Dzwoni budzik, a Ty spoglądasz na zegarek i błagasz o jeszcze 10 minut snu. Ustawiasz więc drzemki, jedną, drugą i trzecią też – przecież zdążysz – mówiąc sobie w myślach i zasypiasz z powrotem. Wyrwana z drugiego snu po tych kilkunastu minutach ledwo widzisz na oczy i jesteś bardziej zmęczona niż za pierwszym razem (mogłam jednak wstać od razu – myślisz) ale teraz już za późno na poranne przemyślenia. Musisz się pospieszyć – inaczej kolejny raz nie zdążysz!
Szybko, teraz poranna toaleta, tyyyyylko dlaczego tak mi się nie chce? Twoje ruchy są jakby wolniejsze niż zwykle i każde działanie zajmuje trochę więcej czasu niż normalnie. Po kilku minutach oddychasz z ulgą uff, w końcu wyglądasz jak człowiek.
Ale w co ja mam się dzisiaj ubrać (myślisz)? Stajesz przed szafą i jakoś tak dopada Cię kompletny brak weny. Zmieniasz koszulkę, potem drugą, potem spodnie nie pasują, a na koniec dochodzisz do wniosku, że dziś jednak sukienka będzie lepsza. Patrzysz na zegarek.
Do wyjścia zostały 2 minuty. Szybko! Inaczej znów utkniesz w korku i spóźnisz się do pracy! Zaraz, zaraz, a śniadanie? O nie znów nie przygotowałaś sobie nic na rano. Trudno, będziesz musiała zjeść coś na mieście.
Czy często zdarza Ci się taki poranek?
Ja muszę Ci się przyznać, że kiedy pracowałam „w normalnej pracy” miałam takie przejściowe stany, w których opisane poranki były moim standardem. Nie miałam na nic czasu, notorycznie przychodziłam do pracy kilka minut z późno ze, ze słodką bułką na śniadanie.
Oczywiście miałam też okresy, w których byłam mega poukładana, pół godziny przed wszystkimi, z jedzeniem spakowanym do lunchboxa i strojem przygotowanym poprzedniego wieczoru z energią potrzebną do rozpoczęcia pracy.
Ewidentnie coś było nie tak.
Mój problem tkwił w tym, że nie umiałam zachować równowagi między oba tymi stanami i kiedy jakaś jedna część mojego porannego planu się sypała, nie próbowałam jej naprawić, tylko rzucałam wszystko i zaczynałam działać bez jakiegokolwiek planu.
Ogólnie nie miałam za bardzo na nic czasu, a w zasadzie niewiele robiłam. I w sumie nie zastanawiałam się nad tym tak jakoś specjalnie. To był taki codzienny standard, byłam zabiegana, zaganiana bez sił. Coraz częściej narzekałam na pracę i brak motywacji.
Oczywiście jak się później okazało – byłam w kompletnym błędzie. Dopiero, gdy zaczęłam szukać czasu, który uciekał mi przez palce w ciągu dnia, a także zaczęłam przyglądać się czynnościom, jakie wykonywałam – uzmysłowiłam sobie co robię źle.
I wiesz co było w tym całym procesie najgorsze, ale jednak pouczające?
Byłam zła na siebie za to, że szukałam różnych wymówek i usprawiedliwiałam wiele sytuacji, w których mi się czegoś nie chciało, a tak naprawdę, nie przyszło mi do głowy, że to może mieć coś wspólnego ze mną i że wszystko co robiłam było kwestią nastawienia. Złego nastawienia.
W końcu doszłam do ściany i powiedziałam sobie dość!
Tak dłużej być nie może. Muszę spróbować inaczej!
Chciałam mieć rano więcej energii i być bardziej uporządkowaną w działaniach, a wieczorem chciałam się wyciszyć i dobrze zasnąć.
Postanowiłam więc, że zacznę od niewielkich zmian i pomału zacznę wprowadzać poranny i wieczorny rytuał do mojego życia.
Swoją poprawę zaczęłam od kilku punktów, które opisałam poniżej. (Wszystko, co znajdziesz poniżej to moje osobiste przemyślenia. Wierzę jednak, że jeśli zastosujesz się do moich rad – będziesz również mogła zwiększyć swoją produktywność.)
1. Przyjrzyj się swoim obecnym nawykom i rytuałom w ciągu dnia i wyciągnij wnioski
Punktem wyjścia do każdej zmiany powinna być ocena stanu teraźniejszego i wyciągnięcie wniosków z tego, co jest obecnie. Nie możesz pracować nad tym, aby wyrobić sobie pewną rutynę, jeśli wcześniej nie przeanalizujesz jak taka rutyna do tej pory u Ciebie wyglądała.
Na początek z ręką na sercu (bo przecież to będzie tylko informacja zwrotna dla Ciebie, więc nie oszukuj) zanotuj sobie swoje zachowanie. Przyjrzyj się sobie i swojemu zachowaniu przed pracą, w jej trakcie, a także w czasie wolnym. Spróbuj ocenić się jak najbardziej obiektywnie. Pomóc mogą Ci poniższe pytania:
Jak wygląda Twoja poranna rutyna?
Jakie masz nawyki w pracy?
Jak wyglądają Twoje nawyki po pracy?
Jak spędzasz czas po pracy?
Jakie są Twoje wieczorne rytuały?
Postaraj się obserwować siebie przez 3-4 dni i rób notatki. Przydadzą Ci się one do ustalenia planu działań i wyrobienia nowych rytuałów.
Weź notatnik i długopis. Rozpisz dzień na godziny i spisz dokładnie co i kiedy robisz. Dalej trudne, bo nie pamiętasz, żeby spisywać co godzinę? Nie szukaj wymówek. Zaplanuj budzik co godzinę – na pewno nie zapomnisz. Ale teraz tak serio, spróbuj się zmotywować i po prostu to zrób.
Po tych 3 dniach będziesz z siebie dumna i będziesz miała wystarczająco dużo materiału do analizy. Aha i pamiętaj liczą się dni robocze, czyli weekend sobie po prostu odpuść
2. Stwórz swoje „DLACZEGO” – czyli określ cel, jaki chcesz osiągnąć
Zastanów się co jest Twoim większym planem i celem do zmiany. Co chcesz dzięki tym nowym rytuałom osiągnąć i po co?
Pamiętaj o tym, żeby ten ceł był S.M.A.R.T. czyli konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i osadzony w czasie. Jeśli obierzesz nietrafiony cel – Twój zapał opadnie zanim tak naprawdę wyrobisz swoje nowe nawyki.
W moim przypadku celem było zwiększenie produktywności czyli możliwość zrobienia więcej w krótszym czasie. Chciałam mieć również więcej siły do działania, ale to już był pozytywny skutek uboczny, a nie cel sam w sobie.
3. Zaplanuj swój dzień – zrób listę nawyków, które chcesz praktykować.
Zaprojektuj swoje działania tak, byś wiedziała co krok po kroku musisz zrobić, żeby osiągnąć swój cel.
Od razu powiem Ci, że to nie powinien być cały dzień od a do z, bo jak będziesz miała 20 nawyków do wyrobienia, to nic z tego nie wyjdzie i już po tygodniu rzucisz to wszystko w cholerę i powiesz, że nie miało sensu.
Powoli, małymi krokami. Wybierz sobie 1 rytuał np. wieczorny, a w nim 3-4 nawyki i działaj. Rozpisz sobie na kartce nazwę nawyku i poszczególne dni, a potem zaznaczaj to, co udało Ci się wykonać.
WAŻNE – jeśli zdarzy się, że czegoś nie zrobisz – nie rzucaj wszystkiego ze złością! Powiedz sobie – ok miałam zły dzień, trudno, jutro będzie lepiej. I kolejnego dnia znów pracuj nad nawykami.
Dlaczego o tym mówię?
To przez długi czas był mój błąd. Zakładałam, że jeśli rozpiszę sobie na raz wszystkie punkty, które chcę zmienić – to uda mi się to za jednym strzałem. I tak działałam przez tydzień, dwa, trzy, aż w końcu czegoś nie udało mi się zrobić i zamiast powiedzieć sobie, że jutro spróbuję znowu – rzucałam swoje postanowienia i działania w kąt.
Dzisiaj wiem, że gdybym od początku podeszła do tego tematu trochę luźniej – mogłam osiągnąć więcej swoich celów z mniejszą frustracją.
Moje rytuały
A dzisiaj przygotowałam dla Ciebie moją listę wieczornych i porannych rytuałów, które staram się codziennie praktykować. Takie określone działania są dla mnie bardzo ważne. Zwłaszcza teraz, kiedy pracuję w domu – czasem ciężko jest znaleźć motywację, kiedy nie trzeba codziennie rano wstawać, skoro świt.
Wieczorne rytuały
Uporządkuj kuchnię przed pójściem spać
Punkt jeden na mojej liście wieczornych nawyków. Nie wiem jak Ciebie, ale mnie wręcz doprowadza do szewskiej pasji myśl, że idę spać a w zlewie leży stos naczyń. Ale nie myśl sobie, że zawsze biegam i zmywam – czasem po prostu odpuszczam, ale strasznie źle się z tym potem czuję.
Więc staram się utrzymywać porządek w kuchni. Nawet jeśli cała reszta nie jest idealna.
Poza tym, nie lubię rano, zaraz po przebudzeniu widzieć w kuchni bałaganu i zmywać przed śniadaniem.
Przygotuj śniadanie / posiłki na kolejny dzień
To punkt, który na mojej liście jest od niedawna. Ogólnie przygotowanie posiłków zajmuje mi dużo czasu więc jak tylko mogę – staram się ten proces optymalizować. Dlatego też (mimo, że pracuję w domu) planuję swoje posiłki (w tym śniadania właśnie). Dzięki temu mogę od razu zabrać się za ich przygotowanie dzień wcześniej (zwłaszcza wtedy, kiedy w menu są pancakes lub kasze). Szczególnie teraz, kiedy mam dodatkowego małego głodomorka w domu, któremu trzeba co rusz wymyślać różnorodne potrawy
Najlepszą opcją w takim przypadku jest oczywiście zaplanowanie posiłków na cały tydzień i rozpisanie ich tak, aby każdy domownik miał do nich dostęp. Ja jednak jeszcze nie do końca opanowałam tę umiejętność, więc działam póki co na zasadzie – wiem co jutro zjemy i mam z grubsza przyszykowane produkty i składniki tak, aby wszystko trwało bardzo sprawniej.
Uszykuj strój do pracy przed pójściem spać
Mimo tego, że pracuję w domu część moich poranków przebiega dokładnie tak, jakbym dalej chodziła do pracy w korporacji (oczywiście chodzi mi w kontekście rytuałów). Dlatego każdego wieczora szykuję swój strój na rano (na szczęście nie musi to być zbyt oficjalny outfit ). To samo staram się robić z ubraniami mojego dziecka. Wtedy łatwiej nam po prostu wstać, kiedy wiem, że wszystko jest pod ręką
Oczyść umysł – spisz listę spraw, które Cię nurtują
Nie wiem czy Ty też tak masz, ale ja przed samym spaniem mam zalew myśli. Sprawy ważne i mniej ważne dryfują gdzieś w mojej głowie i ciężko mi się ich pozbyć. Co gorsza, przeładowana informacjami zwyczajnie nie mogę zasnąć.
Zaczęłam więc spisywac wszystkie swoje mysli w Asanie. Stworzyłam tam specjalny projekt, w którym co wieczór dodaję różne problemy, oczyszczając moją głowę. Rano sprawdzam je i zwykle okazuje się, że to w większości nie istotne sprawy na które nie mam wplywu. Resztę dodaję do zadań do wykonania.
Zacznij praktykować wdzięczność
Czasem wszystkim nam zdarzają się gorsze chwile, chwile zwątpienia i przytłoczenia. Praca w biznesie online wydaje mi się, że jest szczególnie specyficzna i pracując w niej jest się podatnym na spadki formy, w świecie w którym stylizuje się na idealny.
Dlatego polecam te kilka minut przed snem na okazanie wdzięczności. Ja zwykle myślę o 5-6 rzeczach, za które jestem wdzięczna. Za mnie i moje osiągnięcia, za rodzinę, za pracę. Za to, że jestem.
Poranne rytuały
Wyłącz opcje drzemki
Kiedyś używałam drzemek do oporu, dziś już tego nie robię. Mam nastawiony budzik na konkretną godzinę, ale praktycznie zawsze udaje mi się obudzić przed nim. Mam to szczęście, że pracuję w domu i nie muszę zrywać się skoro świt, dlatego wstawanie jest dla mnie przyjemnością. Nawet w poniedziałkowy poranek.
Kiedy miałam takie okresy, w których ciężko było mi wstać – stosowałam technikę mojego taty – od razu po przebudzeniu wstawałam na równe nogi. Wiem, dosyć hardcorowa metoda – ale najważniejsze – działała.
Zacznij się ruszać
Gdzieś między poranną toaletą a śniadaniem mam chwilę (10-15 minut) na rozruch. Zwykle wtedy puszczam moją ulubioną zumbę lub ostatnimi czasy treningi interwałowe. Jest to fajny sposób na to, aby przed całym dniem nabrać trochę energii. Kiedy chodziłam do “normalnej” pracy – takie dzienne rozruszanie się było w formie spaceru. A kiedy moja córka pójdzie do przedszkola moim planem jest chodzenie na siłownię z samego rana właśnie.
Zjedz śniadanie
Chyba nie muszę mówić, że śniadanie to najważniejszy posiłek w ciągu dnia, prawda?
U nas na śniadanie królują pancakes z owocami, syropem klonowym i dużą ilością orzechów. Lubimy też kasze, zupy mleczne, jajecznicę i kanapki z pastami warzywnymi Większość śniadań przygotowuję wieczorem tak, aby rano mieć jak najmniej pracy.
Po dobrym śniadaniu można z przyjemnością zabrać się do pracy.
Zacznij pracę od najważniejszych zadań do wykonania (przysłowiowych dużych kamieni z Twojego słoika)
Pracę zaczynam od tego, co jest najważniejsze w danym dniu do wykonania, czyli co ma priorytet 1. Zwykle poświęcam na takie zadania 4 pomodoro (25 min pracy, 5 min przerwy, po 4 blokach pół godziny przerwy). To jest mój czas, w którym jestem najbardziej skupiona i efektywna i mogę zrobić najwięcej. To taka moja 1 fala produktywności w ciągu dnia.
Po wykonaniu najważniejszych zadań, mogę zabrać się za całą resztę.
Maile to nie lista zadań – na przeglądanie skrzynki przyjdzie czas
Kiedyś miałam tak, że to co przychodziło w mailu było priorytetem nr 1, a jeśli nie wykonałam jakiegoś zadania w ciągu 15 kolejnych minut telefony wręcz się urywały. Dużo czasu zajęła mi nauka tego, że maile, to nie są moje listy zadań i jeśli nie odpiszę w ciągu pół godziny, to świat nie upadnie.
Dziś sprawdzam swoją skrzynkę mailową 2 razy dziennie – ok południa i po godzinie 17. Zwykle odpisuję na maile wieczorami i po prostu ustawiam wysyłkę na rano kolejnego dnia. Sprawdzony system. Polecam.
Wyloguj się
Ciągle korci Cię, żeby coś tam sobie sprawdzić w social mediach, lub skrzynce pocztowej? Jest na to sprawdzone rozwiązanie. Wyloguj się. A kiedy jakimś cudem twój umysł zupełnie podświadomie przeniesie Cię na facebooka lub instagrama – będziesz mogła obudzić się z chwilą w której masz podać swoje hasło i rzeczywiście świadomie zrezygnować z tych “przyjemności”.
Świadomie zostaw rozpraszacze
Jeśli jesteś osobą, która musi się mega skoncentrować – wyłącz wszystko to, co może Ci przeszkadzać w Twoich działaniach.
Ja często, kiedy piszę – tak jak na przykład w tej chwili – rozłączam się z internetem. Właśnie po to, żeby nie korciło Jeśli nie chcesz całkiem rozłączać się z internetem – zablokuj strony, które Cię rozpraszają. Tak samo dotyczy to telefonu. Jest wiele aplikacji, które pomogą Ci się skoncentrować, np. Focus, o którym pisałam ostatnio we wpisie o 10 narzędziach dla małego biznesu. .
Optymalizuj – czyli staraj się ciągle udoskonalać cały proces
Działanie i optymalizacja – to dwie najważniejsze kwestie, dzięki którym możesz odnieść sukces w pracy nad swoimi rytuałami (właściwie to w każdej pracy, nie tylko tej nad nawykami:)) Pamiętaj, że nigdy nie jest tak, że pierwsza wersja jakiegokolwiek planu jest tą idealną. Tak samo jest przy pracy nad swoimi nawykami – działaj, próbuj. Po pewnym czasie przeanalizuj swoje działania i skoryguj je o wyciągnięte wnioski.
Może jakieś założenia były błędne, może nie trafiłaś z jakimś nawykiem, może wzięłaś sobie za dużo (lub za mało) na głowę, może potrzebujesz doprecyzować swój cel. Próbuj, zmieniaj, testuj i ciesz się z małych sukcesów!
Podsumowanie
Mam nadzieję, że spodobały Ci się moje przemyślenia i wskazówki na temat porannych i wieczornych rytuałów i nawyków. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto zbudować sobie rytuały i dzięki temu mieć większą kontrolę nad tym, co dzieje się w ciągu dnia.
Na samym wstępie napisałam, że dzięki rytuałom możesz zwiększyć swoją produktywność. W jaki sposób? Wykonując określone czynności codziennie i o tym samym czasie stają się one dla Ciebie nawykami, o których nie myślisz. Te wszystkie zadania dzieją się niejako bez Twojego świadomego udziału, dzięki czemu możesz w 100% skupić się na swojej pracy i “wycisnąć” z czasu jak najwięcej się da.
I tego Tobie życzę – abyś pracowała krócej, ale bardziej efektywnie, lub wykonywała więcej w tym samym czasie, bo prawdziwa produktywność to ciągła optymalizacja i doskonalenie swoich działań.
Ostatnio postanowiłam nieco przeanalizować kim są moje czytelniczki (tak, 98% to Kobiety, ponieważ swoje usługi i działania kieruję głównie do Kobiet, chociaż zdarzają się również Panowie), czego tak na prawdę potrzebują i jakich tematów szukają w sieci.
Chcę, aby ten blog był przepełniony praktyczną wiedzą i był dla Ciebie wartościowy, dlatego staram się go prowadzić jak najlepiej i przedstawiać same dobre „mięsko”. Tym bardziej, że coraz częściej trafiam na blogi w których wpisy są tworzone na szybko i często są sztuką dla sztuki (co mnie bardzo martwi, bo ja uwielbiam content marketing).
Wracając do tematu dzisiejszego wpisu: ostatnio nic nie pisałam (za to dużo czytałam) i miałam chwilę czasu na analizę osób, które czytają mojego bloga, pobierają moje autorskie materiały i śledzą mnie w mediach społecznościowych.
Nie będziesz pewnie zdziwiona faktem, że większość z tych osób prowadzi swoje biznesy. I jak to na przedsiębiorcze Kobiety przystało moje czytelniczki szukają najlepszych rozwiązań, które pomogą im optymalizować działania około biznesowe i usprawniać pracę.
W takich przypadkach praca jako wirtualna asystentka ma ogromną zaletę – znam mnóstwo fajnych programów, dzięki którym można pracować szybciej i sprytniej, a przede wszystkim ułatwić sobie swoją pracę.
Nie wiem jak Ty, ale ja wprost uwielbiam uczyć się na doświadczeniu innych ludzi i bardzo cenię sobie możliwość poznania przetestowanych, sprawdzonych już rozwiązań. Dlatego dzisiaj przygotowałam dla Ciebie listę 10 narzędzi, które ułatwiają prowadzenie małego biznesu.
Jest to numer jeden jeśli chodzi o bezpłatne narzędzie do planowania terminów konsultacji i spotkań (nie tylko tych online, bo masz możliwość dodania lokalizacji spotkania).
Jak działa Calendly i jak zaplanować możliwość zamówienia konsultacji?
Calendly jako narzędzie jest bardzo intuicyjne i proste w obsłudze. Wystarczy wybrać dzień i ustawić godziny, w których jesteś dostępna na spotkanie. Następnie możesz ustawić klika wprowadzających pytań, email z potwierdzeniem, skopiować link i gotowe.
Kiedy Twój potencjalny Klient wybierze odpowiedni dla siebie termin – otrzymasz powiadomienie mailem, a całe wydarzenie (event) zostanie dodany do Twojego kalendarza Google tak, abyś o nim nie zapomniała.
Co jeszcze fajnego ma w sobie Calendly?
inteligentnie wykrywa strefę czasową w taki sposób, że zmawiający godzinę będzie zawsze widział dostępność w swojej lokalnej strefie czasowej,
umożliwia stworzenie spotkań jeden na jeden, a także grupowych (grupowe w wersji płatnej),
pozwala stworzyć zestaw pytań przy zamawianiu konsultacji, a także daje możliwość utworzenia spersonalizowanego potwierdzenia zamówienia konsultacji,
umożliwia pobieranie płatności przez Paypal (niestety póki co w dolarach więc trzeba robić przewalutowanie, ale może za jakiś czas się to zmieni).
PRO TIP * Od niedawna Calendly ma możliwość osadzenia konsultacji na zewnętrznej stronie www i może wyglądać to tak, jak poniżej. Jest to fajna opcja – usuwasz wymówki i osoba może zamówić konsultację wprost z Twojej strony.
Ja korzystam z Calendly na codzień, jestem bardzo zadowolona i polecam to narzędzie każdemu, kto w swojej ofercie ma możliwość konsultacji.
Jest to narzędzie online, dzięki któremu możesz zoptymalizować zdjęcia lub grafiki (w formatach .jpg i .png), które wrzucasz np. na swoją stronę lub swojego bloga.
Dzięki optymalizacji obrazy czy grafiki jakie wrzucasz na swoją stronę „ważą” znacznie mniej. Oszczędzasz miejsce plus zmniejszasz czas ładowania witryny.
Na pewno nie raz spotkałaś się z przypadkiem, kiedy strona www ładuje się w nieskończoność. No właśnie, dokładnie tak samo myślę Twoim potencjalni Klienci / czytelnicy, kiedy Twoja strona zbyt długo się ładuje.
Używając Tinyjpg możesz postarać się, aby przyciągnąć tych potencjalnych Klientów / czytelników na swojego bloga lub stronę i zatrzymać ich na dłużnej.
Co jeszcze fajnego ma w sobie tinyjpg?
za jednym razem możesz zoptymalizować do 20 zdjęć (do 5 MB każde),
możesz pobrać je wszystkie na komputer lub dropboxa,
różnica, jaka wynika z optymalizacji zdjęć jest naprawdę niewielka i nie jest zauważalna dla normalnego czytelnika / użytkownika gołym okiem.
To wirtualny manager haseł. Szczególnie przydatny w pracy wirtualnej asystentki, czy ogólnie w biznesie online.
Ile razy zdarzyło CI się utknąć w mega ważnym momencie tylko dlatego, że zapomniałaś jakiegoś hasła? A może męczy Cię ciągłe zapamiętywanie i wpisywanie wszystkich haseł?
W Lastpass możesz bezpiecznie zachować swoje dane logowania (również Klientów) i przestać martwić się, że coś może się z nimi wydarzyć. Będziesz musiała stworzyć tylko jedno, ostatnie hasło (do logowania do lastpass).
Jakie jeszcze funkcjonalności możesz odkryć w lastpass?
rozszerzenie (wtyczkę) do Twojej ulubionej przeglądarki,
zapamiętanie tylu haseł, ile tylko chcesz,
automatyczne logowanie do witryn – nie będziesz musiała sama wpisywać loginów i haseł, last pass zrobi to za Ciebie, automatycznie,
aplikacja mobilna na urządzenia przenośne, tak, abyś wszystkie hasła miała zawsze przy sobie
możliwość tworzenia zabezpieczonych notatek (hasła do wifi, ubezpieczenie auta, historie medyczne itp.)
dzielenie się hasłami z rodziną (do 5 użytkowników),
możliwość udzielenia dostępu dla Twoich bliskich osób (wiesz tak w razie nieprzewidzianego).
Funkcjonalne narzędzie do przeprowadzania live’ów I wywiadów na Facebooku. Działa bardzo fajnie, jest intuicyjne i pozwala w ładny i przyjemny sposób opakować swoje transmisje.
Jak zapewne wiesz Facebook promuje transmisje live i docierają one do większego grona naszych odbiorców, dlaczego tego nie wykorzystać? Wiem sporo osób boi się live’ów.
Ja mam na to radę. Jeśli bardzo boisz się transmisji live – zaproś gościa. Podczas przeprowadzania wywiadu jest zupełnie inaczej, niż podczas live 1:1 większy luz, swoboda i ta świadomość, że nie jest się samym bardzo pomaga. Więc jeśli masz możliwość, a chcesz „przełamać się” z live’ami – zrób wywiad i oczywiście Belive.tv Ci w tym pomoże.
Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się wysłać maila o nieprzyzwoitej porze? Bo mi tak. Mam tutaj na myśli godzinę grubo po północy W świecie biznesowym panuje pewna etykieta wg której fajnie jest działać. I tak jak nie powinno dzwonić się do potencjalnych Klientów (lub obecnych Klientów) z zapytaniem po godzinach lub w dni wolne od pracy, tak samo nie powinno się wysyłać maili o 2 nad ranem.
No chyba, że zarówno Ty jaki i Klient jesteście zgodni i pisanie do siebie maili w środku nocy jest Waszą normalną formą komunikacji, albo mieszkacie po innych stronach globu i to normalne.
A jeśli mowa o komunikacji w pracy zdalnej – jakiś czas temu napisałam o tym dosyć ciekawy wpis. Więc jeśli masz ochotę sprawdzić jakie wskazówki podaję na tacy – kliknij w link: Komunikacja w pracy zdalnej.
Zakładam jednak, że w większości przypadków tak jednak nie jest, dlatego chciałabym przedstawić Tobie narzędzie, które usprawni zarządzanie skrzynka odbiorczą.
Szczególnie przydatne, jeśli udostępnia się swoje materiały, czy po prostu chce się przetestować ruch i klikalność w podany link. Dodatkowo istnieje możliwość personalizacji swoich linków więc można każdy link fajnie nazwać.
Nie jest to rozwiązanie idealne i całkowicie bezpłatne (analizy i większość opcji jest dostępna w wersji premium), ale w swojej bezpłatnej wersji dla małego biznesu jest wystarczająca.
Jak działa bit.ly?
kopiujesz długi adres, który chcesz skrócić,
wklejasz go do Bit.ly
po chwili uzyskujesz skrócony link,
pamiętaj, że możesz spersonalizować swój link i wybrać odpowiednią nazwę.
Program online do edytowania zdjęć i grafik. Może nie wygląda tak świetnie jak inne podobne narzędzia (np. Canva), ale dla mnie ma jedną ogromną zaletę – można w nim usunąć tło ze zdjęcia w dosłownie kilka chwil.
Jak? Już tłumaczę:
otwórz Lunapic i wybierz zdjęcie (w którym chcesz usunąć tło) klikając w przycisk BROWSE,
kiedy Twoje zdjęcie się załaduje – kliknij w edit, a następnie przejdź do transparent background,
następnie wystarczy, że wybierzesz sobie kolor, jaki chcesz usunąć ze zdjęcia i już! Gotowe,
możesz zapisać zdjęcie lub podzielić się nim bezpośrednio na mediach społecznościowych.
Szybko prawda? Ja Lunapic odkryłam już ponad rok temu i korzystam z niego dosyć często. Jeszcze nigdy mnie nie zawiódł – polecam.
Jest to z kolei aplikacja na smartphone, którą możesz ściągnąć w sklepie Google Play i App Store.
Co to jest i do czego służy?
Aplikacja Forrest pomaga w skupieniu podczas pracy i zwiększaniu swojej produktywności. To świetne rozwiązanie dla osób, które są uzależnione od ciągłego sprawdzania swojego smartphone i chcą wyrobić w sobie nawyk nieprzerwanej pracy.
Plus przydaje się fajnie się do praktykowania techniki Pomodoro, o której to nieco więcej będziesz mogła poczytać w lipcu.
Jak działa Forrest?
Wybierasz swój czas skupienia (domyślny 25 minut) i zasadzasz drzewko,
Drzewko sobie rośnie, ale kiedy wyjdziesz z aplikacji przed upływem zaznaczonego czasu – drzewko uschnie.
Im częściej wytrzymasz podczas pracy bez zerkania w telefon i zmieniania aplikacji, tym bardziej gęsty las udaje Ci się wyhodować.
Aplikację Forrest można używać nie tylko do pracy, ale także do codziennego życia, nauki, czytania, spotkań z przyjaciółmi, rodziną czy zabawy z dziećmi. Bardzo polecam.
Jeśli prowadzisz swój biznes – jestem pewna, że o Canvie już słyszałaś. Ale jeśli nie – to prosty i bardzo intuicyjny w obsłudze kreator do tworzenia grafik.
Myślę, że jest to bardzo fajne rozwiązanie dla małych biznesów. Ja sama i moje Klientki również korzystają z Canvy, a grafiki, które można tam wykonać „dają radę”.
Możliwości Canvy są naprawdę spore, dodatkowo wbudowanych jest mnóstwo układów i szablonów do wykorzystania więc naprawdę jest z czego wybierać. Interfejs jest łatwy w obsłudze, a sam kreator działa na zasadzie drag and drop czyli przenieść i upuść w wybranym miejscu.
Myślę, że do przybliżenia Ci tego narzędzia potrzebowałabym co najmniej czasu na jeden osobny wpis, więc pozostańmy, póki co przy stwierdzeniu, że Canva jest genialna dla małego biznesu. Bezpłatna, (a płatna wersja też przystępna cenowo), można w niej dzielić się swoimi pracami z innymi użytkownikami, a od jakiegoś czasu jest również dostępna jako aplikacja mobilna na smartphone.
Oczywiście nie przebije się takimi grafikami tych robionych przez profesjonalistę w Photoshopie, ale jeśli nie masz czasu na naukę tego skomplikowanego narzędzia – Canva jest genialna.
Jedno z lepszych bezpłatnych narzędzi do email marketingu. Bezpłatnych – mam tutaj na myśli opcję free do 1000 subskrybentów.
Ja sama korzystam z MailerLite w moim biznesie jak i wiele z moich Klientek również z niego korzysta. Mimo tego, że nie jest idealny, (zdarzają się błędy), ale funkcjonalność i rozbudowane możliwości tego narzędzia przeważają i zdecydowanie. Polecam je do budowania swojej listy mailingowej.
Raz na jakiś czas słychać głosy, że email marketing to handlowanie swoimi danymi w zamian za „coś”. Ze e-maile to już przeżytek, nikt ich nie czyta i tylko zaśmiecają skrzynki odbiorcze itp.
Nie jestem tutaj guru od marketingu, ale powiem Ci jedno – dzięki email marketingowi pozyskałam swoje najlepsze i najfajniejsze Klientki. I to nie ja musiałam o nie zabiegać – to one trafiły na mnie, testowały moje umiejętności, pobrały bezpłatne materiały, czytały maile, a w końcu zdecydowały, ze chcą ze mną pracować. Ja z mojej perspektywy takie narzędzie mogę Ci tylko polecić.
Wracając do MaierLite – co w nim takiego fajnego, że tak wiele osób z niego korzysta i go poleca?
jak już wspominałam bezpłatne 1000 subskrybentów – i co jest bardzo ciekawe– jeśli ta sama osoba zapisze się na więcej niż jedną Twoją listę – program policzy ją jaki 1 aktywnego subskrybenta,
3 opcje zapisu na listę mailingową w modelu double opt-in,
możliwość tworzenia stron lądowania bezpośrednio z Mailerlite,
tworzenie kampanii testowych a/b
prosty w użytkowaniu kreator drag and drop, dzięki któremu same tworzenie maili staje się przyjemnością,
segmentacja i grupowanie subskrybentów,
tworzenie automatyzacji mailowych, czyli ścieżek, po których mogą przechodzić subskrybenci.
Bardzo dużo dodatkowych opcji, z których aż żal nie korzystać. A w dodatku w polskiej wersji językowej i z tego co się orientuję – w supporcie również pracują Polacy. Proste, fajne narzędzie „do ogarnięcia”, które z pewnością ułatwi Twojemu małemu biznesowi i Tobie pracę, oraz pomoże zbudować listę subskrybentów.
Narzędzia – Podsumowanie
To już wszystko co dla Ciebie przygotowałam na dzisiaj. Mam nadzieję, ze wpis Ci się spodobał i dowiedziałaś się ciekawych informacji.
Tych wszystkich narzędzi, które pomagają w małym biznesie jest oczywiście dużo więcej. Dzisiaj chciałam się skupić na tym, aby pokazać Ci może nieco mniej popularne (oprócz Canvy i MailerLite), a jednak ciągle tak samo fajne rozwiązania.
Ze wszystkich powyższych narzędzi korzystam na co dzień w swoim małym biznesie, więc wiem, o czym mówię. Polecam Ci każde z nich, jeśli masz chwilę czasu – sprawdź je przetestuj i daj mi znać czy Tobie również się spodobały.
A może masz już swoje ulubione narzędzia, które ułatwiają Ci pracę i chciałabyś je polecić? Napisz o nich koniecznie w komentarzu!
Cześć. Dzisiejszy wpis jest podyktowany nowymi zmianami dostosowania się pod RODO, jakimi MailerLite uraczył nas kilka dni temu. O co chodzi? Zapraszam do lektury.
Nie wiem, czy widziałaś ostatniego maila od ekipy MailerLite, jeśli nie – pozwól, że opowiem Ci o kilku zmianach, które dla nas przygotowali. Aktualizacja jest związana z RODO (GDPR), które wejdzie w życie już za kilka dni. (Jeśli jeszcze nie wiesz, co to jest RODO i nie zrobiłaś nic w kierunku dostosowania się pod jego wymogi – masz jeszcze kilka dni, aby to zmienić 😉
Ostatnie zmiany dotyczą formularzy zapisu w trybie opt-in.
Jakie zmiany przed RODO?
1. Po pierwsze MailerLite umożliwia nam poinformowanie potencjalnych subskrybentów w jaki sposób będziemy przetwarzać ich dane (wprowadzono możliwość wygenerowania osobnych zgód na różne działania marketingowe), czyli kładzie nacisk na określenie Twoich intencji pozyskania adresu e-mail (co chcesz wysyłać i w jakich celach marketingowych).
2. Po drugie MailerLite daje użytkownikom możliwość wyboru w jakich celach chcą, aby ich dane zostały przetworzone (mogą oznaczyć np. jeden z dwóch lub trzech checkboxów, jakie przygotujesz).
Zmienił się układ strony, w której buduje się formularz zapisu do osadzenia na stronę. Dla porównania pokazuję CI jak to wyglądało wcześniej, a jak teraz.
Wcześniej:
Teraz:
Co się zmieniło?
1. Wygląd graficzny ustawień formularza jest teraz podobny do strony lądowania i pop-up. 2. Zezwolenia marketingowe (GPDR) – nowa funkcja, która pozwoli CI określić dokładnie w jaki sposób przetwarzasz dane osobowe. 3. „Stary” chceckbox, którego używałaś do tej pory w zapisie double opt-in. 4. Ukryte pola, które służą segmentacji Twoich subskrybentów już na etapie zapisu. 5. Możliwość przekierowania użytkownika na Twoją stronę z podziękowaniem (ta opcja również była dostępna wcześniej).
Zmiana postaci kodu do osadzenia na stronie
Kolejna zmiana, która rzuciła mi się w oczy, to zmiana postaci kodu do osadzenia na stronie. Wcześniej wyglądało to tak: do osadzenia formularza na stronie wystarczyło skopiować 2 linijki kodu i wkleić w pożądane miejsce na stronie.
Wcześniej:
Aktualnie kod wygląda tak:
Pierwszą część kodu należy dodać do każdej strony na naszej www w sekcji header (np. za pomocą wtyczki), dopiero po wykonaniu tego zabiegu można skopiować dolną część kodu i wkleić na pożądaną stronę – tak jak wcześniej. (Uwaga: dłuższą część kodu do header należy dodać tylko raz, a potem zmieniać tylko tą drugą, krótszą część kodu odpowiedzialną za poszczególne formularze zapisu.)
Jakie zmiany zostały wprowadzone do formularzy landing page i pop-up?
Podobnie jak w formularzu osadzenia kodu na stronie w opcji double opt-in dodano dodatkowe pola, które są zgodne z GDPR. Poniżej możesz zobaczyć przykład landing page:
1. W pierwszym przykładzie zaznaczona jest tylko opcja checkbox potwierdzający opt-in, tak jak było do tej pory.
2. W drugim przykładzie zaznaczona została opcja zoptymalizowana pod GDPR z większą ilością checkboxów i dodatkowymi informacjami.
Ustawienia pop-up
(Wszystkie te zmiany odnoszą się do tworzenia nowych formularzy, więc te, którymi posługiwałaś się do tej pory zostaną w postaci, w jakiej zostały stworzone. Jeśli chciałabyś zmienić formularze zapisu zgodnie z nowymi zasadami – będziesz musiała stworzyć je od nowa.)
Tyle w temacie zmian pod kątem zapisu na listę mailingową.
A co jeśli mamy już osoby na liście i chcemy dostosować się do RODO? W jaki sposób MailerLite nam to umożliwia?
1. Aktualizacja profilu subskrybenta.
Jeśli mamy np. trzy zgody (checkboxy), a użytkownik wyrazi zgodę tylko na jeden rodzaj aktywności marketingowej – MailerLite zaktualizuje profil użytkownika i zaznaczy jakie działania możesz wykonać wobec danego subskrybenta.
2. Prawo do zostania zapomnianym.
W sytuacji, kiedy chcesz wykasować wszystkie swoje dane z systemu dodała zostaną opcja „forget”, która na stałe kasuje wszystko.
3. Przechowanie potwierdzenia zapisu na listę mailingową.
Aby działać w zgodzie z RODO powinnaś przechowywać dane o zapisie subskrybenta na listę email tak, aby udowodnić, że dana osoba zapisała się na niego z własnej woli.
Powinnaś mieć potwierdzenie danych takich jak: – potwierdzenie zapisu w czasie rzeczywistym (godzinę, datę i lokalizację), – źródło zapisu na listę mailingową (strona www, social media itp.), – print screen formularza zapisu opt-in. Z pomocą przychodzi nam MailerLite, który przechowuje te dane za nas, jak na screenie poniżej:
Uff, to wszystko na dziś, jeśli chodzi o MailerLite i RODO. Mam nadzieję, że nie przestraszyłaś się tych nowych funkcji i pomału zaczniesz dostosowywać je do swoich potrzeb. Powodzenia.
PS. Jeśli uważasz, że ten artykuł może przydać się innym – proszę podziel się nim ?
Znasz to uczucie, kiedy patrzysz na zegarek, jest 5 po południu a Ty zdajesz sobie sprawę, że tak naprawdę nic dzisiaj nie zrobiłaś? Wstajesz o poranku z całą listą zadań do zrobienia (taką na kilometr), a z każdą godziną przybywa ich coraz więcej i więcej?
Nie jesteś sama! Takie dni zdarzają się również mi. Jestem wirtualną asystentką i pracuję z domowego biura.
Jestem mamą małej dziewczynki, która właśnie stawia pierwsze kroki i chce poznawać świat (i chce to zrobić już teraz koniecznie, nawet jeśli tylko głowa chciałaby iść a nogi jeszcze nie nadążają). Każdy dzień to dla mnie pasmo wyzwań i możliwości, które chcę jak najlepiej wykorzystać.
Codziennie muszę ustalać priorytety nie ważne czy chodzi pracę dla moich cudownych klientek, wyprasowanie w końcu tej wołającej do mnie od trzech dni sterty prania, czy potwierdzenie wizyty u okulisty, którą ciągle odkładam „na później”.
Po prostu nie ma wystarczającej ilości godzin w ciągu dnia na to, aby zrobić wszystko. Czasem chciałabym dać się sklonować i oddać część zadań mojej drugiej ja. I o ile nie mogę tego zrobić, to zawsze mogę skupić się na zwiększeniu mojej produktywności.
Pracuję z domu ponad 4 miesiące i ciągle szukam idealnego sposobu na podwyższenie mojej produktywności. Wyrobiłam już sobie pewien plan działania, który na tą chwilę zdaje egzamin i udaje mi się pracować w blokach czasowych o maksymalnej produktywności.
Opracowałam swój własny system organizacji pracy, który daje mi czas na zwiększenie produktywności. Dzięki niemu mogę zrobić więcej zadań w krótszym czasie i od razu przestawić się na tryb pracy na wysokich obrotach.
Jeśli masz trudności z dotrzymywaniem terminów, odpowiednim skupieniem podczas pracy a w między czasie wykonaniem swoich domowych zadań, mam dla Ciebie kilka wskazówek jak możesz zwiększyć swoją produktywność.
Te wskazówki zadziałały dla mnie, więc jestem pewna, że pomogą i Tobie!
1. Uporządkuj wirtualne miejsce pracy
Tysiąc rzeczy na pulpicie na pewno nie poprawi Twojej produktywności, więc porządek na pulpicie i w folderach to podstawa (to samo tyczy się chmury!).
Moje pliki na komputerze i w chmurze uporządkowane są w odpowiedni sposób. Wszystkie moje materiały mam posegregowane tak, aby ułatwić sobie do nich dostęp.
Osobny folder na każdą stronę (jeden po polski, drugi po angielsku), a w nich kolejne podfoldery z ważnymi dla mnie informacjami (treściami do publikacji, tablicami inspiracji, postami na bloga, grafikami, materiałami, umowami dla klientów i innymi ważnymi plikami).
Moja każda klientka ma również przypisany folder, a w nim poszczególne projekty / zadania są dokładnie opisane wraz z datami ich wykonania.
Dodatkowo dobrym pomysłem jest opisanie wszystkich zdjęć i grafik tak, aby odpowiadały odpowiednim tematom i zadaniom czy tekstom.
np. jak-zwiekszyc-produktywnosc.jpg
(używając małych liter i myślników pomagam sobie w szybkim odnalezieniu danego pliku bez zbędnego rozpraszania się)
Jeśli Twoje dokumenty, pulpit i chmura wymagają natychmiastowej interwencji poświęć teraz godzinę czasu na ich uporządkowanie a zaoszczędzisz sobie czasu (i często stresu- gdy w popłochu szukasz ważnego pliku) w przyszłości.
2. Pracuj mądrze
Przyjrzyj się czynnościom, które wykonujesz i sprawdź co zajmuje Ci najwięcej czasu. Może zbyt wolno piszesz na klawiaturze? A może wyszukiwanie informacji sprawia Ci trudność? Czy tworzenie grafik zajmuje Ci zbyt dużo czasu?
Sprawdź jakie zadania zajmują Ci najwięcej czasu i spróbuj się w nich poprawić.
Ja kilka miesięcy temu stwierdziłam, że chyba trochę za wolno piszę i chciałam poprawić się w tym temacie. Stwierdziłam, że mogę spróbować się podszkolić i rozwinąć nieco swoje umiejętności. Udało mi się to dzięki testom szybkiego pisania, które również możesz przetestować tutaj https://www.livechatinc.com/typing-speed-test/#/ i tutaj http://kurspisania.pl/wyzwanie/wyzwanie-1/ .
Teraz mogę napisać więcej rzeczy w tym samym czasie co z pewnością zwiększa moją produktywność.
Kolejnym krokiem w podniesieniu mojej produktywności było stworzenie wzorów grafik do różnych mediów społecznościowych, prezentacji i pdfów.
Dzięki temu nie muszę za każdym razem tworzyć grafik od nowa. Wystarczy, że wgram swój zapisany szablon zacznę to edytować wg moich potrzeb.
Kolejnym pomysłem na zwiększenie produktywności jest odpowiednie planowanie.
Wszystkie projekty i zadania wprowadzam do Asany i z jej poziomu zarządzam poszczególnymi zadaniami. Ułatwia mi to pracę i zwiększa produktywność, bo mam wszystko w jednym miejscu i nie muszę się rozpraszać.
Mogę się skupić na odhaczaniu wykonanych zadań, nie muszę szukać maili i notatek po to aby sprawdzić czy jestem na bieżąco.
Aby zwiększyć produktywność możesz również podwyższyć ceny swoich usług. Pracując przez dłuższy czas zwiększasz swoje doświadczenie w danym temacie i dochodząc w pewnym momencie do ściany, gdzie już nie możesz pracować więcej, odpowiednim krokiem jest po prostu podniesienie cen.
Dzięki temu pozwalasz sobie na krótszą pracę i większe zarobki. Jest to dobre rozwiązanie, gdy po prostu brakuje Ci czasu i musisz odmawiać swoim klientom.
Kolejnym krokiem jest trzymanie się zasady zero emalii / powiadomień w czasie pracy. Ponieważ moja praca wymaga często dużo wyszukiwania informacji w sieci, przygotowywania różnego rodzaju dokumentów i tworzenia treści, muszę osiągać stan pełnego skupienia.
I choć czasem jest ciężko, szczególnie, gdy social media są moim narzędziem pracy, staram się ograniczać rozpraszacze jak tylko mogę.
3. Wycisz się
Nie wiem jak u Ciebie ale u mnie mój dom jest zawsze głośny.
Zapewne w dużej części jest to zasługa mojej córeczki, która coraz głośniej manifestuje swoje ja.
Zabierając się do pracy potrzebuję jakoś odciąć się od tematów domowych i skupić na pracy. Taką fajną formą wyciszenia i skupienia jest założenie słuchawek i słuchanie muzyki w tle w czasie pracy.
Dzięki temu mogę ograniczyć dochodzące do mnie dźwięki domowe i zapomnieć na chwilę, że moje centrum dowodzenia znajduje się w domu. Czego słucham? Głównie soundtracków z moich ulubionych filmów a aktualnie soundtrack z filmu Interstellar (Hans Zimmer).
Słuchanie muzyki, po to aby bardziej skupić się na pracy jest jedną z tych czynności do których nie byłam nigdy przekonana. Gdybym nie spróbowała nigdy nie uzyskałabym świetnych efektów pracy oraz zwiększenia mojej produktywności.
Wiem, oddelegowanie części zadań, to może być dla Ciebie bardzo trudny temat.
W szczególności, gdy ciężko zmierzyć się z własnym perfekcjonizmem i brakiem zaufania dla asystentki.
Dlatego ja zawsze polecam wstępną konsultację, taką chwilę luźniej rozmowy żeby po prostu sprawdzić czy będzie między nami ta„chemia”. Pamiętaj, konsultacja jest również po to, aby asystentka zadecydowała czy chce podjąć z Tobą współpracę.
Tak naprawdę możesz zwiększyć swoją produktywność tylko tedy, gdy będziesz miała pewność, że reszta Twoich zadań jest w dobrych rękach.
Delegowanie to świetna rzecz, która uczy tego, że nie warto brać wszystkiego na siebie.
Z tego względu bardzo lubię pracować dla business coachów i konsultantek, ponieważ wiedzą one jak ważne jest delegowanie, przekonują do delegowania swoich klientów i chętnie swoje zadania delegują.
Jeśli chcesz spotkać się na Skypie zapraszam tutaj.
Jeśli chodzi o automatyzację to fajnie wykorzystać ten proces do planowania wszelkiego rodzaju postów do mediów społecznościowych (Buffer, Hootsuite), serii e-mail po zapisie na newsletter, wysyłki newsletterów (Mailer Lite), czy np. automatycznego zapisu na konsultacje (Calendly).
Ja wykorzystuję również Zapier, w którym przeprowadzam proces automatyzacji różnych aplikacji i narzędzi ze sobą.
Narzędzi do automatyzacji jest sporo i ważne jest tutaj to abyś to ty czuła się komfortowo podczas ich użytkowania.
5. Unikaj wypalenia się
Bardzo łatwo jest się wypalić, jeśli pracujesz dla siebie. Granica między pracą, a życiem rodzinnym bardzo szybko się zaciera. Jeśli Twoje biuro jest w sypialni i nie masz możliwości odcięcia się od pracy, kiedy wykonasz już wszystkie zadania w danym dniu.
Dlatego ważne jest aby zachować zdrowy dystans do pracy i życia rodzinnego. Po prostu pozwolić sobie na chwilę czasu tylko dla siebie.
Doceniam małe codzienne przyjemności po to aby naładować swoje baterie i następnego dnia mieć zapał do pracy.
Pozwalam sobie na spędzenie wieczoru oglądając seriale na Netflix czy też zaszycie się w kącie z ulubioną książką.
Podsumowanie
Pamiętaj, aby planować (z grubsza) każdy swój dzień po to aby mniej więcej wiedzieć czego możesz w danym dniu się spodziewać. Jednocześnie daj sobie również pozwolenie na bycie elastyczną. Nie musisz sztywno trzymać się planu. Kiedy otworzysz się na więcej możliwości każdego dnia, będziesz mogła dopasować swój dzień do swojego planu i zwiększyć swoją produktywność.
Teraz czas na Ciebie: Jakie Ty znasz sposoby na zwiększenie produktywności podczas pracy w domu?
Dziękuję za przeczytanie tego, wpisu podziel się nim ze znajomymi!
Często dostaje pytania jak ja pamiętam o tych wszystkich zadaniach, które mam wykonać dla rożnych klientów i się w tym wszystkim odnajduję.
Odpowiedź jest prosta: korzystam z najlepszych narzędzi online do których mam dostęp na wielu urządzeniach, nie ważne czy w ręku mam laptopa, telefon czy tablet. Dzięki temu wypracowałam sobie odpowiedni system pracy, który pozwala mi pracować mobilnie. I ja dzisiaj chcę podzielić się z Tobą tą listą narzędzi online, które pomogą w prowadzeniu Twojego biznesu 🙂
Jeśli jesteś gotowa zabrać się do pracy już teraz i zacząć używać przydatnych, sprawdzonych i bezpłatnych narzędzi, dzięki którym usprawnisz swoją pracę – ten post jest zdecydowanie dla Ciebie!
W sieci znajdziesz mnóstwo opinii, które określają asanę jako narzędzie do grupowego zarządzania projektami i to jest stu procentowa prawda. Ale Asana to coś więcej, to rozbudowane narzędzie do kompleksowego zarządzania sobą, swoja pracą, firmą, blogiem czy obowiązkami domowymi. Jeśli poświęcisz trochę czasu po to aby nauczyć się na niej pracować, będzie ona jednym z ważniejszych narzędzi online w twoim biznesie.
W jaki sposób możesz korzystać z Asany?
tworzenie list zadań- codziennych, tygodniowych, miesięcznych list, do których możesz dodawać informacje, daty wykonania, opisy, określać tagi itp. Możesz przenieść swoje papierowe listy zadań do Asany, mieć wszystko w jednym miejscu i przestać martwić się tym, że o czymś zapomniałaś;- zarządzanie projektami – określone działania z dłuższym terminem wykonania są tym do czego Asana została stworzona. Masz mnóstwo możliwości pracy nad projektami, począwszy od wyboru widoku: listy lub tablicy.
możesz dodać swoich współpracowników do danego projektu, dzielić się projektami dodając osoby do tzw. follow- dzięki czemu dana osoba będzie mogla obserwować jego postęp, wykonanie, oraz komentować.
możesz dodawać załączniki, komentarze, tagi, kolory, daty wykonania, linki, delegować zadania dla osobom związanym z danym projektem;
organizowanie spotkań biznesowych – możesz utworzyć plany spotkań biznesowych, dodawać treści oraz dokumenty, które na danym spotkaniu będą poruszane, Możesz wprowadzać porządek spotkań biznesowych/agendę, dodawać uczestników spotkań tak, aby każdy mógł się zapoznać z tematem i dokumentami danego spotkania przed, w trakcie a także po jego zakończeniu;
przeprowadzanie burzy mózgów- możesz to osiągnąć przez wprowadzanie jednego dnia w tygodniu lub miesiącu, w którym każdy współpracownik będzie mógł dodać kreatywny pomysł związany z firmą. Dzięki Asanie wszystko będzie przechowane w jednym miejscu, i dostępne dla oznaczanych osób;
planowanie kalendarza treści – możesz używać Asany do content marketingu, planowania publikacji, tworzenia projektów. Wystarczy, że potem dodasz do nich daty i możesz kreować kalendarz publikacji;
launch produktów- ustal krok po kroku plan launchu nowych produktów, z dokładnymi datami i opisem zadań. Następnie z pomocą Asany wcielaj go w życie krok po kroku, zadanie za zadaniem, aż do osiągnięcia celu;
komunikacja w zespole – Asana umożliwia komunikowanie się poszczególnych współpracowników w obrębie danego projektu. Fajne jest to, że nie trzeba opuszczać Asany, żeby wysłać maila, bo tak naprawdę nie trzeba tych maili wysyłać wcale. Wystarczy kliknięcie w okienko konwersacji pod danym projektem i gotowe.
Powyższe przykłady to tylko kilka zastosowań Asany w biznesie.
Można stworzyć w niej prawie wszystko a ograniczeniem jest tylko nasza wyobraźnia. Chciałam pokazać, że Asana to świetne narzędzie, które przede wszystkim pomaga. Wiadomo, nie wykona za nas naszej pracy ale pomoże lepiej nią zarządzać. Oczywiście na początku trzeba wszystko skonfigurować, ale później owocuje to świetnym wsparciem i pół-automatyzacją.
Dodam tylko, że Asana jest bezpłatna do 15 osób w organizacji i ta bezpłatna wersja w zupełności wystarcza właścicielom małych biznesów.
Narzędzie, które pozwala na zarządzanie wirtualnymi notatkami. Trello podobnie jak Asana to narzędzie do zarządzania projektami. W odróżnieniu od Asany (w której możesz Tworzyć swoje projekty w listach) Trello stawia na rozwiązanie w formie tablic. Jeśli jesteś fanką używania małych karteczek i zapisywania wszystkiego na nich to rozwiązanie przypadnie Ci do gustu.
Jak możesz wykorzystać możliwości Trello?
– tworzyć tablice – każda tablica to może być osobny projekt lub zbiór projektów. Kiedy zaczynasz nowy projekt od podstaw najpierw tworzysz tablice, potem listy a następnie wprowadzasz zadania do listy “do zrobienia”. Kiedy wykonujesz dane zadanie możesz przenieść je do listy „pracuję nad tym” a gdy zadanie zostanie wykonane możesz przenieść je do listy „wykonano”. W ten sposób twoje działania są od razu widoczne na tablicy więc jeśli jesteś wzrokowcem jest to dodatkową zaletą;
– dodawać osoby, współpracowników do tablic i dzielić się z nimi postępem swoich prac;
– komunikować się wewnątrz Trello;
– do każdego zadania możesz dodać checklistę i w miarę postępu prac możesz odhaczać poszczególne etapy;
– Trello możesz wykorzystać również jako tablice inspiracji i kontentu na bloga, czy firmową stronę;
– możesz wykorzystać tablice również do przechowywania ciekawych linków, artykułów, stron, inspiracji, planów wakacyjnych, przepisów, dodatków do domu, rzeczy dla dzieci, Twoich celów, tak naprawdę wszystkiego co tylko wymyślisz.
Zaletą Trello jest to, że interfejs posiada język polski. Oczywiście narzędzie w podstawowym pakiecie jest darmowe, co w zupełności wystarcza w codziennym jego użytkowaniu.
Jest to kolejne darmowe super narzędzie. Możesz je wykorzystać do mierzenia czasu wykonywanych przez siebie zadań. Czas w Toggl możesz mierzyć na dwa sposoby:
– automatycznie – dodajesz projekt, nazwę zadania, dane klienta i w momencie rozpoczęcia pracy wciskasz start, a po zakończeniu danego zadania naciskasz stop;
– manualnie – ustawiasz parametry i określony czas pracy nad danym projektem (może być to odcinek czasu w przeszłości, lub czas, który dopiero planujesz przeznaczyć na daną czynność).
Toggl jest szczególnie przydatny i fajny dla osób, które pracują zdalnie i same sobie muszą mierzyć czas pracy a nie chcą używać skomplikowanych narzędzi.
Interfejs Toggl jest bardzo intuicyjny, pozwala bardzo szybko zapoznać się z obsługą tej aplikacji i zachęcić do rozpoczęcia na niej pracy. W bezpłatnej wersji, która jest całkowicie wystarczająca możemy:
– stworzyć projekt,
– dodać zadania do projektu,
– dodać klientów, nad których zadaniami pracujemy,
– tworzyć raporty z naszej pracy,
– ściągać i drukować raporty za pomocą kilku kliknięć.
Bardzo polecam to narzędzie, ponieważ naprawdę świetnie pokazuje nasz czas pracy, fajnie pracuje w tle, jest bardzo przyjazne i nie wymaga od nas dużo uwagi. W opcjach premium jest o wiele więcej dodatków, które dodatkowo ułatwiają pracę (np. można dodać cenę/godz pracy, ustawić prezentację godzin np. w 15-minutowych segmentach, można śledzić swój czas spędzony na poszczególnych stronach internetowych itp.)
Zapier to moje najnowsze odkrycie. Jest to narzędzie, które pozwala łączyć ze sobą różne aplikacje za pomocą tzw. workflows i automatyzować monotonne czynności, tak aby pracowały w tle i oczywiście oszczędzały nasz czas.
Zapier jest to aplikacja, która skleja inne narzędzia niewidzialnym klejem. W tej chwili możesz tworzyć zapy z ponad 750 innych aplikacji. Jak działa Zapier? Pozwala tworzyć tunel pracy, który zaczyna się za pomocą tzw. trigger czyli spustu. W chwili kiedy spełnione zostają warunki przez nas narzucone zapier przystępuje do pracy i tworzy określone przez nas akcje.
Ok, wiem to brzmi strasznie trudno i nieprzystępnie, ale naprawdę nie jest aż tak trudne do opanowania. Pozwól mi podać przykład:
-dostajesz dużo maili z załącznikami i każdy z załączników zapisujesz na Dropboxie lub Google drive. Więc za każdym razem, gdy dostajesz emial otwierasz go i poszczególny załącznik zapisujesz. Za pomocą Zapier tworzysz zapa. Za każdym razem, gdy dostaniesz maila załącznik zapisze się automatycznie sam na określonej przez Ciebie lokalizacji, oszczędzając Twój czas,
– tworzyć zapy można naprawdę z wielu aplikacji. Cały proces tworzenia zapów można bardzo mocno spersonalizować właśnie po to, aby jak najlepiej wykorzystać możliwości tego narzędzia.
W darmowym pakiecie zapier możesz utworzyć 20 zapów w miesiącu. Masz w czym wybierać. Zapier integruje się z ponad 750 innymi narzędziami. Polecam wypróbować jego działanie.
Tego narzędzia chyba nie muszę nikomu przedstawiać. Evernote jest moim zdaniem najlepszą darmową aplikacją do zarządzania treścią: tworzenia notatek, zadań, zapisywania przydatnych artykułów na później, dodawania spotkań itp. Super rozwiązaniem jest dla mnie synchronizacja na różnych urządzeniach. Często korzystam z Evernote na telefonie, gdzie zapisuję notatki, listy zadań, wszystko co przychodzi mi do głowy.
Evernote posiada rozszerzenie na przeglądarkę Chrome, gdzie można to rozszerzenie zainstalować, a potem używać go do zapisywania przydatnych artykułów.
Bardzo polecam to narzędzie szczególnie kobietom zabieganym, które nie zawsze maja pod ręką kartkę papieru ale swój smartfon już tak. Łatwe, przyjemne w obsłudze i również integralne z zapier. Możesz więc stworzyć sobie zapa w którym dodana przez Ciebie notatka w Evernote utworzy projekt w Asanie lub Trello. Automatycznie bez Twojego udziału zaoszczędzisz chwilę swojego cennego czasu.
Oczywiście jak pozostałe narzędzia Evernote jest darmowy w podstawowych właściwościach. Płatne plany dodają więcej fajnych opcji jak np. większą pojemność, przesyłanie maili do aplikacji, wyszukiwanie informacji w dokumentach i pdf, skanowanie wizytówek i inne.
Podsumowanie
Na rynku istnieje ogromny wybór narzędzi do zarządzania zadaniami, projektami i czasem. Dzisiaj chciałam przedstawić pokrótce te kilka podstawowych, które mają BEZPŁATNE wersje, po to abyś mogła zacząć ich używać. Moim zdaniem są one łatwe w obsłudze, intuicyjne i warto się z nimi zapoznać. Mam nadzieję, że zaciekawiłam Cię tym tematem i rozbudziłam w Tobie potrzebę zapoznania się z powyższymi narzędziami.
Nie musisz używać żadnych narzędzi do automatyzacji pracy. Projekty możesz pisać w notatniku, zadania możesz notować na karteczkach, czas możesz śledzić na zegarku. Chcę Ci pokazać, że gdy jesteś gotowa przenieść swój biznes na kolejny etap to praca z użyciem tych narzędzi będzie idealna.
Jeśli chciałabyś dowiedzieć się więcej o tych narzędziach zapisz się na mój newsletter i odbierz prezent, a kolejny artykuł z tej serii prześlę Ci na skrzynkę mailową.
Pozdrawiam, Kasia
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
