Zastanawiacie się jak zwiększyć efektywność działań? Jak ustawić zadania do wykonania tak, by lista zadań nie rosła, razem z Waszą frustracją? Często musimy żonglować, by wszystko było wykonane na czas, a jak wiemy, dzień jest krótki…
Wszystkie zadania, które macie na dany okres należy pogrupować według pewnych kryteriów, jak na przykład rodzaj tych zadań.
Ja zazwyczaj dzielę zadania na te bardziej oraz mniej kreatywne. Zadania kreatywne to dla mnie copywriting, tworzenie prezentacji, czy też wideo. Gdy już wiem, które zadania mogę przypisać do tej grupy, poświęcam im jeden konkretny dzień, czy określoną liczbę godzin.
Natomiast zadania techniczne jak ustawianie newslettera, planowanie kampanii, czy wszelkiego rodzaju prace na stronie oraz w social mediach, trafiają do kolejnej grupy. Podobnie do zadań kreatywnych, zadania techniczne wykonuję w jednym, określonym do tego czasie.
Po co grupować zadania?
Grupowanie zadań przede wszystkim sprawia, że nie muszę przełączać się pomiędzy zadaniami. Co mi to daje? Na początek warto tu zaznaczyć, że nie ma czegoś takiego jak multitasking… Nasz mózg wyrwany z jakiegoś stanu potrzebuje bardzo dużo czasu, by do tego stanu ponownie wrócić. Tak więc multitasking, czy też przełączanie się pomiędzy zadaniami może powodować nawet frustrację…
Jak to zrobić?
Prostym przykładem jest sytuacja, gdy wykonujesz pracę kreatywną, a w tym czasie ktoś dzwoni do Ciebie. Wytrąca to z równowagi, znacząco utrudnia dokończenie tego zadania. I z tym problemem pomaga uporać się właśnie grupowanie zadań.
Kolejnym idealnym przykładem korzyści płynących z grupowania zadań są sesje, spotkania z klientami. Warto na tego typu zadania przeznaczyć konkretny dzień/dwa dni w tygodniu w określonych godzinach. Tak by nie było konieczności “przełączania się” pomiędzy właśnie tymi zadaniami, a np. pracą administracyjną.
Jakie zadania grupować?
odpisywanie na maile/wiadomości
obecność w mediach społecznościowych
tworzenie contentu
prace dla klientów
Co zyskujemy pracując w ten sposób? Przede wszystkim przestrzeń w głowie na kreatywność. Łatwiejsze skupienie, poczucie flow, ustalenie konkretnego rytmu pracy dla danej grupy zadań.
Blokowanie godzin w kalendarzu
Gdy zadania są już zgrupowane, dobrze jest zablokować sobie godziny w kalendarzu, na wykonanie tych konkretnych zadań. Dzięki temu nie trzeba znajdować sobie czasu na te wszystkie czynności. Oczywiście najwygodniej będzie to robić w kalendarzu, takim, na jakim Tobie najlepiej się pracuje. Ja korzystam z kalendarza Google z pakietu gSuite.
Jak blokować godziny w kalendarzu?
To bardzo proste. W kalendarzu wpisuję dane czynności, które mam zrobić konkretnego dnia. Następnie wpisuję godziny w kalendarzu i gdy otrzymuję powiadomienie o danych czynnościach do wykonania, po prostu do nich siadam. Odkładam wszystko inne i zaczynam robić te zadania, które mam rozpisane właśnie w kalendarzu.
Dlaczego jest to bardzo dobre rozwiązanie?
Bardzo często u zdecydowanej większości osób zdarza się tak, że coś “wypadnie”. Pojawia się nagle dodatkowa rzecz, którą musimy się zająć, spotkanie, telefon itd. Można tak w nieskończoność. Dlatego, jeśli ustawisz sobie blokowanie godzin w swoim kalendarzu na konkretne dni i zadania i będziesz tego przestrzegać, bardzo szybko zobaczysz ogromną różnicę w wykonywaniu wszystkich rzeczy. Takie rozwiązanie niesamowicie rozwija biznes, bo zyskujesz porządek i czas.
Na koniec…
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zachęcam Cię do pobrania bezpłatnego e-booka “Cztery sposoby na opanowanie Twojego biznesu”. Wśród tych czterech sposobach jest również mowa o kalendarzu i bardziej szczegółowo wyjaśniona metoda blokowania godzin w kalendarzu.
Co zrobić w czasie kiedy klienci są na wakacjach, a firmy chwilowo wstrzymują swoje decyzje jeśli chodzi o nowe inwestycje? Co, jeśli klienci po kilku miesiącach siedzenia w domu mają już dość komputerów, smartfonów, internetu i najzwyczajniej na świecie chcą się cieszyć długimi wieczorami, względnie dobrą pogodą i wakacjami?
Nie musisz siadać i załamywać rąk. Być może przez kilka ostatnich miesięcy byłaś bardzo zajęta i w końcu masz czas na to, aby odetchnąć i dla odmiany popracować nad swoim biznesem, a nie tylko w nim?
Możesz zrobić wiele rzeczy, dzięki którym wzrośnie wartość Twojej marki. Możesz skupić się na tworzeniu wartościowych treści, uaktualnieniu swojego portfolio lub na porządkowaniu spraw organizacyjno – technicznych w biznesie.
Przygotowałam dla Ciebie listę 8 rzeczy, jakie możesz zrobić w swoim biznesie, aby dobrze wykorzystać wakacyjny przestój w swoim biznesie.
W normalnym biznesowym “ruchu” ciężko jest znaleźć czas na to, by uporządkować wszystkie pliki. Kiedy więc masz trochę więcej wolnego czasu w pierwszej kolejności wykorzystaj go na uporządkowanie Twoje głównego miejsca pracy, podziękujesz później. Nie wiem jak Ty, ale ja zwykle mam zapisane x wersji grafik, prezentacji, setki zdjęć do uporządkowania, foldery, które pobieram z dysku, materiały do nauki. W skali miesiąca zbiera się tego spokojnie kilkanaście giga. Raz na tydzień robię względny porządek wyrzucając to, co jest mi już niepotrzebne, a to, co zostaje rozdzielam do poszczególnych folderów, a kopię wrzucam na chmurę. Polecam przetestować.
2. Zrób biznesowy audyt
Spójrz na swój biznes i na swoje codziennie działania krytycznym okiem właścicielki i zastanów się nad tym, co robisz, co chciałabyś zmienić, a co dodać/ulepszyć? Co Cię wkurza już od dawna i w końcu możesz to wyrzucić ze swojego dnia? Na pewno znajdzie się parę rzeczy do zmiany. Teraz jest właśnie najlepszy czas, aby to zrobić. Nie jesteś zbyt zmęczona codzienną pracą, więc Twoja głowa ma przestrzeń na kreatywne myślenie 🙂
3. Przeprowadź analizę działań w internecie
Kiedy już zastanawiasz się ogólnie nad swoim biznesem – możesz zabrać się za poszczególne elementy swoich działań w internecie.
Sprawdź swoją stronę internetową:
czy są jakieś błędy?
czy potencjalny klient łatwo znajdzie to, czego szuka?
czy wiadomości na podstronach są aktualne?
czy można się z Tobą łatwo skontaktować?
Sprawdź media społecznościowe:
czy informacje o Twojej marce są aktualne?
czy publikujesz regularnie?
czy wiadomo czym zajmujesz się na co dzień?
czy uzupełniłaś swoje profile w social mediach?
Mając odpowiedzi na te pytania będziesz mogła stworzyć sobie plan działania i zaktualizować swoje miejsca w sieci 🙂
4. Stwórz procedury
Jeśli w Twoim biznesie wykonujesz zadania/projekty, które się powtarzają – stwórz dla nich procedury. Dzięki nim będziesz mogła sprawniej działać, gdy biznes znów ruszy i zaczną napływać do Ciebie nowi klienci. Gdy stworzysz sobie niezbędne procedury (i będziesz się ich trzymać) Twoja praca stanie się lżejsza i sprawniejsza, a klienci na pewno zauważą podniesiony standard.
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć – na początku spisuj sobie po kolei zadania, które robisz podczas prac nad danymi projektami. Tak, tylko tyle i aż tyle. Tutaj nikt nie każe Ci wymyślać nie wiadomo jak skomplikowanych procesów – prostota jest jak najbardziej wskazana!
5. Wprowadź elementy automatyzacji
Pewnie zdziwiłabyś się, ile rzeczy/zadań można zautomatyzować w małym biznesie. Lista naprawdę jest długa 🙂 Jako fanka automatyzacji podpowiem tylko, że jest to fajny sposób na odciążenie i odzyskanie wewnętrznego spokoju.
zamawianie konsultacji/sesji coachingowych, spotkań z klientami,
zapis na newsletter,
publikowanie postów w mediach społecznościowych,
współpracę z klientami przez wdrożenie systemu do zarządzania zadaniami,
zapisywanie plików z maila na dysku,
tysiące małych kroków np. za pomocą aplikacji Zapier.
6. Napisz kilka postów na blogu
Nigdy nie masz czasu, by zaprezentować swoje umiejętności na blogu? Wolniejszy wakacyjny czas to świetna okazja do tego, aby napisać te wszystkie artykuły, na które zawsze brakuje Ci czasu! Możesz zaplanować sobie jak będzie wyglądała Twoja komunikacja w ciągu najbliższych miesięcy i pod te tematy napisać wartościowe artykuły dla Twojej społeczności.
Możesz stworzyć krótsze wpisy rozwiązujące jeden problem, bądź omawiające jedno zagadnienie lub napisać długie artykuły wyczerpujące dany temat całkowicie. Do długich artykułów fajnie nadają się listy, w których możesz opisać każdy z punktów szczegółowo 🙂
Tak naprawdę ograniczeniem jest tylko Twoja wyobraźnia i kreatywność.
Jesteś projektantem? Może warto byłoby uzupełnić bloga o Twoje realizacje? Jesteś wirtualną asystentką? Napisz posty o zadaniach, które wykonujesz najczęściej. Wrzuć przykładowe realizacje (nawet takie, które zrobisz tylko na potrzeby bloga, to też się liczy!). Tworzysz zabawki/ubrania/dodatki do domu? Opisz najnowsze produkty, podziel się historią ich powstania – to na pewno przyciągnie nowych czytelników!
7. Zrób recykling ze swoich treści
Jestem jedną z tych osób, które wierzą, że content repurposing ma ogromny sens. Jasne i oczywiste jest to, że nie każdy odbiorca Twoich treści przeczyta je wszystkie, w każdym miejscu, w którym działasz. Dobrze jest więc wykorzystać recyklingowanie i przedstawić jeszcze raz tę samą treść w nieco zmienionym wydaniu.
Jak możesz wykorzystać recykling treści? Oto kilka przykładów:
Załóżmy, że punktem wyjściowym jest artykuł na blogu. Jak wykorzystać go ponownie?
zrób streszczenie artykułu i wyślij go w newsletterze,
nagraj wideo od IGTV i omów w nim wpis blogowy,
dodaj trochę treści i zrób z tego artykułu wideo na youtube,
podziel artykuł na części i stwórz z niego serię na Insta Stories,
zrób fajną grafikę w temacie wpisu i dodaj na Instagrama i Facebooka,
zadaj pytanie swojej społeczności związane z danym tematem wpisu,
zrób zajawkę wpisu i wrzuć go do przeczytania na Facebook i/lub Instagram,
zrób quiz na Insta Story o danym temacie i zachęć do poszukania rozwiązania we wpisie na blogu,
stwórz infografikę i wrzuć ją na Facebooka czy Pinterest,
przygotuj bingo na Insta Stories w temacie wpisu,
podziel się swoją opinią na dany temat – nawet (albo w szczególności) jeśli jest nieco bardziej odważna i kontrowersyjna,
utwórz transmisję live, podczas której poruszysz temat danego wpisu na bloga, a także odpowiesz na zadane pytania,
rozbuduj temat i zrób z niego płatny produkt np. masterclass, warsztaty lub kurs online.
Widzisz? To tylko kilkanaście przykładów na to, w jaki sposób możesz wykorzystać raz przygotowaną treść 🙂
8. Zaktualizuj swoją stronę internetową
Nie mówię tutaj o aktualizacji motywu i wtyczek (ale jeśli tego dawno nie robiłaś to jest to równie ważne). Zabierz się za aktualizację swoich treści 🙂 Może masz zdjęcia, które warto wrzucić, zmienić nieco stronę o mnie, zmodyfikować cennik lub zakres usług, dodać nowe realizacje do portfolio, zmienić wygląd strony głównej, zaktualizować podstronę kontakt.
Jeśli czujesz, że nas stronie znajdują się przestarzałe informacje to czas najwyższy się za nie zabrać i uporządkować wszystko, o czym myślałaś.
Możesz od razu sprawdzić też, czy nie ma błędów na stronie, czy nie wyskakuje Ci błąd 404, czy wszystkie przekierowania wysyłają użytkowników tam, gdzie powinny itd.
________________
Na dziś to wszystko! Dziękuję, że jesteś tutaj ze mną 🙂 Pamiętaj, by ciągle usprawniać swoje „biznesowe tyły”, by pracować lżej, spokojniej i bez stresu!
Im dłużej pracuję w biznesie online, tym z większą pewnością siebie mówię, że żeby rozwijać swój biznes i siebie potrzebujesz systemów i procesów. Nie chcę mówić, że bez nich nie odniesiesz sukcesu, (bo możesz) ale to będzie raczej wyjątek od reguły. Dlaczego? Bo systemy pomagają wyjść z roli pracownika w swoim biznesie, a także nadają przewidywalną strukturę Twoim działaniom (to totalnie dyscyplina przeze mnie przemawia, ale cóż, mam ją na pierwszym miejscu ;). Nawet jeśli jesteś kreatywną duszą i na dźwięk system i struktura pojawia się w Tobie wewnętrzna blokada – to czytaj dalej, bo mówię o rzeczach, które można zrobić raz a potem o nich zapomnieć i cieszyć się z pokładów twórczej energii.
Trzy z jak na studiach, tylko tutaj zamiast zakuć, zdać i zapomnieć proponuję wersję zrobić, zautomatyzować, zapomnieć i niech dalej dzieje się magia!
Ok, a teraz już całkiem na serio opowiem Ci co nieco o systemach w biznesie ale najpierw kilka przykładów z życia dlaczego tych systemów potrzebujesz.
Przykłady, bo kto ich nie lubi 😉
Nie wiesz, ile pracujesz
Nie masz zielonego pojęcia jak długo rzeczywiście pracujesz ze swoim klientem. Oczywiście dostarczasz mu wyniki i klient Ci za to płaci, ale zupełnie nie wiesz ile czasu schodzi Ci na obsługę takiego klienta i ile rzeczywiście musisz zrobić, aby tę daną usługę wykonać.
Nie wiesz, jak pracujesz
Jesteś dietetykiem i oferujesz 3-miesieczne programy, ale nie wiesz ile rzeczywiście czasu schodzi Ci na obsługę klienta, klient nie wie co się wydarzy, jak już zapisze się na konsultacje. Nie masz zapisanego planu działania, dlatego za każdym razem pewne elementy musisz robić na nowo, a po konsultacji spędzasz dodatkowe godziny na ułożeniu wszystkiego w sensowną całość.
Nie stawiasz granic
Klient pisze do Ciebie wieczorami, bo ma pytania, ale Ty nie określiłaś swoich granic, więc on nawet nie ma świadomości, że je narusza. Jesteś coraz to bardziej sfrustrowana i niechętna (szczególnie do social mediów), bo wydaje Ci się, że musisz tam ciągle być.
Jesteś nauczycielem języka angielskiego i Twoi obserwatorzy na Instagramie ciągle zadają Ci pytania w DM-kach, oczekując, że skoro uczysz tego języka – odpowiesz im na każde ich pytanie. Przy Twoich nieśmiałych próbach skierowania ich na płatną konsultację – dostajesz niemiłe odpowiedzi, że przecież to w sumie tylko jedno zdanie i pewnie zajmie Ci mniej niż 3 minuty, a Ty tutaj wyskakujesz z konsultacjami, itd.
To tylko kilka przykładów na to jak brak systemów w biznesie może być uciążliwy. Dlatego warto było by się nim przyjrzeć, trochę je odczarować i w miarę możliwości wdrożyć u siebie 🙂
4 systemy jakich potrzebujesz w swoim biznesie
1️⃣ System wzrostu Docierasz do nowych osób, budujesz swoje zasięgi, listę e-mail, media społecznościowe i sieć kontaktów. 2️⃣ System budowania relacji Dostarczasz systematycznie treści do osób, które pozyskałaś w systemie wzrostu i budujesz z nimi relacje. 3️⃣ System sprzedaży Aktywnie lub pasywnie oferujesz swoje produkty i usługi osobom, które do siebie przyciągnęłaś. 4️⃣ System operacyjny Twoje centrum działania, czyli wszystko, co dzieje się za kulisami Twojego biznesu.
A terach trochę więcej szczegółów do każdego z systemów:
System wzrostu
To system, w którym docierasz do całkiem nowych osób, budujesz swoje zasięgi, listę e-mail, zachęcasz osoby do śledzenia Twoich mediów społecznościowych i poszerzasz swoją sieć kontaktów. Co wchodzi w skład tego systemu:
lead magnety,
reklamy,
kolaboracje,
posty z wezwaniem do działania (CTA),
konferencje/wydarzenia na żywo,
piny na Pinterest,
ciekawe karulzele/posty/Stories,
content upgrade’y
System budowania relacji
W tym systemie zajmujesz się osobami, które już przyciągnęłaś do swojego biznesu. Dostarczasz systematycznie ciekawe treści i budujesz z nimi relacje. To w tym systemie starasz się pokazać wszystkim osobą w Twojej sieci kontaktów, że warto się u Ciebie zatrzymać. Co może składać się na Twój system:
cotygodniowe, wartościowe treści w formie: wideo, podcastu, wpisu na blogu, Insta/Fb live,
reklamy promujące ww formaty,
systematyczne maile, które wysyłasz w ramach swojego newslettera,
posty w mediach społecznościowych, np. na fanpage czy w aktualnościach Instagrama (karuzele, posty z Twoją historią)
IG TV + reels,
codzienne Stories, by przełamać barierę kontaktu i być bardziej dostępną dla osób, które Cię obserwują,
dajesz powód, dla którego warto z Tobą zostać.
System sprzedaży
Aktywnie lub pasywnie oferujesz swoje produkty i usługi osobom, które do siebie przyciągnęłaś. Jakie działania w tym systemie możesz wykonywać?
sprzedaż na konsultacjach wstępnych (bezpłatnych sesjach),
lejki z wstępną sekwencją mailową, kierującą do zakupu produktu lub na konsultacje,
oferty jednorazowe, po zapisie na newsletter (tzw. OTO),
kampanie sprzedażowe, podczas których otwierasz dostęp do zakupu swojej oferty,
partnerstwa z innymi (polecasz coś i dostajesz %, ktoś poleca Ciebie i ty mu odpalasz % ze sprzedaży)
reklamy retargetujące, które kierują do zakupu (np. ktoś był na stronie produktu, ale nie kupił, albo zostawił cos w koszyku itd)
lista zainteresowanych, kiedy otwierasz zapisy raz na jakiś czas, np. 1x kwartał w pozostałym czasie osoby mogą zapisać się na listę oczekujących i np. odebrać „bilet” na dodatkowy bonus podczas sprzedaży,
opinie, rekomendacje, jako społeczny dowód słuszności dla osób, które może chciałyby się zdecydować na współpracę z Tobą, ale się boją.
System operacyjny
To Twoje centrum dowodzenia i działania, czyli wszystko, co dzieje się za kulisami Twojego biznesu. To zadania/sprawy/rzeczy, których nie widać na pierwszy rzut oka, a które są niezbędne do tego, by Twój biznes dobrze działał i mógł się rozwijać. Co możesz znaleźć w systemie operacyjnym?
kalendarz i lista zadań, czyli to w jaki sposób w ogóle pracujesz na co dzień,
procesy do poszczególnych ofert, które sprzedajesz i procedury, dzięki którym ułatwiasz sobie pracę,
dni CEO i wyznaczanie kursu działania, czyli dni w których pracujesz nad biznesem, a nie tylko w nim,
obsługa klienta i wszystko co z nią związane,
UX czyli doświadczenia klientów (sprawienie, by ścieżki, które przemierza klient były proste i łatwe do przejścia,
zespół, delegowanie zadań i podział pracy,
audyty działań, by sprawdzić, co trzeba pozmieniać,
obsługa posprzedażowa – wszystko to, co musi się zadziać po sprzedaży Twoich usług lub produktów.
Szersza perspektywa
Biznes jest jak organizm, w którym każdy z systemów musi działać, by całość żyła i przynosiła pieniądze i wolność, dla której ten biznes powstawał 😉
Każdy z systemów jest mega ważny, ale jest jeden, bez którego inne nie mogą wzrastać i prowadzić do większych zarobków. To system OPERACYJNY. Jeśli za kulisami jest bałagan i nic się nie spina, to nie można mówić o tym, że firma prosperuje. Wtedy łatwo jest popełniać błędy, stracić zaufanie klientów i swoją pozycję. Dlatego tak ważne jest, aby… ten system był zoptymalizowany i w miarę możliwości zautomatyzowany. Wtedy można zacząć działać w kolejnych obszarach i się rozwijać.
Wiem, że wiele właścicielek swoich małych biznesów żyje w niedoczasie z wiecznym poczuciem winy, że czegoś gdzieś nie zrobiły. Dlatego w kolejnych tygodniach zajmiemy się ogarnianiem biznesu od środka, by można było zająć się tym, co najważniejsze czyli sprzedażą i dzieleniem się swoją misją 😉
Jeśli chcesz zacząć usprawniać swoje działania, to koniecznie pobierz listę Biznesowa diagnozaTUTAJ i sprawdź, co jeszcze możesz usprawnić w swoim biznesie, aby zyskać więcej czasu i pieniędzy
Jestem ogromną fanką sprytnego działania i stosowania metody małych kroków. W dzisiejszym wpisie podzieliłam się z Tobą kilkoma sprytnymi pomysłami na to, jak lepiej wykorzystać to, co już w swoim biznesie masz. Tak, żeby poczuć różnicę, ale nie za dużo się przy tym napracować 😉
Najważniejsze w małym biznesie
W małej, jednoosobowej działalności bardzo ważne jest to, byś skupiła się na zarabianiu. W końcu kto inny, jak nie Ty się tym zajmie? Nie masz działu sprzedaży, więc o wszystko musisz zadbać sama. Abyś w pełni mogła skupić się na efektywnej pracy, ważne jest, umiejętne wykorzystanie czasu, który możesz przeznaczyć na działanie każdego dnia.
Kiedy jesteś swoją własną szefową, wiesz, jak ważne są pieniądze w Twoim biznesie. Możesz mówić i myśleć o wielkiej wizji i chęci pomagania światu, ale bez gotówki na koncie ciężko będzie Ci tę wizję realizować.
Dbaj o swoje finanse i nie trać czasu na zadania, które są poniżej Twojej stawki godzinowej.
Twoja stawka godzinowa:
ile zarabiasz na godzinę,
ile w ciągu tygodnia przepracujesz płatnych godzin,
ile godzin w ciągu tygodnia zajmujesz się niepłatnymi działaniami,
ile zadań mogłabyś oddelegować i zyskać czas na to by zarabiać?
Zastanów się nad tym i deleguj zadania poniżej swojej godzinowej stawki, a zaoszczędzisz mnóstwo czasu i pieniędzy.
Jak lepiej wykorzystać to, co już masz w swoim biznesie?
Zacznij bardziej świadomie pracować i podczas wykonywania konkretnych zadań – pytaj siebie – czy jest jakiś sposób, żeby to teraz ulepszyć? Co mogę zrobić, by to zautomatyzować? Ile czasu mnie to kosztuje? Kto może zrobić to taniej i szybciej?
Zastanów się, jakie działania w Twoim biznesie już robisz, ale nie bierzesz za nie pieniędzy? Może możesz
Jakie 20% Twoich działań generuje 80% przychodów? Jak sprawić, by te 20% zautomatyzować? Albo chociaż częściowo je zautomatyzować? Jakie kroki trzeba wykonać? (może zrobisz szablony do tych działań, procedury do wykonania poszczególnych kroków, czy checklisty do odhaczenia kolejnych zadań).
Jak wykorzystać treści, które raz już napisałaś? Co możesz po raz kolejny wykorzystać? Jakie Twoje treści są uniwersalne i możesz je powtarzać np. raz x 20 tygodni?
Jak ulepszać swój biznes?
Małymi krokami! Najlepiej jak najmniejszymi 😉 Możesz zacząć od kilku punktów, które przygotowałam poniżej:
po pierwsze odpowiedz sobie na powyższe pytania i zastanów się nad odpowiedziami. Wypisz je wszystkie w jednym dokumencie – to będzie Twoja burza mózgów i podstawa do dalszej pracy;
w miesięcznym kalendarzu zaznasz sobie dni, w których chciałabyś zająć się pracą nad ulepszaniem swojego biznesu. W zależności od rodzaju zadań możesz zaznaczyć jeden lub kilka dni w kalendarzu;
w kolejnym kroku wybierz konkretne godziny, w których będziesz pracować i zaznacz je w swoim planie do wykonania. Potem gdy przyjdzie czas na wykonanie zadań, po prostu odłóż wszystko inne i zajmij się wdrożeniem zmian.
To pewny sposób, dzięki któremu zajmiesz się zadaniami, na które zdaje się, że nie masz wystarczająco dużo czasu. (Zresztą to dobry sposób na wykonywanie wszystkich zadań, które musisz zrobić.)
Nad czym warto pracować na początku
Kompletnie nie wiesz od czego zacząć? Możesz spróbować jednego trzech poniższych sposobów:
Dzień CEO – dzień pracy nad własnym biznesem
Ustaw sobie raz w miesiącu, lub wg potrzeb 1 raz w tygodniu lub 2 razy w miesiącu dzień, w którym zajmujesz się zadaniami związanymi tylko i wyłącznie z Twoim biznesem.
W takim dniu przeznacz 2-3 godziny na sesję strategiczną – zastanów się, co robisz, dokąd zmierzasz, co chcesz osiągnąć w ciągu najbliższych tygodni. Ustal, na jakich działaniach się skupisz, by osiągnąć założony cel. Rozpisz sobie konkretne działania i nadaj im daty wykonania.
W kolejnym blogu czasowym przeznacz 2-3 godziny na spisanie, częściowo zrobienie (np. odpisanie na zaległe maile i wiadomości), a następnie zaplanowanie wykonania wszystkich tych drobnych prac, które chcesz zrobić, ale nigdy nie masz na nie czasu. Możesz w trakcie tej sesji spisać zadania, które następnie oddelegujesz wirtualnej asystentce.
Sprawdź również swoje statystyki na blogu, media społecznościowe i przeanalizuj je pod kątem działań, które przyniosły najlepsze w danym czasie rezultaty.
Wynotuj te działania, które w znaczący sposób wpłynęły na rozwój Twojej firmy. Zrezygnuj z tego, co nie przyniosło oczekiwanych rezultatów.
Pamiętaj, aby przygotować się do dnia CEO:
w tym dniu nie odbierać poczty i nie rozpraszać się,
wylogować się z mediów społecznościowych na komputerze i telefonie,
ustalić sesję strategiczną (np. 3 godziny): planowanie, ustalanie celów,
ustalić sesję buforową (np. 2 godziny): spisywanie zadań do wykonania, wykonanie zadań, które odkładasz,
ustalić sesję tworzenia treści (np. 2.5 godziny): szkice do wpisów na blogu, treści do mediów społecznościowych, newslettera itd.
Procesy zachodzące w firmie
Lepsza organizacja struktury Twojej firmy to moim zdaniem must-have. Przekonałam się o tym boleśnie, gdy w marcu tego roku złamałam nogę. Musiałam większość zadań odsunąć w czasie i mieć nadzieję, że klientki nie uciekną (na szczęście się tak nie stało).
Czym jest proces? Najkrócej i najprościej: to droga, którą zaczynamy w punkcie A, wykonujemy poszczególne działania: x, y, z, w, by osiągnąć punkt B. W swojej firmie możesz mieć różne procesy, w zależności od tego, czym się zajmujesz. Ja w tym materiale pokażę Ci jeden proces, który mam u siebie w firmie.
Proces potencjalny klient kontakt przez Calendly:
wypełniony formularz konsultacji,
research,
wstępna konsultacja,
podsumowanie konsultacji,
zaakceptowanie oferty.
Po akceptacji oferty przechodzimy do kolejnych działań związanych z onboardingiem klienta (ale to już kolejny proces).
Dzięki rozpisaniu w taki sposób (czyli krok po kroku) wszystkich procesów mogę spokojnie spać. W razie potrzeb od razu jest wiadomo co po sobie następuje i w jaki sposób ma zostać wykonane.
Kiedy masz już rozpisane procesy możesz zająć się procedurami czyli rozpisaniem sobie poszczególnych kroków danego procesu. Procedura jest już zupełnie zadaniowo opisanym dokumentem, w którym widnieją dokładne wskazówki jak wykonać dane działanie.
Na przykładzie pokażę Ci, jak to działa u mnie:
Procedura: research potencjalnego klienta:
Stwórz plik prospect-sample i zmień tytuł na nazwa firmy.
Zapisz na dysku w folderze praca-klientki/konsultacja/2019.
Spisz pytania i odpowiedzi z formularza kontaktowego.
Zapoznaj się z największymi wyzwaniami.
Napisz odpowiedź na problemy potencjalnego klienta.
Wypisz w punktach od czego możecie zacząć.
Sprawdź media społecznościowe, zapisz linki i zrób mini audyt wg wzoru.
Sprawdź stronę www i zrób mini audyt wg wzoru.
Zapisz się na newsletter (jeśli posiada).
Zapisz dodatkowe działania, w których możesz pomóc.
Zapisz i zamknij plik.
Gotowe!
W taki sposób możesz zacząć pracować nad swoimi procedurami. Krok po kroku tworzyć takie właśnie instrukcje wykonania poszczególnych zadań. Tak, jest to dosyć czasochłonne, ale pamiętaj: wykonasz je raz i już zawsze będziesz je miała w swoim biznesie! Wtedy każde działanie będzie uporządkowane i nie będziesz musiała tracić czasu na chaotyczne działanie.
Możesz również kupić gotowe rozwiązania jak pakiet 20 procedur dla małego biznesu, który znajdziesz w sklepie: Pakiet procedur dla małego biznesu
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
