CASE STUDY: 6 miesięcy pracy jako wirtualna asystentka – warto?

CASE STUDY: 6 miesięcy pracy jako wirtualna asystentka – warto?

Praca wirtualna asystentka – podsumowanie po sześciu miesiącach pracy zdalnej

 

Cześć, dzisiaj chciałabym opowiedzieć Ci co nieco o moich wnioskach z pracy jako wirtualna asystentka. Właśnie klika dni temu mięło pół roku, odkąd pracuję w taki sposób. Pomyślałam, że to świetna okazja, aby napisać kilka słów o moich odczuciach z pracy zdalnej.

Co pomyślałaś sobie, kiedy pierwszy raz usłyszałaś słowo wirtualna asystentka? Czy jakieś konkretne działania od razu przyszły Ci na myśl, czy poczułaś, że nie masz pojęcia kim tak dokładnie jest wirtualna asystentka i czym może się zajmować?

Bo wiesz, kiedy ja pierwszy raz usłyszałam, że istnieją wirtualne asystentki pomyślałam sobie WOW – chcę być jedną z nich – to coś dla mnie! I mimo tego, że wtedy to był ostatni tydzień mojej pracy w biurze, miałam ogromny (no dobrze przesadzam, nie aż tak ogromny 😊ale duży) brzuch i za miesiąc termin porodu postanowiłam, że muszę zrobić wszystko aby spróbować zostać wirtualną asystentką.

I choć wtedy mnie maiłam jeszcze pojęcia jak taka praca będzie wyglądać, gdzie znajdę klientki i czy w ogóle uda mi się osiągnąć taki cel z małym dzieckiem u boku, wiedziałam jedno – że jeśli nie spróbuję będę tego żałować.
Przeszłam długą drogę od asystentki do wirtualnej asystentki. Musiałam nauczyć się wielu rzeczy o których nie miałam pojęcia, bo chociaż podstawy asystenckie miałam – cała strona online prowadzenia biznesu to była dla mnie czarna magia.

 

Czy było warto zacząć tą nową przygodę? Czy mi się to opłaciło?
Odpowiedź na te pytania znajdziesz poniżej. To co, zaczynamy?

 

Co zmotywowało mnie do rozpoczęcia pracy jako wirtualna asystentka?

 

Wiesz jaki był mój cel pracy jako wirtualna asystentka? Chciałam pracować w domu i zarobić tyle ile mogłabym zarobić pracując na pół etatu w biurze. Jednocześnie chciałam spędzać czas z moją córeczką i spełniać się jako mama. Wyznaczyłam sobie sztywne ramy zarobków i dałam sobie pół roku na to, aby sprawdzić, czy uda mi się tą założoną kwotę zarobić.

Na początku wcale nie było kolorowo. Martwiłam się czy jestem wystarczająco dobra, czy nadaję się do takiej pracy i czy znajdę klientów. Minęło trochę czasu zanim nabrałam pewności siebie i świadomości w czym jestem świetna.

Po tych 6 miesiącach muszę Ci się przyznać, że spełniłam swoje oczekiwania finansowe, a nawet przez ostatnie dwa miesiące zarobiłam nieco więcej (co oczywiście uznaję za duży plus 😉). Czyli podsumowując -zrealizowałam swój cel. Żeby nie było tak idealnie nie wszystkie założenia udało mi się zrealizować (na nich skupię się w drugiej połowie roku) i mimo wszystko popełniłam kilka błędów, ale o nich opowiem w innym wpisie.

 

Dlaczego o tym wszystkim piszę? Dlaczego dzielę się takimi informacjami?

 

Chcę Ci pokazać, że każdy ma wątpliwości – jeśli rozwija się swój biznes to jest ich wyjątkowo dużo, a cała droga jaką musisz przejść to sinusoida – nie linia prosta.

Kiedyś uważałam, że nie nadaję się do biznesu i nie wierzyłam, że mogę zbudować coś na czym będę mogła zarobić (typowe myślenie ja? biznes? nie, chyba się do tego nie nadaję, na pewno się nie nadaję). Najlepiej będzie mi na etacie, bezpiecznie, wygodnie. Nawet jeśli wtedy etat oznaczałby dodatkowe godziny, które spędziłabym na dojazdach i zaprowadzaniu i odbieraniu Młodej ze żłobka.

Ostatecznie po przeprowadzeniu bilansu zysków i strat postawiłam wszystko na jedną kartę i postanowiłam, że jeśli po pół roku nie uda mi się rozkręcić mojej działalności tak jak bym chciała – będę szukać pracy na etacie.
Dzisiaj jestem dumna z tego co mam, wszystko co stworzyłam jest moje od a do z. Poświęciłam swój czas na naukę, na wdrażanie nowych pomysłów, na pisanie tekstów (co na początku było dla mnie męką). Często nie spałam (i dalej nie śpię) po nocach, ale czuję się spełniona, bo wiem, że to co robię ma sens i dla moich Klientek naprawdę robi różnicę.

 

Czego nauczyłam się przez ostatnie pół roku?

 

W swoim modelu biznesowym ogólnie stawiam na naukę i rozwój i to jest dla mnie bardzo ważne.
Już na samym początku swojej pracy określiłam to ile godzin mogę pracować i ile Klientek przyjąć. I twardo się tych postanowień trzymam, nawet jeśli muszę odmawiać współpracy.
Przez to, że biorę udział w różnych kursach online, zdobywam nowe doświadczenia i ciągle się rozwijam. Opanowałam dużo nowych umiejętności i dzięki temu mogę coraz więcej oferować moim Klientkom. Co nieco w tym temacie, czyli jak zmienił się zakres moich usług w ciągu 6 miesięcy opowiem Ci w osobnym wpisie.

 

Dzisiaj chciałabym skupić się na nauce, która wynika z prowadzenia biznesu. Poniżej możesz sprawdzić moją listę 10 rzeczy, których nauczyłam się przez pierwsze pół roku prowadzenia biznesu:

 

1. Kieruj się intuicją. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości i głos w głowie podpowiada CI, że decyzja jaką podejmujesz może być zła – na pewno tak jest.
2. Daj sobie prawo do zmiany zdania. Nie musisz tłumaczyć się ze swoich decyzji, ale jeśli czujesz, że Twój punkt widzenia się zmienił, lub zobaczyłaś coś z innej perspektywy powiedz o tym głośno.
3. Słuchaj starszych i mądrzejszych od siebie. Podpatruję osoby, które moim zdaniem prowadzą biznesy z głową i staram się brać z nich przykład i analizować ich działania.
4. Autentyczność to podstawa. Nigdy nie udaję kogoś kim nie jestem, dlatego, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz, a jeśli już na początku udaje się kogoś kim się nie jest – nie wróży to dobrze na przyszłość.
5. Komunikacja jest najważniejsza. O komunikacji będę mówić do znudzenia najważniejsza i już 😊
6. Kieruj się jakością, nie ilością. Czy to w pracy, czy w relacjach z innymi ludźmi, czy to produkowaniu treści kieruję się zasadą lepiej mniej, ale bardziej wartościowo.
7. Otaczaj się ludźmi, którzy mają podobne podejście do życia. Staram się współpracować z Klientkami, które mają podobny flow pracują w moim stylu.
8. Sprawdzaj Klientów / Klientki. Przed rozpoczęciem współpracy czy konsultacji zawsze robię research i sprawdzam kim są osoby, które się ze mną kontaktują.
9. Szanuj swój czas. To jest punkt, nad którym wciąż pracuję. Staram się oddzielać czas pracy od życia rodzinnego, choć czasem podczas pracy w domu jest to trudne.
10. Jeśli coś Ci się nie uda, wyciągnij wnioski i idź dalej. Kiedyś bardzo bałam się porażki, ale dziś wiem już jak sobie z nią poradzić. Prawda jest taka, że ludzie zapominają, że coś Ci nie wyszło, bo każdy żyje swoim życiem. Wystarczy więc, że wyciągniesz wnioski z porażki i następnym razem zrobisz coś lepiej.

 

Stworzenie i posiadanie takiej listy zasad pomaga mi regulować i oceniać moją pracę. Jest również bardzo pomocne, jeśli się nad czymś zastanawiam i szukam rozwiązania. Polecam i Tobie stworzyć coś podobnego – na pewno dzięki takim zasadom będzie Ci łatwiej i tych cięższych chwilach 😊

 

Jak więc wygląda praca wirtualnej asystentki?

 

Uchylę trochę rąbka tajemnicy i opowiem CI co nieco o tym JAK pracuję. Ogólnie wszystkie moje działania podzielone są na 3 strefy pracy:
– miesięczną,
– tygodniową,
– dzienną.

Do każdej z powyższych sekcji mam dopasowane poszczególne działania tak, żeby umiejscowić je odpowiednio w czasie i aby były one zsynchronizowane ze sobą (często zadania z różnych sekcji się ze sobą przeplatają).

O dziwo dużą częścią mojej pracy jest kontakt z ludźmi. Mogłoby wydawać się to dziwne, bo przecież pracuję wirtualnie zdalnie i nie widzę się ze swoimi Klientkami. Tak to prawda, ale mimo wszystkie sprawy i tak musimy „obgadać” więc często korzystamy z różnych komunikatorów, wideo rozmów, telefonów czy maili. (Więc jeśli nie lubisz kontaktu z ludźmi a rozważasz pracę w charakterze wirtualnej asystentki – dobrze się zastanów 😉).

 

Wracając do struktury pracy wygląda ona następująco:

praca miesięczna – to wszystkie działania stałe, które wykonuję dla Klientek co miesiąc. Wiedząc, że mam określoną ilość prac do wykonania w miesiącu mogę je sobie zaplanować z góry i nie muszę sobie zaprzątać nimi głowy. Są to wszystkie cykliczne zadania takie jak update programów, zakończenie miesiąca czy rozpoczęcie nowego;
praca tygodniowa – to wszystkie działania, które omawiamy z Klientkami na wideo-konferencjach. Ja jestem fanką cyklicznych spotkań online z Klientkami podczas których możemy sobie przedyskutować nadchodzące prace. Zwykle staramy się planować działania przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem, dzięki czemu mam możliwość „osadzenia” poszczególnych zadań w czasie. Oczywiście zawsze planuję bufor czasowy około 40% mojego czasu pracy (dlaczego? Po pierwsze mam w domu Małą Kierowniczkę, której plan dnia jest czasem odmienny od mojego, a po drugie my, jako ludzie zawsze zakładamy, że jakieś działanie zajmie nam mniej czasu niż rzeczywiście jest potrzebne do jego wykonania.) Daje mi to poczucie bezpieczeństwa i większą kontrolę nad wszystkimi działaniami;
– praca dzienna – to wszystkie działania, które docelowo muszę wykonać w danym dniu. Jako że jestem zwolenniczką grupowania zadań i pracy w blokach czasowych – mam system, w którym rozdzielam każde zadanie na czynniki pierwsze, grupuję je między sobą, a następnie przypisuję je do poszczególnych pór dnia i dni w tygodniu.

 

Jak to działa w praktyce? Podam Ci przykład, który mam nadzieję rozjaśni Ci co nieco moje metody pracy 😉

Mam np. 5 zadań od 3 różnych Klientek:

  • stworzenie newslettera,
  • dodanie wpisu blogowego,
  • stworzenie reklam na Facebooku,
  • opracowanie jednej strony PDF,
  • przygotowanie posta na Facebooku i LinkedIn.

 

KROK 1 Oddzielam tekst, obraz, przygotowanie newslettera, reklamy, dodanie wpisów.
– w jednej grupie tworzę wszystkie teksty,
– w drugiej grupie przygotowuję grafiki,
KROK 2 Wysyłam do zatwierdzenia,
KROK 3 Tworzę szablon newslettera oraz szkice robocze wpisów i reklamy,
KROK 4 Po zatwierdzeniu grafik i tekstów uzupełniam wszystkie szablony, planuję godziny postów i gotowe 😉

 

Oczywiście wszystkie działania rozbijam sobie w czasie i pracuję zgodnie z zasadą pracy w blokach czasowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu czuję, że mam większą kontrolę nad tym, co mam wykonać 😊

Już wiesz jaki był mój cel pracy jako wirtualna asystentka, wiesz czy ten cel osiągnęłam, wiesz jak wygląda moja praca a więc czas na podsumowanie i odpowiedź na pytanie

 

Pól roku minęło i co dalej?

 

Oczywiście pierwsze pół roku działalności jako wirtualna asystentka przyniosło mnóstwo nowych wyzwań i dużo pracy. Czasem było ciężko, ale mam już wypracowany fajny system i dlatego nie mam zamiaru wracać na etat i szukać „normalnej” pracy.

Jakie plany na najbliższe miesiące?

– Mam fajny zespół Klientek z którymi super mi się współpracuje, a ponieważ muszę już odmawiać – niedługo sama będę potrzebować kogoś do pomocy.
– Chcę prowadzić szkolenia i webinary z zakresu pracy zdalnej,
– Mam kilka pomysłów na wyzwania, które odbędą się w ciągu kilku najbliższych miesięcy,
– Chcę dzielić się swoją wiedzą i pomagać innym, dlatego na blogu będą pojawiały się systematycznie nowe materiały 😉

Nigdzie się nie wybieram i obiecuję dawać Tobie fajną treść i wskazówki, które możesz od razu wprowadzić do swojej pracy.

Jeśli spodobał CI się ten wpis – podziel się nim ze znajomymi lub zostaw komentarz, będę wiedziała, że czytasz mojego bloga 😉

Kasia

Komunikacja a praca zdalna

Komunikacja a praca zdalna

Komunikacja w pracy zdalnej

 

Każdy, kto chociaż raz pracował zdalnie powie, że praca zdalna ma swoje plusy i minusy – nie ma się co o to spierać. Dla wielu osób takim minusem może być sprawna komunikacja.

Jak dzielić się informacjami, zlecać zadania czy nawet gasić pożary, jeśli jesteśmy setki czy tysiące kilometrów od siebie?
Jak wyznaczać granice takiej komunikacji i jak pracować na „co dzień”?
Jak prezentować się profesjonalnie mając do dyspozycji tylko komunikatory?
Jak komunikować swoje potrzeby i egzekwować ustalone terminy?
Jaki stopień relacji z klientkami utrzymywać?

Pracując jako wirtualna asystentka moją codziennością jest komunikacja z klientkami w sposób zdalny. Jak więc wygląda współpraca z wirtualną asystentką z poziomu komunikacji?

O moich sposobach na sprawną komunikację i zachowanie profesjonalnych relacji z klientkami (nawet jeśli pracuję            w piżamie!) opowiem Ci w tym właśnie wpisie.

 

Zaczynamy?

 

Wychodzę, z założenia, że podstawą każdej relacji powinna być sprawna komunikacja. Jeśli nie będziemy w stanie odpowiednio się porozumieć, to po pewnym czasie za każdym razem pojawią się problemy. Problemy, które będą narastać do momentu wybuchu, a wtedy już będzie ciężko cokolwiek naprawić.Nie ważne czy jest to relacja mąż – żona, uczeń – nauczyciel, szef – pracownik, rodzic – dziecko, wirtualna asystentka – klient.

W pracy dobrej wirtualnej asystentki sprawna komunikacja to po prostu must-have.

Dlaczego?

Wirtualna asystentka już na wstępie jest pozbawiona możliwości komunikacji jeden na jeden, a co za tym idzie takiego najbardziej normalnego ludzkiego kontaktu, który ma największą siłę przebicia.

Ponieważ jako wirtualna asystentka nie pracuję z moimi klientkami w jednym pomieszczeniu, jednym mieście, czy nawet jednym kraju – określenie odpowiednich kanałów komunikacji jest tutaj kluczowe.

Najlepszymi podstawami do osiągnięcia sprawnej komunikacji jest ustalenie wszystkich zasad już na początku współpracy, tak, aby później żadna ze stron nie czuła się w jakiś sposób niezrozumiana.

Wiem, że często wiele konfliktów rodzi się właśnie z błędów w komunikacji. Szkoda, bo jest to akurat kwestia, którą można w fajny sposób określić, zapisać i wg niej działać. A jeśli chcemy pracować bardziej efektywnie, to myślę, że komunikacja w pracy zdalnej powinna być jednym z naszych priorytetów (a przynajmniej powinna mieścić się w pierwszej piątce).

 

Komunikacja w pracy zdalnej. Poznaj zasady, które pomogą Ci w lepszej komunikacji na odległość. Wirtualna asystentka kasiaborkow.pl

W jaki sposób wirtualna asystentka może komunikować się ze swoimi Klientami?

Ja w swojej pracy jako wirtualna asystentka używam czterech kanałów komunikacji, a są nimi:

  • rozmowa telefoniczna/ wideo rozmowa Skype
  • e-maile,
  • narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Trello, Nozbe)
  • komunikatory.

Każde z tych narzędzi służy nieco innym celom, które omówię za chwilę.

 

 

 

 

 

Dobra praktyka komunikacji w pracy zdalnej

 

Teraz chciałabym skupić się na tym jak taka dobra praktyka komunikacji podczas współpracy z wirtualną asystentką mogłaby wyglądać od samego początku. Mam tutaj na myśli pierwsze zetknięcie się potencjalnej Klientki na stronie www. (Poniżej opisałam praktykę, która stosuję w relacjach z moimi Klientkami).

  1. Jasna forma nawiązania komunikacji w ramach strony internetowej – np. możliwość zmówienia wstępnej konsultacji/ rozmowy, działający formularz kontaktowy, widoczny adres e-mail do bezpośredniej komunikacji, ikonki do mediów społecznościowych, możliwość pozostania w kontakcie – zapis na listę mailingową.
  2. Wstępna rozmowa telefoniczna, konsultacja (np. Skype, Google Hangouts) – na tym etapie zwykle istnieje możliwość sprawdzania, czy komunikacja między dwoma stronami będzie przebiegała pomyślnie. W moim odczuciu najważniejsze jest to, aby poczuć delikatną „chemię” i porozumiewać się w podobnym języku. Podczas takiej rozmowy można również zweryfikować, czy będzie nam łatwo się komunikować i na jakie warunki komunikacji możemy się zgodzić.
  3. Zapis dotyczący komunikacji z Klientkami w „Zasadach i warunkach pracy” – za każdym razem, kiedy wysyłam nową umowę dla Klientki – załączam do niej plik „Zasady i warunki pracy”. W nim określam moje propozycje komunikacji np. wysyłanie/odbieranie wiadomości od poniedziałku do piątku od 9-17, planowanie zadań do wykonania do piątku w tygodniu poprzedzającym, na zadania emergency – odpowiedź do x godzin, odpowiedź na maile – w ciągu 48 godzin itp.
  4. Zapytanie Klientek o ich preferowane godziny i kanały komunikacji – zwykle wysyłam maila z takim pytaniem przed rozpoczęciem współpracy, a po podpisaniu umowy.
  5. Właściwa komunikacja podczas pracy, dodatkowo w zależności od potrzeb cykliczne spotkania, rozmowy, podczas których rozmawiamy i planujemy kolejne działania.

Zastanawiasz się nad współpracą z wirtualną asystentką? Sprawdź tekst „Jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką” i sprawdź jakich błędów możesz uniknąć już na początku współpracy czytaj artykuł

 

Kanały komunikacji w pracy zdalnej

 

Wiesz już jak możesz rozpocząć sprawną komunikację z wirtualną asystentką (lub z Klientką, jeśli jesteś wirtualną asystentką), a teraz chciałabym opowiedzieć Ci który kanał przeznaczyć na jaki rodzaj wiadomości.

1. Rozmowa telefoniczna/ wideo konferencja:

  • wstępna rozmowa,
  • planowanie działań,
  • cotygodniowe podsumowania realizacji celów,
  • burze mózgów,
  • sytuacje kryzysowe,

2. E-mail:

  • wysyłka materiałów,
  • przekazanie wiadomości ustalonych podczas spotkań,
  • aktualizacja planów,
  • ciekawe linki, wiadomości do zapisania „na później” ,

3. Narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Nozbe, Trello):

  • delegowanie zadań,
  • planowanie działań,
  • tworzenie projektów,
  • aktualizacja statusu działań,
  • dodawanie załączników,
  • wewnętrzne rozmowy,
  • bazy inspiracji.

4. Komunikatory (Messenger, WhatsApp, Twitter, Asana):

  • szybkie informacje,
  • przesyłanie upadate’u,
  • potwierdzenie otrzymania dokumentów,
  • bieżące wsparcie w nagłych wypadkach.

Kwestie organizacyjne mamy za sobą, teraz skupmy się na istocie komunikacji, czyli na przekazywaniu informacji.Niby proste, powiesz banał, a jednak czasem nie do końca zdajemy sobie sprawę z tego, czy my w ogóle dobrze komunikujemy wiadomości, które mamy zamiar przekazać.

Czy podczas komunikacji z Klientami używacie tego samego języka, czy macie podobne flow?

Zwróć uwagę, że jeśli nie będzie między Wami “chemii” to będzie Wam bardzo ciężko się dogadać.

 

Jakie elementy należy w uwzględnić w komunikacji zdalnej z wirtualną asystentką?

 

1. Uporządkowanie wiadomości:

  • kto – czy jasno określasz to kto jest właściwym odbiorcą danej wiadomości?
  • co – opis zadania – powinno zostać wykonane? (pamiętaj podczas komunikacji w pracy zdalnej nie ma miejsca na domysły),
  • dlaczego – jeśli określasz priorytet zadania, dlaczego ma ono zostać wykonane wtedy i wtedy, jaka jest ważność tego zadania / informacji, co się wydarzy, jeśli nie zostanie wykonana?
  • jak – określ sposób wykonania zadania / opisz kroki, które powinny zostać wykonane,

Następnie wykorzystaj wskazówkę, której ja często używam: przeczytaj wiadomość tak, jakbyś w ogóle nie znała poruszonego tematu i zastanów się czy zrozumiałabyś ten przekaz?

Czasem niektóre rzeczy wydają się nam tak oczywiste, że wręcz pomijamy pewne kroki już nawet w trakcie myślenia o wykonywaniu danej czynności.

To, co dla Ciebie jest oczywistą oczywistością – dla Twojego odbiorcy może być zjawiskiem zupełnie nieznanym, dlatego często warto sprawdzić czy aby na pewno wiadomo o co nam chodzi.

W wielu poradnikach czy stronach możesz znaleźć porady, w których przyjęło się, że treść wiadomości e-mail powinien być krótki, zwięzły i na temat.

Co jednak, jeśli kontakt mailowy to Twoja podstawowa forma komunikacji? Czasem nie da się wyjaśnić wszystkiego w 5 zdaniach. Ja wychodzę z założenia, że w komunikacji wirtualna asystentka – klient warto napisać 10 zdań więcej i być pewną ustalonych zasad i zadań do wykonania, niż później spierać się o jakieś niedopowiedzenia.

2. Forma komunikacji – tak jak napisałam wcześniej – postaraj dostosować formę do rodzaju wiadomości. Inaczej będzie się to prezentować podczas wideo rozmowy, a inaczej, jeśli do dyspozycji macie np. WhatsUpp i możecie napisać tylko krótkie komunikaty.

3. Ustalone wcześniej reguły komunikacji – pamiętaj, aby te kwestie ustalić na samym początku współpracy. Jeśli jesteś Klientką określ Twoje zasady komunikacji, a następnie opracujcie rozwiązanie kompromisowe.

 

Podczas pracy zdalnej ważne jest, aby przestrzegać wcześniej ustalonych zasad i szanować swój wzajemny czas.

Określcie dokładnie:

  • dni, w których pozwalacie sobie na kontakt,
  • godziny pracy,
  • preferowane platformy komunikacji.

Jeśli Twoja klientka zażyczyła sobie tylko rozmowy wideo w każdy wtorek o 10 rano, to nie będziesz do niej dzwoniła w sobotę o 22, „bo właśnie wpadłaś na genialny pomysł” i potrzebujesz przedyskutować.

Analogicznie, jeśli wiesz, że Twoja VA w każdy czwartek do południa jest zajęta, bo ma meetingi z klientami – nie próbuj zasypywać ją milionem pytań, lub wysyłać jej do zrobienia zadanie na cito, bo ona fizycznie nie będzie miała możliwości go wykonać.

 

Dodatkowe wskazówki

 

  • Upewnij się, że Twoje wiadomości tekstowe są skonstruowane zgodnie z zasadami języka polskiego, sprawdź błędy ortograficzne i stylistyczne. – Często (szczególnie teraz) może się wydawać, że nie ma już to aż tak wielkiego znaczenia, jednak upewniam Ciebie, że błędy w pisowni zostaną zauważone i na pewno, jeśli będą się powtarzać dostaniesz komunikat, aby je poprawić.
  • Jeśli planujesz rozmowę telefoniczną lub wideo zapewnij odpowiednią przestrzeń i wyciszenie do takiej rozmowy. Przed rozmową przygotuj się do niej.
  • Przed wideo konferencjami / rozmowami Skype z większą ilością osób przygotuj agendę, plan tak, aby każda z osób miała możliwość zapoznania się z omawianym tematem.
  • A jeśli popełnisz jakiś błąd – najzwyczajniej na świecie powiedz – przepraszam.

Podsumowanie

 

  • Pamiętaj, że komunikacja w pracy zdalnej jest niezwykle ważną kwestią i pozwala na wypracowanie odpowiednich standardów w relacji Klient – wirtualna asystentka.
  • Opracuj zasady komunikacji już na początku Twojej relacji z Klientem, a jeśli jesteś Klientem – dopilnuj, aby takie kwestie zostały uregulowane i najlepiej zapisane.
  • Sprawdzaj, testuj i w razie potrzeb uaktualnij opracowane zasady tak, aby w jak najlepszy sposób pozwoliły zachowanie wartościowej relacji.
  • Zawsze czytaj swoje wiadomości i poddawaj w wątpliwość ich treść – wtedy będziesz miała pewność, że Twoje komunikaty są jasne.

Ostatnia równie ważna kwestia to bądź elastyczna – Klient musi wiedzieć, że w przypadku nagłej sprawy – może na Ciebie liczyć. (Oczywiście mam tutaj na myśli sytuacje awaryjne, a nie nadużywanie zaufania, czy Twojej dobrej woli).

A jakie są Twoim zdaniem najważniejsze zasady komunikacji w pracy zdalnej? Daj znać w komentarzu.

Kasia

CASE STUDY Wyzwanie na fanpage – podsumowanie i wnioski

CASE STUDY Wyzwanie na fanpage – podsumowanie i wnioski

Pod koniec stycznia przeprowadziłam na swoim fanpage (Must-Have Asystentka) pierwsze bezpłatne wyzwanie o narzędziu do zarządzania  projektami; „Jak sprytnie opanować Asanę i podnieść swoją produktywność?” Były to 3 dni intensywnego szkolenia na temat użytkowania i sprytnego wykorzystania tego narzędzia.

Dzisiaj chcę przedstawić Ci case study tego wyzwania, czyli opowiedzieć co nieco o wyzwaniu od kuchni, o moich celach, o technicznym aspekcie wyzwania, o wynikach i planach na przyszłość. Cały wpis podzieliłam na kilka punktów, dzięki czemu łatwiej będzie Ci po nim nawigować:

  • Dlaczego stworzyłam wyzwanie (mój cel wyzwania)?
  • Jak przygotowałam się do tego wydarzenia?
  • Czym zachęciłam potencjalnych uczestników wyzwania do zapisania się na listę?
  • Jakich narzędzi użyłam do przygotowań i w trakcie wyzwania?
  • Konwersje i wyniki, czyli ile było uczestników i czy mi się to opłaciło?
  • Jakie błędy popełniłam?
  • Co zrobię z materiałami, które stworzyłam na potrzeby wyzwania?
  • Moje wnioski na przyszłość.

Jeśli zainteresował Cię któryś z podpunktów to świetnie, zapraszam do lektury całego wpisu 🙂

Zaczynamy, ale jeszcze zanim zaczniemy napiszę kilka słów o samej „Asanie”. Co to jest „Asana”?

– Asana jest to narzędzie online (dostępne również jako aplikacja na smartphone) do zarządzania projektami i zadaniami.

– Przenosząc listę zadań do zrobienia (my tasks) do Asany masz możliwość wyeliminowania większej ilości rozpraszaczy, ponieważ wszystkie zadania, które musisz wykonać znajdują się w jednym miejscu.

– Dzięki Asanie możesz wyeliminować wewnętrzną komunikację mailową i skupić się na pracy, a nie na szukaniu (w gąszczu innych maili) zadań do zrobienia.

Więcej informacji o Asanie możesz znaleźć tutaj – 5 narzędzi online, które pomogą w prowadzeniu Twojego biznesu

Dlaczego stworzyłam wyzwanie (mój cel wyzwania)?

Wyzwanie stworzyłam z 3 powodów:

  • nieznajomość Asany w mojej grupie docelowej – podczas badania potrzeb moich potencjalnych klientek dosyć często pojawiały się pytania związane z obsługą i pracą w tej aplikacji, dlatego postanowiłam stworzyć coś użytecznego i rozbudzić tym samym więcej potrzeb mojej grupy docelowej.
  •  mała znajomość Asany wśród moich klientek – chciałam pokazać moim klientkom, że można komunikować się w sposób sprawny, pomijając często dziesiątki emaili, które do siebie wysyłamy. Tutaj też od razu zaznaczę – większość moich klientek znało Asanę ale nie używało jej w swoim biznesie na co dzień, a ja chciałam, żeby to się zmieniło.
  •  wyjście ze swojej strefy komfortu – chciałam zaprezentować próbkę swoich możliwości i dotrzeć do kolejnych osób, które w przyszłości może byłyby zainteresowane współpracą ze mną.

Moim celem wyzwania był wzrost rozpoznawalności mojej marki Must-Have Asystentka i zbudowanie pozycji eksperta – wirtualnej asystentki. Bardzo chciałam żeby na wyzwanie zapisało się na 50 osób, tak, żeby moja praca nie poszła na marne i aby ktoś rzeczywiście skorzystał z materiałów, które przygotowałam. Czy mi się to udało? Na to pytanie odpowiem w podsumowaniu wyników, a teraz przejdźmy do kolejnego punktu.

Jak przygotowałam się do tego wydarzenia?

Przygotowania do wyzwania rozpoczęłam od… rozpisania poszczególnych zadań w Asanie 🙂 Im więcej szczegółów tym lepiej, później nie musiałam się skupiać na planie działania tylko po kolei wykreślałam zadania z listy do zrobienia. Wśród moich planów było wykonanie:

  • prezentu za zapis,
  • strony lądowania,
  • formularzu zapisów na listę,
  • materiałów do wyzwania,
  • sekwencji maili do wysyłki,
  • postów na Facebooku,
  • grafik do wyzwania,
  • nagrań wideo,
  • live na fanpage.

Dzięki początkowemu rozpisaniu sobie wszystkich elementów składowych wyzwania w wolnych chwilach nie musiałam zastanawiać się co mam zrobić, po prostu otwierałam Asanę, wybierałam zadanie z listy i skupiałam się na jego wykonaniu.

Jak zachęciłam uczestników wyzwania do zapisania się na listę?

Przygotowałam prezent w formacie pdf do ściągnięcia po potwierdzeniu subskrypcji. Były to – „Skróty klawiszowe Asana” Pomyślałam, że fajnie byłoby pokazać funkcjonalność takich skrótów w ramach zwiększenia swojej produktywności. W Asanie nie ma języka polskiego więc postanowiłam przetłumaczyć najbardziej popularne skróty klawiszowe z angielskiego na polski i w formie tabelki w pdf udostępnić ją w prezencie.

Poniżej zamieściłam wygląd tego pdf-u:

Jakich narzędzi użyłam podczas przygotowań i w trakcie wyzwania?

  • Libre Office – do przygotowania tekstów i pdf-ow
  • motyw Divi (WordPress) do stworzenia strony lądowania
  • MailerLite – do formularzu zapisu na listę oraz do wysyłki maili w trakcie wyzwania,
  • Canva – do stworzenia grafik na fanpage,
  • wpisy na fanpage zaplanowałam bezpośrednio z poziomu Facebooka,
  • Google drive do przechowania i udostępnienia materiałów
  • bit.ly do stworzenia spersonalizowanych linków i śledzenia liczby pobrań,
  • OBS do nagrania filmików i live na Facebooku

Z wszystkich tych programów tylko divi jako motyw do WordPressa jest płatny (kupiłam ze zniżką za ok $70 – subskrypcja na rok) ale tak na prawdę stronę lądowania można zrobić w MailerLite i to wyjdzie całkiem za darmo.

Konwersja i wyniki

Przed rozpoczęciem wyzwania przyjęłam sobie za cel – aby w wyzwaniu wzięło udział 50 osób i to już była dla mnie duża ilość osób. Od razu zaznaczę że nie promowałam wyzwania za pomocą reklamy na Facebooku – chyba trochę bałam się, że zbyt dużo ludzi weźmie w nim udział a ja nie podołam i będzie klapa. Co w takim razie zrobiłam, żeby oznajmić światu o moim wyzwaniu?

  • wysłałam maila z zaproszeniem na wyzwanie do osób z mojej listy,
  • dodałam post na Facebooku z zaproszeniem na wyzwania,
  • dodałam wiadomość o wyzwaniu w kilku grupach na Facebooku- tam gdzie mogły znajdować się moje potencjalne klientki.

(Teraz pisząc z perspektywy czasu widzę, że było to o wiele za mało promocji 😂 cóż człowiek na błędach się uczy)

Na stronie lądowania znalazło się 419 osób, a na wyzwanie zapisało się 200 konwersja wynosiła 47.73 %

Udział w wyzwaniu potwierdziło ostatecznie 177 osób i do tylu powędrowały materiały. Dodatkowo jeszcze 3 osoby napisały do mnie na fanpage, że z jakiś powodów nie otrzymały materiałów więc wysłałam je ręcznie każdego dnia. Wyzwanie trwało 3 dni i każdy zapisany otrzymał ode mnie 5 maili (prezent, 3 dni wyzwania + podsumowanie)

Konwersja wynosiła odpowiednio:

  • – Prezent za zapis – 69.5%
  • – Dzień 1 – 70.1%
  • – Dzień 2 – 52 %
  • – Dzień 3 – 47.2%
  • – Podsumowanie 57.6%

To mało czy dużo? To zależy od wielu zmiennych i nastawienia. Dla mnie było to bardzo dużo ponieważ było to moje pierwsze wyzwanie i cieszyłam się że uczestniczki doceniły moją pracę. Dostałam dużo wiadomości zwrotnych, że wyzwanie się podobało, że materiały były fajne. Było również sporo głosów, że akurat wtedy gdy dziewczyny szukały pomocy związanej z opanowaniem Asany pojawiałam się ja. Celem tego wyzwania nie była sprzedaż – ale pozyskałam również 2 klientki 🙂

Jakie błędy popełniłam?

Błędów było kilka, niestety nie udało się przeprowadzić wyzwania w 100 procentach idealnie, ale to chyba tak zawsze bywa, że nie myli się tylko ten, który nie robi nic. Dodatkowo myślę, ze potrzeba wprawy w prowadzeniu wydarzeń tego typu, więc na pewno kolejne wyzwanie będzie lepsze.

  1. Zdecydowanie za mało reklamy – czyli w ogóle brak reklamy płatnej. Miałam zamiar skorzystać z reklam na Facebooku, ale chyba za bardzo przestraszyłam się, że zapisze się zbyt dużo ludzi. Na pewno w przyszłości będę się lepiej promować!
  2. W pierwszym dniu wyzwania źle ustawiłam automatyzację w MailerLite (chciałam przedobrzyć jak zwykle), przez co większość osób otrzymała ode mnie 2 wiadomości.
  3. Słaba jakość live – działałam na nieco wolnym uploadzie plus na starszym laptopie mojej mamy więc było średnio profesjonalnie. Jednak najważniejsze rzeczy czyli zrzut ekranu i moje objaśnienie tego co pokazywałam było widać i słychać więc i tak jestem zadowolona.

Moje wnioski na przyszłość.

  • Jak najbardziej warto organizować wyzwania. Fajnie jest pokazać się nowym osobom, zaprezentować swoje umiejętności, przetestować trochę zachowanie swojej grupy docelowej i sprawdzić pomysł na płatny produkt.
  • Warto dać sobie trochę czasu na na organizację. Ja wyzwanie zorganizowałam od pomysłu do ostatniego dnia wyzwania w 2 tygodnie. Był to dla mnie bardzo intensywny czas, dodatkowo miałam w tym czasie normalną pracę dla klientek co poskutkowało dużą ilością zarwanych nocy.
  • Mówić więcej o tym co chce się robić i nie patrzeć na innych. Nie bać się, że ktoś może usłyszy i skopiuje pomysł. Przestać się wstydzić swoich umiejętności czy swojej wiedzy.
  • Więcej reklamy 🙂

Co zrobię z materiałami, które stworzyłam na potrzeby wyzwania?

Ostatnio pojawiło się kilka nowości w Asanie więc najprawdopodobniej uaktualnię materiały, nagram nowe filmiki, wrzucę wszystko na platformę i za jakiś czas całe wyzwanie będzie dostępne w płatnej wersji. Uważam, że całość była tak fajna, że aż szkoda, aby się zmarnowała.

Dziękuję Ci za przeczytanie tego artykułu. Uważasz, że komuś może się on przydać? Podziel się nim ze znajomymi. Poszukujesz wsparcia w prowadzeniu wyzwania? Nie mogłaś lepiej trafić! Napisz do mnie kasia@kasiaborkow.pl

Kasia

Jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką?

Jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką?

Jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką?

Cześć, mam nadzieję, że jesteś gotowa na małą dawkę czarnego humoru w postaci mojego dzisiejszego wpisu.

Dzisiaj chciałam przedstawić Ci kilka przemyśleń na temat z jakim ostatnio miałam nieprzyjemność się zmierzyć. Mowa o potencjalnych klientkach, które nie tylko zmarnowały mój (i swój) czas, ale też przysporzyły mi kilku kłopotów już na samym wstępie – jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Jeśli jesteś ciekawa jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką, zapraszam Cię do lektury.

(Wpis ten powstał w oparciu o moje doświadczenia z potencjalnymi klientkami na przestrzeni ostatnich kilku miesięcy i jest wyłącznie moją subiektywna oceną minionych zdarzeń.)

1. Nieodpowiadanie na umówioną wcześniej konsultację

To mój faworyt. Pracuję przez internet i jeśli chodzi o konsultacje to przewiduję 15 minut wstępnej rozmowy z potencjalnymi klientkami (jeśli oczywiście tego potrzebują). Taka wstępna rozmowa pomaga mi ocenić czy i ja chciałabym się podjąć współpracy z daną osobą, ukazuje szereg problemów z jakimi miałabym się zmierzyć i pozwala mi wyrobić pierwsze wrażenie o danej osobie.

Niestety spotkałam się kilkukrotnie z sytuacją w której po drugiej stronie nikt nie odpowiadał na moje połączenie. Jak najbardziej w porządku odbieram sytuacje, gdy nawet chwilę przed spotkaniem dostaję maila, czy wiadomość, że druga osoba nie da rady, ale jeśli brak jest jakiegokolwiek odzewu, a ja zmarnowałam swój czas – nie podejmuję się współpracy z taką potencjalną klientką w przyszłości.

2. Niekończąca się wymiana maili

Po każdej konsultacji jaką przeprowadzam wysyłam mailem niezbędne dokumenty oraz wszystkie informacje, jakie uzgodniłyśmy podczas danego spotkania. Zawsze również jestem otwarta na każdego rodzaju pytania dotyczące współpracy (więcej informacji – lepsza jakość pracy ).

Są jednak sytuacje, gdy klientka zdaje się nie czytać załączników ani wiadomości ode mnie i ciągle pyta o to samo. Każda wiadomość wygląda wtedy jak zlepek myśli wyrwanych z kontekstu i czasem ciężko domyślić się o co w ogóle chodzi. Wydaje mi się wtedy, że taka osoba nie taktuje mnie poważnie i nie ukrywam nie jest to miłe doświadczenie. Nie najlepszy sposób na rozpoczęcie współpracy, prawda?

3. Nie odpowiadanie na maile

Czasem zdarza się, że klientka pisze do mnie ze sprawą, która jest na dzisiaj albo na wczoraj i musi być koniecznie zrobiona JUŻ. Ja zawsze tłumaczę jaki mam system pracy (umowa, płatność i dopiero praca) klientka pisze, że tak oczywiście zaraz wszystko odeśle i zapłaci, że to nie problem, po czym następuje CISZA.

Następnie po kilku dniach wraca i oczekuje rzucenia wszystkich moich spraw i innych zobowiązań, bo przecież sprawa była bardzo pilna. W takich przypadkach zawsze odsyłam do warunków pracy, które znajdują się w umowie. Zamówioną pracę wykonuję i zwykle nie podejmuję się kolejnych wyzwań.

4. Oczekiwanie pracy za darmo

Wydaje mi się, że jest to problem nie tylko w mojej branży ale ogólnie w usługach. Zawsze znajdą się klienci, który oczekują, że część lub cała praca zostanie wykonana za darmo.

Myślę, że w pewnych, jasno określonych sytuacjach (np. zadanie testowe w procesie rekrutacji) jest to rozwiązanie całkiem w porządku. Spotkałam się jednak z podejściem jednej z firm: zrób to dla nas i dodaj sobie do portfolio, bo praca z nami to prestiż. No cóż, żaden prestiż to nie był, a i późniejszej współpracy z tego też nie było, a niesmak pozostał.

5. Szukanie specjalisty w cenie wirtualnej asystentki

Zdarza się, że klienci szukają specjalisty w danej dziedzinie (programisty, specjalisty od strategii, budowania marki, reklam czy copywritera) próbują zadania typowe dla danej dziedziny zlecać wirtualnej asystentce.

I tutaj nie powinnam nawet nic dodawać, bo jeśli ktoś szuka oszczędności to niestety usługi specjalistyczne nie będą wykonane tak, jakby zrobił to specjalista. (Chyba, że wirtualna asystentka specjalizuje się w danej dziedzinie, ale to tez inny temat). Później niestety takie osoby nie są zadowolone z wirtualnych asystentek ogólnie i podchodzą negatywnie do kolejnych asystentek.

6. Dokładanie kolejnych zadań do umówionej współpracy

Umawiam się z klientką na dany zakres prac (projekt), który obejmuje dokładnie wyznaczone zadania do wykonania. Następnie po jakimś czasie lub podczas sprawdzania mojej pracy dorzuca ona kolejne zadania do listy tłumacząc, że np. to i to przydałoby się jeszcze aby wyczerpać temat. W takiej sytuacji zawsze wysyłam aneks do umowy ze zwiększonym zakresem pracy i dodatkową wyceną usług. Nagle okazuje się, że te dodatki wcale nie były tak ważne i pilne jak mogłoby się wydawać i że tak naprawdę, to nie muszą być one zawarte w końcowej wersji projektu.

7. Oczekiwanie rozpoczęcia pracy przed uregulowaniem umów i płatności

Ten punkt to takie troszkę zmieszanie wcześniejszych punktów. Klientka jeszcze nie odesłała podpisanej umowy i nie dokonała płatności, a już zasypuje mnie mailami typu to i to zadanie do wykonania. I koniecznie Kasia sprawdź dzisiaj to co Ci wysłałam, bo to potrzebne do tego projektu, a tam masz link do jakiegoś webinaru, w którym coś mi się tam spodobało i chcę mieć u siebie itp. Nie pomaga powtarzanie, że za pracę zabieram się dopiero po dokonaniu formalności. Dopiero kiedy na każdy mail odpowiadam ta samą formułką po jakimś czasie moje wiadomości trafiają do świadomości, chociaż czasem i to nie pomaga.

Podsumowanie

Pamiętaj NIE rozpoczynaj delegowania zadań, jeśli: – nie wiesz, co możesz oddelegować, – nie chcesz delegować swoich zadań (syndrom Zosi Samosi), – nie masz określonego budżetu na taka współpracę, – oczekujesz pracy „za darmo”, – zwlekasz z komunikacją i nie dotrzymujesz terminów, ale oczekujesz wykonania pracy na już. Jeśli rozważasz w przyszłości współpracę z wirtualną asystentką, zapraszam Cię do pobrania bezpłatnego mini poradnika: Jak zacząć delegować obowiązki wirtualnej asystentce? W którym to opisuję 9 prostych kroków, dzięki którym zaczniesz delegować swoje obowiązki wirtualnej asystentce już dziś. Po przeczytaniu poradnika unikniesz opisanych przeze mnie błędów a sama współpraca i delegowanie zadań będzie dla Ciebie wartościowym doświadczeniem. Mini poradnik możesz pobrać klikając w obrazek poniżej. darmowy prezent delegowanie zadan must have asystentka kasiaborkow.pl

Może w Twoim biznesie miałaś podobne sytuacje, w których rozpoczęcie współpracy z klientką nie było pozytywnym doświadczeniem? Jak wybrnęłaś z tej sytuacji? Daj mi znać, chętnie się tego dowiem.

Pozdrawiam, Kasia

Jak zwiększyć swoją produktywność pracując z domu?

Jak zwiększyć swoją produktywność pracując z domu?

Znasz to uczucie, kiedy patrzysz na zegarek, jest 5 po południu a Ty zdajesz sobie sprawę, że tak naprawdę nic dzisiaj nie zrobiłaś? Wstajesz o poranku z całą listą zadań do zrobienia (taką na kilometr), a z każdą godziną przybywa ich coraz więcej i więcej?

Nie jesteś sama! Takie dni zdarzają się również mi. Jestem wirtualną asystentką i pracuję z domowego biura.

Jestem mamą małej dziewczynki, która właśnie stawia pierwsze kroki i chce poznawać świat (i chce to zrobić już teraz koniecznie, nawet jeśli tylko głowa chciałaby iść a nogi jeszcze nie nadążają). Każdy dzień to dla mnie pasmo wyzwań i możliwości, które chcę jak najlepiej wykorzystać.

Codziennie muszę ustalać priorytety nie ważne czy chodzi pracę dla moich cudownych klientek, wyprasowanie w końcu tej wołającej do mnie od trzech dni sterty prania, czy potwierdzenie wizyty u okulisty, którą ciągle odkładam „na później”.

Po prostu nie ma wystarczającej ilości godzin w ciągu dnia na to, aby zrobić wszystko. Czasem chciałabym dać się sklonować i oddać część zadań mojej drugiej ja. I o ile nie mogę tego zrobić, to zawsze mogę skupić się na zwiększeniu mojej produktywności.

Pracuję z domu ponad 4 miesiące i ciągle szukam idealnego sposobu na podwyższenie mojej produktywności. Wyrobiłam już sobie pewien plan działania, który na tą chwilę zdaje egzamin i udaje mi się pracować w blokach czasowych o maksymalnej produktywności.

Opracowałam swój własny system organizacji pracy, który daje mi czas na zwiększenie produktywności. Dzięki niemu mogę zrobić więcej zadań w krótszym czasie i od razu przestawić się na tryb pracy na wysokich obrotach.

Jeśli masz trudności z dotrzymywaniem terminów, odpowiednim skupieniem podczas pracy a w między czasie wykonaniem swoich domowych zadań, mam dla Ciebie kilka wskazówek jak możesz zwiększyć swoją produktywność.

Te wskazówki zadziałały dla mnie, więc jestem pewna, że pomogą i Tobie!

1. Uporządkuj wirtualne miejsce pracy

Tysiąc rzeczy na pulpicie na pewno nie poprawi Twojej produktywności, więc porządek na pulpicie i w folderach to podstawa (to samo tyczy się chmury!).

Moje pliki na komputerze i w chmurze uporządkowane są w odpowiedni sposób. Wszystkie moje materiały mam posegregowane tak, aby ułatwić sobie do nich dostęp.

Osobny folder na każdą stronę (jeden po polski, drugi po angielsku), a w nich kolejne podfoldery z ważnymi dla mnie informacjami (treściami do publikacji, tablicami inspiracji, postami na bloga, grafikami, materiałami, umowami dla klientów i innymi ważnymi plikami).

Moja każda klientka ma również przypisany folder, a w nim poszczególne projekty / zadania są dokładnie opisane wraz z datami ich wykonania.

Dodatkowo dobrym pomysłem jest opisanie wszystkich zdjęć i grafik tak, aby odpowiadały odpowiednim tematom i zadaniom czy tekstom.

np. jak-zwiekszyc-produktywnosc.jpg

(używając małych liter i myślników pomagam sobie w szybkim odnalezieniu danego pliku bez zbędnego rozpraszania się)

Jeśli Twoje dokumenty, pulpit i chmura wymagają natychmiastowej interwencji poświęć teraz godzinę czasu na ich uporządkowanie a zaoszczędzisz sobie czasu (i często stresu- gdy w popłochu szukasz ważnego pliku) w przyszłości.

 

2. Pracuj mądrze

Przyjrzyj się czynnościom, które wykonujesz i sprawdź co zajmuje Ci najwięcej czasu. Może zbyt wolno piszesz na klawiaturze? A może wyszukiwanie informacji sprawia Ci trudność? Czy tworzenie grafik zajmuje Ci zbyt dużo czasu?

Sprawdź jakie zadania zajmują Ci najwięcej czasu i spróbuj się w nich poprawić.

Ja kilka miesięcy temu stwierdziłam, że chyba trochę za wolno piszę i chciałam poprawić się w tym temacie. Stwierdziłam, że mogę spróbować się podszkolić i rozwinąć nieco swoje umiejętności. Udało mi się to dzięki testom szybkiego pisania, które również możesz przetestować tutaj i tutaj  .

Teraz mogę napisać więcej rzeczy w tym samym czasie co z pewnością zwiększa moją produktywność.

Kolejnym krokiem w podniesieniu mojej produktywności było stworzenie wzorów grafik do różnych mediów społecznościowych, prezentacji i pdfów.

Dzięki temu nie muszę za każdym razem tworzyć grafik od nowa. Wystarczy, że wgram swój zapisany szablon zacznę to edytować wg moich potrzeb.

Kolejnym pomysłem na zwiększenie produktywności jest odpowiednie planowanie.

Wszystkie projekty i zadania wprowadzam do Asany i z jej poziomu zarządzam poszczególnymi zadaniami. Ułatwia mi to pracę i zwiększa produktywność, bo mam wszystko w jednym miejscu i nie muszę się rozpraszać.

Mogę się skupić na odhaczaniu wykonanych zadań, nie muszę szukać maili i notatek po to aby sprawdzić czy jestem na bieżąco.

Aby zwiększyć produktywność możesz również podwyższyć ceny swoich usług. Pracując przez dłuższy czas zwiększasz swoje doświadczenie w danym temacie i dochodząc w pewnym momencie do ściany, gdzie już nie możesz pracować więcej, odpowiednim krokiem jest po prostu podniesienie cen.

Dzięki temu pozwalasz sobie na krótszą pracę i większe zarobki. Jest to dobre rozwiązanie, gdy po prostu brakuje Ci czasu i musisz odmawiać swoim klientom.

Kolejnym krokiem jest trzymanie się zasady zero emalii / powiadomień w czasie pracy. Ponieważ moja praca wymaga często dużo wyszukiwania informacji w sieci, przygotowywania różnego rodzaju dokumentów i tworzenia treści muszę osiągać stan pełnego skupienia.

I choć czasem jest ciężko, szczególnie, gdy social media są moim narzędziem pracy, staram się ograniczać rozpraszacze jak tylko mogę.

3. Wycisz się

Nie wiem jak u Ciebie ale u mnie mój dom jest zawsze głośny.

Zapewne w dużej części jest to zasługa mojej córeczki, która coraz głośniej manifestuje swoje ja.

Zabierając się do pracy potrzebuję jakoś odciąć się od tematów domowych i skupić na pracy. Taką fajną formą wyciszenia i skupienia jest założenie słuchawek i słuchanie muzyki w tle w czasie pracy.

Dzięki temu mogę ograniczyć dochodzące do mnie dźwięki domowe i zapomnieć na chwilę, że moje centrum dowodzenia znajduje się w domu. Czego słucham? Głównie soundtracków z moich ulubionych filmów a aktualnie soundtrack z filmu  Interstellar (Hans Zimmer).

Słuchanie muzyki, po to aby bardziej skupić się na pracy jest jedną z tych czynności do których nie byłam nigdy przekonana i gdybym nie spróbowała nigdy nie uzyskałabym świetnych efektów pracy oraz zwiększenia mojej produktywności.

A tutaj mam dla Ciebie moją ulubioną muzykę tutaj

4. Zacznij delegować i postaw na automatyzację

Wiem, oddelegowanie części zadań, to może być dla Ciebie bardzo trudny temat.

W szczególności, gdy ciężko zmierzyć się z własnym perfekcjonizmem i brakiem zaufania dla asystentki.

Dlatego ja zawsze polecam wstępną konsultację, taką chwilę luźniej rozmowy żeby po prostu sprawdzić czy będzie między nami ta„chemia” i czy się dogadamy. Pamiętaj, konsultacja jest również po to, aby asystentka zadecydowała czy chce podjąć z Tobą współpracę.

Tak naprawdę możesz zwiększyć swoją produktywność tylko tedy, gdy będziesz miała pewność, że reszta Twoich zadań jest w dobrych rękach.

Delegowanie to świetna rzecz, która uczy tego, że nie warto brać wszystkiego na siebie (i często zmagać się z brakiem czasu i frustracją).

Z tego względu bardzo lubię pracować dla business coachów i konsultantek, ponieważ wiedzą one jak ważne jest delegowanie, przekonują do delegowania swoich klientów i chętnie swoje zadania delegują.

Jeśli chcesz spotkać się na Skypie zapraszam tutaj.

Jeśli chodzi o automatyzację to fajnie wykorzystać ten proces do planowania wszelkiego rodzaju postów do mediów społecznościowych (Buffer, Hootsuite), serii e-mail po zapisie na newsletter, wysyłki newsletterów (Mailer Lite), czy np. automatycznego zapisu na konsultacje (Calendly).

Ja wykorzystuję również Zapier, w którym przeprowadzam proces automatyzacji różnych aplikacji i narzędzi ze sobą.

Narzędzi do automatyzacji jest sporo i ważne jest tutaj to abyś to ty czuła się komfortowo podczas ichytkowania.

 

5. Unikaj wypalenia się

 

Bardzo łatwo jest się wypalić, jeśli pracujesz dla siebie. Granica między pracą, a życiem rodzinnym bardzo szybko się zaciera, jeśli Twoje biuro jest w sypialni i nie masz możliwości odcięcia się od pracy, kiedy wykonasz już wszystkie zadania w danym dniu.

Dlatego tak ważne jest aby zachować zdrowy dystans do pracy a czasem i do życia rodzinnego i po prostu pozwolić sobie na chwilę czasu tylko dla siebie.

Doceniam małe codzienne przyjemności po to aby naładować swoje baterie i następnego dnia mieć zapał do pracy.

Pozwalam sobie na spędzenie wieczoru oglądając seriale na Netflix czy też zaszycie się w kącie z ulubioną książką.

Podsumowanie

 

Pamiętaj, aby planować (z grubsza) każdy swój dzień po to aby mniej więcej wiedzieć czego możesz w danym dniu się spodziewać. Jednocześnie daj sobie również pozwolenie na bycie elastyczną tak aby niekoniecznie tak sztywno się planu (szczególne gdy w domu grasują małe dzieci). Kiedy otworzysz się na więcej możliwości każdego dnia, będziesz mogła dopasować swój dzień do swojego planu i zwiększyć swoją produktywność.

Teraz czas na Ciebie: Jakie Ty znasz sposoby na zwiększenie produktywności podczas pracy w domu?

Dziękuję za przeczytanie tego, wpisu podziel się nim ze znajomymi!

Kasia

Privacy Policy Settings


Warning: Invalid argument supplied for foreach() in /var/sites/k/kasiaborkow.pl/public_html/wp-content/plugins/gdpr-tools/public/class-gdpr-tools-public.php on line 124

Pin It on Pinterest