Mam nadzieję, że wiesz już, że warto usprawniać swój biznes i jest to droga do większej wolności od biznesu w ujęciu długofalowym, po to, aby biznes był dla nas, a nie my dla biznesu. W tym wpisie przygotowałam dla Ciebie listę rzeczy, od których warto zacząć. Poznaj 5 sposobów, dzięki którym możesz zacząć usprawniać swój biznes, aby mieć więcej czasu, pieniędzy i spokoju.
Masz minutę? Przeczytaj skrót.
1. Zacznij od usprawnienia rzeczy, które robisz codziennie, np. od 1 szablonu do czegoś, co do tej pory robiłaś cały czas od nowa.
2. Uporządkuj sposób, w jaki pracujesz z klientami. Stwórz szablony onboardingu o offboardingu, programy poleceń, a także projekty współprac.
3. Opracuj powtarzalne schematy w biznesie (również cykliczne zadania codzienne, miesięczne, kwartalne i roczne) i zacznij je wdrażać.
4. Skup się na systemach w swoim biznesie: sprzedażowym, budowania relacji, przepływu klientów, operacyjnym, a także o mindsecie.
5. Wprowadzaj elementy automatyzacji w każdym z tych systemów, krok po kroku, zostawiając sobie zadania dla CEO.
6. Sprawdzaj wyniki swoich działań.
1. Najbardziej wkurzająca rzecz do robienia
Zwykle na początek polecam zrobić jedną (1!) rzecz, która często Cię wkurza i którą robisz ciągle od nowa. To bardzo często daje poczucie zwycięstwa i dobrze nakręca do działania, bo wyniki widać gołym okiem 🙂 Może w Twoim przypadku będzie to:
jakiś szablon np. szablon oferty, propozycja współpracy, szablon maila, 2-3 pytania do sekcji Q&A czy szablon stories do Instagrama,
zabookowanie w kalendarzu czasu na wykonanie rzeczy, które normalnie odkładasz i które niebezpiecznie „narastają” i robią się z nich problemy, np. jeden dzień na spotkania z klientami, randka z pieniądzem, czas na stworzenie treści do Internetu.
2. Uporządkowana współpraca z klientami
Przez uporządkowaną współpracę mam na myśli Twój proces współpracy z klientami, czyli pewne kroki, które klient musi przejść, aby Twoja usługa została zrealizowana. Masz określone działania, które dzieją się:
przed podjęciem decyzji zakupowej,
od razu po zakupie Twojej usługi/Twojego produktu,
przed rozpoczęciem współpracy,
w trakcie współpracy z klientem,
po zakończeniu współpracy z klientem.
Dopiero gdy masz zaopiekowany każdy z tych obszarów, możemy mówić o uporządkowanej ścieżce współpracy z klientami.
3. Cykle i schematy w Twoim biznesie
Na pewno zauważasz pewne sezony, a także wzmożone/mniejsze działania w pewnych momentach w roku. Nie każę Ci wszystkiego planować (bo w zależności od Twojego stylu różnie to bywa), ale zauważ te zmieniające się schematy.
Sezony bardziej i mniej natężonej pracy,
Twoje kampanie sprzedażowe,
Zadania cykliczne – codzienne, miesięczne, kwartalne 8 i roczne.
Zacznij tworzyć szablony do tych działań i trzymaj je wszystkie w jednym miejscu (np. w Excelu z wszystkimi materiałami środka biznesu).
4. Usprawniaj systemy po kolei
Są 4 a właściwie 5, (bo piąty to mindset) systemów, jakich potrzebujesz w swoim biznesie, by wszystko działało jak dobrze naoliwiona maszyna:
System sprzedaży – aktywnie lub pasywnie oferujesz swoje produkty i usługi osobom, które do siebie przyciągnęłaś.
System budowania relacji – dostarczasz systematycznie treści do osób, które pozyskałaś w systemie wzrostu i budujesz z nimi relacje.
System wzrostu – docierasz do nowych osób, budujesz swoje zasięgi, listę e-mail, media społecznościowe i sieć kontaktów.
System operacyjny – Twoje centrum działania, czyli wszystko, co dzieje się za kulisami Twojego biznesu.
5. Wprowadzaj automatyzacje, ale po testach na żywo
Wprowadzaj po kolei elementy automatyzacji w każdym z omawianych wcześniej systemów, krok po kroku, zostawiając sobie zadania dla CEO, czyli takie, których nikt inny za Ciebie nie zrobi.
Ale rób to z głową i zawsze po testach na żywo, tak abyś miała pewność, że rzeczy, które wykonujesz NAPRAWDĘ działają. Na przykład:
sprzedaż pasywną wprowadzaj po sprawdzeniu sprzedaży aktywnej, aromatyzacje dotyczące współpracy z klientami testuj na realnych współpracach,
twórz szablony do treści na podstawie tych, które dobrze działały itp.
Podsumowanie
Jak widzisz możesz zacząć usprawniać swój biznes na wiele różnych sposobów. Ja zawsze swoim klientkom proponuję takie działania, które dadzą poczucie zwycięstwa na samym początku prac i będą dobrą siłą napędową do kolejnych działań.
Jeśli Ty chcesz zacząć usprawniać swoje działania, to koniecznie pobierz listę Biznesowa diagnozaTUTAJ i sprawdź, co jeszcze możesz usprawnić w swoim biznesie, aby zyskać więcej czasu i pieniędzy
Ah, co to był za rok dla mnie! Bardzo intensywny i taki, który nauczył mnie pokory i wiary w siebie ❤️ Sporo rzeczy się pozmieniało, dużo ułożyłam sobie w głowie i dziś mogę powiedzieć, że jestem tutaj, gdzie być powinnam. A teraz lista randomowych rzeczy o mnie (czyli to, co lubię najbardziej!)
Różne rzeczy o mnie, na moje urodziny
1. 10 lat temu wyobrażałam sobie, że w wieku 31 lat będę miała męża, dzieci, dom i ogarnę dorosłość.
2. Lata mijają, a ja ciągle nie mogę przełknąć smoothie i nic o konsystencji rozmemłanej papki.
3. W tym roku świadomie zrezygnowałam z 3 największych współprac i wiesz co? Świat się nie zawalił, a na horyzoncie pojawiły się nowe klientki.
4. Czekam na szparagi i będę je jadła w każdej postaci w kilogramach!
5. Dałam radę przetrwać pandemię jako samotna mama, która prowadzi swoją firmę z 4-latką pod pachą (choć czasami było ciężko).
6. Zrobiłam w zeszłym roku kilka błędów, które kosztowały mnie mega dużo stresu i pracy po godzinach, ale też dużo nauczyły.
7. Ostatnio polubiłam swój głos i jestem gotowa na nagrywki. W czerwcu powstanie 1 sezon mojego „programu” na youtube 😉
8. Napisałam swojego pierwszego e-booka o współpracy z klientami (w sklepie ze zniżką), ale przy okazji znów prawie się wypaliłam.
9. Nauczyłam się wstawać o 6-stej rano i stworzyłam w końcu poranną rutynę, o której zawsze marzyłam!!!
10. Wiele razy w zeszłym roku zrobiłam coś wbrew sobie i potem miałam moralnego kaca.
11. Zrozumiałam, jak bardzo toksycznie wpływa na mnie Facebook i zminimalizowałam czas, który tam spędzam.
12. W końcu otworzyłam się na siebie i swoje potrzeby.
13. Uczę się medytować.
14. Miłość do Netflixa zmieniłam na HBO Go, sorki 😉
15. Ostatnio spaliłam zmywarkę, ups.
16. W ogóle nie jestem dobra w ogarnianiu domu i zawsze i wszędzie znajdziesz u mnie nieposkładane pranie 🙈
17. W listopadzie zarobiłam 15k zł i to był mój największy miesięczny wynik (do którego teraz dążę).
18. Przestałam się spinać i wprowadziłam w życie zasadę, żeby mieć bardziej wy****** i sprawdza się ona doskonale.
19. Moimi jedynymi kanałami informacyjnymi są Make Life Harder i Tygodnik NIE i nie mam z tego powodu żadnych wyrzutów sumienia.
20. Ostatnio odkryłam na Insta justme.rod i uwielbiam jego updaty o milenialsach!
21. Pomimo tego, że jestem introwertykiem, nie mogę się doczekać powrotu do ludzi i jestem już umówiona na 2 projekty, w których będę działać na warsztatach!
22. Chcę stworzyć warsztaty dla przedsiębiorczych kobiet, taki kilkudniowy RETREAT gdzieś na Kaszubach.
23. Zrobiłam sobie permanentne brwi i usta i uważam, że to była jedna z lepszych decyzji mojego życia! (chociaż usta bolały w ch**).
24. Tęsknię za Anglią.
25. Bardzo doceniam to, że mogę pracować zdalnie i wiem, że wiele osób przechodzi teraz trudne chwile, więc naprawdę doceniam swój każdy dzień.
26. Jednocześnie przypominam sobie o znajomych, którzy kiedyś śmieszkowali z tego, co robię online i wiem, że dziś to ja mogę się śmiać.
27. Moi rodzice kończą w tym roku 53 i 58 lat, ale dla mnie zatrzymali się gdzieś na poziomie 40 i tak o nich zawsze myślę 😀
28. Moja Hanka umie napisać sama swoje imię i jestem z tego meeega dumna!!!
29. Przeprowadzka na 4 piętro bez windy w środku pandemii to był hardcore, ale ilość światła, którą tutaj mam każdego dnia jest bezcenna.
30. Mam tyle kwiatków, że prowadzę osobny kalendarz podlewania.
31. Jestem szczęśliwa i wdzięczna za to, że tutaj jesteś, dziękuje!!!!
Jeśli jesteś freelancerką i oferujesz swoje usługi, to każdą z nich wykonujesz wg jakiegoś, określonego schematu. Jest kilka punktów danej usługi, które za każdym razem musisz spełnić, aby jednoznacznie stwierdzić, że dana usługa została przez Ciebie wykonana. Nawet jeśli swoich działań nie określasz jeszcze mianem procesów, to właśnie to robisz – przeprowadzasz każdego klienta przez pewien proces.
Procesy są ważne i potrzebne
Procesy pozwalają Twojej firmie działać jak dobrze naoliwiona maszyna, jednocześnie czyniąc ją bardziej wydajną, na wyższym poziomie i ostatecznie – bardziej dochodową. Kiedy masz ustalone procesy działania, możesz skupić się na innych obszarach Twojego biznesu i rozwijać je, jednocześnie stając się lepszą właścicielką firmy. Bo nie można rozwijać się i optymalizować działań, pomijając etap tworzenia procesów.
Czym jest proces?
Proces jest to zbiór czynności wzajemnie ze sobą powiązanych, które – wykonane – mają dać określony, końcowy efekt.
(uwaga, teraz odezwie się moja techniczna natura)
Proces to droga, jaką porusza się obiekt x, by osiągnąć efekt y. Po drodze muszą zostać spełnione poszczególne założenia, aby dotrzeć do punktu y. Efektem y jest wykonana usługa.
czym jest proces?
Nawet jeśli dziś działasz trochę na oko i nie masz spisanych swoich działaniach, to również stosujesz procesy (chociaż pewnie tak ich nie określasz). Procesem jest wykonanie każdej Twojej usługi, ponieważ podczas Twojej i klientki pracy, zachodzą pewne zmiany.
Jeśli Twoje procesy są chaotyczne i Twoje działania przynoszą efekt inny od zamierzonego, albo nie do końca taki, jak sobie go wymarzyłaś – warto skupić się na tym, by ułożyć je w sposób, dzięki któremu będą wspierały Twoje działania i ułatwiały codzienną pracę.
Przykład przed i po ułożeniu procesu
Jesteś fotografem i przeprowadzasz sesje indywidualne i komercyjne, jednak Twoim głównym kanałem kontaktu jest messenger i na wszelkie zapytania odpowiadasz – na priv. Kiedy już klient się z Tobą skontaktuje i pyta jak się do takiej sesji przygotować – Ty zawsze musisz każdemu pisać to samo. Po sesji klient dobija się do Ciebie każdego dnia z zapytaniem kiedy jego zdjęcia będą dostępne. > Tutaj zdecydowanie można by było ułatwić nawet kilka punktów, dzięki którym odzyskałabyś więcej czasu i spokoju.
Można było by zacząć od określenia Twojej oferty i uporządkowania jej tak, abyś od razu mogła ją wysłać zainteresowanym osobom jako estetyczny plik (lub link do strony), w którym umieścisz wszelkie informacje.
W kolejnym kroku możesz sporządzić krótki przewodnik dla klientów, w którym wytłumaczysz, w jaki sposób przygotować się do konkretnej sesji. Możesz opisać również swój styl pracy, możesz napisać, w jaki sposób ubrać się na sesję czy jak dana sesja będzie wyglądała. Możesz podrzucić linki do polecanych przez Ciebie np. fryzjerek, makijażystek, czy innych osób oferujących komplementarne do Twoich usługi.
Po sesji możesz podać klientowi wszystkie informacje o tym, co następuje po sesji np. poprzez wiadomość mailową. Dzięki temu będzie wiedział, kiedy może spodziewać się obrobionych zdjęć i nie będzie co chwilę zawracał Ci głowy.
Na koniec wraz ze zdjęciami możesz przesłać również kupon na następną sesję, bądź dodatkową ulotkę czy wizytówkę z zakresem Twoich usług.
To tak kilka pomysłów na szybko. Na pewno można by było taki proces dosyć mocno ulepszyć i zautomatyzować, a przy okazji dać klientowi poczucie zaopiekowanie i bezpieczeństwa. Wystarczy, że klienci są często spięci przed sesją i nie każdy lubi robić zdjęcia. Nie trzeba jeszcze utrudniać wszystkiego dookoła tych zdjęć 🙂
Czy już mniej więcej wiesz, o co chodzi z tymi procesami? Mam nadzieję, że tak i że nieco bardzie rozjaśniłam Ci ten temat.
Dlaczego potrzebujesz procesów?
Oczyszczają Twój umysł i pozwalają pracować efektywniej.
Zawsze wiesz, co powinnaś zrobić w kolejnym kroku.
Wszystkie działania masz rozbite na małe elementy, dzięki czemu możesz szybciej wykonywać swoje zadania.
Upraszczasz nawet trudne projekty i ułatwiasz ich wykonanie.
Masz instrukcję działania swojej firmy i w razie urlopu lub choroby możesz szybko wdrożyć kogoś do pracy.
Nie zapominasz o składowych danej usługi, ponieważ wszystko masz opisane i dostępne od ręki.
Nie musisz się martwić i ciągle myśleć o firmie, bo wszystko masz poukładane i wiesz dokładnie, w jakim jesteś miejscu.
W oparciu o swoje procesy możesz stworzyć plany awaryjne na wypadek kryzysów i błędów.
Chciałabyś popracować nad swoimi procesami i w końcu ustalić je tak, aby raz, a porządnie ułożyć poszczególne części swojej biznesowej układanki?
Sprawdź mojego e-booka i naucz się tworzyć procesy i procedury.
Za nami kolejny miesiąc, a ja czuję się trochę jak w słowach piosenki Odmierzam czas nie używając dat. Nie liczę godzin i lat to życie mija nie ja…
Po takim początku tego maila mogłabyś spodziewać się, że maj przyszedł, otulił mnie melancholią, coraz to dłuższe wieczory spędzałam na balkonie z lampką wina, rozkoszując się widokiem okien sąsiadów z kamienicy. Możesz pomyśleć, że ani się spostrzegłam zaczął się jego ostatni tydzień. NIC bardziej mylnego. Mimo pandemicznych i nietęgich wizji przyszłości maj był zdecydowanie bardziej pracowity niż ten zeszłoroczny i upłynął mi pod jednym hasłem: PROSPERUJE.
1. Liczy się kampania
Wszystko zaczęło się jeszcze w kwietniu, kiedy to dołączyłam do kursu u Bartka Popiela „Liczy się kampania”. I tak miałam w tym roku w planach wprowadzić u siebie ofertę wsparcia przy kampaniach, więc pomyślałam, że ten kurs będzie świetną okazją do nauki od najlepszych. No i oczywiście – nie pomyliłam się! Kurs jest tak ogromny i napakowany informacjami i inspiracjami, że przez pierwsze dwa tygodnie byłam przytłoczona ilością wiedzy. Teraz jest już lepiej i przerabiam materiał w swoim tempie 🙂 Jedno jest pewne. Po skończeniu tego kursu moja oferta na wsparcie podczas kampanii będzie kompleksowa i już nie mogę się doczekać kampanii realizowanych z klientkami.
Oczywiście polecam zapisać się na listę oczekujących do nowej edycji kursu, bo naprawdę warto. Ja mega się cieszę, że dołączyłam. Mój wewnętrzny kujon jest zachwycony taką ilością nauki i PROSPERUJĘ w nauce.
2. Trening mentalny
Mam klientki, które są świetnymi coachami i trenerami biznesu, z tak ogromnym doświadczeniem, że czuje się przy nich często onieśmielona. Jakoś jednak nigdy nie było okazji skorzystać z ich usług. Może inaczej – nie korzystałam z ich usług, bo dla mnie to trochę konflikt interesów. W pewnym momencie poczułam jednak, że potrzebuję się rozwijać, że muszę coś ze sobą zrobić. I tak któregoś dnia na Stories instagramowym ujrzałam planszę od Emilii Wojciechowskiej, która poszukiwała osoby do swojego nowego programu grupowego treningu mentalnego. I czytając to wezwanie Emilli poczułam w serduszku 3x tak i zgłosiłam się do programu. Jeszcze nie wiem, co ostatecznie z niego wyjdzie, bo za nami dopiero 2 sesje, ale cieszę się na tą pracę i z radością oczekuję na kolejne spotkanie. PROSPERUJĘ mentalnie.
(Krótki poemat dygresyjny: Emilia wydała książkę „Idealnie dopasowana” o poszukiwaniu idealnie dopasowanej pracy i moja historia o zmianie pracy z inż. metalurgii w wirtualną asystentkę w tej książce również się znajduje. Książkę możesz kupić tutaj: idealniedopasowana.pl).
3. E-book: Lead magnet. Strategia sprzedaży w social mediach
Kolejna historia warta opowiedzenia. Dokładnie rok temu wzięłam udział w warsztacie o storytellingu i na nim właśnie poznałam Martę. Chociaż poznałam to może zbyt dużo powiedziane, bo ja nie jestem absolutnie osobą, która by się jakoś mega integrowała z ludźmi w internecie. Ale zaintrygował mnie jej styl na tym warsztacie na tyle, że dołaczyłam do kolejnej grupy, tym razem ze strategii komunikacji marki na Facebooku. I tutaj już było całkiem inaczej – grupa była bardziej kameralna, mogłyśmy się już o wiele lepiej poznać i porozmawiać.
Po warsztacie Marta znała już mój styl pracy, wiedziała kim jestem i co umiem i gdy szukała wsparcia odezwała się do mnie. Kilka miesięcy do przodu i oto jestem w centrum statku ST-38.
Dziś chcę polecić Ci e-booka, który miał swoją premierę pod koniec maja. Lead magnet. Strategia sprzedaży w social mediach. To jest absolutnie pozycja obowiązkowa dla każdego, kto chce sprzedawać swoje produkty w mediach społecznościowych. Często słyszę pytania o to, jak zrobić porządne lejki, co powinno się znaleźć na stronie lądowania, jak sobie zaprojektować procesy krok po kroku. W tym e-booku jest to wszystko i jeszcze więcej. Tak kompleksowej wiedzy i tylu przykładów nie znajdziesz, bo ludzie, którzy w social mediach sprzedają nie zawsze chcą się taka wiedzą dzielić.
4. Mój e-book o tym, jak skutecznie współpracować z klientami
Jest! W końcu mogę powiedzieć to głośno – piszę e-booka, a raczej praktyczny przewodnik jak współpracować z klientami w biznesie usługowym (czyli to będzie pozycja nie tylko dla wirtualnych asystentek!). W e-booku znajdziesz informacje o tym, jak ustalać warunki współpracy, jak wprowadzać procesy klienta i wdrażać procedury i automatyzacje w taki sposób, by praca stała się lekka, prosta i przyjemna 🙂 Premiera – wrzesień. PROSPERUJĘ jako introwertyk z internetów.
5. Home office
Praca z domu tym, którzy musieli się na nią przesiąść z dnia na dzień na pewno była sporym wyzwaniem. Dla reszty z nas, czyli dla tych, którzy pracę z domowego biura uskuteczniają już od dłuższego czasu było trochę lżej. Niemniej jednak i nam przytrafia się chęć zmiany otoczenia. Dopadło również mnie. Z sypialnianego biura przeniosłam się na jakiś czas do salonu.
Na dziś to wszystko! Dziękuję, że jesteś tutaj ze mną 🙂 Pamiętaj, by ciągle usprawniać swoje „biznesowe tyły”, by pracować lżej, spokojniej i bez stresu!
Dziś są moje urodziny, więc przygotowałam dla Ciebie porcję różnych faktów o mnie. Mam nadzieję, po tym wpisie poznasz mnie lepiej. Zwykle nie dzielę się osobistymi informacjami, ale dziś zrobię dla Ciebie wyjątek!
1. Rzadko się czegoś boję (wyjątkiem są sprawy związane ze zdrowiem moim i najbliższych) z resztą przypadków nie mam już takich problemów – wiem, że niezależnie od sytuacji w której się znajdę – dam sobie radę.
2. Po zeszłorocznym wypadku w którym złamałam obie kości – w prawej nodze zostały mi śruby i pręt – bałam się je wyciągać, a konkretnie bałam się bólu i kolejnych miesięcy powrotu do zdrowia.
3. Lubię się uczyć się o przedsiębiorczości i marketingu (i testować u siebie lub klientek). Kiedy temat mnie zainteresuje, albo czytam ciekawą książkę, mogę czasem zapomnieć o zewnętrznym świecie.
4. Z wykształcenia jestem inżynierem metalurgii, a pracę dyplomową pisałam o lutowaniu twardym 🙂
5. Kończąc liceum nie pomyślałabym nawet, że będę prowadzić własną firmę – miałam ściśle ułożony plan na życie i nie obejmował on nawet w najmniejszym stopniu tego, co robię obecnie.
6. Jestem bardzo kiepska w small talk, dlatego też niektórzy mogą mieć poczucie, że nie jestem zbyt przyjazna, ale ja po prostu…
7. Jestem nieśmiała – stresuję się w sytuacjach w których muszę poznawać nowych ludzi i rozmawiać z osobami, które dopiero co poznałam. Jednocześnie nie mam żadnych oporów przed rozmową z potencjalnymi klientami i jestem na nie jak najbardziej otwarta.
8. Moje klientki to w większości moje zupełne przeciwieństwa i dobrze się zgrywamy. Zwykle układ jest taki że ja jestem jak woda, a one – ogień.
9. Umiem znaleźć odpowiedzi na prawie wszystkie pytania. O ile są dostępne w sieci of course.
10. Czytam kilka książek na raz i mam specjalny zeszyt na notatki z książek.
11. Moje playlisty w Spotify są poukładane wg nastroju. Również wg nastroju dobieram elementy swojej garderoby. Często nieadekwatnie do pogody 😀
12. Czytam bardzo dużo artykułów i książek po angielsku, wszystkie seriale i filmy oglądam po angielsku z angielskimi napisami. Skutkiem takiego działania jest to, że często zapominam polskich słówek.
13. Jeśli słucham podcastów lub czytam po angielsku to notatki robię również po angielsku.
14. Lubię Anglię i prawie wszystko, co angielskie: herbatę z mlekiem, luźne podejście do życia, fish & chips z octem, dziwne akcenty, sarkazm, szał na święta i rodzinę królewską.
15. Wiosna to moja ulubiona pora roku, dlatego że kwitną wtedy moje ulubione kwiaty – tulipany i piwonie.
16. Kiedyś zatrułam się truskawkami i przez prawie 10 lat ich nie jadłam.
17. Moja ulubiona pora dnia to popołudnie i późny wieczór/noc. Kiedy każdy jest już zmęczony dniem ja się rozkręcam i mam wtedy przestrzeń na myślenie.
18. W sezonie letnim mogę przeżyć jedząc codziennie mlode ziemniaki, sadzone i dowolną mieszkankę warzyw (akurat dostępną pod ręką).
19. Jestem oszczędna. Zawsze znam stan swoich finansów i planuję wydatki z wyprzedzeniem.
20. Ciężko się do mnie dodzwonić. Mam dwa telefony, które są wiecznie rozładowane, a ja zapominam, że się rozładowały 🙂
21. Lubię kwiaty i bardzo dbam o moją domową dżunglę.
22. Jestem bardzo cierpliwa i ciężko wyprowadzić mnie z równowagi.
23. Boję się wieżowców i nie zamieszkam w niczym co będzie wyższe niż cztery piętra. Kiedy mieszkaliśmy w Anglii, w 2017 w Londynie spalił się 24 piętrowy wieżowiec. Bardzo mnie to poruszyło i od tamtej pory staram się nie odwiedzać wieżowców.
24. Jestem introwertykiem.
25. Nie oglądam telewizji, za to kocham netflixa. Nie czytam również wiadomości, przez co często nie wiem, co dzieje się na świecie.
26. Staram się nie oceniać ludzi, jednocześnie nie szanuję osób dwulicowych.
27. Nie jestem “matką polką” i luźno podchodzę do tematu macierzyństwa, choć trzymam się kilku stałych zasad.
28. Kocham Pinterest. O wiele bardziej niż inne media społecznościowe.
29. W pracy trzymam się swoich wartości i kieruję się intuicją. Często odmawiam klientom jeśli nie czuję dobrych wibracji.
Dziś pora na kolejny wpis z serii pytań o pracę wirtualnej asystentki. Codziennie dostaję pytania o moją pracę. Co zrobić na początku, jak działać potem, jak się rozwijać, czego unikać. Postanowiłam więc zebrać te najczęściej pojawiające się i utworzyć z nich serię postów na blogu.
Wiem, że na początku nie jest łatwo. Zaczynałam tak, jak Ty – od zera. O wielu rzeczach nie miałam pojęcia. Błądziłam i nie byłam pewna, czy droga, którą podążam jest właściwa. Nie będę Cię czarować, że zawsze jest łatwo, prosto i przyjemnie. Na początku może być Ci ciężko. Po to masz mnie – osobę, która tą drogę już przebyła i wie, jak Ci pomóc 🙂 Aby rozwiać choć część Twoich wątpliwości na blogu znalazł się nowy wpis w w nim odpowiedzi na pytania o pracę wirtualnej asystentki.
Zapraszam do lektury.
Pytanie 1. Chcę zostać WA, ale nie wiem, czy powinnam mieć swoją niszę? Czy muszę umieć wszystko?
Dobrze by było, gdybyś zdecydowała się na to, by zawęzić
nieco obszar swoich usług lub branż, w których działasz. W ten sposób wybierasz
sektor potencjalnego klienta i lepiej skupiasz się na przyciąganiu tych
właściwych, idealnych klientów.
Jeśli zdecydujesz się świadczyć swoje usługi wszystkim (i
Twoim celem będzie zarobić jak najwięcej) możesz wpaść w pułapkę nijakości.
Jeśli Twoje usługi będą dla wszystkich, to będą dla nikogo, bo nie da się
zadowolić wszystkich. Inaczej będziesz komunikować swoją ofertę prawnikom, a
inaczej np. trenerom personalnym. Ponieważ każdej z tych osób zależy na innym
prowadzeniu własnego biznesu i każda z tych osób ma inne cele do osiągnięcia.
Dodatkowo nie będziesz wiedziała, jak masz się komunikować (czy to przez social
media, czy przez stronę www), gdy będziesz musiała mówić do wszystkich.
Co zatem powinnaś zrobić?
wybrać obszar zadań, którym chcesz się zajmować (usługi, które będziesz świadczyć),
wybrać branże, dla których te usługi chcesz wykonywać (2-3 branże),
przygotować profil swojego idealnego klienta.
Nie musisz umieć wszystkiego, wybierz te działania, w których jesteś dobra i udoskonalaj je tak, byś była w nich świetna. Wtedy ludzie będą Cię z tej strony kojarzyć.
*Wskazówka – jeśli chcesz zacząć działać na rynku lokalnym – wybierz ok. 5 usług i je prezentuj w ramach swojej działalności. Wtedy zaczniesz zapadać w pamięć. Dzięki tym kilku usługom klientom łatwiej będzie określić, czym się zajmujesz jako wirtualna asystentka.
Pytanie 2. Dużo czytam o kryzysach WA w pracy…czy to faktycznie tak jest?
I tak i nie.
W zależności od tego, jak podchodzisz do swojej pracy możesz być bardziej lub mniej podatna na różnego rodzaju kryzysy. Trzeba przyznać, że praca wirtualnej asystentki nie jest dla każdego, ponieważ często trzeba przyznać się przed samą sobą do różnego rodzaju porażek.
Prowadzenie firmy samo w sobie również wiąże się z
emocjonalnym bagażem, a praca w pojedynkę, w domu może przytłaczać.
Co jest często zapalnikiem kryzysów w pracy WA?
przesyt mediów społecznościowych i porównywanie
się z innymi
odpadnięcie w rekrutacji dla
klienta u którego chciałaś bardzo pracować,
okresowy brak klientów,
problemy w komunikacji z klientami,
brak wsparcia bliskich,
niespełnienie swoich oczekiwań na temat pracy
zdalnej,
brak snu i zła dieta.
Myślę, że ten problem jest dosyć powszechny w branży osób,
które pracują zdalnie, jednak mało osób się do tego przyznaje i to nakręca taką
spiralę.
Widzę, że dużo osób sobie świetnie radzi, bo pokazują to w
mediach społecznościowych, a ja mam gorszy okres. Porównuję się z tymi osobami.
Czuję się jeszcze gorzej. Zaczyna brakować wiary we własne umiejętności. Wizja
i misja mojego biznesu gdzieś ulatuje. Chyba się do tego nie nadaję. Itd…
(wiem o czym mówię, przeszłam przez to)
W takich chwilach najlepsze co możesz zrobić to powiedzieć
sobie STOP. Zdiagnozować się, a potem odpocząć chwilę i nabrać nowej
perspektywy.
Pamiętaj, że każdy jest w innej sytuacji życiowej i na innym
etapie w swoim życiu. Nie porównuj cudzej wystawy do własnego zaplecza. (To
zdanie przeczytałam kiedyś u Kamili Rowińskiej i bardzo zapadło mi w pamięć,
pewnie dlatego, że to sama prawda.)
Pytanie 3. Ile czasu minie zanim znajdę pierwszego klienta?
Pozyskanie pierwszego klienta obrosło niemal legendami, ale
co do zasady – to wszystko naprawdę zależy od Ciebie. Może być to miesiąc, mogą
być trzy miesiące, mogą być dwa tygodnie. Nie ma reguły, jeśli chodzi o
pierwsze współprace. I nie ma też sensu porównywać się z innymi.
Najczęstszym pytaniem, które słyszę na konsultacjach z
osobami, które chcą zostać wirtualną asystentką to:
„Jak ty pozyskałaś swoich pierwszych klientów?”
I mimo tego, że zawsze odpowiadam na to pytanie, bo nie
uważam, aby to był jakiś mega wielki sekret, to jednak opisanie dokładnej
sytuacji nie jest konkretną wskazówką. Dlaczego?
Bo w ciągu ostatnich dwóch lat zmieniła się cała branża i
sposoby, które działały 2-3 lata temu dziś mogą okazać się beznadziejne ?
Albo co najmniej dziwne.
Dlatego bardzo ważne jest, byś miała zabezpieczenie
finansowe na pierwsze miesiące i znała dobrze rynek, w który chcesz wkroczyć.
Na pozyskanie pierwszego klienta ma wpływ wiele czynników:
czy znasz dobrze swoich potencjalnych klientów,
czy wiesz, jakie zadania mogliby Ci oddelegować,
bo mają konkretny problem,
czy jesteś gotowa na to, by wyjść do ludzi i
powiedzieć głośno, że jesteś wirtualną asystentką i możesz im pomóc,
czy masz jakiekolwiek grono kontaktów, którym
możesz przekazać informację o tym, że rozpoczynasz pracę jako wirtualna
asystentka,
czy stawiasz na to, by sama wyszukiwać
potencjalnych klientów, czy będziesz odpowiadała na już pojawiające się
zapytania o współpracę.
Moje wskazówki do tego, by jak najszybciej pozyskać pierwszego Klienta:
spróbuj wśród obecnych kontaktów (ludzie, którzy już Cię znają, będą bardziej skłonni CI zaufać),
pytaj znajomych, czy nie mają kogoś, komu taka pomoc byłaby potrzebna,
wyjdź do małych firm w swoim mieście i zostaw im na siebie namiary – kiedy będą mogli z Tobą porozmawiać, skrócisz dystans i będziesz bardziej realna,
w komunikacji online to Ty wyszukuj osoby, którym chcesz pomóc. Dzięki temu będziesz pierwszą wirtualną asystentką, która do tych osób dotrze i nie będziesz miała konkurencji.
Pytanie 4. Chcę zostać wirtualną asystentką. Czy powinnam od razu założyć firmę?
Jeśli dopiero zaczynasz, tzn. np. wczoraj postanowiłaś, że
chcesz zostać wirtualną asystentką to nie rzucasz się z dnia na dzień na
głęboką wodę. Małymi krokami budujesz podstawy po to, by móc założyć
działalność.
Pamiętaj – jeśli zaczynasz prowadzić działalność gospodarczą przyjmujesz na siebie również obowiązek płacenia stałych kosztów firmy (np. zus, księgowa) niezależnie czy w danym miesiącu na to zarobiłaś, czy nie. Dlatego ja zachęcam Cię do tego, by rozpocząć swoją przygodę z pracą zdalną „po godzinach”. Ja na początku postarałabym się pozyskać 2-3 stałych klientów. Mając już pewne stałe dochody, które pokryją moje koszty – dopiero wtedy zakładać firmę.
Pytanie 5. Co, jeśli zdecyduje się na świadczenie usług a nie wyrobię się z zadaniami w ustalonym pakiecie?
To pytanie otrzymuję bardzo często od osób, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę jako wirtualna asystentka. Co zrobić w takiej sytuacji:
oferuj usługi, które umiesz wykonać – to jest podstawa. Nie podkładaj się w żadnym wypadku i nie oferuj usług, których nigdy nie robiłaś – to jest dla mnie oczywista oczywistość, choć dla własnego poczucia obowiązku muszę to napisać.
mierz siły na zamiary – tak ustalaj współprace, byś ten czas do działania i do robienia zadań miała dostępny, bo Twoim klientom też zależy, by otrzymać zadania w wyznaczonym dla siebie czasie.
testuj czas wykonania poszczególnych usług jeszcze zanim masz pierwszych klientów. Chcesz oferować research, zrób kilka research’y dla siebie. Sprawdź, ile czasu nad tym spędzasz. Chcesz oferować tworzenie newslettera? Załóż go dla siebie i policz, ile Ci to zajmie. Dodawanie postów na blogu? Dodaj jeden/dwa u siebie, by sprawdzić, ile może Ci to zająć.
umów się z klientem na sprawdzenie czasu wykonania danego zadania po pierwszej części, np. masz stworzyć prezentację, ale nie wiesz, ile zrobisz w ciągu godziny, albo w ile wykonasz 40 slajdów. Ustal z Klientem, że po x czasu będziesz już wiedziała, ile Ci to zajmie i będziesz mogła przekalkulować ostateczną stawkę i czas pracy.
przejdź na rozliczenie projektowe – nie zliczaj swojego czasu za godziny, tylko za cały projekt stałą kwotę niezależnie od czasu, jaki nad nim spędzisz. (Fajna opcja przy skalowaniu działalności wa).
Powyższe wskazówki to opcje zapobiegania sytuacji, w której
się nie wyrobisz. Jeśli natomiast zdarzy Ci się już taka sytuacja jak
najszybciej poinformuj o tym klienta. Daj znak od razu, jeśli coś się dzieje i
zaproponuj rozwiązanie. I staraj się jak najszybciej zrobić te zadania. Jeśli
opóźnienie wynikło z Twojej winy i mało ono negatywny skutek dla klienta –
zaproponuj rekompensatę, by załagodzić sytuację.
Klient to też człowiek i zależy mu najpewniej na tym, by
wszystko przebiegało sprawnie i dobrze. Myślę, że jeden błąd nie przekreśla
współpracy. Natomiast ucz się na błędach i wyciągaj wnioski.
Pytanie 6. Jakie są miesięczne koszta utrzymania jednoosobowej działalności gospodarczej dla wirtualnej asystentki?
Działalność jako wirtualna asystentka sama w sobie nie generuje wielkich, miesięcznych kosztów. Do podstawowych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej należy doliczyć koszty oprogramowania czy narzędzi, jakie używasz w swojej codziennej pracy.
Przykład na podstawie moich średnich miesięcznych kosztów prowadzenia działalności:
księgowość – 250 zł,
ZUS – 610 zł,
telefon + internet – 100 zł,
wirtualna asystentka – 450 zł,
programy, narzędzia płatne – 230 zł,
Zdjęcia stockowe – 100 zł,
Kursy/materiały edukacyjne ok 500 zł;
Nie wliczam tutaj (dla uproszczenia) wydatków, które robię
raz w roku np. hosting, motyw do strony, fakturownia, ubezpieczenie itd. choć
powinnam je doliczyć. Może napiszę o tym dłuższy post na blogu ?
Jak widzisz podstawą są opłaty za księgowość, ZUS i telefon + Internet i na początku nie będziesz potrzebowała nic więcej. Większość programów ma wersje darmowe, zdjęcia stockowe znajdziesz bezpłatnie w sieci, zakładam, że masz komputer/laptop i pracujesz w domu, a kursy i materiały edukacyjne to coś, w co Ty nie musisz w to inwestować co miesiąc. (Ja mam na takie wydatki budżet, więc z niego korzystam 😉
Na początek przygotuj się na ok. 1000 złotych kosztów + podatek dochodowy od zarobków (9,18 lub 19%) i VAT 23% jeśli chcesz być VAT-owcem. Najlepiej znajdź dobrą księgową, która wszystko Ci wytłumaczy, bo ja księgową nie jestem ?. Tak orientacyjnie mogę Ci tylko napisać, jak to wygląda u mnie.
Pytanie 7. Jaki program do wystawiania faktur polecasz?
Ja na początku, gdy tych faktur miałam zaledwie kilka w miesiącu, wystawiałam je dla klientek ręcznie w Excelu. Zrobiłam sobie fajny szablon, z którego korzystałam przez kilka miesięcy i który to całkiem dobrze spełniał swoją funkcję. Zawarłam w nim wszystkie niezbędne do faktury elementy.
Później, gdy tych faktur zrobiło się już więcej i nie chciało mi się tego robić „na piechotę” skorzystałam z Fakturowni. Z tego rozwiązania korzystam do dziś, bo uważam, że jest to skuteczny i łatwy program do fakturowania.
Bardzo cenię sobie to, że kiedy wystawiam takie same faktury moim klientkom co miesiąc, nie muszę ich wystawiać od zera – wystarczą dwa kliknięcia i robi się samo. Polecam, a jeśli chcesz zniżkę na Fakturownię to korzystając z mojego polecenia przy założeniu konta zgarniesz – 20% a mi system przedłuży ważność konta o kolejny miesiąc. Chcę zniżkę -20%.
Podsumowanie
Na dziś to już wszystko! Mam nadzieję, że odpowiedzi na te pytania są dla Ciebie wartościowe i rozwiały część Twoich wątpliwości dotyczących pracy jako wirtualna asystentka. Jeśli szukasz więcej podobnych treści, to zapraszam Cię do pierwszego postu z tego cyklu tutaj:
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
