Dzwoni budzik, a Ty spoglądasz na zegarek i błagasz o jeszcze 10 minut snu. Ustawiasz więc drzemki, jedną, drugą i trzecią też – przecież zdążysz – mówiąc sobie w myślach i zasypiasz z powrotem. Wyrwana z drugiego snu po tych kilkunastu minutach ledwo widzisz na oczy i jesteś bardziej zmęczona niż za pierwszym razem (mogłam jednak wstać od razu – myślisz) ale teraz już za późno na poranne przemyślenia. Musisz się pospieszyć – inaczej kolejny raz nie zdążysz!
Szybko, teraz poranna toaleta, tyyyyylko dlaczego tak mi się nie chce? Twoje ruchy są jakby wolniejsze niż zwykle i każde działanie zajmuje trochę więcej czasu niż normalnie. Po kilku minutach oddychasz z ulgą uff, w końcu wyglądasz jak człowiek.
Ale w co ja mam się dzisiaj ubrać (myślisz)? Stajesz przed szafą i jakoś tak dopada Cię kompletny brak weny. Zmieniasz koszulkę, potem drugą, potem spodnie nie pasują, a na koniec dochodzisz do wniosku, że dziś jednak sukienka będzie lepsza. Patrzysz na zegarek.
Do wyjścia zostały 2 minuty. Szybko! Inaczej znów utkniesz w korku i spóźnisz się do pracy! Zaraz, zaraz, a śniadanie? O nie znów nie przygotowałaś sobie nic na rano. Trudno, będziesz musiała zjeść coś na mieście.
Czy często zdarza Ci się taki poranek?
Ja muszę Ci się przyznać, że kiedy pracowałam „w normalnej pracy” miałam takie przejściowe stany, w których opisane poranki były moim standardem. Nie miałam na nic czasu, notorycznie przychodziłam do pracy kilka minut z późno ze, ze słodką bułką na śniadanie.
Oczywiście miałam też okresy, w których byłam mega poukładana, pół godziny przed wszystkimi, z jedzeniem spakowanym do lunchboxa i strojem przygotowanym poprzedniego wieczoru z energią potrzebną do rozpoczęcia pracy.
Ewidentnie coś było nie tak.
Mój problem tkwił w tym, że nie umiałam zachować równowagi między oba tymi stanami i kiedy jakaś jedna część mojego porannego planu się sypała, nie próbowałam jej naprawić, tylko rzucałam wszystko i zaczynałam działać bez jakiegokolwiek planu.
Ogólnie nie miałam za bardzo na nic czasu, a w zasadzie niewiele robiłam. I w sumie nie zastanawiałam się nad tym tak jakoś specjalnie. To był taki codzienny standard, byłam zabiegana, zaganiana bez sił. Coraz częściej narzekałam na pracę i brak motywacji.
Oczywiście jak się później okazało – byłam w kompletnym błędzie. Dopiero, gdy zaczęłam szukać czasu, który uciekał mi przez palce w ciągu dnia, a także zaczęłam przyglądać się czynnościom, jakie wykonywałam – uzmysłowiłam sobie co robię źle.
I wiesz co było w tym całym procesie najgorsze, ale jednak pouczające?
Byłam zła na siebie za to, że szukałam różnych wymówek i usprawiedliwiałam wiele sytuacji, w których mi się czegoś nie chciało, a tak naprawdę, nie przyszło mi do głowy, że to może mieć coś wspólnego ze mną i że wszystko co robiłam było kwestią nastawienia. Złego nastawienia.
W końcu doszłam do ściany i powiedziałam sobie dość!
Tak dłużej być nie może. Muszę spróbować inaczej!
Chciałam mieć rano więcej energii i być bardziej uporządkowaną w działaniach, a wieczorem chciałam się wyciszyć i dobrze zasnąć.
Postanowiłam więc, że zacznę od niewielkich zmian i pomału zacznę wprowadzać poranny i wieczorny rytuał do mojego życia.
Swoją poprawę zaczęłam od kilku punktów, które opisałam poniżej. (Wszystko, co znajdziesz poniżej to moje osobiste przemyślenia. Wierzę jednak, że jeśli zastosujesz się do moich rad – będziesz również mogła zwiększyć swoją produktywność.)
1. Przyjrzyj się swoim obecnym nawykom i rytuałom w ciągu dnia i wyciągnij wnioski
Punktem wyjścia do każdej zmiany powinna być ocena stanu teraźniejszego i wyciągnięcie wniosków z tego, co jest obecnie. Nie możesz pracować nad tym, aby wyrobić sobie pewną rutynę, jeśli wcześniej nie przeanalizujesz jak taka rutyna do tej pory u Ciebie wyglądała.
Na początek z ręką na sercu (bo przecież to będzie tylko informacja zwrotna dla Ciebie, więc nie oszukuj) zanotuj sobie swoje zachowanie. Przyjrzyj się sobie i swojemu zachowaniu przed pracą, w jej trakcie, a także w czasie wolnym. Spróbuj ocenić się jak najbardziej obiektywnie. Pomóc mogą Ci poniższe pytania:
Jak wygląda Twoja poranna rutyna?
Jakie masz nawyki w pracy?
Jak wyglądają Twoje nawyki po pracy?
Jak spędzasz czas po pracy?
Jakie są Twoje wieczorne rytuały?
Postaraj się obserwować siebie przez 3-4 dni i rób notatki. Przydadzą Ci się one do ustalenia planu działań i wyrobienia nowych rytuałów.
Weź notatnik i długopis. Rozpisz dzień na godziny i spisz dokładnie co i kiedy robisz. Dalej trudne, bo nie pamiętasz, żeby spisywać co godzinę? Nie szukaj wymówek. Zaplanuj budzik co godzinę – na pewno nie zapomnisz. Ale teraz tak serio, spróbuj się zmotywować i po prostu to zrób.
Po tych 3 dniach będziesz z siebie dumna i będziesz miała wystarczająco dużo materiału do analizy. Aha i pamiętaj liczą się dni robocze, czyli weekend sobie po prostu odpuść
2. Stwórz swoje „DLACZEGO” – czyli określ cel, jaki chcesz osiągnąć
Zastanów się co jest Twoim większym planem i celem do zmiany. Co chcesz dzięki tym nowym rytuałom osiągnąć i po co?
Pamiętaj o tym, żeby ten ceł był S.M.A.R.T. czyli konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i osadzony w czasie. Jeśli obierzesz nietrafiony cel – Twój zapał opadnie zanim tak naprawdę wyrobisz swoje nowe nawyki.
W moim przypadku celem było zwiększenie produktywności czyli możliwość zrobienia więcej w krótszym czasie. Chciałam mieć również więcej siły do działania, ale to już był pozytywny skutek uboczny, a nie cel sam w sobie.
3. Zaplanuj swój dzień – zrób listę nawyków, które chcesz praktykować.
Zaprojektuj swoje działania tak, byś wiedziała co krok po kroku musisz zrobić, żeby osiągnąć swój cel.
Od razu powiem Ci, że to nie powinien być cały dzień od a do z, bo jak będziesz miała 20 nawyków do wyrobienia, to nic z tego nie wyjdzie i już po tygodniu rzucisz to wszystko w cholerę i powiesz, że nie miało sensu.
Powoli, małymi krokami. Wybierz sobie 1 rytuał np. wieczorny, a w nim 3-4 nawyki i działaj. Rozpisz sobie na kartce nazwę nawyku i poszczególne dni, a potem zaznaczaj to, co udało Ci się wykonać.
WAŻNE – jeśli zdarzy się, że czegoś nie zrobisz – nie rzucaj wszystkiego ze złością! Powiedz sobie – ok miałam zły dzień, trudno, jutro będzie lepiej. I kolejnego dnia znów pracuj nad nawykami.
Dlaczego o tym mówię?
To przez długi czas był mój błąd. Zakładałam, że jeśli rozpiszę sobie na raz wszystkie punkty, które chcę zmienić – to uda mi się to za jednym strzałem. I tak działałam przez tydzień, dwa, trzy, aż w końcu czegoś nie udało mi się zrobić i zamiast powiedzieć sobie, że jutro spróbuję znowu – rzucałam swoje postanowienia i działania w kąt.
Dzisiaj wiem, że gdybym od początku podeszła do tego tematu trochę luźniej – mogłam osiągnąć więcej swoich celów z mniejszą frustracją.
Moje rytuały
A dzisiaj przygotowałam dla Ciebie moją listę wieczornych i porannych rytuałów, które staram się codziennie praktykować. Takie określone działania są dla mnie bardzo ważne. Zwłaszcza teraz, kiedy pracuję w domu – czasem ciężko jest znaleźć motywację, kiedy nie trzeba codziennie rano wstawać, skoro świt.
Wieczorne rytuały
Uporządkuj kuchnię przed pójściem spać
Punkt jeden na mojej liście wieczornych nawyków. Nie wiem jak Ciebie, ale mnie wręcz doprowadza do szewskiej pasji myśl, że idę spać a w zlewie leży stos naczyń. Ale nie myśl sobie, że zawsze biegam i zmywam – czasem po prostu odpuszczam, ale strasznie źle się z tym potem czuję.
Więc staram się utrzymywać porządek w kuchni. Nawet jeśli cała reszta nie jest idealna.
Poza tym, nie lubię rano, zaraz po przebudzeniu widzieć w kuchni bałaganu i zmywać przed śniadaniem.
Przygotuj śniadanie / posiłki na kolejny dzień
To punkt, który na mojej liście jest od niedawna. Ogólnie przygotowanie posiłków zajmuje mi dużo czasu więc jak tylko mogę – staram się ten proces optymalizować. Dlatego też (mimo, że pracuję w domu) planuję swoje posiłki (w tym śniadania właśnie). Dzięki temu mogę od razu zabrać się za ich przygotowanie dzień wcześniej (zwłaszcza wtedy, kiedy w menu są pancakes lub kasze). Szczególnie teraz, kiedy mam dodatkowego małego głodomorka w domu, któremu trzeba co rusz wymyślać różnorodne potrawy
Najlepszą opcją w takim przypadku jest oczywiście zaplanowanie posiłków na cały tydzień i rozpisanie ich tak, aby każdy domownik miał do nich dostęp. Ja jednak jeszcze nie do końca opanowałam tę umiejętność, więc działam póki co na zasadzie – wiem co jutro zjemy i mam z grubsza przyszykowane produkty i składniki tak, aby wszystko trwało bardzo sprawniej.
Uszykuj strój do pracy przed pójściem spać
Mimo tego, że pracuję w domu część moich poranków przebiega dokładnie tak, jakbym dalej chodziła do pracy w korporacji (oczywiście chodzi mi w kontekście rytuałów). Dlatego każdego wieczora szykuję swój strój na rano (na szczęście nie musi to być zbyt oficjalny outfit ). To samo staram się robić z ubraniami mojego dziecka. Wtedy łatwiej nam po prostu wstać, kiedy wiem, że wszystko jest pod ręką
Oczyść umysł – spisz listę spraw, które Cię nurtują
Nie wiem czy Ty też tak masz, ale ja przed samym spaniem mam zalew myśli. Sprawy ważne i mniej ważne dryfują gdzieś w mojej głowie i ciężko mi się ich pozbyć. Co gorsza, przeładowana informacjami zwyczajnie nie mogę zasnąć.
Zaczęłam więc spisywac wszystkie swoje mysli w Asanie. Stworzyłam tam specjalny projekt, w którym co wieczór dodaję różne problemy, oczyszczając moją głowę. Rano sprawdzam je i zwykle okazuje się, że to w większości nie istotne sprawy na które nie mam wplywu. Resztę dodaję do zadań do wykonania.
Zacznij praktykować wdzięczność
Czasem wszystkim nam zdarzają się gorsze chwile, chwile zwątpienia i przytłoczenia. Praca w biznesie online wydaje mi się, że jest szczególnie specyficzna i pracując w niej jest się podatnym na spadki formy, w świecie w którym stylizuje się na idealny.
Dlatego polecam te kilka minut przed snem na okazanie wdzięczności. Ja zwykle myślę o 5-6 rzeczach, za które jestem wdzięczna. Za mnie i moje osiągnięcia, za rodzinę, za pracę. Za to, że jestem.
Poranne rytuały
Wyłącz opcje drzemki
Kiedyś używałam drzemek do oporu, dziś już tego nie robię. Mam nastawiony budzik na konkretną godzinę, ale praktycznie zawsze udaje mi się obudzić przed nim. Mam to szczęście, że pracuję w domu i nie muszę zrywać się skoro świt, dlatego wstawanie jest dla mnie przyjemnością. Nawet w poniedziałkowy poranek.
Kiedy miałam takie okresy, w których ciężko było mi wstać – stosowałam technikę mojego taty – od razu po przebudzeniu wstawałam na równe nogi. Wiem, dosyć hardcorowa metoda – ale najważniejsze – działała.
Zacznij się ruszać
Gdzieś między poranną toaletą a śniadaniem mam chwilę (10-15 minut) na rozruch. Zwykle wtedy puszczam moją ulubioną zumbę lub ostatnimi czasy treningi interwałowe. Jest to fajny sposób na to, aby przed całym dniem nabrać trochę energii. Kiedy chodziłam do “normalnej” pracy – takie dzienne rozruszanie się było w formie spaceru. A kiedy moja córka pójdzie do przedszkola moim planem jest chodzenie na siłownię z samego rana właśnie.
Zjedz śniadanie
Chyba nie muszę mówić, że śniadanie to najważniejszy posiłek w ciągu dnia, prawda?
U nas na śniadanie królują pancakes z owocami, syropem klonowym i dużą ilością orzechów. Lubimy też kasze, zupy mleczne, jajecznicę i kanapki z pastami warzywnymi Większość śniadań przygotowuję wieczorem tak, aby rano mieć jak najmniej pracy.
Po dobrym śniadaniu można z przyjemnością zabrać się do pracy.
Zacznij pracę od najważniejszych zadań do wykonania (przysłowiowych dużych kamieni z Twojego słoika)
Pracę zaczynam od tego, co jest najważniejsze w danym dniu do wykonania, czyli co ma priorytet 1. Zwykle poświęcam na takie zadania 4 pomodoro (25 min pracy, 5 min przerwy, po 4 blokach pół godziny przerwy). To jest mój czas, w którym jestem najbardziej skupiona i efektywna i mogę zrobić najwięcej. To taka moja 1 fala produktywności w ciągu dnia.
Po wykonaniu najważniejszych zadań, mogę zabrać się za całą resztę.
Maile to nie lista zadań – na przeglądanie skrzynki przyjdzie czas
Kiedyś miałam tak, że to co przychodziło w mailu było priorytetem nr 1, a jeśli nie wykonałam jakiegoś zadania w ciągu 15 kolejnych minut telefony wręcz się urywały. Dużo czasu zajęła mi nauka tego, że maile, to nie są moje listy zadań i jeśli nie odpiszę w ciągu pół godziny, to świat nie upadnie.
Dziś sprawdzam swoją skrzynkę mailową 2 razy dziennie – ok południa i po godzinie 17. Zwykle odpisuję na maile wieczorami i po prostu ustawiam wysyłkę na rano kolejnego dnia. Sprawdzony system. Polecam.
Wyloguj się
Ciągle korci Cię, żeby coś tam sobie sprawdzić w social mediach, lub skrzynce pocztowej? Jest na to sprawdzone rozwiązanie. Wyloguj się. A kiedy jakimś cudem twój umysł zupełnie podświadomie przeniesie Cię na facebooka lub instagrama – będziesz mogła obudzić się z chwilą w której masz podać swoje hasło i rzeczywiście świadomie zrezygnować z tych “przyjemności”.
Świadomie zostaw rozpraszacze
Jeśli jesteś osobą, która musi się mega skoncentrować – wyłącz wszystko to, co może Ci przeszkadzać w Twoich działaniach.
Ja często, kiedy piszę – tak jak na przykład w tej chwili – rozłączam się z internetem. Właśnie po to, żeby nie korciło Jeśli nie chcesz całkiem rozłączać się z internetem – zablokuj strony, które Cię rozpraszają. Tak samo dotyczy to telefonu. Jest wiele aplikacji, które pomogą Ci się skoncentrować, np. Focus, o którym pisałam ostatnio we wpisie o 10 narzędziach dla małego biznesu. .
Optymalizuj – czyli staraj się ciągle udoskonalać cały proces
Działanie i optymalizacja – to dwie najważniejsze kwestie, dzięki którym możesz odnieść sukces w pracy nad swoimi rytuałami (właściwie to w każdej pracy, nie tylko tej nad nawykami:)) Pamiętaj, że nigdy nie jest tak, że pierwsza wersja jakiegokolwiek planu jest tą idealną. Tak samo jest przy pracy nad swoimi nawykami – działaj, próbuj. Po pewnym czasie przeanalizuj swoje działania i skoryguj je o wyciągnięte wnioski.
Może jakieś założenia były błędne, może nie trafiłaś z jakimś nawykiem, może wzięłaś sobie za dużo (lub za mało) na głowę, może potrzebujesz doprecyzować swój cel. Próbuj, zmieniaj, testuj i ciesz się z małych sukcesów!
Podsumowanie
Mam nadzieję, że spodobały Ci się moje przemyślenia i wskazówki na temat porannych i wieczornych rytuałów i nawyków. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto zbudować sobie rytuały i dzięki temu mieć większą kontrolę nad tym, co dzieje się w ciągu dnia.
Na samym wstępie napisałam, że dzięki rytuałom możesz zwiększyć swoją produktywność. W jaki sposób? Wykonując określone czynności codziennie i o tym samym czasie stają się one dla Ciebie nawykami, o których nie myślisz. Te wszystkie zadania dzieją się niejako bez Twojego świadomego udziału, dzięki czemu możesz w 100% skupić się na swojej pracy i “wycisnąć” z czasu jak najwięcej się da.
I tego Tobie życzę – abyś pracowała krócej, ale bardziej efektywnie, lub wykonywała więcej w tym samym czasie, bo prawdziwa produktywność to ciągła optymalizacja i doskonalenie swoich działań.
Ostatnio postanowiłam nieco przeanalizować kim są moje czytelniczki (tak, 98% to Kobiety, ponieważ swoje usługi i działania kieruję głównie do Kobiet, chociaż zdarzają się również Panowie), czego tak na prawdę potrzebują i jakich tematów szukają w sieci.
Chcę, aby ten blog był przepełniony praktyczną wiedzą i był dla Ciebie wartościowy, dlatego staram się go prowadzić jak najlepiej i przedstawiać same dobre „mięsko”. Tym bardziej, że coraz częściej trafiam na blogi w których wpisy są tworzone na szybko i często są sztuką dla sztuki (co mnie bardzo martwi, bo ja uwielbiam content marketing).
Wracając do tematu dzisiejszego wpisu: ostatnio nic nie pisałam (za to dużo czytałam) i miałam chwilę czasu na analizę osób, które czytają mojego bloga, pobierają moje autorskie materiały i śledzą mnie w mediach społecznościowych.
Nie będziesz pewnie zdziwiona faktem, że większość z tych osób prowadzi swoje biznesy. I jak to na przedsiębiorcze Kobiety przystało moje czytelniczki szukają najlepszych rozwiązań, które pomogą im optymalizować działania około biznesowe i usprawniać pracę.
W takich przypadkach praca jako wirtualna asystentka ma ogromną zaletę – znam mnóstwo fajnych programów, dzięki którym można pracować szybciej i sprytniej, a przede wszystkim ułatwić sobie swoją pracę.
Nie wiem jak Ty, ale ja wprost uwielbiam uczyć się na doświadczeniu innych ludzi i bardzo cenię sobie możliwość poznania przetestowanych, sprawdzonych już rozwiązań. Dlatego dzisiaj przygotowałam dla Ciebie listę 10 narzędzi, które ułatwiają prowadzenie małego biznesu.
Jest to numer jeden jeśli chodzi o bezpłatne narzędzie do planowania terminów konsultacji i spotkań (nie tylko tych online, bo masz możliwość dodania lokalizacji spotkania).
Jak działa Calendly i jak zaplanować możliwość zamówienia konsultacji?
Calendly jako narzędzie jest bardzo intuicyjne i proste w obsłudze. Wystarczy wybrać dzień i ustawić godziny, w których jesteś dostępna na spotkanie. Następnie możesz ustawić klika wprowadzających pytań, email z potwierdzeniem, skopiować link i gotowe.
Kiedy Twój potencjalny Klient wybierze odpowiedni dla siebie termin – otrzymasz powiadomienie mailem, a całe wydarzenie (event) zostanie dodany do Twojego kalendarza Google tak, abyś o nim nie zapomniała.
Co jeszcze fajnego ma w sobie Calendly?
inteligentnie wykrywa strefę czasową w taki sposób, że zmawiający godzinę będzie zawsze widział dostępność w swojej lokalnej strefie czasowej,
umożliwia stworzenie spotkań jeden na jeden, a także grupowych (grupowe w wersji płatnej),
pozwala stworzyć zestaw pytań przy zamawianiu konsultacji, a także daje możliwość utworzenia spersonalizowanego potwierdzenia zamówienia konsultacji,
umożliwia pobieranie płatności przez Paypal (niestety póki co w dolarach więc trzeba robić przewalutowanie, ale może za jakiś czas się to zmieni).
PRO TIP * Od niedawna Calendly ma możliwość osadzenia konsultacji na zewnętrznej stronie www i może wyglądać to tak, jak poniżej. Jest to fajna opcja – usuwasz wymówki i osoba może zamówić konsultację wprost z Twojej strony.
Ja korzystam z Calendly na codzień, jestem bardzo zadowolona i polecam to narzędzie każdemu, kto w swojej ofercie ma możliwość konsultacji.
Jest to narzędzie online, dzięki któremu możesz zoptymalizować zdjęcia lub grafiki (w formatach .jpg i .png), które wrzucasz np. na swoją stronę lub swojego bloga.
Dzięki optymalizacji obrazy czy grafiki jakie wrzucasz na swoją stronę „ważą” znacznie mniej. Oszczędzasz miejsce plus zmniejszasz czas ładowania witryny.
Na pewno nie raz spotkałaś się z przypadkiem, kiedy strona www ładuje się w nieskończoność. No właśnie, dokładnie tak samo myślę Twoim potencjalni Klienci / czytelnicy, kiedy Twoja strona zbyt długo się ładuje.
Używając Tinyjpg możesz postarać się, aby przyciągnąć tych potencjalnych Klientów / czytelników na swojego bloga lub stronę i zatrzymać ich na dłużnej.
Co jeszcze fajnego ma w sobie tinyjpg?
za jednym razem możesz zoptymalizować do 20 zdjęć (do 5 MB każde),
możesz pobrać je wszystkie na komputer lub dropboxa,
różnica, jaka wynika z optymalizacji zdjęć jest naprawdę niewielka i nie jest zauważalna dla normalnego czytelnika / użytkownika gołym okiem.
To wirtualny manager haseł. Szczególnie przydatny w pracy wirtualnej asystentki, czy ogólnie w biznesie online.
Ile razy zdarzyło CI się utknąć w mega ważnym momencie tylko dlatego, że zapomniałaś jakiegoś hasła? A może męczy Cię ciągłe zapamiętywanie i wpisywanie wszystkich haseł?
W Lastpass możesz bezpiecznie zachować swoje dane logowania (również Klientów) i przestać martwić się, że coś może się z nimi wydarzyć. Będziesz musiała stworzyć tylko jedno, ostatnie hasło (do logowania do lastpass).
Jakie jeszcze funkcjonalności możesz odkryć w lastpass?
rozszerzenie (wtyczkę) do Twojej ulubionej przeglądarki,
zapamiętanie tylu haseł, ile tylko chcesz,
automatyczne logowanie do witryn – nie będziesz musiała sama wpisywać loginów i haseł, last pass zrobi to za Ciebie, automatycznie,
aplikacja mobilna na urządzenia przenośne, tak, abyś wszystkie hasła miała zawsze przy sobie
możliwość tworzenia zabezpieczonych notatek (hasła do wifi, ubezpieczenie auta, historie medyczne itp.)
dzielenie się hasłami z rodziną (do 5 użytkowników),
możliwość udzielenia dostępu dla Twoich bliskich osób (wiesz tak w razie nieprzewidzianego).
Funkcjonalne narzędzie do przeprowadzania live’ów I wywiadów na Facebooku. Działa bardzo fajnie, jest intuicyjne i pozwala w ładny i przyjemny sposób opakować swoje transmisje.
Jak zapewne wiesz Facebook promuje transmisje live i docierają one do większego grona naszych odbiorców, dlaczego tego nie wykorzystać? Wiem sporo osób boi się live’ów.
Ja mam na to radę. Jeśli bardzo boisz się transmisji live – zaproś gościa. Podczas przeprowadzania wywiadu jest zupełnie inaczej, niż podczas live 1:1 większy luz, swoboda i ta świadomość, że nie jest się samym bardzo pomaga. Więc jeśli masz możliwość, a chcesz „przełamać się” z live’ami – zrób wywiad i oczywiście Belive.tv Ci w tym pomoże.
Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się wysłać maila o nieprzyzwoitej porze? Bo mi tak. Mam tutaj na myśli godzinę grubo po północy W świecie biznesowym panuje pewna etykieta wg której fajnie jest działać. I tak jak nie powinno dzwonić się do potencjalnych Klientów (lub obecnych Klientów) z zapytaniem po godzinach lub w dni wolne od pracy, tak samo nie powinno się wysyłać maili o 2 nad ranem.
No chyba, że zarówno Ty jaki i Klient jesteście zgodni i pisanie do siebie maili w środku nocy jest Waszą normalną formą komunikacji, albo mieszkacie po innych stronach globu i to normalne.
A jeśli mowa o komunikacji w pracy zdalnej – jakiś czas temu napisałam o tym dosyć ciekawy wpis. Więc jeśli masz ochotę sprawdzić jakie wskazówki podaję na tacy – kliknij w link: Komunikacja w pracy zdalnej.
Zakładam jednak, że w większości przypadków tak jednak nie jest, dlatego chciałabym przedstawić Tobie narzędzie, które usprawni zarządzanie skrzynka odbiorczą.
Szczególnie przydatne, jeśli udostępnia się swoje materiały, czy po prostu chce się przetestować ruch i klikalność w podany link. Dodatkowo istnieje możliwość personalizacji swoich linków więc można każdy link fajnie nazwać.
Nie jest to rozwiązanie idealne i całkowicie bezpłatne (analizy i większość opcji jest dostępna w wersji premium), ale w swojej bezpłatnej wersji dla małego biznesu jest wystarczająca.
Jak działa bit.ly?
kopiujesz długi adres, który chcesz skrócić,
wklejasz go do Bit.ly
po chwili uzyskujesz skrócony link,
pamiętaj, że możesz spersonalizować swój link i wybrać odpowiednią nazwę.
Program online do edytowania zdjęć i grafik. Może nie wygląda tak świetnie jak inne podobne narzędzia (np. Canva), ale dla mnie ma jedną ogromną zaletę – można w nim usunąć tło ze zdjęcia w dosłownie kilka chwil.
Jak? Już tłumaczę:
otwórz Lunapic i wybierz zdjęcie (w którym chcesz usunąć tło) klikając w przycisk BROWSE,
kiedy Twoje zdjęcie się załaduje – kliknij w edit, a następnie przejdź do transparent background,
następnie wystarczy, że wybierzesz sobie kolor, jaki chcesz usunąć ze zdjęcia i już! Gotowe,
możesz zapisać zdjęcie lub podzielić się nim bezpośrednio na mediach społecznościowych.
Szybko prawda? Ja Lunapic odkryłam już ponad rok temu i korzystam z niego dosyć często. Jeszcze nigdy mnie nie zawiódł – polecam.
Jest to z kolei aplikacja na smartphone, którą możesz ściągnąć w sklepie Google Play i App Store.
Co to jest i do czego służy?
Aplikacja Forrest pomaga w skupieniu podczas pracy i zwiększaniu swojej produktywności. To świetne rozwiązanie dla osób, które są uzależnione od ciągłego sprawdzania swojego smartphone i chcą wyrobić w sobie nawyk nieprzerwanej pracy.
Plus przydaje się fajnie się do praktykowania techniki Pomodoro, o której to nieco więcej będziesz mogła poczytać w lipcu.
Jak działa Forrest?
Wybierasz swój czas skupienia (domyślny 25 minut) i zasadzasz drzewko,
Drzewko sobie rośnie, ale kiedy wyjdziesz z aplikacji przed upływem zaznaczonego czasu – drzewko uschnie.
Im częściej wytrzymasz podczas pracy bez zerkania w telefon i zmieniania aplikacji, tym bardziej gęsty las udaje Ci się wyhodować.
Aplikację Forrest można używać nie tylko do pracy, ale także do codziennego życia, nauki, czytania, spotkań z przyjaciółmi, rodziną czy zabawy z dziećmi. Bardzo polecam.
Jeśli prowadzisz swój biznes – jestem pewna, że o Canvie już słyszałaś. Ale jeśli nie – to prosty i bardzo intuicyjny w obsłudze kreator do tworzenia grafik.
Myślę, że jest to bardzo fajne rozwiązanie dla małych biznesów. Ja sama i moje Klientki również korzystają z Canvy, a grafiki, które można tam wykonać „dają radę”.
Możliwości Canvy są naprawdę spore, dodatkowo wbudowanych jest mnóstwo układów i szablonów do wykorzystania więc naprawdę jest z czego wybierać. Interfejs jest łatwy w obsłudze, a sam kreator działa na zasadzie drag and drop czyli przenieść i upuść w wybranym miejscu.
Myślę, że do przybliżenia Ci tego narzędzia potrzebowałabym co najmniej czasu na jeden osobny wpis, więc pozostańmy, póki co przy stwierdzeniu, że Canva jest genialna dla małego biznesu. Bezpłatna, (a płatna wersja też przystępna cenowo), można w niej dzielić się swoimi pracami z innymi użytkownikami, a od jakiegoś czasu jest również dostępna jako aplikacja mobilna na smartphone.
Oczywiście nie przebije się takimi grafikami tych robionych przez profesjonalistę w Photoshopie, ale jeśli nie masz czasu na naukę tego skomplikowanego narzędzia – Canva jest genialna.
Jedno z lepszych bezpłatnych narzędzi do email marketingu. Bezpłatnych – mam tutaj na myśli opcję free do 1000 subskrybentów.
Ja sama korzystam z MailerLite w moim biznesie jak i wiele z moich Klientek również z niego korzysta. Mimo tego, że nie jest idealny, (zdarzają się błędy), ale funkcjonalność i rozbudowane możliwości tego narzędzia przeważają i zdecydowanie. Polecam je do budowania swojej listy mailingowej.
Raz na jakiś czas słychać głosy, że email marketing to handlowanie swoimi danymi w zamian za „coś”. Ze e-maile to już przeżytek, nikt ich nie czyta i tylko zaśmiecają skrzynki odbiorcze itp.
Nie jestem tutaj guru od marketingu, ale powiem Ci jedno – dzięki email marketingowi pozyskałam swoje najlepsze i najfajniejsze Klientki. I to nie ja musiałam o nie zabiegać – to one trafiły na mnie, testowały moje umiejętności, pobrały bezpłatne materiały, czytały maile, a w końcu zdecydowały, ze chcą ze mną pracować. Ja z mojej perspektywy takie narzędzie mogę Ci tylko polecić.
Wracając do MaierLite – co w nim takiego fajnego, że tak wiele osób z niego korzysta i go poleca?
jak już wspominałam bezpłatne 1000 subskrybentów – i co jest bardzo ciekawe– jeśli ta sama osoba zapisze się na więcej niż jedną Twoją listę – program policzy ją jaki 1 aktywnego subskrybenta,
3 opcje zapisu na listę mailingową w modelu double opt-in,
możliwość tworzenia stron lądowania bezpośrednio z Mailerlite,
tworzenie kampanii testowych a/b
prosty w użytkowaniu kreator drag and drop, dzięki któremu same tworzenie maili staje się przyjemnością,
segmentacja i grupowanie subskrybentów,
tworzenie automatyzacji mailowych, czyli ścieżek, po których mogą przechodzić subskrybenci.
Bardzo dużo dodatkowych opcji, z których aż żal nie korzystać. A w dodatku w polskiej wersji językowej i z tego co się orientuję – w supporcie również pracują Polacy. Proste, fajne narzędzie „do ogarnięcia”, które z pewnością ułatwi Twojemu małemu biznesowi i Tobie pracę, oraz pomoże zbudować listę subskrybentów.
Narzędzia – Podsumowanie
To już wszystko co dla Ciebie przygotowałam na dzisiaj. Mam nadzieję, ze wpis Ci się spodobał i dowiedziałaś się ciekawych informacji.
Tych wszystkich narzędzi, które pomagają w małym biznesie jest oczywiście dużo więcej. Dzisiaj chciałam się skupić na tym, aby pokazać Ci może nieco mniej popularne (oprócz Canvy i MailerLite), a jednak ciągle tak samo fajne rozwiązania.
Ze wszystkich powyższych narzędzi korzystam na co dzień w swoim małym biznesie, więc wiem, o czym mówię. Polecam Ci każde z nich, jeśli masz chwilę czasu – sprawdź je przetestuj i daj mi znać czy Tobie również się spodobały.
A może masz już swoje ulubione narzędzia, które ułatwiają Ci pracę i chciałabyś je polecić? Napisz o nich koniecznie w komentarzu!
Cześć. Dzisiejszy wpis jest podyktowany nowymi zmianami dostosowania się pod RODO, jakimi MailerLite uraczył nas kilka dni temu. O co chodzi? Zapraszam do lektury.
Nie wiem, czy widziałaś ostatniego maila od ekipy MailerLite, jeśli nie – pozwól, że opowiem Ci o kilku zmianach, które dla nas przygotowali. Aktualizacja jest związana z RODO (GDPR), które wejdzie w życie już za kilka dni. (Jeśli jeszcze nie wiesz, co to jest RODO i nie zrobiłaś nic w kierunku dostosowania się pod jego wymogi – masz jeszcze kilka dni, aby to zmienić 😉
Ostatnie zmiany dotyczą formularzy zapisu w trybie opt-in.
Jakie zmiany przed RODO?
1. Po pierwsze MailerLite umożliwia nam poinformowanie potencjalnych subskrybentów w jaki sposób będziemy przetwarzać ich dane (wprowadzono możliwość wygenerowania osobnych zgód na różne działania marketingowe), czyli kładzie nacisk na określenie Twoich intencji pozyskania adresu e-mail (co chcesz wysyłać i w jakich celach marketingowych).
2. Po drugie MailerLite daje użytkownikom możliwość wyboru w jakich celach chcą, aby ich dane zostały przetworzone (mogą oznaczyć np. jeden z dwóch lub trzech checkboxów, jakie przygotujesz).
Zmienił się układ strony, w której buduje się formularz zapisu do osadzenia na stronę. Dla porównania pokazuję CI jak to wyglądało wcześniej, a jak teraz.
Wcześniej:
Teraz:
Co się zmieniło?
1. Wygląd graficzny ustawień formularza jest teraz podobny do strony lądowania i pop-up. 2. Zezwolenia marketingowe (GPDR) – nowa funkcja, która pozwoli CI określić dokładnie w jaki sposób przetwarzasz dane osobowe. 3. „Stary” chceckbox, którego używałaś do tej pory w zapisie double opt-in. 4. Ukryte pola, które służą segmentacji Twoich subskrybentów już na etapie zapisu. 5. Możliwość przekierowania użytkownika na Twoją stronę z podziękowaniem (ta opcja również była dostępna wcześniej).
Zmiana postaci kodu do osadzenia na stronie
Kolejna zmiana, która rzuciła mi się w oczy, to zmiana postaci kodu do osadzenia na stronie. Wcześniej wyglądało to tak: do osadzenia formularza na stronie wystarczyło skopiować 2 linijki kodu i wkleić w pożądane miejsce na stronie.
Wcześniej:
Aktualnie kod wygląda tak:
Pierwszą część kodu należy dodać do każdej strony na naszej www w sekcji header (np. za pomocą wtyczki), dopiero po wykonaniu tego zabiegu można skopiować dolną część kodu i wkleić na pożądaną stronę – tak jak wcześniej. (Uwaga: dłuższą część kodu do header należy dodać tylko raz, a potem zmieniać tylko tą drugą, krótszą część kodu odpowiedzialną za poszczególne formularze zapisu.)
Jakie zmiany zostały wprowadzone do formularzy landing page i pop-up?
Podobnie jak w formularzu osadzenia kodu na stronie w opcji double opt-in dodano dodatkowe pola, które są zgodne z GDPR. Poniżej możesz zobaczyć przykład landing page:
1. W pierwszym przykładzie zaznaczona jest tylko opcja checkbox potwierdzający opt-in, tak jak było do tej pory.
2. W drugim przykładzie zaznaczona została opcja zoptymalizowana pod GDPR z większą ilością checkboxów i dodatkowymi informacjami.
Ustawienia pop-up
(Wszystkie te zmiany odnoszą się do tworzenia nowych formularzy, więc te, którymi posługiwałaś się do tej pory zostaną w postaci, w jakiej zostały stworzone. Jeśli chciałabyś zmienić formularze zapisu zgodnie z nowymi zasadami – będziesz musiała stworzyć je od nowa.)
Tyle w temacie zmian pod kątem zapisu na listę mailingową.
A co jeśli mamy już osoby na liście i chcemy dostosować się do RODO? W jaki sposób MailerLite nam to umożliwia?
1. Aktualizacja profilu subskrybenta.
Jeśli mamy np. trzy zgody (checkboxy), a użytkownik wyrazi zgodę tylko na jeden rodzaj aktywności marketingowej – MailerLite zaktualizuje profil użytkownika i zaznaczy jakie działania możesz wykonać wobec danego subskrybenta.
2. Prawo do zostania zapomnianym.
W sytuacji, kiedy chcesz wykasować wszystkie swoje dane z systemu dodała zostaną opcja „forget”, która na stałe kasuje wszystko.
3. Przechowanie potwierdzenia zapisu na listę mailingową.
Aby działać w zgodzie z RODO powinnaś przechowywać dane o zapisie subskrybenta na listę email tak, aby udowodnić, że dana osoba zapisała się na niego z własnej woli.
Powinnaś mieć potwierdzenie danych takich jak: – potwierdzenie zapisu w czasie rzeczywistym (godzinę, datę i lokalizację), – źródło zapisu na listę mailingową (strona www, social media itp.), – print screen formularza zapisu opt-in. Z pomocą przychodzi nam MailerLite, który przechowuje te dane za nas, jak na screenie poniżej:
Uff, to wszystko na dziś, jeśli chodzi o MailerLite i RODO. Mam nadzieję, że nie przestraszyłaś się tych nowych funkcji i pomału zaczniesz dostosowywać je do swoich potrzeb. Powodzenia.
PS. Jeśli uważasz, że ten artykuł może przydać się innym – proszę podziel się nim ?
Każdy, kto chociaż raz pracował zdalnie powie, że praca zdalna ma swoje plusy i minusy – nie ma się co o to spierać. Dla wielu osób takim minusem może być sprawna komunikacja.
Jak dzielić się informacjami, zlecać zadania czy nawet gasić pożary, jeśli jesteśmy setki czy tysiące kilometrów od siebie?
W jaki sposób wyznaczać granice takiej komunikacji i jak pracować na „co dzień”?
Jak prezentować się profesjonalnie mając do dyspozycji tylko komunikatory?
Jak komunikować swoje potrzeby i egzekwować ustalone terminy?
Jaki stopień relacji z klientkami utrzymywać?
Pracując jako wirtualna asystentka moją codziennością jest komunikacja z klientkami w sposób zdalny. Jak więc wygląda współpraca z wirtualną asystentką z poziomu komunikacji?
O moich sposobach na sprawną komunikację i zachowanie profesjonalnych relacji z klientkami (nawet jeśli pracuję w piżamie!) opowiem Ci w tym właśnie wpisie.
Zaczynamy?
Wychodzę, z założenia, że podstawą każdej relacji powinna być sprawna komunikacja. Jeśli nie będziemy w stanie odpowiednio się porozumieć, to po pewnym czasie za każdym razem pojawią się problemy. Problemy, które będą narastać do momentu wybuchu, a wtedy już będzie ciężko cokolwiek naprawić.Nie ważne czy jest to relacja mąż – żona, uczeń – nauczyciel, szef – pracownik, rodzic – dziecko, wirtualna asystentka – klient.
W pracy dobrej wirtualnej asystentki sprawna komunikacja to po prostu must-have.
Dlaczego?
Wirtualna asystentka już na wstępie jest pozbawiona możliwości komunikacji jeden na jeden, a co za tym idzie takiego najbardziej normalnego ludzkiego kontaktu, który ma największą siłę przebicia.
Ponieważ jako wirtualna asystentka nie pracuję z moimi klientkami w jednym pomieszczeniu, jednym mieście, czy nawet jednym kraju – określenie odpowiednich kanałów komunikacji jest tutaj kluczowe.
Najlepszymi podstawami do osiągnięcia sprawnej komunikacji jest ustalenie wszystkich zasad już na początku współpracy, tak, aby później żadna ze stron nie czuła się w jakiś sposób niezrozumiana.
Wiem, że często wiele konfliktów rodzi się właśnie z błędów w komunikacji. Szkoda, bo jest to akurat kwestia, którą można w fajny sposób określić, zapisać i wg niej działać. A jeśli chcemy pracować bardziej efektywnie, to myślę, że komunikacja w pracy zdalnej powinna być jednym z naszych priorytetów (a przynajmniej powinna mieścić się w pierwszej piątce).
W jaki sposób wirtualna asystentka może komunikować się ze swoimi Klientami?
Ja w swojej pracy jako wirtualna asystentka używam czterech kanałów komunikacji, a są nimi:
rozmowa telefoniczna/ wideo rozmowa Skype
e-maile,
narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Trello, Nozbe)
komunikatory.
Każde z tych narzędzi służy nieco innym celom, które omówię za chwilę.
Dobra praktyka komunikacji w pracy zdalnej
Teraz chciałabym skupić się na tym jak taka dobra praktyka komunikacji podczas współpracy z wirtualną asystentką mogłaby wyglądać od samego początku. Mam tutaj na myśli pierwsze zetknięcie się potencjalnej Klientki na stronie www. (Poniżej opisałam praktykę, która stosuję w relacjach z moimi Klientkami).
Jasna forma nawiązania komunikacji w ramach strony internetowej – np. możliwość zmówienia wstępnej konsultacji/ rozmowy, działający formularz kontaktowy, widoczny adres e-mail do bezpośredniej komunikacji, ikonki do mediów społecznościowych, możliwość pozostania w kontakcie – zapis na listę mailingową.
Wstępna rozmowa telefoniczna, konsultacja (np. Skype, Google Hangouts) – na tym etapie zwykle istnieje możliwość sprawdzania, czy komunikacja między dwoma stronami będzie przebiegała pomyślnie. W moim odczuciu najważniejsze jest to, aby poczuć delikatną „chemię” i porozumiewać się w podobnym języku. Podczas takiej rozmowy można również zweryfikować, czy będzie nam łatwo się komunikować i na jakie warunki komunikacji możemy się zgodzić.
Zapis dotyczący komunikacji z Klientkami w „Zasadach i warunkach pracy” – za każdym razem, kiedy wysyłam nową umowę dla Klientki – załączam do niej plik „Zasady i warunki pracy”. W nim określam moje propozycje komunikacji np. wysyłanie/odbieranie wiadomości od poniedziałku do piątku od 9-17, planowanie zadań do wykonania do piątku w tygodniu poprzedzającym, na zadania emergency – odpowiedź do x godzin, odpowiedź na maile – w ciągu 48 godzin itp.
Zapytanie Klientek o ich preferowane godziny i kanały komunikacji – zwykle wysyłam maila z takim pytaniem przed rozpoczęciem współpracy, a po podpisaniu umowy.
Właściwa komunikacja podczas pracy, dodatkowo w zależności od potrzeb cykliczne spotkania, rozmowy, podczas których rozmawiamy i planujemy kolejne działania.
Zastanawiasz się nad współpracą z wirtualną asystentką? Sprawdź tekst „Jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką” i sprawdź jakich błędów możesz uniknąć już na początku współpracy –czytaj artykuł
Kanały komunikacji w pracy zdalnej
Wiesz już jak możesz rozpocząć sprawną komunikację z wirtualną asystentką (lub z Klientką, jeśli jesteś wirtualną asystentką), a teraz chciałabym opowiedzieć Ci który kanał przeznaczyć na jaki rodzaj wiadomości.
1. Rozmowa telefoniczna/ wideo konferencja:
wstępna rozmowa,
planowanie działań,
cotygodniowe podsumowania realizacji celów,
burze mózgów,
sytuacje kryzysowe,
2. E-mail:
wysyłka materiałów,
przekazanie wiadomości ustalonych podczas spotkań,
aktualizacja planów,
ciekawe linki, wiadomości do zapisania „na później” ,
3. Narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Nozbe, Trello):
Kwestie organizacyjne mamy za sobą, teraz skupmy się na istocie komunikacji, czyli na przekazywaniu informacji.Niby proste, powiesz banał, a jednak czasem nie do końca zdajemy sobie sprawę z tego, czy my w ogóle dobrze komunikujemy wiadomości, które mamy zamiar przekazać.
Czy podczas komunikacji z Klientami używacie tego samego języka, czy macie podobne flow?
Zwróć uwagę, że jeśli nie będzie między Wami “chemii” to będzie Wam bardzo ciężko się dogadać.
Jakie elementy należy w uwzględnić w komunikacji zdalnej z wirtualną asystentką?
1. Uporządkowanie wiadomości:
kto – czy jasno określasz to kto jest właściwym odbiorcą danej wiadomości?
co – opis zadania – powinno zostać wykonane? (pamiętaj podczas komunikacji w pracy zdalnej nie ma miejsca na domysły),
dlaczego – jeśli określasz priorytet zadania, dlaczego ma ono zostać wykonane wtedy i wtedy, jaka jest ważność tego zadania / informacji, co się wydarzy, jeśli nie zostanie wykonana?
jak – określ sposób wykonania zadania / opisz kroki, które powinny zostać wykonane,
Następnie wykorzystaj wskazówkę, której ja często używam: przeczytaj wiadomość tak, jakbyś w ogóle nie znała poruszonego tematu i zastanów się czy zrozumiałabyś ten przekaz? Czasem niektóre rzeczy wydają się nam tak oczywiste, że wręcz pomijamy pewne kroki już nawet w trakcie myślenia o wykonywaniu danej czynności.
To, co dla Ciebie jest oczywistą oczywistością – dla Twojego odbiorcy może być zjawiskiem zupełnie nieznanym, dlatego często warto sprawdzić czy aby na pewno wiadomo o co nam chodzi.
W wielu poradnikach czy stronach możesz znaleźć porady, w których przyjęło się, że treść wiadomości e-mail powinien być krótki, zwięzły i na temat.
Co jednak, jeśli kontakt mailowy to Twoja podstawowa forma komunikacji?
Czasem nie da się wyjaśnić wszystkiego w 5 zdaniach. Ja wychodzę z założenia, że w komunikacji wirtualna asystentka – klient warto napisać 10 zdań więcej i być pewną ustalonych zasad i zadań do wykonania, niż później spierać się o jakieś niedopowiedzenia.
2. Forma komunikacji – tak jak napisałam wcześniej – postaraj dostosować formę do rodzaju wiadomości. Inaczej będzie się to prezentować podczas wideo rozmowy, a inaczej, jeśli do dyspozycji macie np. WhatsUpp i możecie napisać tylko krótkie komunikaty.
3. Ustalone wcześniej reguły komunikacji – pamiętaj, aby te kwestie ustalić na samym początku współpracy. Jeśli jesteś Klientką określ Twoje zasady komunikacji, a następnie opracujcie rozwiązanie kompromisowe.
Podczas pracy zdalnej ważne jest, aby przestrzegać wcześniej ustalonych zasad i szanować swój wzajemny czas.
Określcie dokładnie:
dni, w których pozwalacie sobie na kontakt,
godziny pracy,
preferowane platformy komunikacji.
Jeśli Twoja klientka zażyczyła sobie tylko rozmowy wideo w każdy wtorek o 10 rano, to nie będziesz do niej dzwoniła w sobotę o 22, „bo właśnie wpadłaś na genialny pomysł” i potrzebujesz przedyskutować.
Jeśli wiesz, że Twoja VA do południa jest zajęta– nie próbuj zasypywać ją pytaniami, lub wysyłać jej do zrobienia zadanie na już. Fizycznie nie będzie miała możliwości go wykonać.
Dodatkowe wskazówki
Upewnij się, że Twoje wiadomości tekstowe są skonstruowane zgodnie z zasadami języka polskiego. Sprawdź błędy ortograficzne i stylistyczne. Często (szczególnie teraz) może się wydawać, że nie ma już to aż tak wielkiego znaczenia. Upewniam Ciebie, że błędy w pisowni zostaną zauważone i na pewno, jeśli będą się powtarzać dostaniesz komunikat, aby je poprawić.
Jeśli planujesz rozmowę telefoniczną lub wideo zapewnij odpowiednią przestrzeń i wyciszenie do takiej rozmowy. Przed rozmową przygotuj się do niej.
Przed wideo konferencjami z większą ilością osób przygotuj plan tak, aby każda z osób miała możliwość zapoznania się z tematem.
A jeśli popełnisz jakiś błąd – najzwyczajniej na świecie powiedz – przepraszam.
Podsumowanie
Pamiętaj, że komunikacja w pracy zdalnej jest niezwykle ważną kwestią. Pozwala na wypracowanie odpowiednich standardów w relacji Klient – wirtualna asystentka.
Opracuj zasady komunikacji już na początku Twojej relacji z Klientem. Jeśli jesteś Klientem – dopilnuj, aby takie kwestie zostały uregulowane i najlepiej zapisane.
Sprawdzaj, testuj i w razie potrzeb uaktualnij opracowane zasady tak, aby w jak najlepszy sposób pozwoliły zachowanie wartościowej relacji.
Zawsze czytaj swoje wiadomości i poddawaj w wątpliwość ich treść – wtedy będziesz miała pewność, że Twoje komunikaty są jasne.
Ostatnia równie ważna kwestia to bądź elastyczna – Klient musi wiedzieć, że w przypadku nagłej sprawy – może na Ciebie liczyć. (Oczywiście mam tutaj na myśli sytuacje awaryjne, a nie nadużywanie zaufania, czy Twojej dobrej woli).
A jakie są Twoim zdaniem najważniejsze zasady komunikacji w pracy zdalnej? Daj znać w komentarzu.
Znasz to uczucie, kiedy patrzysz na zegarek, jest 5 po południu a Ty zdajesz sobie sprawę, że tak naprawdę nic dzisiaj nie zrobiłaś? Wstajesz o poranku z całą listą zadań do zrobienia (taką na kilometr), a z każdą godziną przybywa ich coraz więcej i więcej?
Nie jesteś sama! Takie dni zdarzają się również mi. Jestem wirtualną asystentką i pracuję z domowego biura.
Jestem mamą małej dziewczynki, która właśnie stawia pierwsze kroki i chce poznawać świat (i chce to zrobić już teraz koniecznie, nawet jeśli tylko głowa chciałaby iść a nogi jeszcze nie nadążają). Każdy dzień to dla mnie pasmo wyzwań i możliwości, które chcę jak najlepiej wykorzystać.
Codziennie muszę ustalać priorytety nie ważne czy chodzi pracę dla moich cudownych klientek, wyprasowanie w końcu tej wołającej do mnie od trzech dni sterty prania, czy potwierdzenie wizyty u okulisty, którą ciągle odkładam „na później”.
Po prostu nie ma wystarczającej ilości godzin w ciągu dnia na to, aby zrobić wszystko. Czasem chciałabym dać się sklonować i oddać część zadań mojej drugiej ja. I o ile nie mogę tego zrobić, to zawsze mogę skupić się na zwiększeniu mojej produktywności.
Pracuję z domu ponad 4 miesiące i ciągle szukam idealnego sposobu na podwyższenie mojej produktywności. Wyrobiłam już sobie pewien plan działania, który na tą chwilę zdaje egzamin i udaje mi się pracować w blokach czasowych o maksymalnej produktywności.
Opracowałam swój własny system organizacji pracy, który daje mi czas na zwiększenie produktywności. Dzięki niemu mogę zrobić więcej zadań w krótszym czasie i od razu przestawić się na tryb pracy na wysokich obrotach.
Jeśli masz trudności z dotrzymywaniem terminów, odpowiednim skupieniem podczas pracy a w między czasie wykonaniem swoich domowych zadań, mam dla Ciebie kilka wskazówek jak możesz zwiększyć swoją produktywność.
Te wskazówki zadziałały dla mnie, więc jestem pewna, że pomogą i Tobie!
1. Uporządkuj wirtualne miejsce pracy
Tysiąc rzeczy na pulpicie na pewno nie poprawi Twojej produktywności, więc porządek na pulpicie i w folderach to podstawa (to samo tyczy się chmury!).
Moje pliki na komputerze i w chmurze uporządkowane są w odpowiedni sposób. Wszystkie moje materiały mam posegregowane tak, aby ułatwić sobie do nich dostęp.
Osobny folder na każdą stronę (jeden po polski, drugi po angielsku), a w nich kolejne podfoldery z ważnymi dla mnie informacjami (treściami do publikacji, tablicami inspiracji, postami na bloga, grafikami, materiałami, umowami dla klientów i innymi ważnymi plikami).
Moja każda klientka ma również przypisany folder, a w nim poszczególne projekty / zadania są dokładnie opisane wraz z datami ich wykonania.
Dodatkowo dobrym pomysłem jest opisanie wszystkich zdjęć i grafik tak, aby odpowiadały odpowiednim tematom i zadaniom czy tekstom.
np. jak-zwiekszyc-produktywnosc.jpg
(używając małych liter i myślników pomagam sobie w szybkim odnalezieniu danego pliku bez zbędnego rozpraszania się)
Jeśli Twoje dokumenty, pulpit i chmura wymagają natychmiastowej interwencji poświęć teraz godzinę czasu na ich uporządkowanie a zaoszczędzisz sobie czasu (i często stresu- gdy w popłochu szukasz ważnego pliku) w przyszłości.
2. Pracuj mądrze
Przyjrzyj się czynnościom, które wykonujesz i sprawdź co zajmuje Ci najwięcej czasu. Może zbyt wolno piszesz na klawiaturze? A może wyszukiwanie informacji sprawia Ci trudność? Czy tworzenie grafik zajmuje Ci zbyt dużo czasu?
Sprawdź jakie zadania zajmują Ci najwięcej czasu i spróbuj się w nich poprawić.
Ja kilka miesięcy temu stwierdziłam, że chyba trochę za wolno piszę i chciałam poprawić się w tym temacie. Stwierdziłam, że mogę spróbować się podszkolić i rozwinąć nieco swoje umiejętności. Udało mi się to dzięki testom szybkiego pisania, które również możesz przetestować tutaj https://www.livechatinc.com/typing-speed-test/#/ i tutaj http://kurspisania.pl/wyzwanie/wyzwanie-1/ .
Teraz mogę napisać więcej rzeczy w tym samym czasie co z pewnością zwiększa moją produktywność.
Kolejnym krokiem w podniesieniu mojej produktywności było stworzenie wzorów grafik do różnych mediów społecznościowych, prezentacji i pdfów.
Dzięki temu nie muszę za każdym razem tworzyć grafik od nowa. Wystarczy, że wgram swój zapisany szablon zacznę to edytować wg moich potrzeb.
Kolejnym pomysłem na zwiększenie produktywności jest odpowiednie planowanie.
Wszystkie projekty i zadania wprowadzam do Asany i z jej poziomu zarządzam poszczególnymi zadaniami. Ułatwia mi to pracę i zwiększa produktywność, bo mam wszystko w jednym miejscu i nie muszę się rozpraszać.
Mogę się skupić na odhaczaniu wykonanych zadań, nie muszę szukać maili i notatek po to aby sprawdzić czy jestem na bieżąco.
Aby zwiększyć produktywność możesz również podwyższyć ceny swoich usług. Pracując przez dłuższy czas zwiększasz swoje doświadczenie w danym temacie i dochodząc w pewnym momencie do ściany, gdzie już nie możesz pracować więcej, odpowiednim krokiem jest po prostu podniesienie cen.
Dzięki temu pozwalasz sobie na krótszą pracę i większe zarobki. Jest to dobre rozwiązanie, gdy po prostu brakuje Ci czasu i musisz odmawiać swoim klientom.
Kolejnym krokiem jest trzymanie się zasady zero emalii / powiadomień w czasie pracy. Ponieważ moja praca wymaga często dużo wyszukiwania informacji w sieci, przygotowywania różnego rodzaju dokumentów i tworzenia treści, muszę osiągać stan pełnego skupienia.
I choć czasem jest ciężko, szczególnie, gdy social media są moim narzędziem pracy, staram się ograniczać rozpraszacze jak tylko mogę.
3. Wycisz się
Nie wiem jak u Ciebie ale u mnie mój dom jest zawsze głośny.
Zapewne w dużej części jest to zasługa mojej córeczki, która coraz głośniej manifestuje swoje ja.
Zabierając się do pracy potrzebuję jakoś odciąć się od tematów domowych i skupić na pracy. Taką fajną formą wyciszenia i skupienia jest założenie słuchawek i słuchanie muzyki w tle w czasie pracy.
Dzięki temu mogę ograniczyć dochodzące do mnie dźwięki domowe i zapomnieć na chwilę, że moje centrum dowodzenia znajduje się w domu. Czego słucham? Głównie soundtracków z moich ulubionych filmów a aktualnie soundtrack z filmu Interstellar (Hans Zimmer).
Słuchanie muzyki, po to aby bardziej skupić się na pracy jest jedną z tych czynności do których nie byłam nigdy przekonana. Gdybym nie spróbowała nigdy nie uzyskałabym świetnych efektów pracy oraz zwiększenia mojej produktywności.
Wiem, oddelegowanie części zadań, to może być dla Ciebie bardzo trudny temat.
W szczególności, gdy ciężko zmierzyć się z własnym perfekcjonizmem i brakiem zaufania dla asystentki.
Dlatego ja zawsze polecam wstępną konsultację, taką chwilę luźniej rozmowy żeby po prostu sprawdzić czy będzie między nami ta„chemia”. Pamiętaj, konsultacja jest również po to, aby asystentka zadecydowała czy chce podjąć z Tobą współpracę.
Tak naprawdę możesz zwiększyć swoją produktywność tylko tedy, gdy będziesz miała pewność, że reszta Twoich zadań jest w dobrych rękach.
Delegowanie to świetna rzecz, która uczy tego, że nie warto brać wszystkiego na siebie.
Z tego względu bardzo lubię pracować dla business coachów i konsultantek, ponieważ wiedzą one jak ważne jest delegowanie, przekonują do delegowania swoich klientów i chętnie swoje zadania delegują.
Jeśli chcesz spotkać się na Skypie zapraszam tutaj.
Jeśli chodzi o automatyzację to fajnie wykorzystać ten proces do planowania wszelkiego rodzaju postów do mediów społecznościowych (Buffer, Hootsuite), serii e-mail po zapisie na newsletter, wysyłki newsletterów (Mailer Lite), czy np. automatycznego zapisu na konsultacje (Calendly).
Ja wykorzystuję również Zapier, w którym przeprowadzam proces automatyzacji różnych aplikacji i narzędzi ze sobą.
Narzędzi do automatyzacji jest sporo i ważne jest tutaj to abyś to ty czuła się komfortowo podczas ich użytkowania.
5. Unikaj wypalenia się
Bardzo łatwo jest się wypalić, jeśli pracujesz dla siebie. Granica między pracą, a życiem rodzinnym bardzo szybko się zaciera. Jeśli Twoje biuro jest w sypialni i nie masz możliwości odcięcia się od pracy, kiedy wykonasz już wszystkie zadania w danym dniu.
Dlatego ważne jest aby zachować zdrowy dystans do pracy i życia rodzinnego. Po prostu pozwolić sobie na chwilę czasu tylko dla siebie.
Doceniam małe codzienne przyjemności po to aby naładować swoje baterie i następnego dnia mieć zapał do pracy.
Pozwalam sobie na spędzenie wieczoru oglądając seriale na Netflix czy też zaszycie się w kącie z ulubioną książką.
Podsumowanie
Pamiętaj, aby planować (z grubsza) każdy swój dzień po to aby mniej więcej wiedzieć czego możesz w danym dniu się spodziewać. Jednocześnie daj sobie również pozwolenie na bycie elastyczną. Nie musisz sztywno trzymać się planu. Kiedy otworzysz się na więcej możliwości każdego dnia, będziesz mogła dopasować swój dzień do swojego planu i zwiększyć swoją produktywność.
Teraz czas na Ciebie: Jakie Ty znasz sposoby na zwiększenie produktywności podczas pracy w domu?
Dziękuję za przeczytanie tego, wpisu podziel się nim ze znajomymi!
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
