Minęło już trochę czasu od mojej lektury 12 tygodniowego roku – bestsellera “New York Timesa” autorstwa Briana P. Morana i Michaela Lenningtona, więc pora na to, by w końcu podsumować tą pozycję.
Do zakupu książki przekonała mnie jedna z moich Klientek. Po lekturze oznajmiła mi: słuchaj Kasia od teraz zaczynamy działać z zasadami opisanymi w książce “12 tygodniowego roku” i zrobimy sobie test czy rzeczywiście damy radę działać w takim tempie. Moja Klientka była zachwycona ideą pracy w 12 tygodniowych cyklach i po jej entuzjazmie stwierdziłam, że coś wyjątkowego musi być w tej historii.
Więc co ja zrobiłam po tej rozmowie? Usiadłam przed komputerem i zamówiłam książkę.
Po kilku dniach publikację miałam już na biurku i zaczęłam ją czytać. Musisz wiedzieć (bo jest to kluczowe w całej tej historii), że sam proces czytania tej książki był dla mnie dosyć mocno wymagający. Czytałam kilka stron, robiłam notatki, pozwalałam by nowe wiadomości ułożyły się w mojej głowie i dopiero zaczynałam czytać kolejne strony. Takie rozbicie sobie całego procesu omawianego w tej książce było dla mnie ważne z jednego powodu: decyzji o zmianie w sposobu pracy. Przed lekturą “12 tygodniowego roku” postanowiłam sobie, że nieważne jakie będą założenia i strategie zawarte w tej pozycji – po lekturze zacznę działać zgodnie z nimi. Głównie po to, by przetestować i sprawdzić, czy wskazówki zawarte z tej publikacji można przełożyć na moje osobiste realia i czy dam radę wytrwać w swoim postanowieniu.
Od razu zacznę od tego, że nie jest mi łatwo osiągać poszczególne tygodniowe cele. Wymaga to ode mnie znacznie więcej zaangażowania i pracy, ale z drugiej strony daje mi poczucie, że mogę, że jestem w stanie zrobić to, co sobie założyłam i właśnie to robię 😉 Na końcu wpisu jako dodatek pokazuję Ci, w jaki sposób mierzę swoje wyniki i jak stosuję się do zasad opisanych w książce.
Dziś mam dla Ciebie 5 najważniejszych lekcji, które wyciągnęłam z lektury “12 tygodniowego roku”.
1. Zmierz się z prawdą.
Spójrz na swoje dotychczasowe działania tak zupełnie na chłodno, z boku. Zmierz efektywność swoich działań. Przyznaj się sama przed sobą jak Ci idzie osiąganie celów. Czy masz wyznaczone przez siebie cele. Czy są one realne do osiągnięcia, czy może pozostają w sferze marzeń do zrealizowania na kiedyś.
Usiądź z kartką, zatrzymaj się i zrób sobie bilans zysków i strat. Co robisz dobrze, czego nie robisz dobrze, czego nie robisz wcale, jak wygląda Twoje życie, jak chciałabyś, aby wyglądało i co musisz zrobić by tak się stało i tak się zadziało. Przyznaj się do swoich porażek. Wyciągnij wnioski na przyszłość.
Zacznij mierzyć wyniki swoich działań. Ustal mierzalne parametry, po to byś szybciej mogła stwierdzić, czy osiągasz założone przez siebie cele,czy jednak coś nie działa i musisz trochę zmodyfikować swój plan działania.
2. Stwórz ekscytującą wizję.
Stwórz ekscytującą wizję swojego przyszłego życia i kariery zawodowej. Zwizualizuj sobie tą wizję, zapisz ją z najdrobniejszymi szczegółami, a następnie wracaj do niej codziennie. Dzięki temu ćwiczeniu będziesz przez cały czas pozytywnie nakręcała się do działania i wiedziała po co robisz to, co robisz.
Dlaczego tak ważne jest zbudowanie ekscytującej wizji przyszłości? Przede wszystkim dlatego, że założeniem 12 tygodniowego roku jest osiąganie większej ilości celów w krótszym czasie. Aby to zrobić, aby tego dokonać musisz ciągle wybierać to, co w danym momencie jest dla Ciebie priorytetem. Ciągle pytać siebie – czy to działanie przybliża mnie do osiągnięcia moich celów?
Tutaj nie ma półśrodków – jednostka w której mierzysz swoje dokonania jest tak mała, że dosłownie liczy się każdy dzień. Każde działanie, Twój każdy wybór ma znaczenie.
Dlatego potrzeba jest posiadać taką fascynującą wizję przyszłości, by ciągle móc do niej powracać. To ona będzie napędzała Cię do działania, byś dzięki niej miała siłę wstawać z łóżka każdego dnia i robić to, co musisz zrobić, by osiągnąć swój cel. To dzięki wizji będziesz miała siłę, by codziennie mierzyć swoje dokonania i sprawdzać, czy jesteś na dobrej drodze, by osiągnąć swój nadrzędny cel. (Musisz pamiętać, że cele w 12 tygodniowym roku są małymi celami, których osiągnięcie pomaga Ci się zbliżać do osiągnięcia tego nadrzędnego, wielkiego celu Twojego życia.)
3. Ponoś odpowiedzialność.
Zacznij na co dzień mierzyć się z następstwami swoich działań, niezależnie od konsekwencji, jakie te działania przyniosą. To jest właśnie prawdziwa odpowiedzialność. Przyjmuj do siebie zarówno pozytywne jak i negatywne konsekwencje Twoich wyborów. Niezależnie, czy te konsekwencje są dla Ciebie łatwe, czy trudne do przyjęcia.
Odpowiedzialność to również spojrzenie na pewne sprawy okiem właściciela.
Wszyscy mamy czasem tak, że gdy ponosimy porażki, lub gdy coś nam nie wyjdzie staramy się szukać winy poza sobą. Wymyślamy listę rzeczy, która się zadziała, lub listę osób przez które nam nie wyszło. Nie chcemy przyjąć do siebie faktu, że to ja i moje decyzje zaprowadziły mnie do miejsca, w którym dziś jestem. Nie zrealizowałam projektu x, bo rzeczy a, b, c i d zrobiłam źle. Mogłam zrobić je inaczej. Muszę wyciągnąć wnioski. Następnym razem bardziej skupię się na innych zadaniach, będę lepiej pracować, itd.
Myślę, że z tą odpowiedzialnością jest tak, że najważniejsza dla nas powinna być odpowiedzialność przed samym sobą. Wtedy jesteśmy w stanie osiągnąć więcej. Mamy świadomość i głębokie przekonanie o tym, że wszystko tak naprawdę zależy od naszych decyzji.
W idei 12 tygodniowego roku odpowiedzialność jest ważną częścią, od której zależne jest wykonanie Twojego planu i osiągnięcie celu.
4. Zmień swoje myślenie.
Warto wspomnieć, że z założenia taktyka działania oparta o metodologię 12 tygodniowego roku jako jedną z pierwszych rzeczy do zmiany podaje zmianę myślenia. Jest to niezbędny element do tego, by z sukcesem wdrożyć plany tygodniowe, a następnie być w stanie je realizować. Zmiana myślenia powinna polegać na tym, że odrzucasz wszystko, co związane jest z rocznym planem. W rzeczywistości z planowaniem w skali roku, do którego jesteś przyzwyczajona. Zaczynasz myśleć w małej skali. W odcinkach tygodniowych. Twoja rzeczywistość nagle się zagina i się zmniejsza. Zyskujesz lepszą perspektywę na to, co musi się zadziać, abyś była w stanie zrealizować swoje cele w skali 12 kolejnych tygodni.
Bardzo ważne moim zdaniem jest to, by rzeczywiście odrzucić wszystko inne, co może w danej chwili może Cię rozproszyć, co może być dla Ciebie przeszkodą w osiągnięciu celu.
W tej metodologii miesiąc zamyka się w tydzień, a to jest 5 dni pracy, więc trzeba z nich wycisnąć co się da. Tutaj nie ma mowy o ociąganiu się, udawaniu, że coś się robi, bo to wszystko później wychodzi podczas mierzenia rezultatów działań.
5. Osiągnij wielkość w tej chwili.
Ostatnią lekcją, którą chciałabym się z Tobą podzielić jest decyzja – osiągam wielkość w tej chwili. Kiedy postanowisz, że działasz w określony sposób i to robisz – wykonujesz wszystkie zadania jak najlepiej potrafisz w tej danej chwili. Podczas wykonywania danego zadania skupiasz się na jego wykonaniu maksymalnie i robisz je na 100%. Jak już wcześniej wspomniałam – w tym, podejściu 12 tygodniowych odcinków czasu nie ma miejsca na wykonywanie zadań na pół gwizdka. Skupiasz się maksymalnie na działaniu i robisz to z pasją.
Decyzja. Odpowiedzialność za działanie. Działanie i skupienie na 100%. Mierzenie wyników. Przechodzenie do kolejnego tygodniowego odcinka. To jest ścieżka, którą należy przyjąć, by cały ten plan się nie rozsypał i został przez Ciebie dokonany. Przy jednoczesnym skupieniu i przyznaniu się przed sobą, że to jest 100% moich możliwości w tej danej chwili.
Jak sobie poradzić z wejściem w ten system działania.
Napisałam Ci wcześniej, że nie jest mi łatwo osiągać poszczególne etapy w tym moim 12 tygodniowym planie. Dzieje się tak dlatego, że to jest zupełnie inny system działania na co dzień. Jak ja sobie z tym radzę:
cotygodniowa rutyna: ocena swojego poprzedniego tygodnia + zaplanowanie kolejnego tygodnia;
system pomiarów i kontroli: nic innego jak checklista w której zamieszczam wyniki moich działań. Następnie odhaczam z listy poszczególne zadania, które w danym tygodniu wykonałam,
wzorcowy tydzień pracy: zaplanowanie idealnego tygodnia pracy, w którym to w odpowiednim czasie wykonuję zadania zaplanowane na dany tydzień,
bloki czasowe: strategiczne i buforowe – podział czasu na bloki o różnym znaczeniu biznesowym,
zobowiązanie: złożone sobie i innym ludziom i moc, jaka wynika ze złożenia tych zobowiązań.
Podsumowanie
Idea pracy w przedziale 12 tygodniowego roku wymusza na nas podjęcie pewnych decyzji. Decyzji co do zmiany swojego życia i sposobu pracy. Ktoś może powiedzieć, że autorzy tej książki nie odkrywają Ameryki. Tak, wcale tego nie muszą robić. Pomysł przejścia na rozliczanie się z samym sobą raz na 12 tygodni, zamiast raz na 12 miesięcy jest na tyle zuchwały, a jednocześnie intrygujący, że warto go w swoim życiu przetestować.
Czy jesteś może po lekturze tej książki? Jakie masz przemyślenia?
P.S. Może potrzebujesz kogoś do motywowania się do działania i do cotygodniowych spotkań? Napisz do mnie kasia@kasiaborkow.pl – możemy przejść przez te 12 tygodni razem!
Czy jesteś jedną z tych osób, które są zawsze zajęte, ale tak naprawdę ciężko im stwierdzić, co robiły w ciągu dnia? Ciągle szukasz sposobu, by pracować sprawniej i lepiej mierzyć wyniki swoich działań? Chcesz osiągać w swojej pracy więcej, pracując sprytniej i efektywniej?
Jeśli choć na jedno pytania odpowiedziałaś tak – ten wpis jest dla Ciebie. Poniżej przygotowałam listę 17 wskazówek, dzięki którym możesz stać się bardziej efektywna na co dzień.
Uwaga! Nie próbuj jednak wdrożyć wszystkich pomysłów na raz. Przeczytaj cały wpis i sprawdź, co możesz u siebie wprowadzić. Następnie wybierz z listy 3 wskazówki i wprowadź je w swoim biznesie w kolejnym tygodniu. Sama zobaczysz, ile czasu zaoszczędzisz!
1. Wyznacz cel
Gdy wyznaczasz sobie cel – tworzysz ogólną mapę swoich działań z końcowym punktem, którym jest wykonanie i dotarcie do danego celu. Możesz zaznaczyć na niej kilka odcinków milowych (mniejszych celów), których osiągnięcie nie będzie dla Ciebie tak trudne, ale doprowadzi Cię do osiągnięcia głównego, nadrzędnego celu.
Pamiętaj – kiedy wyznaczysz swój cel i spiszesz go – szybciej osiągniesz sukces. Nie wyznaczaj więc swoich celów tylko w głowie – spisz wszystko na papierze.
Dobrze określony cel będzie dla Ciebie motywacją do codziennej pracy. Cel może być lekko przerażający, albo zupełnie zwyczajny. Może będziesz chciała przenosić góry, a może Twoim celem będzie nauka nowej umiejętności, jak np. gotowanie. Jak mówi Pani Swojego Czasu – cel ma być przede wszystkim Twój – dzięki temu będzie Ci łatwiej przejść drogę do ego osiągnięcia ;).
2. Uporządkuj listy zadań
Jeszcze jakiś czas temu traciłam zbyt dużo czasu w ciągu dnia, próbując przypomnieć sobie każde, nawet najdrobniejsze zadanie, które miałam do zrobienia. Przez ciągłe myślenie i zamartwianie się, że o czymś zapomniałam, traciłam energię i wytrącałam się ze swojego stanu flow podczas pracy nad ważnymi zadaniami.
Dopiero gdy zaczęłam robić listy zadań i spisywać wszystko, co mam w danym dniu/ tygodniu do zrobienia – moja głowa odetchnęła z ulgą. Już nie musiałam zastanawiać się co zrobić. Po prostu otwierałam swój notes na danym dniu i zabierałam się za poszczególne zadania ze swojej listy.
Do tworzenia list zadań możesz używać np. Asanylub Wunderlist. Albo zwykłego plannera lub zeszytu. Forma nie gra tutaj roli – najważniejsze jest, by tę listę zadań przygotować.
3. Pracuj w skupieniu i unikaj pseudo pracy
Kiedy Twój mózg przełącza się w tryb pracy na 100% Twoich możliwości możesz osiągnąć spektakularne wyniki. Jest tylko jeden problem. Rzadko kiedy pracujesz w prawdziwym skupieniu i dajesz z siebie te 100%.
Wielu właścicieli małych firm pracę w skupieniu często przeplata z pseudo-pracą (pseudo-praca to wszystkie te czynności, które musisz wykonać dosłownie w tej chwili, odrywając się od wykonywania zadań, które są dla Ciebie naprawdę ważne). W wyniku takich działań ich produktywność spada i utrzymuje się na niższym poziomie. W efekcie np. praca, którą mogliby wykonać w 3 godziny, rozciąga się na 6 lub więcej godzin.
Pewnie znasz to uczucie, gdy po całym dniu intensywnej pracy musisz się bardzo skupić, by zastanowić się co tak naprawdę dzisiaj zrobiłaś. Brzmi znajomo? To właśnie jest wynik rozproszenia Twojej uwagi w ciągu dnia.
Gdy ciągle przerywasz swoją pracę nie dość, że intensywność Twoich działań spada, to jeszcze w tym samym czasie maleje również wydajność Twojej małej firmy. Jeśli nie zatrudniasz pracowników – to Ty odpowiadasz za kondycję swojej firmy. Szanuj więc tego kluczowego pracownika ?
Pamiętaj by po każdym bloku pracy lub po każdym zadaniu zapytać siebie – „czy to była praca, czy pseudo-praca?”. Zapamiętywanie tych odpowiedzi (i najlepiej ich zapisywanie) może pomóc Ci zwiększyć skuteczność pracy.
4. Powiedz nie
Ja wiem, że to się tylko tak łatwo mówi. Że jednak potrzebujesz mówić TAK nowym Klientom, by rozwijać swoją firmę, że potrzebujesz mówić TAK nowym projektom czy wyzwaniom.
Zastanów się jednak, czy aby na pewno za wszelką cenę musisz mówić tak? Czy musisz się godzić na każdy nowy projekt? Odpisywać na wszystkie maile z pytaniem o pomoc? Czy musisz robić to wszystko, co teraz robisz?
Pamiętaj – łatwo powiedzieć TAK na nowe. Łatwo przyjąć kuszące propozycje. Trudności zaczynają się, gdy tej pracy się nawarstwia, z każdym dniem jest jej coraz więcej i więcej, a Tobie zaczyna brakować energii.
Dbaj o jakość swojej pracy i jej efektywność. Powiedz od czasu do czasu nie.
5. Działaj zgodnie z zasadą Pareto
W poprzednim punkcie ustaliłyśmy, że do bycia bardziej produktywną osobą potrzebujesz częściej powiedzieć nie i rzadziej mówić tak.
Ale jak sprawić, by Twoje tak przyniosło Ci, jak najwięcej korzyści?
Możesz kierować się zasadą Pareto. O co chodzi?
Vilfredo Pareto był włoskim ekonomistą, socjologiem, inżynierem i filozofem. Żył w XIX wieku. Interesował się problemem władzy i bogactwa. Próbował zrozumieć, jak współczynnik bogactwa rozkłada się w społeczeństwie. Badał różne kraje, różne okresy czasu i za każdym razem wynik był bardzo podobny lub taki sam: w każdym społeczeństwie 80% majątku należało do 20% najbogatszej części populacji.
Jego badania powtórzono później w wielu innych przypadkach i wnioski płynące z innych badań zamknięto w tzw. zasadę Pareto (inaczej zwane również: prawem nielicznych istot) i stwierdzono, że w każdym projekcie 80 procent wyników pochodzi z 20 procent wysiłku.
Jak tę zasadę możesz wprowadzić w swojej małej firmie?
Zrób analizę swoich działań i zastanów się:
praca, dla których Klientów daje Ci najwięcej wyników? Sporządź listę najlepszych Klientów.
jakie działania marketingowe zajmują Ci dużo czasu, a nie przekładają się na sprzedaż? Spisz je wszystkie i wyeliminuj te, z których nie masz korzyści.
skąd trafia do Ciebie Klient i jak zwiększyć prawdopodobieństwo przyciągnięcia nowych Klientów? Zapytaj ich jak Cię znaleźli i skup się na tych źródłach ich pozyskiwania.
czy masz Klientów, którym poświęcasz bardzo dużo uwagi, ale nie przekłada się to na Twoje wyniki finansowe? Rozważ zakończenie takiej współpracy i skup się na pracy dla najlepszych Klientów.
jakie działania na zapleczu Twojej firmy pochłaniają dużo Twojego czasu, ale nie przekładają się bezpośrednio na wzrost sprzedaży? Zastanów się nad oddelegowaniem ich np. wirtualnej asystentce albo usuń je kompletnie ze swojego biznesu!
6. Zgrupuj swoje zadania
Nie wiem jak Ty, ale lubię pracować w tematycznych blokach. Najpierw wydawało mi się to głupie i bezcelowe, ale potem po jakimś czasie zaczęłam doceniać ideę planowania swojej pracy z uwzględnieniem czasowych bloków.
Kiedy pracuję dla różnych Klientek, tak naprawdę często robię bardzo podobne i powtarzalne zadania. Wcześniej, pracując „po kolei wg listy”, przeskakiwałam stale z zadania na zadanie i rozbijałam tym samym swoją zdolność pracy w skupieniu.
Dlatego dziś wolę podobne zadania poukładać sobie w grupy i wykonać je wszystkie w jednym bloku zadaniowym.
Na przykład: gdy mam wysłać w tygodniu 5 newsletterów nie rozbijam tego działania na 5 dni. Wolę wykonać je w jednym dniu, zaplanować i nie wytrącać się ze stanu równowagi.
7. Deleguj zadania
Wiele osób ma problem z delegowaniem zadań, ponieważ uważają, że zadania w swoim biznesie zrobią sami najlepiej. Ale z tym wiąże się pewna pułapka. Jeśli Ty jako przedsiębiorca będziesz robił wszystko sam, to w pewnym momencie rozwoju swojej firmy utkniesz w miejscu. Zabraknie CI siły do tego, by KAŻDE działanie robić samemu.
Bycie dobrym przedsiębiorcą to świadome podejmowanie decyzji w zakresie tego, co możesz zrobić samemu, a na co nie masz czasu. Oczywiście możesz się nauczyć wszystkiego. Tylko jakim kosztem? Chcesz więcej zarabiać? To odblokuj swoje myślenie. Zacznij zadawać sobie pytanie:
A gdyby ktoś inny mógł zrobić to lepiej?
Pewne rzeczy oddeleguj, a sam zastanów się jak, możesz rozwijać swoją firmę. Gwarantuję Ci, że mając mniej na głowie, zaczniesz wpadać na coraz to lepsze pomysły!
8. Ustal sobie dzień do pracy nad własnym biznesem i zwiększ efektywność
Punkt, o którym większość osób prowadzących swoją działalność zapomina. Gdy rozmawiam z potencjalnymi Klientkami na temat ich biznesów rzadko która osoba rzeczywiście poświęca czas na to, by pewne swoje działania usystematyzować. Choćby spisać najważniejsze reguły działania ich biznesów i wg. nich postępować.
Z dnia na dzień wiele przedsiębiorców jest tak zabieganych, że zapomina o rzeczach podstawowych, które należy wykonać w ramach biznesowej rutyny. Raz lub dwa razy w miesiącu zaplanuj dzień „konserwacji”. Poświęć cały dzień na takie rzeczy jak praca nad administracyjno- organizacyjną stroną swojego biznesu, aktualizowanie profili / ustawień w mediach społecznościowych, utrzymanie / zmiany strony internetowej, uruchamianie raportów, analizowanie danych analitycznych itp.
9. Stwórz szablony odpowiedzi w swojej skrzynce mailowej
To może być dla Ciebie dobra opcja i oszczędność czasu, jeśli np. w tygodniu dostajesz kilka podobnych do siebie wiadomości. Odpowiadanie na każdą z nich jest czasochłonne. Możesz zrobić to sprytniej.
Wystarczy, że włączysz w swojej poczcie szablony wiadomości, a następnie napiszesz 2- 3 szablony w odpowiedzi na pytania, które najczęściej dostajesz na swoją skrzynkę. Uwierz mi – to naprawdę robi różnicę ? Kilka minut pracy i ogrom zaoszczędzonego czasu!
10. Opracuj proceduryi listy kontrolne
Pierwszy raz na poważnie pomyślałam o procedurach, kiedy w marcu wylądowałam ze złamaną nogą w szpitalu. Serio. Właściwie wtedy zastanawiałam się, dlaczego jeszcze nie mam ich w swoim biznesie.
To był dla mnie trudny czas. 9 dni w szpitalu, w tym 4 totalnie przykuta do łóżka. Na szczęście w trakcie mojego pobytu w szpitalu firma nie upadła, a ja byłam w stanie odłożyć działania na chwilę na boczny tor, ale mimo wszystko ciągle być w grze.
Ale co w sytuacji, gdy nagle musisz przerwać kompletnie swoją pracę? Gdy wydarzy się coś złego Tobie lub Twoim bliskim – bez rozpisanego działania firmy, procesów i procedur – możesz w ciągu kilku chwil stracić wszystko na co pracowałaś.
Nie pozostawiaj swojego losu przypadkowi. Staraj się być o krok do przodu.
Kiedy pisać procedury? Odpowiedź jest prosta – właśnie teraz. Dlaczego? Dlatego, że nigdy nie będziesz miała wystarczającej ilości czasu na napisanie ich wszystkich na spokojnie.
To nie musi być nic skomplikowanego. Nawet powinno być prosto i konkretnie. Na pewno są jakieś działania, które wykonujesz w swojej firmie codziennie, raz w tygodniu, miesiącu itp. Masz na pewno określone kroki w przypadku kontaktu z potencjalnymi Klientami lub zespołem. Te wszystkie działania możesz usystematyzować, spisać, a potem po prostu wykonywać bardziej automatycznie. Dzięki temu osiągniesz większą efektywność.
Wyciągniesz odpowiedni dokument i bardzo krótkim czasie będziesz w stanie wykonać dane zadanie, nie zastanawiając się w międzyczasie czy aby niczego ważnego nie pominęłaś. Będzie Ci lepiej mierzyć swoje osiągnięcia i wyniki.
Możesz również kupić mój pakiet procedur dla małego biznesu, znajdziesz go tutaj: kup pakiet.
11. Postawna mono-tasking
Moim zdaniem multi-tasking jest przereklamowany. Nie możesz zrobić kilku rzeczy naraz i przy tym zachować wysoki stan skupienia. Jeśli robisz więcej rzeczy naraz – ryzyko popełnienia błędu wzrasta wprost proporcjonalnie do ilości zadań do wykonania.
Nasz mózg nie jest w stanie się rozdwoić. Albo robisz coś na 100% i osiągasz sukces w tym danym zadaniu (bo mogłaś się skupić, przemyśleć, wejść głębiej w temat), albo robisz na 50% i wynik Twojej pracy będzie średni.
Jeśli chcesz zwiększyć swoją efektywność – nie rób wielu rzeczy jednocześnie. Najpierw skończ jedno, dopiero potem zacznij kolejne zadanie.
12. Zacznij działać już dziś
Movement creates motivation – działanie napędza motywację
To hasło często słyszę we vlogach trenerów personalnych czy osób związanych z branżą fitness. Moim zdaniem możemy je również wykorzystać do poprawy swojej produktywności.
Nie czekaj na cud, na lepszy dzień, na jutro. Jutro wcale nie będzie Ci się bardziej chciało. Tak jesteśmy skonstruowani. By opierać się zmianie, by wybierać łatwiejsze opcje.
Np. dziś postanawiasz – przez kolejny miesiąc zaczynasz działać w obszarze x. Codziennie będziesz poświęcać na to działanie y czasu. W końcu krok po kroku działanie zacznie Cię motywować do jeszcze lepszej pracy.
13. Przestań dbać o to, co ludzie o Tobie myślą
Zacznij zajmować się sprawami, które są dla Ciebie naprawdę ważne. Nie przejmuj się tak mocno opinią innych. Nie zamartwiaj się. Ciągłe myślenie o tym, co inni ludzie sądzą na Twój temat, może bardzo szybko negatywnie odbić się na Twoim zdrowiu.
Kiedy wskoczysz do tej karuzeli nakręcania się – będziesz ciągle starała się zaspokoić oczekiwania innych ludzi. Pamiętaj – to wcale nie jest ważne! Najważniejsze jest byś była sobą i działała w zgodzie ze sobą. Kiedy odetniesz się od tego – poczujesz lekkość jak nigdy dotąd i będziesz pracować o wiele, wiele lepiej i wydajniej.
Pamiętasz, jak kilka punktów wcześniej pisałam o pseudo – pracy? Taką pseudo – pracą dla mnie jest odpisywanie na maile i sprawdzanie skrzynki odbiorczej. Świat nie zawali się, gdy zamiast sprawdzać swojego maila co 20 minut – zrobisz to 2x dziennie i grupując zadania odpiszesz na nie w jednym ciągu.
Dzięki temu zaoszczędzisz wiele cennego czasu – Twój mózg nie będzie musiał przełączać się ciągle w tryb skupienia – rozproszenia. Będziesz w stanie wykonać o wiele więcej pracy i zwiększyć tym samym swoją efektywność.
A w jaki sposób dać znać Klientom, że postanawiasz sprawdzać pocztę tylko 2x na dzień? Z pomocą może przyjść Ci wzór maila, który znalazłam w książce 4-godzinny tydzień pracy (i tylko dostosowałam do swoich potrzeb):
Dzień Dobry! Z powodu nawału obowiązków sprawdzam teraz swoją pocztę i odpowiadam na maile dwa razy dziennie, o 12 i 16. Na przesłane maile staram się odpowiedzieć do następnego dnia roboczego. Jeśli potrzebujesz pilnej pomocy (będę wdzięczna, jeśli upewnisz się, że to naprawdę pilne) i sprawa nie może czekać do 12 lub 16, skontaktuj się ze mną telefonicznie, dzwoniąc pod numer 123-456-789. Dziękuję za zrozumienie dla mojego kroku w kierunku lepszej efektywności i skuteczności. To pomoże mi osiągnąć więcej, by lepiej Ci służyć. Pozdrawiam Katarzyna Borkowska
15. Zacznij tworzyć poranne rytuały
O swoich porannych rytuałach pisałam już jakiś czas temu. Trochę się w tym temacie u mnie zmieniło, bo moje dziecko chodzi już do przedszkola 🙂 Reszta pozostaje bez zmian. Zauważyłam również, że u mnie wszystko działa lepiej, gdy mamy ustawione w miarę sztywne ramy czasowe naszego poranka. Wtedy cały dzień się tak nie rozwleka i mam więcej energii do działania. Cały wpis na temat moich rytuałów przeczytasz tutaj:
Wiem, że czasem mogą Cię rozpraszać różne odgłosy, które słyszysz w ciągu dnia. Jeśli pracujesz w biurze – mogą być to np. współpracownicy. Jeśli natomiast pracujesz w domu – gwar codziennego życia sąsiadów. A co, gdybym Ci powiedziała, że mam sposób, dzięki któremu możesz przenieść się w magiczne miejsce i oderwać się od tych odgłosów?
Zamknąć oczy, założyć słuchawki i teleportować się do tętniącego życiem (ale jednocześnie przyjaznego do pracy i nauki) Hogwartu. Usiąść przy kominku w pokoju wspólnym Gryffindoru. Poczuć ciepło bijące z otwartego paleniska, wsłuchać się w odgłosy żyjącego swoim życiem dormitorium. Skupić się na pracy, którą masz do wykonania i nie przejmować się niczym innym.
Kusząca propozycja? Wykorzystanie białego szumu podczas pracy może pomóc Ci zwiększyć Twoją efektywność i komfort pracy. Zachęcam Cię do skorzystania (lub chociaż przetestowania tej formy skupienia) – wejście do Hogwartu znajdziesz tutaj.
17. Dowiedz się, kiedy jesteś najbardziej produktywna
Wsłuchaj się w siebie i odkryj swój czas na najlepszy stan flow. Stan, w którym jesteś najbardziej skupiona, nie męczysz się i możesz w spokoju pracować. Nie jest to trudne, ale bardzo dużo osób ignoruje sygnały swojego ciała i próbują pracować wbrew sobie.
Ja na przykład najlepszy stan flow mam wieczorem i przez wiele lat walczyłam z tym. Wstawałam z samego rana, męczyłam się okropnie, nie miałam energii i siły, każde zadanie robiłam dwa razy dłużej. Dopiero gdy zaakceptowałam fakt, że nie jestem rannym ptaszkiem i lepiej czuję się pracując wieczorem – poczułam lekkość w swoim działaniu. Polecam przetestować!
Podsumowanie
Mam nadzieję, że dotrwałaś do końca! Uff, lista była długa, ale jeśli chodzi o zwiększanie swojej efektywności – mogę sypać pomysłami jak z rękawa! Jeśli mnie już trochę znasz – wiesz, że lubię pracować sprytniej i szukać rozwiązań, które mi w tym pomogą.
W tym wpisie zebrałam moje najfajniejsze pomysły na to, jak zwiększyć swoją efektywność i pracować po prostu lżej.
Daj mi znać, czy wpis jest dla Ciebie przydatny i którą ze wskazówek zastosujesz u siebie!
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
