Sporo osób zastanawia się, czy dobrym startem w biznes wirtualnej asystentki jest próba rozkręcenia go „po godzinach” – po swojej etatowej pracy. Gdy o tym myślisz i chcesz przetestować swój pomysł „na żywym organizmie” ważne jest to, byś skupiła się na kilku najważniejszych kwestiach. Nie musisz od razu mieć wszystkiego w 100% profesjonalnie (jednak cokolwiek byłoby dobre), ale przydałoby się, byś wiedziała, po co robisz to, co zamierzasz robić i jaki jest głębszy sens Twoich działań.
Moim zdaniem start we własny biznes „po godzinach” jest to bardzo pomysł. Bez gwałtownych zmian możesz sprawdzić czy nadajesz się do tego, co zamierzasz robić. Najlepiej byłoby, gdybyś w trakcie pracy „po godzinach” odkładała dodatkowo środki, by móc zabezpieczyć się na kilka pierwszych miesięcy – na czas, gdy już zrezygnujesz z etatu.
Aby pomóc utrzymać Twoją samodyscyplinę i skupienie na działaniu przygotowałam dla Ciebie ten wpis, w którym pokażę Ci 5 sposobów na to, jak lepiej skupić się na rozkręcaniu swojego biznesu jako wirtualna asystentka, nawet gdy pracujesz po godzinach i masz bardzo mało czasu.
1. Planuj swoje działania na co najmniej jeden tydzień z wyprzedzeniem.
Jako osoba, która lubi planować i trzymać się planu (nawet gdy dziecko chore i armagedon) bardzo polecam Ci taki plan tworzyć. Jest potem po prostu łatwiej działać. Z planem masz poczucie, że to Ty jesteś Panią sytuacji i nie musisz błądzić po omacku. Dodatkowo masz rozpisane, co, kiedy, jak i gdzie, więc gdy masz chwilę na to, by „zabrać się za biznes” po prostu wyciągasz plan i działasz. Jeśli masz problem z tym, by zmobilizować się do działania sprawdź mój wpis – Jak w końcu zacząć nowy tydzień?
Plan na tydzień możesz stworzyć np. w Asanie – narzędziu do zarządzania projektami (które jest bezpłatne, a instrukcję obsługi możesz pobrać zapisując się do newslettera Must – Have Asystentka). Dzięki temu wszystkie najważniejsze informacje będziesz miała w jednym miejscu.
2. Zaplanuj czas na „bycie” online i buduj w ten sposób swoją markę.
Ładniej mówiąc – bądź online – przynajmniej na początku staraj się rozbudzić w innych świadomość Twojej marki – że jesteś, działasz i służysz pomocą. Wyszukaj swoich potencjalnych klientów. Udzielaj się np. w branżowych grupach na Facebooku, dołącz do LinkedIn, staraj się dotrzeć tam, gdzie są Twoi potencjalni klienci. Ja wiem, że nie jest to łatwe i trzeba się zmobilizować, ale jeśli Ty nie dasz się poznać – nikt sam Cię nie znajdzie.
Dodatkowo możesz założyć blog, newsletter czy np. kanał na YouTube albo tworzyć Insta story. Wybór należy do Ciebie. Ważne byś była obecna i pojawiała się w świadomości swoich przyszłych klientów. Nie masz czasu na takie pierdoły mówisz? Potrzebujesz 15 min. dziennie na napisanie postów, które następnie zaplanujesz z wyprzedzeniem. Możesz korzystać z narzędzi do planowania postów np.: Hotsuite, Buffer, Later, Planoly. Ja używam SmarterQueue.
Możesz codziennie przeznaczać określoną ilość czasu by odpowiadać na pytania innych i „być” w Social mediach.
Jeśli będziesz działała systematycznie to ludzie zaczną Cię kojarzyć z tego, co robisz i gdy będą mieli konkretny problem – zwrócą się do Ciebie 🙂
3. Gdy masz czas – działaj!
Nie zastanawiaj się co by było, gdyby… Traktuj wolną chwilę jak dodatkowe minuty na działanie. Skup się na tych obszarach, które zdziałają dla Ciebie najwięcej dobrego i pozwolą na progres.
Wiem, pewnie sobie teraz pomyślisz „jasne łatwo jej tak mówić, ale jak mam 10 minut to nie zdążę nawet za nic się porządnie zabrać, nie mówiąc o skupieniu”. Ok, w pełni Cię rozumiem. Chcę Ci powiedzieć, że to możliwe, bo sama tak zaczynałam. Również nie miałam wolnego dnia na pracę. Raczej kilka małych bloków czasowych (po 15-25 min) dziennie. Zaczynałam od zera z rocznym dzieckiem pod pachą. Mówili, że nie dam rady, ale zawzięłam się i ciężko pracowałam. Dzisiaj jestem o kilkanaście kroków dalej. Mam klientki, które płacą mi za moją pracę. Nie muszę konkurować ceną i mam wiele satysfakcji z tego, co robię na co dzień.
„Kroki, które podejmujesz nie muszą być duże. Muszą tylko prowadzić Cię we właściwym kierunku”
Pod koniec każdego tygodnia / miesiąca sprawdź, co udało Ci się zrealizować. Jak możesz porównać liczby z poprzednich tygodni / miesięcy. Co i w jakim czasie udało Ci się zrealizować. Zaznacz działania, które były trafne i to na nich się skup bardziej w nadchodzącym tygodniu / miesiącu.
Stwórz sobie system pracy. Co zrobić krok po kroku, by osiągnąć upragniony cel.
Już na samym początku opracuj systemy, które pozwolą Ci działać sprawniej. Dzięki temu zaoszczędzisz sobie kolejny czas, bo będziesz wykonywać tylko te zadania, które działają.
Wiem, że takie działania zajmują sporo czasu, którego prawdopodobnie i tak masz mało, ale pomyśl o tym inaczej – zrobisz raz a porządnie. Będziesz miała podstawy do sprawnego działania i zadbasz również o swój biznes, a nie tylko o zaplecze klientów.
5. Spróbuj niecodziennych rozwiązań (skup się na robieniu biznesu).
Kiedy działasz w swojej niszy, ale czujesz, że próbujesz przebić szklany sufit i nie wiesz co możesz dalej zrobić – odetnij się! Nie próbuj porównywać się do konkurencji. Wycisz swojego newsfeeda na Facebooku. ODŁĄCZ się.
Spróbuj zrobić coś innego. Sprawdź inne branże, przeanalizuj ich rozwiązania. Wyciągnij wnioski i testuj nowe sposoby na rozwój biznesu. Bierz przykład z najlepszych z branży. Staraj się jednak poznać ich początki i problemy, z jakimi wtedy się spotykali.
Sama też wyszukuj swoich klientów. Rób inaczej od innych. Proponuj ciekawe rozwiązania w zgodzie z samą sobą.
Wykonaj dogłębne researche, by poznać prawdziwe problemy swoich przyszłych klientów. Dawaj wartości i nie rzucaj od progu swojej oferty.
Wyjdź z założenia, że nie każdy biznes będzie potrzebował Twoich usług i nie każdy będzie gotowy, by za nie zapłacić.
Będziesz jako przedsiębiorca zmuszona do tego, by stale się reklamować. Próbuj więc różnych metod np. co miesiąc i sprawdzaj co działa. Na przykład:
Napisz do freelancerów działających na rynku, którzy mają podobny target klientów do Twoich, spróbuj wejść w współpracę z nimi na zasadzie % od polecenia usług/nowych klientów.
Skontaktuj się z dużymi firmami – przygotuj świetną ofertę i napisz do większych od siebie firm. Pokaż im dlaczego Ciebie potrzebują. Wskaż działania i obszary, w których znacznie usprawnisz codzienne działania tych firm.
Stwórz genialny pakiet z usługami, których nikt inny nie oferuje.
Pracujesz bardziej lokalnie? Zaproponuj swoim Klientom, że np. raz w tygodniu pojawisz się w biurze i wykonasz zadania stacjonarnej asystentki.
Masz swoją bazę kontaktów? Godnych polecenia podwykonawców, którzy nie zawiedli? Zrób z niej swój wielki atut 🙂
Podsumowanie
Pamiętaj – każdy kiedyś zaczynał. Nie jest to niemożliwe, nawet wtedy, gdy taki biznes próbujesz rozkręcić po godzinach. Co jest ważne to to – byś traktowała go poważnie i profesjonalnie. I skupiła się na naprawdę ważnych rzeczach, a nie na pierdołach.
Skup się na tym, co umiesz i zacznij od tego. Ciągle masz wątpliwości i zbyt dużo pytań kłębi się w Twojej głowie? Skorzystaj z bezpłatnej 15 minutowej konsultacji ze mną. Zastanowimy się wspólnie jak Ci pomóc w rozwoju twojego biznesu – zamawiam konsultację. Do usłyszenia!
Czy zastanawiałaś się nad tym, jakie cechy powinna mieć „idealna” wirtualna asystentka? Co sprawia, że jedne WA mają pełne obłożenie klientami a inne wręcz na odwrót? – mają problem, by znaleźć dobrze płacących klientów do stałej współpracy?
W Tym wpisie uwzględniłam cechy, które moim zdaniem powinna posiadać wirtualna asystentka, by odnaleźć się w tej branży. Ale by nie skupić się na samych cechach – zebrałam je w formę standardów pracy wirtualnej asystentki.
Wsparcie wirtualnej asystentki wciąż jest jeszcze mało popularne w Polsce. Mamy w tym zakresie wiele do zrobienia. Wielu przedsiębiorców wciąż nie ma świadomości, że wirtualna asystentka istnieje i może realnie wspierać ich biznes. Aby zostać zauważoną u zbudować sobie dobrą opinię w branży WA powinnaś działać w zgodzie ze sobą i przede wszystkim mieć na uwadze dobro swoich klientów.
OK. Aby niepotrzebnie nie przedłużać zapraszam Cię do lektury.
1. Terminowość
Wirtualna asystentka powinna dotrzymywać terminów ustalonych z klientami. Bez wyjątków powinna informować o jakichkolwiek zmianach. Czasem zdarzają się sytuacje, w których trzeba przełożyć wykonanie zlecenia i to jest normalne. Ważne by poinformować o tym swoich Klientów.Większość z nich jest zabiegana i ostatnie czego potrzebują to brak wywiązania się z danego słowa.
Zadbaj o to, by klienci postrzegali Cię jako osobę terminową już na początku Waszej współpracy.
Jeśli podczas rozmowy wstępnej powiesz, że wyślesz pełną ofertę i dokumenty w ciągu X godzin – zrób to. Kiedy mówisz, że wyślesz follow up email i połączysz się przez media społecznościowe, zrób dokładnie to, do czego się zobowiązałaś. Zaufaj mi – będzie to dobrze o Tobie świadczyć.
Już podczas współpracy regularnie odpowiadaj na maile. Nie musisz ciągle trzymać otwartej skrzynki pocztowej, ale gdy sprawdzasz maila np. 3x dziennie – odpisz klientowi tego samego dnia – ewentualnie na drugi dzień roboczy.
Istotne jest, gdybyś miała jasno określone czasy dostępności i odpowiadała na wiadomości. Możesz takie informacje uwzględnić np. w warunkach pracy – dokumencie, który załączasz do umowy o współpracy.
Tak samo jest z zadaniami, które dostajesz (na przykład przez maila, Asanę, Trello, czy inne programy do zarządzania projektami). Daj znać swoim klientom,że zapoznałaś się /przyjęłaś do wiadomości zadanie. Możesz po prostu napisać komentarz lub zostawić like.
PAMIĘTAJ! – Twoi klienci są zwykle zabiegani i zapracowani. To dlatego szukają pomocy wirtualnej asystentki. Nie dokładaj im pracy przez nieterminowe działanie. Dostarczaj wszystko na czas.
Negatywne zachowania WA
Wiesz ile słyszałam historii z WA, które nie dotrzymywały ustaleń z Klientami:
nie wywiązywały się z terminów dostarczenia prac,
znikały po wstępnej konsultacji;
Takie zachowania wśród profesjonalistów są niedopuszczalne! Na dodatek psują opinię całej branży wirtualnych asystentek.
Szanuj swoich Klienów, a będziesz cieszyła się dobrą opinią 🙂
2. Komunikacja
O komunikacji we współpracy z wirtualną asystentką pisałam już jakiś czas temu na blogu Must-Have Asystentka – Komunikacja w pracy zdalnej.
Choć WA pracuje zdalnie to podstawą takiej pracy jest wg mnie budowanie relacji z klientami. W końcu wirtualnej asystentce bardzo blisko do stacjonarnej asystentki. Łączy nas więcej niż mogłoby się nam wydawać. A jedną z ważniejszych kwestii jest dobra komunikacja.
Wirtualna asystentka podobnie jak asystentka stacjonarna na co dzień w swojej pracy ma do czynienia z ludźmi. Tak wiem, może Ci się to wydać co najmniej dziwne, bo przecież pracujemy wirtualnie, jednak pamiętaj o tym, że:
Klienci są z krwi i kości,
mamy do czynienia z różnymi kontrahentami,
często wpadają zadania w których trzeba wykonać dużo codziennych spraw opartych o kontakt z ludźmi,
mamy kontakt z Klientami naszych Klientów, itp;
Jak popatrzy się na to z boku i policzy wszystkie osoby, z którym trzeba wejść w jakąkolwiek interakcję wychodzi na to, że to nie do końca jest taki „samotny” biznes. Wiele dziewczyn, które zaczynają swoją przygodę jako WA ma opory przed komunikacją „na żywo”, czyli wszelkiego rodzaju konsultacjami, rozmowami telefonicznymi, nie mówiąc już o spotkaniach networkingowych.
Co zrobić w sytuacji, gdy nie jesteś zbyt komunikatywną osobą?
Ogranicz kontakt telefoniczny do minimum.
Stwórz swoją elevator pitch i dobrze się jej naucz. Tak, by móc opowiedzieć o swoim biznesie nawet wtedy, gdy ogarnie Cię stres.
Przygotuj się jak najlepiej do prowadzenia konsultacji z Klientami. Zapisz ważne do omówienia kwestie, wcześniej wmyśl pytania.
Stwórz sekcje FAQ (najczęściej zadawane pytania, np. na swojej stronie) i odsyłaj tam klientów, którzy będą mieć więcej pytań.
Nagraj wideo powitalne na swojej stronie i opowiedz w nim kilka słów o Tobie i swoim biznesie. W przyjaznym i starannym przez Ciebie środowisku nagranie takiego wideo pójdzie Ci lepiej a potencjalni klienci już na samym początku będą mogli Cię ocenić i zdecydować czy będziesz do nich pasować.
Ćwicz, powtarzaj, prezentuj. Trening może zdziałać cuda + dodaje Ci punkty do pewności siebie.
PRO TIP – Pamiętaj – to Klient będzie oczekiwał, że poprowadzisz konsultacje. Będzie wyobrażał sobie, że prowadziłaś już wiele takich konsultacji więc nie wyprowadzaj go z błędu i bądź pewna siebie!
Co możesz zrobić, by tworzyć sprawne kanały komunikacji z klientami?
Ustal, w jaki sposób będziecie się komunikować (kanały komunikacji, godziny pracy, sytuacje awaryjne)
Stwórz możliwość ścieżek komunikacji z potencjalnymi klientami. Rozpisz je sobie, a następnie krok po kroku wprowadź w życie
Zadbaj o to, byś nie była niewolnikiem komunikatorów (maila, messenger-a ), ale jednocześnie pokazuj klientom,że sprawnie odpowiadasz na wiadomości np.:
Na początku współpracy uzgodnijcie, że pocztę otwierasz 3x dziennie (8.00 , 12:00, 16:00).
Klient wysyła maila np. o 12:30.
Odpisujesz na maila po 16:00 a potencjalne zadania planujecie na kolejne dni.
Ponadto – Zawsze czytaj ze zrozumieniem wiadomości, które otrzymasz od klientów a jeśli czegoś nie rozumiesz lub nie do końca jest dla Ciebie jasne – zapytaj. Lepiej zapytać dwa razy niż zrobić źle/.
3. Uczciwość
Często na różnych grupach na FB widzę posty właścicieli małych biznesów, które brzmią mniej więcej tak:
„ Mam opory przed pokazaniem zaplecza mojego biznesu osobie “wirtualnej””
Skąd mam wiedzieć, że dana WA będzie uczciwa”
„ W jaki sposób mogę dowiedzieć się czy WA przeznacza na pracę dokładnie tyle czasu za ile płacę”
…itd.
Wirtualna Asystentka z natury powinna być uczciwa. Powinna wywiązywać się z danego słowa, wykonywać pracę na którą się umówiła i nie nadwyrężać zaufania swoich klientów. Dodatkowo powinna także być uczciwa w stosunku do siebie samej. Nie zgadzać się na pracę poniżej swojej stawki i nie brać dodatkowych zadań za które nie otrzyma zapłaty itd.
Co możesz zrobić, by być postrzegana jako osoba uczciwa?
proś o potwierdzenie zadań na piśmie,
spisz klauzulę poufności,
uwzględnij zakres zadań w umowie o współprace,
mierz swój czas pracy (za pomocą różnych narzędzi),
gdy coś nie gra – mów o tym klientom,
4. Poufność
Asystentka, która pracuje w biurze jest postrzegana jako osoba godna zaufania. Wiele informacji, które przechodzą przez ręce asystentki są informacjami poufnymi więc musi Ona przestrzegać zasad bezpieczeństwa i ochrony danych. Bardzo podobnie jest w przypadku wirtualnej asystentki.
Najlepiej na początku współpracy spisz z klientem umowę o poufności. Dodatkowo rozważ zakup ubezpieczenia OC dla Twojego biznesu. Za niedużą kwotę możesz mieć pewność, że w razie niespodziewanych sytuacji, wycieku danych, niewywiązania się z umowy ubezpieczyciel pokryje ewentualne koszty wygenerowane z Twojej winy.
Oczywiście gdy mówimy o poufności powinnaś mieć wdrożone w swojej firmie RODO. Bez tego ani rusz. Dzięki poprawnie sporządzone dokumentacji będzie mogła spać spokojnie.
Ja polecam Ci pakiet RODO od Ilony Przetacznik. Sama taki mam i pomógł mi zapanować nad opanowaniem systemu do bezpieczeństwa i kontroli danych osobowych.
PAMIĘTAJ O TYM by podczas pracy „na mieście” nie korzystać z otwartych sieci WI-FI. Dlaczego? W otwartej sieci Twoje dane są narażone na ataki hakerskie. Nie tylko hasła, dostępy czy pliki przesyłane przez klientów, ale także cała zawartość Twojego komputera. Osobiście podczas pracy w terenie korzystam z telefonu, w którym włączam opcję hotspot. Dzięki temu mam internet z bezpiecznej sieci. Polecam takie rozwiązanie.
5. Dobra organizacja
Bez żadnych wątpliwości mogę stwierdzić, że dobra WA powinna być zorganizowana, dlatego, że:
Pracuje sama dla siebie i nie ma nad sobą nikogo, kto mógłby ją kontrolować.
Pracuje z domu a w domu jak wiadomo zawsze znajdzie się „coś” ważnego do zrobienia. Zorganizowana WA będzie doskonale wiedziała, kiedy jest czas na pracę zawodową, a kiedy może zająć się obowiązkami domowymi.
Praca jako WA to nie tylko działania dla klientów. Bycie freelancerem, czy swoim własnym szefem wiążę się z tym, że swój czas pracy należy rozdzielić na pracę dla klientów oraz pracę nad rozwojem własnego biznesu.
Praca dla klientów jest sporym wyzwaniem logistycznym. Jeżeli działasz dla kilku osób i zadanie dla nich musisz wpleść w swój czas pracy – potrzeba naprawdę perfekcyjnej organizacji, by dopiąć wszystko na ostatni guzik, a dodatkowo zostawić jeszcze czas na „nieprzewidziane zadania”.
Dobra organizacja pracy wirtualnej asystentki to umiejętność połączenia pracy i życia „po pracy”. Potrzeba dużej świadomości, by nie zatracić się w tym wszystkim. Bardzo często wirtualne asystentki tak bardzo skupiają się na własnym biznesie, że dopada je w pewnym momencie chwilowe wypalenie.
Aby być dobrze zorganizowaną w pracy jako WA warto abyś:
robiła notatki i listy to-do (rzeczy do zrobienia),
korzystała z kalendarza,
obsługiwała narzędzia do zarządzania projektami, dzięki któremu pozostaniesz na odpowiednim poziomie zaangażowania i będziesz wiedziała „co jest grane” (np. moja ulubiona Asana)
6. Dawanie wartości
Dla jednych klientów ważne jest by wirtualna asystentka perfekcyjnie wykonywała powierzone jej zadania a dla innych istotne jest by WA miała w sobie „coś więcej” i wzięła udział w burzy mózgów czy zaproponowałaby sprytne rozwiązanie codziennych spraw. Ja na swojej drodze spotykam tą drugą grupę przedsiębiorców. Przedsiębiorcze kobiety, które chcą nie tylko wirtualnej asystentki, ale także kogoś z kim stworzy zgrany zespół. Osobę na której będzie mogła polegać, która od czasu do czasu podpowie ciekawe rozwiązanie i będzie zaangażowana w Ich biznes.
Często zdarza się, że za za takie cechy i dodatkowe zaangażowanie w życie firmy przedsiębiorcy są w stanie dopłacić więcej. Dlaczego? Dobra wirtualna asystentka tak jak etatowa asystentka to prawdziwy skarb dla przedsiębiorcy.
Podsumowując:
Kiedy rozpoczynasz pracę jako wirtualna asystentka warto byś wdrożyła w swoich działaniach pewne standardy pracy. Jeśli będzie Ci łatwiej, gdy wszystko zostanie usystematyzowane – możesz stworzyć dokument Standardy Pracy – w którym zmieścisz wszystkie najważniejsze informacje. I później np. przekazywać go swoim Klientom jako dodatek do umowy.
Gwarantuję, że kiedy spojrzysz na kwestię swoich standardów pracy przez pryzmat tego w jaki sposób funkcjonuje Twoja firma (nie tylko jak obsługujesz Klientki) Twoje działania zaczną się spinać w fajną całość.
Jeśli się tutaj znalazłaś – przypuszczam, że jesteś wirtualną asystentką, lub myślisz o tym, by wirtualną asystentką zostać w przyszłości. Pewnie zastanawiałaś się, jak taka praca wygląda naprawdę i o czym musisz pamiętać, jeśli zdecydujesz się na to by zostać swoim własnym szefem.
Na początku chciałam Ci powiedzieć, że przejście z bycia pracownikiem, do zostania przedsiębiorcą może być dla Ciebie trudne. To nic dziwnego, w końcu całkiem inaczej zachowujesz się gdy do pracy idziesz na 8 godzin dziennie, a inaczej, gdy sama odpowiadasz za swój biznes. Bycie przedsiębiorcą to ciężki kawałek chleba, a także ciężka praca nad sobą i rozwojem swojego biznesu. Nagle z dnia na dzień przestajesz mieć szefa (więc jesteś „wolna”), ale zaczynasz całkiem inne działania, gdzie w rezultacie pozyskujesz i obsługujesz Klientów.
Być może spotkasz na swojej drodze osoby, które powiedzą Ci, że bycie przedsiębiorcą/freelancerem to łatwa i prosta droga. W końcu nie masz nad sobą szefa więc możesz robić to, co Ci się podoba. Klienci będą się sami do Ciebie zgłaszać, przy minimalnych nakładach Twojej pracy i energii. Zawsze trafisz na genialnych bezproblemowych ludzi, a na Twoje konto będą co chwilę wpływały coraz to większe kwoty.
Okej tak nie jest. Przynajmniej nie na początku. Dlatego byś mogła ocenić, czy praca jako wirtualna asystentka jest dla Ciebie. Pozwól że opowiem Ci co nieco o pracy wirtualnej asystentki.
1. Jak wygląda praca wirtualnej asystentki?
Będąc swoim własnym szefem oczywiście możesz pracować w ustalonych przez siebie godzinach. Możesz od czasu do czasu zabrać laptopa do kawiarni i przy kawie odpisywać na maile i robić zadania. Ale to nie jest typowy dzień pracy wirtualnej asystentki. Życie jako WA tak nie wygląda, to bardziej ciągłe wykonywanie podobnych zadań, siedzący tryb pracy i ciągłe żonglowanie pomiędzy tym, co bardziej i mniej pilne.
Możesz czasem “urwać się” z pracy, pojechać na zakupy, spotkać się z przyjaciółką czy zrobić sobie dzień wolny. Jasne, kto ci zabroni? Pamiętaj jednak, że to Ty odpowiadasz za wykonanie zadań dla swoich Klientów. Nawet jeśli weźmiesz sobie dzień wolny to i tak będziesz musiała nadrobić ten stracony czas.
Oczywiście, jeśli już takich Klientów masz. Gdy jesteś na etapie pozyskiwania pierwszych Klientów – każdą wolną chwilę będziesz chciała spędzić na działania marketingowe, które tych Klientów do Twojego biznesu przyciągną. A to nie jest tak łatwe zadanie. Możesz być świetną WA, ale będziesz potrzebowała przekonać ludzi, że można Ci zaufać.
No właśnie.
Jak tu jeszcze mieć czas, by zadbać o swoje media społecznościowe, swoją stronę i bloga, kiedy to działania dla Klientów są najważniejsze i przynoszą Ci realne pieniądze?
2. Prowadzenie firmy
A firma to nie tylko Klienci i media społecznościowe. To też cała praca, która odbywa się na zapleczu i której to na co dzień nie widać.
organizacja Biznesu,
finanse,
marketing,
rozwój.
Dodatkowo znajdą się sprawy, którymi będziesz musiała zająć się jako przedsiębiorca:
stworzenie strategii biznesowej, by nie działać na oślep,
planowanie przychodów i wyznaczanie celów, by się rozwijać,
wyrobienie sobie systemu współpracy z Klientami, by Twoje działania były efektywne i byś sprostała oczekiwaniom Klientów,
utrzymanie samodyscypliny, by rzeczywiście praca i zadania zostały zrobione (szczególnie, jeśli będziesz pracować z domu, w którym możesz znaleźć milion rozpraszaczy)
milion innych, które nie przyszły mi do głowy;
I na pewno zdarzą się dni, w których będziesz zastanawiała się, czy wybrałaś dobrą drogę. Albo takie w których pomyślisz, że już nigdy nie pójdziesz na urlop i czas rzucić ten biznes w cholerę. Będziesz chodzić na spotkania z potencjalnymi Klientami na nic, bo żaden z nich nie będzie chciał z Tobą współpracować (tylko zmarnują Twój i swój czas). Zdarzy się Klient nie będzie zadowolony z Twojej pracy, zrodzi się między Wami konflikt i będziesz musiała rozwiązać go w profesjonalny sposób. Jako wirtualna asystentka – przedsiębiorca będziesz musiała stawić czoła wszystkim problemom, które będą spotykały Twój biznes.
To normalne. Ale ważne byś miała tego świadomość, zanim zaczniesz pracę jako wirtualna asystentka.
Wskazówka
Rozkręcenie biznesu jako WA zajmie Ci trochę czasu, więc jeśli masz możliwość spróbowania pracy jako wirtualna asystentka bez rzucania swojej obecnej pracy – radziłabym skorzystać z takiej opcji. Jeśli możesz pozostać na obecnym stanowisku i spróbować swoich sił po godzinach – zrób to. Na pewno będzie wymagało to więcej Twojego zaangażowania i zacięcia, ale jest do zrobienia. W taki sposób (próbując swych sił jako WA po godzinach) przekonasz się czy wirtualna asystentka to praca dla Ciebie. Oszczędzisz sobie stresu związanego z prowadzeniem biznesu (i ponoszeniem miesięcznych kosztów – na to jeszcze przyjdzie czas). Teraz fajną opcją na wypróbowanie pomysłu na biznes jest działalność nierejestrowana, w której do przychodu, który nie przekracza 50% minimalnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2018 r. Było to 1050 zł brutto) co miesiąc, nie trzeba rejestrować działalności gospodarczej. Oczywiście są różne ograniczenia.
Najlepiej, gdy sama sprawdzisz informacje na ten temat. W końcu praca WA opiera się o research!
3. Czy masz w sobie to „coś” by zostać WA?
Jeśli Cię jeszcze nie wystraszyłam i nadal myślisz o tym, żeby zostać wirtualną asystentką – mam dla Ciebie kilka pytań, które pozwolą Ci odpowiedzieć na pytanie, czy rzeczywiście nadajesz się na wirtualną asystentkę? Sprawdź, z którymi z nich się zgadzasz, a nad jakimi musisz jeszcze popracować.
Dlaczego chcę byś odpowiedziała sobie na te dość trudne pytania? Jak mówiłam wcześniej – prowadzenie swojej formy to nie taka łatwa droga, jak mogłoby się wydawać. Często od rozpoczęcia biznesu do pozyskania pierwszego Klienta – mija trochę czasu. Dobrze, gdy na początku jesteś świadoma tego, że przed Tobą będzie sporo pracy – nad sobą i rozwojem własnego biznesu.
Nie zrozum mnie źle – ja uważam, że praca jako WA to jedna z lepszych jakie można wykonywać, ale najpierw trzeba określić czy w ogóle nadajesz się do tej pracy. I czy nadajesz się do tego, by być przedsiębiorcą.
Tak, chcę zostać WA!
Jeśli przeczytałeś powyższy wpis i jesteś przekonana, że praca wirtualnej asystentki to praca dla Ciebie – ŚWIETNIE! przeczytaj kolejne artykuły, które dla Ciebie przygotowałam:
Każdy, kto chociaż raz pracował zdalnie powie, że praca zdalna ma swoje plusy i minusy – nie ma się co o to spierać. Dla wielu osób takim minusem może być sprawna komunikacja.
Jak dzielić się informacjami, zlecać zadania czy nawet gasić pożary, jeśli jesteśmy setki czy tysiące kilometrów od siebie?
W jaki sposób wyznaczać granice takiej komunikacji i jak pracować na „co dzień”?
Jak prezentować się profesjonalnie mając do dyspozycji tylko komunikatory?
Jak komunikować swoje potrzeby i egzekwować ustalone terminy?
Jaki stopień relacji z klientkami utrzymywać?
Pracując jako wirtualna asystentka moją codziennością jest komunikacja z klientkami w sposób zdalny. Jak więc wygląda współpraca z wirtualną asystentką z poziomu komunikacji?
O moich sposobach na sprawną komunikację i zachowanie profesjonalnych relacji z klientkami (nawet jeśli pracuję w piżamie!) opowiem Ci w tym właśnie wpisie.
Zaczynamy?
Wychodzę, z założenia, że podstawą każdej relacji powinna być sprawna komunikacja. Jeśli nie będziemy w stanie odpowiednio się porozumieć, to po pewnym czasie za każdym razem pojawią się problemy. Problemy, które będą narastać do momentu wybuchu, a wtedy już będzie ciężko cokolwiek naprawić.Nie ważne czy jest to relacja mąż – żona, uczeń – nauczyciel, szef – pracownik, rodzic – dziecko, wirtualna asystentka – klient.
W pracy dobrej wirtualnej asystentki sprawna komunikacja to po prostu must-have.
Dlaczego?
Wirtualna asystentka już na wstępie jest pozbawiona możliwości komunikacji jeden na jeden, a co za tym idzie takiego najbardziej normalnego ludzkiego kontaktu, który ma największą siłę przebicia.
Ponieważ jako wirtualna asystentka nie pracuję z moimi klientkami w jednym pomieszczeniu, jednym mieście, czy nawet jednym kraju – określenie odpowiednich kanałów komunikacji jest tutaj kluczowe.
Najlepszymi podstawami do osiągnięcia sprawnej komunikacji jest ustalenie wszystkich zasad już na początku współpracy, tak, aby później żadna ze stron nie czuła się w jakiś sposób niezrozumiana.
Wiem, że często wiele konfliktów rodzi się właśnie z błędów w komunikacji. Szkoda, bo jest to akurat kwestia, którą można w fajny sposób określić, zapisać i wg niej działać. A jeśli chcemy pracować bardziej efektywnie, to myślę, że komunikacja w pracy zdalnej powinna być jednym z naszych priorytetów (a przynajmniej powinna mieścić się w pierwszej piątce).
W jaki sposób wirtualna asystentka może komunikować się ze swoimi Klientami?
Ja w swojej pracy jako wirtualna asystentka używam czterech kanałów komunikacji, a są nimi:
rozmowa telefoniczna/ wideo rozmowa Skype
e-maile,
narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Trello, Nozbe)
komunikatory.
Każde z tych narzędzi służy nieco innym celom, które omówię za chwilę.
Dobra praktyka komunikacji w pracy zdalnej
Teraz chciałabym skupić się na tym jak taka dobra praktyka komunikacji podczas współpracy z wirtualną asystentką mogłaby wyglądać od samego początku. Mam tutaj na myśli pierwsze zetknięcie się potencjalnej Klientki na stronie www. (Poniżej opisałam praktykę, która stosuję w relacjach z moimi Klientkami).
Jasna forma nawiązania komunikacji w ramach strony internetowej – np. możliwość zmówienia wstępnej konsultacji/ rozmowy, działający formularz kontaktowy, widoczny adres e-mail do bezpośredniej komunikacji, ikonki do mediów społecznościowych, możliwość pozostania w kontakcie – zapis na listę mailingową.
Wstępna rozmowa telefoniczna, konsultacja (np. Skype, Google Hangouts) – na tym etapie zwykle istnieje możliwość sprawdzania, czy komunikacja między dwoma stronami będzie przebiegała pomyślnie. W moim odczuciu najważniejsze jest to, aby poczuć delikatną „chemię” i porozumiewać się w podobnym języku. Podczas takiej rozmowy można również zweryfikować, czy będzie nam łatwo się komunikować i na jakie warunki komunikacji możemy się zgodzić.
Zapis dotyczący komunikacji z Klientkami w „Zasadach i warunkach pracy” – za każdym razem, kiedy wysyłam nową umowę dla Klientki – załączam do niej plik „Zasady i warunki pracy”. W nim określam moje propozycje komunikacji np. wysyłanie/odbieranie wiadomości od poniedziałku do piątku od 9-17, planowanie zadań do wykonania do piątku w tygodniu poprzedzającym, na zadania emergency – odpowiedź do x godzin, odpowiedź na maile – w ciągu 48 godzin itp.
Zapytanie Klientek o ich preferowane godziny i kanały komunikacji – zwykle wysyłam maila z takim pytaniem przed rozpoczęciem współpracy, a po podpisaniu umowy.
Właściwa komunikacja podczas pracy, dodatkowo w zależności od potrzeb cykliczne spotkania, rozmowy, podczas których rozmawiamy i planujemy kolejne działania.
Zastanawiasz się nad współpracą z wirtualną asystentką? Sprawdź tekst „Jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką” i sprawdź jakich błędów możesz uniknąć już na początku współpracy –czytaj artykuł
Kanały komunikacji w pracy zdalnej
Wiesz już jak możesz rozpocząć sprawną komunikację z wirtualną asystentką (lub z Klientką, jeśli jesteś wirtualną asystentką), a teraz chciałabym opowiedzieć Ci który kanał przeznaczyć na jaki rodzaj wiadomości.
1. Rozmowa telefoniczna/ wideo konferencja:
wstępna rozmowa,
planowanie działań,
cotygodniowe podsumowania realizacji celów,
burze mózgów,
sytuacje kryzysowe,
2. E-mail:
wysyłka materiałów,
przekazanie wiadomości ustalonych podczas spotkań,
aktualizacja planów,
ciekawe linki, wiadomości do zapisania „na później” ,
3. Narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Nozbe, Trello):
Kwestie organizacyjne mamy za sobą, teraz skupmy się na istocie komunikacji, czyli na przekazywaniu informacji.Niby proste, powiesz banał, a jednak czasem nie do końca zdajemy sobie sprawę z tego, czy my w ogóle dobrze komunikujemy wiadomości, które mamy zamiar przekazać.
Czy podczas komunikacji z Klientami używacie tego samego języka, czy macie podobne flow?
Zwróć uwagę, że jeśli nie będzie między Wami “chemii” to będzie Wam bardzo ciężko się dogadać.
Jakie elementy należy w uwzględnić w komunikacji zdalnej z wirtualną asystentką?
1. Uporządkowanie wiadomości:
kto – czy jasno określasz to kto jest właściwym odbiorcą danej wiadomości?
co – opis zadania – powinno zostać wykonane? (pamiętaj podczas komunikacji w pracy zdalnej nie ma miejsca na domysły),
dlaczego – jeśli określasz priorytet zadania, dlaczego ma ono zostać wykonane wtedy i wtedy, jaka jest ważność tego zadania / informacji, co się wydarzy, jeśli nie zostanie wykonana?
jak – określ sposób wykonania zadania / opisz kroki, które powinny zostać wykonane,
Następnie wykorzystaj wskazówkę, której ja często używam: przeczytaj wiadomość tak, jakbyś w ogóle nie znała poruszonego tematu i zastanów się czy zrozumiałabyś ten przekaz? Czasem niektóre rzeczy wydają się nam tak oczywiste, że wręcz pomijamy pewne kroki już nawet w trakcie myślenia o wykonywaniu danej czynności.
To, co dla Ciebie jest oczywistą oczywistością – dla Twojego odbiorcy może być zjawiskiem zupełnie nieznanym, dlatego często warto sprawdzić czy aby na pewno wiadomo o co nam chodzi.
W wielu poradnikach czy stronach możesz znaleźć porady, w których przyjęło się, że treść wiadomości e-mail powinien być krótki, zwięzły i na temat.
Co jednak, jeśli kontakt mailowy to Twoja podstawowa forma komunikacji?
Czasem nie da się wyjaśnić wszystkiego w 5 zdaniach. Ja wychodzę z założenia, że w komunikacji wirtualna asystentka – klient warto napisać 10 zdań więcej i być pewną ustalonych zasad i zadań do wykonania, niż później spierać się o jakieś niedopowiedzenia.
2. Forma komunikacji – tak jak napisałam wcześniej – postaraj dostosować formę do rodzaju wiadomości. Inaczej będzie się to prezentować podczas wideo rozmowy, a inaczej, jeśli do dyspozycji macie np. WhatsUpp i możecie napisać tylko krótkie komunikaty.
3. Ustalone wcześniej reguły komunikacji – pamiętaj, aby te kwestie ustalić na samym początku współpracy. Jeśli jesteś Klientką określ Twoje zasady komunikacji, a następnie opracujcie rozwiązanie kompromisowe.
Podczas pracy zdalnej ważne jest, aby przestrzegać wcześniej ustalonych zasad i szanować swój wzajemny czas.
Określcie dokładnie:
dni, w których pozwalacie sobie na kontakt,
godziny pracy,
preferowane platformy komunikacji.
Jeśli Twoja klientka zażyczyła sobie tylko rozmowy wideo w każdy wtorek o 10 rano, to nie będziesz do niej dzwoniła w sobotę o 22, „bo właśnie wpadłaś na genialny pomysł” i potrzebujesz przedyskutować.
Jeśli wiesz, że Twoja VA do południa jest zajęta– nie próbuj zasypywać ją pytaniami, lub wysyłać jej do zrobienia zadanie na już. Fizycznie nie będzie miała możliwości go wykonać.
Dodatkowe wskazówki
Upewnij się, że Twoje wiadomości tekstowe są skonstruowane zgodnie z zasadami języka polskiego. Sprawdź błędy ortograficzne i stylistyczne. Często (szczególnie teraz) może się wydawać, że nie ma już to aż tak wielkiego znaczenia. Upewniam Ciebie, że błędy w pisowni zostaną zauważone i na pewno, jeśli będą się powtarzać dostaniesz komunikat, aby je poprawić.
Jeśli planujesz rozmowę telefoniczną lub wideo zapewnij odpowiednią przestrzeń i wyciszenie do takiej rozmowy. Przed rozmową przygotuj się do niej.
Przed wideo konferencjami z większą ilością osób przygotuj plan tak, aby każda z osób miała możliwość zapoznania się z tematem.
A jeśli popełnisz jakiś błąd – najzwyczajniej na świecie powiedz – przepraszam.
Podsumowanie
Pamiętaj, że komunikacja w pracy zdalnej jest niezwykle ważną kwestią. Pozwala na wypracowanie odpowiednich standardów w relacji Klient – wirtualna asystentka.
Opracuj zasady komunikacji już na początku Twojej relacji z Klientem. Jeśli jesteś Klientem – dopilnuj, aby takie kwestie zostały uregulowane i najlepiej zapisane.
Sprawdzaj, testuj i w razie potrzeb uaktualnij opracowane zasady tak, aby w jak najlepszy sposób pozwoliły zachowanie wartościowej relacji.
Zawsze czytaj swoje wiadomości i poddawaj w wątpliwość ich treść – wtedy będziesz miała pewność, że Twoje komunikaty są jasne.
Ostatnia równie ważna kwestia to bądź elastyczna – Klient musi wiedzieć, że w przypadku nagłej sprawy – może na Ciebie liczyć. (Oczywiście mam tutaj na myśli sytuacje awaryjne, a nie nadużywanie zaufania, czy Twojej dobrej woli).
A jakie są Twoim zdaniem najważniejsze zasady komunikacji w pracy zdalnej? Daj znać w komentarzu.
Kasia
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
