2 sposoby na lepsze skupienie na zadaniach

Zastanawiacie się jak zwiększyć efektywność działań? Jak ustawić zadania do wykonania tak, by lista zadań nie rosła, razem z Waszą frustracją? Często musimy żonglować, by wszystko było wykonane na czas, a jak wiemy, dzień jest krótki…

Obejrzyj filmik lub przeczytaj notatkę poniżej:

 
 
 
 
 
View this post on Instagram
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

A post shared by Systemy + Optymalizacja pracy (@kasiaborkow)

Grupowanie zadań

Wszystkie zadania, które macie na dany okres należy pogrupować według pewnych kryteriów, jak na przykład rodzaj tych zadań. 

Ja zazwyczaj dzielę zadania na te bardziej oraz mniej kreatywne. Zadania kreatywne to dla mnie copywriting, tworzenie prezentacji, czy też wideo. Gdy już wiem, które zadania mogę przypisać do tej grupy, poświęcam im jeden konkretny dzień, czy określoną liczbę godzin. 

Natomiast zadania techniczne jak ustawianie newslettera, planowanie kampanii, czy wszelkiego rodzaju prace na stronie oraz w social mediach, trafiają do kolejnej grupy. Podobnie do zadań kreatywnych, zadania techniczne wykonuję w jednym, określonym do tego czasie. 

Po co grupować zadania?

Grupowanie zadań przede wszystkim sprawia, że nie muszę przełączać się pomiędzy zadaniami. Co mi to daje? Na początek warto tu zaznaczyć, że nie ma czegoś takiego jak multitasking… Nasz mózg wyrwany z jakiegoś stanu potrzebuje bardzo dużo czasu, by do tego stanu ponownie wrócić. Tak więc multitasking, czy też przełączanie się pomiędzy zadaniami może powodować nawet frustrację…

Jak to zrobić?

Prostym przykładem jest sytuacja, gdy wykonujesz pracę kreatywną, a w tym czasie ktoś dzwoni do Ciebie. Wytrąca to z równowagi, znacząco utrudnia dokończenie tego zadania. I z tym problemem pomaga uporać się właśnie grupowanie zadań. 

Kolejnym idealnym przykładem korzyści płynących z grupowania zadań są sesje, spotkania z klientami. Warto na tego typu zadania przeznaczyć konkretny dzień/dwa dni w tygodniu w określonych godzinach. Tak by nie było konieczności “przełączania się” pomiędzy właśnie tymi zadaniami, a np. pracą administracyjną.

Jakie zadania grupować?

  • odpisywanie na maile/wiadomości
  • obecność w mediach społecznościowych
  • tworzenie contentu
  • prace dla klientów

Co zyskujemy pracując w ten sposób? Przede wszystkim przestrzeń w głowie na kreatywność. Łatwiejsze skupienie, poczucie flow, ustalenie konkretnego rytmu pracy dla danej grupy zadań. 

Blokowanie godzin w kalendarzu

Gdy zadania są już zgrupowane, dobrze jest zablokować sobie godziny w kalendarzu, na wykonanie tych konkretnych zadań. Dzięki temu nie trzeba znajdować sobie czasu na te wszystkie czynności. Oczywiście najwygodniej będzie to robić w kalendarzu, takim, na jakim Tobie najlepiej się pracuje. Ja korzystam z kalendarza Google z pakietu gSuite.

Jak blokować godziny w kalendarzu?

To bardzo proste. W kalendarzu wpisuję dane czynności, które mam zrobić konkretnego dnia. Następnie wpisuję godziny w kalendarzu i gdy otrzymuję powiadomienie o danych czynnościach do wykonania, po prostu do nich siadam. Odkładam wszystko inne i zaczynam robić te zadania, które mam rozpisane właśnie w kalendarzu. 

Dlaczego jest to bardzo dobre rozwiązanie?

Bardzo często u zdecydowanej większości osób zdarza się tak, że coś “wypadnie”. Pojawia się nagle dodatkowa rzecz, którą musimy się zająć, spotkanie, telefon itd. Można tak w nieskończoność. Dlatego, jeśli ustawisz sobie blokowanie godzin w swoim kalendarzu na konkretne dni i zadania i będziesz tego przestrzegać, bardzo szybko zobaczysz ogromną różnicę w wykonywaniu wszystkich rzeczy. Takie rozwiązanie niesamowicie rozwija biznes, bo zyskujesz porządek i czas.

Na koniec…

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zachęcam Cię do pobrania bezpłatnego e-booka “Cztery sposoby na opanowanie Twojego biznesu”. Wśród tych czterech sposobach jest również mowa o kalendarzu i bardziej szczegółowo wyjaśniona metoda blokowania godzin w kalendarzu. 

Z wykształcenia jestem inż. metalurgii. Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w optymalizacji pracy zdalnej. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak optymalizować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona wirtualnym asystentkom.

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Pin It on Pinterest