5 sposobów na to, jak ułatwić sobie prowadzenie małego biznesu

Przypuszczam, że zanim założyłaś swoją firmę, wyobrażałaś sobie, jak to wszystko będzie wyglądać w przyszłości. Marzyłaś o tym, że w końcu będziesz robiła to, co kochasz. W oddali wdziałaś taki obraz: wstajesz rano, jesteś podekscytowana kolejnym dniem. Wykonujesz wszystkie swoje zadania. Patrzysz na zagarek – minęły dopiero 3 godziny! To niemożliwe. Masz jeszcze tyle czasu. Możesz się teraz zrelaksować i przybić piątkę za fantastyczny dzień!

Mam nadzieję, że zderzenie z rzeczywistością prowadzenia biznesu nie było dla Ciebie zbyt bolesne.

Pewnie nie minęło za dużo czasu i szybko rzeczywistość zweryfikowała wszystkie marzenia, o tym jak będzie „na swoim”. Ty natomiast zaczęłaś zauważać, że prowadzenie własnej działalności to nie tylko robienie rzeczy i zadań, które kochasz i lubisz robić, ale także tysiąc innych, dodatkowych rzeczy, które wcale nie są ani łatwe, ani przyjemne.

Nagle okazało się, że tylko niewielka część działań, jakie wykonujesz to to, co chciałaś robić i czym się chciałaś dzielić. Nowych zadań ciągle przybywa i ciężko ogarnąć Ci wszystko, co się wokół Ciebie dzieje.

Brzmi znajomo?

Jeśli chociaż raz czułaś, że Twój biznes może Cię przytłaczać i szukasz trików na to, jak ułatwić sobie pracę, to mam dziś dla Ciebie 5 fajnych sposobów na to, jak ułatwić sobie prowadzenie biznesu.

---

1. Organizacja haseł

Podobno od przybytku głowa nie boli. Czy na pewno? Ja się z tym nie zgodzę. W przypadku konieczności pamiętania o milionach różnych haseł głowa może Cię nieźle zaboleć. Każda osoba, która prowadzi swój biznes, a część z niego znajduje się w świecie online, prędzej czy później ma ten problem (a wirtualne asystentki w szczególności).

Gdzie trzymać wszystkie hasła?

Polecam Ci rozwiązanie, z którego sama korzystam już ponad dwa lata. Jest to program, który nazywa się LastPass. Przechowuję w nim wszystkie swoje hasła i mam pewność, że moje dane są w odpowiedni sposób zabezpieczone. W LastPass możesz bezpiecznie zachować swoje dane logowania (również klientów) i przestać martwić się, że coś może się z nimi
wydarzyć. Będziesz musiała stworzyć tylko jedno, ostatnie hasło (do logowania do LastPass).

Jakie jeszcze funkcjonalności możesz odkryć w Lastpass?

• rozszerzenie (wtyczkę) do Twojej ulubionej przeglądarki,
• zapamiętanie tylu haseł, ile tylko chcesz,
• automatyczne logowanie do witryn – nie będziesz musiała sama wpisywać loginów i haseł, last pass zrobi to za Ciebie, automatycznie,
• aplikacja mobilna na urządzenia przenośne, tak, abyś wszystkie hasła miała zawsze przy sobie możliwość tworzenia zabezpieczonych notatek (hasła do WiFi, ubezpieczenie auta, historie medyczne itp.),
• dzielenie się hasłami z rodziną (do 5 użytkowników),
• możliwość udzielenia dostępu dla Twoich bliskich osób (wiesz tak w razie nieprzewidzianego).

2. Dzień CEO, czyli dzień do pracy nad własnym biznesem

Ustaw sobie raz w miesiącu, lub wg potrzeb 1 raz w tygodniu lub 2 razy w miesiącu dzień, w którym zajmiesz się zadaniami związanymi tylko i wyłącznie z Twoim biznesem. Zaplanuj cały dzień i zrób w głowie przestrzeń na swoje działanie.

W takim dniu przeznacz 2-3 godziny na sesję strategiczną – zastanów się, co robisz, dokąd zmierzasz, co chcesz osiągnąć w ciągu najbliższych tygodni. Ustal, na jakich działaniach się skupisz, by osiągnąć założony cel. Rozpisz sobie konkretne działania i nadaj im daty wykonania.

W kolejnym blogu czasowym przeznacz 2-3 godziny na spisanie, częściowo zrobienie (np.odpisanie na zaległe maile i wiadomości), a następnie zaplanowanie wykonania wszystkich tych drobnych prac, które chcesz zrobić, ale nigdy nie masz na nie czasu. Możesz w trakcie tej sesji spisać zadania, które następnie oddelegujesz wirtualnej asystentce.

Sprawdź również swoje statystyki na blogu, media społecznościowe i przeanalizuj je pod kątem działań, które przyniosły najlepsze w danym czasie rezultaty. Wynotuj te działania, które w znaczący sposób wpłynęły na rozwój Twojej firmy. Zrezygnuj z tego, co nie przyniosło oczekiwanych rezultatów.

Pamiętaj o tym, aby:

• w tym dniu nie odbierać poczty i nie rozpraszać się,
• wylogować się z mediów społecznościowych na komputerze i telefonie,
• ustalić sesję strategiczną (np. 3 godziny): planowanie, ustalanie celów,
• ustalić sesję buforową (np. 2 godziny): spisywanie zadań do wykonania, wykonanie zadań, które odkładasz,
• ustalić sesję tworzenia treści (np. 2.5 godziny): szkice do wpisów na blogu, treści do mediów społecznościowych, newslettera itd.

Po tak intensywnym dniu zaplanuj również czas na odpoczynek i regenerację.

3. Spisz procesy, jakie zachodzą w Twojej firmie

Lepsza organizacja struktury Twojej firmy to moim zdaniem must-have do wszelkiego rodzaju ułatwień i usprawnień, ponieważ najsłabszym ogniwem w swojej firmie jesteś właśnie Ty. Przekonałam się o tym boleśnie, gdy rok temu w marcu złamałam nogę. Musiałam większość zadań odsunąć w czasie i mieć nadzieję, że klientki nie uciekną (na szczęście się tak nie stało).

Czym jest proces?

Najkrócej i najprościej: to droga, którą należy przejść od punktu A do punktu B, po drodze wykonując działania, które finalnie nas do tego punktu B doprowadzą. W swojej firmie możesz mieć różne procesy, w zależności od tego, czym się zajmujesz, czy sprzedajesz usługi, czy produkty. Sprawdź poniżej mój jeden proces.

Potencjalny klient – kontakt przez Calendly:

1. wypełniony formularz konsultacji,
2. research,
3. wstępna konsultacja,
4. e-mail podsumowanie konsultacji + oferta,
5. zaakceptowanie oferty.

Po akceptacji oferty przechodzimy do kolejnych działań związanych z onboardingiem klienta (ale to już kolejny proces).

Dzięki rozpisaniu w taki sposób (czyli krok po kroku) wszystkich procesów mogę spokojnie spać. W razie potrzeb od razu jest wiadomo co po sobie następuje i w jaki sposób ma zostać wykonane. Dodatkowo – jeśli coś mi się stanie i nie będę mogła pracować – osoba, którą znajdę na zastępstwo będzie w stanie działać krok po kroku na moich instrukcjach.

Zastanów się, co w Twojej firmie możesz potraktować jako proces? Możesz spisać procesy takie jak:

• marketing danego produktu/usługi,
• sprzedaż usług/produktów,
• wykonanie konkretnej usługi,
• obsługa klienta od a do z,
• planowanie treści.

---

4. Strona FAQ dla klientów – dodatkowe nagrania lub materiały

Kiedy prowadzisz swoją działalność usługową i często dostajesz powtarzające się pytania od klientów, czy potencjalnych klientów, dobrze jest stworzyć na swojej stronie www podstronę najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi.

Jak to zrobić? 

Spisz najczęściej zadawane pytania swoich klientów, lub osób zainteresowanych Twoimi usługami czy produktami (taka podstrona również świetnie się sprawdzi, kiedy masz swój sklep internetowy). Następnie napisz do tych pytań odpowiedzi wyczerpujące dany temat. Umieść treści na podstronie i np. dodaj tę podstronę do menu, lub jeśli treści te mają być dla obecnych klientów nadaj hasło i udostępnij ją tylko zainteresowanym osobom.

Następnym razem, gdy klient będzie miał dodatkowe pytania, będziesz mogła skierować go na specjalnie stworzoną podstronę, na której znajdzie potrzebne dla siebie informacje.

Pro tip* Możesz również w ramach umieszczania treści dodać wideo, w którym wytłumaczysz jak korzystać z podstrony, jak wyszukiwać wiadomości, czy dodatkowo odpowiesz na część pytań.

---

5. Ustal swoją stawkę godzinową i deleguj zadania poniżej tej stawki

Kiedy jesteś swoją własną szefową, wiesz, jak ważne są pieniądze w Twoim biznesie. Możesz mówić i myśleć o wielkiej wizji i chęci pomagania światu, ale bez gotówki na koncie ciężko będzie Ci tę wizję realizować. Dlatego ważne jest, abyś dbała o swoje finanse i nie traciła czasu na zadania, które są poniżej Twojej stawki godzinowej.

Twoja stawka godzinowa to:

• ile zarabiasz na godzinę,
• ile w ciągu tygodnia przepracujesz płatnych godzin,
• ile godzin w ciągu tygodnia zajmujesz się niepłatnymi działaniami,
• ile zadań mogłabyś oddelegować i zyskać czas na to by zarabiać?

Zastanów się nad tym i deleguj zadania poniżej swojej godzinowej stawki, a zaoszczędzisz mnóstwo czasu i pieniędzy, a przede wszystkim będziesz mogła skupić się na tym, na czym jesteś w swoim biznesie najlepsza.

Nie masz pojęcia, od czego zacząć? Pobierz mój bezpłatny planner >pobierz tutaj< i wypisz sobie wszystkie zadania, które możesz już teraz (lub w niedalekiej przyszłości) oddelegować.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że te kilka przykładów dało Ci do myślenia i zobaczyłaś, że czasem niewielkie zmiany mogą przynieść ogromne rezultaty. Jeśli myślisz, że masz milion spraw i żadna z nich nie idzie do przodu – spróbuj zacząć działać metodą małych kroków, zamiast wielkich zrywów.

Powodzenia