Delegowanie zadań wirtualnej asystentce – jak zacząć?
Delegowanie zadań w biznesie to dla wielu osób wciąż ciężkie zadanie do wykonania. Jeśli doba wydaje się być coraz krótsza i krótsza, zadań i pracy przybywa (a lista rzeczy do zrobienia ma kilometr i dalej rośnie) to znak, że czas rozpocząć delegowanie zadań wirtualnej asystentce.
Przygotowałam dla Ciebie ten krótki poradnik, by pokazać Ci kilka prostych kroków do rozpoczęcia współpracy z wirtualną asystentką.
Delegowanie obowiązków wirtualnej asystentce wcale nie musi być trudne. Wystarczy, że odpowiednio przygotujesz się do tego ważnego kroku w rozwoju swojego biznesu.
Zanim zaczniemy, zadaj sobie pytanie, DLACZEGO chcesz delegować obowiązki? (Określ cel, jaki wirtualna asystentka ma pomóc Ci osiągnąć.) W ten sposób nie będziesz tworzyła nowego bytu w próżni tylko razem będziecie działać po coś.
Delegowanie zadań wirtualnej asystentce – największe korzyści:
- oszczędność czasu – odzyskujesz cenny czas, który możesz wykorzystać w dowolny sposób,
- oszczędność pieniędzy – nie musisz zatrudniać pracownika, wykupujesz pakiet godzin i w ramach tego pakietu płacisz tylko za wykonane zadania,
- elastyczny czas pracy – często asystentki decydują się na elastyczny czas pracy, a jeśli potrzebujesz pomocy w konkretnych godzinach asystentka może dopasować godziny pracy do Twoich potrzeb,
Jak rozpocząć delegowanie zadań?
1. Zaplanuj współpracę
Jeśli chcesz rozpocząć delegowanie zadań wirtualnej asystentce i masz taką możliwość zaplanuj przekazanie swoich obowiązków dużo wcześniej. Unikniesz dzięki temu stresów i frustracji spowodowanych napiętym terminarzem. Będziesz miała również czas, aby lepiej określić swoje wymagania i dopasować je do konkretnej osoby.
Zaplanuj delegowanie obowiązków:
- przed wzmożonym okresem pracy,
- przed ważnym projektem,
- przed launchem kursu.
2. Określ zadania, które możesz oddelegować.
Zadaj sobie pytanie: Co jest kluczowe dla rozwoju Twojego biznesu?
I skup się na pracy w tym obszarze. Resztę zadań możesz oddelegować (nie tylko wirtualnej asystentce!).
Jeśli nie wiesz, jakie zadania możesz oddelegować pobierz listę 30 zadań, które możesz oddelegować wirtualnej asystentce już dziś.
Aby odpowiednio zdefiniować zadania, które możesz oddelegować zachęcam Cię do wypróbowania planera zadań dla wirtualnej asystentki, który pomoże Ci lepiej określić typy zadań do oddelegowania.
3. Przygotuj instrukcje pracy.
Pamiętaj, że o ile zadania, które sama wykonujesz są dla Ciebie oczywiste i nie musisz się nad nim zastanawiać (jak np. pisanie maili, przygotowanie ofert, przygotowanie posta blogowego, stworzenie grafik, czy kontakty z klientem) dla wirtualnej asystentki na początku współpracy wszystko jest nowe a Twój sposób wykonania poszczególnych zadań – nieoczywisty. Przygotuj instrukcje pracy do wykonywanych przez Ciebie zadań (do ich wykonania możesz użyć dowolnego formatu). Takie przygotowanie pozwoli twojej asystentce szybciej wdrożyć się w wykonywane obowiązki i ułatwi jej pracę.
[Pamiętaj! Instrukcje pracy wykonasz tylko raz, a będą Ci służyły wielokrotnie, dlatego warto wykonać je porządnie.]
4. Zacznij metodą małych kroków.
Delegowanie rozpocznij od prostych zadań, małymi kroczkami. Kiedy będziesz mieć pewność, że Ty i Twoja asystentka nadajecie na tych samych falach, a zadania wykonane są zgodnie z poleceniem / instrukcją – zwiększaj stopniowo zakres obowiązków.
5. Zarezerwuj swój czas .
Po pierwsze zarezerwuj swój czas na trening nowej wa. (mimo tego, że wirtualna asystentka nie jest Twoim pracownikiem, powinnaś poświęcić trochę czasu na jej przeszkolenie. Często same materiały mogą nie wystarczyć dlatego należy jakiś zapas czasowy zarezerwować na wprowadzający trening).
Wirtualne asystentki są specjalistkami w swojej pracy, jednak każda firma / biznes jest inny i wprowadzenie do pracy jest czynnikiem niezbędnym, jeśli chcesz, aby asystentka mówiła Twoim językiem.
Po drugie pamiętaj, żeby zawsze ustalić termin wykonania zadań + daj sobie czas na korespondencję zwrotną dotyczącą tych zadań (być może będziesz musiała udzielić więcej informacji o danym zadaniu).
6. Okaż podstawowe zaufanie.
Pamiętaj! Podczas współpracy z wirtualną asystentką okaż podstawowe zaufanie i nie kwestionuj czasu spędzonego nad każdym zadaniem. Nawet Miranda Priestly z “Diabeł ubiera się u Prady” nie kontrolowała obsesyjnie swoich asystentek. Wirtualna asystentka również prowadzi swój biznes i na pewno zależy jej na jak najlepszych relacjach z klientami oraz o dobrej opinii. Jeśli na wstępnej rozmowie wyjaśni, z jakich narzędzi do zarządzania czasem korzysta (np. Toggl- jak ja) myślę, że możesz być spokojna o prawidłowe zużycie czasu na wykonanie zadania.
7. Ustal sposoby komunikacji.
Już na początku określcie sposoby komunikacji. Odpowiednia komunikacja z wirtualną asystentką to gwarancja udanej współpracy.
Ważne kwestie do ustalenia to:
- preferowane kanały komunikacji (email, Asana, Slack, Twitter, Facebook, Skype czy tel),
- godziny komunikacji (określcie jasno godziny i dni tygodnia w których możecie się komunikować),
- kontakt w nagłych wypadkach,
- czas odpowiedzi wirtualnej asystentki na Twoje zadanie (24h, następny dzień roboczy itp.),
Jeśli chcesz poczytać o sposobach na sprawną komunikację – przeczytaj mój wpis: Komunikacja w pracy zdalnej.
8. Określ akceptowalność wykonanego zadania.
Określenie progu akceptacji zadania – punkt dla perfekcjonistów
Nie zakładaj, że wirtualna asystentka wykona każde zadanie dokładnie tak, jak Ty mogłabyś to zrobić. Zamiast tego pomyśl, jak możesz opisać każde zadanie (podać dokładne wytyczne) tak, aby rezultat sprostał Twoim oczekiwaniom.
9. Przestań teoretyzować i… zacznij działać.
Nie zastanawiaj się co by było gdyby… Znajdź kilka kandydatek na Twoją wa, spotkaj się z nimi na krótkiej rozmowie (np. Skype) przedstaw swoje oczekiwania, opowiedz im o swoim biznesie i o zadaniach jakie chcesz oddelegować. Sprawdź, czy mówicie podobnym językiem, wysłuchaj uważnie każdej kandydatki, zrób notatki. Zaproponuj wykonanie zadania testowego i wybierz tą wa, która wpisuje się w misję i wizerunek Twojej działalności. A potem zacznij delegować swoje pierwsze zadania!
Testuj różne rozwiązania i wybierz to, które będzie najlepsze dla Twojego biznesu.
TERAZ TY WEŹ SPRAWY W SWOJE RĘCE!
To już wszystkie informacje, jakie chciałam Ci przekazać. Teraz czas na Twój ruch! Pamiętaj, że rozpoczęcie współpracy z wirtualną asystentką to proces, który przyniesie najlepsze rezultaty tylko wtedy, kiedy odpowiednio (i solidnie) się do niego przygotujesz. Trzymam kciuki za Twoje działania i wiem, że korzystając z moich porad cały proces delegowanie przebiegnie pomyślnie dla Ciebie i dla Twojego biznesu!
Kasia Must-Have Asystentka
P.S. Mam nadzieję, że ten wpis okazał się dla Ciebie pomocny i w ramach wiosennego odświeżenia swojego biznesu – będziesz chciała rozpocząć współpracę z wirtualną asystentką. Jeśli masz dodatkowe pytania lub chciałabyś skorzystać z bezpłatnej konsultacji dlatego zapraszam na 15-minutową rozmowę o Twoich potrzebach. Może właśnie pomoc WA jest Ci potrzebna by osiągnąć jeszcze więcej w 2019 roku!
