Dzisiejszy temat, to będą te wszystkie elementy, które mogą powodować przestoje w Twoim biznesie, jakieś wpadki, te wszystkie rzeczy, nad którymi nie panujesz i które Cię zawsze, zawsze frustrują.
Więc jeśli chciałabyś się dowiedzieć, co może być powodem tych zatorów w Twoim biznesie i jak sobie z tym poradzić, to gorąco zachęcam Cię do oglądania tego wideo, bo odpowiedzi znajdziesz dokładnie tutaj.
Jeśli jesteś gotowa, to zapraszam Cię i zaczynajmy.
Planowanie działań „na zakładkę”
Po pierwsze i tak naprawdę takim najważniejszym powodem zatorów w Twoim biznesie jesteś Ty. Przepraszam, że tak od razu z grubej rury, ale tak właśnie jest. To jesteś Ty i Twój kalendarz, a tak naprawdę Twoje nieumiejętne zarządzanie sobą w czasie. I przede wszystkim nieprzewidywanie tego, że coś w pewnym momencie może się na przykład gdzieś „wysypać”.
Jeśli masz jakieś przestoje, jeśli masz jakieś zatory w swoim biznesie, to sprawdź, czy nie bierzesz projektów na siebie, czy nie podejmujesz nowych współprac z klientami i nie dopinasz wszystkiego na ostatni guzik (że wszystko jest po prostu ze sobą na zakładkę). A jak okazuje się, że na przykład jakiś jeden projekt się opóźnia, to później kaskadowo wszystko inne również „leci” po sobie. I nie masz buforów czasowych, dzięki którym możesz coś na to zaradzić. Jeśli widzisz w swoim biznesie właśnie takie prawdopodobieństwo albo właśnie taką zależność — że zawsze masz klientów praktycznie wypełnionych swoim całym czasem, że cały czas te współprace, które podejmujesz, tak się spinają, że nie daj boże, rozchorujesz się albo weźmiesz jeden dzień wolnego i nagle wszystko się rozpada — to właśnie to jest ten znak, że warto byłoby się nad tym zastanowić.
Przede wszystkim zastanów się nad tym: co Ty właściwie robisz? Czy to jest dobra droga? Czy w dobrą drogę zmierzasz? I czy naprawdę to wszystko musi tak wyglądać? Bo pierwszym krokiem do tego, żeby sobie pomóc i żeby uzdrowić trochę tę sytuację, to planowanie przestojów czasowych (buforów czasowych), w których trakcie planujesz sobie, że to jest po prostu wolny czas. Jeśli coś się wydarzy w tym czasie, to powiedzmy kolejny projekt — nic mu się nie stanie, nie będzie zagrożony — bo będziesz miała jeszcze czas na odpowiednią reakcję. A jeśli nic się nie stanie — to dobrze. To wtedy będziesz mogła popracować już trochę do przodu, zyskać i wykorzystać dobrze ten czas. Dzięki temu będziesz mogła zrobić po prostu jakąś pracę do przodu. I będziesz pamiętała, że te bufory czasowe jednak trzeba między kolejnymi projektami, czy między kolejnymi sobie zostawiać po to, żeby właśnie w takich sytuacjach, kiedy niestety coś się wydarzy, mieć spokój w głowie, że: „dobra, może nie przewidziałam tego kompletnie, ale jednak mam tutaj jeszcze trochę czasu, mogę się tym zająć, mogę to naprawić i to nie będzie zbyt obciążające dla mnie”. Bardzo polecam Ci to zrobić.
Zastanów się, czy to właśnie nie jest problem w tym, że za dużo bierzesz sobie na głowę, zbyt wielu (na przykład) klientów, zbyt wiele współprac i jak coś się wydarzy, to wtedy leci po prostu kaskadowo i nie jesteś w stanie tego zatrzymać. To właśnie może być takim pierwszym powodem głównym zatorów w Twoim biznesie.
Brak zasad we współpracy z klientami
Kolejnym powodem zatorów może być brak określonych zasad co do współpracy ze swoimi klientami. Jeśli Twoi klienci przechodzą z Tobą przez jakieś proces albo wykonujesz im usługę, która trwa jakiś czas i tak naprawdę nie masz określonych zasad co do współpracy, co do komunikacji, co do swoich biznesowych zasad, że wtedy i wtedy pracujesz, w takich i w takich godzinach, i tak dalej, i tak dalej — to klienci po pierwsze nie będą wiedzieli, jak Ty w ogóle pracujesz i będzie im się wydawało, że możesz być dla nich dostępna przez cały czas, przez cały dzień (być może wtedy to może powodować u Ciebie frustrację i właśnie takie zatory), a po drugie będziesz musiała zbyt dużo czasu poświęcać na komunikację z klientem, a tak naprawdę już nie zostanie Ci czasu na faktyczną pracę, na wykonywanie tych usług, do których się zobowiązałaś, czy na przeprowadzenie procesu z tym klientem.
Tutaj warto spisać sobie takie zasady, określić już na początku zasady współpracy z danym klientem, komunikacji, dostępności godzin. I dzięki temu zostawiasz sobie właśnie w głowie taki włącznik bezpieczeństwa, trzymasz rękę na pulsie, a klienci też wiedzą, co mają robić. I Twoja praca jest też wtedy spokojniejsza. A jak masz spokojniejszą pracę, to nawet jeśli coś się wydarzy, to jesteś w stanie też szybciej na to reagować.
Brak procedur
Jeśli w swoim biznesie, usługowym, online, pracujesz z klientami jeden na jeden i masz zero procedur co do procesów współpracy, co do procesów komunikacji z klientem, co do procesów różnych innych, marketingowych, sprzedażowych, i tak dalej, i tak dalej, to rzeczywiście to może być naprawdę duży powód, przez który stoisz w miejscu albo masz jakieś przestoje, albo zatory, że coś gdzieś nie idzie w którymś momencie. To właśnie dlatego, że po pierwsze bardzo często musisz robić wszystko od początku i cały czas sama, no bo masz to wszystko w głowie, ale nie masz tego nigdzie spisanego, więc nawet nikt nie może Ci pomóc. Poza tym, jeśli nie masz spisanych rzeczy, które robisz, to bardzo łatwo o pomyłkę — możesz o czymś zapomnieć, możesz czegoś nie zrobić.
Szczególnie jeśli pracujesz z wieloma klientami naraz i każdy z tych klientów jest w innym etapie, a Ty nie masz spisanego tego, co robisz w swoim biznesie (w jaki sposób, w jakich ofertach, jak wyglądają poszczególne etapy Twoich procesów), czy nawet takich codziennych zadań, które robisz, to bardzo łatwo jest o pomyłkę i przez to też właśnie, że możesz się pomylić, to automatycznie będziesz musiała wykonać to zadanie jeszcze raz. I to też będzie mogło powodować przestoje w Twoim biznesie.
Jeszcze ważna rzecz — jeśli nie masz żadnych procedur, nie wiadomo, co Ty tak naprawdę robisz i tylko Ty o tym wiesz, to będzie Ci również bardzo ciężko poszukać osób do współpracy — żeby znaleźć sobie asystentkę, czy osobę, która zrobi Ci to czy tamto w Twoim biznesie (czy pomoże z grafikami, czy pomoże z mediami społecznościowymi, żebyś Ty mogła dalej się rozwijać). Jeśli nie masz swoich zasad, to inni ludzie też nie będą wiedzieli, co mają robić. Bo to Ty jesteś właścicielką w swoim biznesie, trzymasz rękę na pulsie, a nikt nie siedzi w Twojej głowie, więc inni ludzie nie będą wiedzieli, w jaki sposób mają Ci pomóc.
Niesystematyczne działanie
Czwarty punkt to jest niesystematyczne działanie. I to może być duży problem w biznesie. Szczególnie jeśli na przykład niesystematyczne działanie jest na froncie marketingowym albo sprzedażowym. Kiedy, na przykład, rozpoczniesz tyle współprac z klientami, że potem przez jakiś czas w ogóle nie masz na nic innego czasu. Zbliżasz się ku wypaleniu, bo cały czas powtarzasz te same rzeczy. Jeśli dodatkowo nie masz procedur, to już w ogóle, bo cały czas robisz to samo od początku. Nawet jeśli to są „tylko” procesy z klientami, gdzie spotykasz się, rozmawiasz z nimi, to i tak wtedy wszystko, nawet jeśli to nie jest usystematyzowane, trwa znacznie dłużej. Jeśli masz zbyt dużo klientów, to zapominasz o marketingu i o sprzedaży. Tam robi się zator, który widać dopiero po kilku miesiącach. To jest tak, że jak przez jakiś czas nie będziesz prowadziła swojego newslettera albo swoich mediów społecznościowych, to dzisiaj jeszcze nie będzie tego widać, ale już na przykład miesiąc, czy dwa, czy trzy, to już będzie to widoczne w postaci (na przykład) mniejszej ilości klientów. To znowu może być Twoją frustracją, bo że żeby zdobyć więcej klientów, musisz robić więcej rzeczy marketingowo, a przecież nie masz czasu albo na przykład właśnie nie masz możliwości, bo musisz mieć nowych klientów, bo musisz zarabiać. To jest koło, które samo się toczy.
Tutaj również warto pamiętać o tym, żeby wszystkie Twoje działania były systematyczne. Niesystematyczne działania mogą być takimi rzeczami, które Cię powstrzymują i blokują już na etapie obsługi klienta. Jeśli na przykład masz danemu klientowi, nie wiem, coś zrobić, coś wysłać, przesłać nagranie, napisać coś dla tego klienta i jeśli nie robisz tych rzeczy systematycznie, to one będą narastały. Szczególnie, tak jak mówię, jeśli pracujesz z tyloma klientami naraz, jeśli na przykład prowadzisz więcej procesów naraz i to wszystko po prostu Ci się tam gdzieś zbiera z tyłu głowy, to właśnie to mogą być rzeczy, które powodują przestoje w Twoim biznesie.
No i wtedy co warto zrobić? Warto się cofnąć i warto przyjrzeć się temu, co Ty właściwie robisz, jak to robisz i zacząć sobie tak naprawdę pomału, pomału spisywać te wszystkie rzeczy. Oczywiście możesz zlecić to komuś, żeby ktoś inny to dla Ciebie zrobił. Możesz na przykład przyjść do mnie. Jeśli potrzebujesz usprawnień w swojej obsłudze klienta, to bardzo serdecznie Cię zapraszam. Ale nie musisz od razu do mnie przychodzić na indywidualne procesy. Możesz krok po kroku pewne rzeczy u siebie robić. Zacznij od procesów, które wykonujesz, a później przejdź do lepszego wykorzystywania swojego czasu, do zrobienia buforów czasowych, po to żeby starczyło Ci czasu tak naprawdę na wszystkie zadania, które sobie zaplanujesz.
Podsumowanie
Ok, to wszystko dzisiaj. Jeśli ten odcinek Ci się podobał, jeśli czujesz, że to fajny temat i chciałabyś w przyszłości usłyszeć ich więcej, to zapraszam Cię serdecznie — dołącz do mojego newslettera. Mam dla Ciebie prezent — trzy wzory maili, które możesz wysłać do swojego potencjalnego klienta, jak ktoś wyśle Ci zapytanie o współpracę. Po to żeby oszczędzić swój czas, żeby mieć już szablon, tę procedurę, którą robisz za każdym razem i przejść potem do kolejnych swoich działań.
Do zobaczenia w kolejnym odcinku. Aha! I daj mi znać, czy widzisz jakieś zatory w Twoim biznesie, bo to jest bardzo ciekawe. Daj mi znać, czy zauważasz coś takiego również u siebie?
Co zrobić w czasie kiedy klienci są na wakacjach, a firmy chwilowo wstrzymują swoje decyzje jeśli chodzi o nowe inwestycje? Co, jeśli klienci po kilku miesiącach siedzenia w domu mają już dość komputerów, smartfonów, internetu i najzwyczajniej na świecie chcą się cieszyć długimi wieczorami, względnie dobrą pogodą i wakacjami?
Nie musisz siadać i załamywać rąk. Być może przez kilka ostatnich miesięcy byłaś bardzo zajęta i w końcu masz czas na to, aby odetchnąć i dla odmiany popracować nad swoim biznesem, a nie tylko w nim?
Możesz zrobić wiele rzeczy, dzięki którym wzrośnie wartość Twojej marki. Możesz skupić się na tworzeniu wartościowych treści, uaktualnieniu swojego portfolio lub na porządkowaniu spraw organizacyjno – technicznych w biznesie.
Przygotowałam dla Ciebie listę 8 rzeczy, jakie możesz zrobić w swoim biznesie, aby dobrze wykorzystać wakacyjny przestój w swoim biznesie.
W normalnym biznesowym “ruchu” ciężko jest znaleźć czas na to, by uporządkować wszystkie pliki. Kiedy więc masz trochę więcej wolnego czasu w pierwszej kolejności wykorzystaj go na uporządkowanie Twoje głównego miejsca pracy, podziękujesz później. Nie wiem jak Ty, ale ja zwykle mam zapisane x wersji grafik, prezentacji, setki zdjęć do uporządkowania, foldery, które pobieram z dysku, materiały do nauki. W skali miesiąca zbiera się tego spokojnie kilkanaście giga. Raz na tydzień robię względny porządek wyrzucając to, co jest mi już niepotrzebne, a to, co zostaje rozdzielam do poszczególnych folderów, a kopię wrzucam na chmurę. Polecam przetestować.
2. Zrób biznesowy audyt
Spójrz na swój biznes i na swoje codziennie działania krytycznym okiem właścicielki i zastanów się nad tym, co robisz, co chciałabyś zmienić, a co dodać/ulepszyć? Co Cię wkurza już od dawna i w końcu możesz to wyrzucić ze swojego dnia? Na pewno znajdzie się parę rzeczy do zmiany. Teraz jest właśnie najlepszy czas, aby to zrobić. Nie jesteś zbyt zmęczona codzienną pracą, więc Twoja głowa ma przestrzeń na kreatywne myślenie 🙂
3. Przeprowadź analizę działań w internecie
Kiedy już zastanawiasz się ogólnie nad swoim biznesem – możesz zabrać się za poszczególne elementy swoich działań w internecie.
Sprawdź swoją stronę internetową:
czy są jakieś błędy?
czy potencjalny klient łatwo znajdzie to, czego szuka?
czy wiadomości na podstronach są aktualne?
czy można się z Tobą łatwo skontaktować?
Sprawdź media społecznościowe:
czy informacje o Twojej marce są aktualne?
czy publikujesz regularnie?
czy wiadomo czym zajmujesz się na co dzień?
czy uzupełniłaś swoje profile w social mediach?
Mając odpowiedzi na te pytania będziesz mogła stworzyć sobie plan działania i zaktualizować swoje miejsca w sieci 🙂
4. Stwórz procedury
Jeśli w Twoim biznesie wykonujesz zadania/projekty, które się powtarzają – stwórz dla nich procedury. Dzięki nim będziesz mogła sprawniej działać, gdy biznes znów ruszy i zaczną napływać do Ciebie nowi klienci. Gdy stworzysz sobie niezbędne procedury (i będziesz się ich trzymać) Twoja praca stanie się lżejsza i sprawniejsza, a klienci na pewno zauważą podniesiony standard.
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć – na początku spisuj sobie po kolei zadania, które robisz podczas prac nad danymi projektami. Tak, tylko tyle i aż tyle. Tutaj nikt nie każe Ci wymyślać nie wiadomo jak skomplikowanych procesów – prostota jest jak najbardziej wskazana!
5. Wprowadź elementy automatyzacji
Pewnie zdziwiłabyś się, ile rzeczy/zadań można zautomatyzować w małym biznesie. Lista naprawdę jest długa 🙂 Jako fanka automatyzacji podpowiem tylko, że jest to fajny sposób na odciążenie i odzyskanie wewnętrznego spokoju.
zamawianie konsultacji/sesji coachingowych, spotkań z klientami,
zapis na newsletter,
publikowanie postów w mediach społecznościowych,
współpracę z klientami przez wdrożenie systemu do zarządzania zadaniami,
zapisywanie plików z maila na dysku,
tysiące małych kroków np. za pomocą aplikacji Zapier.
6. Napisz kilka postów na blogu
Nigdy nie masz czasu, by zaprezentować swoje umiejętności na blogu? Wolniejszy wakacyjny czas to świetna okazja do tego, aby napisać te wszystkie artykuły, na które zawsze brakuje Ci czasu! Możesz zaplanować sobie jak będzie wyglądała Twoja komunikacja w ciągu najbliższych miesięcy i pod te tematy napisać wartościowe artykuły dla Twojej społeczności.
Możesz stworzyć krótsze wpisy rozwiązujące jeden problem, bądź omawiające jedno zagadnienie lub napisać długie artykuły wyczerpujące dany temat całkowicie. Do długich artykułów fajnie nadają się listy, w których możesz opisać każdy z punktów szczegółowo 🙂
Tak naprawdę ograniczeniem jest tylko Twoja wyobraźnia i kreatywność.
Jesteś projektantem? Może warto byłoby uzupełnić bloga o Twoje realizacje? Jesteś wirtualną asystentką? Napisz posty o zadaniach, które wykonujesz najczęściej. Wrzuć przykładowe realizacje (nawet takie, które zrobisz tylko na potrzeby bloga, to też się liczy!). Tworzysz zabawki/ubrania/dodatki do domu? Opisz najnowsze produkty, podziel się historią ich powstania – to na pewno przyciągnie nowych czytelników!
7. Zrób recykling ze swoich treści
Jestem jedną z tych osób, które wierzą, że content repurposing ma ogromny sens. Jasne i oczywiste jest to, że nie każdy odbiorca Twoich treści przeczyta je wszystkie, w każdym miejscu, w którym działasz. Dobrze jest więc wykorzystać recyklingowanie i przedstawić jeszcze raz tę samą treść w nieco zmienionym wydaniu.
Jak możesz wykorzystać recykling treści? Oto kilka przykładów:
Załóżmy, że punktem wyjściowym jest artykuł na blogu. Jak wykorzystać go ponownie?
zrób streszczenie artykułu i wyślij go w newsletterze,
nagraj wideo od IGTV i omów w nim wpis blogowy,
dodaj trochę treści i zrób z tego artykułu wideo na youtube,
podziel artykuł na części i stwórz z niego serię na Insta Stories,
zrób fajną grafikę w temacie wpisu i dodaj na Instagrama i Facebooka,
zadaj pytanie swojej społeczności związane z danym tematem wpisu,
zrób zajawkę wpisu i wrzuć go do przeczytania na Facebook i/lub Instagram,
zrób quiz na Insta Story o danym temacie i zachęć do poszukania rozwiązania we wpisie na blogu,
stwórz infografikę i wrzuć ją na Facebooka czy Pinterest,
przygotuj bingo na Insta Stories w temacie wpisu,
podziel się swoją opinią na dany temat – nawet (albo w szczególności) jeśli jest nieco bardziej odważna i kontrowersyjna,
utwórz transmisję live, podczas której poruszysz temat danego wpisu na bloga, a także odpowiesz na zadane pytania,
rozbuduj temat i zrób z niego płatny produkt np. masterclass, warsztaty lub kurs online.
Widzisz? To tylko kilkanaście przykładów na to, w jaki sposób możesz wykorzystać raz przygotowaną treść 🙂
8. Zaktualizuj swoją stronę internetową
Nie mówię tutaj o aktualizacji motywu i wtyczek (ale jeśli tego dawno nie robiłaś to jest to równie ważne). Zabierz się za aktualizację swoich treści 🙂 Może masz zdjęcia, które warto wrzucić, zmienić nieco stronę o mnie, zmodyfikować cennik lub zakres usług, dodać nowe realizacje do portfolio, zmienić wygląd strony głównej, zaktualizować podstronę kontakt.
Jeśli czujesz, że nas stronie znajdują się przestarzałe informacje to czas najwyższy się za nie zabrać i uporządkować wszystko, o czym myślałaś.
Możesz od razu sprawdzić też, czy nie ma błędów na stronie, czy nie wyskakuje Ci błąd 404, czy wszystkie przekierowania wysyłają użytkowników tam, gdzie powinny itd.
________________
Na dziś to wszystko! Dziękuję, że jesteś tutaj ze mną 🙂 Pamiętaj, by ciągle usprawniać swoje „biznesowe tyły”, by pracować lżej, spokojniej i bez stresu!
Jako właścicielka małego biznesu masz wiele spraw i zadań do zapamiętania i wykonania każdego dnia. Nie ważne jak długo i jak bardzo intensywnie pracujesz zawsze znajdzie się jeszcze „coś” do zrobienia. Pewnie często skupiasz się na wielu rzeczach naraz, przez co w Twoim biznesie powstają luki i niektóre obszary pozostawiasz, by żyły własnym życiem.
Założę się, że już nie raz wkurzałaś się na siebie, że pewne rzeczy leżą odłogiem a Twoja lista wstydu się tylko powiększa. Często odkładamy pewne działania tylko dlatego, że nie wiemy, jak się za nie zabrać i co zrobić po kolei. To prowadzi do frustracji, która tylko narasta i nie pozwala zwyczajnie zabrać się do pracy i zrobić tego, co ma być zrobione.
W dzisiejszym wpisie przygotowałam dla Ciebie listę rzeczy, jakie możesz zrobić, aby lepiej zorganizować swoją pracę, dzięki czemu będziesz miała więcej siły i energii na zajęcie się swoim stosikiem wstydu i popchnięcie ważnych dla Ciebie działań do przodu.
1. Zarządzanie projektami – arkusz lub Asana
Wiem, że codziennie myślisz co najmniej o kilku rzeczach na raz. O Twoich obowiązkach w pracy, w domu i o wszystkim, co musisz zrobić swoich klientów. Jak to wszystko pogodzić, jak spiąć wszystkie zadania w jedną całość?
Jeśli jesteś minimalistką, lubisz mieć wszystko pod kontrolą i w jednym miejscu – wystarczy Ci prosty szablon, który będziesz w stanie zrobić sama w Excelu. Dzięki takiemu arkuszowi wszystkie swoje działania będziesz mogła monitorować w jednym miejscu i nie będziesz musiała biegać po różnych narzędziach, by przygotować sobie listę to-do. (Taki sposób ustalania zadań często tworzymy z klientkami, które nie lubią innych bardziej skomplikowanych narzędzi, takich jak np. Asana czy Trello.)
Dlaczego warto stworzyć taki plik?
Wszystkie Twoje działania masz w jednym miejscu.
Nadajesz lekkości swojej pracy (wszystko ma przemyślaną strukturę i jest uporządkowane).
Możesz szybko korygować swoje plany.
Nie ma szans, żeby się zgubić 😉
Jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanych narzędzi i chcesz ułożyć swój biznesowy plan działania w Asanie – sprawdź szablony projektów do Asany, które możesz kupić w sklepie: szablony do Asany.
2. Lista oczekujących na Twoje usługi
Mam taką zasadę w biznesie i staram się nią kierować na co dzień: zawsze bądź myślami o kilka kroków do przodu przed swoimi działaniami. Nie skupiaj się wyłącznie na tym, co masz dziś. Nie zaprzestawaj na klientach, z którymi dziś współpracujesz. Zawsze aktywnie szukaj nowych możliwości do współpracy. Sporo osób mówi mi, że nie muszą nic robić, bo klienci przychodzą do nich z polecenia.
Co jednak się stanie, gdy nagle nastąpi kryzys i ludzie przestaną korzystać z danych usług, lub kupować określone produkty? Czy biznes upadnie?
Dla mnie ważne jest to, by zawsze mieć listę osób, które potencjalnie są zainteresowane moimi usługami i współpracą. Wtedy czuję się bezpieczniej. Wiem, że gdy kończę jeden większy projekt – mogę zacząć uruchamiać kontakty, które już mam i dzięki temu mieć stały dopływ klientów.
Ty również możesz stworzyć sobie taką listę potencjalnych klientów do współpracy, obserwować ich, robić notatki na temat tego, jak możesz im pomóc, a potem w czasie, w którym potrzebujesz napływu nowych klientów nie błądzić po omacku, tylko wykorzystać swoją sekretną broń i przejść do działania 🙂 Pamiętaj również, by listę aktualizować od czasu do czasu, by zawsze pozostać na bieżąco.
3. Procedury do najważniejszych działań
Procedura jest już zupełnie zadaniowo opisanym dokumentem, w którym widnieją dokładne wskazówki jak wykonać dane działanie. Na przykładzie pokażę Ci, jak to działa u mnie.
Procedura: research potencjalnego klienta:
Stwórz plik prospect-sample i zmień tytuł na nazwa firmy.
Zapisz na dysku w folderze praca-klientki/konsultacja/2021.
Spisz pytania i odpowiedzi z formularza kontaktowego.
Zapoznaj się z największymi wyzwaniami.
Napisz odpowiedź na problemy potencjalnego klienta.
Wypisz w punktach od czego możecie zacząć.
Sprawdź media społecznościowe, zapisz linki i zrób mini audyt wg wzoru.
Sprawdź stronę www i zrób mini audyt wg wzoru.
Zapisz się na newsletter (jeśli posiada).
Zapisz dodatkowe działania, w których możesz pomóc.
Zapisz i zamknij plik.
Gotowe!
W taki sposób możesz zacząć pracować nad swoimi procedurami. Krok po kroku tworzyć takie właśnie instrukcje wykonania poszczególnych zadań. Tak, jest to dosyć czasochłonne, ale pamiętaj: wykonasz je raz i już zawsze będziesz je miała w swoim biznesie! Wtedy każde działanie będzie uporządkowane i nie będziesz musiała tracić czasu na chaotyczne działanie.
Możesz również kupić gotowe rozwiązania jak pakiet 20 procedur dla małego biznesu, który znajdziesz w sklepie: pakiet procedur dla małego biznesu.
4. Skrypty rozmów np. wstępna konsultacja
Skrypty rozmów podobnie jak procedury mogą być dla Ciebie wybawieniem, jeśli w kontaktach z klientami chcesz maksymalnie wykorzystać przeznaczony na rozmowę czas i nadać każdej konsultacji pewną przewidywalną strukturę.
Możesz na zwykłej kartce papieru zapisać, w jaki sposób powinna Twoim zdaniem przebiegać idealna rozmowa z potencjalnym klientem. Możesz napisać konkretne pytania, które zadasz podczas rozmowy. Dodatkowo zanotuj wszystkie ważne informacje, które powinnaś na takiej konsultacji poruszyć. Następnie skrypt zapisz w chmurze lub na swoim dysku i na kolejnej konsultacji, bądź wstępnej sesji – użyj. Zobaczysz, jak bardzo to narzędzie będzie pomocne w Twoim biznesie.
Przykładowy plan konsultacji, podczas której możesz pomóc rozwiązać jeden dany problem:
Przedstaw się.
Poproś o nakreślenie wybranego problemu.
Omów temat, zaproponuj rozwiązanie.
Jeśli napisałaś na swoim blogu więcej odpowiedzi – odeślij do bloga.
Zakończ konsultację, wyjaśnij dodatkowe rozwiązania, zaproponuj płatny produkt.
Wyślij e-maila podsumowującego spotkanie, podsumuj raz jeszcze omówiony temat, wskaż dodatkowe materiały, zaproponuj płatne produkty.
Po tygodniu wyślij wiadomość przypominająco – sprawdzającą i zapytaj czy problem został rozwiązany, a Twoje rozwiązania wprowadzone w życie.
5. Strona FAQ dla klientów – dodatkowe nagrania lub materiały
Kiedy prowadzisz swoją działalność usługową i często dostajesz powtarzające się pytania od klientów, czy potencjalnych klientów dobrze jest stworzyć na swojej stronie www podstronę najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi.
Jak to zrobić?
Spisz najczęściej zadawane pytania swoich klientów, lub osób zainteresowanych Twoimi usługami czy produktami (taka podstrona również świetnie się sprawdzi, kiedy masz swój sklep internetowy). Następnie napisz do tych pytań odpowiedzi wyczerpujące dany temat. Umieść treści na podstronie i np. dodaj tą podstronę do menu, lub jeśli treści te mają być dla obecnych klientów nadaj hasło i udostępnij ją ją tylko zainteresowanym osobom. Następnym razem, gdy klient będzie miał dodatkowe pytania będziesz mogła skierować go na specjalnie stworzoną podstronę, na której znajdzie potrzebne dla siebie informacje. Pro tip* Możesz również w ramach umieszczania treści dodać wideo, w którym wytłumaczysz jak korzystać z podstrony, jak wyszukiwać wiadomości, czy dodatkowo odpowiesz na część pytań.
6. Dzień CEO – dzień pracy nad własnym biznesem
Ustaw sobie raz w miesiącu, lub wg potrzeb 1 raz w tygodniu lub 2 razy w miesiącu dzień, w którym zajmujesz się zadaniami związanymi tylko i wyłącznie z Twoim biznesem. W takim dniu przeznacz 2-3 godziny na sesję strategiczną – zastanów się, co robisz, dokąd zmierzasz, co chcesz osiągnąć w ciągu najbliższych tygodni. Ustal, na jakich działaniach się skupisz, by osiągnąć założony cel. Rozpisz sobie konkretne działania i nadaj im daty wykonania.
W kolejnym blogu czasowym przeznacz 2-3 godziny na spisanie, częściowo zrobienie (np. odpisanie na zaległe maile i wiadomości), a następnie zaplanowanie wykonania wszystkich tych drobnych prac, które chcesz zrobić, ale nigdy nie masz na nie czasu. Możesz w trakcie tej sesji spisać zadania, które następnie oddelegujesz wirtualnej asystentce. Sprawdź również swoje statystyki na blogu, media społecznościowe i przeanalizuj je pod kątem działań, które przyniosły najlepsze w danym czasie rezultaty. Wynotuj te działania, które w znaczący sposób wpłynęły na rozwój Twojej firmy. Zrezygnuj z tego, co nie przyniosło oczekiwanych rezultatów.
Pod koniec każdego miesiąca w dniu CEO zrób podsumowanie swoich działań (łącznie z podsumowaniem finansowym).
7. Porządek w plikach na komputerze
Wyrób sobie nawyk utrzymywania porządku na dysku w komputerze, lub w chmurze. To nie musi być system oznaczania wszystkiego “od linijki”. To ma być Twój sposób utrzymania porządku w plikach, abyś mogła w kilka chwil znaleźć potrzebne Ci pliki czy materiały.
Możesz przyjąć sobie śmieszne oznaczenia poszczególnych plików, o ile będzie to dla Ciebie w pełni zrozumiałe. Po to byś nie musiała spędzać zbyt dużo czasu na zastanawianie się co, gdzie jest i dlaczego tam, a nie w miejscu, w którym być powinno. U mnie ten system ogólnie wygląda tak:
obecni klienci,
tygodniowe – nr. tygodnia,
firma (środek biznesu, usługi, design, marketing),
moje kursy,
przydatne materiały,
inspiracje, screeny.
Dzięki takiemu systemowi mam jasność, co i gdzie się znajduje.
Podsumowanie
Podobał Ci się ten materiał? To świetnie! Mam nadzieję, że zastosujesz moje wskazówki w swoim biznesie i odczujesz różnicę, w postaci zaoszczędzonego czasu, spokoju w głowie i porządku w biznesie. Pamiętaj: to jak Twój biznes będzie wyglądał za miesiąc, pół roku, czy rok zależy wyłącznie od Ciebie. To decyzje, które dziś podejmujesz mają największe znaczenie. Nie musisz od razu zmieniać wszystkiego, ale możesz podjąć decyzję: chcę usprawnić swoje działania, by lepiej wykonywać swoją pracę. Trzymam za Ciebie kciuki, bo w biznesie (tak jak w życiu) zawsze znajdzie się coś do ulepszenia 😉
Jeśli jesteś freelancerką i oferujesz swoje usługi, to każdą z nich wykonujesz wg jakiegoś, określonego schematu. Jest kilka punktów danej usługi, które za każdym razem musisz spełnić, aby jednoznacznie stwierdzić, że dana usługa została przez Ciebie wykonana. Nawet jeśli swoich działań nie określasz jeszcze mianem procesów, to właśnie to robisz – przeprowadzasz każdego klienta przez pewien proces.
Procesy są ważne i potrzebne
Procesy pozwalają Twojej firmie działać jak dobrze naoliwiona maszyna, jednocześnie czyniąc ją bardziej wydajną, na wyższym poziomie i ostatecznie – bardziej dochodową. Kiedy masz ustalone procesy działania, możesz skupić się na innych obszarach Twojego biznesu i rozwijać je, jednocześnie stając się lepszą właścicielką firmy. Bo nie można rozwijać się i optymalizować działań, pomijając etap tworzenia procesów.
Czym jest proces?
Proces jest to zbiór czynności wzajemnie ze sobą powiązanych, które – wykonane – mają dać określony, końcowy efekt.
(uwaga, teraz odezwie się moja techniczna natura)
Proces to droga, jaką porusza się obiekt x, by osiągnąć efekt y. Po drodze muszą zostać spełnione poszczególne założenia, aby dotrzeć do punktu y. Efektem y jest wykonana usługa.
czym jest proces?
Nawet jeśli dziś działasz trochę na oko i nie masz spisanych swoich działaniach, to również stosujesz procesy (chociaż pewnie tak ich nie określasz). Procesem jest wykonanie każdej Twojej usługi, ponieważ podczas Twojej i klientki pracy, zachodzą pewne zmiany.
Jeśli Twoje procesy są chaotyczne i Twoje działania przynoszą efekt inny od zamierzonego, albo nie do końca taki, jak sobie go wymarzyłaś – warto skupić się na tym, by ułożyć je w sposób, dzięki któremu będą wspierały Twoje działania i ułatwiały codzienną pracę.
Przykład przed i po ułożeniu procesu
Jesteś fotografem i przeprowadzasz sesje indywidualne i komercyjne, jednak Twoim głównym kanałem kontaktu jest messenger i na wszelkie zapytania odpowiadasz – na priv. Kiedy już klient się z Tobą skontaktuje i pyta jak się do takiej sesji przygotować – Ty zawsze musisz każdemu pisać to samo. Po sesji klient dobija się do Ciebie każdego dnia z zapytaniem kiedy jego zdjęcia będą dostępne. > Tutaj zdecydowanie można by było ułatwić nawet kilka punktów, dzięki którym odzyskałabyś więcej czasu i spokoju.
Można było by zacząć od określenia Twojej oferty i uporządkowania jej tak, abyś od razu mogła ją wysłać zainteresowanym osobom jako estetyczny plik (lub link do strony), w którym umieścisz wszelkie informacje.
W kolejnym kroku możesz sporządzić krótki przewodnik dla klientów, w którym wytłumaczysz, w jaki sposób przygotować się do konkretnej sesji. Możesz opisać również swój styl pracy, możesz napisać, w jaki sposób ubrać się na sesję czy jak dana sesja będzie wyglądała. Możesz podrzucić linki do polecanych przez Ciebie np. fryzjerek, makijażystek, czy innych osób oferujących komplementarne do Twoich usługi.
Po sesji możesz podać klientowi wszystkie informacje o tym, co następuje po sesji np. poprzez wiadomość mailową. Dzięki temu będzie wiedział, kiedy może spodziewać się obrobionych zdjęć i nie będzie co chwilę zawracał Ci głowy.
Na koniec wraz ze zdjęciami możesz przesłać również kupon na następną sesję, bądź dodatkową ulotkę czy wizytówkę z zakresem Twoich usług.
To tak kilka pomysłów na szybko. Na pewno można by było taki proces dosyć mocno ulepszyć i zautomatyzować, a przy okazji dać klientowi poczucie zaopiekowanie i bezpieczeństwa. Wystarczy, że klienci są często spięci przed sesją i nie każdy lubi robić zdjęcia. Nie trzeba jeszcze utrudniać wszystkiego dookoła tych zdjęć 🙂
Czy już mniej więcej wiesz, o co chodzi z tymi procesami? Mam nadzieję, że tak i że nieco bardzie rozjaśniłam Ci ten temat.
Dlaczego potrzebujesz procesów?
Oczyszczają Twój umysł i pozwalają pracować efektywniej.
Zawsze wiesz, co powinnaś zrobić w kolejnym kroku.
Wszystkie działania masz rozbite na małe elementy, dzięki czemu możesz szybciej wykonywać swoje zadania.
Upraszczasz nawet trudne projekty i ułatwiasz ich wykonanie.
Masz instrukcję działania swojej firmy i w razie urlopu lub choroby możesz szybko wdrożyć kogoś do pracy.
Nie zapominasz o składowych danej usługi, ponieważ wszystko masz opisane i dostępne od ręki.
Nie musisz się martwić i ciągle myśleć o firmie, bo wszystko masz poukładane i wiesz dokładnie, w jakim jesteś miejscu.
W oparciu o swoje procesy możesz stworzyć plany awaryjne na wypadek kryzysów i błędów.
Chciałabyś popracować nad swoimi procesami i w końcu ustalić je tak, aby raz, a porządnie ułożyć poszczególne części swojej biznesowej układanki?
Sprawdź mojego e-booka i naucz się tworzyć procesy i procedury.
Przypuszczam, że zanim założyłaś swoją firmę, wyobrażałaś sobie, jak to wszystko będzie wyglądać w przyszłości. Marzyłaś o tym, że w końcu będziesz robiła to, co kochasz. W oddali wdziałaś taki obraz: wstajesz rano, jesteś podekscytowana kolejnym dniem. Wykonujesz wszystkie swoje zadania. Patrzysz na zagarek – minęły dopiero 3 godziny! To niemożliwe. Masz jeszcze tyle czasu. Możesz się teraz zrelaksować i przybić piątkę za fantastyczny dzień!
Mam nadzieję, że zderzenie z rzeczywistością prowadzenia biznesu nie było dla Ciebie zbyt bolesne.
Pewnie nie minęło za dużo czasu i szybko rzeczywistość zweryfikowała wszystkie marzenia, o tym jak będzie „na swoim”. Ty natomiast zaczęłaś zauważać, że prowadzenie własnej działalności to nie tylko robienie rzeczy i zadań, które kochasz i lubisz robić, ale także tysiąc innych, dodatkowych rzeczy, które wcale nie są ani łatwe, ani przyjemne.
Nagle okazało się, że tylko niewielka część działań, jakie wykonujesz to to, co chciałaś robić i czym się chciałaś dzielić. Nowych zadań ciągle przybywa i ciężko ogarnąć Ci wszystko, co się wokół Ciebie dzieje.
Brzmi znajomo?
Jeśli chociaż raz czułaś, że Twój biznes może Cię przytłaczać i szukasz trików na to, jak ułatwić sobie pracę, to mam dziś dla Ciebie 5 fajnych sposobów na to, jak ułatwić sobie prowadzenie biznesu.
1. Organizacja haseł
Podobno od przybytku głowa nie boli. Czy na pewno? Ja się z tym nie zgodzę. W przypadku konieczności pamiętania o milionach różnych haseł głowa może Cię nieźle zaboleć. Każda osoba, która prowadzi swój biznes, a część z niego znajduje się w świecie online, prędzej czy później ma ten problem (a wirtualne asystentki w szczególności).
Gdzie trzymać wszystkie hasła?
Polecam Ci rozwiązanie, z którego sama korzystam już ponad dwa lata. Jest to program, który nazywa się LastPass. Przechowuję w nim wszystkie swoje hasła i mam pewność, że moje dane są w odpowiedni sposób zabezpieczone. W LastPass możesz bezpiecznie zachować swoje dane logowania (również klientów) i przestać martwić się, że coś może się z nimi wydarzyć. Będziesz musiała stworzyć tylko jedno, ostatnie hasło (do logowania do LastPass).
Jakie jeszcze funkcjonalności możesz odkryć w Lastpass?
rozszerzenie (wtyczkę) do Twojej ulubionej przeglądarki,
zapamiętanie tylu haseł, ile tylko chcesz,
automatyczne logowanie do witryn – nie będziesz musiała sama wpisywać loginów i haseł, last pass zrobi to za Ciebie, automatycznie,
aplikacja mobilna na urządzenia przenośne, tak, abyś wszystkie hasła miała zawsze przy sobie możliwość tworzenia zabezpieczonych notatek (hasła do WiFi, ubezpieczenie auta, historie medyczne itp.),
dzielenie się hasłami z rodziną (do 5 użytkowników),
możliwość udzielenia dostępu dla Twoich bliskich osób (wiesz tak w razie nieprzewidzianego).
2. Dzień CEO, czyli dzień do pracy nad własnym biznesem
Ustaw sobie raz w miesiącu, lub wg potrzeb 1 raz w tygodniu lub 2 razy w miesiącu dzień, w którym zajmiesz się zadaniami związanymi tylko i wyłącznie z Twoim biznesem. Zaplanuj cały dzień i zrób w głowie przestrzeń na swoje działanie.
W takim dniu przeznacz 2-3 godziny na sesję strategiczną – zastanów się, co robisz, dokąd zmierzasz, co chcesz osiągnąć w ciągu najbliższych tygodni. Ustal, na jakich działaniach się skupisz, by osiągnąć założony cel. Rozpisz sobie konkretne działania i nadaj im daty wykonania.
W kolejnym blogu czasowym przeznacz 2-3 godziny na spisanie, częściowo zrobienie (np.odpisanie na zaległe maile i wiadomości), a następnie zaplanowanie wykonania wszystkich tych drobnych prac, które chcesz zrobić, ale nigdy nie masz na nie czasu. Możesz w trakcie tej sesji spisać zadania, które następnie oddelegujesz wirtualnej asystentce.
Sprawdź również swoje statystyki na blogu, media społecznościowe i przeanalizuj je pod kątem działań, które przyniosły najlepsze w danym czasie rezultaty. Wynotuj te działania, które w znaczący sposób wpłynęły na rozwój Twojej firmy. Zrezygnuj z tego, co nie przyniosło oczekiwanych rezultatów.
Pamiętaj o tym, aby:
w tym dniu nie odbierać poczty i nie rozpraszać się,
wylogować się z mediów społecznościowych na komputerze i telefonie,
ustalić sesję strategiczną (np. 3 godziny): planowanie, ustalanie celów,
ustalić sesję buforową (np. 2 godziny): spisywanie zadań do wykonania, wykonanie zadań, które odkładasz,
ustalić sesję tworzenia treści (np. 2.5 godziny): szkice do wpisów na blogu, treści do mediów społecznościowych, newslettera itd.
Po tak intensywnym dniu zaplanuj również czas na odpoczynek i regenerację.
3. Spisz procesy, jakie zachodzą w Twojej firmie
Lepsza organizacja struktury Twojej firmy to moim zdaniem must-have do wszelkiego rodzaju ułatwień i usprawnień, ponieważ najsłabszym ogniwem w swojej firmie jesteś właśnie Ty. Przekonałam się o tym boleśnie, gdy rok temu w marcu złamałam nogę. Musiałam większość zadań odsunąć w czasie i mieć nadzieję, że klientki nie uciekną (na szczęście się tak nie stało).
Czym jest proces?
Najkrócej i najprościej: to droga, którą należy przejść od punktu A do punktu B, po drodze wykonując działania, które finalnie nas do tego punktu B doprowadzą. W swojej firmie możesz mieć różne procesy, w zależności od tego, czym się zajmujesz, czy sprzedajesz usługi, czy produkty. Sprawdź poniżej mój jeden proces.
Potencjalny klient – kontakt przez Calendly:
wypełniony formularz konsultacji,
research,
wstępna konsultacja,
e-mail podsumowanie konsultacji + oferta,
zaakceptowanie oferty.
Po akceptacji oferty przechodzimy do kolejnych działań związanych z onboardingiem klienta (ale to już kolejny proces).
Dzięki rozpisaniu w taki sposób (czyli krok po kroku) wszystkich procesów mogę spokojnie spać. W razie potrzeb od razu jest wiadomo co po sobie następuje i w jaki sposób ma zostać wykonane. Dodatkowo – jeśli coś mi się stanie i nie będę mogła pracować – osoba, którą znajdę na zastępstwo będzie w stanie działać krok po kroku na moich instrukcjach.
Zastanów się, co w Twojej firmie możesz potraktować jako proces? Możesz spisać procesy takie jak:
marketing danego produktu/usługi,
sprzedaż usług/produktów,
wykonanie konkretnej usługi,
obsługa klienta od a do z,
planowanie treści.
4. Strona FAQ dla klientów – dodatkowe nagrania lub materiały
Kiedy prowadzisz swoją działalność usługową i często dostajesz powtarzające się pytania od klientów, czy potencjalnych klientów, dobrze jest stworzyć na swojej stronie www podstronę najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi.
Jak to zrobić?
Spisz najczęściej zadawane pytania swoich klientów, lub osób zainteresowanych Twoimi usługami czy produktami (taka podstrona również świetnie się sprawdzi, kiedy masz swój sklep internetowy). Następnie napisz do tych pytań odpowiedzi wyczerpujące dany temat. Umieść treści na podstronie i np. dodaj tę podstronę do menu, lub jeśli treści te mają być dla obecnych klientów nadaj hasło i udostępnij ją tylko zainteresowanym osobom.
Następnym razem, gdy klient będzie miał dodatkowe pytania, będziesz mogła skierować go na specjalnie stworzoną podstronę, na której znajdzie potrzebne dla siebie informacje.
Pro tip* Możesz również w ramach umieszczania treści dodać wideo, w którym wytłumaczysz jak korzystać z podstrony, jak wyszukiwać wiadomości, czy dodatkowo odpowiesz na część pytań.
5. Ustal swoją stawkę godzinową i deleguj zadania poniżej tej stawki
Kiedy jesteś swoją własną szefową, wiesz, jak ważne są pieniądze w Twoim biznesie. Możesz mówić i myśleć o wielkiej wizji i chęci pomagania światu, ale bez gotówki na koncie ciężko będzie Ci tę wizję realizować. Dlatego ważne jest, abyś dbała o swoje finanse i nie traciła czasu na zadania, które są poniżej Twojej stawki godzinowej.
Twoja stawka godzinowa to:
ile zarabiasz na godzinę,
ile w ciągu tygodnia przepracujesz płatnych godzin,
ile godzin w ciągu tygodnia zajmujesz się niepłatnymi działaniami,
ile zadań mogłabyś oddelegować i zyskać czas na to by zarabiać?
Zastanów się nad tym i deleguj zadania poniżej swojej godzinowej stawki, a zaoszczędzisz mnóstwo czasu i pieniędzy, a przede wszystkim będziesz mogła skupić się na tym, na czym jesteś w swoim biznesie najlepsza.
Nie masz pojęcia, od czego zacząć? Pobierz mój bezpłatny planner >pobierz tutaj< i wypisz sobie wszystkie zadania, które możesz już teraz (lub w niedalekiej przyszłości) oddelegować.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że te kilka przykładów dało Ci do myślenia i zobaczyłaś, że czasem niewielkie zmiany mogą przynieść ogromne rezultaty. Jeśli myślisz, że masz milion spraw i żadna z nich nie idzie do przodu – spróbuj zacząć działać metodą małych kroków, zamiast wielkich zrywów.
Powodzenia
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
