Pytania początkującej wirtualnej asystentki cz.2 Wszystko, co chciałabyś wiedzieć, ale boisz się zapytać.

Dziś pora na kolejny wpis z serii pytań o pracę wirtualnej asystentki. Codziennie dostaję pytania o moją pracę. Co zrobić na początku, jak działać potem, jak się rozwijać, czego unikać. Postanowiłam więc zebrać te najczęściej pojawiające się i utworzyć z nich serię postów na blogu.

Wiem, że na początku nie jest łatwo. Zaczynałam tak, jak Ty – od zera. O wielu rzeczach nie miałam pojęcia. Błądziłam i nie byłam pewna, czy droga, którą podążam jest właściwa. Nie będę Cię czarować, że zawsze jest łatwo, prosto i przyjemnie. Na początku może być Ci ciężko. Po to masz mnie – osobę, która tą drogę już przebyła i wie, jak Ci pomóc 🙂 Aby rozwiać choć część Twoich wątpliwości na blogu znalazł się nowy wpis w w nim odpowiedzi na pytania o pracę wirtualnej asystentki.

Zapraszam do lektury.

Pytanie 1. Chcę zostać WA, ale nie wiem, czy powinnam mieć swoją niszę? Czy muszę umieć wszystko?

Dobrze by było, gdybyś zdecydowała się na to, by zawęzić nieco obszar swoich usług lub branż, w których działasz. W ten sposób wybierasz sektor potencjalnego klienta i lepiej skupiasz się na przyciąganiu tych właściwych, idealnych klientów.

Jeśli zdecydujesz się świadczyć swoje usługi wszystkim (i Twoim celem będzie zarobić jak najwięcej) możesz wpaść w pułapkę nijakości. Jeśli Twoje usługi będą dla wszystkich, to będą dla nikogo, bo nie da się zadowolić wszystkich. Inaczej będziesz komunikować swoją ofertę prawnikom, a inaczej np. trenerom personalnym. Ponieważ każdej z tych osób zależy na innym prowadzeniu własnego biznesu i każda z tych osób ma inne cele do osiągnięcia. Dodatkowo nie będziesz wiedziała, jak masz się komunikować (czy to przez social media, czy przez stronę www), gdy będziesz musiała mówić do wszystkich.

Co zatem powinnaś zrobić?

• wybrać obszar zadań, którym chcesz się zajmować (usługi, które będziesz świadczyć),
• wybrać branże, dla których te usługi chcesz wykonywać (2-3 branże),
• przygotować profil swojego idealnego klienta.

Nie musisz umieć wszystkiego, wybierz te działania, w których jesteś dobra i udoskonalaj je tak, byś była w nich świetna. Wtedy ludzie będą Cię z tej strony kojarzyć.

*Wskazówka – jeśli chcesz zacząć działać na rynku lokalnym – wybierz ok. 5 usług i je prezentuj w ramach swojej działalności. Wtedy zaczniesz zapadać w pamięć. Dzięki tym kilku usługom klientom łatwiej będzie określić, czym się zajmujesz jako wirtualna asystentka.

Przeczytaj również: Od czego zacząć pracę jako wirtualna asystentka?

Pytanie 2. Dużo czytam o kryzysach WA w pracy…czy to faktycznie tak jest?

I tak i nie.

W zależności od tego, jak podchodzisz do swojej pracy możesz być bardziej lub mniej podatna na różnego rodzaju kryzysy. Trzeba przyznać, że praca wirtualnej asystentki nie jest dla każdego, ponieważ często trzeba przyznać się przed samą sobą do różnego rodzaju porażek.

Prowadzenie firmy samo w sobie również wiąże się z emocjonalnym bagażem, a praca w pojedynkę, w domu może przytłaczać.

Co jest często zapalnikiem kryzysów w pracy WA?

• przesyt mediów społecznościowych i porównywanie się z innymi
• odpadnięcie w rekrutacji dla klienta u którego chciałaś bardzo pracować,
• okresowy brak klientów,
• problemy w komunikacji z klientami,
• brak wsparcia bliskich,
• niespełnienie swoich oczekiwań na temat pracy zdalnej,
• brak snu i zła dieta.

Myślę, że ten problem jest dosyć powszechny w branży osób, które pracują zdalnie, jednak mało osób się do tego przyznaje i to nakręca taką spiralę.

Widzę, że dużo osób sobie świetnie radzi, bo pokazują to w mediach społecznościowych, a ja mam gorszy okres. Porównuję się z tymi osobami. Czuję się jeszcze gorzej. Zaczyna brakować wiary we własne umiejętności. Wizja i misja mojego biznesu gdzieś ulatuje. Chyba się do tego nie nadaję. Itd… (wiem o czym mówię, przeszłam przez to)

W takich chwilach najlepsze co możesz zrobić to powiedzieć sobie STOP. Zdiagnozować się, a potem odpocząć chwilę i nabrać nowej perspektywy.

Pamiętaj, że każdy jest w innej sytuacji życiowej i na innym etapie w swoim życiu. Nie porównuj cudzej wystawy do własnego zaplecza. (To zdanie przeczytałam kiedyś u Kamili Rowińskiej i bardzo zapadło mi w pamięć, pewnie dlatego, że to sama prawda.)

Pytanie 3. Ile czasu minie zanim znajdę pierwszego klienta?

Pozyskanie pierwszego klienta obrosło niemal legendami, ale co do zasady – to wszystko naprawdę zależy od Ciebie. Może być to miesiąc, mogą być trzy miesiące, mogą być dwa tygodnie. Nie ma reguły, jeśli chodzi o pierwsze współprace. I nie ma też sensu porównywać się z innymi.

Najczęstszym pytaniem, które słyszę na konsultacjach z osobami, które chcą zostać wirtualną asystentką to:

„Jak ty pozyskałaś swoich pierwszych klientów?”

I mimo tego, że zawsze odpowiadam na to pytanie, bo nie uważam, aby to był jakiś mega wielki sekret, to jednak opisanie dokładnej sytuacji nie jest konkretną wskazówką. Dlaczego?

Bo w ciągu ostatnich dwóch lat zmieniła się cała branża i sposoby, które działały 2-3 lata temu dziś mogą okazać się beznadziejne ? Albo co najmniej dziwne.

Dlatego bardzo ważne jest, byś miała zabezpieczenie finansowe na pierwsze miesiące i znała dobrze rynek, w który chcesz wkroczyć.

Na pozyskanie pierwszego klienta ma wpływ wiele czynników:

• czy znasz dobrze swoich potencjalnych klientów,
• czy wiesz, jakie zadania mogliby Ci oddelegować, bo mają konkretny problem,
• czy jesteś gotowa na to, by wyjść do ludzi i powiedzieć głośno, że jesteś wirtualną asystentką i możesz im pomóc,
• czy masz jakiekolwiek grono kontaktów, którym możesz przekazać informację o tym, że rozpoczynasz pracę jako wirtualna asystentka,
• czy stawiasz na to, by sama wyszukiwać potencjalnych klientów, czy będziesz odpowiadała na już pojawiające się zapytania o współpracę.

Moje wskazówki do tego, by jak najszybciej pozyskać pierwszego Klienta:

• spróbuj wśród obecnych kontaktów (ludzie, którzy już Cię znają, będą bardziej skłonni CI zaufać),
• pytaj znajomych, czy nie mają kogoś, komu taka pomoc byłaby potrzebna,
• wyjdź do małych firm w swoim mieście i zostaw im na siebie namiary – kiedy będą mogli z Tobą porozmawiać, skrócisz dystans i będziesz bardziej realna,
• w komunikacji online to Ty wyszukuj osoby, którym chcesz pomóc. Dzięki temu będziesz pierwszą wirtualną asystentką, która do tych osób dotrze i nie będziesz miała konkurencji.

Pytanie 4. Chcę zostać wirtualną asystentką. Czy powinnam od razu założyć firmę?

Jeśli dopiero zaczynasz, tzn. np. wczoraj postanowiłaś, że chcesz zostać wirtualną asystentką to nie rzucasz się z dnia na dzień na głęboką wodę. Małymi krokami budujesz podstawy po to, by móc założyć działalność.

Pamiętaj – jeśli zaczynasz prowadzić działalność gospodarczą przyjmujesz na siebie również obowiązek płacenia stałych kosztów firmy (np. zus, księgowa) niezależnie czy w danym miesiącu na to zarobiłaś, czy nie.  Dlatego ja zachęcam Cię do tego, by rozpocząć swoją przygodę z pracą zdalną „po godzinach”. Ja na początku postarałabym się pozyskać 2-3 stałych klientów. Mając już pewne stałe dochody, które pokryją moje koszty – dopiero wtedy zakładać firmę.

Pytanie 5. Co, jeśli zdecyduje się na świadczenie usług a nie wyrobię się z zadaniami w ustalonym pakiecie?

To pytanie otrzymuję bardzo często od osób, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę jako wirtualna asystentka. Co zrobić w takiej sytuacji:

• oferuj usługi, które umiesz wykonać – to jest podstawa. Nie podkładaj się w żadnym wypadku i nie oferuj usług, których nigdy nie robiłaś – to jest dla mnie oczywista oczywistość, choć dla własnego poczucia obowiązku muszę to napisać.

• mierz siły na zamiary – tak ustalaj współprace, byś ten czas do działania i do robienia zadań miała dostępny, bo Twoim klientom też zależy, by otrzymać zadania w wyznaczonym dla siebie czasie.

• testuj czas wykonania poszczególnych usług jeszcze zanim masz pierwszych klientów. Chcesz oferować research, zrób kilka research’y dla siebie. Sprawdź, ile czasu nad tym spędzasz. Chcesz oferować tworzenie newslettera? Załóż go dla siebie i policz, ile Ci to zajmie. Dodawanie postów na blogu? Dodaj jeden/dwa u siebie, by sprawdzić, ile może Ci to zająć.

• umów się z klientem na sprawdzenie czasu wykonania danego zadania po pierwszej części, np. masz stworzyć prezentację, ale nie wiesz, ile zrobisz w ciągu godziny, albo w ile wykonasz 40 slajdów. Ustal z Klientem, że po x czasu będziesz już wiedziała, ile Ci to zajmie i będziesz mogła przekalkulować ostateczną stawkę i czas pracy.

• przejdź na rozliczenie projektowe – nie zliczaj swojego czasu za godziny, tylko za cały projekt stałą kwotę niezależnie od czasu, jaki nad nim spędzisz. (Fajna opcja przy skalowaniu działalności wa).

Powyższe wskazówki to opcje zapobiegania sytuacji, w której się nie wyrobisz. Jeśli natomiast zdarzy Ci się już taka sytuacja jak najszybciej poinformuj o tym klienta. Daj znak od razu, jeśli coś się dzieje i zaproponuj rozwiązanie. I staraj się jak najszybciej zrobić te zadania. Jeśli opóźnienie wynikło z Twojej winy i mało ono negatywny skutek dla klienta – zaproponuj rekompensatę, by załagodzić sytuację.

Klient to też człowiek i zależy mu najpewniej na tym, by wszystko przebiegało sprawnie i dobrze. Myślę, że jeden błąd nie przekreśla współpracy. Natomiast ucz się na błędach i wyciągaj wnioski.

Pytanie 6. Jakie są miesięczne koszta utrzymania jednoosobowej działalności gospodarczej dla wirtualnej asystentki?

Działalność jako wirtualna asystentka sama w sobie nie generuje wielkich, miesięcznych kosztów. Do podstawowych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej należy doliczyć koszty oprogramowania czy narzędzi, jakie używasz w swojej codziennej pracy.

Przykład na podstawie moich średnich miesięcznych kosztów prowadzenia działalności:

• księgowość – 250 zł,
• ZUS – 610 zł,
• telefon + internet – 100 zł,
• wirtualna asystentka – 450 zł,
• programy, narzędzia płatne – 230 zł,
• Zdjęcia stockowe – 100 zł,
• Kursy/materiały edukacyjne ok 500 zł;

Nie wliczam tutaj (dla uproszczenia) wydatków, które robię raz w roku np. hosting, motyw do strony, fakturownia, ubezpieczenie itd. choć powinnam je doliczyć. Może napiszę o tym dłuższy post na blogu ?

Jak widzisz podstawą są opłaty za księgowość, ZUS i telefon + Internet i na początku nie będziesz potrzebowała nic więcej. Większość programów ma wersje darmowe, zdjęcia stockowe znajdziesz bezpłatnie w sieci, zakładam, że masz komputer/laptop i pracujesz w domu, a kursy i materiały edukacyjne to coś, w co Ty nie musisz w to inwestować co miesiąc. (Ja mam na takie wydatki budżet, więc z niego korzystam 😉

Na początek przygotuj się na ok. 1000 złotych kosztów + podatek dochodowy od zarobków (9,18 lub 19%) i VAT 23% jeśli chcesz być VAT-owcem. Najlepiej znajdź dobrą księgową, która wszystko Ci wytłumaczy, bo ja księgową nie jestem ?. Tak orientacyjnie mogę Ci tylko napisać, jak to wygląda u mnie.

Pytanie 7. Jaki program do wystawiania faktur polecasz?

Ja na początku, gdy tych faktur miałam zaledwie kilka w miesiącu, wystawiałam je dla klientek ręcznie w Excelu. Zrobiłam sobie fajny szablon, z którego korzystałam przez kilka miesięcy i który to całkiem dobrze spełniał swoją funkcję. Zawarłam w nim wszystkie niezbędne do faktury elementy.

Później, gdy tych faktur zrobiło się już więcej i nie chciało mi się tego robić „na piechotę” skorzystałam z Fakturowni. Z tego rozwiązania korzystam do dziś, bo uważam, że jest to skuteczny i łatwy program do fakturowania.

Bardzo cenię sobie to, że kiedy wystawiam takie same faktury moim klientkom co miesiąc, nie muszę ich wystawiać od zera – wystarczą dwa kliknięcia i robi się samo. Polecam, a jeśli chcesz zniżkę na Fakturownię to korzystając z mojego polecenia przy założeniu konta zgarniesz – 20% a mi system przedłuży ważność konta o kolejny miesiąc. Chcę zniżkę -20%.

Podsumowanie

Na dziś to już wszystko! Mam nadzieję, że odpowiedzi na te pytania są dla Ciebie wartościowe i rozwiały część Twoich wątpliwości dotyczących pracy jako wirtualna asystentka. Jeśli szukasz więcej podobnych treści, to zapraszam Cię do pierwszego postu z tego cyklu tutaj:

Pytania początkującej wirtualnej asystentki cz.1

A jeśli masz dodatkowe pytania o pracę wirtualnej asystentki – daj znać w komentarzu! Szykuję kolejne wpisy z tej serii na blogu.