Praca Zdalna,  Produktywność,  Przedsiębiorczość

Jak w końcu zacząć nowy tydzień?

Jeśli jesteś ze mną od jakiegoś czasu to zapewne wiesz, że jestem i staram się być w miarę ogarnięta i uporządkowana. Kiedy mam kilka projektów dziejących się równocześnie to dla mnie bardzo ważne, abym wiedziała w jaki sposób uporządkować je na mojej liście do zrobienia. Tak, by zostały one wykonane według odpowiednich kryteriów ważności i pilności.

Dlatego właśnie mój tydzień pracy zaczyna się w niedzielę wieczorem.

Tak przyznaję – z doświadczenia w pracy biurowej mam lekkie skrzywienie organizacyjne i lubię nastawić się na to co mnie czeka. Kiedy pracowałam jako asystentka finansowa listę zadań na kolejny tydzień robiłam w piątek o 15. Tak, po prostu, aby wiedzieć za co zabrać się w poniedziałek rano (a raczej w poniedziałkowe południe, bo rankiem zawsze robiłam listy obecności). Najważniejsze sprawy do zrobienia miałam zanotowane i kiedy uporałam się już ze stałymi zadaniami – doskonale wiedziałam co dalej.

Wracając do obecnego planowania tygodnia pracy. W niedzielę robię szczegółową listę to – do na poniedziałek. Zaznaczam co MUSZĘ wykonać (bo inaczej zawali się świat) i dodatkowe sprawy, które MOGĘ wykonać jeśli będę miała na nie czas i chęci.

To nie wszystko co robię w niedzielę. Kiedyś skupiałam się tylko na tym, aby zrobić plan na poniedziałek nie nawiązując do kolejnych dni tygodnia. I to był błąd (dlaczego napiszę Ci o tym za chwilę). Obecnie ustalam również (tak z grubsza) listę zadań do zrobienia na cały tydzień, a w niej:

  • 2 lub 3 zadania na wtorek, środę i czwartek (moje zobowiązania wobec Klientów, stałe tygodniowe zadania) Są to ogólne zagadnienia, które następnie dzielę na mniejsze zadania do wykonania,
  • przypisuję każdemu z zadań priorytet wykonania (pilne, niepilne, ważne, nieważne). Jak możesz się domyślać większość z tych zadań jest ważna i pilna :D, 
  • określam drugie kryterium wykonania zadania jest jego wpływ na mój biznes, konsekwencje jego wykonania lub niewykonania i to ono decyduje o działaniu.
  • piątek z kolei jest moim dniem CEO, w którym skupiam się na tym, co chcę osiągnąć jako przedsiębiorca. W ten dzień załatwiam również sprawy, które muszą być zrobione dla mojego biznesu. Piątek realizuję z „osobnej listy” to-do, którą robię raz w miesiącu (ale o tym będzie całkiem inny artykuł).

Dlaczego już w niedzielę warto zrobić plan działania na cały tydzień?

Im dalej w las, tym więcej drzew. Przez cały tydzień zadania napływają do Ciebie lawinowo i nigdy nie jest tak, że masz do zrobienia tylko to, co sobie założyłaś. Jeśli jednak określisz ramy zadań do zrobienia w tygodniu to nie będziesz się tak bardzo rozpraszać mniejszymi zadaniami. Tymi, które pojawią się po drodze, a takie będą na pewno. I najważniejsze – nie będziesz miała pretekstu, aby tworzyć listę zadań ze swojej skrzynki odbiorczej. (To jest szczególnie fajny pomysł, jeśli nie jesteś osobą asertywną i nie umiesz odpowiedzieć NIE na realizowanie nie swoich celów).

Czy myślisz o poniedziałku jak o białej kartce, nowym rozdziale i ogólnie jak o czasie, w którym możesz coś zmienić?

A czy zastanawiałaś się dlaczego Ci to nie wychodzi? Mija poniedziałek za poniedziałkiem, a Ty wiecznie usiłujesz gonić króliczka, który rozsypuje za sobą sterty niepowiązanych ze sobą zadań, które nijak się mają do rozbudowy Twojego biznesu?

Co robisz źle i dlaczego Ci nie wychodzi?

Jeśli czytasz ten artykuł mam nadzieję jesteś zdecydowana na to aby zamienić chaos na porządek i w końcu opanować swój dzień pracy tak aby był on podporządkowany Tobie, a nie na odwrót. Muszisz jednak wiedzieć, że to nie jest łatwe zadanie i na pewno napotkasz na swojej drodze związane z tym zagadnieniem problemy. Ja zwykle widzę dwa z nich.

Po pierwsze NIE WIEM co mam zrobić czyli NIE ROBIĘ NIC. 

Przytłoczenie zbyt dużą ilością obowiązków i niemożność wyciągnięcia wniosku co jest w danym momencie najważniejsze do zrobienia.

Takie podejście sprawia, że cały plan nie zostaje zrealizowany już na etapie ustalania samego planu. Paradoks prawda? W zasadzie jest to podejście w stylu: mam tyle spraw do zrobienia, że nie wiem za co się zabrać więc w konsekwencji robię nic lub coś co tak na prawdę nie przybliża do osiągnięcia jakiegokolwiek celu. 

Niestety takie podejście jest często błędnym kołem. Zamyka bowiem możliwość do działania i sprawia, że prosta sprawa jak planowanie (no bo umówmy się zaplanowanie działania jest łatwiejsze od jego wykonania) blokuje przed podjęciem decyzji co robić. To z kolei blokuje pracę wszystkich innych osób powiązanych z Twoim biznesem i cały proces się przeciąga w nieskończoność.

Po drugie NIE osadzam planów w czasie rzeczywistym.

Problem to planowanie czasu pracy w idealnym środowisku w warunkach bez rozpraszaczy i żadnych interakcji ze środowiskiem zewnętrznym. Tutaj widzę często zależność JA i mój plan ———–tam gdzieś daleko————-> Rzeczywistość.

Traktuje się je jako dwa osobne byty, które nie są ze sobą powiązane i nie mają żadnych wspólnych punktów styku. Tutaj największym problemem jest to, że nie ustala się buforów czasowych do każdego zadania i dnia. Niestety takie planowanie często jest skazane na porażkę, bo zgodnie z prawem Murphy’ego – jeśli coś złego ma się wydarzyć to się wydarzy. A wystarczy założyć sobie np. 30% czasu pracy na „coś niespodziewanego”, problem który może się pojawić, a którego na poziomie planowania jeszcze nie znamy.

Znasz już dwa największe błędy o których słyszę zdecydowanie za często (i kiedyś również je popełniałam). Chciałabym, abyś teraz znając te problemy raz jeszcze podeszła do niedzielnego planowania swoich działań.

Jak podejść dobrze do „tego” planowania?

Z ręką na sercu popatrz na swoją listę i zastanów się – co mogę z niej wyrzucić? Co mogę oddać do zrobienia innym? O ile bliżej będę do zrealizowania mojego celu po tym tygodniu? Zrób to co NAPRAWDĘ jest najważniejsze, a nie to co Ci wpadnie do ręki.

I zacznij już w niedzielny wieczór – będzie Ci łatwiej trzymać się planu w tygodniu 🙂 

Jeśli nie potrafisz się skupić w pracy i ciągle Twoje myśli wędrują dookoła zadań, a Ty nie stawiasz żadnego oporu bo masz słabą silną wolę poratuj się kilkoma wskazówkami jak skupić się w pracy.

Moje sposoby na skupienie w pracy

  • wyloguj się z internetu lub ogranicz podłączenie do sieci do minimum. ALE naprawdę do MINIMUM,
  • aby uniezależnić się od Facebooka zainstaluj sobie wtyczkę do Google Chrome: News Feed Eradicator for Facebook,
  • zainstaluj aplikację Rescue Time i zobacz gdzie tracisz swój czas w sieci,
  • zainstaluj w swoim telefonie aplikację Forest i hoduj drzewka zamiast ciągle spoglądać w ekran smartphone’a!

Podsumowanie

Podzieliłam się z Tobą moimi sposobami na zaplanowanie tygodnia. Teraz czas na Ciebie! koniec czytania, zacznij działać! Mam nadzieję, że zrealizujesz wszystkie zadania, które zaplanowałaś. Koniecznie napisz mi czy Ci się udało!

Do następnego razu, Kasia

2 komentarze

  • kobiecy asystent

    Kasiu! Dziękuję Ci za ten artykuł. Masz rację pisząc o problemie braku osadzenia celów w rzeczywistym czasie. Często zbyt wiele od siebie wymagamy próbując łączyć codzienne obowiązki z własnym rozwojem, gdzie „nasz czas” pozostaje na ostatnim miejscu w codziennej liście priorytetów. Być może spisanie na karce planu tygodnia i solidne postanowienie, że „mój czas też tam musi się znaleźć podziała? 🙂

    • Kasia

      Mam nadzieje, że tak 🙂 Grunt to trzymać się swoich postanowień, choćby miała to być rzeczywiście tylko chwila dla Ciebie warto o nią zadbać. Nic się nie stanie, jeśli odpuścisz raz na jakiś czas i zajmiesz się sobą. To najlepsze dla zdrowia psychicznego! 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *