Zapraszam Cię do nowego cyklu i serii case study współpraca z … Często dostaję pytania o współpracę z konkretnymi branżami, dlatego postanowiłam przybliżyć tutaj nieco formułę współprac z Klientkami. Przedstawię Ci, co robię dla Klientek z różnych branż i jak pomagam im rozwijać ich biznesy.
Klientka
Lubię współpracę z blogerkami z kilku powodów. Po pierwsze dlatego, że sama lubię blogosferę i obserwuję co się z nią dzieje już kilka lat. Po drugie dziewczyny, z którymi mam okazję współpracować bardzo ciężko pracują, szanują czas innych i są naprawdę świetne w tym, co robią. Dodatkowo oczywiście lubię WordPressa, a na nim w większości opiera się taka współpraca.
Moja Blogerka szukała wirtualnej asystentki, która opanowałaby by jej WordPressa i system mailingowy, a także odciążyła w codziennych zadaniach. Jej lista zadań ciągle rosła, ale to te zadania wiecznie odkładane na „później” nie dawały jej spać. Właśnie dlatego postanowiła poszukać pomocy.
Co wchodziło w zakres moich obowiązków?
Audyt techniczny strony – sprawdziłam wszystkie strony (nie wpisy) pod kątem nawigacji i łatwości znalezienia informacji, sprawdziłam linki, usunęłam niepotrzebne już strony, które gdzieś „wisiały”, utworzyłam przekierowania dla usuniętych stron, aby zapobiec błędom 404.
Drobne zmiany na stronie – dodałam kilka nowych tekstów, zmieniłam zdjęci, podmieniłam linki, osadziłam formularz zapisu na newsletter, zmieniłam menu i widgety.
Opisanie zdjęć – i tutaj była to już dłuższa i bardziej mozolna praca – czyli dopasowanie zdjęć pod SEO. Dodatkowo zoptymalizowałam zdjęcia, aby zmniejszyć ich ciężar na stronie.
Przegląd, aktualizacja i sprawdzenie wtyczek – sprawdziłam, które wtyczki są już nie potrzebne, które można wyłączyć, co można zamienić i podałam listę wtyczek, które można było zainstalować.
Przegląd wpisów i linków we wpisach – sprawdziłam które z linków nie działają, dodałam linki do wpisów z uzupełnieniem danego tematu, a także sporządziłam listę artykułów, które można by było zaktualizować o nowe informacje.
Założenie konta w nowym systemie mailingowym – przeniosłam bazę danych ze starego systemu, ustawiłam grupy subskrybentów, stworzyłam formularze zapisu na newsletter (do osadzenia na stronie), a także automatyczną ścieżkę dla subskrybentów po zapisie na newsletter.
Jak Blogerka skorzystała na mojej pracy?
Zrobiłam zadania, które nad nią „wisiały” i blokowały ją przed dalszą pracą. Wiele osób ma takie właśnie zadania na liście do zrobienia „kiedyś”. Często jest tak, że są one taką blokadą, która skutecznie powstrzymuje przed kolejnym krokiem. Tak było tym razem, dlatego dzięki mojej pracy Blogerka mogła zacząć nowe projekty ze spokojną głową.
Odciążyłam od zadań technicznych, które ją przerażały. Dzięki mojemu zamiłowaniu do zadań technicznych z przyjemnością wykonałam te, które były dla mojej Klientki wielkimi żabami niemal nie do przełknięcia.
Przeszkoliłam moją Klientkę z obsługi systemu mailingowego tak, aby mogła z niego swobodnie korzystać, czyli np. wysyłać newsletter, tworzyć automatyzacje, formularze zapisu itp. .
Dzięki mojej pracy Klientka miała więcej czasu na swoją główną działalność czyli pisanie wartościowych artykułów, budowanie swojej społeczności w mediach społecznościowych. Jeśli działasz w internecie to z pewnością wiesz, jak ciężko trzeba pracować, aby przyciągnąć do siebie ludzi na dłużej. Dlatego tak bardzo ważne jest aby skupiać się na zadaniach i projektach , które na prawdę są w stanie przybliżyć Cię do osiągnięcia zamierzonych celów.
Podsumowanie
Powyższe case study doskonale pokazuje, jak wiele zadań Blogerka może oddelegować wirtualnej asystentce. Prawdę mówiąc może to być cała techniczna część prowadzenia bloga, czy ogólnie techniczna część prowadzenia biznesu. Spotykam na swojej drodze sporo osób, które potrzebują dziennej pomocy drugiej osoby, ogarnienia zadań, a czasem życia, aby nie musiały wszystkiego robić same. Jest to bardzo fajne podejście, dzięki któremu można lepiej wykorzystać swój czas pracy, skupić się na tym, co najważniejsze, a dodatkowo mieć przy sobie drugą osobę do pomocy.
Przecież w życiu nie jesteśmy skazani na samotność, więc dlaczego skazywać się na nią prowadząc swój biznes?
Statystycznie rzecz ujmując 8 na 10 małych biznesów, z którymi mam do czynienia używa MailerLite do email marketingu. Dwa pozostałe biznesy korzystają z innych narzędzi. Często ten stosunek rozkłada się tak, że jeden z nich używa bezpłatnego MailChimp, a kolejny korzysta z całkiem płatnych już rozwiązań takich jak: Get Response, FreshMail czy Active Campaign. Ja sama jestem zapisana na kilkanaście newsletterów obserwuję, że większość osób wybiera właśnie MailerLite.
Wcale im się nie dziwię, bo sama również z niego korzystam. Program jest bezpłatny do 1000 aktywnych subskrybentów, ma pełną funkcjonalność, do tego tworzenie automatyzacji i stron lądowania. Czego chcieć więcej? (Oczywiście od czasu do czasu zdarzają się jakiś błędy i coś się z nim dzieje, ale i tak suma summarum za tą cenę – 0zł – jest genialny.)
No właśnie, kiedy wszyscy korzystamy z jednego narzędzia – mogłoby się wydawać, że każdy, kto MailerLite używa zna go co najmniej dobrze i nieźle radzi sobie z jego obsługą. Ja jednak wciąż dostaję sporo wiadomości i zapytań o kwestie techniczne od użytkowników tego narzędzia, więc chyba to nie do końca tak jest.
Cóż – specjalistką od strategii nie jestem, więc nie stworzę Ci kampanii (strategicznie) i nie przygotuję treści – ale jeśli chodzi o kwestie techniczne i ich ogarnięcie – mogę śmiało powiedzieć, że jestem ekspertką. Dlatego też przygotowałam ten wpis, aby pokazać Ci 10 ciekawych opcji, z których możesz korzystać w MailerLite.
1. Jak stworzyć główny motyw wyglądu Twoich maili?
Możesz spersonalizować wygląd całego ogólnego motywu w Mailerlite. Nie będziesz musiała więc za każdym razem od nowa zmieniać wszystkich ustawień, a maile będą do siebie podobne i spójne. Jeśli chodzi mi o te ustawienia – mam na myśli – zmianę koloru nagłówka, lub dodanie logo, zmianę fontów i kolorów w tekście i w nagłówkach, zmianę koloru tła, zmianę danych formowych w stopce itp.
Jest to opcja, która pomaga zaoszczędzić sporo czasu i jeśli chociaż raz zmieniałaś pod siebie czcionki, kolory, przyciski i inne ustawienia – dokładnie wiesz o czym mówię! (Często takie działania zajmują więcej czasu niż rzeczywiste napisanie treści pod newsletter!)
Jak zmienić motyw?
Po pierwsze musisz utworzyć nową kampanię (kampanię czyli mail do wysyłki dla subskrybentów). Następnie podczas edytowania treści maila w kreatorze treści (krok 2) kliknij DESIGN –> style szablonów –> własne style. W tym właśnie miejscu możesz zmienić ustawienia ogólne motywu takie jak: tło, nagłówek, treść maila, stopkę i przycisk.
Jeśli chcesz wybrać już wcześniej przygotowany szablon (taki gotowy od MailerLite) – możesz wybrać gotowy motyw klikając w style szablonów np. taki świąteczny jak ten poniżej.
Domyślny styl maila jest ustawiony w tonacji zielonej (jak logo MailerLite) – ale to nie znaczy, że i Ty musisz takiego używać. Wyróżnij się na tle konkurencji i poświęć chwilę czasu na personalizację.
2. Jak dodać zakładkę zapis na newsletter z poziomu Facebooka?
Aby to zrobić wystarczy kilka kliknięć – jest jednak jeden warunek – Twój profil na Facebooku musi mieć przynajmniej 2000 fanów. Inaczej po prostu wyskoczy Ci błąd i nie będziesz mogła tego zrobić (wiem, bo próbowałam :))
Jak dodać taką zakładkę?
Stwórz formularz zapisu – może być on w formie strony lądowania lub formularza do osadzenia na stronie (nie ma opcji okienka pop-up), tworzysz go dokładnie w taki sam sposób jak gdybyś chciała go osadzić na swojej stronie.
Połącz MailerLite z Facebookiem za pomocą integracji (opcja w MailerLite). Następnie wybierz profil, do którego chcesz dodać wcześniej przygotowany formularz zapisu i zapisz swoje ustawienia. Powinno wyglądać to jak poniżej:
Oczywiście u mnie to nie zadziała (bo do 2tys. Fanów jeszcze mi daleko) – ale możesz mi pomóc klikając TUTAJ i polubić mój profil. Będę miała więcej motywacji do tworzenia ciekawych dla Ciebie treści. Jak ta opcja wygląda w praktyce? Zerknij poniżej: Uważam, że jest to bardzo fajna opcja i trochę szkoda, że jeszcze nie mogę jej wypróbować. Ale jeśli Ty masz już ponad 2 tys. fanów – spróbuj dodać formularz zapisu i daj mi znać, jak u Ciebie działa! Plus takiego rozwiązania? Osoba, która chce pozostać z Tobą w kontakcie będzie miała możliwość zapisu już z poziomu Facebooka.
3. Jak użyć wcześniej przygotowanego szablonu emalii do wysyłki kolejnych newsletterów?
Twoim szablonem może zostać dowolnie wykonany newsletter, który został przez Ciebie w przeszłości wysłany.
Polecam Ci wykonanie kilku szablonów maili (czyli kilku newsletterów), które później będziesz mogła od razu wykorzystać. Dzięki takiemu podejściu oszczędzisz swój czas i będziesz mogła skupić się na dopracowaniu treści swojego newslettera.
Poprzednie szablony maili znajdziesz w opcji – wybierz szablon przy ustawianiu nowej kampanii (krok 2). W ten sposób będziesz mogła wybrać dowolny układ maila, który stworzyłaś w przeszłości.
Dodatkowo możesz wybrać również te układy, które stworzyłaś i ustawiłaś w ramach automatyzacji. Dzięki takiemu zabiegowi po pierwsze oszczędzisz swój czas. Po drugie będziesz mogła bez problemu utrzymać spójność swojej marki i przekazów, jakie wysyłasz światu ?
4. Jak pokazać/ukryć pop-up na stronie?
Specjaliści od marketingu mówią, że pop-up czyli wyskakujące okienko na stronie może być czasem denerwujące. Jeśli jest wykonane agresywnie (rażące kolory, pojawianie się od razu po załadowaniu strony) może wręcz wkurzać czytelników i odstraszać. Kiedy jednak jest ustawione w fajny sposób – jest duże prawdopodobieństwo, że będzie Ci zbierać subskrybentów i powiększać bazę mailingową.
Załóżmy, że wykonałaś fajne okienko lub stworzyłaś kilka pop-ów, które mają za zadanie wyświetlać się w różnym czasie na konkretnych podstronach i o określonej częstotliwości.
Jak zmienić ustawienia wyświetlania pop-up?
Przy ustawieniach pop-up klikasz opcję zachowanie i wśród podanych opcji wybierasz te z nich, które Cię interesują. Możesz wybrać czynniki takie jak:
tryb (po jakim czasie pop-up ma „wyskoczyć”),
częstotliwość (jak często ma pokazać się temu samemu użytkownikowi),
widoczność (gdzie i w jakich miejscach ma być widoczny).
Dostosuj pop-up do potrzeb swoich odbiorców, a na pewno przyniesie Ci on więcej zadowolonych użytkowników i czytelników Twojej strony lub bloga.
5. Jak ponownie wysłać wiadomość do osób, które nie otworzyły Twojego maila?
Czasem jest, że chcesz poinformować subskrybentów o nowej ofercie, limitowanej edycji Twoich produktów, czy np. zaprosić na live i zależy Ci, aby jak największa liczna odbiorców zobaczyła Twoją wiadomość. Jeśli chcesz ponownie wysłać wiadomość do osób, które z jakiegoś powodu nie otworzyły Twojego poprzedniego maila (z ważną informacją w środku) – możesz skorzystać z dwóch opcji. Dzisiaj omówię jedną z nich. Na etapie planowania wysyłki maila możesz ustawić tryb auto resend – czyli kampanię z powtórzeniem (powtórny mail zostaje wysłany do osób, które nie otworzyły pierwszej wiadomości w określonym czasie, lub nie kliknęły w link). Następnie możesz wybrać jedną z trzech dostępnych opcji powtórzenia:
zmiana tytułu drugiej wiadomości (cała treść emaila pozostaje taka sama a zmieni się tylko tytuł),
zmiana tytułu maila + dodanie osobistej wiadomości (w takiej opcji zmieniasz tytuł plus dodajesz dodatkową treść, która zostanie nadpisana do oryginalnej treści newslettera)
całkowita zmiana drugiego maila (będziesz miała możliwość zmiany tytułu i treści drugiego maila).
W tej kampanii możesz ustawić dwie opcje powtórzenia wysyłki drugiego maila. W zależności od Twoich preferencji mogą to być:
brak otwarcia maila,
brak reakcji, czyli brak kliknięcia w link.
6. Jak w prosty sposób osadzić formularz na stronie?
Od jakiegoś czasu MailerLite zaproponował nam dwa kody do skopiowania na stronie. Jeden – główny należy wkleić do sekcji header na każdej podstronie, a kolejny krótszy kod (konkretny formularz) osadzić w dowolnym miejscu na stronie.
Kiedyś opcja była batdzo łatwa – wystarczyło skopiować kod z MailerLite i wkleić do WordPressa (mówię tu o motywach z funkcją drag and drop takich jak np. Divi, Themify, lub wtyczkach Elementor czy Page Builder) dodając sekcję kod w żądane miejsce. (Można to zrobić również za pomocą specjalnej wtyczki.)
Obecnie, aby kod formularza zadziałał najpierw trzeba wkleić główny kod MailerLite – możesz użyć do tego wtyczki np. Header Footer Code Manager.
Jest ona bardzo prosta w obsłudze (nawet jeśli jesteś kompletnym lakiem) wystarczy dodać:
nazwę kodu (snippet name),
widoczność na stronie (site display),
lokalizację kodu (location),
widoczność na urządzeniach (device display),
status (status),
wkleić kod (snippet/code), kliknąć zapisz i gotowe! 3 minuty pracy ? Polecam tą wtyczkę również do zainstalowania Pixela Facebooka.
7. Testy A/B kampanii mailingowej
Lubisz testować rozwiązania, które sprawią, że będziesz mogła lepiej dotrzeć do swojej grupy docelowej? Chciałabyś sprawdzić, który z wysłanych przez Ciebie tytułów newsletter będzie się lepiej klikał i otwierał? Wszystkim nam zależy na tym, aby treści, które przygotujemy trafiły do jak największego grona odbiorców, prawda?
Aby przetestować takie rozwiązanie – możesz utworzyć kampanię A/B i rozdzielić swoich odbiorców. Grupie testowej wysłać zmienione maile, odczekać, a następnie do pozostałych subskrybentów wysłać email o bardziej przyciągającym tytule lub treści.
W trybie kampanii A/B możesz przetestować:
temat maila (oba tematy będą się różniły, ale treść pozostanie taka sama),
nazwę nadawcy (zmieniasz nazwę nadawcy maila),
treść maila (jeśli chcesz sprawdzić, który Twój tekst będzie lepiej zachęcał do kliknięcia w link).
Mogę pokazać Ci na moim przykładzie test A/B, w którym zmieniłam tylko tytuł maila, a w obu treść była taka sama:
Mail testowy w jednej z wersji został otwarty 7% częściej(choć trochę mniej się klikał), i to ten tytuł wygrał i poleciał do subskrybentów. Poskutkowało to ogólnym wskaźnikiem otwieralności całej kampanii na poziomie 44% i klikalności 23%.
Jeśli chcesz przetestować zachowania swoich subskrybentów – polecam Ci testy A/B. Dzięki nim uzyskasz sporo informacji na temat zachowań i preferencji Twoich potencjalnych Klientów.
8. Jak zmienić stronę wypisu z Newslettera?
Nie jest miłym uczuciem, kiedy widzisz, że ktoś wypisuje się z Twojej listy. Możesz zastanawiać się co robisz źle i szukać sposobów, aby to zmienić. Możesz również zaakceptować fakt, że tak po prostu bywa i nie jesteś w stanie zadowolić wszystkich i skupić się na tych, którzy aktywnie otwierają maile od Ciebie.
Co nie oznacza, że nie możesz spersonalizować swojej strony wypisu z newslettera choćby po to, aby po raz ostatni przekonać do siebie niezadowolonych subskrybentów. Do strony wypisz się możesz dodać kilka opcji, tak, aby pokazać, że zależy Ci na kontakcie z każdym czytelnikiem. Spróbuj w wolnej chwili spersonalizować tą opcję i przetestuj, czy zadziała u Ciebie mniejszym wskaźnikiem wypisań.
9. Automatyzacja – jak przenieść subskrybenta do innej grupy?
Jest to opcja w której masz już ścieżkę i chciałabyś przenieść osobę, która ukończy daną ścieżkę do innej grupy. (W ten sposób możesz posegmentować odbiorców, którzy są zainteresowani Twoimi różnymi treściami :))
Przykład. Masz ustawioną automatyzację gdzie oferujesz bezpłatny prezent. Zależy Ci na tym, aby przenieść do innej grupy osoby, które ten prezent pobrały – możesz to zrobić . (Potem takim osobom np. wyślesz ofertę czy więcej informacji o produkcie, szkoleniu, dodatkowy newsletter itp.).
W Automatyzacji ustawiasz warunek (np. kliknięcie w konkretny link, otworzenie maila, nie otworzenie maila, otworzenie, ale nie kliknięcie w link itp.). WAŻNE – warunek jest sprawdzany od razu więc przed nim ustaw sobie opóźnienie. (Jeśli tego nie zrobisz to w sytuacji w której wyślesz maila z konkretnym linkiem do pobrania – Twoi subskrybenci nie będą mieli czasu, żeby zareagować czyli otworzyć maila od Ciebie.)
Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie akcji po spełnieniu warunku – np. jeśli osoba kliknęła w link – to co ma się wydarzyć (np. przenieś ją z grupy A do grupy B, lub jeśli nie kliknęła w dany link przenieś do innej grupy itd.)
Możliwości jest sporo i wszystko właściwie zależy od Twojej ścieżki. Jak to wygląda w praktyce możesz zobaczyć poniżej:
AKTUALIZACJA:
W lipcu 2019 roku Mailerlite zadbał o swoich użytkowników rozszerzając opcje automatyzacji o dodatkowe narzędzia. Dzięki nowym ulepszeniom masz większą kontrolę nad swoimi nowymi subskrybentami. Możesz dodawać osoby do różnych ścieżek grup i segmentów oraz tworzyć bardziej spersonalizowane wiadomości. Otrzymujesz również wgląd do historii przepływu pracy z opcją przywrócenia poprzednich kampanii. Opcji jest naprawdę sporo i warto zapoznać się z nimi na stronie mailerlite.com
10. Ankiety – metoda na zdobywanie informacji
Kiedy planujesz dodać nowy produkt bądź usługę do swojego sklepu, pierwsze, o czym powinnaś pomyśleć to poznanie potrzeb swoich obecnych lub potencjalnych klientów. Jest to bardzo kluczowe działanie w branży ecommerce. Dobrze skonstruowane pytania i odpowiadanie na potrzeby swojej grupy docelowej zagwarantuje Ci sukces. Mailerlite wyszedł naprzeciw tego typu działaniom, tworząc ankiety.
Jak to działa? Wystarczy, że tworząc nową kampanię w edytorze drag&drop dodasz kolumnę surveys. Edytor posiada aż 7 różnych szablonów wiadomości. m.in intro, czyli zaproszenie do ankiety po otwarte pytania, wielokrotnego wyboru czy opinie satysfakcji.
Wskazówka – W ramach podziękowania za wzięcie udziału w ankiecie dobrze jest dodać prezent swojemu odbiorcy.
Odpowiedzi na pytania zapisywane są w sekcji zarządzania subskrybentami Mailerlite. Możesz nawet sprawdzić wyniki każdego subskrybenta w jego profilu.
Ale to nie wszystko. Tworząc własne ankiety, masz możliwość ustawiania własnych reguł. Co to oznacza? Możesz dodawać subskrybentów do konkretnej grupy na podstawie ich odpowiedzi.
Na przykład: Twój subskrybent daje ci ocenę satysfakcji niższą niż 7. Na podstawie ułożonej wcześniej przez Ciebie automatyzacji, mailerlite umieszcza taką osobę w nowym segmencie w celu dalszej komunikacji.
11. Bonus na zakończenie – Promocyjne pop-upy
Czym są “tradycyjne popupy” zapewne wiesz. Te nowe wyskakujące okienka promocyjne są osobną funkcją przeznaczoną do dostarczania ważnych wiadomości i przekierowywania użytkowników do miejsca, w którym mają się udać. W przypadku np. sklepu internetowego, do konkretnego przedmiotu.
Jak to działa?
Załóżmy, że oglądasz jesienne botki w jednym ze sklepów, jednak nie jesteś do końca przekonana i zmierzasz ku wyjściu ze sklepu. Co się dzieje? Promocyjny popup został tak ustawiony w mailerlite, aby zachęcić Cię jednak do tego, abyś jednak skorzystała z oferty zakupu, proponując np. ciekawy rabat.
Szablonów promocyjnych popów mailerlite udostępnia aż 8 i każdy pełni inną funkcję. Od informowania o ofercie dnia po zachęcenie do odwiedzenia Twoich social mediów.
źródło:mailerlite
Podsumowanie
To już wszystkie opcje, jakie chciałam Ci dzisiaj pokazać. Mam nadzieję, że ten wpis pomoże Ci lepiej wykorzystać potencjał MailerLite jako narzędzia do email marketingu.
Jeśli masz dodatkowe pytania o kwestie techniczne – proszę zadaj je w komentarzu, a ja z chęcią stworzę kolejny wpis o tym narzędziu.
Lubisz dostawać ciekawostki techniczne i inne porady dotyczące pomocy wirtualnej asystentki? Zapisz się na mój newsletter, a nowe treści polecą wprost na Twoją skrzynkę odbiorczą.
Dziękuję Ci za uwagę, do miłego!
Kasia
P.S. Od niedawna znajdziesz mnie w katalogu ekspertów MailerLite, o tutaj. Chcesz wdrożyć lub usprawnić swój newsletter? Sprawdź ofertę.
Często słyszę od osób, które ciągle zastanawiają się nad współpracą z WA, jakie właściwie REALNE korzyści płyną i dlaczego warto taką współpracę podjąć. Nie dziwię się, że takie pytania padają. Współpraca z wirtualną asystentką kosztuje. Wiadomo każdy w biznesie chce optymalizować swoje działania tak, żeby przynosiły jak najwięcej korzyści przy możliwie minimalnych nakładach kosztów.
Historia Klientki
Zanim jednak zacznę wymieniać Ci wszystkie korzyści pozwól, że opowiem Ci krótką historię o Pani Basi. Jednej z moich pierwszych Klientek. Dzięki mojej pomocy zaczęła być bardziej efektywna i przestała pracować w wiecznym chaosie. (Ta historia jakiś czas temu pojawiła się w moim newsletterze i zainspirowała więcej osób do zmiany.)
Pani Basia zgłosiła się do mnie jakiś czas temu. Poszukiwała wsparcia wirtualnej asystentki, ale nie do końca umiała określić swoje potrzeby. Szybko okazało się również, że oprócz braku czasu na zadania, które mi zlecała, Pani Basia miała problemy z organizacją swoich własnych działań. Pracowała całymi dniami, ale często efekt jej prac był mizerny – zadania były niedokończone, przez co często blokowały moją pracę.
Przez swoje ciągłe podróże Pani Basia zwyczajnie nie miała czasu na odpowiednie zaplanowanie swoich działań, nie mówiąc nawet o wdrażaniu wielu nowych narzędzi w swoim dniu pracy. Zaczęłyśmy więc od wprowadzenia niewielkich zmian – krok po kroku: – Opracowałyśmy 4 rodzaje najczęściej wykonywanych działań w jej biznesie, a następnie w Asanie stworzyłam jak najbardziej szczegółowe szablony projektów. Zależało nam, aby zadania podzielić na jak najmniejsze części składowe tak, by mogły być wykonane w ok 10 -15 minut i aby Pani Basia miała do nich dostęp nawet z telefonu. – Uzgodniłyśmy cotygodniowe 20 – minutowe spotkania online, aby przedyskutować zadania na kolejny tydzień i omówić wykonanie zadań z bieżącego tygodnia a także nanieść potrzebne poprawki. – Pani Basia stworzyła, a ja dopracowałam wzory maili do wysyłki dla osób zainteresowanych jej usługami i dla kontrahentów. Dodatkowo opracowałam system obsługi konta pocztowego (filtrowanie wiadomości, ustalanie priorytetów, przypisywanie wiadomości do konkretnych grup), dzięki czemu Pani Basia nie musiała tracić czasu na przeglądanie skrzynki mailowej. Po około miesiącu Pani Basia zaczęła dostrzegać pierwsze pozytywne zmiany wynikające z naszych wspólnych działań
Dzisiaj po ponad pół roku od wprowadzenia tamtych zmian Pani Basia znacznie rozwinęła swój biznes. Wszystko dzięki małym krokom, których osiągnięcie było bardziej prawdopodobne.
1. Codzienne wsparcie działań.
Dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz część swoich działań delegować codziennie i nie musisz zamartwiać się, że o czymś zapomnisz. Możesz odpuścić sobie wykonywanie zadań, które nie są dla Ciebie priorytetem i nie przynoszą Ci pieniędzy do Twojego biznesu.
Często jest tak, że zamiast przygotować nową ofertę dla Klienta, lub wybrać się na spotkanie networkingowe, albo zwyczajnie zamiast wyszukiwać nowych Klientów – zajmujesz się milionem mniejszych spraw, które są nieodzowną częścią codziennego prowadzenia biznesu. Przez takie właśnie rozdrabnianie się możesz odczuwać, że nie idziesz do przodu, tylko ciągle stoisz w miejscu, bo ciągle coś.
Współpracując z wirtualną asystentką te wszystkie „coś” w swoim biznesie możesz codziennie oddelegować i skupić się w 100% na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze.
2. Odciążenie zadań technicznych.
Jest to punkt, który moje Klientki wprost uwielbiają i już tłumaczę Ci, dlaczego. Jeśli jesteś księgową, weterynarzem czy managerem restauracji nie musisz znać się na wszystkim. Jesteś świetna w swojej dziedzinie, bo na niej znasz się najlepiej. Jednak będąc przedsiębiorcą masz więcej obowiązków niż tylko Twoja podstawowa działalność. Od czasu do czasu zdarza się, że musisz opanować jakieś kwestie techniczne i nauczyć się czegoś zupełnie od podstaw.
Pół biedy, jeśli różne techniczne zagadnienia łapiesz w mig i nie masz z nimi zbyt dużego problemu. Jeśli jednak jesteś na bakier z technologią i każda nowość przyprawia Cię o ból głowy – pomoc wirtualnej asystentki będzie strzałem w 10!
Nie oszukujmy się – wiem doskonale, że często nie masz czasu na to, aby uczyć się technicznych kwestii takich jak:
wysyłanie newslettera,
tworzenie stron lądowania,
automatyzacji mailowych,
dokonywanie zmian na stronie,
dodawanie wpisów na blogu czy konfigurację botów.
Czasem nawet nie masz czasu uczyć się nowych regułek w excelu czy zajmować się przygotowaniem slajdów. Waśnie w takich kwestiach wsparcie wirtualnej asystentki jest nieocenione.
3. Zdobywanie nowych Klientów.
Biznes to biznes i nawet najlepszy pomysł i plan nie będą miały racji bytu, jeśli nie będzie w nim płacących Klientów. Przyciągnięcie do siebie ludzi to jedno, ale zamiana ich Klientów to już zupełnie inna kwestia.
W zależności od branży i od rodzaju oferowanych produktów i usług proces zdobycia Klienta znacznie się między sobą różni. Jest jednak jeden wspólny mianownik, który łączy wszystkie biznesy – czas. Żeby zdobyć Klientów musisz mieć czas na to, aby ich pozyskać. Jeśli będziesz rozpraszała swoją uwagę i zajmowała się sprawami, które w sposób bezpośredni nie przyczynią się do zdobywania nowych Klientów – możesz być na równi pochyłej, z której będzie Ci bardzo ciężko z powrotem złapać równowagę.
Dlatego dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz zrzucić ze swoich barek ciężar mniej ważnych zadań. Skupić się na działaniach, które bezpośrednio przełożą się na Twoje zarobki.
4. Lepsza organizacja pracy.
Oddając część swoich zadań wirtualnej asystentce możesz oddać zadania, które są u Ciebie czynnikiem aktywującym prokrastynacje. A z odrobiną samozaparcia wyrobić sobie nowe nawyki pracy i lepiej się zorganizować.
Może okazać się, że to wirtualna asystentka może sprawdzać Twoją pocztę każdego poranka przekazując Ci zadania, które są dla Ciebie rzeczywiście niezbędne. Tak samo z mediami społecznościowymi, czy wszystkimi innymi sprawami, które pełnią u Ciebie rolę rozpraszacza i zaburzają Twoją organizację pracy.
5. Większy prestiż.
W pewnych kręgach i w nielicznych branżach współpraca z asystentką podnosi prestiż firmy. Szczególnie, kiedy jest to mała jednoosobowa działalność, która na przykład konkuruje o zlecenia z dużo większymi od siebie firmami.
Zdarza się również tak, że pracy nie ma aż tyle, aby w biurze/recepcji czy gabinecie zatrudniać personalną asystentkę, ale przydałaby się wsparcie w takiej właśnie formie. W takim przypadku również wirtualna asystentka zwiększa prestiż danego miejsca.
6. Pomoc w rozwoju biznesu.
Jeśli prowadzisz swój biznes doskonale wiesz, że każda pomoc jest na wagę złota, a czas nie jest z gumy więc trzeba wybierać zadania do wykonania i skupiać się na tym, co zarabia i przynosi realne korzyści dla biznesu.
Aby rozwinąć swój biznes szybciej niż gdybyś miała robić to w pojedynkę – warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Możesz zlecić zadania/ projekty czy obszary, w których Ty nie czujesz się najlepiej.
W zależności od tego w czym specjalizuje się Twoja wirtualna asystentka – możesz wykorzystać jej umiejętności i oszczędzić swój czas i pieniądze na tych umiejętności. I pomimo tego, że nie będziesz się zajmowała jakimiś obszarami Twojego biznesu – będzie on ciągle i stale się rozwijał.
7. Możliwość wyboru utalentowanej asystentki.
Mamy wolny rynek I możliwość wyboru dóbr i usług, z których chcemy skorzystać. Tak samo jest w przypadku współpracy z wirtualną asystentką. Spośród wielu kandydatek możesz wybrać tą idealną, która będzie spełniała wszystkie Twoje warunki.
Wirtualne asystentki to młoda i dynamiczna branża. Przeważają chęć rozwoju i zapewnianie jak najlepszych jakościowo usług. To świetny czas dla przedsiębiorcy, który chce wybrać wirtualną asystentkę dla siebie.
Dlaczego? Jak już wspominałam wiele asystentek ciągle się rozwija, chodzi na kursy i szkolenia. Wirtualne asystentki mają często doświadczenie w pracy biurowej lub innej specjalizacji przydatnej podczas prowadzenia małego biznesu. Dodatkowo zapewniają wysoką jakość usług za atrakcyjną stawkę w pakiecie z doświadczeniem, którego nie zdobędziesz nigdzie indziej.
8. Oszczędność czasu i pieniędzy.
Prowadząc swój biznes często brakuje dnia, żeby skończyć wszystkie zadania z listy do zrobienia. Nie ważne czy poświęcisz na ich wykonanie 2, 5 czy 10 godzin – zawsze zostanie coś dodatkowego do wykonania.
Kiedy zdecydujesz się na współpracę z WA oszczędzisz swój czas – zlecając zadania wirtualna asystentka oddaje Ci swój czas do wykorzystania.
Oszczędność pieniędzy – wirtualnej asystentce płacisz tylko za wykonanie zadań lub za przepracowane godziny. Jest to bardzo duża oszczędność – jeśli do takiej samej pracy miałabyś zatrudnić stacjonarną asystentkę – musiałabyś zapłacić jej dzienną stawkę niezależnie od tego, czy zadań do wykonania miałaby na godzinę czy na 5.
9. Skupienie na działaniu.
Wiedząc, że masz wsparcie swoich działań możesz w 100% skupić się na tym, co robisz. Nie musisz robić kilku rzeczy na raz. Zamiast ciągle z tylu głowy m myśleć o stu innych sprawach możesz poświęcić swoją uwagę na kluczowe dla Twojego biznesu obszary działalności.
Powiem Ci coś zupełnie szczerze – multitasking jest przereklamowany – serio! Nie możesz być w stu procentach efektywna i skupiona na działaniu, jeśli robisz pięć rzeczy na raz.
Fakt, są zadania, które można sobie zgrupować i wykonywać je w tych samych blokach czasowych, ale to nie jest tak, że w tym samym czasie możesz np. słuchać podcastów, pisać teksty, rozmawiać przez telefon i gotować obiad, a dodatkowo jeszcze obsługiwać Klientów.
10. Większa elastyczność działań.
Wirtualna asystentka lepiej niż asystentka stacjonarna może dopasować swoje godziny pracy do Twoich potrzeb. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie szczególnie wtedy – kiedy np. prowadzisz popołudniowe/ wieczorne webinary czy live’y na Facebooku.
Jeśli potrzebujesz wsparcia np. w konkretne dni tygodnia lub z góry narzucone godziny różniące się od standardowych godzin pracy (9-17) możesz znaleźć wirtualną asystentkę, która będzie dostępna w czasie przez Ciebie określonym.
Dodatkowo elastyczne godziny pracy to np. praca wieczorem – możesz wtedy zarządzić wprowadzenie zmian na stronie, zmiany linków, formularzy zapisu na newsletter itp.
11. Poprawa komunikacji/ widoczności w mediach społecznościowych.
Kiedy masz osobę do pomocy możesz więcej czasu poświęcić na działania marketingowe w tym działania w mediach społecznościowych.
Możesz skupić się na stworzeniu ciekawych, przyciągających treści, zlecając wirtualne asystentce ich przygotowanie, „złożenie w całość” i zaplanowanie ich publikacji.
Kiedy Twoja asystentka wykonuje inne zlecone zadania, Ty masz czas na nawiązanie większe i lepsze relacje z Twoimi potencjalnymi Klientami.
12. Gwarancja poufności.
Wirtualna asystentka na początku współpracy podpisze z Tobą umowę o poufności. Będziesz dzięki niej miała pewność, że wszystkie działania zostaną wykonane w 100 % poufnie.
Pamiętaj o tym, żeby chronić swój biznes i podpisać przede wszystkim umowę współpracy, a następnie umowę o poufności.
Nawet nie wiesz, jak często słyszę, że Klienci nie podpisują ze swoimi asystentkami umów współpracy.
Często również umowa o poufności będzie punktem w umowie współpracy więc warto na to zwrócić uwagę.
13. Możliwość skalowania I automatyzacji biznesu.
Rozpoczynając współpracę z wirtualną asystentką kupujesz czas, którego Tobie z różnych powodów brakuje. Dzięki wsparciu możesz np. rozpocząć skalowanie swojego biznesu i wprowadzić do swojej oferty nowe produkty.
Jeśli zatrudniłaś wirtualną asystentkę, aby zyskać więcej czasu – możesz zautomatyzować część swoich działań – zapisy na newsletter, automatyzacje mailowe, możliwość automatycznych konsultacji, boty, sklep internetowy itp.
14. Profesjonalna obsługa Klienta.
Możesz praktycznie całkowicie oddelegować obsługę Klienta swojej wirtualnej asystentce. Na początek stwórz wzory e-maili na najczęściej zadawane pytania i przekaż je swojej asystentce.
Opracujcie system, w którym jasno określisz w jaki sposób Twoja wirtualna asystentka ma komunikować się z potencjalnymi Klientami. Gdzie może szukać odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania zadawane przez Klientów.
Ustalcie w jakich sytuacjach to Ty powinnaś zająć się potencjalnym Klientem, a kiedy w zupełności wystarczy, żeby to wirtualna asystentka zajęła się komunikacją.
15. Wzmocnienie słabszych obszarów biznesu.
Jesteś przedsiębiorcą i znasz się na wielu kwestiach, ale nie możliwe jest żebyś znała się na wszystkim. To naturalne.
Wirtualna asystentka jest również specjalistką w swoich dziedzinach więc może wesprzeć Twoje działania w obszarach, w których nie jesteś najlepsza.
Jeśli jakieś obszary Twojej firmy nie działają w 100% – wirtualna asystentka może pomóc Ci je usprawnić. Wiele wirtualnych asystentek jest również specjalistkami np. od mediów społecznościowych, obsługi Klienta, marketingu, WordPressa itp.
Podsumowanie
Przedstawiłam Ci 15 powodów, dla których warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto delegować obowiązki.
Szczególnie wtedy, kiedy chcesz rozwinąć swój biznes, zaczynasz pracować więcej i masz coraz więcej zadań do zrobienia. Doba staje się krótsza a liczba zadań ciągle rośnie.
Żeby mieć energię na działania, które przyniosą nowych Klientów dla Twojego biznesu – postaw na rozsądne ustalanie priorytetów i delegowanie obowiązków. W taki sposób Ty zajmiesz się tym, co robisz najlepiej, a wirtualna asystentka zadba o całą resztę.
Jeśli ten wpis Ci się spodobał – daj mi znać. Będę wiedziała, że czytasz moje artykuły i dasz mi kopa do działania!
Każdy, kto chociaż raz pracował zdalnie powie, że praca zdalna ma swoje plusy i minusy – nie ma się co o to spierać. Dla wielu osób takim minusem może być sprawna komunikacja.
Jak dzielić się informacjami, zlecać zadania czy nawet gasić pożary, jeśli jesteśmy setki czy tysiące kilometrów od siebie?
W jaki sposób wyznaczać granice takiej komunikacji i jak pracować na „co dzień”?
Jak prezentować się profesjonalnie mając do dyspozycji tylko komunikatory?
Jak komunikować swoje potrzeby i egzekwować ustalone terminy?
Jaki stopień relacji z klientkami utrzymywać?
Pracując jako wirtualna asystentka moją codziennością jest komunikacja z klientkami w sposób zdalny. Jak więc wygląda współpraca z wirtualną asystentką z poziomu komunikacji?
O moich sposobach na sprawną komunikację i zachowanie profesjonalnych relacji z klientkami (nawet jeśli pracuję w piżamie!) opowiem Ci w tym właśnie wpisie.
Zaczynamy?
Wychodzę, z założenia, że podstawą każdej relacji powinna być sprawna komunikacja. Jeśli nie będziemy w stanie odpowiednio się porozumieć, to po pewnym czasie za każdym razem pojawią się problemy. Problemy, które będą narastać do momentu wybuchu, a wtedy już będzie ciężko cokolwiek naprawić.Nie ważne czy jest to relacja mąż – żona, uczeń – nauczyciel, szef – pracownik, rodzic – dziecko, wirtualna asystentka – klient.
W pracy dobrej wirtualnej asystentki sprawna komunikacja to po prostu must-have.
Dlaczego?
Wirtualna asystentka już na wstępie jest pozbawiona możliwości komunikacji jeden na jeden, a co za tym idzie takiego najbardziej normalnego ludzkiego kontaktu, który ma największą siłę przebicia.
Ponieważ jako wirtualna asystentka nie pracuję z moimi klientkami w jednym pomieszczeniu, jednym mieście, czy nawet jednym kraju – określenie odpowiednich kanałów komunikacji jest tutaj kluczowe.
Najlepszymi podstawami do osiągnięcia sprawnej komunikacji jest ustalenie wszystkich zasad już na początku współpracy, tak, aby później żadna ze stron nie czuła się w jakiś sposób niezrozumiana.
Wiem, że często wiele konfliktów rodzi się właśnie z błędów w komunikacji. Szkoda, bo jest to akurat kwestia, którą można w fajny sposób określić, zapisać i wg niej działać. A jeśli chcemy pracować bardziej efektywnie, to myślę, że komunikacja w pracy zdalnej powinna być jednym z naszych priorytetów (a przynajmniej powinna mieścić się w pierwszej piątce).
W jaki sposób wirtualna asystentka może komunikować się ze swoimi Klientami?
Ja w swojej pracy jako wirtualna asystentka używam czterech kanałów komunikacji, a są nimi:
rozmowa telefoniczna/ wideo rozmowa Skype
e-maile,
narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Trello, Nozbe)
komunikatory.
Każde z tych narzędzi służy nieco innym celom, które omówię za chwilę.
Dobra praktyka komunikacji w pracy zdalnej
Teraz chciałabym skupić się na tym jak taka dobra praktyka komunikacji podczas współpracy z wirtualną asystentką mogłaby wyglądać od samego początku. Mam tutaj na myśli pierwsze zetknięcie się potencjalnej Klientki na stronie www. (Poniżej opisałam praktykę, która stosuję w relacjach z moimi Klientkami).
Jasna forma nawiązania komunikacji w ramach strony internetowej – np. możliwość zmówienia wstępnej konsultacji/ rozmowy, działający formularz kontaktowy, widoczny adres e-mail do bezpośredniej komunikacji, ikonki do mediów społecznościowych, możliwość pozostania w kontakcie – zapis na listę mailingową.
Wstępna rozmowa telefoniczna, konsultacja (np. Skype, Google Hangouts) – na tym etapie zwykle istnieje możliwość sprawdzania, czy komunikacja między dwoma stronami będzie przebiegała pomyślnie. W moim odczuciu najważniejsze jest to, aby poczuć delikatną „chemię” i porozumiewać się w podobnym języku. Podczas takiej rozmowy można również zweryfikować, czy będzie nam łatwo się komunikować i na jakie warunki komunikacji możemy się zgodzić.
Zapis dotyczący komunikacji z Klientkami w „Zasadach i warunkach pracy” – za każdym razem, kiedy wysyłam nową umowę dla Klientki – załączam do niej plik „Zasady i warunki pracy”. W nim określam moje propozycje komunikacji np. wysyłanie/odbieranie wiadomości od poniedziałku do piątku od 9-17, planowanie zadań do wykonania do piątku w tygodniu poprzedzającym, na zadania emergency – odpowiedź do x godzin, odpowiedź na maile – w ciągu 48 godzin itp.
Zapytanie Klientek o ich preferowane godziny i kanały komunikacji – zwykle wysyłam maila z takim pytaniem przed rozpoczęciem współpracy, a po podpisaniu umowy.
Właściwa komunikacja podczas pracy, dodatkowo w zależności od potrzeb cykliczne spotkania, rozmowy, podczas których rozmawiamy i planujemy kolejne działania.
Zastanawiasz się nad współpracą z wirtualną asystentką? Sprawdź tekst „Jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką” i sprawdź jakich błędów możesz uniknąć już na początku współpracy –czytaj artykuł
Kanały komunikacji w pracy zdalnej
Wiesz już jak możesz rozpocząć sprawną komunikację z wirtualną asystentką (lub z Klientką, jeśli jesteś wirtualną asystentką), a teraz chciałabym opowiedzieć Ci który kanał przeznaczyć na jaki rodzaj wiadomości.
1. Rozmowa telefoniczna/ wideo konferencja:
wstępna rozmowa,
planowanie działań,
cotygodniowe podsumowania realizacji celów,
burze mózgów,
sytuacje kryzysowe,
2. E-mail:
wysyłka materiałów,
przekazanie wiadomości ustalonych podczas spotkań,
aktualizacja planów,
ciekawe linki, wiadomości do zapisania „na później” ,
3. Narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Nozbe, Trello):
Kwestie organizacyjne mamy za sobą, teraz skupmy się na istocie komunikacji, czyli na przekazywaniu informacji.Niby proste, powiesz banał, a jednak czasem nie do końca zdajemy sobie sprawę z tego, czy my w ogóle dobrze komunikujemy wiadomości, które mamy zamiar przekazać.
Czy podczas komunikacji z Klientami używacie tego samego języka, czy macie podobne flow?
Zwróć uwagę, że jeśli nie będzie między Wami “chemii” to będzie Wam bardzo ciężko się dogadać.
Jakie elementy należy w uwzględnić w komunikacji zdalnej z wirtualną asystentką?
1. Uporządkowanie wiadomości:
kto – czy jasno określasz to kto jest właściwym odbiorcą danej wiadomości?
co – opis zadania – powinno zostać wykonane? (pamiętaj podczas komunikacji w pracy zdalnej nie ma miejsca na domysły),
dlaczego – jeśli określasz priorytet zadania, dlaczego ma ono zostać wykonane wtedy i wtedy, jaka jest ważność tego zadania / informacji, co się wydarzy, jeśli nie zostanie wykonana?
jak – określ sposób wykonania zadania / opisz kroki, które powinny zostać wykonane,
Następnie wykorzystaj wskazówkę, której ja często używam: przeczytaj wiadomość tak, jakbyś w ogóle nie znała poruszonego tematu i zastanów się czy zrozumiałabyś ten przekaz? Czasem niektóre rzeczy wydają się nam tak oczywiste, że wręcz pomijamy pewne kroki już nawet w trakcie myślenia o wykonywaniu danej czynności.
To, co dla Ciebie jest oczywistą oczywistością – dla Twojego odbiorcy może być zjawiskiem zupełnie nieznanym, dlatego często warto sprawdzić czy aby na pewno wiadomo o co nam chodzi.
W wielu poradnikach czy stronach możesz znaleźć porady, w których przyjęło się, że treść wiadomości e-mail powinien być krótki, zwięzły i na temat.
Co jednak, jeśli kontakt mailowy to Twoja podstawowa forma komunikacji?
Czasem nie da się wyjaśnić wszystkiego w 5 zdaniach. Ja wychodzę z założenia, że w komunikacji wirtualna asystentka – klient warto napisać 10 zdań więcej i być pewną ustalonych zasad i zadań do wykonania, niż później spierać się o jakieś niedopowiedzenia.
2. Forma komunikacji – tak jak napisałam wcześniej – postaraj dostosować formę do rodzaju wiadomości. Inaczej będzie się to prezentować podczas wideo rozmowy, a inaczej, jeśli do dyspozycji macie np. WhatsUpp i możecie napisać tylko krótkie komunikaty.
3. Ustalone wcześniej reguły komunikacji – pamiętaj, aby te kwestie ustalić na samym początku współpracy. Jeśli jesteś Klientką określ Twoje zasady komunikacji, a następnie opracujcie rozwiązanie kompromisowe.
Podczas pracy zdalnej ważne jest, aby przestrzegać wcześniej ustalonych zasad i szanować swój wzajemny czas.
Określcie dokładnie:
dni, w których pozwalacie sobie na kontakt,
godziny pracy,
preferowane platformy komunikacji.
Jeśli Twoja klientka zażyczyła sobie tylko rozmowy wideo w każdy wtorek o 10 rano, to nie będziesz do niej dzwoniła w sobotę o 22, „bo właśnie wpadłaś na genialny pomysł” i potrzebujesz przedyskutować.
Jeśli wiesz, że Twoja VA do południa jest zajęta– nie próbuj zasypywać ją pytaniami, lub wysyłać jej do zrobienia zadanie na już. Fizycznie nie będzie miała możliwości go wykonać.
Dodatkowe wskazówki
Upewnij się, że Twoje wiadomości tekstowe są skonstruowane zgodnie z zasadami języka polskiego. Sprawdź błędy ortograficzne i stylistyczne. Często (szczególnie teraz) może się wydawać, że nie ma już to aż tak wielkiego znaczenia. Upewniam Ciebie, że błędy w pisowni zostaną zauważone i na pewno, jeśli będą się powtarzać dostaniesz komunikat, aby je poprawić.
Jeśli planujesz rozmowę telefoniczną lub wideo zapewnij odpowiednią przestrzeń i wyciszenie do takiej rozmowy. Przed rozmową przygotuj się do niej.
Przed wideo konferencjami z większą ilością osób przygotuj plan tak, aby każda z osób miała możliwość zapoznania się z tematem.
A jeśli popełnisz jakiś błąd – najzwyczajniej na świecie powiedz – przepraszam.
Podsumowanie
Pamiętaj, że komunikacja w pracy zdalnej jest niezwykle ważną kwestią. Pozwala na wypracowanie odpowiednich standardów w relacji Klient – wirtualna asystentka.
Opracuj zasady komunikacji już na początku Twojej relacji z Klientem. Jeśli jesteś Klientem – dopilnuj, aby takie kwestie zostały uregulowane i najlepiej zapisane.
Sprawdzaj, testuj i w razie potrzeb uaktualnij opracowane zasady tak, aby w jak najlepszy sposób pozwoliły zachowanie wartościowej relacji.
Zawsze czytaj swoje wiadomości i poddawaj w wątpliwość ich treść – wtedy będziesz miała pewność, że Twoje komunikaty są jasne.
Ostatnia równie ważna kwestia to bądź elastyczna – Klient musi wiedzieć, że w przypadku nagłej sprawy – może na Ciebie liczyć. (Oczywiście mam tutaj na myśli sytuacje awaryjne, a nie nadużywanie zaufania, czy Twojej dobrej woli).
A jakie są Twoim zdaniem najważniejsze zasady komunikacji w pracy zdalnej? Daj znać w komentarzu.
Pod koniec stycznia przeprowadziłam na swoim fanpage (Must-Have Asystentka) pierwsze bezpłatne wyzwanie o narzędziu do zarządzania projektami; „Jak sprytnie opanować Asanę i podnieść swoją produktywność?” Były to 3 dni intensywnego szkolenia na temat użytkowania i sprytnego wykorzystania tego narzędzia.
Dzisiaj chcę przedstawić Ci case study tego wyzwania, czyli opowiedzieć co nieco o wyzwaniu od kuchni, o moich celach, o technicznym aspekcie wyzwania, o wynikach i planach na przyszłość. Cały wpis podzieliłam na kilka punktów, dzięki czemu łatwiej będzie Ci po nim nawigować:
Dlaczego stworzyłam wyzwanie (mój cel wyzwania)?
Jak przygotowałam się do tego wydarzenia?
Czym zachęciłam potencjalnych uczestników wyzwania do zapisania się na listę?
Jakich narzędzi użyłam do przygotowań i w trakcie wyzwania?
Konwersje i wyniki, czyli ile było uczestników i czy mi się to opłaciło?
Jakie błędy popełniłam?
Co zrobię z materiałami, które stworzyłam na potrzeby wyzwania?
Moje wnioski na przyszłość.
Jeśli zainteresował Cię któryś z podpunktów to świetnie, zapraszam do lektury całego wpisu 🙂
Zaczynamy, ale jeszcze zanim zaczniemy napiszę kilka słów o samej „Asanie”. Co to jest „Asana”?
– Asana jest to narzędzie online (dostępne również jako aplikacja na smartphone) do zarządzania projektami i zadaniami.
– Przenosząc listę zadań do zrobienia (my tasks) do Asany masz możliwość wyeliminowania większej ilości rozpraszaczy, ponieważ wszystkie zadania, które musisz wykonać znajdują się w jednym miejscu.
– Dzięki Asanie możesz wyeliminować wewnętrzną komunikację mailową i skupić się na pracy, a nie na szukaniu (w gąszczu innych maili) zadań do zrobienia.
nieznajomość Asany w mojej grupie docelowej – podczas badania potrzeb moich potencjalnych klientek dosyć często pojawiały się pytania związane z obsługą i pracą w tej aplikacji, dlatego postanowiłam stworzyć coś użytecznego i rozbudzić tym samym więcej potrzeb mojej grupy docelowej.
mała znajomość Asany wśród moich klientek – chciałam pokazać moim klientkom, że można komunikować się w sposób sprawny, pomijając często dziesiątki emaili, które do siebie wysyłamy. Tutaj też od razu zaznaczę – większość moich klientek znało Asanę ale nie używało jej w swoim biznesie na co dzień, a ja chciałam, żeby to się zmieniło.
wyjście ze swojej strefy komfortu – chciałam zaprezentować próbkę swoich możliwości i dotrzeć do kolejnych osób, które w przyszłości może byłyby zainteresowane współpracą ze mną.
Moim celem wyzwania był wzrost rozpoznawalności mojej marki Must-Have Asystentka i zbudowanie pozycji eksperta – wirtualnej asystentki. Bardzo chciałam żeby na wyzwanie zapisało się na 50 osób, tak, żeby moja praca nie poszła na marne i aby ktoś rzeczywiście skorzystał z materiałów, które przygotowałam. Czy mi się to udało? Na to pytanie odpowiem w podsumowaniu wyników, a teraz przejdźmy do kolejnego punktu.
Jak przygotowałam się do tego wydarzenia?
Przygotowania do wyzwania rozpoczęłam od… rozpisania poszczególnych zadań w Asanie 🙂 Im więcej szczegółów tym lepiej, później nie musiałam się skupiać na planie działania tylko po kolei wykreślałam zadania z listy do zrobienia. Wśród moich planów było wykonanie:
prezentu za zapis,
strony lądowania,
formularzu zapisów na listę,
materiałów do wyzwania,
sekwencji maili do wysyłki,
postów na Facebooku,
grafik do wyzwania,
nagrań wideo,
live na fanpage.
Dzięki początkowemu rozpisaniu sobie wszystkich elementów składowych wyzwania w wolnych chwilach nie musiałam zastanawiać się co mam zrobić, po prostu otwierałam Asanę, wybierałam zadanie z listy i skupiałam się na jego wykonaniu.
Jak zachęciłam uczestników wyzwania do zapisania się na listę?
Przygotowałam prezent w formacie pdf do ściągnięcia po potwierdzeniu subskrypcji. Były to – „Skróty klawiszowe Asana” Pomyślałam, że fajnie byłoby pokazać funkcjonalność takich skrótów w ramach zwiększenia swojej produktywności. W Asanie nie ma języka polskiego więc postanowiłam przetłumaczyć najbardziej popularne skróty klawiszowe z angielskiego na polski i w formie tabelki w pdf udostępnić ją w prezencie.
Poniżej zamieściłam wygląd tego pdf-u:
Jakich narzędzi użyłam podczas przygotowań i w trakcie wyzwania?
Libre Office – do przygotowania tekstów i pdf-ow
motyw Divi (WordPress) do stworzenia strony lądowania
MailerLite – do formularzu zapisu na listę oraz do wysyłki maili w trakcie wyzwania,
Canva – do stworzenia grafik na fanpage,
wpisy na fanpage zaplanowałam bezpośrednio z poziomu Facebooka,
Google drive do przechowania i udostępnienia materiałów
bit.ly do stworzenia spersonalizowanych linków i śledzenia liczby pobrań,
OBS do nagrania filmików i live na Facebooku
Z wszystkich tych programów tylko divi jako motyw do WordPressa jest płatny (kupiłam ze zniżką za ok $70 – subskrypcja na rok) ale tak na prawdę stronę lądowania można zrobić w MailerLite i to wyjdzie całkiem za darmo.
Konwersja i wyniki
Przed rozpoczęciem wyzwania przyjęłam sobie za cel – aby w wyzwaniu wzięło udział 50 osób i to już była dla mnie duża ilość osób. Od razu zaznaczę że nie promowałam wyzwania za pomocą reklamy na Facebooku – chyba trochę bałam się, że zbyt dużo ludzi weźmie w nim udział a ja nie podołam i będzie klapa. Co w takim razie zrobiłam, żeby oznajmić światu o moim wyzwaniu?
wysłałam maila z zaproszeniem na wyzwanie do osób z mojej listy,
dodałam post na Facebooku z zaproszeniem na wyzwania,
dodałam wiadomość o wyzwaniu w kilku grupach na Facebooku- tam gdzie mogły znajdować się moje potencjalne klientki.
(Teraz pisząc z perspektywy czasu widzę, że było to o wiele za mało promocji ? cóż człowiek na błędach się uczy)
Na stronie lądowania znalazło się 419 osób, a na wyzwanie zapisało się 200 konwersja wynosiła 47.73 %
Udział w wyzwaniu potwierdziło ostatecznie 177 osób i do tylu powędrowały materiały. Dodatkowo jeszcze 3 osoby napisały do mnie na fanpage, że z jakiś powodów nie otrzymały materiałów więc wysłałam je ręcznie każdego dnia. Wyzwanie trwało 3 dni i każdy zapisany otrzymał ode mnie 5 maili (prezent, 3 dni wyzwania + podsumowanie)
Konwersja wynosiła odpowiednio:
– Prezent za zapis – 69.5%
– Dzień I – 70.1%
– Dzień II – 52 %
– Dzień II – 47.2%
– Podsumowanie 57.6%
To mało czy dużo? To zależy od wielu zmiennych i nastawienia. Dla mnie było to bardzo dużo ponieważ było to moje pierwsze wyzwanie i cieszyłam się że uczestniczki doceniły moją pracę. Dostałam dużo wiadomości zwrotnych, że wyzwanie się podobało, że materiały były fajne. Było również sporo głosów, że akurat wtedy gdy dziewczyny szukały pomocy związanej z opanowaniem Asany pojawiałam się ja. Celem tego wyzwania nie była sprzedaż – ale pozyskałam również 2 klientki 🙂
Jakie błędy popełniłam?
Błędów było kilka, niestety nie udało się przeprowadzić wyzwania w 100 procentach idealnie, ale to chyba tak zawsze bywa, że nie myli się tylko ten, który nie robi nic. Dodatkowo myślę, ze potrzeba wprawy w prowadzeniu wydarzeń tego typu, więc na pewno kolejne wyzwanie będzie lepsze.
Zdecydowanie za mało reklamy – czyli w ogóle brak reklamy płatnej. Miałam zamiar skorzystać z reklam na Facebooku, ale chyba za bardzo przestraszyłam się, że zapisze się zbyt dużo ludzi. Na pewno w przyszłości będę się lepiej promować!
W pierwszym dniu wyzwania źle ustawiłam automatyzację w MailerLite (chciałam przedobrzyć jak zwykle), przez co większość osób otrzymała ode mnie 2 wiadomości.
Słaba jakość live – działałam na nieco wolnym uploadzie plus na starszym laptopie mojej mamy więc było średnio profesjonalnie. Jednak najważniejsze rzeczy czyli zrzut ekranu i moje objaśnienie tego co pokazywałam było widać i słychać więc i tak jestem zadowolona.
Moje wnioski na przyszłość.
Jak najbardziej warto organizować wyzwania. Fajnie jest pokazać się nowym osobom, zaprezentować swoje umiejętności, przetestować trochę zachowanie swojej grupy docelowej i sprawdzić pomysł na płatny produkt.
Warto dać sobie trochę czasu na na organizację. Ja wyzwanie zorganizowałam od pomysłu do ostatniego dnia wyzwania w 2 tygodnie. Był to dla mnie bardzo intensywny czas, dodatkowo miałam w tym czasie normalną pracę dla klientek co poskutkowało dużą ilością zarwanych nocy.
Mówić więcej o tym co chce się robić i nie patrzeć na innych. Nie bać się, że ktoś może usłyszy i skopiuje pomysł. Przestać się wstydzić swoich umiejętności czy swojej wiedzy.
Więcej reklamy 🙂
Co zrobię z materiałami, które stworzyłam na potrzeby wyzwania?
Ostatnio pojawiło się kilka nowości w Asanie więc najprawdopodobniej uaktualnię materiały, nagram nowe filmiki, wrzucę wszystko na platformę i za jakiś czas całe wyzwanie będzie dostępne w płatnej wersji. Uważam, że całość była tak fajna, że aż szkoda, aby się zmarnowała.
Dziękuję Ci za przeczytanie tego artykułu. Uważasz, że komuś może się on przydać? Podziel się nim ze znajomymi. Poszukujesz wsparcia w prowadzeniu wyzwania? Nie mogłaś lepiej trafić! Napisz do mnie kasia@kasiaborkow.pl
Cześć, mam nadzieję, że jesteś gotowa na małą dawkę czarnego humoru w postaci mojego dzisiejszego wpisu.
Dzisiaj chciałam przedstawić Ci kilka przemyśleń na temat z jakim ostatnio miałam nieprzyjemność się zmierzyć. Mowa o potencjalnych klientkach, które nie tylko zmarnowały mój czas (i swój), ale też przysporzyły mi kilku kłopotów już na samym wstępie. Jeśli jesteś ciekawa jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką, zapraszam Cię do lektury.
(Wpis ten powstał w oparciu o moje doświadczenia z potencjalnymi klientkami na przestrzeni ostatnich kilku miesięcy i jest wyłącznie moją subiektywna oceną minionych zdarzeń.)
1. Nieodpowiadanie na umówioną wcześniej konsultację
To mój faworyt. Pracuję przez internet i jeśli chodzi o konsultacje to przewiduję 15 minut wstępnej rozmowy z potencjalnymi klientkami. Taka wstępna rozmowa pomaga mi ocenić czy i ja chciałabym się podjąć współpracy z daną osobą. Ukazuje szereg problemów z jakimi miałabym się zmierzyć i pozwala mi wyrobić pierwsze wrażenie o danej osobie.
Niestety spotkałam się kilkukrotnie z sytuacją w której po drugiej stronie nikt nie odpowiadał na moje połączenie. Jak najbardziej rozumiem sytuacje, gdy nawet chwilę przed spotkaniem dostaję maila, czy tel., że druga osoba nie da rady. Ale jeśli brak jest jakiegokolwiek odzewu, a ja zmarnowałam swój czas – nie podejmuję się współpracy z taką osobą.
2. Niekończąca się wymiana maili
Po każdej konsultacji jaką przeprowadzam wysyłam mailem niezbędne dokumenty oraz wszystkie informacje, jakie uzgodniłyśmy podczas danego spotkania. Zawsze również jestem otwarta na każdego rodzaju pytania dotyczące współpracy (więcej informacji – lepsza jakość pracy ).
Są jednak sytuacje, gdy klientka zdaje się nie czytać załączników ani wiadomości ode mnie i ciągle pyta o to samo. Każda wiadomość wygląda wtedy jak zlepek myśli wyrwanych z kontekstu i czasem ciężko domyślić się o co w ogóle chodzi. Wydaje mi się wtedy, że taka osoba nie taktuje mnie poważnie i nie ukrywam nie jest to miłe doświadczenie. Nie najlepszy sposób na rozpoczęcie współpracy, prawda?
3. Nie odpowiadanie na maile
Czasem zdarza się, że klientka pisze do mnie ze sprawą, która jest na dzisiaj albo na wczoraj i musi być koniecznie zrobiona JUŻ. Zawsze tłumaczę jaki mam system pracy (umowa, płatność i dopiero praca). Klientka pisze, że tak oczywiście zaraz wszystko odeśle i zapłaci, że to nie problem, po czym następuje CISZA.
Następnie po kilku dniach wraca i oczekuje rzucenia wszystkich moich spraw i innych zobowiązań, bo przecież sprawa była bardzo pilna. W takich przypadkach zawsze odsyłam do warunków pracy, które znajdują się w umowie. Zamówioną pracę wykonuję i zwykle nie podejmuję się kolejnych wyzwań.
4. Oczekiwanie pracy za darmo
Wydaje mi się, że jest to problem nie tylko w mojej branży ale ogólnie w usługach. Zawsze znajdą się klienci, który oczekują, że część lub cała praca zostanie wykonana za darmo.
Myślę, że w pewnych, jasno określonych sytuacjach (np. zadanie testowe w procesie rekrutacji) jest to rozwiązanie całkiem w porządku. Spotkałam się jednak z podejściem jednej z firm: zrób to dla nas i dodaj sobie do portfolio, bo praca z nami to prestiż. No cóż, żaden prestiż to nie był, a i późniejszej współpracy z tego też nie było, a niesmak pozostał.
5. Szukanie specjalisty w cenie wirtualnej asystentki
Zdarza się, że klienci szukają specjalisty w danej dziedzinie (programisty, specjalisty od strategii, budowania marki, reklam czy copywritera) próbują zadania typowe dla danej dziedziny zlecać wirtualnej asystentce.
I tutaj nie powinnam nawet nic dodawać, bo jeśli ktoś szuka oszczędności to niestety usługi specjalistyczne nie będą wykonane tak, jakby zrobił to specjalista. (Chyba, że wirtualna asystentka specjalizuje się w danej dziedzinie, ale to tez inny temat). Później niestety takie osoby nie są zadowolone z wirtualnych asystentek ogólnie i podchodzą negatywnie do kolejnych asystentek.
6. Dokładanie kolejnych zadań do umówionej współpracy
Umawiam się z klientką na dany zakres prac (projekt), który obejmuje dokładnie wyznaczone zadania do wykonania. Następnie po jakimś czasie lub podczas sprawdzania mojej pracy dorzuca ona kolejne zadania do listy tłumacząc, że np. to i to przydałoby się jeszcze aby wyczerpać temat. W takiej sytuacji zawsze wysyłam aneks do umowy ze zwiększonym zakresem pracy i dodatkową wyceną usług. Nagle okazuje się, że te dodatki wcale nie były tak ważne i pilne jak mogłoby się wydawać i że tak naprawdę, to nie muszą być one zawarte w końcowej wersji projektu.
7. Oczekiwanie rozpoczęcia pracy przed uregulowaniem umów i płatności
Ten punkt to takie troszkę zmieszanie wcześniejszych punktów. Klientka jeszcze nie odesłała podpisanej umowy i nie dokonała płatności, a już zasypuje mnie mailami typu to i to zadanie do wykonania. I koniecznie Kasia sprawdź dzisiaj to co Ci wysłałam, bo to potrzebne do tego projektu, a tam masz link do jakiegoś webinaru, w którym coś mi się tam spodobało i chcę mieć u siebie itp. Nie pomaga powtarzanie, że za pracę zabieram się dopiero po dokonaniu formalności. Dopiero kiedy na każdy mail odpowiadam ta samą formułką po jakimś czasie moje wiadomości trafiają do świadomości, chociaż czasem i to nie pomaga.
Podsumowanie
Pamiętaj NIE rozpoczynaj delegowania zadań, jeśli: – nie wiesz, co możesz oddelegować, – nie chcesz delegować swoich zadań (syndrom Zosi Samosi), – nie masz określonego budżetu na taka współpracę, – oczekujesz pracy „za darmo”, – zwlekasz z komunikacją i nie dotrzymujesz terminów, ale oczekujesz wykonania pracy na już.
Może w Twoim biznesie miałaś podobne sytuacje, w których rozpoczęcie współpracy z klientką nie było pozytywnym doświadczeniem? Jak wybrnęłaś z tej sytuacji? Daj mi znać, chętnie się tego dowiem.
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
