Jeśli jesteś ze mną od jakiegoś czasu to zapewne wiesz, że jestem i staram się być w miarę zorganizowana i uporządkowana. Kiedy mam kilka projektów dziejących się równocześnie to dla mnie bardzo ważne, abym wiedziała w jaki sposób uporządkować je na mojej liście do zrobienia. Tak, by zostały one wykonane według odpowiednich kryteriów ważności i pilności, bo dobra organizacja to klucz do sukcesu.
Dlatego właśnie mój tydzień pracy zaczyna się w niedzielę wieczorem.
Tak przyznaję – z doświadczenia w pracy biurowej mam lekkie skrzywienie organizacyjne i lubię nastawić się na to co mnie czeka. Kiedy pracowałam jako asystentka finansowa listę zadań na kolejny tydzień robiłam w piątek o 15. Tak, po prostu, aby wiedzieć za co zabrać się w poniedziałek rano (a raczej w poniedziałkowe południe, bo rankiem zawsze robiłam listy obecności). Najważniejsze sprawy do zrobienia miałam zanotowane i kiedy uporałam się już ze stałymi zadaniami – doskonale wiedziałam co dalej.
Wracając do obecnego planowania tygodnia pracy. W niedzielę robię szczegółową listę to – do na poniedziałek. Zaznaczam co MUSZĘ wykonać (bo inaczej zawali się świat) i dodatkowe sprawy, które MOGĘ wykonać jeśli będę miała na nie czas i chęci.
To nie wszystko co robię w niedzielę. Kiedyś skupiałam się tylko na tym, aby zrobić plan na poniedziałek nie nawiązując do kolejnych dni tygodnia. I to był błąd (dlaczego napiszę Ci o tym za chwilę). Obecnie ustalam również (tak z grubsza) listę zadań do zrobienia na cały tydzień, a w niej:
2 lub 3 zadania na wtorek, środę i czwartek (moje zobowiązania wobec Klientów, stałe tygodniowe zadania) Są to ogólne zagadnienia, które następnie dzielę na mniejsze zadania do wykonania,
przypisuję każdemu z zadań priorytet wykonania (pilne, niepilne, ważne, nieważne). Jak możesz się domyślać większość z tych zadań jest ważna i pilna :D,
określam drugie kryterium wykonania zadania jest jego wpływ na mój biznes, konsekwencje jego wykonania lub niewykonania i to ono decyduje o działaniu.
piątek z kolei jest moim dniem CEO, w którym skupiam się na tym, co chcę osiągnąć jako przedsiębiorca. W ten dzień załatwiam również sprawy, które muszą być zrobione dla mojego biznesu. Piątek realizuję z „osobnej listy” to-do, którą robię raz w miesiącu (ale o tym będzie całkiem inny artykuł).
Dlaczego już w niedzielę warto zrobić plan działania na cały tydzień?
Im dalej w las, tym więcej drzew. Przez cały tydzień zadania napływają do Ciebie lawinowo i nigdy nie jest tak, że masz do zrobienia tylko to, co sobie założyłaś. Jeśli jednak określisz ramy zadań do zrobienia w tygodniu to nie będziesz się tak bardzo rozpraszać mniejszymi zadaniami. Tymi, które pojawią się po drodze, a takie będą na pewno. I najważniejsze – nie będziesz miała pretekstu, aby tworzyć listę zadań ze swojej skrzynki odbiorczej. (To jest szczególnie fajny pomysł, jeśli nie jesteś osobą asertywną i nie umiesz odpowiedzieć NIE na realizowanie nie swoich celów).
Czy myślisz o poniedziałku jak o białej kartce, nowym rozdziale i ogólnie jak o czasie, w którym możesz coś zmienić?
A czy zastanawiałaś się dlaczego Ci to nie wychodzi? Mija poniedziałek za poniedziałkiem, a Ty wiecznie usiłujesz gonić króliczka, który rozsypuje za sobą sterty niepowiązanych ze sobą zadań, które nijak się mają do rozbudowy Twojego biznesu?
Co robisz źle i dlaczego Ci nie wychodzi?
Jeśli czytasz ten artykuł mam nadzieję, że jesteś zdecydowana na to, aby zamienić chaos na porządek. Musisz jednak wiedzieć, że to nie jest łatwe zadanie i na pewno napotkasz na swojej drodze problemy. Ja zwykle widzę dwa z nich.
Po pierwsze NIE WIEM co mam zrobić czyli NIE ROBIĘ NIC.
Przytłoczenie zbyt dużą ilością obowiązków i niemożność wyciągnięcia wniosku co jest w danym momencie najważniejsze do zrobienia.
Takie podejście sprawia, że cały plan nie zostaje zrealizowany już na etapie ustalania samego planu. Paradoks prawda? W zasadzie jest to podejście w stylu: mam tyle spraw do zrobienia, że nie wiem za co się zabrać więc w konsekwencji robię nic lub coś co tak na prawdę nie przybliża do osiągnięcia jakiegokolwiek celu.
Niestety takie podejście jest często błędnym kołem. Zamyka bowiem możliwość do działania i sprawia, że prosta sprawa jak planowanie (no bo umówmy się zaplanowanie działania jest łatwiejsze od jego wykonania) blokuje przed podjęciem decyzji co robić. To z kolei blokuje pracę wszystkich innych osób powiązanych z Twoim biznesem i cały proces się przeciąga w nieskończoność.
Po drugie NIE osadzam planów w czasie rzeczywistym.
Problem to planowanie czasu pracy w idealnym środowisku w warunkach bez rozpraszaczy i żadnych interakcji ze środowiskiem zewnętrznym. Tutaj widzę często zależność JA i mój plan ———–tam gdzieś daleko————-> Rzeczywistość.
Traktuje się je jako dwa osobne byty, które nie są ze sobą powiązane i nie mają żadnych wspólnych punktów styku. Tutaj największym problemem jest to, że nie ustala się buforów czasowych do każdego zadania i dnia. Niestety takie planowanie często jest skazane na porażkę, bo zgodnie z prawem Murphy’ego – jeśli coś złego ma się wydarzyć to się wydarzy. A wystarczy założyć sobie np. 30% czasu pracy na „coś niespodziewanego”, problem który może się pojawić, a którego na poziomie planowania jeszcze nie znamy.
Znasz już dwa największe błędy o których słyszę zdecydowanie za często (i kiedyś również je popełniałam). Chciałabym, abyś teraz znając te problemy raz jeszcze podeszła do niedzielnego planowania swoich działań.
Jak podejść dobrze do „tego” planowania?
Z ręką na sercu popatrz na swoją listę i zastanów się – co mogę z niej wyrzucić? Co mogę oddać do zrobienia innym? O ile bliżej będę do zrealizowania mojego celu po tym tygodniu? Zrób to co NAPRAWDĘ jest najważniejsze, a nie to co Ci wpadnie do ręki.
I zacznij już w niedzielny wieczór – będzie Ci łatwiej trzymać się planu w tygodniu 🙂
Jeśli nie potrafisz się skupić w pracy i ciągle Twoje myśli wędrują dookoła zadań, a Ty nie stawiasz żadnego oporu bo masz słabą silną wolę poratuj się kilkoma wskazówkami jak skupić się w pracy.
Moje sposoby na skupienie w pracy
wyloguj się z internetu lub ogranicz podłączenie do sieci do minimum. ALE naprawdę do MINIMUM,
zainstaluj aplikację Rescue Time i zobacz gdzie tracisz swój czas w sieci,
zainstaluj w swoim telefonie aplikację Forest i hoduj drzewka zamiast ciągle spoglądać w ekran smartphone’a!
Podsumowanie
Podzieliłam się z Tobą moimi sposobami na zaplanowanie tygodnia. Teraz czas na Ciebie! koniec czytania, zacznij działać! Mam nadzieję, że zrealizujesz wszystkie zadania, które zaplanowałaś. Koniecznie napisz mi czy Ci się udało!
Nie wiem czy Ty też tak masz, ale ja planując swoją pracę zawsze zostawiam bufor czasowy na wykonanie różnych zadań i projektów. Robię to głownie dlatego, że często bywa tak, że coś po drodze zawsze może się „wysypać” i pójść nie po mojej myśli. Jak w prawie Murphy’ego: „Jeśli coś może pójść źle, to pójdzie”.
Strategia pracy, kiedy masz za dużo do zrobienia
Mówią, że dobre planowanie i zarządzanie sobą w czasie to sztuka. Trzeba pamiętać o tym, aby nie dopuścić do sytuacji, w której trzeba pracować po 12 godzin dziennie i czy zarywać noce, aby dograć wszystkie umówione terminy, ale…
No właśnie. Sama najlepiej wiesz jak to czasem bywa. Trafi się dodatkowy Klient lub kilka nieprzewidzianych projektów. Każdy chciałby, aby jego praca została wykonana w pierwszej kolejności.
A Ty? Wiadomo, zgadzasz się więc na trochę dodatkowej pracy złudnie myśląc, że przecież się wyrobisz. A co z tego wynika? Okazuje się, że aby dopiąć wszystkie terminy pracujesz po 12 godzin, a i tak masz wrażenie ze milion innych spraw zostawiasz za sobą. Twoi Klienci i ich potrzeby są Twoim priorytetem, więc sporo dodatkowych około biznesowych zadań idzie w odstawkę.
Rozumiem Cię doskonale. U mnie takim miesiącem był czerwiec. Miałam bardzo dużo zapytań o współpracę, pojawiło się kilka nowych kontaktów, z których żal było nie skorzystać, a dodatkowo byliśmy przez dwa tygodnie w PL co też odbiło się na mojej pracy.
Ledwo zorientowałam się, że jest czerwiec a już zbliżał się koniec miesiąca. Przez to całe zamieszanie przez ostatni tydzień pracowałam jak szalona, tylko po to, aby nadążyć ze wszystkim i wykonać umówione zadania na czas.
Jakoś sobie porudziałam, ale muszę Ci przyznać, że było ciężko. W kolejnych miesiącach bardzo pilnowałam się, aby nie popełnić tego samego błędu, nie stresować się i nakręcać, że z czymś mogę nie zdążyć. Wprowadziłam kilka zasad, których staram się przestrzegać. Korzystam z trzech strategii, które ratują mnie z opresji.
Jeśli Ty też masz czasem tak, że nie wiesz w co masz włożyć ręce, lista zadań jest zdecydowanie za długa, a Ty nie masz zbyt dobrego planu – sprawdź, w jaki sposób możesz opanować ten chaos.
(Metody przeze mnie proponowane skłaniają do tego, abyś poświęciła na nie trochę czasu, jednak gwarantuję Ci, że to będzie bardzo dobrze zainwestowany czas.)
Poznaj trzy strategie, dzięki którym będziesz mogła pracować sprawniej, nawet wtedy, gdy masz milion zadań do wykonania.
1. Stworzenie procedur i list kontrolnych do pracy.
Jeśli robisz rzeczy powtarzalne warto, abyś na każdą z nich przygotowała krótki dokument z opisem jak to robisz. To może być na przykład plik w Excelu lub wzór szablonu w Asanie (co bardzo polecam). Ważne jest, aby takie procedury przygotować.
Okazują się one szczególnie przydatne, kiedy pracujesz z Klientami i wykonujesz dla nich pracę, która musi być sprawdzona i zatwierdzona. Dzięki sformalizowanym zasadom w postaci takiej procedury – każdy Klient będzie wiedział na jakim etapie prac musi podjąć jakąś akcję.
Często jest tak, że wielu Klientów ma te same pytania odnośnie współpracy. Możesz pisać do każdego z nich osobne maile, ale również przygotować dokument z FAQ i oszczędzić trochę swojego czasu.
Wiesz na co poświęcamy najwięcej czasu? Na chaotyczne działania, które nie są nie są w żaden sposób usystematyzowane. Nie wiesz jakie kroki musisz podjąć, aby przejść z punktu A do punktu B. I na źle zaplanowaną pracę.
Wiem, że stworzenie procedur do każdego działania może zająć sporo czasu – ale nie musisz zrobić ich wszystkich na raz. Po prostu od jutra zanotuj kolejne etapy działania, czy poszczególne mniejsze zadania, które muszą się zadziać i pomogą Ci osiągnąć Twój cel.
2. Planowanie wpisów na blogu i postów w mediach społecznościowych
Moim zdaniem planowanie swoich działań biznesowych jest bardzo ważne i pomaga zachować odpowiednią równowagę. Szczególnie, kiedy pracujesz sama w swoim biznesie i jesteś odpowiedzialna za wszystkie projekty od a do z. Bez dobrego planu możesz błądzić po omacku i robić rzeczy, które wcale nie przełożą się na Twoje zarobki – bo w danym momencie nie przybliżą Cię do realizacji Twoich biznesowych celów.
Tak samo jest z obecnością w mediach społecznościowych. Warto zaplanować. Czy choćby nakreślić swoje plany działań tak, aby (powiedzmy) raz w miesiącu poświęcić na nie 2-3 dni i potem mieć je gotowe na kolejne kilka tygodni. Dlaczego?
Zawsze w trakcie trwania miesiąca pojawią się jakieś nieprzewidziane okoliczności, które skutecznie oderwą Cię od publikacji w mediach społecznościowych. Jest wiele sytuacji, w których w pewnym momencie musisz wybierać co robić, bo nie na wszystko starczy Ci czasu. Wiadomo, że nie powiesz swoim Klientom: „przepraszam przez kolejne 3 dni będę niedostępna, bo muszę zaplanować swoje działania w social mediach”.
Zamiast tego powiesz pewnie, że na ten dodatkowy projekt, znajdziesz czas i z chęcią się nim zajmiesz.
Aby uniknąć sytuacji w których będziesz gorączkowo wrzucać jakieś treści – pod koniec miesiąca, zarezerwuj 2-3 dni. Usiądź z kalendarzem, ustal:
swój główny cel,
tematy, jakie będziesz chciała poruszyć,
formaty treści,
napisz posty i wpisy blogowe,
zrób do nich zdjęcia lub grafiki,
nagraj wideo lub audio,
zgraj wszystko w jedną całość,
wymyśl świetne nagłówki,
zaplanuj publikację w odpowiednich do tego narzędziach.
Wiem, że może Ci
się wydawać, że jest tego strasznie dużo i nie dasz rady tak zrobić wszystkiego
na raz. Ale kiedy zobaczysz jak dużo czasu zaoszczędziłaś działając w ten
sposób – stwierdzisz, że było warto to zrobić!
3. Delegowanie zadań
Oddeleguj część
swoich obowiązków wirtualnej asystentce.
Jeśli czujesz, że
nie masz szans na opanowanie wszystkiego samej – pomyśl o oddelegowaniu części
swoich obowiązków wirtualnej asystentce, (jak również informatykowi, grafikowi,
copywiterowi itp.). Dzięki temu będziesz mogła skupić się na tym, co naprawdę
lubisz i umiesz zrobić najlepiej.
Skup się na
zdobywaniu nowych Klientów i tworzeniu merytorycznych treści ważnych dla
Twojego biznesu, a pozwól wirtualnej asystentce działać w tle i wykonywać
wszystkie te czynności, na których bezpośrednio nie zarabiasz.
Zrób sobie bilans
zysków i strat i przelicz, ile będzie Cię kosztowało zlecenie zadań asystentce,
a ile musiałabyś zapłacić i poświęcić czasu na to, aby dane umiejętności opanować.
Na czym powinnaś
się skupić prowadząc swój biznes?
Na wszystkich zadaniach, które są związane z merytoryczną częścią Twojego biznesu, czyli takich jak:
wymyślanie nowych produktów i usług,
opracowanie strategii marketingowej,
planowanie działań biznesowych,
ustalanie lejków sprzedażowych,
planowanie promocji,
komunikacja w mediach społecznościowych,
bezpośredni Kontakt z Twoimi Klientami,
uczestniczenie w konferencjach i spotkaniach networkingowych, itp.
Co może za Ciebie zrobić wirtualna asystentka?
zarządzanie WordPressem (przeprowadzanie aktualizacji, robienie kopii zapasowych, dodawanie/usuwanie wtyczek, drobne zmiany na stronach, aktualizację oferty itp.),
opiekę nad blogiem (dodawanie wcześniej przygotowanych przez Ciebie wpisów, upload i opisywanie zdjęć, moderację komentarzy, publikację wpisów),
przygotowanie i publikację postów w mediach społecznościowych (możesz np. przygotować tylko treści – teksty dla swoich czytelników, a wirtualna asystentka zajmie się resztą. Zaplanuje publikację postów o odpowiednich godzinach dostarczy proste grafiki lub będzie konsultowała się z Twoim grafikiem, podlinkuje Twoje nowe artykuły na blogu, lub wyszuka ciekawe treści innych, które będą godne polecenia, pomoże w prowadzeniu grupy, Instagrama, LinkedIn, lub będzie dla Ciebie prowadzić monitoring sieci),
obsługę narzędzi do email marketingu, czyli newslettera, formularzy zapisu, stron lądowania, pop-ów, autoresponderów, ścieżek klienta,
kontakt i obsługę Klienta, komunikację mailową, zapytania ofertowe,
przygotowanie wszelkiego rodzaju produktów elektronicznych, prezentacji, pdf-ów, checklist, ebooków,
research – wyszukanie odpowiednich i ważnych dla Ciebie informacji na zadany temat,
a także wiele innych codziennych biznesowych zadań.
Podsumowanie
Do każdego działania biznesowego warto się przygotować i nie dopuścić do sytuacji, w której mogłabyś utonąć pod lawiną zadań. Kiedy jednak tak się stanie i twoja lista to-do jest dłuższa niż rolka papieru– odrzuć wszystkie zadania, których niewykonanie nie spowoduje negatywnych konsekwencji.
Następnie po prostu zaciśnij zęby i zrób te zadania (pomocna będzie na przykład technika Pomodoro). Kiedy zadania będą wykonane – skup się na wdrożeniu w życie trzech strategii, które zaprezentowałam powyżej. Na pewno pomogą Ci one opanować Twój biznes.
Dzwoni budzik, a Ty spoglądasz na zegarek i błagasz o jeszcze 10 minut snu. Ustawiasz więc drzemki, jedną, drugą i trzecią też – przecież zdążysz – mówiąc sobie w myślach i zasypiasz z powrotem. Wyrwana z drugiego snu po tych kilkunastu minutach ledwo widzisz na oczy i jesteś bardziej zmęczona niż za pierwszym razem (mogłam jednak wstać od razu – myślisz) ale teraz już za późno na poranne przemyślenia. Musisz się pospieszyć – inaczej kolejny raz nie zdążysz!
Szybko, teraz poranna toaleta, tyyyyylko dlaczego tak mi się nie chce? Twoje ruchy są jakby wolniejsze niż zwykle i każde działanie zajmuje trochę więcej czasu niż normalnie. Po kilku minutach oddychasz z ulgą uff, w końcu wyglądasz jak człowiek.
Ale w co ja mam się dzisiaj ubrać (myślisz)? Stajesz przed szafą i jakoś tak dopada Cię kompletny brak weny. Zmieniasz koszulkę, potem drugą, potem spodnie nie pasują, a na koniec dochodzisz do wniosku, że dziś jednak sukienka będzie lepsza. Patrzysz na zegarek.
Do wyjścia zostały 2 minuty. Szybko! Inaczej znów utkniesz w korku i spóźnisz się do pracy! Zaraz, zaraz, a śniadanie? O nie znów nie przygotowałaś sobie nic na rano. Trudno, będziesz musiała zjeść coś na mieście.
Czy często zdarza Ci się taki poranek?
Ja muszę Ci się przyznać, że kiedy pracowałam „w normalnej pracy” miałam takie przejściowe stany, w których opisane poranki były moim standardem. Nie miałam na nic czasu, notorycznie przychodziłam do pracy kilka minut z późno ze, ze słodką bułką na śniadanie.
Oczywiście miałam też okresy, w których byłam mega poukładana, pół godziny przed wszystkimi, z jedzeniem spakowanym do lunchboxa i strojem przygotowanym poprzedniego wieczoru z energią potrzebną do rozpoczęcia pracy.
Ewidentnie coś było nie tak.
Mój problem tkwił w tym, że nie umiałam zachować równowagi między oba tymi stanami i kiedy jakaś jedna część mojego porannego planu się sypała, nie próbowałam jej naprawić, tylko rzucałam wszystko i zaczynałam działać bez jakiegokolwiek planu.
Ogólnie nie miałam za bardzo na nic czasu, a w zasadzie niewiele robiłam. I w sumie nie zastanawiałam się nad tym tak jakoś specjalnie. To był taki codzienny standard, byłam zabiegana, zaganiana bez sił. Coraz częściej narzekałam na pracę i brak motywacji.
Oczywiście jak się później okazało – byłam w kompletnym błędzie. Dopiero, gdy zaczęłam szukać czasu, który uciekał mi przez palce w ciągu dnia, a także zaczęłam przyglądać się czynnościom, jakie wykonywałam – uzmysłowiłam sobie co robię źle.
I wiesz co było w tym całym procesie najgorsze, ale jednak pouczające?
Byłam zła na siebie za to, że szukałam różnych wymówek i usprawiedliwiałam wiele sytuacji, w których mi się czegoś nie chciało, a tak naprawdę, nie przyszło mi do głowy, że to może mieć coś wspólnego ze mną i że wszystko co robiłam było kwestią nastawienia. Złego nastawienia.
W końcu doszłam do ściany i powiedziałam sobie dość!
Tak dłużej być nie może. Muszę spróbować inaczej!
Chciałam mieć rano więcej energii i być bardziej uporządkowaną w działaniach, a wieczorem chciałam się wyciszyć i dobrze zasnąć.
Postanowiłam więc, że zacznę od niewielkich zmian i pomału zacznę wprowadzać poranny i wieczorny rytuał do mojego życia.
Swoją poprawę zaczęłam od kilku punktów, które opisałam poniżej. (Wszystko, co znajdziesz poniżej to moje osobiste przemyślenia. Wierzę jednak, że jeśli zastosujesz się do moich rad – będziesz również mogła zwiększyć swoją produktywność.)
1. Przyjrzyj się swoim obecnym nawykom i rytuałom w ciągu dnia i wyciągnij wnioski
Punktem wyjścia do każdej zmiany powinna być ocena stanu teraźniejszego i wyciągnięcie wniosków z tego, co jest obecnie. Nie możesz pracować nad tym, aby wyrobić sobie pewną rutynę, jeśli wcześniej nie przeanalizujesz jak taka rutyna do tej pory u Ciebie wyglądała.
Na początek z ręką na sercu (bo przecież to będzie tylko informacja zwrotna dla Ciebie, więc nie oszukuj) zanotuj sobie swoje zachowanie. Przyjrzyj się sobie i swojemu zachowaniu przed pracą, w jej trakcie, a także w czasie wolnym. Spróbuj ocenić się jak najbardziej obiektywnie. Pomóc mogą Ci poniższe pytania:
Jak wygląda Twoja poranna rutyna?
Jakie masz nawyki w pracy?
Jak wyglądają Twoje nawyki po pracy?
Jak spędzasz czas po pracy?
Jakie są Twoje wieczorne rytuały?
Postaraj się obserwować siebie przez 3-4 dni i rób notatki. Przydadzą Ci się one do ustalenia planu działań i wyrobienia nowych rytuałów.
Weź notatnik i długopis. Rozpisz dzień na godziny i spisz dokładnie co i kiedy robisz. Dalej trudne, bo nie pamiętasz, żeby spisywać co godzinę? Nie szukaj wymówek. Zaplanuj budzik co godzinę – na pewno nie zapomnisz. Ale teraz tak serio, spróbuj się zmotywować i po prostu to zrób.
Po tych 3 dniach będziesz z siebie dumna i będziesz miała wystarczająco dużo materiału do analizy. Aha i pamiętaj liczą się dni robocze, czyli weekend sobie po prostu odpuść
2. Stwórz swoje „DLACZEGO” – czyli określ cel, jaki chcesz osiągnąć
Zastanów się co jest Twoim większym planem i celem do zmiany. Co chcesz dzięki tym nowym rytuałom osiągnąć i po co?
Pamiętaj o tym, żeby ten ceł był S.M.A.R.T. czyli konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i osadzony w czasie. Jeśli obierzesz nietrafiony cel – Twój zapał opadnie zanim tak naprawdę wyrobisz swoje nowe nawyki.
W moim przypadku celem było zwiększenie produktywności czyli możliwość zrobienia więcej w krótszym czasie. Chciałam mieć również więcej siły do działania, ale to już był pozytywny skutek uboczny, a nie cel sam w sobie.
3. Zaplanuj swój dzień – zrób listę nawyków, które chcesz praktykować.
Zaprojektuj swoje działania tak, byś wiedziała co krok po kroku musisz zrobić, żeby osiągnąć swój cel.
Od razu powiem Ci, że to nie powinien być cały dzień od a do z, bo jak będziesz miała 20 nawyków do wyrobienia, to nic z tego nie wyjdzie i już po tygodniu rzucisz to wszystko w cholerę i powiesz, że nie miało sensu.
Powoli, małymi krokami. Wybierz sobie 1 rytuał np. wieczorny, a w nim 3-4 nawyki i działaj. Rozpisz sobie na kartce nazwę nawyku i poszczególne dni, a potem zaznaczaj to, co udało Ci się wykonać.
WAŻNE – jeśli zdarzy się, że czegoś nie zrobisz – nie rzucaj wszystkiego ze złością! Powiedz sobie – ok miałam zły dzień, trudno, jutro będzie lepiej. I kolejnego dnia znów pracuj nad nawykami.
Dlaczego o tym mówię?
To przez długi czas był mój błąd. Zakładałam, że jeśli rozpiszę sobie na raz wszystkie punkty, które chcę zmienić – to uda mi się to za jednym strzałem. I tak działałam przez tydzień, dwa, trzy, aż w końcu czegoś nie udało mi się zrobić i zamiast powiedzieć sobie, że jutro spróbuję znowu – rzucałam swoje postanowienia i działania w kąt.
Dzisiaj wiem, że gdybym od początku podeszła do tego tematu trochę luźniej – mogłam osiągnąć więcej swoich celów z mniejszą frustracją.
Moje rytuały
A dzisiaj przygotowałam dla Ciebie moją listę wieczornych i porannych rytuałów, które staram się codziennie praktykować. Takie określone działania są dla mnie bardzo ważne. Zwłaszcza teraz, kiedy pracuję w domu – czasem ciężko jest znaleźć motywację, kiedy nie trzeba codziennie rano wstawać, skoro świt.
Wieczorne rytuały
Uporządkuj kuchnię przed pójściem spać
Punkt jeden na mojej liście wieczornych nawyków. Nie wiem jak Ciebie, ale mnie wręcz doprowadza do szewskiej pasji myśl, że idę spać a w zlewie leży stos naczyń. Ale nie myśl sobie, że zawsze biegam i zmywam – czasem po prostu odpuszczam, ale strasznie źle się z tym potem czuję.
Więc staram się utrzymywać porządek w kuchni. Nawet jeśli cała reszta nie jest idealna.
Poza tym, nie lubię rano, zaraz po przebudzeniu widzieć w kuchni bałaganu i zmywać przed śniadaniem.
Przygotuj śniadanie / posiłki na kolejny dzień
To punkt, który na mojej liście jest od niedawna. Ogólnie przygotowanie posiłków zajmuje mi dużo czasu więc jak tylko mogę – staram się ten proces optymalizować. Dlatego też (mimo, że pracuję w domu) planuję swoje posiłki (w tym śniadania właśnie). Dzięki temu mogę od razu zabrać się za ich przygotowanie dzień wcześniej (zwłaszcza wtedy, kiedy w menu są pancakes lub kasze). Szczególnie teraz, kiedy mam dodatkowego małego głodomorka w domu, któremu trzeba co rusz wymyślać różnorodne potrawy
Najlepszą opcją w takim przypadku jest oczywiście zaplanowanie posiłków na cały tydzień i rozpisanie ich tak, aby każdy domownik miał do nich dostęp. Ja jednak jeszcze nie do końca opanowałam tę umiejętność, więc działam póki co na zasadzie – wiem co jutro zjemy i mam z grubsza przyszykowane produkty i składniki tak, aby wszystko trwało bardzo sprawniej.
Uszykuj strój do pracy przed pójściem spać
Mimo tego, że pracuję w domu część moich poranków przebiega dokładnie tak, jakbym dalej chodziła do pracy w korporacji (oczywiście chodzi mi w kontekście rytuałów). Dlatego każdego wieczora szykuję swój strój na rano (na szczęście nie musi to być zbyt oficjalny outfit ). To samo staram się robić z ubraniami mojego dziecka. Wtedy łatwiej nam po prostu wstać, kiedy wiem, że wszystko jest pod ręką
Oczyść umysł – spisz listę spraw, które Cię nurtują
Nie wiem czy Ty też tak masz, ale ja przed samym spaniem mam zalew myśli. Sprawy ważne i mniej ważne dryfują gdzieś w mojej głowie i ciężko mi się ich pozbyć. Co gorsza, przeładowana informacjami zwyczajnie nie mogę zasnąć.
Zaczęłam więc spisywac wszystkie swoje mysli w Asanie. Stworzyłam tam specjalny projekt, w którym co wieczór dodaję różne problemy, oczyszczając moją głowę. Rano sprawdzam je i zwykle okazuje się, że to w większości nie istotne sprawy na które nie mam wplywu. Resztę dodaję do zadań do wykonania.
Zacznij praktykować wdzięczność
Czasem wszystkim nam zdarzają się gorsze chwile, chwile zwątpienia i przytłoczenia. Praca w biznesie online wydaje mi się, że jest szczególnie specyficzna i pracując w niej jest się podatnym na spadki formy, w świecie w którym stylizuje się na idealny.
Dlatego polecam te kilka minut przed snem na okazanie wdzięczności. Ja zwykle myślę o 5-6 rzeczach, za które jestem wdzięczna. Za mnie i moje osiągnięcia, za rodzinę, za pracę. Za to, że jestem.
Poranne rytuały
Wyłącz opcje drzemki
Kiedyś używałam drzemek do oporu, dziś już tego nie robię. Mam nastawiony budzik na konkretną godzinę, ale praktycznie zawsze udaje mi się obudzić przed nim. Mam to szczęście, że pracuję w domu i nie muszę zrywać się skoro świt, dlatego wstawanie jest dla mnie przyjemnością. Nawet w poniedziałkowy poranek.
Kiedy miałam takie okresy, w których ciężko było mi wstać – stosowałam technikę mojego taty – od razu po przebudzeniu wstawałam na równe nogi. Wiem, dosyć hardcorowa metoda – ale najważniejsze – działała.
Zacznij się ruszać
Gdzieś między poranną toaletą a śniadaniem mam chwilę (10-15 minut) na rozruch. Zwykle wtedy puszczam moją ulubioną zumbę lub ostatnimi czasy treningi interwałowe. Jest to fajny sposób na to, aby przed całym dniem nabrać trochę energii. Kiedy chodziłam do “normalnej” pracy – takie dzienne rozruszanie się było w formie spaceru. A kiedy moja córka pójdzie do przedszkola moim planem jest chodzenie na siłownię z samego rana właśnie.
Zjedz śniadanie
Chyba nie muszę mówić, że śniadanie to najważniejszy posiłek w ciągu dnia, prawda?
U nas na śniadanie królują pancakes z owocami, syropem klonowym i dużą ilością orzechów. Lubimy też kasze, zupy mleczne, jajecznicę i kanapki z pastami warzywnymi Większość śniadań przygotowuję wieczorem tak, aby rano mieć jak najmniej pracy.
Po dobrym śniadaniu można z przyjemnością zabrać się do pracy.
Zacznij pracę od najważniejszych zadań do wykonania (przysłowiowych dużych kamieni z Twojego słoika)
Pracę zaczynam od tego, co jest najważniejsze w danym dniu do wykonania, czyli co ma priorytet 1. Zwykle poświęcam na takie zadania 4 pomodoro (25 min pracy, 5 min przerwy, po 4 blokach pół godziny przerwy). To jest mój czas, w którym jestem najbardziej skupiona i efektywna i mogę zrobić najwięcej. To taka moja 1 fala produktywności w ciągu dnia.
Po wykonaniu najważniejszych zadań, mogę zabrać się za całą resztę.
Maile to nie lista zadań – na przeglądanie skrzynki przyjdzie czas
Kiedyś miałam tak, że to co przychodziło w mailu było priorytetem nr 1, a jeśli nie wykonałam jakiegoś zadania w ciągu 15 kolejnych minut telefony wręcz się urywały. Dużo czasu zajęła mi nauka tego, że maile, to nie są moje listy zadań i jeśli nie odpiszę w ciągu pół godziny, to świat nie upadnie.
Dziś sprawdzam swoją skrzynkę mailową 2 razy dziennie – ok południa i po godzinie 17. Zwykle odpisuję na maile wieczorami i po prostu ustawiam wysyłkę na rano kolejnego dnia. Sprawdzony system. Polecam.
Wyloguj się
Ciągle korci Cię, żeby coś tam sobie sprawdzić w social mediach, lub skrzynce pocztowej? Jest na to sprawdzone rozwiązanie. Wyloguj się. A kiedy jakimś cudem twój umysł zupełnie podświadomie przeniesie Cię na facebooka lub instagrama – będziesz mogła obudzić się z chwilą w której masz podać swoje hasło i rzeczywiście świadomie zrezygnować z tych “przyjemności”.
Świadomie zostaw rozpraszacze
Jeśli jesteś osobą, która musi się mega skoncentrować – wyłącz wszystko to, co może Ci przeszkadzać w Twoich działaniach.
Ja często, kiedy piszę – tak jak na przykład w tej chwili – rozłączam się z internetem. Właśnie po to, żeby nie korciło Jeśli nie chcesz całkiem rozłączać się z internetem – zablokuj strony, które Cię rozpraszają. Tak samo dotyczy to telefonu. Jest wiele aplikacji, które pomogą Ci się skoncentrować, np. Focus, o którym pisałam ostatnio we wpisie o 10 narzędziach dla małego biznesu. .
Optymalizuj – czyli staraj się ciągle udoskonalać cały proces
Działanie i optymalizacja – to dwie najważniejsze kwestie, dzięki którym możesz odnieść sukces w pracy nad swoimi rytuałami (właściwie to w każdej pracy, nie tylko tej nad nawykami:)) Pamiętaj, że nigdy nie jest tak, że pierwsza wersja jakiegokolwiek planu jest tą idealną. Tak samo jest przy pracy nad swoimi nawykami – działaj, próbuj. Po pewnym czasie przeanalizuj swoje działania i skoryguj je o wyciągnięte wnioski.
Może jakieś założenia były błędne, może nie trafiłaś z jakimś nawykiem, może wzięłaś sobie za dużo (lub za mało) na głowę, może potrzebujesz doprecyzować swój cel. Próbuj, zmieniaj, testuj i ciesz się z małych sukcesów!
Podsumowanie
Mam nadzieję, że spodobały Ci się moje przemyślenia i wskazówki na temat porannych i wieczornych rytuałów i nawyków. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto zbudować sobie rytuały i dzięki temu mieć większą kontrolę nad tym, co dzieje się w ciągu dnia.
Na samym wstępie napisałam, że dzięki rytuałom możesz zwiększyć swoją produktywność. W jaki sposób? Wykonując określone czynności codziennie i o tym samym czasie stają się one dla Ciebie nawykami, o których nie myślisz. Te wszystkie zadania dzieją się niejako bez Twojego świadomego udziału, dzięki czemu możesz w 100% skupić się na swojej pracy i “wycisnąć” z czasu jak najwięcej się da.
I tego Tobie życzę – abyś pracowała krócej, ale bardziej efektywnie, lub wykonywała więcej w tym samym czasie, bo prawdziwa produktywność to ciągła optymalizacja i doskonalenie swoich działań.
Znasz to uczucie, kiedy patrzysz na zegarek, jest 5 po południu a Ty zdajesz sobie sprawę, że tak naprawdę nic dzisiaj nie zrobiłaś? Wstajesz o poranku z całą listą zadań do zrobienia (taką na kilometr), a z każdą godziną przybywa ich coraz więcej i więcej?
Nie jesteś sama! Takie dni zdarzają się również mi. Jestem wirtualną asystentką i pracuję z domowego biura.
Jestem mamą małej dziewczynki, która właśnie stawia pierwsze kroki i chce poznawać świat (i chce to zrobić już teraz koniecznie, nawet jeśli tylko głowa chciałaby iść a nogi jeszcze nie nadążają). Każdy dzień to dla mnie pasmo wyzwań i możliwości, które chcę jak najlepiej wykorzystać.
Codziennie muszę ustalać priorytety nie ważne czy chodzi pracę dla moich cudownych klientek, wyprasowanie w końcu tej wołającej do mnie od trzech dni sterty prania, czy potwierdzenie wizyty u okulisty, którą ciągle odkładam „na później”.
Po prostu nie ma wystarczającej ilości godzin w ciągu dnia na to, aby zrobić wszystko. Czasem chciałabym dać się sklonować i oddać część zadań mojej drugiej ja. I o ile nie mogę tego zrobić, to zawsze mogę skupić się na zwiększeniu mojej produktywności.
Pracuję z domu ponad 4 miesiące i ciągle szukam idealnego sposobu na podwyższenie mojej produktywności. Wyrobiłam już sobie pewien plan działania, który na tą chwilę zdaje egzamin i udaje mi się pracować w blokach czasowych o maksymalnej produktywności.
Opracowałam swój własny system organizacji pracy, który daje mi czas na zwiększenie produktywności. Dzięki niemu mogę zrobić więcej zadań w krótszym czasie i od razu przestawić się na tryb pracy na wysokich obrotach.
Jeśli masz trudności z dotrzymywaniem terminów, odpowiednim skupieniem podczas pracy a w między czasie wykonaniem swoich domowych zadań, mam dla Ciebie kilka wskazówek jak możesz zwiększyć swoją produktywność.
Te wskazówki zadziałały dla mnie, więc jestem pewna, że pomogą i Tobie!
1. Uporządkuj wirtualne miejsce pracy
Tysiąc rzeczy na pulpicie na pewno nie poprawi Twojej produktywności, więc porządek na pulpicie i w folderach to podstawa (to samo tyczy się chmury!).
Moje pliki na komputerze i w chmurze uporządkowane są w odpowiedni sposób. Wszystkie moje materiały mam posegregowane tak, aby ułatwić sobie do nich dostęp.
Osobny folder na każdą stronę (jeden po polski, drugi po angielsku), a w nich kolejne podfoldery z ważnymi dla mnie informacjami (treściami do publikacji, tablicami inspiracji, postami na bloga, grafikami, materiałami, umowami dla klientów i innymi ważnymi plikami).
Moja każda klientka ma również przypisany folder, a w nim poszczególne projekty / zadania są dokładnie opisane wraz z datami ich wykonania.
Dodatkowo dobrym pomysłem jest opisanie wszystkich zdjęć i grafik tak, aby odpowiadały odpowiednim tematom i zadaniom czy tekstom.
np. jak-zwiekszyc-produktywnosc.jpg
(używając małych liter i myślników pomagam sobie w szybkim odnalezieniu danego pliku bez zbędnego rozpraszania się)
Jeśli Twoje dokumenty, pulpit i chmura wymagają natychmiastowej interwencji poświęć teraz godzinę czasu na ich uporządkowanie a zaoszczędzisz sobie czasu (i często stresu- gdy w popłochu szukasz ważnego pliku) w przyszłości.
2. Pracuj mądrze
Przyjrzyj się czynnościom, które wykonujesz i sprawdź co zajmuje Ci najwięcej czasu. Może zbyt wolno piszesz na klawiaturze? A może wyszukiwanie informacji sprawia Ci trudność? Czy tworzenie grafik zajmuje Ci zbyt dużo czasu?
Sprawdź jakie zadania zajmują Ci najwięcej czasu i spróbuj się w nich poprawić.
Ja kilka miesięcy temu stwierdziłam, że chyba trochę za wolno piszę i chciałam poprawić się w tym temacie. Stwierdziłam, że mogę spróbować się podszkolić i rozwinąć nieco swoje umiejętności. Udało mi się to dzięki testom szybkiego pisania, które również możesz przetestować tutaj https://www.livechatinc.com/typing-speed-test/#/ i tutaj http://kurspisania.pl/wyzwanie/wyzwanie-1/ .
Teraz mogę napisać więcej rzeczy w tym samym czasie co z pewnością zwiększa moją produktywność.
Kolejnym krokiem w podniesieniu mojej produktywności było stworzenie wzorów grafik do różnych mediów społecznościowych, prezentacji i pdfów.
Dzięki temu nie muszę za każdym razem tworzyć grafik od nowa. Wystarczy, że wgram swój zapisany szablon zacznę to edytować wg moich potrzeb.
Kolejnym pomysłem na zwiększenie produktywności jest odpowiednie planowanie.
Wszystkie projekty i zadania wprowadzam do Asany i z jej poziomu zarządzam poszczególnymi zadaniami. Ułatwia mi to pracę i zwiększa produktywność, bo mam wszystko w jednym miejscu i nie muszę się rozpraszać.
Mogę się skupić na odhaczaniu wykonanych zadań, nie muszę szukać maili i notatek po to aby sprawdzić czy jestem na bieżąco.
Aby zwiększyć produktywność możesz również podwyższyć ceny swoich usług. Pracując przez dłuższy czas zwiększasz swoje doświadczenie w danym temacie i dochodząc w pewnym momencie do ściany, gdzie już nie możesz pracować więcej, odpowiednim krokiem jest po prostu podniesienie cen.
Dzięki temu pozwalasz sobie na krótszą pracę i większe zarobki. Jest to dobre rozwiązanie, gdy po prostu brakuje Ci czasu i musisz odmawiać swoim klientom.
Kolejnym krokiem jest trzymanie się zasady zero emalii / powiadomień w czasie pracy. Ponieważ moja praca wymaga często dużo wyszukiwania informacji w sieci, przygotowywania różnego rodzaju dokumentów i tworzenia treści, muszę osiągać stan pełnego skupienia.
I choć czasem jest ciężko, szczególnie, gdy social media są moim narzędziem pracy, staram się ograniczać rozpraszacze jak tylko mogę.
3. Wycisz się
Nie wiem jak u Ciebie ale u mnie mój dom jest zawsze głośny.
Zapewne w dużej części jest to zasługa mojej córeczki, która coraz głośniej manifestuje swoje ja.
Zabierając się do pracy potrzebuję jakoś odciąć się od tematów domowych i skupić na pracy. Taką fajną formą wyciszenia i skupienia jest założenie słuchawek i słuchanie muzyki w tle w czasie pracy.
Dzięki temu mogę ograniczyć dochodzące do mnie dźwięki domowe i zapomnieć na chwilę, że moje centrum dowodzenia znajduje się w domu. Czego słucham? Głównie soundtracków z moich ulubionych filmów a aktualnie soundtrack z filmu Interstellar (Hans Zimmer).
Słuchanie muzyki, po to aby bardziej skupić się na pracy jest jedną z tych czynności do których nie byłam nigdy przekonana. Gdybym nie spróbowała nigdy nie uzyskałabym świetnych efektów pracy oraz zwiększenia mojej produktywności.
Wiem, oddelegowanie części zadań, to może być dla Ciebie bardzo trudny temat.
W szczególności, gdy ciężko zmierzyć się z własnym perfekcjonizmem i brakiem zaufania dla asystentki.
Dlatego ja zawsze polecam wstępną konsultację, taką chwilę luźniej rozmowy żeby po prostu sprawdzić czy będzie między nami ta„chemia”. Pamiętaj, konsultacja jest również po to, aby asystentka zadecydowała czy chce podjąć z Tobą współpracę.
Tak naprawdę możesz zwiększyć swoją produktywność tylko tedy, gdy będziesz miała pewność, że reszta Twoich zadań jest w dobrych rękach.
Delegowanie to świetna rzecz, która uczy tego, że nie warto brać wszystkiego na siebie.
Z tego względu bardzo lubię pracować dla business coachów i konsultantek, ponieważ wiedzą one jak ważne jest delegowanie, przekonują do delegowania swoich klientów i chętnie swoje zadania delegują.
Jeśli chcesz spotkać się na Skypie zapraszam tutaj.
Jeśli chodzi o automatyzację to fajnie wykorzystać ten proces do planowania wszelkiego rodzaju postów do mediów społecznościowych (Buffer, Hootsuite), serii e-mail po zapisie na newsletter, wysyłki newsletterów (Mailer Lite), czy np. automatycznego zapisu na konsultacje (Calendly).
Ja wykorzystuję również Zapier, w którym przeprowadzam proces automatyzacji różnych aplikacji i narzędzi ze sobą.
Narzędzi do automatyzacji jest sporo i ważne jest tutaj to abyś to ty czuła się komfortowo podczas ich użytkowania.
5. Unikaj wypalenia się
Bardzo łatwo jest się wypalić, jeśli pracujesz dla siebie. Granica między pracą, a życiem rodzinnym bardzo szybko się zaciera. Jeśli Twoje biuro jest w sypialni i nie masz możliwości odcięcia się od pracy, kiedy wykonasz już wszystkie zadania w danym dniu.
Dlatego ważne jest aby zachować zdrowy dystans do pracy i życia rodzinnego. Po prostu pozwolić sobie na chwilę czasu tylko dla siebie.
Doceniam małe codzienne przyjemności po to aby naładować swoje baterie i następnego dnia mieć zapał do pracy.
Pozwalam sobie na spędzenie wieczoru oglądając seriale na Netflix czy też zaszycie się w kącie z ulubioną książką.
Podsumowanie
Pamiętaj, aby planować (z grubsza) każdy swój dzień po to aby mniej więcej wiedzieć czego możesz w danym dniu się spodziewać. Jednocześnie daj sobie również pozwolenie na bycie elastyczną. Nie musisz sztywno trzymać się planu. Kiedy otworzysz się na więcej możliwości każdego dnia, będziesz mogła dopasować swój dzień do swojego planu i zwiększyć swoją produktywność.
Teraz czas na Ciebie: Jakie Ty znasz sposoby na zwiększenie produktywności podczas pracy w domu?
Dziękuję za przeczytanie tego, wpisu podziel się nim ze znajomymi!
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
