Jak usprawniać biznes w 2024 roku?

Jak usprawniać biznes w 2024 roku?

Mam nadzieję, że wiesz już, że warto usprawniać swój biznes i jest to droga do większej wolności od biznesu w ujęciu długofalowym, po to, aby biznes był dla nas, a nie my dla biznesu. W tym wpisie przygotowałam dla Ciebie listę rzeczy, od których warto zacząć. Poznaj 5 sposobów, dzięki którym możesz zacząć usprawniać swój biznes, aby mieć więcej czasu, pieniędzy i spokoju.

Masz minutę? Przeczytaj skrót.

1. Zacznij od usprawnienia rzeczy, które robisz codziennie, np. od 1 szablonu do czegoś, co do tej pory robiłaś cały czas od nowa.

2. Uporządkuj sposób, w jaki pracujesz z klientami. Stwórz szablony onboardingu o offboardingu, programy poleceń, a także projekty współprac.

3. Opracuj powtarzalne schematy w biznesie (również cykliczne zadania codzienne, miesięczne, kwartalne i roczne) i zacznij je wdrażać.

4. Skup się na systemach w swoim biznesie: sprzedażowym, budowania relacji, przepływu klientów, operacyjnym, a także o mindsecie.

5. Wprowadzaj elementy automatyzacji w każdym z tych systemów, krok po kroku, zostawiając sobie zadania dla CEO.

6. Sprawdzaj wyniki swoich działań.

1. Najbardziej wkurzająca rzecz do robienia

Zwykle na początek polecam zrobić jedną (1!) rzecz, która często Cię wkurza i którą robisz ciągle od nowa. To bardzo często daje poczucie zwycięstwa i dobrze nakręca do działania, bo wyniki widać gołym okiem 🙂 Może w Twoim przypadku będzie to:

  • jakiś szablon np. szablon oferty, propozycja współpracy, szablon maila, 2-3 pytania do sekcji Q&A czy szablon stories do Instagrama,
  • zabookowanie w kalendarzu czasu na wykonanie rzeczy, które normalnie odkładasz i które niebezpiecznie „narastają” i robią się z nich problemy, np. jeden dzień na spotkania z klientami, randka z pieniądzem, czas na stworzenie treści do Internetu.

2. Uporządkowana współpraca z klientami

Przez uporządkowaną współpracę mam na myśli Twój proces współpracy z klientami, czyli pewne kroki, które klient musi przejść, aby Twoja usługa została zrealizowana. Masz określone działania, które dzieją się:

  • przed podjęciem decyzji zakupowej,
  • od razu po zakupie Twojej usługi/Twojego produktu,
  • przed rozpoczęciem współpracy,
  • w trakcie współpracy z klientem,
  • po zakończeniu współpracy z klientem.

Dopiero gdy masz zaopiekowany każdy z tych obszarów, możemy mówić o uporządkowanej ścieżce współpracy z klientami.

3. Cykle i schematy w Twoim biznesie

Na pewno zauważasz pewne sezony, a także wzmożone/mniejsze działania w pewnych momentach w roku. Nie każę Ci wszystkiego planować (bo w zależności od Twojego stylu różnie to bywa), ale zauważ te zmieniające się schematy.

  • Sezony bardziej i mniej natężonej pracy,
  • Twoje kampanie sprzedażowe,
  • Zadania cykliczne – codzienne, miesięczne, kwartalne 8 i roczne.

Zacznij tworzyć szablony do tych działań i trzymaj je wszystkie w jednym miejscu (np. w Excelu z wszystkimi materiałami środka biznesu).

4. Usprawniaj systemy po kolei

Są 4 a właściwie 5, (bo piąty to mindset) systemów, jakich potrzebujesz w swoim biznesie, by wszystko działało jak dobrze naoliwiona maszyna:

  • System sprzedaży – aktywnie lub pasywnie oferujesz swoje produkty i usługi osobom, które do siebie przyciągnęłaś.
  • System budowania relacji – dostarczasz systematycznie treści do osób, które pozyskałaś w systemie wzrostu i budujesz z nimi relacje.
  • System wzrostu – docierasz do nowych osób, budujesz swoje zasięgi, listę e-mail, media społecznościowe i sieć kontaktów.
  • System operacyjny – Twoje centrum działania, czyli wszystko, co dzieje się za kulisami Twojego biznesu.

Więcej o systemach w biznesie poczytasz tutaj:


5. Wprowadzaj automatyzacje, ale po testach na żywo

Wprowadzaj po kolei elementy automatyzacji w każdym z omawianych wcześniej systemów, krok po kroku, zostawiając sobie zadania dla CEO, czyli takie, których nikt inny za Ciebie nie zrobi.

Ale rób to z głową i zawsze po testach na żywo, tak abyś miała pewność, że rzeczy, które wykonujesz NAPRAWDĘ działają. Na przykład:

  • sprzedaż pasywną wprowadzaj po sprawdzeniu sprzedaży aktywnej, aromatyzacje dotyczące współpracy z klientami testuj na realnych współpracach,
  • twórz szablony do treści na podstawie tych, które dobrze działały itp.

Podsumowanie

Jak widzisz możesz zacząć usprawniać swój biznes na wiele różnych sposobów. Ja zawsze swoim klientkom proponuję takie działania, które dadzą poczucie zwycięstwa na samym początku prac i będą dobrą siłą napędową do kolejnych działań.

Jeśli Ty chcesz zacząć usprawniać swoje działania, to koniecznie pobierz listę Biznesowa diagnoza TUTAJ
i sprawdź, co jeszcze możesz usprawnić w swoim biznesie, aby zyskać więcej czasu i pieniędzy

7 wniosków po pierwszych warsztatach Konkretnej w biznesie

7 wniosków po pierwszych warsztatach Konkretnej w biznesie

Jesteśmy po pierwszych warsztatach Konkretnej we Wrocławiu! Coś, co wydawało się jeszcze w lutym tylko śmiałym marzeniem nabrało rzeczywistej formy i stało się! Jestem bardzo wdzięczna wszystkim osobom, które uwierzyły w ten projekt i nam zaufały! Mam nadzieję, że pozostałe miasta tak, jak Wrocław zostaną zaskoczone tym, co przygotowałyśmy.

Do Krakowa i Gdańska wciąż możesz kupić swój bilet TUTAJ. A ja po tym jak emocje już opadły – mam kilka biznesowych przemyśleń, nad którymi warto się pochylić i zastanowić – co jest moją prawdą w biznesie, a co jest tylko czymś, co słyszałam tyle razy, że przyjęłam za pewnik.

I wiesz, masz to niejako w gratisie, bo to są wnioski płynące z pierwszych warsztatów 😉 Z tego co mówiły dziewczyny i z naszych wspólnych burz mózgów.

1. The good, the bad and the ugly w necie jest zwykle tylko tym dobrym, reszta to wiedza tajemna

Codziennie zobaczysz ludzi, którzy dzielą się tylko tym, co u nich dobre, ok, chcą też inspirować i nie pokazywać złej strony, by nie obciążać innych, ale biznes to nie tylko słodko-pierdzący jednorożec pełen radości. TO całe spektrum emocji – od radości, flow, lekkości, przez stres, zmartwienia i wypalenie, a czasem wszystko jednego tygodnia. TAK JEST. Kropka. (I oczywiście wiesz, jeśli negatywne stany przeważają i czujesz się źle w biznesie, to warto poszukać pomocy w tym, temacie, ale dziś nie o tym.) Ja dziś o tym, że to jest normalne. 

I nie znam nikogo, kto, prowadząc swojej firmy chociaż raz nie odczuł całego wachlarza emocji. Gorzej jeśli nieświadomym osobom wciska się kit, że biznes to tylko ochy i achy. Mam nadzieję, że zdajesz sobie sprawę z tego, jak bardzo jest to krzywdzące. Po takim czymś możesz czuć, że coś jest z Tobą nie tak, jeśli np. nie odniosłaś jeszcze spektakularnego sukcesu (nawet, jeśli z matematycznego punktu widzenia był on dostępny).

2. Ach te emocje, czyli Twój biznes nie jest Tobą, a Ty nie jesteś swoim biznesem.

Tak trudno jest czasem odkleić się od wyniku swojego biznesu i nie utożsamiać się ze swoją pracą. To, że prowadzisz jednoosobową działalność, nie znaczy, że jesteś tą działalnością. Nawet jeśli jesteś na etapie rozkręcania biznesu i dużo pracujesz. Jak coś się zjebie, to znaczy dokładnie tyle, a nie to, że to Ty jesteś zjebana (przepraszam, za słownictwo, ale musiałam to podkreślić, mam nadzieję, że wiesz, o co chodzi). Oddziel to w swojej głowie. Będzie Ci łatwiej popełniać błędy i uczyć się na nich. BO zawsze będziesz te błędy popełniać. Przeczytaj książkę Inteligencja emocjonalna i zapoznaj się z tematem <3

3. Ogromne kampanie i świetne zyski po xxx latach działania w internecie to nie jest jednodniowy sukces.

Znam wiele osób, które osiągnęło bardzo dobre/spektakularne wyniki w swoich sprzedażowych kampaniach i to jest super, bardzo im gratuluję i też do tego dążę. Uważam, że każda wiedza na temat tego, jak dobrze zarabiać pieniądze, jest bardzo ważna, Jest jedno ALE – to nigdy nie jest działanie na zasadzie zarobiłam 100 000 złotych w dwa dni. Te dwa dni to jest meta długoterminowych działań.W większości przypadków to wypadkowa działania w sieci od KILKU (nastu czasem) LAT, a te świetne wyniki są bardzo często pokłosiem miesięcy, czy lat pracy, okupionych ciężką pracą, by budować wizerunek, zasięgi i swój biznes. A bardzo często i wcześniejszym biznesem, który się nie udał. Wiele osób „zapomina” o tym wspomnieć.

Była to też okazja do spotkania: z lewej Emilia Wojciechowska (matka chrzestna naszego podcastu), z prawej Ola Jakubowska niemieckasofa.pl

4. Produkty i usługi z półki „NIE niezbędne do życia” ZAWSZE będzie się sprzedawać inaczej.

I nie daj sobie wmówić, że tak nie jest. Ale też nieprawdą jest, że nie da się ich dobrze sprzedawać w czasach „niepewnych”. To wszystko zależy. TO zależy od Twojego nastawienia, od tego, co tak naprawdę chcesz osiągnąć i od Twoich klientów. Czasem wystarczy zmienić nieco rynek, by zobaczyć rezultaty w postaci większej ilości zamówień.Ja nie jestem guru sprzedaży (od tego jest Monia), ale już się napatrzyłam w tym moim czasie prowadzenia biznesu i mam dwa wnioski: ciężej jest osobom, które w kółko wchodzą w rolę ofiary i nie potrafią przełamać tej bariery proaktywnego działania, żeby rozwiązać problem, a po drugie – ciężej jest tym, którzy robią ciągle to samo i nie uczą się na błędach. Posty organiczne nie działają? To zacznij w reklamy, zamiast marudzić, że zły Facebook znów tnie zasięgi. Masz za mało klientów? Znajdź partnerów na współprace, a nie patrz w pusty kalendarz. Ludzie nie reagują na Twoje posty? Wysil się trochę i zacznij tworzyć coś, co sama chciałabyś obejrzeć. Proste, a jednak trudne.

5. Prosty sposób na 10 tys. złotych miesięcznie to „zwykła usługa”. Nic fancy.

Wiesz, jak najprościej zarobić 10 tys. złotych miesięcznie? Odpowiedzią wcale nie jest sprzedaż kursów, e-booków, programów czy czegokolwiek innego w formacie pasywnym. Najszybciej i najłatwiej jest sprzedać starą, poczciwą usługę 1:1 dla klientów indywidualnych. Sęk w tym, żeby ona była skonstruowana tak, aby zajmowała Ci jak najmniej czasu i pracy. Pamiętaj – pewnych usług NIE DA SIĘ w 100% skalować i to też jest ok. Zastanów się co jest najlepsze dla Ciebie i Twojego biznesu.

Wszystko, co skalowalne pasywnie -> dochód w przyszłości + inwestycja w przyszłość.

Wszystko, co 1:1 -> dochód teraz + zagrożenie wypaleniem (jeśli robisz to bez poszanowania dla swoich zasobów)

Optymalnie jest mieć OBA źródła, ale jeśli wychodzisz z pozycji nie zarabiam TERAZ – to, zamiast tworzyć kursy czy e-booki, zacznij oferować pracę 1:1. Aaaa – prosty nie zawsze znaczy łatwy 😉


Posłuchaj manifestu podcastowego i zostań z nami na dłużej!


6. Może i doba Beyoncé jest dłuższa od Twojej, ale ona i tak daje z siebie wszystko

Uwielbiam Beyoncé i uważam naprawdę, że jest wspaniała i bardzo nie lubię gdy ktoś mówi, że aaa dobra nie porównuj się z nią, bo ona ma sztab ludzi, a Ty jesteś sama. Ok i co z tego? Jeśli pracuje, to jest w tym mistrzynią świata, jeśli odpoczywa, to też na grubo. Nikt nie może jej odmówić pracy, jaką wykonała i jaką dalej wykonuje.

Polecam Ci bardzo serdecznie film Homecoming na Netflixie z jej występu na Coachella w 2018 roku i zrozumiesz, o co mi chodzi. Jej występ to był majstersztyk, do którego szykowali się kilka miesięcy, mimo tego, że już była wtedy na szczycie i nie musiała tego w ten sposób robić. To jest moja inspiracja – nie do tego, żeby zapieprzać – bo trzeba mieć umiar, ale do tego, żeby właśnie robić wszystko z taką pasją i poczuciem, że dałam z siebie wszystko, co mogłam w tej chwili.

7. Pięć osób robiących biznes online będzie miało ZUPEŁNIE inne strategie, ścieżki klienta i sposób na prowadzenie biznesu.

Nie ma jednego rozwiązania. A jeśli ktoś mówi Ci inaczej, to kłamie. Naprawdę 🙂 Wszystko zawsze musisz przepuścić przez swój wewnętrzny filtr. Czy to jest dla Ciebie? Czy będziesz się z tym dobrze czuła? Czy to jest Twoje? Pięć osób robiących biznes online będzie miało ZUPEŁNIE inne strategie i każda z nich będzie działać (albo i nie). To zależy. Biznes to nie jest przepis na jagodzianki. Jest wiele dróg, które prowadzą do tego samego celu. A często nawet i te cele będą się między sobą znacznie różnić.

Często z matematycznego punktu widzenia konwersje nie będą się zgadzać, liczby mogą niższe niż te wynikające z czystej kalkulacji i to też jest ok, bo zawsze musisz brać pod uwagę czynnik ludzki. Osoby w Twoim kręgu to nie są „gorące leady”, tylko ludzie z krwi i kości, którzy chcą rozwiązać swoje problemy i mieć święty spokój 😉

Podsumowanie

Dziękuję za uwagę! Mam nadzieję, że te wnioski będą dla Ciebie równie ciekawe jak dla mnie. Jeśli chcesz dołączyć do warsztatów, to zachęcam poniżej, a ja uciekam robić „secret project”, który ruszy od sierpnia.

Kontrola czasu pracy

Kontrola czasu pracy

Kiedy prowadzisz swój biznes ważne jest byś wiedziała dokładnie, ile czasu w ciągu dnia faktycznie pracujesz. Zachęcam Cię do mierzenia czasu pracy bo to pokazuje Ci w konkretny sposób, co robisz w ciągu dnia.

Ile czasu spędzasz na wykonaniu zadań ważnych, a ile czasu zajmują Ci rozpraszacze? Nie wiesz? Pora się o tym przekonać i zastosować narzędzie, które pomoże Ci kontrolować Twój czas pracy. Narzędzie, o którym mówię, to Toggl.

Czas w Toggl możesz mierzyć na dwa sposoby:

  • automatycznie – dodajesz projekt, nazwę zadania, dane klienta i w momencie rozpoczęcia pracy wciskasz start, a po zakończeniu danego zadania naciskasz stop,
  • manualnie – ustawiasz parametry i określony czas pracy nad danym projektem (może być to odcinek czasu w przeszłości, lub czas, który dopiero planujesz przeznaczyć na daną czynność).

Toggl jest szczególnie przydatny i fajny dla osób, które pracują zdalnie i same sobie muszą mierzyć czas pracy a nie chcą używać skomplikowanych narzędzi. Interfejs Toggl jest bardzo intuicyjny, pozwala bardzo szybko zapoznać się z obsługą tej aplikacji i zachęcić do rozpoczęcia na niej pracy.

W bezpłatnej wersji, która jest całkowicie wystarczająca możesz:

  • stworzyć projekt,
  • dodać zadania do projektu,
  • dodać klientów, nad których zadaniami pracujesz,
  • tworzyć raporty z swojej pracy,
  • ściągać i drukować raporty za pomocą kilku kliknięć.

Przetestuj to narzędzie przez tydzień i daj mi znać, jak Ci poszło! Potem spróbuj wrócić do starego systemu pracy i zobacz, jak Toggl pomaga na co dzień 🙂

Organizacja haseł

Organizacja haseł

Podobno od przybytku głowa nie boli. Ja się z tym nie zgodzę. W przypadku konieczności pamiętania o milionach różnych haseł głowa może Cię nieźle zaboleć. Każda osoba, która prowadzi swój biznes, a część z niego znajduje się w świecie online prędzej czy później ma ten problem (a wirtualne asystentki w szczególności).

Gdzie trzymać wszystkie hasła?

Polecam Ci rozwiązanie z którego sama korzystam. Jest to program, który nazywa się Lastpass. Przechowuję w nim wszystkie swoje hasła i mam pewność, że moje dane są w odpowiedni sposób zabezpieczone. W Lastpass możesz bezpiecznie zachować swoje dane logowania (również klientów) i przestać martwić się, że coś może się z nimi wydarzyć. Będziesz musiała stworzyć tylko jedno, ostatnie hasło (do logowania do Lastpass).

Jakie jeszcze funkcjonalności możesz odkryć w Lastpass?

  • rozszerzenie (wtyczkę) do Twojej ulubionej przeglądarki,
  • zapamiętanie tylu haseł, ile tylko chcesz,
  • automatyczne logowanie do witryn – nie będziesz musiała sama wpisywać loginów i haseł, lastpass zrobi to za Ciebie, automatycznie,
  • aplikacja mobilna na urządzenia przenośne, tak, abyś wszystkie hasła miała zawsze przy sobie możliwość tworzenia zabezpieczonych notatek (hasła do wifi, ubezpieczenie auta, historie medyczne itp.)
  • dzielenie się hasłami z rodziną (do 5 użytkowników),
  • możliwość udzielenia dostępu dla Twoich bliskich osób (wiesz tak w razie nieprzewidzianego).
7 błędów, które frustrują Twoich klientów

7 błędów, które frustrują Twoich klientów

Na pewno nie raz miałaś taką sytuację, że ktoś polecił Ci jakąś usługę, Ty zaufałaś opiniom tej osoby (lub opiniom wielu osób), skorzystałaś z usługi, a finalnie efekt nie była taki, jakiego oczekiwałaś? Albo nawet nie był niczym w porównaniu do tego, co opowiadała osoba polecająca?

Mogę tylko wyobrazić sobie poziom Twojego sfrustrowania i złości, gdy okazało się, że zostałaś z czymś, na co się nie godziłaś i co nijak nie było zgodne z Twoimi oczekiwaniami.

Pomyśl sobie, że tak samo jest z Twoimi klientami, którzy nie są zadowolenia z jakości świadczonych przez Ciebie usług. Prawda jest taka, że nie każdy klient, który jest niezadowolony ze współpracy z Tobą, powie Ci o tym. Większość z nich po prostu już nigdy nie skorzysta z Twoich usług i nie poleci Cię dalej.

Do Ciebie należy więc szybka samoocena tego, czy wykonujesz swoją pracę na odpowiednim poziomie. Sprawdź 7 poniższych punktów i zastanów się, czy odnosisz się do któregokolwiek z nich? Czy znalazłaś poniżej jakieś aspekty Twoich działań, które można poprawić?


⁠1. Brak inicjatywy

Zacznijmy od tego, że Twój klient najprawdopodobniej rozpoczął współpracę z Tobą, aby zaoszczędzić swój własny czas. I gdzieś tam podświadomie liczy na to, że dzięki współpracy z Tobą rzeczywiście część tego czasu sobie odzyska. Nie mówiąc już o tym, że chciał oddelegować zadania/czy zlecić wykonanie danego projektu profesjonalistce tak, by nie musieć się już o niego za bardzo martwić o jego wykonanie.

Słowem – zaufał Ci, że wiesz co robić.

Postaraj się więc i wykaż inicjatywę w działaniu.

Jeśli bez przerwy pytasz o rzeczy, które w ciągu kliku sekund możesz znaleźć w Google (lub na stronie klienta) – nie dziw się, że takie działanie może tego klienta frustrować. Oczywiście nie mówię tutaj o ważnych rzeczach i kwestiach, które koniecznie trzeba przedyskutować z klientem. Pod tym względem nie ma zmiłuj. Trzeba się wtedy umówić na rozmowę i przedyskutować najważniejsze kwestie. Ale małe sprawy, które możesz zrobić sama, bez nadzoru – tak właśnie wykonuj – samodzielnie.

Patrząc na ten problem z nieco innej strony. Kiedy klient przekaże Ci już ważne dane – zapisz sobie je w jednym miejscu – nie pytaj ciągle o to samo. Taka praktyka również spowoduje frustrację u Twojego klienta.

Przykład: jeśli klient podał Ci już instrukcję tego, jak zachować się w sytuacji x, to nie kontaktuj się z pytaniem co w sytuacji x więcej niż raz. Kiedy otrzymasz odpowiedź od klienta i wydaje Ci się, że ta informacja będzie mogła się jeszcze w przyszłości przydać – skopiuj ją do pliku z informacjami tego danego klienta. Będzie tam bezpiecznie czekać na ponowne wykorzystanie.

2. Brak ustalonych oczekiwań

Jeśli nie ustalisz oczekiwań na początku współpracy – Twój klient może mieć błędne rozumienie co do tego, co możesz, a czego nie możesz dla niego zrobić, a także co mu zapewnisz (a czego nie) w ramach waszej współpracy.

Kiedy na samym początku nie wyjaśnisz, czego klient powinien się spodziewać, to zapewniam cię, że w połowie projektu (bądź pakietu godzin) będziesz prowadzić niezręczne rozmowy, które finalnie doprowadzą Twojego klienta do rozczarowania.

Co zrobić, aby takiego błędu uniknąć?

Po pierwsze i najważniejsze – przed rozpoczęciem projektu/współpracy, spotkaj się z klientem i w szczegółowy, ale zwięzły sposób opowiedz o waszej współpracy. Ustal pewien poziom oczekiwań, co do waszej współpracy. Przedstaw klientowi:

  • poszczególne etapy projektu/ współpracy,
  • zasady i warunki Twojej pracy,
  • Twoje biznesowe granice,
  • wyjątki od ustalonych granic.

⁠Dzięki temu Twój klient będzie wiedział, co ma się wydarzyć i co się wydarzy w kolejnym kroku, a także w całym projekcie i dzięki temu będzie wiedział dokładnie, czego może się spodziewać.

3. Brak organizacji

W oczach klientów – organizacja równa się profesjonalizm. Kiedy jesteś freelancerką i współpracujesz z wieloma klientami, organizacja ma szczególne znaczenie. Podczas współpracy przeprowadzasz klienta przez pewien proces. Proces, który można podzielić na mniejsze zadania i konkretne kroki. Jeśli Twoje działania będą uporządkowane, będziesz dostarczać klientowi to, na co się umawialiście, wtedy, kiedy się na to umawialiście – całe odczucie o Waszej współpracy będzie dla klienta o wiele lepsze!

Zorganizuj swoją pracę. Podziel projekty na zadania, zacznij korzystać z programu do zarządzania projektami i pozbądź się wszystkich rozpraszaczy, które do tej pory skutecznie utrudniały Twoją pracę.

Przestań wymieniać się nieskończenie wieloma mailami i uwolnij się od presji sprawdzania swojej mailowej skrzynki co pięć minut.

Pamiętaj o jeszcze jednej, ważnej kwestii – Ty ustalasz swoje zasady działania i swoje warunki współpracy, ale czasem będziesz również musiała dostosować się do warunków klienta.

Nie zawsze tak jest. W większości klienci z przyjemnością zorganizują się w sposób, jaki im zaproponujesz i będą zadowoleni ze zmiany (najbardziej wtedy, gdy pozytywne skutki tej zmiany zaczną obserwować w swoim biznesie).

Czasem zdarza się jednak tak, że klient jest typem chaotycznego twórcy, który nie daje się zamknąć w żadne ramy a słowo lista wywołuje u niego drgawki – wtedy trzeba zmiany aplikować bardzo minimalnie, wręcz niezauważalnie i z większą elastycznością dopasowywać się do stylu pracy klienta. Ale nawet taki klient będzie sfrustrowany, gdy Ty nie będziesz ogarniała swojej pracy – dlatego zorganizuj się 🙂

4. Twoja postawa

Ton głosu w tekście to prawdziwa rzecz! (Potwierdzone info). Tak samo jak możesz powiedzieć, kiedy twój mąż/chłopak/partner jest kapryśny lub ma zły humor, tylko po tonie jego wypowiedzi, tak samo Twój klient rozpozna Twój ton przekazu. Jeśli będziesz dla niego niemiła, negatywnie nastawiona i cały czas na nie, na pewno to zauważy.

Pamiętaj!

Nawet jeśli masz powód, aby napisać coś w złym tonie, to dawanie sobie upustu w kontaktach z klientami jest nieprofesjonalne. W każdej absolutnie każdej sytuacji. Jesteś profesjonalistką i takich rzeczy się nie robi. Nigdy nie wiesz tak naprawdę, kto jest po drugiej stronie i z czym mierzy się w tej chwili.

Klienci często zapominają, że nie jesteś ich pracownikiem i że na pewne tematy nie musisz odpowiadać i o nich rozmawiać. Jeśli Twój klient porusza tematy, o których nie chcesz rozmawiać, bardzo pomaga ustalenie sobie jasnych granic w kontaktach z klientami.

5. Zapominanie 

Ciągłe zapominanie o rzeczach sprawia, że ​​wydajesz się być osobą niechlujną, a przecież nie taki cel chcesz osiągnąć. Pamiętanie o wszystkim idzie w parze z lepszą organizacją.

Nikt nie każe Ci zapamiętywać wszystkich danych czy zadań w głowie.

Możesz (a nawet powinnaś) korzystać z listy i zapisywać sobie na papierze (lub w Asanie) wszystkie zadania, które masz do wykonania. Nie ważne jak dobra jesteś w ogarnianiu i współpracy z klientami – wszystkich rzeczy nie zapamiętasz – nie ma takiej opcji.

Z jakich narzędzi korzystać, aby usprawnić sobie ogarnianie zadań? Z pomocą może przyjść Asana, lub inny program do zarządzania projektami. Więcej o Asanie przeczytasz tutaj >>> Asana – program do zarządzania zadaniami.

Naucz się również robić notatki na bieżąco i spisywać wszystkie myśli, które krążą Ci po głowie. Wrób sobie nawyk spisywania wszystkiego i robienia minutek podczas rozmów – to bardzo pomaga w uporządkowaniu swoich działań.

Jak robić notatki bieżące?

Ja mam zawsze pod ręką mały zeszyt i w nim zapisuję sobie wszystko, co na bieżąco wpada mi do głowy. Np. robię zadanie dla klienta i gdy coś mi się przypomni, albo pomyślę o czymś innym – od razu spisuję sobie do zeszytu te myśli. Dzięki temu nawet najmniejsze rzeczy mi nie umykają wszystko mam spisane w jednym miejscu. Po drugie czyszczę regularne swoją głowę z nadmiaru i zadań, które ciągle tam krązą 🙂

6. Brak elastyczności

W punkcie drugim podpowiedziałam Ci nieco, co możesz zrobić, aby ustalić oczekiwania na temat współpracy z klientem. Ważne jest to, aby określić swoje granice i równie ważna jest moim zdaniem postawa, w której jesteś w pewnym stopniu elastyczna w swoich działaniach.

Kiedy ustalicie z klientem pewien zakres działań i wydarzy się u niego coś, co sprawi, że będzie trzeba lekko (nie mówię tutaj o jakiś mega zmianach) zmodyfikować plan działania lub wykonać małą dodatkową rzecz, a Ty powiesz, że nie ma takiej opcji – klient poczuje się sfrustrowany i zawiedziony.

Żeby tutaj była jasność – nie proponuję Ci przystawać na wszystkie zmiany i nowe wymysły klientów (takie rzeczy nie powinny mieć miejsca i najlepiej zapisać je w umowie), ale jeśli klient ma dodatkowe zadanie, albo prosi o jakieś pilne działanie, a Ty akurat jesteś przed komputerem i nie zajmie Ci to więcej niż kilka minut – zrób to.

Pamiętaj jednak, by zakomunikować klientowi, że w takiej pilnej/jednorazowej sytuacji robisz wyjątek i że jeśli zdarzą się dodatkowe zadania do wykonania – będziecie musieli renegocjować Waszą umowę.

Dzięki takiemu działaniu dajesz klientowi sygnał, że jesteś elastyczna w działaniu, ale jednocześnie komunikujesz również wcześniej ustalone granice.

7. Brak odzewu

Nie ma chyba nic bardziej frustrującego dla klienta, jak brak Twojego odzewu. Szczególnie wtedy, gdy zbliża się termin oddania pracy, dowiezienia wyników i podsumowań, albo wtedy gdy nie ustaliliście czasu odpowiedzi i klient nie wie, o co chodzi.

Ten punkt jest bezpośrednio powiązany z ustalaniem oczekiwań na temat współpracy. To absolutnie konieczne, abyście ustalili sobie czas odpowiedzi na wiadomości (czy to mailowe, czy w Asanie, czy telefoniczne).

Czas odpowiedzi to czas od momentu wysłania przez klienta wiadomości do momentu, w którym może oczekiwać, że skontaktujesz się z nim. Ja na przykład zawsze informuję swoich klientów, że zazwyczaj odpowiadam na wiadomości w ciągu 24 godzin, ale Ty możesz sobie ustawić swoje własne ramy czasowe. Twój czas reakcji będzie informacją dla klientów, kiedy mogą się spodziewać kontaktu z Tobą, co jest niezwykle ważne podczas pracy zdalnej.

Jednocześnie nie dopuszczaj do sytuacji, w której zamierzenie unikasz kontaktu z klientem. Coś się stało? Popełniłaś błąd? Masz tyły i nie dostarczysz umówionej pracy? Jak najszybciej skontaktuj się z klientem! Nawet jeśli wydarzyło się coś, na co nie masz wpływu, lub zrobiłaś błąd i boisz się reakcji klienta, to niezależnie od wyniku – będzie znacznie gorzej, jeśli nie poinformujesz swojego klienta o danej sytuacji.

Klienci są ludźmi i również mają swoje słabsze dni i zwykle jest tak, że naprawdę okazują zrozumienie. Ale jeśli notorycznie czegoś nie robisz i nie informujesz o tym klientów – będziesz ich tracić i popsujesz opinię o swojej pracy. A tę ciężko jest odbudować.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że dzisiejszy wpis był dla Ciebie wartościowy i zastanowiłaś się chwilę nad tym, czy rzeczywiście wszystkie Twoje działania są w porządku wobec Twoich klientów. A jeśli któryś z punktów dotyczy Ciebie – nie martw się! Pamiętaj: wszyscy jesteśmy niedoskonali i każdy z nas popełnia błędy. Kluczem jest uświadomienie sobie, jakie ulepszenia należy wprowadzić już teraz i zacząć na nimi pracować.

Pin It on Pinterest