dla wirtualnej asystentki
Zorganizuj swój mały biznes w 10 krokach

Zorganizuj swój mały biznes w 10 krokach

utworzone przez | lis 16, 2018 | Produktywność

Masz wielu klientów i czujesz, że nie ogarniasz wszystkiego od początku do końca? Prowadzisz swój mały biznes, ale ilość dodatkowych spraw Cię przytłacza? Jak znaleźć na wszystko czas i jak uporządkować swoje działania, by były one jak najbardziej skuteczne? To pytania, na które odpowiem w poniższym wpisie.

Organizacja Twojego Biznesu

Cześć przedsiębiorcza Kobieto.

Dzisiaj chciałbym poruszyć temat organizacji Twojego biznesu. Jeśli jesteś freelancerką lub prowadzisz swoją firmę na pewno masz do zrobienia milion rzeczy. Założę się że czasem masz tak że nie wiesz co masz w danym momencie zrobić. Za co się zabrać i od czego zacząć.

Ja wiem że jest często tak – zakładasz swój biznes i myślisz – od dzisiaj będę robić tylko to na co naprawdę mam ochotę. Będę miała pełno Klientów i wszystko się ułoży. W końcu będę robić to co kocham i jeszcze mi za to zapłacą.

A potem okazuje się, że dla swojego biznesu musisz robić to, za co Ci płacą i dodatkowo tysiące innych spraw.

Wiele kobiet, które prowadzi swoje biznesy, a zajmuje się usługami bardzo skupia się na pracy ze swoimi klientami. I to jest super, ale jednocześnie zapominają one o swoim podwórku i o tym, że aby dobrze działać trzeba się po prostu dobrze zorganizować.

Przede wszystkim musisz poukładać sobie działania i kroki przez, które przechodzą Twoi klienci. Usystematyzować workflow – praca z klientem i przewidzieć w którym momencie podczas takiej współpracy coś może pójść nie tak. Opracować system jak działać dzień za dniem i krok po kroku rozpisać cały proces.

Dzięki takiemu podejściu będziesz mogła pracować szybciej i sprawniej. Twojej klienci będą wiedzieli co w którym momencie się wydarzy i co dokładnie mają zrobić

Wasza komunikacja ulegnie znacznej poprawie, a cała usługa bądź projekt zostaną wykonane szybciej.

Krok 1 Udokumentuj proces swojego Klienta.

Co to znaczy?

Mniej więcej tyle, że powinnaś sobie rozpisać krok po kroku co się dzieje w relacji  z Twoim klientem od waszego pierwszego kontaktu do momentu zakończenia współpracy.

Wiem że to nie jest absolutnie posch i modne bo zalatuje procedurami, które dla wielu osób są nudne i teraz się o tym nie mówi. Teraz nie mówi się o tym, by tworzyć sobie systemy pracy. Teraz często możesz usłyszeć o planowaniu swoich mediów społecznościowych i budowaniu pozycji eksperta, a wiele osób zapomina o tym, by zaplanować swoje wewnętrzne procesy i działania. To, czego nie widać gołym okiem, a czego rezultat możesz często obejrzeć w mediach społecznościowych właśnie.

Aby zorganizować proces swojego klienta zastanów się nad tym co dzieje się od momentu kiedy twój klient zapyta o wycenę lub zamówi Twoją usługę do momentu w którym Wasze ścieżki się rozejdą.

Przed zakupem

Jaki jest twój proces zanim ten klient zdecyduje się na zakup: jeżeli na przykład klient wysyła zapytanie – w ciągu jakiego czasu odpowiadasz na maile, czy masz przygotowane szablony odpowiedzi dla takiego Klienta, czy masz przygotowaną stronę z najczęściej zadawanymi pytaniami, jeśli oferujesz bezpłatną konsultację – jak ją przeprowadzasz, z jakich narzędzi korzystasz, jak przekonujesz potencjalnego Klienta do zakupu itp.

Kupno

Co dzieje się w momencie kiedy Klient kupi Twój produkt – czy proces zakupu jest zautomatyzowany czy nie, czy i w jaki sposób kontaktujesz się z Klientem, który dokonał zakupu lub zdecydował się na współpracę, jakie informacje przekazujesz Klientowi po zakupie.

Onboarding Klienta

Jak regulujesz kwestie prawne (umowa, zasady i warunki współpracy), czy masz powitalny pakiet dla nowych Klientów, czy wysyłasz go mailem czy pocztą, czy organizujesz spotkanie wprowadzające do współpracy itp.

Usługa lub współpraca

Jak wygląda wykonanie usługi (co robisz krok po kroku, co musi zrobić Twój klient, a co musisz zrobić Ty, jak przygotować się do konsultacji, checklista do współpracy, kwestionariusz dla Klienta, czas wykonania usługi, ramy akceptacji poszczególnych części projektu, programy z których korzystasz, ostatecznie rozliczenie.

Zamknięcie sprzedaży

Czyli co robisz po wykonaniu usługi i w jaki sposób kończysz współpracę – jak zbierasz referencje, czy wykonujesz follow up, czy wysyłasz kartki świąteczne, czy organizujesz zniżki dla Klientów, czy wysyłasz dodatkowe pliki, czy przewidujesz inne opcje pozostania w kontakcie ze swoimi Klientami.

Krok nr 2 Stwórz mini CRM do zarządzania Klientami

Zacznij używać CRM do obsługi i monitorowania swoich Klientów. Na początek wystarczy Ci do tego excelowski arkusz lub dodatek do Gmaila.(Streak)

CRM będzie Ci potrzebny do śledzenia projektów, monitorowania statusu Twoich Klientów, a także do działań posprzedażowych, które będziesz chciała wykonać.

W arkuszu możesz zapisać:

  • Dane swoich Klientów,
  • Datę i rodzaj usługi lub zakupionego produktu,
  • Sposób pozyskania Klienta,
  • Status wykonania prac,
  • Wynagrodzenie,
  • Terminy płatności,
  • Info o referencjach,
  • Działania posprzedażowe.

Dzięki temu będziesz mogła bardzo szybko podsumować poszczególne miesiące swojej pracy, najlepszych Klientów, najfajniejsze projekty i przeanalizować swoje wynagrodzenie.

Krok 3 Zapanuj nad skrzynką odbiorczą

Zacznij panować nad skrzynką odbiorczą. Serio.

Nie ma nic gorszego niż szukanie maili od Klientów w gąszczu innych maili. Ciągłe cofanie się do poprzednich ustaleń lub po prostu zapominanie o nich. Nie bądź osobą, która nie potrafi uporządkować swoich wiadomości – to jest słabe.

Pamiętaj, że maile to będzie Twój główny kanał kontaktu z potencjalnymi Klientami na początku Waszej współpracy. Zanim to jednak nastąpi skup się na profesjonalnej obsłudze skrzynki mailowej.

  • Stwórz system nadawania etykiet poszczególnym mailom (u mnie to: do zrobienia, w trakcie pracy i zakończone),
  • Zadbaj o profesjonalną stopkę,
  • Zwróć uwagę na wygląd swoich maili, a przed każdą wysyłką wyłap ewentualne błędy językowe,
  • Przygotuj szablony maili (tam, gdzie to możliwe),
  • Zainstaluj wtyczkę Boomerang (w Gmailu) i planuj wysyłkę swoich maili (fajna opcja jeśli siedzisz po nocach, a wysyłkę wiadomości planujesz na rano),
  • Podłącz kilka swoich kont do Gmaila i zarządzaj mailami z jednego miejsca.

WAŻNE Nie traktuj swoje skrzynki mailowej jak listy zadań. Nie ma nic gorszego niż ciągłe odrywanie się od pracy i zaglądanie do maila. Ustaw sobie stałe godziny sprawdzania maili.

Krok 4 Zacznij używać narzędzia do zarządzania projektami.

Korzystam z Asany, która jest darmowa i którą z powodzeniem można używać do kontaktów ze swoimi klientami. Dzięki Asanie będziesz mogła pominąć proces pisania maili, które w tę i z powrotem przesyłasz swoim Klientom.

Każde ustalenie będzie jasno sprecyzowanym zadaniem, z datą wykonania, opisem i osobą przypisaną do jego wykonania. Dodatkowo każde zadanie będziecie mogli opatrzyć komentarzem i dodać do niego powiązane załączniki.

Stwórz w Asanie szablony projektów  i usług.

Jeśli w swojej ofercie masz kilka wariantów i opcji do wyboru – stwórz szablon do każdego z nich. W takich szablonach możesz opisać dokładnie krok po kroku realizacją danego projektu, zadania, usługi. Zaoszczędzisz dzięki temu czas i Twoi klienci będą wiedzieli dokładnie co następuje po sobie krok po kroku.

W takim szablonie projektu możesz przypisać również daty wykonania poszczególnych zadań, a także daty w których Twoi klienci muszą podjąć pewne działania. Będzie to dla nich sygnał, że również mają wobec Ciebie zobowiązania, które muszą spełnić, aby cały projekt przebiegła pomyślnie i bez żadnych opóźnień.

Często jest tak, że klienci przeciągają proces feedbacku, dostarczenia niektórych dokumentów czy czasem płatności. Jeżeli będą wiedzieli, że dana akcja ma się wydarzyć dokładnie dnia tego i tego, to będzie dla nich jasny sygnał że trzeba wykonać odpowiednie działanie.

Jeżeli masz problem z tym, że Twoi klienci na przykład nie płacą na czas – możesz w umowach zamieścić klauzulę o late payment fee czyli dodatkowej płatności za opóźnienie terminu płatności, dzięki czemu będziesz miała pewność że większość klientów będzie chciała zapłacić Ci na czas by uniknąć kary.

Wracając do Asany – masz szablony projektów. Kiedy przychodzi do ciebie nowy Klient kopiujesz szablon i zapraszasz danego Klienta do projektu. Projekt dzielicie sobie wspólnie w Twojej Asanie, a po skończonym projekcie żegnasz się z Klientem i odłączasz go z projektu.
Tutaj jeszcze proponuję taki krok, w którym możesz stworzyć dodatkowo podstronę na swojej stronie – takie Q&A. Jeżeli potrzebna jest jeszcze jakaś akcja po wykonaniu usługi to na takiej podstronie zamieścisz na przykład najczęściej zadawane pytania (ale dokładnie do tego projektu) czy filmiki które potrzebne są jeszcze dla tego klienta. Stronę możesz zabezpieczyć hasłem i przez jakiś czas jeszcze umożliwić do niej dostęp.

Dzięki takim działaniom po pierwsze poprawi się jakość Twojej pracy, a po drugie cały proces będzie dla Ciebie też bardziej oczywisty i częściowo zautomatyzowany.

Krok 5 Zorganizuj swoje pliki na komputerze i w chmurze

Aby mieć dobrze zorganizowany biznes powinnaś mieć zorganizowane pliki na swoim komputerze i w chmurze.

Dlaczego?

Po pierwsze jak nie wyobrażam sobie, że wszystko działa u Ciebie jak należy, jeśli masz śmietnik w plikach. Ja zbyt często słyszę od różnych osób, że “tak – mam taki bałagan nie mogę nic znaleźć. Boże coś tam zapisałam pod nazwą a b c d e i nie wiem do którego folderu zapisałam, a potrzebuję na już.”

Nie może tak być, jeżeli masz swój biznes. No niestety musisz pewne rzeczy ogarniać dobrze. Więc jeśli na nic innego nie masz póki co czasu – wypracuj sobie chociaż system, w którym będziesz wiedziała jak znaleźć poszczególne ważne pliki

W mojej pracy funkcjonuje to tak, że każda z moich Klientek ma swój folder. W nim zapisuję wszystkie rzeczy które są potrzebne w danym projekcie. Kiedy projekt się kończy – w ciągu 30 dni usuwam te wszystkie materiały lub przekazuję je Klientkom. Dzięki temu zawsze wiem co i gdzie mam.

Głównym powodem dla którego powinnaś zorganizować swoje pliki, czy to właśnie na komputerze, czy w chmurze jest to, że tracisz niepotrzebnie czas na szukanie ich w stosie innych plików (nie mówiąc o tym, że i o pomyłkę łatwo. Jeżeli szukasz 15 minut pliku który mogłabyś od tak znaleźć to jest bez sensu. Nikt Ci za ten czas w którym tego szukasz nie zapłaci a ty będziesz tylko denerwować.

Krok 6 Opanuj swoje faktury i rachunki.

Pewnie nie jesteś fanką zajmowania się tą stroną Twojego biznesu. Jednak zapewniam Cię – jeśli Ty nie zadbasz o swoje faktury na czas – nikt tego za Ciebie nie zrobi.

Jako właścicielka małego biznesu lub freelancerka jesteś również w części swoją asystentką. Wiedza zakresu podstaw opanowania faktur przyda się również i Tobie.

Jeśli korzystasz ze wsparcia księgowej – udaj się do niej i razem opracujcie sobie comiesięczny system przekazywania faktur.

Moim zdaniem jest to jest bardzo ważny punkt w organizacji swojego biznesu. Nie lekceważ go i nie staraj się go pominąć. Wszystko to, czego nie zrobisz poprawnie niestety, ale wróci do Ciebie z podwójną mocą i będziesz w popłochu szukała pomocy na już. Przecież nie chcesz w taki sposób prowadzić biznesu, prawda?

Wypracuj system, dzięki któremu będziesz wiedziała gdzie te faktury schować, gdzie są rachunki, kiedy masz wysłać wszystko do księgowej, kiedy rozliczyć, jak opisać, przybić pieczątki i tak dalej i tak dalej.

Krok 7 Uporządkuj proces onboardingu (wdrażania Klienta w projekt)

Jestem zwolenniczką różnych szablonów, więc na tej liście nie może zabraknąć powitalnego pakietu dla nowych Klientów. Mam nową Klientkę – wysyłam jej pakiet. Czy to pocztą, czy mailem i dzięki temu pakietowi Klientka wie dokładnie czego się po naszej współpracy spodziewać. Opisuję w nim cały proces realizacji usługi, a także dodaję kilka dodatkowych informacji, dzięki czemu nasza komunikacja jest lepsza już na starcie.

Mam też większą pewność że cały projekt przebiegnie sprawniej.

Co powinno się znaleźć w pakiecie powitalnym?

  • Regulacje prawne (umowa, klauzula poufności),
  • Warunki współpracy,
  • Przewodnik wprowadzający do projektu,
  • Kwestionariusz na potrzeby projektu,
  • Dodatkowe dokumenty (jeśli masz inne potrzeby),
  • Podziękowanie za zaufanie i skorzystanie z Twoich usług.

Mi osobiście bardzo podobają się pakiety wysyłane pocztą i od przyszłego roku również w taki sposób będę wysyłać swoje. Myślę, że jest to fajny gest podziękowania Klientowi, który nam zaufał. Dodatkowo wielki plus za obsługę Klienta 🙂

Krok 8 Zacznij delegować swoje zadania wirtualnej asystentce

Tego punktu nie mogło zabraknąć we wpisie o organizacji małego biznesu, a jakże!

Jednak tutaj od razu powiem Ci głośno. Wirtualna asystentka to świetna pomoc dla Twojego biznesu, ale! Jako kolejny krok w jego rozwoju.

Na początku zacznij wszystko sama i zrób solidne podstawy do tego, by w przyszłości delegować swoje zadania. Tutaj mam na myśli – spisz wszystkie procesy, poznaj swoją branżę, Klientów, zacznij zarabiać i dopiero wtedy szukaj wsparcia wirtualnej asystentki.

Kiedy chcesz przenieść swój biznes na kolejny level i wiesz, że wirtualna asystentka to nie strata pieniędzy, ale inwestycja w Twój biznes – zacznij szukać tej właściwej.

Zrób reseach i dopasuj asystentkę, której umiejętności są dopasowane do Twoich potrzeb.

Kiedy już znajdziesz odpowiednią asystentkę -wprowadź ją do swojego biznesu i naucz procesów, które się u Ciebie odbywają. Dzięki temu wasza współpraca będzie owocna i każda strona będzie wiedziała co ma robić.

Krok 9 Uporządkuj system offboardingu swoich klientów

W skrócie – co ma się dziać po skończonej pracy i w jaki sposób pożegnasz się z klientem.

Przedostatnim krokiem w organizacji małego biznesu bardzo ważnym jest to żeby uporządkować swój system zakończenia współpracy. Co się dalej dzieje z Twoim Klientem.

  • Sprawdż czy posiadasz przygotowany system do zbierania referencji?
  • Czy masz system follow-up czyli przypomnienia się swoim Klientom, na przykład po jakimś czasie od wykonania usługi?
  • Czy wysyłasz swoim byłym Klientom kartki świąteczne, kartki okolicznościowe?
  • przygotowałaś specjalną ofertę dla powracajacych kllientów?
  • Czy w jakiś inny sposób chcesz zachęcić ich ponownie do zakupu twojej usługi za jakiś czas?

To jest ważne proces, o którym wiele osób zapomina. A przecież dużo mówi się o tym, że lepiej i łatwiej jest nakłonić do zakupu osobę, która już skorzystała z naszych usług w przeszłości. By to nie było tak, że kończysz współpracę z Klientem i już nigdy więcej się do siebie nie odzywacie.

Krok 10 Zacznij grupować podobne zadania

Ostatni punkt lubię ze względu na to, że pracując jako wirtualna asystentka często sama z niego korzystam. Przynosi mi on dobre rezultaty.

O co więc chodzi w grupowaniu zadań?

Chodzi o zajmowanie się podobnymi zadaniami za jednym razem. Podam przykład:


Jeżeli mam do zrobienia dwa wpisy na blogu, research i stworzenie grafik na stronę lądowania, to nie robię wszystkiego na raz.

Rozbijam je sobie na cząstki pierwsze i grupuję. Teksty piszę razem, wszystkie grafiki robię osobno, a zadania, które wymagają ode mnie korzystania z internetu również łączę ze sobą.

Potem tylko składam wszystko w jedną całość i nie muszę się rozpraszać przeskakując z zadania na zadanie.

Jestem również bardzo dużą zwolenniczką całych tygodni tematycznych, w których robi się różne rzeczy dla swojego biznesu. Jeszcze tego u siebie nie wprowadziłam, ale myślę, że w przyszłym roku zdecyduję się na taki ruch. Póki co piątek jest takim moim dniem CEO w którym skupiam się tylko na rozwoju swojego biznesu.

Podsumowanie

Dobrnęłaś do końca gratuluję! Podałam Ci 10 obszarów w których możesz ulepszyć swoje obecne procesy i tym samym lepiej uporządkujesz swoje działania. Mam nadzieję że z kilku z nich skorzystasz i rzeczywiście będziesz chciała lepiej zorganizować swój mały biznes.

Wszystkie kroki mogą wydawać się straszne ale nie musisz robić ich wszystkich od razu. Spróbuj rozbić je na mniejsze zadania, dzięki temu praca nad nimi nie będzie taka trudna.

Jakie Ty masz sposoby na organizację swojego biznesu? Podziel się nimi w komentarzu – jestem mega ciekawa czy znacznie różnią się od moich.

Pozdrawiam, Kasia

Poranne i wieczorne rytuały girlboss

Poranne i wieczorne rytuały girlboss

utworzone przez | lip 19, 2018 | Produktywność

Dzwoni budzik, a Ty spoglądasz na zegarek i błagasz o jeszcze 10 minut snu. Ustawiasz więc drzemki, jedną, drugą i trzecią też – przecież zdążysz – mówiąc sobie w myślach i zasypiasz z powrotem.
Wyrwana z drugiego snu po tych kilkunastu minutach ledwo widzisz na oczy i jesteś bardziej zmęczona niż za pierwszym razem (mogłam jednak wstać od razu – myślisz) ale teraz już za późno na poranne przemyślenia. Musisz się pospieszyć – inaczej kolejny raz nie zdążysz!

Szybko, teraz poranna toaleta, tyyyyylko dlaczego tak mi się nie chce? Twoje ruchy są jakby wolniejsze niż zwykle i każde działanie zajmuje trochę więcej czasu niż normalnie. Po kilku minutach oddychasz z ulgą uff, w końcu wyglądasz jak człowiek.

Ale w co ja mam się dzisiaj ubrać (myślisz)? Stajesz przed szafą i jakoś tak dopada Cię kompletny brak weny. Zmieniasz koszulkę, potem drugą, potem spodnie nie pasują, a na koniec dochodzisz do wniosku, że dziś jednak sukienka będzie lepsza. Patrzysz na zegarek.

Do wyjścia zostały 2 minuty. Szybko! Inaczej znów utkniesz w korku i spóźnisz się do pracy! Zaraz, zaraz, a śniadanie? O nie znów nie przygotowałaś sobie nic na rano. Trudno, będziesz musiała zjeść coś na mieście.

Czy często zdarza Ci się taki poranek?

Ja muszę Ci się przyznać, że kiedy pracowałam „w normalnej pracy” miałam takie przejściowe stany, w których opisane poranki były moim standardem. Nie miałam na nic czasu, notorycznie przychodziłam do pracy kilka minut z późno ze, ze słodką bułką na śniadanie.

Oczywiście miałam też okresy, w których byłam mega poukładana, pół godziny przed wszystkimi, z jedzeniem spakowanym do lunchboxa i strojem przygotowanym poprzedniego wieczoru z energią potrzebną do rozpoczęcia pracy.

poranne i wieczorne rytuały girlboss-must have asystentka

Ewidentnie coś było nie tak.

Mój problem tkwił w tym, że nie umiałam zachować równowagi między oba tymi stanami i kiedy jakaś jedna część mojego porannego planu się sypała, nie próbowałam jej naprawić, tylko rzucałam wszystko i zaczynałam działać bez jakiegokolwiek planu.

Ogólnie nie miałam za bardzo na nic czasu, a w zasadzie niewiele robiłam. I w sumie nie zastanawiałam się nad tym tak jakoś specjalnie. To był taki codzienny standard, byłam zabiegana, zaganiana bez sił. Coraz częściej narzekałam na pracę i brak motywacji.

Oczywiście jak się później okazało – byłam w kompletnym błędzie. Dopiero, gdy zaczęłam szukać czasu, który uciekał mi przez palce w ciągu dnia, a także zaczęłam przyglądać się czynnościom, jakie wykonywałam – uzmysłowiłam sobie co robię źle.

I wiesz co było w tym całym procesie najgorsze, ale jednak pouczające?

Byłam zła na siebie za to, że szukałam różnych wymówek i usprawiedliwiałam wiele sytuacji, w których mi się czegoś nie chciało, a tak naprawdę, nie przyszło mi do głowy, że to może mieć coś wspólnego ze mną i że wszystko co robiłam było kwestią nastawienia. Złego nastawienia.

W końcu doszłam do ściany i powiedziałam sobie dość!

Tak dłużej być nie może. Muszę spróbować inaczej!

Chciałam mieć rano więcej energii i być bardziej uporządkowaną w działaniach, a wieczorem chciałam się wyciszyć i dobrze zasnąć.

Postanowiłam więc, że zacznę od niewielkich zmian i pomału zacznę wprowadzać poranny i wieczorny rytuał do mojego życia.

Swoją poprawę zaczęłam od kilku punktów, które opisałam poniżej. (Wszystko, co znajdziesz poniżej to moje osobiste przemyślenia. Wierzę jednak, że jeśli zastosujesz się do moich rad – będziesz również mogła zwiększyć swoją produktywność.)

1. Przyjrzyj się swoim obecnym nawykom i rytuałom w ciągu dnia i wyciągnij wnioski

Punktem wyjścia do każdej zmiany powinna być ocena stanu teraźniejszego i wyciągnięcie wniosków z tego, co jest obecnie. Nie możesz pracować nad tym, aby wyrobić sobie pewną rutynę, jeśli wcześniej nie przeanalizujesz jak taka rutyna do tej pory u Ciebie wyglądała.

Na początek z ręką na sercu (bo przecież to będzie tylko informacja zwrotna dla Ciebie, więc nie oszukuj) zanotuj sobie swoje zachowanie. Przyjrzyj się sobie i swojemu zachowaniu przed pracą, w jej trakcie, a także w czasie wolnym. Spróbuj ocenić się jak najbardziej obiektywnie. Pomóc mogą Ci poniższe pytania:

  • Jak wygląda Twoja poranna rutyna?
  • Jakie masz nawyki w pracy?
  • Jak wyglądają Twoje nawyki po pracy?
  • Jak spędzasz czas po pracy?
  • Jakie są Twoje wieczorne rytuały?

Postaraj się obserwować siebie przez 3-4 dni i rób notatki. Przydadzą Ci się one do ustalenia planu działań i wyrobienia nowych rytuałów.

Weź notatnik i długopis. Rozpisz dzień na godziny i spisz dokładnie co i kiedy robisz. Dalej trudne, bo nie pamiętasz, żeby spisywać co godzinę? Nie szukaj wymówek. Zaplanuj budzik co godzinę – na pewno nie zapomnisz. Ale teraz tak serio, spróbuj się zmotywować i po prostu to zrób.

Po tych 3 dniach będziesz z siebie dumna i będziesz miała wystarczająco dużo materiału do analizy. Aha i pamiętaj liczą się dni robocze, czyli weekend sobie po prostu odpuść 

2. Stwórz swoje „DLACZEGO” – czyli określ cel, jaki chcesz osiągnąć

Zastanów się co jest Twoim większym planem i celem do zmiany. Co chcesz dzięki tym nowym rytuałom osiągnąć i po co?

Pamiętaj o tym, żeby ten ceł był S.M.A.R.T. czyli konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i osadzony w czasie. Jeśli obierzesz nietrafiony cel – Twój zapał opadnie zanim tak naprawdę wyrobisz swoje nowe nawyki.

W moim przypadku celem było zwiększenie produktywności czyli możliwość zrobienia więcej w krótszym czasie. Chciałam mieć również więcej siły do działania, ale to już był pozytywny skutek uboczny, a nie cel sam w sobie.

3. Zaplanuj swój dzień – zrób listę nawyków, które chcesz praktykować.

Zaprojektuj swoje działania tak, byś wiedziała co krok po kroku musisz zrobić, żeby osiągnąć swój cel.

Od razu powiem Ci, że to nie powinien być cały dzień od a do z, bo jak będziesz miała 20 nawyków do wyrobienia, to nic z tego nie wyjdzie i już po tygodniu rzucisz to wszystko w cholerę i powiesz, że nie miało sensu.

Powoli, małymi krokami. Wybierz sobie 1 rytuał np. wieczorny, a w nim 3-4 nawyki i działaj. Rozpisz sobie na kartce nazwę nawyku i poszczególne dni, a potem zaznaczaj to, co udało Ci się wykonać.

WAŻNE – jeśli zdarzy się, że czegoś nie zrobisz – nie rzucaj wszystkiego ze złością! Powiedz sobie – ok miałam zły dzień, trudno, jutro będzie lepiej. I kolejnego dnia znów pracuj nad nawykami.

Dlaczego o tym mówię?

To przez długi czas był mój błąd. Zakładałam, że jeśli rozpiszę sobie na raz wszystkie punkty, które chcę zmienić – to uda mi się to za jednym strzałem. I tak działałam przez tydzień, dwa, trzy, aż w końcu czegoś nie udało mi się zrobić i zamiast powiedzieć sobie, że jutro spróbuję znowu – rzucałam swoje postanowienia i działania w kąt.

Dzisiaj wiem, że gdybym od początku podeszła do tego tematu trochę luźniej – mogłam osiągnąć więcej swoich celów z mniejszą frustracją.

Moje rytuały

A dzisiaj przygotowałam dla Ciebie moją listę wieczornych i porannych rytuałów, które staram się codziennie praktykować. Takie określone działania są dla mnie bardzo ważne. Zwłaszcza teraz, kiedy pracuję w domu – czasem ciężko jest znaleźć motywację, kiedy nie trzeba codziennie rano wstawać, skoro świt.

Wieczorne rytuały

Uporządkuj kuchnię przed pójściem spać

Punkt jeden na mojej liście wieczornych nawyków. Nie wiem jak Ciebie, ale mnie wręcz doprowadza do szewskiej pasji myśl, że idę spać a w zlewie leży stos naczyń. Ale nie myśl sobie, że zawsze biegam i zmywam – czasem po prostu odpuszczam, ale strasznie źle się z tym potem czuję.

Więc staram się utrzymywać porządek w kuchni. Nawet jeśli cała reszta nie jest idealna.

Poza tym, nie lubię rano, zaraz po przebudzeniu widzieć w kuchni bałaganu i zmywać przed śniadaniem.

Przygotuj śniadanie / posiłki na kolejny dzień

To punkt, który na mojej liście jest od niedawna. Ogólnie przygotowanie posiłków zajmuje mi dużo czasu więc jak tylko mogę – staram się ten proces optymalizować. Dlatego też (mimo, że pracuję w domu) planuję swoje posiłki (w tym śniadania właśnie). Dzięki temu mogę od razu zabrać się za ich przygotowanie dzień wcześniej (zwłaszcza wtedy, kiedy w menu są pancakes lub kasze). Szczególnie teraz, kiedy mam dodatkowego małego głodomorka w domu, któremu trzeba co rusz wymyślać różnorodne potrawy 

Najlepszą opcją w takim przypadku jest oczywiście zaplanowanie posiłków na cały tydzień i rozpisanie ich tak, aby każdy domownik miał do nich dostęp. Ja jednak jeszcze nie do końca opanowałam tę umiejętność, więc działam póki co na zasadzie – wiem co jutro zjemy i mam z grubsza przyszykowane produkty i składniki tak, aby wszystko trwało bardzo sprawniej.

Uszykuj strój do pracy przed pójściem spać

Mimo tego, że pracuję w domu część moich poranków przebiega dokładnie tak, jakbym dalej chodziła do pracy w korporacji (oczywiście chodzi mi w kontekście rytuałów). Dlatego każdego wieczora szykuję swój strój na rano (na szczęście nie musi to być zbyt oficjalny outfit ). To samo staram się robić z ubraniami mojego dziecka. Wtedy łatwiej nam po prostu wstać, kiedy wiem, że wszystko jest pod ręką 

Oczyść umysł – spisz listę spraw, które Cię nurtują

Nie wiem czy Ty też tak masz, ale ja przed samym spaniem mam zalew myśli. Sprawy ważne i mniej ważne dryfują gdzieś w mojej głowie i ciężko mi się ich pozbyć. Co gorsza, przeładowana informacjami zwyczajnie nie mogę zasnąć.

Zaczęłam więc spisywac wszystkie swoje mysli w Asanie. Stworzyłam tam specjalny projekt, w którym co wieczór dodaję różne problemy, oczyszczając moją głowę. Rano sprawdzam je i zwykle okazuje się, że to w większości nie istotne sprawy na które nie mam wplywu. Resztę dodaję do zadań do wykonania.

Zacznij praktykować wdzięczność

Czasem wszystkim nam zdarzają się gorsze chwile, chwile zwątpienia i przytłoczenia. Praca w biznesie online wydaje mi się, że jest szczególnie specyficzna i pracując w niej jest się podatnym na spadki formy, w świecie w którym stylizuje się na idealny.

Dlatego polecam te kilka minut przed snem na okazanie wdzięczności. Ja zwykle myślę o 5-6 rzeczach, za które jestem wdzięczna. Za mnie i moje osiągnięcia, za rodzinę, za pracę. Za to, że jestem.

Poranne rytuały

Wyłącz opcje drzemki

Kiedyś używałam drzemek do oporu, dziś już tego nie robię. Mam nastawiony budzik na konkretną godzinę, ale praktycznie zawsze udaje mi się obudzić przed nim. Mam to szczęście, że pracuję w domu i nie muszę zrywać się skoro świt, dlatego wstawanie jest dla mnie przyjemnością. Nawet w poniedziałkowy poranek.

Kiedy miałam takie okresy, w których ciężko było mi wstać – stosowałam technikę mojego taty – od razu po przebudzeniu wstawałam na równe nogi. Wiem, dosyć hardcorowa metoda – ale najważniejsze – działała.

Zacznij się ruszać

Gdzieś między poranną toaletą a śniadaniem mam chwilę (10-15 minut) na rozruch. Zwykle wtedy puszczam moją ulubioną zumbę lub ostatnimi czasy treningi interwałowe. Jest to fajny sposób na to, aby przed całym dniem nabrać trochę energii. Kiedy chodziłam do “normalnej” pracy – takie dzienne rozruszanie się było w formie spaceru. A kiedy moja córka pójdzie do przedszkola moim planem jest chodzenie na siłownię z samego rana właśnie.

Zjedz śniadanie

Chyba nie muszę mówić, że śniadanie to najważniejszy posiłek w ciągu dnia, prawda?

U nas na śniadanie królują pancakes z owocami, syropem klonowym i dużą ilością orzechów. Lubimy też kasze, zupy mleczne, jajecznicę i kanapki z pastami warzywnymi  Większość śniadań przygotowuję wieczorem tak, aby rano mieć jak najmniej pracy.

Po dobrym śniadaniu można z przyjemnością zabrać się do pracy.

Zacznij pracę od najważniejszych zadań do wykonania (przysłowiowych dużych kamieni z Twojego słoika)

Pracę zaczynam od tego, co jest najważniejsze w danym dniu do wykonania, czyli co ma priorytet 1. Zwykle poświęcam na takie zadania 4 pomodoro (25 min pracy, 5 min przerwy, po 4 blokach pół godziny przerwy). To jest mój czas, w którym jestem najbardziej skupiona i efektywna i mogę zrobić najwięcej. To taka moja 1 fala produktywności w ciągu dnia.

Po wykonaniu najważniejszych zadań, mogę zabrać się za całą resztę.

Maile to nie lista zadań – na przeglądanie skrzynki przyjdzie czas

Kiedyś miałam tak, że to co przychodziło w mailu było priorytetem nr 1, a jeśli nie wykonałam jakiegoś zadania w ciągu 15 kolejnych minut telefony wręcz się urywały. Dużo czasu zajęła mi nauka tego, że maile, to nie są moje listy zadań i jeśli nie odpiszę w ciągu pół godziny, to świat nie upadnie.

Dziś sprawdzam swoją skrzynkę mailową 2 razy dziennie – ok południa i po godzinie 17. Zwykle odpisuję na maile wieczorami i po prostu ustawiam wysyłkę na rano kolejnego dnia. Sprawdzony system. Polecam.

Wyloguj się

Ciągle korci Cię, żeby coś tam sobie sprawdzić w social mediach, lub skrzynce pocztowej? Jest na to sprawdzone rozwiązanie. Wyloguj się. A kiedy jakimś cudem twój umysł zupełnie podświadomie przeniesie Cię na facebooka lub instagrama – będziesz mogła obudzić się z chwilą w której masz podać swoje hasło i rzeczywiście świadomie zrezygnować z tych “przyjemności”.

Świadomie zostaw rozpraszacze

Jeśli jesteś osobą, która musi się mega skoncentrować – wyłącz wszystko to, co może Ci przeszkadzać w Twoich działaniach.

Ja często, kiedy piszę – tak jak na przykład w tej chwili – rozłączam się z internetem. Właśnie po to, żeby nie korciło  Jeśli nie chcesz całkiem rozłączać się z internetem – zablokuj strony, które Cię rozpraszają. Tak samo dotyczy to telefonu. Jest wiele aplikacji, które pomogą Ci się skoncentrować, np. Focus, o którym pisałam ostatnio we wpisie o 10 narzędziach dla małego biznesu. .

Optymalizuj – czyli staraj się ciągle udoskonalać cały proces

Działanie i optymalizacja – to dwie najważniejsze kwestie, dzięki którym możesz odnieść sukces w pracy nad swoimi rytuałami (właściwie to w każdej pracy, nie tylko tej nad nawykami:)) Pamiętaj, że nigdy nie jest tak,
że pierwsza wersja jakiegokolwiek planu jest tą idealną. Tak samo jest przy pracy nad swoimi nawykami – działaj, próbuj. Po pewnym czasie przeanalizuj swoje działania i skoryguj je o wyciągnięte wnioski.

Może jakieś założenia były błędne, może nie trafiłaś z jakimś nawykiem, może wzięłaś sobie za dużo (lub za mało) na głowę, może potrzebujesz doprecyzować swój cel. Próbuj, zmieniaj, testuj i ciesz się z małych sukcesów!

Podsumowanie

Mam nadzieję, że spodobały Ci się moje przemyślenia i wskazówki na temat porannych i wieczornych rytuałów i nawyków. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto zbudować sobie rytuały i dzięki temu mieć większą kontrolę nad tym, co dzieje się w ciągu dnia.

Na samym wstępie napisałam, że dzięki rytuałom możesz zwiększyć swoją produktywność. W jaki sposób? Wykonując określone czynności codziennie i o tym samym czasie stają się one dla Ciebie nawykami, o których nie myślisz. Te wszystkie zadania dzieją się niejako bez Twojego świadomego udziału, dzięki czemu możesz w 100% skupić się na swojej pracy i “wycisnąć” z czasu jak najwięcej się da.

I tego Tobie życzę – abyś pracowała krócej, ale bardziej efektywnie, lub wykonywała więcej w tym samym czasie, bo prawdziwa produktywność to ciągła optymalizacja i doskonalenie swoich działań.

Na dzisiaj to już wszystko. Do następnego razu!

Kasia

Pin It on Pinterest