7 pomysłów na lepszą organizację działań w małym biznesie

Jako właścicielka małego biznesu masz wiele spraw i zadań do zapamiętania i wykonania każdego dnia. Nie ważne jak długo i jak bardzo intensywnie pracujesz zawsze znajdzie się jeszcze „coś” do zrobienia. Pewnie często skupiasz się na wielu rzeczach naraz, przez co w Twoim biznesie powstają luki i niektóre obszary pozostawiasz, by żyły własnym życiem.

Założę się, że już nie raz wkurzałaś się na siebie, że pewne rzeczy leżą odłogiem a Twoja lista wstydu się tylko powiększa. Często odkładamy pewne działania tylko dlatego, że nie wiemy, jak się za nie zabrać i co zrobić po kolei. To prowadzi do frustracji, która tylko narasta i nie pozwala zwyczajnie zabrać się do pracy i zrobić tego, co ma być zrobione.

W dzisiejszym wpisie przygotowałam dla Ciebie listę rzeczy, jakie możesz zrobić, aby lepiej zorganizować swoją pracę, dzięki czemu będziesz miała więcej siły i energii na zajęcie się swoim stosikiem wstydu i popchnięcie ważnych dla Ciebie działań do przodu.

1. Zarządzanie projektami – arkusz lub Asana

Wiem, że codziennie myślisz co najmniej o kilku rzeczach na raz. O Twoich obowiązkach w pracy, w domu i o wszystkim, co musisz zrobić swoich klientów. Jak to wszystko pogodzić, jak spiąć wszystkie zadania w jedną całość?


Jeśli jesteś minimalistką, lubisz mieć wszystko pod kontrolą i w jednym miejscu – wystarczy Ci prosty szablon, który będziesz w stanie zrobić sama w Excelu. Dzięki takiemu arkuszowi wszystkie swoje działania będziesz mogła monitorować w jednym miejscu i nie będziesz musiała biegać po różnych narzędziach, by przygotować sobie listę to-do. (Taki sposób ustalania zadań często tworzymy z klientkami, które nie lubią innych bardziej skomplikowanych narzędzi, takich jak np. Asana czy Trello.)


Dlaczego warto stworzyć taki plik?

  • Wszystkie Twoje działania masz w jednym miejscu.
  • Nadajesz lekkości swojej pracy (wszystko ma przemyślaną strukturę i jest uporządkowane).
  • Możesz szybko korygować swoje plany.
  • Nie ma szans, żeby się zgubić 😉


Jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanych narzędzi i chcesz ułożyć swój biznesowy plan działania w Asanie – sprawdź szablony projektów do Asany, które możesz kupić w sklepie: szablony do Asany.

2. Lista oczekujących na Twoje usługi

Mam taką zasadę w biznesie i staram się nią kierować na co dzień: zawsze bądź myślami o kilka kroków do przodu przed swoimi działaniami. Nie skupiaj się wyłącznie na tym, co masz dziś. Nie zaprzestawaj na klientach, z którymi dziś współpracujesz. Zawsze aktywnie szukaj nowych możliwości do współpracy. Sporo osób mówi mi, że nie muszą nic robić, bo klienci przychodzą do nich z polecenia.

Co jednak się stanie, gdy nagle nastąpi kryzys i ludzie przestaną korzystać z danych usług, lub kupować określone produkty? Czy biznes upadnie?

Dla mnie ważne jest to, by zawsze mieć listę osób, które potencjalnie są zainteresowane moimi usługami i współpracą. Wtedy czuję się bezpieczniej. Wiem, że gdy kończę jeden większy projekt – mogę zacząć uruchamiać kontakty, które już mam i dzięki temu mieć stały dopływ klientów.

Ty również możesz stworzyć sobie taką listę potencjalnych klientów do współpracy, obserwować ich, robić notatki na temat tego, jak możesz im pomóc, a potem w czasie, w którym potrzebujesz napływu nowych klientów nie błądzić po omacku, tylko wykorzystać swoją sekretną broń i przejść do działania 🙂 Pamiętaj również, by listę aktualizować od czasu do czasu, by zawsze pozostać na bieżąco.

3. Procedury do najważniejszych działań

Procedura jest już zupełnie zadaniowo opisanym dokumentem, w którym widnieją dokładne wskazówki jak wykonać dane działanie. Na przykładzie pokażę Ci, jak to działa u mnie.


Procedura: research potencjalnego klienta:

  1. Stwórz plik prospect-sample i zmień tytuł na nazwa firmy.
  2. Zapisz na dysku w folderze praca-klientki/konsultacja/2021.
  3. Spisz pytania i odpowiedzi z formularza kontaktowego.
  4. Zapoznaj się z największymi wyzwaniami.
  5. Napisz odpowiedź na problemy potencjalnego klienta.
  6. Wypisz w punktach od czego możecie zacząć.
  7. Sprawdź media społecznościowe, zapisz linki i zrób mini audyt wg wzoru.
  8. Sprawdź stronę www i zrób mini audyt wg wzoru.
  9. Zapisz się na newsletter (jeśli posiada).
  10. Zapisz dodatkowe działania, w których możesz pomóc.
  11. Zapisz i zamknij plik.

Gotowe!

W taki sposób możesz zacząć pracować nad swoimi procedurami. Krok po kroku tworzyć takie właśnie instrukcje wykonania poszczególnych zadań. Tak, jest to dosyć czasochłonne, ale pamiętaj: wykonasz je raz i już zawsze będziesz je miała w swoim biznesie! Wtedy każde działanie będzie uporządkowane i nie będziesz musiała tracić czasu na chaotyczne działanie.

Możesz również kupić gotowe rozwiązania jak pakiet 20 procedur dla małego biznesu, który znajdziesz w sklepie: pakiet procedur dla małego biznesu.

4. Skrypty rozmów np. wstępna konsultacja

Skrypty rozmów podobnie jak procedury mogą być dla Ciebie wybawieniem, jeśli w kontaktach z klientami chcesz maksymalnie wykorzystać przeznaczony na rozmowę czas i nadać każdej konsultacji pewną przewidywalną strukturę.

Możesz na zwykłej kartce papieru zapisać, w jaki sposób powinna Twoim
zdaniem przebiegać idealna rozmowa z potencjalnym klientem. Możesz
napisać konkretne pytania, które zadasz podczas rozmowy. Dodatkowo zanotuj wszystkie ważne informacje, które powinnaś na takiej konsultacji poruszyć. Następnie skrypt zapisz w chmurze lub na swoim dysku i na kolejnej konsultacji, bądź wstępnej sesji – użyj. Zobaczysz, jak bardzo to narzędzie będzie pomocne w Twoim biznesie.

Przykładowy plan konsultacji, podczas której możesz pomóc rozwiązać
jeden dany problem:

  • Przedstaw się.
  • Poproś o nakreślenie wybranego problemu.
  • Omów temat, zaproponuj rozwiązanie.
  • Jeśli napisałaś na swoim blogu więcej odpowiedzi – odeślij do bloga.
  • Zakończ konsultację, wyjaśnij dodatkowe rozwiązania, zaproponuj płatny produkt.
  • Wyślij e-maila podsumowującego spotkanie, podsumuj raz jeszcze omówiony temat, wskaż dodatkowe materiały, zaproponuj płatne produkty.
  • Po tygodniu wyślij wiadomość przypominająco – sprawdzającą i zapytaj czy problem został rozwiązany, a Twoje rozwiązania wprowadzone w życie.

5. Strona FAQ dla klientów – dodatkowe nagrania lub materiały

Kiedy prowadzisz swoją działalność usługową i często dostajesz powtarzające się pytania od klientów, czy potencjalnych klientów dobrze jest stworzyć na swojej stronie www podstronę najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi.

Jak to zrobić?

Spisz najczęściej zadawane pytania swoich klientów, lub osób zainteresowanych Twoimi usługami czy produktami (taka podstrona również świetnie się sprawdzi, kiedy masz swój sklep internetowy). Następnie napisz do tych pytań odpowiedzi wyczerpujące dany temat. Umieść treści na podstronie i np. dodaj tą podstronę do menu, lub jeśli treści te mają być dla obecnych klientów nadaj hasło i udostępnij ją ją tylko zainteresowanym osobom.
Następnym razem, gdy klient będzie miał dodatkowe pytania będziesz mogła skierować go na specjalnie stworzoną podstronę, na której znajdzie potrzebne dla siebie informacje. Pro tip* Możesz również w ramach umieszczania treści dodać wideo, w którym wytłumaczysz jak korzystać z podstrony, jak wyszukiwać wiadomości, czy dodatkowo odpowiesz na część pytań.

6. Dzień CEO – dzień pracy nad własnym biznesem

Ustaw sobie raz w miesiącu, lub wg potrzeb 1 raz w tygodniu lub 2 razy w miesiącu dzień, w którym zajmujesz się zadaniami związanymi tylko i wyłącznie z Twoim biznesem. W takim dniu przeznacz 2-3 godziny na sesję strategiczną – zastanów się, co robisz, dokąd zmierzasz, co chcesz osiągnąć w ciągu najbliższych tygodni. Ustal, na jakich działaniach się skupisz, by osiągnąć założony cel. Rozpisz sobie konkretne działania i nadaj im daty wykonania.

W kolejnym blogu czasowym przeznacz 2-3 godziny na spisanie, częściowo zrobienie (np. odpisanie na zaległe maile i wiadomości), a następnie zaplanowanie wykonania wszystkich tych drobnych prac, które chcesz zrobić, ale nigdy nie masz na nie czasu. Możesz w trakcie tej sesji spisać zadania, które następnie oddelegujesz wirtualnej asystentce. Sprawdź również swoje statystyki na blogu, media społecznościowe i przeanalizuj je pod kątem działań, które przyniosły najlepsze w danym czasie rezultaty.
Wynotuj te działania, które w znaczący sposób wpłynęły na rozwój Twojej firmy. Zrezygnuj z tego, co nie przyniosło oczekiwanych rezultatów.

Pod koniec każdego miesiąca w dniu CEO zrób podsumowanie swoich działań (łącznie z podsumowaniem finansowym).

7. Porządek w plikach na komputerze

Wyrób sobie nawyk utrzymywania porządku na dysku w komputerze, lub w chmurze. To nie musi być system oznaczania wszystkiego “od linijki”. To ma być Twój sposób utrzymania porządku w plikach, abyś mogła w kilka chwil znaleźć potrzebne Ci pliki czy materiały.


Możesz przyjąć sobie śmieszne oznaczenia poszczególnych plików, o ile będzie to dla Ciebie w pełni zrozumiałe. Po to byś nie musiała spędzać zbyt dużo czasu na zastanawianie się co, gdzie jest i dlaczego tam, a nie w miejscu, w którym być powinno. U mnie ten system ogólnie wygląda tak:

  • obecni klienci,
  • tygodniowe – nr. tygodnia,
  • firma (środek biznesu, usługi, design, marketing),
  • moje kursy,
  • przydatne materiały,
  • inspiracje, screeny.

Dzięki takiemu systemowi mam jasność, co i gdzie się znajduje.

Podsumowanie

Podobał Ci się ten materiał? To świetnie! Mam nadzieję, że zastosujesz moje
wskazówki w swoim biznesie i odczujesz różnicę, w postaci zaoszczędzonego czasu, spokoju w głowie i porządku w biznesie. Pamiętaj: to jak Twój biznes będzie wyglądał za miesiąc, pół roku, czy rok zależy wyłącznie od Ciebie. To decyzje, które dziś podejmujesz mają największe znaczenie. Nie musisz od razu zmieniać wszystkiego, ale możesz podjąć decyzję: chcę usprawnić swoje działania, by lepiej wykonywać swoją pracę. Trzymam za Ciebie kciuki, bo w biznesie (tak jak w życiu) zawsze znajdzie się coś do ulepszenia 😉

Z wykształcenia jestem inż. metalurgii. Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w optymalizacji pracy zdalnej. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona wirtualnym asystentkom.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Pin It on Pinterest