Minęło już trochę czasu od mojej lektury 12 tygodniowego roku – bestsellera “New York Timesa” autorstwa Briana P. Morana i Michaela Lenningtona, więc pora na to, by w końcu podsumować tą pozycję.
Do zakupu książki przekonała mnie jedna z moich Klientek. Po lekturze oznajmiła mi: słuchaj Kasia od teraz zaczynamy działać z zasadami opisanymi w książce “12 tygodniowego roku” i zrobimy sobie test czy rzeczywiście damy radę działać w takim tempie. Moja Klientka była zachwycona ideą pracy w 12 tygodniowych cyklach i po jej entuzjazmie stwierdziłam, że coś wyjątkowego musi być w tej historii.
Więc co ja zrobiłam po tej rozmowie? Usiadłam przed komputerem i zamówiłam książkę.
Po kilku dniach publikację miałam już na biurku i zaczęłam ją czytać. Musisz wiedzieć (bo jest to kluczowe w całej tej historii), że sam proces czytania tej książki był dla mnie dosyć mocno wymagający. Czytałam kilka stron, robiłam notatki, pozwalałam by nowe wiadomości ułożyły się w mojej głowie i dopiero zaczynałam czytać kolejne strony. Takie rozbicie sobie całego procesu omawianego w tej książce było dla mnie ważne z jednego powodu: decyzji o zmianie w sposobu pracy. Przed lekturą “12 tygodniowego roku” postanowiłam sobie, że nieważne jakie będą założenia i strategie zawarte w tej pozycji – po lekturze zacznę działać zgodnie z nimi. Głównie po to, by przetestować i sprawdzić, czy wskazówki zawarte z tej publikacji można przełożyć na moje osobiste realia i czy dam radę wytrwać w swoim postanowieniu.
Od razu zacznę od tego, że nie jest mi łatwo osiągać poszczególne tygodniowe cele. Wymaga to ode mnie znacznie więcej zaangażowania i pracy, ale z drugiej strony daje mi poczucie, że mogę, że jestem w stanie zrobić to, co sobie założyłam i właśnie to robię 😉 Na końcu wpisu jako dodatek pokazuję Ci, w jaki sposób mierzę swoje wyniki i jak stosuję się do zasad opisanych w książce.
Dziś mam dla Ciebie 5 najważniejszych lekcji, które wyciągnęłam z lektury “12 tygodniowego roku”.
1. Zmierz się z prawdą.
Spójrz na swoje dotychczasowe działania tak zupełnie na chłodno, z boku. Zmierz efektywność swoich działań. Przyznaj się sama przed sobą jak Ci idzie osiąganie celów. Czy masz wyznaczone przez siebie cele. Czy są one realne do osiągnięcia, czy może pozostają w sferze marzeń do zrealizowania na kiedyś.
Usiądź z kartką, zatrzymaj się i zrób sobie bilans zysków i strat. Co robisz dobrze, czego nie robisz dobrze, czego nie robisz wcale, jak wygląda Twoje życie, jak chciałabyś, aby wyglądało i co musisz zrobić by tak się stało i tak się zadziało. Przyznaj się do swoich porażek. Wyciągnij wnioski na przyszłość.
Zacznij mierzyć wyniki swoich działań. Ustal mierzalne parametry, po to byś szybciej mogła stwierdzić, czy osiągasz założone przez siebie cele,czy jednak coś nie działa i musisz trochę zmodyfikować swój plan działania.
2. Stwórz ekscytującą wizję.
Stwórz ekscytującą wizję swojego przyszłego życia i kariery zawodowej. Zwizualizuj sobie tą wizję, zapisz ją z najdrobniejszymi szczegółami, a następnie wracaj do niej codziennie. Dzięki temu ćwiczeniu będziesz przez cały czas pozytywnie nakręcała się do działania i wiedziała po co robisz to, co robisz.
Dlaczego tak ważne jest zbudowanie ekscytującej wizji przyszłości? Przede wszystkim dlatego, że założeniem 12 tygodniowego roku jest osiąganie większej ilości celów w krótszym czasie. Aby to zrobić, aby tego dokonać musisz ciągle wybierać to, co w danym momencie jest dla Ciebie priorytetem. Ciągle pytać siebie – czy to działanie przybliża mnie do osiągnięcia moich celów?
Tutaj nie ma półśrodków – jednostka w której mierzysz swoje dokonania jest tak mała, że dosłownie liczy się każdy dzień. Każde działanie, Twój każdy wybór ma znaczenie.
Dlatego potrzeba jest posiadać taką fascynującą wizję przyszłości, by ciągle móc do niej powracać. To ona będzie napędzała Cię do działania, byś dzięki niej miała siłę wstawać z łóżka każdego dnia i robić to, co musisz zrobić, by osiągnąć swój cel. To dzięki wizji będziesz miała siłę, by codziennie mierzyć swoje dokonania i sprawdzać, czy jesteś na dobrej drodze, by osiągnąć swój nadrzędny cel. (Musisz pamiętać, że cele w 12 tygodniowym roku są małymi celami, których osiągnięcie pomaga Ci się zbliżać do osiągnięcia tego nadrzędnego, wielkiego celu Twojego życia.)
3. Ponoś odpowiedzialność.
Zacznij na co dzień mierzyć się z następstwami swoich działań, niezależnie od konsekwencji, jakie te działania przyniosą. To jest właśnie prawdziwa odpowiedzialność. Przyjmuj do siebie zarówno pozytywne jak i negatywne konsekwencje Twoich wyborów. Niezależnie, czy te konsekwencje są dla Ciebie łatwe, czy trudne do przyjęcia.
Odpowiedzialność to również spojrzenie na pewne sprawy okiem właściciela.
Wszyscy mamy czasem tak, że gdy ponosimy porażki, lub gdy coś nam nie wyjdzie staramy się szukać winy poza sobą. Wymyślamy listę rzeczy, która się zadziała, lub listę osób przez które nam nie wyszło. Nie chcemy przyjąć do siebie faktu, że to ja i moje decyzje zaprowadziły mnie do miejsca, w którym dziś jestem. Nie zrealizowałam projektu x, bo rzeczy a, b, c i d zrobiłam źle. Mogłam zrobić je inaczej. Muszę wyciągnąć wnioski. Następnym razem bardziej skupię się na innych zadaniach, będę lepiej pracować, itd.
Myślę, że z tą odpowiedzialnością jest tak, że najważniejsza dla nas powinna być odpowiedzialność przed samym sobą. Wtedy jesteśmy w stanie osiągnąć więcej. Mamy świadomość i głębokie przekonanie o tym, że wszystko tak naprawdę zależy od naszych decyzji.
W idei 12 tygodniowego roku odpowiedzialność jest ważną częścią, od której zależne jest wykonanie Twojego planu i osiągnięcie celu.
4. Zmień swoje myślenie.
Warto wspomnieć, że z założenia taktyka działania oparta o metodologię 12 tygodniowego roku jako jedną z pierwszych rzeczy do zmiany podaje zmianę myślenia. Jest to niezbędny element do tego, by z sukcesem wdrożyć plany tygodniowe, a następnie być w stanie je realizować. Zmiana myślenia powinna polegać na tym, że odrzucasz wszystko, co związane jest z rocznym planem. W rzeczywistości z planowaniem w skali roku, do którego jesteś przyzwyczajona. Zaczynasz myśleć w małej skali. W odcinkach tygodniowych. Twoja rzeczywistość nagle się zagina i się zmniejsza. Zyskujesz lepszą perspektywę na to, co musi się zadziać, abyś była w stanie zrealizować swoje cele w skali 12 kolejnych tygodni.
Bardzo ważne moim zdaniem jest to, by rzeczywiście odrzucić wszystko inne, co może w danej chwili może Cię rozproszyć, co może być dla Ciebie przeszkodą w osiągnięciu celu.
W tej metodologii miesiąc zamyka się w tydzień, a to jest 5 dni pracy, więc trzeba z nich wycisnąć co się da. Tutaj nie ma mowy o ociąganiu się, udawaniu, że coś się robi, bo to wszystko później wychodzi podczas mierzenia rezultatów działań.
5. Osiągnij wielkość w tej chwili.
Ostatnią lekcją, którą chciałabym się z Tobą podzielić jest decyzja – osiągam wielkość w tej chwili. Kiedy postanowisz, że działasz w określony sposób i to robisz – wykonujesz wszystkie zadania jak najlepiej potrafisz w tej danej chwili. Podczas wykonywania danego zadania skupiasz się na jego wykonaniu maksymalnie i robisz je na 100%. Jak już wcześniej wspomniałam – w tym, podejściu 12 tygodniowych odcinków czasu nie ma miejsca na wykonywanie zadań na pół gwizdka. Skupiasz się maksymalnie na działaniu i robisz to z pasją.
Decyzja. Odpowiedzialność za działanie. Działanie i skupienie na 100%. Mierzenie wyników. Przechodzenie do kolejnego tygodniowego odcinka. To jest ścieżka, którą należy przyjąć, by cały ten plan się nie rozsypał i został przez Ciebie dokonany. Przy jednoczesnym skupieniu i przyznaniu się przed sobą, że to jest 100% moich możliwości w tej danej chwili.
Jak sobie poradzić z wejściem w ten system działania.
Napisałam Ci wcześniej, że nie jest mi łatwo osiągać poszczególne etapy w tym moim 12 tygodniowym planie. Dzieje się tak dlatego, że to jest zupełnie inny system działania na co dzień. Jak ja sobie z tym radzę:
cotygodniowa rutyna: ocena swojego poprzedniego tygodnia + zaplanowanie kolejnego tygodnia;
system pomiarów i kontroli: nic innego jak checklista w której zamieszczam wyniki moich działań. Następnie odhaczam z listy poszczególne zadania, które w danym tygodniu wykonałam,
wzorcowy tydzień pracy: zaplanowanie idealnego tygodnia pracy, w którym to w odpowiednim czasie wykonuję zadania zaplanowane na dany tydzień,
bloki czasowe: strategiczne i buforowe – podział czasu na bloki o różnym znaczeniu biznesowym,
zobowiązanie: złożone sobie i innym ludziom i moc, jaka wynika ze złożenia tych zobowiązań.
Podsumowanie
Idea pracy w przedziale 12 tygodniowego roku wymusza na nas podjęcie pewnych decyzji. Decyzji co do zmiany swojego życia i sposobu pracy. Ktoś może powiedzieć, że autorzy tej książki nie odkrywają Ameryki. Tak, wcale tego nie muszą robić. Pomysł przejścia na rozliczanie się z samym sobą raz na 12 tygodni, zamiast raz na 12 miesięcy jest na tyle zuchwały, a jednocześnie intrygujący, że warto go w swoim życiu przetestować.
Czy jesteś może po lekturze tej książki? Jakie masz przemyślenia?
P.S. Może potrzebujesz kogoś do motywowania się do działania i do cotygodniowych spotkań? Napisz do mnie kasia@kasiaborkow.pl – możemy przejść przez te 12 tygodni razem!
Jeśli do tej pory myślałaś, że praca jako wirtualna asystentka to łatwy i prosty sposób na dorobienie do domowego budżetu – możesz się zdziwić. Sprawdź brzydką prawdę o tym, jak to jest być wirtualną asystentką.
Praca jako WA to praca zdalna, którą możesz wykonać z domu, jednak nie jest wcale tak prosta, jak mogłoby Ci się wydawać. A rzeczywistość nie jest tak ładna, jak zdjęcia z Instagrama. Dzisiejszy świat jest brzydki, często wykreowany, mało naturalny i kłamliwy. Szczególnie świat, który widzisz codziennie zza ekranu monitora, laptopa czy smartphone’a. I gdy media społecznościowe są narzędziem Twojej pracy – szybko zaczniesz porównywać swoje życie z tym wykreowanym na potrzeby internetu życiem innych.
Może jesteś jedną z osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę jako wirtualna asystentka i szukasz informacji o tym, jak to naprawdę jest pracować zdalnie? Dobrze trafiłaś! Dziś chcę opowiedzieć Ci o tym, o czym inni nie mówią. Przedstawić tą ciemniejszą stronę prowadzenia biznesu wirtualnej asystentki. Głównie po to, by ostrzec Cię przed zagrożeniem ( z którymi wiąże się praca na własny rachunek) i pokazać, że mimo wszystko nie jest to tak straszne, jak mogłoby się wydawać. Gotowa?
1. Brzydka prawda
Szczególnie na początku musisz przygotować się na to, że Klienci sami do Ciebie nie przyjdą. Nie dlatego, że ludzie jeszcze nie współpracują z WA – tylko dlatego, że nie mają pojęcia, że Ty w ogóle istniejesz.
Pewnie nie masz zdefiniowanej docelowej grupy dla Twoich usług i chcesz sprzedać swoje wszystkie usługi wszystkim. Zamiast czekać, aż Klienci się pojawią – sama aktywnie szukaj osób, z którymi chciałabyś pracować zdalnie. To mój ulubiony sposób na pozyskanie fajnych Klientów i kontaktów. Coraz więcej osób wie o wirtualnych asystentkach, ale jednocześnie mają opory przed skorzystaniem z takiego wsparcia. Twoja rola jest taka, aby pokazać, potencjalnym Klientom, że współpraca z Tobą im się najzwyczajniej na świecie opłaci.
Na samym początku spróbuj wykorzystać kontakty, które już masz. Być może Twój poprzedni pracodawca zgodzi się na to, byś część obowiązków wykonywała zdalnie. Może znasz przedsiębiorców, którzy potrzebowaliby wsparcia WA, ale jeszcze o tym nie wiedzą? Szukaj ludźmi, powiązań, podsuwaj pomysły na współpracę, przypomnij się znajomym, poprzednim współpracownikom, czy poprzednim szefom. Jeśli ktoś Cię już zna łatwiej mu będzie polecić Twoje usługi innym bądź skorzystać z nich po raz pierwszy. Nie zawsze musisz mieć Klientów online, możesz z powodzeniem zacząć na małą skalę na lokalnym rynku 🙂
2. Pułapka bycia online
Kryzys twórczości czy niemoc do pracy
być może ominą Cię przez kilka lub kilkanaście pierwszych
miesięcy pracy. Odnajdziesz się na fali działania i takim
motywacyjnym haju, gdzie wszystko będzie wydawało się fajną
przygodą, nowym doświadczeniem, wartościowym przeżyciem itp. Ale
w pewnym momencie poczujesz zmęczenie ciągłym byciem online. To
Cię po prostu przytłoczy, bo nie da się tak funkcjonować na
dłuższą metę.
Znam dziewczyny, które mimo tego, że
swoją pracę lubiły, fajnie zarabiały i miały wszystko poukładane
to w pewnym momencie powiedziały sobie dość – bo życie z głową
w świecie online było dla nich zbyt intensywne. Ja sama byłam na
prostej drodze do wypalenia, działałam, cisnęłam przez kilka
miesięcy bardzo intensywnie i nagle poczułam ogromne zmęczenie.
Obrzydzenie do mediów społecznościowych, wkurzenie na to, że inni
mówią nieprawdę. To mnie przeraziło i na jakiś czas wycofałam
się.
To jest taka pułapka bycia wirtualną asystentką freelancerem. Jeśli pracujesz i praca sprawia Ci przyjemność mogą nadejść dni, w których bardzo zagalopujesz się w tym, co robisz. Zaczniesz porównywać się z innymi, będziesz coraz bardziej krytycznie na siebie patrzeć, w końcu poczujesz, że straciłaś do tego serce. Ale nie martw się, wtedy nie następuje koniec świata.
Spokojnie. Wdech, wydech. Jak mówi
jedna z moich Klientek – czasem wystarczy zmienić kierunek działania
tylko o kilka stopni…
Jeśli dopadnie Cię kryzys i czujesz, że dłużej tak nie możesz, że nie dasz rady, że to wszystko na nic, to oznacza, że::
po pierwsze potrzebujesz wakacji na cito,
po drugie w którymś momencie robisz błąd i pracujesz za dużo, albo niedostatecznie dobrze odpoczywasz. Masz odskocznię od pracy i robisz coś, by odświeżyć głowę? Czy ciągle gonisz tylko za kasą?
Gdy dopadnie Cię taka niemoc – zatrzymaj się i przeanalizuj swoje działania. Zrób to, byś się nie wypaliła i w odpowiednim czasie mogła wrócić na właściwe tory. Bo choćbyś nie wiem jak bardzo kochała swoją firmę – gorsze dni Cię dopadną – bądź na nie dobrze przygotowana 🙂
3. Planowanie i strategia
Decydując się na pracę jako wirtualna asystentka, nie będziesz miała nad sobą szefa. Szefa, który do tej pory planował i myślał strategicznie, a Tobie przedstawiał tylko cząstkowe wyniki swojej pracy. Teraz Ty będziesz musiała zrobić to sama. Od dobrego planu będzie zależało Twoje powodzenie.
Potrzebujesz stworzyć strategię, która będzie działać i pomoże Ci utrzymać stały dopływ nowych Klientów. Nie przyjdzie do Ciebie kierownik i nie powie, jaki plan masz wykonać do końca kwartału czy roku. To Ty sama zaplanujesz swoje działania. Musisz przewidzieć, ile potrzebujesz zarobić by móc się potem utrzymać.
A to moja droga wcale nie jest takie proste. Stworzenie odpowiedniej strategii działań, która będzie zgodna z Tobą i przyciągnie odpowiednich Klientów do Twojego biznesu to sztuka. I niestety nie uczą tego w szkole. Tak, oczywiście w dzisiejszych czasach można, zarobić dobre pieniądze pracując zdalnie, ale zlecenia nie przyjdą do Ciebie same.
Jak zaplanujesz swój biznes na kolejny kwartał, czy rok?
3. Działania marketingowe
Jeśli do tej pory pracowałaś w biurze – pewnie do spraw marketingu był specjalny dział. I jeśli w tym dziale nie pracowałaś – o marketingu wiesz naprawdę niewiele. Ale gdy decydujesz się na karierę freelancerki – wirtualnej asystentki – sama musisz się tego marketingu nauczyć. Od podstaw będziesz budowała swoją markę wirtualnej asystentki. I uwaga – będziesz do tego potrzebowała sporo czasu. Takie rzeczy nie dzieją się w ciągu jednego dnia/ wieczoru. To systematycznie powtarzane działania są kluczem do sukcesu.
By pozyskać swoich idealnych Klientów będziesz potrzebowała pokazać, że jesteś, działasz, znasz się na tym co robisz. Przekonać ich do tego, że to Ty jesteś najlepszą osobą do wykonania tej, danej pracy. Pokazać potencjalnym Klientom, że znasz się na pracy, którą mogą Ci zlecić. Zdobywać rekomendacje od Klientów, którzy już z Tobą współpracowali.
Będziesz chciała budować społeczny dowód słuszności i zaufania, tym bardziej że działając jako WA Klienci nie mogą się z Tobą spotkać twarzą w twarz (chyba że działasz na rynku lokalnym, ale to temat na inny dzień). I tak naprawdę wyrabiają sobie o Tobie zdanie na odległość.
Dodatkowo musisz być sprytna, przewidywać trendy i być o jeden krok do przodu ze swoimi działaniami. Tylko wtedy masz pierwszeństwo w celowaniu w Twoich idealnych Klientów.
4. Milionyrozpraszaczy
Jeśli pracujesz w domu – wiesz o czym mówię – zawsze, ale to ZAWSZE znajdzie się coś, co może rozpraszać Twoją uwagę. Od domowników, przez różne prace domowe, nagłe wypadki, wyjazdy, przyjaciółki, kurierów, po sąsiadów, którzy (zwykle nieświadomie) postanowią zaburzyć Twój idealny porządek dnia.
Tutaj ktoś chce się o coś zapytać,
a to sąsiad przyszedł z osiedlową plotką, a to kurier zapuka
akurat w momencie Twojego stanu flow, w którym masz mega wenę do
pisania. A to Klient zadzwoni po jedną rzecz, a rozmawia z Tobą pół
godziny. A to pranie trzeba na dwór wywiesić, bo ładna pogoda,, a
to trzeba ściągnąć, bo pada. A to wstawić obiad, bo zaraz
wszyscy wygłodniali wpadną do domu, a to po dziecko pojechać do
żłobka. Ta lista nie ma końca.
Dlatego pomaga zmiana myślenia. Na: jestem w pracy i jestem w domu. (Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których nie można tak sobie wszystkiego rzucić i tak mega rozgraniczyć swoje życie.)
I silna wola do tego by opierać się
rozpraszaczom.
I samodyscyplina.
No i też dobry sen, bo człowiek niewyspany to człowiek nieproduktywny i zły 😉
5. Niezrozumienie innych
Praca z domu jest jeszcze ciągle
traktowana jako nie do końca prawdziwa praca. Inni ludzie, którzy
chodzą do “normalnej pracy” traktują nas tak trochę z
przymrużeniem oka i takim nie do końca poważnym spojrzeniem z
serii “taa jasne i jeszcze powiedz mi, że za to Ci płacą”.
Czasem człowiekowi może zrobić się przykro, kiedy ktoś znajomy
stwierdzi, że “a co to taka praca asystentka przez internet –
normalnej nie było?”
Ludzie boją się tego, czego nie
znają, a praca jako wirtualna asystentka w Polsce ciągle tak
naprawdę jest nowością. Mało osób kojarzy, że istnieją
wirtualne asystentki. Mało osób wie, że wirtualne asystentki mogą
pomóc w wielu kwestiach i wziąć na siebie tak naprawdę większość
działań administracyjno-organizacyjnych do wykonania w małej
firmie.
Dlatego też czasem trzeba mierzyć się z niezrozumieniem innych i edukować o tym, czym tak naprawdę jest praca zdalna.
6. Błędy
Pracując na swoim nie ma takiej opcji byś uniknęła popełniania błędów. Mniejszych czy większych. Takich, które można było przewidzieć, jak i takich, które spadną na Ciebie jak grom z jasnego nieba i nie będzie opcji, że mogłabyś, choć w najmniejszym stopniu się do nich przygotować. Tak po prostu jest. Czasem możesz popełnić błędy ze zwykłego zmęczenia czy niewyspania, zdarza się to najlepszym.
Co możesz więc zrobić? Oszacować ryzyko wystąpienia błędu i na wszelki wypadek stworzyć plan b, plan c i plan d Twoich działań. Tak, by zminimalizować ryzyko wystąpienia poważnych błędów zagrażających Twojej firmie.
Możesz również ubezpieczyć swoją firmę ubezpieczeniem OC, wtedy będziesz mogła spać spokojnie i w razie poważnych uchybień ubezpieczenie pokryje straty, które wyrządziłaś.
7. Samotność
Dopóki nie zaczniesz pracować w domu – będziesz
pewnie myślała, że samotność w pracy freelancera to tylko taki mit. Bo
przecież pracując w biurze / firmie często masz ochotę odciąć się od
wszystkich, zaszyć w kącie, najlepiej w domu i mieć w końcu święty
spokój.
Tylko to tak nie działa.
To znaczy działa – ale tylko na chwilę. Będąc pracownikiem – jesteś częścią społeczności i mimowolnie budujesz więź z innymi współpracownikami. Praca jako freelancerka pozbawia cię niejako tego elementu “społecznej przynależności”. Oczywiście masz Klientów, ale ta relacja klient – wirtualna asystentka jest na zupełnie innym poziomie. Dlatego część osób, które pracują jako freelancerzy skarży się na doskwierającą im samotność w biznesie. Szukają oni elementu tej społecznej przynależności wybierając: pracę “na mieście” (kawiarnie restauracje, centra coworkingowe), WA czasem dojeżdżają do Klienta i np. 2x w miesiącu pracują w firmie.
8. Brak uczciwości
Problem, który dotyczy chyba każdej
branży.
Zdarzają się potencjalni Klienci,
którzy przed rozpoczęciem współpracy mają tysiące pytań – Ty
tracisz swój czas na odpowiedzi, dajesz praktycznie gotowe
rozwiązania, a do współpracy nie dochodzi. Tak samo, gdy umawiasz
się na rozmowę z potencjalnym Klientem/Klientką, a nie odbierają
od Ciebie telefonów. Takie przykłady można mnożyć.
Czasem ludzie myślą, że skoro
działają przez internet – mogą sobie pozwolić na rzeczy, których
nie zrobiliby pracując offline.
Zaległe faktury, nie odpisywanie na
maile, cisza przez kilka miesięcy, a potem oczekiwanie wykonania
pracy w godzinach, które już dawno minęły itp.
Dlatego bardzo ważne jest byś pracując jako wirtualna asystentka nauczyła się ufać swojej intuicji. Jeśli coś w środku mówi Ci, że nie warto przystępować do danej współpracy – Najwidoczniej tak właśnie jest. Ignorowanie Twojego wewnętrznego głosu może skończyć się tym, że zabrniesz we współprace, które okażą się dla Ciebie złe pod każdym względem. Jeśli poświęcasz się tej pracy – rób to w zgodzie ze sobą.
Podsumowanie.
Praca jako wirtualna asystentka jest świetna, jednak musisz wiedzieć, że nie jest to praca idealna (bo takiej chyba nie ma) i ma też ciemniejszą stronę, a której rzadko się mówi. Oferuje dużą różnorodność, jeśli chodzi o branże, zadania, czy Klientów. I to jest w niej najlepsze 🙂
A jak to jest u Ciebie? CO jest brzydką prawdą w Twoim biznesie? Daj znać w komentarzu!
Dziś ma dla Ciebie temat, który chciałam poruszyć na ostatnim live, jednak z powodów technicznych (niewyspanej i płaczącej dwulatki) musiałam odwołać. Jak to jest z tą pracą wirtualnej asystentki? Czy spędzam przed komputerem cały dzień? Czy można pogodzić pracę wirtualnej asystentki z rodzinnym życiem?
Dziś opowiem Ci o tym:
✨ jak wyglądał mój dzień pracy na początku mojej drogi jako wa,
✨ czy mam swoje poranne i wieczorne rytuały i czy pomagają mi w
pracy,
✨ jak dziś wygląda mój rozkład dnia.
1.Jak wyglądał mój dzień pracy na początku mojej drogi jako wa?
Kiedy zaczynałam swój biznes wirtualnej asystentki miałam bardzo jasno określony cel-by przez ok. pierwszy rok mojej działalności pracować przez pół etatu i miesięcznie zarabiać właśnie tyle ile zarobiłabym pracując ok. 20 godz. tygodniowo. Mój plan dnia znacząco różnił się od tego, jak wygląda teraz z dwóch powodów: – mieszkałam za granicą, – moje dziecko nie chodziło do żłobka.
Czas pracy i odpoczynku w ciągu dnia był podyktowany przez moją córeczkę i to pod nią dostosowywałam swoje godziny pracy. Miałyśmy taki fajny, plastikowy kojec, a w nim królestwo zabawek wszelkiej maści. Dzięki temu, że był on zamontowany w salonie-mogłam pracować w obok niej bawiącej się. Zwykle do południa były to 2- 3 bloki pracy (20 minut mojej pracy, podczas której ona się bawiła, a potem kolejne 20 minut, w których spędzałyśmy czas razem). Nie był to układ idealny, ale u nas się sprawdzał. Potem do pracy siadałam znów po południu, kiedy mała spędzała czas z tatą, lub wieczorem, gdy już spała.
Dla mnie taka wytężona praca wieczorami czy w nocy była jak najbardziej w porządku, bo jestem osobą, która lubi wieczorną ciszę i spokój płynący z tego, że wszyscy już śpią. (Zresztą mam tak do dziś, o czym za chwilę Ci opowiem). Więc zwykle taki standardowy czas mojej pracy to było ok. 1.5 godz. w ciągu dnia, a potem wieczorem 2-3 godzin. Oprócz samej pracy uczyłam się również wiele dodatkowych rzeczy, więc dwa-trzy dni w tygodniu pracowałam również nad rozwojem swojego biznesu, marketingiem, pozyskiwaniem nowych Klientów itp.
W miarę upływu czasu mój biznes kształtował się w bardziej określony sposób. Planowałam zadania tak, by zbierać je w grupy i określone czynności wykonywać w jednym ciągu pracy. Potem zaczęłam zaczęłam grupować zadania w określone dni tygodnia, więc cały proces był bardziej uporządkowany. Z racji tego, że pracowałam mniej-miałam też mniej Klientów i mogłam w sposób bardziej elastyczny podejść do sposobu wykonywania zadań.
2.Czy mam swoje poranne i wieczorne rytuały i czy pomagają mi w pracy?
Po pewnym czasie pracy jako wirtualna asystentka zaczęłam do swojego dnia wprowadzać nawyki, które pozwoliły mi w jeszcze lepszy sposób uporządkować mój dzień. To były stałe elementy dnia, takie moje rytuały, dzięki którym byłam lepiej zorganizowana. Bardzo zależało mi na tym, by świadomie zmienić niektóre z nich, sprawdzić, jak mój organizm się do nich dostosuje.
Przez to, że moja praca kręciła się głównie wokół życia domowego, ważne dla mnie byłobym miała swoje punkty odniesienia. Więcej o moich porannych i wieczornych rytuałach możesz poczytać w tym wpisie. A dziś trochę się zmieniło i przygotowałam dla Ciebie listę moich obecnych rytuałów.
3.Jakie rytuały praktykuję teraz?
Wieczorne rytuały
Sprzątanie kuchni + ogarnianie mieszkania
Staram się, by po całym dniu pracy i zabawy mieszkanie było w stanie względnego porządku (bez przesady, ale czysto). Brak naczyń w zlewie czyta podłoga, uporządkowane zabawki i ogólny ład 😉 Wtedy na spokojnie mogę iść spać, wiedząc, że zacznę poranek w fajne przestrzeni. Jedna z moich Klientek mówi, że porządek w domu to porządek w duszy i ja się tego trzymam 🙂
Planowanie i przygotowywanie posiłków
Lubię planować posiłki i wiedzieć, co będę jadła kilka dni do przodu. Po pierwsze-to bardziej oszczędne podejście do kwestii żywienia ogólnie (bez planów najczęściej kończy się jedzeniem na mieście). Po drugie dzięki planowaniu posiłków-oszczędzam sporo czasu w ciągu tygodnia. Nie muszę biegać co chwilę do sklepu, bo zakupy robię raz na kilka dni i wszystko, co potrzebne mam pod ręką. I najważniejsze-nie muszę się zastanawiać, co zrobić na obiad 😉 To, co mogę przygotować dzień wcześniej-robię wieczorem. Śniadanie, czy II śniadanie często mam przygotowane dnia poprzedniego, dzięki czemu nie muszę tego robić na bieżąco. Obiad gotuję “po pracy” więc też nie muszę rozpraszać się w środku pracy.
Przygotowanie ubrań
To dla mnie mega ułatwienie. Poranek nie jest moim najmocniejszym punktem w ciągu dnia, dlatego ułatwiam sobie go jak mogę. Dzięki temu, że przygotowuję nam ubrania dzień wcześniej-mam z głowy zastanawianie się co ubrać 🙂
Planowanie następnego dnia pracy
Poniżej przeczytasz, jak obecnie wygląda mój dzień pracy, więc lepiej zrozumiesz jak działam. Wieczorem ważne jest dla mnie, by napisać / zmodyfikować sobie listę zadań i zrobić kilka małych zdań, które normalnie wykonałabym rano. Dzięki temu mam spokojną głowę i jestem o krok do przodu w działaniach.
Czytanie przed snem
Kocham czytać i te choćby kilka stron przed snem są dla mnie świętością. Dzięki lekturze mogę się oderwać od pracy i zanurzyć w inny świat. Czasem żałuję, że jest to tylko kilka stron, bo mogłabym czytać do oporu. W każdych okolicznościach przyrody 😉
Poranne rytuały
Wstawanie bez drzemki (tutaj nic się nie zmieniło)
Kiedyś używałam drzemek do oporu, dziś już tego nie robię. Mam nastawiony budzik na konkretną godzinę, ale praktycznie zawsze udaje mi się obudzić przed nim. Mam to szczęście, że pracuję w domu i nie muszę zrywać się skoro świt, dlatego wstawanie jest dla mnie przyjemnością. Nawet w poniedziałkowy poranek.
Kiedy miałam takie okresy, w których ciężko było mi wstać – stosowałam technikę mojego taty – od razu po przebudzeniu wstawałam na równe nogi. Wiem, dosyć hardcorowa metoda – ale najważniejsze – działała.
Śniadanie + szykowanie do żłobka + chwila dla siebie.
Od kiedy moje dziecko chodzi do żłobka jestem szczęśliwą matką 😉 Ta kilkugodzinna rozłąka działa dobrze na naszą relację plus jest dla mnie ważna, by zachować równowagę między życiem rodzinnym a pracą. Dlatego poranki są dla nas-na zbudowanie fajnej więzi. Jemy razem śniadanie, ubieramy się, robimy poranną toaletę, a potem odprowadzam ją do żłobka. Kiedy zostaję w domu sama, mam chwilę na oddech i zabieram się do pracy.
Wylogowanie się
W zależności od dnia czasem ciężko przychodzi mi wylogowanie się (ogólnie z internetu), ale staram się to robić, by nie zakłócać sobie pracy, nie rozpraszać się i zrobić jak najwięcej mogę. W pracy jako wirtualna asystentka jest to dosyć trudne, bo jednak część mojej pracy to są media społecznościowe. Jeśli chodzi o produktywność nie ma magicznej różdżki, ale zawsze można sprawić, że pokus na chwilowe oderwanie się od pracy jest mniej.
Jednocześnie jestem dla siebie bardziej łagodna-jeśli mam gorszy dzień-odpuszczam sobie i daję sobie prawo do niechcenia. Nie ma w tym nic złego, jeśli raz na jakiś czas oderwę się od schematu (byle nie za często).
4. Jak dziś wygląda mój rozkład dnia?
Zazwyczaj mój dzień pracy zaczyna się dzień wcześniej wieczorem. Jestem
osobą, która bardzo lubi pracować, gdy inni już śpią. Wtedy włącza się
mój flow, czyli taki mega
stan skupienia i dużej produktywności. (Tak przy okazji powiem Ci, że
przez lata próbowałam z tym walczyć, wstawać skoro świt i wykonywać
wszystkie zadania z rana, ale to w moim przypadku zupełnie się nie
sprawdziło, byłam wiecznie niewyspana, niezadowolona i to był duży
błąd).
Dzień wcześniej ok. 1-2 godziny pracuję i wykonuje
zadania, które normalnie miałabym zrobić na rano. Ustawiam wysyłkę maili
na 8.00 i automatyzuję to, co się da. Dzięki temu mam zabezpieczony
poranek i nie muszę martwić się tym, że będę musiała gonić za zadaniami.
Wstaję między 8 a 9 szykuje dziecko do żłobka,
jem śniadanie, przez kilka minut pozytywnie nastrajam się do działania i
ok. 10.00 – 10.30 zabieram się do pracy. Listę z zadaniami mam
przygotowaną już poprzedniego dnia więc po prostu wpadam w wir zadań. W
zależności od dnia pracuję albo w blokach czasowych, albo w blokach
zadaniowych, zwykle tak do godziny 14.30 – 15.00. Spotkania z Klientkami
planuję na jeden dzień w tygodniu, wtedy kilka godzin mam zarezerwowane
na rozmowy.
Ok. 15.00 moje dziecko wraca ze żłobka, więc kończę pracę i zaczyna się życie domowe 😉 Do pracy siadam gdzieś po 22, by zaplanować następny dzień i zrobić zadania na rano. Przez weekendy raczej nie pracuję, chyba że nie wyrobię się z zadaniami w tygodniu, to owszem wtedy siadam. Ale to jak Młoda śpi lub nie ma jej w domu.
Mam kilka reguł, które trzymają mnie w ryzach jeśli chodzi o pracę w domu:
nie gotuję obiadów (robię to po pracy czyli po 15),
nie sprzątam (to robię wieczorem),
jeśli jest ładna pogoda wstawiam pranie, (ale nie jakoś mega dużo by nie odrywać się zbytnio od pracy),
nie włączam youtuba, Faccebooka i Insta – chyba, że potrzebne są mi do pracy,
telefon mam wyciszony i w razie potrzeby po prostu oddzwaniam.
Dzięki temu mogę naprawdę zrobić dużo i przez weekend odetchnąć i naładować baterie.
Podsumowanie
Jak widzisz mój system pracy jest dosyć specyficzny,
dlatego, że oparłam go o swoje mocne strony (czyli pracę wieczorną,
podczas której nikt mi nie przeszkadza i mogę włączyć swoje flow). Moim
zdaniem też o to chodzi, gdy pracujesz dla siebie. Rób to tak, by
współgrało z Tobą i Twoim stylem życia.
Jeśli jesteś rannym
ptaszkiem i lubisz wstawać o 5 rano-czemu nie? Może właśnie wtedy
będziesz w stanie wykonać swoją pracę na fali produktywności. Przecież
nikt nie każe Ci siedzieć przed komputerem od 8 do 16.
Jeśli
jesteś swoim własnym szefem-możesz wykorzystać przewagę, jaką daje Ci
własna działalność i dostosować pracę do swojego rytmu dnia. Tak, byś
czuła się spełniona zawodowo i odczuwała satysfakcję z życia.
Delegowanie zadań w biznesie to dla wielu osób wciąż ciężkie zadanie do wykonania. Jeśli doba wydaje się być coraz krótsza i krótsza, zadań i pracy przybywa (a lista rzeczy do zrobienia ma kilometr i dalej rośnie) to znak, że czas rozpocząć delegowanie zadań wirtualnej asystentce.
Przygotowałam dla Ciebie ten krótki poradnik, by pokazać Ci kilka prostych kroków do rozpoczęcia współpracy z wirtualną asystentką.
Delegowanie obowiązków wirtualnej asystentce wcale nie musi być trudne. Wystarczy, że odpowiednio przygotujesz się do tego ważnego kroku w rozwoju swojego biznesu.
Zanim zaczniemy, zadaj sobie pytanie, DLACZEGO chcesz delegować obowiązki? (Określ cel, jaki wirtualna asystentka ma pomóc Ci osiągnąć.) W ten sposób nie będziesz tworzyła nowego bytu w próżni tylko razem będziecie działać po coś.
Delegowanie zadań wirtualnej asystentce – największe korzyści:
oszczędność
czasu – odzyskujesz cenny czas, który możesz wykorzystać w
dowolny sposób,
oszczędność pieniędzy – nie musisz zatrudniać pracownika, wykupujesz pakiet godzin i w ramach tego pakietu płacisz tylko za wykonane zadania,
elastyczny czas pracy – często asystentki decydują się na elastyczny czas pracy, a jeśli potrzebujesz pomocy w konkretnych godzinach asystentka może dopasować godziny pracy do Twoich potrzeb,
Jak rozpocząć delegowanie zadań?
1. Zaplanuj współpracę
Jeśli chcesz rozpocząć delegowanie zadań wirtualnej asystentce i masz taką możliwość zaplanuj przekazanie swoich obowiązków dużo wcześniej. Unikniesz dzięki temu stresów i frustracji spowodowanych napiętym terminarzem. Będziesz miała również czas, aby lepiej określić swoje wymagania i dopasować je do konkretnej osoby.
Zaplanuj delegowanie obowiązków:
przed wzmożonym okresem pracy,
przed
ważnym projektem,
przed launchem kursu.
2. Określ zadania, które możesz oddelegować.
Zadaj sobie pytanie: Co jest kluczowe dla rozwoju Twojego biznesu? I skup się na pracy w tym obszarze. Resztę zadań możesz oddelegować (nie tylko wirtualnej asystentce!).
Jeśli nie wiesz, jakie zadania możesz oddelegować pobierz listę 30 zadań, które możesz oddelegować wirtualnej asystentce już dziś.
Aby odpowiednio zdefiniować zadania, które możesz oddelegować zachęcam Cię do wypróbowania planera zadań dla wirtualnej asystentki, który pomoże Ci lepiej określić typy zadań do oddelegowania.
3. Przygotuj instrukcje pracy.
Pamiętaj, że o ile zadania, które sama wykonujesz są dla Ciebie oczywiste i nie musisz się nad nim zastanawiać (jak np. pisanie maili, przygotowanie ofert, przygotowanie posta blogowego, stworzenie grafik, czy kontakty z klientem) dla wirtualnej asystentki na początku współpracy wszystko jest nowe a Twój sposób wykonania poszczególnych zadań – nieoczywisty. Przygotuj instrukcje pracy do wykonywanych przez Ciebie zadań (do ich wykonania możesz użyć dowolnego formatu). Takie przygotowanie pozwoli twojej asystentce szybciej wdrożyć się w wykonywane obowiązki i ułatwi jej pracę.
[Pamiętaj! Instrukcje pracy wykonasz tylko raz, a będą Ci służyły wielokrotnie, dlatego warto wykonać je porządnie.]
4. Zacznij metodą małych kroków.
Delegowanie rozpocznij od prostych zadań, małymi kroczkami. Kiedy będziesz mieć pewność, że Ty i Twoja asystentka nadajecie na tych samych falach, a zadania wykonane są zgodnie z poleceniem / instrukcją – zwiększaj stopniowo zakres obowiązków.
5. Zarezerwuj swój czas.
Po pierwsze zarezerwuj swój czas na trening nowej wa. (mimo tego, że wirtualna asystentka nie jest Twoim pracownikiem, powinnaś poświęcić trochę czasu na jej przeszkolenie. Często same materiały mogą nie wystarczyć dlatego należy jakiś zapas czasowy zarezerwować na wprowadzający trening).
Wirtualne asystentki są specjalistkami w swojej pracy, jednak każda firma / biznes jest inny i wprowadzenie do pracy jest czynnikiem niezbędnym, jeśli chcesz, aby asystentka mówiła Twoim językiem.
Po drugie pamiętaj, żeby zawsze ustalić termin wykonania zadań + daj sobie czas na korespondencję zwrotną dotyczącą tych zadań (być może będziesz musiała udzielić więcej informacji o danym zadaniu).
6. Okaż podstawowe zaufanie.
Pamiętaj! Podczas współpracy z wirtualną asystentką okaż podstawowe zaufanie i nie kwestionuj czasu spędzonego nad każdym zadaniem. Nawet Miranda Priestly z “Diabeł ubiera się u Prady” nie kontrolowała obsesyjnie swoich asystentek. Wirtualna asystentka również prowadzi swój biznes i na pewno zależy jej na jak najlepszych relacjach z klientami oraz o dobrej opinii. Jeśli na wstępnej rozmowie wyjaśni, z jakich narzędzi do zarządzania czasem korzysta (np. Toggl- jak ja) myślę, że możesz być spokojna o prawidłowe zużycie czasu na wykonanie zadania.
7. Ustal sposoby komunikacji.
Już na początku określcie sposoby komunikacji. Odpowiednia komunikacja z wirtualną asystentką to gwarancja udanej współpracy.
Ważne
kwestie do ustalenia to:
preferowane kanały komunikacji (email, Asana, Slack, Twitter, Facebook, Skype czy tel),
godziny
komunikacji (określcie jasno godziny i dni tygodnia w których
możecie się komunikować),
kontakt
w nagłych wypadkach,
czas odpowiedzi wirtualnej asystentki na Twoje zadanie (24h, następny dzień roboczy itp.),
Określenie progu akceptacji zadania – punkt dla perfekcjonistów
Nie zakładaj, że wirtualna asystentka wykona każde zadanie dokładnie tak, jak Ty mogłabyś to zrobić. Zamiast tego pomyśl, jak możesz opisać każde zadanie (podać dokładne wytyczne) tak, aby rezultat sprostał Twoim oczekiwaniom.
9. Przestań teoretyzować i… zacznij działać.
Nie zastanawiaj się co by było gdyby… Znajdź kilka kandydatek na Twoją wa, spotkaj się z nimi na krótkiej rozmowie (np. Skype) przedstaw swoje oczekiwania, opowiedz im o swoim biznesie i o zadaniach jakie chcesz oddelegować. Sprawdź, czy mówicie podobnym językiem, wysłuchaj uważnie każdej kandydatki, zrób notatki. Zaproponuj wykonanie zadania testowego i wybierz tą wa, która wpisuje się w misję i wizerunek Twojej działalności. A potem zacznij delegować swoje pierwsze zadania!
Testuj różne rozwiązania i wybierz to, które będzie najlepsze dla Twojego biznesu.
TERAZ TY WEŹ SPRAWY W SWOJE RĘCE!
To już wszystkie informacje, jakie chciałam Ci przekazać. Teraz czas na Twój ruch! Pamiętaj, że rozpoczęcie współpracy z wirtualną asystentką to proces, który przyniesie najlepsze rezultaty tylko wtedy, kiedy odpowiednio (i solidnie) się do niego przygotujesz. Trzymam kciuki za Twoje działania i wiem, że korzystając z moich porad cały proces delegowanie przebiegnie pomyślnie dla Ciebie i dla Twojego biznesu!
Kasia Must-Have Asystentka
P.S. Mam nadzieję, że ten wpis okazał się dla Ciebie pomocny i w ramach wiosennego odświeżenia swojego biznesu – będziesz chciała rozpocząć współpracę z wirtualną asystentką. Jeśli masz dodatkowe pytania lub chciałabyś skorzystać z bezpłatnej konsultacji dlatego zapraszam na 15-minutową rozmowę o Twoich potrzebach. Może właśnie pomoc WA jest Ci potrzebna by osiągnąć jeszcze więcej w 2019 roku!
Przed nami koniec roku, a więc czas podsumowań. Pora na totalną szczerość i chwilę zastanowienia nad tym, co wydarzyło się w mijającym roku. Co było super, w którym miejscu i dlaczego zawaliłam, a gdzie mogę nad sobą jeszcze popracować.
Podsumowania są fajne – pozwalają z lepszej perspektywy spojrzeć na większy obraz i całość naszych działań. Nie ukrywajmy większość z nas żyje raczej z dnia na dzień, tygodnia na tydzień. Ustalamy plany, odhaczamy je, modyfikujemy i jedziemy dalej. Dlatego tak ważne jest by od czasu do czasu zatrzymać ten pęd, tą maszynę, która mknie jak szalona i dokonać oceny tego, co było. Sprawdzić się. Dla mnie początek nowego roku – tak samo jak poniedziałek (tylko w trochę większej skali) jest motorem do działania. Czystą kartą, którą mogę zapełnić w zgodzie ze sobą. Czekam na to co przyniesie Nowy Rok. Jakie plany uda mi się zrealizować, co osiągnę, co mnie czeka.
Ale.
Zanim przyjdzie nowe trzeba podsumować to co było. Uporać się ze starym rokiem. Wyciągnąć wnioski. Sprawdzić co się udało, a co było błędem. Jakie działania przybliżyły nas do osiągnięcia celów, a jakie oddaliły. Co można było zrobić inaczej, a co działało świetnie.
Właśnie dlatego przygotowałam pytania, które pomogą mi (i mam nadzieję również Tobie) podsumować mijający rok i nasze działania. Przed nami kolejne 365 dni. Byśmy mogły zrobić z nich dobry użytek – potrzebujemy oczyścić głowę z tego co było i zrobić plan na to, co będzie. Mam nadzieję, że moje podsumowanie zmobilizuje Cię do działania i również odpowiesz na poniższe pytania. Dzięki temu będziesz mogła bardziej świadomie przygotować się do tego co przed Tobą.
Podsumowanie Roczne 2018
Część Pierwsza
:: Na jakich dobrych działaniach skupiłaś się w tym roku?
Praca z Klientkami to był najlepiej zainwestowany czas w tym roku. Nauczyła mnie ona budowania relacji na polu Klientka – wirtualna asystentka. Wypracowałam sobie odpowiednie mechanizmy współpracy i negocjacji. Mogłam poznać problemy moich Klientek, które (niezależnie od tego w jakiej branży działają) są do siebie bardzo podobne.
Przez większość czasu pracowałam nad konkretnymi problemami, ale robiłam coś jeszcze – małymi krokami wprowadzałam w życie moje własne metody pracy i systemy, które w moim przypadku zwiększały efektywność działań. Dzięki temu miałam okazję w praktyce wykorzystywać różne dodatkowe pomysły związane z projektami, w których brałam udział.
:: Na co dobrze wydałaś pieniądze w tym roku?
Opłaciło się zainwestować w książki, które uczą jak pisać. Muszę przyznać, że pisanie nigdy nie było moją pasją. Jeszcze jakiś czas temu nie pomyślałabym, że będzie to jedno z „moich” zajęć. Nie znałam się na tym i uciekałam od pisania. W tym roku jednak postanowiłam podszkolić swój warsztat i rzeczywiście zabrałam się za naukę pisania. Opłaciło się. Jest lepiej. To nie jest jeszcze poziom, który chcę reprezentować, ale myślę, że w 2019 w końcu dotknę tej poprzeczki, którą sobie jakiś czas temu ustawiłam. Dostaję coraz więcej pozytywnych opinii na temat moich tekstów na blogu czy maili, które wysyłam więc jest zdecydowanie lepiej.
:: Jakie są Twoje ulubione wspomnienia z 2018 roku?
Zadowolenie Klientek, osiągnięte cele. To uczucie, które pojawia się gdy zrobię świetną robotę i zostaje ona doceniona. Sytuacje w których dałam sobie wyśmienicie radę, mimo tego, że na początku bałam się podjąć działanie. Mam również kilka wspomnień prywatnych, związanych z moją rodziną, ale one nie nadają się do tego wpisu.
:: Co osiągnęłaś w tym roku?
Zdobyłam zaufanie Klientek na tyle, by być polecaną i nie musieć martwić się o to, jak zdobywać nowe zlecenia i współprace. Brałam udział w tworzeniu kursów, sklepów, newsletterów i tysięcy innych zadań. Miałam ręce pełne pracy – czyli tak, jak lubię. Dodatkowo wyrobiłam sobie fajną pozycję w branży wirtualnych asystentek i mogę na spokojnie myśleć o rozwoju w przyszłym roku.
:: Czy zrobiłaś postępy w swoich długoterminowych planach?
Tak, jestem o kilka kroków dalej niż byłam na początku roku. Zmieniło się wiele i wiem, że w przyszłym roku kilka długoterminowych planów się ziści. Właściwie to te długoterminowe plany mam już wpisane w kalendarz więc nie ma mowy o tym, by nie zostały wykonane!
:: Co było dla Ciebie sukcesem? (w skali całego roku?)
Wszystkie działania, które pozwoliły mi na to bym zrobiła coś nowego. Przełamałam swój strach w wielu dziedzinach i z tego jestem najbardziej zadowolona. Udzieliłam kilku wywiadów, nagrałam live’y, piszę poczytalny newsletter. To wszystko (plus praca z Klientkami) to moje sukcesy.
:: Czy w 2018 roku pokonałaś przeszkody mentalne (takie, które tkwiły tylko w Twojej głowie)?
Tak, bałam się, że nie jestem wystarczająco dobra by… pisać, mówić, działać, inspirować innych, dumnie nazywać się wirtualną asystentką. Kiedyś stałabym z boku po cichutku mówiąc: tak, to ja tam coś zrobiłam. Dziś mówię konkretnie – to mi się nie udało przez przypadek, ja po prostu jestem w tym dobra 🙂
:: Czego nauczyłaś się o sobie w 2018 roku?
Jestem silniejsza niż mogłoby się wydawać. Jak trzeba zaciskam zęby i działam nie patrząc na innych i swoje słabości.
:: Kto wspierał Cię w Twoich działaniach i na kogo mogłaś liczyć?
Spotkałam wspaniałe Kobiety w świecie online i te znajomości przełożyły się do świata offline, z czego jestem najbardziej zadowolona. Dodatkowo wiele wsparcia daje mi moja rodzina. Wszyscy trzymają za mnie kciuki i to jest super!
Część Druga
:: Na jakie działania straciłaś czas w tym roku?
Na niepotrzebne porównywanie się z innymi ludźmi. Na śledzenie ich w mediach społecznościowych i przejmowanie się statystykami. Po co? Do dziś nie wiem. Mogłam ten czas wykorzystać na pisanie lub czytanie. Tak zamierzam zrobić w 2019 – nie patrzeć na innych. Straciłam też zbyt dużo czasu na zamartwianie się o bzdety, pierdoły, które nie mają żadnego wpływu na moje życie. Dziś już wiem, że muszę je przyjąć do wiadomości, zaakceptować i z nimi żyć. Nie ma innej rady.
:: Co okazało się nietrafioną inwestycją?
Niestety były to dwa kursy online, które, choć szumnie zapowiadane miały być hitami – okazały się kompletną klapą. Mówię niestety, bo brałam udział również w fajnych kursach dających wiele wartości i szkoda, że ciągle wypuszczane są takie, które psują rynek.
:: Przed jakim największym wyzwaniem stanęłaś w tym roku?
Powrót do Polski i założenie firmy tutaj. Musiałam przebrnąć przez kilka spraw, które kompletnie wypompowały ze mnie energię i przysporzyły bólu głowy. Nie byłam przygotowana na to, że cały proces będzie tak długo trwał i wraz z przeciągającymi się decyzjami poziom mojej frustracji narastał. Na szczęście wszystko już zakończone pomyślnie więc mogę się z tej całej sytuacji śmiać.
:: Czy zmieniłabyś cokolwiek w tym w jaki sposób zmierzyłaś się ze swoim wyzwaniem?
Tak, podeszłabym z mniejszą werwą i entuzjazmem. Odpuściła trochę i pozwoliła sprawom płynąć ich naturalnym, wolnym rytmem. Przypuszczam, że wtedy nie straciłabym tak dużo energii.
:: Czy kończysz ten rok z niedokończonymi sprawami?
Nie, swoje zawodowe sprawy zamknęłam przed Świętami, więc mogę cieszyć się chwilą oddechu, bo już od stycznia kolejny mega mocno intensywny czas się szykuje!
:: Czy masz jakieś zaległe cele z których chciałabyś zrezygnować?
Tak, nie mam już ambicji być najlepszą we wszystkim. Jestem bardzo dobra w tym, co robię i nie muszę nikomu udowadniać, że jest inaczej. Przez długi czas na mojej liście był punkt by zostać tą naj. Dziś już mam zupełnie inne podejście i skreśliłam ten punkt ze swojej listy 🙂
:: Co było Twoją najgorszą porażką w 2018?
Nie była to jakaś konkretna sprawa, bardziej moje błędne przeświadczenie o tym, że ludzie są dobrzy i mają dobre zamiary. Niestety nie jest to prawda. Nie każdy, kto mnie spotyka ma dobre intencje i muszę o tym pamiętać. Jestem z natury miła i dobra. Kilka razy w tym roku przekonałam się, że to nie najlepsze cechy do prowadzenia biznesu, a inni ludzie będą szukać moich słabości po to, by je w zły sposób wykorzystać.
8. Jakie czynniki sprawiały, że chciałaś się poddać?
Przepracowanie. Miałam taki okres w tym roku kiedy na chwilę się zatrzymałam. Po wielu miesiącach pracy poczułam, że to chyba nie jest to. Straciłam serce do pracy i nie chciałam w to dalej brnąć. Dodatkowo duży wpływ na to miały media społecznościowe, które (jako narzędzie mojej pracy) były mi niezbędne na co dzień. Sztuczność i obłuda ludzka sprawiły, że chciałam rzucić wszystko w diabły!
:: Kto lub co trzymało Cię w miejscu nie pozwalało Ci się rozwinąć?
Dziwne przekonanie, w które wierzyłam przez wiele lat. Że nie jestem wystarczająco dobra by robić to, co robię. Że nie powinnam nazywać siebie specjalistką, bo tak na prawdę moje umiejętności nie są powalające. Że to w czym jestem dobra nie jest aż tak trudne by inni też tego nie zrobili. Sporo czasu zajęło mi przepracowanie tych myśli i zmiana przekonań.
To moje odpowiedzi, a teraz czas na Ciebie! W ciszy i spokoju w ciągu kolejnych kilku minut odpowiedz sobie na pytania, które pomogą Ci podsumować mijający rok.
Część Pierwsza
Na jakich dobrych działaniach skupiłaś się w tym roku?
Na co dobrze wydałaś pieniądze w tym roku?
Jakie są Twoje ulubione wspomnienia z 2018 roku?
Co osiągnęłaś w tym roku?
Czy zrobiłaś postępy w swoich długoterminowych planach?
Co było dla Ciebie sukcesem? (w skali całego roku?)
Czy pokonałaś przeszkody mentalne (takie, które tkwił tylko w Twojej głowie)?
Czego nauczyłaś się o sobie w 2018 roku?
Kto wspierał Cię w Twoich działaniach i na kogo mogłaś liczyć?
Część Druga
Na jakie działania straciłaś czas w tym roku?
Co okazało się nietrafioną inwestycją?
Przed jakim największym wyzwaniem stanęłaś w tym roku?
Czy zmieniłabyś cokolwiek w tym w jaki sposób zmierzyłaś się ze swoim wyzwaniem?
Czy kończysz ten rok z niedokończonymi sprawami?
Czy masz jakieś zaległe cele z których chciałabyś zrezygnować?
Co było Twoją najgorszą porażką w 2018?
Jakie czynniki sprawiały, że chciałaś się poddać?
Kto lub co trzymało Cię w miejscu nie pozwalało Ci się rozwinąć?
Czasem trzeba z boku spojrzeć na sprawy, które w codziennym życiu wydają się nam oczywiste. Podsumować pewien rozdział i iść dalej. Po to by w zgodzie ze sobą osiągać kolejne cele w Nowym Roku. Czego Tobie mocno życzę!
Jeśli jesteś ze mną od jakiegoś czasu to zapewne wiesz, że jestem i staram się być w miarę zorganizowana i uporządkowana. Kiedy mam kilka projektów dziejących się równocześnie to dla mnie bardzo ważne, abym wiedziała w jaki sposób uporządkować je na mojej liście do zrobienia. Tak, by zostały one wykonane według odpowiednich kryteriów ważności i pilności, bo dobra organizacja to klucz do sukcesu.
Dlatego właśnie mój tydzień pracy zaczyna się w niedzielę wieczorem.
Tak przyznaję – z doświadczenia w pracy biurowej mam lekkie skrzywienie organizacyjne i lubię nastawić się na to co mnie czeka. Kiedy pracowałam jako asystentka finansowa listę zadań na kolejny tydzień robiłam w piątek o 15. Tak, po prostu, aby wiedzieć za co zabrać się w poniedziałek rano (a raczej w poniedziałkowe południe, bo rankiem zawsze robiłam listy obecności). Najważniejsze sprawy do zrobienia miałam zanotowane i kiedy uporałam się już ze stałymi zadaniami – doskonale wiedziałam co dalej.
Wracając do obecnego planowania tygodnia pracy. W niedzielę robię szczegółową listę to – do na poniedziałek. Zaznaczam co MUSZĘ wykonać (bo inaczej zawali się świat) i dodatkowe sprawy, które MOGĘ wykonać jeśli będę miała na nie czas i chęci.
To nie wszystko co robię w niedzielę. Kiedyś skupiałam się tylko na tym, aby zrobić plan na poniedziałek nie nawiązując do kolejnych dni tygodnia. I to był błąd (dlaczego napiszę Ci o tym za chwilę). Obecnie ustalam również (tak z grubsza) listę zadań do zrobienia na cały tydzień, a w niej:
2 lub 3 zadania na wtorek, środę i czwartek (moje zobowiązania wobec Klientów, stałe tygodniowe zadania) Są to ogólne zagadnienia, które następnie dzielę na mniejsze zadania do wykonania,
przypisuję każdemu z zadań priorytet wykonania (pilne, niepilne, ważne, nieważne). Jak możesz się domyślać większość z tych zadań jest ważna i pilna :D,
określam drugie kryterium wykonania zadania jest jego wpływ na mój biznes, konsekwencje jego wykonania lub niewykonania i to ono decyduje o działaniu.
piątek z kolei jest moim dniem CEO, w którym skupiam się na tym, co chcę osiągnąć jako przedsiębiorca. W ten dzień załatwiam również sprawy, które muszą być zrobione dla mojego biznesu. Piątek realizuję z „osobnej listy” to-do, którą robię raz w miesiącu (ale o tym będzie całkiem inny artykuł).
Dlaczego już w niedzielę warto zrobić plan działania na cały tydzień?
Im dalej w las, tym więcej drzew. Przez cały tydzień zadania napływają do Ciebie lawinowo i nigdy nie jest tak, że masz do zrobienia tylko to, co sobie założyłaś. Jeśli jednak określisz ramy zadań do zrobienia w tygodniu to nie będziesz się tak bardzo rozpraszać mniejszymi zadaniami. Tymi, które pojawią się po drodze, a takie będą na pewno. I najważniejsze – nie będziesz miała pretekstu, aby tworzyć listę zadań ze swojej skrzynki odbiorczej. (To jest szczególnie fajny pomysł, jeśli nie jesteś osobą asertywną i nie umiesz odpowiedzieć NIE na realizowanie nie swoich celów).
Czy myślisz o poniedziałku jak o białej kartce, nowym rozdziale i ogólnie jak o czasie, w którym możesz coś zmienić?
A czy zastanawiałaś się dlaczego Ci to nie wychodzi? Mija poniedziałek za poniedziałkiem, a Ty wiecznie usiłujesz gonić króliczka, który rozsypuje za sobą sterty niepowiązanych ze sobą zadań, które nijak się mają do rozbudowy Twojego biznesu?
Co robisz źle i dlaczego Ci nie wychodzi?
Jeśli czytasz ten artykuł mam nadzieję, że jesteś zdecydowana na to, aby zamienić chaos na porządek. Musisz jednak wiedzieć, że to nie jest łatwe zadanie i na pewno napotkasz na swojej drodze problemy. Ja zwykle widzę dwa z nich.
Po pierwsze NIE WIEM co mam zrobić czyli NIE ROBIĘ NIC.
Przytłoczenie zbyt dużą ilością obowiązków i niemożność wyciągnięcia wniosku co jest w danym momencie najważniejsze do zrobienia.
Takie podejście sprawia, że cały plan nie zostaje zrealizowany już na etapie ustalania samego planu. Paradoks prawda? W zasadzie jest to podejście w stylu: mam tyle spraw do zrobienia, że nie wiem za co się zabrać więc w konsekwencji robię nic lub coś co tak na prawdę nie przybliża do osiągnięcia jakiegokolwiek celu.
Niestety takie podejście jest często błędnym kołem. Zamyka bowiem możliwość do działania i sprawia, że prosta sprawa jak planowanie (no bo umówmy się zaplanowanie działania jest łatwiejsze od jego wykonania) blokuje przed podjęciem decyzji co robić. To z kolei blokuje pracę wszystkich innych osób powiązanych z Twoim biznesem i cały proces się przeciąga w nieskończoność.
Po drugie NIE osadzam planów w czasie rzeczywistym.
Problem to planowanie czasu pracy w idealnym środowisku w warunkach bez rozpraszaczy i żadnych interakcji ze środowiskiem zewnętrznym. Tutaj widzę często zależność JA i mój plan ———–tam gdzieś daleko————-> Rzeczywistość.
Traktuje się je jako dwa osobne byty, które nie są ze sobą powiązane i nie mają żadnych wspólnych punktów styku. Tutaj największym problemem jest to, że nie ustala się buforów czasowych do każdego zadania i dnia. Niestety takie planowanie często jest skazane na porażkę, bo zgodnie z prawem Murphy’ego – jeśli coś złego ma się wydarzyć to się wydarzy. A wystarczy założyć sobie np. 30% czasu pracy na „coś niespodziewanego”, problem który może się pojawić, a którego na poziomie planowania jeszcze nie znamy.
Znasz już dwa największe błędy o których słyszę zdecydowanie za często (i kiedyś również je popełniałam). Chciałabym, abyś teraz znając te problemy raz jeszcze podeszła do niedzielnego planowania swoich działań.
Jak podejść dobrze do „tego” planowania?
Z ręką na sercu popatrz na swoją listę i zastanów się – co mogę z niej wyrzucić? Co mogę oddać do zrobienia innym? O ile bliżej będę do zrealizowania mojego celu po tym tygodniu? Zrób to co NAPRAWDĘ jest najważniejsze, a nie to co Ci wpadnie do ręki.
I zacznij już w niedzielny wieczór – będzie Ci łatwiej trzymać się planu w tygodniu 🙂
Jeśli nie potrafisz się skupić w pracy i ciągle Twoje myśli wędrują dookoła zadań, a Ty nie stawiasz żadnego oporu bo masz słabą silną wolę poratuj się kilkoma wskazówkami jak skupić się w pracy.
Moje sposoby na skupienie w pracy
wyloguj się z internetu lub ogranicz podłączenie do sieci do minimum. ALE naprawdę do MINIMUM,
zainstaluj aplikację Rescue Time i zobacz gdzie tracisz swój czas w sieci,
zainstaluj w swoim telefonie aplikację Forest i hoduj drzewka zamiast ciągle spoglądać w ekran smartphone’a!
Podsumowanie
Podzieliłam się z Tobą moimi sposobami na zaplanowanie tygodnia. Teraz czas na Ciebie! koniec czytania, zacznij działać! Mam nadzieję, że zrealizujesz wszystkie zadania, które zaplanowałaś. Koniecznie napisz mi czy Ci się udało!
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
