Asana – program do zarządzania zadaniami.

Asana jest to narzędzie online (dostępne również jako aplikacja na smartphone) do zarządzania projektami (i zadaniami). To najlepszy sposób dla Ciebie (i Twojego zespołu) na śledzenie pracy i monitorowanie postępów. Asana to narzędzie, które w znaczny sposób usprawni Twoje biznesowe działania.

Często (właściwie zawsze) kiedy nawiązuję współpracę z nową Klientką ustalamy wspólnie w jakim narzędziu będziemy się komunikować. W 80% przypadków wybór pada na Asanę – narzędzie, dzięki któremu możemy sprawnie dzielić się zadaniami i mieć wszystko w jednym miejscu.

Dlaczego polecam korzystanie z Asany?

  • Nie musimy wysyłać dziesiątek maili, by ustalić różne kwestie.
  • Wszystkie pliki znajdują się w jednym miejscu.
  • Ograniczamy czas spędzany w skrzynce mailowej.
  • Możemy ustalić całe plany działań w jednym narzędziu.
  • Zakres zadań do wykonania jest jasny i każdy wie, za co odpowiada.

Co osiągniesz działając w Asanie?

Twoje działania biznesowe będą lepiej poukładane i będziesz mogła szybciej sprawdzić, czy zmierzasz w kierunku osiągnięcia swoich celów. Przenosząc listę zadań do Asany masz możliwość wyeliminowania większej ilości rozpraszaczy. Dzięki temu wszystkie Twoje zadania do zrobienia znajdą się w jednym miejscu. Wygodne, prawda? Dziś chciałam przygotowałam dla Ciebie kompleksowy poradnik jak opanować Asanę – byś mogła zacząć na niej działać już dziś!

Uwaga: Poniższy wpis został opracowany na podstawie wyzwania o Asanie, (które przeprowadziłam na początku 2018 roku) i mojego poradnika o Asanie, który pobrało ponad 300 osób! Całość uzupełniona jest najnowszymi screenami i uaktualnionymi informacjami.

Jak poruszać się po Asanie?

  • Facebook
  • Pinterest
  • LinkedIn

Panel górny: 

  • list – wyświetlanie zadań w formacie listy,
  • calendar – wyświetlanie zadań w formacie kalendarza,
  • files – pliki, które znajdują się w Asanie,
  • plus – przycisk, który służy do dodania działań (zadania, rozmowy, zespołu, projektu lub zaproszenia osoby).

Panel boczny:

  • home – strona główna,
  • my tasks – moje zadania lista, czyli lista zadań przypisana do konkretnego użytkownika, zarówno te, które zostały oddelegowane przez innych użytkowników, jak i te, które przypisałaś sobie.,
  • inbox – skrzynka odbiorcza,
  • portfolios – kontrola zadań dla twoich projektów i zespołów (w wersji pro).
  • Facebook
  • Pinterest
  • LinkedIn

Widok skrzynki odbiorczej – INBOX

Znajdziesz tutaj wszystkie powiadomienia od osób, z którymi współpracujesz nad zadaniami i projektami. W menu ustawienia możesz wybrać, jakie powiadomienia chcesz otrzymywać. Za każdym razem, gdy otrzymasz powiadomienie skrzynka odbiorcza zapali się na pomarańczowo.

  • Facebook
  • Pinterest
  • LinkedIn

Ustawienia – SETTINGS

Jeśli klikniesz w nazwę swojej organizacji, pojawi się wysuwany panel, w którym możesz zmienić wymagane ustawienia.

Jak dodać pierwsze zadanie?

Zadania można traktować jako osobne jednostki lub łączyć je w projekty. Aby dodać zadanie, wystarczy kliknąć w przycisk + w górnym panelu i wybrać task lub z panelu my tasks klikając w przycisk Czy rozpoczęcie takiej współpracy nie będzie zbyt trudne? albo klikając w puste zadanie.

  • Facebook
  • Pinterest
  • LinkedIn

Elementy składowe zadania:

  • task name: tytuł najlepiej jasno określony, opisujący jeden, konkretny problem do rozwiązania,
  • assign: przypisz do osoby (oddeleguj); do każdego zadania możesz przypisać osobę, która będzie odpowiadała za jego wykonanie. Aby dodać osobę do współpracy kliknij invite i wpisz adres mailowy osoby, z którą chcesz pracować. WAŻNE: każde zadanie możesz przypisać także sobie i pojawi się ono w twoich zadaniach do wykonania,
  • subtasks: dodaj podzadania; jeśli zadanie jest bardzo rozbudowane, można dodać do niego kolejne pod zadania do wykonania,
  • attachement: załączniki; możesz załączyć potrzebne pliki, dodatkowe materiały do zadania (z komputera, dropbox, google drive, one),
  • due date: dodaj datę i czas wykonania zadania;
  • description: opis zadania (szczegóły zadania, instrukcje pracy, wskazówki),
  • add followers: dodaj osoby obserwujące zadanie (będą one mogły śledzić proces wykonania zadania).

To nie wszystko… dodatkowe funkcje dostępne podczas budowania zadania dostępne są w rozwijalnym menu (…)

  • Facebook
  • Pinterest
  • LinkedIn

Funkcje dodatkowe

  • delete task: usuń zadanie,
  • delete selected subtask: usuń wybrane pod zadanie,
  • copy task: skopiuj zadanie,
  • make public: to dostęp publiczny,
  • copy task url: skopiuj adres zadania,
  • merge duplicate tasks: scal zadania,
  • convert to a project: przekształć zadanie w projekt,
  • print: drukuj,
  • fullscreen: pełny ekran.

Jak stworzyć pierwszy projekt?

Dodałaś już kilka pierwszych zadań?

Świetnie! Następnym krokiem jest stworzenie 1-wszego projektu. Aby dodać nowy projekt, wystarczy kliknąć w + w górnym menu. Tam rozwinie się kilka opcji do wyboru, kliknij PROJECT. Sprawdź okienko, które pojawi się w celu utworzenia nowego projektu. Poniżej tego screeena wytłumaczyłam Ci wszystkie składowe projektu.

  • Facebook
  • Pinterest
  • LinkedIn

Nowy projekt:

  • blank template: wybierz pusty szablon lub szablon wersji premium,
  • project name: nazwa projektu ,
  • team: zespół; określ, w jakim zespole chcesz utworzyć projekt,
  • description: opis; w kilku zdaniach opisz projekt, jego cel, realizację,
  • layout: wybierz układ możesz wybrać układ w formie listy lub w formie tablicy,
  • privacy: widoczność projektu; możesz wybrać, czy chcesz, aby projekt był widoczny tylko dla Ciebie, czy widoczny dla wszystkich osób w Twoim zespole,
  • po uzupełnieniu wszystkich danych kliknij w create project, aby stworzyć projekt,
  • kolejnym krokiem będzie dodanie zadań do projektu,
  • możesz wykonać to na dwa sposoby: poprzez add task (tak jak w przypadku dodania pojedynczego zadania) lub możesz przypisać już istniejące zadania do konkretnego projektu za pomocą: add to project w menu zadania.
  • Facebook
  • Pinterest
  • LinkedIn

Jak zaplanować swój dzień w Asanie?

Zamiast zaczynać swój dzień od zastanawiania się, co właściwie masz zrobić i jakie zadania wykonać przede wszystkim poświęć chwilę czasu i zaplanuj swój dzień w Asanie.

Zacznij dzień od ustalenia swoich priorytetów:

  • wybierz zadania, które są dla Ciebie najważniejsze do wykonania,
  • nie planuj, że zdążysz zrobić wszystkie zapisane zadania. Już sam widok całej listy zadań do wykonania będzie budził w Tobie niechęć,
  • wybierz od 3-5 zadań ze swojej listy do zrobienia, a będziesz miała więcej pewności, że szybciej i sprawniej je wykonasz, (W końcu lepiej myśleć o 5 zadaniach niż o 15, prawda?)
  • zawsze planuj ok 60% swojego czasu pracy, resztę zostaw na nieprzewidziane zdarzenia losowe, które na pewno się wydarzą! Dzięki takiemu podejściu unikniesz stresów, że możesz z czymś nie zdążyć.

Wykorzystaj skróty klawiszowe i posegreguj zadania w folderze my tasks.
(kliknij zadanie, jakie chcesz posegregować, a następnie wybierz):

  • na dzisiaj Today (TabY),
  • nadchodzące Upcoming (TabU),
  • na później Later (TabL),

Skróty klawiszowe

  • Facebook
  • Pinterest
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Pinterest
  • LinkedIn

Dodatkowe wskazówki

Zachęcam Cię do codziennego przeglądania zadań, dodawania kolejnych i grupowania ich. W ten sposób zawsze będziesz wiedziała, co w danym dniu powinnaś wykonać i co jest najważniejsze. Dlatego dzięki przeniesieniu listy zadań do Asany możesz zaoszczędzić swój czas. Wszystko znajdziesz w jednym miejscu. Użyj podglądu kalendarza, aby sprawdzić rozłożenie Twoich zadań w czasie.

Przesyłaj swoje maile prosto do Asany używając x@mail.asana.com a automatycznie utworzysz zadanie z treści maila. Jeśli używasz Chrome, przede wszystkim zainstaluj rozszerzenie Toggl i przypnij do niego Asanę. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz mogła śledzić czas swojej pracy prosto z aplikacji.

Projekty dla małego biznesu, które możesz utworzyć w Asanie

  1. Mój tydzień: tutaj możesz wrzucać zadania, które masz do zrobienia w ciągu tygodnia. Stworzyć sobie główną, tygodniową listę i na niej pracować na co dzień.
  2. Plan roczny: w którym ustawisz swoje cele na najbliższy rok, następnie rozbijesz na cele kwartalne i miesięczne. Możesz zapisywać tam również swoje pomysły i inspiracje. To również dobry projekt do tego, by śledzić i podsumowywać swoje działania.
  3. Organizacja biznesu: to wszystkie procesy i odpowiednie dla nich procedury. Wszystko to, co dzieje się w Twojej firmie spisane i poukładane w odpowiedni sposób. Cała instrukcja tego, jak działa Twoja firma.
  4. Usługi: w tym projekcie znajdują się opisy wszystkich usług, które masz w swojej ofercie. Dokładnie opisane, w jaki sposób wykonujesz poszczególne z nich.
  5. Obecni klienci: tutaj możesz umieścić informacje o wszystkich swoich obecnych klientach. Tak, byś miała wszystko w jednym miejscu.
  6. Launch produktów: plan marketingowy do promocji swoich produktów. To będzie świetny pomysł na to, by rozpisać sobie krok po kroku kampanię sprzedażową produktów.
  7. Kalendarz publikacji treści: miejsce, w którym zaplanujesz swoje treści na bloga, newsletter i media społecznościowe.
  8. Ścieżki zapisu na newsletter: jeśli na swojej stronie prowadzisz newsletter, masz różne ścieżki zapisu, prezenty i sekwencje email, to w tym projekcie możesz ułożyć sobie wszystko w jedną spójną całość.
  9. Zespół: tablica, którą możesz dzielić ze swoim zespołem wykonawców np. wirtualną asystentką.

Dodatkowe projekty, które możesz stworzyć w Asanie:

  • planowanie eventów,
  • porządek spotkań,
  • rekrutacja,
  • projekty przed Świętami (np. praca przed Wielkanocą, Bożym Narodzeniem, zakończenie roku),
  • koniec miesiąca,
  • wiedza, baza materiałów,
  • tablica inspiracji,
  • szkolenia i wiele innych.

Lista aplikacji integralnych z Asaną

Asana jest programem, który można zintegrować z innymi narzędziami. Dzięki temu możesz w jeszcze lepszy sposób zorganizować swoje działania i dzień pracy. Poniżej znajdziesz listę aplikacji, które możesz zintegrować z Asaną. Oczywiście opcji integracji jest o wiele więcej. Ja wybrałam takie z nich, które mogą być przydatne w małym biznesie 😉

Śledzenie czasu pracy:

  • Toggl: połącz Toggl z Asaną przez integrację w Google Chrome. Zainstaluj Rozszerzenie Toggl i udziel zezwolenia na dostęp w Asanie. Zacznij od darmowego założenia konta w Toggl.
  • Harvest: wbudowana w Asanę aplikacja do śledzenia czasu pracy. Przydatna dla freelancerów. Wystarczy włączyć Harvest w opcjach Asany, a następnie założyć darmowe konto na stronce i gotowe!
  • HourStack: zarządzaj czasem, który spędzasz w Asanie. Zaplanuj swój dzień w blokach czasowych i rozplanuj zużycie czasu na konkretne zadania do wykonania.

Komunikacja:

  • Slack: narządzie do komunikacji w zespole (w czasie rzeczywistym) dzięki integracji z Asaną już z poziomu komunikacji w Slack można m.in. tworzyć nowe zadania, komentować je, czy oznaczać jako wykonane. Wystarczy założyć bezpłatne konto i potwierdzić jego autentyczność. Potem możesz korzystać ze Slack z Asaną.
  • OnBoardify: aplikacja, dzięki której możesz zorganizować lepszą obsługę klienta. Możesz połączyć ją np. z Gmail lub Outlookiem, a następnie zezwolić Asanie na integrację. Kiedy klienci wysyłają maile, rozpoczynają czaty, tworzą bilety obsługi klienta, lub po prostu proszą o wsparcie OnBoardify za każdym razem automatycznie utworzy zadanie do wykonania w Asanie z wszystkimi niezbędnymi informacjami.

Formularze: 

  • Google Forms: kiedy połączysz Google formularze z Asaną, wszystkie informacje, jakie uzbierasz z łatwością będzie można zmienić w kolejne zadania lub kroki do wykonania.
  • JotForm: za każdym razem, kiedy formularz zostanie zatwierdzony powstanie zadanie do wykonania w Asanie. Zarejestrować w JotForm można się za darmo. Aby zintegrować konto z Asaną, w ustawieniach JotForm należy poszukać integracje, a następnie Asana i skonfigurować konto.

Integracja z innymi narzędziami:

  • Zapier :jest to rodzaj narzędzia, które pozwala na integracje wielu innych aplikacji /narzędzi bez umiejętności pisania kodów. Zapier działa jak wirtualny klej, który skleja ze sobą różne inne narzędzia, wspomaga automatyzację i pomaga zaoszczędzić cenny czas dlatego utwórz bezpłatne konto, a następnie dodaj Asanę do używanych narzędzi. Wszystkie opcje integracji Asany z innymi aplikacjami pokażą się automatycznie.

Tworzenie raportów:

  • Google Sheets: dzięki Google Arkusze możesz tworzyć szczegółowe raporty z zadań lub projektów wykonanych w Asanie. Z kokpitu w Asanie możesz kliknąć otwórz projekt w Google formularze, a następnie zacząć analizować utworzony raport.

Inne:

  • Zendesk: aplikacja do wsparcia obsługi klienta. Połączyć ją z Asaną możesz za pomocą Zapier. Dzięki integracji za każdym razem, gdy w Zendesk stworzony ticket obsługi klienta Asana utworzy nowe zadanie do wykonania.
  • Evernote: automatycznie tworzy nowe zadanie z notatek lub tworzy projekty z zeszytów notatek. Evernote z Asaną można połączyć za pomocą Zapier.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że po lekturze tego wpisu zaczniesz z powodzeniem używać Asany w swoim małym biznesie. Gorąco Cię do tego zachęcam. Dzięki Asanie będziesz mogła uporządkować i usprawnić swoje działania, a do tego wszystko znajdziesz pod ręką (czy to z poziomu aplikacji w telefonie, czy ze strony www).

Powodzenia i koniecznie daj mi znać, czy używasz już Asany w swoim biznesie!

Kasia

Pracuję jako wirtualna asystentka. Wdrażam w życie plany przedsiębiorczych Kobiet i pomagam osiągać ich zawodowe cele. Moja praca to nie tylko odhaczanie kolejnych zadań z listy. To przede wszystkim czynny udział w codziennym biznesie moich Klientek. Pokazuję, że praca wirtualnej asystentki może być fajnym sposobem na życie.

2 komentarze

  • Ela Zielińska

    Hej Kasiu!

    Świetny wpis. Dużo wartościowej wiedzy, która na pewno przyda się osobom, które zaczynają swoją przygodę z Asaną. U mnie w zespole ta aplikacja działa od samego początku, nie wyobrażam sobie bez niej pracy. Korzystam z niej zarówno na komputerze, jak i na telefonie. Zapisuję w niej na bieżąco wszystkie pomysły, stosując strukturę stworzoną po poznaniu metodologii Getting Things Done. Serdecznie polecam tą książkę każdej WA 🙂
    Trzymaj się ciepło! 🙂
    Ela

    • Kasia

      Hej Ela, dzięki za komentarz 🙂 Również uważam, że Asana jest po prostu bardzo przydatna i poręczna na co dzień, a książka GTD jest w moim stosiku wstydu. Chyba w końcu pora się za nią wziąć 😉 pozdrawiam

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Pin It on Pinterest

Share This