W tym wpisie znajdziesz przewodnik po jednym z najpopularniejszych programów do zarządzania projektami. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak działać w Asanie, ten wpis jest dla Ciebie.
Asana jest to narzędzie online (dostępne również jako aplikacja na smartphone) do zarządzania projektami (i zadaniami). To najlepszy sposób dla Ciebie (i Twojego zespołu) na śledzenie pracy i monitorowanie postępów. Asana to narzędzie, które w znaczny sposób usprawni Twoje biznesowe działania.
Często (właściwie zawsze) kiedy nawiązuję współpracę z nową Klientką ustalamy wspólnie w jakim narzędziu będziemy się komunikować. W 80% przypadków wybór pada na Asanę – narzędzie, dzięki któremu możemy sprawnie dzielić się zadaniami i mieć wszystko w jednym miejscu.
Dlaczego polecam korzystanie z Asany?
Nie musimy wysyłać dziesiątek maili, by ustalić różne kwestie.
Wszystkie pliki znajdują się w jednym miejscu.
Ograniczamy czas spędzany w skrzynce mailowej.
Możemy ustalić całe plany działań w jednym narzędziu.
Zakres zadań do wykonania jest jasny i każdy wie, za co odpowiada.
Co osiągniesz działając w Asanie?
Twoje działania biznesowe będą lepiej poukładane i będziesz mogła szybciej sprawdzić, czy zmierzasz w kierunku osiągnięcia swoich celów. Przenosząc listę zadań do Asany masz możliwość wyeliminowania większej ilości rozpraszaczy. Dzięki temu wszystkie Twoje zadania do zrobienia znajdą się w jednym miejscu. Wygodne, prawda? Dziś chciałam przygotowałam dla Ciebie kompleksowy poradnik jak opanować Asanę – byś mogła zacząć na niej działać już dziś!
Uwaga: Poniższy wpis został opracowany na podstawie wyzwania o Asanie, (które przeprowadziłam na początku 2018 roku) i mojego poradnika o Asanie, który pobrało ponad 300 osób! Całość uzupełniona jest najnowszymi screenami i uaktualnionymi informacjami.
Jak poruszać się po Asanie?
Panel górny:
list – wyświetlanie zadań w formacie listy,
calendar – wyświetlanie zadań w formacie kalendarza,
files – pliki, które znajdują się w Asanie,
plus – przycisk, który służy do dodania działań (zadania, rozmowy, zespołu, projektu lub zaproszenia osoby).
Panel boczny:
home – strona główna,
my tasks – moje zadania lista, czyli lista zadań przypisana do konkretnego użytkownika, zarówno te, które zostały oddelegowane przez innych użytkowników, jak i te, które przypisałaś sobie.,
inbox – skrzynka odbiorcza,
portfolios – kontrola zadań dla twoich projektów i zespołów (w wersji pro).
Widok skrzynki odbiorczej – INBOX
Znajdziesz tutaj wszystkie powiadomienia od osób, z którymi współpracujesz nad zadaniami i projektami. W menu ustawienia możesz wybrać, jakie powiadomienia chcesz otrzymywać. Za każdym razem, gdy otrzymasz powiadomienie skrzynka odbiorcza zapali się na pomarańczowo.
Ustawienia – SETTINGS
Jeśli klikniesz w nazwę swojej organizacji, pojawi się wysuwany panel, w którym możesz zmienić wymagane ustawienia.
Jak dodać pierwsze zadanie?
Zadania można traktować jako osobne jednostki lub łączyć je w projekty. Aby dodać zadanie, wystarczy kliknąć w przycisk + w górnym panelu i wybrać task lub z panelu my tasks klikając w przycisk Czy rozpoczęcie takiej współpracy nie będzie zbyt trudne? albo klikając w puste zadanie.
Elementy składowe zadania:
task name: tytuł najlepiej jasno określony, opisujący jeden, konkretny problem do rozwiązania,
assign: przypisz do osoby (oddeleguj); do każdego zadania możesz przypisać osobę, która będzie odpowiadała za jego wykonanie. Aby dodać osobę do współpracy kliknij invite i wpisz adres mailowy osoby, z którą chcesz pracować. WAŻNE: każde zadanie możesz przypisać także sobie i pojawi się ono w twoich zadaniach do wykonania,
subtasks: dodaj podzadania; jeśli zadanie jest bardzo rozbudowane, można dodać do niego kolejne pod zadania do wykonania,
attachement: załączniki; możesz załączyć potrzebne pliki, dodatkowe materiały do zadania (z komputera, dropbox, google drive, one),
due date: dodaj datę i czas wykonania zadania;
description: opis zadania (szczegóły zadania, instrukcje pracy, wskazówki),
add followers: dodaj osoby obserwujące zadanie (będą one mogły śledzić proces wykonania zadania).
To nie wszystko… dodatkowe funkcje dostępne podczas budowania zadania dostępne są w rozwijalnym menu (…)
Funkcje dodatkowe
delete task: usuń zadanie,
delete selected subtask: usuń wybrane pod zadanie,
copy task: skopiuj zadanie,
make public: to dostęp publiczny,
copy task url: skopiuj adres zadania,
merge duplicate tasks: scal zadania,
convert to a project: przekształć zadanie w projekt,
print: drukuj,
fullscreen: pełny ekran.
Jak stworzyć pierwszy projekt?
Dodałaś już kilka pierwszych zadań?
Świetnie! Następnym krokiem jest stworzenie 1-wszego projektu. Aby dodać nowy projekt, wystarczy kliknąć w + w górnym menu. Tam rozwinie się kilka opcji do wyboru, kliknij PROJECT. Sprawdź okienko, które pojawi się w celu utworzenia nowego projektu. Poniżej tego screeena wytłumaczyłam Ci wszystkie składowe projektu.
Nowy projekt:
blank template: wybierz pusty szablon lub szablon wersji premium,
project name: nazwa projektu ,
team: zespół; określ, w jakim zespole chcesz utworzyć projekt,
description: opis; w kilku zdaniach opisz projekt, jego cel, realizację,
layout: wybierz układ możesz wybrać układ w formie listy lub w formie tablicy,
privacy: widoczność projektu; możesz wybrać, czy chcesz, aby projekt był widoczny tylko dla Ciebie, czy widoczny dla wszystkich osób w Twoim zespole,
po uzupełnieniu wszystkich danych kliknij w create project, aby stworzyć projekt,
kolejnym krokiem będzie dodanie zadań do projektu,
możesz wykonać to na dwa sposoby: poprzez add task (tak jak w przypadku dodania pojedynczego zadania) lub możesz przypisać już istniejące zadania do konkretnego projektu za pomocą: add to project w menu zadania.
Jak zaplanować swój dzień w Asanie?
Zamiast zaczynać swój dzień od zastanawiania się, co właściwie masz zrobić i jakie zadania wykonać przede wszystkim poświęć chwilę czasu i zaplanuj swój dzień w Asanie.
Zacznij dzień od ustalenia swoich priorytetów:
wybierz zadania, które są dla Ciebie najważniejsze do wykonania,
nie planuj, że zdążysz zrobić wszystkie zapisane zadania. Już sam widok całej listy zadań do wykonania będzie budził w Tobie niechęć,
wybierz od 3-5 zadań ze swojej listy do zrobienia, a będziesz miała więcej pewności, że szybciej i sprawniej je wykonasz, (W końcu lepiej myśleć o 5 zadaniach niż o 15, prawda?)
zawsze planuj ok 60% swojego czasu pracy, resztę zostaw na nieprzewidziane zdarzenia losowe, które na pewno się wydarzą! Dzięki takiemu podejściu unikniesz stresów, że możesz z czymś nie zdążyć.
Wykorzystaj skróty klawiszowe i posegreguj zadania w folderze my tasks. (kliknij zadanie, jakie chcesz posegregować, a następnie wybierz):
na dzisiaj Today (TabY),
nadchodzące Upcoming (TabU),
na później Later (TabL),
Skróty klawiszowe
Dodatkowe wskazówki
Zachęcam Cię do codziennego przeglądania zadań, dodawania kolejnych i grupowania ich. W ten sposób zawsze będziesz wiedziała, co w danym dniu powinnaś wykonać i co jest najważniejsze. Dlatego dzięki przeniesieniu listy zadań do Asany możesz zaoszczędzić swój czas. Wszystko znajdziesz w jednym miejscu. Użyj podglądu kalendarza, aby sprawdzić rozłożenie Twoich zadań w czasie.
Przesyłaj swoje maile prosto do Asany używając x@mail.asana.com a automatycznie utworzysz zadanie z treści maila. Jeśli używasz Chrome, przede wszystkim zainstaluj rozszerzenie Toggl i przypnij do niego Asanę. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz mogła śledzić czas swojej pracy prosto z aplikacji.
Projekty dla małego biznesu, które możesz utworzyć w Asanie
Mój tydzień: tutaj możesz wrzucać zadania, które masz do zrobienia w ciągu tygodnia. Stworzyć sobie główną, tygodniową listę i na niej pracować na co dzień.
Plan roczny: w którym ustawisz swoje cele na najbliższy rok, następnie rozbijesz na cele kwartalne i miesięczne. Możesz zapisywać tam również swoje pomysły i inspiracje. To również dobry projekt do tego, by śledzić i podsumowywać swoje działania.
Organizacja biznesu: to wszystkie procesy i odpowiednie dla nich procedury. Wszystko to, co dzieje się w Twojej firmie spisane i poukładane w odpowiedni sposób. Cała instrukcja tego, jak działa Twoja firma.
Usługi: w tym projekcie znajdują się opisy wszystkich usług, które masz w swojej ofercie. Dokładnie opisane, w jaki sposób wykonujesz poszczególne z nich.
Obecni klienci: tutaj możesz umieścić informacje o wszystkich swoich obecnych klientach. Tak, byś miała wszystko w jednym miejscu.
Launch produktów: plan marketingowy do promocji swoich produktów. To będzie świetny pomysł na to, by rozpisać sobie krok po kroku kampanię sprzedażową produktów.
Kalendarz publikacji treści: miejsce, w którym zaplanujesz swoje treści na bloga, newsletter i media społecznościowe.
Ścieżki zapisu na newsletter: jeśli na swojej stronie prowadzisz newsletter, masz różne ścieżki zapisu, prezenty i sekwencje email, to w tym projekcie możesz ułożyć sobie wszystko w jedną spójną całość.
Zespół: tablica, którą możesz dzielić ze swoim zespołem wykonawców np. wirtualną asystentką.
Dodatkowe projekty, które możesz stworzyć w Asanie:
planowanie eventów,
porządek spotkań,
rekrutacja,
projekty przed Świętami (np. praca przed Wielkanocą, Bożym Narodzeniem, zakończenie roku),
koniec miesiąca,
wiedza, baza materiałów,
tablica inspiracji,
szkolenia i wiele innych.
Lista aplikacji integralnych z Asaną
Asana jest programem, który można zintegrować z innymi narzędziami. Dzięki temu możesz w jeszcze lepszy sposób zorganizować swoje działania i dzień pracy. Poniżej znajdziesz listę aplikacji, które możesz zintegrować z Asaną. Oczywiście opcji integracji jest o wiele więcej. Ja wybrałam takie z nich, które mogą być przydatne w małym biznesie 😉
Śledzenie czasu pracy:
Toggl: połącz Toggl z Asaną przez integrację w Google Chrome. Zainstaluj Rozszerzenie Toggl i udziel zezwolenia na dostęp w Asanie. Zacznij od darmowego założenia konta w Toggl.
Harvest: wbudowana w Asanę aplikacja do śledzenia czasu pracy. Przydatna dla freelancerów. Wystarczy włączyć Harvest w opcjach Asany, a następnie założyć darmowe konto na stronce i gotowe!
HourStack: zarządzaj czasem, który spędzasz w Asanie. Zaplanuj swój dzień w blokach czasowych i rozplanuj zużycie czasu na konkretne zadania do wykonania.
Komunikacja:
Slack: narządzie do komunikacji w zespole (w czasie rzeczywistym) dzięki integracji z Asaną już z poziomu komunikacji w Slack można m.in. tworzyć nowe zadania, komentować je, czy oznaczać jako wykonane. Wystarczy założyć bezpłatne konto i potwierdzić jego autentyczność. Potem możesz korzystać ze Slack z Asaną.
OnBoardify: aplikacja, dzięki której możesz zorganizować lepszą obsługę klienta. Możesz połączyć ją np. z Gmail lub Outlookiem, a następnie zezwolić Asanie na integrację. Kiedy klienci wysyłają maile, rozpoczynają czaty, tworzą bilety obsługi klienta, lub po prostu proszą o wsparcie OnBoardify za każdym razem automatycznie utworzy zadanie do wykonania w Asanie z wszystkimi niezbędnymi informacjami.
Formularze:
Google Forms: kiedy połączysz Google formularze z Asaną, wszystkie informacje, jakie uzbierasz z łatwością będzie można zmienić w kolejne zadania lub kroki do wykonania.
JotForm: za każdym razem, kiedy formularz zostanie zatwierdzony powstanie zadanie do wykonania w Asanie. Zarejestrować w JotForm można się za darmo. Aby zintegrować konto z Asaną, w ustawieniach JotForm należy poszukać integracje, a następnie Asana i skonfigurować konto.
Integracja z innymi narzędziami:
Zapier :jest to rodzaj narzędzia, które pozwala na integracje wielu innych aplikacji /narzędzi bez umiejętności pisania kodów. Zapier działa jak wirtualny klej, który skleja ze sobą różne inne narzędzia, wspomaga automatyzację i pomaga zaoszczędzić cenny czas dlatego utwórz bezpłatne konto, a następnie dodaj Asanę do używanych narzędzi. Wszystkie opcje integracji Asany z innymi aplikacjami pokażą się automatycznie.
Tworzenie raportów:
Google Sheets: dzięki Google Arkusze możesz tworzyć szczegółowe raporty z zadań lub projektów wykonanych w Asanie. Z kokpitu w Asanie możesz kliknąć otwórz projekt w Google formularze, a następnie zacząć analizować utworzony raport.
Inne:
Zendesk: aplikacja do wsparcia obsługi klienta. Połączyć ją z Asaną możesz za pomocą Zapier. Dzięki integracji za każdym razem, gdy w Zendesk stworzony ticket obsługi klienta Asana utworzy nowe zadanie do wykonania.
Evernote: automatycznie tworzy nowe zadanie z notatek lub tworzy projekty z zeszytów notatek. Evernote z Asaną można połączyć za pomocą Zapier.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że po lekturze tego wpisu zaczniesz z powodzeniem używać Asany w swoim małym biznesie. Gorąco Cię do tego zachęcam. Dzięki Asanie będziesz mogła uporządkować i usprawnić swoje działania, a do tego wszystko znajdziesz pod ręką (czy to z poziomu aplikacji w telefonie, czy ze strony www).
Powodzenia i koniecznie daj mi znać, czy używasz już Asany w swoim biznesie!
Dzisiejszy temat, to będą te wszystkie elementy, które mogą powodować przestoje w Twoim biznesie, jakieś wpadki, te wszystkie rzeczy, nad którymi nie panujesz i które Cię zawsze, zawsze frustrują.
Więc jeśli chciałabyś się dowiedzieć, co może być powodem tych zatorów w Twoim biznesie i jak sobie z tym poradzić, to gorąco zachęcam Cię do oglądania tego wideo, bo odpowiedzi znajdziesz dokładnie tutaj.
Jeśli jesteś gotowa, to zapraszam Cię i zaczynajmy.
Planowanie działań „na zakładkę”
Po pierwsze i tak naprawdę takim najważniejszym powodem zatorów w Twoim biznesie jesteś Ty. Przepraszam, że tak od razu z grubej rury, ale tak właśnie jest. To jesteś Ty i Twój kalendarz, a tak naprawdę Twoje nieumiejętne zarządzanie sobą w czasie. I przede wszystkim nieprzewidywanie tego, że coś w pewnym momencie może się na przykład gdzieś „wysypać”.
Jeśli masz jakieś przestoje, jeśli masz jakieś zatory w swoim biznesie, to sprawdź, czy nie bierzesz projektów na siebie, czy nie podejmujesz nowych współprac z klientami i nie dopinasz wszystkiego na ostatni guzik (że wszystko jest po prostu ze sobą na zakładkę). A jak okazuje się, że na przykład jakiś jeden projekt się opóźnia, to później kaskadowo wszystko inne również „leci” po sobie. I nie masz buforów czasowych, dzięki którym możesz coś na to zaradzić. Jeśli widzisz w swoim biznesie właśnie takie prawdopodobieństwo albo właśnie taką zależność — że zawsze masz klientów praktycznie wypełnionych swoim całym czasem, że cały czas te współprace, które podejmujesz, tak się spinają, że nie daj boże, rozchorujesz się albo weźmiesz jeden dzień wolnego i nagle wszystko się rozpada — to właśnie to jest ten znak, że warto byłoby się nad tym zastanowić.
Przede wszystkim zastanów się nad tym: co Ty właściwie robisz? Czy to jest dobra droga? Czy w dobrą drogę zmierzasz? I czy naprawdę to wszystko musi tak wyglądać? Bo pierwszym krokiem do tego, żeby sobie pomóc i żeby uzdrowić trochę tę sytuację, to planowanie przestojów czasowych (buforów czasowych), w których trakcie planujesz sobie, że to jest po prostu wolny czas. Jeśli coś się wydarzy w tym czasie, to powiedzmy kolejny projekt — nic mu się nie stanie, nie będzie zagrożony — bo będziesz miała jeszcze czas na odpowiednią reakcję. A jeśli nic się nie stanie — to dobrze. To wtedy będziesz mogła popracować już trochę do przodu, zyskać i wykorzystać dobrze ten czas. Dzięki temu będziesz mogła zrobić po prostu jakąś pracę do przodu. I będziesz pamiętała, że te bufory czasowe jednak trzeba między kolejnymi projektami, czy między kolejnymi sobie zostawiać po to, żeby właśnie w takich sytuacjach, kiedy niestety coś się wydarzy, mieć spokój w głowie, że: „dobra, może nie przewidziałam tego kompletnie, ale jednak mam tutaj jeszcze trochę czasu, mogę się tym zająć, mogę to naprawić i to nie będzie zbyt obciążające dla mnie”. Bardzo polecam Ci to zrobić.
Zastanów się, czy to właśnie nie jest problem w tym, że za dużo bierzesz sobie na głowę, zbyt wielu (na przykład) klientów, zbyt wiele współprac i jak coś się wydarzy, to wtedy leci po prostu kaskadowo i nie jesteś w stanie tego zatrzymać. To właśnie może być takim pierwszym powodem głównym zatorów w Twoim biznesie.
Brak zasad we współpracy z klientami
Kolejnym powodem zatorów może być brak określonych zasad co do współpracy ze swoimi klientami. Jeśli Twoi klienci przechodzą z Tobą przez jakieś proces albo wykonujesz im usługę, która trwa jakiś czas i tak naprawdę nie masz określonych zasad co do współpracy, co do komunikacji, co do swoich biznesowych zasad, że wtedy i wtedy pracujesz, w takich i w takich godzinach, i tak dalej, i tak dalej — to klienci po pierwsze nie będą wiedzieli, jak Ty w ogóle pracujesz i będzie im się wydawało, że możesz być dla nich dostępna przez cały czas, przez cały dzień (być może wtedy to może powodować u Ciebie frustrację i właśnie takie zatory), a po drugie będziesz musiała zbyt dużo czasu poświęcać na komunikację z klientem, a tak naprawdę już nie zostanie Ci czasu na faktyczną pracę, na wykonywanie tych usług, do których się zobowiązałaś, czy na przeprowadzenie procesu z tym klientem.
Tutaj warto spisać sobie takie zasady, określić już na początku zasady współpracy z danym klientem, komunikacji, dostępności godzin. I dzięki temu zostawiasz sobie właśnie w głowie taki włącznik bezpieczeństwa, trzymasz rękę na pulsie, a klienci też wiedzą, co mają robić. I Twoja praca jest też wtedy spokojniejsza. A jak masz spokojniejszą pracę, to nawet jeśli coś się wydarzy, to jesteś w stanie też szybciej na to reagować.
Brak procedur
Jeśli w swoim biznesie, usługowym, online, pracujesz z klientami jeden na jeden i masz zero procedur co do procesów współpracy, co do procesów komunikacji z klientem, co do procesów różnych innych, marketingowych, sprzedażowych, i tak dalej, i tak dalej, to rzeczywiście to może być naprawdę duży powód, przez który stoisz w miejscu albo masz jakieś przestoje, albo zatory, że coś gdzieś nie idzie w którymś momencie. To właśnie dlatego, że po pierwsze bardzo często musisz robić wszystko od początku i cały czas sama, no bo masz to wszystko w głowie, ale nie masz tego nigdzie spisanego, więc nawet nikt nie może Ci pomóc. Poza tym, jeśli nie masz spisanych rzeczy, które robisz, to bardzo łatwo o pomyłkę — możesz o czymś zapomnieć, możesz czegoś nie zrobić.
Szczególnie jeśli pracujesz z wieloma klientami naraz i każdy z tych klientów jest w innym etapie, a Ty nie masz spisanego tego, co robisz w swoim biznesie (w jaki sposób, w jakich ofertach, jak wyglądają poszczególne etapy Twoich procesów), czy nawet takich codziennych zadań, które robisz, to bardzo łatwo jest o pomyłkę i przez to też właśnie, że możesz się pomylić, to automatycznie będziesz musiała wykonać to zadanie jeszcze raz. I to też będzie mogło powodować przestoje w Twoim biznesie.
Jeszcze ważna rzecz — jeśli nie masz żadnych procedur, nie wiadomo, co Ty tak naprawdę robisz i tylko Ty o tym wiesz, to będzie Ci również bardzo ciężko poszukać osób do współpracy — żeby znaleźć sobie asystentkę, czy osobę, która zrobi Ci to czy tamto w Twoim biznesie (czy pomoże z grafikami, czy pomoże z mediami społecznościowymi, żebyś Ty mogła dalej się rozwijać). Jeśli nie masz swoich zasad, to inni ludzie też nie będą wiedzieli, co mają robić. Bo to Ty jesteś właścicielką w swoim biznesie, trzymasz rękę na pulsie, a nikt nie siedzi w Twojej głowie, więc inni ludzie nie będą wiedzieli, w jaki sposób mają Ci pomóc.
Niesystematyczne działanie
Czwarty punkt to jest niesystematyczne działanie. I to może być duży problem w biznesie. Szczególnie jeśli na przykład niesystematyczne działanie jest na froncie marketingowym albo sprzedażowym. Kiedy, na przykład, rozpoczniesz tyle współprac z klientami, że potem przez jakiś czas w ogóle nie masz na nic innego czasu. Zbliżasz się ku wypaleniu, bo cały czas powtarzasz te same rzeczy. Jeśli dodatkowo nie masz procedur, to już w ogóle, bo cały czas robisz to samo od początku. Nawet jeśli to są „tylko” procesy z klientami, gdzie spotykasz się, rozmawiasz z nimi, to i tak wtedy wszystko, nawet jeśli to nie jest usystematyzowane, trwa znacznie dłużej. Jeśli masz zbyt dużo klientów, to zapominasz o marketingu i o sprzedaży. Tam robi się zator, który widać dopiero po kilku miesiącach. To jest tak, że jak przez jakiś czas nie będziesz prowadziła swojego newslettera albo swoich mediów społecznościowych, to dzisiaj jeszcze nie będzie tego widać, ale już na przykład miesiąc, czy dwa, czy trzy, to już będzie to widoczne w postaci (na przykład) mniejszej ilości klientów. To znowu może być Twoją frustracją, bo że żeby zdobyć więcej klientów, musisz robić więcej rzeczy marketingowo, a przecież nie masz czasu albo na przykład właśnie nie masz możliwości, bo musisz mieć nowych klientów, bo musisz zarabiać. To jest koło, które samo się toczy.
Tutaj również warto pamiętać o tym, żeby wszystkie Twoje działania były systematyczne. Niesystematyczne działania mogą być takimi rzeczami, które Cię powstrzymują i blokują już na etapie obsługi klienta. Jeśli na przykład masz danemu klientowi, nie wiem, coś zrobić, coś wysłać, przesłać nagranie, napisać coś dla tego klienta i jeśli nie robisz tych rzeczy systematycznie, to one będą narastały. Szczególnie, tak jak mówię, jeśli pracujesz z tyloma klientami naraz, jeśli na przykład prowadzisz więcej procesów naraz i to wszystko po prostu Ci się tam gdzieś zbiera z tyłu głowy, to właśnie to mogą być rzeczy, które powodują przestoje w Twoim biznesie.
No i wtedy co warto zrobić? Warto się cofnąć i warto przyjrzeć się temu, co Ty właściwie robisz, jak to robisz i zacząć sobie tak naprawdę pomału, pomału spisywać te wszystkie rzeczy. Oczywiście możesz zlecić to komuś, żeby ktoś inny to dla Ciebie zrobił. Możesz na przykład przyjść do mnie. Jeśli potrzebujesz usprawnień w swojej obsłudze klienta, to bardzo serdecznie Cię zapraszam. Ale nie musisz od razu do mnie przychodzić na indywidualne procesy. Możesz krok po kroku pewne rzeczy u siebie robić. Zacznij od procesów, które wykonujesz, a później przejdź do lepszego wykorzystywania swojego czasu, do zrobienia buforów czasowych, po to żeby starczyło Ci czasu tak naprawdę na wszystkie zadania, które sobie zaplanujesz.
Podsumowanie
Ok, to wszystko dzisiaj. Jeśli ten odcinek Ci się podobał, jeśli czujesz, że to fajny temat i chciałabyś w przyszłości usłyszeć ich więcej, to zapraszam Cię serdecznie — dołącz do mojego newslettera. Mam dla Ciebie prezent — trzy wzory maili, które możesz wysłać do swojego potencjalnego klienta, jak ktoś wyśle Ci zapytanie o współpracę. Po to żeby oszczędzić swój czas, żeby mieć już szablon, tę procedurę, którą robisz za każdym razem i przejść potem do kolejnych swoich działań.
Do zobaczenia w kolejnym odcinku. Aha! I daj mi znać, czy widzisz jakieś zatory w Twoim biznesie, bo to jest bardzo ciekawe. Daj mi znać, czy zauważasz coś takiego również u siebie?
👉 W tym wideo chciałabym opowiedzieć Ci o 4 elementach obsługi klienta, przez które prawdopodobnie tracisz swój cenny czas. Szczególnie jeśli prowadzisz swój biznes usługowy online i oferujesz usługi 1:1 dla swoich klientów i programy grupowe.
Daj mi znać, czy widzisz u siebie błędy, o których mówię 💙
Jestem po lekturze książki „Atomowe nawyki” Jamesa Clear i to jest jedna z najlepszych książek, jakie przeczytałam w życiu. Naprawdę wiele zmieniła mi w głowie i poukładała w temacie nawyków. Ta książka jest naprawdę świetna. Nie wiem, jak jest u Ciebie z czytaniem rozwojowych książek (i tych związanych z nawykami), ale ja w swoim życiu przeczytałam ich sporo. I chociaż większość z nich wniosła pewne pozytywne zmiany w moich działaniach – ta książka przebija je wszystkie.
Dlaczego?
Do tej pory miałam taki oto obraz budowania nawyków i w ogóle działania: jeśli chcę coś zmienić – wybieram cel, do którego dążę i podejmuję decyzję, że robię to w taki i taki sposób i wybieram nawyki, które mnie do tego celu doprowadzą. Wiem, że nowy nawyk potrzebuje około 21 dni, aby się uformować, więc zaciskam zęby i staram się ten nowy nawyk “ogarnąć”. Często jest to mało przyjemne i muszę trochę ze sobą walczyć, żeby ten nowy nawyk praktykować. Finalnie nawyk jest dla mnie sznurkiem, po którym idę, aby dojść do wybranego celu (i tak właśnie działałam do tej pory).
W “Atomowych nawykach”autor od razu rozbija takie myślenie, zmieniając całkowicie cel podejmowania jakiegokolwiek działania i przenosi go na poziom zmiany tożsamości. Co dla mnie było rozwaleniem całego systemu, jaki do tej pory miałam (w bardzo pozytywny sposób, rzecz jasna). Zobaczmy, jak to działa na kilku przykładach:
chcę przestać jeść słodycze ➡ staję się osobą, która zdrowo się odżywia,
chcę rozwinąć swój biznes ➡ staję się osobą, która jest przedsiębiorcza i odważnie działa,
chcę zacząć oszczędzać ➡ staję się osobą, która jest niezależna finansowo,
chcę zacząć biegać ➡ staję się osobą aktywną fizycznie.
Te przykłady to takie trochę uproszczenie, ale mam nadzieję, że wiesz o co mi chodzi. Dzięki temu mogę zmienić swoją perspektywę i kształtowanie nowych nawyków staje się trochę łatwiejsze, ponieważ powiązuje je z tym, kim chcę się stać.
Przykładowo:
chcę rozwinąć swój biznes ➡ staję się osobą, która jest przedsiębiorcza i odważnie działa.
Widzę takie osoby, obserwuję je, sprawdzam co one robią, jak żyją i jak działają, by zobaczyć, co umożliwiło im osiągnięcie sukcesu (to są moje drogowskazy do tego, by ustalić plan działania – co ja muszę zacząć robić, by stać się osobą, którą chcę być).
Na długo przed tym, zanim osiągnę takie efekty staram się „wejść w te buty” i w swojej głowie poczuć się osobą, którą finalnie chcę być (to ćwiczenie robiłam również z moim coachem i dało mi niezwykle duużo, polecam). Potem rozbijam to na czynniki pierwsze.
Tak np. przedsiębiorcze osoby:
mówią głośno i z odwagą czym się zajmują,
zawsze znajdują czas dla siebie i traktują to priorytetowo,
mają ustalony kalendarz i według niego działają,
delegują swoje zadania,
dzielą się wiedzą ze światem.
Wiedząc to, mogę ustalić swoje nowe nawyki:
codziennie rano medytuję,
1x tydzień poświęcam godzinę na naukę zarządzania finansami,
ustalam plan publikacji i dzielę się swoją wiedzą,
zatrudniam asystentkę i deleguję zadania itd.
Mam nadzieję, że wiesz już o co chodzi 😉
I to jest oczywiście dopiero wstęp, bo w dalszych częściach ta książka pokazuje kolejne prawa do tego, by ułatwić sobie pracę z nawykami, czyli:
uczyń to oczywistym,
uczyń to atrakcyjnym,
uczyń to łatwym,
uczyń to satysfakcjonującym.
A na końcu pokazuje bardziej zaawansowane praktyki, jak te nowe nawyki wcielić w życie. I przy tym nie tylko mówi – to jest tak, bo tak po prostu jest, ale wyjaśnia pewne mechanizmy, przez które działamy jako ludzie i społeczeństwo od tysięcy lat. Dlatego naprawdę polecam tę książkę!
A Ty jaką ostatnio czytałaś zmieniającą perspektywę książkę? Podziel się ze mną w komentarzu, chętnie się z nią zapoznam i dopiszę do swojej listy 🙂
P.S. Czy słyszałaś już o OTWARTYCH CZWARTKACH? To mój czas na spotkanie z Tobą. Jeśli chcesz porozmawiać o swoim biznesie – zapisz się na wstępną konsultację. Zobaczymy, jak będę mogła Ci pomóc.
Dziś poruszymy temat 5 pytań, które warto sobie zadać, zanim zaczniesz cokolwiek robić i zanim w ogóle pomyślisz o zmianach w swoim biznesie. Być może będziesz chciała działać od razu (bo jesteś w gorącej wodzie kąpana) albo musisz sobie najpierw wszystko przemyśleć lub skonsultować ze swoim zespołem. I to jest ok. Zanim zaczniesz spójrz na poniższe pytania i szczerze na nie odpowiedz.
Czy moi klienci rozumieją, co wydarzy się podczas waszej współpracy?
Sprawdź, czy Twoi obecni klienci wiedzą, czego mogą się spodziewać podczas współpracy z Tobą? Bardzo ważnym krokiem w przemyślanej obsłudze klienta jest ustawienie oczekiwań klienta co do waszej współpracy już na początku wspólnego działania, a potem ewentualne ich przewyższenie. Gdy klient rozumie jakie kroki we współpracy po sobie następują – będzie mu łatwiej dostosować się do waszego rytmu współpracy.
Czy ja wiem, jakie kroki muszą być wykonane w ramach współpracy?
Zapytaj siebie, czy dokładnie i konkretnie wiesz, co masz zrobić, żeby wykonać daną usługę? Krok 1, 2, 3, 5, 10? Wiesz, co musi się wydarzyć na każdym etapie, by wykonać założenia? Do czego zobowiązany będzie klient a do czego Ty? Jasne, są współprace, w których trudno będzie Ci określić konkretne rzeczy, na przykład podczas procesów coachingowych z danym klientem, ale zawsze możesz ustalić jakieś punkty milowe, po których będziesz wiedziała, czy współpraca z danym klientem zmierza w dobrym kierunku.
Co w tym momencie działa we współpracach z klientami?
Masz punkty, które świetnie sprawdzają się już teraz? Super, zapisz je sobie, by o nich nie zapomnieć. Będą one Twoją podstawą do wprowadzania kolejnych usprawnień i będziesz mogła je dobudowywać, tak jak klocki, do tych miejsc, gdzie wszystko już działa.
Co nie działa we współpracach z klientami?
Czy masz w swojej działalności jakieś wąskie gardła? Miejsca w których współpraca idzie „jak po grudzie” To najpewniej będą miejsca wymagające Twojej natychmiastowej uwagi. Warto skupić się nad nimi na samym początku. Gdy zabierzesz się na początku za najbardziej newralgiczne punkty działania – zobaczysz też najfajniejsze rezultaty i będziesz chciała usprawniać dalej. Nie ma nic gorszego niż działania, w których nie widać rezultatów.
W jaki sposób znajdę czas na wprowadzanie zmian?
Ten punkt odnosi się przede wszystkim do Ciebie i Twoich przekonań. Czy chęć wprowadzenia usprawnieni i poprawienia swoich działań jest na tyle silna, żebyś znalazła na to czas, czy raczej wolałabyś, żeby „coś” się zadziało przy Twoim minimalnym uczestnictwie?
Podsumowanie
Podczas odpowiedzi na te pytania powinnaś już zobaczyć szerszy konspekt tego, jak dużo rzeczy musisz poprawić, a po drugie, jak wygląda to do tej pory. Być może musisz sprawdzić, jakie kroki wykonujesz z klientem lub je sobie zapisać, bo do tej pory miałaś wszystko w głowie – bardzo polecam to rozwiązanie! Nic nie będzie Ci umykało i będziesz mogła dopasować swój proces i usprawnienia.
Chcesz uporządkować swoje biznesowe działania? Pobierz bezpłatny PDF “Opanuj swoje biznesowe działania”
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
