Nie wiem czy Ty też tak masz, ale ja planując swoją pracę zawsze zostawiam bufor czasowy na wykonanie różnych zadań i projektów. Robię to głownie dlatego, że często bywa tak, że coś po drodze zawsze może się „wysypać” i pójść nie po mojej myśli. Jak w prawie Murphy’ego: „Jeśli coś może pójść źle, to pójdzie”.
Strategia pracy, kiedy masz za dużo do zrobienia
Mówią, że dobre planowanie i zarządzanie sobą w czasie to sztuka. Trzeba pamiętać o tym, aby nie dopuścić do sytuacji, w której trzeba pracować po 12 godzin dziennie i czy zarywać noce, aby dograć wszystkie umówione terminy, ale…
No właśnie. Sama najlepiej wiesz jak to czasem bywa. Trafi się dodatkowy Klient lub kilka nieprzewidzianych projektów. Każdy chciałby, aby jego praca została wykonana w pierwszej kolejności.
A Ty? Wiadomo, zgadzasz się więc na trochę dodatkowej pracy złudnie myśląc, że przecież się wyrobisz. A co z tego wynika? Okazuje się, że aby dopiąć wszystkie terminy pracujesz po 12 godzin, a i tak masz wrażenie ze milion innych spraw zostawiasz za sobą. Twoi Klienci i ich potrzeby są Twoim priorytetem, więc sporo dodatkowych około biznesowych zadań idzie w odstawkę.
Rozumiem Cię doskonale. U mnie takim miesiącem był czerwiec. Miałam bardzo dużo zapytań o współpracę, pojawiło się kilka nowych kontaktów, z których żal było nie skorzystać, a dodatkowo byliśmy przez dwa tygodnie w PL co też odbiło się na mojej pracy.
Ledwo zorientowałam się, że jest czerwiec a już zbliżał się koniec miesiąca. Przez to całe zamieszanie przez ostatni tydzień pracowałam jak szalona, tylko po to, aby nadążyć ze wszystkim i wykonać umówione zadania na czas.
Jakoś sobie porudziałam, ale muszę Ci przyznać, że było ciężko. W kolejnych miesiącach bardzo pilnowałam się, aby nie popełnić tego samego błędu, nie stresować się i nakręcać, że z czymś mogę nie zdążyć. Wprowadziłam kilka zasad, których staram się przestrzegać. Korzystam z trzech strategii, które ratują mnie z opresji.
Jeśli Ty też masz czasem tak, że nie wiesz w co masz włożyć ręce, lista zadań jest zdecydowanie za długa, a Ty nie masz zbyt dobrego planu – sprawdź, w jaki sposób możesz opanować ten chaos.
(Metody przeze mnie proponowane skłaniają do tego, abyś poświęciła na nie trochę czasu, jednak gwarantuję Ci, że to będzie bardzo dobrze zainwestowany czas.)
Poznaj trzy strategie, dzięki którym będziesz mogła pracować sprawniej, nawet wtedy, gdy masz milion zadań do wykonania.
1. Stworzenie procedur i list kontrolnych do pracy.
Jeśli robisz rzeczy powtarzalne warto, abyś na każdą z nich przygotowała krótki dokument z opisem jak to robisz. To może być na przykład plik w Excelu lub wzór szablonu w Asanie (co bardzo polecam). Ważne jest, aby takie procedury przygotować.
Okazują się one szczególnie przydatne, kiedy pracujesz z Klientami i wykonujesz dla nich pracę, która musi być sprawdzona i zatwierdzona. Dzięki sformalizowanym zasadom w postaci takiej procedury – każdy Klient będzie wiedział na jakim etapie prac musi podjąć jakąś akcję.
Często jest tak, że wielu Klientów ma te same pytania odnośnie współpracy. Możesz pisać do każdego z nich osobne maile, ale również przygotować dokument z FAQ i oszczędzić trochę swojego czasu.
Wiesz na co poświęcamy najwięcej czasu? Na chaotyczne działania, które nie są nie są w żaden sposób usystematyzowane. Nie wiesz jakie kroki musisz podjąć, aby przejść z punktu A do punktu B. I na źle zaplanowaną pracę.
Wiem, że stworzenie procedur do każdego działania może zająć sporo czasu – ale nie musisz zrobić ich wszystkich na raz. Po prostu od jutra zanotuj kolejne etapy działania, czy poszczególne mniejsze zadania, które muszą się zadziać i pomogą Ci osiągnąć Twój cel.
2. Planowanie wpisów na blogu i postów w mediach społecznościowych
Moim zdaniem planowanie swoich działań biznesowych jest bardzo ważne i pomaga zachować odpowiednią równowagę. Szczególnie, kiedy pracujesz sama w swoim biznesie i jesteś odpowiedzialna za wszystkie projekty od a do z. Bez dobrego planu możesz błądzić po omacku i robić rzeczy, które wcale nie przełożą się na Twoje zarobki – bo w danym momencie nie przybliżą Cię do realizacji Twoich biznesowych celów.
Tak samo jest z obecnością w mediach społecznościowych. Warto zaplanować. Czy choćby nakreślić swoje plany działań tak, aby (powiedzmy) raz w miesiącu poświęcić na nie 2-3 dni i potem mieć je gotowe na kolejne kilka tygodni. Dlaczego?
Zawsze w trakcie trwania miesiąca pojawią się jakieś nieprzewidziane okoliczności, które skutecznie oderwą Cię od publikacji w mediach społecznościowych. Jest wiele sytuacji, w których w pewnym momencie musisz wybierać co robić, bo nie na wszystko starczy Ci czasu. Wiadomo, że nie powiesz swoim Klientom: „przepraszam przez kolejne 3 dni będę niedostępna, bo muszę zaplanować swoje działania w social mediach”.
Zamiast tego powiesz pewnie, że na ten dodatkowy projekt, znajdziesz czas i z chęcią się nim zajmiesz.
Aby uniknąć sytuacji w których będziesz gorączkowo wrzucać jakieś treści – pod koniec miesiąca, zarezerwuj 2-3 dni. Usiądź z kalendarzem, ustal:
swój główny cel,
tematy, jakie będziesz chciała poruszyć,
formaty treści,
napisz posty i wpisy blogowe,
zrób do nich zdjęcia lub grafiki,
nagraj wideo lub audio,
zgraj wszystko w jedną całość,
wymyśl świetne nagłówki,
zaplanuj publikację w odpowiednich do tego narzędziach.
Wiem, że może Ci
się wydawać, że jest tego strasznie dużo i nie dasz rady tak zrobić wszystkiego
na raz. Ale kiedy zobaczysz jak dużo czasu zaoszczędziłaś działając w ten
sposób – stwierdzisz, że było warto to zrobić!
3. Delegowanie zadań
Oddeleguj część
swoich obowiązków wirtualnej asystentce.
Jeśli czujesz, że
nie masz szans na opanowanie wszystkiego samej – pomyśl o oddelegowaniu części
swoich obowiązków wirtualnej asystentce, (jak również informatykowi, grafikowi,
copywiterowi itp.). Dzięki temu będziesz mogła skupić się na tym, co naprawdę
lubisz i umiesz zrobić najlepiej.
Skup się na
zdobywaniu nowych Klientów i tworzeniu merytorycznych treści ważnych dla
Twojego biznesu, a pozwól wirtualnej asystentce działać w tle i wykonywać
wszystkie te czynności, na których bezpośrednio nie zarabiasz.
Zrób sobie bilans
zysków i strat i przelicz, ile będzie Cię kosztowało zlecenie zadań asystentce,
a ile musiałabyś zapłacić i poświęcić czasu na to, aby dane umiejętności opanować.
Na czym powinnaś
się skupić prowadząc swój biznes?
Na wszystkich zadaniach, które są związane z merytoryczną częścią Twojego biznesu, czyli takich jak:
wymyślanie nowych produktów i usług,
opracowanie strategii marketingowej,
planowanie działań biznesowych,
ustalanie lejków sprzedażowych,
planowanie promocji,
komunikacja w mediach społecznościowych,
bezpośredni Kontakt z Twoimi Klientami,
uczestniczenie w konferencjach i spotkaniach networkingowych, itp.
Co może za Ciebie zrobić wirtualna asystentka?
zarządzanie WordPressem (przeprowadzanie aktualizacji, robienie kopii zapasowych, dodawanie/usuwanie wtyczek, drobne zmiany na stronach, aktualizację oferty itp.),
opiekę nad blogiem (dodawanie wcześniej przygotowanych przez Ciebie wpisów, upload i opisywanie zdjęć, moderację komentarzy, publikację wpisów),
przygotowanie i publikację postów w mediach społecznościowych (możesz np. przygotować tylko treści – teksty dla swoich czytelników, a wirtualna asystentka zajmie się resztą. Zaplanuje publikację postów o odpowiednich godzinach dostarczy proste grafiki lub będzie konsultowała się z Twoim grafikiem, podlinkuje Twoje nowe artykuły na blogu, lub wyszuka ciekawe treści innych, które będą godne polecenia, pomoże w prowadzeniu grupy, Instagrama, LinkedIn, lub będzie dla Ciebie prowadzić monitoring sieci),
obsługę narzędzi do email marketingu, czyli newslettera, formularzy zapisu, stron lądowania, pop-ów, autoresponderów, ścieżek klienta,
kontakt i obsługę Klienta, komunikację mailową, zapytania ofertowe,
przygotowanie wszelkiego rodzaju produktów elektronicznych, prezentacji, pdf-ów, checklist, ebooków,
research – wyszukanie odpowiednich i ważnych dla Ciebie informacji na zadany temat,
a także wiele innych codziennych biznesowych zadań.
Podsumowanie
Do każdego działania biznesowego warto się przygotować i nie dopuścić do sytuacji, w której mogłabyś utonąć pod lawiną zadań. Kiedy jednak tak się stanie i twoja lista to-do jest dłuższa niż rolka papieru– odrzuć wszystkie zadania, których niewykonanie nie spowoduje negatywnych konsekwencji.
Następnie po prostu zaciśnij zęby i zrób te zadania (pomocna będzie na przykład technika Pomodoro). Kiedy zadania będą wykonane – skup się na wdrożeniu w życie trzech strategii, które zaprezentowałam powyżej. Na pewno pomogą Ci one opanować Twój biznes.
Znasz to uczucie, kiedy patrzysz na zegarek, jest 5 po południu a Ty zdajesz sobie sprawę, że tak naprawdę nic dzisiaj nie zrobiłaś? Wstajesz o poranku z całą listą zadań do zrobienia (taką na kilometr), a z każdą godziną przybywa ich coraz więcej i więcej?
Nie jesteś sama! Takie dni zdarzają się również mi. Jestem wirtualną asystentką i pracuję z domowego biura.
Jestem mamą małej dziewczynki, która właśnie stawia pierwsze kroki i chce poznawać świat (i chce to zrobić już teraz koniecznie, nawet jeśli tylko głowa chciałaby iść a nogi jeszcze nie nadążają). Każdy dzień to dla mnie pasmo wyzwań i możliwości, które chcę jak najlepiej wykorzystać.
Codziennie muszę ustalać priorytety nie ważne czy chodzi pracę dla moich cudownych klientek, wyprasowanie w końcu tej wołającej do mnie od trzech dni sterty prania, czy potwierdzenie wizyty u okulisty, którą ciągle odkładam „na później”.
Po prostu nie ma wystarczającej ilości godzin w ciągu dnia na to, aby zrobić wszystko. Czasem chciałabym dać się sklonować i oddać część zadań mojej drugiej ja. I o ile nie mogę tego zrobić, to zawsze mogę skupić się na zwiększeniu mojej produktywności.
Pracuję z domu ponad 4 miesiące i ciągle szukam idealnego sposobu na podwyższenie mojej produktywności. Wyrobiłam już sobie pewien plan działania, który na tą chwilę zdaje egzamin i udaje mi się pracować w blokach czasowych o maksymalnej produktywności.
Opracowałam swój własny system organizacji pracy, który daje mi czas na zwiększenie produktywności. Dzięki niemu mogę zrobić więcej zadań w krótszym czasie i od razu przestawić się na tryb pracy na wysokich obrotach.
Jeśli masz trudności z dotrzymywaniem terminów, odpowiednim skupieniem podczas pracy a w między czasie wykonaniem swoich domowych zadań, mam dla Ciebie kilka wskazówek jak możesz zwiększyć swoją produktywność.
Te wskazówki zadziałały dla mnie, więc jestem pewna, że pomogą i Tobie!
1. Uporządkuj wirtualne miejsce pracy
Tysiąc rzeczy na pulpicie na pewno nie poprawi Twojej produktywności, więc porządek na pulpicie i w folderach to podstawa (to samo tyczy się chmury!).
Moje pliki na komputerze i w chmurze uporządkowane są w odpowiedni sposób. Wszystkie moje materiały mam posegregowane tak, aby ułatwić sobie do nich dostęp.
Osobny folder na każdą stronę (jeden po polski, drugi po angielsku), a w nich kolejne podfoldery z ważnymi dla mnie informacjami (treściami do publikacji, tablicami inspiracji, postami na bloga, grafikami, materiałami, umowami dla klientów i innymi ważnymi plikami).
Moja każda klientka ma również przypisany folder, a w nim poszczególne projekty / zadania są dokładnie opisane wraz z datami ich wykonania.
Dodatkowo dobrym pomysłem jest opisanie wszystkich zdjęć i grafik tak, aby odpowiadały odpowiednim tematom i zadaniom czy tekstom.
np. jak-zwiekszyc-produktywnosc.jpg
(używając małych liter i myślników pomagam sobie w szybkim odnalezieniu danego pliku bez zbędnego rozpraszania się)
Jeśli Twoje dokumenty, pulpit i chmura wymagają natychmiastowej interwencji poświęć teraz godzinę czasu na ich uporządkowanie a zaoszczędzisz sobie czasu (i często stresu- gdy w popłochu szukasz ważnego pliku) w przyszłości.
2. Pracuj mądrze
Przyjrzyj się czynnościom, które wykonujesz i sprawdź co zajmuje Ci najwięcej czasu. Może zbyt wolno piszesz na klawiaturze? A może wyszukiwanie informacji sprawia Ci trudność? Czy tworzenie grafik zajmuje Ci zbyt dużo czasu?
Sprawdź jakie zadania zajmują Ci najwięcej czasu i spróbuj się w nich poprawić.
Ja kilka miesięcy temu stwierdziłam, że chyba trochę za wolno piszę i chciałam poprawić się w tym temacie. Stwierdziłam, że mogę spróbować się podszkolić i rozwinąć nieco swoje umiejętności. Udało mi się to dzięki testom szybkiego pisania, które również możesz przetestować tutaj https://www.livechatinc.com/typing-speed-test/#/ i tutaj http://kurspisania.pl/wyzwanie/wyzwanie-1/ .
Teraz mogę napisać więcej rzeczy w tym samym czasie co z pewnością zwiększa moją produktywność.
Kolejnym krokiem w podniesieniu mojej produktywności było stworzenie wzorów grafik do różnych mediów społecznościowych, prezentacji i pdfów.
Dzięki temu nie muszę za każdym razem tworzyć grafik od nowa. Wystarczy, że wgram swój zapisany szablon zacznę to edytować wg moich potrzeb.
Kolejnym pomysłem na zwiększenie produktywności jest odpowiednie planowanie.
Wszystkie projekty i zadania wprowadzam do Asany i z jej poziomu zarządzam poszczególnymi zadaniami. Ułatwia mi to pracę i zwiększa produktywność, bo mam wszystko w jednym miejscu i nie muszę się rozpraszać.
Mogę się skupić na odhaczaniu wykonanych zadań, nie muszę szukać maili i notatek po to aby sprawdzić czy jestem na bieżąco.
Aby zwiększyć produktywność możesz również podwyższyć ceny swoich usług. Pracując przez dłuższy czas zwiększasz swoje doświadczenie w danym temacie i dochodząc w pewnym momencie do ściany, gdzie już nie możesz pracować więcej, odpowiednim krokiem jest po prostu podniesienie cen.
Dzięki temu pozwalasz sobie na krótszą pracę i większe zarobki. Jest to dobre rozwiązanie, gdy po prostu brakuje Ci czasu i musisz odmawiać swoim klientom.
Kolejnym krokiem jest trzymanie się zasady zero emalii / powiadomień w czasie pracy. Ponieważ moja praca wymaga często dużo wyszukiwania informacji w sieci, przygotowywania różnego rodzaju dokumentów i tworzenia treści, muszę osiągać stan pełnego skupienia.
I choć czasem jest ciężko, szczególnie, gdy social media są moim narzędziem pracy, staram się ograniczać rozpraszacze jak tylko mogę.
3. Wycisz się
Nie wiem jak u Ciebie ale u mnie mój dom jest zawsze głośny.
Zapewne w dużej części jest to zasługa mojej córeczki, która coraz głośniej manifestuje swoje ja.
Zabierając się do pracy potrzebuję jakoś odciąć się od tematów domowych i skupić na pracy. Taką fajną formą wyciszenia i skupienia jest założenie słuchawek i słuchanie muzyki w tle w czasie pracy.
Dzięki temu mogę ograniczyć dochodzące do mnie dźwięki domowe i zapomnieć na chwilę, że moje centrum dowodzenia znajduje się w domu. Czego słucham? Głównie soundtracków z moich ulubionych filmów a aktualnie soundtrack z filmu Interstellar (Hans Zimmer).
Słuchanie muzyki, po to aby bardziej skupić się na pracy jest jedną z tych czynności do których nie byłam nigdy przekonana. Gdybym nie spróbowała nigdy nie uzyskałabym świetnych efektów pracy oraz zwiększenia mojej produktywności.
Wiem, oddelegowanie części zadań, to może być dla Ciebie bardzo trudny temat.
W szczególności, gdy ciężko zmierzyć się z własnym perfekcjonizmem i brakiem zaufania dla asystentki.
Dlatego ja zawsze polecam wstępną konsultację, taką chwilę luźniej rozmowy żeby po prostu sprawdzić czy będzie między nami ta„chemia”. Pamiętaj, konsultacja jest również po to, aby asystentka zadecydowała czy chce podjąć z Tobą współpracę.
Tak naprawdę możesz zwiększyć swoją produktywność tylko tedy, gdy będziesz miała pewność, że reszta Twoich zadań jest w dobrych rękach.
Delegowanie to świetna rzecz, która uczy tego, że nie warto brać wszystkiego na siebie.
Z tego względu bardzo lubię pracować dla business coachów i konsultantek, ponieważ wiedzą one jak ważne jest delegowanie, przekonują do delegowania swoich klientów i chętnie swoje zadania delegują.
Jeśli chcesz spotkać się na Skypie zapraszam tutaj.
Jeśli chodzi o automatyzację to fajnie wykorzystać ten proces do planowania wszelkiego rodzaju postów do mediów społecznościowych (Buffer, Hootsuite), serii e-mail po zapisie na newsletter, wysyłki newsletterów (Mailer Lite), czy np. automatycznego zapisu na konsultacje (Calendly).
Ja wykorzystuję również Zapier, w którym przeprowadzam proces automatyzacji różnych aplikacji i narzędzi ze sobą.
Narzędzi do automatyzacji jest sporo i ważne jest tutaj to abyś to ty czuła się komfortowo podczas ich użytkowania.
5. Unikaj wypalenia się
Bardzo łatwo jest się wypalić, jeśli pracujesz dla siebie. Granica między pracą, a życiem rodzinnym bardzo szybko się zaciera. Jeśli Twoje biuro jest w sypialni i nie masz możliwości odcięcia się od pracy, kiedy wykonasz już wszystkie zadania w danym dniu.
Dlatego ważne jest aby zachować zdrowy dystans do pracy i życia rodzinnego. Po prostu pozwolić sobie na chwilę czasu tylko dla siebie.
Doceniam małe codzienne przyjemności po to aby naładować swoje baterie i następnego dnia mieć zapał do pracy.
Pozwalam sobie na spędzenie wieczoru oglądając seriale na Netflix czy też zaszycie się w kącie z ulubioną książką.
Podsumowanie
Pamiętaj, aby planować (z grubsza) każdy swój dzień po to aby mniej więcej wiedzieć czego możesz w danym dniu się spodziewać. Jednocześnie daj sobie również pozwolenie na bycie elastyczną. Nie musisz sztywno trzymać się planu. Kiedy otworzysz się na więcej możliwości każdego dnia, będziesz mogła dopasować swój dzień do swojego planu i zwiększyć swoją produktywność.
Teraz czas na Ciebie: Jakie Ty znasz sposoby na zwiększenie produktywności podczas pracy w domu?
Dziękuję za przeczytanie tego, wpisu podziel się nim ze znajomymi!
Kasia
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
