Dziś ma dla Ciebie temat, który chciałam poruszyć na ostatnim live, jednak z powodów technicznych (niewyspanej i płaczącej dwulatki) musiałam odwołać. Jak to jest z tą pracą wirtualnej asystentki? Czy spędzam przed komputerem cały dzień? Czy można pogodzić pracę wirtualnej asystentki z rodzinnym życiem?
Dziś opowiem Ci o tym:
✨ jak wyglądał mój dzień pracy na początku mojej drogi jako wa,
✨ czy mam swoje poranne i wieczorne rytuały i czy pomagają mi w
pracy,
✨ jak dziś wygląda mój rozkład dnia.
1.Jak wyglądał mój dzień pracy na początku mojej drogi jako wa?
Kiedy zaczynałam swój biznes wirtualnej asystentki miałam bardzo jasno określony cel-by przez ok. pierwszy rok mojej działalności pracować przez pół etatu i miesięcznie zarabiać właśnie tyle ile zarobiłabym pracując ok. 20 godz. tygodniowo. Mój plan dnia znacząco różnił się od tego, jak wygląda teraz z dwóch powodów: – mieszkałam za granicą, – moje dziecko nie chodziło do żłobka.
Czas pracy i odpoczynku w ciągu dnia był podyktowany przez moją córeczkę i to pod nią dostosowywałam swoje godziny pracy. Miałyśmy taki fajny, plastikowy kojec, a w nim królestwo zabawek wszelkiej maści. Dzięki temu, że był on zamontowany w salonie-mogłam pracować w obok niej bawiącej się. Zwykle do południa były to 2- 3 bloki pracy (20 minut mojej pracy, podczas której ona się bawiła, a potem kolejne 20 minut, w których spędzałyśmy czas razem). Nie był to układ idealny, ale u nas się sprawdzał. Potem do pracy siadałam znów po południu, kiedy mała spędzała czas z tatą, lub wieczorem, gdy już spała.
Dla mnie taka wytężona praca wieczorami czy w nocy była jak najbardziej w porządku, bo jestem osobą, która lubi wieczorną ciszę i spokój płynący z tego, że wszyscy już śpią. (Zresztą mam tak do dziś, o czym za chwilę Ci opowiem). Więc zwykle taki standardowy czas mojej pracy to było ok. 1.5 godz. w ciągu dnia, a potem wieczorem 2-3 godzin. Oprócz samej pracy uczyłam się również wiele dodatkowych rzeczy, więc dwa-trzy dni w tygodniu pracowałam również nad rozwojem swojego biznesu, marketingiem, pozyskiwaniem nowych Klientów itp.
W miarę upływu czasu mój biznes kształtował się w bardziej określony sposób. Planowałam zadania tak, by zbierać je w grupy i określone czynności wykonywać w jednym ciągu pracy. Potem zaczęłam zaczęłam grupować zadania w określone dni tygodnia, więc cały proces był bardziej uporządkowany. Z racji tego, że pracowałam mniej-miałam też mniej Klientów i mogłam w sposób bardziej elastyczny podejść do sposobu wykonywania zadań.
2.Czy mam swoje poranne i wieczorne rytuały i czy pomagają mi w pracy?
Po pewnym czasie pracy jako wirtualna asystentka zaczęłam do swojego dnia wprowadzać nawyki, które pozwoliły mi w jeszcze lepszy sposób uporządkować mój dzień. To były stałe elementy dnia, takie moje rytuały, dzięki którym byłam lepiej zorganizowana. Bardzo zależało mi na tym, by świadomie zmienić niektóre z nich, sprawdzić, jak mój organizm się do nich dostosuje.
Przez to, że moja praca kręciła się głównie wokół życia domowego, ważne dla mnie byłobym miała swoje punkty odniesienia. Więcej o moich porannych i wieczornych rytuałach możesz poczytać w tym wpisie. A dziś trochę się zmieniło i przygotowałam dla Ciebie listę moich obecnych rytuałów.
3.Jakie rytuały praktykuję teraz?
Wieczorne rytuały
Sprzątanie kuchni + ogarnianie mieszkania
Staram się, by po całym dniu pracy i zabawy mieszkanie było w stanie względnego porządku (bez przesady, ale czysto). Brak naczyń w zlewie czyta podłoga, uporządkowane zabawki i ogólny ład 😉 Wtedy na spokojnie mogę iść spać, wiedząc, że zacznę poranek w fajne przestrzeni. Jedna z moich Klientek mówi, że porządek w domu to porządek w duszy i ja się tego trzymam 🙂
Planowanie i przygotowywanie posiłków
Lubię planować posiłki i wiedzieć, co będę jadła kilka dni do przodu. Po pierwsze-to bardziej oszczędne podejście do kwestii żywienia ogólnie (bez planów najczęściej kończy się jedzeniem na mieście). Po drugie dzięki planowaniu posiłków-oszczędzam sporo czasu w ciągu tygodnia. Nie muszę biegać co chwilę do sklepu, bo zakupy robię raz na kilka dni i wszystko, co potrzebne mam pod ręką. I najważniejsze-nie muszę się zastanawiać, co zrobić na obiad 😉 To, co mogę przygotować dzień wcześniej-robię wieczorem. Śniadanie, czy II śniadanie często mam przygotowane dnia poprzedniego, dzięki czemu nie muszę tego robić na bieżąco. Obiad gotuję “po pracy” więc też nie muszę rozpraszać się w środku pracy.
Przygotowanie ubrań
To dla mnie mega ułatwienie. Poranek nie jest moim najmocniejszym punktem w ciągu dnia, dlatego ułatwiam sobie go jak mogę. Dzięki temu, że przygotowuję nam ubrania dzień wcześniej-mam z głowy zastanawianie się co ubrać 🙂
Planowanie następnego dnia pracy
Poniżej przeczytasz, jak obecnie wygląda mój dzień pracy, więc lepiej zrozumiesz jak działam. Wieczorem ważne jest dla mnie, by napisać / zmodyfikować sobie listę zadań i zrobić kilka małych zdań, które normalnie wykonałabym rano. Dzięki temu mam spokojną głowę i jestem o krok do przodu w działaniach.
Czytanie przed snem
Kocham czytać i te choćby kilka stron przed snem są dla mnie świętością. Dzięki lekturze mogę się oderwać od pracy i zanurzyć w inny świat. Czasem żałuję, że jest to tylko kilka stron, bo mogłabym czytać do oporu. W każdych okolicznościach przyrody 😉
Poranne rytuały
Wstawanie bez drzemki (tutaj nic się nie zmieniło)
Kiedyś używałam drzemek do oporu, dziś już tego nie robię. Mam nastawiony budzik na konkretną godzinę, ale praktycznie zawsze udaje mi się obudzić przed nim. Mam to szczęście, że pracuję w domu i nie muszę zrywać się skoro świt, dlatego wstawanie jest dla mnie przyjemnością. Nawet w poniedziałkowy poranek.
Kiedy miałam takie okresy, w których ciężko było mi wstać – stosowałam technikę mojego taty – od razu po przebudzeniu wstawałam na równe nogi. Wiem, dosyć hardcorowa metoda – ale najważniejsze – działała.
Śniadanie + szykowanie do żłobka + chwila dla siebie.
Od kiedy moje dziecko chodzi do żłobka jestem szczęśliwą matką 😉 Ta kilkugodzinna rozłąka działa dobrze na naszą relację plus jest dla mnie ważna, by zachować równowagę między życiem rodzinnym a pracą. Dlatego poranki są dla nas-na zbudowanie fajnej więzi. Jemy razem śniadanie, ubieramy się, robimy poranną toaletę, a potem odprowadzam ją do żłobka. Kiedy zostaję w domu sama, mam chwilę na oddech i zabieram się do pracy.
Wylogowanie się
W zależności od dnia czasem ciężko przychodzi mi wylogowanie się (ogólnie z internetu), ale staram się to robić, by nie zakłócać sobie pracy, nie rozpraszać się i zrobić jak najwięcej mogę. W pracy jako wirtualna asystentka jest to dosyć trudne, bo jednak część mojej pracy to są media społecznościowe. Jeśli chodzi o produktywność nie ma magicznej różdżki, ale zawsze można sprawić, że pokus na chwilowe oderwanie się od pracy jest mniej.
Jednocześnie jestem dla siebie bardziej łagodna-jeśli mam gorszy dzień-odpuszczam sobie i daję sobie prawo do niechcenia. Nie ma w tym nic złego, jeśli raz na jakiś czas oderwę się od schematu (byle nie za często).
4. Jak dziś wygląda mój rozkład dnia?
Zazwyczaj mój dzień pracy zaczyna się dzień wcześniej wieczorem. Jestem
osobą, która bardzo lubi pracować, gdy inni już śpią. Wtedy włącza się
mój flow, czyli taki mega
stan skupienia i dużej produktywności. (Tak przy okazji powiem Ci, że
przez lata próbowałam z tym walczyć, wstawać skoro świt i wykonywać
wszystkie zadania z rana, ale to w moim przypadku zupełnie się nie
sprawdziło, byłam wiecznie niewyspana, niezadowolona i to był duży
błąd).
Dzień wcześniej ok. 1-2 godziny pracuję i wykonuje
zadania, które normalnie miałabym zrobić na rano. Ustawiam wysyłkę maili
na 8.00 i automatyzuję to, co się da. Dzięki temu mam zabezpieczony
poranek i nie muszę martwić się tym, że będę musiała gonić za zadaniami.
Wstaję między 8 a 9 szykuje dziecko do żłobka,
jem śniadanie, przez kilka minut pozytywnie nastrajam się do działania i
ok. 10.00 – 10.30 zabieram się do pracy. Listę z zadaniami mam
przygotowaną już poprzedniego dnia więc po prostu wpadam w wir zadań. W
zależności od dnia pracuję albo w blokach czasowych, albo w blokach
zadaniowych, zwykle tak do godziny 14.30 – 15.00. Spotkania z Klientkami
planuję na jeden dzień w tygodniu, wtedy kilka godzin mam zarezerwowane
na rozmowy.
Ok. 15.00 moje dziecko wraca ze żłobka, więc kończę pracę i zaczyna się życie domowe 😉 Do pracy siadam gdzieś po 22, by zaplanować następny dzień i zrobić zadania na rano. Przez weekendy raczej nie pracuję, chyba że nie wyrobię się z zadaniami w tygodniu, to owszem wtedy siadam. Ale to jak Młoda śpi lub nie ma jej w domu.
Mam kilka reguł, które trzymają mnie w ryzach jeśli chodzi o pracę w domu:
nie gotuję obiadów (robię to po pracy czyli po 15),
nie sprzątam (to robię wieczorem),
jeśli jest ładna pogoda wstawiam pranie, (ale nie jakoś mega dużo by nie odrywać się zbytnio od pracy),
nie włączam youtuba, Faccebooka i Insta – chyba, że potrzebne są mi do pracy,
telefon mam wyciszony i w razie potrzeby po prostu oddzwaniam.
Dzięki temu mogę naprawdę zrobić dużo i przez weekend odetchnąć i naładować baterie.
Podsumowanie
Jak widzisz mój system pracy jest dosyć specyficzny,
dlatego, że oparłam go o swoje mocne strony (czyli pracę wieczorną,
podczas której nikt mi nie przeszkadza i mogę włączyć swoje flow). Moim
zdaniem też o to chodzi, gdy pracujesz dla siebie. Rób to tak, by
współgrało z Tobą i Twoim stylem życia.
Jeśli jesteś rannym
ptaszkiem i lubisz wstawać o 5 rano-czemu nie? Może właśnie wtedy
będziesz w stanie wykonać swoją pracę na fali produktywności. Przecież
nikt nie każe Ci siedzieć przed komputerem od 8 do 16.
Jeśli
jesteś swoim własnym szefem-możesz wykorzystać przewagę, jaką daje Ci
własna działalność i dostosować pracę do swojego rytmu dnia. Tak, byś
czuła się spełniona zawodowo i odczuwała satysfakcję z życia.
Nie wiem, czy Ty też tak masz, ale ja lubię sobie ułatwiać życie. Jeśli wykonuję zadanie i zajmuje mi ono chwilę – szukam sposobu, aby je usprawnić. Dlatego właśnie wprowadzam w moich działaniach procedury, listy kontrolne, a także testuję wiele nowych narzędzi.
Na pewno też masz taki zestaw swoich ulubionych narzędzi, które po prostu muszą znaleźć się pod Twoją ręką w czasie pracy. Ja mam tak z rozszerzeniami do przeglądarki Chrome. Podczas pracy jako wirtualna asystentka często ustawiam swoje zadania w taki sposób, aby tworzyć workflowy – każdy kolejny element i zadanie jest ze sobą połączone, a a rozszerzenia Chrome pomagają mi spiąć te wszystkie zadania w jedną całość.
Są one jednymi z moich ulubionych małych pomocników i towarzyszą mi w większości moich działań. Wiesz, dzisiaj nie wyobrażam sobie, żeby mogło być inaczej. Co więc jest w nich takiego fajnego i dlaczego chciałabym, abyś także je przetestowała?
Zanim przedstawię Ci moją listę ulubionych narzędzi – zacznijmy od początku i podstawowych zagadnień związanych z wtyczkami od Chrome.
Co to są rozszerzenia Google Chrome?
Są to małe programy, które możesz zainstalować bezpośrednio w przeglądarce Google Chrome i korzystać z nich w dowolnym momencie pracy przeglądarki. Nie musisz otwierać nowej karty, aby włączyć daną – przydatną dla Ciebie funkcjonalność.
Do wyboru masz ich dosłownie tysiące, w zależności od Twoich potrzeb. Abyś nie musiała tracić niepotrzebnie czasu na wyszukiwanie wartościowych wtyczek – przygotowałam dla Ciebie listę moich ulubionych rozszerzeń do Google Chrome. Zaczynamy.
Lista 13 najlepszych rozszerzeń Google Chrome, dzięki którym zwiększysz swoją produktywność
Moja numer jeden wtyczka, dzięki której możesz spowolnić lub przyspieszyć dowolne wideo, jakie oglądasz na przeglądarce. Bardzo fajna i użyteczna opcja, dzięki której możesz zobaczyć więcej wideo. Jeśli tak, jak ja oglądasz webinary czy powtórki live’ów – odtwarzanie w tempie: 1.5x, 2x, czy nawet 5x razy szybciej niż normalnie może oszczędzić sporo Twojego czasu.
Jest wybawieniem, jeśli masz wiecznie otwartych kilka – kilkanaście okienek w przeglądarce. Dzięki temu programowi – możesz je wszystkie przekształcić w jedno okno – listę, a następnie posegregować poszczególne karty według swoich potrzeb. Najlepszy w tym wszystkim jest fakt, że użycie One Tab dodatkowo pozawala zmniejszyć pamięć przeglądarki i usprawnić jej pracę.
Jest to rozszerzenie, które pozwala na nagrywanie ekranu i tworzenie krótkich wideo. Umożliwia ono również dzielenie się powstałymi filmikami z innymi. Bardzo fajna opcja, jeśli musisz nagrać szybko wiadomość, czy zrobić krótką instrukcję w 3 minuty. Dla mnie jako wirtualnej asystentki – opcja bardzo przydatna. Nie raz nagrywam filmiki i przesyłam moim Klientkom instrukcje techniczne do rożnych działań. Polecam.
Kolejny program genialny w swojej prostocie. Idea jest banalna – możesz ustawić sobie dowolny czas, a timer będzie go odliczał. Jest to bardzo prosty sposób na śledzenie swojego czasu (szczególnie, kiedy pracujesz np. w blokach czasowych). Timer – możesz włączyć, spauzować czy zrestartować jednym kliknięciem.
Jest to program polecany przez wielu i ja jestem również osobą, która bardzo lubi z niego korzystać. Jeśli trafiasz na ciekawy artykuł czy informacje, a nie masz czasu na czytanie, wystarczy, ze dzięki temu rozszerzeniu zapiszesz dany link na później i już. W dowolnej chwili możesz sięgnąć do zapisanych artykułów i w spokoju je przeczytać.
Działa na podobnej zasadzie jak „Save to pocket” – możesz zapisać w niej informacje z dowolnej strony. Znajdą się one w Twoich notatkach, gdzie będą one czekały na Ciebie później. Dodatkowo w Everonote do zapisanych przez siebie artykułów możesz wprowadzać swoje notatki.
Jeśli w swoim biznesie używasz Pinterest i korzystasz z aplikacji Tailwind do obsługi tego narzędzia – jest to rozszerzenie, które musisz mieć! Dzięki niemu bardzo łatwo możesz zaplanować publikacje wielu postów na raz i przypinać swoje piny (posty) do wielu tablic.
Pozwala zaoszczędzić ogromne ilości czasu, który spędzasz na Facebooku – wyrzuca z news-feed wszystkie informacje pozostawiając tylko cytat dnia. Pozwala dzięki temu lepiej skupić się na danych działaniach (szczególnie kiedy Facebooka używasz do pracy), a także przypomina o tym, aby zredukować swoje działanie w tym serwisie do minimum. (Oczywiście po kliknięciu w grupy czy na profile widzimy wszystkie informacje – zablokowany jest tylko news-feed).
To wyjątkowy ekran startowy w przeglądarce. Świetne rozwiązanie przy otwieraniu nowych kart – eliminuje rozpraszacze i pozwala ustalić główny priorytet na dany dzień. Ma również kilka dodatkowych opcji, które warto sprawdzić (m.in. listy to-da, a także możliwość śledzenia pogody).
Jeśli pracujesz na godziny i liczysz swój czas pracy to rozszerzenie jest naprawdę niebywałym ułatwieniem. Po zainstalowaniu trzeba zalogować się w Toggl, a następnie wystarczy kliknąć w jeden przycisk i rozpocząć śledzenie swojego czasu pracy. (Dodatkowo dzięki temu rozszerzeniu można dodać przycisk Toggl do innych aplikacji np. Asany.)
To rozszerzenie pomaga zdiagnozować, czy na danej stronie zainstalowany jest Pixel Facebooka. Świetnie narzędzie, jeśli chcesz sprawdzić czy Twój Pixel jest zainstalowany poprawnie.
Narzędzie, bez którego nie wyobrażam sobie już życia i z którego korzystam cały czas. Na czym polega jego fenomen? Możesz zaznaczyć dowolny obszar na stronie, a Eye Dropper podpowie Ci nazwę koloru wraz z kodem hex. Świetne, jeśli tworzysz projekty graficzne, strony, newslettery, produkty elektroniczne i inne.
Dzięki rozszerzeniu Boomerang możesz zaplanować wysyłkę swoich wiadomości mailowych. Szczególnie przydatne, jeśli na maile odpisujesz wieczorami czy poza godzinami pracy i chcesz wysłać je następnego dnia rano. Dodatkową funkcją Boomerang jest pauzowanie Twojej skrzynki odbiorczej, a także czasowe odbijanie wiadomości przychodzących.
Podsumowanie
Rozszerzenia Google Chrome są bardzo przydatne i warto używać ich, aby zwiększyć swoją produktywność. Trzeba tylko pamiętać, aby nie włączać ich wszystkich na raz – mogą nieźle spowolnić przeglądarkę i zamiast usprawnić – utrudnią Twoją pracę. Powiem Ci, że bez nich moja praca byłaby dosyć mocno utrudniona, dlatego cieszę, się, że mogę z nich korzystać na co dzień (i, że są za darmo).
A czy Ty – masz swoje ulubione rozszerzenia do przeglądarki Chrome?
Często słyszę od osób, które ciągle zastanawiają się nad współpracą z WA, jakie właściwie REALNE korzyści płyną i dlaczego warto taką współpracę podjąć. Nie dziwię się, że takie pytania padają. Współpraca z wirtualną asystentką kosztuje. Wiadomo każdy w biznesie chce optymalizować swoje działania tak, żeby przynosiły jak najwięcej korzyści przy możliwie minimalnych nakładach kosztów.
Historia Klientki
Zanim jednak zacznę wymieniać Ci wszystkie korzyści pozwól, że opowiem Ci krótką historię o Pani Basi. Jednej z moich pierwszych Klientek. Dzięki mojej pomocy zaczęła być bardziej efektywna i przestała pracować w wiecznym chaosie. (Ta historia jakiś czas temu pojawiła się w moim newsletterze i zainspirowała więcej osób do zmiany.)
Pani Basia zgłosiła się do mnie jakiś czas temu. Poszukiwała wsparcia wirtualnej asystentki, ale nie do końca umiała określić swoje potrzeby. Szybko okazało się również, że oprócz braku czasu na zadania, które mi zlecała, Pani Basia miała problemy z organizacją swoich własnych działań. Pracowała całymi dniami, ale często efekt jej prac był mizerny – zadania były niedokończone, przez co często blokowały moją pracę.
Przez swoje ciągłe podróże Pani Basia zwyczajnie nie miała czasu na odpowiednie zaplanowanie swoich działań, nie mówiąc nawet o wdrażaniu wielu nowych narzędzi w swoim dniu pracy. Zaczęłyśmy więc od wprowadzenia niewielkich zmian – krok po kroku: – Opracowałyśmy 4 rodzaje najczęściej wykonywanych działań w jej biznesie, a następnie w Asanie stworzyłam jak najbardziej szczegółowe szablony projektów. Zależało nam, aby zadania podzielić na jak najmniejsze części składowe tak, by mogły być wykonane w ok 10 -15 minut i aby Pani Basia miała do nich dostęp nawet z telefonu. – Uzgodniłyśmy cotygodniowe 20 – minutowe spotkania online, aby przedyskutować zadania na kolejny tydzień i omówić wykonanie zadań z bieżącego tygodnia a także nanieść potrzebne poprawki. – Pani Basia stworzyła, a ja dopracowałam wzory maili do wysyłki dla osób zainteresowanych jej usługami i dla kontrahentów. Dodatkowo opracowałam system obsługi konta pocztowego (filtrowanie wiadomości, ustalanie priorytetów, przypisywanie wiadomości do konkretnych grup), dzięki czemu Pani Basia nie musiała tracić czasu na przeglądanie skrzynki mailowej. Po około miesiącu Pani Basia zaczęła dostrzegać pierwsze pozytywne zmiany wynikające z naszych wspólnych działań
Dzisiaj po ponad pół roku od wprowadzenia tamtych zmian Pani Basia znacznie rozwinęła swój biznes. Wszystko dzięki małym krokom, których osiągnięcie było bardziej prawdopodobne.
1. Codzienne wsparcie działań.
Dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz część swoich działań delegować codziennie i nie musisz zamartwiać się, że o czymś zapomnisz. Możesz odpuścić sobie wykonywanie zadań, które nie są dla Ciebie priorytetem i nie przynoszą Ci pieniędzy do Twojego biznesu.
Często jest tak, że zamiast przygotować nową ofertę dla Klienta, lub wybrać się na spotkanie networkingowe, albo zwyczajnie zamiast wyszukiwać nowych Klientów – zajmujesz się milionem mniejszych spraw, które są nieodzowną częścią codziennego prowadzenia biznesu. Przez takie właśnie rozdrabnianie się możesz odczuwać, że nie idziesz do przodu, tylko ciągle stoisz w miejscu, bo ciągle coś.
Współpracując z wirtualną asystentką te wszystkie „coś” w swoim biznesie możesz codziennie oddelegować i skupić się w 100% na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze.
2. Odciążenie zadań technicznych.
Jest to punkt, który moje Klientki wprost uwielbiają i już tłumaczę Ci, dlaczego. Jeśli jesteś księgową, weterynarzem czy managerem restauracji nie musisz znać się na wszystkim. Jesteś świetna w swojej dziedzinie, bo na niej znasz się najlepiej. Jednak będąc przedsiębiorcą masz więcej obowiązków niż tylko Twoja podstawowa działalność. Od czasu do czasu zdarza się, że musisz opanować jakieś kwestie techniczne i nauczyć się czegoś zupełnie od podstaw.
Pół biedy, jeśli różne techniczne zagadnienia łapiesz w mig i nie masz z nimi zbyt dużego problemu. Jeśli jednak jesteś na bakier z technologią i każda nowość przyprawia Cię o ból głowy – pomoc wirtualnej asystentki będzie strzałem w 10!
Nie oszukujmy się – wiem doskonale, że często nie masz czasu na to, aby uczyć się technicznych kwestii takich jak:
wysyłanie newslettera,
tworzenie stron lądowania,
automatyzacji mailowych,
dokonywanie zmian na stronie,
dodawanie wpisów na blogu czy konfigurację botów.
Czasem nawet nie masz czasu uczyć się nowych regułek w excelu czy zajmować się przygotowaniem slajdów. Waśnie w takich kwestiach wsparcie wirtualnej asystentki jest nieocenione.
3. Zdobywanie nowych Klientów.
Biznes to biznes i nawet najlepszy pomysł i plan nie będą miały racji bytu, jeśli nie będzie w nim płacących Klientów. Przyciągnięcie do siebie ludzi to jedno, ale zamiana ich Klientów to już zupełnie inna kwestia.
W zależności od branży i od rodzaju oferowanych produktów i usług proces zdobycia Klienta znacznie się między sobą różni. Jest jednak jeden wspólny mianownik, który łączy wszystkie biznesy – czas. Żeby zdobyć Klientów musisz mieć czas na to, aby ich pozyskać. Jeśli będziesz rozpraszała swoją uwagę i zajmowała się sprawami, które w sposób bezpośredni nie przyczynią się do zdobywania nowych Klientów – możesz być na równi pochyłej, z której będzie Ci bardzo ciężko z powrotem złapać równowagę.
Dlatego dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz zrzucić ze swoich barek ciężar mniej ważnych zadań. Skupić się na działaniach, które bezpośrednio przełożą się na Twoje zarobki.
4. Lepsza organizacja pracy.
Oddając część swoich zadań wirtualnej asystentce możesz oddać zadania, które są u Ciebie czynnikiem aktywującym prokrastynacje. A z odrobiną samozaparcia wyrobić sobie nowe nawyki pracy i lepiej się zorganizować.
Może okazać się, że to wirtualna asystentka może sprawdzać Twoją pocztę każdego poranka przekazując Ci zadania, które są dla Ciebie rzeczywiście niezbędne. Tak samo z mediami społecznościowymi, czy wszystkimi innymi sprawami, które pełnią u Ciebie rolę rozpraszacza i zaburzają Twoją organizację pracy.
5. Większy prestiż.
W pewnych kręgach i w nielicznych branżach współpraca z asystentką podnosi prestiż firmy. Szczególnie, kiedy jest to mała jednoosobowa działalność, która na przykład konkuruje o zlecenia z dużo większymi od siebie firmami.
Zdarza się również tak, że pracy nie ma aż tyle, aby w biurze/recepcji czy gabinecie zatrudniać personalną asystentkę, ale przydałaby się wsparcie w takiej właśnie formie. W takim przypadku również wirtualna asystentka zwiększa prestiż danego miejsca.
6. Pomoc w rozwoju biznesu.
Jeśli prowadzisz swój biznes doskonale wiesz, że każda pomoc jest na wagę złota, a czas nie jest z gumy więc trzeba wybierać zadania do wykonania i skupiać się na tym, co zarabia i przynosi realne korzyści dla biznesu.
Aby rozwinąć swój biznes szybciej niż gdybyś miała robić to w pojedynkę – warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Możesz zlecić zadania/ projekty czy obszary, w których Ty nie czujesz się najlepiej.
W zależności od tego w czym specjalizuje się Twoja wirtualna asystentka – możesz wykorzystać jej umiejętności i oszczędzić swój czas i pieniądze na tych umiejętności. I pomimo tego, że nie będziesz się zajmowała jakimiś obszarami Twojego biznesu – będzie on ciągle i stale się rozwijał.
7. Możliwość wyboru utalentowanej asystentki.
Mamy wolny rynek I możliwość wyboru dóbr i usług, z których chcemy skorzystać. Tak samo jest w przypadku współpracy z wirtualną asystentką. Spośród wielu kandydatek możesz wybrać tą idealną, która będzie spełniała wszystkie Twoje warunki.
Wirtualne asystentki to młoda i dynamiczna branża. Przeważają chęć rozwoju i zapewnianie jak najlepszych jakościowo usług. To świetny czas dla przedsiębiorcy, który chce wybrać wirtualną asystentkę dla siebie.
Dlaczego? Jak już wspominałam wiele asystentek ciągle się rozwija, chodzi na kursy i szkolenia. Wirtualne asystentki mają często doświadczenie w pracy biurowej lub innej specjalizacji przydatnej podczas prowadzenia małego biznesu. Dodatkowo zapewniają wysoką jakość usług za atrakcyjną stawkę w pakiecie z doświadczeniem, którego nie zdobędziesz nigdzie indziej.
8. Oszczędność czasu i pieniędzy.
Prowadząc swój biznes często brakuje dnia, żeby skończyć wszystkie zadania z listy do zrobienia. Nie ważne czy poświęcisz na ich wykonanie 2, 5 czy 10 godzin – zawsze zostanie coś dodatkowego do wykonania.
Kiedy zdecydujesz się na współpracę z WA oszczędzisz swój czas – zlecając zadania wirtualna asystentka oddaje Ci swój czas do wykorzystania.
Oszczędność pieniędzy – wirtualnej asystentce płacisz tylko za wykonanie zadań lub za przepracowane godziny. Jest to bardzo duża oszczędność – jeśli do takiej samej pracy miałabyś zatrudnić stacjonarną asystentkę – musiałabyś zapłacić jej dzienną stawkę niezależnie od tego, czy zadań do wykonania miałaby na godzinę czy na 5.
9. Skupienie na działaniu.
Wiedząc, że masz wsparcie swoich działań możesz w 100% skupić się na tym, co robisz. Nie musisz robić kilku rzeczy na raz. Zamiast ciągle z tylu głowy m myśleć o stu innych sprawach możesz poświęcić swoją uwagę na kluczowe dla Twojego biznesu obszary działalności.
Powiem Ci coś zupełnie szczerze – multitasking jest przereklamowany – serio! Nie możesz być w stu procentach efektywna i skupiona na działaniu, jeśli robisz pięć rzeczy na raz.
Fakt, są zadania, które można sobie zgrupować i wykonywać je w tych samych blokach czasowych, ale to nie jest tak, że w tym samym czasie możesz np. słuchać podcastów, pisać teksty, rozmawiać przez telefon i gotować obiad, a dodatkowo jeszcze obsługiwać Klientów.
10. Większa elastyczność działań.
Wirtualna asystentka lepiej niż asystentka stacjonarna może dopasować swoje godziny pracy do Twoich potrzeb. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie szczególnie wtedy – kiedy np. prowadzisz popołudniowe/ wieczorne webinary czy live’y na Facebooku.
Jeśli potrzebujesz wsparcia np. w konkretne dni tygodnia lub z góry narzucone godziny różniące się od standardowych godzin pracy (9-17) możesz znaleźć wirtualną asystentkę, która będzie dostępna w czasie przez Ciebie określonym.
Dodatkowo elastyczne godziny pracy to np. praca wieczorem – możesz wtedy zarządzić wprowadzenie zmian na stronie, zmiany linków, formularzy zapisu na newsletter itp.
11. Poprawa komunikacji/ widoczności w mediach społecznościowych.
Kiedy masz osobę do pomocy możesz więcej czasu poświęcić na działania marketingowe w tym działania w mediach społecznościowych.
Możesz skupić się na stworzeniu ciekawych, przyciągających treści, zlecając wirtualne asystentce ich przygotowanie, „złożenie w całość” i zaplanowanie ich publikacji.
Kiedy Twoja asystentka wykonuje inne zlecone zadania, Ty masz czas na nawiązanie większe i lepsze relacje z Twoimi potencjalnymi Klientami.
12. Gwarancja poufności.
Wirtualna asystentka na początku współpracy podpisze z Tobą umowę o poufności. Będziesz dzięki niej miała pewność, że wszystkie działania zostaną wykonane w 100 % poufnie.
Pamiętaj o tym, żeby chronić swój biznes i podpisać przede wszystkim umowę współpracy, a następnie umowę o poufności.
Nawet nie wiesz, jak często słyszę, że Klienci nie podpisują ze swoimi asystentkami umów współpracy.
Często również umowa o poufności będzie punktem w umowie współpracy więc warto na to zwrócić uwagę.
13. Możliwość skalowania I automatyzacji biznesu.
Rozpoczynając współpracę z wirtualną asystentką kupujesz czas, którego Tobie z różnych powodów brakuje. Dzięki wsparciu możesz np. rozpocząć skalowanie swojego biznesu i wprowadzić do swojej oferty nowe produkty.
Jeśli zatrudniłaś wirtualną asystentkę, aby zyskać więcej czasu – możesz zautomatyzować część swoich działań – zapisy na newsletter, automatyzacje mailowe, możliwość automatycznych konsultacji, boty, sklep internetowy itp.
14. Profesjonalna obsługa Klienta.
Możesz praktycznie całkowicie oddelegować obsługę Klienta swojej wirtualnej asystentce. Na początek stwórz wzory e-maili na najczęściej zadawane pytania i przekaż je swojej asystentce.
Opracujcie system, w którym jasno określisz w jaki sposób Twoja wirtualna asystentka ma komunikować się z potencjalnymi Klientami. Gdzie może szukać odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania zadawane przez Klientów.
Ustalcie w jakich sytuacjach to Ty powinnaś zająć się potencjalnym Klientem, a kiedy w zupełności wystarczy, żeby to wirtualna asystentka zajęła się komunikacją.
15. Wzmocnienie słabszych obszarów biznesu.
Jesteś przedsiębiorcą i znasz się na wielu kwestiach, ale nie możliwe jest żebyś znała się na wszystkim. To naturalne.
Wirtualna asystentka jest również specjalistką w swoich dziedzinach więc może wesprzeć Twoje działania w obszarach, w których nie jesteś najlepsza.
Jeśli jakieś obszary Twojej firmy nie działają w 100% – wirtualna asystentka może pomóc Ci je usprawnić. Wiele wirtualnych asystentek jest również specjalistkami np. od mediów społecznościowych, obsługi Klienta, marketingu, WordPressa itp.
Podsumowanie
Przedstawiłam Ci 15 powodów, dla których warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto delegować obowiązki.
Szczególnie wtedy, kiedy chcesz rozwinąć swój biznes, zaczynasz pracować więcej i masz coraz więcej zadań do zrobienia. Doba staje się krótsza a liczba zadań ciągle rośnie.
Żeby mieć energię na działania, które przyniosą nowych Klientów dla Twojego biznesu – postaw na rozsądne ustalanie priorytetów i delegowanie obowiązków. W taki sposób Ty zajmiesz się tym, co robisz najlepiej, a wirtualna asystentka zadba o całą resztę.
Jeśli ten wpis Ci się spodobał – daj mi znać. Będę wiedziała, że czytasz moje artykuły i dasz mi kopa do działania!
Dzwoni budzik, a Ty spoglądasz na zegarek i błagasz o jeszcze 10 minut snu. Ustawiasz więc drzemki, jedną, drugą i trzecią też – przecież zdążysz – mówiąc sobie w myślach i zasypiasz z powrotem. Wyrwana z drugiego snu po tych kilkunastu minutach ledwo widzisz na oczy i jesteś bardziej zmęczona niż za pierwszym razem (mogłam jednak wstać od razu – myślisz) ale teraz już za późno na poranne przemyślenia. Musisz się pospieszyć – inaczej kolejny raz nie zdążysz!
Szybko, teraz poranna toaleta, tyyyyylko dlaczego tak mi się nie chce? Twoje ruchy są jakby wolniejsze niż zwykle i każde działanie zajmuje trochę więcej czasu niż normalnie. Po kilku minutach oddychasz z ulgą uff, w końcu wyglądasz jak człowiek.
Ale w co ja mam się dzisiaj ubrać (myślisz)? Stajesz przed szafą i jakoś tak dopada Cię kompletny brak weny. Zmieniasz koszulkę, potem drugą, potem spodnie nie pasują, a na koniec dochodzisz do wniosku, że dziś jednak sukienka będzie lepsza. Patrzysz na zegarek.
Do wyjścia zostały 2 minuty. Szybko! Inaczej znów utkniesz w korku i spóźnisz się do pracy! Zaraz, zaraz, a śniadanie? O nie znów nie przygotowałaś sobie nic na rano. Trudno, będziesz musiała zjeść coś na mieście.
Czy często zdarza Ci się taki poranek?
Ja muszę Ci się przyznać, że kiedy pracowałam „w normalnej pracy” miałam takie przejściowe stany, w których opisane poranki były moim standardem. Nie miałam na nic czasu, notorycznie przychodziłam do pracy kilka minut z późno ze, ze słodką bułką na śniadanie.
Oczywiście miałam też okresy, w których byłam mega poukładana, pół godziny przed wszystkimi, z jedzeniem spakowanym do lunchboxa i strojem przygotowanym poprzedniego wieczoru z energią potrzebną do rozpoczęcia pracy.
Ewidentnie coś było nie tak.
Mój problem tkwił w tym, że nie umiałam zachować równowagi między oba tymi stanami i kiedy jakaś jedna część mojego porannego planu się sypała, nie próbowałam jej naprawić, tylko rzucałam wszystko i zaczynałam działać bez jakiegokolwiek planu.
Ogólnie nie miałam za bardzo na nic czasu, a w zasadzie niewiele robiłam. I w sumie nie zastanawiałam się nad tym tak jakoś specjalnie. To był taki codzienny standard, byłam zabiegana, zaganiana bez sił. Coraz częściej narzekałam na pracę i brak motywacji.
Oczywiście jak się później okazało – byłam w kompletnym błędzie. Dopiero, gdy zaczęłam szukać czasu, który uciekał mi przez palce w ciągu dnia, a także zaczęłam przyglądać się czynnościom, jakie wykonywałam – uzmysłowiłam sobie co robię źle.
I wiesz co było w tym całym procesie najgorsze, ale jednak pouczające?
Byłam zła na siebie za to, że szukałam różnych wymówek i usprawiedliwiałam wiele sytuacji, w których mi się czegoś nie chciało, a tak naprawdę, nie przyszło mi do głowy, że to może mieć coś wspólnego ze mną i że wszystko co robiłam było kwestią nastawienia. Złego nastawienia.
W końcu doszłam do ściany i powiedziałam sobie dość!
Tak dłużej być nie może. Muszę spróbować inaczej!
Chciałam mieć rano więcej energii i być bardziej uporządkowaną w działaniach, a wieczorem chciałam się wyciszyć i dobrze zasnąć.
Postanowiłam więc, że zacznę od niewielkich zmian i pomału zacznę wprowadzać poranny i wieczorny rytuał do mojego życia.
Swoją poprawę zaczęłam od kilku punktów, które opisałam poniżej. (Wszystko, co znajdziesz poniżej to moje osobiste przemyślenia. Wierzę jednak, że jeśli zastosujesz się do moich rad – będziesz również mogła zwiększyć swoją produktywność.)
1. Przyjrzyj się swoim obecnym nawykom i rytuałom w ciągu dnia i wyciągnij wnioski
Punktem wyjścia do każdej zmiany powinna być ocena stanu teraźniejszego i wyciągnięcie wniosków z tego, co jest obecnie. Nie możesz pracować nad tym, aby wyrobić sobie pewną rutynę, jeśli wcześniej nie przeanalizujesz jak taka rutyna do tej pory u Ciebie wyglądała.
Na początek z ręką na sercu (bo przecież to będzie tylko informacja zwrotna dla Ciebie, więc nie oszukuj) zanotuj sobie swoje zachowanie. Przyjrzyj się sobie i swojemu zachowaniu przed pracą, w jej trakcie, a także w czasie wolnym. Spróbuj ocenić się jak najbardziej obiektywnie. Pomóc mogą Ci poniższe pytania:
Jak wygląda Twoja poranna rutyna?
Jakie masz nawyki w pracy?
Jak wyglądają Twoje nawyki po pracy?
Jak spędzasz czas po pracy?
Jakie są Twoje wieczorne rytuały?
Postaraj się obserwować siebie przez 3-4 dni i rób notatki. Przydadzą Ci się one do ustalenia planu działań i wyrobienia nowych rytuałów.
Weź notatnik i długopis. Rozpisz dzień na godziny i spisz dokładnie co i kiedy robisz. Dalej trudne, bo nie pamiętasz, żeby spisywać co godzinę? Nie szukaj wymówek. Zaplanuj budzik co godzinę – na pewno nie zapomnisz. Ale teraz tak serio, spróbuj się zmotywować i po prostu to zrób.
Po tych 3 dniach będziesz z siebie dumna i będziesz miała wystarczająco dużo materiału do analizy. Aha i pamiętaj liczą się dni robocze, czyli weekend sobie po prostu odpuść
2. Stwórz swoje „DLACZEGO” – czyli określ cel, jaki chcesz osiągnąć
Zastanów się co jest Twoim większym planem i celem do zmiany. Co chcesz dzięki tym nowym rytuałom osiągnąć i po co?
Pamiętaj o tym, żeby ten ceł był S.M.A.R.T. czyli konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i osadzony w czasie. Jeśli obierzesz nietrafiony cel – Twój zapał opadnie zanim tak naprawdę wyrobisz swoje nowe nawyki.
W moim przypadku celem było zwiększenie produktywności czyli możliwość zrobienia więcej w krótszym czasie. Chciałam mieć również więcej siły do działania, ale to już był pozytywny skutek uboczny, a nie cel sam w sobie.
3. Zaplanuj swój dzień – zrób listę nawyków, które chcesz praktykować.
Zaprojektuj swoje działania tak, byś wiedziała co krok po kroku musisz zrobić, żeby osiągnąć swój cel.
Od razu powiem Ci, że to nie powinien być cały dzień od a do z, bo jak będziesz miała 20 nawyków do wyrobienia, to nic z tego nie wyjdzie i już po tygodniu rzucisz to wszystko w cholerę i powiesz, że nie miało sensu.
Powoli, małymi krokami. Wybierz sobie 1 rytuał np. wieczorny, a w nim 3-4 nawyki i działaj. Rozpisz sobie na kartce nazwę nawyku i poszczególne dni, a potem zaznaczaj to, co udało Ci się wykonać.
WAŻNE – jeśli zdarzy się, że czegoś nie zrobisz – nie rzucaj wszystkiego ze złością! Powiedz sobie – ok miałam zły dzień, trudno, jutro będzie lepiej. I kolejnego dnia znów pracuj nad nawykami.
Dlaczego o tym mówię?
To przez długi czas był mój błąd. Zakładałam, że jeśli rozpiszę sobie na raz wszystkie punkty, które chcę zmienić – to uda mi się to za jednym strzałem. I tak działałam przez tydzień, dwa, trzy, aż w końcu czegoś nie udało mi się zrobić i zamiast powiedzieć sobie, że jutro spróbuję znowu – rzucałam swoje postanowienia i działania w kąt.
Dzisiaj wiem, że gdybym od początku podeszła do tego tematu trochę luźniej – mogłam osiągnąć więcej swoich celów z mniejszą frustracją.
Moje rytuały
A dzisiaj przygotowałam dla Ciebie moją listę wieczornych i porannych rytuałów, które staram się codziennie praktykować. Takie określone działania są dla mnie bardzo ważne. Zwłaszcza teraz, kiedy pracuję w domu – czasem ciężko jest znaleźć motywację, kiedy nie trzeba codziennie rano wstawać, skoro świt.
Wieczorne rytuały
Uporządkuj kuchnię przed pójściem spać
Punkt jeden na mojej liście wieczornych nawyków. Nie wiem jak Ciebie, ale mnie wręcz doprowadza do szewskiej pasji myśl, że idę spać a w zlewie leży stos naczyń. Ale nie myśl sobie, że zawsze biegam i zmywam – czasem po prostu odpuszczam, ale strasznie źle się z tym potem czuję.
Więc staram się utrzymywać porządek w kuchni. Nawet jeśli cała reszta nie jest idealna.
Poza tym, nie lubię rano, zaraz po przebudzeniu widzieć w kuchni bałaganu i zmywać przed śniadaniem.
Przygotuj śniadanie / posiłki na kolejny dzień
To punkt, który na mojej liście jest od niedawna. Ogólnie przygotowanie posiłków zajmuje mi dużo czasu więc jak tylko mogę – staram się ten proces optymalizować. Dlatego też (mimo, że pracuję w domu) planuję swoje posiłki (w tym śniadania właśnie). Dzięki temu mogę od razu zabrać się za ich przygotowanie dzień wcześniej (zwłaszcza wtedy, kiedy w menu są pancakes lub kasze). Szczególnie teraz, kiedy mam dodatkowego małego głodomorka w domu, któremu trzeba co rusz wymyślać różnorodne potrawy
Najlepszą opcją w takim przypadku jest oczywiście zaplanowanie posiłków na cały tydzień i rozpisanie ich tak, aby każdy domownik miał do nich dostęp. Ja jednak jeszcze nie do końca opanowałam tę umiejętność, więc działam póki co na zasadzie – wiem co jutro zjemy i mam z grubsza przyszykowane produkty i składniki tak, aby wszystko trwało bardzo sprawniej.
Uszykuj strój do pracy przed pójściem spać
Mimo tego, że pracuję w domu część moich poranków przebiega dokładnie tak, jakbym dalej chodziła do pracy w korporacji (oczywiście chodzi mi w kontekście rytuałów). Dlatego każdego wieczora szykuję swój strój na rano (na szczęście nie musi to być zbyt oficjalny outfit ). To samo staram się robić z ubraniami mojego dziecka. Wtedy łatwiej nam po prostu wstać, kiedy wiem, że wszystko jest pod ręką
Oczyść umysł – spisz listę spraw, które Cię nurtują
Nie wiem czy Ty też tak masz, ale ja przed samym spaniem mam zalew myśli. Sprawy ważne i mniej ważne dryfują gdzieś w mojej głowie i ciężko mi się ich pozbyć. Co gorsza, przeładowana informacjami zwyczajnie nie mogę zasnąć.
Zaczęłam więc spisywac wszystkie swoje mysli w Asanie. Stworzyłam tam specjalny projekt, w którym co wieczór dodaję różne problemy, oczyszczając moją głowę. Rano sprawdzam je i zwykle okazuje się, że to w większości nie istotne sprawy na które nie mam wplywu. Resztę dodaję do zadań do wykonania.
Zacznij praktykować wdzięczność
Czasem wszystkim nam zdarzają się gorsze chwile, chwile zwątpienia i przytłoczenia. Praca w biznesie online wydaje mi się, że jest szczególnie specyficzna i pracując w niej jest się podatnym na spadki formy, w świecie w którym stylizuje się na idealny.
Dlatego polecam te kilka minut przed snem na okazanie wdzięczności. Ja zwykle myślę o 5-6 rzeczach, za które jestem wdzięczna. Za mnie i moje osiągnięcia, za rodzinę, za pracę. Za to, że jestem.
Poranne rytuały
Wyłącz opcje drzemki
Kiedyś używałam drzemek do oporu, dziś już tego nie robię. Mam nastawiony budzik na konkretną godzinę, ale praktycznie zawsze udaje mi się obudzić przed nim. Mam to szczęście, że pracuję w domu i nie muszę zrywać się skoro świt, dlatego wstawanie jest dla mnie przyjemnością. Nawet w poniedziałkowy poranek.
Kiedy miałam takie okresy, w których ciężko było mi wstać – stosowałam technikę mojego taty – od razu po przebudzeniu wstawałam na równe nogi. Wiem, dosyć hardcorowa metoda – ale najważniejsze – działała.
Zacznij się ruszać
Gdzieś między poranną toaletą a śniadaniem mam chwilę (10-15 minut) na rozruch. Zwykle wtedy puszczam moją ulubioną zumbę lub ostatnimi czasy treningi interwałowe. Jest to fajny sposób na to, aby przed całym dniem nabrać trochę energii. Kiedy chodziłam do “normalnej” pracy – takie dzienne rozruszanie się było w formie spaceru. A kiedy moja córka pójdzie do przedszkola moim planem jest chodzenie na siłownię z samego rana właśnie.
Zjedz śniadanie
Chyba nie muszę mówić, że śniadanie to najważniejszy posiłek w ciągu dnia, prawda?
U nas na śniadanie królują pancakes z owocami, syropem klonowym i dużą ilością orzechów. Lubimy też kasze, zupy mleczne, jajecznicę i kanapki z pastami warzywnymi Większość śniadań przygotowuję wieczorem tak, aby rano mieć jak najmniej pracy.
Po dobrym śniadaniu można z przyjemnością zabrać się do pracy.
Zacznij pracę od najważniejszych zadań do wykonania (przysłowiowych dużych kamieni z Twojego słoika)
Pracę zaczynam od tego, co jest najważniejsze w danym dniu do wykonania, czyli co ma priorytet 1. Zwykle poświęcam na takie zadania 4 pomodoro (25 min pracy, 5 min przerwy, po 4 blokach pół godziny przerwy). To jest mój czas, w którym jestem najbardziej skupiona i efektywna i mogę zrobić najwięcej. To taka moja 1 fala produktywności w ciągu dnia.
Po wykonaniu najważniejszych zadań, mogę zabrać się za całą resztę.
Maile to nie lista zadań – na przeglądanie skrzynki przyjdzie czas
Kiedyś miałam tak, że to co przychodziło w mailu było priorytetem nr 1, a jeśli nie wykonałam jakiegoś zadania w ciągu 15 kolejnych minut telefony wręcz się urywały. Dużo czasu zajęła mi nauka tego, że maile, to nie są moje listy zadań i jeśli nie odpiszę w ciągu pół godziny, to świat nie upadnie.
Dziś sprawdzam swoją skrzynkę mailową 2 razy dziennie – ok południa i po godzinie 17. Zwykle odpisuję na maile wieczorami i po prostu ustawiam wysyłkę na rano kolejnego dnia. Sprawdzony system. Polecam.
Wyloguj się
Ciągle korci Cię, żeby coś tam sobie sprawdzić w social mediach, lub skrzynce pocztowej? Jest na to sprawdzone rozwiązanie. Wyloguj się. A kiedy jakimś cudem twój umysł zupełnie podświadomie przeniesie Cię na facebooka lub instagrama – będziesz mogła obudzić się z chwilą w której masz podać swoje hasło i rzeczywiście świadomie zrezygnować z tych “przyjemności”.
Świadomie zostaw rozpraszacze
Jeśli jesteś osobą, która musi się mega skoncentrować – wyłącz wszystko to, co może Ci przeszkadzać w Twoich działaniach.
Ja często, kiedy piszę – tak jak na przykład w tej chwili – rozłączam się z internetem. Właśnie po to, żeby nie korciło Jeśli nie chcesz całkiem rozłączać się z internetem – zablokuj strony, które Cię rozpraszają. Tak samo dotyczy to telefonu. Jest wiele aplikacji, które pomogą Ci się skoncentrować, np. Focus, o którym pisałam ostatnio we wpisie o 10 narzędziach dla małego biznesu. .
Optymalizuj – czyli staraj się ciągle udoskonalać cały proces
Działanie i optymalizacja – to dwie najważniejsze kwestie, dzięki którym możesz odnieść sukces w pracy nad swoimi rytuałami (właściwie to w każdej pracy, nie tylko tej nad nawykami:)) Pamiętaj, że nigdy nie jest tak, że pierwsza wersja jakiegokolwiek planu jest tą idealną. Tak samo jest przy pracy nad swoimi nawykami – działaj, próbuj. Po pewnym czasie przeanalizuj swoje działania i skoryguj je o wyciągnięte wnioski.
Może jakieś założenia były błędne, może nie trafiłaś z jakimś nawykiem, może wzięłaś sobie za dużo (lub za mało) na głowę, może potrzebujesz doprecyzować swój cel. Próbuj, zmieniaj, testuj i ciesz się z małych sukcesów!
Podsumowanie
Mam nadzieję, że spodobały Ci się moje przemyślenia i wskazówki na temat porannych i wieczornych rytuałów i nawyków. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto zbudować sobie rytuały i dzięki temu mieć większą kontrolę nad tym, co dzieje się w ciągu dnia.
Na samym wstępie napisałam, że dzięki rytuałom możesz zwiększyć swoją produktywność. W jaki sposób? Wykonując określone czynności codziennie i o tym samym czasie stają się one dla Ciebie nawykami, o których nie myślisz. Te wszystkie zadania dzieją się niejako bez Twojego świadomego udziału, dzięki czemu możesz w 100% skupić się na swojej pracy i “wycisnąć” z czasu jak najwięcej się da.
I tego Tobie życzę – abyś pracowała krócej, ale bardziej efektywnie, lub wykonywała więcej w tym samym czasie, bo prawdziwa produktywność to ciągła optymalizacja i doskonalenie swoich działań.
Ostatnio postanowiłam nieco przeanalizować kim są moje czytelniczki (tak, 98% to Kobiety, ponieważ swoje usługi i działania kieruję głównie do Kobiet, chociaż zdarzają się również Panowie), czego tak na prawdę potrzebują i jakich tematów szukają w sieci.
Chcę, aby ten blog był przepełniony praktyczną wiedzą i był dla Ciebie wartościowy, dlatego staram się go prowadzić jak najlepiej i przedstawiać same dobre „mięsko”. Tym bardziej, że coraz częściej trafiam na blogi w których wpisy są tworzone na szybko i często są sztuką dla sztuki (co mnie bardzo martwi, bo ja uwielbiam content marketing).
Wracając do tematu dzisiejszego wpisu: ostatnio nic nie pisałam (za to dużo czytałam) i miałam chwilę czasu na analizę osób, które czytają mojego bloga, pobierają moje autorskie materiały i śledzą mnie w mediach społecznościowych.
Nie będziesz pewnie zdziwiona faktem, że większość z tych osób prowadzi swoje biznesy. I jak to na przedsiębiorcze Kobiety przystało moje czytelniczki szukają najlepszych rozwiązań, które pomogą im optymalizować działania około biznesowe i usprawniać pracę.
W takich przypadkach praca jako wirtualna asystentka ma ogromną zaletę – znam mnóstwo fajnych programów, dzięki którym można pracować szybciej i sprytniej, a przede wszystkim ułatwić sobie swoją pracę.
Nie wiem jak Ty, ale ja wprost uwielbiam uczyć się na doświadczeniu innych ludzi i bardzo cenię sobie możliwość poznania przetestowanych, sprawdzonych już rozwiązań. Dlatego dzisiaj przygotowałam dla Ciebie listę 10 narzędzi, które ułatwiają prowadzenie małego biznesu.
Jest to numer jeden jeśli chodzi o bezpłatne narzędzie do planowania terminów konsultacji i spotkań (nie tylko tych online, bo masz możliwość dodania lokalizacji spotkania).
Jak działa Calendly i jak zaplanować możliwość zamówienia konsultacji?
Calendly jako narzędzie jest bardzo intuicyjne i proste w obsłudze. Wystarczy wybrać dzień i ustawić godziny, w których jesteś dostępna na spotkanie. Następnie możesz ustawić klika wprowadzających pytań, email z potwierdzeniem, skopiować link i gotowe.
Kiedy Twój potencjalny Klient wybierze odpowiedni dla siebie termin – otrzymasz powiadomienie mailem, a całe wydarzenie (event) zostanie dodany do Twojego kalendarza Google tak, abyś o nim nie zapomniała.
Co jeszcze fajnego ma w sobie Calendly?
inteligentnie wykrywa strefę czasową w taki sposób, że zmawiający godzinę będzie zawsze widział dostępność w swojej lokalnej strefie czasowej,
umożliwia stworzenie spotkań jeden na jeden, a także grupowych (grupowe w wersji płatnej),
pozwala stworzyć zestaw pytań przy zamawianiu konsultacji, a także daje możliwość utworzenia spersonalizowanego potwierdzenia zamówienia konsultacji,
umożliwia pobieranie płatności przez Paypal (niestety póki co w dolarach więc trzeba robić przewalutowanie, ale może za jakiś czas się to zmieni).
PRO TIP * Od niedawna Calendly ma możliwość osadzenia konsultacji na zewnętrznej stronie www i może wyglądać to tak, jak poniżej. Jest to fajna opcja – usuwasz wymówki i osoba może zamówić konsultację wprost z Twojej strony.
Ja korzystam z Calendly na codzień, jestem bardzo zadowolona i polecam to narzędzie każdemu, kto w swojej ofercie ma możliwość konsultacji.
Jest to narzędzie online, dzięki któremu możesz zoptymalizować zdjęcia lub grafiki (w formatach .jpg i .png), które wrzucasz np. na swoją stronę lub swojego bloga.
Dzięki optymalizacji obrazy czy grafiki jakie wrzucasz na swoją stronę „ważą” znacznie mniej. Oszczędzasz miejsce plus zmniejszasz czas ładowania witryny.
Na pewno nie raz spotkałaś się z przypadkiem, kiedy strona www ładuje się w nieskończoność. No właśnie, dokładnie tak samo myślę Twoim potencjalni Klienci / czytelnicy, kiedy Twoja strona zbyt długo się ładuje.
Używając Tinyjpg możesz postarać się, aby przyciągnąć tych potencjalnych Klientów / czytelników na swojego bloga lub stronę i zatrzymać ich na dłużnej.
Co jeszcze fajnego ma w sobie tinyjpg?
za jednym razem możesz zoptymalizować do 20 zdjęć (do 5 MB każde),
możesz pobrać je wszystkie na komputer lub dropboxa,
różnica, jaka wynika z optymalizacji zdjęć jest naprawdę niewielka i nie jest zauważalna dla normalnego czytelnika / użytkownika gołym okiem.
To wirtualny manager haseł. Szczególnie przydatny w pracy wirtualnej asystentki, czy ogólnie w biznesie online.
Ile razy zdarzyło CI się utknąć w mega ważnym momencie tylko dlatego, że zapomniałaś jakiegoś hasła? A może męczy Cię ciągłe zapamiętywanie i wpisywanie wszystkich haseł?
W Lastpass możesz bezpiecznie zachować swoje dane logowania (również Klientów) i przestać martwić się, że coś może się z nimi wydarzyć. Będziesz musiała stworzyć tylko jedno, ostatnie hasło (do logowania do lastpass).
Jakie jeszcze funkcjonalności możesz odkryć w lastpass?
rozszerzenie (wtyczkę) do Twojej ulubionej przeglądarki,
zapamiętanie tylu haseł, ile tylko chcesz,
automatyczne logowanie do witryn – nie będziesz musiała sama wpisywać loginów i haseł, last pass zrobi to za Ciebie, automatycznie,
aplikacja mobilna na urządzenia przenośne, tak, abyś wszystkie hasła miała zawsze przy sobie
możliwość tworzenia zabezpieczonych notatek (hasła do wifi, ubezpieczenie auta, historie medyczne itp.)
dzielenie się hasłami z rodziną (do 5 użytkowników),
możliwość udzielenia dostępu dla Twoich bliskich osób (wiesz tak w razie nieprzewidzianego).
Funkcjonalne narzędzie do przeprowadzania live’ów I wywiadów na Facebooku. Działa bardzo fajnie, jest intuicyjne i pozwala w ładny i przyjemny sposób opakować swoje transmisje.
Jak zapewne wiesz Facebook promuje transmisje live i docierają one do większego grona naszych odbiorców, dlaczego tego nie wykorzystać? Wiem sporo osób boi się live’ów.
Ja mam na to radę. Jeśli bardzo boisz się transmisji live – zaproś gościa. Podczas przeprowadzania wywiadu jest zupełnie inaczej, niż podczas live 1:1 większy luz, swoboda i ta świadomość, że nie jest się samym bardzo pomaga. Więc jeśli masz możliwość, a chcesz „przełamać się” z live’ami – zrób wywiad i oczywiście Belive.tv Ci w tym pomoże.
Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się wysłać maila o nieprzyzwoitej porze? Bo mi tak. Mam tutaj na myśli godzinę grubo po północy W świecie biznesowym panuje pewna etykieta wg której fajnie jest działać. I tak jak nie powinno dzwonić się do potencjalnych Klientów (lub obecnych Klientów) z zapytaniem po godzinach lub w dni wolne od pracy, tak samo nie powinno się wysyłać maili o 2 nad ranem.
No chyba, że zarówno Ty jaki i Klient jesteście zgodni i pisanie do siebie maili w środku nocy jest Waszą normalną formą komunikacji, albo mieszkacie po innych stronach globu i to normalne.
A jeśli mowa o komunikacji w pracy zdalnej – jakiś czas temu napisałam o tym dosyć ciekawy wpis. Więc jeśli masz ochotę sprawdzić jakie wskazówki podaję na tacy – kliknij w link: Komunikacja w pracy zdalnej.
Zakładam jednak, że w większości przypadków tak jednak nie jest, dlatego chciałabym przedstawić Tobie narzędzie, które usprawni zarządzanie skrzynka odbiorczą.
Szczególnie przydatne, jeśli udostępnia się swoje materiały, czy po prostu chce się przetestować ruch i klikalność w podany link. Dodatkowo istnieje możliwość personalizacji swoich linków więc można każdy link fajnie nazwać.
Nie jest to rozwiązanie idealne i całkowicie bezpłatne (analizy i większość opcji jest dostępna w wersji premium), ale w swojej bezpłatnej wersji dla małego biznesu jest wystarczająca.
Jak działa bit.ly?
kopiujesz długi adres, który chcesz skrócić,
wklejasz go do Bit.ly
po chwili uzyskujesz skrócony link,
pamiętaj, że możesz spersonalizować swój link i wybrać odpowiednią nazwę.
Program online do edytowania zdjęć i grafik. Może nie wygląda tak świetnie jak inne podobne narzędzia (np. Canva), ale dla mnie ma jedną ogromną zaletę – można w nim usunąć tło ze zdjęcia w dosłownie kilka chwil.
Jak? Już tłumaczę:
otwórz Lunapic i wybierz zdjęcie (w którym chcesz usunąć tło) klikając w przycisk BROWSE,
kiedy Twoje zdjęcie się załaduje – kliknij w edit, a następnie przejdź do transparent background,
następnie wystarczy, że wybierzesz sobie kolor, jaki chcesz usunąć ze zdjęcia i już! Gotowe,
możesz zapisać zdjęcie lub podzielić się nim bezpośrednio na mediach społecznościowych.
Szybko prawda? Ja Lunapic odkryłam już ponad rok temu i korzystam z niego dosyć często. Jeszcze nigdy mnie nie zawiódł – polecam.
Jest to z kolei aplikacja na smartphone, którą możesz ściągnąć w sklepie Google Play i App Store.
Co to jest i do czego służy?
Aplikacja Forrest pomaga w skupieniu podczas pracy i zwiększaniu swojej produktywności. To świetne rozwiązanie dla osób, które są uzależnione od ciągłego sprawdzania swojego smartphone i chcą wyrobić w sobie nawyk nieprzerwanej pracy.
Plus przydaje się fajnie się do praktykowania techniki Pomodoro, o której to nieco więcej będziesz mogła poczytać w lipcu.
Jak działa Forrest?
Wybierasz swój czas skupienia (domyślny 25 minut) i zasadzasz drzewko,
Drzewko sobie rośnie, ale kiedy wyjdziesz z aplikacji przed upływem zaznaczonego czasu – drzewko uschnie.
Im częściej wytrzymasz podczas pracy bez zerkania w telefon i zmieniania aplikacji, tym bardziej gęsty las udaje Ci się wyhodować.
Aplikację Forrest można używać nie tylko do pracy, ale także do codziennego życia, nauki, czytania, spotkań z przyjaciółmi, rodziną czy zabawy z dziećmi. Bardzo polecam.
Jeśli prowadzisz swój biznes – jestem pewna, że o Canvie już słyszałaś. Ale jeśli nie – to prosty i bardzo intuicyjny w obsłudze kreator do tworzenia grafik.
Myślę, że jest to bardzo fajne rozwiązanie dla małych biznesów. Ja sama i moje Klientki również korzystają z Canvy, a grafiki, które można tam wykonać „dają radę”.
Możliwości Canvy są naprawdę spore, dodatkowo wbudowanych jest mnóstwo układów i szablonów do wykorzystania więc naprawdę jest z czego wybierać. Interfejs jest łatwy w obsłudze, a sam kreator działa na zasadzie drag and drop czyli przenieść i upuść w wybranym miejscu.
Myślę, że do przybliżenia Ci tego narzędzia potrzebowałabym co najmniej czasu na jeden osobny wpis, więc pozostańmy, póki co przy stwierdzeniu, że Canva jest genialna dla małego biznesu. Bezpłatna, (a płatna wersja też przystępna cenowo), można w niej dzielić się swoimi pracami z innymi użytkownikami, a od jakiegoś czasu jest również dostępna jako aplikacja mobilna na smartphone.
Oczywiście nie przebije się takimi grafikami tych robionych przez profesjonalistę w Photoshopie, ale jeśli nie masz czasu na naukę tego skomplikowanego narzędzia – Canva jest genialna.
Jedno z lepszych bezpłatnych narzędzi do email marketingu. Bezpłatnych – mam tutaj na myśli opcję free do 1000 subskrybentów.
Ja sama korzystam z MailerLite w moim biznesie jak i wiele z moich Klientek również z niego korzysta. Mimo tego, że nie jest idealny, (zdarzają się błędy), ale funkcjonalność i rozbudowane możliwości tego narzędzia przeważają i zdecydowanie. Polecam je do budowania swojej listy mailingowej.
Raz na jakiś czas słychać głosy, że email marketing to handlowanie swoimi danymi w zamian za „coś”. Ze e-maile to już przeżytek, nikt ich nie czyta i tylko zaśmiecają skrzynki odbiorcze itp.
Nie jestem tutaj guru od marketingu, ale powiem Ci jedno – dzięki email marketingowi pozyskałam swoje najlepsze i najfajniejsze Klientki. I to nie ja musiałam o nie zabiegać – to one trafiły na mnie, testowały moje umiejętności, pobrały bezpłatne materiały, czytały maile, a w końcu zdecydowały, ze chcą ze mną pracować. Ja z mojej perspektywy takie narzędzie mogę Ci tylko polecić.
Wracając do MaierLite – co w nim takiego fajnego, że tak wiele osób z niego korzysta i go poleca?
jak już wspominałam bezpłatne 1000 subskrybentów – i co jest bardzo ciekawe– jeśli ta sama osoba zapisze się na więcej niż jedną Twoją listę – program policzy ją jaki 1 aktywnego subskrybenta,
3 opcje zapisu na listę mailingową w modelu double opt-in,
możliwość tworzenia stron lądowania bezpośrednio z Mailerlite,
tworzenie kampanii testowych a/b
prosty w użytkowaniu kreator drag and drop, dzięki któremu same tworzenie maili staje się przyjemnością,
segmentacja i grupowanie subskrybentów,
tworzenie automatyzacji mailowych, czyli ścieżek, po których mogą przechodzić subskrybenci.
Bardzo dużo dodatkowych opcji, z których aż żal nie korzystać. A w dodatku w polskiej wersji językowej i z tego co się orientuję – w supporcie również pracują Polacy. Proste, fajne narzędzie „do ogarnięcia”, które z pewnością ułatwi Twojemu małemu biznesowi i Tobie pracę, oraz pomoże zbudować listę subskrybentów.
Narzędzia – Podsumowanie
To już wszystko co dla Ciebie przygotowałam na dzisiaj. Mam nadzieję, ze wpis Ci się spodobał i dowiedziałaś się ciekawych informacji.
Tych wszystkich narzędzi, które pomagają w małym biznesie jest oczywiście dużo więcej. Dzisiaj chciałam się skupić na tym, aby pokazać Ci może nieco mniej popularne (oprócz Canvy i MailerLite), a jednak ciągle tak samo fajne rozwiązania.
Ze wszystkich powyższych narzędzi korzystam na co dzień w swoim małym biznesie, więc wiem, o czym mówię. Polecam Ci każde z nich, jeśli masz chwilę czasu – sprawdź je przetestuj i daj mi znać czy Tobie również się spodobały.
A może masz już swoje ulubione narzędzia, które ułatwiają Ci pracę i chciałabyś je polecić? Napisz o nich koniecznie w komentarzu!
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
