Rozkład dnia wirtualnej asystentki

Dziś ma dla Ciebie temat, który chciałam poruszyć na ostatnim live, jednak z powodów technicznych (niewyspanej i płaczącej dwulatki) musiałam odwołać. Jak to jest z tą pracą wirtualnej asystentki? Czy spędzam przed komputerem cały dzień? Czy można pogodzić pracę wirtualnej asystentki z rodzinnym życiem?

Dziś opowiem Ci o tym:

✨ jak wyglądał mój dzień pracy na początku mojej drogi jako wa,

✨ czy mam swoje poranne i wieczorne rytuały i czy pomagają mi w pracy,

✨ jak dziś wygląda mój rozkład dnia.

1.Jak wyglądał mój dzień pracy na początku mojej drogi jako wa?

Kiedy zaczynałam swój biznes wirtualnej asystentki miałam bardzo jasno określony cel-by przez ok. pierwszy rok mojej działalności pracować przez pół etatu i miesięcznie zarabiać właśnie tyle ile zarobiłabym pracując ok. 20 godz. tygodniowo. Mój plan dnia znacząco różnił się od tego, jak wygląda teraz z dwóch powodów:
– mieszkałam za granicą,
– moje dziecko nie chodziło do żłobka.

Czas pracy i odpoczynku w ciągu dnia był podyktowany przez moją córeczkę i to pod nią dostosowywałam swoje godziny pracy. Miałyśmy taki fajny, plastikowy kojec, a w nim królestwo zabawek wszelkiej maści. Dzięki temu, że był on zamontowany w salonie-mogłam pracować w obok niej bawiącej się. Zwykle do południa były to 2- 3 bloki pracy (20 minut mojej pracy, podczas której ona się bawiła, a potem kolejne 20 minut, w których spędzałyśmy czas razem). Nie był to układ idealny, ale u nas się sprawdzał. Potem do pracy siadałam znów po południu, kiedy mała spędzała czas z tatą, lub wieczorem, gdy już spała.

Dla mnie taka wytężona praca wieczorami czy w nocy była jak najbardziej w porządku, bo jestem osobą, która lubi wieczorną ciszę i spokój płynący z tego, że wszyscy już śpią. (Zresztą mam tak do dziś, o czym za chwilę Ci opowiem). Więc zwykle taki standardowy czas mojej pracy to było ok. 1.5 godz. w ciągu dnia, a potem wieczorem 2-3 godzin. Oprócz samej pracy uczyłam się również wiele dodatkowych rzeczy, więc dwa-trzy dni w tygodniu pracowałam również nad rozwojem swojego biznesu, marketingiem, pozyskiwaniem nowych Klientów itp.

W miarę upływu czasu mój biznes kształtował się w bardziej określony sposób. Planowałam zadania tak, by zbierać je w grupy i określone czynności wykonywać w jednym ciągu pracy. Potem zaczęłam zaczęłam grupować zadania w określone dni tygodnia, więc cały proces był bardziej uporządkowany. Z racji tego, że pracowałam mniej-miałam też mniej Klientów i mogłam w sposób bardziej elastyczny podejść do sposobu wykonywania zadań.

2.Czy mam swoje poranne i wieczorne rytuały i czy pomagają mi w pracy?

Po pewnym czasie pracy jako wirtualna asystentka zaczęłam do swojego dnia wprowadzać nawyki, które pozwoliły mi w jeszcze lepszy sposób uporządkować mój dzień. To były stałe elementy dnia, takie moje rytuały, dzięki którym byłam lepiej zorganizowana. Bardzo zależało mi na tym, by świadomie zmienić niektóre z nich, sprawdzić, jak mój organizm się do nich dostosuje.

Przez to, że moja praca kręciła się głównie wokół życia domowego, ważne dla mnie byłobym miała swoje punkty odniesienia. Więcej o moich porannych i wieczornych rytuałach możesz poczytać w tym wpisie. A dziś trochę się zmieniło i przygotowałam dla Ciebie listę moich obecnych rytuałów.

3.Jakie rytuały praktykuję teraz?

Wieczorne rytuały

• Sprzątanie kuchni + ogarnianie mieszkania

Staram się, by po całym dniu pracy i zabawy mieszkanie było w stanie względnego porządku (bez przesady, ale czysto). Brak naczyń w zlewie czyta podłoga, uporządkowane zabawki i ogólny ład 😉 Wtedy na spokojnie mogę iść spać, wiedząc, że zacznę poranek w fajne przestrzeni. Jedna z moich Klientek mówi, że porządek w domu to porządek w duszy i ja się tego trzymam 🙂

• Planowanie i przygotowywanie posiłków

Lubię planować posiłki i wiedzieć, co będę jadła kilka dni do przodu. Po pierwsze-to bardziej oszczędne podejście do kwestii żywienia ogólnie (bez planów najczęściej kończy się jedzeniem na mieście). Po drugie dzięki planowaniu posiłków-oszczędzam sporo czasu w ciągu tygodnia. Nie muszę biegać co chwilę do sklepu, bo zakupy robię raz na kilka dni i wszystko, co potrzebne mam pod ręką. I najważniejsze-nie muszę się zastanawiać, co zrobić na obiad 😉
To, co mogę przygotować dzień wcześniej-robię wieczorem. Śniadanie, czy II śniadanie często mam przygotowane dnia poprzedniego, dzięki czemu nie muszę tego robić na bieżąco. Obiad gotuję “po pracy” więc też nie muszę rozpraszać się w środku pracy.

• Przygotowanie ubrań  

To dla mnie mega ułatwienie. Poranek nie jest moim najmocniejszym punktem w ciągu dnia, dlatego ułatwiam sobie go jak mogę. Dzięki temu, że przygotowuję nam ubrania dzień wcześniej-mam z głowy zastanawianie się co ubrać 🙂

• Planowanie następnego dnia pracy

Poniżej przeczytasz, jak obecnie wygląda mój dzień pracy, więc lepiej zrozumiesz jak działam. Wieczorem ważne jest dla mnie, by napisać / zmodyfikować sobie listę zadań i zrobić kilka małych zdań, które normalnie wykonałabym rano. Dzięki temu mam spokojną głowę i jestem o krok do przodu w działaniach.

• Czytanie przed snem

Kocham czytać i te choćby kilka stron przed snem są dla mnie świętością. Dzięki lekturze mogę się oderwać od pracy i zanurzyć w inny świat. Czasem żałuję, że jest to tylko kilka stron, bo mogłabym czytać do oporu. W każdych okolicznościach przyrody 😉

Poranne rytuały

• Wstawanie bez drzemki (tutaj nic się nie zmieniło)

Kiedyś używałam drzemek do oporu, dziś już tego nie robię. Mam nastawiony budzik na konkretną godzinę, ale praktycznie zawsze udaje mi się obudzić przed nim. Mam to szczęście, że pracuję w domu i nie muszę zrywać się skoro świt, dlatego wstawanie jest dla mnie przyjemnością. Nawet w poniedziałkowy poranek.

Kiedy miałam takie okresy, w których ciężko było mi wstać – stosowałam technikę mojego taty – od razu po przebudzeniu wstawałam na równe nogi. Wiem, dosyć hardcorowa metoda – ale najważniejsze – działała.

• Śniadanie + szykowanie do żłobka + chwila dla siebie.

Od kiedy moje dziecko chodzi do żłobka jestem szczęśliwą matką 😉 Ta kilkugodzinna rozłąka działa dobrze na naszą relację plus jest dla mnie ważna, by zachować równowagę między życiem rodzinnym a pracą.
Dlatego poranki są dla nas-na zbudowanie fajnej więzi. Jemy razem śniadanie, ubieramy się, robimy poranną toaletę, a potem odprowadzam ją do żłobka. Kiedy zostaję w domu sama, mam chwilę na oddech i zabieram się do pracy.

• Wylogowanie się

W zależności od dnia czasem ciężko przychodzi mi wylogowanie się (ogólnie z internetu), ale staram się to robić, by nie zakłócać sobie pracy, nie rozpraszać się i zrobić jak najwięcej mogę. W pracy jako wirtualna asystentka jest to dosyć trudne, bo jednak część mojej pracy to są media społecznościowe. Jeśli chodzi o produktywność nie ma magicznej różdżki, ale zawsze można sprawić, że pokus na chwilowe oderwanie się od pracy jest mniej.

Jednocześnie jestem dla siebie bardziej łagodna-jeśli mam gorszy dzień-odpuszczam sobie i daję sobie prawo do niechcenia. Nie ma w tym nic złego, jeśli raz na jakiś czas oderwę się od schematu (byle nie za często).

4. Jak dziś wygląda mój rozkład dnia?

Zazwyczaj mój dzień pracy zaczyna się dzień wcześniej wieczorem. Jestem osobą, która bardzo lubi pracować, gdy inni już śpią. Wtedy włącza się mój flow, czyli taki mega stan skupienia i dużej produktywności. (Tak przy okazji powiem Ci, że przez lata próbowałam z tym walczyć, wstawać skoro świt i wykonywać wszystkie zadania z rana, ale to w moim przypadku zupełnie się nie sprawdziło, byłam wiecznie niewyspana, niezadowolona i to był duży błąd).

Dzień wcześniej ok. 1-2 godziny pracuję i wykonuje zadania, które normalnie miałabym zrobić na rano. Ustawiam wysyłkę maili na 8.00 i automatyzuję to, co się da. Dzięki temu mam zabezpieczony poranek i nie muszę martwić się tym, że będę musiała gonić za zadaniami.

Wstaję między 8 a 9 szykuje dziecko do żłobka, jem śniadanie, przez kilka minut pozytywnie nastrajam się do działania i ok. 10.00 – 10.30 zabieram się do pracy. Listę z zadaniami mam przygotowaną już poprzedniego dnia więc po prostu wpadam w wir zadań. W zależności od dnia pracuję albo w blokach czasowych, albo w blokach zadaniowych, zwykle tak do godziny 14.30 – 15.00. Spotkania z Klientkami planuję na jeden dzień w tygodniu, wtedy kilka godzin mam zarezerwowane na rozmowy.

Ok. 15.00 moje dziecko wraca ze żłobka, więc kończę pracę i zaczyna się życie domowe 😉 Do pracy siadam gdzieś po 22, by zaplanować następny dzień i zrobić zadania na rano. Przez weekendy raczej nie pracuję, chyba że nie wyrobię się z zadaniami w tygodniu, to owszem wtedy siadam. Ale to jak Młoda śpi lub nie ma jej w domu.

Mam kilka reguł, które trzymają mnie w ryzach jeśli chodzi o pracę w domu:

• nie gotuję obiadów (robię to po pracy czyli po 15),
• nie sprzątam (to robię wieczorem),
• jeśli jest ładna pogoda wstawiam pranie, (ale nie jakoś mega dużo by nie odrywać się zbytnio od pracy),
• nie włączam youtuba, Faccebooka i Insta – chyba, że potrzebne są mi do pracy,
• telefon mam wyciszony i w razie potrzeby po prostu oddzwaniam.

Dzięki temu mogę naprawdę zrobić dużo i przez weekend odetchnąć i naładować baterie.

Podsumowanie

Jak widzisz mój system pracy jest dosyć specyficzny, dlatego, że oparłam go o swoje mocne strony (czyli pracę wieczorną, podczas której nikt mi nie przeszkadza i mogę włączyć swoje flow). Moim zdaniem też o to chodzi, gdy pracujesz dla siebie. Rób to tak, by współgrało z Tobą i Twoim stylem życia.

Jeśli jesteś rannym ptaszkiem i lubisz wstawać o 5 rano-czemu nie? Może właśnie wtedy będziesz w stanie wykonać swoją pracę na fali produktywności. Przecież nikt nie każe Ci siedzieć przed komputerem od 8 do 16.

Jeśli jesteś swoim własnym szefem-możesz wykorzystać przewagę, jaką daje Ci własna działalność i dostosować pracę do swojego rytmu dnia. Tak, byś czuła się spełniona zawodowo i odczuwała satysfakcję z życia.