Dziś poruszymy temat 5 pytań, które warto sobie zadać, zanim zaczniesz cokolwiek robić i zanim w ogóle pomyślisz o zmianach w swoim biznesie. Być może będziesz chciała działać od razu (bo jesteś w gorącej wodzie kąpana) albo musisz sobie najpierw wszystko przemyśleć lub skonsultować ze swoim zespołem. I to jest ok. Zanim zaczniesz spójrz na poniższe pytania i szczerze na nie odpowiedz.
Czy moi klienci rozumieją, co wydarzy się podczas waszej współpracy?
Sprawdź, czy Twoi obecni klienci wiedzą, czego mogą się spodziewać podczas współpracy z Tobą? Bardzo ważnym krokiem w przemyślanej obsłudze klienta jest ustawienie oczekiwań klienta co do waszej współpracy już na początku wspólnego działania, a potem ewentualne ich przewyższenie. Gdy klient rozumie jakie kroki we współpracy po sobie następują – będzie mu łatwiej dostosować się do waszego rytmu współpracy.
Czy ja wiem, jakie kroki muszą być wykonane w ramach współpracy?
Zapytaj siebie, czy dokładnie i konkretnie wiesz, co masz zrobić, żeby wykonać daną usługę? Krok 1, 2, 3, 5, 10? Wiesz, co musi się wydarzyć na każdym etapie, by wykonać założenia? Do czego zobowiązany będzie klient a do czego Ty? Jasne, są współprace, w których trudno będzie Ci określić konkretne rzeczy, na przykład podczas procesów coachingowych z danym klientem, ale zawsze możesz ustalić jakieś punkty milowe, po których będziesz wiedziała, czy współpraca z danym klientem zmierza w dobrym kierunku.
Co w tym momencie działa we współpracach z klientami?
Masz punkty, które świetnie sprawdzają się już teraz? Super, zapisz je sobie, by o nich nie zapomnieć. Będą one Twoją podstawą do wprowadzania kolejnych usprawnień i będziesz mogła je dobudowywać, tak jak klocki, do tych miejsc, gdzie wszystko już działa.
Co nie działa we współpracach z klientami?
Czy masz w swojej działalności jakieś wąskie gardła? Miejsca w których współpraca idzie „jak po grudzie” To najpewniej będą miejsca wymagające Twojej natychmiastowej uwagi. Warto skupić się nad nimi na samym początku. Gdy zabierzesz się na początku za najbardziej newralgiczne punkty działania – zobaczysz też najfajniejsze rezultaty i będziesz chciała usprawniać dalej. Nie ma nic gorszego niż działania, w których nie widać rezultatów.
W jaki sposób znajdę czas na wprowadzanie zmian?
Ten punkt odnosi się przede wszystkim do Ciebie i Twoich przekonań. Czy chęć wprowadzenia usprawnieni i poprawienia swoich działań jest na tyle silna, żebyś znalazła na to czas, czy raczej wolałabyś, żeby „coś” się zadziało przy Twoim minimalnym uczestnictwie?
Podsumowanie
Podczas odpowiedzi na te pytania powinnaś już zobaczyć szerszy konspekt tego, jak dużo rzeczy musisz poprawić, a po drugie, jak wygląda to do tej pory. Być może musisz sprawdzić, jakie kroki wykonujesz z klientem lub je sobie zapisać, bo do tej pory miałaś wszystko w głowie – bardzo polecam to rozwiązanie! Nic nie będzie Ci umykało i będziesz mogła dopasować swój proces i usprawnienia.
Chcesz uporządkować swoje biznesowe działania? Pobierz bezpłatny PDF “Opanuj swoje biznesowe działania”
Jestem ogromną fanką sprytnego działania i stosowania metody małych kroków. W dzisiejszym wpisie podzieliłam się z Tobą kilkoma sprytnymi pomysłami na to, jak lepiej wykorzystać to, co już w swoim biznesie masz. Tak, żeby poczuć różnicę, ale nie za dużo się przy tym napracować 😉
Najważniejsze w małym biznesie
W małej, jednoosobowej działalności bardzo ważne jest to, byś skupiła się na zarabianiu. W końcu kto inny, jak nie Ty się tym zajmie? Nie masz działu sprzedaży, więc o wszystko musisz zadbać sama. Abyś w pełni mogła skupić się na efektywnej pracy, ważne jest, umiejętne wykorzystanie czasu, który możesz przeznaczyć na działanie każdego dnia.
Kiedy jesteś swoją własną szefową, wiesz, jak ważne są pieniądze w Twoim biznesie. Możesz mówić i myśleć o wielkiej wizji i chęci pomagania światu, ale bez gotówki na koncie ciężko będzie Ci tę wizję realizować.
Dbaj o swoje finanse i nie trać czasu na zadania, które są poniżej Twojej stawki godzinowej.
Twoja stawka godzinowa:
ile zarabiasz na godzinę,
ile w ciągu tygodnia przepracujesz płatnych godzin,
ile godzin w ciągu tygodnia zajmujesz się niepłatnymi działaniami,
ile zadań mogłabyś oddelegować i zyskać czas na to by zarabiać?
Zastanów się nad tym i deleguj zadania poniżej swojej godzinowej stawki, a zaoszczędzisz mnóstwo czasu i pieniędzy.
Jak lepiej wykorzystać to, co już masz w swoim biznesie?
Zacznij bardziej świadomie pracować i podczas wykonywania konkretnych zadań – pytaj siebie – czy jest jakiś sposób, żeby to teraz ulepszyć? Co mogę zrobić, by to zautomatyzować? Ile czasu mnie to kosztuje? Kto może zrobić to taniej i szybciej?
Zastanów się, jakie działania w Twoim biznesie już robisz, ale nie bierzesz za nie pieniędzy? Może możesz
Jakie 20% Twoich działań generuje 80% przychodów? Jak sprawić, by te 20% zautomatyzować? Albo chociaż częściowo je zautomatyzować? Jakie kroki trzeba wykonać? (może zrobisz szablony do tych działań, procedury do wykonania poszczególnych kroków, czy checklisty do odhaczenia kolejnych zadań).
Jak wykorzystać treści, które raz już napisałaś? Co możesz po raz kolejny wykorzystać? Jakie Twoje treści są uniwersalne i możesz je powtarzać np. raz x 20 tygodni?
Jak ulepszać swój biznes?
Małymi krokami! Najlepiej jak najmniejszymi 😉 Możesz zacząć od kilku punktów, które przygotowałam poniżej:
po pierwsze odpowiedz sobie na powyższe pytania i zastanów się nad odpowiedziami. Wypisz je wszystkie w jednym dokumencie – to będzie Twoja burza mózgów i podstawa do dalszej pracy;
w miesięcznym kalendarzu zaznasz sobie dni, w których chciałabyś zająć się pracą nad ulepszaniem swojego biznesu. W zależności od rodzaju zadań możesz zaznaczyć jeden lub kilka dni w kalendarzu;
w kolejnym kroku wybierz konkretne godziny, w których będziesz pracować i zaznacz je w swoim planie do wykonania. Potem gdy przyjdzie czas na wykonanie zadań, po prostu odłóż wszystko inne i zajmij się wdrożeniem zmian.
To pewny sposób, dzięki któremu zajmiesz się zadaniami, na które zdaje się, że nie masz wystarczająco dużo czasu. (Zresztą to dobry sposób na wykonywanie wszystkich zadań, które musisz zrobić.)
Nad czym warto pracować na początku
Kompletnie nie wiesz od czego zacząć? Możesz spróbować jednego trzech poniższych sposobów:
Dzień CEO – dzień pracy nad własnym biznesem
Ustaw sobie raz w miesiącu, lub wg potrzeb 1 raz w tygodniu lub 2 razy w miesiącu dzień, w którym zajmujesz się zadaniami związanymi tylko i wyłącznie z Twoim biznesem.
W takim dniu przeznacz 2-3 godziny na sesję strategiczną – zastanów się, co robisz, dokąd zmierzasz, co chcesz osiągnąć w ciągu najbliższych tygodni. Ustal, na jakich działaniach się skupisz, by osiągnąć założony cel. Rozpisz sobie konkretne działania i nadaj im daty wykonania.
W kolejnym blogu czasowym przeznacz 2-3 godziny na spisanie, częściowo zrobienie (np. odpisanie na zaległe maile i wiadomości), a następnie zaplanowanie wykonania wszystkich tych drobnych prac, które chcesz zrobić, ale nigdy nie masz na nie czasu. Możesz w trakcie tej sesji spisać zadania, które następnie oddelegujesz wirtualnej asystentce.
Sprawdź również swoje statystyki na blogu, media społecznościowe i przeanalizuj je pod kątem działań, które przyniosły najlepsze w danym czasie rezultaty.
Wynotuj te działania, które w znaczący sposób wpłynęły na rozwój Twojej firmy. Zrezygnuj z tego, co nie przyniosło oczekiwanych rezultatów.
Pamiętaj, aby przygotować się do dnia CEO:
w tym dniu nie odbierać poczty i nie rozpraszać się,
wylogować się z mediów społecznościowych na komputerze i telefonie,
ustalić sesję strategiczną (np. 3 godziny): planowanie, ustalanie celów,
ustalić sesję buforową (np. 2 godziny): spisywanie zadań do wykonania, wykonanie zadań, które odkładasz,
ustalić sesję tworzenia treści (np. 2.5 godziny): szkice do wpisów na blogu, treści do mediów społecznościowych, newslettera itd.
Procesy zachodzące w firmie
Lepsza organizacja struktury Twojej firmy to moim zdaniem must-have. Przekonałam się o tym boleśnie, gdy w marcu tego roku złamałam nogę. Musiałam większość zadań odsunąć w czasie i mieć nadzieję, że klientki nie uciekną (na szczęście się tak nie stało).
Czym jest proces? Najkrócej i najprościej: to droga, którą zaczynamy w punkcie A, wykonujemy poszczególne działania: x, y, z, w, by osiągnąć punkt B. W swojej firmie możesz mieć różne procesy, w zależności od tego, czym się zajmujesz. Ja w tym materiale pokażę Ci jeden proces, który mam u siebie w firmie.
Proces potencjalny klient kontakt przez Calendly:
wypełniony formularz konsultacji,
research,
wstępna konsultacja,
podsumowanie konsultacji,
zaakceptowanie oferty.
Po akceptacji oferty przechodzimy do kolejnych działań związanych z onboardingiem klienta (ale to już kolejny proces).
Dzięki rozpisaniu w taki sposób (czyli krok po kroku) wszystkich procesów mogę spokojnie spać. W razie potrzeb od razu jest wiadomo co po sobie następuje i w jaki sposób ma zostać wykonane.
Kiedy masz już rozpisane procesy możesz zająć się procedurami czyli rozpisaniem sobie poszczególnych kroków danego procesu. Procedura jest już zupełnie zadaniowo opisanym dokumentem, w którym widnieją dokładne wskazówki jak wykonać dane działanie.
Na przykładzie pokażę Ci, jak to działa u mnie:
Procedura: research potencjalnego klienta:
Stwórz plik prospect-sample i zmień tytuł na nazwa firmy.
Zapisz na dysku w folderze praca-klientki/konsultacja/2019.
Spisz pytania i odpowiedzi z formularza kontaktowego.
Zapoznaj się z największymi wyzwaniami.
Napisz odpowiedź na problemy potencjalnego klienta.
Wypisz w punktach od czego możecie zacząć.
Sprawdź media społecznościowe, zapisz linki i zrób mini audyt wg wzoru.
Sprawdź stronę www i zrób mini audyt wg wzoru.
Zapisz się na newsletter (jeśli posiada).
Zapisz dodatkowe działania, w których możesz pomóc.
Zapisz i zamknij plik.
Gotowe!
W taki sposób możesz zacząć pracować nad swoimi procedurami. Krok po kroku tworzyć takie właśnie instrukcje wykonania poszczególnych zadań. Tak, jest to dosyć czasochłonne, ale pamiętaj: wykonasz je raz i już zawsze będziesz je miała w swoim biznesie! Wtedy każde działanie będzie uporządkowane i nie będziesz musiała tracić czasu na chaotyczne działanie.
Możesz również kupić gotowe rozwiązania jak pakiet 20 procedur dla małego biznesu, który znajdziesz w sklepie: Pakiet procedur dla małego biznesu
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
