Mam wrażenie, że ostatnio życie wysyła mi jeszcze więcej sygnałów i daje lekcje, na które w tym momencie jestem już gotowa i z których wyciągam wnioski na przyszłość. Każde nowe doświadczenie to kolejna cegiełka, którą dokładam do swojego ja i nawet jeśli w danym momencie nie czuję się z tym komfortowo – na dłuższą metę każda z tych lekcji jest wartościowa i ważna dla mojego rozwoju.
Uwaga, testuję nowy format komunikacji z Tobą Pomyślałam, że przyszła pora na to, by opowiadać również swoją historię, moje motywacje, lęki, sukcesy i porażki. I w nie wplatać wiedzę na tematy pracy zdalnej, na której znam się bardzo dobrze. Bo czuję potrzebę, by czasem napisać o czymś głębszym i podzielić się z Tobą tym, co siedzi mi aktualnie w głowie.
Aktualna sytuacja
Aktualna sytuacja jest taka, że dziś, po kilku ciężkich tygodniach życia mogę usiąść i na spokojnie przeanalizować to, co się ostatnio wydarzyło w naszym kraju i społeczeństwie, a przede wszystkim w mojej głowie. Mój wcześniejszy pomysł na życie sprowadzał się do utworzenia małego, zdefiniowanego, w dużej mierze zamkniętego ekosystemu w którym sobie żyłam. Trochę odklejona od rzeczywistości z minimalnym udziałem w jakimkolwiek życiu publicznym. Bo tak mogłam, bo jestem introwertykiem, bo tak było mi łatwiej i lżej.
Ale w pewnym momencie się to zmieniło. Nagle zaczęło to mieć znaczenie w moim życiu. Z przerażeniem oglądałam relacje z protestów w wielu miastach i z niepokojem i strachem czekałam na to, co się wydarzy. Spędziłam długie godziny na rozmowach z klientkami i często zastanawiałyśmy się, co dalej nas czeka i ci mamy robić. Sprzedawać, nie sprzedawać? Działać zgodnie z planem, czy jednak zwolnić?
Straszne jest to, że na ulice wyszły setki tysięcy ludzi, a w sejmie dalej dział się i dzieje się cyrk na kółkach i całkowite oderwanie od rzeczywistości, a przede wszystkim od ludzi, którzy w naszym kraju żyją. Ja sobie poradzę, ale są ludzie, którym trzeba pomóc i nikt tej pomocy im nie zapewnia. Dzieci, których jedyny ciepły posiłek to był ten szkolny, na który nie mogą teraz liczyć. Dzieci, które nie mają w domu godnych warunków do życia, nie wspominając nawet o internecie i komputerze do nauki zdalnej. Ofiary przemocy domowej, którym nikt nie pomoże, rodziny, które z trudem wiążą koniec z końcem. Starsi ludzie, którzy są samotni, pozamykani w czterech ścianach.
Przez dłuższą chwilę ten strach mnie sparaliżował i nie wiedziałam co robić i czy w ogóle cokolwiek robić. Czułam się źle, miałam doła i nic nie wskazywało na to, żeby mi się polepszyło.
Dopiero odcięcie od internetu i natłoku informacji pomogło i mogłam zastanowić się, co dalej.
Co mogę zrobić w tej sytuacji?
Zaczęłam się zastanawiać, co robić. Czy poddać się lękowi, czy otrzepać kolana i iść dalej, małymi krokami, ale do przodku. Jeśli obserwujesz mnie nie od dziś, to wiesz, że działam metodą małych kroków i wierzę, że to one prowadzą do większych osiągnięć niż jednorazowe zrywy.
Jedna z moich klientek powtarza, że „życie się dzieje, a biznes trzeba prowadzić”.
Dlatego mimo strachu i przygnębienia zaczęłam działać na nowo i z powrotem rozbudzać w sobie tę zajawkę na prowadzenie firmy i dążenie do osiągnięcia wymarzonych celów.
Czy to jest proste i łatwe? Nie. Czasem też nie chce mi się wstać i siąść do pracy, ale mam świadomość tego, że każdy, nawet najmniejszy krok zrobiony dziś, zaprocentuje w przyszłości. Tutaj nie ma drogi na skróty, dlatego wstaję i robię to, co ma być zrobione.
Na szczęście mam wspaniałe klientki, z którymi współpraca to przyjemność (wymagająca), ale równie mocno satysfakcjonująca.
Zmiana sposobu myślenia
W ciągu ostatniego pół roku bardzo mocno pracowałam nad sobą. Szukałam siebie, swojego celu i starałam się odkryć swoją misję na tym świecie (to ciągle w toku).
Pracowałam nad poczuciem własnej wartości, samoakceptacją i syndromem oszusta. Odkrywałam swoje poszczególne karty i szukałam ile w nich jest prawdziwej mnie i co to dla mnie znaczy. Pozwoliłam sobie na bycie godną swojej wiedzy i w końcu zaakceptowałam fakt, że to, co umiem to nie jest jakiś przypadkowy zbiór umiejętności. To nie fart. To maszyna do działania w biznesie, połączona z dużą doza inteligencji (której mi nie brakuje).
Wcześniej myślałam, że nie ma nic wyjątkowego w tym, co wiem i że wiele osób myśli podobnie jak ja. Teraz zdaję sobie sprawę z tego, że bardzo się myliłam i zauważam inny poziom świadomości i wiedzy u różnych ludzi.
Dzięki pracy nad sobą (i treningowi mentalnemu) umiem dać sobie kuksańca gdy się zapomnę i staram umniejszać przed innymi swoje osiągnięcia czy wiedzę. I nie mam z tym problemu. Wcześniej zawsze mówiłam „nie no co Ty, spoko, nie ma sprawy, to dla mnie nic takiego”. Teraz już tego nie robię i czuję się z tym znacznie lepiej.
Pokonałam syndrom oszusta. Już nie boję się, że przyjdzie do mnie jakaś wymyślona internetowa policja i nie zakuje mnie w kajdany, demaskując przy tym moją nieudaczność, czy niewiedzę. Ufam sobie w pracy i wiem, że to co wymyślę i zrealizuję będzie bardzo dobre.
Słucham ludzi. Odróżniam konstruktywną krytykę od złego dnia. Uczę się wykrzesywać z siebie choćby minimalne pokłady empatii i staram się być dobra.
2.0.2.0.
Gdybym miała określić ten rok jednym słowem – byłoby to słowo WYMAGAJĄCY. Często w sieci widzę określenia, że 2020 to rok chujowy, w którym nic dobrego się nie zadziało. No oczywiście, umówmy się – najlepszym rokiem on nie jest, ale nic nigdy nie jest tylko złe i/lub tylko dobre. Cały czas poruszamy się po skali szarości i dla każdego z nas wahadełko wychyla się co jakiś czas w którąś ze stron.
Tak samo jest w tym przypadku.
Dlaczego 2020 to dla mnie rok wymagający?
wzięłam odpowiedzialność za swoje życie i działanie,
nauczyłam się dopasowywać do zmieniających się warunków pracy/ niepewności/ obawy o przyszłość,
działałam pomimo lęku i strachu,
pracowałam nad sobą,
przeprowadziłam się w środku pandemii,
zaczęłam cieszyć się z małych rzeczy,
pozwoliłam sobie na satysfakcję z pracy,
zrobiłam wiele wersji awaryjnych mojego biznesu i życia i tego, co w najgorszym wypadku może się wydarzyć.
Maraton wdzięczności
Ostatnio rozmawiałam z jedną klientką i dotarło do mnie, jak bardzo jestem wdzięczna za wszystko co mam i za niezależność, której doświadczam.
Dużo pracuję, ale zawsze mogę odpocząć w dowolnym momencie, jeśli tego potrzebuję. Mam stałe współprace z klientkami i nawet w obliczu pandemii mój biznes jest oparty o stałe findamenty.
Otaczają mnie życzliwi mi ludzie, którzy mi kibicują i wspierają, gdy trzeba. Mam na kogo liczyć i dzięki temu czuję się bezpieczniej.
Z natury jestem oszczędna i mogę odłożyć znaczną część mojej wypłaty, dzięki czemu jestem spokojna o moje finanse i systematycznie powiększam swoją finansową poduszkę.
Zaczynam ufać swojej intuicji i lepiej czuję różne sytuacje i ludzi. Jestem wdzięczna za to, że nie pakuję się już we współprace, które nie były dla mnie dobre i że odcinam się od ludzi, którzy nie są dla mnie dobrzy.
Mam ogromne szczęście, że akurat teraz jestem w miejscu, w którym jestem. Jest to jednak składowa ostatnich 3 lat mojego życia. Nieprzespanych nocy, długich godzin pracy i ton rozkmin nad tym, czy to, co robię ma właściwie sens (choć teraz już wiem, że ma i to ogromny).
Przebudzenie trwa
W końcu mogę powiedzieć, że zmierzam w dobrym kierunku. Wyciągnęłam kij z tyłka, mniej się stresuję, bardziej wierzę, że to, co robię ma sens. Przestałam patrzeć na innych i robię to, co chcę. Oswajam się też z myślą, że tak na prawdę mogę robić to, co chcę.
Jeśli jesteś podekscytowana możliwością pracy zdalnej jako wirtualna asystentka, ale bardzo boisz się, że nie dasz sobie rady i polegniesz – przygotowałam dla Ciebie motywującą serię o tym, jak pokonać ten strach i zabrać się do działania.
Zacznijmy od początku
Po pierwsze musisz wiedzieć, że w tym strachu nie jesteś sama! Każdy z nas boi się, gdy zaczyna cokolwiek nowego w swoim życiu. Czy to nową pracę, nowe studia, nowy związek czy gdy zmienia miejsce zamieszkania na zupełnie obce. To jest normalne. Dziwnie by było gdybyś nie miała tego strachu przed nieznanym w sobie w ogóle.
Ja też byłam w tym samym miejscu, w którym Ty dziś jesteś. Miałam te same wątpliwości, nie wiedziałam, czy sobie poradzę i bałam się tak samo, jak Ty teraz. Obserwowałam działające już wirtualne asystentki i w duchu marzyłam o tym, by pewnego dnia stworzyć taki biznes, jaki miały one.
Dziś śmiało mogę powiedzieć, że tego dokonałam, więc jeśli jesteś mną kilka lat temu – to mówię Ci, że zbudowanie stałego biznesu jako wirtualna asystentka jest możliwe 🙂 Wystarczy zacząć działać i małymi krokami realizować swój cel.
Moja historia
Kiedy byłam małą dziewczynką zapewne tak jak każdy w swoim dzieciństwie zastanawiałam się nad tym, kim będę i co chcę robić w życiu. Inne dzieci od razu mówiły, “chcę zostać strażakiem, piekarzem, dziennikarką, nauczycielką, fryzjerką” – ja nie za bardzo wiedziałam kim chcę być. Mówiłam, że będę miała swoją firmę, choć tak naprawdę nie byłam wtedy w stanie określić, co miałabym w tej firmie robić.
Kilka lat do przodu i okazało się, że chyba nic z tej mojej firmy nie będzie. Byłam nieśmiała, spokojna, nie wyróżniałam się na tel rówieśników przebojowością. Dobrze się uczyłam i czytałam książki. Ot, tyle. Na pierwsze studia poszłam trochę z przypadku i zrezygnowałam po pół roku. Potem poszłam do pracy i zaczęłam zaoczne studia – metalurgię. TAK. Uczyłam się o metalach nieżelaznych przez 4 lata. Pracowałam wtedy fizycznie w jednej z firm związanych z obróbką metali i myślałam, że moja kariera tam rozwinie się, jak tylko skończę studia. Och, jak mało wiedziałam o świecie.
Skończyłam studia, a w między czasie tamta praca wyssała ze mnie wszystkie życiowe soki. Działałam jak zombie, nie dbałam o siebie, a po pracy dosłownie nie miałam siły na nic innego jak na bezmyślne leżenie. Byłam nieszczęśliwa i do dziś zastanawiam się jak ja tam wytrzymywałam przez 8 godzin dziennie.
Przełom i pierwsze pokonanie strachu
Odeszłam z tamtej pracy i chciałam zrobić coś innego, nowego. Wyjechałam do Anglii. Tam zatrudniłam się jako asystentka administracyjna, a potem finansowa w jednej z dużych centrów dystrybucji. I wreszcie poczułam, że to jest to co lubię robić. Trafiłam do zmiennego środowiska, w którym działo się mnóstwo rzeczy. A ja byłam w ich centrum, jak kotwica trzymająca wszystko w garści. Byłam w tym świetna, chociaż często działałam w kryzysie i mimo wszystko stresowałam się.
Potem przyszedł czas na dziecko, a ja zaczęłam się mocno zastanawiać, co chcę dalej w swoim życiu robić. Wiedziałam już czego na pewno nie chce. Musiałam tylko znaleźć to coś, co będzie dla mnie optymalnym zajęciem. Po kilku miesiącach rozmyślań – postanowiłam, że spróbuję pracy jako wirtualna asystentka – w końcu zawsze mogę wrócić do miejsca, w którym jestem teraz – pomyślałam.
Kolejne kilka lat do przodu i jestem już o wiele, wiele kroków dalej. W miejscu, w którym czuję się odpowiednią osobą na odpowiednim stanowisku. To jaka jestem, w jaki sposób działam, jak odnoszę się do innych to kwintesencja tego, kim jestem dziś. Każde doświadczenie (dobre czy złe), w znaczny sposób wpłynęło na to jak dziś pracuję (i prowadzę swoją firmę).
Gdybym nie zrezygnowała z pierwszych studiów i nie poszła do pracy – finalnie nie wyjechałabym za granicę i nie otworzyłabym swojego biznesu jako wirtualna asystentka. Wierzę, że wszystko jest po coś. I fakt, że tutaj dziś ze mną jesteś to też jest pewien znak.
A wiesz, zaczynałam tak, jak Ty dziś bez znajomych w branży, bez kontaktów, od totalnego zera i jeszcze mieszkałam w innym kraju. Na dodatek wcale nie byłam pewna tego co robię. Miałam tylko w głowie swój racjonalny głos, że w razie czego – mogę wrócić do stanu poprzedniego 🙂 I tego się trzymałam.
Teraz Twoja kolej
Wiem, że rozważasz w tej chwili, czy zostać wirtualną asystentką, czy odpuścić. Oh, uwierz mi – ja zastanawiałam się nad tym przez kilka dobrych miesięcy! Zadaj sobie jedno pytanie – DLACZEGO? – dlaczego chcesz zmienić swoją pracę (i swoje życie, bo mając własny biznes często te dwie zmiany idą ze sobą w parze)?
Dlaczego myślisz o tym, by rozpocząć swoją działalność jako wirtualna asystentka? Dlaczego chcesz porzucić to co znane i spróbować czegoś zupełnie nowego – nie wiedząc do końca czy Ci się uda?
Powtarzaj sobie to pytanie przed snem przez następne kilka dni. Dlaczego? Być może odpowiedź na to pytanie znajdziesz poniżej, a może będzie to dla Ciebie coś zupełnie innego?
Po tylu latach pracy u kogoś chcesz w końcu zrobić coś dla siebie.
Jesteś nieszczęśliwa w obecnej pracy, lub nie czujesz się doceniona.
Czujesz się przytłoczona faktem, że realizujesz plany innych ludzi, a swoje ambicje zamiotłaś pod dywan.
Chcesz doświadczyć nowych wyzwań w swoim życiu i potrzebujesz zmiany.
A może po prostu masz małe dziecko i chcesz dopasować swój tryb pracy do jego potrzeb i do tego by być bardziej obecną w jego życiu?
Niezależnie od Twojego powodu – możesz zmienić swoją pracę, odzyskać kontrolę nad swoim życiem i aktywnie w nim uczestniczyć. Skończyć z byciem obok i przeglądaniem się z tylko jak czas ucieka Ci przez palce. Uwierz mi ja też byłam w takim miejscu i miałam dokładnie te same obawy, które Ty masz dziś.
Co Cię powstrzymuje?
Co jednak zrobić, gdy po prostu boisz się podjąć działanie? Co zrobić z głosem w głowie, który za każdym razem strofuje Cię i sprawia, że się boisz?
Ten wredny głos w głowie, który mówi Ci, że:
nie jesteś wystarczająco dobra,
nie masz odpowiednich kwalifikacji,
nie pozyskasz żadnych Klientów,
nie zarobisz pieniędzy,
nie utrzymasz firmy itd…
A teraz zamknij na chwilę oczy, weź dwa głębokie oddechy i pomyśl, co zrobiłabyś, gdyby to Twoje dziecko, mąż/partner lub przyjaciółka mieli takie wątpliwości. Powiedziałabyś – “no tak, masz rację, to nie jest dobry pomysł, lepiej nie zaczynaj, bo może się nie udać” czy powiedziałabyś – “przestań! o czym ty w ogóle myślisz! Na pewno Ci się uda, wierzę w ciebie i będę dopingować z całych sił!”
Dlaczego jesteśmy tak krytyczne wobec siebie samych, a podobne problemy u innych traktujemy na zasadzie strach ma wielkie oczy?
Tak, wiem. Nie pozbędziesz się do końca tego negatywnego głosu w głowie, ale możesz nauczyć się w jaki sposób go uciszyć i nie pozwolić mu rosnąć. Dzięki temu będziesz mogła sięgnąć więcej i skupić się na życiu, które chcesz stworzyć. I pamiętaj – zawsze możesz stworzyć sobie furtkę bezpieczeństwa – jak ja na początku. Postanowiłam, że jeśli mi się nie uda, to zawsze mogę wrócić do stanu poprzedniego i to też będzie ok.
Koniec stycznia, to taki czas w roku, kiedy z jednej strony masz zaplanowane działania na kolejne miesiące, ale już zaczynasz się lekko rozleniwiać, by je wszystkie wykonać. Bo przecież masz jeszcze tyyyle czasu do końca roku, prawda?
Jak pozostać na dobrym torze i lepiej zaplanować swoje działania jako wirtualna asystentka? Przedstawiam Ci moje wskazówki. Udanej lektury.
1. Grupuj podobne zadania
Kiedy masz do wykonania kilka zadań z podobnej kategorii, warto jest, abyś połączyła je razem i wykonała w ciągu jednego bloku czasowego. Jeżeli na przykład masz do stworzenia kilka rzeczy graficznych dla swoich klientów, to zaplanuj wykonanie ich w jednym ciągu. Konkretnego dnia zablokowała sobie w kalendarzu, powiedzmy jedną, dwie godziny na wykonanie tych zadań i w ciągu tego czasu skupiła się tylko i wyłącznie na nich. Nie odpowiadasz wtedy na wiadomości, nie sprawdzasz skrzynki mailowej. Jedno flow na jedną kategorię zadań.
Podam ci przykład: w tygodniu mam do zrobienia cztery plansze Insta Stories, trzy grafiki do wpisu na blog, i 20 pinów na Pinterest dla klientki. Aby nie robić codziennie tych rzeczy i nie przełączyć swojego mózgu w tryb bardziej kreatywny, oznaczę wykonanie tych zadań w kalendarzu w ciągu jednego dnia. Zaznaczam sobie dzień, w którym będę jej robić i następnie robię wszystkie po kolei. Dzięki temu mój mózg nie musi się przełączać między zadaniami kreatywnymi a zadaniami technicznymi i mogę w ten sposób szybciej zrobić te zadania. Nie muszę się przełączać między programami, mam wszystko w jednym miejscu.
Mogę pracować w swoim trybie flow, w którym wchodzę w 100% skupieniu tylko na tworzeniu graficznych rzeczy. Działając w taki sposób, idzie mi to znacznie szybciej.
2. Zaplanuj z wyprzedzeniem
Jakiś czas temu, kiedy pracowałam jeszcze w angielskiej korporacji, mieliśmy zawsze piątkowy rytuał. Kończyliśmy swoją pracę o 16:00, a godzinę wcześniej, o 15:00 przestawałam już cokolwiek robić i zastanawiałam się co będę musiała zrobić w kolejnym tygodniu. Ja, mój manager Sam i jeszcze jedna asystentka wyciągaliśmy swoje kalendarze i najpierw razem przez 10 minut zastanawialiśmy się co będziemy w danym tygodniu robić, co będzie najważniejsze. Potem każdy z nas osobno ustalał co będzie do zrobienia.
Mimo tego, że już tam nie pracuję, staram się
działać w ten sam sposób. Mam zaplanowane czwartki i piątki na spotkania z
klientami po to, aby ustalić, co robimy w kolejnym tygodniu. Dzięki temu mogę
szczegółowo zaplanować swoje działania.
W każdy piątek po południu gdzieś o godzinie
16:00 kiedy już kończę swoją pracę, wyciągam sobie kalendarz, notes i sprawdzam
rzeczy, które mam do zrobienia od poszczególnych klientów. Następnie wpisuje
sobie je do wykonania na następny tydzień i dodatkowo od razu blokuje te
godziny w kalendarzu, aby dokładne wiedzieć, co mam zrobić i by nie było jakiś
niepotrzebnych luk w pracy. Bardzo ci polecam takie działanie. Oczywiście wtedy
też w każdym dniu wieczorem wykreślam zadania ze swojej listy i sprawdzam na
bieżąco, co zostało wykonane, a czego nie zrobiłam.
3. Zaznacz w kalendarzu czas na dla siebie (self-care)
Jeśli jesteś osobą, która dużo czasu spędza na pracę dla innych osób, może być Ci czasem ciężko znaleźć czas, by zadbać o siebie. By znaleźć czas na self-care, warto ten czas zaplanować wcześniej i wpisać go do kalendarza. Np. godzinę w tygodniu tylko i wyłącznie na własne przyjemności. Na rzeczy, które zawsze chcesz zrobić, a nigdy nie masz na nie czasu. Takim fajnym patentem na to jest po prostu zaznaczyć sobie te godziny w kalendarzu i koniec. Ja korzystam z kalendarza Google, który jest podłączony do mojego telefonu więc mam wszystko w jednym miejscu. I w tym kalendarzu po prostu zaznaczam sobie czas, w którym mnie nie ma i nikt nie może się do mnie dodzwonić, nikt nie może czegoś ode mnie chcieć, bo to jest mój czas w tygodniu, który poświęcam tylko dla siebie. Długo mi to zajęło, ale w końcu nauczyłam się dobrej dla mojej głowy rzeczy: świat się nagle nie zatrzyma, jeśli przez godzinę Cię w nim nie będzie. I rzeczywiście jeżeli robię inne rzeczy, a przychodzi czas na self-care – wyłączam wszystko, pozostawiam wszystko inne i skupiam się na sobie.
4. Skup się na swoich działaniach
Jeżeli chcesz osiągać więcej i chcesz dobrze
wykorzystać swój czas pracy, czy w ogóle swój czas to fajnie jest, kiedy
skupisz się na tym konkretnym działaniu w danym momencie. To znaczy, kiedy masz
coś zrobić, odrzucasz wszystkie inne rzeczy i rzeczywiście skupiasz się w 100%
na tym, co w danej chwili ma zostać wykonane Ja wiem, że to jest ciężko zrobić,
ponieważ żyjemy w czasach, w których jesteśmy przebodźcowane i przytłoczone tak
ogromną ilością informacji, że często spod czachy nam dymi.
Ja często czuję się przytłoczona ogromną dozą
informacji i z tego powodu, mimo tego, że pracuję przez internet (i
teoretycznie) jestem online, bardzo rzadko czytam wiadomości i w ogóle bardzo
mało wiem o tym, co się dzieje na świecie. Również mało korzystam z mediów
społecznościowych. Myślę, że to jest taki plus i minus tej pracy, że dla
rozrywki nie korzystam z mediów społecznościowych wcale, wolę robić coś innego.
Jeżeli muszę korzystać z nich dla pracy, no to jest to naprawdę tylko wyłącznie
dla pracy, bo ilość informacji, która tam zalewa mnie dziennie jest jest dla
mnie zbyt duża ja się czuję po prostu źle. Wolę wtedy wykorzystać ten czas na
inne działania, a nie zauważyłam tego by w jakiś znaczący sposób moje mniejsze
zaangażowanie w mediach społecznościowych wpłynęło w jakikolwiek inny sposób na
mój biznes.
Wracamy do naszego podpunktu, czyli skupienie. Podczas danej pracy skup się maksymalnie na osiągnięciu celu, który jest przed tobą. Na tych zadaniach, które masz do wykonania w tej danej chwili. Nie daj się rozpraszaczom. Skupi się i działaj, myśląc o tym, co w danej chwili robisz. Wyrób nawyk zostawiania telefonu w innym pokoju, gdy pracujesz, lub włączania go w tryb samolotowy, byś uniknęła sytuacji, że tutaj robisz zadanie, a myślisz sobie o tym co będziesz jadła za trzy godziny, albo gdzie pójdziesz dzisiaj wieczorem. Wtedy to jest bez sensu. Robisz to co robisz, masz oczyszczony umysł i wtedy wszystko szybciej Ci pójdzie.
Potrzebujesz czasem zrezygnować z jakiejś rzeczy, aby móc sobie dać przestrzeń na wykonanie fajnych działań, na osiąganie swoich celów, na stawanie się jak najlepszą wersją samej siebie. To też nie jest tak, że rezygnowanie przychodzi łatwo. O nie, tak dobrze to nie ma. Po pierwsze nie masz w swoim życiu czasu, który jest rozciągnięty z gumy i właśnie przez to musisz wybierać Jeżeli wybierzesz zbyt dużo rzeczy, które chcesz zrobić, które chcesz osiągnąć, to nie ma takiej możliwości, żeby zrobić wszystko. Po drugie, nie jesteś w stanie wykonać wielu rzeczy z takim samym zaangażowaniem, z taką samą dokładnością i precyzją.
Czasem, aby zrobić sobie przestrzeń dla
rzeczy, które mogą nadejść, z pewnych spraw musisz zrezygnować. I wiem, że
powtarzam słowo musisz, ale musisz (po prostu musisz) pamiętać o tym, aby
rezygnować rzeczy, których koszt energetyczny jest dla Ciebie zbyt wielki.
Miałam na początku swojej pracy jako WA bardzo fajną klientkę, ale obciążenie
psychiczne, jakie było dodane do naszej współpracy było tak ogromne, że w
pewnym momencie musiałam zrezygnować. Nie dawałam po prostu rady zajmować się
zadaniami i analizować wszystkie dodatkowe sprawy, którymi mnie obciążała.
Czasem trzeba zrezygnować z ważnych rzeczy na rzecz innych równie ważnych spraw. Jeżeli na przykład chcesz rozwijać swój biznes, ale masz dzienną pracę i musisz robić to po godzinach, to musisz zrezygnować z czegoś. Tak, czasem trzeba zrezygnować się z wychodzenia ze znajomymi po to, aby zająć się rozkręcaniem w swojego biznesu. Trzeba zrezygnować z oglądania Netflixa po to, żeby zająć się swoim biznesem. Tak, czasem trzeba zrezygnować z jednych spraw, by osiągnąć swój wymarzony cel.
Musisz pamiętać, że nic nie jest tak naprawdę za darmo, a Twój czas ma ogromną wartość właśnie przez to, że masz ograniczoną jego ilość do wykorzystania na tym świecie.
6. Zrób wizualizację
Zrób sobie wizualizację, zastanów się i pomyśl nad tym, jak osiągnięcie Twojego celu wpłynie na Twoje życie i jak ty będziesz się czuć kiedy osiągniesz swój cel. To jest ćwiczenie, którego nauczyłam się podczas lektury książki “12-tygodniowy rok”. Wyobrażenie i atrakcyjna wizja przyszłości jest takim bardzo ważnym czynnikiem do tego, aby przestawić się na myślenie w ujęciu 12 tygodniowym. (Uwierz mi ciężko, jeśli przez całe życie planowałaś rocznie, skupić się i na maksa wykorzystać do cna 12 tygodni pracy). Jednym z najważniejszych ćwiczeń jest stworzenie takiej wizji przyszłości, które będzie tak wspaniałą wizją, że nie zrealizowanie zadań, które do tej wizji Cię przybliżą będzie miało na Ciebie negatywny wpływ. Bardzo mocno wciągnięcie w tę wizję przyszłości ma działać na Ciebie tak, aby niedoświadczenie tej wizji na co dzień było odpowiednim motywatorem do tego, by do tej wizji dążyć
Myślę, że to jest to fajne ćwiczenie, które można sobie też robić w ujęciu mniejszym, w ujęciu nawet z tygodnia na tydzień, po to, by łatwiej osiągnąć wymarzony cel. Zawsze możesz na chwilę usiąść, zatrzymać się i zastanowić nad tym, co jest najważniejsze. Powiedz sobie mam dzisiaj x zadań do zrobienia, niektóre z nich są cięższe, niektóre są lżejsze i odpowiedz sobie na pytanie: jak ja będę się czuła kiedy zrobię te zadania. Czy będziesz odczuwać satysfakcję z wykonane z wykonanych zadań? Jeśli tak, to znaczy, że jesteś na właściwej drodze.
7. Stwórz swoją poranną i wieczorną rutynę
W rutynowym działaniu chodzi o to, byś miała
kilka powtarzalnych zadań, które robisz na co dzień, na przykład na samym
początku dnia i wieczorem przed pójściem spać. To wszystko po to, aby Twój
dzień był bardziej usystematyzowany, aby w Twoim dniu było wiadomo co dokładnie
robisz. Dlaczego o tym mówię? Rutyna, to tak naprawdę dobra rzecz (czy to w
życiu, czy w biznesie). Wypracowane rytuały są naprawdę magiczną sprawą,
dlatego że dzięki nim od razu wchodzisz w tryb pracy. Od razu wchodzisz w znajomy
rytm zadań i pracy. Możesz sobie powiedzieć: ok to jest mój dzień na działanie,
w tym i tym dniu robię takie i takie rzeczy. Wtedy jest po prostu łatwiej.
Jeżeli nie działasz według rutyny, jeżeli wszystkie Twoje działania będziesz wykonywać bez rutyny i nawyków, to Twoje działania mogą być bardziej chaotyczne. Myślę, że rutyna jest takim cichym, dobrym przyjacielem planowania i osiągania celów, ale także takiego spokojnego normalnego dobrego trybu życia, który ja bardzo lubię i w który ja wierzę mocno. Bardzo lubię swoją rutynę. Lubię wstać, wykonać bez większego namysłu kilka rzeczy, które robię codziennie rano: przygotować sobie śniadanie, na spokojnie wypić kawę, przez chwilę zastanowić się nad tym, jak będzie wyglądał dzisiejszy dzień. Potem wyszykować moje dziecko do przedszkola, a po powrocie usiąść do pracy i rzucić się w wir zadań zaplanowanych na dany dzień. Tak samo wieczorem. Lubię podsumować to, co się wydarzyło, policzyć czas pracy, ile zarobiłam w danym dniu, następnie zapisać rzeczy do wykonania na kolejny dzień, usiąść chwilę z książką i poczytać. Polecam.
8. Patrz realistycznie
Wiem, że jesteś superbohaterką, masz
nadzwyczajne siły i moc przerobową nie z tej ziemi. Ale. Musisz patrzeć
realistycznie na to, co jesteś w stanie wykonać danego dnia. Ja wiem, że Ci się
wydaje, że jesteś boginią, że jesteś Super Girl że możesz wszystko. Założę się,
że czasem myślisz, że po prostu Twoja dobra rozciągnie się jak z gumy. Jasne,
wszystko da się zrobić, z tym że nie nie bierzesz pod uwagę: nieprzewidywalnych
zdarzeń, sytuacji awaryjnych czy nawet swojego stanu zdrowia (a również Twojego
dnia cyklu). A jednak to jest również bardzo ważne, ponieważ wpływa na Twoją
codzienną pracę.
Czasem warto jest spojrzeć realistycznie na to, w jaki sposób działasz i czy tak przypadkiem nie bierzesz na siebie za dużo. Patrz realistycznie na zasoby, które masz w tej chwili i na poziom swojej energii do pracy, bo to jest równie ważne. Zmęczona czy niewyspana za wiele nie zdziałasz.
Z planowaniem jest trochę tak, jak z
przejściem na dietę. Masz zapał, masz motywację, działasz jak rozpędzona
rakieta do pierwszego momentu słabości. Jednak po jakimś czasie coś nie klika,
Ty się wkurzasz i rzucasz planowanie w kąt. Tylko po to, by powiedzieć sobie,
że to całe planowanie nie jest dla Ciebie.
Miałam taki problem, kiedy kilka lat temu postanowiłam sobie, że zrobię coś dla siebie i zacznę regularnie ćwiczyć. Przez jakiś czas to działało bardzo dobrze, miałam motywację, chodziłam na ćwiczenia, kręciłam hula-hop i wszystko było ok. Jednak przyszedł taki dzień, w którym już mi się nie chciało. Może to był dzień, w którym byłam bardziej zmęczona, miałam mniej energii, gorszy dzień po prostu. Potem mówiłam sobie ok dziś mam gorszy dzień odpuszczam, jutro może będę mogła z powrotem działać, ale nigdy mi się to nie udawało. Przychodził kolejny dzień i kolejny a moja motywacja wygasła. Co raz było odpuszczone, potem już nie wróciło. Dopiero po jakimś czasie i przy kolejnym podejściu uświadomiłam sobie coś bardzo ważnego. Nie mogę się zadręczać przeciwnościami, tylko normalnie kolejnego dnia zacznę od wykonania planu. Trochę tak, jakby nic się nie stało. I wiesz co? Ten plan podziałał! Zaznaczyłam złe dni, a potem w kolejnych działam dalej wg planu.
Ty również możesz przyjąć taką taktykę. Jak
cały misterny plan idzie w cholerę, to warto się czasem zatrzymać, zresetować
system i wrócić do dalszego działania. Bez fajerwerków. Bez wielkich porażek.
Po prostu następnego dnia wstać i robić swoje. Ważne jest, byś się nie
zadręczała, tylko działała. Małymi krokami do przodu.
10. Wyznacz priorytet działania
Nie wiem, czy o tym wiedziałaś, ale słowo
priorytet występowało tylko i wyłącznie w liczbie pojedynczej, dopiero z
biegiem czasu ludzie wymyślili priorytety – w liczbie mnogiej. To dało nam
trochę złudne wrażenie, że możemy się skupić na wielu rzeczach jednocześnie i
jednocześnie osiągać z nich kliku wspaniałe wyniki.
Najlepiej byłoby nam wszystkim pracować w
zgodzie ze swoimi wartościami i standardami, mieć samych cudownych klientów,
dla których praca to sama przyjemność. Ale zdarza się w tej pracy czasem tak,
że jesteś uzależniona od klientów i jeśli ich praca stoi, to Twoja także. Może
więc mieć miejsce sytuacja, w której jednego dnia masz luźno, a kolejne kilka
jesteś obładowana zadaniami i nie wiesz nawet, za co się zabrać. Wiem, że nie jest
popularnie o tym mówić. Fajnie byłoby mieć tylko 3 plany na dzień zrobić je i
być szczęśliwym człowiekiem, ale nie da się tak czasem. Dlatego musisz nauczyć
się wyznaczać te najważniejsze w danym momencie działania.
Ja często korzystam w takich chwilach z macierzy Eisenhowera. Więcej informacji znajdziesz tutaj: The Eisenhower Matrix, a ja przedstawię Ci uproszczoną wersję działań. Możesz określić swój priorytet wg ważności i pilności wykonania poszczególnych zadań. Swoją listę to-do możesz podzielić na cztery obszary:
ważne i pilne, to wszystkie zadania, które wymagają Twojej uwagi w pierwszej kolejności. Jakie o zadania? Takie, których niewykonanie będzie miało negatywny wpływ na Twoją pracę/ biznes/życie rodzinne.
ważne i niepilne, to wszystkie zadania, które zaplanujesz z wyprzedzeniem, zanim staną się pilne. Są to zadania, które zaplanowałaś już wcześniej i ich wykonanie idzie swoim rytmem.
pilne i nieważne, to zadania, które trzeba wykonać, jednak nie muszą być one zrobione bezpośrednio przez Ciebie. To są właśnie zadania, które większość osób deleguje wirtualnym asystentkom. Zadania ważne dla biznesu, ale takie, których właściciel biznesu sam nie musi wykonywać.
niepilne i nieważne, te zadania, to tzw. pożeracze czasu. Nie są nam ani potrzebne do wykonania, ani w żaden sposób nie przybliżają nas do osiągnięcia celów, a w dużej mierze są często zwykłymi rozpraszaczami.
Kiedy w ten sposób zaczniesz patrzeć na swoje
planowanie na początku będzie Ci ciężko określic, które zadania są ważniejsze
od innych. Spokojnie, do tego potrzeba wprawy, po czasie oznaczanie wykonania
zadań wg pilności i ważności będzie przychodziło Ci lekko i dzięki temu
będziesz w stanie zrobić rzeczy, które są dla Ciebie najważniejsze.
11. Modyfikuj plany w trakcie działania
Przyjmij taką postawę, w której jesteś otwarta
na zmianę. Lekka modyfikacja działania może przynieść naprawdę świetne efekty.
Kiedy otworzysz się na możliwość korygowania swojej ścieżki, będzie ci łatwiej
obrać inny kierunek, jeżeli coś nie pójdzie zgodnie z planem. Czasem zdarza
się, że działasz, działasz a po pewnym czasie osiągnięcie danego celu nie jest
już najważniejsze. Coś się zmienia i już dalej tego nie czujesz, lub oświeca
Cię, że pewnych rzeczy nie chcesz już
robić. Dzięki otwarciu na modyfikację działań zostawiasz sobie furtkę do
lepszego planowania i osiągania celów. Pamiętaj: zawsze możesz sobie pozwolić
na to, aby zmienić swoje zdanie, w trakcie dążenia do określonego celu i to nie
jest nic złego. To nie jest przyznanie się do porażki, to jest po prostu
modyfikowanie Twojego planu, który ulega zmianie tak jak to w życiu bywa.
Pewne rzeczy możesz sobie zakładać, zaplanować, ale czasem wkroczysz w taki etap, w którym poczujesz, że to nie jest do końca to, co wzywa Twoje serducho. Nie ma w tym nic złego i fajnie jest nastawić się na to, że istnieje taka możliwość, że plan będzie trzeba zmodyfikować w trakcie działania i to jest okej. O ile jest to założenie w zgodzie z tobą.
12. Zacznij od końca, czyli lepiej przygotuj się do działania
Co to znaczy Zacznij od końca? Znaczy to mniej więcej tyle, że żeby przygotować się do działania musisz już sobie określić dokładnie, czego potrzebujesz, aby dane działanie wykonać. Jakich zasobów potrzebujesz, czego potrzebujesz się dowiedzieć, czego potrzebujesz się douczyć/nauczyć, od kogo potrzebujesz pomocy w realizacji danego celu.
Jeżeli chcesz zrobić dany projekt od a do z, to musisz się zastanowić już na etapie planowania, jaki ma być efekt końcowy. Co ma się dokładnie wydarzyć, co ma się zadziać, kiedy dany projekt zostanie wykonany. Dopiero potem od efektu końcowego przechodzisz do planowania i zaczynasz się zastanawiać, co po kolei ma się wydarzyć, aby właśnie taki efekt końcowy uzyskać.
Konkluzja
Łatwo jest rzucić się na pracę i na łapu-capu starać się zrobić jak najwięcej się da. A to nie o to chodzi w biznesie wirtualnej asystentki. Jeśli tego nie zrozumiesz ułożysz sobie bardzo prostą i krótką drogę do wypalenia. To w takim zdrowym podejściu do planowania kryje się cała magia działania. By wszystko, co robisz, robić z głową i myśleć o tym, co robisz. Przeczytałam jakiś czas temu, że osoba, która prowadzi własną działalność jednoosobową zawsze znajdzie w niej zadania do zrobienia. Zadania, które zajęłyby by jej łącznie plus minus 40 godzin. To strasznie dużo. A przecież oprócz pracy masz życie rodzinne, pasje, zwykłe sprawy. Zaprzyjaźnij się ze wskazówkami do planowania działań i ciesz się bardziej swoją pracą 🙂
P.S. Chcesz być na bieżąco? Dołącz do newslettera dla wirtualnych asystentek. Wystarczy, że podasz mi swój adres e-mail poniżej:
Czy jesteś jedną z tych osób, które są zawsze zajęte, ale tak naprawdę ciężko im stwierdzić, co robiły w ciągu dnia? Ciągle szukasz sposobu, by pracować sprawniej i lepiej mierzyć wyniki swoich działań? Chcesz osiągać w swojej pracy więcej, pracując sprytniej i efektywniej?
Jeśli choć na jedno pytania odpowiedziałaś tak – ten wpis jest dla Ciebie. Poniżej przygotowałam listę 17 wskazówek, dzięki którym możesz stać się bardziej efektywna na co dzień.
Uwaga! Nie próbuj jednak wdrożyć wszystkich pomysłów na raz. Przeczytaj cały wpis i sprawdź, co możesz u siebie wprowadzić. Następnie wybierz z listy 3 wskazówki i wprowadź je w swoim biznesie w kolejnym tygodniu. Sama zobaczysz, ile czasu zaoszczędzisz!
1. Wyznacz cel
Gdy wyznaczasz sobie cel – tworzysz ogólną mapę swoich działań z końcowym punktem, którym jest wykonanie i dotarcie do danego celu. Możesz zaznaczyć na niej kilka odcinków milowych (mniejszych celów), których osiągnięcie nie będzie dla Ciebie tak trudne, ale doprowadzi Cię do osiągnięcia głównego, nadrzędnego celu.
Pamiętaj – kiedy wyznaczysz swój cel i spiszesz go – szybciej osiągniesz sukces. Nie wyznaczaj więc swoich celów tylko w głowie – spisz wszystko na papierze.
Dobrze określony cel będzie dla Ciebie motywacją do codziennej pracy. Cel może być lekko przerażający, albo zupełnie zwyczajny. Może będziesz chciała przenosić góry, a może Twoim celem będzie nauka nowej umiejętności, jak np. gotowanie. Jak mówi Pani Swojego Czasu – cel ma być przede wszystkim Twój – dzięki temu będzie Ci łatwiej przejść drogę do ego osiągnięcia ;).
2. Uporządkuj listy zadań
Jeszcze jakiś czas temu traciłam zbyt dużo czasu w ciągu dnia, próbując przypomnieć sobie każde, nawet najdrobniejsze zadanie, które miałam do zrobienia. Przez ciągłe myślenie i zamartwianie się, że o czymś zapomniałam, traciłam energię i wytrącałam się ze swojego stanu flow podczas pracy nad ważnymi zadaniami.
Dopiero gdy zaczęłam robić listy zadań i spisywać wszystko, co mam w danym dniu/ tygodniu do zrobienia – moja głowa odetchnęła z ulgą. Już nie musiałam zastanawiać się co zrobić. Po prostu otwierałam swój notes na danym dniu i zabierałam się za poszczególne zadania ze swojej listy.
Do tworzenia list zadań możesz używać np. Asanylub Wunderlist. Albo zwykłego plannera lub zeszytu. Forma nie gra tutaj roli – najważniejsze jest, by tę listę zadań przygotować.
3. Pracuj w skupieniu i unikaj pseudo pracy
Kiedy Twój mózg przełącza się w tryb pracy na 100% Twoich możliwości możesz osiągnąć spektakularne wyniki. Jest tylko jeden problem. Rzadko kiedy pracujesz w prawdziwym skupieniu i dajesz z siebie te 100%.
Wielu właścicieli małych firm pracę w skupieniu często przeplata z pseudo-pracą (pseudo-praca to wszystkie te czynności, które musisz wykonać dosłownie w tej chwili, odrywając się od wykonywania zadań, które są dla Ciebie naprawdę ważne). W wyniku takich działań ich produktywność spada i utrzymuje się na niższym poziomie. W efekcie np. praca, którą mogliby wykonać w 3 godziny, rozciąga się na 6 lub więcej godzin.
Pewnie znasz to uczucie, gdy po całym dniu intensywnej pracy musisz się bardzo skupić, by zastanowić się co tak naprawdę dzisiaj zrobiłaś. Brzmi znajomo? To właśnie jest wynik rozproszenia Twojej uwagi w ciągu dnia.
Gdy ciągle przerywasz swoją pracę nie dość, że intensywność Twoich działań spada, to jeszcze w tym samym czasie maleje również wydajność Twojej małej firmy. Jeśli nie zatrudniasz pracowników – to Ty odpowiadasz za kondycję swojej firmy. Szanuj więc tego kluczowego pracownika ?
Pamiętaj by po każdym bloku pracy lub po każdym zadaniu zapytać siebie – „czy to była praca, czy pseudo-praca?”. Zapamiętywanie tych odpowiedzi (i najlepiej ich zapisywanie) może pomóc Ci zwiększyć skuteczność pracy.
4. Powiedz nie
Ja wiem, że to się tylko tak łatwo mówi. Że jednak potrzebujesz mówić TAK nowym Klientom, by rozwijać swoją firmę, że potrzebujesz mówić TAK nowym projektom czy wyzwaniom.
Zastanów się jednak, czy aby na pewno za wszelką cenę musisz mówić tak? Czy musisz się godzić na każdy nowy projekt? Odpisywać na wszystkie maile z pytaniem o pomoc? Czy musisz robić to wszystko, co teraz robisz?
Pamiętaj – łatwo powiedzieć TAK na nowe. Łatwo przyjąć kuszące propozycje. Trudności zaczynają się, gdy tej pracy się nawarstwia, z każdym dniem jest jej coraz więcej i więcej, a Tobie zaczyna brakować energii.
Dbaj o jakość swojej pracy i jej efektywność. Powiedz od czasu do czasu nie.
5. Działaj zgodnie z zasadą Pareto
W poprzednim punkcie ustaliłyśmy, że do bycia bardziej produktywną osobą potrzebujesz częściej powiedzieć nie i rzadziej mówić tak.
Ale jak sprawić, by Twoje tak przyniosło Ci, jak najwięcej korzyści?
Możesz kierować się zasadą Pareto. O co chodzi?
Vilfredo Pareto był włoskim ekonomistą, socjologiem, inżynierem i filozofem. Żył w XIX wieku. Interesował się problemem władzy i bogactwa. Próbował zrozumieć, jak współczynnik bogactwa rozkłada się w społeczeństwie. Badał różne kraje, różne okresy czasu i za każdym razem wynik był bardzo podobny lub taki sam: w każdym społeczeństwie 80% majątku należało do 20% najbogatszej części populacji.
Jego badania powtórzono później w wielu innych przypadkach i wnioski płynące z innych badań zamknięto w tzw. zasadę Pareto (inaczej zwane również: prawem nielicznych istot) i stwierdzono, że w każdym projekcie 80 procent wyników pochodzi z 20 procent wysiłku.
Jak tę zasadę możesz wprowadzić w swojej małej firmie?
Zrób analizę swoich działań i zastanów się:
praca, dla których Klientów daje Ci najwięcej wyników? Sporządź listę najlepszych Klientów.
jakie działania marketingowe zajmują Ci dużo czasu, a nie przekładają się na sprzedaż? Spisz je wszystkie i wyeliminuj te, z których nie masz korzyści.
skąd trafia do Ciebie Klient i jak zwiększyć prawdopodobieństwo przyciągnięcia nowych Klientów? Zapytaj ich jak Cię znaleźli i skup się na tych źródłach ich pozyskiwania.
czy masz Klientów, którym poświęcasz bardzo dużo uwagi, ale nie przekłada się to na Twoje wyniki finansowe? Rozważ zakończenie takiej współpracy i skup się na pracy dla najlepszych Klientów.
jakie działania na zapleczu Twojej firmy pochłaniają dużo Twojego czasu, ale nie przekładają się bezpośrednio na wzrost sprzedaży? Zastanów się nad oddelegowaniem ich np. wirtualnej asystentce albo usuń je kompletnie ze swojego biznesu!
6. Zgrupuj swoje zadania
Nie wiem jak Ty, ale lubię pracować w tematycznych blokach. Najpierw wydawało mi się to głupie i bezcelowe, ale potem po jakimś czasie zaczęłam doceniać ideę planowania swojej pracy z uwzględnieniem czasowych bloków.
Kiedy pracuję dla różnych Klientek, tak naprawdę często robię bardzo podobne i powtarzalne zadania. Wcześniej, pracując „po kolei wg listy”, przeskakiwałam stale z zadania na zadanie i rozbijałam tym samym swoją zdolność pracy w skupieniu.
Dlatego dziś wolę podobne zadania poukładać sobie w grupy i wykonać je wszystkie w jednym bloku zadaniowym.
Na przykład: gdy mam wysłać w tygodniu 5 newsletterów nie rozbijam tego działania na 5 dni. Wolę wykonać je w jednym dniu, zaplanować i nie wytrącać się ze stanu równowagi.
7. Deleguj zadania
Wiele osób ma problem z delegowaniem zadań, ponieważ uważają, że zadania w swoim biznesie zrobią sami najlepiej. Ale z tym wiąże się pewna pułapka. Jeśli Ty jako przedsiębiorca będziesz robił wszystko sam, to w pewnym momencie rozwoju swojej firmy utkniesz w miejscu. Zabraknie CI siły do tego, by KAŻDE działanie robić samemu.
Bycie dobrym przedsiębiorcą to świadome podejmowanie decyzji w zakresie tego, co możesz zrobić samemu, a na co nie masz czasu. Oczywiście możesz się nauczyć wszystkiego. Tylko jakim kosztem? Chcesz więcej zarabiać? To odblokuj swoje myślenie. Zacznij zadawać sobie pytanie:
A gdyby ktoś inny mógł zrobić to lepiej?
Pewne rzeczy oddeleguj, a sam zastanów się jak, możesz rozwijać swoją firmę. Gwarantuję Ci, że mając mniej na głowie, zaczniesz wpadać na coraz to lepsze pomysły!
8. Ustal sobie dzień do pracy nad własnym biznesem i zwiększ efektywność
Punkt, o którym większość osób prowadzących swoją działalność zapomina. Gdy rozmawiam z potencjalnymi Klientkami na temat ich biznesów rzadko która osoba rzeczywiście poświęca czas na to, by pewne swoje działania usystematyzować. Choćby spisać najważniejsze reguły działania ich biznesów i wg. nich postępować.
Z dnia na dzień wiele przedsiębiorców jest tak zabieganych, że zapomina o rzeczach podstawowych, które należy wykonać w ramach biznesowej rutyny. Raz lub dwa razy w miesiącu zaplanuj dzień „konserwacji”. Poświęć cały dzień na takie rzeczy jak praca nad administracyjno- organizacyjną stroną swojego biznesu, aktualizowanie profili / ustawień w mediach społecznościowych, utrzymanie / zmiany strony internetowej, uruchamianie raportów, analizowanie danych analitycznych itp.
9. Stwórz szablony odpowiedzi w swojej skrzynce mailowej
To może być dla Ciebie dobra opcja i oszczędność czasu, jeśli np. w tygodniu dostajesz kilka podobnych do siebie wiadomości. Odpowiadanie na każdą z nich jest czasochłonne. Możesz zrobić to sprytniej.
Wystarczy, że włączysz w swojej poczcie szablony wiadomości, a następnie napiszesz 2- 3 szablony w odpowiedzi na pytania, które najczęściej dostajesz na swoją skrzynkę. Uwierz mi – to naprawdę robi różnicę ? Kilka minut pracy i ogrom zaoszczędzonego czasu!
10. Opracuj proceduryi listy kontrolne
Pierwszy raz na poważnie pomyślałam o procedurach, kiedy w marcu wylądowałam ze złamaną nogą w szpitalu. Serio. Właściwie wtedy zastanawiałam się, dlaczego jeszcze nie mam ich w swoim biznesie.
To był dla mnie trudny czas. 9 dni w szpitalu, w tym 4 totalnie przykuta do łóżka. Na szczęście w trakcie mojego pobytu w szpitalu firma nie upadła, a ja byłam w stanie odłożyć działania na chwilę na boczny tor, ale mimo wszystko ciągle być w grze.
Ale co w sytuacji, gdy nagle musisz przerwać kompletnie swoją pracę? Gdy wydarzy się coś złego Tobie lub Twoim bliskim – bez rozpisanego działania firmy, procesów i procedur – możesz w ciągu kilku chwil stracić wszystko na co pracowałaś.
Nie pozostawiaj swojego losu przypadkowi. Staraj się być o krok do przodu.
Kiedy pisać procedury? Odpowiedź jest prosta – właśnie teraz. Dlaczego? Dlatego, że nigdy nie będziesz miała wystarczającej ilości czasu na napisanie ich wszystkich na spokojnie.
To nie musi być nic skomplikowanego. Nawet powinno być prosto i konkretnie. Na pewno są jakieś działania, które wykonujesz w swojej firmie codziennie, raz w tygodniu, miesiącu itp. Masz na pewno określone kroki w przypadku kontaktu z potencjalnymi Klientami lub zespołem. Te wszystkie działania możesz usystematyzować, spisać, a potem po prostu wykonywać bardziej automatycznie. Dzięki temu osiągniesz większą efektywność.
Wyciągniesz odpowiedni dokument i bardzo krótkim czasie będziesz w stanie wykonać dane zadanie, nie zastanawiając się w międzyczasie czy aby niczego ważnego nie pominęłaś. Będzie Ci lepiej mierzyć swoje osiągnięcia i wyniki.
Możesz również kupić mój pakiet procedur dla małego biznesu, znajdziesz go tutaj: kup pakiet.
11. Postawna mono-tasking
Moim zdaniem multi-tasking jest przereklamowany. Nie możesz zrobić kilku rzeczy naraz i przy tym zachować wysoki stan skupienia. Jeśli robisz więcej rzeczy naraz – ryzyko popełnienia błędu wzrasta wprost proporcjonalnie do ilości zadań do wykonania.
Nasz mózg nie jest w stanie się rozdwoić. Albo robisz coś na 100% i osiągasz sukces w tym danym zadaniu (bo mogłaś się skupić, przemyśleć, wejść głębiej w temat), albo robisz na 50% i wynik Twojej pracy będzie średni.
Jeśli chcesz zwiększyć swoją efektywność – nie rób wielu rzeczy jednocześnie. Najpierw skończ jedno, dopiero potem zacznij kolejne zadanie.
12. Zacznij działać już dziś
Movement creates motivation – działanie napędza motywację
To hasło często słyszę we vlogach trenerów personalnych czy osób związanych z branżą fitness. Moim zdaniem możemy je również wykorzystać do poprawy swojej produktywności.
Nie czekaj na cud, na lepszy dzień, na jutro. Jutro wcale nie będzie Ci się bardziej chciało. Tak jesteśmy skonstruowani. By opierać się zmianie, by wybierać łatwiejsze opcje.
Np. dziś postanawiasz – przez kolejny miesiąc zaczynasz działać w obszarze x. Codziennie będziesz poświęcać na to działanie y czasu. W końcu krok po kroku działanie zacznie Cię motywować do jeszcze lepszej pracy.
13. Przestań dbać o to, co ludzie o Tobie myślą
Zacznij zajmować się sprawami, które są dla Ciebie naprawdę ważne. Nie przejmuj się tak mocno opinią innych. Nie zamartwiaj się. Ciągłe myślenie o tym, co inni ludzie sądzą na Twój temat, może bardzo szybko negatywnie odbić się na Twoim zdrowiu.
Kiedy wskoczysz do tej karuzeli nakręcania się – będziesz ciągle starała się zaspokoić oczekiwania innych ludzi. Pamiętaj – to wcale nie jest ważne! Najważniejsze jest byś była sobą i działała w zgodzie ze sobą. Kiedy odetniesz się od tego – poczujesz lekkość jak nigdy dotąd i będziesz pracować o wiele, wiele lepiej i wydajniej.
Pamiętasz, jak kilka punktów wcześniej pisałam o pseudo – pracy? Taką pseudo – pracą dla mnie jest odpisywanie na maile i sprawdzanie skrzynki odbiorczej. Świat nie zawali się, gdy zamiast sprawdzać swojego maila co 20 minut – zrobisz to 2x dziennie i grupując zadania odpiszesz na nie w jednym ciągu.
Dzięki temu zaoszczędzisz wiele cennego czasu – Twój mózg nie będzie musiał przełączać się ciągle w tryb skupienia – rozproszenia. Będziesz w stanie wykonać o wiele więcej pracy i zwiększyć tym samym swoją efektywność.
A w jaki sposób dać znać Klientom, że postanawiasz sprawdzać pocztę tylko 2x na dzień? Z pomocą może przyjść Ci wzór maila, który znalazłam w książce 4-godzinny tydzień pracy (i tylko dostosowałam do swoich potrzeb):
Dzień Dobry! Z powodu nawału obowiązków sprawdzam teraz swoją pocztę i odpowiadam na maile dwa razy dziennie, o 12 i 16. Na przesłane maile staram się odpowiedzieć do następnego dnia roboczego. Jeśli potrzebujesz pilnej pomocy (będę wdzięczna, jeśli upewnisz się, że to naprawdę pilne) i sprawa nie może czekać do 12 lub 16, skontaktuj się ze mną telefonicznie, dzwoniąc pod numer 123-456-789. Dziękuję za zrozumienie dla mojego kroku w kierunku lepszej efektywności i skuteczności. To pomoże mi osiągnąć więcej, by lepiej Ci służyć. Pozdrawiam Katarzyna Borkowska
15. Zacznij tworzyć poranne rytuały
O swoich porannych rytuałach pisałam już jakiś czas temu. Trochę się w tym temacie u mnie zmieniło, bo moje dziecko chodzi już do przedszkola 🙂 Reszta pozostaje bez zmian. Zauważyłam również, że u mnie wszystko działa lepiej, gdy mamy ustawione w miarę sztywne ramy czasowe naszego poranka. Wtedy cały dzień się tak nie rozwleka i mam więcej energii do działania. Cały wpis na temat moich rytuałów przeczytasz tutaj:
Wiem, że czasem mogą Cię rozpraszać różne odgłosy, które słyszysz w ciągu dnia. Jeśli pracujesz w biurze – mogą być to np. współpracownicy. Jeśli natomiast pracujesz w domu – gwar codziennego życia sąsiadów. A co, gdybym Ci powiedziała, że mam sposób, dzięki któremu możesz przenieść się w magiczne miejsce i oderwać się od tych odgłosów?
Zamknąć oczy, założyć słuchawki i teleportować się do tętniącego życiem (ale jednocześnie przyjaznego do pracy i nauki) Hogwartu. Usiąść przy kominku w pokoju wspólnym Gryffindoru. Poczuć ciepło bijące z otwartego paleniska, wsłuchać się w odgłosy żyjącego swoim życiem dormitorium. Skupić się na pracy, którą masz do wykonania i nie przejmować się niczym innym.
Kusząca propozycja? Wykorzystanie białego szumu podczas pracy może pomóc Ci zwiększyć Twoją efektywność i komfort pracy. Zachęcam Cię do skorzystania (lub chociaż przetestowania tej formy skupienia) – wejście do Hogwartu znajdziesz tutaj.
17. Dowiedz się, kiedy jesteś najbardziej produktywna
Wsłuchaj się w siebie i odkryj swój czas na najlepszy stan flow. Stan, w którym jesteś najbardziej skupiona, nie męczysz się i możesz w spokoju pracować. Nie jest to trudne, ale bardzo dużo osób ignoruje sygnały swojego ciała i próbują pracować wbrew sobie.
Ja na przykład najlepszy stan flow mam wieczorem i przez wiele lat walczyłam z tym. Wstawałam z samego rana, męczyłam się okropnie, nie miałam energii i siły, każde zadanie robiłam dwa razy dłużej. Dopiero gdy zaakceptowałam fakt, że nie jestem rannym ptaszkiem i lepiej czuję się pracując wieczorem – poczułam lekkość w swoim działaniu. Polecam przetestować!
Podsumowanie
Mam nadzieję, że dotrwałaś do końca! Uff, lista była długa, ale jeśli chodzi o zwiększanie swojej efektywności – mogę sypać pomysłami jak z rękawa! Jeśli mnie już trochę znasz – wiesz, że lubię pracować sprytniej i szukać rozwiązań, które mi w tym pomogą.
W tym wpisie zebrałam moje najfajniejsze pomysły na to, jak zwiększyć swoją efektywność i pracować po prostu lżej.
Daj mi znać, czy wpis jest dla Ciebie przydatny i którą ze wskazówek zastosujesz u siebie!
Sporo osób zastanawia się, czy dobrym startem w biznes wirtualnej asystentki jest próba rozkręcenia go „po godzinach” – po swojej etatowej pracy. Gdy o tym myślisz i chcesz przetestować swój pomysł „na żywym organizmie” ważne jest to, byś skupiła się na kilku najważniejszych kwestiach. Nie musisz od razu mieć wszystkiego w 100% profesjonalnie (jednak cokolwiek byłoby dobre), ale przydałoby się, byś wiedziała, po co robisz to, co zamierzasz robić i jaki jest głębszy sens Twoich działań.
Moim zdaniem start we własny biznes „po godzinach” jest to bardzo pomysł. Bez gwałtownych zmian możesz sprawdzić czy nadajesz się do tego, co zamierzasz robić. Najlepiej byłoby, gdybyś w trakcie pracy „po godzinach” odkładała dodatkowo środki, by móc zabezpieczyć się na kilka pierwszych miesięcy – na czas, gdy już zrezygnujesz z etatu.
Aby pomóc utrzymać Twoją samodyscyplinę i skupienie na działaniu przygotowałam dla Ciebie ten wpis, w którym pokażę Ci 5 sposobów na to, jak lepiej skupić się na rozkręcaniu swojego biznesu jako wirtualna asystentka, nawet gdy pracujesz po godzinach i masz bardzo mało czasu.
1. Planuj swoje działania na co najmniej jeden tydzień z wyprzedzeniem.
Jako osoba, która lubi planować i trzymać się planu (nawet gdy dziecko chore i armagedon) bardzo polecam Ci taki plan tworzyć. Jest potem po prostu łatwiej działać. Z planem masz poczucie, że to Ty jesteś Panią sytuacji i nie musisz błądzić po omacku. Dodatkowo masz rozpisane, co, kiedy, jak i gdzie, więc gdy masz chwilę na to, by „zabrać się za biznes” po prostu wyciągasz plan i działasz. Jeśli masz problem z tym, by zmobilizować się do działania sprawdź mój wpis – Jak w końcu zacząć nowy tydzień?
Plan na tydzień możesz stworzyć np. w Asanie – narzędziu do zarządzania projektami (które jest bezpłatne, a instrukcję obsługi możesz pobrać zapisując się do newslettera Must – Have Asystentka). Dzięki temu wszystkie najważniejsze informacje będziesz miała w jednym miejscu.
2. Zaplanuj czas na „bycie” online i buduj w ten sposób swoją markę.
Ładniej mówiąc – bądź online – przynajmniej na początku staraj się rozbudzić w innych świadomość Twojej marki – że jesteś, działasz i służysz pomocą. Wyszukaj swoich potencjalnych klientów. Udzielaj się np. w branżowych grupach na Facebooku, dołącz do LinkedIn, staraj się dotrzeć tam, gdzie są Twoi potencjalni klienci. Ja wiem, że nie jest to łatwe i trzeba się zmobilizować, ale jeśli Ty nie dasz się poznać – nikt sam Cię nie znajdzie.
Dodatkowo możesz założyć blog, newsletter czy np. kanał na YouTube albo tworzyć Insta story. Wybór należy do Ciebie. Ważne byś była obecna i pojawiała się w świadomości swoich przyszłych klientów. Nie masz czasu na takie pierdoły mówisz? Potrzebujesz 15 min. dziennie na napisanie postów, które następnie zaplanujesz z wyprzedzeniem. Możesz korzystać z narzędzi do planowania postów np.: Hotsuite, Buffer, Later, Planoly. Ja używam SmarterQueue.
Możesz codziennie przeznaczać określoną ilość czasu by odpowiadać na pytania innych i „być” w Social mediach.
Jeśli będziesz działała systematycznie to ludzie zaczną Cię kojarzyć z tego, co robisz i gdy będą mieli konkretny problem – zwrócą się do Ciebie 🙂
3. Gdy masz czas – działaj!
Nie zastanawiaj się co by było, gdyby… Traktuj wolną chwilę jak dodatkowe minuty na działanie. Skup się na tych obszarach, które zdziałają dla Ciebie najwięcej dobrego i pozwolą na progres.
Wiem, pewnie sobie teraz pomyślisz „jasne łatwo jej tak mówić, ale jak mam 10 minut to nie zdążę nawet za nic się porządnie zabrać, nie mówiąc o skupieniu”. Ok, w pełni Cię rozumiem. Chcę Ci powiedzieć, że to możliwe, bo sama tak zaczynałam. Również nie miałam wolnego dnia na pracę. Raczej kilka małych bloków czasowych (po 15-25 min) dziennie. Zaczynałam od zera z rocznym dzieckiem pod pachą. Mówili, że nie dam rady, ale zawzięłam się i ciężko pracowałam. Dzisiaj jestem o kilkanaście kroków dalej. Mam klientki, które płacą mi za moją pracę. Nie muszę konkurować ceną i mam wiele satysfakcji z tego, co robię na co dzień.
„Kroki, które podejmujesz nie muszą być duże. Muszą tylko prowadzić Cię we właściwym kierunku”
Pod koniec każdego tygodnia / miesiąca sprawdź, co udało Ci się zrealizować. Jak możesz porównać liczby z poprzednich tygodni / miesięcy. Co i w jakim czasie udało Ci się zrealizować. Zaznacz działania, które były trafne i to na nich się skup bardziej w nadchodzącym tygodniu / miesiącu.
Stwórz sobie system pracy. Co zrobić krok po kroku, by osiągnąć upragniony cel.
Już na samym początku opracuj systemy, które pozwolą Ci działać sprawniej. Dzięki temu zaoszczędzisz sobie kolejny czas, bo będziesz wykonywać tylko te zadania, które działają.
Wiem, że takie działania zajmują sporo czasu, którego prawdopodobnie i tak masz mało, ale pomyśl o tym inaczej – zrobisz raz a porządnie. Będziesz miała podstawy do sprawnego działania i zadbasz również o swój biznes, a nie tylko o zaplecze klientów.
5. Spróbuj niecodziennych rozwiązań (skup się na robieniu biznesu).
Kiedy działasz w swojej niszy, ale czujesz, że próbujesz przebić szklany sufit i nie wiesz co możesz dalej zrobić – odetnij się! Nie próbuj porównywać się do konkurencji. Wycisz swojego newsfeeda na Facebooku. ODŁĄCZ się.
Spróbuj zrobić coś innego. Sprawdź inne branże, przeanalizuj ich rozwiązania. Wyciągnij wnioski i testuj nowe sposoby na rozwój biznesu. Bierz przykład z najlepszych z branży. Staraj się jednak poznać ich początki i problemy, z jakimi wtedy się spotykali.
Sama też wyszukuj swoich klientów. Rób inaczej od innych. Proponuj ciekawe rozwiązania w zgodzie z samą sobą.
Wykonaj dogłębne researche, by poznać prawdziwe problemy swoich przyszłych klientów. Dawaj wartości i nie rzucaj od progu swojej oferty.
Wyjdź z założenia, że nie każdy biznes będzie potrzebował Twoich usług i nie każdy będzie gotowy, by za nie zapłacić.
Będziesz jako przedsiębiorca zmuszona do tego, by stale się reklamować. Próbuj więc różnych metod np. co miesiąc i sprawdzaj co działa. Na przykład:
Napisz do freelancerów działających na rynku, którzy mają podobny target klientów do Twoich, spróbuj wejść w współpracę z nimi na zasadzie % od polecenia usług/nowych klientów.
Skontaktuj się z dużymi firmami – przygotuj świetną ofertę i napisz do większych od siebie firm. Pokaż im dlaczego Ciebie potrzebują. Wskaż działania i obszary, w których znacznie usprawnisz codzienne działania tych firm.
Stwórz genialny pakiet z usługami, których nikt inny nie oferuje.
Pracujesz bardziej lokalnie? Zaproponuj swoim Klientom, że np. raz w tygodniu pojawisz się w biurze i wykonasz zadania stacjonarnej asystentki.
Masz swoją bazę kontaktów? Godnych polecenia podwykonawców, którzy nie zawiedli? Zrób z niej swój wielki atut 🙂
Podsumowanie
Pamiętaj – każdy kiedyś zaczynał. Nie jest to niemożliwe, nawet wtedy, gdy taki biznes próbujesz rozkręcić po godzinach. Co jest ważne to to – byś traktowała go poważnie i profesjonalnie. I skupiła się na naprawdę ważnych rzeczach, a nie na pierdołach.
Skup się na tym, co umiesz i zacznij od tego. Ciągle masz wątpliwości i zbyt dużo pytań kłębi się w Twojej głowie? Skorzystaj z bezpłatnej 15 minutowej konsultacji ze mną. Zastanowimy się wspólnie jak Ci pomóc w rozwoju twojego biznesu – zamawiam konsultację. Do usłyszenia!
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
