Dziś przygotowałam dla Ciebie case study – wpis, w którym chcę opowiedzieć Ci więcej o tym, jak to właściwie jest z tą moją pracą jako wirtualna asystentka. Kiedy rozpoczynałam pracę jako wirtualna asystentka, nie do końca wiedziałam, w jaki sposób może to wpłynąć na całe moje życie. Nie muszę tracić cennych godzin na dojazd do pracy i nie muszę zrywać się skoro świt. Mam jednak całą masę innych obowiązków, których nie miałabym na etacie. Mam również świetne Klientki – takie, których nigdy nie poznałabym, gdybym wybrała inną ścieżkę kariery.
Tak jak w życiu – praca zdalna ma swoje plusy (i jest ich naprawdę sporo), ale ma też trochę minusów, o których nikt nie chce powiedzieć. Napisałam na ten temat post na blogu, więc jeśli chcesz, poczytaj:
Dziś skupmy się na podsumowaniu, tych dwóch lat mojej pracy. Na czym zarabia wirtualna asystentka? Czy zarobki są satysfakcjonujące? Czy można w ten sposób pracować i żyć? Zapraszam cię do lektury – przekonasz się sama.
Dwa lata wcześniej
Zero pojęcia o marketingu i prowadzeniu własnej firmy – tyle miałam gdy w połowie 2017 roku postanowiłam, że chcę spróbować swoich sił jako WA. Podbudowana historiami sukcesów angielskich wirtualnych asystentek stwierdziłam, że nie mam co dłużej myśleć o zmianie, tylko pora na to, bym zaczęła działać. Przez kilka miesięcy podglądałam działania już aktywnych WA na rynku angielskim (bo tam wtedy mieszkałam), robiłam plany, układałam swoje działania i dzięki temu cały czas coś robiłam i się uczyłam. Oczywiście nie miałam całego dnia na pracę – zajmowałam się wtedy swoją kilkumiesięczną córeczką, byłam jednak na tyle zmotywowana, by ciągle iść do przodu i pozyskiwać nowe klientki.
O moim pierwszym pół roku pracy jako wa napisałam na blogu, więc możesz sobie sprawdzić jak to wyglądało:
Prężnie rozwijający się biznes wirtualnej asystentki, początkowy etap budowania zdalnego zespołu, praca dopasowana do mojego stylu życia – tak to dziś wygląda. Po dwóch latach stwierdzam, że całkowita zmiana pracy wyszła mi zdecydowanie na dobre. A praca jako wa sama w sobie przestaje być już kontrowersją i coraz więcej osób się o niej dowiaduje.
Jako że sama lubię czytać o kulisach pracy innych osób działających w sieci, dziś postanowiłam uchylić rąbka tajemnicy i opowiedzieć Ci nieco więcej o kulisach pracy jako wirtualna asystentka. Gotowa?
To najczęściej przewijające się pytanie, które zadają mi osoby zastanawiające się nad pracą jako wa. W moim przypadku większość klientek są to osoby z mojego newslettera, strony www i mediów społecznościowych. W mniejszym stopniu są to osoby z polecenia. Dosyć często zdarza się, że osoba zapisuje się do mojego newslettera, a potem po jakimś czasie zostaje moim klientem. Jeśli jesteś ciekawa, jak wygląda mój newsletter – możesz zapisać się tutaj: pobierz e-book “zabezpiecz biznesowe tyły”.
Często zdarza się również, że potencjalna klientka zobaczy u mnie fajne rozwiązanie techniczne, chce coś podobnego wprowadzić u siebie i od tego zaczynamy naszą współpracę. Właśnie dlatego staram się na bieżąco z różnego rodzaju nowinkami technicznymi, dzięki którym można usprawnić i ulepszyć swoje codzienne działania.
W moim przypadku do przyciągnięcia klientek świetnie sprawdzają się bezpłatne materiały, które można pobrać w zamian za zapis na listę e-mail. Dzięki temu, że pokazuję w nich, w jaki sposób pracuję, klientki chętniej decydują się na współpracę. Czyli jednak kontent. Moje stałe klientki czytają mojego bloga, pobierają materiały. To bardzo miłe i daje mi poczucie, że to, co robię poza pracą tylko dla klientek, ma większy sens.
Luźne spostrzeżenie: myślę, że w pracy jako wirtualna asystentka to, jak prezentujemy się w sieci (i poza nią) ma ogromne znaczenie. Ja z większością klientek nigdy się nie spotkałam w realu, a mimo to pracuje nam się bardzo dobrze 🙂
Czy ja na tym zarabiam?
Czy praca jako wa to tylko dodatkowy zarobek, czy zajęcie na cały etat?
U mnie założeniem od początku było, by praca jako wa rozwinęła się do takiego stopnia, bym, mogła się z niej spokojnie utrzymać. Przez pierwsze miesiące chciałam zarabiać tyle, ile zarobiłabym po odjęciu opłat za żłobek mojego dziecka. Abym mogła z nią być w domu i zarobić tyle, ile mogłabym zarobić, pracując na etacie. To założenie udało się wykonać w pełni. Potem w kolejnych miesiącach zwiększałam systematycznie liczbę pracujących godzin na tyle, by móc się w pełni utrzymać.
Dziś zarabiam na satysfakcjonującym mnie poziomie, wypłacając sobie comiesięczną stałą “wypłatę” na konto, resztę pozostawiając na koncie firmowym i część na oszczędnościowym, by móc rozwijać biznes, a także, by być zabezpieczoną na nieprzewidziane zdarzenia losowe, które mogą wydarzyć się w przyszłości.
Trzeba pamiętać, że zaczynając pracę jako wa (czy jakąkolwiek inną pracę zdalną) może zdarzyć się tak, że pierwsi klienci czy projekty pojawią się po czasie. Może nie być to tydzień, czy miesiąc. Czasem zdarza się tak, że proces pozyskania pierwszego klienta trwa zdecydowanie dłużej. Najlepiej więc przygotować się do tego jak najlepiej (również z zapasem finansowym na pierwsze miesiące). Ja tak zrobiłam, dzięki czemu miałam większy spokój w początkowych miesiącach.
Na czym zarabiam konkretnie?
Jeśli przejdziesz do mojej oferty, zobaczysz, jakie zadania wykonuję na co dzień. Głównie są to zadania związane z technicznymi i “zapleczowymi” aspektami prowadzenia jednoosobowej działalności, w tym działań online.
Aktualnie w swojej ofercie mam zadania takie, jak:
tworzenie i obsługa newslettera,
obsługa bloga i sklepu online,
przygotowanie materiałów edukacyjnych,
wsparcie mediów społecznościowych,
obsługa zadań z zaplecza małej firmy.
Czy to dużo, czy mało? Nie mnie oceniać. W każdym dziale z można znaleźć sporo zadań, które na co dzień są do zrobienia u moich klientek. Czasem słyszę, że wirtualne asystentki są do wszystkiego, czyli do niczego, ale ja się z tym nie zgodzę. Ja tak nie pracuję. Nie jestem od wszystkiego. W mojej pracy kieruję się zasadą, że wspieram i pomagam w tym, co już jest i działa. Jasne mogę wesprzeć wiedzą, czy doświadczeniem, ale nie zbuduję za kogoś biznesu od podstaw tylko dlatego, że działam online na co dzień.
Strategię zostawiam strategom, identyfikację wizualną grafikom, a marketing i reklamę specjalistom w tych dziedzinach. A muszę przyznać, że na rozmowach wstępnych słyszałam już wiele rzeczy i doskonale zdaję sobie sprawę z tego, że niektórzy ludzie szukają specjalistów w cenie wirtualnej asystentki, licząc na to, że za niską cenę zbudują dochodowy biznes. Asystentka to asystentka i tego się trzymajmy 😉
Do tej listy dodałabym jeszcze kilka następujących punktów:
pracuj w zgodzie ze swoimi wartościami, wtedy praca przyniesie Ci więcej satysfakcji i będzie dla Ciebie więcej znaczyć,
doceniaj swoje umiejętności i nie uginaj się pod presją, że ktoś zrobi to taniej,
zamiast dużo mówić – działaj, to najlepiej pokazuje Twój progres,
idź własną ścieżką, nawet jeśli jest ona zupełnie inna niż to, co do tej pory znasz,
przyjmij do wiadomości, że nie jesteś dla wszystkich i nie każdy jest dla Ciebie,
świętuj swoje sukcesy i wyciągaj wnioski z porażek, by lepiej działać w przyszłości.
I najważniejsza lekcja mój biznes to moje decyzje, nawet jeśli są niezrozumiałe dla innych kieruję się swoim dobrem 😉
Branża wirtualnych asystentek, a moja praca
Przez te dwa lata poznałam mnóstwo wspaniałych wirtualnych asystentek, a także dziewczyn, które są dopiero na początku swojej drogi jako wa. Nie byłoby to możliwe, gdybym nie pracowała zdalnie. Wszystkie rozmowy, czy wiadomości są bardzo fajnym plusem tej pracy.
Od jakiegoś czasu obserwuję znaczny wzrost osób, które zajmują się wirtualnym wsparciem i jestem z tego powodu bardzo zadowolona. W wielu przedsiębiorcach rośnie świadomość tego, że istnieją wirtualne asystentki i że jest to dobry krok do rozwoju małych firm. Jednocześnie musimy pamiętać, że to my kształtujemy branżę, a wraz z nią wartości, którymi kierujemy się na co dzień.
To super, że tak wiele osób chce pracować zdalnie i teraz ma taką szansę. Chcę ten pomysł wspierać i pokazywać, że można w ten sposób działać.
Plany na dalsze lata
Gdybym miała wybrać jedno słowo na kolejny rok działalności jako wirtualna asystentka, byłaby to optymalizacja. Optymalizacja procesów, standardów, działań w taki sposób, by jeszcze lepiej i sprawniej działać na co dzień.
W 2020 Must-Have Asystentka będzie się rozwijać i optymalizować to, co się da, po to, by w 2021 zrealizować plan ekspansja 😉
P.S. Chcesz być na bieżąco? Dołącz do newslettera dla wirtualnych asystentek. Wystarczy, że podasz mi swój adres e-mail poniżej:
Zapraszam Cię do nowego cyklu i serii case study współpraca z … Często dostaję pytania o współpracę z konkretnymi branżami, dlatego postanowiłam przybliżyć tutaj nieco formułę współprac z Klientkami. Przedstawię Ci, co robię dla Klientek z różnych branż i jak pomagam im rozwijać ich biznesy.
Klientka
Lubię współpracę z blogerkami z kilku powodów. Po pierwsze dlatego, że sama lubię blogosferę i obserwuję co się z nią dzieje już kilka lat. Po drugie dziewczyny, z którymi mam okazję współpracować bardzo ciężko pracują, szanują czas innych i są naprawdę świetne w tym, co robią. Dodatkowo oczywiście lubię WordPressa, a na nim w większości opiera się taka współpraca.
Moja Blogerka szukała wirtualnej asystentki, która opanowałaby by jej WordPressa i system mailingowy, a także odciążyła w codziennych zadaniach. Jej lista zadań ciągle rosła, ale to te zadania wiecznie odkładane na „później” nie dawały jej spać. Właśnie dlatego postanowiła poszukać pomocy.
Co wchodziło w zakres moich obowiązków?
Audyt techniczny strony – sprawdziłam wszystkie strony (nie wpisy) pod kątem nawigacji i łatwości znalezienia informacji, sprawdziłam linki, usunęłam niepotrzebne już strony, które gdzieś „wisiały”, utworzyłam przekierowania dla usuniętych stron, aby zapobiec błędom 404.
Drobne zmiany na stronie – dodałam kilka nowych tekstów, zmieniłam zdjęci, podmieniłam linki, osadziłam formularz zapisu na newsletter, zmieniłam menu i widgety.
Opisanie zdjęć – i tutaj była to już dłuższa i bardziej mozolna praca – czyli dopasowanie zdjęć pod SEO. Dodatkowo zoptymalizowałam zdjęcia, aby zmniejszyć ich ciężar na stronie.
Przegląd, aktualizacja i sprawdzenie wtyczek – sprawdziłam, które wtyczki są już nie potrzebne, które można wyłączyć, co można zamienić i podałam listę wtyczek, które można było zainstalować.
Przegląd wpisów i linków we wpisach – sprawdziłam które z linków nie działają, dodałam linki do wpisów z uzupełnieniem danego tematu, a także sporządziłam listę artykułów, które można by było zaktualizować o nowe informacje.
Założenie konta w nowym systemie mailingowym – przeniosłam bazę danych ze starego systemu, ustawiłam grupy subskrybentów, stworzyłam formularze zapisu na newsletter (do osadzenia na stronie), a także automatyczną ścieżkę dla subskrybentów po zapisie na newsletter.
Jak Blogerka skorzystała na mojej pracy?
Zrobiłam zadania, które nad nią „wisiały” i blokowały ją przed dalszą pracą. Wiele osób ma takie właśnie zadania na liście do zrobienia „kiedyś”. Często jest tak, że są one taką blokadą, która skutecznie powstrzymuje przed kolejnym krokiem. Tak było tym razem, dlatego dzięki mojej pracy Blogerka mogła zacząć nowe projekty ze spokojną głową.
Odciążyłam od zadań technicznych, które ją przerażały. Dzięki mojemu zamiłowaniu do zadań technicznych z przyjemnością wykonałam te, które były dla mojej Klientki wielkimi żabami niemal nie do przełknięcia.
Przeszkoliłam moją Klientkę z obsługi systemu mailingowego tak, aby mogła z niego swobodnie korzystać, czyli np. wysyłać newsletter, tworzyć automatyzacje, formularze zapisu itp. .
Dzięki mojej pracy Klientka miała więcej czasu na swoją główną działalność czyli pisanie wartościowych artykułów, budowanie swojej społeczności w mediach społecznościowych. Jeśli działasz w internecie to z pewnością wiesz, jak ciężko trzeba pracować, aby przyciągnąć do siebie ludzi na dłużej. Dlatego tak bardzo ważne jest aby skupiać się na zadaniach i projektach , które na prawdę są w stanie przybliżyć Cię do osiągnięcia zamierzonych celów.
Podsumowanie
Powyższe case study doskonale pokazuje, jak wiele zadań Blogerka może oddelegować wirtualnej asystentce. Prawdę mówiąc może to być cała techniczna część prowadzenia bloga, czy ogólnie techniczna część prowadzenia biznesu. Spotykam na swojej drodze sporo osób, które potrzebują dziennej pomocy drugiej osoby, ogarnienia zadań, a czasem życia, aby nie musiały wszystkiego robić same. Jest to bardzo fajne podejście, dzięki któremu można lepiej wykorzystać swój czas pracy, skupić się na tym, co najważniejsze, a dodatkowo mieć przy sobie drugą osobę do pomocy.
Przecież w życiu nie jesteśmy skazani na samotność, więc dlaczego skazywać się na nią prowadząc swój biznes?
Praca wirtualna asystentka – podsumowanie po sześciu miesiącach pracy zdalnej. Z tego wpisu dowiesz się, czy opłacało mi się rozpocząć pracę jako wirtualna asystentka.
(Ten wpis na blogu powstał 12 maja 2018 roku i od tamtej pory wiele się zmieniło 😉 mój biznes się rozrósł i dziś pomagam innym rozwijać się, jako wirtualna asystentka. Sama specjalizuję się w optymalizacji biznesu online i dzięki ten specjalizacji mogę pisać tego bloga.)
Cześć, dzisiaj chciałabym opowiedzieć Ci co nieco o moich wnioskach z pracy jako wirtualna asystentka. Właśnie klika dni temu mięło pół roku, odkąd pracuję w taki sposób. Pomyślałam, że to świetna okazja, aby napisać kilka słów o moich odczuciach z pracy zdalnej.
Co pomyślałaś sobie, kiedy pierwszy raz usłyszałaś słowo wirtualna asystentka? Czy jakieś konkretne działania od razu przyszły Ci na myśl, czy poczułaś, że nie masz pojęcia kim tak dokładnie jest wirtualna asystentka i czym może się zajmować?
Bo wiesz, kiedy ja pierwszy raz usłyszałam,
że istnieją wirtualne asystentki pomyślałam sobie WOW – chcę być jedną z nich –
to coś dla mnie! I mimo tego, że wtedy to był ostatni tydzień mojej pracy w
biurze, miałam ogromny (no dobrze przesadzam, nie aż tak ogromny ale duży) brzuch i za miesiąc termin porodu postanowiłam,
że muszę zrobić wszystko aby spróbować zostać wirtualną asystentką.
I choć wtedy mnie maiłam jeszcze pojęcia jak praca wirtualnej asystentki będzie wyglądać, gdzie znajdę klientki i czy w ogóle uda mi się osiągnąć taki cel z małym dzieckiem u boku, wiedziałam jedno – że jeśli nie spróbuję będę tego żałować. Przeszłam długą drogę od asystentki do wirtualnej asystentki. Musiałam nauczyć się wielu rzeczy, o których nie miałam pojęcia, bo chociaż podstawy asystenckie miałam – cała strona online prowadzenia biznesu to była dla mnie czarna magia.
Czy było warto zacząć tę nową przygodę? Czy mi się to opłaciło? Odpowiedź na te pytania znajdziesz poniżej. To co, zaczynamy?
1. Mój cel pracy jako wirtualna asystentka
Chciałam pracować w domu i zarobić tyle ile mogłabym zarobić pracując na pół etatu w biurze. Jednocześnie chciałam spędzać czas z moją córeczką i spełniać się jako mama. Wyznaczyłam sobie sztywne ramy zarobków i dałam sobie pół roku na to, aby sprawdzić, czy uda mi się tą założoną kwotę zarobić.
Na początku wcale nie było kolorowo.
Martwiłam się czy jestem wystarczająco dobra, czy nadaję się do takiej pracy i
czy znajdę klientów. Minęło trochę czasu zanim nabrałam pewności siebie i
świadomości w czym jestem świetna.
Po tych 6 miesiącach muszę Ci się przyznać,
że spełniłam swoje oczekiwania finansowe, a nawet przez ostatnie dwa miesiące
zarobiłam nieco więcej (co oczywiście uznaję za duży plus ). Czyli podsumowując -zrealizowałam swój cel. Żeby nie
było tak idealnie nie wszystkie założenia udało mi się zrealizować (na nich
skupię się w drugiej połowie roku) i mimo wszystko popełniłam kilka błędów, ale
o nich opowiem w innym wpisie.
Dlaczego o tym wszystkim piszę? Dlaczego dzielę się takimi informacjami?
Chcę Ci pokazać, że każdy ma wątpliwości –
jeśli rozwija się swój biznes to jest ich wyjątkowo dużo, a cała droga jaką
musisz przejść to sinusoida – nie linia prosta.
Kiedyś uważałam, że nie nadaję się do
biznesu i nie wierzyłam, że mogę zbudować coś na czym będę mogła zarobić
(typowe myślenie ja? biznes? nie, chyba się do tego nie nadaję, na pewno się
nie nadaję). Najlepiej będzie mi na etacie, bezpiecznie, wygodnie. Nawet jeśli
wtedy etat oznaczałby dodatkowe godziny, które spędziłabym na dojazdach i
zaprowadzaniu i odbieraniu Młodej ze żłobka.
Ostatecznie po przeprowadzeniu bilansu zysków i strat postawiłam wszystko na jedną kartę i postanowiłam, że jeśli po pół roku nie uda mi się rozkręcić mojej działalności tak jak bym chciała – będę szukać pracy na etacie. Dzisiaj jestem dumna z tego co mam, wszystko co stworzyłam jest moje od a do z. Poświęciłam swój czas na naukę, na wdrażanie nowych pomysłów, na pisanie tekstów (co na początku było dla mnie męką). Często nie spałam (i dalej nie śpię) po nocach, ale czuję się spełniona, bo wiem, że to co robię ma sens i dla moich Klientek naprawdę robi różnicę.
Przeczytaj, od czego zacząć pracę jako wirtualna asystentka
2. Co mi dała praca wirtualnej asystentki przez ostatnie pół roku?
W swoim modelu biznesowym ogólnie stawiam na naukę i rozwój i to jest dla mnie bardzo ważne. Już na samym początku swojej pracy określiłam to ile godzin mogę pracować i ile Klientek przyjąć. I twardo się tych postanowień trzymam, nawet jeśli muszę odmawiać współpracy. Przez to, że biorę udział w różnych kursach online, zdobywam nowe doświadczenia i ciągle się rozwijam. Opanowałam dużo nowych umiejętności i dzięki temu mogę coraz więcej oferować moim Klientkom. Co nieco w tym temacie, czyli jak zmienił się zakres moich usług w ciągu 6 miesięcy opowiem Ci w osobnym wpisie.
10 rzeczy, których nauczyłam się przez pierwsze pół roku prowadzenia biznesu:
Dzisiaj chciałabym skupić się na nauce, która wynika z prowadzenia biznesu.
Kieruj się intuicją. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości i głos w głowie podpowiada Ci, że decyzja jaką podejmujesz może być zła – na pewno tak jest.
Daj sobie prawo do zmiany zdania. Nie musisz tłumaczyć się ze swoich decyzji, ale jeśli czujesz, że Twój punkt widzenia się zmienił, lub zobaczyłaś temat z innej perspektywy – powiedz o tym głośno.
Słuchaj starszych i mądrzejszych od siebie. Podpatruję osoby, które moim zdaniem prowadzą biznesy z głową i staram się brać z nich przykład i analizować ich działania.
Autentyczność to podstawa. Nigdy nie udaję kogoś kim nie jestem, dlatego, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz, a jeśli już na początku udaje się kogoś kim się nie jest – nie wróży to dobrze na przyszłość.
Komunikacja jest najważniejsza. O komunikacji będę mówić do znudzenia najważniejsza i już
Kieruj się jakością, nie ilością. Czy to w pracy, czy w relacjach z innymi ludźmi, czy to produkowaniu treści kieruję się zasadą lepiej mniej, ale bardziej wartościowo.
Otaczaj się ludźmi, którzy mają podobne podejście do życia. Staram się współpracować z Klientkami, które mają podobny flow pracują w moim stylu.
Sprawdzaj Klientów / Klientki. Przed rozpoczęciem współpracy czy konsultacji zawsze robię research i sprawdzam kim są osoby, które się ze mną kontaktują.
Szanuj swój czas. To jest punkt, nad którym wciąż pracuję. Staram się oddzielać czas pracy od życia rodzinnego, choć czasem podczas pracy w domu jest to trudne.
Jeśli coś Ci się nie uda, wyciągnij wnioski i idź dalej. Kiedyś bardzo bałam się porażki, ale dziś wiem już jak sobie z nią poradzić. Prawda jest taka, że ludzie zapominają, że coś Ci nie wyszło, bo każdy żyje swoim życiem. Wystarczy więc, że wyciągniesz wnioski z porażki i następnym razem zrobisz coś lepiej.
Stworzenie i posiadanie takiej listy zasad
pomaga mi regulować i oceniać moją pracę. Jest również bardzo pomocne, jeśli
się nad czymś zastanawiam i szukam rozwiązania. Polecam i Tobie stworzyć coś
podobnego – na pewno dzięki takim zasadom będzie Ci łatwiej i tych cięższych
chwilach
3. Jak wygląda praca wirtualnej asystentki?
Uchylę trochę rąbka tajemnicy i opowiem CI
co nieco o tym JAK pracuję. Ogólnie wszystkie moje działania podzielone są na 3
strefy pracy:
– miesięczną,
– tygodniową,
– dzienną.
Do każdej z powyższych sekcji mam
dopasowane poszczególne działania tak, żeby umiejscowić je odpowiednio w czasie
i aby były one zsynchronizowane ze sobą (często zadania z różnych sekcji się ze
sobą przeplatają).
O dziwo dużą częścią mojej pracy jest kontakt z ludźmi. Mogłoby wydawać się to dziwne, ponieważ pracuję wirtualnie. Tak to prawda, ale mimo wszystkie sprawy i tak musimy „obgadać” więc często korzystamy z różnych komunikatorów, wideo rozmów, telefonów czy maili. (Więc jeśli nie lubisz kontaktu z ludźmi a rozważasz pracę w charakterze wirtualnej asystentki – dobrze się zastanów ).
Wracając do struktury pracy wygląda ona następująco:
praca miesięczna – to wszystkie działania stałe, które wykonuję dla Klientek co miesiąc. Wiedząc, że mam określoną ilość prac do wykonania w miesiącu mogę je sobie zaplanować z góry i nie muszę sobie zaprzątać nimi głowy. Są to wszystkie cykliczne zadania takie jak: update programów, zakończenie miesiąca czy rozpoczęcie nowego;
praca tygodniowa – to wszystkie działania, które omawiamy z Klientkami na wideo-konferencjach. Ja jestem fanką cyklicznych spotkań online z Klientkami podczas których możemy sobie przedyskutować nadchodzące prace. Zwykle staramy się planować działania przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem, dzięki czemu mam możliwość „osadzenia” poszczególnych zadań w czasie. Oczywiście zawsze planuję bufor czasowy około 40% mojego czasu pracy (dlaczego? Po pierwsze mam w domu Małą Kierowniczkę, której plan dnia jest czasem odmienny od mojego, a po drugie my, jako ludzie zawsze zakładamy, że jakieś działanie zajmie nam mniej czasu niż rzeczywiście jest potrzebne do jego wykonania.) Daje mi to poczucie bezpieczeństwa i większą kontrolę nad wszystkimi działaniami;
praca dzienna – to wszystkie działania, które docelowo muszę wykonać w danym dniu. Jako że jestem zwolenniczką grupowania zadań i pracy w blokach czasowych – mam system, w którym rozdzielam każde zadanie na czynniki pierwsze, grupuję je między sobą, a następnie przypisuję je do poszczególnych pór dnia i dni w tygodniu.
Jak to działa w praktyce?
Podam Ci przykład, jak mniej więcej ja pracuje – mam np. 5 zadań od 3 różnych Klientek:
stworzenie newslettera,
dodanie wpisu blogowego,
stworzenie reklam na Facebooku,
opracowanie jednej strony PDF,
przygotowanie
posta na Facebooku i LinkedIn.
KROK 1 Oddzielam tekst, obraz, przygotowanie newslettera,
reklamy, dodanie wpisów.
– w jednej grupie tworzę wszystkie teksty,
– w drugiej grupie przygotowuję grafiki, KROK 2 Wysyłam do zatwierdzenia, KROK 3 Tworzę szablon newslettera oraz szkice robocze
wpisów i reklamy, KROK 4 Po zatwierdzeniu grafik i tekstów uzupełniam
wszystkie szablony, planuję godziny postów i gotowe
Oczywiście wszystkie działania rozbijam
sobie w czasie i pracuję zgodnie z zasadą pracy w blokach czasowych. Dzięki
takiemu rozwiązaniu czuję, że mam większą kontrolę nad tym, co mam
wykonać
Już wiesz, jaki był mój cel pracy jako wirtualna asystentka, wiesz czy ten cel osiągnęłam, wiesz jak wygląda moja praca a więc czas na podsumowanie i odpowiedź na pytanie
4. Pól roku minęło i co dalej?
Oczywiście pierwsze pół roku działalności jako
wirtualna asystentka przyniosło mnóstwo nowych wyzwań i dużo pracy. Czasem było
ciężko, ale mam już wypracowany fajny system i dlatego nie mam zamiaru wracać
na etat i szukać „normalnej” pracy.
Jakie plany na najbliższe miesiące?
Mam fajny zespół klientek, z którymi współpracuję,
Chcę dzielić się swoją wiedzą i pomagać innym. Dlatego na blogu będą pojawiały się systematycznie nowe materiały
Nigdzie się nie wybieram i obiecuję dawać Ci fajną treść i wskazówki, które możesz od razu wprowadzić do swojej pracy.
Pod koniec stycznia przeprowadziłam na swoim fanpage (Must-Have Asystentka) pierwsze bezpłatne wyzwanie o narzędziu do zarządzania projektami; „Jak sprytnie opanować Asanę i podnieść swoją produktywność?” Były to 3 dni intensywnego szkolenia na temat użytkowania i sprytnego wykorzystania tego narzędzia.
Dzisiaj chcę przedstawić Ci case study tego wyzwania, czyli opowiedzieć co nieco o wyzwaniu od kuchni, o moich celach, o technicznym aspekcie wyzwania, o wynikach i planach na przyszłość. Cały wpis podzieliłam na kilka punktów, dzięki czemu łatwiej będzie Ci po nim nawigować:
Dlaczego stworzyłam wyzwanie (mój cel wyzwania)?
Jak przygotowałam się do tego wydarzenia?
Czym zachęciłam potencjalnych uczestników wyzwania do zapisania się na listę?
Jakich narzędzi użyłam do przygotowań i w trakcie wyzwania?
Konwersje i wyniki, czyli ile było uczestników i czy mi się to opłaciło?
Jakie błędy popełniłam?
Co zrobię z materiałami, które stworzyłam na potrzeby wyzwania?
Moje wnioski na przyszłość.
Jeśli zainteresował Cię któryś z podpunktów to świetnie, zapraszam do lektury całego wpisu 🙂
Zaczynamy, ale jeszcze zanim zaczniemy napiszę kilka słów o samej „Asanie”. Co to jest „Asana”?
– Asana jest to narzędzie online (dostępne również jako aplikacja na smartphone) do zarządzania projektami i zadaniami.
– Przenosząc listę zadań do zrobienia (my tasks) do Asany masz możliwość wyeliminowania większej ilości rozpraszaczy, ponieważ wszystkie zadania, które musisz wykonać znajdują się w jednym miejscu.
– Dzięki Asanie możesz wyeliminować wewnętrzną komunikację mailową i skupić się na pracy, a nie na szukaniu (w gąszczu innych maili) zadań do zrobienia.
nieznajomość Asany w mojej grupie docelowej – podczas badania potrzeb moich potencjalnych klientek dosyć często pojawiały się pytania związane z obsługą i pracą w tej aplikacji, dlatego postanowiłam stworzyć coś użytecznego i rozbudzić tym samym więcej potrzeb mojej grupy docelowej.
mała znajomość Asany wśród moich klientek – chciałam pokazać moim klientkom, że można komunikować się w sposób sprawny, pomijając często dziesiątki emaili, które do siebie wysyłamy. Tutaj też od razu zaznaczę – większość moich klientek znało Asanę ale nie używało jej w swoim biznesie na co dzień, a ja chciałam, żeby to się zmieniło.
wyjście ze swojej strefy komfortu – chciałam zaprezentować próbkę swoich możliwości i dotrzeć do kolejnych osób, które w przyszłości może byłyby zainteresowane współpracą ze mną.
Moim celem wyzwania był wzrost rozpoznawalności mojej marki Must-Have Asystentka i zbudowanie pozycji eksperta – wirtualnej asystentki. Bardzo chciałam żeby na wyzwanie zapisało się na 50 osób, tak, żeby moja praca nie poszła na marne i aby ktoś rzeczywiście skorzystał z materiałów, które przygotowałam. Czy mi się to udało? Na to pytanie odpowiem w podsumowaniu wyników, a teraz przejdźmy do kolejnego punktu.
Jak przygotowałam się do tego wydarzenia?
Przygotowania do wyzwania rozpoczęłam od… rozpisania poszczególnych zadań w Asanie 🙂 Im więcej szczegółów tym lepiej, później nie musiałam się skupiać na planie działania tylko po kolei wykreślałam zadania z listy do zrobienia. Wśród moich planów było wykonanie:
prezentu za zapis,
strony lądowania,
formularzu zapisów na listę,
materiałów do wyzwania,
sekwencji maili do wysyłki,
postów na Facebooku,
grafik do wyzwania,
nagrań wideo,
live na fanpage.
Dzięki początkowemu rozpisaniu sobie wszystkich elementów składowych wyzwania w wolnych chwilach nie musiałam zastanawiać się co mam zrobić, po prostu otwierałam Asanę, wybierałam zadanie z listy i skupiałam się na jego wykonaniu.
Jak zachęciłam uczestników wyzwania do zapisania się na listę?
Przygotowałam prezent w formacie pdf do ściągnięcia po potwierdzeniu subskrypcji. Były to – „Skróty klawiszowe Asana” Pomyślałam, że fajnie byłoby pokazać funkcjonalność takich skrótów w ramach zwiększenia swojej produktywności. W Asanie nie ma języka polskiego więc postanowiłam przetłumaczyć najbardziej popularne skróty klawiszowe z angielskiego na polski i w formie tabelki w pdf udostępnić ją w prezencie.
Poniżej zamieściłam wygląd tego pdf-u:
Jakich narzędzi użyłam podczas przygotowań i w trakcie wyzwania?
Libre Office – do przygotowania tekstów i pdf-ow
motyw Divi (WordPress) do stworzenia strony lądowania
MailerLite – do formularzu zapisu na listę oraz do wysyłki maili w trakcie wyzwania,
Canva – do stworzenia grafik na fanpage,
wpisy na fanpage zaplanowałam bezpośrednio z poziomu Facebooka,
Google drive do przechowania i udostępnienia materiałów
bit.ly do stworzenia spersonalizowanych linków i śledzenia liczby pobrań,
OBS do nagrania filmików i live na Facebooku
Z wszystkich tych programów tylko divi jako motyw do WordPressa jest płatny (kupiłam ze zniżką za ok $70 – subskrypcja na rok) ale tak na prawdę stronę lądowania można zrobić w MailerLite i to wyjdzie całkiem za darmo.
Konwersja i wyniki
Przed rozpoczęciem wyzwania przyjęłam sobie za cel – aby w wyzwaniu wzięło udział 50 osób i to już była dla mnie duża ilość osób. Od razu zaznaczę że nie promowałam wyzwania za pomocą reklamy na Facebooku – chyba trochę bałam się, że zbyt dużo ludzi weźmie w nim udział a ja nie podołam i będzie klapa. Co w takim razie zrobiłam, żeby oznajmić światu o moim wyzwaniu?
wysłałam maila z zaproszeniem na wyzwanie do osób z mojej listy,
dodałam post na Facebooku z zaproszeniem na wyzwania,
dodałam wiadomość o wyzwaniu w kilku grupach na Facebooku- tam gdzie mogły znajdować się moje potencjalne klientki.
(Teraz pisząc z perspektywy czasu widzę, że było to o wiele za mało promocji ? cóż człowiek na błędach się uczy)
Na stronie lądowania znalazło się 419 osób, a na wyzwanie zapisało się 200 konwersja wynosiła 47.73 %
Udział w wyzwaniu potwierdziło ostatecznie 177 osób i do tylu powędrowały materiały. Dodatkowo jeszcze 3 osoby napisały do mnie na fanpage, że z jakiś powodów nie otrzymały materiałów więc wysłałam je ręcznie każdego dnia. Wyzwanie trwało 3 dni i każdy zapisany otrzymał ode mnie 5 maili (prezent, 3 dni wyzwania + podsumowanie)
Konwersja wynosiła odpowiednio:
– Prezent za zapis – 69.5%
– Dzień I – 70.1%
– Dzień II – 52 %
– Dzień II – 47.2%
– Podsumowanie 57.6%
To mało czy dużo? To zależy od wielu zmiennych i nastawienia. Dla mnie było to bardzo dużo ponieważ było to moje pierwsze wyzwanie i cieszyłam się że uczestniczki doceniły moją pracę. Dostałam dużo wiadomości zwrotnych, że wyzwanie się podobało, że materiały były fajne. Było również sporo głosów, że akurat wtedy gdy dziewczyny szukały pomocy związanej z opanowaniem Asany pojawiałam się ja. Celem tego wyzwania nie była sprzedaż – ale pozyskałam również 2 klientki 🙂
Jakie błędy popełniłam?
Błędów było kilka, niestety nie udało się przeprowadzić wyzwania w 100 procentach idealnie, ale to chyba tak zawsze bywa, że nie myli się tylko ten, który nie robi nic. Dodatkowo myślę, ze potrzeba wprawy w prowadzeniu wydarzeń tego typu, więc na pewno kolejne wyzwanie będzie lepsze.
Zdecydowanie za mało reklamy – czyli w ogóle brak reklamy płatnej. Miałam zamiar skorzystać z reklam na Facebooku, ale chyba za bardzo przestraszyłam się, że zapisze się zbyt dużo ludzi. Na pewno w przyszłości będę się lepiej promować!
W pierwszym dniu wyzwania źle ustawiłam automatyzację w MailerLite (chciałam przedobrzyć jak zwykle), przez co większość osób otrzymała ode mnie 2 wiadomości.
Słaba jakość live – działałam na nieco wolnym uploadzie plus na starszym laptopie mojej mamy więc było średnio profesjonalnie. Jednak najważniejsze rzeczy czyli zrzut ekranu i moje objaśnienie tego co pokazywałam było widać i słychać więc i tak jestem zadowolona.
Moje wnioski na przyszłość.
Jak najbardziej warto organizować wyzwania. Fajnie jest pokazać się nowym osobom, zaprezentować swoje umiejętności, przetestować trochę zachowanie swojej grupy docelowej i sprawdzić pomysł na płatny produkt.
Warto dać sobie trochę czasu na na organizację. Ja wyzwanie zorganizowałam od pomysłu do ostatniego dnia wyzwania w 2 tygodnie. Był to dla mnie bardzo intensywny czas, dodatkowo miałam w tym czasie normalną pracę dla klientek co poskutkowało dużą ilością zarwanych nocy.
Mówić więcej o tym co chce się robić i nie patrzeć na innych. Nie bać się, że ktoś może usłyszy i skopiuje pomysł. Przestać się wstydzić swoich umiejętności czy swojej wiedzy.
Więcej reklamy 🙂
Co zrobię z materiałami, które stworzyłam na potrzeby wyzwania?
Ostatnio pojawiło się kilka nowości w Asanie więc najprawdopodobniej uaktualnię materiały, nagram nowe filmiki, wrzucę wszystko na platformę i za jakiś czas całe wyzwanie będzie dostępne w płatnej wersji. Uważam, że całość była tak fajna, że aż szkoda, aby się zmarnowała.
Dziękuję Ci za przeczytanie tego artykułu. Uważasz, że komuś może się on przydać? Podziel się nim ze znajomymi. Poszukujesz wsparcia w prowadzeniu wyzwania? Nie mogłaś lepiej trafić! Napisz do mnie kasia@kasiaborkow.pl
Kasia
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
