Delegowanie zadań w biznesie to dla wielu osób wciąż ciężkie zadanie do wykonania. Jeśli doba wydaje się być coraz krótsza i krótsza, zadań i pracy przybywa (a lista rzeczy do zrobienia ma kilometr i dalej rośnie) to znak, że czas rozpocząć delegowanie zadań wirtualnej asystentce.
Przygotowałam dla Ciebie ten krótki poradnik, by pokazać Ci kilka prostych kroków do rozpoczęcia współpracy z wirtualną asystentką.
Delegowanie obowiązków wirtualnej asystentce wcale nie musi być trudne. Wystarczy, że odpowiednio przygotujesz się do tego ważnego kroku w rozwoju swojego biznesu.
Zanim zaczniemy, zadaj sobie pytanie, DLACZEGO chcesz delegować obowiązki? (Określ cel, jaki wirtualna asystentka ma pomóc Ci osiągnąć.) W ten sposób nie będziesz tworzyła nowego bytu w próżni tylko razem będziecie działać po coś.
Delegowanie zadań wirtualnej asystentce – największe korzyści:
oszczędność
czasu – odzyskujesz cenny czas, który możesz wykorzystać w
dowolny sposób,
oszczędność pieniędzy – nie musisz zatrudniać pracownika, wykupujesz pakiet godzin i w ramach tego pakietu płacisz tylko za wykonane zadania,
elastyczny czas pracy – często asystentki decydują się na elastyczny czas pracy, a jeśli potrzebujesz pomocy w konkretnych godzinach asystentka może dopasować godziny pracy do Twoich potrzeb,
Jak rozpocząć delegowanie zadań?
1. Zaplanuj współpracę
Jeśli chcesz rozpocząć delegowanie zadań wirtualnej asystentce i masz taką możliwość zaplanuj przekazanie swoich obowiązków dużo wcześniej. Unikniesz dzięki temu stresów i frustracji spowodowanych napiętym terminarzem. Będziesz miała również czas, aby lepiej określić swoje wymagania i dopasować je do konkretnej osoby.
Zaplanuj delegowanie obowiązków:
przed wzmożonym okresem pracy,
przed
ważnym projektem,
przed launchem kursu.
2. Określ zadania, które możesz oddelegować.
Zadaj sobie pytanie: Co jest kluczowe dla rozwoju Twojego biznesu? I skup się na pracy w tym obszarze. Resztę zadań możesz oddelegować (nie tylko wirtualnej asystentce!).
Jeśli nie wiesz, jakie zadania możesz oddelegować pobierz listę 30 zadań, które możesz oddelegować wirtualnej asystentce już dziś.
Aby odpowiednio zdefiniować zadania, które możesz oddelegować zachęcam Cię do wypróbowania planera zadań dla wirtualnej asystentki, który pomoże Ci lepiej określić typy zadań do oddelegowania.
3. Przygotuj instrukcje pracy.
Pamiętaj, że o ile zadania, które sama wykonujesz są dla Ciebie oczywiste i nie musisz się nad nim zastanawiać (jak np. pisanie maili, przygotowanie ofert, przygotowanie posta blogowego, stworzenie grafik, czy kontakty z klientem) dla wirtualnej asystentki na początku współpracy wszystko jest nowe a Twój sposób wykonania poszczególnych zadań – nieoczywisty. Przygotuj instrukcje pracy do wykonywanych przez Ciebie zadań (do ich wykonania możesz użyć dowolnego formatu). Takie przygotowanie pozwoli twojej asystentce szybciej wdrożyć się w wykonywane obowiązki i ułatwi jej pracę.
[Pamiętaj! Instrukcje pracy wykonasz tylko raz, a będą Ci służyły wielokrotnie, dlatego warto wykonać je porządnie.]
4. Zacznij metodą małych kroków.
Delegowanie rozpocznij od prostych zadań, małymi kroczkami. Kiedy będziesz mieć pewność, że Ty i Twoja asystentka nadajecie na tych samych falach, a zadania wykonane są zgodnie z poleceniem / instrukcją – zwiększaj stopniowo zakres obowiązków.
5. Zarezerwuj swój czas.
Po pierwsze zarezerwuj swój czas na trening nowej wa. (mimo tego, że wirtualna asystentka nie jest Twoim pracownikiem, powinnaś poświęcić trochę czasu na jej przeszkolenie. Często same materiały mogą nie wystarczyć dlatego należy jakiś zapas czasowy zarezerwować na wprowadzający trening).
Wirtualne asystentki są specjalistkami w swojej pracy, jednak każda firma / biznes jest inny i wprowadzenie do pracy jest czynnikiem niezbędnym, jeśli chcesz, aby asystentka mówiła Twoim językiem.
Po drugie pamiętaj, żeby zawsze ustalić termin wykonania zadań + daj sobie czas na korespondencję zwrotną dotyczącą tych zadań (być może będziesz musiała udzielić więcej informacji o danym zadaniu).
6. Okaż podstawowe zaufanie.
Pamiętaj! Podczas współpracy z wirtualną asystentką okaż podstawowe zaufanie i nie kwestionuj czasu spędzonego nad każdym zadaniem. Nawet Miranda Priestly z “Diabeł ubiera się u Prady” nie kontrolowała obsesyjnie swoich asystentek. Wirtualna asystentka również prowadzi swój biznes i na pewno zależy jej na jak najlepszych relacjach z klientami oraz o dobrej opinii. Jeśli na wstępnej rozmowie wyjaśni, z jakich narzędzi do zarządzania czasem korzysta (np. Toggl- jak ja) myślę, że możesz być spokojna o prawidłowe zużycie czasu na wykonanie zadania.
7. Ustal sposoby komunikacji.
Już na początku określcie sposoby komunikacji. Odpowiednia komunikacja z wirtualną asystentką to gwarancja udanej współpracy.
Ważne
kwestie do ustalenia to:
preferowane kanały komunikacji (email, Asana, Slack, Twitter, Facebook, Skype czy tel),
godziny
komunikacji (określcie jasno godziny i dni tygodnia w których
możecie się komunikować),
kontakt
w nagłych wypadkach,
czas odpowiedzi wirtualnej asystentki na Twoje zadanie (24h, następny dzień roboczy itp.),
Określenie progu akceptacji zadania – punkt dla perfekcjonistów
Nie zakładaj, że wirtualna asystentka wykona każde zadanie dokładnie tak, jak Ty mogłabyś to zrobić. Zamiast tego pomyśl, jak możesz opisać każde zadanie (podać dokładne wytyczne) tak, aby rezultat sprostał Twoim oczekiwaniom.
9. Przestań teoretyzować i… zacznij działać.
Nie zastanawiaj się co by było gdyby… Znajdź kilka kandydatek na Twoją wa, spotkaj się z nimi na krótkiej rozmowie (np. Skype) przedstaw swoje oczekiwania, opowiedz im o swoim biznesie i o zadaniach jakie chcesz oddelegować. Sprawdź, czy mówicie podobnym językiem, wysłuchaj uważnie każdej kandydatki, zrób notatki. Zaproponuj wykonanie zadania testowego i wybierz tą wa, która wpisuje się w misję i wizerunek Twojej działalności. A potem zacznij delegować swoje pierwsze zadania!
Testuj różne rozwiązania i wybierz to, które będzie najlepsze dla Twojego biznesu.
TERAZ TY WEŹ SPRAWY W SWOJE RĘCE!
To już wszystkie informacje, jakie chciałam Ci przekazać. Teraz czas na Twój ruch! Pamiętaj, że rozpoczęcie współpracy z wirtualną asystentką to proces, który przyniesie najlepsze rezultaty tylko wtedy, kiedy odpowiednio (i solidnie) się do niego przygotujesz. Trzymam kciuki za Twoje działania i wiem, że korzystając z moich porad cały proces delegowanie przebiegnie pomyślnie dla Ciebie i dla Twojego biznesu!
Kasia Must-Have Asystentka
P.S. Mam nadzieję, że ten wpis okazał się dla Ciebie pomocny i w ramach wiosennego odświeżenia swojego biznesu – będziesz chciała rozpocząć współpracę z wirtualną asystentką. Jeśli masz dodatkowe pytania lub chciałabyś skorzystać z bezpłatnej konsultacji dlatego zapraszam na 15-minutową rozmowę o Twoich potrzebach. Może właśnie pomoc WA jest Ci potrzebna by osiągnąć jeszcze więcej w 2019 roku!
Sporo osób zastanawia się, czy dobrym startem w biznes wirtualnej asystentki jest próba rozkręcenia go „po godzinach” – po swojej etatowej pracy. Gdy o tym myślisz i chcesz przetestować swój pomysł „na żywym organizmie” ważne jest to, byś skupiła się na kilku najważniejszych kwestiach. Nie musisz od razu mieć wszystkiego w 100% profesjonalnie (jednak cokolwiek byłoby dobre), ale przydałoby się, byś wiedziała, po co robisz to, co zamierzasz robić i jaki jest głębszy sens Twoich działań.
Moim zdaniem start we własny biznes „po godzinach” jest to bardzo pomysł. Bez gwałtownych zmian możesz sprawdzić czy nadajesz się do tego, co zamierzasz robić. Najlepiej byłoby, gdybyś w trakcie pracy „po godzinach” odkładała dodatkowo środki, by móc zabezpieczyć się na kilka pierwszych miesięcy – na czas, gdy już zrezygnujesz z etatu.
Aby pomóc utrzymać Twoją samodyscyplinę i skupienie na działaniu przygotowałam dla Ciebie ten wpis, w którym pokażę Ci 5 sposobów na to, jak lepiej skupić się na rozkręcaniu swojego biznesu jako wirtualna asystentka, nawet gdy pracujesz po godzinach i masz bardzo mało czasu.
1. Planuj swoje działania na co najmniej jeden tydzień z wyprzedzeniem.
Jako osoba, która lubi planować i trzymać się planu (nawet gdy dziecko chore i armagedon) bardzo polecam Ci taki plan tworzyć. Jest potem po prostu łatwiej działać. Z planem masz poczucie, że to Ty jesteś Panią sytuacji i nie musisz błądzić po omacku. Dodatkowo masz rozpisane, co, kiedy, jak i gdzie, więc gdy masz chwilę na to, by „zabrać się za biznes” po prostu wyciągasz plan i działasz. Jeśli masz problem z tym, by zmobilizować się do działania sprawdź mój wpis – Jak w końcu zacząć nowy tydzień?
Plan na tydzień możesz stworzyć np. w Asanie – narzędziu do zarządzania projektami (które jest bezpłatne, a instrukcję obsługi możesz pobrać zapisując się do newslettera Must – Have Asystentka). Dzięki temu wszystkie najważniejsze informacje będziesz miała w jednym miejscu.
2. Zaplanuj czas na „bycie” online i buduj w ten sposób swoją markę.
Ładniej mówiąc – bądź online – przynajmniej na początku staraj się rozbudzić w innych świadomość Twojej marki – że jesteś, działasz i służysz pomocą. Wyszukaj swoich potencjalnych klientów. Udzielaj się np. w branżowych grupach na Facebooku, dołącz do LinkedIn, staraj się dotrzeć tam, gdzie są Twoi potencjalni klienci. Ja wiem, że nie jest to łatwe i trzeba się zmobilizować, ale jeśli Ty nie dasz się poznać – nikt sam Cię nie znajdzie.
Dodatkowo możesz założyć blog, newsletter czy np. kanał na YouTube albo tworzyć Insta story. Wybór należy do Ciebie. Ważne byś była obecna i pojawiała się w świadomości swoich przyszłych klientów. Nie masz czasu na takie pierdoły mówisz? Potrzebujesz 15 min. dziennie na napisanie postów, które następnie zaplanujesz z wyprzedzeniem. Możesz korzystać z narzędzi do planowania postów np.: Hotsuite, Buffer, Later, Planoly. Ja używam SmarterQueue.
Możesz codziennie przeznaczać określoną ilość czasu by odpowiadać na pytania innych i „być” w Social mediach.
Jeśli będziesz działała systematycznie to ludzie zaczną Cię kojarzyć z tego, co robisz i gdy będą mieli konkretny problem – zwrócą się do Ciebie 🙂
3. Gdy masz czas – działaj!
Nie zastanawiaj się co by było, gdyby… Traktuj wolną chwilę jak dodatkowe minuty na działanie. Skup się na tych obszarach, które zdziałają dla Ciebie najwięcej dobrego i pozwolą na progres.
Wiem, pewnie sobie teraz pomyślisz „jasne łatwo jej tak mówić, ale jak mam 10 minut to nie zdążę nawet za nic się porządnie zabrać, nie mówiąc o skupieniu”. Ok, w pełni Cię rozumiem. Chcę Ci powiedzieć, że to możliwe, bo sama tak zaczynałam. Również nie miałam wolnego dnia na pracę. Raczej kilka małych bloków czasowych (po 15-25 min) dziennie. Zaczynałam od zera z rocznym dzieckiem pod pachą. Mówili, że nie dam rady, ale zawzięłam się i ciężko pracowałam. Dzisiaj jestem o kilkanaście kroków dalej. Mam klientki, które płacą mi za moją pracę. Nie muszę konkurować ceną i mam wiele satysfakcji z tego, co robię na co dzień.
„Kroki, które podejmujesz nie muszą być duże. Muszą tylko prowadzić Cię we właściwym kierunku”
Pod koniec każdego tygodnia / miesiąca sprawdź, co udało Ci się zrealizować. Jak możesz porównać liczby z poprzednich tygodni / miesięcy. Co i w jakim czasie udało Ci się zrealizować. Zaznacz działania, które były trafne i to na nich się skup bardziej w nadchodzącym tygodniu / miesiącu.
Stwórz sobie system pracy. Co zrobić krok po kroku, by osiągnąć upragniony cel.
Już na samym początku opracuj systemy, które pozwolą Ci działać sprawniej. Dzięki temu zaoszczędzisz sobie kolejny czas, bo będziesz wykonywać tylko te zadania, które działają.
Wiem, że takie działania zajmują sporo czasu, którego prawdopodobnie i tak masz mało, ale pomyśl o tym inaczej – zrobisz raz a porządnie. Będziesz miała podstawy do sprawnego działania i zadbasz również o swój biznes, a nie tylko o zaplecze klientów.
5. Spróbuj niecodziennych rozwiązań (skup się na robieniu biznesu).
Kiedy działasz w swojej niszy, ale czujesz, że próbujesz przebić szklany sufit i nie wiesz co możesz dalej zrobić – odetnij się! Nie próbuj porównywać się do konkurencji. Wycisz swojego newsfeeda na Facebooku. ODŁĄCZ się.
Spróbuj zrobić coś innego. Sprawdź inne branże, przeanalizuj ich rozwiązania. Wyciągnij wnioski i testuj nowe sposoby na rozwój biznesu. Bierz przykład z najlepszych z branży. Staraj się jednak poznać ich początki i problemy, z jakimi wtedy się spotykali.
Sama też wyszukuj swoich klientów. Rób inaczej od innych. Proponuj ciekawe rozwiązania w zgodzie z samą sobą.
Wykonaj dogłębne researche, by poznać prawdziwe problemy swoich przyszłych klientów. Dawaj wartości i nie rzucaj od progu swojej oferty.
Wyjdź z założenia, że nie każdy biznes będzie potrzebował Twoich usług i nie każdy będzie gotowy, by za nie zapłacić.
Będziesz jako przedsiębiorca zmuszona do tego, by stale się reklamować. Próbuj więc różnych metod np. co miesiąc i sprawdzaj co działa. Na przykład:
Napisz do freelancerów działających na rynku, którzy mają podobny target klientów do Twoich, spróbuj wejść w współpracę z nimi na zasadzie % od polecenia usług/nowych klientów.
Skontaktuj się z dużymi firmami – przygotuj świetną ofertę i napisz do większych od siebie firm. Pokaż im dlaczego Ciebie potrzebują. Wskaż działania i obszary, w których znacznie usprawnisz codzienne działania tych firm.
Stwórz genialny pakiet z usługami, których nikt inny nie oferuje.
Pracujesz bardziej lokalnie? Zaproponuj swoim Klientom, że np. raz w tygodniu pojawisz się w biurze i wykonasz zadania stacjonarnej asystentki.
Masz swoją bazę kontaktów? Godnych polecenia podwykonawców, którzy nie zawiedli? Zrób z niej swój wielki atut 🙂
Podsumowanie
Pamiętaj – każdy kiedyś zaczynał. Nie jest to niemożliwe, nawet wtedy, gdy taki biznes próbujesz rozkręcić po godzinach. Co jest ważne to to – byś traktowała go poważnie i profesjonalnie. I skupiła się na naprawdę ważnych rzeczach, a nie na pierdołach.
Skup się na tym, co umiesz i zacznij od tego. Ciągle masz wątpliwości i zbyt dużo pytań kłębi się w Twojej głowie? Skorzystaj z bezpłatnej 15 minutowej konsultacji ze mną. Zastanowimy się wspólnie jak Ci pomóc w rozwoju twojego biznesu – zamawiam konsultację. Do usłyszenia!
Jeśli się tutaj znalazłaś – przypuszczam, że jesteś wirtualną asystentką, lub myślisz o tym, by wirtualną asystentką zostać w przyszłości. Pewnie zastanawiałaś się, jak taka praca wygląda naprawdę i o czym musisz pamiętać, jeśli zdecydujesz się na to by zostać swoim własnym szefem.
Na początku chciałam Ci powiedzieć, że przejście z bycia pracownikiem, do zostania przedsiębiorcą może być dla Ciebie trudne. To nic dziwnego, w końcu całkiem inaczej zachowujesz się gdy do pracy idziesz na 8 godzin dziennie, a inaczej, gdy sama odpowiadasz za swój biznes. Bycie przedsiębiorcą to ciężki kawałek chleba, a także ciężka praca nad sobą i rozwojem swojego biznesu. Nagle z dnia na dzień przestajesz mieć szefa (więc jesteś „wolna”), ale zaczynasz całkiem inne działania, gdzie w rezultacie pozyskujesz i obsługujesz Klientów.
Być może spotkasz na swojej drodze osoby, które powiedzą Ci, że bycie przedsiębiorcą/freelancerem to łatwa i prosta droga. W końcu nie masz nad sobą szefa więc możesz robić to, co Ci się podoba. Klienci będą się sami do Ciebie zgłaszać, przy minimalnych nakładach Twojej pracy i energii. Zawsze trafisz na genialnych bezproblemowych ludzi, a na Twoje konto będą co chwilę wpływały coraz to większe kwoty.
Okej tak nie jest. Przynajmniej nie na początku. Dlatego byś mogła ocenić, czy praca jako wirtualna asystentka jest dla Ciebie. Pozwól że opowiem Ci co nieco o pracy wirtualnej asystentki.
1. Jak wygląda praca wirtualnej asystentki?
Będąc swoim własnym szefem oczywiście możesz pracować w ustalonych przez siebie godzinach. Możesz od czasu do czasu zabrać laptopa do kawiarni i przy kawie odpisywać na maile i robić zadania. Ale to nie jest typowy dzień pracy wirtualnej asystentki. Życie jako WA tak nie wygląda, to bardziej ciągłe wykonywanie podobnych zadań, siedzący tryb pracy i ciągłe żonglowanie pomiędzy tym, co bardziej i mniej pilne.
Możesz czasem “urwać się” z pracy, pojechać na zakupy, spotkać się z przyjaciółką czy zrobić sobie dzień wolny. Jasne, kto ci zabroni? Pamiętaj jednak, że to Ty odpowiadasz za wykonanie zadań dla swoich Klientów. Nawet jeśli weźmiesz sobie dzień wolny to i tak będziesz musiała nadrobić ten stracony czas.
Oczywiście, jeśli już takich Klientów masz. Gdy jesteś na etapie pozyskiwania pierwszych Klientów – każdą wolną chwilę będziesz chciała spędzić na działania marketingowe, które tych Klientów do Twojego biznesu przyciągną. A to nie jest tak łatwe zadanie. Możesz być świetną WA, ale będziesz potrzebowała przekonać ludzi, że można Ci zaufać.
No właśnie.
Jak tu jeszcze mieć czas, by zadbać o swoje media społecznościowe, swoją stronę i bloga, kiedy to działania dla Klientów są najważniejsze i przynoszą Ci realne pieniądze?
2. Prowadzenie firmy
A firma to nie tylko Klienci i media społecznościowe. To też cała praca, która odbywa się na zapleczu i której to na co dzień nie widać.
organizacja Biznesu,
finanse,
marketing,
rozwój.
Dodatkowo znajdą się sprawy, którymi będziesz musiała zająć się jako przedsiębiorca:
stworzenie strategii biznesowej, by nie działać na oślep,
planowanie przychodów i wyznaczanie celów, by się rozwijać,
wyrobienie sobie systemu współpracy z Klientami, by Twoje działania były efektywne i byś sprostała oczekiwaniom Klientów,
utrzymanie samodyscypliny, by rzeczywiście praca i zadania zostały zrobione (szczególnie, jeśli będziesz pracować z domu, w którym możesz znaleźć milion rozpraszaczy)
milion innych, które nie przyszły mi do głowy;
I na pewno zdarzą się dni, w których będziesz zastanawiała się, czy wybrałaś dobrą drogę. Albo takie w których pomyślisz, że już nigdy nie pójdziesz na urlop i czas rzucić ten biznes w cholerę. Będziesz chodzić na spotkania z potencjalnymi Klientami na nic, bo żaden z nich nie będzie chciał z Tobą współpracować (tylko zmarnują Twój i swój czas). Zdarzy się Klient nie będzie zadowolony z Twojej pracy, zrodzi się między Wami konflikt i będziesz musiała rozwiązać go w profesjonalny sposób. Jako wirtualna asystentka – przedsiębiorca będziesz musiała stawić czoła wszystkim problemom, które będą spotykały Twój biznes.
To normalne. Ale ważne byś miała tego świadomość, zanim zaczniesz pracę jako wirtualna asystentka.
Wskazówka
Rozkręcenie biznesu jako WA zajmie Ci trochę czasu, więc jeśli masz możliwość spróbowania pracy jako wirtualna asystentka bez rzucania swojej obecnej pracy – radziłabym skorzystać z takiej opcji. Jeśli możesz pozostać na obecnym stanowisku i spróbować swoich sił po godzinach – zrób to. Na pewno będzie wymagało to więcej Twojego zaangażowania i zacięcia, ale jest do zrobienia. W taki sposób (próbując swych sił jako WA po godzinach) przekonasz się czy wirtualna asystentka to praca dla Ciebie. Oszczędzisz sobie stresu związanego z prowadzeniem biznesu (i ponoszeniem miesięcznych kosztów – na to jeszcze przyjdzie czas). Teraz fajną opcją na wypróbowanie pomysłu na biznes jest działalność nierejestrowana, w której do przychodu, który nie przekracza 50% minimalnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2018 r. Było to 1050 zł brutto) co miesiąc, nie trzeba rejestrować działalności gospodarczej. Oczywiście są różne ograniczenia.
Najlepiej, gdy sama sprawdzisz informacje na ten temat. W końcu praca WA opiera się o research!
3. Czy masz w sobie to „coś” by zostać WA?
Jeśli Cię jeszcze nie wystraszyłam i nadal myślisz o tym, żeby zostać wirtualną asystentką – mam dla Ciebie kilka pytań, które pozwolą Ci odpowiedzieć na pytanie, czy rzeczywiście nadajesz się na wirtualną asystentkę? Sprawdź, z którymi z nich się zgadzasz, a nad jakimi musisz jeszcze popracować.
Dlaczego chcę byś odpowiedziała sobie na te dość trudne pytania? Jak mówiłam wcześniej – prowadzenie swojej formy to nie taka łatwa droga, jak mogłoby się wydawać. Często od rozpoczęcia biznesu do pozyskania pierwszego Klienta – mija trochę czasu. Dobrze, gdy na początku jesteś świadoma tego, że przed Tobą będzie sporo pracy – nad sobą i rozwojem własnego biznesu.
Nie zrozum mnie źle – ja uważam, że praca jako WA to jedna z lepszych jakie można wykonywać, ale najpierw trzeba określić czy w ogóle nadajesz się do tej pracy. I czy nadajesz się do tego, by być przedsiębiorcą.
Tak, chcę zostać WA!
Jeśli przeczytałeś powyższy wpis i jesteś przekonana, że praca wirtualnej asystentki to praca dla Ciebie – ŚWIETNIE! przeczytaj kolejne artykuły, które dla Ciebie przygotowałam:
Praca jako wirtualna asystentka staje się coraz to bardziej popularna. Bardzo się z tego powodu cieszę! To świetny pomysł na życie i pracę skupioną wokół wartości, które są dla Ciebie ważne. Jeśli szukasz informacji o tym, jak rozpocząć pracę jako wirtualna asystentka to świetnie! Przygotowałam dla Ciebie artykuł, w którym znajdziesz masę wskazówek i rad.
Zanim jednak zaczniemy – jeśli trafiłaś tutaj przez przypadek i kompletnie nie wiesz kim jest wirtualna asystentka i nigdy o takiej pracy nie slyszałaś – postaram się pokrótce wyjaśnić Ci kim jest wirtualna asystentka.
Wirtualna asystentka jest to asystentka, która pracuje zdalnie, zajmuje się zadaniami ustalonymi ze swoimi klientami i na co dzień się z nimi nie widzi. Często wirtualna asystentka mieszka w innym mieście, lub części Polski/świata, co nie przeszkadza jej zupełnie w pracy. Może zajmować się zadaniami typowo administracyjnymi, tymi związanymi z prowadzeniem biznesu online, mediami społecznościowymi lub innymi zadaniami, uzgodnionymi przez obie strony.
Samo pojęcie wirtualnej asystentki może kryć w sobie wiele różnych sposobów pracy, a ich wybór zależy od osobistych preferencji. I musisz uwierzyć mi, jeśli powiem Ci, że nie ma dwóch wirtualnych asystentek, które działają w dokładnie taki sam sposób. To umiejętności każdej z nich, doświadczenia i pasje czynią je jedynymi w swoim rodzaju 😉
Załóżmy, że tymi kilkoma zdaniami wstępu Cię zaciekawiłam, więc zapraszam Cię do dalszej lektury i przechodzimy do kolejnych informacji.
1. W jaki sposób możesz pracować wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka freelancer (jesteś sterem, żaglem i okrętem swojej działalności i sama szukasz dla siebie zleceń) tutaj praca nie różni się zbytnio od bycia freelancerem w każdej innej dziedzinie 🙂
Wirtualna asystentka associate (po polsku jest to chyba coś a’la podwykonawca) – pracujesz dla innej wirtualnej asystentki, która zleca Ci bezpośrednio zadania, biorąc za to część prowizji (zwykle uznaje się stosunek 80-20%), Ty nie musisz martwić się o zlecenia, ale możesz zarobić nieco mniej niż gdybyś sama aktywnie szukała swoich Klientów,
Praca w agencji wirtualnych asystentek – jesteś pracownikiem w firmie, która świadczy usługi wirtualnych asystentek i zarabiasz jak w “normalnej pracy” z tym wyjątkiem, że pracujesz zdalnie.
Praca zdalna za zgodą pracodawcy – czasem zdarza się, że pracodawcy zgadzają się na to, aby asystentka mogła pracować z domu, a do biura przychodzić np.raz w tygodniu. Myślę, że jest to fajna opcja, aczkolwiek na początku trzeba byłoby przedstawić sporo korzyści, które byłyby motorem napędowym do takiej zmiany.
Na pewno są jeszcze inne formy pracy jako wa, ale ja spotkałam się z tymi 4 więc nie będę tutaj nic więcej wymyślać i dopisywać, załóżmy, że te cztery opcje to jest i tak spory wybór 🙂
2. Jak zacząć?
Moim zdaniem zacząć możesz od wyboru swojej niszy / specjalizacji czyli od określenia co właściwie chcesz robić i dla kogo. Wiem, brzmi to strasznie nudno, ale uwierz mi – wcale tak nie jest. Wybór niszy pozwoli Ci zoptymalizować swoje działania w danej dziedzinie, lepiej skupić się na swoich potencjalnych Klientach i zbudować lepszy grunt pod wszystkie działania.
3. O co chodzi z tą niszą?
Jeśli jesteś na początku swojej asystenckiej drogi i nie masz (w ogóle) żadnego doświadczenia – proponuję Ci sztywno określić co i dla kogo chcesz robić. To bardzo pomoże Ci w dalszej nauce i szukaniu swoich pierwszych Klientów.
Odpowiedz sobie na pytania:
Kogo chcesz wspierać (freelancerów, blogerów, małe firmy, średnie firmy, korporacje)
Jakie działania chcesz wykonywać (np. obsługa klienta, research, wspieranie sprzedaży, ecommerce, media społecznościowe, opiekę nad blogiem, organizowanie eventów, czy wyjazdów służbowych, wsparcie małych firm jako ogólna asystentka)
Czego nie lubisz robić? (Ja np. Nie lubię wykonywać telefonów i notorycznie odmawiam potencjalnym Klientom ze względu na to, że trzeba często dzwonić) – Szczególnie wtedy, kiedy zaczynasz ważne jest to, aby postawić sobie granice: co jest akceptowalne przeze mnie do wykonania, a czego się nie podejmę. Jeśli ustalisz sobie takie granice – zapobiegniesz wypaleniu już na początku swojej działalności (nie ma nic gorszego niż praca dla siebie i robienie zadań, których się nie znosi).
Poniżej znajdziesz kilka pomysłów nisz, w których możesz się odnaleźć na początek:
Asystentka administracyjna – wykonywanie działań, które robią “normalne” stacjonarne asystentki (może być to połączone z przychodzeniem do biura kilka razy w miesiącu) czyli, odbieranie maili, telefonów, pilnowanie kalendarza, składanie zamówień, organizacja dokumentów, tworzenie raportów, organizowanie podróży służbowych i innych spraw
Asystentka social mediów – może być dla Ciebie fajną niszą jeśli znasz media społecznościowe i swobodnie się w nich obracasz, śledzisz trendy i potrafisz przewidzieć, co stanie się modne, umiesz wyszukać ciekawy kontent przed innymi i pokazać światu, że jest on wyjątkowy. Dodatkowo znasz narzędzia do obsługi social mediów, a także potrafisz tworzyć przyciągające i angażujące wpisy;
Asystentka bloga – polega głównie na pomocy w edycji i publikacji postów blogowych, przygotowywaniu grafik, obsługi cms (np. WordPress), a także odpowiedzi na komentarze i maile,
Pomoc w e-commerce – wsparcie sklepów internetowych np. dodawanie produktów do sklepu, a także obsługa klienta sklepu internetowego,
Wsparcie marketingowe – tworzenie stron lądowania, obsługa systemów mailingowych, przygotowywanie kampanii czy automatycznych sekwencji email, obsługa botów, pomoc w tworzeniu reklam,
Wsparcie sprzedaży – wyszukiwanie potencjalnych Klientów, którzy mogliby być zainteresowani ofertą Twojego Klienta czyli tzw prospecting, a następnie tworzenie baz Klientów na podstawie przeprowadzonych działań prospectingowych.
itp…
Nisz / specjalizacji do wyboru jest bardzo dużo i dobrze byłoby zastanowić się, która z nich będzie dla Ciebie najlepsza.
Jeśli ustaliłaś swoją niszę (nawet tak mniej więcej – to nie musi być od razu mega doprecyzowane) kolejnym krokiem będzie określenie – kto jest Twoim potencjalnym Klientem.
4. Idealny Klient
Umówmy się – jeśli założysz, że swoje usługi chcesz kierować do wszystkich – to w jaki sposób pozyskasz swoich Klientów? To trochę tak, jakbyś stała na chodniku przy ruchliwej ulicy z bannerem w ręku (nie Hulkiem 😉 i krzyczała: “pomogę Ci oszczędzić Twój czas! Jestem najlepszą wirtualną asystentką, Wybierz mnie, wybierz mnie!”. Jak możesz się domyślić – ludzie przechodzili obok Ciebie obojętnie, bo nikt nie będzie wiedział do kogo mówisz i w ogóle, po co to robisz.
Ale jeśli spróbowałabyś np. Pójść na spotkanie networkingowe przedsiębiorców małych firm i wyglosiłabyś tam genialną elevator pitch (krótką, często minutową prezentację swojej osoby), która dotyka problemów Twoich potencjalnych Klientów i pokazuje im, że Ty jesteś świetnym rozwiązaniem tych problemów – zapewne przyciągnęłabyś do siebie osoby zainteresowane Twoimi usługami.
Pamiętaj jednak, że nie każdy Klient jest dla Ciebie i Ty też nie jesteś najlepszą opcją dla każdego Klienta. Z takim podejściem szybciej określisz to co powinnaś robić, dla kogo to robić, a także znajdziesz osoby, które Ci za to zapłacą.
Jeśli zastanawiasz się, jak na początku rozliczać się z klientem, to sprawdź ten wpis:
Określ dane demograficzne (ile ma lat, gdzie mieszka, gdzie pracuje, ile zarabia itp.),
Określ dane psychologiczne (zachowania, preferencje, tożsamość, gdzie robi zakupy, na co wydaje, jak żyje)
Pomyśl jakie ma problemy (obserwuj media społecznościowe, różne fora, grupy i wyciągnij wnioski)
Zastanów się jak możesz mu pomóc.
Kiedy wykonasz to zadanie, będziesz już o krok bliżej do tego, aby zacząć pozyskiwać realnych Klientów z krwi i kości.
6. Konkurencja i badanie rynku
Dla potrzeb tego artykułu zakładam, że potencjał rynku dla pracy wirtualnej asystentki jest bardzo duży. (wiele osób wciąż nie wie, kim jest wirtualna asystentka) Praktycznie każda branża w Polsce może skorzystać na zatrudnieniu wirtualnej asystentki.
Konkurencja na rynku pracy wirtualnej asystentki jest relatywnie mała. Dodatkowo specjalizacji czy nisz do wyboru jest tak dużo, że naprawdę nie trzeba być dla siebie konkurencją.
7. Czego absolutnie NIE RÓB:
Nie rzucaj się na głęboką wodę z dnia na dzień – myśląc, że jakoś to będzie,
Zapomnij o spamie,
Nie oczerniaj konkurencji,
Wywyższanie się odłoż na bok,
Nie pisz nieskładnych maili,
Wyrzekaj się narzekania
I działaj! Pamiętaj nic się samo nie zrobi. Klienci nie będą pukać do Twych drzwi, jeśli nie wyjdziesz do nich pierwsza i nie pokażesz im, że istniejesz 🙂
Podsumowanie
Jak mogłaś zauważyć o pracy wirtualnej asystentki mogę mówić całymi dniami! Serio, masz czas? 🙂
Wirtualna asystentka to świetna praca, która daje mnóstwo możliwości, jednak nie jest to praca dla każdego. Początki bywają trudne, ale to jest specyfika pracy “na własny rachunek”. Mimo początkowych trudności, jakie mogą Cię spotkać, (zdobycie pierwszych Klientów) każde kolejne zlecenie będzie dla Ciebie ogromną satysfakcją.
Poznasz ludzi, których nie miałbyś możliwości poznać w normalnej pracy. (bo mieszkacie w innym mieście, czy nawet kraju), a przede wszystkim masz nieskończone możliwości pracy nad różnego rodzaju zadaniami.
Jeśli dodatkowo cenisz sobie wolność pracy i wolność wyboru – wirtualna asystentka może być dla Ciebie strzałem w 10! I jeśli czujesz, że to coś dla Ciebie idź w to!
Masz wielu klientów i czujesz, że nie ogarniasz wszystkiego od początku do końca? Prowadzisz swój mały biznes, ale ilość dodatkowych spraw Cię przytłacza? Jak znaleźć na wszystko czas i jak uporządkować swoje działania, by były one jak najbardziej skuteczne? To pytania, na które odpowiem w poniższym wpisie.
Organizacja Twojego Biznesu
Cześć przedsiębiorcza Kobieto.
Dzisiaj chciałbym poruszyć temat organizacji Twojego biznesu. Jeśli jesteś freelancerką lub prowadzisz swoją firmę na pewno masz do zrobienia milion rzeczy. Założę się że czasem masz tak że nie wiesz co masz w danym momencie zrobić. Za co się zabrać i od czego zacząć.
Ja wiem że jest często tak – zakładasz swój biznes i myślisz – od dzisiaj będę robić tylko to na co naprawdę mam ochotę. Będę miała pełno Klientów i wszystko się ułoży. W końcu będę robić to co kocham i jeszcze mi za to zapłacą.
A potem okazuje się, że dla swojego biznesu musisz robić to, za co Ci płacą i dodatkowo tysiące innych spraw.
Wiele kobiet, które prowadzi swoje biznesy, a zajmuje się usługami bardzo skupia się na pracy ze swoimi klientami. I to jest super, ale jednocześnie zapominają one o swoim podwórku i o tym, że aby dobrze działać trzeba się po prostu dobrze zorganizować.
Przede wszystkim musisz poukładać sobie działania i kroki przez, które przechodzą Twoi klienci. Usystematyzować workflow – praca z klientem i przewidzieć w którym momencie podczas takiej współpracy coś może pójść nie tak. Opracować system jak działać dzień za dniem i krok po kroku rozpisać cały proces.
Dzięki takiemu podejściu będziesz mogła pracować szybciej i sprawniej. Twojej klienci będą wiedzieli co w którym momencie się wydarzy i co dokładnie mają zrobić
Wasza komunikacja ulegnie znacznej poprawie, a cała usługa bądź projekt zostaną wykonane szybciej.
Krok 1 Udokumentuj proces swojego Klienta.
Co to znaczy?
Mniej więcej tyle, że powinnaś sobie rozpisać krok po kroku co się dzieje w relacji z Twoim klientem od waszego pierwszego kontaktu do momentu zakończenia współpracy.
Wiem że to nie jest absolutnie posch i modne bo zalatuje procedurami, które dla wielu osób są nudne i teraz się o tym nie mówi. Teraz nie mówi się o tym, by tworzyć sobie systemy pracy. Teraz często możesz usłyszeć o planowaniu swoich mediów społecznościowych i budowaniu pozycji eksperta, a wiele osób zapomina o tym, by zaplanować swoje wewnętrzne procesy i działania. To, czego nie widać gołym okiem, a czego rezultat możesz często obejrzeć w mediach społecznościowych właśnie.
Aby zorganizować proces swojego klienta zastanów się nad tym co dzieje się od momentu kiedy twój klient zapyta o wycenę lub zamówi Twoją usługę do momentu w którym Wasze ścieżki się rozejdą.
Przed zakupem
Jaki jest twój proces zanim ten klient zdecyduje się na zakup: jeżeli na przykład klient wysyła zapytanie – w ciągu jakiego czasu odpowiadasz na maile, czy masz przygotowane szablony odpowiedzi dla takiego Klienta, czy masz przygotowaną stronę z najczęściej zadawanymi pytaniami, jeśli oferujesz bezpłatną konsultację – jak ją przeprowadzasz, z jakich narzędzi korzystasz, jak przekonujesz potencjalnego Klienta do zakupu itp.
Kupno
Co dzieje się w momencie kiedy Klient kupi Twój produkt – czy proces zakupu jest zautomatyzowany czy nie, czy i w jaki sposób kontaktujesz się z Klientem, który dokonał zakupu lub zdecydował się na współpracę, jakie informacje przekazujesz Klientowi po zakupie.
Onboarding Klienta
Jak regulujesz kwestie prawne (umowa, zasady i warunki współpracy), czy masz powitalny pakiet dla nowych Klientów, czy wysyłasz go mailem czy pocztą, czy organizujesz spotkanie wprowadzające do współpracy itp.
Usługa lub współpraca
Jak wygląda wykonanie usługi (co robisz krok po kroku, co musi zrobić Twój klient, a co musisz zrobić Ty, jak przygotować się do konsultacji, checklista do współpracy, kwestionariusz dla Klienta, czas wykonania usługi, ramy akceptacji poszczególnych części projektu, programy z których korzystasz, ostatecznie rozliczenie.
Zamknięcie sprzedaży
Czyli co robisz po wykonaniu usługi i w jaki sposób kończysz współpracę – jak zbierasz referencje, czy wykonujesz follow up, czy wysyłasz kartki świąteczne, czy organizujesz zniżki dla Klientów, czy wysyłasz dodatkowe pliki, czy przewidujesz inne opcje pozostania w kontakcie ze swoimi Klientami.
Krok nr 2 Stwórz mini CRM do zarządzania Klientami
Zacznij używać CRM do obsługi i monitorowania swoich Klientów. Na początek wystarczy Ci do tego excelowski arkusz lub dodatek do Gmaila.(Streak)
CRM będzie Ci potrzebny do śledzenia projektów, monitorowania statusu Twoich Klientów, a także do działań posprzedażowych, które będziesz chciała wykonać.
W arkuszu możesz zapisać:
Dane swoich Klientów,
Datę i rodzaj usługi lub zakupionego produktu,
Sposób pozyskania Klienta,
Status wykonania prac,
Wynagrodzenie,
Terminy płatności,
Info o referencjach,
Działania posprzedażowe.
Dzięki temu będziesz mogła bardzo szybko podsumować poszczególne miesiące swojej pracy, najlepszych Klientów, najfajniejsze projekty i przeanalizować swoje wynagrodzenie.
Krok 3 Zapanuj nad skrzynką odbiorczą
Zacznij panować nad skrzynką odbiorczą. Serio.
Nie ma nic gorszego niż szukanie maili od Klientów w gąszczu innych maili. Ciągłe cofanie się do poprzednich ustaleń lub po prostu zapominanie o nich. Nie bądź osobą, która nie potrafi uporządkować swoich wiadomości – to jest słabe.
Pamiętaj, że maile to będzie Twój główny kanał kontaktu z potencjalnymi Klientami na początku Waszej współpracy. Zanim to jednak nastąpi skup się na profesjonalnej obsłudze skrzynki mailowej.
Stwórz system nadawania etykiet poszczególnym mailom (u mnie to: do zrobienia, w trakcie pracy i zakończone),
Zadbaj o profesjonalną stopkę,
Zwróć uwagę na wygląd swoich maili, a przed każdą wysyłką wyłap ewentualne błędy językowe,
Przygotuj szablony maili (tam, gdzie to możliwe),
Zainstaluj wtyczkę Boomerang (w Gmailu) i planuj wysyłkę swoich maili (fajna opcja jeśli siedzisz po nocach, a wysyłkę wiadomości planujesz na rano),
Podłącz kilka swoich kont do Gmaila i zarządzaj mailami z jednego miejsca.
WAŻNE Nie traktuj swoje skrzynki mailowej jak listy zadań. Nie ma nic gorszego niż ciągłe odrywanie się od pracy i zaglądanie do maila. Ustaw sobie stałe godziny sprawdzania maili.
Krok 4 Zacznij używać narzędzia do zarządzania projektami.
Korzystam z Asany, która jest darmowa i którą z powodzeniem można używać do kontaktów ze swoimi klientami. Dzięki Asanie będziesz mogła pominąć proces pisania maili, które w tę i z powrotem przesyłasz swoim Klientom.
Każde ustalenie będzie jasno sprecyzowanym zadaniem, z datą wykonania, opisem i osobą przypisaną do jego wykonania. Dodatkowo każde zadanie będziecie mogli opatrzyć komentarzem i dodać do niego powiązane załączniki.
Stwórz w Asanie szablony projektów i usług.
Jeśli w swojej ofercie masz kilka wariantów i opcji do wyboru – stwórz szablon do każdego z nich. W takich szablonach możesz opisać dokładnie krok po kroku realizacją danego projektu, zadania, usługi. Zaoszczędzisz dzięki temu czas i Twoi klienci będą wiedzieli dokładnie co następuje po sobie krok po kroku.
W takim szablonie projektu możesz przypisać również daty wykonania poszczególnych zadań, a także daty w których Twoi klienci muszą podjąć pewne działania. Będzie to dla nich sygnał, że również mają wobec Ciebie zobowiązania, które muszą spełnić, aby cały projekt przebiegła pomyślnie i bez żadnych opóźnień.
Często jest tak, że klienci przeciągają proces feedbacku, dostarczenia niektórych dokumentów czy czasem płatności. Jeżeli będą wiedzieli, że dana akcja ma się wydarzyć dokładnie dnia tego i tego, to będzie dla nich jasny sygnał że trzeba wykonać odpowiednie działanie.
Jeżeli masz problem z tym, że Twoi klienci na przykład nie płacą na czas – możesz w umowach zamieścić klauzulę o late payment fee czyli dodatkowej płatności za opóźnienie terminu płatności, dzięki czemu będziesz miała pewność że większość klientów będzie chciała zapłacić Ci na czas by uniknąć kary.
Wracając do Asany – masz szablony projektów. Kiedy przychodzi do ciebie nowy Klient kopiujesz szablon i zapraszasz danego Klienta do projektu. Projekt dzielicie sobie wspólnie w Twojej Asanie, a po skończonym projekcie żegnasz się z Klientem i odłączasz go z projektu. Tutaj jeszcze proponuję taki krok, w którym możesz stworzyć dodatkowo podstronę na swojej stronie – takie Q&A. Jeżeli potrzebna jest jeszcze jakaś akcja po wykonaniu usługi to na takiej podstronie zamieścisz na przykład najczęściej zadawane pytania (ale dokładnie do tego projektu) czy filmiki które potrzebne są jeszcze dla tego klienta. Stronę możesz zabezpieczyć hasłem i przez jakiś czas jeszcze umożliwić do niej dostęp.
Dzięki takim działaniom po pierwsze poprawi się jakość Twojej pracy, a po drugie cały proces będzie dla Ciebie też bardziej oczywisty i częściowo zautomatyzowany.
Krok 5 Zorganizuj swoje pliki na komputerze i w chmurze
Aby mieć dobrze zorganizowany biznes powinnaś mieć zorganizowane pliki na swoim komputerze i w chmurze.
Dlaczego?
Po pierwsze jak nie wyobrażam sobie, że wszystko działa u Ciebie jak należy, jeśli masz śmietnik w plikach. Ja zbyt często słyszę od różnych osób, że “tak – mam taki bałagan nie mogę nic znaleźć. Boże coś tam zapisałam pod nazwą a b c d e i nie wiem do którego folderu zapisałam, a potrzebuję na już.”
Nie może tak być, jeżeli masz swój biznes. No niestety musisz pewne rzeczy ogarniać dobrze. Więc jeśli na nic innego nie masz póki co czasu – wypracuj sobie chociaż system, w którym będziesz wiedziała jak znaleźć poszczególne ważne pliki
W mojej pracy funkcjonuje to tak, że każda z moich Klientek ma swój folder. W nim zapisuję wszystkie rzeczy które są potrzebne w danym projekcie. Kiedy projekt się kończy – w ciągu 30 dni usuwam te wszystkie materiały lub przekazuję je Klientkom. Dzięki temu zawsze wiem co i gdzie mam.
Głównym powodem dla którego powinnaś zorganizować swoje pliki, czy to właśnie na komputerze, czy w chmurze jest to, że tracisz niepotrzebnie czas na szukanie ich w stosie innych plików (nie mówiąc o tym, że i o pomyłkę łatwo. Jeżeli szukasz 15 minut pliku który mogłabyś od tak znaleźć to jest bez sensu. Nikt Ci za ten czas w którym tego szukasz nie zapłaci a ty będziesz tylko denerwować.
Krok 6 Opanuj swoje faktury i rachunki.
Pewnie nie jesteś fanką zajmowania się tą stroną Twojego biznesu. Jednak zapewniam Cię – jeśli Ty nie zadbasz o swoje faktury na czas – nikt tego za Ciebie nie zrobi.
Jako właścicielka małego biznesu lub freelancerka jesteś również w części swoją asystentką. Wiedza zakresu podstaw opanowania faktur przyda się również i Tobie.
Jeśli korzystasz ze wsparcia księgowej – udaj się do niej i razem opracujcie sobie comiesięczny system przekazywania faktur.
Moim zdaniem jest to jest bardzo ważny punkt w organizacji swojego biznesu. Nie lekceważ go i nie staraj się go pominąć. Wszystko to, czego nie zrobisz poprawnie niestety, ale wróci do Ciebie z podwójną mocą i będziesz w popłochu szukała pomocy na już. Przecież nie chcesz w taki sposób prowadzić biznesu, prawda?
Wypracuj system, dzięki któremu będziesz wiedziała gdzie te faktury schować, gdzie są rachunki, kiedy masz wysłać wszystko do księgowej, kiedy rozliczyć, jak opisać, przybić pieczątki i tak dalej i tak dalej.
Krok 7 Uporządkuj proces onboardingu (wdrażania Klienta w projekt)
Jestem zwolenniczką różnych szablonów, więc na tej liście nie może zabraknąć powitalnego pakietu dla nowych Klientów. Mam nową Klientkę – wysyłam jej pakiet. Czy to pocztą, czy mailem i dzięki temu pakietowi Klientka wie dokładnie czego się po naszej współpracy spodziewać. Opisuję w nim cały proces realizacji usługi, a także dodaję kilka dodatkowych informacji, dzięki czemu nasza komunikacja jest lepsza już na starcie.
Mam też większą pewność że cały projekt przebiegnie sprawniej.
Co powinno się znaleźć w pakiecie powitalnym?
Regulacje prawne (umowa, klauzula poufności),
Warunki współpracy,
Przewodnik wprowadzający do projektu,
Kwestionariusz na potrzeby projektu,
Dodatkowe dokumenty (jeśli masz inne potrzeby),
Podziękowanie za zaufanie i skorzystanie z Twoich usług.
Mi osobiście bardzo podobają się pakiety wysyłane pocztą i od przyszłego roku również w taki sposób będę wysyłać swoje. Myślę, że jest to fajny gest podziękowania Klientowi, który nam zaufał. Dodatkowo wielki plus za obsługę Klienta 🙂
Krok 8 Zacznij delegować swoje zadania wirtualnej asystentce
Tego punktu nie mogło zabraknąć we wpisie o organizacji małego biznesu, a jakże!
Jednak tutaj od razu powiem Ci głośno. Wirtualna asystentka to świetna pomoc dla Twojego biznesu, ale! Jako kolejny krok w jego rozwoju.
Na początku zacznij wszystko sama i zrób solidne podstawy do tego, by w przyszłości delegować swoje zadania. Tutaj mam na myśli – spisz wszystkie procesy, poznaj swoją branżę, Klientów, zacznij zarabiać i dopiero wtedy szukaj wsparcia wirtualnej asystentki.
Kiedy chcesz przenieść swój biznes na kolejny level i wiesz, że wirtualna asystentka to nie strata pieniędzy, ale inwestycja w Twój biznes – zacznij szukać tej właściwej.
Zrób reseach i dopasuj asystentkę, której umiejętności są dopasowane do Twoich potrzeb.
Kiedy już znajdziesz odpowiednią asystentkę -wprowadź ją do swojego biznesu i naucz procesów, które się u Ciebie odbywają. Dzięki temu wasza współpraca będzie owocna i każda strona będzie wiedziała co ma robić.
Krok 9 Uporządkuj system offboardingu swoich klientów
W skrócie – co ma się dziać po skończonej pracy i w jaki sposób pożegnasz się z klientem.
Przedostatnim krokiem w organizacji małego biznesu bardzo ważnym jest to żeby uporządkować swój system zakończenia współpracy. Co się dalej dzieje z Twoim Klientem.
Sprawdż czy posiadasz przygotowany system do zbierania referencji?
Czy masz system follow-up czyli przypomnienia się swoim Klientom, na przykład po jakimś czasie od wykonania usługi?
Czy wysyłasz swoim byłym Klientom kartki świąteczne, kartki okolicznościowe?
przygotowałaś specjalną ofertę dla powracajacych kllientów?
Czy w jakiś inny sposób chcesz zachęcić ich ponownie do zakupu twojej usługi za jakiś czas?
To jest ważne proces, o którym wiele osób zapomina. A przecież dużo mówi się o tym, że lepiej i łatwiej jest nakłonić do zakupu osobę, która już skorzystała z naszych usług w przeszłości. By to nie było tak, że kończysz współpracę z Klientem i już nigdy więcej się do siebie nie odzywacie.
Krok 10 Zacznij grupować podobne zadania
Ostatni punkt lubię ze względu na to, że pracując jako wirtualna asystentka często sama z niego korzystam. Przynosi mi on dobre rezultaty.
O co więc chodzi w grupowaniu zadań?
Chodzi o zajmowanie się podobnymi zadaniami za jednym razem. Podam przykład:
Jeżeli mam do zrobienia dwa wpisy na blogu, research i stworzenie grafik na stronę lądowania, to nie robię wszystkiego na raz.
Rozbijam je sobie na cząstki pierwsze i grupuję. Teksty piszę razem, wszystkie grafiki robię osobno, a zadania, które wymagają ode mnie korzystania z internetu również łączę ze sobą.
Potem tylko składam wszystko w jedną całość i nie muszę się rozpraszać przeskakując z zadania na zadanie.
Jestem również bardzo dużą zwolenniczką całych tygodni tematycznych, w których robi się różne rzeczy dla swojego biznesu. Jeszcze tego u siebie nie wprowadziłam, ale myślę, że w przyszłym roku zdecyduję się na taki ruch. Póki co piątek jest takim moim dniem CEO w którym skupiam się tylko na rozwoju swojego biznesu.
Podsumowanie
Dobrnęłaś do końca gratuluję! Podałam Ci 10 obszarów w których możesz ulepszyć swoje obecne procesy i tym samym lepiej uporządkujesz swoje działania. Mam nadzieję że z kilku z nich skorzystasz i rzeczywiście będziesz chciała lepiej zorganizować swój mały biznes.
Wszystkie kroki mogą wydawać się straszne ale nie musisz robić ich wszystkich od razu. Spróbuj rozbić je na mniejsze zadania, dzięki temu praca nad nimi nie będzie taka trudna.
Jakie Ty masz sposoby na organizację swojego biznesu? Podziel się nimi w komentarzu – jestem mega ciekawa czy znacznie różnią się od moich.
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
