Dziś poruszymy temat 5 pytań, które warto sobie zadać, zanim zaczniesz cokolwiek robić i zanim w ogóle pomyślisz o zmianach w swoim biznesie. Być może będziesz chciała działać od razu (bo jesteś w gorącej wodzie kąpana) albo musisz sobie najpierw wszystko przemyśleć lub skonsultować ze swoim zespołem. I to jest ok. Zanim zaczniesz spójrz na poniższe pytania i szczerze na nie odpowiedz.
Czy moi klienci rozumieją, co wydarzy się podczas waszej współpracy?
Sprawdź, czy Twoi obecni klienci wiedzą, czego mogą się spodziewać podczas współpracy z Tobą? Bardzo ważnym krokiem w przemyślanej obsłudze klienta jest ustawienie oczekiwań klienta co do waszej współpracy już na początku wspólnego działania, a potem ewentualne ich przewyższenie. Gdy klient rozumie jakie kroki we współpracy po sobie następują – będzie mu łatwiej dostosować się do waszego rytmu współpracy.
Czy ja wiem, jakie kroki muszą być wykonane w ramach współpracy?
Zapytaj siebie, czy dokładnie i konkretnie wiesz, co masz zrobić, żeby wykonać daną usługę? Krok 1, 2, 3, 5, 10? Wiesz, co musi się wydarzyć na każdym etapie, by wykonać założenia? Do czego zobowiązany będzie klient a do czego Ty? Jasne, są współprace, w których trudno będzie Ci określić konkretne rzeczy, na przykład podczas procesów coachingowych z danym klientem, ale zawsze możesz ustalić jakieś punkty milowe, po których będziesz wiedziała, czy współpraca z danym klientem zmierza w dobrym kierunku.
Co w tym momencie działa we współpracach z klientami?
Masz punkty, które świetnie sprawdzają się już teraz? Super, zapisz je sobie, by o nich nie zapomnieć. Będą one Twoją podstawą do wprowadzania kolejnych usprawnień i będziesz mogła je dobudowywać, tak jak klocki, do tych miejsc, gdzie wszystko już działa.
Co nie działa we współpracach z klientami?
Czy masz w swojej działalności jakieś wąskie gardła? Miejsca w których współpraca idzie „jak po grudzie” To najpewniej będą miejsca wymagające Twojej natychmiastowej uwagi. Warto skupić się nad nimi na samym początku. Gdy zabierzesz się na początku za najbardziej newralgiczne punkty działania – zobaczysz też najfajniejsze rezultaty i będziesz chciała usprawniać dalej. Nie ma nic gorszego niż działania, w których nie widać rezultatów.
W jaki sposób znajdę czas na wprowadzanie zmian?
Ten punkt odnosi się przede wszystkim do Ciebie i Twoich przekonań. Czy chęć wprowadzenia usprawnieni i poprawienia swoich działań jest na tyle silna, żebyś znalazła na to czas, czy raczej wolałabyś, żeby „coś” się zadziało przy Twoim minimalnym uczestnictwie?
Podsumowanie
Podczas odpowiedzi na te pytania powinnaś już zobaczyć szerszy konspekt tego, jak dużo rzeczy musisz poprawić, a po drugie, jak wygląda to do tej pory. Być może musisz sprawdzić, jakie kroki wykonujesz z klientem lub je sobie zapisać, bo do tej pory miałaś wszystko w głowie – bardzo polecam to rozwiązanie! Nic nie będzie Ci umykało i będziesz mogła dopasować swój proces i usprawnienia.
Chcesz uporządkować swoje biznesowe działania? Pobierz bezpłatny PDF “Opanuj swoje biznesowe działania”
Im dłużej pracuję w biznesie online, tym z większą pewnością siebie mówię, że żeby rozwijać swój biznes i siebie potrzebujesz systemów i procesów. Nie chcę mówić, że bez nich nie odniesiesz sukcesu, (bo możesz) ale to będzie raczej wyjątek od reguły. Dlaczego? Bo systemy pomagają wyjść z roli pracownika w swoim biznesie, a także nadają przewidywalną strukturę Twoim działaniom (to totalnie dyscyplina przeze mnie przemawia, ale cóż, mam ją na pierwszym miejscu ;). Nawet jeśli jesteś kreatywną duszą i na dźwięk system i struktura pojawia się w Tobie wewnętrzna blokada – to czytaj dalej, bo mówię o rzeczach, które można zrobić raz a potem o nich zapomnieć i cieszyć się z pokładów twórczej energii.
Trzy z jak na studiach, tylko tutaj zamiast zakuć, zdać i zapomnieć proponuję wersję zrobić, zautomatyzować, zapomnieć i niech dalej dzieje się magia!
Ok, a teraz już całkiem na serio opowiem Ci co nieco o systemach w biznesie ale najpierw kilka przykładów z życia dlaczego tych systemów potrzebujesz.
Przykłady, bo kto ich nie lubi 😉
Nie wiesz, ile pracujesz
Nie masz zielonego pojęcia jak długo rzeczywiście pracujesz ze swoim klientem. Oczywiście dostarczasz mu wyniki i klient Ci za to płaci, ale zupełnie nie wiesz ile czasu schodzi Ci na obsługę takiego klienta i ile rzeczywiście musisz zrobić, aby tę daną usługę wykonać.
Nie wiesz, jak pracujesz
Jesteś dietetykiem i oferujesz 3-miesieczne programy, ale nie wiesz ile rzeczywiście czasu schodzi Ci na obsługę klienta, klient nie wie co się wydarzy, jak już zapisze się na konsultacje. Nie masz zapisanego planu działania, dlatego za każdym razem pewne elementy musisz robić na nowo, a po konsultacji spędzasz dodatkowe godziny na ułożeniu wszystkiego w sensowną całość.
Nie stawiasz granic
Klient pisze do Ciebie wieczorami, bo ma pytania, ale Ty nie określiłaś swoich granic, więc on nawet nie ma świadomości, że je narusza. Jesteś coraz to bardziej sfrustrowana i niechętna (szczególnie do social mediów), bo wydaje Ci się, że musisz tam ciągle być.
Jesteś nauczycielem języka angielskiego i Twoi obserwatorzy na Instagramie ciągle zadają Ci pytania w DM-kach, oczekując, że skoro uczysz tego języka – odpowiesz im na każde ich pytanie. Przy Twoich nieśmiałych próbach skierowania ich na płatną konsultację – dostajesz niemiłe odpowiedzi, że przecież to w sumie tylko jedno zdanie i pewnie zajmie Ci mniej niż 3 minuty, a Ty tutaj wyskakujesz z konsultacjami, itd.
To tylko kilka przykładów na to jak brak systemów w biznesie może być uciążliwy. Dlatego warto było by się nim przyjrzeć, trochę je odczarować i w miarę możliwości wdrożyć u siebie 🙂
4 systemy jakich potrzebujesz w swoim biznesie
1️⃣ System wzrostu Docierasz do nowych osób, budujesz swoje zasięgi, listę e-mail, media społecznościowe i sieć kontaktów. 2️⃣ System budowania relacji Dostarczasz systematycznie treści do osób, które pozyskałaś w systemie wzrostu i budujesz z nimi relacje. 3️⃣ System sprzedaży Aktywnie lub pasywnie oferujesz swoje produkty i usługi osobom, które do siebie przyciągnęłaś. 4️⃣ System operacyjny Twoje centrum działania, czyli wszystko, co dzieje się za kulisami Twojego biznesu.
A terach trochę więcej szczegółów do każdego z systemów:
System wzrostu
To system, w którym docierasz do całkiem nowych osób, budujesz swoje zasięgi, listę e-mail, zachęcasz osoby do śledzenia Twoich mediów społecznościowych i poszerzasz swoją sieć kontaktów. Co wchodzi w skład tego systemu:
lead magnety,
reklamy,
kolaboracje,
posty z wezwaniem do działania (CTA),
konferencje/wydarzenia na żywo,
piny na Pinterest,
ciekawe karulzele/posty/Stories,
content upgrade’y
System budowania relacji
W tym systemie zajmujesz się osobami, które już przyciągnęłaś do swojego biznesu. Dostarczasz systematycznie ciekawe treści i budujesz z nimi relacje. To w tym systemie starasz się pokazać wszystkim osobą w Twojej sieci kontaktów, że warto się u Ciebie zatrzymać. Co może składać się na Twój system:
cotygodniowe, wartościowe treści w formie: wideo, podcastu, wpisu na blogu, Insta/Fb live,
reklamy promujące ww formaty,
systematyczne maile, które wysyłasz w ramach swojego newslettera,
posty w mediach społecznościowych, np. na fanpage czy w aktualnościach Instagrama (karuzele, posty z Twoją historią)
IG TV + reels,
codzienne Stories, by przełamać barierę kontaktu i być bardziej dostępną dla osób, które Cię obserwują,
dajesz powód, dla którego warto z Tobą zostać.
System sprzedaży
Aktywnie lub pasywnie oferujesz swoje produkty i usługi osobom, które do siebie przyciągnęłaś. Jakie działania w tym systemie możesz wykonywać?
sprzedaż na konsultacjach wstępnych (bezpłatnych sesjach),
lejki z wstępną sekwencją mailową, kierującą do zakupu produktu lub na konsultacje,
oferty jednorazowe, po zapisie na newsletter (tzw. OTO),
kampanie sprzedażowe, podczas których otwierasz dostęp do zakupu swojej oferty,
partnerstwa z innymi (polecasz coś i dostajesz %, ktoś poleca Ciebie i ty mu odpalasz % ze sprzedaży)
reklamy retargetujące, które kierują do zakupu (np. ktoś był na stronie produktu, ale nie kupił, albo zostawił cos w koszyku itd)
lista zainteresowanych, kiedy otwierasz zapisy raz na jakiś czas, np. 1x kwartał w pozostałym czasie osoby mogą zapisać się na listę oczekujących i np. odebrać „bilet” na dodatkowy bonus podczas sprzedaży,
opinie, rekomendacje, jako społeczny dowód słuszności dla osób, które może chciałyby się zdecydować na współpracę z Tobą, ale się boją.
System operacyjny
To Twoje centrum dowodzenia i działania, czyli wszystko, co dzieje się za kulisami Twojego biznesu. To zadania/sprawy/rzeczy, których nie widać na pierwszy rzut oka, a które są niezbędne do tego, by Twój biznes dobrze działał i mógł się rozwijać. Co możesz znaleźć w systemie operacyjnym?
kalendarz i lista zadań, czyli to w jaki sposób w ogóle pracujesz na co dzień,
procesy do poszczególnych ofert, które sprzedajesz i procedury, dzięki którym ułatwiasz sobie pracę,
dni CEO i wyznaczanie kursu działania, czyli dni w których pracujesz nad biznesem, a nie tylko w nim,
obsługa klienta i wszystko co z nią związane,
UX czyli doświadczenia klientów (sprawienie, by ścieżki, które przemierza klient były proste i łatwe do przejścia,
zespół, delegowanie zadań i podział pracy,
audyty działań, by sprawdzić, co trzeba pozmieniać,
obsługa posprzedażowa – wszystko to, co musi się zadziać po sprzedaży Twoich usług lub produktów.
Szersza perspektywa
Biznes jest jak organizm, w którym każdy z systemów musi działać, by całość żyła i przynosiła pieniądze i wolność, dla której ten biznes powstawał 😉
Każdy z systemów jest mega ważny, ale jest jeden, bez którego inne nie mogą wzrastać i prowadzić do większych zarobków. To system OPERACYJNY. Jeśli za kulisami jest bałagan i nic się nie spina, to nie można mówić o tym, że firma prosperuje. Wtedy łatwo jest popełniać błędy, stracić zaufanie klientów i swoją pozycję. Dlatego tak ważne jest, aby… ten system był zoptymalizowany i w miarę możliwości zautomatyzowany. Wtedy można zacząć działać w kolejnych obszarach i się rozwijać.
Wiem, że wiele właścicielek swoich małych biznesów żyje w niedoczasie z wiecznym poczuciem winy, że czegoś gdzieś nie zrobiły. Dlatego w kolejnych tygodniach zajmiemy się ogarnianiem biznesu od środka, by można było zająć się tym, co najważniejsze czyli sprzedażą i dzieleniem się swoją misją 😉
Jeśli chcesz zacząć usprawniać swoje działania, to koniecznie pobierz listę Biznesowa diagnozaTUTAJ i sprawdź, co jeszcze możesz usprawnić w swoim biznesie, aby zyskać więcej czasu i pieniędzy
Cóż za dziwne czasy nas dopadły – jedna wielka
niewiadoma i to na całym świecie. Lęk, strach, niepewność o nasze dalsze losy.
Każdy przeżywa małe wzloty i upadki każdego dnia. Być może zmagasz się z
brakiem zleceń już od dłuższego czasu lub nagle straciłaś większość klientów i
nie możesz się (jeszcze) pozbierać. Być może właśnie chciałaś wystartować ze
swoim biznesem ale w tej chwili i sytuacji nie jesteś już pewna czy to
najlepsze, co możesz zrobić. Może pracujesz jako wirtualna asystentka ale praca
z domu i jednoczesna opieka nad dziećmi, które zostały w domu przytłacza Cię i
nie jesteś w stanie skupić się na dowiezieniu najlepszych rezultatów? Rozumiem
Twoją frustrację i złość.
U mnie też wiele rzeczy się zmieniło.
Nasza gospodarka jako całość jest systemem
naczyń połączonych i nie ma opcji, żeby jedna zmiana nie wpływała na inne
branże, firmy duże czy małe, freelancerów z home office, czy osoby, które
zarabiają stacjonarnie. Jeśli masz klientów z różnych branż – zauważyłaś, że
sporo się zmieniło i będzie się jeszcze zmieniać.
Co robić w obecnej sytuacji?
Czy trzeba usiąść i załamywać ręce?
Jeśli chcesz – proszę bardzo. Są sytuacje w
których potrzeba znacznie więcej czasu, by uporać się z tym, co czujemy i jak
czujemy się w nowej sytuacji. Jeśli jednak jesteś gotowa, by zacząć działać
choćby małymi kroczkami są rzeczy czy zadania, którymi możesz się zająć.
I nie, nie będę Ci pisać, że musisz w tej
chwili cisnąć na tysiąc procent, by być z wszystkim do przodu, bo wcale nie
musisz tego robić. Jeśli pracujesz w branży, która w tej chwili ma przestój to
mam nadzieję, że masz finansową poduszkę, możesz spać spokojnie i po prostu
starać się to przetrwać 🙂 W mojej branży wirtualnych asystentek raczej
przestojów większych nie mamy (co nie znaczy, że nie ma żadnych zmian).
U mnie dwa duże projekty póki co są zamrożone,
kilka klientek ograniczyło współpracę (głównie z branż, które mają teraz
przestoje), ale ciągle działam na ok 60% moich planów więc nie jest źle. O dziwo
miałam sporo zapytań w ciągu tych ostatnich tygodni o nowe współprace, ale z
różnych względów na razie nie podejmuję się nowych działań. Mam zaległe rzeczy,
które już od dawna chciałam zrobić, więc w końcu się za nie zabieram.
Moim zdaniem to, co się teraz dzieje, to lekcja dla nas wszystkich, a ja potrzebuję czasu, by odrobić swoją.
Szukam pozytywów
Mam w swojej kolekcji domowych kubków jeden
taki, w czarne serduszka. Cały kubek jest biały ma małe czarne serduszka i po
każdej stronie znajduje się jedno złote serduszko. Zawsze przyciąga moją uwagę
i skłania do myślenia. By mimo wszystko w każdej sytuacji szukać pozytywów.
Przygotowałam więc listę rzeczy, które możesz
zrobić i poczuć się lepiej. A na samym końcu podrzucę Ci listę spraw, które
możesz zrobić w swoim biznesie, by poczuć kontrolę, że robisz coś, co zaowocuje
w przyszłości. Wszystko po to, byś Ty również mogła się odnieść do nich i może
nabrała lepszej perspektywy, że wszystko w końcu po prostu będzie dobrze i
jesteśmy w dokładnie takim miejscu, w którym powinniśmy być (choć to miejsce
nie jest może w tej chwili tym, w którym chcielibyśmy się znaleźć).
Co zrobić, by poczuć się lepiej?
Zaakceptuj sytuację.
Mamy to, co mamy w tej chwili i nasza sytuacja
prędko się nie zmieni. Czy możemy zrobić coś z tym, że jesteśmy zamknięci w
domu? Nie za bardzo. Pozostaje więc pogodzić się z tym, że tak właśnie wygląda
nasza nowa rzeczywistość i żyć.
Bądź świadoma.
Bądź świadoma tego, jak wygląda sytuacja na zewnątrz, ale nie pozwól, by informacje ze świata zawładnęły wszystkimi Twoimi myślami. To, co się dzieje, jest poza Twoja kontrolą, ale już to jak zachowujesz się na co dzień zależy całkowicie od CIebie.
Skup się na tym, co możesz zrobić.
Nie sprawisz, że dzięki Twoim myślom i
działaniom kryzys odejdzie, ale możesz spróbować zbudować nową rutynę, dzięki
której przetrwasz najgorsze. Masz wpływ na to, jak będzie wyglądał Twój dzień,
czy o siebie zadbasz, czy będziesz zdrowo się odżywiać, czy i jak będziesz
pracować. Masz wpływ na to, czy będziesz wdzięczna za każdy dzień czy ze
smutkiem będziesz wyczekiwać kolejnych dołujących wiadomości.
Bądź dobrej myśli.
Wiem, że w czasach kryzysu pozytywne myślenie
może być trudne i ciężko całą sobą manifestować pozytywne podejście do pracy i
życia ogólnie, ale pamiętaj, że to, na czym się skupiasz wzrasta. Jeśli
będziesz więc skupiać się na tym, jak w tej chwili jest źle, to będzie jeszcze
gorzej. Uwierz mi nasz umysł jest zaprojektowany tak, że podświadomie działa w
kierunku, w którym idą nasz świadome myśli. Jeśli skupisz się na dobrych
rzeczach – doświadczysz ich więcej.
Pozostań w kontakcie z innymi.
Postaraj się utrzymać kontakty z osobami,
które są Ci bliskie na co dzień. Czasem możesz czuć, że nie masz ochoty na
rozmowę, ale to jest właśnie to, czego potrzebujesz najbardziej. Jesteśmy
ludźmi i potrzebujemy relacji i siebie nawzajem, by lepiej funkcjonować.
Pamiętaj, by pierwsza wyciągnąć rękę do rozmowy – może okazać się, że osoba,
która najbardziej potrzebuje kontaktu z innymi sama nie zadzwoni ani nie
napisze.
Zachowaj spokój.
Masz poczucie, że jednego dnia jakoś się
trzymasz i próbujesz sprostać temu wszystkiemu, ale wystarczy chwila nieuwagi
by znów poczuć przerażenie? Stwórz system kontroli samopoczucia. Zastanów się,
co wyzwala u Ciebie poczucie niemocy i negatywne myśli i staraj się jak
najbardziej ograniczyć te czynniki w swoim życiu. Jeśli mimo wszystko nie
możesz normalnie funkcjonować i każdy dzień jest dniem paniki i strachu –
poszukaj osób, które mogą Ci pomóc. W internecie znajdziesz teraz dużo osób,
które pomagają w kryzysie i na pewno dzięki ich wsparciu poczujesz się lepiej.
Mam nadzieję.
Zaufaj swojej intuicji.
Jeśli teraz musisz podejmować jakiekolwiek decyzje
– zrób to z poziomu swojej intuicji. Tak na prawdę Ty sama wiesz, co jest dla
Ciebie najlepsze, mimo tego, że często nie chcesz (ja zresztą też się do tego
przed sobą przyznać). To ukłucie w środku, które mówi Ci co masz zrobić – ma
rację. I choć czasem wydaje się nam to irracjonalne – to w sobie powinnaś
szukać odpowiedzi na pytania i podejmować decyzje zgodnie ze sobą. Teraz
bardziej niż kiedykolwiek indziej – bo w
czasach przestoju Twoje myśli są bardziej klarowne, a przez brak ogromnego
rozproszenia i zagłuszenia – Twoja intuicja będzie silniej dawać o sobie znać.
Mam nadzieję, że niektóre (lub wszystkie)
punkty z tej listy pomogą Ci poczuć się lepiej i że odzyskasz swój wewnętrzny
spokój. Ja staram się mocno i każdego dnia wychodzi mo to coraz lepiej więc mam
nadzieję u Ciebie będize podobnie.
Lista rzeczy, które możesz zrobić dla swojego biznesu:
sprawdź, jak konkretnie wygląda sytuacja w Twoim biznesie – przeanalizuj swoje działania, finansową sytuację, sprawdź, co możesz zrobić, by w kolejnych miesiącach działać nawet na pół mocy, ale działać i zarabiać,
sprawdź i przeanalizuj swoją ofertę – czy możesz coś zmienić, dodać, poprawić? To dobry czas na tego typu zmiany. Może są zadania, których nie lubisz robić, ale nigdy nie wykreśliłaś ich ze oferty? Masz coś czym uwielbiasz się zajmować,ale nigdy nie było czasu by się tym zająć? Teraz możesz,
zrób wiosenny porządek na swojej stronie/blogu, możesz zaktualizować swoje portfolio, zmienić stronę o mnie, dodać referencje od klientów,
przeanalizuj raz jeszcze aktualne problemy Twoich idealnych klientów – na pewno coś się zmieniło i trzeba wziąć poprawkę na swoje działania,
zastanów się nad swoją komunikacją, dostosuj swój obecny plan komunikacji do aktualnej sytuacji,
jeśli masz wolniejszy kalendarz skup się na budowaniu marki osobistej (blog, media społecznościowe) – w ten sposób przyciągniesz do siebie osoby, które mimo tego, że w tym momencie nie mogą skorzystać z Twojej pomocy, zapamiętają Cię i przyjdą do Ciebie, gdy ich sytuacja się poprawi,
zabierz się za swój stosik wstydu różnych kursów i książek – hej na pewno masz zestaw kursów, worqbooków, ćwiczeń, których nigdy nie zrobiłaś lub nie dokończyłaś, bo wiecznie brakowało czasu – jeśli tak właśnie jest to teraz jest najlepszy czas byś się tym zajęła 🙂 i dodatkowo zdobędziesz nowe kompetencje, które przydadzą się w przyszłości,
wystaw rekomendacje osobom, które w jakiś sposób Ci pomogły – dzięki temu odwdzięczysz się za ich pracę i pozostaniesz w kontakcie z tymi osobami,
pozostań w kontakcie ze swoimi obserwatorami i fanami w mediach społecznościowych, możesz zacząć nagrywać Insta Stories lub zrobić grupowy chat na Zoomie, by porozmawiać z innymi i nieść pozytywny przekaz w tych trudnych chwilach,
skup się na dopracowaniu swojego biznesu od strony, której nie widać na co dzień – spisz sobie systemy pracy i procedury wspierające Twoje działania.
Na zakończenie
Pamiętaj, że znaleźliśmy się w trudnej sytuacji, ale jaka by ona nie była – jest przejściowa. Za jakiś czas wszystko wróci do “normy” – wiadomo to nie będzie już nasz stara norma, ale nie będzie to też koniec świata. Trzymam kciuki, byś dała sobie radę 🙂
Zawsze masz wybór – możesz zrobić cokolwiek, by było Ci lepiej.
Dzisiaj skupimy się na tym, w jaki sposób możesz traktować swój biznes poważnie i profesjonalnie. Szczególnie wtedy, gdy pracujesz z domu i próbujesz pogodzić swoją pracę z domowymi obowiązkami. Wbrew pozorom nie jest to wcale takie łatwe.
Biznes na poważnie to temat WAŻNY w pracy WA. Wiem, że inni ludzie często nawet nieświadomie będą traktować Twój biznes wirtualnej asystentki „z przymrużeniem oka”. Mówiąc – to nie jest normalna praca, tylko siedzisz cały dzień na internecie i w sumie nie wiadomo czym się zajmujesz. By mieć godną pracę – trzeba do niej chodzić – wiadomo, najlepiej jeszcze do jakiego strasznego szefa, by cały bilans się zgadzał. Dlatego wiem, że pewnie czasem jest Ci ciężko przekonać innych (i siebie), że Twój biznes jest jak najbardziej prawdziwy i profesjonalny.
Oczywiście sama praca jako wirtualna asystentka na początku może być Twoim dodatkowym zajęciem, które wykonujesz “po godzinach”. I tak możesz je traktować. Jednak, jeśli myślisz o karierze jako wirtualna asystentka, to w pewnym momencie zauważysz w sobie zmianę i będziesz chciała przetransformować swoje dodatkowe zajęcie w pełnoprawny biznes.
W dzisiejszym wpisie przygotowałam dla Ciebie 10 wskazówek, które możesz zastosować, by traktować swój biznes bardziej profesjonalnie.
Dlaczego uważam ten temat za ciekawy i godny Twojej uwagi? Myślę, że chodzi tutaj o takie mentalne nastawienie do prowadzenia biznesu. Jeśli będziesz myślała o nim jak o dodatku, dodatkowej pracy w Twoim życiu – to właśnie tym i tylko tym będzie. Ale jeśli nawet taki dodatkowy, mały biznes Ty sama będziesz traktować jako zajęcie profesjonalne – inni ludzie również to dostrzegą i na pewno na Twoim horyzoncie pojawią się propozycje stałych współprac i lepszych zarobków.
Biznes na poważnie – wskazówki
1. Sporządź biznesplan.
Najgorszą rzeczą, jaką można zrobić sobie już na początku działalności to działać bez biznesplanu. No bo jak inaczej określić to, czym będziesz się zajmować? Rozpoczynanie biznesu na zasadzie “a jakoś to będzie” jest błędem. I szczerze? Beznadziejne rozwiązanie. Biznes wirtualnej asystentki to biznes. Fakt jesteś wsparciem, wykonujesz rzeczy asystenckie, często drobne lub o mniejszym znaczeniu strategicznym, ale sama również dbasz o swój biznes.
Często zakładanie biznesu jest bardzo ekscytujące. W końcu jesteś po tej drugiej stronie – rozpoczynasz coś nowego, coś swojego. Jednak bez biznes planu Twoje działania będą błądzeniem we mgle. Nie będziesz wiedziała co, dla kogo i jak chcesz robić, jak i gdzie sprzedawać swoje produkty, a także jakie są Twoje cele. Jeśli nie określisz, ile chcesz zarobić i w jaki sposób – nie zarobisz. Skąd weźmiesz środki na rozpoczęcie działalności? Zastanawiałaś się nad tym? Wiem, wiem dopiero zaczynasz i nie do końca wszystko przemyślałaś, ale to ważne – uwierz mi 🙂
Zachęcam Cię, byś taki biznesplan sobie rozpisała. Specjalnie dla Ciebie stworzyłam biznesplan – wystarczy, byś go pobrała i już dziś uzupełniła. Nie odkładaj tak ważnych spraw na kiedy indziej. Jeśli Ty nie zadbasz o Twój biznes – nikt inny tego nie zrobi.
2. Stwórz miejsce do pracy.
Jako wirtualna asystentka możesz pracować tak naprawdę wszędzie z laptopem na kolanach. Jeśli jednak stworzysz sobie stałe miejsce do pracy – będzie Ci się lepiej skupić na tym, co masz do zrobienia. Nie będziesz musiała za każdym razem rozkładać się z pracą, bo wszystko, czego będziesz potrzebowała, będzie pod ręką na Ciebie czekać.
Oczywiście wiem, że czasem ciężko jest wygospodarować osobny pokój, czy kąt do pracy, ale zawsze możesz zorganizować się w jednym miejscu w domu i tam i tylko tam trzymać swoje materiały do pracy. To zdecydowanie ułatwia działanie i pomaga zwiększyć produktywność.
3. Określ godzinypracy.
Jako wirtualne asystentki często pracujemy w różnych godzinach w ciągu dnia. Rano, w ciągu dnia, po południu, wieczorem, w nocy. I to jest ok – w końcu Ty, tak samo, jak ja mamy nieustalone godziny pracy. Ważne by praca została wykonana. Ale. Jest różnica między pracą w różnych godzinach a pozwoleniem Klientom na komunikację z Tobą w tak różnych godzinach. Nie rób tego, nie daj sobie wejść na głowę.
Określ swoje godziny pracy, dając jednocześnie znać Klientom, w jakich godzinach mogą się z Tobą komunikować. Ja np. W swoim biznesie mam ustalone godziny pracy od 8.30 do 14.30 i w tych i tylko tych godzinach odbieram telefony od Klientek, czy odpisuję na maile. Nie ma i nie powinno mieć znaczenia to, że np. co drugi dzień pracuję również od 20 – 22.30 nad rozwojem swojego biznesu i wtedy skupiam się na zadaniach związanych z rozwojem mojej marki.
Fakt, czasem, gdy Klientki potrzebują mojej pomocy również wieczorem czy po południu – nie mam problemu, by popracować i być dostępną w innych godzinach. Jest to zawsze jednak ustalone z góry, co najmniej kilka dni wcześniej wiem, że taka praca ma się wydarzyć.
Dodatkowo informację o godzinach pracy możesz podać w warunkach pracy, które dołączysz do umowy i przekażesz Klientowi. Tak, by była jasność, w jakich godzinach jesteś dostępna.
4. Załóż oddzielnekonto w banku.
Jako mały przedsiębiorca masz taką możliwość, by do pracy używać swojego prywatnego konta bankowego. Takie rozwiązanie ma swoje plusy i minusy. Natomiast jeśli chcesz stworzyć biznes na poważnie radziłabym utworzyć osobne konto w banku do działań firmowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz mogła oddzielić finanse osobiste od firmowych.
Na początku pracy jako wirtualna asystentka możesz z powodzeniem używać swojego prywatnego konta bankowego. W końcu wpływy z działalności jako WA są nieregularne i nie będziesz miała problemu z tym, by je opanować.
Jednak, gdy zaczniesz współpracę z większą ilością Klientów, którzy za Twoje usługi będą Ci płacić coraz to częściej – lepiej będzie CI do finansów firmowych założyć osobne konto w banku. W dzisiejszych czasach możesz nawet nie wychodzić z domu, tylko zrobić to przez internet. Nie szukaj więc wymówek i już dziś oddziel finanse firmowe od osobistych. Jeśli chcesz poważnie myśleć o swoim biznesie wirtualnej asystentki radziłabym utworzyć osobne konto w banku do działań firmowych.
Plus takiego działania?
Większa kontrola nad przepływem pieniędzy w Twojej firmie. Mając osobne konto w banku, możesz tworzyć sobie subkonta na inwestycje, opłaty itd. Łatwiej Ci będzie z takiego konta wypłacać sobie co miesiąc wynagrodzenie, gdy będziesz miała stałą ustaloną kwotę do wypłaty, a całą nadwyżkę zostawisz na koncie firmowym. Dzięki temu mając stałe dochody z działalności będziesz czuła się pewniej, a przede wszystkim zabezpieczasz się na “gorsze miesiące” (takie jak wakacje, gdy zdarza się mniej pracy, lub np. Twój urlop).
5. Śledź wpływy ikoszty.
Czy wiesz dokładnie ile zarobiłaś w zeszły kwartale? Albo w zeszłym roku? (Jeśli już wtedy prowadziłaś swój asystencki biznes) Czy śledzisz swoje wydatki i wiesz dokładnie co i ile miesięcznie Cię kosztuje? Czy wiesz, które miesiące w roku są tymi słabszymi, byś mogła się do nich przygotować i odłożyć pieniądze, by zachować płynność finansową?
Bardzo ważne jest, byś śledziła swoje wpływy i koszty. Dzięki temu będziesz bardziej świadoma swoich możliwości i będziesz miała większą kontrolę nad swoimi finansami. Może niektóre koszty można byłoby obciąć? Może w którymś miejscu udałoby Ci się zwiększyć dochody? Zastanów się nad tym.
Stwórz sobie rejestr wpływów i kosztów. Nie ważne czy będziesz go prowadziła zwykłym zeszycie, arkuszu w excelu, czy skorzystasz z aplikacji. Ważne abyś po prostu zaczęła to robić.
To bardzo ważny punkt. Twój biznes na poważnie nie zadziała i nie będziesz postrzegana jako profesjonalistka, jeśli nie zaczniesz podpisywać z Klientami umów o współpracę. Żyjemy w czasach, w których niestety, ale nie powinno się wykonywać żadnej pracy bez podkładki (w postaci podpisanej przez obie strony umowy o współpracy). I nie tylko umowy o współpracy. Ważne jest również umowa o poufności, a także umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (jeśli przetwarzasz, a większość WA przetwarza).
W umowie o współpracy zawrzyj wszystkie najważniejsze informacje dotyczące wykonania usługi. Jako załącznik do umowy możesz dołączyć dokument, w którym opisujesz Twoje warunki pracy. Do folderów z umowami załóż sobie zaszyfrowane foldery, przestrzegając zasad ochrony danych osobowych.
Dzięki podpisaniu z Klientami umów o współpracę zabezpieczasz swój czas i pieniądze. Pamiętaj o tym 🙂
7. Przestań pracować za darmo.
To bardzo ważny punkt – szczególnie dla osób, które są:
Za dobre – inni ludzie to widzą i wykorzystują,
Zbyt niepewne siebie i swoich umiejętności.
Nie rób zadań, których robić nie chcesz, tylko dlatego, że poprosi Ci o to “ktoś znajomy”,
Unikaj rekrutacji, w których trzeba wykonać x zadań testowych (chyba, że jest to osoba, którą znasz i u której naprawdę chciałabyś pracować),
Wyjdź z fazy – buduję portfolio i zacznij zarabiać na tym, co umiesz. (A umiesz na pewno.)
Jeśli natomiast na co dzień pracujesz na godziny – szanuj swój czas. Nie rób pustych przebiegów i notuj ile czasu zajęło Ci poszczególne zadanie. Możesz do tego używać różnych aplikacji (np.Toggl, Excel), możesz zapisywać swój czas pracy na kartce lub w moim planerze pomodoro 🙂
8. Zainwestuj w siebie.
Kiedy Ty się rozwijasz – rozwija się również Twój biznes. By nie stać w miejscu rozważ, czy nie potrzebowałabyś wsparcia coacha biznesu, czy mentora, który to pomoże Ci rozwijać siebie. Często wsparcie osoby, która ma doświadczenie w pracy z właścicielami biznesów jest bezcenne. Dzięki pracy z mentorem możesz szybciej i lepiej wypracować sobie to, do czego sama dążyłabyś przez lata.
9. Zainwestuj w swój biznes.
Postaw na rozwój swojego biznesu. Zastanów się nad tym, jak Twój biznes na poważnie ma wyglądać za kilka lat. Czy są na rynku dostępne kursy i szkolenia, które pomogą Ci szybciej osiągnąć upragnione cele? Jeśli są – skorzystaj z nich. Nie próbuj wszystkiego sama – korzystaj z pomocy osób, które są już kilka kroków od Ciebie.
10. Mów o tym, co robisz.
Choć dla Ciebie może wydawać się to dziwne – ludzie wokół Ciebie nie wiedzą, czym się zajmujesz. Dlatego ważne jest to, byś mówiła innym co dokładnie robisz jako WA. Często w branżach usługowych (a taką jest wirtualna asysta) Klienci przychodzą z polecenia. Bo w dobrym momencie powiedziałaś komuś, czym się zajmujesz, a ta osoba przekazała wieści dalej. Nie wiem, czy wiesz, ale np. Na angielskim rynku wirtualnych asystentek spora część z nich pracuje, na lokalnym rynku, a były pracodawca jest również często pierwszym Klientem nowej WA. A to wszystko dzięki temu, że wirtualne asystentki mówią, czym się zajmują i co robią na co dzień.
Podsumowanie
Wiem, że takie małe działania być może nie przełożą się już jutro na Twoje mega wielkie zarobki. Jednak są to kroki, które pomogą Twojej głowie zmienić nastawienie z: mój biznes to “tylko praca po godzinach” na “mój biznes jest tym na poważnie”. Czasem wystarczy zmienić myślenie, by pewne rzeczy zaczęły się dziać niezależnie od nas.
Mam nadzieję, że docenisz te małe kroki i wprowadzisz je do swojego biznesu. Na początek wybierz 3 z nich i umów się z sobą, że wykonasz je w ciągu kolejnego miesiąca. Koniecznie dopisz do nich daty wykonania – inaczej ciężko Ci będzie wypełnić zobowiązania!
P.S. Co myślisz o mojej liście? Czy dodałabyś do niej jeszcze jakiś punkt, dzięki któremu zaczęłabyś traktować swój biznes wirtualnej asystentki na poważnie?
Dziś ma dla Ciebie temat, który chciałam poruszyć na ostatnim live, jednak z powodów technicznych (niewyspanej i płaczącej dwulatki) musiałam odwołać. Jak to jest z tą pracą wirtualnej asystentki? Czy spędzam przed komputerem cały dzień? Czy można pogodzić pracę wirtualnej asystentki z rodzinnym życiem?
Dziś opowiem Ci o tym:
✨ jak wyglądał mój dzień pracy na początku mojej drogi jako wa,
✨ czy mam swoje poranne i wieczorne rytuały i czy pomagają mi w
pracy,
✨ jak dziś wygląda mój rozkład dnia.
1.Jak wyglądał mój dzień pracy na początku mojej drogi jako wa?
Kiedy zaczynałam swój biznes wirtualnej asystentki miałam bardzo jasno określony cel-by przez ok. pierwszy rok mojej działalności pracować przez pół etatu i miesięcznie zarabiać właśnie tyle ile zarobiłabym pracując ok. 20 godz. tygodniowo. Mój plan dnia znacząco różnił się od tego, jak wygląda teraz z dwóch powodów: – mieszkałam za granicą, – moje dziecko nie chodziło do żłobka.
Czas pracy i odpoczynku w ciągu dnia był podyktowany przez moją córeczkę i to pod nią dostosowywałam swoje godziny pracy. Miałyśmy taki fajny, plastikowy kojec, a w nim królestwo zabawek wszelkiej maści. Dzięki temu, że był on zamontowany w salonie-mogłam pracować w obok niej bawiącej się. Zwykle do południa były to 2- 3 bloki pracy (20 minut mojej pracy, podczas której ona się bawiła, a potem kolejne 20 minut, w których spędzałyśmy czas razem). Nie był to układ idealny, ale u nas się sprawdzał. Potem do pracy siadałam znów po południu, kiedy mała spędzała czas z tatą, lub wieczorem, gdy już spała.
Dla mnie taka wytężona praca wieczorami czy w nocy była jak najbardziej w porządku, bo jestem osobą, która lubi wieczorną ciszę i spokój płynący z tego, że wszyscy już śpią. (Zresztą mam tak do dziś, o czym za chwilę Ci opowiem). Więc zwykle taki standardowy czas mojej pracy to było ok. 1.5 godz. w ciągu dnia, a potem wieczorem 2-3 godzin. Oprócz samej pracy uczyłam się również wiele dodatkowych rzeczy, więc dwa-trzy dni w tygodniu pracowałam również nad rozwojem swojego biznesu, marketingiem, pozyskiwaniem nowych Klientów itp.
W miarę upływu czasu mój biznes kształtował się w bardziej określony sposób. Planowałam zadania tak, by zbierać je w grupy i określone czynności wykonywać w jednym ciągu pracy. Potem zaczęłam zaczęłam grupować zadania w określone dni tygodnia, więc cały proces był bardziej uporządkowany. Z racji tego, że pracowałam mniej-miałam też mniej Klientów i mogłam w sposób bardziej elastyczny podejść do sposobu wykonywania zadań.
2.Czy mam swoje poranne i wieczorne rytuały i czy pomagają mi w pracy?
Po pewnym czasie pracy jako wirtualna asystentka zaczęłam do swojego dnia wprowadzać nawyki, które pozwoliły mi w jeszcze lepszy sposób uporządkować mój dzień. To były stałe elementy dnia, takie moje rytuały, dzięki którym byłam lepiej zorganizowana. Bardzo zależało mi na tym, by świadomie zmienić niektóre z nich, sprawdzić, jak mój organizm się do nich dostosuje.
Przez to, że moja praca kręciła się głównie wokół życia domowego, ważne dla mnie byłobym miała swoje punkty odniesienia. Więcej o moich porannych i wieczornych rytuałach możesz poczytać w tym wpisie. A dziś trochę się zmieniło i przygotowałam dla Ciebie listę moich obecnych rytuałów.
3.Jakie rytuały praktykuję teraz?
Wieczorne rytuały
Sprzątanie kuchni + ogarnianie mieszkania
Staram się, by po całym dniu pracy i zabawy mieszkanie było w stanie względnego porządku (bez przesady, ale czysto). Brak naczyń w zlewie czyta podłoga, uporządkowane zabawki i ogólny ład 😉 Wtedy na spokojnie mogę iść spać, wiedząc, że zacznę poranek w fajne przestrzeni. Jedna z moich Klientek mówi, że porządek w domu to porządek w duszy i ja się tego trzymam 🙂
Planowanie i przygotowywanie posiłków
Lubię planować posiłki i wiedzieć, co będę jadła kilka dni do przodu. Po pierwsze-to bardziej oszczędne podejście do kwestii żywienia ogólnie (bez planów najczęściej kończy się jedzeniem na mieście). Po drugie dzięki planowaniu posiłków-oszczędzam sporo czasu w ciągu tygodnia. Nie muszę biegać co chwilę do sklepu, bo zakupy robię raz na kilka dni i wszystko, co potrzebne mam pod ręką. I najważniejsze-nie muszę się zastanawiać, co zrobić na obiad 😉 To, co mogę przygotować dzień wcześniej-robię wieczorem. Śniadanie, czy II śniadanie często mam przygotowane dnia poprzedniego, dzięki czemu nie muszę tego robić na bieżąco. Obiad gotuję “po pracy” więc też nie muszę rozpraszać się w środku pracy.
Przygotowanie ubrań
To dla mnie mega ułatwienie. Poranek nie jest moim najmocniejszym punktem w ciągu dnia, dlatego ułatwiam sobie go jak mogę. Dzięki temu, że przygotowuję nam ubrania dzień wcześniej-mam z głowy zastanawianie się co ubrać 🙂
Planowanie następnego dnia pracy
Poniżej przeczytasz, jak obecnie wygląda mój dzień pracy, więc lepiej zrozumiesz jak działam. Wieczorem ważne jest dla mnie, by napisać / zmodyfikować sobie listę zadań i zrobić kilka małych zdań, które normalnie wykonałabym rano. Dzięki temu mam spokojną głowę i jestem o krok do przodu w działaniach.
Czytanie przed snem
Kocham czytać i te choćby kilka stron przed snem są dla mnie świętością. Dzięki lekturze mogę się oderwać od pracy i zanurzyć w inny świat. Czasem żałuję, że jest to tylko kilka stron, bo mogłabym czytać do oporu. W każdych okolicznościach przyrody 😉
Poranne rytuały
Wstawanie bez drzemki (tutaj nic się nie zmieniło)
Kiedyś używałam drzemek do oporu, dziś już tego nie robię. Mam nastawiony budzik na konkretną godzinę, ale praktycznie zawsze udaje mi się obudzić przed nim. Mam to szczęście, że pracuję w domu i nie muszę zrywać się skoro świt, dlatego wstawanie jest dla mnie przyjemnością. Nawet w poniedziałkowy poranek.
Kiedy miałam takie okresy, w których ciężko było mi wstać – stosowałam technikę mojego taty – od razu po przebudzeniu wstawałam na równe nogi. Wiem, dosyć hardcorowa metoda – ale najważniejsze – działała.
Śniadanie + szykowanie do żłobka + chwila dla siebie.
Od kiedy moje dziecko chodzi do żłobka jestem szczęśliwą matką 😉 Ta kilkugodzinna rozłąka działa dobrze na naszą relację plus jest dla mnie ważna, by zachować równowagę między życiem rodzinnym a pracą. Dlatego poranki są dla nas-na zbudowanie fajnej więzi. Jemy razem śniadanie, ubieramy się, robimy poranną toaletę, a potem odprowadzam ją do żłobka. Kiedy zostaję w domu sama, mam chwilę na oddech i zabieram się do pracy.
Wylogowanie się
W zależności od dnia czasem ciężko przychodzi mi wylogowanie się (ogólnie z internetu), ale staram się to robić, by nie zakłócać sobie pracy, nie rozpraszać się i zrobić jak najwięcej mogę. W pracy jako wirtualna asystentka jest to dosyć trudne, bo jednak część mojej pracy to są media społecznościowe. Jeśli chodzi o produktywność nie ma magicznej różdżki, ale zawsze można sprawić, że pokus na chwilowe oderwanie się od pracy jest mniej.
Jednocześnie jestem dla siebie bardziej łagodna-jeśli mam gorszy dzień-odpuszczam sobie i daję sobie prawo do niechcenia. Nie ma w tym nic złego, jeśli raz na jakiś czas oderwę się od schematu (byle nie za często).
4. Jak dziś wygląda mój rozkład dnia?
Zazwyczaj mój dzień pracy zaczyna się dzień wcześniej wieczorem. Jestem
osobą, która bardzo lubi pracować, gdy inni już śpią. Wtedy włącza się
mój flow, czyli taki mega
stan skupienia i dużej produktywności. (Tak przy okazji powiem Ci, że
przez lata próbowałam z tym walczyć, wstawać skoro świt i wykonywać
wszystkie zadania z rana, ale to w moim przypadku zupełnie się nie
sprawdziło, byłam wiecznie niewyspana, niezadowolona i to był duży
błąd).
Dzień wcześniej ok. 1-2 godziny pracuję i wykonuje
zadania, które normalnie miałabym zrobić na rano. Ustawiam wysyłkę maili
na 8.00 i automatyzuję to, co się da. Dzięki temu mam zabezpieczony
poranek i nie muszę martwić się tym, że będę musiała gonić za zadaniami.
Wstaję między 8 a 9 szykuje dziecko do żłobka,
jem śniadanie, przez kilka minut pozytywnie nastrajam się do działania i
ok. 10.00 – 10.30 zabieram się do pracy. Listę z zadaniami mam
przygotowaną już poprzedniego dnia więc po prostu wpadam w wir zadań. W
zależności od dnia pracuję albo w blokach czasowych, albo w blokach
zadaniowych, zwykle tak do godziny 14.30 – 15.00. Spotkania z Klientkami
planuję na jeden dzień w tygodniu, wtedy kilka godzin mam zarezerwowane
na rozmowy.
Ok. 15.00 moje dziecko wraca ze żłobka, więc kończę pracę i zaczyna się życie domowe 😉 Do pracy siadam gdzieś po 22, by zaplanować następny dzień i zrobić zadania na rano. Przez weekendy raczej nie pracuję, chyba że nie wyrobię się z zadaniami w tygodniu, to owszem wtedy siadam. Ale to jak Młoda śpi lub nie ma jej w domu.
Mam kilka reguł, które trzymają mnie w ryzach jeśli chodzi o pracę w domu:
nie gotuję obiadów (robię to po pracy czyli po 15),
nie sprzątam (to robię wieczorem),
jeśli jest ładna pogoda wstawiam pranie, (ale nie jakoś mega dużo by nie odrywać się zbytnio od pracy),
nie włączam youtuba, Faccebooka i Insta – chyba, że potrzebne są mi do pracy,
telefon mam wyciszony i w razie potrzeby po prostu oddzwaniam.
Dzięki temu mogę naprawdę zrobić dużo i przez weekend odetchnąć i naładować baterie.
Podsumowanie
Jak widzisz mój system pracy jest dosyć specyficzny,
dlatego, że oparłam go o swoje mocne strony (czyli pracę wieczorną,
podczas której nikt mi nie przeszkadza i mogę włączyć swoje flow). Moim
zdaniem też o to chodzi, gdy pracujesz dla siebie. Rób to tak, by
współgrało z Tobą i Twoim stylem życia.
Jeśli jesteś rannym
ptaszkiem i lubisz wstawać o 5 rano-czemu nie? Może właśnie wtedy
będziesz w stanie wykonać swoją pracę na fali produktywności. Przecież
nikt nie każe Ci siedzieć przed komputerem od 8 do 16.
Jeśli
jesteś swoim własnym szefem-możesz wykorzystać przewagę, jaką daje Ci
własna działalność i dostosować pracę do swojego rytmu dnia. Tak, byś
czuła się spełniona zawodowo i odczuwała satysfakcję z życia.
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
