Porady na początek,  Zostań WA

Jak zacząć pracę jako wirtualna asystentka?

Jeśli szukasz informacji o tym, jak rozpocząć pracę jako wirtualna asystentka to świetnie! Przygotowałam dla Ciebie artykuł, w którym znajdziesz masę wskazówek i moich (mam nadzieję dla Ciebie wartościowych) rad.

Zanim jednak zaczniemy – jeśli trafiłaś tutaj przez przypadek i kompletnie nie wiesz kim jest WA i nigdy o takiej pracy nie slyszałaś – postaram się pokrótce wyjaśnić Ci kim jest wirtualna asystentka.

Wirtualna asystentka jest to asystentka, która pracuje zdalnie i na co dzień nie widzi się ze swoim szefem. Może zajmować się zadaniami typowo administracyjnymi lub innymi zadaniami, uzgodnionymi przez obie strony.

Samo pojęcie wirtualnej asystentki może kryć w sobie wiele różnych sposobów pracy, a ich wybór zależy od osobistych preferencji. I musisz uwierzyć mi, jeśli powiem Ci, że nie ma dwóch wirtualnych asystentek, które działają w dokładnie taki sam sposób.

Załóżmy, że tymi kilkoma zdaniami wstępu Cię zaciekawiłam, więc zapraszam Cię do dalszej lektury i przechodzimy do kolejnych informacji.

  • Facebook
  • Pinterest
  • LinkedIn

W jaki sposób możesz pracować wirtualna asystentka?

  • Wirtualna asystentka freelancer (jesteś sterem, żaglem i okrętem swojej działalności i sama szukasz dla siebie zleceń) tutaj praca nie różni się zbytnio od bycia freelancerem w każdej innej dziedzinie 🙂
  • Wirtualna asystentka associate (po polsku jest to chyba coś a’la podwykonawca) – pracujesz dla innej wirtualnej asystentki, która zleca Ci bezpośrednio zadania, biorąc za to część prowizji (zwykle uznaje się stosunek 80-20%), Ty nie musisz martwić się o zlecenia, ale możesz zarobić nieco mniej niż gdybyś sama aktywnie szukała swoich Klientów,
  • Praca w agencji wirtualnych asystentek – jesteś pracownikiem w firmie, która świadczy usługi wirtualnych asystentek i zarabiasz jak w “normalnej pracy” z tym wyjątkiem, że pracujesz zdalnie.
  • Praca zdalna za zgodą pracodawcy – czasem zdarza się, że pracodawcy zgadzają się na to, aby asystentka mogła pracować z domu, a do biura przychodzić np.raz w tygodniu. Myślę, że jest to fajna opcja, aczkolwiek na początku trzeba byłoby przedstawić sporo korzyści, które byłyby motorem napędowym do takiej zmiany.

Na pewno są jeszcze inne formy pracy jako wa, ale ja spotkałam się z tymi 4 więc nie będę tutaj nic więcej wymyślać i dopisywać, załóżmy, że te cztery opcje to jest i tak spory wybór 🙂

Jak zacząć?

Moim zdaniem zacząć możesz od wyboru swojej niszy / specjalizacji czyli od określenia co właściwie chcesz robić i dla kogo. Wiem, brzmi to strasznie nudno, ale uwierz mi – wcale tak nie jest. Wybór niszy pozwoli Ci zoptymalizować swoje działania w danej dziedzinie, lepiej skupić się na swoich potencjalnych Klientach i zbudować lepszy grunt pod wszystkie działania.

O co chodzi z tą niszą?

Jeśli jesteś na początku swojej asystenckiej drogi i nie masz (w ogóle) żadnego doświadczenia – proponuję Ci sztywno określić co i dla kogo chcesz robić. To bardzo pomoże Ci w dalszej nauce i szukaniu swoich pierwszych Klientów.

Odpowiedz sobie na pytania:

  • Kogo chcesz wspierać (freelancerów, blogerów, małe firmy, średnie firmy, korporacje)
  • Jakie branże chcesz wspierać (IT, nieruchomości, medyczną, mechaniczną, beauty, spożywczą, coachingową, biznesy online, marketing, prawniczą, turystyczną itp.)
  • Jakie działania chcesz wykonywać (np. obsługa klienta, research, wspieranie sprzedaży, ecommerce, media społecznościowe, opiekę nad blogiem, organizowanie eventów, czy wyjazdów służbowych, wsparcie małych firm jako ogólna asystentka)
  • Czego nie lubisz robić? (Ja np. Nie lubię wykonywać telefonów i notorycznie odmawiam potencjalnym Klientom ze względu na to, że trzeba często dzwonić) – Szczególnie wtedy, kiedy zaczynasz ważne jest to, aby postawić sobie granice: co jest akceptowalne przeze mnie do wykonania, a czego się nie podejmę. Jeśli ustalisz sobie takie granice – zapobiegniesz wypaleniu już na początku swojej działalności (nie ma nic gorszego niż praca dla siebie i robienie zadań, których się nie znosi).

Poniżej znajdziesz kilka pomysłów nisz, w których możesz się odnaleźć na początek:

  • Asystentka administracyjna – wykonywanie działań, które robią “normalne” stacjonarne asystentki (może być to połączone z przychodzeniem do biura kilka razy w miesiącu) czyli, odbieranie maili, telefonów, pilnowanie kalendarza, składanie zamówień, organizacja dokumentów, tworzenie raportów, organizowanie podróży służbowych i innych spraw
  • Asystentka social mediów – może być dla Ciebie fajną niszą jeśli znasz media społecznościowe i swobodnie się w nich obracasz, śledzisz trendy i potrafisz przewidzieć, co stanie się modne, umiesz wyszukać ciekawy kontent przed innymi i pokazać światu, że jest on wyjątkowy. Dodatkowo znasz narzędzia do obsługi social mediów, a także potrafisz tworzyć przyciągające i angażujące wpisy;
  • Asystentka bloga – polega głównie na pomocy w edycji i publikacji postów blogowych, przygotowywaniu grafik, obsługi cms (np. WordPress), a także odpowiedzi na komentarze i maile,
  • Pomoc w e-commerce – wsparcie sklepów internetowych np. dodawanie produktów do sklepu, a także obsługa klienta sklepu internetowego,
  • Wsparcie marketingowe – tworzenie stron lądowania, obsługa systemów mailingowych, przygotowywanie kampanii czy automatycznych sekwencji email, obsługa botów, pomoc w tworzeniu reklam,
  • Wsparcie sprzedaży – wyszukiwanie potencjalnych Klientów, którzy mogliby być zainteresowani ofertą Twojego Klienta czyli tzw prospecting, a następnie tworzenie baz Klientów na podstawie przeprowadzonych działań prospectingowych.
  • itp…

Nisz / specjalizacji do wyboru jest bardzo dużo i dobrze byłoby zastanowić się, która z nich będzie dla Ciebie najlepsza.

Jeśli ustaliłaś swoją niszę (nawet tak mniej więcej – to nie musi być od razu mega doprecyzowane) kolejnym krokiem będzie określenie – kto jest Twoim potencjalnym Klientem.

Idealny Klient

Umówmy się – jeśli założysz, że swoje usługi chcesz kierować do wszystkich – to w jaki sposób pozyskasz swoich Klientów? To trochę tak, jakbyś stała na chodniku przy ruchliwej ulicy z bannerem w ręku (nie Hulkiem 😉 i krzyczała: “pomogę Ci oszczędzić Twój czas! Jestem najlepszą wirtualną asystentką, Wybierz mnie, wybierz mnie!”. Jak możesz się domyślić – ludzie przechodzili obok Ciebie obojętnie, bo nikt nie będzie wiedział do kogo mówisz i w ogóle po co to robisz.

Ale jeśli spróbowałabyś np. Pójść na spotkanie networkingowe przedsiębiorców małych firm i wyglosiłabyś tam genialną elevator pitch (krótką, często minutową prezentację swojej osoby), która dotyka problemów Twoich potencjalnych Klientów i pokazuje im, że Ty jesteś świetnym rozwiązaniem tych problemów – zapewne przyciągnęłabyś do siebie osoby zainteresowane Twoimi usługami.

Pamiętaj jednak, że nie każdy Klient jest dla Ciebie i Ty też nie jesteś najlepszą opcją dla każdego Klienta. Z takim podejściem szybciej określisz to co powinnaś robić, dla kogo to robić, a także znajdziesz osoby, które Ci za to zapłacą.

Jak stworzyć profil idealnego Klienta?

Określ dane demograficzne (ile ma lat, gdzie mieszka, gdzie pracuje, ile zarabia itp.),

  • Określ dane psychologiczne (zachowania, preferencje, tożsamość, gdzie robi zakupy, na co wydaje, jak żyje)
  • Pomyśl jakie ma problemy (obserwuj media społecznościowe, różne fora, grupy i wyciągnij wnioski)
  • Zastanów się jak możesz mu pomóc.

Kiedy wykonasz to zadanie, będziesz już o krok bliżej do tego, aby zacząć pozyskiwać realnych Klientów z krwi i kości.

I tutaj przechodzimy do kolejnego etapu – masz już wybraną niszę, stworzyłaś profil idealnego Klienta pora zwrócić uwagę na Twoje umiejętności.

Co umiesz, a czego musisz się nauczyć?

Nie oszukujmy się – praca jako wirtualna asystentka to ciągły rozwój i nauka. Jest trochę tak jak na studiach, z tym, że to Ty wybierasz sobie tematy, które chcesz poznać, a zamiast zaliczeń i egzaminów masz Klientów, którzy Twoje umiejętności testują.

Dlatego zanim zaczniesz szukać pierwszych Klientów sprawdź, co już znasz, a czego mogłabyś (lub powinnaś) się nauczyć. Wybór narzędzi do pracy wirtualnej asystentki może się różnić w zależności od tego jaką niszę wybierzesz i kim będą Twoi potencjalni Klienci.

Można jednak założyć, że są narzędzia, które mogą Ci się przydać, bo korzysta z nich 80% asystentek. Są to na przykład:

  • Systemy do obsługi poczty i kalendarza Klientów: takie jak np. Thunderbird, Outlook, Gmail,
  • Narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami: Asana, Trello, Nozbe,
  • Pakiet MS Office lub na początek świetny będzie Libre Office, lub dokumenty od Google,
  • WordPress i jego wtyczki,
  • Systemy do E-mail marketingu np. MailerLite, Mailchimp czy Fresh Mail,
  • Narzędzia do obsługi kont w mediach społecznościowych Hootsuite. Buffer, Tweet Deck, Planoly, Tailwind, Chatfuel, Zapier
  • Narzędzia do tworzenia prostych grafik np. Canva, Photoshop (podstawy),
  • Narzędzie do śledzenia czasu pracy np. Toggl lub zwykły arkusz kalkulacyjny,

Oczywiście nie musisz uczyć się wszystkiego na raz (właściwie to zdecydowanie odradzam taki krok) – lepiej zacznij od jednego narzędzia, naucz się go w takim stopniu, abyś mogła go obsługiwać dla Klienta, kiedy opanujesz jedno narzędzie – przejdź do kolejnego – i tak dalej 🙂

Wiem, że nauka może być trudna i żmudna, ale jeśli chcesz oczarować swoich Klientów i zrobić na nich jak najlepsze wrażenie – Twoją kartą przetargową są wiedza i czas. Za moją radą zainwestuj w wiedzę – to zawsze popłaca 🙂

Jakie zadania możesz wykonywać w ramach działalności jako wirtualna asystentka?

Zadania, jakie możesz wykonywać jako wirtualna asystentka są bardzo różne – tak naprawdę zależą od tego, czego oczekuje od Ciebie Twój Klient. Jeśli jednak dopiero zaczynasz – warto na początku stworzyć sobie listę zadań, które możesz wykonać dla potencjalnych Klientów. Pamiętaj jednak, żeby zawsze uwzględnić te zadania, w których czujesz się pewnie i którym wiesz, że podołasz. Nie ma sensu w swojej ofercie wykazywać zadań, których nie potrafisz wykonać, tylko po to, żeby ładnie wyglądały – bo do niczego to nie prowadzi i możesz sobie tylko przez to narobić kłopotów. Pamiętaj więc – szczerze z ręką na sercu wypisz zadania, które możesz zrobić.

Poniżej przygotowałam listę zadań, które mogą być Twoją inspiracją:

  • Tworzenie, aktualizowanie baz danych.
  • Wprowadzanie danych.
  • Wyszukiwanie informacji w internecie i tworzenie raportów
  • Przepisywanie notatek.
  • Transkrypcja notatek, webinarów, podcastów.
  • Tworzenie i edycja wideo.
  • Obsluga Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, YouTube.
  • Tworzenie opisów w LinkedIn.
  • Zarządzanie grupą na Facebooku.
  • Zarządzanie grupą na LinkedIn.
  • Tworzenie i zarządzanie botem na Facebooku.
  • Odpowiadanie na komentarze.
  • Moderowanie grup/ forów.
  • Tworzenie stron lądowania, pop upów.
  • Obsługa narzędzi do email marketingu.
  • Tworzenie sekwencji mailingowych.
  • Tworzenie i edycja różnego rodzaju poradników i szablonów.
  • Organizacja imprez/ wydarzeń/ spotkań networkingowych.
  • Oczyszczenie i zarządzanie skrzynka pocztową.
  • Organizacja podróży służbowych.
  • Edytowanie wpisów na blogu.
  • Zarządzanie WordPressem.
  • Edytowanie stron www.
  • Graficzna obróbka dokumentów, ebooków, checklist.
  • Tworzenie prostych grafik, infografik.
  • Optymalizacja SEO wpisów blogowych.
  • Obsługa Klienta.
  • Dodawanie produktów do sklepów internetowych.
  • Pomoc w prowadzeniu webinarów.
  • Zarządzanie projektami.

I wiele, wiele innych. Jeśli chciałabyś się dowiedzieć jakie jeszcze inne usługi możesz zaproponować swoim Klientom – zapisz się tutaj i wyślę do Ciebie listę „101 usług, jakie możesz oferować jako wirtualna asystentka dla różnych grup docelowych”.

Najważniejsze jest, żeby każde z tych zadań dopasować do swojej niszy i grupy docelowej tak, aby Klient czuł, że jesteś osobą, jakiej poszukuje 🙂
No właśnie i tutaj przechodzimy do najważniejszego czynnika, czyli jak znależć tych Klientów, którzy będą chętnie płacić za Twoje usługi.

Jak szukać Klientów?

Na to pytanie najlepiej odpowiedzieć moim ulubionym zwrotem czyli – to zależy. Zależy od Twojej grupy docelowej i od tego gdzie faktycznie w sieci (i nie tylko) są Twoi potencjalni Klienci. Dlatego tak kluczową rolę pełni tutaj określenie profilu Twojego potencjalnego Klienta. Po to właśnie, abyś później mogła lepiej określić – gdzie go znaleźć.

Gdzie szukać Klientów kiedy dopiero co zaczynasz i nikogo jeszcze nie znasz?

  • Możesz zacząć od świata offline, zapytać znajomych lub znajomych znajomych, czy ktoś nie potrzebuje kilku godzin pomocy np. pakiet za zniżkę lub w zamian za referencje na Twoją stronę.
  • Możesz zgłosić się jako wolontariuszka do różnych inicjatyw społecznych i zaproponować swoją pomoc – fakt pewnie nie będzie to odpłatna praca, ale jeśli będziesz mogła zdobyć doświadczenie -dlaczego nie spróbować?
  • Jest to również fajna opcja, żeby przetestować w ogóle pomysł pracy jako wirtualna asystentka. Wiem, że teraz dużo mówi się o tym, żeby nie pracować za darmo, ale uwierz mi te kilka godzin, które poświęcisz na taką pracę – jeśli obierzesz dobrą strategię – zwrócą się kilkukrotnie;
  • Śledź swoje grupy docelowe w sieci, bądź tam, gdzie są Twoi potencjalni Klienci. Pomagaj rozwiązać problemy, podrzucaj cenne wskazówki. Możesz również zbierać różne zapytania, a następnie tworzyć wpisy na blogu. Pokazując krok po kroku jak dany problem rozwiązać, a następnie odsyłać ludzi do swoich artykułów.
  • Przyciągnij swoich Klientów czymś, czego nie ma konkurencja. Pokaż, że umiesz prowadzić ciekawe profile w mediach społecznościowych. Załóż swój newsletter i zbieraj dane swoich potencjalnych Klientów, następnie wysyłaj w newsletterze informacje o swoich usługach.
  • Rozbudzaj potrzeby swoich potencjalnych Klientów i pokazuj im, że potrzebują Twojej pomocy, nawet jeśli jeszcze o tym nie wiedzą 🙂
  • Testuj reklamy na Facebooku, Są one relatywnie tanie jeśli dobrze określisz swoją grupę docelową, a mogą naprawdę pomóc Ci znaleźć Klientów.
  • Bierz udział w rekrutacjach (coraz więcej osób szuka wirtualnych asystentek na Facebookowych grupach). Pamiętaj, żeby robić to z głową, a przede wszystkim czytać oferty ze zrozumieniem.
  • ZŁOTA MYŚL – Klienci nie przychodzą z dnia na dzień – pozyskiwanie Klientów to złożony proces i efekt Twoich wszystkich działań. Nie zadręczaj się, jeśli jeszcze nikogo nie przekonałaś do skorzystania z Twoich usług. Próbuj dalej – na pewno Ci się uda!

Konkurencja i badanie rynku

Dla potrzeb tego artykułu zakładam, że potencjał rynku dla pracy wirtualnej asystentki jest bardzo duży. (wiele osób wciąż nie wie, kim jest wirtualna asystentka) Praktycznie każda branża w Polsce może skorzystać na zatrudnieniu wirtualnej asystentki.

Konkurencja na rynku pracy wirtualnej asystentki jest relatywnie mała. Dodatkowo specjalizacji czy nisz do wyboru jest tak dużo, że naprawdę nie trzeba być dla siebie konkurencją.

Czego absolutnie NIE RÓB:

  • Nie rzucaj się na głęboką wodę z dnia na dzień – myśląc, że jakoś to będzie,
  • Zapomnij o spamie,
  • Nie oczerniaj konkurencji,
  • Wywyższanie się odłoż na bok,
  • Nie pisz nieskładnych maili,
  • Wyrzekaj się narzekania

I działaj! Pamiętaj nic się samo nie zrobi. Klienci nie będą pukać do Twych drzwi, jeśli nie wyjdziesz do nich pierwsza i nie pokażesz im, że istniejesz 🙂

Podsumowanie

Jak mogłaś zauważyć o pracy wirtualnej asystentki mogę mówić całymi dniami! Serio, masz czas? 🙂

Wirtualna asystentka to świetna praca, która daje mnóstwo możliwości, jednak nie jest to praca dla każdego. Początki bywają trudne, ale to jest specyfika pracy “na własny rachunek”.
Mimo początkowych trudności, jakie mogą Cię spotkać, (zdobycie pierwszych Klientów) każde kolejne zlecenie będzie dla Ciebie ogromną satysfakcją.

Poznasz ludzi, których nie miałbyś możliwości poznać w normalnej pracy. (bo mieszkacie w innym mieście, czy nawet kraju), a przede wszystkim masz nieskończone możliwości pracy nad różnego rodzaju zadaniami.

Jeśli dodatkowo cenisz sobie wolność pracy i wolność wyboru – wirtualna asystentka może być dla Ciebie strzałem w 10! I jeśli czujesz, że to coś dla Ciebie idź w to!

Pracuję jako wirtualna asystentka. Wdrażam w życie plany przedsiębiorczych Kobiet i pomagam osiągać ich zawodowe cele. Moja praca to nie tylko odhaczanie kolejnych zadań z listy. To przede wszystkim czynny udział w codziennym biznesie moich Klientek. Pokazuję, że praca wirtualnej asystentki może być fajnym sposobem na życie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Pin It on Pinterest

Share This