatwo o pomyłkę — możesz o czymś zapomnieć, możesz czegoś nie zrobić.

Szczególnie jeśli pracujesz z wieloma klientami naraz i każdy z tych klientów jest w innym etapie, a Ty nie masz spisanego tego, co robisz w swoim biznesie (w jaki sposób, w jakich ofertach, jak wyglądają poszczególne etapy Twoich procesów), czy nawet takich codziennych zadań, które robisz, to bardzo łatwo jest o pomyłkę i przez to też właśnie, że możesz się pomylić, to automatycznie będziesz musiała wykonać to zadanie jeszcze raz. I to też będzie mogło powodować przestoje w Twoim biznesie.

Jeszcze ważna rzecz — jeśli nie masz żadnych procedur, nie wiadomo, co Ty tak naprawdę robisz i tylko Ty o tym wiesz, to będzie Ci również bardzo ciężko poszukać osób do współpracy — żeby znaleźć sobie asystentkę, czy osobę, która zrobi Ci to czy tamto w Twoim biznesie (czy pomoże z grafikami, czy pomoże z mediami społecznościowymi, żebyś Ty mogła dalej się rozwijać). Jeśli nie masz swoich zasad, to inni ludzie też nie będą wiedzieli, co mają robić. Bo to Ty jesteś właścicielką w swoim biznesie, trzymasz rękę na pulsie, a nikt nie siedzi w Twojej głowie, więc inni ludzie nie będą wiedzieli, w jaki sposób mają Ci pomóc.

Niesystematyczne działanie

Czwarty punkt to jest niesystematyczne działanie. I to może być duży problem w biznesie. Szczególnie jeśli na przykład niesystematyczne działanie jest na froncie marketingowym albo sprzedażowym. Kiedy, na przykład, rozpoczniesz tyle współprac z klientami, że potem przez jakiś czas w ogóle nie masz na nic innego czasu. Zbliżasz się ku wypaleniu, bo cały czas powtarzasz te same rzeczy. Jeśli dodatkowo nie masz procedur, to już w ogóle, bo cały czas robisz to samo od początku. Nawet jeśli to są „tylko” procesy z klientami, gdzie spotykasz się, rozmawiasz z nimi, to i tak wtedy wszystko, nawet jeśli to nie jest usystematyzowane, trwa znacznie dłużej. Jeśli masz zbyt dużo klientów, to zapominasz o marketingu i o sprzedaży. Tam robi się zator, który widać dopiero po kilku miesiącach. To jest tak, że jak przez jakiś czas nie będziesz prowadziła swojego newslettera albo swoich mediów społecznościowych, to dzisiaj jeszcze nie będzie tego widać, ale już na przykład miesiąc, czy dwa, czy trzy, to już będzie to widoczne w postaci (na przykład) mniejszej ilości klientów. To znowu może być Twoją frustracją, bo że żeby zdobyć więcej klientów, musisz robić więcej rzeczy marketingowo, a przecież nie masz czasu albo na przykład właśnie nie masz możliwości, bo musisz mieć nowych klientów, bo musisz zarabiać. To jest koło, które samo się toczy.

Tutaj również warto pamiętać o tym, żeby wszystkie Twoje działania były systematyczne. Niesystematyczne działania mogą być takimi rzeczami, które Cię powstrzymują i blokują już na etapie obsługi klienta. Jeśli na przykład masz danemu klientowi, nie wiem, coś zrobić, coś wysłać, przesłać nagranie, napisać coś dla tego klienta i jeśli nie robisz tych rzeczy systematycznie, to one będą narastały. Szczególnie, tak jak mówię, jeśli pracujesz z tyloma klientami naraz, jeśli na przykład prowadzisz więcej procesów naraz i to wszystko po prostu Ci się tam gdzieś zbiera z tyłu głowy, to właśnie to mogą być rzeczy, które powodują przestoje w Twoim biznesie.

No i wtedy co warto zrobić? Warto się cofnąć i warto przyjrzeć się temu, co Ty właściwie robisz, jak to robisz i zacząć sobie tak naprawdę pomału, pomału spisywać te wszystkie rzeczy. Oczywiście możesz zlecić to komuś, żeby ktoś inny to dla Ciebie zrobił. Możesz na przykład przyjść do mnie. Jeśli potrzebujesz usprawnień w swojej obsłudze klienta, to bardzo serdecznie Cię zapraszam. Ale nie musisz od razu do mnie przychodzić na indywidualne procesy. Możesz krok po kroku pewne rzeczy u siebie robić. Zacznij od procesów, które wykonujesz, a później przejdź do lepszego wykorzystywania swojego czasu, do zrobienia buforów czasowych, po to żeby starczyło Ci czasu tak naprawdę na wszystkie zadania, które sobie zaplanujesz.

Podsumowanie

Ok, to wszystko dzisiaj. Jeśli ten odcinek Ci się podobał, jeśli czujesz, że to fajny temat i chciałabyś w przyszłości usłyszeć ich więcej, to zapraszam Cię serdecznie — dołącz do mojego newslettera. Mam dla Ciebie prezent — trzy wzory maili, które możesz wysłać do swojego potencjalnego klienta, jak ktoś wyśle Ci zapytanie o współpracę. Po to żeby oszczędzić swój czas, żeby mieć już szablon, tę procedurę, którą robisz za każdym razem i przejść potem do kolejnych swoich działań.

Do zobaczenia w kolejnym odcinku. Aha! I daj mi znać, czy widzisz jakieś zatory w Twoim biznesie, bo to jest bardzo ciekawe. Daj mi znać, czy zauważasz coś takiego również u siebie?

Chcesz zaoszczędzić cenne godziny swojego czasu?