Co to jest proces i dlaczego jest taki ważny w biznesie?

Jeśli jesteś freelancerką i oferujesz swoje usługi, to każdą z nich wykonujesz wg jakiegoś, określonego schematu. Jest kilka punktów danej usługi, które za każdym razem musisz spełnić, aby jednoznacznie stwierdzić, że dana usługa została przez Ciebie wykonana. Nawet jeśli swoich działań nie określasz jeszcze mianem procesów, to właśnie to robisz – przeprowadzasz każdego klienta przez pewien proces.

Procesy są ważne i potrzebne

Procesy pozwalają Twojej firmie działać jak dobrze naoliwiona maszyna, jednocześnie czyniąc ją bardziej wydajną, na wyższym poziomie i ostatecznie – bardziej dochodową. Kiedy masz ustalone procesy działania, możesz skupić się na innych obszarach Twojego biznesu i rozwijać je, jednocześnie stając się lepszą właścicielką firmy. Bo nie można rozwijać się i optymalizować działań, pomijając etap tworzenia procesów.

Czym jest proces?

Proces jest to zbiór czynności wzajemnie ze sobą powiązanych, które – wykonane – mają dać określony, końcowy efekt.

(uwaga, teraz odezwie się moja techniczna natura)

Proces to droga, jaką porusza się obiekt x, by osiągnąć efekt y. Po drodze muszą zostać spełnione poszczególne założenia, aby dotrzeć do punktu y. Efektem y jest wykonana usługa.

Nawet jeśli dziś działasz trochę na oko i nie masz spisanych swoich działaniach, to również stosujesz procesy (chociaż pewnie tak ich nie określasz). Procesem jest wykonanie każdej Twojej usługi, ponieważ podczas Twojej i klientki pracy, zachodzą pewne zmiany.

Jeśli Twoje procesy są chaotyczne i Twoje działania przynoszą efekt inny od zamierzonego, albo nie do końca taki, jak sobie go wymarzyłaś – warto skupić się na tym, by ułożyć je w sposób, dzięki któremu będą wspierały Twoje działania i ułatwiały codzienną pracę.

Przykład przed i po ułożeniu procesu

Jesteś fotografem i przeprowadzasz sesje indywidualne i komercyjne, jednak Twoim głównym kanałem kontaktu jest messenger i na wszelkie zapytania odpowiadasz – na priv. Kiedy już klient się z Tobą skontaktuje i pyta jak się do takiej sesji przygotować – Ty zawsze musisz każdemu pisać to samo. Po sesji klient dobija się do Ciebie każdego dnia z zapytaniem kiedy jego zdjęcia będą dostępne. > Tutaj zdecydowanie można by było ułatwić nawet kilka punktów, dzięki którym odzyskałabyś więcej czasu i spokoju.

Można było by zacząć od określenia Twojej oferty i uporządkowania jej tak, abyś od razu mogła ją wysłać zainteresowanym osobom jako estetyczny plik (lub link do strony), w którym umieścisz wszelkie informacje.

W kolejnym kroku możesz sporządzić krótki przewodnik dla klientów, w którym wytłumaczysz, w jaki sposób przygotować się do konkretnej sesji. Możesz opisać również swój styl pracy, możesz napisać, w jaki sposób ubrać się na sesję czy jak dana sesja będzie wyglądała. Możesz podrzucić linki do polecanych przez Ciebie np. fryzjerek, makijażystek, czy innych osób oferujących komplementarne do Twoich usługi.

Po sesji możesz podać klientowi wszystkie informacje o tym, co następuje po sesji np. poprzez wiadomość mailową. Dzięki temu będzie wiedział, kiedy może spodziewać się obrobionych zdjęć i nie będzie co chwilę zawracał Ci głowy.

Na koniec wraz ze zdjęciami możesz przesłać również kupon na następną sesję, bądź dodatkową ulotkę czy wizytówkę z zakresem Twoich usług.

To tak kilka pomysłów na szybko. Na pewno można by było taki proces dosyć mocno ulepszyć i zautomatyzować, a przy okazji dać klientowi poczucie zaopiekowanie i bezpieczeństwa. Wystarczy, że klienci są często spięci przed sesją i nie każdy lubi robić zdjęcia. Nie trzeba jeszcze utrudniać wszystkiego dookoła tych zdjęć 🙂

Czy już mniej więcej wiesz, o co chodzi z tymi procesami? Mam nadzieję, że tak i że nieco bardzie rozjaśniłam Ci ten temat.

---

Dlaczego potrzebujesz procesów?

• Oczyszczają Twój umysł i pozwalają pracować efektywniej.
• Zawsze wiesz, co powinnaś zrobić w kolejnym kroku.
• Wszystkie działania masz rozbite na małe elementy, dzięki czemu możesz szybciej wykonywać swoje zadania.
• Upraszczasz nawet trudne projekty i ułatwiasz ich wykonanie.
• Masz instrukcję działania swojej firmy i w razie urlopu lub choroby możesz szybko wdrożyć kogoś do pracy.
• Nie zapominasz o składowych danej usługi, ponieważ wszystko masz opisane i dostępne od ręki.
• Nie musisz się martwić i ciągle myśleć o firmie, bo wszystko masz poukładane i wiesz dokładnie, w jakim jesteś miejscu.
• W oparciu o swoje procesy możesz stworzyć plany awaryjne na wypadek kryzysów i błędów.

Chciałabyś popracować nad swoimi procesami i w końcu ustalić je tak, aby raz, a porządnie ułożyć poszczególne części swojej biznesowej układanki?

Sprawdź mojego e-booka i naucz się tworzyć procesy i procedury.