Dowiedziałaś się już kim jest wirtualna asystentka i stwierdziłaś, że może to jest praca również dla Ciebie i że warto by było spróbować. Ale. Nie masz zielonego pojęcia, jak się za to zabrać?
Nie wiesz, co powinnaś zrobić na samym początku, a co w następnym kroku? Zanim zrobisz ten pierwszy krok, masz milion pytań i nie wiesz, komu je zadać. Dlatego dobrze, że się tutaj znalazłaś, bo postaram się przybliżyć Ci temat tego, od czego zacząć.
1. Zanim zaczniesz pracę jako wirtualna asystentka
Na początku zastanów się proszę czy to na
pewno jest praca dla Ciebie. Mówię o tym dosyć często, ale uwierz mi, to bardzo
ważne. Przede wszystkim dlatego, że działając jako wirtualna asystentka
będziesz swoim własnym szefem, a to już nie przelewki.
Będziesz musiała zmienić swoje myślenie i z
pracownika stać się przedsiębiorcą, a to nie jest łatwe zadanie. Praca dla
siebie to nie tylko wykonywanie zadań, które zlecą Ci klienci. Będziesz musiała
również zająć się marketingiem, sprzedażą a także pracą nad własną firmą, a to już
nie jest dla każdego. Zastanów się czy jesteś na to gotowa.
W kontaktach z klientami będziesz potrzebowała
skupić się na szczegółach, natomiast dla swojego biznesu będziesz musiała umieć
dojrzeć swoje działania w szerszym świetle i zaplanować je długoterminowo.
A to nie jest najłatwiejsze zadanie. Musisz znaleźć w sobie duże pokłady dyscypliny, by dać sobie radę ze wszystkim, co Cię czeka. Aby nie przerazić się w trakcie – przeczytaj mój wpis: brzydka prawda o byciu wirtualną asystentką.
Ostrożnie rozważ wszystkie opcje pracy, być
może chcesz zostać wirtualną asystentką, bo szef Cię wkurza, albo nie chcesz
codziennie dojeżdżać do pracy. Pamiętaj jednak, że to nie są dostateczne powody
do tego, by rzucać pracę i zaczynać “na swoim”.
Będziesz musiała ustalić swoje zasady pracy,
wyznaczyć granice i ustalić sama ze sobą jak ma wyglądać Twój biznes.
2. Rynek klienta wirtualnej asystentki
Kiedy zaczynasz pracę na własny rachunek,
chcesz obsłużyć wszystkich, każdego z osobna. Myślisz, że dzięki temu będziesz
w stanie zarobić na swój biznes. Jest jednak jedno ale – próbując dopasować
swoje usługi pod wszystkich nie będziesz w stanie sprzedać ich każdemu. Jeśli
chcesz być dla wszystkich, to będziesz dla nikogo. Taka prawda.
Co zatem zrobić?
Możesz określić rynek i sektor klienta, w
którym chciałabyś oferować swoje usługi. Pomyśl o tym w taki sposób: klient
szuka specjalisty do wykonania konkretnej pracy. Zostań więc osobą
wyspecjalizowaną konkretnych działaniach, dla konkretnych klientów.
Poszukaj rynku klientów, który już dobrze
znasz.
Skup się na sektorze, który już znasz, sektorze, w którym znasz potencjalnych klientów. Znasz ich problemy i ich potrzeby. To może być na przykład branża, w której już wcześniej pracowałaś. Będzie Ci wtedy łatwiej stworzyć przekaz, który trafi prosto do osób, które mogą potrzebować Twojej pomocy.
Wybranie odpowiedniego dla siebie rynku może
być nieco trudne, bo robisz to pierwszy raz i nie wiesz tak naprawdę, od czego
zacząć.
Pozwól, że ułatwię Ci to zadanie:
Co to jest rynek klienta? Część rynku wszystkich osób, które mogą potrzebować Twojej pomocy. To wybrany przez Ciebie sektor rynku, w którym będziesz chciała świadczyć swoje usługi wirtualnej asystentki.
Co może być rynkiem klienta? Tutaj są dwa podejścia (przynajmniej ja z dwóch korzystam. Wybierasz rynek wg branży, w której chcesz świadczyć swoje usługi i/lub wg wielkości/rodzaju przedsiębiorstw. Branża to może być np. turystyczna, medyczna, edukacyjna, gastronomiczna, kosmetyczna, odzieżowa, prawnicza itd. Drugi rodzaj to może być podział na duże/ średnie /małe /mikro przedsiębiorstwa, lokalnie/ ogólnokrajowe/ zagraniczne, stacjonarnie/ online / pół stacjonarnie, prowadzone przez kobiety / prowadzone przez mężczyzn itd.
Co już masz? Sprawdź swoje doświadczenie. Mamy tendencję jako ludzie do zapominania o wielu rzeczach, w tym o naszym doświadczeniu. Dlatego usiądź z kartką papieru, zastanów się, co robiłaś w przeszłości. Wybierz z nich rzeczy, które chciałabyś dalej robić, a następnie określ swój własny rynek klienta. Zadaj sobie dodatkowe pytanie: w czym wiem więcej od innych i mogę na tym zarobić?
Klient chce poczuć się zaopiekowany. Chce wiedzieć, że jesteś mu w stanie pomóc i że powierzone zadania zrobisz lepiej od niego. Więc skup się na tym obszarze rynku, który już znasz, a będzie Ci łatwiej.
Dodatkowo pamiętaj o tym, by wybrać więcej niż
jedną branżę czy rodzaj przedsiębiorstwa, w którym chcesz działać (ja proponuję
2-3). Dlaczego? Robisz w ten sposób bardzo prostą dywersyfikację i jeśli jakaś
część rynku ulegnie załamaniu i ludzi nie będzie stać na współpracę z WA ty
będziesz miała innych klientów i nie zbankrutujesz 🙂
3. Usługi wirtualnej asystentki
Zastanowiłaś się już, w jakim sektorze chcesz
pozyskać klientów, a więc teraz pora na to, byś kupiła się na tym, jakie masz umiejętności
i jaki usługi możesz świadczyć.
Oczywiście możesz swoją ofertę stworzyć z
usług od sasa do lasa i mieć w niej 100 pozycji. Jednak odradzam takie
działanie. Lepiej, byś skupiła się na kilku obszarach działań, w nich
wyspecjalizowała i dzięki temu była w stenie zarobić znacznie więcej.
Jeśli nie wiesz, jakie usługi możesz świadczyć
– zachęcam Cię do sprawdzenia wpisu:
Jeśli chcesz zostać wirtualną asystentką i w przyszłości chcesz wyspecjalizować się w świadczeniu bardziej specjalistycznych usług – możesz rozważyć usługi takie jak:
edycja podcastów – coraz więcej osób nagrywa podcasty, ale niekoniecznie chce się zajmować ich obróbką i wszystkimi technicznymi kwestiami z nimi związanymi,
edycja wideo – bardzo podobna sytuacja, jak z podcastami. Coraz więcej osób nagrywa wideo i potrzebuje montażu, zajawek i umieszczania gotowych filmów na przykład na YouTube,
infografiki – to treści, które przykuwają uwagę. Czasem bardziej niż zwykły tekst. Wykonanie infografik, które będą spójne z marką klienta może być świetnym pomysłem na specjalistyczne usługi,
tworzenie stron lądowania – strona lądowania, to strona stworzona specjalnie po to, aby użytkownik mógł wykonać w niej jedno działanie (np. zapis na newsletter, zakup kursu, konferencji czy dostęp do webinaru).
A poniżej zerknij na przykładową listę usług, które możesz wykonać jako wirtualna asystentka:
uzupełnianie dokumentacji w oparciu o dane od klienta,
obsługa i aktualizacja CRM,
prowadzenie rejestru faktur,
wyszukiwanie informacji na dany temat.
E-mail marketing:
tworzenie stron lądowania,
wdrożenie systemu do e-mail marketingu
przygotowanie i wysyłka newslettera,
tworzenie automatyzacji mailowych,
przenoszenie baz danych.
Marketing:
pomoc w realizacji planu marketingowego,
pomoc w ustawianiu reklam na Facebooku,
budowanie relacji z Klientami,
wysyłanie ankiet do rekomendacji dla Klientów.
Obsługa strony internetowej (WordPress):
wprowadzanie zmian na stronie,
dodawanie wpisów,
opisywanie mediów dodanych na stronę.
recykling starych wpisów blogowych,
obsługa sklepu internetowego.
Media społecznościowe:
tworzenie i planowanie postów,
pomoc w prowadzeniu i moderacja grupy,
dodawanie wideo na YouTube,
przygotowanie grafik do postów,
konfiguracja bota.
Więcej przykładów zadań, jakie możesz wykonać jako wirtualna asystentka znajdziesz tutaj.
4. Polityka cenowa
Gdy wiesz już jakie usługi będziesz świadczyć i określiłaś już rynek Twojego potencjalnego klienta, to pora na to byś określiła swoje stawki. Jeśli jest to dla Ciebie bardzo trudne zadanie – daj mi znać, a napiszę osobny wpis o tym, w jaki sposób ustalać swoje stawki.
Dlaczego to takie ważne?
jeśli określisz swoją stawkę godzinową zbyt nisko – zarobisz mało, a po drugie będzie Ci potem o wiele ciężej podnieść swoją stawkę, bo klienci będą przyzwyczajeni do niższych cen. (Dobrym pomysłem jest podnosić swoje stawki raz na jakiś czas i tym samym przyzwyczajać klientów, że za większą jakością pracy idzie wyższa stawka.)
jeśli określisz swoją stawkę zbyt wysoko – klienci nie będą chcieli płacić zbyt dużo za prace asystenckie. Może się wtedy okazać, że klient skorzysta z tańszej opcji, bo Twoja oferta nie będzie się wyróżniać niczym szczególnym, na tle innych ofert.
Jaka stawka jest stawką idealną?
Odpowiem na to moim ulubionym stwierdzeniem: to zależy.
Jeśli chcesz wykonywać zadania typowo asystenckie (takie, jak wykonywałaby asystentka stacjonarna w biurze) Twoja stawka godzinowa może być nieco niższa, niż gdybyś np. montowała filmy, bądź zajmowała się opieką techniczną nad stroną www. To zrozumiałe.
Stawka godzinowa to jest kwota, którą możesz (a nawet powinnaś) obliczyć. Biorąc pod uwagę swoje wszystkie koszty, zobowiązania i % zysku, przelicz ile potrzebujesz miesięcznie, potem pomnóż tę kwotę przez 12 miesięcy, a następnie podziel ją przez 52 tygodnie. Obliczysz w ten sposób kwotę, jaką musisz zarobić w tygodniu. Obliczoną kwotę podziel następnie przez liczbę pracujących godzin w tygodniu. Stawka za godzinę, która wyjdzie w Twoich obliczeniach to Twoja minimalna stawka godzinowa. Następnie w zależności od rodzaju Twoich usług możesz tą stawkę zmodyfikować i zwiększyć, ale podstawę wyliczeń będziesz już miała.
Pamiętaj: większość zadań jakie wykonujesz jako wirtualna asystentka Twój potencjalny klient może zrobić sam. Z jakiegoś powodu jednak tego robić nie chce. I tutaj – ten powód To Twoja sekretna broń do tego, by swoje usługi z sukcesem sprzedawać, według swoich stawek.
5. Marketing usług wirtualnej asystentki
Kolejny krok do przemyślenia to działania marketingowe, o których musisz pamiętać. To taki must-have w każdym biznesie. Marketing jest Ci potrzebny do tego, by inni ludzie (Twoi potencjalni klienci) dowiedzieli się o Tobie i Twojej ofercie. Byś mogła z nimi zbudować relację i by zaufali Ci na tyle, by w końcowym etapie skorzystali z Twoich usług.
Od czego w tym punkcie możesz zacząć? Zastanów się nad poniższymi zagadnieniami:
czy będziesz działać pod własnym imieniem i nazwiskiem, czy wymyślasz nazwę swojego biznesu wirtualnej asystentki,
czy na początku będziesz działać tylko w mediach społecznościowych, czy od razu tworzysz swoją stronę www,
w jakich mediach społecznościowych będziesz działać,
o czym będziesz pisać,
jak będziesz budować swoją rozpoznawalność w sieci,
w jaki sposób stworzysz swoje portfolio,
gdzie będziesz się ogłaszać.
Identyfikacja wizualna
Podstawowa identyfikacja wizualna może się składać z takich elementów jak:
logo/logotyp,
kolory marki,
wybrane fonty,
szata graficzna materiałów promocyjnych.
Pomyśl o identyfikacji jak o elemencie, który będzie Cię wyróżniał, ale postaraj się nie spędzić na wyborze zbyt dużej ilości czasu. To jest taki element, który może Cię wciągnąć na długie godziny i skutecznie powstrzymać Cię przed działaniem, a tego nie chcemy 😉
Strona www
Jeśli zadecydujesz, że chcesz od razu ruszyć z własną stroną www, to ten punkt może Ci zająć trochę czasu (jeśli chcesz ją zrobić sama). Możesz wybrać wśród kilku narzędzi do tworzenia stron (np. WordPress, Wix, SquareSpace). Pamiętaj o tym, by strona była przejrzysta i funkcjonalna. Prawda jest taka, że pracując jako wirtualna asystentka masz tylko kilka chwil na to, by zrobić dobre pierwsze wrażenie. Postaraj się więc, aby było ono jak najlepsze.
Możesz zbudować swoją stronę jako one page (wszystkie informacje na jednej stronie), lub dodać kilka podstron np. o mnie, oferta, kontakt, blog (jeśli chcesz prowadzić).
Jeśli nie wiesz nic na temat tworzenia stron, ale chciałabyś się nauczyć, to w sieci znajdziesz mnóstwo porad i kursów. Polecam Ci zajrzeć tutaj:
WP beginner – wszystko o WordPressie dla początkujących (i nie tylko, ja wciąż znajduję tam mega przydatne informacje),
Uwaga: sama nie korzystałam z kursów Eweliny i Oli, ale moje klientki korzystały i były zadowolone więc nie boję się polecać 🙂 Dodatkowo Ewelina prowadzi bardzo fajny newsletter, który czytam z przyjemnością, więc za to również mega plus.
Media społecznosciowe
Budowanie obecności w mediach społecznościowych może zająć Ci dużo czasu, jeśli nie ustalisz sztywnych ram działania i nie będziesz się do nich stosować. Ale dziś nie o tym. Dziś chcę Ci powiedzieć jak zacząć 😉
Wybierz główny (jeden!) kanał komunikacji i tam zaplanuj swoją aktywność. Wiele osób na początek wybiera Facebook, dlatego, że mogą dosyć szybko dotrzeć do swojej grupy docelowej (przez fanpage, grupy, Fb Ads). LinkedIn jest również dobrym rozwiązaniem, o ile Twoi potencjalni klienci są tam na co dzień. Tak samo Instagram – dla jednych może być kompletnie nieprzydatny, dla innych najlepszym miejscem do pozyskiwania klientów. Wszystko zależy od tego, kto jest Twoim potencjalnycm klientem i gdzie spędza czas.
Moim zdaniem, jeśli jesteś na początku swojej drogi nie ma sensu byś:
okupowała wszystkie media społecznościowe,
cały swój cenny i wolny czas w nich spędzała.
Jedno medium społecznościowe, publikacje w miarę systematyczne, co najmniej co kilka dni. Zobacz, jak wiele fanpage’y wirtualnych asystentek straszy pustką. Jeśli już się za coś zabierasz, to zrób to porządnie 🙂
Plan marketingowy
Wyznacz w ciągu każdego dnia godzinę, w której skupisz się na działaniach marketingowych. Kiedy zapiszesz sobie ten czas w kalendarzu będzie Ci znacznie łatwej zabrać sie za te działania. A uwierz mi to kluczowe, by wyjść ze swoim biznesem do ludzi.
Od czego zacząć?
cel: dotrzeć do 20 potencjalnych klientów w tygodniu,
działania: przedstawienie swojej oferty 3 lokalnym biznesom (follow up po 3 dniach), pomoc 10 osobom w mediach społecznościowych (jeśli mają problem, czy pytanie – odpowiadasz na pytanie), stworzenie 5 postów na swoim fanpage dotyczących tego, w jaki sposób możesz pomóc, budowa listy e-mail (np. reklama na zapis na listę), wysyłka newslettera do zapisanych osób.
Dużo działań? No cóż, nikt nie mówił, że będzie prosto 🙂 Ale taki działania się opłacają więc siadaj z kartką i twórz swój plan.
6. Oficjalny start
Wiele się już nauczyłaś, zdecydowałaś się na działanie. Masz stronę www, masz fanpage, przygotowałaś plan marketingowy, wyznaczyłaś swój dzień 0. Dzień startu przychodzi i….
Zaczynasz sumiennie działać wg planu. Na początku poświęcasz na działania marketingowe więcej czasu – w końcu klient musi dowiedzieć się, że istniejesz i że możesz mu pomóc.
I pamiętaj – nie rzucaj się od razu na głęboką wodę! Możesz zaczynać jako wirtualna asystentka po godzinach, nie musisz od razu zakładać firmy. Najpierw sprawdź, czy to jest praca dla Ciebie i dasz radę się w tym odnaleźć.
To wszystko ostatecznie sprowadza się do prostego schematu: działasz w miejscu, w którym czas spędza Twój potencjalny klient. Pokazujesz klientowi, że możesz dla niego wykonać zadania, których on nie chce lub nie umie zrobić. Robisz dobrą robotę. Klient płaci. Cały proces powtarzasz od początku.
To jest straszne na początku, ale z każdym kolejnym klientem jest łatwiej i sprawniej.
Mam nadzieję, że zachęciłam Cię do pracy! Jeśli tak, to cudownie 🙂 To nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. To wszystko, o czym piszę może być po porstu dla Ciebie nowe i dlatego jesteś trochę przerażona. To normalne.
Kiedy zaczynasz działać w nowym obszarze: nowa praca, nowe studia. To wszystko, co nieznajome jest straszne. Jednak po czasie, gdy nowe rzeczy przestają być nowe – boisz się coraz mniej i coraz pewniej działasz. I tutaj praca jako wirtualna asystentka niczym się nie różni. Bój się i działaj. Nie ma innego sposobu 🙂
A jeśli szukasz wsparcia osoby doświadczonej w pracy jako wirtualna asystentka – umów się na rozmowę tutaj – zastanowimy się razem, jak mogę Ci pomóc i co możesz dzięki mojemu wsparciu osiągnąć 🙂
Koniec stycznia, to taki czas w roku, kiedy z jednej strony masz zaplanowane działania na kolejne miesiące, ale już zaczynasz się lekko rozleniwiać, by je wszystkie wykonać. Bo przecież masz jeszcze tyyyle czasu do końca roku, prawda?
Jak pozostać na dobrym torze i lepiej zaplanować swoje działania jako wirtualna asystentka? Przedstawiam Ci moje wskazówki. Udanej lektury.
1. Grupuj podobne zadania
Kiedy masz do wykonania kilka zadań z podobnej kategorii, warto jest, abyś połączyła je razem i wykonała w ciągu jednego bloku czasowego. Jeżeli na przykład masz do stworzenia kilka rzeczy graficznych dla swoich klientów, to zaplanuj wykonanie ich w jednym ciągu. Konkretnego dnia zablokowała sobie w kalendarzu, powiedzmy jedną, dwie godziny na wykonanie tych zadań i w ciągu tego czasu skupiła się tylko i wyłącznie na nich. Nie odpowiadasz wtedy na wiadomości, nie sprawdzasz skrzynki mailowej. Jedno flow na jedną kategorię zadań.
Podam ci przykład: w tygodniu mam do zrobienia cztery plansze Insta Stories, trzy grafiki do wpisu na blog, i 20 pinów na Pinterest dla klientki. Aby nie robić codziennie tych rzeczy i nie przełączyć swojego mózgu w tryb bardziej kreatywny, oznaczę wykonanie tych zadań w kalendarzu w ciągu jednego dnia. Zaznaczam sobie dzień, w którym będę jej robić i następnie robię wszystkie po kolei. Dzięki temu mój mózg nie musi się przełączać między zadaniami kreatywnymi a zadaniami technicznymi i mogę w ten sposób szybciej zrobić te zadania. Nie muszę się przełączać między programami, mam wszystko w jednym miejscu.
Mogę pracować w swoim trybie flow, w którym wchodzę w 100% skupieniu tylko na tworzeniu graficznych rzeczy. Działając w taki sposób, idzie mi to znacznie szybciej.
2. Zaplanuj z wyprzedzeniem
Jakiś czas temu, kiedy pracowałam jeszcze w angielskiej korporacji, mieliśmy zawsze piątkowy rytuał. Kończyliśmy swoją pracę o 16:00, a godzinę wcześniej, o 15:00 przestawałam już cokolwiek robić i zastanawiałam się co będę musiała zrobić w kolejnym tygodniu. Ja, mój manager Sam i jeszcze jedna asystentka wyciągaliśmy swoje kalendarze i najpierw razem przez 10 minut zastanawialiśmy się co będziemy w danym tygodniu robić, co będzie najważniejsze. Potem każdy z nas osobno ustalał co będzie do zrobienia.
Mimo tego, że już tam nie pracuję, staram się
działać w ten sam sposób. Mam zaplanowane czwartki i piątki na spotkania z
klientami po to, aby ustalić, co robimy w kolejnym tygodniu. Dzięki temu mogę
szczegółowo zaplanować swoje działania.
W każdy piątek po południu gdzieś o godzinie
16:00 kiedy już kończę swoją pracę, wyciągam sobie kalendarz, notes i sprawdzam
rzeczy, które mam do zrobienia od poszczególnych klientów. Następnie wpisuje
sobie je do wykonania na następny tydzień i dodatkowo od razu blokuje te
godziny w kalendarzu, aby dokładne wiedzieć, co mam zrobić i by nie było jakiś
niepotrzebnych luk w pracy. Bardzo ci polecam takie działanie. Oczywiście wtedy
też w każdym dniu wieczorem wykreślam zadania ze swojej listy i sprawdzam na
bieżąco, co zostało wykonane, a czego nie zrobiłam.
3. Zaznacz w kalendarzu czas na dla siebie (self-care)
Jeśli jesteś osobą, która dużo czasu spędza na pracę dla innych osób, może być Ci czasem ciężko znaleźć czas, by zadbać o siebie. By znaleźć czas na self-care, warto ten czas zaplanować wcześniej i wpisać go do kalendarza. Np. godzinę w tygodniu tylko i wyłącznie na własne przyjemności. Na rzeczy, które zawsze chcesz zrobić, a nigdy nie masz na nie czasu. Takim fajnym patentem na to jest po prostu zaznaczyć sobie te godziny w kalendarzu i koniec. Ja korzystam z kalendarza Google, który jest podłączony do mojego telefonu więc mam wszystko w jednym miejscu. I w tym kalendarzu po prostu zaznaczam sobie czas, w którym mnie nie ma i nikt nie może się do mnie dodzwonić, nikt nie może czegoś ode mnie chcieć, bo to jest mój czas w tygodniu, który poświęcam tylko dla siebie. Długo mi to zajęło, ale w końcu nauczyłam się dobrej dla mojej głowy rzeczy: świat się nagle nie zatrzyma, jeśli przez godzinę Cię w nim nie będzie. I rzeczywiście jeżeli robię inne rzeczy, a przychodzi czas na self-care – wyłączam wszystko, pozostawiam wszystko inne i skupiam się na sobie.
4. Skup się na swoich działaniach
Jeżeli chcesz osiągać więcej i chcesz dobrze
wykorzystać swój czas pracy, czy w ogóle swój czas to fajnie jest, kiedy
skupisz się na tym konkretnym działaniu w danym momencie. To znaczy, kiedy masz
coś zrobić, odrzucasz wszystkie inne rzeczy i rzeczywiście skupiasz się w 100%
na tym, co w danej chwili ma zostać wykonane Ja wiem, że to jest ciężko zrobić,
ponieważ żyjemy w czasach, w których jesteśmy przebodźcowane i przytłoczone tak
ogromną ilością informacji, że często spod czachy nam dymi.
Ja często czuję się przytłoczona ogromną dozą
informacji i z tego powodu, mimo tego, że pracuję przez internet (i
teoretycznie) jestem online, bardzo rzadko czytam wiadomości i w ogóle bardzo
mało wiem o tym, co się dzieje na świecie. Również mało korzystam z mediów
społecznościowych. Myślę, że to jest taki plus i minus tej pracy, że dla
rozrywki nie korzystam z mediów społecznościowych wcale, wolę robić coś innego.
Jeżeli muszę korzystać z nich dla pracy, no to jest to naprawdę tylko wyłącznie
dla pracy, bo ilość informacji, która tam zalewa mnie dziennie jest jest dla
mnie zbyt duża ja się czuję po prostu źle. Wolę wtedy wykorzystać ten czas na
inne działania, a nie zauważyłam tego by w jakiś znaczący sposób moje mniejsze
zaangażowanie w mediach społecznościowych wpłynęło w jakikolwiek inny sposób na
mój biznes.
Wracamy do naszego podpunktu, czyli skupienie. Podczas danej pracy skup się maksymalnie na osiągnięciu celu, który jest przed tobą. Na tych zadaniach, które masz do wykonania w tej danej chwili. Nie daj się rozpraszaczom. Skupi się i działaj, myśląc o tym, co w danej chwili robisz. Wyrób nawyk zostawiania telefonu w innym pokoju, gdy pracujesz, lub włączania go w tryb samolotowy, byś uniknęła sytuacji, że tutaj robisz zadanie, a myślisz sobie o tym co będziesz jadła za trzy godziny, albo gdzie pójdziesz dzisiaj wieczorem. Wtedy to jest bez sensu. Robisz to co robisz, masz oczyszczony umysł i wtedy wszystko szybciej Ci pójdzie.
Potrzebujesz czasem zrezygnować z jakiejś rzeczy, aby móc sobie dać przestrzeń na wykonanie fajnych działań, na osiąganie swoich celów, na stawanie się jak najlepszą wersją samej siebie. To też nie jest tak, że rezygnowanie przychodzi łatwo. O nie, tak dobrze to nie ma. Po pierwsze nie masz w swoim życiu czasu, który jest rozciągnięty z gumy i właśnie przez to musisz wybierać Jeżeli wybierzesz zbyt dużo rzeczy, które chcesz zrobić, które chcesz osiągnąć, to nie ma takiej możliwości, żeby zrobić wszystko. Po drugie, nie jesteś w stanie wykonać wielu rzeczy z takim samym zaangażowaniem, z taką samą dokładnością i precyzją.
Czasem, aby zrobić sobie przestrzeń dla
rzeczy, które mogą nadejść, z pewnych spraw musisz zrezygnować. I wiem, że
powtarzam słowo musisz, ale musisz (po prostu musisz) pamiętać o tym, aby
rezygnować rzeczy, których koszt energetyczny jest dla Ciebie zbyt wielki.
Miałam na początku swojej pracy jako WA bardzo fajną klientkę, ale obciążenie
psychiczne, jakie było dodane do naszej współpracy było tak ogromne, że w
pewnym momencie musiałam zrezygnować. Nie dawałam po prostu rady zajmować się
zadaniami i analizować wszystkie dodatkowe sprawy, którymi mnie obciążała.
Czasem trzeba zrezygnować z ważnych rzeczy na rzecz innych równie ważnych spraw. Jeżeli na przykład chcesz rozwijać swój biznes, ale masz dzienną pracę i musisz robić to po godzinach, to musisz zrezygnować z czegoś. Tak, czasem trzeba zrezygnować się z wychodzenia ze znajomymi po to, aby zająć się rozkręcaniem w swojego biznesu. Trzeba zrezygnować z oglądania Netflixa po to, żeby zająć się swoim biznesem. Tak, czasem trzeba zrezygnować z jednych spraw, by osiągnąć swój wymarzony cel.
Musisz pamiętać, że nic nie jest tak naprawdę za darmo, a Twój czas ma ogromną wartość właśnie przez to, że masz ograniczoną jego ilość do wykorzystania na tym świecie.
6. Zrób wizualizację
Zrób sobie wizualizację, zastanów się i pomyśl nad tym, jak osiągnięcie Twojego celu wpłynie na Twoje życie i jak ty będziesz się czuć kiedy osiągniesz swój cel. To jest ćwiczenie, którego nauczyłam się podczas lektury książki “12-tygodniowy rok”. Wyobrażenie i atrakcyjna wizja przyszłości jest takim bardzo ważnym czynnikiem do tego, aby przestawić się na myślenie w ujęciu 12 tygodniowym. (Uwierz mi ciężko, jeśli przez całe życie planowałaś rocznie, skupić się i na maksa wykorzystać do cna 12 tygodni pracy). Jednym z najważniejszych ćwiczeń jest stworzenie takiej wizji przyszłości, które będzie tak wspaniałą wizją, że nie zrealizowanie zadań, które do tej wizji Cię przybliżą będzie miało na Ciebie negatywny wpływ. Bardzo mocno wciągnięcie w tę wizję przyszłości ma działać na Ciebie tak, aby niedoświadczenie tej wizji na co dzień było odpowiednim motywatorem do tego, by do tej wizji dążyć
Myślę, że to jest to fajne ćwiczenie, które można sobie też robić w ujęciu mniejszym, w ujęciu nawet z tygodnia na tydzień, po to, by łatwiej osiągnąć wymarzony cel. Zawsze możesz na chwilę usiąść, zatrzymać się i zastanowić nad tym, co jest najważniejsze. Powiedz sobie mam dzisiaj x zadań do zrobienia, niektóre z nich są cięższe, niektóre są lżejsze i odpowiedz sobie na pytanie: jak ja będę się czuła kiedy zrobię te zadania. Czy będziesz odczuwać satysfakcję z wykonane z wykonanych zadań? Jeśli tak, to znaczy, że jesteś na właściwej drodze.
7. Stwórz swoją poranną i wieczorną rutynę
W rutynowym działaniu chodzi o to, byś miała
kilka powtarzalnych zadań, które robisz na co dzień, na przykład na samym
początku dnia i wieczorem przed pójściem spać. To wszystko po to, aby Twój
dzień był bardziej usystematyzowany, aby w Twoim dniu było wiadomo co dokładnie
robisz. Dlaczego o tym mówię? Rutyna, to tak naprawdę dobra rzecz (czy to w
życiu, czy w biznesie). Wypracowane rytuały są naprawdę magiczną sprawą,
dlatego że dzięki nim od razu wchodzisz w tryb pracy. Od razu wchodzisz w znajomy
rytm zadań i pracy. Możesz sobie powiedzieć: ok to jest mój dzień na działanie,
w tym i tym dniu robię takie i takie rzeczy. Wtedy jest po prostu łatwiej.
Jeżeli nie działasz według rutyny, jeżeli wszystkie Twoje działania będziesz wykonywać bez rutyny i nawyków, to Twoje działania mogą być bardziej chaotyczne. Myślę, że rutyna jest takim cichym, dobrym przyjacielem planowania i osiągania celów, ale także takiego spokojnego normalnego dobrego trybu życia, który ja bardzo lubię i w który ja wierzę mocno. Bardzo lubię swoją rutynę. Lubię wstać, wykonać bez większego namysłu kilka rzeczy, które robię codziennie rano: przygotować sobie śniadanie, na spokojnie wypić kawę, przez chwilę zastanowić się nad tym, jak będzie wyglądał dzisiejszy dzień. Potem wyszykować moje dziecko do przedszkola, a po powrocie usiąść do pracy i rzucić się w wir zadań zaplanowanych na dany dzień. Tak samo wieczorem. Lubię podsumować to, co się wydarzyło, policzyć czas pracy, ile zarobiłam w danym dniu, następnie zapisać rzeczy do wykonania na kolejny dzień, usiąść chwilę z książką i poczytać. Polecam.
8. Patrz realistycznie
Wiem, że jesteś superbohaterką, masz
nadzwyczajne siły i moc przerobową nie z tej ziemi. Ale. Musisz patrzeć
realistycznie na to, co jesteś w stanie wykonać danego dnia. Ja wiem, że Ci się
wydaje, że jesteś boginią, że jesteś Super Girl że możesz wszystko. Założę się,
że czasem myślisz, że po prostu Twoja dobra rozciągnie się jak z gumy. Jasne,
wszystko da się zrobić, z tym że nie nie bierzesz pod uwagę: nieprzewidywalnych
zdarzeń, sytuacji awaryjnych czy nawet swojego stanu zdrowia (a również Twojego
dnia cyklu). A jednak to jest również bardzo ważne, ponieważ wpływa na Twoją
codzienną pracę.
Czasem warto jest spojrzeć realistycznie na to, w jaki sposób działasz i czy tak przypadkiem nie bierzesz na siebie za dużo. Patrz realistycznie na zasoby, które masz w tej chwili i na poziom swojej energii do pracy, bo to jest równie ważne. Zmęczona czy niewyspana za wiele nie zdziałasz.
Z planowaniem jest trochę tak, jak z
przejściem na dietę. Masz zapał, masz motywację, działasz jak rozpędzona
rakieta do pierwszego momentu słabości. Jednak po jakimś czasie coś nie klika,
Ty się wkurzasz i rzucasz planowanie w kąt. Tylko po to, by powiedzieć sobie,
że to całe planowanie nie jest dla Ciebie.
Miałam taki problem, kiedy kilka lat temu postanowiłam sobie, że zrobię coś dla siebie i zacznę regularnie ćwiczyć. Przez jakiś czas to działało bardzo dobrze, miałam motywację, chodziłam na ćwiczenia, kręciłam hula-hop i wszystko było ok. Jednak przyszedł taki dzień, w którym już mi się nie chciało. Może to był dzień, w którym byłam bardziej zmęczona, miałam mniej energii, gorszy dzień po prostu. Potem mówiłam sobie ok dziś mam gorszy dzień odpuszczam, jutro może będę mogła z powrotem działać, ale nigdy mi się to nie udawało. Przychodził kolejny dzień i kolejny a moja motywacja wygasła. Co raz było odpuszczone, potem już nie wróciło. Dopiero po jakimś czasie i przy kolejnym podejściu uświadomiłam sobie coś bardzo ważnego. Nie mogę się zadręczać przeciwnościami, tylko normalnie kolejnego dnia zacznę od wykonania planu. Trochę tak, jakby nic się nie stało. I wiesz co? Ten plan podziałał! Zaznaczyłam złe dni, a potem w kolejnych działam dalej wg planu.
Ty również możesz przyjąć taką taktykę. Jak
cały misterny plan idzie w cholerę, to warto się czasem zatrzymać, zresetować
system i wrócić do dalszego działania. Bez fajerwerków. Bez wielkich porażek.
Po prostu następnego dnia wstać i robić swoje. Ważne jest, byś się nie
zadręczała, tylko działała. Małymi krokami do przodu.
10. Wyznacz priorytet działania
Nie wiem, czy o tym wiedziałaś, ale słowo
priorytet występowało tylko i wyłącznie w liczbie pojedynczej, dopiero z
biegiem czasu ludzie wymyślili priorytety – w liczbie mnogiej. To dało nam
trochę złudne wrażenie, że możemy się skupić na wielu rzeczach jednocześnie i
jednocześnie osiągać z nich kliku wspaniałe wyniki.
Najlepiej byłoby nam wszystkim pracować w
zgodzie ze swoimi wartościami i standardami, mieć samych cudownych klientów,
dla których praca to sama przyjemność. Ale zdarza się w tej pracy czasem tak,
że jesteś uzależniona od klientów i jeśli ich praca stoi, to Twoja także. Może
więc mieć miejsce sytuacja, w której jednego dnia masz luźno, a kolejne kilka
jesteś obładowana zadaniami i nie wiesz nawet, za co się zabrać. Wiem, że nie jest
popularnie o tym mówić. Fajnie byłoby mieć tylko 3 plany na dzień zrobić je i
być szczęśliwym człowiekiem, ale nie da się tak czasem. Dlatego musisz nauczyć
się wyznaczać te najważniejsze w danym momencie działania.
Ja często korzystam w takich chwilach z macierzy Eisenhowera. Więcej informacji znajdziesz tutaj: The Eisenhower Matrix, a ja przedstawię Ci uproszczoną wersję działań. Możesz określić swój priorytet wg ważności i pilności wykonania poszczególnych zadań. Swoją listę to-do możesz podzielić na cztery obszary:
ważne i pilne, to wszystkie zadania, które wymagają Twojej uwagi w pierwszej kolejności. Jakie o zadania? Takie, których niewykonanie będzie miało negatywny wpływ na Twoją pracę/ biznes/życie rodzinne.
ważne i niepilne, to wszystkie zadania, które zaplanujesz z wyprzedzeniem, zanim staną się pilne. Są to zadania, które zaplanowałaś już wcześniej i ich wykonanie idzie swoim rytmem.
pilne i nieważne, to zadania, które trzeba wykonać, jednak nie muszą być one zrobione bezpośrednio przez Ciebie. To są właśnie zadania, które większość osób deleguje wirtualnym asystentkom. Zadania ważne dla biznesu, ale takie, których właściciel biznesu sam nie musi wykonywać.
niepilne i nieważne, te zadania, to tzw. pożeracze czasu. Nie są nam ani potrzebne do wykonania, ani w żaden sposób nie przybliżają nas do osiągnięcia celów, a w dużej mierze są często zwykłymi rozpraszaczami.
Kiedy w ten sposób zaczniesz patrzeć na swoje
planowanie na początku będzie Ci ciężko określic, które zadania są ważniejsze
od innych. Spokojnie, do tego potrzeba wprawy, po czasie oznaczanie wykonania
zadań wg pilności i ważności będzie przychodziło Ci lekko i dzięki temu
będziesz w stanie zrobić rzeczy, które są dla Ciebie najważniejsze.
11. Modyfikuj plany w trakcie działania
Przyjmij taką postawę, w której jesteś otwarta
na zmianę. Lekka modyfikacja działania może przynieść naprawdę świetne efekty.
Kiedy otworzysz się na możliwość korygowania swojej ścieżki, będzie ci łatwiej
obrać inny kierunek, jeżeli coś nie pójdzie zgodnie z planem. Czasem zdarza
się, że działasz, działasz a po pewnym czasie osiągnięcie danego celu nie jest
już najważniejsze. Coś się zmienia i już dalej tego nie czujesz, lub oświeca
Cię, że pewnych rzeczy nie chcesz już
robić. Dzięki otwarciu na modyfikację działań zostawiasz sobie furtkę do
lepszego planowania i osiągania celów. Pamiętaj: zawsze możesz sobie pozwolić
na to, aby zmienić swoje zdanie, w trakcie dążenia do określonego celu i to nie
jest nic złego. To nie jest przyznanie się do porażki, to jest po prostu
modyfikowanie Twojego planu, który ulega zmianie tak jak to w życiu bywa.
Pewne rzeczy możesz sobie zakładać, zaplanować, ale czasem wkroczysz w taki etap, w którym poczujesz, że to nie jest do końca to, co wzywa Twoje serducho. Nie ma w tym nic złego i fajnie jest nastawić się na to, że istnieje taka możliwość, że plan będzie trzeba zmodyfikować w trakcie działania i to jest okej. O ile jest to założenie w zgodzie z tobą.
12. Zacznij od końca, czyli lepiej przygotuj się do działania
Co to znaczy Zacznij od końca? Znaczy to mniej więcej tyle, że żeby przygotować się do działania musisz już sobie określić dokładnie, czego potrzebujesz, aby dane działanie wykonać. Jakich zasobów potrzebujesz, czego potrzebujesz się dowiedzieć, czego potrzebujesz się douczyć/nauczyć, od kogo potrzebujesz pomocy w realizacji danego celu.
Jeżeli chcesz zrobić dany projekt od a do z, to musisz się zastanowić już na etapie planowania, jaki ma być efekt końcowy. Co ma się dokładnie wydarzyć, co ma się zadziać, kiedy dany projekt zostanie wykonany. Dopiero potem od efektu końcowego przechodzisz do planowania i zaczynasz się zastanawiać, co po kolei ma się wydarzyć, aby właśnie taki efekt końcowy uzyskać.
Konkluzja
Łatwo jest rzucić się na pracę i na łapu-capu starać się zrobić jak najwięcej się da. A to nie o to chodzi w biznesie wirtualnej asystentki. Jeśli tego nie zrozumiesz ułożysz sobie bardzo prostą i krótką drogę do wypalenia. To w takim zdrowym podejściu do planowania kryje się cała magia działania. By wszystko, co robisz, robić z głową i myśleć o tym, co robisz. Przeczytałam jakiś czas temu, że osoba, która prowadzi własną działalność jednoosobową zawsze znajdzie w niej zadania do zrobienia. Zadania, które zajęłyby by jej łącznie plus minus 40 godzin. To strasznie dużo. A przecież oprócz pracy masz życie rodzinne, pasje, zwykłe sprawy. Zaprzyjaźnij się ze wskazówkami do planowania działań i ciesz się bardziej swoją pracą 🙂
P.S. Chcesz być na bieżąco? Dołącz do newslettera dla wirtualnych asystentek. Wystarczy, że podasz mi swój adres e-mail poniżej:
Dziś przygotowałam dla Ciebie case study – wpis, w którym chcę opowiedzieć Ci więcej o tym, jak to właściwie jest z tą moją pracą jako wirtualna asystentka. Kiedy rozpoczynałam pracę jako wirtualna asystentka, nie do końca wiedziałam, w jaki sposób może to wpłynąć na całe moje życie. Nie muszę tracić cennych godzin na dojazd do pracy i nie muszę zrywać się skoro świt. Mam jednak całą masę innych obowiązków, których nie miałabym na etacie. Mam również świetne Klientki – takie, których nigdy nie poznałabym, gdybym wybrała inną ścieżkę kariery.
Tak jak w życiu – praca zdalna ma swoje plusy (i jest ich naprawdę sporo), ale ma też trochę minusów, o których nikt nie chce powiedzieć. Napisałam na ten temat post na blogu, więc jeśli chcesz, poczytaj:
Dziś skupmy się na podsumowaniu, tych dwóch lat mojej pracy. Na czym zarabia wirtualna asystentka? Czy zarobki są satysfakcjonujące? Czy można w ten sposób pracować i żyć? Zapraszam cię do lektury – przekonasz się sama.
Dwa lata wcześniej
Zero pojęcia o marketingu i prowadzeniu własnej firmy – tyle miałam gdy w połowie 2017 roku postanowiłam, że chcę spróbować swoich sił jako WA. Podbudowana historiami sukcesów angielskich wirtualnych asystentek stwierdziłam, że nie mam co dłużej myśleć o zmianie, tylko pora na to, bym zaczęła działać. Przez kilka miesięcy podglądałam działania już aktywnych WA na rynku angielskim (bo tam wtedy mieszkałam), robiłam plany, układałam swoje działania i dzięki temu cały czas coś robiłam i się uczyłam. Oczywiście nie miałam całego dnia na pracę – zajmowałam się wtedy swoją kilkumiesięczną córeczką, byłam jednak na tyle zmotywowana, by ciągle iść do przodu i pozyskiwać nowe klientki.
O moim pierwszym pół roku pracy jako wa napisałam na blogu, więc możesz sobie sprawdzić jak to wyglądało:
Prężnie rozwijający się biznes wirtualnej asystentki, początkowy etap budowania zdalnego zespołu, praca dopasowana do mojego stylu życia – tak to dziś wygląda. Po dwóch latach stwierdzam, że całkowita zmiana pracy wyszła mi zdecydowanie na dobre. A praca jako wa sama w sobie przestaje być już kontrowersją i coraz więcej osób się o niej dowiaduje.
Jako że sama lubię czytać o kulisach pracy innych osób działających w sieci, dziś postanowiłam uchylić rąbka tajemnicy i opowiedzieć Ci nieco więcej o kulisach pracy jako wirtualna asystentka. Gotowa?
To najczęściej przewijające się pytanie, które zadają mi osoby zastanawiające się nad pracą jako wa. W moim przypadku większość klientek są to osoby z mojego newslettera, strony www i mediów społecznościowych. W mniejszym stopniu są to osoby z polecenia. Dosyć często zdarza się, że osoba zapisuje się do mojego newslettera, a potem po jakimś czasie zostaje moim klientem. Jeśli jesteś ciekawa, jak wygląda mój newsletter – możesz zapisać się tutaj: pobierz e-book “zabezpiecz biznesowe tyły”.
Często zdarza się również, że potencjalna klientka zobaczy u mnie fajne rozwiązanie techniczne, chce coś podobnego wprowadzić u siebie i od tego zaczynamy naszą współpracę. Właśnie dlatego staram się na bieżąco z różnego rodzaju nowinkami technicznymi, dzięki którym można usprawnić i ulepszyć swoje codzienne działania.
W moim przypadku do przyciągnięcia klientek świetnie sprawdzają się bezpłatne materiały, które można pobrać w zamian za zapis na listę e-mail. Dzięki temu, że pokazuję w nich, w jaki sposób pracuję, klientki chętniej decydują się na współpracę. Czyli jednak kontent. Moje stałe klientki czytają mojego bloga, pobierają materiały. To bardzo miłe i daje mi poczucie, że to, co robię poza pracą tylko dla klientek, ma większy sens.
Luźne spostrzeżenie: myślę, że w pracy jako wirtualna asystentka to, jak prezentujemy się w sieci (i poza nią) ma ogromne znaczenie. Ja z większością klientek nigdy się nie spotkałam w realu, a mimo to pracuje nam się bardzo dobrze 🙂
Czy ja na tym zarabiam?
Czy praca jako wa to tylko dodatkowy zarobek, czy zajęcie na cały etat?
U mnie założeniem od początku było, by praca jako wa rozwinęła się do takiego stopnia, bym, mogła się z niej spokojnie utrzymać. Przez pierwsze miesiące chciałam zarabiać tyle, ile zarobiłabym po odjęciu opłat za żłobek mojego dziecka. Abym mogła z nią być w domu i zarobić tyle, ile mogłabym zarobić, pracując na etacie. To założenie udało się wykonać w pełni. Potem w kolejnych miesiącach zwiększałam systematycznie liczbę pracujących godzin na tyle, by móc się w pełni utrzymać.
Dziś zarabiam na satysfakcjonującym mnie poziomie, wypłacając sobie comiesięczną stałą “wypłatę” na konto, resztę pozostawiając na koncie firmowym i część na oszczędnościowym, by móc rozwijać biznes, a także, by być zabezpieczoną na nieprzewidziane zdarzenia losowe, które mogą wydarzyć się w przyszłości.
Trzeba pamiętać, że zaczynając pracę jako wa (czy jakąkolwiek inną pracę zdalną) może zdarzyć się tak, że pierwsi klienci czy projekty pojawią się po czasie. Może nie być to tydzień, czy miesiąc. Czasem zdarza się tak, że proces pozyskania pierwszego klienta trwa zdecydowanie dłużej. Najlepiej więc przygotować się do tego jak najlepiej (również z zapasem finansowym na pierwsze miesiące). Ja tak zrobiłam, dzięki czemu miałam większy spokój w początkowych miesiącach.
Na czym zarabiam konkretnie?
Jeśli przejdziesz do mojej oferty, zobaczysz, jakie zadania wykonuję na co dzień. Głównie są to zadania związane z technicznymi i “zapleczowymi” aspektami prowadzenia jednoosobowej działalności, w tym działań online.
Aktualnie w swojej ofercie mam zadania takie, jak:
tworzenie i obsługa newslettera,
obsługa bloga i sklepu online,
przygotowanie materiałów edukacyjnych,
wsparcie mediów społecznościowych,
obsługa zadań z zaplecza małej firmy.
Czy to dużo, czy mało? Nie mnie oceniać. W każdym dziale z można znaleźć sporo zadań, które na co dzień są do zrobienia u moich klientek. Czasem słyszę, że wirtualne asystentki są do wszystkiego, czyli do niczego, ale ja się z tym nie zgodzę. Ja tak nie pracuję. Nie jestem od wszystkiego. W mojej pracy kieruję się zasadą, że wspieram i pomagam w tym, co już jest i działa. Jasne mogę wesprzeć wiedzą, czy doświadczeniem, ale nie zbuduję za kogoś biznesu od podstaw tylko dlatego, że działam online na co dzień.
Strategię zostawiam strategom, identyfikację wizualną grafikom, a marketing i reklamę specjalistom w tych dziedzinach. A muszę przyznać, że na rozmowach wstępnych słyszałam już wiele rzeczy i doskonale zdaję sobie sprawę z tego, że niektórzy ludzie szukają specjalistów w cenie wirtualnej asystentki, licząc na to, że za niską cenę zbudują dochodowy biznes. Asystentka to asystentka i tego się trzymajmy 😉
Do tej listy dodałabym jeszcze kilka następujących punktów:
pracuj w zgodzie ze swoimi wartościami, wtedy praca przyniesie Ci więcej satysfakcji i będzie dla Ciebie więcej znaczyć,
doceniaj swoje umiejętności i nie uginaj się pod presją, że ktoś zrobi to taniej,
zamiast dużo mówić – działaj, to najlepiej pokazuje Twój progres,
idź własną ścieżką, nawet jeśli jest ona zupełnie inna niż to, co do tej pory znasz,
przyjmij do wiadomości, że nie jesteś dla wszystkich i nie każdy jest dla Ciebie,
świętuj swoje sukcesy i wyciągaj wnioski z porażek, by lepiej działać w przyszłości.
I najważniejsza lekcja mój biznes to moje decyzje, nawet jeśli są niezrozumiałe dla innych kieruję się swoim dobrem 😉
Branża wirtualnych asystentek, a moja praca
Przez te dwa lata poznałam mnóstwo wspaniałych wirtualnych asystentek, a także dziewczyn, które są dopiero na początku swojej drogi jako wa. Nie byłoby to możliwe, gdybym nie pracowała zdalnie. Wszystkie rozmowy, czy wiadomości są bardzo fajnym plusem tej pracy.
Od jakiegoś czasu obserwuję znaczny wzrost osób, które zajmują się wirtualnym wsparciem i jestem z tego powodu bardzo zadowolona. W wielu przedsiębiorcach rośnie świadomość tego, że istnieją wirtualne asystentki i że jest to dobry krok do rozwoju małych firm. Jednocześnie musimy pamiętać, że to my kształtujemy branżę, a wraz z nią wartości, którymi kierujemy się na co dzień.
To super, że tak wiele osób chce pracować zdalnie i teraz ma taką szansę. Chcę ten pomysł wspierać i pokazywać, że można w ten sposób działać.
Plany na dalsze lata
Gdybym miała wybrać jedno słowo na kolejny rok działalności jako wirtualna asystentka, byłaby to optymalizacja. Optymalizacja procesów, standardów, działań w taki sposób, by jeszcze lepiej i sprawniej działać na co dzień.
W 2020 Must-Have Asystentka będzie się rozwijać i optymalizować to, co się da, po to, by w 2021 zrealizować plan ekspansja 😉
P.S. Chcesz być na bieżąco? Dołącz do newslettera dla wirtualnych asystentek. Wystarczy, że podasz mi swój adres e-mail poniżej:
Kiedy zaczynałam swoją przygodę, jako wirtualna asystentka miałam mnóstwo pytań. Nie wiedziałam, jak powinnam dobrze zacząć. Nie miałam też kogo zapytać. Brakowało mi wsparcia osoby, która już przebyła tę ścieżkę.
Szukałam
informacji na własną rękę. Musiałam przedrzeć się przez ogromną ilość
treści i wybrać te, które moim zdaniem były najbardziej trafne. Nie było
to łatwe, bo większość materiałów, które znalazłam, nie odnosiły się do
polskiego rynku. Było więc trudno je zweryfikować i działałam głównie
metodą prób i błędów.
Dziś, po dwóch latach mojej działalności dostaję coraz więcej pytań o to, jak zacząć pracę jako wirtualna asystentka. Postanowiłam więc zebrać te najczęściej pojawiające się i utworzyć z nich serię postów na blogu.
Pytanie 1. W jaki sposób mogę rozliczać się z klientem, jeżeli pracuję jeszcze na etacie?
Kiedy pracujesz na etacie i zaczynasz swoją pracę jako wirtualna asystentka, masz kilka opcji do rozważenia do rozliczania z klientami:
umowa o dzieło,
useme,
działalność nierejestrowana,
działalność gospodarcza.
Teraz po kolei omówię każdą z nich i na końcu podam Ci jeszcze dodatkowe linki do specjalistów w tym temacie, u których możesz znaleźć więcej informacji.
umowa o dzieło – teoretycznie jest to ciekawa opcja dla wirtualnej asystentki. Umawiasz się z Klientem na wykonanie dzieła, nie płacisz ZUS, ani VAT. Jesteś natomiast zobowiązana do zapłaty podatku dochodowego i po zakończonym roku dostajesz od Klienta do rozliczenia podatku druk PIT-11.
Jak widzisz sprawa jest dosyć jasna, ale nie jest to rozwiązanie idealne. Po pierwsze część firm nie chce sobie zawracać głowy dodatkowymi papierami. Po drugie umowa o dzieło jest fajna dla osób świadczących jednorazowe usługi dla innych. Tobie jako WA zależy na tym by na stałe współpracować z Klientami.
Tak na początek, nie na stałe 🙂
useme – ta platforma również działa w oparciu o umowę o dzieło. Jednak w tym przypadku sprawa jest o tyle prostsza, że Ty jako wirtualna asystentka rejestrujesz się w useme jako użytkownik i Klient za wykonaną przez Ciebie pracę otrzymuje fakturę od useme. Ty sama z serwisem rozliczasz się w oparciu o umowę o dzieło i to oni pobierają od Ciebie prowizję i zaliczkę na podatek dochodowy więc droga jest nieco skrócona i Klient nie wysyła już do Ciebie żadnych dodatkowych dokumentów.
Opcja ok, jednak musisz zapłacić Useme prowizję od obsługi transakcji. W takim przypadku kwota, którą useme Tobie wypłaci będzie niższa, bo pomniejszona o ich zarobek.
działalność nierejestrowana – jest to opcja przetestowania pomysłu na biznes dla osób, które tak jak np. początkująca wirtualna asystentka chcą sprawdzić, czy to zajęcie w ogóle jest dla nich. Są oczywiście pewne ograniczenia do tego, by skorzystać z możliwości prowadzenia działalności nierejestrowanej:
a) musisz być osobą fizyczną,
b) twój przychód nie może osiągnąć więcej niż 50% wysokości minimalnego wynagrodzenia, czyli 1125 zł brutto miesięcznie w 2019 r.,
c) nie prowadziłaś działalności gospodarczej przez ostatnie 5 lat.
Kiedy spełniasz te warunki możesz prowadzić działalność rejestrowaną, tylko musisz pamiętać, że potrzebujesz z klientami zawierać umowę i podatek dochodowy jest w tym przypadku również obowiązkowy. Myślę, że jest to ciekawa opcja na początek i przetestowanie, czy ten biznes wirtualnej asystentki Ci się rozhula.
Uwaga 2: Ostatnio oglądałam bardzo fajny live u Ilony Przetacznik na temat działalności nierejestrowanej i pracy jako wirtualna asystentka. Całość możesz obejrzeć sobie tutaj: Działalność bez rejestracji a usługi i freelancing – sprawdź o czym mowa w tym wideo, bo mam nadzieję rozjaśni Ci to cały temat działaności nierejestrowanej.
UWAGA: Warto wspomnieć, że faktury z useme wliczają się w limit działalności nierejestrowanej. Inaczej sprawa się ma w przypadku, kiedy fakturę w useme wystawiłabyś na tekst seo a na działalności nierejestrowanej np. świadczysz usługi sprzątające. Są to dwie różne branże.
działalność gospodarcza – warto założyć działalność, kiedy masz już kilku stałych Klientów, którzy chcą sukcesywnie zwiększać u Ciebie liczbę zadań czy godzin do współpracy. Warto mieć z tyłu głowy to, że prowadzenie działalności wiąże się już ze stałymi kosztami, więc również trzeba to uwzględnić w swoim planie. Myślę jednak, że kiedy już masz tych kilku stałych Klientów i na horyzoncie masz kolejne możliwości podjęcia współpracy, a na koncie zabezpieczenie finansowe na kilka następnych miesięcy (gdyby nie da Boże coś jednak poszło nie tak) to myślę, że możesz spokojnie startować ze swoim biznesem WA na cały etat. Uważam, że zapotrzebowanie rynkowe jest ogromne, a nas wciąż jest bardzo mało, szczególnie na rynkach lokalnych 🙂
Podsumowując
Na początku swojej drogi jako wirtualna asystentka możesz rozliczać się na kilka sposobów, z tym że moim zdaniem czy to umowa o dzieło, czy useme, czy działalność nierejestrowana będą dla Ciebie dobre do pewnego momentu. Zawsze sprawdź swoją sytuację najlepiej u źródła (czyli jeśli chodzi o prowadzenie działalności nierejestrowanej i składki to najlepiej w ZUS-ie), by uniknąć niepotrzebnych problemów. Kiedy osiągniesz pułap stałych przychodów będzie to czas na założenie działalności gospodarczej.
Co do zasady powinnaś szukać zleceń tam, gdzie są Twoi Klienci. Ale nie tak na łapu capu. Jeśli nie wiesz, gdzie znaleźć tych Klientów, to znaczy, coś źle zrobiłaś i powinnaś cofnąć się o kilka kroków do tyłu.Już tłumaczę o co mi chodzi. Ja wyznaję zasadę, że pracę jako wirtualna asystentka powinnaś zacząć od zastanowienia się nad trzema zagadnieniami kluczowymi do tego, by cały ten biznes wirtualnej asystentki miał sens.
Twoim po co,
określeniem umiejętności,
wybraniem Twojego idealnego Klienta.
Dlaczego tak i dlaczego w tej właśnie kolejności?
Wszystko, co robisz w swoim życiu powinno mieć cel, być po coś, bo wtedy widząc przed oczami swój wynik i to, co chcesz osiągnąć jest Ci łatwiej działać. Szczególnie wtedy, gdy na początku jest ciężko. I ja dokładnie wiem, co mówię, bo dwa lata temu byłam w takim samym miejscu, w którym dziś są niektóre z Was – przeglądałam strony wirtualnych asystentek, które w branży angielskiej działały już od jakiegoś czasu (wtedy mieszkałam jeszcze a Anglii) i marzyłam o tym, by ich rzeczywistość stała się również moją rzeczywistością. I na początku wcale nie było mi łatwo, ale właśnie ta wizja była dla mnie motorem napędzającym do działania. Więc to jest bardzo ważne.
Powinnaś mierzyć swoje siły na zamiary dlatego w drugim kroku dobrze jest byś określiła umiejętności, które dziś masz. Wypisała sobie zadania, które dzisiaj możesz zrobić od ręki, w branżach, w których czujesz się swobodnie i chciałabyś pracować, bo to będzie podstawą trzeciego, równie ważnego kroku, czyli wyboru Twojego idealnego Klienta.
Tak, Twojego idealnego Klienta możesz i powinnaś sobie wybrać, by wiedzieć czego on potrzebuje i jak możesz mu pomóc. Kiedy mówię, o tym, że powinnaś opisać tego swojego Klienta – to na prawdę mam na myśli dogłębne studium przypadku i wielowymiarowe opisanie tego idealnego Klienta.
Jego cechy demograficzne, takie jak: wiek, miejsce zamieszkania, stan cywilny, edukacja, przychód, a także dane psychograficzne np.:
gdzie Twój idealny klient robi zakupy,
jak się ubiera,
gdzie spędza wakacje,
które marki ceni,
zainteresowania, jakie pielęgnuje,
w czym potrzebuje pomocy,
jakie strony internetowe, czasopisma lub blogi czyta,
z jakich mediów społecznościowych korzysta, itd.
Mam nadzieję, że już zaczynasz rozumieć o co mi chodzi. Im bardziej określisz swojego Klienta Idealnego, tym łatwiej będzie Ci zrozumieć, gdzie spędza swój czas i gdzie możesz go spotkać.
Podsumowując
Zleceń szukasz tam, gdzie jest Twój idealny Klient. Być może on wcale nie spędza czasu w mediach społecznościowych. Może mieszka 2 km od Ciebie i szybciej znajdziesz go przychodząc do jego firmy z ofertą na którą powie, że spadła mu z nieba. Dla każdej z Was to miejsce, w którym są idealni Klienci może być inne. Trzeba się dobrze przyłożyć do tego, by je znaleźć.
Sprawdź mój wpis na blogu o tym, jak zostać wirtualną asystentką – znajdziesz tam więcej informacji na ten temat:
Zaczynając pracę jako wirtualna asystentka, dobrze by było, gdybyś miała jakiekolwiek doświadczenie w pracy biurowej. Czy to jako asystentka, sekretarka, recepcjonistka, czy specjalista działu x. Moim zdaniem łatwiej się jest wtedy wdrożyć do pracy wirtualnej asystentki. Chociaż tak naprawdę nie ma jakiś wytycznych, czy sztywnych reguł co do zaplecza i umiejętności kandydatek na wirtualne asystentki.
Fakt, że nie masz doświadczenia w pracy biurowej nie powinien być przeszkodą do tego, byś zaczęła pracę jako wirtualna asystentka. Jeśli bardzo chcesz WA zostać, to nic nie stanie Ci na przeszkodzie.
Warto abyś wykorzystała umiejętności, jakie już masz. Mogłaś nie pracować w zawodzie asystentki, ale na pewno masz pewne doświadczenie zawodowe.
Według mnie łatwiej jest zacząć w tej profesji, jeśli masz kilka podstawowych umiejętności, takich jak:
research,
czytanie ze zrozumieniem,
pisanie zgodnie z zasadami języka polskiego,
samodyscyplina,
szybkość podejmowania decyzji.
Gdybym dzisiaj miała zaczynać (a moją grupą docelową są trenerki, coachowie, marki osobiste) skupiłabym się na udoskonaleniu i zapoznaniu się z narzędziami takimi, jak:
produkty od Google,
Microsoft Office,
narzędzie do email marketingu np. Mailchimp, MailerLite, Get Response
Canva lub Crello do do prostych grafik,
WordPress – w takim stopniu byś umiała zapisać wpis na blogu jako szablon, dodać media do wpisu i dodać formularze zapisu na newsletter. Ja nauczyłabym się również jak personalizować motywy, aktualizować wtyczki, dodawać widgety. Dodatkowo nauczyłabym się również, jak obsługiwać sklep postawiony na woocommerce.
media społecznościowe – jak zarządzać i obsługiwać media takie jak Facebook, Instagram, YouTube i LinkedIn,
dodatkowo wyszukiwałabym nowe ciekawe narzędzia, które mogą ułatwić codzienną pracę.
Mam nawet taką listę ciekawych narzędzi, które proponuję Klientkom i to jest fajny efekt dodany do współpracy
Podsumowując
Jeśli chcesz działać głównie online, czy nawet lokalnie moim zdaniem podstawą jest:
dobra organizacja,
umiejętności asystenckie,
wordpress,
email marketing,
media społecznościowe – bo to ludzie najczęściej chcą delegować.
Pracując jako wirtualna asystentka działasz głównie online. Przez to, że jesteś wirtualną osobą, z którą Twój Klient może się nigdy nie spotkać na żywo musisz zbudować poziom zaufania w świecie online. Im bardziej będziesz rzeczywista w oczach swoich potencjalnych klientów, tym chętniej będą Cię oni zatrudniać.
Moim zdaniem jako wirtualna asystentka powinnaś mieć swoją stronę www. Najlepiej do tego jedno medium społecznościowe, które będzie aktualizowane co najmniej raz na kilka dni.
Uważam, że do tego, by zbudować sobie fajną bazę klientów nie ma innej możliwości niż to jak największe urzeczywistnienie się w świecie online. Czy to jest łatwe do zrobienia? Nie z dnia na dzień. Czy zaprocentuje w przyszłości? Oczywiście!
80% moich klientów przez pierwszy rok działalności przychodziło do mnie przez stronę internetową. Wygląd mojej strony był często czynnikiem przeważającym o decyzji o współpracy.
Pytanie 5. W jaki sposób się ogłaszać?
Załóż newsletter na swoją stronę – dodaj możliwość zapisu na różnych podstronach: stronie głównej, ofercie, kontakcie, o mnie. Postaraj się stworzyć tzw. lead magnet czyli materiał, który Twoi potencjalni klienci mieliby możliwość pobrać w zamian za zapis na newsletter. Wysyłaj do swoich subskrybentów newsletter 1x w miesiącu ze specjalnymi informacjami o twoich usługach, wydarzeniami, które mogą zainteresować Twoich potencjalnych Klientów, ciekawymi wpisami na blogu lub innymi przydatnymi informacjami.
Stwórz stronę www, która będzie Twoim portfolio i Twoim wirtualnym domem. Zadbaj o to, by strona była przyjazna dla użytkowników i przyciągająca dla potencjalnych Klientów.
Umieść swój podpis wraz z linkiem do strony w stopce wszystkich e-maili.
Skorzystaj z płatnej reklamy na Facebooku i LinkedIn – z odpowiednio sprecyzowaną grupą odbiorców.
Pomagaj i bierz czynny udział w rozmowach w mediach społecznościowych. (zawsze tam, gdzie jest Twój potencjalny klient) Pamiętaj o tym, by w profilu osobowym czy to na Facebooku, czy LinkedIn podać dane kontaktowe i adres swojej witryny.
Zwróć uwagę na różnego rodzaju lokalne wydarzenia dla przedsiębiorców w Twojej okolicy – wybierz jedno na które się udasz. Weź ze sobą wizytówki (jeśli masz) i rozdaj je podczas networkingu.
Stwórz listę swoich potencjalnych Klientów i spróbuj zbudować z nimi wartościową relację. Okaż zainteresowanie i wsparcie, a następnie po kilku tygodniach zaproponuj pomoc. (Pro tip* zauważ problemy, z jakimi boryka się Twój potencjalny klient, następnie opisz je, napisz w jaki sposób Ty możesz pomóc już dziś je rozwiązać i wyślij niezobowiązującego maila. Pamiętaj – to nie może być mail sprzedażowy, ani prezentacja Twojej oferty. To ma być takie przyjacielskie poinformowanie o tym, że w razie potrzeby możesz pomóc.)
Spróbuj skontaktować się z osobami, które chcą zatrudniać stacjonarne asystentki na pół lub mniej etatu. Zaproponuj podjęcie pracy w trybie zdalnym.
Skontaktuj się z lokalną agencją pracy i zaproponuj np. prowizję za podsyłanie klientów, którzy potrzebują asystentki na mniej niż pół etatu w trybie stacjonarnym. Jako WA możesz pracować np. jeden dzień w tygodniu w biurze klienta.
Zostań wolontariuszem w różnego rodzaju wydarzeniach organizowanych w Twoim mieście / społeczności. Kiedy poznasz więcej ludzi, Twoja sieć kontaktów naturalnie się rozrośnie. Ludzie kochają korzystać z usług osób, które mają dobre serce i bezinteresownie wspierają innych.
Pytanie 6. Czy powinnam pracować za darmo, by zbudować sobie portfolio?
Pytanie, które rodzi sporo kontrowersji, zarówno wśród początkujących jak i już doświadczonych wirtualnych asystentek.Podchodzę do tego tematu na dwa sposoby:
Praca za rekomendacje: umawiacie się na x godzin (np. 5) i częścią tej umowy są rekomendacje. Uważam, że dla osób, które zaczynają i nie mają jeszcze klientów taki układ jest bardzo fair. Ja ciągle od osób, którym zrobiłam kilka rzeczy za rekomendacje dostaję osoby z polecenia, więc to procentuje. Możesz w ten sposób pomóc 4-5 osobom. Wtedy 4-5 rekomendacji na stronie, to jest już dobry start.
Praca zupełnie za darmo: nie. Jeśli czujesz, że ktoś chce Cię wmiksować w układ, w którym “możesz sobie to dodać do portfolio” uciekaj. Lepiej wtedy usiąść sama ze sobą, zastanowić się, co chcesz zrobić, a następnie wykonać kilka przykładowych prac wg własnego pomysłu. Następnie możesz te prace umieścić u siebie na stronie w zakładce portfolio, czy przykładowe realizacje. I to wtedy też jest ok.
Pytanie 7. Jak powinnam rozmawiać z potencjalnym klientem?
Wiele osób nie wie jeszcze, kim do końca jest wirtualna asystentka i nie wie również, w jaki sposób ma z nią rozmawiać. Dlatego ważne jest to, abyś podczas rozmowy z potencjalnym klientem przejęła inicjatywę.
Klient będzie oczekiwał, że masz za sobą dziesiątki takich rozmów i doskonale wiesz, w jaki sposób przeprowadzić z nim wstępną rozmowę. Pamiętaj – gdy sama będziesz niepewnie czuła się prowadząc rozmowę – Twój klient to wyczuje i nie będzie miał do Ciebie zaufania.
Na temat wstępnej konsultacji napisałam cały artykuł na blogu, więc dziś zapraszam Cię do lektury:
Mam nadzieję, że pytania, na które odpowiedziałam były dla Ciebie wartościowe. Kolejną część pytań przygotuję dla Ciebie za tydzień. W międzyczasie zapraszam Cię do zakupu nagrania webinaru dla wirtualnych asystentek: przejdź do sklepu.
Zaciekawiła Cię możliwość pracy jako wirtualna asystentka? Nie wiesz, czy się do tego nadajesz? Dołącz do sekwencji mailowej dla osób, które zastanawiają się nad pracą wa i sprawdź już dziś, czy to jest praca dla Ciebie!
Jeśli do tej pory myślałaś, że praca jako wirtualna asystentka to łatwy i prosty sposób na dorobienie do domowego budżetu – możesz się zdziwić. Sprawdź brzydką prawdę o tym, jak to jest być wirtualną asystentką.
Praca jako WA to praca zdalna, którą możesz wykonać z domu, jednak nie jest wcale tak prosta, jak mogłoby Ci się wydawać. A rzeczywistość nie jest tak ładna, jak zdjęcia z Instagrama. Dzisiejszy świat jest brzydki, często wykreowany, mało naturalny i kłamliwy. Szczególnie świat, który widzisz codziennie zza ekranu monitora, laptopa czy smartphone’a. I gdy media społecznościowe są narzędziem Twojej pracy – szybko zaczniesz porównywać swoje życie z tym wykreowanym na potrzeby internetu życiem innych.
Może jesteś jedną z osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę jako wirtualna asystentka i szukasz informacji o tym, jak to naprawdę jest pracować zdalnie? Dobrze trafiłaś! Dziś chcę opowiedzieć Ci o tym, o czym inni nie mówią. Przedstawić tą ciemniejszą stronę prowadzenia biznesu wirtualnej asystentki. Głównie po to, by ostrzec Cię przed zagrożeniem ( z którymi wiąże się praca na własny rachunek) i pokazać, że mimo wszystko nie jest to tak straszne, jak mogłoby się wydawać. Gotowa?
1. Brzydka prawda
Szczególnie na początku musisz przygotować się na to, że Klienci sami do Ciebie nie przyjdą. Nie dlatego, że ludzie jeszcze nie współpracują z WA – tylko dlatego, że nie mają pojęcia, że Ty w ogóle istniejesz.
Pewnie nie masz zdefiniowanej docelowej grupy dla Twoich usług i chcesz sprzedać swoje wszystkie usługi wszystkim. Zamiast czekać, aż Klienci się pojawią – sama aktywnie szukaj osób, z którymi chciałabyś pracować zdalnie. To mój ulubiony sposób na pozyskanie fajnych Klientów i kontaktów. Coraz więcej osób wie o wirtualnych asystentkach, ale jednocześnie mają opory przed skorzystaniem z takiego wsparcia. Twoja rola jest taka, aby pokazać, potencjalnym Klientom, że współpraca z Tobą im się najzwyczajniej na świecie opłaci.
Na samym początku spróbuj wykorzystać kontakty, które już masz. Być może Twój poprzedni pracodawca zgodzi się na to, byś część obowiązków wykonywała zdalnie. Może znasz przedsiębiorców, którzy potrzebowaliby wsparcia WA, ale jeszcze o tym nie wiedzą? Szukaj ludźmi, powiązań, podsuwaj pomysły na współpracę, przypomnij się znajomym, poprzednim współpracownikom, czy poprzednim szefom. Jeśli ktoś Cię już zna łatwiej mu będzie polecić Twoje usługi innym bądź skorzystać z nich po raz pierwszy. Nie zawsze musisz mieć Klientów online, możesz z powodzeniem zacząć na małą skalę na lokalnym rynku 🙂
2. Pułapka bycia online
Kryzys twórczości czy niemoc do pracy
być może ominą Cię przez kilka lub kilkanaście pierwszych
miesięcy pracy. Odnajdziesz się na fali działania i takim
motywacyjnym haju, gdzie wszystko będzie wydawało się fajną
przygodą, nowym doświadczeniem, wartościowym przeżyciem itp. Ale
w pewnym momencie poczujesz zmęczenie ciągłym byciem online. To
Cię po prostu przytłoczy, bo nie da się tak funkcjonować na
dłuższą metę.
Znam dziewczyny, które mimo tego, że
swoją pracę lubiły, fajnie zarabiały i miały wszystko poukładane
to w pewnym momencie powiedziały sobie dość – bo życie z głową
w świecie online było dla nich zbyt intensywne. Ja sama byłam na
prostej drodze do wypalenia, działałam, cisnęłam przez kilka
miesięcy bardzo intensywnie i nagle poczułam ogromne zmęczenie.
Obrzydzenie do mediów społecznościowych, wkurzenie na to, że inni
mówią nieprawdę. To mnie przeraziło i na jakiś czas wycofałam
się.
To jest taka pułapka bycia wirtualną asystentką freelancerem. Jeśli pracujesz i praca sprawia Ci przyjemność mogą nadejść dni, w których bardzo zagalopujesz się w tym, co robisz. Zaczniesz porównywać się z innymi, będziesz coraz bardziej krytycznie na siebie patrzeć, w końcu poczujesz, że straciłaś do tego serce. Ale nie martw się, wtedy nie następuje koniec świata.
Spokojnie. Wdech, wydech. Jak mówi
jedna z moich Klientek – czasem wystarczy zmienić kierunek działania
tylko o kilka stopni…
Jeśli dopadnie Cię kryzys i czujesz, że dłużej tak nie możesz, że nie dasz rady, że to wszystko na nic, to oznacza, że::
po pierwsze potrzebujesz wakacji na cito,
po drugie w którymś momencie robisz błąd i pracujesz za dużo, albo niedostatecznie dobrze odpoczywasz. Masz odskocznię od pracy i robisz coś, by odświeżyć głowę? Czy ciągle gonisz tylko za kasą?
Gdy dopadnie Cię taka niemoc – zatrzymaj się i przeanalizuj swoje działania. Zrób to, byś się nie wypaliła i w odpowiednim czasie mogła wrócić na właściwe tory. Bo choćbyś nie wiem jak bardzo kochała swoją firmę – gorsze dni Cię dopadną – bądź na nie dobrze przygotowana 🙂
3. Planowanie i strategia
Decydując się na pracę jako wirtualna asystentka, nie będziesz miała nad sobą szefa. Szefa, który do tej pory planował i myślał strategicznie, a Tobie przedstawiał tylko cząstkowe wyniki swojej pracy. Teraz Ty będziesz musiała zrobić to sama. Od dobrego planu będzie zależało Twoje powodzenie.
Potrzebujesz stworzyć strategię, która będzie działać i pomoże Ci utrzymać stały dopływ nowych Klientów. Nie przyjdzie do Ciebie kierownik i nie powie, jaki plan masz wykonać do końca kwartału czy roku. To Ty sama zaplanujesz swoje działania. Musisz przewidzieć, ile potrzebujesz zarobić by móc się potem utrzymać.
A to moja droga wcale nie jest takie proste. Stworzenie odpowiedniej strategii działań, która będzie zgodna z Tobą i przyciągnie odpowiednich Klientów do Twojego biznesu to sztuka. I niestety nie uczą tego w szkole. Tak, oczywiście w dzisiejszych czasach można, zarobić dobre pieniądze pracując zdalnie, ale zlecenia nie przyjdą do Ciebie same.
Jak zaplanujesz swój biznes na kolejny kwartał, czy rok?
3. Działania marketingowe
Jeśli do tej pory pracowałaś w biurze – pewnie do spraw marketingu był specjalny dział. I jeśli w tym dziale nie pracowałaś – o marketingu wiesz naprawdę niewiele. Ale gdy decydujesz się na karierę freelancerki – wirtualnej asystentki – sama musisz się tego marketingu nauczyć. Od podstaw będziesz budowała swoją markę wirtualnej asystentki. I uwaga – będziesz do tego potrzebowała sporo czasu. Takie rzeczy nie dzieją się w ciągu jednego dnia/ wieczoru. To systematycznie powtarzane działania są kluczem do sukcesu.
By pozyskać swoich idealnych Klientów będziesz potrzebowała pokazać, że jesteś, działasz, znasz się na tym co robisz. Przekonać ich do tego, że to Ty jesteś najlepszą osobą do wykonania tej, danej pracy. Pokazać potencjalnym Klientom, że znasz się na pracy, którą mogą Ci zlecić. Zdobywać rekomendacje od Klientów, którzy już z Tobą współpracowali.
Będziesz chciała budować społeczny dowód słuszności i zaufania, tym bardziej że działając jako WA Klienci nie mogą się z Tobą spotkać twarzą w twarz (chyba że działasz na rynku lokalnym, ale to temat na inny dzień). I tak naprawdę wyrabiają sobie o Tobie zdanie na odległość.
Dodatkowo musisz być sprytna, przewidywać trendy i być o jeden krok do przodu ze swoimi działaniami. Tylko wtedy masz pierwszeństwo w celowaniu w Twoich idealnych Klientów.
4. Milionyrozpraszaczy
Jeśli pracujesz w domu – wiesz o czym mówię – zawsze, ale to ZAWSZE znajdzie się coś, co może rozpraszać Twoją uwagę. Od domowników, przez różne prace domowe, nagłe wypadki, wyjazdy, przyjaciółki, kurierów, po sąsiadów, którzy (zwykle nieświadomie) postanowią zaburzyć Twój idealny porządek dnia.
Tutaj ktoś chce się o coś zapytać,
a to sąsiad przyszedł z osiedlową plotką, a to kurier zapuka
akurat w momencie Twojego stanu flow, w którym masz mega wenę do
pisania. A to Klient zadzwoni po jedną rzecz, a rozmawia z Tobą pół
godziny. A to pranie trzeba na dwór wywiesić, bo ładna pogoda,, a
to trzeba ściągnąć, bo pada. A to wstawić obiad, bo zaraz
wszyscy wygłodniali wpadną do domu, a to po dziecko pojechać do
żłobka. Ta lista nie ma końca.
Dlatego pomaga zmiana myślenia. Na: jestem w pracy i jestem w domu. (Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których nie można tak sobie wszystkiego rzucić i tak mega rozgraniczyć swoje życie.)
I silna wola do tego by opierać się
rozpraszaczom.
I samodyscyplina.
No i też dobry sen, bo człowiek niewyspany to człowiek nieproduktywny i zły 😉
5. Niezrozumienie innych
Praca z domu jest jeszcze ciągle
traktowana jako nie do końca prawdziwa praca. Inni ludzie, którzy
chodzą do “normalnej pracy” traktują nas tak trochę z
przymrużeniem oka i takim nie do końca poważnym spojrzeniem z
serii “taa jasne i jeszcze powiedz mi, że za to Ci płacą”.
Czasem człowiekowi może zrobić się przykro, kiedy ktoś znajomy
stwierdzi, że “a co to taka praca asystentka przez internet –
normalnej nie było?”
Ludzie boją się tego, czego nie
znają, a praca jako wirtualna asystentka w Polsce ciągle tak
naprawdę jest nowością. Mało osób kojarzy, że istnieją
wirtualne asystentki. Mało osób wie, że wirtualne asystentki mogą
pomóc w wielu kwestiach i wziąć na siebie tak naprawdę większość
działań administracyjno-organizacyjnych do wykonania w małej
firmie.
Dlatego też czasem trzeba mierzyć się z niezrozumieniem innych i edukować o tym, czym tak naprawdę jest praca zdalna.
6. Błędy
Pracując na swoim nie ma takiej opcji byś uniknęła popełniania błędów. Mniejszych czy większych. Takich, które można było przewidzieć, jak i takich, które spadną na Ciebie jak grom z jasnego nieba i nie będzie opcji, że mogłabyś, choć w najmniejszym stopniu się do nich przygotować. Tak po prostu jest. Czasem możesz popełnić błędy ze zwykłego zmęczenia czy niewyspania, zdarza się to najlepszym.
Co możesz więc zrobić? Oszacować ryzyko wystąpienia błędu i na wszelki wypadek stworzyć plan b, plan c i plan d Twoich działań. Tak, by zminimalizować ryzyko wystąpienia poważnych błędów zagrażających Twojej firmie.
Możesz również ubezpieczyć swoją firmę ubezpieczeniem OC, wtedy będziesz mogła spać spokojnie i w razie poważnych uchybień ubezpieczenie pokryje straty, które wyrządziłaś.
7. Samotność
Dopóki nie zaczniesz pracować w domu – będziesz
pewnie myślała, że samotność w pracy freelancera to tylko taki mit. Bo
przecież pracując w biurze / firmie często masz ochotę odciąć się od
wszystkich, zaszyć w kącie, najlepiej w domu i mieć w końcu święty
spokój.
Tylko to tak nie działa.
To znaczy działa – ale tylko na chwilę. Będąc pracownikiem – jesteś częścią społeczności i mimowolnie budujesz więź z innymi współpracownikami. Praca jako freelancerka pozbawia cię niejako tego elementu “społecznej przynależności”. Oczywiście masz Klientów, ale ta relacja klient – wirtualna asystentka jest na zupełnie innym poziomie. Dlatego część osób, które pracują jako freelancerzy skarży się na doskwierającą im samotność w biznesie. Szukają oni elementu tej społecznej przynależności wybierając: pracę “na mieście” (kawiarnie restauracje, centra coworkingowe), WA czasem dojeżdżają do Klienta i np. 2x w miesiącu pracują w firmie.
8. Brak uczciwości
Problem, który dotyczy chyba każdej
branży.
Zdarzają się potencjalni Klienci,
którzy przed rozpoczęciem współpracy mają tysiące pytań – Ty
tracisz swój czas na odpowiedzi, dajesz praktycznie gotowe
rozwiązania, a do współpracy nie dochodzi. Tak samo, gdy umawiasz
się na rozmowę z potencjalnym Klientem/Klientką, a nie odbierają
od Ciebie telefonów. Takie przykłady można mnożyć.
Czasem ludzie myślą, że skoro
działają przez internet – mogą sobie pozwolić na rzeczy, których
nie zrobiliby pracując offline.
Zaległe faktury, nie odpisywanie na
maile, cisza przez kilka miesięcy, a potem oczekiwanie wykonania
pracy w godzinach, które już dawno minęły itp.
Dlatego bardzo ważne jest byś pracując jako wirtualna asystentka nauczyła się ufać swojej intuicji. Jeśli coś w środku mówi Ci, że nie warto przystępować do danej współpracy – Najwidoczniej tak właśnie jest. Ignorowanie Twojego wewnętrznego głosu może skończyć się tym, że zabrniesz we współprace, które okażą się dla Ciebie złe pod każdym względem. Jeśli poświęcasz się tej pracy – rób to w zgodzie ze sobą.
Podsumowanie.
Praca jako wirtualna asystentka jest świetna, jednak musisz wiedzieć, że nie jest to praca idealna (bo takiej chyba nie ma) i ma też ciemniejszą stronę, a której rzadko się mówi. Oferuje dużą różnorodność, jeśli chodzi o branże, zadania, czy Klientów. I to jest w niej najlepsze 🙂
A jak to jest u Ciebie? CO jest brzydką prawdą w Twoim biznesie? Daj znać w komentarzu!
Dzisiaj skupimy się na tym, w jaki sposób możesz traktować swój biznes poważnie i profesjonalnie. Szczególnie wtedy, gdy pracujesz z domu i próbujesz pogodzić swoją pracę z domowymi obowiązkami. Wbrew pozorom nie jest to wcale takie łatwe.
Biznes na poważnie to temat WAŻNY w pracy WA. Wiem, że inni ludzie często nawet nieświadomie będą traktować Twój biznes wirtualnej asystentki „z przymrużeniem oka”. Mówiąc – to nie jest normalna praca, tylko siedzisz cały dzień na internecie i w sumie nie wiadomo czym się zajmujesz. By mieć godną pracę – trzeba do niej chodzić – wiadomo, najlepiej jeszcze do jakiego strasznego szefa, by cały bilans się zgadzał. Dlatego wiem, że pewnie czasem jest Ci ciężko przekonać innych (i siebie), że Twój biznes jest jak najbardziej prawdziwy i profesjonalny.
Oczywiście sama praca jako wirtualna asystentka na początku może być Twoim dodatkowym zajęciem, które wykonujesz “po godzinach”. I tak możesz je traktować. Jednak, jeśli myślisz o karierze jako wirtualna asystentka, to w pewnym momencie zauważysz w sobie zmianę i będziesz chciała przetransformować swoje dodatkowe zajęcie w pełnoprawny biznes.
W dzisiejszym wpisie przygotowałam dla Ciebie 10 wskazówek, które możesz zastosować, by traktować swój biznes bardziej profesjonalnie.
Dlaczego uważam ten temat za ciekawy i godny Twojej uwagi? Myślę, że chodzi tutaj o takie mentalne nastawienie do prowadzenia biznesu. Jeśli będziesz myślała o nim jak o dodatku, dodatkowej pracy w Twoim życiu – to właśnie tym i tylko tym będzie. Ale jeśli nawet taki dodatkowy, mały biznes Ty sama będziesz traktować jako zajęcie profesjonalne – inni ludzie również to dostrzegą i na pewno na Twoim horyzoncie pojawią się propozycje stałych współprac i lepszych zarobków.
Biznes na poważnie – wskazówki
1. Sporządź biznesplan.
Najgorszą rzeczą, jaką można zrobić sobie już na początku działalności to działać bez biznesplanu. No bo jak inaczej określić to, czym będziesz się zajmować? Rozpoczynanie biznesu na zasadzie “a jakoś to będzie” jest błędem. I szczerze? Beznadziejne rozwiązanie. Biznes wirtualnej asystentki to biznes. Fakt jesteś wsparciem, wykonujesz rzeczy asystenckie, często drobne lub o mniejszym znaczeniu strategicznym, ale sama również dbasz o swój biznes.
Często zakładanie biznesu jest bardzo ekscytujące. W końcu jesteś po tej drugiej stronie – rozpoczynasz coś nowego, coś swojego. Jednak bez biznes planu Twoje działania będą błądzeniem we mgle. Nie będziesz wiedziała co, dla kogo i jak chcesz robić, jak i gdzie sprzedawać swoje produkty, a także jakie są Twoje cele. Jeśli nie określisz, ile chcesz zarobić i w jaki sposób – nie zarobisz. Skąd weźmiesz środki na rozpoczęcie działalności? Zastanawiałaś się nad tym? Wiem, wiem dopiero zaczynasz i nie do końca wszystko przemyślałaś, ale to ważne – uwierz mi 🙂
Zachęcam Cię, byś taki biznesplan sobie rozpisała. Specjalnie dla Ciebie stworzyłam biznesplan – wystarczy, byś go pobrała i już dziś uzupełniła. Nie odkładaj tak ważnych spraw na kiedy indziej. Jeśli Ty nie zadbasz o Twój biznes – nikt inny tego nie zrobi.
2. Stwórz miejsce do pracy.
Jako wirtualna asystentka możesz pracować tak naprawdę wszędzie z laptopem na kolanach. Jeśli jednak stworzysz sobie stałe miejsce do pracy – będzie Ci się lepiej skupić na tym, co masz do zrobienia. Nie będziesz musiała za każdym razem rozkładać się z pracą, bo wszystko, czego będziesz potrzebowała, będzie pod ręką na Ciebie czekać.
Oczywiście wiem, że czasem ciężko jest wygospodarować osobny pokój, czy kąt do pracy, ale zawsze możesz zorganizować się w jednym miejscu w domu i tam i tylko tam trzymać swoje materiały do pracy. To zdecydowanie ułatwia działanie i pomaga zwiększyć produktywność.
3. Określ godzinypracy.
Jako wirtualne asystentki często pracujemy w różnych godzinach w ciągu dnia. Rano, w ciągu dnia, po południu, wieczorem, w nocy. I to jest ok – w końcu Ty, tak samo, jak ja mamy nieustalone godziny pracy. Ważne by praca została wykonana. Ale. Jest różnica między pracą w różnych godzinach a pozwoleniem Klientom na komunikację z Tobą w tak różnych godzinach. Nie rób tego, nie daj sobie wejść na głowę.
Określ swoje godziny pracy, dając jednocześnie znać Klientom, w jakich godzinach mogą się z Tobą komunikować. Ja np. W swoim biznesie mam ustalone godziny pracy od 8.30 do 14.30 i w tych i tylko tych godzinach odbieram telefony od Klientek, czy odpisuję na maile. Nie ma i nie powinno mieć znaczenia to, że np. co drugi dzień pracuję również od 20 – 22.30 nad rozwojem swojego biznesu i wtedy skupiam się na zadaniach związanych z rozwojem mojej marki.
Fakt, czasem, gdy Klientki potrzebują mojej pomocy również wieczorem czy po południu – nie mam problemu, by popracować i być dostępną w innych godzinach. Jest to zawsze jednak ustalone z góry, co najmniej kilka dni wcześniej wiem, że taka praca ma się wydarzyć.
Dodatkowo informację o godzinach pracy możesz podać w warunkach pracy, które dołączysz do umowy i przekażesz Klientowi. Tak, by była jasność, w jakich godzinach jesteś dostępna.
4. Załóż oddzielnekonto w banku.
Jako mały przedsiębiorca masz taką możliwość, by do pracy używać swojego prywatnego konta bankowego. Takie rozwiązanie ma swoje plusy i minusy. Natomiast jeśli chcesz stworzyć biznes na poważnie radziłabym utworzyć osobne konto w banku do działań firmowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz mogła oddzielić finanse osobiste od firmowych.
Na początku pracy jako wirtualna asystentka możesz z powodzeniem używać swojego prywatnego konta bankowego. W końcu wpływy z działalności jako WA są nieregularne i nie będziesz miała problemu z tym, by je opanować.
Jednak, gdy zaczniesz współpracę z większą ilością Klientów, którzy za Twoje usługi będą Ci płacić coraz to częściej – lepiej będzie CI do finansów firmowych założyć osobne konto w banku. W dzisiejszych czasach możesz nawet nie wychodzić z domu, tylko zrobić to przez internet. Nie szukaj więc wymówek i już dziś oddziel finanse firmowe od osobistych. Jeśli chcesz poważnie myśleć o swoim biznesie wirtualnej asystentki radziłabym utworzyć osobne konto w banku do działań firmowych.
Plus takiego działania?
Większa kontrola nad przepływem pieniędzy w Twojej firmie. Mając osobne konto w banku, możesz tworzyć sobie subkonta na inwestycje, opłaty itd. Łatwiej Ci będzie z takiego konta wypłacać sobie co miesiąc wynagrodzenie, gdy będziesz miała stałą ustaloną kwotę do wypłaty, a całą nadwyżkę zostawisz na koncie firmowym. Dzięki temu mając stałe dochody z działalności będziesz czuła się pewniej, a przede wszystkim zabezpieczasz się na “gorsze miesiące” (takie jak wakacje, gdy zdarza się mniej pracy, lub np. Twój urlop).
5. Śledź wpływy ikoszty.
Czy wiesz dokładnie ile zarobiłaś w zeszły kwartale? Albo w zeszłym roku? (Jeśli już wtedy prowadziłaś swój asystencki biznes) Czy śledzisz swoje wydatki i wiesz dokładnie co i ile miesięcznie Cię kosztuje? Czy wiesz, które miesiące w roku są tymi słabszymi, byś mogła się do nich przygotować i odłożyć pieniądze, by zachować płynność finansową?
Bardzo ważne jest, byś śledziła swoje wpływy i koszty. Dzięki temu będziesz bardziej świadoma swoich możliwości i będziesz miała większą kontrolę nad swoimi finansami. Może niektóre koszty można byłoby obciąć? Może w którymś miejscu udałoby Ci się zwiększyć dochody? Zastanów się nad tym.
Stwórz sobie rejestr wpływów i kosztów. Nie ważne czy będziesz go prowadziła zwykłym zeszycie, arkuszu w excelu, czy skorzystasz z aplikacji. Ważne abyś po prostu zaczęła to robić.
To bardzo ważny punkt. Twój biznes na poważnie nie zadziała i nie będziesz postrzegana jako profesjonalistka, jeśli nie zaczniesz podpisywać z Klientami umów o współpracę. Żyjemy w czasach, w których niestety, ale nie powinno się wykonywać żadnej pracy bez podkładki (w postaci podpisanej przez obie strony umowy o współpracy). I nie tylko umowy o współpracy. Ważne jest również umowa o poufności, a także umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (jeśli przetwarzasz, a większość WA przetwarza).
W umowie o współpracy zawrzyj wszystkie najważniejsze informacje dotyczące wykonania usługi. Jako załącznik do umowy możesz dołączyć dokument, w którym opisujesz Twoje warunki pracy. Do folderów z umowami załóż sobie zaszyfrowane foldery, przestrzegając zasad ochrony danych osobowych.
Dzięki podpisaniu z Klientami umów o współpracę zabezpieczasz swój czas i pieniądze. Pamiętaj o tym 🙂
7. Przestań pracować za darmo.
To bardzo ważny punkt – szczególnie dla osób, które są:
Za dobre – inni ludzie to widzą i wykorzystują,
Zbyt niepewne siebie i swoich umiejętności.
Nie rób zadań, których robić nie chcesz, tylko dlatego, że poprosi Ci o to “ktoś znajomy”,
Unikaj rekrutacji, w których trzeba wykonać x zadań testowych (chyba, że jest to osoba, którą znasz i u której naprawdę chciałabyś pracować),
Wyjdź z fazy – buduję portfolio i zacznij zarabiać na tym, co umiesz. (A umiesz na pewno.)
Jeśli natomiast na co dzień pracujesz na godziny – szanuj swój czas. Nie rób pustych przebiegów i notuj ile czasu zajęło Ci poszczególne zadanie. Możesz do tego używać różnych aplikacji (np.Toggl, Excel), możesz zapisywać swój czas pracy na kartce lub w moim planerze pomodoro 🙂
8. Zainwestuj w siebie.
Kiedy Ty się rozwijasz – rozwija się również Twój biznes. By nie stać w miejscu rozważ, czy nie potrzebowałabyś wsparcia coacha biznesu, czy mentora, który to pomoże Ci rozwijać siebie. Często wsparcie osoby, która ma doświadczenie w pracy z właścicielami biznesów jest bezcenne. Dzięki pracy z mentorem możesz szybciej i lepiej wypracować sobie to, do czego sama dążyłabyś przez lata.
9. Zainwestuj w swój biznes.
Postaw na rozwój swojego biznesu. Zastanów się nad tym, jak Twój biznes na poważnie ma wyglądać za kilka lat. Czy są na rynku dostępne kursy i szkolenia, które pomogą Ci szybciej osiągnąć upragnione cele? Jeśli są – skorzystaj z nich. Nie próbuj wszystkiego sama – korzystaj z pomocy osób, które są już kilka kroków od Ciebie.
10. Mów o tym, co robisz.
Choć dla Ciebie może wydawać się to dziwne – ludzie wokół Ciebie nie wiedzą, czym się zajmujesz. Dlatego ważne jest to, byś mówiła innym co dokładnie robisz jako WA. Często w branżach usługowych (a taką jest wirtualna asysta) Klienci przychodzą z polecenia. Bo w dobrym momencie powiedziałaś komuś, czym się zajmujesz, a ta osoba przekazała wieści dalej. Nie wiem, czy wiesz, ale np. Na angielskim rynku wirtualnych asystentek spora część z nich pracuje, na lokalnym rynku, a były pracodawca jest również często pierwszym Klientem nowej WA. A to wszystko dzięki temu, że wirtualne asystentki mówią, czym się zajmują i co robią na co dzień.
Podsumowanie
Wiem, że takie małe działania być może nie przełożą się już jutro na Twoje mega wielkie zarobki. Jednak są to kroki, które pomogą Twojej głowie zmienić nastawienie z: mój biznes to “tylko praca po godzinach” na “mój biznes jest tym na poważnie”. Czasem wystarczy zmienić myślenie, by pewne rzeczy zaczęły się dziać niezależnie od nas.
Mam nadzieję, że docenisz te małe kroki i wprowadzisz je do swojego biznesu. Na początek wybierz 3 z nich i umów się z sobą, że wykonasz je w ciągu kolejnego miesiąca. Koniecznie dopisz do nich daty wykonania – inaczej ciężko Ci będzie wypełnić zobowiązania!
P.S. Co myślisz o mojej liście? Czy dodałabyś do niej jeszcze jakiś punkt, dzięki któremu zaczęłabyś traktować swój biznes wirtualnej asystentki na poważnie?
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.