Dzisiaj skupimy się na tym, w jaki sposób możesz traktować swój biznes poważnie i profesjonalnie. Szczególnie wtedy, gdy pracujesz z domu i próbujesz pogodzić swoją pracę z domowymi obowiązkami. Wbrew pozorom nie jest to wcale takie łatwe.
Biznes na poważnie to temat WAŻNY w pracy WA. Wiem, że inni ludzie często nawet nieświadomie będą traktować Twój biznes wirtualnej asystentki „z przymrużeniem oka”. Mówiąc – to nie jest normalna praca, tylko siedzisz cały dzień na internecie i w sumie nie wiadomo czym się zajmujesz. By mieć godną pracę – trzeba do niej chodzić – wiadomo, najlepiej jeszcze do jakiego strasznego szefa, by cały bilans się zgadzał. Dlatego wiem, że pewnie czasem jest Ci ciężko przekonać innych (i siebie), że Twój biznes jest jak najbardziej prawdziwy i profesjonalny.
Oczywiście sama praca jako wirtualna asystentka na początku może być Twoim dodatkowym zajęciem, które wykonujesz “po godzinach”. I tak możesz je traktować. Jednak, jeśli myślisz o karierze jako wirtualna asystentka, to w pewnym momencie zauważysz w sobie zmianę i będziesz chciała przetransformować swoje dodatkowe zajęcie w pełnoprawny biznes.
W dzisiejszym wpisie przygotowałam dla Ciebie 10 wskazówek, które możesz zastosować, by traktować swój biznes bardziej profesjonalnie.
Dlaczego uważam ten temat za ciekawy i godny Twojej uwagi? Myślę, że chodzi tutaj o takie mentalne nastawienie do prowadzenia biznesu. Jeśli będziesz myślała o nim jak o dodatku, dodatkowej pracy w Twoim życiu – to właśnie tym i tylko tym będzie. Ale jeśli nawet taki dodatkowy, mały biznes Ty sama będziesz traktować jako zajęcie profesjonalne – inni ludzie również to dostrzegą i na pewno na Twoim horyzoncie pojawią się propozycje stałych współprac i lepszych zarobków.
Biznes na poważnie – wskazówki
1. Sporządź biznesplan.
Najgorszą rzeczą, jaką można zrobić sobie już na początku działalności to działać bez biznesplanu. No bo jak inaczej określić to, czym będziesz się zajmować? Rozpoczynanie biznesu na zasadzie “a jakoś to będzie” jest błędem. I szczerze? Beznadziejne rozwiązanie. Biznes wirtualnej asystentki to biznes. Fakt jesteś wsparciem, wykonujesz rzeczy asystenckie, często drobne lub o mniejszym znaczeniu strategicznym, ale sama również dbasz o swój biznes.
Często zakładanie biznesu jest bardzo ekscytujące. W końcu jesteś po tej drugiej stronie – rozpoczynasz coś nowego, coś swojego. Jednak bez biznes planu Twoje działania będą błądzeniem we mgle. Nie będziesz wiedziała co, dla kogo i jak chcesz robić, jak i gdzie sprzedawać swoje produkty, a także jakie są Twoje cele. Jeśli nie określisz, ile chcesz zarobić i w jaki sposób – nie zarobisz. Skąd weźmiesz środki na rozpoczęcie działalności? Zastanawiałaś się nad tym? Wiem, wiem dopiero zaczynasz i nie do końca wszystko przemyślałaś, ale to ważne – uwierz mi 🙂
Zachęcam Cię, byś taki biznesplan sobie rozpisała. Specjalnie dla Ciebie stworzyłam biznesplan – wystarczy, byś go pobrała i już dziś uzupełniła. Nie odkładaj tak ważnych spraw na kiedy indziej. Jeśli Ty nie zadbasz o Twój biznes – nikt inny tego nie zrobi.
2. Stwórz miejsce do pracy.
Jako wirtualna asystentka możesz pracować tak naprawdę wszędzie z laptopem na kolanach. Jeśli jednak stworzysz sobie stałe miejsce do pracy – będzie Ci się lepiej skupić na tym, co masz do zrobienia. Nie będziesz musiała za każdym razem rozkładać się z pracą, bo wszystko, czego będziesz potrzebowała, będzie pod ręką na Ciebie czekać.
Oczywiście wiem, że czasem ciężko jest wygospodarować osobny pokój, czy kąt do pracy, ale zawsze możesz zorganizować się w jednym miejscu w domu i tam i tylko tam trzymać swoje materiały do pracy. To zdecydowanie ułatwia działanie i pomaga zwiększyć produktywność.
3. Określ godzinypracy.
Jako wirtualne asystentki często pracujemy w różnych godzinach w ciągu dnia. Rano, w ciągu dnia, po południu, wieczorem, w nocy. I to jest ok – w końcu Ty, tak samo, jak ja mamy nieustalone godziny pracy. Ważne by praca została wykonana. Ale. Jest różnica między pracą w różnych godzinach a pozwoleniem Klientom na komunikację z Tobą w tak różnych godzinach. Nie rób tego, nie daj sobie wejść na głowę.
Określ swoje godziny pracy, dając jednocześnie znać Klientom, w jakich godzinach mogą się z Tobą komunikować. Ja np. W swoim biznesie mam ustalone godziny pracy od 8.30 do 14.30 i w tych i tylko tych godzinach odbieram telefony od Klientek, czy odpisuję na maile. Nie ma i nie powinno mieć znaczenia to, że np. co drugi dzień pracuję również od 20 – 22.30 nad rozwojem swojego biznesu i wtedy skupiam się na zadaniach związanych z rozwojem mojej marki.
Fakt, czasem, gdy Klientki potrzebują mojej pomocy również wieczorem czy po południu – nie mam problemu, by popracować i być dostępną w innych godzinach. Jest to zawsze jednak ustalone z góry, co najmniej kilka dni wcześniej wiem, że taka praca ma się wydarzyć.
Dodatkowo informację o godzinach pracy możesz podać w warunkach pracy, które dołączysz do umowy i przekażesz Klientowi. Tak, by była jasność, w jakich godzinach jesteś dostępna.
4. Załóż oddzielnekonto w banku.
Jako mały przedsiębiorca masz taką możliwość, by do pracy używać swojego prywatnego konta bankowego. Takie rozwiązanie ma swoje plusy i minusy. Natomiast jeśli chcesz stworzyć biznes na poważnie radziłabym utworzyć osobne konto w banku do działań firmowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz mogła oddzielić finanse osobiste od firmowych.
Na początku pracy jako wirtualna asystentka możesz z powodzeniem używać swojego prywatnego konta bankowego. W końcu wpływy z działalności jako WA są nieregularne i nie będziesz miała problemu z tym, by je opanować.
Jednak, gdy zaczniesz współpracę z większą ilością Klientów, którzy za Twoje usługi będą Ci płacić coraz to częściej – lepiej będzie CI do finansów firmowych założyć osobne konto w banku. W dzisiejszych czasach możesz nawet nie wychodzić z domu, tylko zrobić to przez internet. Nie szukaj więc wymówek i już dziś oddziel finanse firmowe od osobistych. Jeśli chcesz poważnie myśleć o swoim biznesie wirtualnej asystentki radziłabym utworzyć osobne konto w banku do działań firmowych.
Plus takiego działania?
Większa kontrola nad przepływem pieniędzy w Twojej firmie. Mając osobne konto w banku, możesz tworzyć sobie subkonta na inwestycje, opłaty itd. Łatwiej Ci będzie z takiego konta wypłacać sobie co miesiąc wynagrodzenie, gdy będziesz miała stałą ustaloną kwotę do wypłaty, a całą nadwyżkę zostawisz na koncie firmowym. Dzięki temu mając stałe dochody z działalności będziesz czuła się pewniej, a przede wszystkim zabezpieczasz się na “gorsze miesiące” (takie jak wakacje, gdy zdarza się mniej pracy, lub np. Twój urlop).
5. Śledź wpływy ikoszty.
Czy wiesz dokładnie ile zarobiłaś w zeszły kwartale? Albo w zeszłym roku? (Jeśli już wtedy prowadziłaś swój asystencki biznes) Czy śledzisz swoje wydatki i wiesz dokładnie co i ile miesięcznie Cię kosztuje? Czy wiesz, które miesiące w roku są tymi słabszymi, byś mogła się do nich przygotować i odłożyć pieniądze, by zachować płynność finansową?
Bardzo ważne jest, byś śledziła swoje wpływy i koszty. Dzięki temu będziesz bardziej świadoma swoich możliwości i będziesz miała większą kontrolę nad swoimi finansami. Może niektóre koszty można byłoby obciąć? Może w którymś miejscu udałoby Ci się zwiększyć dochody? Zastanów się nad tym.
Stwórz sobie rejestr wpływów i kosztów. Nie ważne czy będziesz go prowadziła zwykłym zeszycie, arkuszu w excelu, czy skorzystasz z aplikacji. Ważne abyś po prostu zaczęła to robić.
To bardzo ważny punkt. Twój biznes na poważnie nie zadziała i nie będziesz postrzegana jako profesjonalistka, jeśli nie zaczniesz podpisywać z Klientami umów o współpracę. Żyjemy w czasach, w których niestety, ale nie powinno się wykonywać żadnej pracy bez podkładki (w postaci podpisanej przez obie strony umowy o współpracy). I nie tylko umowy o współpracy. Ważne jest również umowa o poufności, a także umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (jeśli przetwarzasz, a większość WA przetwarza).
W umowie o współpracy zawrzyj wszystkie najważniejsze informacje dotyczące wykonania usługi. Jako załącznik do umowy możesz dołączyć dokument, w którym opisujesz Twoje warunki pracy. Do folderów z umowami załóż sobie zaszyfrowane foldery, przestrzegając zasad ochrony danych osobowych.
Dzięki podpisaniu z Klientami umów o współpracę zabezpieczasz swój czas i pieniądze. Pamiętaj o tym 🙂
7. Przestań pracować za darmo.
To bardzo ważny punkt – szczególnie dla osób, które są:
Za dobre – inni ludzie to widzą i wykorzystują,
Zbyt niepewne siebie i swoich umiejętności.
Nie rób zadań, których robić nie chcesz, tylko dlatego, że poprosi Ci o to “ktoś znajomy”,
Unikaj rekrutacji, w których trzeba wykonać x zadań testowych (chyba, że jest to osoba, którą znasz i u której naprawdę chciałabyś pracować),
Wyjdź z fazy – buduję portfolio i zacznij zarabiać na tym, co umiesz. (A umiesz na pewno.)
Jeśli natomiast na co dzień pracujesz na godziny – szanuj swój czas. Nie rób pustych przebiegów i notuj ile czasu zajęło Ci poszczególne zadanie. Możesz do tego używać różnych aplikacji (np.Toggl, Excel), możesz zapisywać swój czas pracy na kartce lub w moim planerze pomodoro 🙂
8. Zainwestuj w siebie.
Kiedy Ty się rozwijasz – rozwija się również Twój biznes. By nie stać w miejscu rozważ, czy nie potrzebowałabyś wsparcia coacha biznesu, czy mentora, który to pomoże Ci rozwijać siebie. Często wsparcie osoby, która ma doświadczenie w pracy z właścicielami biznesów jest bezcenne. Dzięki pracy z mentorem możesz szybciej i lepiej wypracować sobie to, do czego sama dążyłabyś przez lata.
9. Zainwestuj w swój biznes.
Postaw na rozwój swojego biznesu. Zastanów się nad tym, jak Twój biznes na poważnie ma wyglądać za kilka lat. Czy są na rynku dostępne kursy i szkolenia, które pomogą Ci szybciej osiągnąć upragnione cele? Jeśli są – skorzystaj z nich. Nie próbuj wszystkiego sama – korzystaj z pomocy osób, które są już kilka kroków od Ciebie.
10. Mów o tym, co robisz.
Choć dla Ciebie może wydawać się to dziwne – ludzie wokół Ciebie nie wiedzą, czym się zajmujesz. Dlatego ważne jest to, byś mówiła innym co dokładnie robisz jako WA. Często w branżach usługowych (a taką jest wirtualna asysta) Klienci przychodzą z polecenia. Bo w dobrym momencie powiedziałaś komuś, czym się zajmujesz, a ta osoba przekazała wieści dalej. Nie wiem, czy wiesz, ale np. Na angielskim rynku wirtualnych asystentek spora część z nich pracuje, na lokalnym rynku, a były pracodawca jest również często pierwszym Klientem nowej WA. A to wszystko dzięki temu, że wirtualne asystentki mówią, czym się zajmują i co robią na co dzień.
Podsumowanie
Wiem, że takie małe działania być może nie przełożą się już jutro na Twoje mega wielkie zarobki. Jednak są to kroki, które pomogą Twojej głowie zmienić nastawienie z: mój biznes to “tylko praca po godzinach” na “mój biznes jest tym na poważnie”. Czasem wystarczy zmienić myślenie, by pewne rzeczy zaczęły się dziać niezależnie od nas.
Mam nadzieję, że docenisz te małe kroki i wprowadzisz je do swojego biznesu. Na początek wybierz 3 z nich i umów się z sobą, że wykonasz je w ciągu kolejnego miesiąca. Koniecznie dopisz do nich daty wykonania – inaczej ciężko Ci będzie wypełnić zobowiązania!
P.S. Co myślisz o mojej liście? Czy dodałabyś do niej jeszcze jakiś punkt, dzięki któremu zaczęłabyś traktować swój biznes wirtualnej asystentki na poważnie?
Delegowanie zadań w biznesie to dla wielu osób wciąż ciężkie zadanie do wykonania. Jeśli doba wydaje się być coraz krótsza i krótsza, zadań i pracy przybywa (a lista rzeczy do zrobienia ma kilometr i dalej rośnie) to znak, że czas rozpocząć delegowanie zadań wirtualnej asystentce.
Przygotowałam dla Ciebie ten krótki poradnik, by pokazać Ci kilka prostych kroków do rozpoczęcia współpracy z wirtualną asystentką.
Delegowanie obowiązków wirtualnej asystentce wcale nie musi być trudne. Wystarczy, że odpowiednio przygotujesz się do tego ważnego kroku w rozwoju swojego biznesu.
Zanim zaczniemy, zadaj sobie pytanie, DLACZEGO chcesz delegować obowiązki? (Określ cel, jaki wirtualna asystentka ma pomóc Ci osiągnąć.) W ten sposób nie będziesz tworzyła nowego bytu w próżni tylko razem będziecie działać po coś.
Delegowanie zadań wirtualnej asystentce – największe korzyści:
oszczędność
czasu – odzyskujesz cenny czas, który możesz wykorzystać w
dowolny sposób,
oszczędność pieniędzy – nie musisz zatrudniać pracownika, wykupujesz pakiet godzin i w ramach tego pakietu płacisz tylko za wykonane zadania,
elastyczny czas pracy – często asystentki decydują się na elastyczny czas pracy, a jeśli potrzebujesz pomocy w konkretnych godzinach asystentka może dopasować godziny pracy do Twoich potrzeb,
Jak rozpocząć delegowanie zadań?
1. Zaplanuj współpracę
Jeśli chcesz rozpocząć delegowanie zadań wirtualnej asystentce i masz taką możliwość zaplanuj przekazanie swoich obowiązków dużo wcześniej. Unikniesz dzięki temu stresów i frustracji spowodowanych napiętym terminarzem. Będziesz miała również czas, aby lepiej określić swoje wymagania i dopasować je do konkretnej osoby.
Zaplanuj delegowanie obowiązków:
przed wzmożonym okresem pracy,
przed
ważnym projektem,
przed launchem kursu.
2. Określ zadania, które możesz oddelegować.
Zadaj sobie pytanie: Co jest kluczowe dla rozwoju Twojego biznesu? I skup się na pracy w tym obszarze. Resztę zadań możesz oddelegować (nie tylko wirtualnej asystentce!).
Jeśli nie wiesz, jakie zadania możesz oddelegować pobierz listę 30 zadań, które możesz oddelegować wirtualnej asystentce już dziś.
Aby odpowiednio zdefiniować zadania, które możesz oddelegować zachęcam Cię do wypróbowania planera zadań dla wirtualnej asystentki, który pomoże Ci lepiej określić typy zadań do oddelegowania.
3. Przygotuj instrukcje pracy.
Pamiętaj, że o ile zadania, które sama wykonujesz są dla Ciebie oczywiste i nie musisz się nad nim zastanawiać (jak np. pisanie maili, przygotowanie ofert, przygotowanie posta blogowego, stworzenie grafik, czy kontakty z klientem) dla wirtualnej asystentki na początku współpracy wszystko jest nowe a Twój sposób wykonania poszczególnych zadań – nieoczywisty. Przygotuj instrukcje pracy do wykonywanych przez Ciebie zadań (do ich wykonania możesz użyć dowolnego formatu). Takie przygotowanie pozwoli twojej asystentce szybciej wdrożyć się w wykonywane obowiązki i ułatwi jej pracę.
[Pamiętaj! Instrukcje pracy wykonasz tylko raz, a będą Ci służyły wielokrotnie, dlatego warto wykonać je porządnie.]
4. Zacznij metodą małych kroków.
Delegowanie rozpocznij od prostych zadań, małymi kroczkami. Kiedy będziesz mieć pewność, że Ty i Twoja asystentka nadajecie na tych samych falach, a zadania wykonane są zgodnie z poleceniem / instrukcją – zwiększaj stopniowo zakres obowiązków.
5. Zarezerwuj swój czas.
Po pierwsze zarezerwuj swój czas na trening nowej wa. (mimo tego, że wirtualna asystentka nie jest Twoim pracownikiem, powinnaś poświęcić trochę czasu na jej przeszkolenie. Często same materiały mogą nie wystarczyć dlatego należy jakiś zapas czasowy zarezerwować na wprowadzający trening).
Wirtualne asystentki są specjalistkami w swojej pracy, jednak każda firma / biznes jest inny i wprowadzenie do pracy jest czynnikiem niezbędnym, jeśli chcesz, aby asystentka mówiła Twoim językiem.
Po drugie pamiętaj, żeby zawsze ustalić termin wykonania zadań + daj sobie czas na korespondencję zwrotną dotyczącą tych zadań (być może będziesz musiała udzielić więcej informacji o danym zadaniu).
6. Okaż podstawowe zaufanie.
Pamiętaj! Podczas współpracy z wirtualną asystentką okaż podstawowe zaufanie i nie kwestionuj czasu spędzonego nad każdym zadaniem. Nawet Miranda Priestly z “Diabeł ubiera się u Prady” nie kontrolowała obsesyjnie swoich asystentek. Wirtualna asystentka również prowadzi swój biznes i na pewno zależy jej na jak najlepszych relacjach z klientami oraz o dobrej opinii. Jeśli na wstępnej rozmowie wyjaśni, z jakich narzędzi do zarządzania czasem korzysta (np. Toggl- jak ja) myślę, że możesz być spokojna o prawidłowe zużycie czasu na wykonanie zadania.
7. Ustal sposoby komunikacji.
Już na początku określcie sposoby komunikacji. Odpowiednia komunikacja z wirtualną asystentką to gwarancja udanej współpracy.
Ważne
kwestie do ustalenia to:
preferowane kanały komunikacji (email, Asana, Slack, Twitter, Facebook, Skype czy tel),
godziny
komunikacji (określcie jasno godziny i dni tygodnia w których
możecie się komunikować),
kontakt
w nagłych wypadkach,
czas odpowiedzi wirtualnej asystentki na Twoje zadanie (24h, następny dzień roboczy itp.),
Określenie progu akceptacji zadania – punkt dla perfekcjonistów
Nie zakładaj, że wirtualna asystentka wykona każde zadanie dokładnie tak, jak Ty mogłabyś to zrobić. Zamiast tego pomyśl, jak możesz opisać każde zadanie (podać dokładne wytyczne) tak, aby rezultat sprostał Twoim oczekiwaniom.
9. Przestań teoretyzować i… zacznij działać.
Nie zastanawiaj się co by było gdyby… Znajdź kilka kandydatek na Twoją wa, spotkaj się z nimi na krótkiej rozmowie (np. Skype) przedstaw swoje oczekiwania, opowiedz im o swoim biznesie i o zadaniach jakie chcesz oddelegować. Sprawdź, czy mówicie podobnym językiem, wysłuchaj uważnie każdej kandydatki, zrób notatki. Zaproponuj wykonanie zadania testowego i wybierz tą wa, która wpisuje się w misję i wizerunek Twojej działalności. A potem zacznij delegować swoje pierwsze zadania!
Testuj różne rozwiązania i wybierz to, które będzie najlepsze dla Twojego biznesu.
TERAZ TY WEŹ SPRAWY W SWOJE RĘCE!
To już wszystkie informacje, jakie chciałam Ci przekazać. Teraz czas na Twój ruch! Pamiętaj, że rozpoczęcie współpracy z wirtualną asystentką to proces, który przyniesie najlepsze rezultaty tylko wtedy, kiedy odpowiednio (i solidnie) się do niego przygotujesz. Trzymam kciuki za Twoje działania i wiem, że korzystając z moich porad cały proces delegowanie przebiegnie pomyślnie dla Ciebie i dla Twojego biznesu!
Kasia Must-Have Asystentka
P.S. Mam nadzieję, że ten wpis okazał się dla Ciebie pomocny i w ramach wiosennego odświeżenia swojego biznesu – będziesz chciała rozpocząć współpracę z wirtualną asystentką. Jeśli masz dodatkowe pytania lub chciałabyś skorzystać z bezpłatnej konsultacji dlatego zapraszam na 15-minutową rozmowę o Twoich potrzebach. Może właśnie pomoc WA jest Ci potrzebna by osiągnąć jeszcze więcej w 2019 roku!
Pracuję online i obracam się w środowisku osób, które również bezpośrednio lub pośrednio swoją pracę wykonują zdalnie. Należę do kilku grup na Facebooku, które zrzeszają przedsiębiorcze Kobiety. Czasem wydaje mi się, że wszystko co związane z pracą wirtualnej asystentki zostało już powiedziane. Nic bardziej mylnego. W realnym świecie wirtualna asystentka to ciągle bardzo nowy i nieznany byt. Nawet wśród osób, które mają swoje biznesy, ale nie obracają się aż tak w sferze biznesów online. Praca jako wirtualna asystentka to ciągle nowość, która wzbudza sporo emocji i pytań.
Dosyć często spotykam się z osobami, które mają dużo pytań o pracę z WA. Nie do końca wiedzą kim jest wirtualna asystentka i jak taka osoba działa na co dzień. W jaki sposób pracuje, co przedsiębiorca zyskuje dzięki współpracy z WA i jak może dzięki takiej współpracy rozwinąć swój biznes. Dziś zebrałam 10 pytań związanych z pracą wirtualnej asystentki, które często padają z ust potencjalnych Klientek.
Jeśli jesteś ciekawa, jakie to pytania – zapraszam do lektury dzisiejszego wpisu.
1. Jak zacząć współpracę z wirtualną asystentką?
Współpracę z wirtualną asystentką najlepiej zacząć od przygotowania się. Po pierwsze będziesz musiała nauczyć się delegowania zadań. Po drugie na początku będziesz musiała poświęcić trochę swojego czasu, by całą maszynę delegowania sprawnie wprowadzić w ruch.
Jeśli doszłaś do momentu, w którym potrzebujesz pomocy wirtualnej asystentki, ale zupełnie nie masz pojęcia od czego zacząć – nie martw się! Pomogę przejść Ci przez cały proces delegowania zadań sprawnie i lekko.
Stworzyłam planner zadań do oddelegowania, który pomoże Ci zdecydować, jakie zadania lubisz robić, a co sprawia Ci problem i wolałabyś to oddelegować. Kiedy przemyślisz sobie te kwestie, możesz zacząć się zastanawiać, jakie zadania oddelegować, a które wykonywać samodzielnie – pobierz planner.
W kolejnym kroku spotkamy się na bezpłatnej konsultacji 1:1 podczas której porozmawiamy o zadaniach, które są według Ciebie do oddelegowania. Zastanowimy się również w jaki sposób zorganizować cały proces delegowania zadań, by był prosty i skuteczny.
Po naszej rozmowie w żaden sposób nie będę naciskać na To byś zdecydowała się na współpracę – to nie w moim stylu. Ja pokażę Ci zalety delegowania i konkretne korzyści jakie otrzymasz dzięki delegowaniu zadań. Jeśli zgodzisz się na współpracę – przygotuję umowę i zaczniemy realizować plan działania.
2. Czy rozpoczęcie takiej współpracy nie będzie zbyt trudne?
Jak w większości nowych rzeczy, których doświadczamy – najczęściej to właśnie ten pierwszy krok jest najtrudniejszy. Kiedy już zaczniemy rozmawiać na pewno zauważysz, że cały proces delegowania zadań jest znacznie prostszy niż na początku mogłoby Ci się wydawać.
Chciałabym Cię uspokoić i powiedzieć, że właśnie dlatego istnieje mój biznes – byś ty mogła poczuć się bezpiecznie i lekko. Ja wezmę na siebie ciężar zadań, które nie przynoszą Ci satysfakcji biznesowej.
Ale nie będę kłamać – delegowanie zadań wirtualnej asystentce na początku będzie wymagało od Ciebie trochę czasu i wysiłku – tak, by zbudować solidne podstawy do naszej współpracy.
3. Nie będzie szybciej, jeśli te zadania zrobię po prostu sama?
Tak, może być szybciej jeśli określone zadanie zrobisz teraz sama, ale pomyśl, co zrobisz następnym razem, czy kolejnym? Będziesz ciągle dopinała poszczególne kwestie na już, za pięć dwunasta?
Pomyśl długoterminowo. Możesz ciągle walczyć ze sobą i robić wszystko sama, ale możesz też postanowić, że rozpoczynasz delegowanie zadań i zrobić krok w kierunku rozwoju Twojego biznesu.
A co w sytuacji, kiedy następnym razem będziesz miała tyle pracy, że na już będziesz potrzebować pomocy osoby, która już zna Twój biznes i wie jak działasz? Nie byłoby by lepiej gdybyś to teraz na spokojnie podjęła przemyślaną decyzję o wyborze asystentki, niż później w pośpiechu wybierała osobę “na szybko”?
Na pewno dogranie różnych kwestii współpracy i “dotarcie się” zajmie nam chwilę czasu. Gwarantuję jednak, że wszystko zacznie działać jak dobrze naoliwiona maszyna zobaczysz plusy współpracy z wirtualną asystentką niemal natychmiast.
4. A co jeśli mam teraz za dużo na głowie?
Doskonale rozumiem Twoje obawy – nie masz w tej chwili czasu i masz za dużo spraw do zrobienia, jednak ciągle patrzysz na zadania, które odwlekasz w nieskończoność. Wiem, że przeraża Cię fakt, że musiałbyś poświęcić swój czas, którego i tak nie masz, lub masz za mało.
Nie znam Twojej sytuacji więc nie chcę nalegać na decyzję, jeśli czujesz, że delegowanie nie jest jeszcze rozwiązaniem dla Ciebie.
Co mogę stwierdzić – w zależności o mojej dostępności – możemy rozpocząć współpracę w przeciągu kilku dni. Jeśli masz sporo małych zadań – mogę je od Ciebie wziąć i wykonać bez konieczności dogłębnego wdrażania mnie w projekt. Pomyśl, jak dużą różnicę mogłoby to zmienić w Twojej pracy.
Z doświadczenia mogę Ci powiedzieć, że osoby, które nie mają czasu na delegowanie zadań – to osoby, które najbardziej potrzebują wsparcia wirtualnej asystentki.
5. Jak mam przekazać Ci to, co siedzi w mojej głowie?
Na początku myśl, że musisz przelać wszystko co dzieje się w Twojej głowie na papier lub ekran komputera – może być zniechęcająca i możesz mieć poczucie, że Cię to przerasta. Szczególnie, gdy jesteś osobą bardzo kreatywną i nie do końca spisywanie wszystkiego jest czymś, co robisz regularnie. Jednak gdy zaczniesz – będzie Ci łatwiej, poukładasz sobie wszystko w taki sposób, by wprowadzić mnie w styl prowadzenia Twojego biznesu. To bardzo ważne bym zapoznała się z Twoją misją i wartościami – dzięki temu będę mogła lepiej Cię zrozumieć!
W ten sposób nie tylko wyklarujesz swoje pomysły i ustalisz priorytety działania. Będziesz bardziej pewna co do tego, co masz robić – gdy przyjdzie czas na podejmowanie decyzji jakimi projektami się zająć.
Mogę podpowiedzieć Ci jakie narzędzia będą pomocne w procesie decyzyjnym – zaczynając od mojego bezpłatnego plannera (który możesz pobrać tutaj). Pomoże Ci on zidentyfikować, które zadania lubisz, które chcesz zrobić a jakie delegować.
Dodatkowo wypracujemy sobie system komunikacji za pomocą programu do zarządzania projektami (np. Asana, Trello), przez e-mail, telefon, lub inny środek komunikacji.
Pamiętaj – moim priorytetem jest by ułatwić Twoją pracę, dlatego zrobię wszystko, co potrzebne, byśmy mogły działać sprawnie.
6. Jakie są Twoje stawki?
Moja standardowa stawka godzinowa to 55 zł/za godzinę pracy (jest taniej, gdy wybierzesz pakiety godzinowe). Tak jak większość wirtualnych asystentek oferuję godzinowe pakiety współpracy. Dodatkowo oferuję dopasowane na miarę pakiety projektowe ze ściśle określonym zakresem zadań, oparte o Twoje indywidualne potrzeby. Nie ma w regularnej ofercie – ale wystarczy zapytać się o taką możliwość współpracy.
Korzystanie z pakietów projektowych ma dwie główne zalety. Po pierwsze: wiesz dokładnie jaki budżet musisz co miesiąc przeznaczyć na działania wirtualnej asystentki. Po drugie zawsze z dokładnością wykonuję zlecone mi zadania niezależnie od tego, jak dużo czasu mi zajmą. Bez ukrytych kosztów, bez dodatkowych opłat za kolejne działania w ramach pakietu. (Nawet gdy coś zajęło mi więcej czasu niż początkowo założyliśmy.)
W sytuacji, w której zadania jakie mi delegujesz będą się zmieniały każdego miesiąca – oferuję przedpłacone pakiety godzinowe na których wykorzystanie masz 30 dni kalendarzowych. Możesz zabookować sobie 5, 10 lub 20 godzin w miesiącu, a następnie zlecać mi różne zadania zgodnie z Twoimi potrzebami. Pakiety godzinowe są najchętniej zamawianymi usługami w mojej ofercie. Dodatkowo 80% moich byłych Klientek wraca do mnie po kilku miesiącach ciszy i skorzystaniu z usług innych wirtualnych asystentek.
Przy pojedynczych projektach, gdy nie potrzebujesz stałego wsparcia wirtualnej asystentki minimalną, stałą opłatą jest 165 zł (za 3 godziny pracy) + opłata za dodatkowe zużycie czasu wg licznika. Nie ma minimalnej opłaty jeśli chodzi o pakiety godzinowe lub indywidualna wycenę zadaniową. Moje obecne Klientki korzystają z pakietów w granicach 250 zł – 1500 zł / miesiąc.
Aby otrzymać indywidualną, dopasowaną do Twoich potrzeb ofertę, lub przedyskutować miesięczne pakiety godzin – zamów bezpłatna konsultację 1:1 i od niej rozpoczniemy naszą rozmowę o współpracy.
7. Czy będzie mnie na Ciebie stać?
Zalety współpracy ze mną wykraczają poza zwykłą oszczędność czasu. Pomyśl o tym, co mogłabyś osiągnąć, gdybyś miała więcej czasu i energii na obszary w swojej działalności, w których czujesz pasję do pracy.
Jak szybciej mogłabyś zobaczyć efekty biznesowych działań, jeśli skupiłabyś się tylko na tych zadaniach, które są kluczowe dla Twojego biznesu.
Te wszystkie zadania, które odkładasz na wieczne “później”, a które śnią Ci się już po nocy. Zróbmy je.
Te wszystkie ambitne plany, które masz w głowie, ale boisz się zacząć je realizować, bo ciągle brakuje Ci czasu? Zacznijmy nad nimi pracować wspólnie.
Kiedy znajdziesz właściwą wirtualną asystentkę może ona całkowicie przetransformować Twój sposób prowadzenia biznesu. Ja mogę pomóc Ci całkiem inaczej poukładać Twój biznes. Lepiej, bardziej zorganizowanie, z elementami automatycznych procesów, efektywniej.
Twoje pytanie powinno brzmieć: czy stać Cię na to by nie inwestować we współpracę z wirtualną asystentką?
Tak naprawdę istnieje mała szansa na to by Twój biznes się rozwijał, jeśli w pewnym momencie nie zaczniesz korzystać ze wsparcia innych. Jedna z Trenerek biznesowych, którą podziwiam mówi „to na czym się skupiasz wzrasta”. Skup się więc na pomnażaniu swoich dochodów, a nie będziesz musiała zastanawiać się nad tym, czy stać Cię inwestować w Twój biznes.
Dodatkowo mogę Ci powiedzieć, że ja również korzystam z wsparcia wirtualnej asystentki i jest to dla mnie ogromna korzyść, którą nie do końca można wymienić na pieniądze.
8. Jakie są Twoje warunki płatności?
Kiedy rozpoczniemy współpracę opracujemy własne warunki płatności, ale by dać ogólny pogląd jak wygląda to z moimi obecnymi Klientami sprawdź proszę poniższe szczegóły:
Spisujemy umowę w której zostaną zawarte wszystkie informacje dotyczące współpracy. Tak, byśmy obie miały jasność jakie są moje zadania i obowiązki oraz ile Ty będziesz musiała za to zapłacić.
Miesięczne pakiety projektowe są płatne 1-wszego dnia miesiąca przelewem na konto.
Dodatkowe koszty mogą się pojawić, jeśli na Twoją prośbę będę musiała zrobić dodatkowe zadania “na już”, pracować dodatkowo po godzinach pracy (czyli w innych niż 8.30 – 14.30), lub jeśli ilość zadań zmieni się i będzie ich o wiele więcej niż oryginalnie uzgodniłyśmy.
Dodatkowe opłaty będą zafakturowane na koniec miesiąca z 7-dniowym terminem płatności.
Każda pierwsza płatność z nową Klientką odbywa się płatnością z góry, zanim rozpoczniemy jakąkolwiek współpracę.
9. Współpraca, a ukryte koszty?
W mojej współpracy stosuję zasadę zero ukrytych kosztów.
Po wysłaniu zapytania otrzymasz ofertę dopasowaną do swoich potrzeb razem z przejrzystymi warunkami pracy załączonymi do umowy o współpracy.
Jeśli w którymś momencie powstaną dodatkowe koszta np. związane z programem, narzędziem, dodatkową usługą do pod zlecenia – zawsze zapytam Cię o zgodę i dopiero po jej udzieleniu przystąpię do działania.
Jeśli praca jaką wykonam wyjdzie znacznie poza zakres umówionej początkowo współpracy – będziemy rozmawiać o tym jak wpłynie to na moje stawki.
Zawsze będziesz wiedziała jak wygląda status mojej pracy i nie naliczę Ci za nic, czego wcześniej nie uzgodniłyśmy.
10. Dlaczego Twoje usługi są drogie? Inne wirtualne asystentki są tańsze.
Co do kompetencji i stawek wirtualnych asystentek mogę powiedzieć Ci jedno – wszystkie z nas mają unikalny wachlarz usług do zaoferowania. Nie znajdziesz dwóch tak samo działających wirtualnych asystentek.
Dlatego tak ważne jest, by szukając wsparcia – znaleźć osobę, która będzie pasowała do Twojego biznesu. Czynnikiem, który powinnaś brać pod uwagę jest osobowość i sposób pracy WA. Pamiętaj, będziesz musiała znaleźć wspólny język ze swoją wirtualną asystentką. Jeśli chciałabyś sprawdzić czy się dogadamy i dowiedzieć się więcej o mnie – przejdź do sekcji o mnie.
Oczywiście w zależności od kompetencji i mocnych stron wirtualnej asystentki – cennik usług może się znacznie różnić. Osoby, które specjalizują się w konkretnych działaniach (jak np. ja we wsparciu biznesów online) będą nieco droższe od osób, które zajmują się np. ogólną administracją.
Często cena jest odzwierciedleniem jakości wykonywanych usług i wiedzy jaką dana wirtualna asystentka posiada. Ja w swojej pracy działam efektywnie i z odpowiednią starannością, dlatego uważam, że cena moich usług jest jak najbardziej adekwatna do ich wykonania.
Na pewno znalazłabyś osoby, które za te sama zadania wystawią Ci mniejszą fakturę od mojej. Zdaję sobie z tego sprawę. Jednak podejmując współpracę ze mną dostajesz coś więcej niż tylko wykonane zadania. Otrzymujesz wparcie biznesowe i wiedzę, która jest bezcenna, a której nauka zajęłaby Ci wiele miesięcy. Poza tym zadania, które mi zlecisz wykonam często 2-3 razy szybciej niż zrobiłabyś to sama. Mam na prawdę dużą wiedzę w zakresie prowadzenia biznesu online i lubię to robić, więc większość zdań, które dla Ciebie są utrapieniem – ja zrobię przyjemnością!
Podsumowanie
Tak, dobrnęłaś do końca dzisiejszego wpisu! Czas podsumować najczęściej zadawane pytania, które potencjalne Klientki zadają przed rozpoczęciem współpracy z wirtualną asystentką. Chciałabym byś zwróciła uwagę na trzy najbardziej istotne w oczach przedsiębiorcy kwestie:
Przygotowanie – współpraca z wirtualną asystentką to proces, który na pewno zajmie Ci trochę czasu. Aby uniknąć frustracji, że coś nie gra, nie spina, nie masz czasu na delegowanie – zrób sobie plan. Spisz wszystkie zadania, które masz do zrobienia w swoim biznesie. Następnie podziel je na te, które musisz zrobić sama i na te, które możesz oddelegować. Możesz do tego użyć mojego plannera zadań do oddelegowania.
Otwartość i zabezpieczenie – by taka współpraca przebiegła pomyślnie ważne jest to, byś była otwarta na swoją wirtualną asystentkę. Co to znaczy? Słuchaj uważnie, co ma do powiedzenia, patrz co i jak robi, może zaproponuje Ci rozwiązania biznesowe, które zaoszczędzą Twój czas? Jednocześnie przed współpracą zabezpiecz się – podpiszcie umowę o pracy i poufności. Zawsze wprowadzasz nową osobę do Twojego biznesu i zabezpieczenie interesów firmy powinno być dla Ciebie priorytetem.
Inwestycja – staraj się patrzeć na współpracę z wirtualną asystentką jako na inwestycję w Twój biznes, a nie tylko przez pryzmat kosztów, jakie taka współpraca generuje. Dzięki takiemu podejściu lepiej wykorzystasz pakiet godzin, który u wirtualnej asystentki wykupisz. Zrób plan i zastanów się co Ty jako przedsiębiorca możesz osiągnąć w czasie, w którym zlecasz wykonanie innych zadań WA. Może zarobisz 2x, 5x lub 10x więcej niż koszt Twojej asystentki.
P.S. Mam nadzieję, że ten wpis okazał się dla Ciebie pomocny i w ramach wiosennego odświeżenia swojego biznesu – będziesz chciała rozpocząć współpracę z wirtualną asystentką. Jeśli masz dodatkowe pytania lub chciałabyś skorzystać z bezpłatnej konsultacji – zapraszam na 15-minutową rozmowę o Twoich potrzebach. Może właśnie współpraca z WA jest Ci potrzebna by osiągnąć jeszcze więcej w II kwartale 2019!
Zapraszam Cię do nowego cyklu i serii case study współpraca z … Często dostaję pytania o współpracę z konkretnymi branżami, dlatego postanowiłam przybliżyć tutaj nieco formułę współprac z Klientkami. Przedstawię Ci, co robię dla Klientek z różnych branż i jak pomagam im rozwijać ich biznesy.
Klientka
Lubię współpracę z blogerkami z kilku powodów. Po pierwsze dlatego, że sama lubię blogosferę i obserwuję co się z nią dzieje już kilka lat. Po drugie dziewczyny, z którymi mam okazję współpracować bardzo ciężko pracują, szanują czas innych i są naprawdę świetne w tym, co robią. Dodatkowo oczywiście lubię WordPressa, a na nim w większości opiera się taka współpraca.
Moja Blogerka szukała wirtualnej asystentki, która opanowałaby by jej WordPressa i system mailingowy, a także odciążyła w codziennych zadaniach. Jej lista zadań ciągle rosła, ale to te zadania wiecznie odkładane na „później” nie dawały jej spać. Właśnie dlatego postanowiła poszukać pomocy.
Co wchodziło w zakres moich obowiązków?
Audyt techniczny strony – sprawdziłam wszystkie strony (nie wpisy) pod kątem nawigacji i łatwości znalezienia informacji, sprawdziłam linki, usunęłam niepotrzebne już strony, które gdzieś „wisiały”, utworzyłam przekierowania dla usuniętych stron, aby zapobiec błędom 404.
Drobne zmiany na stronie – dodałam kilka nowych tekstów, zmieniłam zdjęci, podmieniłam linki, osadziłam formularz zapisu na newsletter, zmieniłam menu i widgety.
Opisanie zdjęć – i tutaj była to już dłuższa i bardziej mozolna praca – czyli dopasowanie zdjęć pod SEO. Dodatkowo zoptymalizowałam zdjęcia, aby zmniejszyć ich ciężar na stronie.
Przegląd, aktualizacja i sprawdzenie wtyczek – sprawdziłam, które wtyczki są już nie potrzebne, które można wyłączyć, co można zamienić i podałam listę wtyczek, które można było zainstalować.
Przegląd wpisów i linków we wpisach – sprawdziłam które z linków nie działają, dodałam linki do wpisów z uzupełnieniem danego tematu, a także sporządziłam listę artykułów, które można by było zaktualizować o nowe informacje.
Założenie konta w nowym systemie mailingowym – przeniosłam bazę danych ze starego systemu, ustawiłam grupy subskrybentów, stworzyłam formularze zapisu na newsletter (do osadzenia na stronie), a także automatyczną ścieżkę dla subskrybentów po zapisie na newsletter.
Jak Blogerka skorzystała na mojej pracy?
Zrobiłam zadania, które nad nią „wisiały” i blokowały ją przed dalszą pracą. Wiele osób ma takie właśnie zadania na liście do zrobienia „kiedyś”. Często jest tak, że są one taką blokadą, która skutecznie powstrzymuje przed kolejnym krokiem. Tak było tym razem, dlatego dzięki mojej pracy Blogerka mogła zacząć nowe projekty ze spokojną głową.
Odciążyłam od zadań technicznych, które ją przerażały. Dzięki mojemu zamiłowaniu do zadań technicznych z przyjemnością wykonałam te, które były dla mojej Klientki wielkimi żabami niemal nie do przełknięcia.
Przeszkoliłam moją Klientkę z obsługi systemu mailingowego tak, aby mogła z niego swobodnie korzystać, czyli np. wysyłać newsletter, tworzyć automatyzacje, formularze zapisu itp. .
Dzięki mojej pracy Klientka miała więcej czasu na swoją główną działalność czyli pisanie wartościowych artykułów, budowanie swojej społeczności w mediach społecznościowych. Jeśli działasz w internecie to z pewnością wiesz, jak ciężko trzeba pracować, aby przyciągnąć do siebie ludzi na dłużej. Dlatego tak bardzo ważne jest aby skupiać się na zadaniach i projektach , które na prawdę są w stanie przybliżyć Cię do osiągnięcia zamierzonych celów.
Podsumowanie
Powyższe case study doskonale pokazuje, jak wiele zadań Blogerka może oddelegować wirtualnej asystentce. Prawdę mówiąc może to być cała techniczna część prowadzenia bloga, czy ogólnie techniczna część prowadzenia biznesu. Spotykam na swojej drodze sporo osób, które potrzebują dziennej pomocy drugiej osoby, ogarnienia zadań, a czasem życia, aby nie musiały wszystkiego robić same. Jest to bardzo fajne podejście, dzięki któremu można lepiej wykorzystać swój czas pracy, skupić się na tym, co najważniejsze, a dodatkowo mieć przy sobie drugą osobę do pomocy.
Przecież w życiu nie jesteśmy skazani na samotność, więc dlaczego skazywać się na nią prowadząc swój biznes?
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
