Dowiedziałaś się już kim jest wirtualna asystentka i stwierdziłaś, że może to jest praca również dla Ciebie i że warto by było spróbować. Ale. Nie masz zielonego pojęcia, jak się za to zabrać?
Nie wiesz, co powinnaś zrobić na samym początku, a co w następnym kroku? Zanim zrobisz ten pierwszy krok, masz milion pytań i nie wiesz, komu je zadać. Dlatego dobrze, że się tutaj znalazłaś, bo postaram się przybliżyć Ci temat tego, od czego zacząć.
1. Zanim zaczniesz pracę jako wirtualna asystentka
Na początku zastanów się proszę czy to na
pewno jest praca dla Ciebie. Mówię o tym dosyć często, ale uwierz mi, to bardzo
ważne. Przede wszystkim dlatego, że działając jako wirtualna asystentka
będziesz swoim własnym szefem, a to już nie przelewki.
Będziesz musiała zmienić swoje myślenie i z
pracownika stać się przedsiębiorcą, a to nie jest łatwe zadanie. Praca dla
siebie to nie tylko wykonywanie zadań, które zlecą Ci klienci. Będziesz musiała
również zająć się marketingiem, sprzedażą a także pracą nad własną firmą, a to już
nie jest dla każdego. Zastanów się czy jesteś na to gotowa.
W kontaktach z klientami będziesz potrzebowała
skupić się na szczegółach, natomiast dla swojego biznesu będziesz musiała umieć
dojrzeć swoje działania w szerszym świetle i zaplanować je długoterminowo.
A to nie jest najłatwiejsze zadanie. Musisz znaleźć w sobie duże pokłady dyscypliny, by dać sobie radę ze wszystkim, co Cię czeka. Aby nie przerazić się w trakcie – przeczytaj mój wpis: brzydka prawda o byciu wirtualną asystentką.
Ostrożnie rozważ wszystkie opcje pracy, być
może chcesz zostać wirtualną asystentką, bo szef Cię wkurza, albo nie chcesz
codziennie dojeżdżać do pracy. Pamiętaj jednak, że to nie są dostateczne powody
do tego, by rzucać pracę i zaczynać “na swoim”.
Będziesz musiała ustalić swoje zasady pracy,
wyznaczyć granice i ustalić sama ze sobą jak ma wyglądać Twój biznes.
2. Rynek klienta wirtualnej asystentki
Kiedy zaczynasz pracę na własny rachunek,
chcesz obsłużyć wszystkich, każdego z osobna. Myślisz, że dzięki temu będziesz
w stanie zarobić na swój biznes. Jest jednak jedno ale – próbując dopasować
swoje usługi pod wszystkich nie będziesz w stanie sprzedać ich każdemu. Jeśli
chcesz być dla wszystkich, to będziesz dla nikogo. Taka prawda.
Co zatem zrobić?
Możesz określić rynek i sektor klienta, w
którym chciałabyś oferować swoje usługi. Pomyśl o tym w taki sposób: klient
szuka specjalisty do wykonania konkretnej pracy. Zostań więc osobą
wyspecjalizowaną konkretnych działaniach, dla konkretnych klientów.
Poszukaj rynku klientów, który już dobrze
znasz.
Skup się na sektorze, który już znasz, sektorze, w którym znasz potencjalnych klientów. Znasz ich problemy i ich potrzeby. To może być na przykład branża, w której już wcześniej pracowałaś. Będzie Ci wtedy łatwiej stworzyć przekaz, który trafi prosto do osób, które mogą potrzebować Twojej pomocy.
Wybranie odpowiedniego dla siebie rynku może
być nieco trudne, bo robisz to pierwszy raz i nie wiesz tak naprawdę, od czego
zacząć.
Pozwól, że ułatwię Ci to zadanie:
Co to jest rynek klienta? Część rynku wszystkich osób, które mogą potrzebować Twojej pomocy. To wybrany przez Ciebie sektor rynku, w którym będziesz chciała świadczyć swoje usługi wirtualnej asystentki.
Co może być rynkiem klienta? Tutaj są dwa podejścia (przynajmniej ja z dwóch korzystam. Wybierasz rynek wg branży, w której chcesz świadczyć swoje usługi i/lub wg wielkości/rodzaju przedsiębiorstw. Branża to może być np. turystyczna, medyczna, edukacyjna, gastronomiczna, kosmetyczna, odzieżowa, prawnicza itd. Drugi rodzaj to może być podział na duże/ średnie /małe /mikro przedsiębiorstwa, lokalnie/ ogólnokrajowe/ zagraniczne, stacjonarnie/ online / pół stacjonarnie, prowadzone przez kobiety / prowadzone przez mężczyzn itd.
Co już masz? Sprawdź swoje doświadczenie. Mamy tendencję jako ludzie do zapominania o wielu rzeczach, w tym o naszym doświadczeniu. Dlatego usiądź z kartką papieru, zastanów się, co robiłaś w przeszłości. Wybierz z nich rzeczy, które chciałabyś dalej robić, a następnie określ swój własny rynek klienta. Zadaj sobie dodatkowe pytanie: w czym wiem więcej od innych i mogę na tym zarobić?
Klient chce poczuć się zaopiekowany. Chce wiedzieć, że jesteś mu w stanie pomóc i że powierzone zadania zrobisz lepiej od niego. Więc skup się na tym obszarze rynku, który już znasz, a będzie Ci łatwiej.
Dodatkowo pamiętaj o tym, by wybrać więcej niż
jedną branżę czy rodzaj przedsiębiorstwa, w którym chcesz działać (ja proponuję
2-3). Dlaczego? Robisz w ten sposób bardzo prostą dywersyfikację i jeśli jakaś
część rynku ulegnie załamaniu i ludzi nie będzie stać na współpracę z WA ty
będziesz miała innych klientów i nie zbankrutujesz 🙂
3. Usługi wirtualnej asystentki
Zastanowiłaś się już, w jakim sektorze chcesz
pozyskać klientów, a więc teraz pora na to, byś kupiła się na tym, jakie masz umiejętności
i jaki usługi możesz świadczyć.
Oczywiście możesz swoją ofertę stworzyć z
usług od sasa do lasa i mieć w niej 100 pozycji. Jednak odradzam takie
działanie. Lepiej, byś skupiła się na kilku obszarach działań, w nich
wyspecjalizowała i dzięki temu była w stenie zarobić znacznie więcej.
Jeśli nie wiesz, jakie usługi możesz świadczyć
– zachęcam Cię do sprawdzenia wpisu:
Jeśli chcesz zostać wirtualną asystentką i w przyszłości chcesz wyspecjalizować się w świadczeniu bardziej specjalistycznych usług – możesz rozważyć usługi takie jak:
edycja podcastów – coraz więcej osób nagrywa podcasty, ale niekoniecznie chce się zajmować ich obróbką i wszystkimi technicznymi kwestiami z nimi związanymi,
edycja wideo – bardzo podobna sytuacja, jak z podcastami. Coraz więcej osób nagrywa wideo i potrzebuje montażu, zajawek i umieszczania gotowych filmów na przykład na YouTube,
infografiki – to treści, które przykuwają uwagę. Czasem bardziej niż zwykły tekst. Wykonanie infografik, które będą spójne z marką klienta może być świetnym pomysłem na specjalistyczne usługi,
tworzenie stron lądowania – strona lądowania, to strona stworzona specjalnie po to, aby użytkownik mógł wykonać w niej jedno działanie (np. zapis na newsletter, zakup kursu, konferencji czy dostęp do webinaru).
A poniżej zerknij na przykładową listę usług, które możesz wykonać jako wirtualna asystentka:
uzupełnianie dokumentacji w oparciu o dane od klienta,
obsługa i aktualizacja CRM,
prowadzenie rejestru faktur,
wyszukiwanie informacji na dany temat.
E-mail marketing:
tworzenie stron lądowania,
wdrożenie systemu do e-mail marketingu
przygotowanie i wysyłka newslettera,
tworzenie automatyzacji mailowych,
przenoszenie baz danych.
Marketing:
pomoc w realizacji planu marketingowego,
pomoc w ustawianiu reklam na Facebooku,
budowanie relacji z Klientami,
wysyłanie ankiet do rekomendacji dla Klientów.
Obsługa strony internetowej (WordPress):
wprowadzanie zmian na stronie,
dodawanie wpisów,
opisywanie mediów dodanych na stronę.
recykling starych wpisów blogowych,
obsługa sklepu internetowego.
Media społecznościowe:
tworzenie i planowanie postów,
pomoc w prowadzeniu i moderacja grupy,
dodawanie wideo na YouTube,
przygotowanie grafik do postów,
konfiguracja bota.
Więcej przykładów zadań, jakie możesz wykonać jako wirtualna asystentka znajdziesz tutaj.
4. Polityka cenowa
Gdy wiesz już jakie usługi będziesz świadczyć i określiłaś już rynek Twojego potencjalnego klienta, to pora na to byś określiła swoje stawki. Jeśli jest to dla Ciebie bardzo trudne zadanie – daj mi znać, a napiszę osobny wpis o tym, w jaki sposób ustalać swoje stawki.
Dlaczego to takie ważne?
jeśli określisz swoją stawkę godzinową zbyt nisko – zarobisz mało, a po drugie będzie Ci potem o wiele ciężej podnieść swoją stawkę, bo klienci będą przyzwyczajeni do niższych cen. (Dobrym pomysłem jest podnosić swoje stawki raz na jakiś czas i tym samym przyzwyczajać klientów, że za większą jakością pracy idzie wyższa stawka.)
jeśli określisz swoją stawkę zbyt wysoko – klienci nie będą chcieli płacić zbyt dużo za prace asystenckie. Może się wtedy okazać, że klient skorzysta z tańszej opcji, bo Twoja oferta nie będzie się wyróżniać niczym szczególnym, na tle innych ofert.
Jaka stawka jest stawką idealną?
Odpowiem na to moim ulubionym stwierdzeniem: to zależy.
Jeśli chcesz wykonywać zadania typowo asystenckie (takie, jak wykonywałaby asystentka stacjonarna w biurze) Twoja stawka godzinowa może być nieco niższa, niż gdybyś np. montowała filmy, bądź zajmowała się opieką techniczną nad stroną www. To zrozumiałe.
Stawka godzinowa to jest kwota, którą możesz (a nawet powinnaś) obliczyć. Biorąc pod uwagę swoje wszystkie koszty, zobowiązania i % zysku, przelicz ile potrzebujesz miesięcznie, potem pomnóż tę kwotę przez 12 miesięcy, a następnie podziel ją przez 52 tygodnie. Obliczysz w ten sposób kwotę, jaką musisz zarobić w tygodniu. Obliczoną kwotę podziel następnie przez liczbę pracujących godzin w tygodniu. Stawka za godzinę, która wyjdzie w Twoich obliczeniach to Twoja minimalna stawka godzinowa. Następnie w zależności od rodzaju Twoich usług możesz tą stawkę zmodyfikować i zwiększyć, ale podstawę wyliczeń będziesz już miała.
Pamiętaj: większość zadań jakie wykonujesz jako wirtualna asystentka Twój potencjalny klient może zrobić sam. Z jakiegoś powodu jednak tego robić nie chce. I tutaj – ten powód To Twoja sekretna broń do tego, by swoje usługi z sukcesem sprzedawać, według swoich stawek.
5. Marketing usług wirtualnej asystentki
Kolejny krok do przemyślenia to działania marketingowe, o których musisz pamiętać. To taki must-have w każdym biznesie. Marketing jest Ci potrzebny do tego, by inni ludzie (Twoi potencjalni klienci) dowiedzieli się o Tobie i Twojej ofercie. Byś mogła z nimi zbudować relację i by zaufali Ci na tyle, by w końcowym etapie skorzystali z Twoich usług.
Od czego w tym punkcie możesz zacząć? Zastanów się nad poniższymi zagadnieniami:
czy będziesz działać pod własnym imieniem i nazwiskiem, czy wymyślasz nazwę swojego biznesu wirtualnej asystentki,
czy na początku będziesz działać tylko w mediach społecznościowych, czy od razu tworzysz swoją stronę www,
w jakich mediach społecznościowych będziesz działać,
o czym będziesz pisać,
jak będziesz budować swoją rozpoznawalność w sieci,
w jaki sposób stworzysz swoje portfolio,
gdzie będziesz się ogłaszać.
Identyfikacja wizualna
Podstawowa identyfikacja wizualna może się składać z takich elementów jak:
logo/logotyp,
kolory marki,
wybrane fonty,
szata graficzna materiałów promocyjnych.
Pomyśl o identyfikacji jak o elemencie, który będzie Cię wyróżniał, ale postaraj się nie spędzić na wyborze zbyt dużej ilości czasu. To jest taki element, który może Cię wciągnąć na długie godziny i skutecznie powstrzymać Cię przed działaniem, a tego nie chcemy 😉
Strona www
Jeśli zadecydujesz, że chcesz od razu ruszyć z własną stroną www, to ten punkt może Ci zająć trochę czasu (jeśli chcesz ją zrobić sama). Możesz wybrać wśród kilku narzędzi do tworzenia stron (np. WordPress, Wix, SquareSpace). Pamiętaj o tym, by strona była przejrzysta i funkcjonalna. Prawda jest taka, że pracując jako wirtualna asystentka masz tylko kilka chwil na to, by zrobić dobre pierwsze wrażenie. Postaraj się więc, aby było ono jak najlepsze.
Możesz zbudować swoją stronę jako one page (wszystkie informacje na jednej stronie), lub dodać kilka podstron np. o mnie, oferta, kontakt, blog (jeśli chcesz prowadzić).
Jeśli nie wiesz nic na temat tworzenia stron, ale chciałabyś się nauczyć, to w sieci znajdziesz mnóstwo porad i kursów. Polecam Ci zajrzeć tutaj:
WP beginner – wszystko o WordPressie dla początkujących (i nie tylko, ja wciąż znajduję tam mega przydatne informacje),
Uwaga: sama nie korzystałam z kursów Eweliny i Oli, ale moje klientki korzystały i były zadowolone więc nie boję się polecać 🙂 Dodatkowo Ewelina prowadzi bardzo fajny newsletter, który czytam z przyjemnością, więc za to również mega plus.
Media społecznosciowe
Budowanie obecności w mediach społecznościowych może zająć Ci dużo czasu, jeśli nie ustalisz sztywnych ram działania i nie będziesz się do nich stosować. Ale dziś nie o tym. Dziś chcę Ci powiedzieć jak zacząć 😉
Wybierz główny (jeden!) kanał komunikacji i tam zaplanuj swoją aktywność. Wiele osób na początek wybiera Facebook, dlatego, że mogą dosyć szybko dotrzeć do swojej grupy docelowej (przez fanpage, grupy, Fb Ads). LinkedIn jest również dobrym rozwiązaniem, o ile Twoi potencjalni klienci są tam na co dzień. Tak samo Instagram – dla jednych może być kompletnie nieprzydatny, dla innych najlepszym miejscem do pozyskiwania klientów. Wszystko zależy od tego, kto jest Twoim potencjalnycm klientem i gdzie spędza czas.
Moim zdaniem, jeśli jesteś na początku swojej drogi nie ma sensu byś:
okupowała wszystkie media społecznościowe,
cały swój cenny i wolny czas w nich spędzała.
Jedno medium społecznościowe, publikacje w miarę systematyczne, co najmniej co kilka dni. Zobacz, jak wiele fanpage’y wirtualnych asystentek straszy pustką. Jeśli już się za coś zabierasz, to zrób to porządnie 🙂
Plan marketingowy
Wyznacz w ciągu każdego dnia godzinę, w której skupisz się na działaniach marketingowych. Kiedy zapiszesz sobie ten czas w kalendarzu będzie Ci znacznie łatwej zabrać sie za te działania. A uwierz mi to kluczowe, by wyjść ze swoim biznesem do ludzi.
Od czego zacząć?
cel: dotrzeć do 20 potencjalnych klientów w tygodniu,
działania: przedstawienie swojej oferty 3 lokalnym biznesom (follow up po 3 dniach), pomoc 10 osobom w mediach społecznościowych (jeśli mają problem, czy pytanie – odpowiadasz na pytanie), stworzenie 5 postów na swoim fanpage dotyczących tego, w jaki sposób możesz pomóc, budowa listy e-mail (np. reklama na zapis na listę), wysyłka newslettera do zapisanych osób.
Dużo działań? No cóż, nikt nie mówił, że będzie prosto 🙂 Ale taki działania się opłacają więc siadaj z kartką i twórz swój plan.
6. Oficjalny start
Wiele się już nauczyłaś, zdecydowałaś się na działanie. Masz stronę www, masz fanpage, przygotowałaś plan marketingowy, wyznaczyłaś swój dzień 0. Dzień startu przychodzi i….
Zaczynasz sumiennie działać wg planu. Na początku poświęcasz na działania marketingowe więcej czasu – w końcu klient musi dowiedzieć się, że istniejesz i że możesz mu pomóc.
I pamiętaj – nie rzucaj się od razu na głęboką wodę! Możesz zaczynać jako wirtualna asystentka po godzinach, nie musisz od razu zakładać firmy. Najpierw sprawdź, czy to jest praca dla Ciebie i dasz radę się w tym odnaleźć.
To wszystko ostatecznie sprowadza się do prostego schematu: działasz w miejscu, w którym czas spędza Twój potencjalny klient. Pokazujesz klientowi, że możesz dla niego wykonać zadania, których on nie chce lub nie umie zrobić. Robisz dobrą robotę. Klient płaci. Cały proces powtarzasz od początku.
To jest straszne na początku, ale z każdym kolejnym klientem jest łatwiej i sprawniej.
Mam nadzieję, że zachęciłam Cię do pracy! Jeśli tak, to cudownie 🙂 To nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. To wszystko, o czym piszę może być po porstu dla Ciebie nowe i dlatego jesteś trochę przerażona. To normalne.
Kiedy zaczynasz działać w nowym obszarze: nowa praca, nowe studia. To wszystko, co nieznajome jest straszne. Jednak po czasie, gdy nowe rzeczy przestają być nowe – boisz się coraz mniej i coraz pewniej działasz. I tutaj praca jako wirtualna asystentka niczym się nie różni. Bój się i działaj. Nie ma innego sposobu 🙂
A jeśli szukasz wsparcia osoby doświadczonej w pracy jako wirtualna asystentka – umów się na rozmowę tutaj – zastanowimy się razem, jak mogę Ci pomóc i co możesz dzięki mojemu wsparciu osiągnąć 🙂
Rok 2019 będzie kolejnym rokiem, w którym coraz więcej przedsiębiorców zdecyduje się na współpracę z wirtualną asystentką. Dla wielu z nich taka współpraca będzie niewątpliwie odkryciem roku. I dobrze, bo delegowanie zadań WA daje realne korzyści i powoduje wzrost biznesu. Dzięki oddelegowaniu części zadań – przedsiębiorcy będą mogli skupić się na tym, co najważniejsze w każdym biznesie – sprzedaży.
Jak zatem przygotować się na kolejne miesiące i jakie usługi oferować Klientom, by Ci chcieli chętnie podjąć współpracę? Moim zdaniem warto przeanalizować różne nisze i potrzeby przyszłych Klientów. Następnie do nich dopasować pakiety projektowe lub zadania w pakietach godzinowych. Tak, by uzyskać optymalny balans między oczekiwaniami, a dostarczoną pracą.
W tym wpisie zebrałam pomysły na różne rodzaje usług, które możesz zaoferować swoim klientom, jako wirtualna asystentka w 2019 roku.
Słowem wstępu
Gdybyś jeszcze tego nie wiedziała – wirtualna asystentka jest coraz bardziej pożądanym pracownikiem czy podwykonawcą coraz większej ilości zadań. Świetnym rynkiem dla WA jest rynek mikro i małych przedsiębiorców, którzy się rozwijają, ale nie chcą jeszcze zatrudniać dodatkowej osoby na pełny etat. Delegując zadania do wirtualnej asystentki mają jednak szansę na realny rozwój swojego biznesu.
Rynek wirtualnych asystentek jest ciągle rynkiem młodym, dlatego musisz ciągle stawiać na swój rozwój, dzięki temu, będziesz mogła oferować bardziej specjalistyczne zadania a co za tym idzie Twoje zarobki będą wyższe.
1. Administracja
obsługa kalendarza,
obsługa poczty,
różnego rodzaju zadania administracyjne,
research,
tworzenie wzorów dokumentów,
wprowadzanie danych,
Obsługa kalendarza i poczty klientów – dlaczego to będzie takie ważne w tym 2019 roku? Nie wiem czy, zauważyłaś, ale coraz więcej dostajemy maili. Trzeba zapanować nad tym systemem, by nie utonąć w morzu wszystkich wiadomości. Stworzenie optymalnego systemu dzięki, któremu Twój Klient spędzi minimalną ilość czasu na obsłudze poczty, (zachowując przy tym najważniejsze wiadomości, które wymagają jego uwagi) to bardzo duże wsparcie.
Jeżeli chodzi o obsługę kalendarza to tutaj można zastosować naprawdę dobre rozwiązania i ułatwić swoim klientom na przykład prowadzenie konsultacji. Jeżeli masz klientów, którzy oferują płatne i bezpłatne konsultacje, sesje choachingowe, naukę języka, spotkania z dietetykiem, czy inne usługi, które można wykonać przez internet – opracuj i zaproponuj ciekawe automatyzacje, które będziesz mogła wprowadzić do ich biznesów.
Często przedsiębiorcy nie mają po prostu czasu na to, by tworzyć różnego rodzaju dokumenty, odpisywać na wiadomości, czy wygenerować raporty, więc bądź o krok przed nimi i zaproponuj te działania. Podejdź indywidualne do swoich klientów i oferuj im dokładnie to, czego będą potrzebowali.
2. Obsługa Klienta
Szczególnie uwagę skieruj do Klienów, którzy mają swój sklep internetowy lub sprzedają swoje usługi w formie kursów online czy innych produktów elektronicznych.
Dlaczego wirtualna asystentka jest dobrym wsparciem jeżeli chodzi o obsługę Klienta?
w takim procesie występuje zwykle dużo maili,
pytania się powtarzają,
można do nich przygotować tzw. FAQ czyli najczęściej zadawanie pytania i odpowiedzi,
można tworzyć procedury obsługi Klienta,
dodatkowo jesteś w stanie opracować dokładny system zapytań związane z pracą danego sklepu,
Na pewno wiesz, jak dużo czasu zajmuje obsługa Klienta. Zawsze znajdą się osoby, które będą chciały więcej się dowiedzieć na temat produktu, będą chciały złożyć reklamacje czy po prostu wymagać będą wsparcia w procesie zakupu. Wszystkie te sytuacje można przewidzieć zatem warto zoptymalizować swoją pracę tworząc działania opisane w podpunktach wyżej. Dzięki takiemu podejściu do obsługi klienta Twoi Klienci będą Ci dziękować. Uwierz mi 🙂
3. E-mail marketing
Myślę, że 2018 rok był takim dużym przełomem, jeżeli chodzi o tworzenie newsletterów w mikro i małych firmach i moim zdaniem ten trend będzie się pogłębiać. Jednak, by prowadzić dobry newsletter potrzeba czasu, pomysłu zaangażowania i wypracowania sobie odpowiedniej strategii.
Sporo osób chce prowadzić newslettery, ale zapomina o tym, że by robić to skutecznie potrzeba systematyczności i dawania wartości, jaką czytelnicy mogą wynieść z lektury maili. TO nie jest zajęcie na szybko. Aby przyniosło wymierne korzyści, warto poznać swoich odbiorców i wejść z nimi w głębszą relację.
Ty jako wirtualna asystentka możesz wesprzeć swoich Klientów w wykonaniu działań związanych z budowaniu listy mailingowej, jak:
tworzenie formularzy zapisu,
tworzenie stron lądowania,
ustawienie pop-up na stronę,
autorespondery,
tworzenie i wysyłka kampanii mailingowej,
tworzenie i wysyłka kursów email;
Dzięki Twojemu wsparciu przy tych zadaniach związanych z techniczną oprawą prowadzenia newslettera – Twój klient będzie mógł skupić się na tym, by produkować jak najlepsze treści, które następnie Ty będziesz mogła obrabiać i wysyłać.
4. Pomoc w tworzeniu kursów online
Niezależnie od tego, w jakiej niszy działasz i czym zajmują się Twoi Klienci, jest bardzo prawdopodobne to, że część z nich będzie chciała sprzedać swoją wiedzę w formie kursu online. Oh tak. Sławne kursy online. Marzenie dochodu pasywnego, które rozbudza się w wielu osobach. Ogromny plus dla Ciebie, gdy w swojej ofercie masz taką usługę.
Nie od dziś wiadomo, że stworzenie takiego kursu jest bardzo czasochłonne. Produkcja materiałów to tylko wierzchołek góry lodowej. Cała strona techniczna stworzenia takiego kursu to już wyższy level i wymaga umiejętności technicznych, których nie koniecznie posiada Twój Klient. Uwierz mi asystentka, która potrafi wesprzeć efektywnie w procesie tworzenia kursu jest na wagę złota.
Podczas tworzenia kursów online możesz być wsparciem przy:
produkcji i tworzeniu materiałów do kursu, czyli wszelkiego rodzaju obrabianie różnych dokumentów przygotowywanie produktów w postaci e-booków, checklist, ćwiczeń, skryptów do wideo itp.
wsparciu marketingowym – podczas promocji kursu, w czasie przedsprzedaży, a także regularnej sprzedaży,
obsłudze kursantów – pomoc w dostępie do platformy kursowej, odpowiedzi na wszelkie pytania, które pojawiają się podczas zakupu i trakcie trwania kursu, obsłudze grupy na facebooku,
strony sprzedażowe – jeżeli czujesz się na siłach na tyle, by takie strony sprzedażowe tworzyć,
pomoc w założeniu czy wdrożenie platformy do obsługi kursu w zależności od tego, na jakim systemie twój klient będzie chciał ją stworzyć,
organizacji webinarów, a później pomoc przy spotkaniach “na żywo”
5. Zarządzanie mediami społecznościowymi
Polecam oferować jako samodzielną usługę tylko w wypadku, jeżeli rzeczywiście czujesz się na siłach, by to robić. I umiesz.
Alternatywnie jako wirtualna asystentka możesz wprowadzać w życie gotowe już pomysły. Nie musisz opracowywać klientom strategii działania w mediach społecznościowych (i nie powinnaś – od tego są specjaliści), ale w przypadku, kiedy Twój klient ma już strategię działania (teksty, grafiki) możesz ją wg. ustaleń wprowadzać w życie.
W czym możesz pomóc w obsłudze social media?
obrabiać surowe posty swoich Klientów i planować je w mediach społecznościowych, tworzyć do nich proste grafiki zgodnie z identyfikacją wizualną marki,
do wpisów na Facebooku ustawiać bota, jeżeli jest takie zapotrzebowanie,
planować posty na Instagramie dla swoich Klientów używając do tego narzędzi takich jak np. Planoly, Later, Tailwind;
wyszukiwać zdjęcia do wpisów w bezpłatnych bankach zdjęć,
moderować grupy na Facebooku zgodnie z wytycznymi Klientów, zatwierdzać nowe osoby, planować posty, zmieniać zdjęcie w tle, przypinać ogłoszenia, dodawać moduły szkoleniowe itp;
6. Wsparcie blogera/wsparcie bloga
Coraz więcej osób używa bloga do budowania wizerunku eksperta, ale też coraz więcej blogerów potrzebuje wsparcia swoich działań. O współpracy z blogerką pisałam jakiś czas temu na blogu Must-Have Asystentka: Współpraca: Blogerka – Wirtualna Asystentka
zarządzać treścią czyli edytować formatować i publikować wpisy na blogu,
zajmować się linkami afiliacyjnymi,
opisywać zdjęcia i tak jak w mediach społecznościowych również wyszukiwać zdjęcia na bloga,
moderować komentarze,
aktualizować wtyczki, motywy i samego WordPressa
dodawać strony, lub je edytować,
dodawać linki do menu, edytować widgety,
7. Pisanie / copywriting
Dobre teksty zawsze były w cenie a w tych czasach, aby zostać zauważonym należy tworzyć dobre treści. Jeżeli potrafisz pisać, Twoje teksty są lekkie, lubisz to robić i robisz to dobrze – możesz oferować tego typu usługi.
Co możesz zaoferować w ramach copywriting-u?
posty na blogu,
treści do mediów społecznościowych,
treści do materiałów marketingowych,
różne sekwencje e-mail i newslettery,
treści na stronę www,
Pamiętaj o tym, aby przed utworzeniem treści dobrze poznać grupę docelową swojego Klienta i dopasować treści tak by były ciekawe dla jego potencjalnych Klientów.
8. Podcasty
Coraz częściej wybieraną formą budowania swojej marki przez różnych twórców są właśnie podcasty.
Jako wirtualna asystentka możesz pomóc w:
obróbce audio podcastów,
dodawaniu gotowych podcastów na serwery,
transkrypcji nagrań,
9.Wskazówki odnośnie tworzenia pakietów cenowych
Powyższe usługi możesz oferować jako wybrane w pakiecie godzinowym w którym klient sam będzie mógł wybrać sobie, jakie zadania chcę abyś wykonała. Masz też inną opcję. Możesz stworzyć osobne pakiety do poszczególnych obszarów działań.
Pamiętaj zawsze, aby każde taki pakiet dokładnie opisać, tak by Twój potencjalny klient dokładnie wiedział czego może się spodziewać. (Co jest uwzględnione w danym pakiecie a co musiałby dokupić).
Przed oferowaniem pakietów stricte zadaniowych zrób porządny research i upewnij się, że znajdą się osoby, które będą chciały byś wsparła ich właśnie w taki sposób.
10. Wskazówki do pozyskania Klientów:
buduj relacje i dziękuj za polecenia,
wyszukaj osoby, które mogłyby potrzebować Twojej usługi,
nie kieruj się tylko sprzedażą, nie nagabuj klientów,
daj się rozpoznać i bądź pomocna nawet za cenę udzielenia bezpłatnej porady,
pamiętaj, by w swojej pracy dostarczyć wartość dla klientów,
nie bój się prosić o opinie i rekomendacje,
stwórz swój social proof i pokaż, że jesteś specjalistką w swojej dziedzinie,
Podsumowując
W 2019 oferuj swoim klientom usługi, które będą szyte na miarę. Sprawdzaj co może przydać się w biznesie, czego brakuje, a co można byłoby zmienić by działać sprawniej. Zaskakuj swoich potencjalnych klientów i proponuj im takie rozwiązania, które ułatwią ich biznes i będą czymś o czym oni nigdy nie pomyśleli.
Daj się poznać jako osoba proaktywna, która ma zaplanowany kolejny krok, zanim Twój Klient jeszcze o nim pomyśli.
P.S. W tym artykule opisałam usługi, które mogą być bardziej specjalistyczne od podstawowego zakresu wirtualnej asystentki czyli ogólnej administracji. Zawsze pamiętaj o tym, że zakres działań WA jest baaadzo szeroki, a ja podałam tylko kilka przykładów 🙂 Nie daj się zaszufladkować.
Jeśli się tutaj znalazłaś – przypuszczam, że jesteś wirtualną asystentką, lub myślisz o tym, by wirtualną asystentką zostać w przyszłości. Pewnie zastanawiałaś się, jak taka praca wygląda naprawdę i o czym musisz pamiętać, jeśli zdecydujesz się na to by zostać swoim własnym szefem.
Na początku chciałam Ci powiedzieć, że przejście z bycia pracownikiem, do zostania przedsiębiorcą może być dla Ciebie trudne. To nic dziwnego, w końcu całkiem inaczej zachowujesz się gdy do pracy idziesz na 8 godzin dziennie, a inaczej, gdy sama odpowiadasz za swój biznes. Bycie przedsiębiorcą to ciężki kawałek chleba, a także ciężka praca nad sobą i rozwojem swojego biznesu. Nagle z dnia na dzień przestajesz mieć szefa (więc jesteś „wolna”), ale zaczynasz całkiem inne działania, gdzie w rezultacie pozyskujesz i obsługujesz Klientów.
Być może spotkasz na swojej drodze osoby, które powiedzą Ci, że bycie przedsiębiorcą/freelancerem to łatwa i prosta droga. W końcu nie masz nad sobą szefa więc możesz robić to, co Ci się podoba. Klienci będą się sami do Ciebie zgłaszać, przy minimalnych nakładach Twojej pracy i energii. Zawsze trafisz na genialnych bezproblemowych ludzi, a na Twoje konto będą co chwilę wpływały coraz to większe kwoty.
Okej tak nie jest. Przynajmniej nie na początku. Dlatego byś mogła ocenić, czy praca jako wirtualna asystentka jest dla Ciebie. Pozwól że opowiem Ci co nieco o pracy wirtualnej asystentki.
1. Jak wygląda praca wirtualnej asystentki?
Będąc swoim własnym szefem oczywiście możesz pracować w ustalonych przez siebie godzinach. Możesz od czasu do czasu zabrać laptopa do kawiarni i przy kawie odpisywać na maile i robić zadania. Ale to nie jest typowy dzień pracy wirtualnej asystentki. Życie jako WA tak nie wygląda, to bardziej ciągłe wykonywanie podobnych zadań, siedzący tryb pracy i ciągłe żonglowanie pomiędzy tym, co bardziej i mniej pilne.
Możesz czasem “urwać się” z pracy, pojechać na zakupy, spotkać się z przyjaciółką czy zrobić sobie dzień wolny. Jasne, kto ci zabroni? Pamiętaj jednak, że to Ty odpowiadasz za wykonanie zadań dla swoich Klientów. Nawet jeśli weźmiesz sobie dzień wolny to i tak będziesz musiała nadrobić ten stracony czas.
Oczywiście, jeśli już takich Klientów masz. Gdy jesteś na etapie pozyskiwania pierwszych Klientów – każdą wolną chwilę będziesz chciała spędzić na działania marketingowe, które tych Klientów do Twojego biznesu przyciągną. A to nie jest tak łatwe zadanie. Możesz być świetną WA, ale będziesz potrzebowała przekonać ludzi, że można Ci zaufać.
No właśnie.
Jak tu jeszcze mieć czas, by zadbać o swoje media społecznościowe, swoją stronę i bloga, kiedy to działania dla Klientów są najważniejsze i przynoszą Ci realne pieniądze?
2. Prowadzenie firmy
A firma to nie tylko Klienci i media społecznościowe. To też cała praca, która odbywa się na zapleczu i której to na co dzień nie widać.
organizacja Biznesu,
finanse,
marketing,
rozwój.
Dodatkowo znajdą się sprawy, którymi będziesz musiała zająć się jako przedsiębiorca:
stworzenie strategii biznesowej, by nie działać na oślep,
planowanie przychodów i wyznaczanie celów, by się rozwijać,
wyrobienie sobie systemu współpracy z Klientami, by Twoje działania były efektywne i byś sprostała oczekiwaniom Klientów,
utrzymanie samodyscypliny, by rzeczywiście praca i zadania zostały zrobione (szczególnie, jeśli będziesz pracować z domu, w którym możesz znaleźć milion rozpraszaczy)
milion innych, które nie przyszły mi do głowy;
I na pewno zdarzą się dni, w których będziesz zastanawiała się, czy wybrałaś dobrą drogę. Albo takie w których pomyślisz, że już nigdy nie pójdziesz na urlop i czas rzucić ten biznes w cholerę. Będziesz chodzić na spotkania z potencjalnymi Klientami na nic, bo żaden z nich nie będzie chciał z Tobą współpracować (tylko zmarnują Twój i swój czas). Zdarzy się Klient nie będzie zadowolony z Twojej pracy, zrodzi się między Wami konflikt i będziesz musiała rozwiązać go w profesjonalny sposób. Jako wirtualna asystentka – przedsiębiorca będziesz musiała stawić czoła wszystkim problemom, które będą spotykały Twój biznes.
To normalne. Ale ważne byś miała tego świadomość, zanim zaczniesz pracę jako wirtualna asystentka.
Wskazówka
Rozkręcenie biznesu jako WA zajmie Ci trochę czasu, więc jeśli masz możliwość spróbowania pracy jako wirtualna asystentka bez rzucania swojej obecnej pracy – radziłabym skorzystać z takiej opcji. Jeśli możesz pozostać na obecnym stanowisku i spróbować swoich sił po godzinach – zrób to. Na pewno będzie wymagało to więcej Twojego zaangażowania i zacięcia, ale jest do zrobienia. W taki sposób (próbując swych sił jako WA po godzinach) przekonasz się czy wirtualna asystentka to praca dla Ciebie. Oszczędzisz sobie stresu związanego z prowadzeniem biznesu (i ponoszeniem miesięcznych kosztów – na to jeszcze przyjdzie czas). Teraz fajną opcją na wypróbowanie pomysłu na biznes jest działalność nierejestrowana, w której do przychodu, który nie przekracza 50% minimalnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2018 r. Było to 1050 zł brutto) co miesiąc, nie trzeba rejestrować działalności gospodarczej. Oczywiście są różne ograniczenia.
Najlepiej, gdy sama sprawdzisz informacje na ten temat. W końcu praca WA opiera się o research!
3. Czy masz w sobie to „coś” by zostać WA?
Jeśli Cię jeszcze nie wystraszyłam i nadal myślisz o tym, żeby zostać wirtualną asystentką – mam dla Ciebie kilka pytań, które pozwolą Ci odpowiedzieć na pytanie, czy rzeczywiście nadajesz się na wirtualną asystentkę? Sprawdź, z którymi z nich się zgadzasz, a nad jakimi musisz jeszcze popracować.
Dlaczego chcę byś odpowiedziała sobie na te dość trudne pytania? Jak mówiłam wcześniej – prowadzenie swojej formy to nie taka łatwa droga, jak mogłoby się wydawać. Często od rozpoczęcia biznesu do pozyskania pierwszego Klienta – mija trochę czasu. Dobrze, gdy na początku jesteś świadoma tego, że przed Tobą będzie sporo pracy – nad sobą i rozwojem własnego biznesu.
Nie zrozum mnie źle – ja uważam, że praca jako WA to jedna z lepszych jakie można wykonywać, ale najpierw trzeba określić czy w ogóle nadajesz się do tej pracy. I czy nadajesz się do tego, by być przedsiębiorcą.
Tak, chcę zostać WA!
Jeśli przeczytałeś powyższy wpis i jesteś przekonana, że praca wirtualnej asystentki to praca dla Ciebie – ŚWIETNIE! przeczytaj kolejne artykuły, które dla Ciebie przygotowałam:
Masz wielu klientów i czujesz, że nie ogarniasz wszystkiego od początku do końca? Prowadzisz swój mały biznes, ale ilość dodatkowych spraw Cię przytłacza? Jak znaleźć na wszystko czas i jak uporządkować swoje działania, by były one jak najbardziej skuteczne? To pytania, na które odpowiem w poniższym wpisie.
Organizacja Twojego Biznesu
Cześć przedsiębiorcza Kobieto.
Dzisiaj chciałbym poruszyć temat organizacji Twojego biznesu. Jeśli jesteś freelancerką lub prowadzisz swoją firmę na pewno masz do zrobienia milion rzeczy. Założę się że czasem masz tak że nie wiesz co masz w danym momencie zrobić. Za co się zabrać i od czego zacząć.
Ja wiem że jest często tak – zakładasz swój biznes i myślisz – od dzisiaj będę robić tylko to na co naprawdę mam ochotę. Będę miała pełno Klientów i wszystko się ułoży. W końcu będę robić to co kocham i jeszcze mi za to zapłacą.
A potem okazuje się, że dla swojego biznesu musisz robić to, za co Ci płacą i dodatkowo tysiące innych spraw.
Wiele kobiet, które prowadzi swoje biznesy, a zajmuje się usługami bardzo skupia się na pracy ze swoimi klientami. I to jest super, ale jednocześnie zapominają one o swoim podwórku i o tym, że aby dobrze działać trzeba się po prostu dobrze zorganizować.
Przede wszystkim musisz poukładać sobie działania i kroki przez, które przechodzą Twoi klienci. Usystematyzować workflow – praca z klientem i przewidzieć w którym momencie podczas takiej współpracy coś może pójść nie tak. Opracować system jak działać dzień za dniem i krok po kroku rozpisać cały proces.
Dzięki takiemu podejściu będziesz mogła pracować szybciej i sprawniej. Twojej klienci będą wiedzieli co w którym momencie się wydarzy i co dokładnie mają zrobić
Wasza komunikacja ulegnie znacznej poprawie, a cała usługa bądź projekt zostaną wykonane szybciej.
Krok 1 Udokumentuj proces swojego Klienta.
Co to znaczy?
Mniej więcej tyle, że powinnaś sobie rozpisać krok po kroku co się dzieje w relacji z Twoim klientem od waszego pierwszego kontaktu do momentu zakończenia współpracy.
Wiem że to nie jest absolutnie posch i modne bo zalatuje procedurami, które dla wielu osób są nudne i teraz się o tym nie mówi. Teraz nie mówi się o tym, by tworzyć sobie systemy pracy. Teraz często możesz usłyszeć o planowaniu swoich mediów społecznościowych i budowaniu pozycji eksperta, a wiele osób zapomina o tym, by zaplanować swoje wewnętrzne procesy i działania. To, czego nie widać gołym okiem, a czego rezultat możesz często obejrzeć w mediach społecznościowych właśnie.
Aby zorganizować proces swojego klienta zastanów się nad tym co dzieje się od momentu kiedy twój klient zapyta o wycenę lub zamówi Twoją usługę do momentu w którym Wasze ścieżki się rozejdą.
Przed zakupem
Jaki jest twój proces zanim ten klient zdecyduje się na zakup: jeżeli na przykład klient wysyła zapytanie – w ciągu jakiego czasu odpowiadasz na maile, czy masz przygotowane szablony odpowiedzi dla takiego Klienta, czy masz przygotowaną stronę z najczęściej zadawanymi pytaniami, jeśli oferujesz bezpłatną konsultację – jak ją przeprowadzasz, z jakich narzędzi korzystasz, jak przekonujesz potencjalnego Klienta do zakupu itp.
Kupno
Co dzieje się w momencie kiedy Klient kupi Twój produkt – czy proces zakupu jest zautomatyzowany czy nie, czy i w jaki sposób kontaktujesz się z Klientem, który dokonał zakupu lub zdecydował się na współpracę, jakie informacje przekazujesz Klientowi po zakupie.
Onboarding Klienta
Jak regulujesz kwestie prawne (umowa, zasady i warunki współpracy), czy masz powitalny pakiet dla nowych Klientów, czy wysyłasz go mailem czy pocztą, czy organizujesz spotkanie wprowadzające do współpracy itp.
Usługa lub współpraca
Jak wygląda wykonanie usługi (co robisz krok po kroku, co musi zrobić Twój klient, a co musisz zrobić Ty, jak przygotować się do konsultacji, checklista do współpracy, kwestionariusz dla Klienta, czas wykonania usługi, ramy akceptacji poszczególnych części projektu, programy z których korzystasz, ostatecznie rozliczenie.
Zamknięcie sprzedaży
Czyli co robisz po wykonaniu usługi i w jaki sposób kończysz współpracę – jak zbierasz referencje, czy wykonujesz follow up, czy wysyłasz kartki świąteczne, czy organizujesz zniżki dla Klientów, czy wysyłasz dodatkowe pliki, czy przewidujesz inne opcje pozostania w kontakcie ze swoimi Klientami.
Krok nr 2 Stwórz mini CRM do zarządzania Klientami
Zacznij używać CRM do obsługi i monitorowania swoich Klientów. Na początek wystarczy Ci do tego excelowski arkusz lub dodatek do Gmaila.(Streak)
CRM będzie Ci potrzebny do śledzenia projektów, monitorowania statusu Twoich Klientów, a także do działań posprzedażowych, które będziesz chciała wykonać.
W arkuszu możesz zapisać:
Dane swoich Klientów,
Datę i rodzaj usługi lub zakupionego produktu,
Sposób pozyskania Klienta,
Status wykonania prac,
Wynagrodzenie,
Terminy płatności,
Info o referencjach,
Działania posprzedażowe.
Dzięki temu będziesz mogła bardzo szybko podsumować poszczególne miesiące swojej pracy, najlepszych Klientów, najfajniejsze projekty i przeanalizować swoje wynagrodzenie.
Krok 3 Zapanuj nad skrzynką odbiorczą
Zacznij panować nad skrzynką odbiorczą. Serio.
Nie ma nic gorszego niż szukanie maili od Klientów w gąszczu innych maili. Ciągłe cofanie się do poprzednich ustaleń lub po prostu zapominanie o nich. Nie bądź osobą, która nie potrafi uporządkować swoich wiadomości – to jest słabe.
Pamiętaj, że maile to będzie Twój główny kanał kontaktu z potencjalnymi Klientami na początku Waszej współpracy. Zanim to jednak nastąpi skup się na profesjonalnej obsłudze skrzynki mailowej.
Stwórz system nadawania etykiet poszczególnym mailom (u mnie to: do zrobienia, w trakcie pracy i zakończone),
Zadbaj o profesjonalną stopkę,
Zwróć uwagę na wygląd swoich maili, a przed każdą wysyłką wyłap ewentualne błędy językowe,
Przygotuj szablony maili (tam, gdzie to możliwe),
Zainstaluj wtyczkę Boomerang (w Gmailu) i planuj wysyłkę swoich maili (fajna opcja jeśli siedzisz po nocach, a wysyłkę wiadomości planujesz na rano),
Podłącz kilka swoich kont do Gmaila i zarządzaj mailami z jednego miejsca.
WAŻNE Nie traktuj swoje skrzynki mailowej jak listy zadań. Nie ma nic gorszego niż ciągłe odrywanie się od pracy i zaglądanie do maila. Ustaw sobie stałe godziny sprawdzania maili.
Krok 4 Zacznij używać narzędzia do zarządzania projektami.
Korzystam z Asany, która jest darmowa i którą z powodzeniem można używać do kontaktów ze swoimi klientami. Dzięki Asanie będziesz mogła pominąć proces pisania maili, które w tę i z powrotem przesyłasz swoim Klientom.
Każde ustalenie będzie jasno sprecyzowanym zadaniem, z datą wykonania, opisem i osobą przypisaną do jego wykonania. Dodatkowo każde zadanie będziecie mogli opatrzyć komentarzem i dodać do niego powiązane załączniki.
Stwórz w Asanie szablony projektów i usług.
Jeśli w swojej ofercie masz kilka wariantów i opcji do wyboru – stwórz szablon do każdego z nich. W takich szablonach możesz opisać dokładnie krok po kroku realizacją danego projektu, zadania, usługi. Zaoszczędzisz dzięki temu czas i Twoi klienci będą wiedzieli dokładnie co następuje po sobie krok po kroku.
W takim szablonie projektu możesz przypisać również daty wykonania poszczególnych zadań, a także daty w których Twoi klienci muszą podjąć pewne działania. Będzie to dla nich sygnał, że również mają wobec Ciebie zobowiązania, które muszą spełnić, aby cały projekt przebiegła pomyślnie i bez żadnych opóźnień.
Często jest tak, że klienci przeciągają proces feedbacku, dostarczenia niektórych dokumentów czy czasem płatności. Jeżeli będą wiedzieli, że dana akcja ma się wydarzyć dokładnie dnia tego i tego, to będzie dla nich jasny sygnał że trzeba wykonać odpowiednie działanie.
Jeżeli masz problem z tym, że Twoi klienci na przykład nie płacą na czas – możesz w umowach zamieścić klauzulę o late payment fee czyli dodatkowej płatności za opóźnienie terminu płatności, dzięki czemu będziesz miała pewność że większość klientów będzie chciała zapłacić Ci na czas by uniknąć kary.
Wracając do Asany – masz szablony projektów. Kiedy przychodzi do ciebie nowy Klient kopiujesz szablon i zapraszasz danego Klienta do projektu. Projekt dzielicie sobie wspólnie w Twojej Asanie, a po skończonym projekcie żegnasz się z Klientem i odłączasz go z projektu. Tutaj jeszcze proponuję taki krok, w którym możesz stworzyć dodatkowo podstronę na swojej stronie – takie Q&A. Jeżeli potrzebna jest jeszcze jakaś akcja po wykonaniu usługi to na takiej podstronie zamieścisz na przykład najczęściej zadawane pytania (ale dokładnie do tego projektu) czy filmiki które potrzebne są jeszcze dla tego klienta. Stronę możesz zabezpieczyć hasłem i przez jakiś czas jeszcze umożliwić do niej dostęp.
Dzięki takim działaniom po pierwsze poprawi się jakość Twojej pracy, a po drugie cały proces będzie dla Ciebie też bardziej oczywisty i częściowo zautomatyzowany.
Krok 5 Zorganizuj swoje pliki na komputerze i w chmurze
Aby mieć dobrze zorganizowany biznes powinnaś mieć zorganizowane pliki na swoim komputerze i w chmurze.
Dlaczego?
Po pierwsze jak nie wyobrażam sobie, że wszystko działa u Ciebie jak należy, jeśli masz śmietnik w plikach. Ja zbyt często słyszę od różnych osób, że “tak – mam taki bałagan nie mogę nic znaleźć. Boże coś tam zapisałam pod nazwą a b c d e i nie wiem do którego folderu zapisałam, a potrzebuję na już.”
Nie może tak być, jeżeli masz swój biznes. No niestety musisz pewne rzeczy ogarniać dobrze. Więc jeśli na nic innego nie masz póki co czasu – wypracuj sobie chociaż system, w którym będziesz wiedziała jak znaleźć poszczególne ważne pliki
W mojej pracy funkcjonuje to tak, że każda z moich Klientek ma swój folder. W nim zapisuję wszystkie rzeczy które są potrzebne w danym projekcie. Kiedy projekt się kończy – w ciągu 30 dni usuwam te wszystkie materiały lub przekazuję je Klientkom. Dzięki temu zawsze wiem co i gdzie mam.
Głównym powodem dla którego powinnaś zorganizować swoje pliki, czy to właśnie na komputerze, czy w chmurze jest to, że tracisz niepotrzebnie czas na szukanie ich w stosie innych plików (nie mówiąc o tym, że i o pomyłkę łatwo. Jeżeli szukasz 15 minut pliku który mogłabyś od tak znaleźć to jest bez sensu. Nikt Ci za ten czas w którym tego szukasz nie zapłaci a ty będziesz tylko denerwować.
Krok 6 Opanuj swoje faktury i rachunki.
Pewnie nie jesteś fanką zajmowania się tą stroną Twojego biznesu. Jednak zapewniam Cię – jeśli Ty nie zadbasz o swoje faktury na czas – nikt tego za Ciebie nie zrobi.
Jako właścicielka małego biznesu lub freelancerka jesteś również w części swoją asystentką. Wiedza zakresu podstaw opanowania faktur przyda się również i Tobie.
Jeśli korzystasz ze wsparcia księgowej – udaj się do niej i razem opracujcie sobie comiesięczny system przekazywania faktur.
Moim zdaniem jest to jest bardzo ważny punkt w organizacji swojego biznesu. Nie lekceważ go i nie staraj się go pominąć. Wszystko to, czego nie zrobisz poprawnie niestety, ale wróci do Ciebie z podwójną mocą i będziesz w popłochu szukała pomocy na już. Przecież nie chcesz w taki sposób prowadzić biznesu, prawda?
Wypracuj system, dzięki któremu będziesz wiedziała gdzie te faktury schować, gdzie są rachunki, kiedy masz wysłać wszystko do księgowej, kiedy rozliczyć, jak opisać, przybić pieczątki i tak dalej i tak dalej.
Krok 7 Uporządkuj proces onboardingu (wdrażania Klienta w projekt)
Jestem zwolenniczką różnych szablonów, więc na tej liście nie może zabraknąć powitalnego pakietu dla nowych Klientów. Mam nową Klientkę – wysyłam jej pakiet. Czy to pocztą, czy mailem i dzięki temu pakietowi Klientka wie dokładnie czego się po naszej współpracy spodziewać. Opisuję w nim cały proces realizacji usługi, a także dodaję kilka dodatkowych informacji, dzięki czemu nasza komunikacja jest lepsza już na starcie.
Mam też większą pewność że cały projekt przebiegnie sprawniej.
Co powinno się znaleźć w pakiecie powitalnym?
Regulacje prawne (umowa, klauzula poufności),
Warunki współpracy,
Przewodnik wprowadzający do projektu,
Kwestionariusz na potrzeby projektu,
Dodatkowe dokumenty (jeśli masz inne potrzeby),
Podziękowanie za zaufanie i skorzystanie z Twoich usług.
Mi osobiście bardzo podobają się pakiety wysyłane pocztą i od przyszłego roku również w taki sposób będę wysyłać swoje. Myślę, że jest to fajny gest podziękowania Klientowi, który nam zaufał. Dodatkowo wielki plus za obsługę Klienta 🙂
Krok 8 Zacznij delegować swoje zadania wirtualnej asystentce
Tego punktu nie mogło zabraknąć we wpisie o organizacji małego biznesu, a jakże!
Jednak tutaj od razu powiem Ci głośno. Wirtualna asystentka to świetna pomoc dla Twojego biznesu, ale! Jako kolejny krok w jego rozwoju.
Na początku zacznij wszystko sama i zrób solidne podstawy do tego, by w przyszłości delegować swoje zadania. Tutaj mam na myśli – spisz wszystkie procesy, poznaj swoją branżę, Klientów, zacznij zarabiać i dopiero wtedy szukaj wsparcia wirtualnej asystentki.
Kiedy chcesz przenieść swój biznes na kolejny level i wiesz, że wirtualna asystentka to nie strata pieniędzy, ale inwestycja w Twój biznes – zacznij szukać tej właściwej.
Zrób reseach i dopasuj asystentkę, której umiejętności są dopasowane do Twoich potrzeb.
Kiedy już znajdziesz odpowiednią asystentkę -wprowadź ją do swojego biznesu i naucz procesów, które się u Ciebie odbywają. Dzięki temu wasza współpraca będzie owocna i każda strona będzie wiedziała co ma robić.
Krok 9 Uporządkuj system offboardingu swoich klientów
W skrócie – co ma się dziać po skończonej pracy i w jaki sposób pożegnasz się z klientem.
Przedostatnim krokiem w organizacji małego biznesu bardzo ważnym jest to żeby uporządkować swój system zakończenia współpracy. Co się dalej dzieje z Twoim Klientem.
Sprawdż czy posiadasz przygotowany system do zbierania referencji?
Czy masz system follow-up czyli przypomnienia się swoim Klientom, na przykład po jakimś czasie od wykonania usługi?
Czy wysyłasz swoim byłym Klientom kartki świąteczne, kartki okolicznościowe?
przygotowałaś specjalną ofertę dla powracajacych kllientów?
Czy w jakiś inny sposób chcesz zachęcić ich ponownie do zakupu twojej usługi za jakiś czas?
To jest ważne proces, o którym wiele osób zapomina. A przecież dużo mówi się o tym, że lepiej i łatwiej jest nakłonić do zakupu osobę, która już skorzystała z naszych usług w przeszłości. By to nie było tak, że kończysz współpracę z Klientem i już nigdy więcej się do siebie nie odzywacie.
Krok 10 Zacznij grupować podobne zadania
Ostatni punkt lubię ze względu na to, że pracując jako wirtualna asystentka często sama z niego korzystam. Przynosi mi on dobre rezultaty.
O co więc chodzi w grupowaniu zadań?
Chodzi o zajmowanie się podobnymi zadaniami za jednym razem. Podam przykład:
Jeżeli mam do zrobienia dwa wpisy na blogu, research i stworzenie grafik na stronę lądowania, to nie robię wszystkiego na raz.
Rozbijam je sobie na cząstki pierwsze i grupuję. Teksty piszę razem, wszystkie grafiki robię osobno, a zadania, które wymagają ode mnie korzystania z internetu również łączę ze sobą.
Potem tylko składam wszystko w jedną całość i nie muszę się rozpraszać przeskakując z zadania na zadanie.
Jestem również bardzo dużą zwolenniczką całych tygodni tematycznych, w których robi się różne rzeczy dla swojego biznesu. Jeszcze tego u siebie nie wprowadziłam, ale myślę, że w przyszłym roku zdecyduję się na taki ruch. Póki co piątek jest takim moim dniem CEO w którym skupiam się tylko na rozwoju swojego biznesu.
Podsumowanie
Dobrnęłaś do końca gratuluję! Podałam Ci 10 obszarów w których możesz ulepszyć swoje obecne procesy i tym samym lepiej uporządkujesz swoje działania. Mam nadzieję że z kilku z nich skorzystasz i rzeczywiście będziesz chciała lepiej zorganizować swój mały biznes.
Wszystkie kroki mogą wydawać się straszne ale nie musisz robić ich wszystkich od razu. Spróbuj rozbić je na mniejsze zadania, dzięki temu praca nad nimi nie będzie taka trudna.
Jakie Ty masz sposoby na organizację swojego biznesu? Podziel się nimi w komentarzu – jestem mega ciekawa czy znacznie różnią się od moich.
Często słyszę od osób, które ciągle zastanawiają się nad współpracą z WA, jakie właściwie REALNE korzyści płyną i dlaczego warto taką współpracę podjąć. Nie dziwię się, że takie pytania padają. Współpraca z wirtualną asystentką kosztuje. Wiadomo każdy w biznesie chce optymalizować swoje działania tak, żeby przynosiły jak najwięcej korzyści przy możliwie minimalnych nakładach kosztów.
Historia Klientki
Zanim jednak zacznę wymieniać Ci wszystkie korzyści pozwól, że opowiem Ci krótką historię o Pani Basi. Jednej z moich pierwszych Klientek. Dzięki mojej pomocy zaczęła być bardziej efektywna i przestała pracować w wiecznym chaosie. (Ta historia jakiś czas temu pojawiła się w moim newsletterze i zainspirowała więcej osób do zmiany.)
Pani Basia zgłosiła się do mnie jakiś czas temu. Poszukiwała wsparcia wirtualnej asystentki, ale nie do końca umiała określić swoje potrzeby. Szybko okazało się również, że oprócz braku czasu na zadania, które mi zlecała, Pani Basia miała problemy z organizacją swoich własnych działań. Pracowała całymi dniami, ale często efekt jej prac był mizerny – zadania były niedokończone, przez co często blokowały moją pracę.
Przez swoje ciągłe podróże Pani Basia zwyczajnie nie miała czasu na odpowiednie zaplanowanie swoich działań, nie mówiąc nawet o wdrażaniu wielu nowych narzędzi w swoim dniu pracy. Zaczęłyśmy więc od wprowadzenia niewielkich zmian – krok po kroku: – Opracowałyśmy 4 rodzaje najczęściej wykonywanych działań w jej biznesie, a następnie w Asanie stworzyłam jak najbardziej szczegółowe szablony projektów. Zależało nam, aby zadania podzielić na jak najmniejsze części składowe tak, by mogły być wykonane w ok 10 -15 minut i aby Pani Basia miała do nich dostęp nawet z telefonu. – Uzgodniłyśmy cotygodniowe 20 – minutowe spotkania online, aby przedyskutować zadania na kolejny tydzień i omówić wykonanie zadań z bieżącego tygodnia a także nanieść potrzebne poprawki. – Pani Basia stworzyła, a ja dopracowałam wzory maili do wysyłki dla osób zainteresowanych jej usługami i dla kontrahentów. Dodatkowo opracowałam system obsługi konta pocztowego (filtrowanie wiadomości, ustalanie priorytetów, przypisywanie wiadomości do konkretnych grup), dzięki czemu Pani Basia nie musiała tracić czasu na przeglądanie skrzynki mailowej. Po około miesiącu Pani Basia zaczęła dostrzegać pierwsze pozytywne zmiany wynikające z naszych wspólnych działań
Dzisiaj po ponad pół roku od wprowadzenia tamtych zmian Pani Basia znacznie rozwinęła swój biznes. Wszystko dzięki małym krokom, których osiągnięcie było bardziej prawdopodobne.
1. Codzienne wsparcie działań.
Dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz część swoich działań delegować codziennie i nie musisz zamartwiać się, że o czymś zapomnisz. Możesz odpuścić sobie wykonywanie zadań, które nie są dla Ciebie priorytetem i nie przynoszą Ci pieniędzy do Twojego biznesu.
Często jest tak, że zamiast przygotować nową ofertę dla Klienta, lub wybrać się na spotkanie networkingowe, albo zwyczajnie zamiast wyszukiwać nowych Klientów – zajmujesz się milionem mniejszych spraw, które są nieodzowną częścią codziennego prowadzenia biznesu. Przez takie właśnie rozdrabnianie się możesz odczuwać, że nie idziesz do przodu, tylko ciągle stoisz w miejscu, bo ciągle coś.
Współpracując z wirtualną asystentką te wszystkie „coś” w swoim biznesie możesz codziennie oddelegować i skupić się w 100% na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze.
2. Odciążenie zadań technicznych.
Jest to punkt, który moje Klientki wprost uwielbiają i już tłumaczę Ci, dlaczego. Jeśli jesteś księgową, weterynarzem czy managerem restauracji nie musisz znać się na wszystkim. Jesteś świetna w swojej dziedzinie, bo na niej znasz się najlepiej. Jednak będąc przedsiębiorcą masz więcej obowiązków niż tylko Twoja podstawowa działalność. Od czasu do czasu zdarza się, że musisz opanować jakieś kwestie techniczne i nauczyć się czegoś zupełnie od podstaw.
Pół biedy, jeśli różne techniczne zagadnienia łapiesz w mig i nie masz z nimi zbyt dużego problemu. Jeśli jednak jesteś na bakier z technologią i każda nowość przyprawia Cię o ból głowy – pomoc wirtualnej asystentki będzie strzałem w 10!
Nie oszukujmy się – wiem doskonale, że często nie masz czasu na to, aby uczyć się technicznych kwestii takich jak:
wysyłanie newslettera,
tworzenie stron lądowania,
automatyzacji mailowych,
dokonywanie zmian na stronie,
dodawanie wpisów na blogu czy konfigurację botów.
Czasem nawet nie masz czasu uczyć się nowych regułek w excelu czy zajmować się przygotowaniem slajdów. Waśnie w takich kwestiach wsparcie wirtualnej asystentki jest nieocenione.
3. Zdobywanie nowych Klientów.
Biznes to biznes i nawet najlepszy pomysł i plan nie będą miały racji bytu, jeśli nie będzie w nim płacących Klientów. Przyciągnięcie do siebie ludzi to jedno, ale zamiana ich Klientów to już zupełnie inna kwestia.
W zależności od branży i od rodzaju oferowanych produktów i usług proces zdobycia Klienta znacznie się między sobą różni. Jest jednak jeden wspólny mianownik, który łączy wszystkie biznesy – czas. Żeby zdobyć Klientów musisz mieć czas na to, aby ich pozyskać. Jeśli będziesz rozpraszała swoją uwagę i zajmowała się sprawami, które w sposób bezpośredni nie przyczynią się do zdobywania nowych Klientów – możesz być na równi pochyłej, z której będzie Ci bardzo ciężko z powrotem złapać równowagę.
Dlatego dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz zrzucić ze swoich barek ciężar mniej ważnych zadań. Skupić się na działaniach, które bezpośrednio przełożą się na Twoje zarobki.
4. Lepsza organizacja pracy.
Oddając część swoich zadań wirtualnej asystentce możesz oddać zadania, które są u Ciebie czynnikiem aktywującym prokrastynacje. A z odrobiną samozaparcia wyrobić sobie nowe nawyki pracy i lepiej się zorganizować.
Może okazać się, że to wirtualna asystentka może sprawdzać Twoją pocztę każdego poranka przekazując Ci zadania, które są dla Ciebie rzeczywiście niezbędne. Tak samo z mediami społecznościowymi, czy wszystkimi innymi sprawami, które pełnią u Ciebie rolę rozpraszacza i zaburzają Twoją organizację pracy.
5. Większy prestiż.
W pewnych kręgach i w nielicznych branżach współpraca z asystentką podnosi prestiż firmy. Szczególnie, kiedy jest to mała jednoosobowa działalność, która na przykład konkuruje o zlecenia z dużo większymi od siebie firmami.
Zdarza się również tak, że pracy nie ma aż tyle, aby w biurze/recepcji czy gabinecie zatrudniać personalną asystentkę, ale przydałaby się wsparcie w takiej właśnie formie. W takim przypadku również wirtualna asystentka zwiększa prestiż danego miejsca.
6. Pomoc w rozwoju biznesu.
Jeśli prowadzisz swój biznes doskonale wiesz, że każda pomoc jest na wagę złota, a czas nie jest z gumy więc trzeba wybierać zadania do wykonania i skupiać się na tym, co zarabia i przynosi realne korzyści dla biznesu.
Aby rozwinąć swój biznes szybciej niż gdybyś miała robić to w pojedynkę – warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Możesz zlecić zadania/ projekty czy obszary, w których Ty nie czujesz się najlepiej.
W zależności od tego w czym specjalizuje się Twoja wirtualna asystentka – możesz wykorzystać jej umiejętności i oszczędzić swój czas i pieniądze na tych umiejętności. I pomimo tego, że nie będziesz się zajmowała jakimiś obszarami Twojego biznesu – będzie on ciągle i stale się rozwijał.
7. Możliwość wyboru utalentowanej asystentki.
Mamy wolny rynek I możliwość wyboru dóbr i usług, z których chcemy skorzystać. Tak samo jest w przypadku współpracy z wirtualną asystentką. Spośród wielu kandydatek możesz wybrać tą idealną, która będzie spełniała wszystkie Twoje warunki.
Wirtualne asystentki to młoda i dynamiczna branża. Przeważają chęć rozwoju i zapewnianie jak najlepszych jakościowo usług. To świetny czas dla przedsiębiorcy, który chce wybrać wirtualną asystentkę dla siebie.
Dlaczego? Jak już wspominałam wiele asystentek ciągle się rozwija, chodzi na kursy i szkolenia. Wirtualne asystentki mają często doświadczenie w pracy biurowej lub innej specjalizacji przydatnej podczas prowadzenia małego biznesu. Dodatkowo zapewniają wysoką jakość usług za atrakcyjną stawkę w pakiecie z doświadczeniem, którego nie zdobędziesz nigdzie indziej.
8. Oszczędność czasu i pieniędzy.
Prowadząc swój biznes często brakuje dnia, żeby skończyć wszystkie zadania z listy do zrobienia. Nie ważne czy poświęcisz na ich wykonanie 2, 5 czy 10 godzin – zawsze zostanie coś dodatkowego do wykonania.
Kiedy zdecydujesz się na współpracę z WA oszczędzisz swój czas – zlecając zadania wirtualna asystentka oddaje Ci swój czas do wykorzystania.
Oszczędność pieniędzy – wirtualnej asystentce płacisz tylko za wykonanie zadań lub za przepracowane godziny. Jest to bardzo duża oszczędność – jeśli do takiej samej pracy miałabyś zatrudnić stacjonarną asystentkę – musiałabyś zapłacić jej dzienną stawkę niezależnie od tego, czy zadań do wykonania miałaby na godzinę czy na 5.
9. Skupienie na działaniu.
Wiedząc, że masz wsparcie swoich działań możesz w 100% skupić się na tym, co robisz. Nie musisz robić kilku rzeczy na raz. Zamiast ciągle z tylu głowy m myśleć o stu innych sprawach możesz poświęcić swoją uwagę na kluczowe dla Twojego biznesu obszary działalności.
Powiem Ci coś zupełnie szczerze – multitasking jest przereklamowany – serio! Nie możesz być w stu procentach efektywna i skupiona na działaniu, jeśli robisz pięć rzeczy na raz.
Fakt, są zadania, które można sobie zgrupować i wykonywać je w tych samych blokach czasowych, ale to nie jest tak, że w tym samym czasie możesz np. słuchać podcastów, pisać teksty, rozmawiać przez telefon i gotować obiad, a dodatkowo jeszcze obsługiwać Klientów.
10. Większa elastyczność działań.
Wirtualna asystentka lepiej niż asystentka stacjonarna może dopasować swoje godziny pracy do Twoich potrzeb. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie szczególnie wtedy – kiedy np. prowadzisz popołudniowe/ wieczorne webinary czy live’y na Facebooku.
Jeśli potrzebujesz wsparcia np. w konkretne dni tygodnia lub z góry narzucone godziny różniące się od standardowych godzin pracy (9-17) możesz znaleźć wirtualną asystentkę, która będzie dostępna w czasie przez Ciebie określonym.
Dodatkowo elastyczne godziny pracy to np. praca wieczorem – możesz wtedy zarządzić wprowadzenie zmian na stronie, zmiany linków, formularzy zapisu na newsletter itp.
11. Poprawa komunikacji/ widoczności w mediach społecznościowych.
Kiedy masz osobę do pomocy możesz więcej czasu poświęcić na działania marketingowe w tym działania w mediach społecznościowych.
Możesz skupić się na stworzeniu ciekawych, przyciągających treści, zlecając wirtualne asystentce ich przygotowanie, „złożenie w całość” i zaplanowanie ich publikacji.
Kiedy Twoja asystentka wykonuje inne zlecone zadania, Ty masz czas na nawiązanie większe i lepsze relacje z Twoimi potencjalnymi Klientami.
12. Gwarancja poufności.
Wirtualna asystentka na początku współpracy podpisze z Tobą umowę o poufności. Będziesz dzięki niej miała pewność, że wszystkie działania zostaną wykonane w 100 % poufnie.
Pamiętaj o tym, żeby chronić swój biznes i podpisać przede wszystkim umowę współpracy, a następnie umowę o poufności.
Nawet nie wiesz, jak często słyszę, że Klienci nie podpisują ze swoimi asystentkami umów współpracy.
Często również umowa o poufności będzie punktem w umowie współpracy więc warto na to zwrócić uwagę.
13. Możliwość skalowania I automatyzacji biznesu.
Rozpoczynając współpracę z wirtualną asystentką kupujesz czas, którego Tobie z różnych powodów brakuje. Dzięki wsparciu możesz np. rozpocząć skalowanie swojego biznesu i wprowadzić do swojej oferty nowe produkty.
Jeśli zatrudniłaś wirtualną asystentkę, aby zyskać więcej czasu – możesz zautomatyzować część swoich działań – zapisy na newsletter, automatyzacje mailowe, możliwość automatycznych konsultacji, boty, sklep internetowy itp.
14. Profesjonalna obsługa Klienta.
Możesz praktycznie całkowicie oddelegować obsługę Klienta swojej wirtualnej asystentce. Na początek stwórz wzory e-maili na najczęściej zadawane pytania i przekaż je swojej asystentce.
Opracujcie system, w którym jasno określisz w jaki sposób Twoja wirtualna asystentka ma komunikować się z potencjalnymi Klientami. Gdzie może szukać odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania zadawane przez Klientów.
Ustalcie w jakich sytuacjach to Ty powinnaś zająć się potencjalnym Klientem, a kiedy w zupełności wystarczy, żeby to wirtualna asystentka zajęła się komunikacją.
15. Wzmocnienie słabszych obszarów biznesu.
Jesteś przedsiębiorcą i znasz się na wielu kwestiach, ale nie możliwe jest żebyś znała się na wszystkim. To naturalne.
Wirtualna asystentka jest również specjalistką w swoich dziedzinach więc może wesprzeć Twoje działania w obszarach, w których nie jesteś najlepsza.
Jeśli jakieś obszary Twojej firmy nie działają w 100% – wirtualna asystentka może pomóc Ci je usprawnić. Wiele wirtualnych asystentek jest również specjalistkami np. od mediów społecznościowych, obsługi Klienta, marketingu, WordPressa itp.
Podsumowanie
Przedstawiłam Ci 15 powodów, dla których warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto delegować obowiązki.
Szczególnie wtedy, kiedy chcesz rozwinąć swój biznes, zaczynasz pracować więcej i masz coraz więcej zadań do zrobienia. Doba staje się krótsza a liczba zadań ciągle rośnie.
Żeby mieć energię na działania, które przyniosą nowych Klientów dla Twojego biznesu – postaw na rozsądne ustalanie priorytetów i delegowanie obowiązków. W taki sposób Ty zajmiesz się tym, co robisz najlepiej, a wirtualna asystentka zadba o całą resztę.
Jeśli ten wpis Ci się spodobał – daj mi znać. Będę wiedziała, że czytasz moje artykuły i dasz mi kopa do działania!
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
