W tym wpisie znajdziesz przewodnik po jednym z najpopularniejszych programów do zarządzania projektami. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak działać w Asanie, ten wpis jest dla Ciebie.
Asana jest to narzędzie online (dostępne również jako aplikacja na smartphone) do zarządzania projektami (i zadaniami). To najlepszy sposób dla Ciebie (i Twojego zespołu) na śledzenie pracy i monitorowanie postępów. Asana to narzędzie, które w znaczny sposób usprawni Twoje biznesowe działania.
Często (właściwie zawsze) kiedy nawiązuję współpracę z nową Klientką ustalamy wspólnie w jakim narzędziu będziemy się komunikować. W 80% przypadków wybór pada na Asanę – narzędzie, dzięki któremu możemy sprawnie dzielić się zadaniami i mieć wszystko w jednym miejscu.
Dlaczego polecam korzystanie z Asany?
Nie musimy wysyłać dziesiątek maili, by ustalić różne kwestie.
Wszystkie pliki znajdują się w jednym miejscu.
Ograniczamy czas spędzany w skrzynce mailowej.
Możemy ustalić całe plany działań w jednym narzędziu.
Zakres zadań do wykonania jest jasny i każdy wie, za co odpowiada.
Co osiągniesz działając w Asanie?
Twoje działania biznesowe będą lepiej poukładane i będziesz mogła szybciej sprawdzić, czy zmierzasz w kierunku osiągnięcia swoich celów. Przenosząc listę zadań do Asany masz możliwość wyeliminowania większej ilości rozpraszaczy. Dzięki temu wszystkie Twoje zadania do zrobienia znajdą się w jednym miejscu. Wygodne, prawda? Dziś chciałam przygotowałam dla Ciebie kompleksowy poradnik jak opanować Asanę – byś mogła zacząć na niej działać już dziś!
Uwaga: Poniższy wpis został opracowany na podstawie wyzwania o Asanie, (które przeprowadziłam na początku 2018 roku) i mojego poradnika o Asanie, który pobrało ponad 300 osób! Całość uzupełniona jest najnowszymi screenami i uaktualnionymi informacjami.
Jak poruszać się po Asanie?
Panel górny:
list – wyświetlanie zadań w formacie listy,
calendar – wyświetlanie zadań w formacie kalendarza,
files – pliki, które znajdują się w Asanie,
plus – przycisk, który służy do dodania działań (zadania, rozmowy, zespołu, projektu lub zaproszenia osoby).
Panel boczny:
home – strona główna,
my tasks – moje zadania lista, czyli lista zadań przypisana do konkretnego użytkownika, zarówno te, które zostały oddelegowane przez innych użytkowników, jak i te, które przypisałaś sobie.,
inbox – skrzynka odbiorcza,
portfolios – kontrola zadań dla twoich projektów i zespołów (w wersji pro).
Widok skrzynki odbiorczej – INBOX
Znajdziesz tutaj wszystkie powiadomienia od osób, z którymi współpracujesz nad zadaniami i projektami. W menu ustawienia możesz wybrać, jakie powiadomienia chcesz otrzymywać. Za każdym razem, gdy otrzymasz powiadomienie skrzynka odbiorcza zapali się na pomarańczowo.
Ustawienia – SETTINGS
Jeśli klikniesz w nazwę swojej organizacji, pojawi się wysuwany panel, w którym możesz zmienić wymagane ustawienia.
Jak dodać pierwsze zadanie?
Zadania można traktować jako osobne jednostki lub łączyć je w projekty. Aby dodać zadanie, wystarczy kliknąć w przycisk + w górnym panelu i wybrać task lub z panelu my tasks klikając w przycisk Czy rozpoczęcie takiej współpracy nie będzie zbyt trudne? albo klikając w puste zadanie.
Elementy składowe zadania:
task name: tytuł najlepiej jasno określony, opisujący jeden, konkretny problem do rozwiązania,
assign: przypisz do osoby (oddeleguj); do każdego zadania możesz przypisać osobę, która będzie odpowiadała za jego wykonanie. Aby dodać osobę do współpracy kliknij invite i wpisz adres mailowy osoby, z którą chcesz pracować. WAŻNE: każde zadanie możesz przypisać także sobie i pojawi się ono w twoich zadaniach do wykonania,
subtasks: dodaj podzadania; jeśli zadanie jest bardzo rozbudowane, można dodać do niego kolejne pod zadania do wykonania,
attachement: załączniki; możesz załączyć potrzebne pliki, dodatkowe materiały do zadania (z komputera, dropbox, google drive, one),
due date: dodaj datę i czas wykonania zadania;
description: opis zadania (szczegóły zadania, instrukcje pracy, wskazówki),
add followers: dodaj osoby obserwujące zadanie (będą one mogły śledzić proces wykonania zadania).
To nie wszystko… dodatkowe funkcje dostępne podczas budowania zadania dostępne są w rozwijalnym menu (…)
Funkcje dodatkowe
delete task: usuń zadanie,
delete selected subtask: usuń wybrane pod zadanie,
copy task: skopiuj zadanie,
make public: to dostęp publiczny,
copy task url: skopiuj adres zadania,
merge duplicate tasks: scal zadania,
convert to a project: przekształć zadanie w projekt,
print: drukuj,
fullscreen: pełny ekran.
Jak stworzyć pierwszy projekt?
Dodałaś już kilka pierwszych zadań?
Świetnie! Następnym krokiem jest stworzenie 1-wszego projektu. Aby dodać nowy projekt, wystarczy kliknąć w + w górnym menu. Tam rozwinie się kilka opcji do wyboru, kliknij PROJECT. Sprawdź okienko, które pojawi się w celu utworzenia nowego projektu. Poniżej tego screeena wytłumaczyłam Ci wszystkie składowe projektu.
Nowy projekt:
blank template: wybierz pusty szablon lub szablon wersji premium,
project name: nazwa projektu ,
team: zespół; określ, w jakim zespole chcesz utworzyć projekt,
description: opis; w kilku zdaniach opisz projekt, jego cel, realizację,
layout: wybierz układ możesz wybrać układ w formie listy lub w formie tablicy,
privacy: widoczność projektu; możesz wybrać, czy chcesz, aby projekt był widoczny tylko dla Ciebie, czy widoczny dla wszystkich osób w Twoim zespole,
po uzupełnieniu wszystkich danych kliknij w create project, aby stworzyć projekt,
kolejnym krokiem będzie dodanie zadań do projektu,
możesz wykonać to na dwa sposoby: poprzez add task (tak jak w przypadku dodania pojedynczego zadania) lub możesz przypisać już istniejące zadania do konkretnego projektu za pomocą: add to project w menu zadania.
Jak zaplanować swój dzień w Asanie?
Zamiast zaczynać swój dzień od zastanawiania się, co właściwie masz zrobić i jakie zadania wykonać przede wszystkim poświęć chwilę czasu i zaplanuj swój dzień w Asanie.
Zacznij dzień od ustalenia swoich priorytetów:
wybierz zadania, które są dla Ciebie najważniejsze do wykonania,
nie planuj, że zdążysz zrobić wszystkie zapisane zadania. Już sam widok całej listy zadań do wykonania będzie budził w Tobie niechęć,
wybierz od 3-5 zadań ze swojej listy do zrobienia, a będziesz miała więcej pewności, że szybciej i sprawniej je wykonasz, (W końcu lepiej myśleć o 5 zadaniach niż o 15, prawda?)
zawsze planuj ok 60% swojego czasu pracy, resztę zostaw na nieprzewidziane zdarzenia losowe, które na pewno się wydarzą! Dzięki takiemu podejściu unikniesz stresów, że możesz z czymś nie zdążyć.
Wykorzystaj skróty klawiszowe i posegreguj zadania w folderze my tasks. (kliknij zadanie, jakie chcesz posegregować, a następnie wybierz):
na dzisiaj Today (TabY),
nadchodzące Upcoming (TabU),
na później Later (TabL),
Skróty klawiszowe
Dodatkowe wskazówki
Zachęcam Cię do codziennego przeglądania zadań, dodawania kolejnych i grupowania ich. W ten sposób zawsze będziesz wiedziała, co w danym dniu powinnaś wykonać i co jest najważniejsze. Dlatego dzięki przeniesieniu listy zadań do Asany możesz zaoszczędzić swój czas. Wszystko znajdziesz w jednym miejscu. Użyj podglądu kalendarza, aby sprawdzić rozłożenie Twoich zadań w czasie.
Przesyłaj swoje maile prosto do Asany używając x@mail.asana.com a automatycznie utworzysz zadanie z treści maila. Jeśli używasz Chrome, przede wszystkim zainstaluj rozszerzenie Toggl i przypnij do niego Asanę. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz mogła śledzić czas swojej pracy prosto z aplikacji.
Projekty dla małego biznesu, które możesz utworzyć w Asanie
Mój tydzień: tutaj możesz wrzucać zadania, które masz do zrobienia w ciągu tygodnia. Stworzyć sobie główną, tygodniową listę i na niej pracować na co dzień.
Plan roczny: w którym ustawisz swoje cele na najbliższy rok, następnie rozbijesz na cele kwartalne i miesięczne. Możesz zapisywać tam również swoje pomysły i inspiracje. To również dobry projekt do tego, by śledzić i podsumowywać swoje działania.
Organizacja biznesu: to wszystkie procesy i odpowiednie dla nich procedury. Wszystko to, co dzieje się w Twojej firmie spisane i poukładane w odpowiedni sposób. Cała instrukcja tego, jak działa Twoja firma.
Usługi: w tym projekcie znajdują się opisy wszystkich usług, które masz w swojej ofercie. Dokładnie opisane, w jaki sposób wykonujesz poszczególne z nich.
Obecni klienci: tutaj możesz umieścić informacje o wszystkich swoich obecnych klientach. Tak, byś miała wszystko w jednym miejscu.
Launch produktów: plan marketingowy do promocji swoich produktów. To będzie świetny pomysł na to, by rozpisać sobie krok po kroku kampanię sprzedażową produktów.
Kalendarz publikacji treści: miejsce, w którym zaplanujesz swoje treści na bloga, newsletter i media społecznościowe.
Ścieżki zapisu na newsletter: jeśli na swojej stronie prowadzisz newsletter, masz różne ścieżki zapisu, prezenty i sekwencje email, to w tym projekcie możesz ułożyć sobie wszystko w jedną spójną całość.
Zespół: tablica, którą możesz dzielić ze swoim zespołem wykonawców np. wirtualną asystentką.
Dodatkowe projekty, które możesz stworzyć w Asanie:
planowanie eventów,
porządek spotkań,
rekrutacja,
projekty przed Świętami (np. praca przed Wielkanocą, Bożym Narodzeniem, zakończenie roku),
koniec miesiąca,
wiedza, baza materiałów,
tablica inspiracji,
szkolenia i wiele innych.
Lista aplikacji integralnych z Asaną
Asana jest programem, który można zintegrować z innymi narzędziami. Dzięki temu możesz w jeszcze lepszy sposób zorganizować swoje działania i dzień pracy. Poniżej znajdziesz listę aplikacji, które możesz zintegrować z Asaną. Oczywiście opcji integracji jest o wiele więcej. Ja wybrałam takie z nich, które mogą być przydatne w małym biznesie 😉
Śledzenie czasu pracy:
Toggl: połącz Toggl z Asaną przez integrację w Google Chrome. Zainstaluj Rozszerzenie Toggl i udziel zezwolenia na dostęp w Asanie. Zacznij od darmowego założenia konta w Toggl.
Harvest: wbudowana w Asanę aplikacja do śledzenia czasu pracy. Przydatna dla freelancerów. Wystarczy włączyć Harvest w opcjach Asany, a następnie założyć darmowe konto na stronce i gotowe!
HourStack: zarządzaj czasem, który spędzasz w Asanie. Zaplanuj swój dzień w blokach czasowych i rozplanuj zużycie czasu na konkretne zadania do wykonania.
Komunikacja:
Slack: narządzie do komunikacji w zespole (w czasie rzeczywistym) dzięki integracji z Asaną już z poziomu komunikacji w Slack można m.in. tworzyć nowe zadania, komentować je, czy oznaczać jako wykonane. Wystarczy założyć bezpłatne konto i potwierdzić jego autentyczność. Potem możesz korzystać ze Slack z Asaną.
OnBoardify: aplikacja, dzięki której możesz zorganizować lepszą obsługę klienta. Możesz połączyć ją np. z Gmail lub Outlookiem, a następnie zezwolić Asanie na integrację. Kiedy klienci wysyłają maile, rozpoczynają czaty, tworzą bilety obsługi klienta, lub po prostu proszą o wsparcie OnBoardify za każdym razem automatycznie utworzy zadanie do wykonania w Asanie z wszystkimi niezbędnymi informacjami.
Formularze:
Google Forms: kiedy połączysz Google formularze z Asaną, wszystkie informacje, jakie uzbierasz z łatwością będzie można zmienić w kolejne zadania lub kroki do wykonania.
JotForm: za każdym razem, kiedy formularz zostanie zatwierdzony powstanie zadanie do wykonania w Asanie. Zarejestrować w JotForm można się za darmo. Aby zintegrować konto z Asaną, w ustawieniach JotForm należy poszukać integracje, a następnie Asana i skonfigurować konto.
Integracja z innymi narzędziami:
Zapier :jest to rodzaj narzędzia, które pozwala na integracje wielu innych aplikacji /narzędzi bez umiejętności pisania kodów. Zapier działa jak wirtualny klej, który skleja ze sobą różne inne narzędzia, wspomaga automatyzację i pomaga zaoszczędzić cenny czas dlatego utwórz bezpłatne konto, a następnie dodaj Asanę do używanych narzędzi. Wszystkie opcje integracji Asany z innymi aplikacjami pokażą się automatycznie.
Tworzenie raportów:
Google Sheets: dzięki Google Arkusze możesz tworzyć szczegółowe raporty z zadań lub projektów wykonanych w Asanie. Z kokpitu w Asanie możesz kliknąć otwórz projekt w Google formularze, a następnie zacząć analizować utworzony raport.
Inne:
Zendesk: aplikacja do wsparcia obsługi klienta. Połączyć ją z Asaną możesz za pomocą Zapier. Dzięki integracji za każdym razem, gdy w Zendesk stworzony ticket obsługi klienta Asana utworzy nowe zadanie do wykonania.
Evernote: automatycznie tworzy nowe zadanie z notatek lub tworzy projekty z zeszytów notatek. Evernote z Asaną można połączyć za pomocą Zapier.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że po lekturze tego wpisu zaczniesz z powodzeniem używać Asany w swoim małym biznesie. Gorąco Cię do tego zachęcam. Dzięki Asanie będziesz mogła uporządkować i usprawnić swoje działania, a do tego wszystko znajdziesz pod ręką (czy to z poziomu aplikacji w telefonie, czy ze strony www).
Powodzenia i koniecznie daj mi znać, czy używasz już Asany w swoim biznesie!
Jeśli do tej pory myślałaś, że praca jako wirtualna asystentka to łatwy i prosty sposób na dorobienie do domowego budżetu – możesz się zdziwić. Sprawdź brzydką prawdę o tym, jak to jest być wirtualną asystentką.
Praca jako WA to praca zdalna, którą możesz wykonać z domu, jednak nie jest wcale tak prosta, jak mogłoby Ci się wydawać. A rzeczywistość nie jest tak ładna, jak zdjęcia z Instagrama. Dzisiejszy świat jest brzydki, często wykreowany, mało naturalny i kłamliwy. Szczególnie świat, który widzisz codziennie zza ekranu monitora, laptopa czy smartphone’a. I gdy media społecznościowe są narzędziem Twojej pracy – szybko zaczniesz porównywać swoje życie z tym wykreowanym na potrzeby internetu życiem innych.
Może jesteś jedną z osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę jako wirtualna asystentka i szukasz informacji o tym, jak to naprawdę jest pracować zdalnie? Dobrze trafiłaś! Dziś chcę opowiedzieć Ci o tym, o czym inni nie mówią. Przedstawić tą ciemniejszą stronę prowadzenia biznesu wirtualnej asystentki. Głównie po to, by ostrzec Cię przed zagrożeniem ( z którymi wiąże się praca na własny rachunek) i pokazać, że mimo wszystko nie jest to tak straszne, jak mogłoby się wydawać. Gotowa?
1. Brzydka prawda
Szczególnie na początku musisz przygotować się na to, że Klienci sami do Ciebie nie przyjdą. Nie dlatego, że ludzie jeszcze nie współpracują z WA – tylko dlatego, że nie mają pojęcia, że Ty w ogóle istniejesz.
Pewnie nie masz zdefiniowanej docelowej grupy dla Twoich usług i chcesz sprzedać swoje wszystkie usługi wszystkim. Zamiast czekać, aż Klienci się pojawią – sama aktywnie szukaj osób, z którymi chciałabyś pracować zdalnie. To mój ulubiony sposób na pozyskanie fajnych Klientów i kontaktów. Coraz więcej osób wie o wirtualnych asystentkach, ale jednocześnie mają opory przed skorzystaniem z takiego wsparcia. Twoja rola jest taka, aby pokazać, potencjalnym Klientom, że współpraca z Tobą im się najzwyczajniej na świecie opłaci.
Na samym początku spróbuj wykorzystać kontakty, które już masz. Być może Twój poprzedni pracodawca zgodzi się na to, byś część obowiązków wykonywała zdalnie. Może znasz przedsiębiorców, którzy potrzebowaliby wsparcia WA, ale jeszcze o tym nie wiedzą? Szukaj ludźmi, powiązań, podsuwaj pomysły na współpracę, przypomnij się znajomym, poprzednim współpracownikom, czy poprzednim szefom. Jeśli ktoś Cię już zna łatwiej mu będzie polecić Twoje usługi innym bądź skorzystać z nich po raz pierwszy. Nie zawsze musisz mieć Klientów online, możesz z powodzeniem zacząć na małą skalę na lokalnym rynku 🙂
2. Pułapka bycia online
Kryzys twórczości czy niemoc do pracy
być może ominą Cię przez kilka lub kilkanaście pierwszych
miesięcy pracy. Odnajdziesz się na fali działania i takim
motywacyjnym haju, gdzie wszystko będzie wydawało się fajną
przygodą, nowym doświadczeniem, wartościowym przeżyciem itp. Ale
w pewnym momencie poczujesz zmęczenie ciągłym byciem online. To
Cię po prostu przytłoczy, bo nie da się tak funkcjonować na
dłuższą metę.
Znam dziewczyny, które mimo tego, że
swoją pracę lubiły, fajnie zarabiały i miały wszystko poukładane
to w pewnym momencie powiedziały sobie dość – bo życie z głową
w świecie online było dla nich zbyt intensywne. Ja sama byłam na
prostej drodze do wypalenia, działałam, cisnęłam przez kilka
miesięcy bardzo intensywnie i nagle poczułam ogromne zmęczenie.
Obrzydzenie do mediów społecznościowych, wkurzenie na to, że inni
mówią nieprawdę. To mnie przeraziło i na jakiś czas wycofałam
się.
To jest taka pułapka bycia wirtualną asystentką freelancerem. Jeśli pracujesz i praca sprawia Ci przyjemność mogą nadejść dni, w których bardzo zagalopujesz się w tym, co robisz. Zaczniesz porównywać się z innymi, będziesz coraz bardziej krytycznie na siebie patrzeć, w końcu poczujesz, że straciłaś do tego serce. Ale nie martw się, wtedy nie następuje koniec świata.
Spokojnie. Wdech, wydech. Jak mówi
jedna z moich Klientek – czasem wystarczy zmienić kierunek działania
tylko o kilka stopni…
Jeśli dopadnie Cię kryzys i czujesz, że dłużej tak nie możesz, że nie dasz rady, że to wszystko na nic, to oznacza, że::
po pierwsze potrzebujesz wakacji na cito,
po drugie w którymś momencie robisz błąd i pracujesz za dużo, albo niedostatecznie dobrze odpoczywasz. Masz odskocznię od pracy i robisz coś, by odświeżyć głowę? Czy ciągle gonisz tylko za kasą?
Gdy dopadnie Cię taka niemoc – zatrzymaj się i przeanalizuj swoje działania. Zrób to, byś się nie wypaliła i w odpowiednim czasie mogła wrócić na właściwe tory. Bo choćbyś nie wiem jak bardzo kochała swoją firmę – gorsze dni Cię dopadną – bądź na nie dobrze przygotowana 🙂
3. Planowanie i strategia
Decydując się na pracę jako wirtualna asystentka, nie będziesz miała nad sobą szefa. Szefa, który do tej pory planował i myślał strategicznie, a Tobie przedstawiał tylko cząstkowe wyniki swojej pracy. Teraz Ty będziesz musiała zrobić to sama. Od dobrego planu będzie zależało Twoje powodzenie.
Potrzebujesz stworzyć strategię, która będzie działać i pomoże Ci utrzymać stały dopływ nowych Klientów. Nie przyjdzie do Ciebie kierownik i nie powie, jaki plan masz wykonać do końca kwartału czy roku. To Ty sama zaplanujesz swoje działania. Musisz przewidzieć, ile potrzebujesz zarobić by móc się potem utrzymać.
A to moja droga wcale nie jest takie proste. Stworzenie odpowiedniej strategii działań, która będzie zgodna z Tobą i przyciągnie odpowiednich Klientów do Twojego biznesu to sztuka. I niestety nie uczą tego w szkole. Tak, oczywiście w dzisiejszych czasach można, zarobić dobre pieniądze pracując zdalnie, ale zlecenia nie przyjdą do Ciebie same.
Jak zaplanujesz swój biznes na kolejny kwartał, czy rok?
3. Działania marketingowe
Jeśli do tej pory pracowałaś w biurze – pewnie do spraw marketingu był specjalny dział. I jeśli w tym dziale nie pracowałaś – o marketingu wiesz naprawdę niewiele. Ale gdy decydujesz się na karierę freelancerki – wirtualnej asystentki – sama musisz się tego marketingu nauczyć. Od podstaw będziesz budowała swoją markę wirtualnej asystentki. I uwaga – będziesz do tego potrzebowała sporo czasu. Takie rzeczy nie dzieją się w ciągu jednego dnia/ wieczoru. To systematycznie powtarzane działania są kluczem do sukcesu.
By pozyskać swoich idealnych Klientów będziesz potrzebowała pokazać, że jesteś, działasz, znasz się na tym co robisz. Przekonać ich do tego, że to Ty jesteś najlepszą osobą do wykonania tej, danej pracy. Pokazać potencjalnym Klientom, że znasz się na pracy, którą mogą Ci zlecić. Zdobywać rekomendacje od Klientów, którzy już z Tobą współpracowali.
Będziesz chciała budować społeczny dowód słuszności i zaufania, tym bardziej że działając jako WA Klienci nie mogą się z Tobą spotkać twarzą w twarz (chyba że działasz na rynku lokalnym, ale to temat na inny dzień). I tak naprawdę wyrabiają sobie o Tobie zdanie na odległość.
Dodatkowo musisz być sprytna, przewidywać trendy i być o jeden krok do przodu ze swoimi działaniami. Tylko wtedy masz pierwszeństwo w celowaniu w Twoich idealnych Klientów.
4. Milionyrozpraszaczy
Jeśli pracujesz w domu – wiesz o czym mówię – zawsze, ale to ZAWSZE znajdzie się coś, co może rozpraszać Twoją uwagę. Od domowników, przez różne prace domowe, nagłe wypadki, wyjazdy, przyjaciółki, kurierów, po sąsiadów, którzy (zwykle nieświadomie) postanowią zaburzyć Twój idealny porządek dnia.
Tutaj ktoś chce się o coś zapytać,
a to sąsiad przyszedł z osiedlową plotką, a to kurier zapuka
akurat w momencie Twojego stanu flow, w którym masz mega wenę do
pisania. A to Klient zadzwoni po jedną rzecz, a rozmawia z Tobą pół
godziny. A to pranie trzeba na dwór wywiesić, bo ładna pogoda,, a
to trzeba ściągnąć, bo pada. A to wstawić obiad, bo zaraz
wszyscy wygłodniali wpadną do domu, a to po dziecko pojechać do
żłobka. Ta lista nie ma końca.
Dlatego pomaga zmiana myślenia. Na: jestem w pracy i jestem w domu. (Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których nie można tak sobie wszystkiego rzucić i tak mega rozgraniczyć swoje życie.)
I silna wola do tego by opierać się
rozpraszaczom.
I samodyscyplina.
No i też dobry sen, bo człowiek niewyspany to człowiek nieproduktywny i zły 😉
5. Niezrozumienie innych
Praca z domu jest jeszcze ciągle
traktowana jako nie do końca prawdziwa praca. Inni ludzie, którzy
chodzą do “normalnej pracy” traktują nas tak trochę z
przymrużeniem oka i takim nie do końca poważnym spojrzeniem z
serii “taa jasne i jeszcze powiedz mi, że za to Ci płacą”.
Czasem człowiekowi może zrobić się przykro, kiedy ktoś znajomy
stwierdzi, że “a co to taka praca asystentka przez internet –
normalnej nie było?”
Ludzie boją się tego, czego nie
znają, a praca jako wirtualna asystentka w Polsce ciągle tak
naprawdę jest nowością. Mało osób kojarzy, że istnieją
wirtualne asystentki. Mało osób wie, że wirtualne asystentki mogą
pomóc w wielu kwestiach i wziąć na siebie tak naprawdę większość
działań administracyjno-organizacyjnych do wykonania w małej
firmie.
Dlatego też czasem trzeba mierzyć się z niezrozumieniem innych i edukować o tym, czym tak naprawdę jest praca zdalna.
6. Błędy
Pracując na swoim nie ma takiej opcji byś uniknęła popełniania błędów. Mniejszych czy większych. Takich, które można było przewidzieć, jak i takich, które spadną na Ciebie jak grom z jasnego nieba i nie będzie opcji, że mogłabyś, choć w najmniejszym stopniu się do nich przygotować. Tak po prostu jest. Czasem możesz popełnić błędy ze zwykłego zmęczenia czy niewyspania, zdarza się to najlepszym.
Co możesz więc zrobić? Oszacować ryzyko wystąpienia błędu i na wszelki wypadek stworzyć plan b, plan c i plan d Twoich działań. Tak, by zminimalizować ryzyko wystąpienia poważnych błędów zagrażających Twojej firmie.
Możesz również ubezpieczyć swoją firmę ubezpieczeniem OC, wtedy będziesz mogła spać spokojnie i w razie poważnych uchybień ubezpieczenie pokryje straty, które wyrządziłaś.
7. Samotność
Dopóki nie zaczniesz pracować w domu – będziesz
pewnie myślała, że samotność w pracy freelancera to tylko taki mit. Bo
przecież pracując w biurze / firmie często masz ochotę odciąć się od
wszystkich, zaszyć w kącie, najlepiej w domu i mieć w końcu święty
spokój.
Tylko to tak nie działa.
To znaczy działa – ale tylko na chwilę. Będąc pracownikiem – jesteś częścią społeczności i mimowolnie budujesz więź z innymi współpracownikami. Praca jako freelancerka pozbawia cię niejako tego elementu “społecznej przynależności”. Oczywiście masz Klientów, ale ta relacja klient – wirtualna asystentka jest na zupełnie innym poziomie. Dlatego część osób, które pracują jako freelancerzy skarży się na doskwierającą im samotność w biznesie. Szukają oni elementu tej społecznej przynależności wybierając: pracę “na mieście” (kawiarnie restauracje, centra coworkingowe), WA czasem dojeżdżają do Klienta i np. 2x w miesiącu pracują w firmie.
8. Brak uczciwości
Problem, który dotyczy chyba każdej
branży.
Zdarzają się potencjalni Klienci,
którzy przed rozpoczęciem współpracy mają tysiące pytań – Ty
tracisz swój czas na odpowiedzi, dajesz praktycznie gotowe
rozwiązania, a do współpracy nie dochodzi. Tak samo, gdy umawiasz
się na rozmowę z potencjalnym Klientem/Klientką, a nie odbierają
od Ciebie telefonów. Takie przykłady można mnożyć.
Czasem ludzie myślą, że skoro
działają przez internet – mogą sobie pozwolić na rzeczy, których
nie zrobiliby pracując offline.
Zaległe faktury, nie odpisywanie na
maile, cisza przez kilka miesięcy, a potem oczekiwanie wykonania
pracy w godzinach, które już dawno minęły itp.
Dlatego bardzo ważne jest byś pracując jako wirtualna asystentka nauczyła się ufać swojej intuicji. Jeśli coś w środku mówi Ci, że nie warto przystępować do danej współpracy – Najwidoczniej tak właśnie jest. Ignorowanie Twojego wewnętrznego głosu może skończyć się tym, że zabrniesz we współprace, które okażą się dla Ciebie złe pod każdym względem. Jeśli poświęcasz się tej pracy – rób to w zgodzie ze sobą.
Podsumowanie.
Praca jako wirtualna asystentka jest świetna, jednak musisz wiedzieć, że nie jest to praca idealna (bo takiej chyba nie ma) i ma też ciemniejszą stronę, a której rzadko się mówi. Oferuje dużą różnorodność, jeśli chodzi o branże, zadania, czy Klientów. I to jest w niej najlepsze 🙂
A jak to jest u Ciebie? CO jest brzydką prawdą w Twoim biznesie? Daj znać w komentarzu!
Dzisiaj skupimy się na tym, w jaki sposób możesz traktować swój biznes poważnie i profesjonalnie. Szczególnie wtedy, gdy pracujesz z domu i próbujesz pogodzić swoją pracę z domowymi obowiązkami. Wbrew pozorom nie jest to wcale takie łatwe.
Biznes na poważnie to temat WAŻNY w pracy WA. Wiem, że inni ludzie często nawet nieświadomie będą traktować Twój biznes wirtualnej asystentki „z przymrużeniem oka”. Mówiąc – to nie jest normalna praca, tylko siedzisz cały dzień na internecie i w sumie nie wiadomo czym się zajmujesz. By mieć godną pracę – trzeba do niej chodzić – wiadomo, najlepiej jeszcze do jakiego strasznego szefa, by cały bilans się zgadzał. Dlatego wiem, że pewnie czasem jest Ci ciężko przekonać innych (i siebie), że Twój biznes jest jak najbardziej prawdziwy i profesjonalny.
Oczywiście sama praca jako wirtualna asystentka na początku może być Twoim dodatkowym zajęciem, które wykonujesz “po godzinach”. I tak możesz je traktować. Jednak, jeśli myślisz o karierze jako wirtualna asystentka, to w pewnym momencie zauważysz w sobie zmianę i będziesz chciała przetransformować swoje dodatkowe zajęcie w pełnoprawny biznes.
W dzisiejszym wpisie przygotowałam dla Ciebie 10 wskazówek, które możesz zastosować, by traktować swój biznes bardziej profesjonalnie.
Dlaczego uważam ten temat za ciekawy i godny Twojej uwagi? Myślę, że chodzi tutaj o takie mentalne nastawienie do prowadzenia biznesu. Jeśli będziesz myślała o nim jak o dodatku, dodatkowej pracy w Twoim życiu – to właśnie tym i tylko tym będzie. Ale jeśli nawet taki dodatkowy, mały biznes Ty sama będziesz traktować jako zajęcie profesjonalne – inni ludzie również to dostrzegą i na pewno na Twoim horyzoncie pojawią się propozycje stałych współprac i lepszych zarobków.
Biznes na poważnie – wskazówki
1. Sporządź biznesplan.
Najgorszą rzeczą, jaką można zrobić sobie już na początku działalności to działać bez biznesplanu. No bo jak inaczej określić to, czym będziesz się zajmować? Rozpoczynanie biznesu na zasadzie “a jakoś to będzie” jest błędem. I szczerze? Beznadziejne rozwiązanie. Biznes wirtualnej asystentki to biznes. Fakt jesteś wsparciem, wykonujesz rzeczy asystenckie, często drobne lub o mniejszym znaczeniu strategicznym, ale sama również dbasz o swój biznes.
Często zakładanie biznesu jest bardzo ekscytujące. W końcu jesteś po tej drugiej stronie – rozpoczynasz coś nowego, coś swojego. Jednak bez biznes planu Twoje działania będą błądzeniem we mgle. Nie będziesz wiedziała co, dla kogo i jak chcesz robić, jak i gdzie sprzedawać swoje produkty, a także jakie są Twoje cele. Jeśli nie określisz, ile chcesz zarobić i w jaki sposób – nie zarobisz. Skąd weźmiesz środki na rozpoczęcie działalności? Zastanawiałaś się nad tym? Wiem, wiem dopiero zaczynasz i nie do końca wszystko przemyślałaś, ale to ważne – uwierz mi 🙂
Zachęcam Cię, byś taki biznesplan sobie rozpisała. Specjalnie dla Ciebie stworzyłam biznesplan – wystarczy, byś go pobrała i już dziś uzupełniła. Nie odkładaj tak ważnych spraw na kiedy indziej. Jeśli Ty nie zadbasz o Twój biznes – nikt inny tego nie zrobi.
2. Stwórz miejsce do pracy.
Jako wirtualna asystentka możesz pracować tak naprawdę wszędzie z laptopem na kolanach. Jeśli jednak stworzysz sobie stałe miejsce do pracy – będzie Ci się lepiej skupić na tym, co masz do zrobienia. Nie będziesz musiała za każdym razem rozkładać się z pracą, bo wszystko, czego będziesz potrzebowała, będzie pod ręką na Ciebie czekać.
Oczywiście wiem, że czasem ciężko jest wygospodarować osobny pokój, czy kąt do pracy, ale zawsze możesz zorganizować się w jednym miejscu w domu i tam i tylko tam trzymać swoje materiały do pracy. To zdecydowanie ułatwia działanie i pomaga zwiększyć produktywność.
3. Określ godzinypracy.
Jako wirtualne asystentki często pracujemy w różnych godzinach w ciągu dnia. Rano, w ciągu dnia, po południu, wieczorem, w nocy. I to jest ok – w końcu Ty, tak samo, jak ja mamy nieustalone godziny pracy. Ważne by praca została wykonana. Ale. Jest różnica między pracą w różnych godzinach a pozwoleniem Klientom na komunikację z Tobą w tak różnych godzinach. Nie rób tego, nie daj sobie wejść na głowę.
Określ swoje godziny pracy, dając jednocześnie znać Klientom, w jakich godzinach mogą się z Tobą komunikować. Ja np. W swoim biznesie mam ustalone godziny pracy od 8.30 do 14.30 i w tych i tylko tych godzinach odbieram telefony od Klientek, czy odpisuję na maile. Nie ma i nie powinno mieć znaczenia to, że np. co drugi dzień pracuję również od 20 – 22.30 nad rozwojem swojego biznesu i wtedy skupiam się na zadaniach związanych z rozwojem mojej marki.
Fakt, czasem, gdy Klientki potrzebują mojej pomocy również wieczorem czy po południu – nie mam problemu, by popracować i być dostępną w innych godzinach. Jest to zawsze jednak ustalone z góry, co najmniej kilka dni wcześniej wiem, że taka praca ma się wydarzyć.
Dodatkowo informację o godzinach pracy możesz podać w warunkach pracy, które dołączysz do umowy i przekażesz Klientowi. Tak, by była jasność, w jakich godzinach jesteś dostępna.
4. Załóż oddzielnekonto w banku.
Jako mały przedsiębiorca masz taką możliwość, by do pracy używać swojego prywatnego konta bankowego. Takie rozwiązanie ma swoje plusy i minusy. Natomiast jeśli chcesz stworzyć biznes na poważnie radziłabym utworzyć osobne konto w banku do działań firmowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz mogła oddzielić finanse osobiste od firmowych.
Na początku pracy jako wirtualna asystentka możesz z powodzeniem używać swojego prywatnego konta bankowego. W końcu wpływy z działalności jako WA są nieregularne i nie będziesz miała problemu z tym, by je opanować.
Jednak, gdy zaczniesz współpracę z większą ilością Klientów, którzy za Twoje usługi będą Ci płacić coraz to częściej – lepiej będzie CI do finansów firmowych założyć osobne konto w banku. W dzisiejszych czasach możesz nawet nie wychodzić z domu, tylko zrobić to przez internet. Nie szukaj więc wymówek i już dziś oddziel finanse firmowe od osobistych. Jeśli chcesz poważnie myśleć o swoim biznesie wirtualnej asystentki radziłabym utworzyć osobne konto w banku do działań firmowych.
Plus takiego działania?
Większa kontrola nad przepływem pieniędzy w Twojej firmie. Mając osobne konto w banku, możesz tworzyć sobie subkonta na inwestycje, opłaty itd. Łatwiej Ci będzie z takiego konta wypłacać sobie co miesiąc wynagrodzenie, gdy będziesz miała stałą ustaloną kwotę do wypłaty, a całą nadwyżkę zostawisz na koncie firmowym. Dzięki temu mając stałe dochody z działalności będziesz czuła się pewniej, a przede wszystkim zabezpieczasz się na “gorsze miesiące” (takie jak wakacje, gdy zdarza się mniej pracy, lub np. Twój urlop).
5. Śledź wpływy ikoszty.
Czy wiesz dokładnie ile zarobiłaś w zeszły kwartale? Albo w zeszłym roku? (Jeśli już wtedy prowadziłaś swój asystencki biznes) Czy śledzisz swoje wydatki i wiesz dokładnie co i ile miesięcznie Cię kosztuje? Czy wiesz, które miesiące w roku są tymi słabszymi, byś mogła się do nich przygotować i odłożyć pieniądze, by zachować płynność finansową?
Bardzo ważne jest, byś śledziła swoje wpływy i koszty. Dzięki temu będziesz bardziej świadoma swoich możliwości i będziesz miała większą kontrolę nad swoimi finansami. Może niektóre koszty można byłoby obciąć? Może w którymś miejscu udałoby Ci się zwiększyć dochody? Zastanów się nad tym.
Stwórz sobie rejestr wpływów i kosztów. Nie ważne czy będziesz go prowadziła zwykłym zeszycie, arkuszu w excelu, czy skorzystasz z aplikacji. Ważne abyś po prostu zaczęła to robić.
To bardzo ważny punkt. Twój biznes na poważnie nie zadziała i nie będziesz postrzegana jako profesjonalistka, jeśli nie zaczniesz podpisywać z Klientami umów o współpracę. Żyjemy w czasach, w których niestety, ale nie powinno się wykonywać żadnej pracy bez podkładki (w postaci podpisanej przez obie strony umowy o współpracy). I nie tylko umowy o współpracy. Ważne jest również umowa o poufności, a także umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (jeśli przetwarzasz, a większość WA przetwarza).
W umowie o współpracy zawrzyj wszystkie najważniejsze informacje dotyczące wykonania usługi. Jako załącznik do umowy możesz dołączyć dokument, w którym opisujesz Twoje warunki pracy. Do folderów z umowami załóż sobie zaszyfrowane foldery, przestrzegając zasad ochrony danych osobowych.
Dzięki podpisaniu z Klientami umów o współpracę zabezpieczasz swój czas i pieniądze. Pamiętaj o tym 🙂
7. Przestań pracować za darmo.
To bardzo ważny punkt – szczególnie dla osób, które są:
Za dobre – inni ludzie to widzą i wykorzystują,
Zbyt niepewne siebie i swoich umiejętności.
Nie rób zadań, których robić nie chcesz, tylko dlatego, że poprosi Ci o to “ktoś znajomy”,
Unikaj rekrutacji, w których trzeba wykonać x zadań testowych (chyba, że jest to osoba, którą znasz i u której naprawdę chciałabyś pracować),
Wyjdź z fazy – buduję portfolio i zacznij zarabiać na tym, co umiesz. (A umiesz na pewno.)
Jeśli natomiast na co dzień pracujesz na godziny – szanuj swój czas. Nie rób pustych przebiegów i notuj ile czasu zajęło Ci poszczególne zadanie. Możesz do tego używać różnych aplikacji (np.Toggl, Excel), możesz zapisywać swój czas pracy na kartce lub w moim planerze pomodoro 🙂
8. Zainwestuj w siebie.
Kiedy Ty się rozwijasz – rozwija się również Twój biznes. By nie stać w miejscu rozważ, czy nie potrzebowałabyś wsparcia coacha biznesu, czy mentora, który to pomoże Ci rozwijać siebie. Często wsparcie osoby, która ma doświadczenie w pracy z właścicielami biznesów jest bezcenne. Dzięki pracy z mentorem możesz szybciej i lepiej wypracować sobie to, do czego sama dążyłabyś przez lata.
9. Zainwestuj w swój biznes.
Postaw na rozwój swojego biznesu. Zastanów się nad tym, jak Twój biznes na poważnie ma wyglądać za kilka lat. Czy są na rynku dostępne kursy i szkolenia, które pomogą Ci szybciej osiągnąć upragnione cele? Jeśli są – skorzystaj z nich. Nie próbuj wszystkiego sama – korzystaj z pomocy osób, które są już kilka kroków od Ciebie.
10. Mów o tym, co robisz.
Choć dla Ciebie może wydawać się to dziwne – ludzie wokół Ciebie nie wiedzą, czym się zajmujesz. Dlatego ważne jest to, byś mówiła innym co dokładnie robisz jako WA. Często w branżach usługowych (a taką jest wirtualna asysta) Klienci przychodzą z polecenia. Bo w dobrym momencie powiedziałaś komuś, czym się zajmujesz, a ta osoba przekazała wieści dalej. Nie wiem, czy wiesz, ale np. Na angielskim rynku wirtualnych asystentek spora część z nich pracuje, na lokalnym rynku, a były pracodawca jest również często pierwszym Klientem nowej WA. A to wszystko dzięki temu, że wirtualne asystentki mówią, czym się zajmują i co robią na co dzień.
Podsumowanie
Wiem, że takie małe działania być może nie przełożą się już jutro na Twoje mega wielkie zarobki. Jednak są to kroki, które pomogą Twojej głowie zmienić nastawienie z: mój biznes to “tylko praca po godzinach” na “mój biznes jest tym na poważnie”. Czasem wystarczy zmienić myślenie, by pewne rzeczy zaczęły się dziać niezależnie od nas.
Mam nadzieję, że docenisz te małe kroki i wprowadzisz je do swojego biznesu. Na początek wybierz 3 z nich i umów się z sobą, że wykonasz je w ciągu kolejnego miesiąca. Koniecznie dopisz do nich daty wykonania – inaczej ciężko Ci będzie wypełnić zobowiązania!
P.S. Co myślisz o mojej liście? Czy dodałabyś do niej jeszcze jakiś punkt, dzięki któremu zaczęłabyś traktować swój biznes wirtualnej asystentki na poważnie?
Dziś ma dla Ciebie temat, który chciałam poruszyć na ostatnim live, jednak z powodów technicznych (niewyspanej i płaczącej dwulatki) musiałam odwołać. Jak to jest z tą pracą wirtualnej asystentki? Czy spędzam przed komputerem cały dzień? Czy można pogodzić pracę wirtualnej asystentki z rodzinnym życiem?
Dziś opowiem Ci o tym:
✨ jak wyglądał mój dzień pracy na początku mojej drogi jako wa,
✨ czy mam swoje poranne i wieczorne rytuały i czy pomagają mi w
pracy,
✨ jak dziś wygląda mój rozkład dnia.
1.Jak wyglądał mój dzień pracy na początku mojej drogi jako wa?
Kiedy zaczynałam swój biznes wirtualnej asystentki miałam bardzo jasno określony cel-by przez ok. pierwszy rok mojej działalności pracować przez pół etatu i miesięcznie zarabiać właśnie tyle ile zarobiłabym pracując ok. 20 godz. tygodniowo. Mój plan dnia znacząco różnił się od tego, jak wygląda teraz z dwóch powodów: – mieszkałam za granicą, – moje dziecko nie chodziło do żłobka.
Czas pracy i odpoczynku w ciągu dnia był podyktowany przez moją córeczkę i to pod nią dostosowywałam swoje godziny pracy. Miałyśmy taki fajny, plastikowy kojec, a w nim królestwo zabawek wszelkiej maści. Dzięki temu, że był on zamontowany w salonie-mogłam pracować w obok niej bawiącej się. Zwykle do południa były to 2- 3 bloki pracy (20 minut mojej pracy, podczas której ona się bawiła, a potem kolejne 20 minut, w których spędzałyśmy czas razem). Nie był to układ idealny, ale u nas się sprawdzał. Potem do pracy siadałam znów po południu, kiedy mała spędzała czas z tatą, lub wieczorem, gdy już spała.
Dla mnie taka wytężona praca wieczorami czy w nocy była jak najbardziej w porządku, bo jestem osobą, która lubi wieczorną ciszę i spokój płynący z tego, że wszyscy już śpią. (Zresztą mam tak do dziś, o czym za chwilę Ci opowiem). Więc zwykle taki standardowy czas mojej pracy to było ok. 1.5 godz. w ciągu dnia, a potem wieczorem 2-3 godzin. Oprócz samej pracy uczyłam się również wiele dodatkowych rzeczy, więc dwa-trzy dni w tygodniu pracowałam również nad rozwojem swojego biznesu, marketingiem, pozyskiwaniem nowych Klientów itp.
W miarę upływu czasu mój biznes kształtował się w bardziej określony sposób. Planowałam zadania tak, by zbierać je w grupy i określone czynności wykonywać w jednym ciągu pracy. Potem zaczęłam zaczęłam grupować zadania w określone dni tygodnia, więc cały proces był bardziej uporządkowany. Z racji tego, że pracowałam mniej-miałam też mniej Klientów i mogłam w sposób bardziej elastyczny podejść do sposobu wykonywania zadań.
2.Czy mam swoje poranne i wieczorne rytuały i czy pomagają mi w pracy?
Po pewnym czasie pracy jako wirtualna asystentka zaczęłam do swojego dnia wprowadzać nawyki, które pozwoliły mi w jeszcze lepszy sposób uporządkować mój dzień. To były stałe elementy dnia, takie moje rytuały, dzięki którym byłam lepiej zorganizowana. Bardzo zależało mi na tym, by świadomie zmienić niektóre z nich, sprawdzić, jak mój organizm się do nich dostosuje.
Przez to, że moja praca kręciła się głównie wokół życia domowego, ważne dla mnie byłobym miała swoje punkty odniesienia. Więcej o moich porannych i wieczornych rytuałach możesz poczytać w tym wpisie. A dziś trochę się zmieniło i przygotowałam dla Ciebie listę moich obecnych rytuałów.
3.Jakie rytuały praktykuję teraz?
Wieczorne rytuały
Sprzątanie kuchni + ogarnianie mieszkania
Staram się, by po całym dniu pracy i zabawy mieszkanie było w stanie względnego porządku (bez przesady, ale czysto). Brak naczyń w zlewie czyta podłoga, uporządkowane zabawki i ogólny ład 😉 Wtedy na spokojnie mogę iść spać, wiedząc, że zacznę poranek w fajne przestrzeni. Jedna z moich Klientek mówi, że porządek w domu to porządek w duszy i ja się tego trzymam 🙂
Planowanie i przygotowywanie posiłków
Lubię planować posiłki i wiedzieć, co będę jadła kilka dni do przodu. Po pierwsze-to bardziej oszczędne podejście do kwestii żywienia ogólnie (bez planów najczęściej kończy się jedzeniem na mieście). Po drugie dzięki planowaniu posiłków-oszczędzam sporo czasu w ciągu tygodnia. Nie muszę biegać co chwilę do sklepu, bo zakupy robię raz na kilka dni i wszystko, co potrzebne mam pod ręką. I najważniejsze-nie muszę się zastanawiać, co zrobić na obiad 😉 To, co mogę przygotować dzień wcześniej-robię wieczorem. Śniadanie, czy II śniadanie często mam przygotowane dnia poprzedniego, dzięki czemu nie muszę tego robić na bieżąco. Obiad gotuję “po pracy” więc też nie muszę rozpraszać się w środku pracy.
Przygotowanie ubrań
To dla mnie mega ułatwienie. Poranek nie jest moim najmocniejszym punktem w ciągu dnia, dlatego ułatwiam sobie go jak mogę. Dzięki temu, że przygotowuję nam ubrania dzień wcześniej-mam z głowy zastanawianie się co ubrać 🙂
Planowanie następnego dnia pracy
Poniżej przeczytasz, jak obecnie wygląda mój dzień pracy, więc lepiej zrozumiesz jak działam. Wieczorem ważne jest dla mnie, by napisać / zmodyfikować sobie listę zadań i zrobić kilka małych zdań, które normalnie wykonałabym rano. Dzięki temu mam spokojną głowę i jestem o krok do przodu w działaniach.
Czytanie przed snem
Kocham czytać i te choćby kilka stron przed snem są dla mnie świętością. Dzięki lekturze mogę się oderwać od pracy i zanurzyć w inny świat. Czasem żałuję, że jest to tylko kilka stron, bo mogłabym czytać do oporu. W każdych okolicznościach przyrody 😉
Poranne rytuały
Wstawanie bez drzemki (tutaj nic się nie zmieniło)
Kiedyś używałam drzemek do oporu, dziś już tego nie robię. Mam nastawiony budzik na konkretną godzinę, ale praktycznie zawsze udaje mi się obudzić przed nim. Mam to szczęście, że pracuję w domu i nie muszę zrywać się skoro świt, dlatego wstawanie jest dla mnie przyjemnością. Nawet w poniedziałkowy poranek.
Kiedy miałam takie okresy, w których ciężko było mi wstać – stosowałam technikę mojego taty – od razu po przebudzeniu wstawałam na równe nogi. Wiem, dosyć hardcorowa metoda – ale najważniejsze – działała.
Śniadanie + szykowanie do żłobka + chwila dla siebie.
Od kiedy moje dziecko chodzi do żłobka jestem szczęśliwą matką 😉 Ta kilkugodzinna rozłąka działa dobrze na naszą relację plus jest dla mnie ważna, by zachować równowagę między życiem rodzinnym a pracą. Dlatego poranki są dla nas-na zbudowanie fajnej więzi. Jemy razem śniadanie, ubieramy się, robimy poranną toaletę, a potem odprowadzam ją do żłobka. Kiedy zostaję w domu sama, mam chwilę na oddech i zabieram się do pracy.
Wylogowanie się
W zależności od dnia czasem ciężko przychodzi mi wylogowanie się (ogólnie z internetu), ale staram się to robić, by nie zakłócać sobie pracy, nie rozpraszać się i zrobić jak najwięcej mogę. W pracy jako wirtualna asystentka jest to dosyć trudne, bo jednak część mojej pracy to są media społecznościowe. Jeśli chodzi o produktywność nie ma magicznej różdżki, ale zawsze można sprawić, że pokus na chwilowe oderwanie się od pracy jest mniej.
Jednocześnie jestem dla siebie bardziej łagodna-jeśli mam gorszy dzień-odpuszczam sobie i daję sobie prawo do niechcenia. Nie ma w tym nic złego, jeśli raz na jakiś czas oderwę się od schematu (byle nie za często).
4. Jak dziś wygląda mój rozkład dnia?
Zazwyczaj mój dzień pracy zaczyna się dzień wcześniej wieczorem. Jestem
osobą, która bardzo lubi pracować, gdy inni już śpią. Wtedy włącza się
mój flow, czyli taki mega
stan skupienia i dużej produktywności. (Tak przy okazji powiem Ci, że
przez lata próbowałam z tym walczyć, wstawać skoro świt i wykonywać
wszystkie zadania z rana, ale to w moim przypadku zupełnie się nie
sprawdziło, byłam wiecznie niewyspana, niezadowolona i to był duży
błąd).
Dzień wcześniej ok. 1-2 godziny pracuję i wykonuje
zadania, które normalnie miałabym zrobić na rano. Ustawiam wysyłkę maili
na 8.00 i automatyzuję to, co się da. Dzięki temu mam zabezpieczony
poranek i nie muszę martwić się tym, że będę musiała gonić za zadaniami.
Wstaję między 8 a 9 szykuje dziecko do żłobka,
jem śniadanie, przez kilka minut pozytywnie nastrajam się do działania i
ok. 10.00 – 10.30 zabieram się do pracy. Listę z zadaniami mam
przygotowaną już poprzedniego dnia więc po prostu wpadam w wir zadań. W
zależności od dnia pracuję albo w blokach czasowych, albo w blokach
zadaniowych, zwykle tak do godziny 14.30 – 15.00. Spotkania z Klientkami
planuję na jeden dzień w tygodniu, wtedy kilka godzin mam zarezerwowane
na rozmowy.
Ok. 15.00 moje dziecko wraca ze żłobka, więc kończę pracę i zaczyna się życie domowe 😉 Do pracy siadam gdzieś po 22, by zaplanować następny dzień i zrobić zadania na rano. Przez weekendy raczej nie pracuję, chyba że nie wyrobię się z zadaniami w tygodniu, to owszem wtedy siadam. Ale to jak Młoda śpi lub nie ma jej w domu.
Mam kilka reguł, które trzymają mnie w ryzach jeśli chodzi o pracę w domu:
nie gotuję obiadów (robię to po pracy czyli po 15),
nie sprzątam (to robię wieczorem),
jeśli jest ładna pogoda wstawiam pranie, (ale nie jakoś mega dużo by nie odrywać się zbytnio od pracy),
nie włączam youtuba, Faccebooka i Insta – chyba, że potrzebne są mi do pracy,
telefon mam wyciszony i w razie potrzeby po prostu oddzwaniam.
Dzięki temu mogę naprawdę zrobić dużo i przez weekend odetchnąć i naładować baterie.
Podsumowanie
Jak widzisz mój system pracy jest dosyć specyficzny,
dlatego, że oparłam go o swoje mocne strony (czyli pracę wieczorną,
podczas której nikt mi nie przeszkadza i mogę włączyć swoje flow). Moim
zdaniem też o to chodzi, gdy pracujesz dla siebie. Rób to tak, by
współgrało z Tobą i Twoim stylem życia.
Jeśli jesteś rannym
ptaszkiem i lubisz wstawać o 5 rano-czemu nie? Może właśnie wtedy
będziesz w stanie wykonać swoją pracę na fali produktywności. Przecież
nikt nie każe Ci siedzieć przed komputerem od 8 do 16.
Jeśli
jesteś swoim własnym szefem-możesz wykorzystać przewagę, jaką daje Ci
własna działalność i dostosować pracę do swojego rytmu dnia. Tak, byś
czuła się spełniona zawodowo i odczuwała satysfakcję z życia.
The form you have selected does not exist.
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
