planowanie | Blog - Kasia Borkowska

12 wskazówek do lepszego planowania działań jako wirtualna asystentka

utworzone przez Kasia | sty 23, 2020 | Zostań WA

Koniec stycznia, to taki czas w roku, kiedy z jednej strony masz zaplanowane działania na kolejne miesiące, ale już zaczynasz się lekko rozleniwiać, by je wszystkie wykonać. Bo przecież masz jeszcze tyyyle czasu do końca roku, prawda?

Jak pozostać na dobrym torze i lepiej zaplanować swoje działania jako wirtualna asystentka? Przedstawiam Ci moje wskazówki. Udanej lektury.

1. Grupuj podobne zadania

Kiedy masz do wykonania kilka zadań z podobnej kategorii, warto jest, abyś połączyła je razem i wykonała w ciągu jednego bloku czasowego. Jeżeli na przykład masz do stworzenia kilka rzeczy graficznych dla swoich klientów, to zaplanuj wykonanie ich w jednym ciągu. Konkretnego dnia zablokowała sobie w kalendarzu, powiedzmy jedną, dwie godziny na wykonanie tych zadań i w ciągu tego czasu skupiła się tylko i wyłącznie na nich. Nie odpowiadasz wtedy na wiadomości, nie sprawdzasz skrzynki mailowej. Jedno flow na jedną kategorię zadań.

Podam ci przykład: w tygodniu mam do zrobienia cztery plansze Insta Stories, trzy grafiki do wpisu na blog, i 20 pinów na Pinterest dla klientki. Aby nie robić codziennie tych rzeczy i nie przełączyć swojego mózgu w tryb bardziej kreatywny, oznaczę wykonanie tych zadań w kalendarzu w ciągu jednego dnia. Zaznaczam sobie dzień, w którym będę jej robić i następnie robię wszystkie po kolei. Dzięki temu mój mózg nie musi się przełączać między zadaniami kreatywnymi a zadaniami technicznymi i mogę w ten sposób szybciej zrobić te zadania. Nie muszę się przełączać między programami, mam wszystko w jednym miejscu.

Mogę pracować w swoim trybie flow, w którym wchodzę w 100% skupieniu tylko na tworzeniu graficznych rzeczy. Działając w taki sposób, idzie mi to znacznie szybciej.

2. Zaplanuj z wyprzedzeniem

Jakiś czas temu, kiedy pracowałam jeszcze w angielskiej korporacji, mieliśmy zawsze piątkowy rytuał. Kończyliśmy swoją pracę o 16:00, a godzinę wcześniej, o 15:00 przestawałam już cokolwiek robić i zastanawiałam się co będę musiała zrobić w kolejnym tygodniu. Ja, mój manager Sam i jeszcze jedna asystentka wyciągaliśmy swoje kalendarze i najpierw razem przez 10 minut zastanawialiśmy się co będziemy w danym tygodniu robić, co będzie najważniejsze. Potem każdy z nas osobno ustalał co będzie do zrobienia.

Mimo tego, że już tam nie pracuję, staram się działać w ten sam sposób. Mam zaplanowane czwartki i piątki na spotkania z klientami po to, aby ustalić, co robimy w kolejnym tygodniu. Dzięki temu mogę szczegółowo zaplanować swoje działania.

W każdy piątek po południu gdzieś o godzinie 16:00 kiedy już kończę swoją pracę, wyciągam sobie kalendarz, notes i sprawdzam rzeczy, które mam do zrobienia od poszczególnych klientów. Następnie wpisuje sobie je do wykonania na następny tydzień i dodatkowo od razu blokuje te godziny w kalendarzu, aby dokładne wiedzieć, co mam zrobić i by nie było jakiś niepotrzebnych luk w pracy. Bardzo ci polecam takie działanie. Oczywiście wtedy też w każdym dniu wieczorem wykreślam zadania ze swojej listy i sprawdzam na bieżąco, co zostało wykonane, a czego nie zrobiłam.

3. Zaznacz w kalendarzu czas na dla siebie (self-care)

Jeśli jesteś osobą, która dużo czasu spędza na pracę dla innych osób, może być Ci czasem ciężko znaleźć czas, by zadbać o siebie. By znaleźć czas na self-care, warto ten czas zaplanować wcześniej i wpisać go do kalendarza. Np. godzinę w tygodniu tylko i wyłącznie na własne przyjemności. Na rzeczy, które zawsze chcesz zrobić, a nigdy nie masz na nie czasu. Takim fajnym patentem na to jest po prostu zaznaczyć sobie te godziny w kalendarzu i koniec. Ja korzystam z kalendarza Google, który jest podłączony do mojego telefonu więc mam wszystko w jednym miejscu. I w tym kalendarzu po prostu zaznaczam sobie czas, w którym mnie nie ma i nikt nie może się do mnie dodzwonić, nikt nie może czegoś ode mnie chcieć, bo to jest mój czas w tygodniu, który poświęcam tylko dla siebie. Długo mi to zajęło, ale w końcu nauczyłam się dobrej dla mojej głowy rzeczy: świat się nagle nie zatrzyma, jeśli przez godzinę Cię w nim nie będzie. I rzeczywiście jeżeli robię inne rzeczy, a przychodzi czas na self-care – wyłączam wszystko, pozostawiam wszystko inne i skupiam się na sobie.

4. Skup się na swoich działaniach

Jeżeli chcesz osiągać więcej i chcesz dobrze wykorzystać swój czas pracy, czy w ogóle swój czas to fajnie jest, kiedy skupisz się na tym konkretnym działaniu w danym momencie. To znaczy, kiedy masz coś zrobić, odrzucasz wszystkie inne rzeczy i rzeczywiście skupiasz się w 100% na tym, co w danej chwili ma zostać wykonane Ja wiem, że to jest ciężko zrobić, ponieważ żyjemy w czasach, w których jesteśmy przebodźcowane i przytłoczone tak ogromną ilością informacji, że często spod czachy nam dymi.

Ja często czuję się przytłoczona ogromną dozą informacji i z tego powodu, mimo tego, że pracuję przez internet (i teoretycznie) jestem online, bardzo rzadko czytam wiadomości i w ogóle bardzo mało wiem o tym, co się dzieje na świecie. Również mało korzystam z mediów społecznościowych. Myślę, że to jest taki plus i minus tej pracy, że dla rozrywki nie korzystam z mediów społecznościowych wcale, wolę robić coś innego. Jeżeli muszę korzystać z nich dla pracy, no to jest to naprawdę tylko wyłącznie dla pracy, bo ilość informacji, która tam zalewa mnie dziennie jest jest dla mnie zbyt duża ja się czuję po prostu źle. Wolę wtedy wykorzystać ten czas na inne działania, a nie zauważyłam tego by w jakiś znaczący sposób moje mniejsze zaangażowanie w mediach społecznościowych wpłynęło w jakikolwiek inny sposób na mój biznes.

Wracamy do naszego podpunktu, czyli skupienie. Podczas danej pracy skup się maksymalnie na osiągnięciu celu, który jest przed tobą. Na tych zadaniach, które masz do wykonania w tej danej chwili. Nie daj się rozpraszaczom. Skupi się i działaj, myśląc o tym, co w danej chwili robisz. Wyrób nawyk zostawiania telefonu w innym pokoju, gdy pracujesz, lub włączania go w tryb samolotowy, byś uniknęła sytuacji, że tutaj robisz zadanie, a myślisz sobie o tym co będziesz jadła za trzy godziny, albo gdzie pójdziesz dzisiaj wieczorem. Wtedy to jest bez sensu. Robisz to co robisz, masz oczyszczony umysł i wtedy wszystko szybciej Ci pójdzie.

Lepsza efektywność w pracy, czyli 17 wskazówek jak pracować skuteczniej na co dzień

5. Zrezygnuj z czegoś

Potrzebujesz czasem zrezygnować z jakiejś rzeczy, aby móc sobie dać przestrzeń na wykonanie fajnych działań, na osiąganie swoich celów, na stawanie się jak najlepszą wersją samej siebie. To też nie jest tak, że rezygnowanie przychodzi łatwo. O nie, tak dobrze to nie ma. Po pierwsze nie masz w swoim życiu czasu, który jest rozciągnięty z gumy i właśnie przez to musisz wybierać Jeżeli wybierzesz zbyt dużo rzeczy, które chcesz zrobić, które chcesz osiągnąć, to nie ma takiej możliwości, żeby zrobić wszystko. Po drugie, nie jesteś w stanie wykonać wielu rzeczy z takim samym zaangażowaniem, z taką samą dokładnością i precyzją.

Czasem, aby zrobić sobie przestrzeń dla rzeczy, które mogą nadejść, z pewnych spraw musisz zrezygnować. I wiem, że powtarzam słowo musisz, ale musisz (po prostu musisz) pamiętać o tym, aby rezygnować rzeczy, których koszt energetyczny jest dla Ciebie zbyt wielki. Miałam na początku swojej pracy jako WA bardzo fajną klientkę, ale obciążenie psychiczne, jakie było dodane do naszej współpracy było tak ogromne, że w pewnym momencie musiałam zrezygnować. Nie dawałam po prostu rady zajmować się zadaniami i analizować wszystkie dodatkowe sprawy, którymi mnie obciążała.

Czasem trzeba zrezygnować z ważnych rzeczy na rzecz innych równie ważnych spraw. Jeżeli na przykład chcesz rozwijać swój biznes, ale masz dzienną pracę i musisz robić to po godzinach, to musisz zrezygnować z czegoś. Tak, czasem trzeba zrezygnować się z wychodzenia ze znajomymi po to, aby zająć się rozkręcaniem w swojego biznesu. Trzeba zrezygnować z oglądania Netflixa po to, żeby zająć się swoim biznesem. Tak, czasem trzeba zrezygnować z jednych spraw, by osiągnąć swój wymarzony cel.

Musisz pamiętać, że nic nie jest tak naprawdę za darmo, a Twój czas ma ogromną wartość właśnie przez to, że masz ograniczoną jego ilość do wykorzystania na tym świecie.

6. Zrób wizualizację

Zrób sobie wizualizację, zastanów się i pomyśl nad tym, jak osiągnięcie Twojego celu wpłynie na Twoje życie i jak ty będziesz się czuć kiedy osiągniesz swój cel. To jest ćwiczenie, którego nauczyłam się podczas lektury książki “12-tygodniowy rok”. Wyobrażenie i atrakcyjna wizja przyszłości jest takim bardzo ważnym czynnikiem do tego, aby przestawić się na myślenie w ujęciu 12 tygodniowym. (Uwierz mi ciężko, jeśli przez całe życie planowałaś rocznie, skupić się i na maksa wykorzystać do cna 12 tygodni pracy). Jednym z najważniejszych ćwiczeń jest stworzenie takiej wizji przyszłości, które będzie tak wspaniałą wizją, że nie zrealizowanie zadań, które do tej wizji Cię przybliżą będzie miało na Ciebie negatywny wpływ. Bardzo mocno wciągnięcie w tę wizję przyszłości ma działać na Ciebie tak, aby niedoświadczenie tej wizji na co dzień było odpowiednim motywatorem do tego, by do tej wizji dążyć

Myślę, że to jest to fajne ćwiczenie, które można sobie też robić w ujęciu mniejszym, w ujęciu nawet z tygodnia na tydzień, po to, by łatwiej osiągnąć wymarzony cel. Zawsze możesz na chwilę usiąść, zatrzymać się i zastanowić nad tym, co jest najważniejsze. Powiedz sobie mam dzisiaj x zadań do zrobienia, niektóre z nich są cięższe, niektóre są lżejsze i odpowiedz sobie na pytanie: jak ja będę się czuła kiedy zrobię te zadania. Czy będziesz odczuwać satysfakcję z wykonane z wykonanych zadań? Jeśli tak, to znaczy, że jesteś na właściwej drodze.

7. Stwórz swoją poranną i wieczorną rutynę

W rutynowym działaniu chodzi o to, byś miała kilka powtarzalnych zadań, które robisz na co dzień, na przykład na samym początku dnia i wieczorem przed pójściem spać. To wszystko po to, aby Twój dzień był bardziej usystematyzowany, aby w Twoim dniu było wiadomo co dokładnie robisz. Dlaczego o tym mówię? Rutyna, to tak naprawdę dobra rzecz (czy to w życiu, czy w biznesie). Wypracowane rytuały są naprawdę magiczną sprawą, dlatego że dzięki nim od razu wchodzisz w tryb pracy. Od razu wchodzisz w znajomy rytm zadań i pracy. Możesz sobie powiedzieć: ok to jest mój dzień na działanie, w tym i tym dniu robię takie i takie rzeczy. Wtedy jest po prostu łatwiej.

Jeżeli nie działasz według rutyny, jeżeli wszystkie Twoje działania będziesz wykonywać bez rutyny i nawyków, to Twoje działania mogą być bardziej chaotyczne. Myślę, że rutyna jest takim cichym, dobrym przyjacielem planowania i osiągania celów, ale także takiego spokojnego normalnego dobrego trybu życia, który ja bardzo lubię i w który ja wierzę mocno. Bardzo lubię swoją rutynę. Lubię wstać, wykonać bez większego namysłu kilka rzeczy, które robię codziennie rano: przygotować sobie śniadanie, na spokojnie wypić kawę, przez chwilę zastanowić się nad tym, jak będzie wyglądał dzisiejszy dzień. Potem wyszykować moje dziecko do przedszkola, a po powrocie usiąść do pracy i rzucić się w wir zadań zaplanowanych na dany dzień. Tak samo wieczorem. Lubię podsumować to, co się wydarzyło, policzyć czas pracy, ile zarobiłam w danym dniu, następnie zapisać rzeczy do wykonania na kolejny dzień, usiąść chwilę z książką i poczytać. Polecam.

8. Patrz realistycznie

Wiem, że jesteś superbohaterką, masz nadzwyczajne siły i moc przerobową nie z tej ziemi. Ale. Musisz patrzeć realistycznie na to, co jesteś w stanie wykonać danego dnia. Ja wiem, że Ci się wydaje, że jesteś boginią, że jesteś Super Girl że możesz wszystko. Założę się, że czasem myślisz, że po prostu Twoja dobra rozciągnie się jak z gumy. Jasne, wszystko da się zrobić, z tym że nie nie bierzesz pod uwagę: nieprzewidywalnych zdarzeń, sytuacji awaryjnych czy nawet swojego stanu zdrowia (a również Twojego dnia cyklu). A jednak to jest również bardzo ważne, ponieważ wpływa na Twoją codzienną pracę.

Czasem warto jest spojrzeć realistycznie na to, w jaki sposób działasz i czy tak przypadkiem nie bierzesz na siebie za dużo. Patrz realistycznie na zasoby, które masz w tej chwili i na poziom swojej energii do pracy, bo to jest równie ważne. Zmęczona czy niewyspana za wiele nie zdziałasz.

Zorganizuj swój mały biznes w 10 krokach

9. Zacznij od nowa jeśli odpuścisz

Z planowaniem jest trochę tak, jak z przejściem na dietę. Masz zapał, masz motywację, działasz jak rozpędzona rakieta do pierwszego momentu słabości. Jednak po jakimś czasie coś nie klika, Ty się wkurzasz i rzucasz planowanie w kąt. Tylko po to, by powiedzieć sobie, że to całe planowanie nie jest dla Ciebie.

Miałam taki problem, kiedy kilka lat temu postanowiłam sobie, że zrobię coś dla siebie i zacznę regularnie ćwiczyć. Przez jakiś czas to działało bardzo dobrze, miałam motywację, chodziłam na ćwiczenia, kręciłam hula-hop i wszystko było ok. Jednak przyszedł taki dzień, w którym już mi się nie chciało. Może to był dzień, w którym byłam bardziej zmęczona, miałam mniej energii, gorszy dzień po prostu. Potem mówiłam sobie ok dziś mam gorszy dzień odpuszczam, jutro może będę mogła z powrotem działać, ale nigdy mi się to nie udawało. Przychodził kolejny dzień i kolejny a moja motywacja wygasła. Co raz było odpuszczone, potem już nie wróciło. Dopiero po jakimś czasie i przy kolejnym podejściu uświadomiłam sobie coś bardzo ważnego. Nie mogę się zadręczać przeciwnościami, tylko normalnie kolejnego dnia zacznę od wykonania planu. Trochę tak, jakby nic się nie stało. I wiesz co? Ten plan podziałał! Zaznaczyłam złe dni, a potem w kolejnych działam dalej wg planu.

Ty również możesz przyjąć taką taktykę. Jak cały misterny plan idzie w cholerę, to warto się czasem zatrzymać, zresetować system i wrócić do dalszego działania. Bez fajerwerków. Bez wielkich porażek. Po prostu następnego dnia wstać i robić swoje. Ważne jest, byś się nie zadręczała, tylko działała. Małymi krokami do przodu.

10. Wyznacz priorytet działania

Nie wiem, czy o tym wiedziałaś, ale słowo priorytet występowało tylko i wyłącznie w liczbie pojedynczej, dopiero z biegiem czasu ludzie wymyślili priorytety – w liczbie mnogiej. To dało nam trochę złudne wrażenie, że możemy się skupić na wielu rzeczach jednocześnie i jednocześnie osiągać z nich kliku wspaniałe wyniki.

Najlepiej byłoby nam wszystkim pracować w zgodzie ze swoimi wartościami i standardami, mieć samych cudownych klientów, dla których praca to sama przyjemność. Ale zdarza się w tej pracy czasem tak, że jesteś uzależniona od klientów i jeśli ich praca stoi, to Twoja także. Może więc mieć miejsce sytuacja, w której jednego dnia masz luźno, a kolejne kilka jesteś obładowana zadaniami i nie wiesz nawet, za co się zabrać. Wiem, że nie jest popularnie o tym mówić. Fajnie byłoby mieć tylko 3 plany na dzień zrobić je i być szczęśliwym człowiekiem, ale nie da się tak czasem. Dlatego musisz nauczyć się wyznaczać te najważniejsze w danym momencie działania.

Ja często korzystam w takich chwilach z macierzy Eisenhowera. Więcej informacji znajdziesz tutaj: The Eisenhower Matrix, a ja przedstawię Ci uproszczoną wersję działań. Możesz określić swój priorytet wg ważności i pilności wykonania poszczególnych zadań. Swoją listę to-do możesz podzielić na cztery obszary:

ważne i pilne, to wszystkie zadania, które wymagają Twojej uwagi w pierwszej kolejności. Jakie o zadania? Takie, których niewykonanie będzie miało negatywny wpływ na Twoją pracę/ biznes/życie rodzinne.
ważne i niepilne, to wszystkie zadania, które zaplanujesz z wyprzedzeniem, zanim staną się pilne. Są to zadania, które zaplanowałaś już wcześniej i ich wykonanie idzie swoim rytmem.
pilne i nieważne, to zadania, które trzeba wykonać, jednak nie muszą być one zrobione bezpośrednio przez Ciebie. To są właśnie zadania, które większość osób deleguje wirtualnym asystentkom. Zadania ważne dla biznesu, ale takie, których właściciel biznesu sam nie musi wykonywać.
niepilne i nieważne, te zadania, to tzw. pożeracze czasu. Nie są nam ani potrzebne do wykonania, ani w żaden sposób nie przybliżają nas do osiągnięcia celów, a w dużej mierze są często zwykłymi rozpraszaczami.

Kiedy w ten sposób zaczniesz patrzeć na swoje planowanie na początku będzie Ci ciężko określic, które zadania są ważniejsze od innych. Spokojnie, do tego potrzeba wprawy, po czasie oznaczanie wykonania zadań wg pilności i ważności będzie przychodziło Ci lekko i dzięki temu będziesz w stanie zrobić rzeczy, które są dla Ciebie najważniejsze.

11. Modyfikuj plany w trakcie działania

Przyjmij taką postawę, w której jesteś otwarta na zmianę. Lekka modyfikacja działania może przynieść naprawdę świetne efekty. Kiedy otworzysz się na możliwość korygowania swojej ścieżki, będzie ci łatwiej obrać inny kierunek, jeżeli coś nie pójdzie zgodnie z planem. Czasem zdarza się, że działasz, działasz a po pewnym czasie osiągnięcie danego celu nie jest już najważniejsze. Coś się zmienia i już dalej tego nie czujesz, lub oświeca Cię, że pewnych rzeczy nie chcesz już robić. Dzięki otwarciu na modyfikację działań zostawiasz sobie furtkę do lepszego planowania i osiągania celów. Pamiętaj: zawsze możesz sobie pozwolić na to, aby zmienić swoje zdanie, w trakcie dążenia do określonego celu i to nie jest nic złego. To nie jest przyznanie się do porażki, to jest po prostu modyfikowanie Twojego planu, który ulega zmianie tak jak to w życiu bywa.

Pewne rzeczy możesz sobie zakładać, zaplanować, ale czasem wkroczysz w taki etap, w którym poczujesz, że to nie jest do końca to, co wzywa Twoje serducho. Nie ma w tym nic złego i fajnie jest nastawić się na to, że istnieje taka możliwość, że plan będzie trzeba zmodyfikować w trakcie działania i to jest okej. O ile jest to założenie w zgodzie z tobą.

12. Zacznij od końca, czyli lepiej przygotuj się do działania

Co to znaczy Zacznij od końca? Znaczy to mniej więcej tyle, że żeby przygotować się do działania musisz już sobie określić dokładnie, czego potrzebujesz, aby dane działanie wykonać. Jakich zasobów potrzebujesz, czego potrzebujesz się dowiedzieć, czego potrzebujesz się douczyć/nauczyć, od kogo potrzebujesz pomocy w realizacji danego celu.

Jeżeli chcesz zrobić dany projekt od a do z, to musisz się zastanowić już na etapie planowania, jaki ma być efekt końcowy. Co ma się dokładnie wydarzyć, co ma się zadziać, kiedy dany projekt zostanie wykonany. Dopiero potem od efektu końcowego przechodzisz do planowania i zaczynasz się zastanawiać, co po kolei ma się wydarzyć, aby właśnie taki efekt końcowy uzyskać.

Konkluzja

Łatwo jest rzucić się na pracę i na łapu-capu starać się zrobić jak najwięcej się da. A to nie o to chodzi w biznesie wirtualnej asystentki. Jeśli tego nie zrozumiesz ułożysz sobie bardzo prostą i krótką drogę do wypalenia. To w takim zdrowym podejściu do planowania kryje się cała magia działania. By wszystko, co robisz, robić z głową i myśleć o tym, co robisz. Przeczytałam jakiś czas temu, że osoba, która prowadzi własną działalność jednoosobową zawsze znajdzie w niej zadania do zrobienia. Zadania, które zajęłyby by jej łącznie plus minus 40 godzin. To strasznie dużo. A przecież oprócz pracy masz życie rodzinne, pasje, zwykłe sprawy. Zaprzyjaźnij się ze wskazówkami do planowania działań i ciesz się bardziej swoją pracą 🙂

P.S. Chcesz być na bieżąco? Dołącz do newslettera dla wirtualnych asystentek. Wystarczy, że podasz mi swój adres e-mail poniżej:

The form you have selected does not exist.

Brzydka prawda o byciu freelancerką – wirtualną asystentką.

utworzone przez Kasia | lip 12, 2019 | Praca Zdalna, Wirtualna asystentka, Zostań WA

Jeśli do tej pory myślałaś, że praca jako wirtualna asystentka to łatwy i prosty sposób na dorobienie do domowego budżetu – możesz się zdziwić. Sprawdź brzydką prawdę o tym, jak to jest być wirtualną asystentką.

Praca jako WA to praca zdalna, którą możesz wykonać z domu, jednak nie jest wcale tak prosta, jak mogłoby Ci się wydawać. A rzeczywistość nie jest tak ładna, jak zdjęcia z Instagrama. Dzisiejszy świat jest brzydki, często wykreowany, mało naturalny i kłamliwy. Szczególnie świat, który widzisz codziennie zza ekranu monitora, laptopa czy smartphone’a. I gdy media społecznościowe są narzędziem Twojej pracy – szybko zaczniesz porównywać swoje życie z tym wykreowanym na potrzeby internetu życiem innych.

Może jesteś jedną z osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę jako wirtualna asystentka i szukasz informacji o tym, jak to naprawdę jest pracować zdalnie? Dobrze trafiłaś! Dziś chcę opowiedzieć Ci o tym, o czym inni nie mówią. Przedstawić tą ciemniejszą stronę prowadzenia biznesu wirtualnej asystentki. Głównie po to, by ostrzec Cię przed zagrożeniem ( z którymi wiąże się praca na własny rachunek) i pokazać, że mimo wszystko nie jest to tak straszne, jak mogłoby się wydawać. Gotowa?

1. Brzydka prawda

Szczególnie na początku musisz przygotować się na to, że Klienci sami do Ciebie nie przyjdą. Nie dlatego, że ludzie jeszcze nie współpracują z WA – tylko dlatego, że nie mają pojęcia, że Ty w ogóle istniejesz.

Pewnie nie masz zdefiniowanej docelowej grupy dla Twoich usług i chcesz sprzedać swoje wszystkie usługi wszystkim. Zamiast czekać, aż Klienci się pojawią – sama aktywnie szukaj osób, z którymi chciałabyś pracować zdalnie. To mój ulubiony sposób na pozyskanie fajnych Klientów i kontaktów. Coraz więcej osób wie o wirtualnych asystentkach, ale jednocześnie mają opory przed skorzystaniem z takiego wsparcia. Twoja rola jest taka, aby pokazać, potencjalnym Klientom, że współpraca z Tobą im się najzwyczajniej na świecie opłaci.

Na samym początku spróbuj wykorzystać kontakty, które już masz. Być może Twój poprzedni pracodawca zgodzi się na to, byś część obowiązków wykonywała zdalnie. Może znasz przedsiębiorców, którzy potrzebowaliby wsparcia WA, ale jeszcze o tym nie wiedzą? Szukaj ludźmi, powiązań, podsuwaj pomysły na współpracę, przypomnij się znajomym, poprzednim współpracownikom, czy poprzednim szefom. Jeśli ktoś Cię już zna łatwiej mu będzie polecić Twoje usługi innym bądź skorzystać z nich po raz pierwszy. Nie zawsze musisz mieć Klientów online, możesz z powodzeniem zacząć na małą skalę na lokalnym rynku 🙂

2. Pułapka bycia online

Kryzys twórczości czy niemoc do pracy być może ominą Cię przez kilka lub kilkanaście pierwszych miesięcy pracy. Odnajdziesz się na fali działania i takim motywacyjnym haju, gdzie wszystko będzie wydawało się fajną przygodą, nowym doświadczeniem, wartościowym przeżyciem itp. Ale w pewnym momencie poczujesz zmęczenie ciągłym byciem online. To Cię po prostu przytłoczy, bo nie da się tak funkcjonować na dłuższą metę.

Znam dziewczyny, które mimo tego, że swoją pracę lubiły, fajnie zarabiały i miały wszystko poukładane to w pewnym momencie powiedziały sobie dość – bo życie z głową w świecie online było dla nich zbyt intensywne. Ja sama byłam na prostej drodze do wypalenia, działałam, cisnęłam przez kilka miesięcy bardzo intensywnie i nagle poczułam ogromne zmęczenie. Obrzydzenie do mediów społecznościowych, wkurzenie na to, że inni mówią nieprawdę. To mnie przeraziło i na jakiś czas wycofałam się.

To jest taka pułapka bycia wirtualną asystentką freelancerem. Jeśli pracujesz i praca sprawia Ci przyjemność mogą nadejść dni, w których bardzo zagalopujesz się w tym, co robisz. Zaczniesz porównywać się z innymi, będziesz coraz bardziej krytycznie na siebie patrzeć, w końcu poczujesz, że straciłaś do tego serce. Ale nie martw się, wtedy nie następuje koniec świata.

Spokojnie. Wdech, wydech. Jak mówi jedna z moich Klientek – czasem wystarczy zmienić kierunek działania tylko o kilka stopni…

Jeśli dopadnie Cię kryzys i czujesz, że dłużej tak nie możesz, że nie dasz rady, że to wszystko na nic, to oznacza, że::

po pierwsze potrzebujesz wakacji na cito,
po drugie w którymś momencie robisz błąd i pracujesz za dużo, albo niedostatecznie dobrze odpoczywasz. Masz odskocznię od pracy i robisz coś, by odświeżyć głowę? Czy ciągle gonisz tylko za kasą?

Gdy dopadnie Cię taka niemoc – zatrzymaj się i przeanalizuj swoje działania. Zrób to, byś się nie wypaliła i w odpowiednim czasie mogła wrócić na właściwe tory. Bo choćbyś nie wiem jak bardzo kochała swoją firmę – gorsze dni Cię dopadną – bądź na nie dobrze przygotowana 🙂

3. Planowanie i strategia

Decydując się na pracę jako wirtualna asystentka, nie będziesz miała nad sobą szefa. Szefa, który do tej pory planował i myślał strategicznie, a Tobie przedstawiał tylko cząstkowe wyniki swojej pracy. Teraz Ty będziesz musiała zrobić to sama. Od dobrego planu będzie zależało Twoje powodzenie.

Potrzebujesz stworzyć strategię, która będzie działać i pomoże Ci utrzymać stały dopływ nowych Klientów. Nie przyjdzie do Ciebie kierownik i nie powie, jaki plan masz wykonać do końca kwartału czy roku. To Ty sama zaplanujesz swoje działania. Musisz przewidzieć, ile potrzebujesz zarobić by móc się potem utrzymać.

A to moja droga wcale nie jest takie proste. Stworzenie odpowiedniej strategii działań, która będzie zgodna z Tobą i przyciągnie odpowiednich Klientów do Twojego biznesu to sztuka. I niestety nie uczą tego w szkole. Tak, oczywiście w dzisiejszych czasach można, zarobić dobre pieniądze pracując zdalnie, ale zlecenia nie przyjdą do Ciebie same.

Jak zaplanujesz swój biznes na kolejny kwartał, czy rok?

3. Działania marketingowe

Jeśli do tej pory pracowałaś w biurze – pewnie do spraw marketingu był specjalny dział. I jeśli w tym dziale nie pracowałaś – o marketingu wiesz naprawdę niewiele. Ale gdy decydujesz się na karierę freelancerki – wirtualnej asystentki – sama musisz się tego marketingu nauczyć. Od podstaw będziesz budowała swoją markę wirtualnej asystentki. I uwaga – będziesz do tego potrzebowała sporo czasu. Takie rzeczy nie dzieją się w ciągu jednego dnia/ wieczoru. To systematycznie powtarzane działania są kluczem do sukcesu.

By pozyskać swoich idealnych Klientów będziesz potrzebowała pokazać, że jesteś, działasz, znasz się na tym co robisz. Przekonać ich do tego, że to Ty jesteś najlepszą osobą do wykonania tej, danej pracy. Pokazać potencjalnym Klientom, że znasz się na pracy, którą mogą Ci zlecić. Zdobywać rekomendacje od Klientów, którzy już z Tobą współpracowali.

Będziesz chciała budować społeczny dowód słuszności i zaufania, tym bardziej że działając jako WA Klienci nie mogą się z Tobą spotkać twarzą w twarz (chyba że działasz na rynku lokalnym, ale to temat na inny dzień). I tak naprawdę wyrabiają sobie o Tobie zdanie na odległość.

Dodatkowo musisz być sprytna, przewidywać trendy i być o jeden krok do przodu ze swoimi działaniami. Tylko wtedy masz pierwszeństwo w celowaniu w Twoich idealnych Klientów.

4. Miliony rozpraszaczy

Jeśli pracujesz w domu – wiesz o czym mówię – zawsze, ale to ZAWSZE znajdzie się coś, co może rozpraszać Twoją uwagę. Od domowników, przez różne prace domowe, nagłe wypadki, wyjazdy, przyjaciółki, kurierów, po sąsiadów, którzy (zwykle nieświadomie) postanowią zaburzyć Twój idealny porządek dnia.

Tutaj ktoś chce się o coś zapytać, a to sąsiad przyszedł z osiedlową plotką, a to kurier zapuka akurat w momencie Twojego stanu flow, w którym masz mega wenę do pisania. A to Klient zadzwoni po jedną rzecz, a rozmawia z Tobą pół godziny. A to pranie trzeba na dwór wywiesić, bo ładna pogoda,, a to trzeba ściągnąć, bo pada. A to wstawić obiad, bo zaraz wszyscy wygłodniali wpadną do domu, a to po dziecko pojechać do żłobka. Ta lista nie ma końca.

Dlatego pomaga zmiana myślenia. Na: jestem w pracy i jestem w domu. (Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których nie można tak sobie wszystkiego rzucić i tak mega rozgraniczyć swoje życie.)

I silna wola do tego by opierać się rozpraszaczom.

I samodyscyplina.

No i też dobry sen, bo człowiek niewyspany to człowiek nieproduktywny i zły 😉

5. Niezrozumienie innych

Praca z domu jest jeszcze ciągle traktowana jako nie do końca prawdziwa praca. Inni ludzie, którzy chodzą do “normalnej pracy” traktują nas tak trochę z przymrużeniem oka i takim nie do końca poważnym spojrzeniem z serii “taa jasne i jeszcze powiedz mi, że za to Ci płacą”. Czasem człowiekowi może zrobić się przykro, kiedy ktoś znajomy stwierdzi, że “a co to taka praca asystentka przez internet – normalnej nie było?”

Ludzie boją się tego, czego nie znają, a praca jako wirtualna asystentka w Polsce ciągle tak naprawdę jest nowością. Mało osób kojarzy, że istnieją wirtualne asystentki. Mało osób wie, że wirtualne asystentki mogą pomóc w wielu kwestiach i wziąć na siebie tak naprawdę większość działań administracyjno-organizacyjnych do wykonania w małej firmie.

Dlatego też czasem trzeba mierzyć się z niezrozumieniem innych i edukować o tym, czym tak naprawdę jest praca zdalna.

6. Błędy

Pracując na swoim nie ma takiej opcji byś uniknęła popełniania błędów. Mniejszych czy większych. Takich, które można było przewidzieć, jak i takich, które spadną na Ciebie jak grom z jasnego nieba i nie będzie opcji, że mogłabyś, choć w najmniejszym stopniu się do nich przygotować. Tak po prostu jest. Czasem możesz popełnić błędy ze zwykłego zmęczenia czy niewyspania, zdarza się to najlepszym.

Co możesz więc zrobić? Oszacować ryzyko wystąpienia błędu i na wszelki wypadek stworzyć plan b, plan c i plan d Twoich działań. Tak, by zminimalizować ryzyko wystąpienia poważnych błędów zagrażających Twojej firmie.

Możesz również ubezpieczyć swoją firmę ubezpieczeniem OC, wtedy będziesz mogła spać spokojnie i w razie poważnych uchybień ubezpieczenie pokryje straty, które wyrządziłaś.

7. Samotność

Dopóki nie zaczniesz pracować w domu – będziesz pewnie myślała, że samotność w pracy freelancera to tylko taki mit. Bo przecież pracując w biurze / firmie często masz ochotę odciąć się od wszystkich, zaszyć w kącie, najlepiej w domu i mieć w końcu święty spokój.

Tylko to tak nie działa.

To znaczy działa – ale tylko na chwilę. Będąc pracownikiem – jesteś częścią społeczności i mimowolnie budujesz więź z innymi współpracownikami. Praca jako freelancerka pozbawia cię niejako tego elementu “społecznej przynależności”. Oczywiście masz Klientów, ale ta relacja klient – wirtualna asystentka jest na zupełnie innym poziomie. Dlatego część osób, które pracują jako freelancerzy skarży się na doskwierającą im samotność w biznesie. Szukają oni elementu tej społecznej przynależności wybierając:
pracę “na mieście” (kawiarnie restauracje, centra coworkingowe),
WA czasem dojeżdżają do Klienta i np. 2x w miesiącu pracują w firmie.

8. Brak uczciwości

Problem, który dotyczy chyba każdej branży.

Zdarzają się potencjalni Klienci, którzy przed rozpoczęciem współpracy mają tysiące pytań – Ty tracisz swój czas na odpowiedzi, dajesz praktycznie gotowe rozwiązania, a do współpracy nie dochodzi. Tak samo, gdy umawiasz się na rozmowę z potencjalnym Klientem/Klientką, a nie odbierają od Ciebie telefonów. Takie przykłady można mnożyć.

Napisałam nawet na ten temat osobny artykuł – Jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką?

Czasem ludzie myślą, że skoro działają przez internet – mogą sobie pozwolić na rzeczy, których nie zrobiliby pracując offline.

Zaległe faktury, nie odpisywanie na maile, cisza przez kilka miesięcy, a potem oczekiwanie wykonania pracy w godzinach, które już dawno minęły itp.

Dlatego bardzo ważne jest byś pracując jako wirtualna asystentka nauczyła się ufać swojej intuicji. Jeśli coś w środku mówi Ci, że nie warto przystępować do danej współpracy – Najwidoczniej tak właśnie jest. Ignorowanie Twojego wewnętrznego głosu może skończyć się tym, że zabrniesz we współprace, które okażą się dla Ciebie złe pod każdym względem. Jeśli poświęcasz się tej pracy – rób to w zgodzie ze sobą.

Podsumowanie.

Praca jako wirtualna asystentka jest świetna, jednak musisz wiedzieć, że nie jest to praca idealna (bo takiej chyba nie ma) i ma też ciemniejszą stronę, a której rzadko się mówi. Oferuje dużą różnorodność, jeśli chodzi o branże, zadania, czy Klientów. I to jest w niej najlepsze 🙂

A jak to jest u Ciebie? CO jest brzydką prawdą w Twoim biznesie? Daj znać w komentarzu!

Przeczytaj również:

Jak w końcu zacząć nowy tydzień?

utworzone przez Kasia | paź 28, 2018 | Praca Zdalna, Produktywność, Przedsiębiorczość

Jeśli jesteś ze mną od jakiegoś czasu to zapewne wiesz, że jestem i staram się być w miarę zorganizowana i uporządkowana. Kiedy mam kilka projektów dziejących się równocześnie to dla mnie bardzo ważne, abym wiedziała w jaki sposób uporządkować je na mojej liście do zrobienia. Tak, by zostały one wykonane według odpowiednich kryteriów ważności i pilności, bo dobra organizacja to klucz do sukcesu.

Dlatego właśnie mój tydzień pracy zaczyna się w niedzielę wieczorem.

Tak przyznaję – z doświadczenia w pracy biurowej mam lekkie skrzywienie organizacyjne i lubię nastawić się na to co mnie czeka. Kiedy pracowałam jako asystentka finansowa listę zadań na kolejny tydzień robiłam w piątek o 15. Tak, po prostu, aby wiedzieć za co zabrać się w poniedziałek rano (a raczej w poniedziałkowe południe, bo rankiem zawsze robiłam listy obecności). Najważniejsze sprawy do zrobienia miałam zanotowane i kiedy uporałam się już ze stałymi zadaniami – doskonale wiedziałam co dalej.

Wracając do obecnego planowania tygodnia pracy. W niedzielę robię szczegółową listę to – do na poniedziałek. Zaznaczam co MUSZĘ wykonać (bo inaczej zawali się świat) i dodatkowe sprawy, które MOGĘ wykonać jeśli będę miała na nie czas i chęci.

To nie wszystko co robię w niedzielę. Kiedyś skupiałam się tylko na tym, aby zrobić plan na poniedziałek nie nawiązując do kolejnych dni tygodnia. I to był błąd (dlaczego napiszę Ci o tym za chwilę). Obecnie ustalam również (tak z grubsza) listę zadań do zrobienia na cały tydzień, a w niej:

2 lub 3 zadania na wtorek, środę i czwartek (moje zobowiązania wobec Klientów, stałe tygodniowe zadania) Są to ogólne zagadnienia, które następnie dzielę na mniejsze zadania do wykonania,
przypisuję każdemu z zadań priorytet wykonania (pilne, niepilne, ważne, nieważne). Jak możesz się domyślać większość z tych zadań jest ważna i pilna :D,
określam drugie kryterium wykonania zadania jest jego wpływ na mój biznes, konsekwencje jego wykonania lub niewykonania i to ono decyduje o działaniu.
piątek z kolei jest moim dniem CEO, w którym skupiam się na tym, co chcę osiągnąć jako przedsiębiorca. W ten dzień załatwiam również sprawy, które muszą być zrobione dla mojego biznesu. Piątek realizuję z „osobnej listy” to-do, którą robię raz w miesiącu (ale o tym będzie całkiem inny artykuł).

Dlaczego już w niedzielę warto zrobić plan działania na cały tydzień?

Im dalej w las, tym więcej drzew. Przez cały tydzień zadania napływają do Ciebie lawinowo i nigdy nie jest tak, że masz do zrobienia tylko to, co sobie założyłaś. Jeśli jednak określisz ramy zadań do zrobienia w tygodniu to nie będziesz się tak bardzo rozpraszać mniejszymi zadaniami. Tymi, które pojawią się po drodze, a takie będą na pewno. I najważniejsze – nie będziesz miała pretekstu, aby tworzyć listę zadań ze swojej skrzynki odbiorczej. (To jest szczególnie fajny pomysł, jeśli nie jesteś osobą asertywną i nie umiesz odpowiedzieć NIE na realizowanie nie swoich celów).

Czy myślisz o poniedziałku jak o białej kartce, nowym rozdziale i ogólnie jak o czasie, w którym możesz coś zmienić?

A czy zastanawiałaś się dlaczego Ci to nie wychodzi? Mija poniedziałek za poniedziałkiem, a Ty wiecznie usiłujesz gonić króliczka, który rozsypuje za sobą sterty niepowiązanych ze sobą zadań, które nijak się mają do rozbudowy Twojego biznesu?

Co robisz źle i dlaczego Ci nie wychodzi?

Jeśli czytasz ten artykuł mam nadzieję, że jesteś zdecydowana na to, aby zamienić chaos na porządek. Musisz jednak wiedzieć, że to nie jest łatwe zadanie i na pewno napotkasz na swojej drodze problemy. Ja zwykle widzę dwa z nich.

Po pierwsze NIE WIEM co mam zrobić czyli NIE ROBIĘ NIC.

Przytłoczenie zbyt dużą ilością obowiązków i niemożność wyciągnięcia wniosku co jest w danym momencie najważniejsze do zrobienia.

Takie podejście sprawia, że cały plan nie zostaje zrealizowany już na etapie ustalania samego planu. Paradoks prawda? W zasadzie jest to podejście w stylu: mam tyle spraw do zrobienia, że nie wiem za co się zabrać więc w konsekwencji robię nic lub coś co tak na prawdę nie przybliża do osiągnięcia jakiegokolwiek celu.

Niestety takie podejście jest często błędnym kołem. Zamyka bowiem możliwość do działania i sprawia, że prosta sprawa jak planowanie (no bo umówmy się zaplanowanie działania jest łatwiejsze od jego wykonania) blokuje przed podjęciem decyzji co robić. To z kolei blokuje pracę wszystkich innych osób powiązanych z Twoim biznesem i cały proces się przeciąga w nieskończoność.

Po drugie NIE osadzam planów w czasie rzeczywistym.

Problem to planowanie czasu pracy w idealnym środowisku w warunkach bez rozpraszaczy i żadnych interakcji ze środowiskiem zewnętrznym. Tutaj widzę często zależność JA i mój plan ———–tam gdzieś daleko————-> Rzeczywistość.

Traktuje się je jako dwa osobne byty, które nie są ze sobą powiązane i nie mają żadnych wspólnych punktów styku. Tutaj największym problemem jest to, że nie ustala się buforów czasowych do każdego zadania i dnia. Niestety takie planowanie często jest skazane na porażkę, bo zgodnie z prawem Murphy’ego – jeśli coś złego ma się wydarzyć to się wydarzy. A wystarczy założyć sobie np. 30% czasu pracy na „coś niespodziewanego”, problem który może się pojawić, a którego na poziomie planowania jeszcze nie znamy.

Znasz już dwa największe błędy o których słyszę zdecydowanie za często (i kiedyś również je popełniałam). Chciałabym, abyś teraz znając te problemy raz jeszcze podeszła do niedzielnego planowania swoich działań.

Jak podejść dobrze do „tego” planowania?

Z ręką na sercu popatrz na swoją listę i zastanów się – co mogę z niej wyrzucić? Co mogę oddać do zrobienia innym? O ile bliżej będę do zrealizowania mojego celu po tym tygodniu? Zrób to co NAPRAWDĘ jest najważniejsze, a nie to co Ci wpadnie do ręki.

I zacznij już w niedzielny wieczór – będzie Ci łatwiej trzymać się planu w tygodniu 🙂

Jeśli nie potrafisz się skupić w pracy i ciągle Twoje myśli wędrują dookoła zadań, a Ty nie stawiasz żadnego oporu bo masz słabą silną wolę poratuj się kilkoma wskazówkami jak skupić się w pracy.

Moje sposoby na skupienie w pracy

wyloguj się z internetu lub ogranicz podłączenie do sieci do minimum. ALE naprawdę do MINIMUM,
aby uniezależnić się od Facebooka zainstaluj sobie wtyczkę do Google Chrome: News Feed Eradicator for Facebook,
zainstaluj aplikację Rescue Time i zobacz gdzie tracisz swój czas w sieci,
zainstaluj w swoim telefonie aplikację Forest i hoduj drzewka zamiast ciągle spoglądać w ekran smartphone’a!

Podsumowanie

Podzieliłam się z Tobą moimi sposobami na zaplanowanie tygodnia. Teraz czas na Ciebie! koniec czytania, zacznij działać! Mam nadzieję, że zrealizujesz wszystkie zadania, które zaplanowałaś. Koniecznie napisz mi czy Ci się udało!

Do następnego razu, Kasia