Pytania początkującej wirtualnej asystentki cz.1 Wszystko, co chciałabyś wiedzieć, ale boisz się zapytać.

Kiedy zaczynałam swoją przygodę, jako wirtualna asystentka miałam mnóstwo pytań. Nie wiedziałam, jak powinnam dobrze zacząć. Nie miałam też kogo zapytać. Brakowało mi wsparcia osoby, która już przebyła tę ścieżkę.

Szukałam informacji na własną rękę. Musiałam przedrzeć się przez ogromną ilość treści i wybrać te, które moim zdaniem były najbardziej trafne. Nie było to łatwe, bo większość materiałów, które znalazłam, nie odnosiły się do polskiego rynku. Było więc trudno je zweryfikować i działałam głównie metodą prób i błędów.

Dziś, po dwóch latach mojej działalności dostaję coraz więcej pytań o to, jak zacząć pracę jako wirtualna asystentka. Postanowiłam więc zebrać te najczęściej pojawiające się i utworzyć z nich serię postów na blogu.

Pytanie 1. W jaki sposób mogę rozliczać się z klientem, jeżeli pracuję jeszcze na etacie?

Kiedy pracujesz na etacie i zaczynasz swoją pracę jako wirtualna asystentka, masz kilka opcji do rozważenia do rozliczania z klientami:

• umowa o dzieło,
• useme,
• działalność nierejestrowana,
• działalność gospodarcza.

Teraz po kolei omówię każdą z nich i na końcu podam Ci jeszcze dodatkowe linki do specjalistów w tym temacie, u których możesz znaleźć więcej informacji.

• umowa o dzieło – teoretycznie jest to ciekawa opcja dla wirtualnej asystentki. Umawiasz się z Klientem na wykonanie dzieła, nie płacisz ZUS, ani VAT. Jesteś natomiast zobowiązana do zapłaty podatku dochodowego i po zakończonym roku dostajesz od Klienta do rozliczenia podatku druk PIT-11.
  
  Jak widzisz sprawa jest dosyć jasna, ale nie jest to rozwiązanie idealne. Po pierwsze część firm nie chce sobie zawracać głowy dodatkowymi papierami. Po drugie umowa o dzieło jest fajna dla osób świadczących jednorazowe usługi dla innych. Tobie jako WA zależy na tym by na stałe współpracować z Klientami.
  
  Tak na początek, nie na stałe 🙂

• useme – ta platforma również działa w oparciu o umowę o dzieło. Jednak w tym przypadku sprawa jest o tyle prostsza, że Ty jako wirtualna asystentka rejestrujesz się w useme jako użytkownik i Klient za wykonaną przez Ciebie pracę otrzymuje fakturę od useme. Ty sama z serwisem rozliczasz się w oparciu o umowę o dzieło i to oni pobierają od Ciebie prowizję i zaliczkę na podatek dochodowy więc droga jest nieco skrócona i Klient nie wysyła już do Ciebie żadnych dodatkowych dokumentów.
  
  Opcja ok, jednak musisz zapłacić Useme prowizję od obsługi transakcji. W takim przypadku kwota, którą useme Tobie wypłaci będzie niższa, bo pomniejszona o ich zarobek.

• działalność nierejestrowana – jest to opcja przetestowania pomysłu na biznes dla osób, które tak jak np. początkująca wirtualna asystentka chcą sprawdzić, czy to zajęcie w ogóle jest dla nich. Są oczywiście pewne ograniczenia do tego, by skorzystać z możliwości prowadzenia działalności nierejestrowanej:
  
  a) musisz być osobą fizyczną,
  
  b) twój przychód nie może osiągnąć więcej niż 50% wysokości minimalnego wynagrodzenia, czyli 1125 zł brutto miesięcznie w 2019 r.,
  
  c) nie prowadziłaś działalności gospodarczej przez ostatnie 5 lat.
  
  
  Kiedy spełniasz te warunki możesz prowadzić działalność rejestrowaną, tylko musisz pamiętać, że potrzebujesz z klientami zawierać umowę i podatek dochodowy jest w tym przypadku również obowiązkowy. Myślę, że jest to ciekawa opcja na początek i przetestowanie, czy ten biznes wirtualnej asystentki Ci się rozhula.

Uwaga 2: Ostatnio oglądałam bardzo fajny live u Ilony Przetacznik na temat działalności nierejestrowanej i pracy jako wirtualna asystentka. Całość możesz obejrzeć sobie tutaj: Działalność bez rejestracji a usługi i freelancing – sprawdź o czym mowa w tym wideo, bo mam nadzieję rozjaśni Ci to cały temat działaności nierejestrowanej.

UWAGA: Warto wspomnieć, że faktury z useme wliczają się w limit działalności nierejestrowanej. Inaczej sprawa się ma w przypadku, kiedy fakturę w useme wystawiłabyś na tekst seo a na działalności nierejestrowanej np. świadczysz usługi sprzątające. Są to dwie różne branże.

• działalność gospodarcza – warto założyć działalność, kiedy masz już kilku stałych Klientów, którzy chcą sukcesywnie zwiększać u Ciebie liczbę zadań czy godzin do współpracy. Warto mieć z tyłu głowy to, że prowadzenie działalności wiąże się już ze stałymi kosztami, więc również trzeba to uwzględnić w swoim planie. Myślę jednak, że kiedy już masz tych kilku stałych Klientów i na horyzoncie masz kolejne możliwości podjęcia współpracy, a na koncie zabezpieczenie finansowe na kilka następnych miesięcy (gdyby nie da Boże coś jednak poszło nie tak) to myślę, że możesz spokojnie startować ze swoim biznesem WA na cały etat. Uważam, że zapotrzebowanie rynkowe jest ogromne, a nas wciąż jest bardzo mało, szczególnie na rynkach lokalnych 🙂

Podsumowując

Na początku swojej drogi jako wirtualna asystentka możesz rozliczać się na kilka sposobów, z tym że moim zdaniem czy to umowa o dzieło, czy useme, czy działalność nierejestrowana będą dla Ciebie dobre do pewnego momentu. Zawsze sprawdź swoją sytuację najlepiej u źródła (czyli jeśli chodzi o prowadzenie działalności nierejestrowanej i składki to najlepiej w ZUS-ie), by uniknąć niepotrzebnych problemów. Kiedy osiągniesz pułap stałych przychodów będzie to czas na założenie działalności gospodarczej.

Dodatkowe ciekawe linki:

• Firma bez ZUS albo dochody bez firmy – czyli jak zarabiać legalnie i bez kosztów
• Działalność bez rejestracji? Teraz w 2020 to możliwe! Legalnie.
• Mama na działalności bez rejestracji. Co musisz wiedzieć?
• Działalność bez rejestracji a RODO – czy trzeba się martwić?
• Freelancer pyta: czy muszę założyć działalność?

Pytanie 2. Gdzie powinnam szukać zleceń?

Co do zasady powinnaś szukać zleceń tam, gdzie są Twoi Klienci. Ale nie tak na łapu capu. Jeśli nie wiesz, gdzie znaleźć tych Klientów, to znaczy, coś źle zrobiłaś i powinnaś cofnąć się o kilka kroków do tyłu.Już tłumaczę o co mi chodzi. Ja wyznaję zasadę, że pracę jako wirtualna asystentka powinnaś zacząć od zastanowienia się nad trzema zagadnieniami kluczowymi do tego, by cały ten biznes wirtualnej asystentki miał sens.

• Twoim po co,
  
• określeniem umiejętności,
  
• wybraniem Twojego idealnego Klienta.
  

Dlaczego tak i dlaczego w tej właśnie kolejności?

Wszystko, co robisz w swoim życiu powinno mieć cel, być po coś, bo wtedy widząc przed oczami swój wynik i to, co chcesz osiągnąć jest Ci łatwiej działać. Szczególnie wtedy, gdy na początku jest ciężko. I ja dokładnie wiem, co mówię, bo dwa lata temu byłam w takim samym miejscu, w którym dziś są niektóre z Was – przeglądałam strony wirtualnych asystentek, które w branży angielskiej działały już od jakiegoś czasu (wtedy mieszkałam jeszcze a Anglii) i marzyłam o tym, by ich rzeczywistość stała się również moją rzeczywistością. I na początku wcale nie było mi łatwo, ale właśnie ta wizja była dla mnie motorem napędzającym do działania. Więc to jest bardzo ważne.

Powinnaś mierzyć swoje siły na zamiary dlatego w drugim kroku dobrze jest byś określiła umiejętności, które dziś masz. Wypisała sobie zadania, które dzisiaj możesz zrobić od ręki, w branżach, w których czujesz się swobodnie i chciałabyś pracować, bo to będzie podstawą trzeciego, równie ważnego kroku, czyli wyboru Twojego idealnego Klienta.

Tak, Twojego idealnego Klienta możesz i powinnaś sobie wybrać, by wiedzieć czego on potrzebuje i jak możesz mu pomóc. Kiedy mówię, o tym, że powinnaś opisać tego swojego Klienta – to na prawdę mam na myśli dogłębne studium przypadku i wielowymiarowe opisanie tego idealnego Klienta.

Jego cechy demograficzne, takie jak: wiek, miejsce zamieszkania, stan cywilny, edukacja, przychód, a także dane psychograficzne np.:

• gdzie Twój idealny klient robi zakupy,
  
• jak się ubiera,
  
• gdzie spędza wakacje,
  
• które marki ceni,
  
• zainteresowania, jakie pielęgnuje,
  
• w czym potrzebuje pomocy,
  
• jakie strony internetowe, czasopisma lub blogi czyta,
  
• z jakich mediów społecznościowych korzysta, itd.
  

Mam nadzieję, że już zaczynasz rozumieć o co mi chodzi. Im bardziej określisz swojego Klienta Idealnego, tym łatwiej będzie Ci zrozumieć, gdzie spędza swój czas i gdzie możesz go spotkać.

Podsumowując

Zleceń szukasz tam, gdzie jest Twój idealny Klient. Być może on wcale nie spędza czasu w mediach społecznościowych. Może mieszka 2 km od Ciebie i szybciej znajdziesz go przychodząc do jego firmy z ofertą na którą powie, że spadła mu z nieba. Dla każdej z Was to miejsce, w którym są idealni Klienci może być inne. Trzeba się dobrze przyłożyć do tego, by je znaleźć.

Sprawdź mój wpis na blogu o tym, jak zostać wirtualną asystentką – znajdziesz tam więcej informacji na ten temat:

Jak zacząć pracę jako wirtualna asystentka?

Pytanie 3. Co powinnam umieć jako WA?

Zaczynając pracę jako wirtualna asystentka, dobrze by było, gdybyś miała jakiekolwiek doświadczenie w pracy biurowej. Czy to jako asystentka, sekretarka, recepcjonistka, czy specjalista działu x. Moim zdaniem łatwiej się jest wtedy wdrożyć do pracy wirtualnej asystentki. Chociaż tak naprawdę nie ma jakiś wytycznych, czy sztywnych reguł co do zaplecza i umiejętności kandydatek na wirtualne asystentki.

Fakt, że nie masz doświadczenia w pracy biurowej nie powinien być przeszkodą do tego, byś zaczęła pracę jako wirtualna asystentka. Jeśli bardzo chcesz WA zostać, to nic nie stanie Ci na przeszkodzie.

Warto abyś wykorzystała umiejętności, jakie już masz. Mogłaś nie pracować w zawodzie asystentki, ale na pewno masz pewne doświadczenie zawodowe.

Według mnie łatwiej jest zacząć w tej profesji, jeśli masz kilka podstawowych umiejętności, takich jak:

• research,
• czytanie ze zrozumieniem,
• pisanie zgodnie z zasadami języka polskiego,
• samodyscyplina,
• szybkość podejmowania decyzji.
  

Gdybym dzisiaj miała zaczynać (a moją grupą docelową są trenerki, coachowie, marki osobiste) skupiłabym się na udoskonaleniu i zapoznaniu się z narzędziami takimi, jak:

• produkty od Google,
• Microsoft Office,
• narzędzie do email marketingu np. Mailchimp, MailerLite, Get Response
• Canva lub Crello do do prostych grafik,
• WordPress – w takim stopniu byś umiała zapisać wpis na blogu jako szablon, dodać media do wpisu i dodać formularze zapisu na newsletter. Ja nauczyłabym się również jak personalizować motywy, aktualizować wtyczki, dodawać widgety. Dodatkowo nauczyłabym się również, jak obsługiwać sklep postawiony na woocommerce.
• media społecznościowe – jak zarządzać i obsługiwać media takie jak Facebook, Instagram, YouTube i LinkedIn,
• dodatkowo wyszukiwałabym nowe ciekawe narzędzia, które mogą ułatwić codzienną pracę.
  

Mam nawet taką listę ciekawych narzędzi, które proponuję Klientkom i to jest fajny efekt dodany do współpracy

Podsumowując

Jeśli chcesz działać głównie online, czy nawet lokalnie moim zdaniem podstawą jest:

• dobra organizacja,
• umiejętności asystenckie,
• wordpress,
• email marketing,
• media społecznościowe – bo to ludzie najczęściej chcą delegować.

Sprawdź wpis na blogu:

Jakie usługi oferować klientom w 2019 roku?

Pytanie 4. Czy muszę mieć swoją stronę www?

Pracując jako wirtualna asystentka działasz głównie online. Przez to, że jesteś wirtualną osobą, z którą Twój Klient może się nigdy nie spotkać na żywo musisz zbudować poziom zaufania w świecie online. Im bardziej będziesz rzeczywista w oczach swoich potencjalnych klientów, tym chętniej będą Cię oni zatrudniać.

Moim zdaniem jako wirtualna asystentka powinnaś mieć swoją stronę www. Najlepiej do tego jedno medium społecznościowe, które będzie aktualizowane co najmniej raz na kilka dni.

Uważam, że do tego, by zbudować sobie fajną bazę klientów nie ma innej możliwości niż to jak największe urzeczywistnienie się w świecie online. Czy to jest łatwe do zrobienia? Nie z dnia na dzień. Czy zaprocentuje w przyszłości? Oczywiście!

80% moich klientów przez pierwszy rok działalności przychodziło do mnie przez stronę internetową. Wygląd mojej strony był często czynnikiem przeważającym o decyzji o współpracy.

Pytanie 5. W jaki sposób się ogłaszać?

1. Załóż newsletter na swoją stronę – dodaj możliwość zapisu na różnych podstronach: stronie głównej, ofercie, kontakcie, o mnie. Postaraj się stworzyć tzw. lead magnet czyli materiał, który Twoi potencjalni klienci mieliby możliwość pobrać w zamian za zapis na newsletter. Wysyłaj do swoich subskrybentów newsletter 1x w miesiącu ze specjalnymi informacjami o twoich usługach, wydarzeniami, które mogą zainteresować Twoich potencjalnych Klientów, ciekawymi wpisami na blogu lub innymi przydatnymi informacjami.
2. Stwórz stronę www, która będzie Twoim portfolio i Twoim wirtualnym domem. Zadbaj o to, by strona była przyjazna dla użytkowników i przyciągająca dla potencjalnych Klientów.
3. Umieść swój podpis wraz z linkiem do strony w stopce wszystkich e-maili.
4. Skorzystaj z płatnej reklamy na Facebooku i LinkedIn – z odpowiednio sprecyzowaną grupą odbiorców.
5. Pomagaj i bierz czynny udział w rozmowach w mediach społecznościowych. (zawsze tam, gdzie jest Twój potencjalny klient) Pamiętaj o tym, by w profilu osobowym czy to na Facebooku, czy LinkedIn podać dane kontaktowe i adres swojej witryny.
6. Zwróć uwagę na różnego rodzaju lokalne wydarzenia dla przedsiębiorców w Twojej okolicy – wybierz jedno na które się udasz. Weź ze sobą wizytówki (jeśli masz) i rozdaj je podczas networkingu.
7. Stwórz listę swoich potencjalnych Klientów i spróbuj zbudować z nimi wartościową relację. Okaż zainteresowanie i wsparcie, a następnie po kilku tygodniach zaproponuj pomoc. (Pro tip* zauważ problemy, z jakimi boryka się Twój potencjalny klient, następnie opisz je, napisz w jaki sposób Ty możesz pomóc już dziś je rozwiązać i wyślij niezobowiązującego maila. Pamiętaj – to nie może być mail sprzedażowy, ani prezentacja Twojej oferty. To ma być takie przyjacielskie poinformowanie o tym, że w razie potrzeby możesz pomóc.)
8. Spróbuj skontaktować się z osobami, które chcą zatrudniać stacjonarne asystentki na pół lub mniej etatu. Zaproponuj podjęcie pracy w trybie zdalnym.
9. Skontaktuj się z lokalną agencją pracy i zaproponuj np. prowizję za podsyłanie klientów, którzy potrzebują asystentki na mniej niż pół etatu w trybie stacjonarnym. Jako WA możesz pracować np. jeden dzień w tygodniu w biurze klienta.
10. Zostań wolontariuszem w różnego rodzaju wydarzeniach organizowanych w Twoim mieście / społeczności. Kiedy poznasz więcej ludzi, Twoja sieć kontaktów naturalnie się rozrośnie. Ludzie kochają korzystać z usług osób, które mają dobre serce i bezinteresownie wspierają innych.

Pytanie 6. Czy powinnam pracować za darmo, by zbudować sobie portfolio?

Pytanie, które rodzi sporo kontrowersji, zarówno wśród początkujących jak i już doświadczonych wirtualnych asystentek.Podchodzę do tego tematu na dwa sposoby:

Praca za rekomendacje: umawiacie się na x godzin (np. 5) i częścią tej umowy są rekomendacje. Uważam, że dla osób, które zaczynają i nie mają jeszcze klientów taki układ jest bardzo fair. Ja ciągle od osób, którym zrobiłam kilka rzeczy za rekomendacje dostaję osoby z polecenia, więc to procentuje. Możesz w ten sposób pomóc 4-5 osobom. Wtedy 4-5 rekomendacji na stronie, to jest już dobry start.

Praca zupełnie za darmo: nie. Jeśli czujesz, że ktoś chce Cię wmiksować w układ, w którym “możesz sobie to dodać do portfolio” uciekaj. Lepiej wtedy usiąść sama ze sobą, zastanowić się, co chcesz zrobić, a następnie wykonać kilka przykładowych prac wg własnego pomysłu. Następnie możesz te prace umieścić u siebie na stronie w zakładce portfolio, czy przykładowe realizacje. I to wtedy też jest ok.

Pytanie 7. Jak powinnam rozmawiać z potencjalnym klientem?

Wiele osób nie wie jeszcze, kim do końca jest wirtualna asystentka i nie wie również, w jaki sposób ma z nią rozmawiać. Dlatego ważne jest to, abyś podczas rozmowy z potencjalnym klientem przejęła inicjatywę.

Klient będzie oczekiwał, że masz za sobą dziesiątki takich rozmów i doskonale wiesz, w jaki sposób przeprowadzić z nim wstępną rozmowę. Pamiętaj – gdy sama będziesz niepewnie czuła się prowadząc rozmowę – Twój klient to wyczuje i nie będzie miał do Ciebie zaufania.

Na temat wstępnej konsultacji napisałam cały artykuł na blogu, więc dziś zapraszam Cię do lektury:

Jak przeprowadzić wstępną konsultację?

Podsumowanie

Mam nadzieję, że pytania, na które odpowiedziałam były dla Ciebie wartościowe. Kolejną część pytań przygotuję dla Ciebie za tydzień. W międzyczasie zapraszam Cię do zakupu nagrania webinaru dla wirtualnych asystentek: przejdź do sklepu.

Zaciekawiła Cię możliwość pracy jako wirtualna asystentka? Nie wiesz, czy się do tego nadajesz? Dołącz do sekwencji mailowej dla osób, które zastanawiają się nad pracą wa i sprawdź już dziś, czy to jest praca dla Ciebie!