Nie wiem czy Ty też tak masz, ale ja planując swoją pracę zawsze zostawiam bufor czasowy na wykonanie różnych zadań i projektów. Robię to głownie dlatego, że często bywa tak, że coś po drodze zawsze może się „wysypać” i pójść nie po mojej myśli. Jak w prawie Murphy’ego: „Jeśli coś może pójść źle, to pójdzie”.
Strategia pracy, kiedy masz za dużo do zrobienia
Mówią, że dobre planowanie i zarządzanie sobą w czasie to sztuka. Trzeba pamiętać o tym, aby nie dopuścić do sytuacji, w której trzeba pracować po 12 godzin dziennie i czy zarywać noce, aby dograć wszystkie umówione terminy, ale…
No właśnie. Sama najlepiej wiesz jak to czasem bywa. Trafi się dodatkowy Klient lub kilka nieprzewidzianych projektów. Każdy chciałby, aby jego praca została wykonana w pierwszej kolejności.
A Ty? Wiadomo, zgadzasz się więc na trochę dodatkowej pracy złudnie myśląc, że przecież się wyrobisz. A co z tego wynika? Okazuje się, że aby dopiąć wszystkie terminy pracujesz po 12 godzin, a i tak masz wrażenie ze milion innych spraw zostawiasz za sobą. Twoi Klienci i ich potrzeby są Twoim priorytetem, więc sporo dodatkowych około biznesowych zadań idzie w odstawkę.
Rozumiem Cię doskonale. U mnie takim miesiącem był czerwiec. Miałam bardzo dużo zapytań o współpracę, pojawiło się kilka nowych kontaktów, z których żal było nie skorzystać, a dodatkowo byliśmy przez dwa tygodnie w PL co też odbiło się na mojej pracy.
Ledwo zorientowałam się, że jest czerwiec a już zbliżał się koniec miesiąca. Przez to całe zamieszanie przez ostatni tydzień pracowałam jak szalona, tylko po to, aby nadążyć ze wszystkim i wykonać umówione zadania na czas.
Jakoś sobie porudziałam, ale muszę Ci przyznać, że było ciężko. W kolejnych miesiącach bardzo pilnowałam się, aby nie popełnić tego samego błędu, nie stresować się i nakręcać, że z czymś mogę nie zdążyć. Wprowadziłam kilka zasad, których staram się przestrzegać. Korzystam z trzech strategii, które ratują mnie z opresji.
Jeśli Ty też masz czasem tak, że nie wiesz w co masz włożyć ręce, lista zadań jest zdecydowanie za długa, a Ty nie masz zbyt dobrego planu – sprawdź, w jaki sposób możesz opanować ten chaos.
(Metody przeze mnie proponowane skłaniają do tego, abyś poświęciła na nie trochę czasu, jednak gwarantuję Ci, że to będzie bardzo dobrze zainwestowany czas.)
Poznaj trzy strategie, dzięki którym będziesz mogła pracować sprawniej, nawet wtedy, gdy masz milion zadań do wykonania.
1. Stworzenie procedur i list kontrolnych do pracy.
Jeśli robisz rzeczy powtarzalne warto, abyś na każdą z nich przygotowała krótki dokument z opisem jak to robisz. To może być na przykład plik w Excelu lub wzór szablonu w Asanie (co bardzo polecam). Ważne jest, aby takie procedury przygotować.
Okazują się one szczególnie przydatne, kiedy pracujesz z Klientami i wykonujesz dla nich pracę, która musi być sprawdzona i zatwierdzona. Dzięki sformalizowanym zasadom w postaci takiej procedury – każdy Klient będzie wiedział na jakim etapie prac musi podjąć jakąś akcję.
Często jest tak, że wielu Klientów ma te same pytania odnośnie współpracy. Możesz pisać do każdego z nich osobne maile, ale również przygotować dokument z FAQ i oszczędzić trochę swojego czasu.
Wiesz na co poświęcamy najwięcej czasu? Na chaotyczne działania, które nie są nie są w żaden sposób usystematyzowane. Nie wiesz jakie kroki musisz podjąć, aby przejść z punktu A do punktu B. I na źle zaplanowaną pracę.
Wiem, że stworzenie procedur do każdego działania może zająć sporo czasu – ale nie musisz zrobić ich wszystkich na raz. Po prostu od jutra zanotuj kolejne etapy działania, czy poszczególne mniejsze zadania, które muszą się zadziać i pomogą Ci osiągnąć Twój cel.
2. Planowanie wpisów na blogu i postów w mediach społecznościowych
Moim zdaniem planowanie swoich działań biznesowych jest bardzo ważne i pomaga zachować odpowiednią równowagę. Szczególnie, kiedy pracujesz sama w swoim biznesie i jesteś odpowiedzialna za wszystkie projekty od a do z. Bez dobrego planu możesz błądzić po omacku i robić rzeczy, które wcale nie przełożą się na Twoje zarobki – bo w danym momencie nie przybliżą Cię do realizacji Twoich biznesowych celów.
Tak samo jest z obecnością w mediach społecznościowych. Warto zaplanować. Czy choćby nakreślić swoje plany działań tak, aby (powiedzmy) raz w miesiącu poświęcić na nie 2-3 dni i potem mieć je gotowe na kolejne kilka tygodni. Dlaczego?
Zawsze w trakcie trwania miesiąca pojawią się jakieś nieprzewidziane okoliczności, które skutecznie oderwą Cię od publikacji w mediach społecznościowych. Jest wiele sytuacji, w których w pewnym momencie musisz wybierać co robić, bo nie na wszystko starczy Ci czasu. Wiadomo, że nie powiesz swoim Klientom: „przepraszam przez kolejne 3 dni będę niedostępna, bo muszę zaplanować swoje działania w social mediach”.
Zamiast tego powiesz pewnie, że na ten dodatkowy projekt, znajdziesz czas i z chęcią się nim zajmiesz.
Aby uniknąć sytuacji w których będziesz gorączkowo wrzucać jakieś treści – pod koniec miesiąca, zarezerwuj 2-3 dni. Usiądź z kalendarzem, ustal:
swój główny cel,
tematy, jakie będziesz chciała poruszyć,
formaty treści,
napisz posty i wpisy blogowe,
zrób do nich zdjęcia lub grafiki,
nagraj wideo lub audio,
zgraj wszystko w jedną całość,
wymyśl świetne nagłówki,
zaplanuj publikację w odpowiednich do tego narzędziach.
Wiem, że może Ci
się wydawać, że jest tego strasznie dużo i nie dasz rady tak zrobić wszystkiego
na raz. Ale kiedy zobaczysz jak dużo czasu zaoszczędziłaś działając w ten
sposób – stwierdzisz, że było warto to zrobić!
3. Delegowanie zadań
Oddeleguj część
swoich obowiązków wirtualnej asystentce.
Jeśli czujesz, że
nie masz szans na opanowanie wszystkiego samej – pomyśl o oddelegowaniu części
swoich obowiązków wirtualnej asystentce, (jak również informatykowi, grafikowi,
copywiterowi itp.). Dzięki temu będziesz mogła skupić się na tym, co naprawdę
lubisz i umiesz zrobić najlepiej.
Skup się na
zdobywaniu nowych Klientów i tworzeniu merytorycznych treści ważnych dla
Twojego biznesu, a pozwól wirtualnej asystentce działać w tle i wykonywać
wszystkie te czynności, na których bezpośrednio nie zarabiasz.
Zrób sobie bilans
zysków i strat i przelicz, ile będzie Cię kosztowało zlecenie zadań asystentce,
a ile musiałabyś zapłacić i poświęcić czasu na to, aby dane umiejętności opanować.
Na czym powinnaś
się skupić prowadząc swój biznes?
Na wszystkich zadaniach, które są związane z merytoryczną częścią Twojego biznesu, czyli takich jak:
wymyślanie nowych produktów i usług,
opracowanie strategii marketingowej,
planowanie działań biznesowych,
ustalanie lejków sprzedażowych,
planowanie promocji,
komunikacja w mediach społecznościowych,
bezpośredni Kontakt z Twoimi Klientami,
uczestniczenie w konferencjach i spotkaniach networkingowych, itp.
Co może za Ciebie zrobić wirtualna asystentka?
zarządzanie WordPressem (przeprowadzanie aktualizacji, robienie kopii zapasowych, dodawanie/usuwanie wtyczek, drobne zmiany na stronach, aktualizację oferty itp.),
opiekę nad blogiem (dodawanie wcześniej przygotowanych przez Ciebie wpisów, upload i opisywanie zdjęć, moderację komentarzy, publikację wpisów),
przygotowanie i publikację postów w mediach społecznościowych (możesz np. przygotować tylko treści – teksty dla swoich czytelników, a wirtualna asystentka zajmie się resztą. Zaplanuje publikację postów o odpowiednich godzinach dostarczy proste grafiki lub będzie konsultowała się z Twoim grafikiem, podlinkuje Twoje nowe artykuły na blogu, lub wyszuka ciekawe treści innych, które będą godne polecenia, pomoże w prowadzeniu grupy, Instagrama, LinkedIn, lub będzie dla Ciebie prowadzić monitoring sieci),
obsługę narzędzi do email marketingu, czyli newslettera, formularzy zapisu, stron lądowania, pop-ów, autoresponderów, ścieżek klienta,
kontakt i obsługę Klienta, komunikację mailową, zapytania ofertowe,
przygotowanie wszelkiego rodzaju produktów elektronicznych, prezentacji, pdf-ów, checklist, ebooków,
research – wyszukanie odpowiednich i ważnych dla Ciebie informacji na zadany temat,
a także wiele innych codziennych biznesowych zadań.
Podsumowanie
Do każdego działania biznesowego warto się przygotować i nie dopuścić do sytuacji, w której mogłabyś utonąć pod lawiną zadań. Kiedy jednak tak się stanie i twoja lista to-do jest dłuższa niż rolka papieru– odrzuć wszystkie zadania, których niewykonanie nie spowoduje negatywnych konsekwencji.
Następnie po prostu zaciśnij zęby i zrób te zadania (pomocna będzie na przykład technika Pomodoro). Kiedy zadania będą wykonane – skup się na wdrożeniu w życie trzech strategii, które zaprezentowałam powyżej. Na pewno pomogą Ci one opanować Twój biznes.
Często słyszę od osób, które ciągle zastanawiają się nad współpracą z WA, jakie właściwie REALNE korzyści płyną i dlaczego warto taką współpracę podjąć. Nie dziwię się, że takie pytania padają. Współpraca z wirtualną asystentką kosztuje. Wiadomo każdy w biznesie chce optymalizować swoje działania tak, żeby przynosiły jak najwięcej korzyści przy możliwie minimalnych nakładach kosztów.
Historia Klientki
Zanim jednak zacznę wymieniać Ci wszystkie korzyści pozwól, że opowiem Ci krótką historię o Pani Basi. Jednej z moich pierwszych Klientek. Dzięki mojej pomocy zaczęła być bardziej efektywna i przestała pracować w wiecznym chaosie. (Ta historia jakiś czas temu pojawiła się w moim newsletterze i zainspirowała więcej osób do zmiany.)
Pani Basia zgłosiła się do mnie jakiś czas temu. Poszukiwała wsparcia wirtualnej asystentki, ale nie do końca umiała określić swoje potrzeby. Szybko okazało się również, że oprócz braku czasu na zadania, które mi zlecała, Pani Basia miała problemy z organizacją swoich własnych działań. Pracowała całymi dniami, ale często efekt jej prac był mizerny – zadania były niedokończone, przez co często blokowały moją pracę.
Przez swoje ciągłe podróże Pani Basia zwyczajnie nie miała czasu na odpowiednie zaplanowanie swoich działań, nie mówiąc nawet o wdrażaniu wielu nowych narzędzi w swoim dniu pracy. Zaczęłyśmy więc od wprowadzenia niewielkich zmian – krok po kroku: – Opracowałyśmy 4 rodzaje najczęściej wykonywanych działań w jej biznesie, a następnie w Asanie stworzyłam jak najbardziej szczegółowe szablony projektów. Zależało nam, aby zadania podzielić na jak najmniejsze części składowe tak, by mogły być wykonane w ok 10 -15 minut i aby Pani Basia miała do nich dostęp nawet z telefonu. – Uzgodniłyśmy cotygodniowe 20 – minutowe spotkania online, aby przedyskutować zadania na kolejny tydzień i omówić wykonanie zadań z bieżącego tygodnia a także nanieść potrzebne poprawki. – Pani Basia stworzyła, a ja dopracowałam wzory maili do wysyłki dla osób zainteresowanych jej usługami i dla kontrahentów. Dodatkowo opracowałam system obsługi konta pocztowego (filtrowanie wiadomości, ustalanie priorytetów, przypisywanie wiadomości do konkretnych grup), dzięki czemu Pani Basia nie musiała tracić czasu na przeglądanie skrzynki mailowej. Po około miesiącu Pani Basia zaczęła dostrzegać pierwsze pozytywne zmiany wynikające z naszych wspólnych działań
Dzisiaj po ponad pół roku od wprowadzenia tamtych zmian Pani Basia znacznie rozwinęła swój biznes. Wszystko dzięki małym krokom, których osiągnięcie było bardziej prawdopodobne.
1. Codzienne wsparcie działań.
Dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz część swoich działań delegować codziennie i nie musisz zamartwiać się, że o czymś zapomnisz. Możesz odpuścić sobie wykonywanie zadań, które nie są dla Ciebie priorytetem i nie przynoszą Ci pieniędzy do Twojego biznesu.
Często jest tak, że zamiast przygotować nową ofertę dla Klienta, lub wybrać się na spotkanie networkingowe, albo zwyczajnie zamiast wyszukiwać nowych Klientów – zajmujesz się milionem mniejszych spraw, które są nieodzowną częścią codziennego prowadzenia biznesu. Przez takie właśnie rozdrabnianie się możesz odczuwać, że nie idziesz do przodu, tylko ciągle stoisz w miejscu, bo ciągle coś.
Współpracując z wirtualną asystentką te wszystkie „coś” w swoim biznesie możesz codziennie oddelegować i skupić się w 100% na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze.
2. Odciążenie zadań technicznych.
Jest to punkt, który moje Klientki wprost uwielbiają i już tłumaczę Ci, dlaczego. Jeśli jesteś księgową, weterynarzem czy managerem restauracji nie musisz znać się na wszystkim. Jesteś świetna w swojej dziedzinie, bo na niej znasz się najlepiej. Jednak będąc przedsiębiorcą masz więcej obowiązków niż tylko Twoja podstawowa działalność. Od czasu do czasu zdarza się, że musisz opanować jakieś kwestie techniczne i nauczyć się czegoś zupełnie od podstaw.
Pół biedy, jeśli różne techniczne zagadnienia łapiesz w mig i nie masz z nimi zbyt dużego problemu. Jeśli jednak jesteś na bakier z technologią i każda nowość przyprawia Cię o ból głowy – pomoc wirtualnej asystentki będzie strzałem w 10!
Nie oszukujmy się – wiem doskonale, że często nie masz czasu na to, aby uczyć się technicznych kwestii takich jak:
wysyłanie newslettera,
tworzenie stron lądowania,
automatyzacji mailowych,
dokonywanie zmian na stronie,
dodawanie wpisów na blogu czy konfigurację botów.
Czasem nawet nie masz czasu uczyć się nowych regułek w excelu czy zajmować się przygotowaniem slajdów. Waśnie w takich kwestiach wsparcie wirtualnej asystentki jest nieocenione.
3. Zdobywanie nowych Klientów.
Biznes to biznes i nawet najlepszy pomysł i plan nie będą miały racji bytu, jeśli nie będzie w nim płacących Klientów. Przyciągnięcie do siebie ludzi to jedno, ale zamiana ich Klientów to już zupełnie inna kwestia.
W zależności od branży i od rodzaju oferowanych produktów i usług proces zdobycia Klienta znacznie się między sobą różni. Jest jednak jeden wspólny mianownik, który łączy wszystkie biznesy – czas. Żeby zdobyć Klientów musisz mieć czas na to, aby ich pozyskać. Jeśli będziesz rozpraszała swoją uwagę i zajmowała się sprawami, które w sposób bezpośredni nie przyczynią się do zdobywania nowych Klientów – możesz być na równi pochyłej, z której będzie Ci bardzo ciężko z powrotem złapać równowagę.
Dlatego dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz zrzucić ze swoich barek ciężar mniej ważnych zadań. Skupić się na działaniach, które bezpośrednio przełożą się na Twoje zarobki.
4. Lepsza organizacja pracy.
Oddając część swoich zadań wirtualnej asystentce możesz oddać zadania, które są u Ciebie czynnikiem aktywującym prokrastynacje. A z odrobiną samozaparcia wyrobić sobie nowe nawyki pracy i lepiej się zorganizować.
Może okazać się, że to wirtualna asystentka może sprawdzać Twoją pocztę każdego poranka przekazując Ci zadania, które są dla Ciebie rzeczywiście niezbędne. Tak samo z mediami społecznościowymi, czy wszystkimi innymi sprawami, które pełnią u Ciebie rolę rozpraszacza i zaburzają Twoją organizację pracy.
5. Większy prestiż.
W pewnych kręgach i w nielicznych branżach współpraca z asystentką podnosi prestiż firmy. Szczególnie, kiedy jest to mała jednoosobowa działalność, która na przykład konkuruje o zlecenia z dużo większymi od siebie firmami.
Zdarza się również tak, że pracy nie ma aż tyle, aby w biurze/recepcji czy gabinecie zatrudniać personalną asystentkę, ale przydałaby się wsparcie w takiej właśnie formie. W takim przypadku również wirtualna asystentka zwiększa prestiż danego miejsca.
6. Pomoc w rozwoju biznesu.
Jeśli prowadzisz swój biznes doskonale wiesz, że każda pomoc jest na wagę złota, a czas nie jest z gumy więc trzeba wybierać zadania do wykonania i skupiać się na tym, co zarabia i przynosi realne korzyści dla biznesu.
Aby rozwinąć swój biznes szybciej niż gdybyś miała robić to w pojedynkę – warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Możesz zlecić zadania/ projekty czy obszary, w których Ty nie czujesz się najlepiej.
W zależności od tego w czym specjalizuje się Twoja wirtualna asystentka – możesz wykorzystać jej umiejętności i oszczędzić swój czas i pieniądze na tych umiejętności. I pomimo tego, że nie będziesz się zajmowała jakimiś obszarami Twojego biznesu – będzie on ciągle i stale się rozwijał.
7. Możliwość wyboru utalentowanej asystentki.
Mamy wolny rynek I możliwość wyboru dóbr i usług, z których chcemy skorzystać. Tak samo jest w przypadku współpracy z wirtualną asystentką. Spośród wielu kandydatek możesz wybrać tą idealną, która będzie spełniała wszystkie Twoje warunki.
Wirtualne asystentki to młoda i dynamiczna branża. Przeważają chęć rozwoju i zapewnianie jak najlepszych jakościowo usług. To świetny czas dla przedsiębiorcy, który chce wybrać wirtualną asystentkę dla siebie.
Dlaczego? Jak już wspominałam wiele asystentek ciągle się rozwija, chodzi na kursy i szkolenia. Wirtualne asystentki mają często doświadczenie w pracy biurowej lub innej specjalizacji przydatnej podczas prowadzenia małego biznesu. Dodatkowo zapewniają wysoką jakość usług za atrakcyjną stawkę w pakiecie z doświadczeniem, którego nie zdobędziesz nigdzie indziej.
8. Oszczędność czasu i pieniędzy.
Prowadząc swój biznes często brakuje dnia, żeby skończyć wszystkie zadania z listy do zrobienia. Nie ważne czy poświęcisz na ich wykonanie 2, 5 czy 10 godzin – zawsze zostanie coś dodatkowego do wykonania.
Kiedy zdecydujesz się na współpracę z WA oszczędzisz swój czas – zlecając zadania wirtualna asystentka oddaje Ci swój czas do wykorzystania.
Oszczędność pieniędzy – wirtualnej asystentce płacisz tylko za wykonanie zadań lub za przepracowane godziny. Jest to bardzo duża oszczędność – jeśli do takiej samej pracy miałabyś zatrudnić stacjonarną asystentkę – musiałabyś zapłacić jej dzienną stawkę niezależnie od tego, czy zadań do wykonania miałaby na godzinę czy na 5.
9. Skupienie na działaniu.
Wiedząc, że masz wsparcie swoich działań możesz w 100% skupić się na tym, co robisz. Nie musisz robić kilku rzeczy na raz. Zamiast ciągle z tylu głowy m myśleć o stu innych sprawach możesz poświęcić swoją uwagę na kluczowe dla Twojego biznesu obszary działalności.
Powiem Ci coś zupełnie szczerze – multitasking jest przereklamowany – serio! Nie możesz być w stu procentach efektywna i skupiona na działaniu, jeśli robisz pięć rzeczy na raz.
Fakt, są zadania, które można sobie zgrupować i wykonywać je w tych samych blokach czasowych, ale to nie jest tak, że w tym samym czasie możesz np. słuchać podcastów, pisać teksty, rozmawiać przez telefon i gotować obiad, a dodatkowo jeszcze obsługiwać Klientów.
10. Większa elastyczność działań.
Wirtualna asystentka lepiej niż asystentka stacjonarna może dopasować swoje godziny pracy do Twoich potrzeb. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie szczególnie wtedy – kiedy np. prowadzisz popołudniowe/ wieczorne webinary czy live’y na Facebooku.
Jeśli potrzebujesz wsparcia np. w konkretne dni tygodnia lub z góry narzucone godziny różniące się od standardowych godzin pracy (9-17) możesz znaleźć wirtualną asystentkę, która będzie dostępna w czasie przez Ciebie określonym.
Dodatkowo elastyczne godziny pracy to np. praca wieczorem – możesz wtedy zarządzić wprowadzenie zmian na stronie, zmiany linków, formularzy zapisu na newsletter itp.
11. Poprawa komunikacji/ widoczności w mediach społecznościowych.
Kiedy masz osobę do pomocy możesz więcej czasu poświęcić na działania marketingowe w tym działania w mediach społecznościowych.
Możesz skupić się na stworzeniu ciekawych, przyciągających treści, zlecając wirtualne asystentce ich przygotowanie, „złożenie w całość” i zaplanowanie ich publikacji.
Kiedy Twoja asystentka wykonuje inne zlecone zadania, Ty masz czas na nawiązanie większe i lepsze relacje z Twoimi potencjalnymi Klientami.
12. Gwarancja poufności.
Wirtualna asystentka na początku współpracy podpisze z Tobą umowę o poufności. Będziesz dzięki niej miała pewność, że wszystkie działania zostaną wykonane w 100 % poufnie.
Pamiętaj o tym, żeby chronić swój biznes i podpisać przede wszystkim umowę współpracy, a następnie umowę o poufności.
Nawet nie wiesz, jak często słyszę, że Klienci nie podpisują ze swoimi asystentkami umów współpracy.
Często również umowa o poufności będzie punktem w umowie współpracy więc warto na to zwrócić uwagę.
13. Możliwość skalowania I automatyzacji biznesu.
Rozpoczynając współpracę z wirtualną asystentką kupujesz czas, którego Tobie z różnych powodów brakuje. Dzięki wsparciu możesz np. rozpocząć skalowanie swojego biznesu i wprowadzić do swojej oferty nowe produkty.
Jeśli zatrudniłaś wirtualną asystentkę, aby zyskać więcej czasu – możesz zautomatyzować część swoich działań – zapisy na newsletter, automatyzacje mailowe, możliwość automatycznych konsultacji, boty, sklep internetowy itp.
14. Profesjonalna obsługa Klienta.
Możesz praktycznie całkowicie oddelegować obsługę Klienta swojej wirtualnej asystentce. Na początek stwórz wzory e-maili na najczęściej zadawane pytania i przekaż je swojej asystentce.
Opracujcie system, w którym jasno określisz w jaki sposób Twoja wirtualna asystentka ma komunikować się z potencjalnymi Klientami. Gdzie może szukać odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania zadawane przez Klientów.
Ustalcie w jakich sytuacjach to Ty powinnaś zająć się potencjalnym Klientem, a kiedy w zupełności wystarczy, żeby to wirtualna asystentka zajęła się komunikacją.
15. Wzmocnienie słabszych obszarów biznesu.
Jesteś przedsiębiorcą i znasz się na wielu kwestiach, ale nie możliwe jest żebyś znała się na wszystkim. To naturalne.
Wirtualna asystentka jest również specjalistką w swoich dziedzinach więc może wesprzeć Twoje działania w obszarach, w których nie jesteś najlepsza.
Jeśli jakieś obszary Twojej firmy nie działają w 100% – wirtualna asystentka może pomóc Ci je usprawnić. Wiele wirtualnych asystentek jest również specjalistkami np. od mediów społecznościowych, obsługi Klienta, marketingu, WordPressa itp.
Podsumowanie
Przedstawiłam Ci 15 powodów, dla których warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto delegować obowiązki.
Szczególnie wtedy, kiedy chcesz rozwinąć swój biznes, zaczynasz pracować więcej i masz coraz więcej zadań do zrobienia. Doba staje się krótsza a liczba zadań ciągle rośnie.
Żeby mieć energię na działania, które przyniosą nowych Klientów dla Twojego biznesu – postaw na rozsądne ustalanie priorytetów i delegowanie obowiązków. W taki sposób Ty zajmiesz się tym, co robisz najlepiej, a wirtualna asystentka zadba o całą resztę.
Jeśli ten wpis Ci się spodobał – daj mi znać. Będę wiedziała, że czytasz moje artykuły i dasz mi kopa do działania!
Praca wirtualna asystentka – podsumowanie po sześciu miesiącach pracy zdalnej. Z tego wpisu dowiesz się, czy opłacało mi się rozpocząć pracę jako wirtualna asystentka.
(Ten wpis na blogu powstał 12 maja 2018 roku i od tamtej pory wiele się zmieniło 😉 mój biznes się rozrósł i dziś pomagam innym rozwijać się, jako wirtualna asystentka. Sama specjalizuję się w optymalizacji biznesu online i dzięki ten specjalizacji mogę pisać tego bloga.)
Cześć, dzisiaj chciałabym opowiedzieć Ci co nieco o moich wnioskach z pracy jako wirtualna asystentka. Właśnie klika dni temu mięło pół roku, odkąd pracuję w taki sposób. Pomyślałam, że to świetna okazja, aby napisać kilka słów o moich odczuciach z pracy zdalnej.
Co pomyślałaś sobie, kiedy pierwszy raz usłyszałaś słowo wirtualna asystentka? Czy jakieś konkretne działania od razu przyszły Ci na myśl, czy poczułaś, że nie masz pojęcia kim tak dokładnie jest wirtualna asystentka i czym może się zajmować?
Bo wiesz, kiedy ja pierwszy raz usłyszałam,
że istnieją wirtualne asystentki pomyślałam sobie WOW – chcę być jedną z nich –
to coś dla mnie! I mimo tego, że wtedy to był ostatni tydzień mojej pracy w
biurze, miałam ogromny (no dobrze przesadzam, nie aż tak ogromny ale duży) brzuch i za miesiąc termin porodu postanowiłam,
że muszę zrobić wszystko aby spróbować zostać wirtualną asystentką.
I choć wtedy mnie maiłam jeszcze pojęcia jak praca wirtualnej asystentki będzie wyglądać, gdzie znajdę klientki i czy w ogóle uda mi się osiągnąć taki cel z małym dzieckiem u boku, wiedziałam jedno – że jeśli nie spróbuję będę tego żałować. Przeszłam długą drogę od asystentki do wirtualnej asystentki. Musiałam nauczyć się wielu rzeczy, o których nie miałam pojęcia, bo chociaż podstawy asystenckie miałam – cała strona online prowadzenia biznesu to była dla mnie czarna magia.
Czy było warto zacząć tę nową przygodę? Czy mi się to opłaciło? Odpowiedź na te pytania znajdziesz poniżej. To co, zaczynamy?
1. Mój cel pracy jako wirtualna asystentka
Chciałam pracować w domu i zarobić tyle ile mogłabym zarobić pracując na pół etatu w biurze. Jednocześnie chciałam spędzać czas z moją córeczką i spełniać się jako mama. Wyznaczyłam sobie sztywne ramy zarobków i dałam sobie pół roku na to, aby sprawdzić, czy uda mi się tą założoną kwotę zarobić.
Na początku wcale nie było kolorowo.
Martwiłam się czy jestem wystarczająco dobra, czy nadaję się do takiej pracy i
czy znajdę klientów. Minęło trochę czasu zanim nabrałam pewności siebie i
świadomości w czym jestem świetna.
Po tych 6 miesiącach muszę Ci się przyznać,
że spełniłam swoje oczekiwania finansowe, a nawet przez ostatnie dwa miesiące
zarobiłam nieco więcej (co oczywiście uznaję za duży plus ). Czyli podsumowując -zrealizowałam swój cel. Żeby nie
było tak idealnie nie wszystkie założenia udało mi się zrealizować (na nich
skupię się w drugiej połowie roku) i mimo wszystko popełniłam kilka błędów, ale
o nich opowiem w innym wpisie.
Dlaczego o tym wszystkim piszę? Dlaczego dzielę się takimi informacjami?
Chcę Ci pokazać, że każdy ma wątpliwości –
jeśli rozwija się swój biznes to jest ich wyjątkowo dużo, a cała droga jaką
musisz przejść to sinusoida – nie linia prosta.
Kiedyś uważałam, że nie nadaję się do
biznesu i nie wierzyłam, że mogę zbudować coś na czym będę mogła zarobić
(typowe myślenie ja? biznes? nie, chyba się do tego nie nadaję, na pewno się
nie nadaję). Najlepiej będzie mi na etacie, bezpiecznie, wygodnie. Nawet jeśli
wtedy etat oznaczałby dodatkowe godziny, które spędziłabym na dojazdach i
zaprowadzaniu i odbieraniu Młodej ze żłobka.
Ostatecznie po przeprowadzeniu bilansu zysków i strat postawiłam wszystko na jedną kartę i postanowiłam, że jeśli po pół roku nie uda mi się rozkręcić mojej działalności tak jak bym chciała – będę szukać pracy na etacie. Dzisiaj jestem dumna z tego co mam, wszystko co stworzyłam jest moje od a do z. Poświęciłam swój czas na naukę, na wdrażanie nowych pomysłów, na pisanie tekstów (co na początku było dla mnie męką). Często nie spałam (i dalej nie śpię) po nocach, ale czuję się spełniona, bo wiem, że to co robię ma sens i dla moich Klientek naprawdę robi różnicę.
Przeczytaj, od czego zacząć pracę jako wirtualna asystentka
2. Co mi dała praca wirtualnej asystentki przez ostatnie pół roku?
W swoim modelu biznesowym ogólnie stawiam na naukę i rozwój i to jest dla mnie bardzo ważne. Już na samym początku swojej pracy określiłam to ile godzin mogę pracować i ile Klientek przyjąć. I twardo się tych postanowień trzymam, nawet jeśli muszę odmawiać współpracy. Przez to, że biorę udział w różnych kursach online, zdobywam nowe doświadczenia i ciągle się rozwijam. Opanowałam dużo nowych umiejętności i dzięki temu mogę coraz więcej oferować moim Klientkom. Co nieco w tym temacie, czyli jak zmienił się zakres moich usług w ciągu 6 miesięcy opowiem Ci w osobnym wpisie.
10 rzeczy, których nauczyłam się przez pierwsze pół roku prowadzenia biznesu:
Dzisiaj chciałabym skupić się na nauce, która wynika z prowadzenia biznesu.
Kieruj się intuicją. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości i głos w głowie podpowiada Ci, że decyzja jaką podejmujesz może być zła – na pewno tak jest.
Daj sobie prawo do zmiany zdania. Nie musisz tłumaczyć się ze swoich decyzji, ale jeśli czujesz, że Twój punkt widzenia się zmienił, lub zobaczyłaś temat z innej perspektywy – powiedz o tym głośno.
Słuchaj starszych i mądrzejszych od siebie. Podpatruję osoby, które moim zdaniem prowadzą biznesy z głową i staram się brać z nich przykład i analizować ich działania.
Autentyczność to podstawa. Nigdy nie udaję kogoś kim nie jestem, dlatego, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz, a jeśli już na początku udaje się kogoś kim się nie jest – nie wróży to dobrze na przyszłość.
Komunikacja jest najważniejsza. O komunikacji będę mówić do znudzenia najważniejsza i już
Kieruj się jakością, nie ilością. Czy to w pracy, czy w relacjach z innymi ludźmi, czy to produkowaniu treści kieruję się zasadą lepiej mniej, ale bardziej wartościowo.
Otaczaj się ludźmi, którzy mają podobne podejście do życia. Staram się współpracować z Klientkami, które mają podobny flow pracują w moim stylu.
Sprawdzaj Klientów / Klientki. Przed rozpoczęciem współpracy czy konsultacji zawsze robię research i sprawdzam kim są osoby, które się ze mną kontaktują.
Szanuj swój czas. To jest punkt, nad którym wciąż pracuję. Staram się oddzielać czas pracy od życia rodzinnego, choć czasem podczas pracy w domu jest to trudne.
Jeśli coś Ci się nie uda, wyciągnij wnioski i idź dalej. Kiedyś bardzo bałam się porażki, ale dziś wiem już jak sobie z nią poradzić. Prawda jest taka, że ludzie zapominają, że coś Ci nie wyszło, bo każdy żyje swoim życiem. Wystarczy więc, że wyciągniesz wnioski z porażki i następnym razem zrobisz coś lepiej.
Stworzenie i posiadanie takiej listy zasad
pomaga mi regulować i oceniać moją pracę. Jest również bardzo pomocne, jeśli
się nad czymś zastanawiam i szukam rozwiązania. Polecam i Tobie stworzyć coś
podobnego – na pewno dzięki takim zasadom będzie Ci łatwiej i tych cięższych
chwilach
3. Jak wygląda praca wirtualnej asystentki?
Uchylę trochę rąbka tajemnicy i opowiem CI
co nieco o tym JAK pracuję. Ogólnie wszystkie moje działania podzielone są na 3
strefy pracy:
– miesięczną,
– tygodniową,
– dzienną.
Do każdej z powyższych sekcji mam
dopasowane poszczególne działania tak, żeby umiejscowić je odpowiednio w czasie
i aby były one zsynchronizowane ze sobą (często zadania z różnych sekcji się ze
sobą przeplatają).
O dziwo dużą częścią mojej pracy jest kontakt z ludźmi. Mogłoby wydawać się to dziwne, ponieważ pracuję wirtualnie. Tak to prawda, ale mimo wszystkie sprawy i tak musimy „obgadać” więc często korzystamy z różnych komunikatorów, wideo rozmów, telefonów czy maili. (Więc jeśli nie lubisz kontaktu z ludźmi a rozważasz pracę w charakterze wirtualnej asystentki – dobrze się zastanów ).
Wracając do struktury pracy wygląda ona następująco:
praca miesięczna – to wszystkie działania stałe, które wykonuję dla Klientek co miesiąc. Wiedząc, że mam określoną ilość prac do wykonania w miesiącu mogę je sobie zaplanować z góry i nie muszę sobie zaprzątać nimi głowy. Są to wszystkie cykliczne zadania takie jak: update programów, zakończenie miesiąca czy rozpoczęcie nowego;
praca tygodniowa – to wszystkie działania, które omawiamy z Klientkami na wideo-konferencjach. Ja jestem fanką cyklicznych spotkań online z Klientkami podczas których możemy sobie przedyskutować nadchodzące prace. Zwykle staramy się planować działania przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem, dzięki czemu mam możliwość „osadzenia” poszczególnych zadań w czasie. Oczywiście zawsze planuję bufor czasowy około 40% mojego czasu pracy (dlaczego? Po pierwsze mam w domu Małą Kierowniczkę, której plan dnia jest czasem odmienny od mojego, a po drugie my, jako ludzie zawsze zakładamy, że jakieś działanie zajmie nam mniej czasu niż rzeczywiście jest potrzebne do jego wykonania.) Daje mi to poczucie bezpieczeństwa i większą kontrolę nad wszystkimi działaniami;
praca dzienna – to wszystkie działania, które docelowo muszę wykonać w danym dniu. Jako że jestem zwolenniczką grupowania zadań i pracy w blokach czasowych – mam system, w którym rozdzielam każde zadanie na czynniki pierwsze, grupuję je między sobą, a następnie przypisuję je do poszczególnych pór dnia i dni w tygodniu.
Jak to działa w praktyce?
Podam Ci przykład, jak mniej więcej ja pracuje – mam np. 5 zadań od 3 różnych Klientek:
stworzenie newslettera,
dodanie wpisu blogowego,
stworzenie reklam na Facebooku,
opracowanie jednej strony PDF,
przygotowanie
posta na Facebooku i LinkedIn.
KROK 1 Oddzielam tekst, obraz, przygotowanie newslettera,
reklamy, dodanie wpisów.
– w jednej grupie tworzę wszystkie teksty,
– w drugiej grupie przygotowuję grafiki, KROK 2 Wysyłam do zatwierdzenia, KROK 3 Tworzę szablon newslettera oraz szkice robocze
wpisów i reklamy, KROK 4 Po zatwierdzeniu grafik i tekstów uzupełniam
wszystkie szablony, planuję godziny postów i gotowe
Oczywiście wszystkie działania rozbijam
sobie w czasie i pracuję zgodnie z zasadą pracy w blokach czasowych. Dzięki
takiemu rozwiązaniu czuję, że mam większą kontrolę nad tym, co mam
wykonać
Już wiesz, jaki był mój cel pracy jako wirtualna asystentka, wiesz czy ten cel osiągnęłam, wiesz jak wygląda moja praca a więc czas na podsumowanie i odpowiedź na pytanie
4. Pól roku minęło i co dalej?
Oczywiście pierwsze pół roku działalności jako
wirtualna asystentka przyniosło mnóstwo nowych wyzwań i dużo pracy. Czasem było
ciężko, ale mam już wypracowany fajny system i dlatego nie mam zamiaru wracać
na etat i szukać „normalnej” pracy.
Jakie plany na najbliższe miesiące?
Mam fajny zespół klientek, z którymi współpracuję,
Chcę dzielić się swoją wiedzą i pomagać innym. Dlatego na blogu będą pojawiały się systematycznie nowe materiały
Nigdzie się nie wybieram i obiecuję dawać Ci fajną treść i wskazówki, które możesz od razu wprowadzić do swojej pracy.
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
