Narzędzia dla małego biznesu – lista 10 narzędzi, które ułatwią Twoją pracę

Narzędzia dla małego biznesu – lista 10 narzędzi, które ułatwią Twoją pracę

Czego szukasz w sieci?

 

Ostatnio postanowiłam nieco przeanalizować kim są moje czytelniczki (tak, 98% to Kobiety, ponieważ swoje usługi i działania kieruję głównie do Kobiet, chociaż zdarzają się również Panowie), czego tak na prawdę potrzebują i jakich tematów szukają w sieci.

Chcę, aby ten blog był przepełniony praktyczną wiedzą i był dla Ciebie wartościowy, dlatego staram się go prowadzić jak najlepiej i przedstawiać same dobre „mięsko”. Tym bardziej, że coraz częściej trafiam na blogi w których wpisy są tworzone na szybko i często są sztuką dla sztuki (co mnie bardzo martwi, bo ja uwielbiam content marketing).

Wracając do tematu dzisiejszego wpisu: ostatnio nic nie pisałam (za to dużo czytałam) i miałam chwilę czasu na analizę osób, które czytają mojego bloga, pobierają moje autorskie materiały i śledzą mnie w mediach społecznościowych.

Nie będziesz pewnie zdziwiona faktem, że większość z tych osób prowadzi swoje biznesy. I jak to na przedsiębiorcze Kobiety przystało moje czytelniczki szukają najlepszych rozwiązań, które pomogą im optymalizować działania około biznesowe i usprawniać pracę.

 

W takich przypadkach praca jako wirtualna asystentka ma ogromną zaletę – znam mnóstwo fajnych programów, dzięki którym można pracować szybciej i sprytniej, a przede wszystkim ułatwić sobie swoją pracę.

Nie wiem jak Ty, ale ja wprost uwielbiam uczyć się na doświadczeniu innych ludzi i bardzo cenię sobie możliwość poznania przetestowanych, sprawdzonych już rozwiązań. Dlatego dzisiaj przygotowałam dla Ciebie listę 10 narzędzi, które ułatwiają prowadzenie małego biznesu.

Jesteś gotowa poznać moje ulubione narzędzia?

 

 

1. Calendly

Jest to numer jeden jeśli chodzi o bezpłatne narzędzie do planowania terminów konsultacji i spotkań (nie tylko tych online, bo masz możliwość dodania lokalizacji spotkania).

 

Jak działa Calendly i jak zaplanować możliwość zamówienia konsultacji?

Calendly jako narzędzie jest bardzo intuicyjne i proste w obsłudze. Wystarczy wybrać dzień i ustawić godziny, w których jesteś dostępna na spotkanie. Następnie możesz ustawić klika wprowadzających pytań, email z potwierdzeniem, skopiować link i gotowe.

Kiedy Twój potencjalny Klient wybierze odpowiedni dla siebie termin – otrzymasz powiadomienie mailem, a całe wydarzenie (event) zostanie dodany do Twojego kalendarza Google tak, abyś o nim nie zapomniała.

 

Co jeszcze fajnego ma w sobie Calendly?

  • inteligentnie wykrywa strefę czasową w taki sposób, że zmawiający godzinę będzie zawsze widział dostępność w swojej lokalnej strefie czasowej,
  • umożliwia stworzenie spotkań jeden na jeden, a także grupowych (grupowe w wersji płatnej),
  • pozwala stworzyć zestaw pytań przy zamawianiu konsultacji, a także daje możliwość utworzenia spersonalizowanego potwierdzenia zamówienia konsultacji,
  • umożliwia pobieranie płatności przez Paypal (niestety póki co w dolarach więc trzeba robić przewalutowanie, ale może za jakiś czas się to zmieni).

 

PRO TIP * Od niedawna Calendly ma możliwość osadzenia konsultacji na zewnętrznej stronie www i może wyglądać to tak, jak poniżej. Jest to fajna opcja – usuwasz wymówki i osoba może zamówić konsultację wprost z Twojej strony.

 

Ja korzystam z Calendly na codzień, jestem bardzo zadowolona i polecam to narzędzie każdemu, kto w swojej ofercie ma możliwość konsultacji.

 

2. TinyJPG

Jest to narzędzie online, dzięki któremu możesz zoptymalizować zdjęcia lub grafiki (w formatach .jpg i .png), które wrzucasz np. na swoją stronę lub swojego bloga.

 

Dlaczego warto korzystać z Tinyjpg?

Dzięki optymalizacji obrazy czy grafiki jakie wrzucasz na swoją stronę „ważą” znacznie mniej, czyli oszczędzasz miejsce plus zmniejszasz czas ładowania witryny.

Na pewno nie raz spotkałaś się z przypadkiem, kiedy strona www. ładuje się w nieskończoność i nie masz cierpliwości czekać, aż w końcu będziesz mogła z niej korzystać. No właśnie, dokładnie tak samo myślę Twoim potencjalni Klienci / czytelnicy, kiedy Twoja strona zbyt długo się ładuje.

Używając Tinyjpg możesz postarać się, aby przyciągnąć tych potencjalnych Klientów / czytelników na swojego bloga lub stronę i zatrzymać ich na dłużnej.

 

Co jeszcze fajnego ma w sobie tinyjpg?

  • za jednym razem możesz zoptymalizować do 20 zdjęć (do 5 MB każde),
  • możesz pobrać je wszystkie na komputer lub dropboxa,
  • różnica, jaka wynika z optymalizacji zdjęć jest naprawdę niewielka i nie jest zauważalna dla normalnego czytelnika / użytkownika gołym okiem.

 

3. Lastpass

To wirtualny manager haseł. Szczególnie przydatny w pracy wirtualnej asystentki, czy ogólnie w biznesie online.

 

Ile razy zdarzyło CI się utknąć w mega ważnym momencie tylko dlatego, że zapomniałaś jakiegoś hasła? A może męczy Cię ciągłe zapamiętywanie i wpisywanie wszystkich haseł?

W Lastpass możesz bezpiecznie zachować swoje dane logowania (również Klientów) i przestać martwić się, że coś może się z nimi wydarzyć. Będziesz musiała stworzyć tylko jedno, ostatnie hasło (do logowania do lastpass).

 

Jakie jeszcze funkcjonalności możesz odkryć w lastpass?

  • rozszerzenie (wtyczkę) do Twojej ulubionej przeglądarki,
  • zapamiętanie tylu haseł, ile tylko chcesz,
  • automatyczne logowanie do witryn – nie będziesz musiała sama wpisywać loginów i haseł, last pass zrobi to za Ciebie, automatycznie,
  • aplikacja mobilna na urządzenia przenośne, tak, abyś wszystkie hasła miała zawsze przy sobie 
    😉
    Shares
    Shares
  • możliwość tworzenia zabezpieczonych notatek (hasła do wifi, ubezpieczenie auta, historie medyczne itp.)
  • dzielenie się hasłami z rodziną (do 5 użytkowników),
  • możliwość udzielenia dostępu dla Twoich bliskich osób (wiesz tak w razie nieprzewidzianego).

 

4. Belive.tv

Funkcjonalne narzędzie do przeprowadzania live’ów I wywiadów na Facebooku. Działa bardzo fajnie, jest intuicyjne i pozwala w ładny i przyjemny sposób opakować swoje transmisje.

 

Jak zapewne wiesz Facebook promuje transmisje live i docierają one do większego grona naszych odbiorców, dlaczego tego nie wykorzystać? Wiem sporo osób boi się live’ów.

Ja mam na to radę.  Jeśli bardzo boisz się transmisji live – zaproś gościa. Podczas przeprowadzania wywiadu jest zupełnie inaczej, niż podczas live 1:1  – większy luz, swoboda i ta świadomość, że nie jest się samym bardzo pomaga. Więc jeśli masz możliwość, a chcesz „przełamać się” z live’ami – zrób wywiad 

😊
Shares
Shares
Shares
 i oczywiście Belive.tv Ci w tym pomoże.

 

Dzięki Belive.tv możesz:

  • utworzyć transmisję solo, przeprowadzić wywiad, a nawet talk show,
  • w fajny sposób prezentować komentarze użytkowników podczas transmisji,
  • utworzyć agendę, plan spotkania / live’a i udostępnić ją Twoim widzom,
  • dzielić swój ekran podczas transmisji,
  • zaplanować swoją transmisję na fanpage, wydarzeniu lub w grupie, którą zarządzasz.

 

Live’y to fajny sposób na to, aby budować więź ze swoimi odbiorcami, a Belive.tv sprawia, że jest to jeszcze bardziej przyjemne.

 

5. Boomerang for Gmail

 

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się wysłać maila o nieprzyzwoitej porze? Bo mi tak. Mam tutaj na myśli godzinę grubo po północy 

😉
Shares
Shares
 W świecie biznesowym panuje pewna etykieta wg której fajnie jest działać. I tak jak nie powinno dzwonić się do potencjalnych Klientów (lub obecnych Klientów) z zapytaniem po godzinach lub w dni wolne od pracy, tak samo nie powinno się wysyłać maili o 2 nad ranem.

No chyba, że zarówno Ty jaki i Klient jesteście zgodni i pisanie do siebie maili w środku nocy jest Waszą normalną formą komunikacji, albo mieszkacie po innych stronach globu i to normalne.

 

A jeśli mowa o komunikacji w pracy zdalnej – jakiś czas temu napisałam o tym dosyć ciekawy wpis. Więc jeśli masz ochotę sprawdzić jakie wskazówki podaję na tacy – kliknij w link: Komunikacja w pracy zdalnej.

 

Zakładam jednak, że w większości przypadków tak jednak nie jest, dlatego chciałabym przedstawić Tobie fajne narzędzie, które usprawni zarządzanie Twoją skrzynka odbiorczą.

 

Boomerang for Gmail to narzędzie, które umożliwia:

  • zaplanowanie wysyłki maili (w której to opcji możesz zaplanować wysłanie konkretnego maila o dowolnym czasie w dowolnym dniu),
  • odrzucenie maili na określony czas (tak jak boomerang – maile wrócą do Ciebie wtedy, kiedy chcesz np. po 2 godzinach),
  • spauzować Twoją skrzynkę odbiorczą przez określony czas, dzięki czemu usuwa Twoje  rozpraszacze, a Ty możesz skupić się w 100% na wykonywaniu zadań.

 

Boomerang używam już od jakiegoś czasu i czasem nie wyobrażam sobie bez niego działać.

 

6. Bit.ly

Narzędzie do skracania i śledzenia linków.

 

Szczególnie przydatne, jeśli udostępnia się swoje materiały, czy po prostu chce się przetestować ruch i klikalność w podany link. Dodatkowo istnieje możliwość personalizacji swoich linków więc można każdy link fajnie nazwać.

Nie jest to rozwiązanie idealne i całkowicie bezpłatne (analizy i większość opcji jest dostępna w wersji premium), ale w swojej bezpłatnej wersji dla małego biznesu jest wystarczająca.

Jak działa bit.ly?

  • kopiujesz długi adres, który chcesz skrócić,
  • wklejasz go do Bit.ly
  • po chwili uzyskujesz skrócony link,
  • pamiętaj, że możesz spersonalizować swój link i wybrać odpowiednią nazwę.

 

7. Lunapic

Program online do edytowania zdjęć i grafik. Może nie wygląda tak świetnie jak inne podobne narzędzia (np. Canva), ale dla mnie ma jedną ogromną zaletę – można w nim usunąć tło ze zdjęcia w dosłownie kilka chwil.

 

Jak? Już tłumaczę:

  • otwórz Lunapic i wybierz zdjęcie (w którym chcesz usunąć tło) klikając w przycisk BROWSE,
  • kiedy Twoje zdjęcie się załaduje – kliknij w edit, a następnie przejdź do transparent background,
  • następnie wystarczy, że wybierzesz sobie kolor, jaki chcesz usunąć ze zdjęcia i już! Gotowe,
  • możesz zapisać zdjęcie lub podzielić się nim bezpośrednio na mediach społecznościowych.

 

Szybko prawda? Ja Lunapic odkryłam już ponad rok temu i korzystam z niego dosyć często. Jeszcze nigdy mnie nie zawiódł – polecam.

 

8. Forest

Jest to z kolei aplikacja na smartphone, którą możesz ściągnąć w sklepie Google Play i App Store.

 

Co to jest i do czego służy? 

Aplikacja Forrest pomaga w skupieniu podczas pracy i zwiększaniu swojej produktywności. To świetne rozwiązanie dla osób, które są uzależnione od ciągłego sprawdzania swojego smartphone i chcą wyrobić w sobie nawyk nieprzerwanej pracy.

Plus przydaje się fajnie się do praktykowania techniki Pomodoro, o której to nieco więcej będziesz mogła poczytać w lipcu.

Jak działa Forrest?

  • Wybierasz swój czas skupienia (domyślny 25 minut) i zasadzasz drzewko,
  • Drzewko sobie rośnie, ale kiedy wyjdziesz z aplikacji przed upływem zaznaczonego czasu – drzewko uschnie.
  • Im częściej wytrzymasz podczas pracy bez zerkania w telefon i zmieniania aplikacji, tym bardziej gęsty las udaje Ci się wyhodować. 
    😊
    Shares
    Shares
    Shares

 

Aplikację Forrest można używać nie tylko do pracy, ale także do codziennego życia, nauki, czytania, spotkań z przyjaciółmi, rodziną czy zabawy z dziećmi. Bardzo polecam.

 

9. Canva

 

Jeśli prowadzisz swój biznes – jestem pewna, że o Canvie już słyszałaś. Ale jeśli jest to pierwszy raz, kiedy słyszysz o takim narzędziu – CANVA – to prosty i bardzo intuicyjny w obsłudze kreator do tworzenia grafik.

Myślę, że jest to bardzo fajne rozwiązanie dla małych biznesów. Ja sama i moje Klientki również korzystają z Canvy, a grafiki, które można tam wykonać „dają radę”.

Możliwości Canvy są naprawdę spore, dodatkowo wbudowanych jest mnóstwo układów i szablonów do wykorzystania więc naprawdę jest z czego wybierać. Interfejs jest łatwy w obsłudze, a sam kreator działa na zasadzie drag and drop czyli przenieść i upuść w wybranym miejscu.

Myślę, że do przybliżenia Ci tego narzędzia potrzebowałabym co najmniej czasu na jeden osobny wpis, więc pozostańmy, póki co przy stwierdzeniu, że Canva jest genialna dla małego biznesu. Bezpłatna, (a płatna wersja też przystępna cenowo), można w niej dzielić się swoimi pracami z innymi użytkownikami, a od jakiegoś czasu jest również dostępna jako aplikacja mobilna na smartphone.

Oczywiście nie przebije się takimi grafikami tych robionych przez profesjonalistę w Photoshopie, ale jeśli nie masz czasu na naukę tego skomplikowanego narzędzia jakim jest Photoshop – Canva przychodzi z pomocą.

 

10. MalierLite

Jedno z lepszych bezpłatnych narzędzi do email marketingu. Bezpłatnych – mam tutaj na myśli opcję free do 1000 subskrybentów.

 

Ja sama korzystam z MailerLite w moim biznesie jak i wiele z moich Klientek również z niego korzysta. Mimo tego, że nie jest idealny, czasem zdarzają się jakieś awarie, czy po prostu błędy, ale funkcjonalność i rozbudowane możliwości tego narzędzia przeważają i zdecydowanie polecam je do budowania swojej listy mailingowej.

 

Raz na jakiś czas słychać głosy, że email marketing to handlowanie swoimi danymi w zamian za „coś”, że e-maile to już przeżytek, nikt ich nie czyta i tylko zaśmiecają skrzynki odbiorcze itp.

Nie jestem tutaj guru od marketingu, ale powiem Ci jedno – dzięki email marketingowi pozyskałam swoje najlepsze i najfajniejsze Klientki. I to nie ja musiałam o nie zabiegać – to one trafiły na mnie, testowały moje umiejętności, pobrały bezpłatne materiały, czytały maile, a w końcu zdecydowały, ze chcą ze mną pracować. Ja z mojej perspektywy takie narzędzie mogę Ci tylko polecić.

 

Wracając do MaierLite – co w nim takiego fajnego, że tak wiele osób z niego korzysta i go poleca?

  • jak już wspominałam bezpłatne 1000 subskrybentów – i co jest bardzo fajne – jeśli ta sama osoba zapisze się na więcej niż jedną Twoją listę – program policzy ją jaki 1 aktywnego subskrybenta,
  • 3 opcje zapisu na listę mailingową w modelu double opt-in,
  • możliwość tworzenia stron lądowania bezpośrednio z Mailerlite,
  • tworzenie kampanii testowych a/b
  • prosty w użytkowaniu kreator drag and drop, dzięki któremu same tworzenie maili staje się przyjemnością,
  • segmentacja i grupowanie subskrybentów,
  • tworzenie automatyzacji mailowych, czyli ścieżek, po których mogą przechodzić subskrybenci.

 

Bardzo dużo dodatkowych opcji, z których aż żal nie korzystać. A w dodatku w polskiej wersji językowej i z tego co się orientuję – w supporcie również pracują Polacy. Proste, fajne narzędzie „do ogarnięcia”, które z pewnością ułatwi Twojemu małemu biznesowi i Tobie pracę, a także najważniejsze – pomoże Ci zbudować listę subskrybentów.

 

Narzędzia – Podsumowanie

 

To już wszystko co dla Ciebie przygotowałam na dzisiaj. Mam nadzieję, ze wpis Ci się spodobał i dowiedziałaś się ciekawych informacji.

Tych wszystkich narzędzi, które pomagają w małym biznesie jest oczywiście dużo więcej. Ja dzisiaj chciałam się skupić na tym, aby pokazać Ci może nieco mniej popularne (oprócz Canvy i MailerLite), a jednak ciągle tak samo fajne rozwiązania.

Ze wszystkich powyższych narzędzi korzystam na co dzień w swoim małym biznesie, więc wiem, o czym mówię. Polecam Ci każde z nich, jeśli masz chwilę czasu – sprawdź je przetestuj i daj mi znać czy Tobie również się spodobały.

 

A może masz już swoje ulubione narzędzia, które ułatwiają Ci pracę i chciałabyś je polecić? Napisz o nich koniecznie w komentarzu!

Dziękuję za uwagę 

😊
Shares
Shares
Shares

Kasia

Zmiany w MailerLite przed RODO! Zobacz, co się zmieniło.

Zmiany w MailerLite przed RODO! Zobacz, co się zmieniło.

Cześć. Dzisiejszy wpis jest podyktowany nowymi zmianami dostosowania się pod RODO, jakimi MailerLite uraczył nas kilka dni temu. O co chodzi? Zapraszam do lektury.

 

Nie wiem, czy widziałaś ostatniego maila od ekipy MailerLite, jeśli nie – pozwól, że opowiem Ci o kilku zmianach, które dla nas przygotowali. Aktualizacja opcji jest związana z RODO (GDPR), które wejdzie w życie już za kilka dni. (Jeśli jeszcze nie wiesz, co to jest RODO i nie zrobiłaś nic w kierunku dostosowania się pod jego wymogi – masz jeszcze kilka dni, aby to zmienić 😉

 

Ostatnie zmiany dotyczą formularzy zapisu w trybie opt-in.

 

Jakie zmiany przed RODO?

1. Po pierwsze MailerLite umożliwia nam poinformowanie potencjalnych subskrybentów w jaki sposób będziemy przetwarzać ich dane (wprowadzono możliwość wygenerowania osobnych zgód na różne działania marketingowe), czyli kładzie nacisk na określenie Twoich intencji pozyskania adresu e-mail (co chcesz wysyłać i w jakich celach marketingowych).

2. Po drugie MailerLite daje użytkownikom możliwość wyboru w jakich celach chcą, aby ich dane zostały przetworzone (mogą oznaczyć np. jeden z dwóch lub trzech checkboxów, jakie przygotujesz).

Zmienił się układ strony, w której buduje się formularz zapisu do osadzenia na stronę. Dla porównania pokazuję CI jak to wyglądało wcześniej, a jak teraz.

Wcześniej:

Teraz:

 

Co zostało zmienione?

1. Wygląd graficzny ustawień formularza jest teraz podobny do strony lądowania i pop-up.
2. Zezwolenia marketingowe (GPDR) – nowa funkcja, która pozwoli CI określić dokładnie w jaki sposób przetwarzasz dane osobowe.
3. „Stary” chceckbox, którego używałaś do tej pory w zapisie double opt-in.
4. Ukryte pola, które służą segmentacji Twoich subskrybentów już na etapie zapisu.
5. Możliwość przekierowania użytkownika na Twoją stronę z podziękowaniem (ta opcja również była dostępna wcześniej).

 

Zmiana postaci kodu do osadzenia na stronie

Kolejna zmiana, która rzuciła mi się w oczy, to zmiana postaci kodu do osadzenia na stronie. Wcześniej wyglądało to tak: do osadzenia formularza na stronie wystarczyło skopiować 2 linijki kodu i wkleić w pożądane miejsce na stronie.

Wcześniej:

Aktualnie kod wygląda tak:

 

Pierwszą część kodu należy dodać do każdej strony na naszej www w sekcji header (np. za pomocą wtyczki), dopiero po wykonaniu tego zabiegu można skopiować dolną część kodu i wkleić na pożądaną stronę – tak jak wcześniej.
(Uwaga: dłuższą część kodu do header należy dodać tylko raz, a potem zmieniać tylko tą drugą, krótszą część kodu odpowiedzialną za poszczególne formularze zapisu.)

 

Jakie zmiany zostały wprowadzone do formularzy landing page i pop-up?

Podobnie jak w formularzu osadzenia kodu na stronie w opcji double opt-in dodano dodatkowe pola, które są zgodne z GDPR. Poniżej możesz zobaczyć przykład landing page:

1. W pierwszym przykładzie zaznaczona jest tylko opcja checkbox potwierdzający opt-in, tak jak było do tej pory.

2. W drugim przykładzie zaznaczona została opcja zoptymalizowana pod GDPR z większą ilością checkboxów i dodatkowymi informacjami.

 

Ustawienia pop-up

 

(Wszystkie te zmiany odnoszą się do tworzenia nowych formularzy, więc formularze, którymi posługiwałaś się do tej pory zostaną w postaci, jakiej zostały stworzone. Jeśli chciałabyś zmienić formularze zapisu zgodnie z nowymi zasadami – będziesz musiała stworzyć je od nowa.)

Tyle w temacie zmian pod kątem zapisu na listę mailingową.

 

A co jeśli mamy już osoby na liście i chcemy dostosować się do RODO? W jaki sposób MailerLite nam to umożliwia?

1. Aktualizacja profilu subskrybenta.

Jeśli mamy np. trzy zgody (checkboxy), a użytkownik wyrazi zgodę tylko na jeden rodzaj aktywności marketingowej – MailerLite zaktualizuje profil użytkownika i zaznaczy jakie działania możesz wykonać wobec danego subskrybenta.

2. Prawo do zostania zapomnianym.

W sytuacji, kiedy użytkownik chce wykasować wszystkie swoje dane z naszego systemu dodała zostaną opcja „forget”, która na stałe kasuje wszystkie dane użytkownika.

3. Przechowanie potwierdzenia zapisu na listę mailingową.

Aby działać w zgodzie z RODO powinnaś przechowywać dane o zapisie subskrybenta na listę email tak, aby udowodnić, że dana osoba zapisała się na niego z własnej woli.

Powinnaś mieć potwierdzenie danych takich jak:
– potwierdzenie zapisu w czasie rzeczywistym (godzinę, datę i lokalizację),
– źródło zapisu na listę mailingową (strona www, social media itp.),
– print screen formularza zapisu opt-in.
Z pomocą przychodzi nam MailerLite, który przechowuje te dane za nas, jak na screenie poniżej:

 

Uff, to wszystko na dziś, jeśli chodzi o MailerLite i RODO. Mam nadzieję, że nie przestraszyłaś się tych nowych funkcji i pomału zaczniesz dostosowywać je do swoich potrzeb. Powodzenia.

PS. Jeśli uważasz, że ten artykuł może przydać się innym – proszę podziel się nim 😉

5 narzędzi online, które pomogą w prowadzeniu Twojego biznesu

5 narzędzi online, które pomogą w prowadzeniu Twojego biznesu

Często osoby pytają mnie jak ja pamiętam o tych wszystkich zadaniach, które mam wykonać dla rożnych klientów, o mailach, o konsultacjach, jak się w tym wszystkim odnajduję i co takiego robię, że moja godzina pracy jest efektywna.

Odpowiedź jest prosta: korzystam z najlepszych narzędzi online  do których mam dostęp na wielu urządzeniach, nie ważne czy w ręku mam laptopa, telefon czy tablet. Dzięki temu wypracowałam sobie odpowiedni system pracy, który pozwala mi pracować mobilnie. I ja dzisiaj chcę podzielić się z Tobą tą listą narzędzi online, które pomogą w prowadzeniu Twojego biznesu 🙂

Jeśli jesteś gotowa zabrać się do pracy już teraz i zacząć używać przydatnych, sprawdzonych i bezpłatnych narzędzi, dzięki którym usprawnisz swoją pracę – ten post jest zdecydowanie dla Ciebie!

Kasiaborkow wirtualna asystentka must have asystentka 5 narzędzi online, które pomogą w prowadzeniu biznesu online

1. Asana

W sieci znajdziesz mnóstwo opinii, które określają asanę jako narzędzie do grupowego zarządzania projektami i to jest oczywiście stu procentowa prawda. Ale Asana to coś więcej, to rozbudowane narzędzie do kompleksowego zarządzania sobą, swoja pracą, firmą, blogiem czy obowiązkami domowymi. Jeśli poświęcisz trochę swojego czasu po to aby nauczyć się na niej pracować będzie ona jednym z ważniejszych narzędzi online w twoim biznesie.

W jaki sposób możesz korzystać z Asany?

tworzenie list zadań– codziennych, tygodniowych, miesięcznych list, do których możesz dodawać informacje, daty wykonania, opisy, określać tagi itp. Możesz przenieść swoje papierowe listy zadań do Asany, mieć wszystko w jednym miejscu i przestać martwić się tym, że o czymś zapomniałaś;

– zarządzanie projektami – określone działania z dłuższym terminem wykonania są tym do czego Asana została stworzona. Masz mnóstwo możliwości pracy nad projektami, począwszy od wyboru widoku: listy lub tablicy. Możesz dodać swoich współpracowników do danego projektu (np. oddelegować im część zadań), możesz dzielić się projektami dodając osoby do tzw. follow- czyli obserwujących projekt- dzięki czemu dana osoba zaangażowana w będzie mogla obserwować jego postęp, wykonanie, oraz będzie mogła go komentować. Możesz dodawać załączniki, komentarze, tagi, kolory, daty wykonania, linki, delegować zadania dla osobom związanym z danym projektem;

organizowanie spotkań biznesowych – możesz utworzyć plany spotkań biznesowych, dodawać treści oraz dokumenty, które na danym spotkaniu będą poruszane, Możesz wprowadzać porządek spotkań biznesowych/agendę, dodawać uczestników spotkań tak, aby każdy mógł się zapoznać z tematem i dokumentami danego spotkania przed, w trakcie a także po jego zakończeniu;

przeprowadzanie burzy mózgów– możesz to osiągnąć przez wprowadzanie np. creative day- jednego dnia w tygodniu lub miesiącu, w którym każdy współpracownik/pracownik będzie mógł dodać kreatywny pomysł związany z przyszłością firmy. Dzięki Asanie wszystko będzie przechowane w jednym miejscu, i dostępne dla oznaczanych osób;

planowanie kalendarza treści – możesz używać Asany do content marketingu, planowania publikacji, tworzenia projektów. Wystarczy, że potem dodasz do nich daty i możesz kreować kalendarz publikacji;

launch produktów– ustal krok po kroku plan launchu nowych produktów, z dokładnymi datami i opisem zadań a następnie z pomocą Asany wcielaj go w życie krok po kroku, zadanie za zadaniem, aż do osiągnięcia celu;

komunikacja w zespole – Asana umożliwia komunikowanie się poszczególnych współpracowników w obrębie danego projektu. Fajne jest to, że nie trzeba opuszczać Asany, żeby wysłać maila, bo tak naprawdę nie trzeba tych maili wysyłać wcale. Wystarczy kliknięcie w okienko konwersacji pod danym projektem i gotowe.

Powyższe przykłady to tylko kilka zastosowań Asany w biznesie, naprawdę można stworzyć w niej prawie wszystko a ograniczeniem jest tylko nasza wyobraźnia. Chciałam pokazać, że Asana to świetne narzędzie, które przede wszystkim pomaga. Wiadomo, nie wykona za nas naszej pracy ale pomoże lepiej nią zarządzać. Oczywiście na początku trzeba wszystko skonfigurować, ale później owocuje to świetnym wsparciem i pół-automatyzacją.

Dodam tylko, że Asana jest bezpłatna do 15 osób w organizacji i ta bezpłatna wersja w zupełności wystarcza właścicielom małych biznesów.

2. Trello

Narzędzie, które pozwala na zarządzanie wirtualnymi notatkami. Trello podobnie jak Asana to narzędzie do zarządzania projektami. W odróżnieniu od Asany (w której możesz Tworzyć swoje projekty w listach) Trello stawia na rozwiązanie w formie tablic. Jeśli jesteś fanką używania małych karteczek i zapisywania wszystkiego na nich to rozwiązanie przypadnie Ci do gustu.

Jak możesz wykorzystać możliwości Trello?

tworzyć tablice – każda tablica to może być osobny projekt lub zbiór projektów. Kiedy zaczynasz nowy projekt od podstaw najpierw tworzysz tablice, potem listy a następnie wprowadzasz zadania do listy “do zrobienia”. Kiedy wykonujesz dane zadanie możesz przenieść je do listy „pracuję nad tym” a gdy zadanie zostanie wykonane możesz przenieść je do listy „wykonano”. W ten sposób twoje działania są od razu widoczne na tablicy więc jeśli jesteś wzrokowcem jest to dodatkową zaletą;

dodawać osoby, współpracowników do tablic i dzielić się z nimi postępem swoich prac;

komunikować się wewnątrz Trello;

– do każdego zadania możesz dodać checklistę i w miarę postępu prac możesz odhaczać poszczególne etapy;

– Trello możesz wykorzystać również jako tablice inspiracji i kontentu na bloga, czy firmową stronę;

– możesz wykorzystać tablice również do przechowywania ciekawych linków, artykułów, stron, inspiracji, planów wakacyjnych, przepisów, dodatków do domu, rzeczy dla dzieci, Twoich celów, tak naprawdę wszystkiego co tylko wymyślisz.

Zaletą Trello jest to, że interfejs posiada język polski. Oczywiście narzędzie w podstawowym pakiecie jest darmowe, co w zupełności wystarcza w codziennym jego użytkowaniu.

3. Toggl

Jest to kolejne darmowe super narzędzie. Możesz je wykorzystać do mierzenia czasu wykonywanych przez siebie zadań. Czas w Toggl możesz mierzyć na dwa sposoby:

automatycznie – dodajesz projekt, nazwę zadania, dane klienta i w momencie rozpoczęcia pracy wciskasz start, a po zakończeniu danego zadania naciskasz stop;

manualnie – ustawiasz parametry i określony czas pracy nad danym projektem (może być to odcinek czasu w przeszłości, lub czas, który dopiero planujesz przeznaczyć na daną czynność).

Toggl jest szczególnie przydatny i fajny dla osób, które pracują zdalnie i same sobie muszą mierzyć czas pracy a nie chcą używać skomplikowanych narzędzi.

Interfejs Toggl jest bardzo intuicyjny, pozwala bardzo szybko zapoznać się z obsługą tej aplikacji i zachęcić do rozpoczęcia na niej pracy. W bezpłatnej wersji, która jest całkowicie wystarczająca możemy:

– stworzyć projekt,

– dodać zadania do projektu,

– dodać klientów, nad których zadaniami pracujemy,

– tworzyć raporty z naszej pracy,

– ściągać i drukować raporty za pomocą kilku kliknięć.

Bardzo polecam to narzędzie, ponieważ naprawdę świetnie pokazuje nasz czas pracy, fajnie pracuje w tle, jest bardzo przyjazne i nie wymaga od nas dużo uwagi. W opcjach premium jest o wiele więcej dodatków, które dodatkowo ułatwiają pracę (np. można dodać cenę/godz pracy, ustawić prezentację godzin np. w 15-minutowych segmentach, można śledzić swój czas spędzony na poszczególnych stronach internetowych itp.)

4. Zapier

Zapier to moje najnowsze odkrycie. Jest to narzędzie, które pozwala łączyć ze sobą różne aplikacje za pomocą tzw. workflows i automatyzować monotonne czynności, tak aby pracowały w tle i oczywiście oszczędzały nasz czas.

Zapier jest to aplikacja, która skleja inne narzędzia niewidzialnym klejem. W tej chwili możesz tworzyć zapy z ponad 750 innych aplikacji. Jak działa Zapier? Pozwala tworzyć tunel pracy, który zaczyna się za pomocą tzw. trigger czyli spustu. W chwili kiedy spełnione zostają warunki przez nas narzucone zapier przystępuje do pracy i tworzy określone przez nas akcje.

Ok, wiem to brzmi strasznie trudno i nieprzystępnie, ale naprawdę nie jest aż tak trudne do opanowania. Pozwól mi podać przykład:

-dostajesz dużo maili z załącznikami i każdy z załączników zapisujesz na Dropboxie lub Google drive. Więc za każdym razem, gdy dostajesz emial otwierasz go i poszczególny załącznik zapisujesz. Za pomocą Zapier tworzysz zapa – za każdym razem, gdy dostaniesz maila załącznik zapisze się automatycznie sam na określonej przez Ciebie lokalizacji, oszczędzając Twój czas,

– tworzyć zapy można naprawdę z wielu aplikacji. Cały proces tworzenia zapów można bardzo mocno spersonalizować właśnie po to, aby jak najlepiej wykorzystać możliwości tego narzędzia, jak również po to, aby zaoszczędzić swój cenny czas.

W darmowym pakiecie zapier możesz utworzyć 20 zapów w miesiącu. Masz w czym wybierać. Zapier integruje się z ponad 750 innymi narzędziami. Polecam wypróbować jego działanie.

5. Evernote

Tego narzędzia chyba nie muszę nikomu przedstawiać. Evernote jest moim zdaniem najlepszą darmową aplikacją do zarządzania treścią: tworzenia notatek, zadań, zapisywania przydatnych artykułów na później, dodawania spotkań itp. Super rozwiązaniem jest dla mnie synchronizacja na różnych urządzeniach. Często korzystam z Evernote na telefonie, gdzie zapisuję notatki, listy zadań, wszystko co przychodzi mi do głowy a potem wystarczy, że zaloguję się na moim laptopie i po prostu skopiuję ważne dla mnie treści.

Evernote posiada rozszerzenie na przeglądarkę Chrome gdzie można to rozszerzenie zainstalować, a potem używać go do zapisywania przydatnych artykułów np. do poczytania później.

Bardzo polecam to narzędzie szczególnie kobietom zabieganym, które żyją w ciągłym w biegu i nie zawsze maja pod ręką kartkę papieru ale swój smartfon już tak. Łatwe, przyjemne w obsłudze i również integralne z zapier. Możesz więc stworzyć sobie zapa w którym dodana przez Ciebie notatka w Evernote utworzy projekt lub zadanie w Asanie lub Trello. Automatycznie bez Twojego udziału zaoszczędzisz chwilę swojego cennego czasu.

Oczywiście jak pozostałe narzędzia Evernote jest darmowy w podstawowych właściwościach a płatne plany dodają więcej fajnych opcji jak np. większą pojemność, przesyłanie maili do aplikacji, wyszukiwanie informacji w dokumentach i pdf, skanowanie wizytówek i inne.

Podsumowanie

Na rynku istnieje ogromny wybór narzędzi do zarządzania zadaniami, projektami i czasem. Dzisiaj chciałam przedstawić pokrótce te kilka podstawowych, które mają BEZPŁATNE wersje po to abyś mogła zacząć ich używać już dziś bez żadnych wymówek. Moim zdaniem są one łatwe w obsłudze, intuicyjne i warto się z nimi zapoznać choćby po to aby wyrobić sobie o nich własne zdanie. Mam nadzieję, że zaciekawiłam Cię tym tematem i rozbudziłam w Tobie potrzebę zapoznania się z powyższymi narzędziami.

Nie musisz używać żadnych narzędzi do automatyzacji pracy. Projekty możesz pisać w notatniku, zadania możesz notować na karteczkach, czas możesz śledzić na zegarku. Ja tylko chcę Ci pokazać, że gdy jesteś gotowa przenieść swój biznes na kolejny etap to praca z użyciem powyższych narzędzi będzie strzałem w dziesiątkę, bo zaoszczędzi Twój cenny czas.

Jeśli chciałabyś dowiedzieć się więcej o tych narzędziach zapisz się na mój newsletter i odbierz prezent, a kolejny artykuł z tej serii prześlę Ci na skrzynkę mailową.

Pozdrawiam, Kasia

Privacy Policy Settings

Pin It on Pinterest