Jak pracować, kiedy masz za dużo na głowie?

Nie wiem czy Ty też tak masz, ale ja planując swoją pracę zawsze zostawiam bufor czasowy na wykonanie różnych zadań i projektów. Robię to głownie dlatego, że często bywa tak, że coś po drodze zawsze może się „wysypać” i pójść nie po mojej myśli. Jak w prawie Murphy’ego: „Jeśli coś może pójść źle, to pójdzie”.

Strategia pracy, kiedy masz za dużo do zrobienia

Mówią, że dobre planowanie i zarządzanie sobą w czasie to sztuka. Trzeba pamiętać o tym, aby nie dopuścić do sytuacji, w której trzeba pracować po 12 godzin dziennie i czy zarywać noce, aby dograć wszystkie umówione terminy, ale…

No właśnie. Sama najlepiej wiesz jak to czasem bywa. Trafi się dodatkowy Klient lub kilka nieprzewidzianych projektów. Każdy chciałby, aby jego praca została wykonana w pierwszej kolejności.

A Ty? Wiadomo, zgadzasz się więc na trochę dodatkowej pracy złudnie myśląc, że przecież się wyrobisz. A co z tego wynika? Okazuje się, że aby dopiąć wszystkie terminy pracujesz po 12 godzin, a i tak masz wrażenie ze milion innych spraw zostawiasz za sobą. Twoi Klienci i ich potrzeby są Twoim priorytetem, więc sporo dodatkowych około biznesowych zadań idzie w odstawkę.

Rozumiem Cię doskonale. U mnie takim miesiącem był czerwiec. Miałam bardzo dużo zapytań o współpracę, pojawiło się kilka nowych kontaktów, z których żal było nie skorzystać, a dodatkowo byliśmy przez dwa tygodnie w PL co też odbiło się na mojej pracy.

Ledwo zorientowałam się, że jest czerwiec a już zbliżał się koniec miesiąca. Przez to całe zamieszanie przez ostatni tydzień pracowałam jak szalona, tylko po to, aby nadążyć ze wszystkim i wykonać umówione zadania na czas.

Jakoś sobie porudziałam, ale muszę Ci przyznać, że było ciężko. W kolejnych miesiącach bardzo pilnowałam się, aby nie popełnić tego samego błędu, nie stresować się i nakręcać, że z czymś mogę nie zdążyć. Wprowadziłam kilka zasad, których staram się przestrzegać. Korzystam z trzech strategii, które ratują mnie z opresji.

Jeśli Ty też masz czasem tak, że nie wiesz w co masz włożyć ręce, lista zadań jest zdecydowanie za długa, a Ty nie masz zbyt dobrego planu – sprawdź, w jaki sposób możesz opanować ten chaos.

(Metody przeze mnie proponowane skłaniają do tego, abyś poświęciła na nie trochę czasu, jednak gwarantuję Ci, że to będzie bardzo dobrze zainwestowany czas.)

Poznaj trzy strategie, dzięki którym będziesz mogła pracować sprawniej, nawet wtedy, gdy masz milion zadań do wykonania.

1. Stworzenie procedur i list kontrolnych do pracy.

Jeśli robisz rzeczy powtarzalne warto, abyś na każdą z nich przygotowała krótki dokument z opisem jak to robisz.
To może być na przykład plik w Excelu lub wzór szablonu w Asanie (co bardzo polecam). Ważne jest, aby takie procedury przygotować.

Okazują się one szczególnie przydatne, kiedy pracujesz z Klientami i wykonujesz dla nich pracę, która musi być sprawdzona i zatwierdzona. Dzięki sformalizowanym zasadom w postaci takiej procedury – każdy Klient będzie wiedział na jakim etapie prac musi podjąć jakąś akcję.

Często jest tak, że wielu Klientów ma te same pytania odnośnie współpracy. Możesz pisać do każdego z nich osobne maile, ale również przygotować dokument z FAQ i oszczędzić trochę swojego czasu.

Wiesz na co poświęcamy najwięcej czasu? Na chaotyczne działania, które nie są nie są w żaden sposób usystematyzowane. Nie wiesz jakie kroki musisz podjąć, aby przejść z punktu A do punktu B.
I na źle zaplanowaną pracę.

Wiem, że stworzenie procedur do każdego działania może zająć sporo czasu – ale nie musisz zrobić ich wszystkich na raz. Po prostu od jutra zanotuj kolejne etapy działania, czy poszczególne mniejsze zadania, które muszą się zadziać i pomogą Ci osiągnąć Twój cel.

2. Planowanie wpisów na blogu i postów w mediach społecznościowych

Moim zdaniem planowanie swoich działań biznesowych jest bardzo ważne i pomaga zachować odpowiednią równowagę. Szczególnie, kiedy pracujesz sama w swoim biznesie i jesteś odpowiedzialna za wszystkie projekty od a do z. Bez dobrego planu możesz błądzić po omacku i robić rzeczy, które wcale nie przełożą się na Twoje zarobki – bo w danym momencie nie przybliżą Cię do realizacji Twoich biznesowych celów.

Tak samo jest z obecnością w mediach społecznościowych. Warto zaplanować. Czy choćby nakreślić swoje plany działań tak, aby (powiedzmy) raz w miesiącu poświęcić na nie 2-3 dni i potem mieć je gotowe na kolejne kilka tygodni. Dlaczego?

Zawsze w trakcie trwania miesiąca pojawią się jakieś nieprzewidziane okoliczności, które skutecznie oderwą Cię od publikacji w mediach społecznościowych. Jest wiele sytuacji, w których w pewnym momencie musisz wybierać co robić, bo nie na wszystko starczy Ci czasu. Wiadomo, że nie powiesz swoim Klientom: „przepraszam przez kolejne 3 dni będę niedostępna, bo muszę zaplanować swoje działania w social mediach”.

Zamiast tego powiesz pewnie, że na ten dodatkowy projekt, znajdziesz czas i z chęcią się nim zajmiesz.

Aby uniknąć sytuacji w których będziesz gorączkowo wrzucać jakieś treści – pod koniec miesiąca, zarezerwuj 2-3 dni. Usiądź z kalendarzem, ustal:

• swój główny cel,
• tematy, jakie będziesz chciała poruszyć,
• formaty treści,
• napisz posty i wpisy blogowe,
• zrób do nich zdjęcia lub grafiki,
• nagraj wideo lub audio,
• zgraj wszystko w jedną całość,
• wymyśl świetne nagłówki,
• zaplanuj publikację w odpowiednich do tego narzędziach.

Wiem, że może Ci się wydawać, że jest tego strasznie dużo i nie dasz rady tak zrobić wszystkiego na raz. Ale kiedy zobaczysz jak dużo czasu zaoszczędziłaś działając w ten sposób – stwierdzisz, że było warto to zrobić!

3. Delegowanie zadań

Oddeleguj część swoich obowiązków wirtualnej asystentce.

Jeśli czujesz, że nie masz szans na opanowanie wszystkiego samej – pomyśl o oddelegowaniu części swoich obowiązków wirtualnej asystentce, (jak również informatykowi, grafikowi, copywiterowi itp.). Dzięki temu będziesz mogła skupić się na tym, co naprawdę lubisz i umiesz zrobić najlepiej.

Skup się na zdobywaniu nowych Klientów i tworzeniu merytorycznych treści ważnych dla Twojego biznesu, a pozwól wirtualnej asystentce działać w tle i wykonywać wszystkie te czynności, na których bezpośrednio nie zarabiasz.

Zrób sobie bilans zysków i strat i przelicz, ile będzie Cię kosztowało zlecenie zadań asystentce, a ile musiałabyś zapłacić i poświęcić czasu na to, aby dane umiejętności opanować.

Na czym powinnaś się skupić prowadząc swój biznes?

Na wszystkich zadaniach, które są związane z merytoryczną częścią Twojego biznesu, czyli takich jak:

• wymyślanie nowych produktów i usług,
• opracowanie strategii marketingowej,
• planowanie działań biznesowych,
• ustalanie lejków sprzedażowych,
• planowanie promocji,
• komunikacja w mediach społecznościowych,
• bezpośredni Kontakt z Twoimi Klientami,
• uczestniczenie w konferencjach i spotkaniach networkingowych, itp.

Co może za Ciebie zrobić wirtualna asystentka?

• zarządzanie WordPressem (przeprowadzanie aktualizacji, robienie kopii zapasowych, dodawanie/usuwanie wtyczek, drobne zmiany na stronach, aktualizację oferty itp.),
• opiekę nad blogiem (dodawanie wcześniej przygotowanych przez Ciebie wpisów, upload i opisywanie zdjęć, moderację komentarzy, publikację wpisów),
  
• przygotowanie i publikację postów w mediach społecznościowych (możesz np. przygotować tylko treści – teksty dla swoich czytelników, a wirtualna asystentka zajmie się resztą. Zaplanuje publikację postów o odpowiednich godzinach dostarczy proste grafiki lub będzie konsultowała się z Twoim grafikiem, podlinkuje Twoje nowe artykuły na blogu, lub wyszuka ciekawe treści innych, które będą godne polecenia, pomoże w prowadzeniu grupy, Instagrama, LinkedIn, lub będzie dla Ciebie prowadzić monitoring sieci),
  
• obsługę narzędzi do email marketingu, czyli newslettera, formularzy zapisu, stron lądowania, pop-ów, autoresponderów, ścieżek klienta,
  
• kontakt i obsługę Klienta, komunikację mailową, zapytania ofertowe,
  
• przygotowanie wszelkiego rodzaju produktów elektronicznych, prezentacji, pdf-ów, checklist, ebooków,
  
• research – wyszukanie odpowiednich i ważnych dla Ciebie informacji na zadany temat,
  
• a także wiele innych codziennych biznesowych zadań.

Podsumowanie

Do każdego działania biznesowego warto się przygotować i nie dopuścić do sytuacji, w której mogłabyś utonąć pod lawiną zadań. Kiedy jednak tak się stanie i twoja lista to-do jest dłuższa niż rolka papieru– odrzuć wszystkie zadania, których niewykonanie nie spowoduje negatywnych konsekwencji.

Następnie po prostu zaciśnij zęby i zrób te zadania (pomocna będzie na przykład technika Pomodoro). Kiedy zadania będą wykonane – skup się na wdrożeniu w życie trzech strategii, które zaprezentowałam powyżej. Na pewno pomogą Ci one opanować Twój biznes.