Nie wiem, czy Ty też tak masz, ale ja lubię sobie ułatwiać życie. Jeśli wykonuję zadanie i zajmuje mi ono chwilę – szukam sposobu, aby je usprawnić. Dlatego właśnie wprowadzam w moich działaniach procedury, listy kontrolne, a także testuję wiele nowych narzędzi.
Na pewno też masz taki zestaw swoich ulubionych narzędzi, które po prostu muszą znaleźć się pod Twoją ręką w czasie pracy. Ja mam tak z rozszerzeniami do przeglądarki Chrome. Podczas pracy jako wirtualna asystentka często ustawiam swoje zadania w taki sposób, aby tworzyć workflowy – każdy kolejny element i zadanie jest ze sobą połączone, a a rozszerzenia Chrome pomagają mi spiąć te wszystkie zadania w jedną całość.
Są one jednymi z moich ulubionych małych pomocników i towarzyszą mi w większości moich działań. Wiesz, dzisiaj nie wyobrażam sobie, żeby mogło być inaczej. Co więc jest w nich takiego fajnego i dlaczego chciałabym, abyś także je przetestowała?
Zanim przedstawię Ci moją listę ulubionych narzędzi – zacznijmy od początku i podstawowych zagadnień związanych z wtyczkami od Chrome.
Co to są rozszerzenia Google Chrome?
Są to małe programy, które możesz zainstalować bezpośrednio w przeglądarce Google Chrome i korzystać z nich w dowolnym momencie pracy przeglądarki. Nie musisz otwierać nowej karty, aby włączyć daną – przydatną dla Ciebie funkcjonalność.
Do wyboru masz ich dosłownie tysiące, w zależności od Twoich potrzeb. Abyś nie musiała tracić niepotrzebnie czasu na wyszukiwanie wartościowych wtyczek – przygotowałam dla Ciebie listę moich ulubionych rozszerzeń do Google Chrome. Zaczynamy.
Lista 13 najlepszych rozszerzeń Google Chrome, dzięki którym zwiększysz swoją produktywność
Moja numer jeden wtyczka, dzięki której możesz spowolnić lub przyspieszyć dowolne wideo, jakie oglądasz na przeglądarce. Bardzo fajna i użyteczna opcja, dzięki której możesz zobaczyć więcej wideo. Jeśli tak, jak ja oglądasz webinary czy powtórki live’ów – odtwarzanie w tempie: 1.5x, 2x, czy nawet 5x razy szybciej niż normalnie może oszczędzić sporo Twojego czasu.
Jest wybawieniem, jeśli masz wiecznie otwartych kilka – kilkanaście okienek w przeglądarce. Dzięki temu programowi – możesz je wszystkie przekształcić w jedno okno – listę, a następnie posegregować poszczególne karty według swoich potrzeb. Najlepszy w tym wszystkim jest fakt, że użycie One Tab dodatkowo pozawala zmniejszyć pamięć przeglądarki i usprawnić jej pracę.
Jest to rozszerzenie, które pozwala na nagrywanie ekranu i tworzenie krótkich wideo. Umożliwia ono również dzielenie się powstałymi filmikami z innymi. Bardzo fajna opcja, jeśli musisz nagrać szybko wiadomość, czy zrobić krótką instrukcję w 3 minuty. Dla mnie jako wirtualnej asystentki – opcja bardzo przydatna. Nie raz nagrywam filmiki i przesyłam moim Klientkom instrukcje techniczne do rożnych działań. Polecam.
Kolejny program genialny w swojej prostocie. Idea jest banalna – możesz ustawić sobie dowolny czas, a timer będzie go odliczał. Jest to bardzo prosty sposób na śledzenie swojego czasu (szczególnie, kiedy pracujesz np. w blokach czasowych). Timer – możesz włączyć, spauzować czy zrestartować jednym kliknięciem.
Jest to program polecany przez wielu i ja jestem również osobą, która bardzo lubi z niego korzystać. Jeśli trafiasz na ciekawy artykuł czy informacje, a nie masz czasu na czytanie, wystarczy, ze dzięki temu rozszerzeniu zapiszesz dany link na później i już. W dowolnej chwili możesz sięgnąć do zapisanych artykułów i w spokoju je przeczytać.
Działa na podobnej zasadzie jak „Save to pocket” – możesz zapisać w niej informacje z dowolnej strony. Znajdą się one w Twoich notatkach, gdzie będą one czekały na Ciebie później. Dodatkowo w Everonote do zapisanych przez siebie artykułów możesz wprowadzać swoje notatki.
Jeśli w swoim biznesie używasz Pinterest i korzystasz z aplikacji Tailwind do obsługi tego narzędzia – jest to rozszerzenie, które musisz mieć! Dzięki niemu bardzo łatwo możesz zaplanować publikacje wielu postów na raz i przypinać swoje piny (posty) do wielu tablic.
Pozwala zaoszczędzić ogromne ilości czasu, który spędzasz na Facebooku – wyrzuca z news-feed wszystkie informacje pozostawiając tylko cytat dnia. Pozwala dzięki temu lepiej skupić się na danych działaniach (szczególnie kiedy Facebooka używasz do pracy), a także przypomina o tym, aby zredukować swoje działanie w tym serwisie do minimum. (Oczywiście po kliknięciu w grupy czy na profile widzimy wszystkie informacje – zablokowany jest tylko news-feed).
To wyjątkowy ekran startowy w przeglądarce. Świetne rozwiązanie przy otwieraniu nowych kart – eliminuje rozpraszacze i pozwala ustalić główny priorytet na dany dzień. Ma również kilka dodatkowych opcji, które warto sprawdzić (m.in. listy to-da, a także możliwość śledzenia pogody).
Jeśli pracujesz na godziny i liczysz swój czas pracy to rozszerzenie jest naprawdę niebywałym ułatwieniem. Po zainstalowaniu trzeba zalogować się w Toggl, a następnie wystarczy kliknąć w jeden przycisk i rozpocząć śledzenie swojego czasu pracy. (Dodatkowo dzięki temu rozszerzeniu można dodać przycisk Toggl do innych aplikacji np. Asany.)
To rozszerzenie pomaga zdiagnozować, czy na danej stronie zainstalowany jest Pixel Facebooka. Świetnie narzędzie, jeśli chcesz sprawdzić czy Twój Pixel jest zainstalowany poprawnie.
Narzędzie, bez którego nie wyobrażam sobie już życia i z którego korzystam cały czas. Na czym polega jego fenomen? Możesz zaznaczyć dowolny obszar na stronie, a Eye Dropper podpowie Ci nazwę koloru wraz z kodem hex. Świetne, jeśli tworzysz projekty graficzne, strony, newslettery, produkty elektroniczne i inne.
Dzięki rozszerzeniu Boomerang możesz zaplanować wysyłkę swoich wiadomości mailowych. Szczególnie przydatne, jeśli na maile odpisujesz wieczorami czy poza godzinami pracy i chcesz wysłać je następnego dnia rano. Dodatkową funkcją Boomerang jest pauzowanie Twojej skrzynki odbiorczej, a także czasowe odbijanie wiadomości przychodzących.
Podsumowanie
Rozszerzenia Google Chrome są bardzo przydatne i warto używać ich, aby zwiększyć swoją produktywność. Trzeba tylko pamiętać, aby nie włączać ich wszystkich na raz – mogą nieźle spowolnić przeglądarkę i zamiast usprawnić – utrudnią Twoją pracę. Powiem Ci, że bez nich moja praca byłaby dosyć mocno utrudniona, dlatego cieszę, się, że mogę z nich korzystać na co dzień (i, że są za darmo).
A czy Ty – masz swoje ulubione rozszerzenia do przeglądarki Chrome?
Prowadząc biznes, w którym oferujesz swoje usługi – możesz swoim potencjalnym Klientom zaproponować wstępną bezpłatną konsultację. Podczas takiej konsultacji możesz rozwiązać jeden problem Klienta, lub przedyskutować bieżące potrzeby i zaproponować plan działania w ramach płatnej już współpracy.
1. Po co Ci wstępna konsultacja?
Mimo tego, że nie musisz tego robić – bardzo polecam Ci wprowadzenie wstępnej konsultacji u siebie – niezależnie od rodzaju usług, które oferujesz. Dzięki temu będziesz mogła:
zbadać rynek i przetestować swoje pomysły,
dopasować swoją ofertę do konkretnych potrzeb swoich potencjalnych Klientów,
niejako sprawdzić swoich potencjalnych Klientów podczas rozmowy i przekonać się, czy nadajecie na tych samych falach,
upewnić się, że Klient wie, czego potrzebuje i że to Ty jesteś osobą, która może mu pomóc.
Nie martw się tym, że czujesz się niepewna rozmów na żywo. Większość Klientów będzie oczekiwało, że to Ty poprowadzisz konsultację, więc wystarczy się do niej dobrze przygotować, stworzyć plan i wyluzować 🙂 To na prawdę nic strasznego.
Zanim jednak przejdziesz do konsultacji sprawdź, jaki program możesz użyć, aby zautomatyzować ten proces.
2. Programy do zamawiania konsultacji
Programów do zamawiania konsultacji jest na rynku sporo. Większość z nich znajdziesz w języku angielskim, ale są one na tyle proste w obsłudze, że nie powinnaś mieć problemu z ich konfiguracją.
Mają one w darmowej wersji, opcje z podstawowymi funkcjonalnościami, które w zupełności wystarczą do ich codziennego użytkowania. Sprawdź, która z nich najbardziej przypadnie Ci do gustu i załóż w nich darmowe konto. Do wyboru masz m.in. Calendly, Youcanbookme, Simply bookme, Time tap itp.
Wiesz już, jakie narzędzia warto użyć do zamówienia konsultacji. Teraz pora na to, abyś przygotowała plan działania. Co zrobić, kiedy Klient zamówi konsultację?
Sprawdź, kim jest Twój potencjalny Klient, znajdź jego profile w mediach społecznościowych i stronę www,
Zaproponuj temat konsultacji, lub poproś Klienta o wybór tematu – możesz ustawić pytania w formularzu konsultacji,
Określ gdzie się spotkacie (np. Skype, Hangouts, rozmowa telefoniczna itp.)
Wyślij maila przypominającego o konsultacji dzień przed umówionym terminem rozmowy,
4. Konsultacja krok po kroku
Wariant I – rozwiązanie problemu
Przedstaw się,
Poproś o nakreślenie wybranego problemu,
Omów temat, zaproponuj rozwiązanie,
Jeśli napisałaś na swoim blogu więcej odpowiedzi – odeślij do bloga,
Zakończ konsultację, wyjaśnij dodatkowe rozwiązania,
Wyślij e-maila podsumowującego spotkanie, podsumuj raz jeszcze omówiony temat, wskaż dodatkowe materiały, zaproponuj płatne produkty,
Po tygodniu wyślij wiadomość przypominająco – sprawdzającą i zapytaj czy problem został rozwiązany, a Twoje rozwiązania wprowadzone w życie.
Wariant II – omówienie warunków współpracy
Zapytaj o zakres działania i problemy Twojego Klienta,
Nakreśl sposób współpracy (jak pracujesz, w jaki sposób powinny zostać przekazane materiały/ zadania do pracy, jak wygląda dostarczenie zadania/projektu
Opowiedz, czego oczekujesz od Klienta, jak ustalasz harmonogram współpracy, ile czasu Klient ma na zatwierdzenie kolejnego etapu prac itp.
Poinformuj w jaki sposób się rozliczasz, jaka jest Twoja stawka godzinowa, ile kosztują poszczególne projekty,
Określ Twoje preferowane kanały komunikacji i zapytaj o to samo Klienta, przedstaw swoje godziny pracy, częstotliwość odpowiadania na maile i wszystkie inny szczegóły, które Twój Klient powinien znać.
Zamknij konsultację i wyznacz kolejny krok działania: zaproponuj wysłanie swoich warunków pracy jeszcze tego samego dnia, poproś Klienta o wykonanie kroków, które omówiliście.
Ustal kolejny kontakt np. tydzień po konsultacji.
Pamiętaj – nie bój się przewodzić takiej rozmowie – Klient będzie się spodziewał, że przeprowadziłaś już dziesiątki konsultacji i dokładnie wiesz, jak powinny one wyglądać i co podczas nich omówisz.
5. Obsługa po-konsultacyjna
Po konsultacji dostarcz wszystkie omówione dokumenty i maile w wyznaczonych terminach, a jeśli po rozmowie będziesz czuła, że to jednak nie to i Twoja intuicja podpowie Ci, aby zrezygnować – zrezygnuj.
Musisz być przygotowana na to, że nie każda konsultacja będzie początkiem płatnej współpracy. Nawet taka, która w Twoich oczach była przeprowadzona idealnie. Jest to zupełnie normalne zjawisko i nie masz się nim co przejmować. Czasem Klienci nie są do końca pewni, którą usługę wybrać i sprawdzają wszystkie dostępne możliwości zanim zdecydują się komuś zapłacić.
Ważnie jest to, aby trzymać się wyznaczonych przez siebie standardów i nie godzić się na współpracę, która Ci nie odpowiada. Właśnie po to jest wprowadzająca konsultacja – abyś Ty również stwierdziła, czy podejmujesz się danej współpracy. Dzięki temu będziesz wiedziała na jakich Klientach Ci najbardziej zależy.
P.S. Możesz również stworzyć sobie procedurę umawiania bezpłatnej konsultacji, aby oszczędzić sobie czas pracy.
Daj znać w komentarzu, czy stosujesz bezpłatną konsultację w swoim biznesie?
Często słyszę od osób, które ciągle zastanawiają się nad współpracą z WA, jakie właściwie REALNE korzyści płyną i dlaczego warto taką współpracę podjąć. Nie dziwię się, że takie pytania padają. Współpraca z wirtualną asystentką kosztuje. Wiadomo każdy w biznesie chce optymalizować swoje działania tak, żeby przynosiły jak najwięcej korzyści przy możliwie minimalnych nakładach kosztów.
Historia Klientki
Zanim jednak zacznę wymieniać Ci wszystkie korzyści pozwól, że opowiem Ci krótką historię o Pani Basi. Jednej z moich pierwszych Klientek. Dzięki mojej pomocy zaczęła być bardziej efektywna i przestała pracować w wiecznym chaosie. (Ta historia jakiś czas temu pojawiła się w moim newsletterze i zainspirowała więcej osób do zmiany.)
Pani Basia zgłosiła się do mnie jakiś czas temu. Poszukiwała wsparcia wirtualnej asystentki, ale nie do końca umiała określić swoje potrzeby. Szybko okazało się również, że oprócz braku czasu na zadania, które mi zlecała, Pani Basia miała problemy z organizacją swoich własnych działań. Pracowała całymi dniami, ale często efekt jej prac był mizerny – zadania były niedokończone, przez co często blokowały moją pracę.
Przez swoje ciągłe podróże Pani Basia zwyczajnie nie miała czasu na odpowiednie zaplanowanie swoich działań, nie mówiąc nawet o wdrażaniu wielu nowych narzędzi w swoim dniu pracy. Zaczęłyśmy więc od wprowadzenia niewielkich zmian – krok po kroku: – Opracowałyśmy 4 rodzaje najczęściej wykonywanych działań w jej biznesie, a następnie w Asanie stworzyłam jak najbardziej szczegółowe szablony projektów. Zależało nam, aby zadania podzielić na jak najmniejsze części składowe tak, by mogły być wykonane w ok 10 -15 minut i aby Pani Basia miała do nich dostęp nawet z telefonu. – Uzgodniłyśmy cotygodniowe 20 – minutowe spotkania online, aby przedyskutować zadania na kolejny tydzień i omówić wykonanie zadań z bieżącego tygodnia a także nanieść potrzebne poprawki. – Pani Basia stworzyła, a ja dopracowałam wzory maili do wysyłki dla osób zainteresowanych jej usługami i dla kontrahentów. Dodatkowo opracowałam system obsługi konta pocztowego (filtrowanie wiadomości, ustalanie priorytetów, przypisywanie wiadomości do konkretnych grup), dzięki czemu Pani Basia nie musiała tracić czasu na przeglądanie skrzynki mailowej. Po około miesiącu Pani Basia zaczęła dostrzegać pierwsze pozytywne zmiany wynikające z naszych wspólnych działań
Dzisiaj po ponad pół roku od wprowadzenia tamtych zmian Pani Basia znacznie rozwinęła swój biznes. Wszystko dzięki małym krokom, których osiągnięcie było bardziej prawdopodobne.
1. Codzienne wsparcie działań.
Dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz część swoich działań delegować codziennie i nie musisz zamartwiać się, że o czymś zapomnisz. Możesz odpuścić sobie wykonywanie zadań, które nie są dla Ciebie priorytetem i nie przynoszą Ci pieniędzy do Twojego biznesu.
Często jest tak, że zamiast przygotować nową ofertę dla Klienta, lub wybrać się na spotkanie networkingowe, albo zwyczajnie zamiast wyszukiwać nowych Klientów – zajmujesz się milionem mniejszych spraw, które są nieodzowną częścią codziennego prowadzenia biznesu. Przez takie właśnie rozdrabnianie się możesz odczuwać, że nie idziesz do przodu, tylko ciągle stoisz w miejscu, bo ciągle coś.
Współpracując z wirtualną asystentką te wszystkie „coś” w swoim biznesie możesz codziennie oddelegować i skupić się w 100% na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze.
2. Odciążenie zadań technicznych.
Jest to punkt, który moje Klientki wprost uwielbiają i już tłumaczę Ci, dlaczego. Jeśli jesteś księgową, weterynarzem czy managerem restauracji nie musisz znać się na wszystkim. Jesteś świetna w swojej dziedzinie, bo na niej znasz się najlepiej. Jednak będąc przedsiębiorcą masz więcej obowiązków niż tylko Twoja podstawowa działalność. Od czasu do czasu zdarza się, że musisz opanować jakieś kwestie techniczne i nauczyć się czegoś zupełnie od podstaw.
Pół biedy, jeśli różne techniczne zagadnienia łapiesz w mig i nie masz z nimi zbyt dużego problemu. Jeśli jednak jesteś na bakier z technologią i każda nowość przyprawia Cię o ból głowy – pomoc wirtualnej asystentki będzie strzałem w 10!
Nie oszukujmy się – wiem doskonale, że często nie masz czasu na to, aby uczyć się technicznych kwestii takich jak:
wysyłanie newslettera,
tworzenie stron lądowania,
automatyzacji mailowych,
dokonywanie zmian na stronie,
dodawanie wpisów na blogu czy konfigurację botów.
Czasem nawet nie masz czasu uczyć się nowych regułek w excelu czy zajmować się przygotowaniem slajdów. Waśnie w takich kwestiach wsparcie wirtualnej asystentki jest nieocenione.
3. Zdobywanie nowych Klientów.
Biznes to biznes i nawet najlepszy pomysł i plan nie będą miały racji bytu, jeśli nie będzie w nim płacących Klientów. Przyciągnięcie do siebie ludzi to jedno, ale zamiana ich Klientów to już zupełnie inna kwestia.
W zależności od branży i od rodzaju oferowanych produktów i usług proces zdobycia Klienta znacznie się między sobą różni. Jest jednak jeden wspólny mianownik, który łączy wszystkie biznesy – czas. Żeby zdobyć Klientów musisz mieć czas na to, aby ich pozyskać. Jeśli będziesz rozpraszała swoją uwagę i zajmowała się sprawami, które w sposób bezpośredni nie przyczynią się do zdobywania nowych Klientów – możesz być na równi pochyłej, z której będzie Ci bardzo ciężko z powrotem złapać równowagę.
Dlatego dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz zrzucić ze swoich barek ciężar mniej ważnych zadań. Skupić się na działaniach, które bezpośrednio przełożą się na Twoje zarobki.
4. Lepsza organizacja pracy.
Oddając część swoich zadań wirtualnej asystentce możesz oddać zadania, które są u Ciebie czynnikiem aktywującym prokrastynacje. A z odrobiną samozaparcia wyrobić sobie nowe nawyki pracy i lepiej się zorganizować.
Może okazać się, że to wirtualna asystentka może sprawdzać Twoją pocztę każdego poranka przekazując Ci zadania, które są dla Ciebie rzeczywiście niezbędne. Tak samo z mediami społecznościowymi, czy wszystkimi innymi sprawami, które pełnią u Ciebie rolę rozpraszacza i zaburzają Twoją organizację pracy.
5. Większy prestiż.
W pewnych kręgach i w nielicznych branżach współpraca z asystentką podnosi prestiż firmy. Szczególnie, kiedy jest to mała jednoosobowa działalność, która na przykład konkuruje o zlecenia z dużo większymi od siebie firmami.
Zdarza się również tak, że pracy nie ma aż tyle, aby w biurze/recepcji czy gabinecie zatrudniać personalną asystentkę, ale przydałaby się wsparcie w takiej właśnie formie. W takim przypadku również wirtualna asystentka zwiększa prestiż danego miejsca.
6. Pomoc w rozwoju biznesu.
Jeśli prowadzisz swój biznes doskonale wiesz, że każda pomoc jest na wagę złota, a czas nie jest z gumy więc trzeba wybierać zadania do wykonania i skupiać się na tym, co zarabia i przynosi realne korzyści dla biznesu.
Aby rozwinąć swój biznes szybciej niż gdybyś miała robić to w pojedynkę – warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Możesz zlecić zadania/ projekty czy obszary, w których Ty nie czujesz się najlepiej.
W zależności od tego w czym specjalizuje się Twoja wirtualna asystentka – możesz wykorzystać jej umiejętności i oszczędzić swój czas i pieniądze na tych umiejętności. I pomimo tego, że nie będziesz się zajmowała jakimiś obszarami Twojego biznesu – będzie on ciągle i stale się rozwijał.
7. Możliwość wyboru utalentowanej asystentki.
Mamy wolny rynek I możliwość wyboru dóbr i usług, z których chcemy skorzystać. Tak samo jest w przypadku współpracy z wirtualną asystentką. Spośród wielu kandydatek możesz wybrać tą idealną, która będzie spełniała wszystkie Twoje warunki.
Wirtualne asystentki to młoda i dynamiczna branża. Przeważają chęć rozwoju i zapewnianie jak najlepszych jakościowo usług. To świetny czas dla przedsiębiorcy, który chce wybrać wirtualną asystentkę dla siebie.
Dlaczego? Jak już wspominałam wiele asystentek ciągle się rozwija, chodzi na kursy i szkolenia. Wirtualne asystentki mają często doświadczenie w pracy biurowej lub innej specjalizacji przydatnej podczas prowadzenia małego biznesu. Dodatkowo zapewniają wysoką jakość usług za atrakcyjną stawkę w pakiecie z doświadczeniem, którego nie zdobędziesz nigdzie indziej.
8. Oszczędność czasu i pieniędzy.
Prowadząc swój biznes często brakuje dnia, żeby skończyć wszystkie zadania z listy do zrobienia. Nie ważne czy poświęcisz na ich wykonanie 2, 5 czy 10 godzin – zawsze zostanie coś dodatkowego do wykonania.
Kiedy zdecydujesz się na współpracę z WA oszczędzisz swój czas – zlecając zadania wirtualna asystentka oddaje Ci swój czas do wykorzystania.
Oszczędność pieniędzy – wirtualnej asystentce płacisz tylko za wykonanie zadań lub za przepracowane godziny. Jest to bardzo duża oszczędność – jeśli do takiej samej pracy miałabyś zatrudnić stacjonarną asystentkę – musiałabyś zapłacić jej dzienną stawkę niezależnie od tego, czy zadań do wykonania miałaby na godzinę czy na 5.
9. Skupienie na działaniu.
Wiedząc, że masz wsparcie swoich działań możesz w 100% skupić się na tym, co robisz. Nie musisz robić kilku rzeczy na raz. Zamiast ciągle z tylu głowy m myśleć o stu innych sprawach możesz poświęcić swoją uwagę na kluczowe dla Twojego biznesu obszary działalności.
Powiem Ci coś zupełnie szczerze – multitasking jest przereklamowany – serio! Nie możesz być w stu procentach efektywna i skupiona na działaniu, jeśli robisz pięć rzeczy na raz.
Fakt, są zadania, które można sobie zgrupować i wykonywać je w tych samych blokach czasowych, ale to nie jest tak, że w tym samym czasie możesz np. słuchać podcastów, pisać teksty, rozmawiać przez telefon i gotować obiad, a dodatkowo jeszcze obsługiwać Klientów.
10. Większa elastyczność działań.
Wirtualna asystentka lepiej niż asystentka stacjonarna może dopasować swoje godziny pracy do Twoich potrzeb. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie szczególnie wtedy – kiedy np. prowadzisz popołudniowe/ wieczorne webinary czy live’y na Facebooku.
Jeśli potrzebujesz wsparcia np. w konkretne dni tygodnia lub z góry narzucone godziny różniące się od standardowych godzin pracy (9-17) możesz znaleźć wirtualną asystentkę, która będzie dostępna w czasie przez Ciebie określonym.
Dodatkowo elastyczne godziny pracy to np. praca wieczorem – możesz wtedy zarządzić wprowadzenie zmian na stronie, zmiany linków, formularzy zapisu na newsletter itp.
11. Poprawa komunikacji/ widoczności w mediach społecznościowych.
Kiedy masz osobę do pomocy możesz więcej czasu poświęcić na działania marketingowe w tym działania w mediach społecznościowych.
Możesz skupić się na stworzeniu ciekawych, przyciągających treści, zlecając wirtualne asystentce ich przygotowanie, „złożenie w całość” i zaplanowanie ich publikacji.
Kiedy Twoja asystentka wykonuje inne zlecone zadania, Ty masz czas na nawiązanie większe i lepsze relacje z Twoimi potencjalnymi Klientami.
12. Gwarancja poufności.
Wirtualna asystentka na początku współpracy podpisze z Tobą umowę o poufności. Będziesz dzięki niej miała pewność, że wszystkie działania zostaną wykonane w 100 % poufnie.
Pamiętaj o tym, żeby chronić swój biznes i podpisać przede wszystkim umowę współpracy, a następnie umowę o poufności.
Nawet nie wiesz, jak często słyszę, że Klienci nie podpisują ze swoimi asystentkami umów współpracy.
Często również umowa o poufności będzie punktem w umowie współpracy więc warto na to zwrócić uwagę.
13. Możliwość skalowania I automatyzacji biznesu.
Rozpoczynając współpracę z wirtualną asystentką kupujesz czas, którego Tobie z różnych powodów brakuje. Dzięki wsparciu możesz np. rozpocząć skalowanie swojego biznesu i wprowadzić do swojej oferty nowe produkty.
Jeśli zatrudniłaś wirtualną asystentkę, aby zyskać więcej czasu – możesz zautomatyzować część swoich działań – zapisy na newsletter, automatyzacje mailowe, możliwość automatycznych konsultacji, boty, sklep internetowy itp.
14. Profesjonalna obsługa Klienta.
Możesz praktycznie całkowicie oddelegować obsługę Klienta swojej wirtualnej asystentce. Na początek stwórz wzory e-maili na najczęściej zadawane pytania i przekaż je swojej asystentce.
Opracujcie system, w którym jasno określisz w jaki sposób Twoja wirtualna asystentka ma komunikować się z potencjalnymi Klientami. Gdzie może szukać odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania zadawane przez Klientów.
Ustalcie w jakich sytuacjach to Ty powinnaś zająć się potencjalnym Klientem, a kiedy w zupełności wystarczy, żeby to wirtualna asystentka zajęła się komunikacją.
15. Wzmocnienie słabszych obszarów biznesu.
Jesteś przedsiębiorcą i znasz się na wielu kwestiach, ale nie możliwe jest żebyś znała się na wszystkim. To naturalne.
Wirtualna asystentka jest również specjalistką w swoich dziedzinach więc może wesprzeć Twoje działania w obszarach, w których nie jesteś najlepsza.
Jeśli jakieś obszary Twojej firmy nie działają w 100% – wirtualna asystentka może pomóc Ci je usprawnić. Wiele wirtualnych asystentek jest również specjalistkami np. od mediów społecznościowych, obsługi Klienta, marketingu, WordPressa itp.
Podsumowanie
Przedstawiłam Ci 15 powodów, dla których warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto delegować obowiązki.
Szczególnie wtedy, kiedy chcesz rozwinąć swój biznes, zaczynasz pracować więcej i masz coraz więcej zadań do zrobienia. Doba staje się krótsza a liczba zadań ciągle rośnie.
Żeby mieć energię na działania, które przyniosą nowych Klientów dla Twojego biznesu – postaw na rozsądne ustalanie priorytetów i delegowanie obowiązków. W taki sposób Ty zajmiesz się tym, co robisz najlepiej, a wirtualna asystentka zadba o całą resztę.
Jeśli ten wpis Ci się spodobał – daj mi znać. Będę wiedziała, że czytasz moje artykuły i dasz mi kopa do działania!
Praca wirtualna asystentka – podsumowanie po sześciu miesiącach pracy zdalnej. Z tego wpisu dowiesz się, czy opłacało mi się rozpocząć pracę jako wirtualna asystentka.
(Ten wpis na blogu powstał 12 maja 2018 roku i od tamtej pory wiele się zmieniło 😉 mój biznes się rozrósł i dziś pomagam innym rozwijać się, jako wirtualna asystentka. Sama specjalizuję się w optymalizacji biznesu online i dzięki ten specjalizacji mogę pisać tego bloga.)
Cześć, dzisiaj chciałabym opowiedzieć Ci co nieco o moich wnioskach z pracy jako wirtualna asystentka. Właśnie klika dni temu mięło pół roku, odkąd pracuję w taki sposób. Pomyślałam, że to świetna okazja, aby napisać kilka słów o moich odczuciach z pracy zdalnej.
Co pomyślałaś sobie, kiedy pierwszy raz usłyszałaś słowo wirtualna asystentka? Czy jakieś konkretne działania od razu przyszły Ci na myśl, czy poczułaś, że nie masz pojęcia kim tak dokładnie jest wirtualna asystentka i czym może się zajmować?
Bo wiesz, kiedy ja pierwszy raz usłyszałam,
że istnieją wirtualne asystentki pomyślałam sobie WOW – chcę być jedną z nich –
to coś dla mnie! I mimo tego, że wtedy to był ostatni tydzień mojej pracy w
biurze, miałam ogromny (no dobrze przesadzam, nie aż tak ogromny ale duży) brzuch i za miesiąc termin porodu postanowiłam,
że muszę zrobić wszystko aby spróbować zostać wirtualną asystentką.
I choć wtedy mnie maiłam jeszcze pojęcia jak praca wirtualnej asystentki będzie wyglądać, gdzie znajdę klientki i czy w ogóle uda mi się osiągnąć taki cel z małym dzieckiem u boku, wiedziałam jedno – że jeśli nie spróbuję będę tego żałować. Przeszłam długą drogę od asystentki do wirtualnej asystentki. Musiałam nauczyć się wielu rzeczy, o których nie miałam pojęcia, bo chociaż podstawy asystenckie miałam – cała strona online prowadzenia biznesu to była dla mnie czarna magia.
Czy było warto zacząć tę nową przygodę? Czy mi się to opłaciło? Odpowiedź na te pytania znajdziesz poniżej. To co, zaczynamy?
1. Mój cel pracy jako wirtualna asystentka
Chciałam pracować w domu i zarobić tyle ile mogłabym zarobić pracując na pół etatu w biurze. Jednocześnie chciałam spędzać czas z moją córeczką i spełniać się jako mama. Wyznaczyłam sobie sztywne ramy zarobków i dałam sobie pół roku na to, aby sprawdzić, czy uda mi się tą założoną kwotę zarobić.
Na początku wcale nie było kolorowo.
Martwiłam się czy jestem wystarczająco dobra, czy nadaję się do takiej pracy i
czy znajdę klientów. Minęło trochę czasu zanim nabrałam pewności siebie i
świadomości w czym jestem świetna.
Po tych 6 miesiącach muszę Ci się przyznać,
że spełniłam swoje oczekiwania finansowe, a nawet przez ostatnie dwa miesiące
zarobiłam nieco więcej (co oczywiście uznaję za duży plus ). Czyli podsumowując -zrealizowałam swój cel. Żeby nie
było tak idealnie nie wszystkie założenia udało mi się zrealizować (na nich
skupię się w drugiej połowie roku) i mimo wszystko popełniłam kilka błędów, ale
o nich opowiem w innym wpisie.
Dlaczego o tym wszystkim piszę? Dlaczego dzielę się takimi informacjami?
Chcę Ci pokazać, że każdy ma wątpliwości –
jeśli rozwija się swój biznes to jest ich wyjątkowo dużo, a cała droga jaką
musisz przejść to sinusoida – nie linia prosta.
Kiedyś uważałam, że nie nadaję się do
biznesu i nie wierzyłam, że mogę zbudować coś na czym będę mogła zarobić
(typowe myślenie ja? biznes? nie, chyba się do tego nie nadaję, na pewno się
nie nadaję). Najlepiej będzie mi na etacie, bezpiecznie, wygodnie. Nawet jeśli
wtedy etat oznaczałby dodatkowe godziny, które spędziłabym na dojazdach i
zaprowadzaniu i odbieraniu Młodej ze żłobka.
Ostatecznie po przeprowadzeniu bilansu zysków i strat postawiłam wszystko na jedną kartę i postanowiłam, że jeśli po pół roku nie uda mi się rozkręcić mojej działalności tak jak bym chciała – będę szukać pracy na etacie. Dzisiaj jestem dumna z tego co mam, wszystko co stworzyłam jest moje od a do z. Poświęciłam swój czas na naukę, na wdrażanie nowych pomysłów, na pisanie tekstów (co na początku było dla mnie męką). Często nie spałam (i dalej nie śpię) po nocach, ale czuję się spełniona, bo wiem, że to co robię ma sens i dla moich Klientek naprawdę robi różnicę.
Przeczytaj, od czego zacząć pracę jako wirtualna asystentka
2. Co mi dała praca wirtualnej asystentki przez ostatnie pół roku?
W swoim modelu biznesowym ogólnie stawiam na naukę i rozwój i to jest dla mnie bardzo ważne. Już na samym początku swojej pracy określiłam to ile godzin mogę pracować i ile Klientek przyjąć. I twardo się tych postanowień trzymam, nawet jeśli muszę odmawiać współpracy. Przez to, że biorę udział w różnych kursach online, zdobywam nowe doświadczenia i ciągle się rozwijam. Opanowałam dużo nowych umiejętności i dzięki temu mogę coraz więcej oferować moim Klientkom. Co nieco w tym temacie, czyli jak zmienił się zakres moich usług w ciągu 6 miesięcy opowiem Ci w osobnym wpisie.
10 rzeczy, których nauczyłam się przez pierwsze pół roku prowadzenia biznesu:
Dzisiaj chciałabym skupić się na nauce, która wynika z prowadzenia biznesu.
Kieruj się intuicją. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości i głos w głowie podpowiada Ci, że decyzja jaką podejmujesz może być zła – na pewno tak jest.
Daj sobie prawo do zmiany zdania. Nie musisz tłumaczyć się ze swoich decyzji, ale jeśli czujesz, że Twój punkt widzenia się zmienił, lub zobaczyłaś temat z innej perspektywy – powiedz o tym głośno.
Słuchaj starszych i mądrzejszych od siebie. Podpatruję osoby, które moim zdaniem prowadzą biznesy z głową i staram się brać z nich przykład i analizować ich działania.
Autentyczność to podstawa. Nigdy nie udaję kogoś kim nie jestem, dlatego, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz, a jeśli już na początku udaje się kogoś kim się nie jest – nie wróży to dobrze na przyszłość.
Komunikacja jest najważniejsza. O komunikacji będę mówić do znudzenia najważniejsza i już
Kieruj się jakością, nie ilością. Czy to w pracy, czy w relacjach z innymi ludźmi, czy to produkowaniu treści kieruję się zasadą lepiej mniej, ale bardziej wartościowo.
Otaczaj się ludźmi, którzy mają podobne podejście do życia. Staram się współpracować z Klientkami, które mają podobny flow pracują w moim stylu.
Sprawdzaj Klientów / Klientki. Przed rozpoczęciem współpracy czy konsultacji zawsze robię research i sprawdzam kim są osoby, które się ze mną kontaktują.
Szanuj swój czas. To jest punkt, nad którym wciąż pracuję. Staram się oddzielać czas pracy od życia rodzinnego, choć czasem podczas pracy w domu jest to trudne.
Jeśli coś Ci się nie uda, wyciągnij wnioski i idź dalej. Kiedyś bardzo bałam się porażki, ale dziś wiem już jak sobie z nią poradzić. Prawda jest taka, że ludzie zapominają, że coś Ci nie wyszło, bo każdy żyje swoim życiem. Wystarczy więc, że wyciągniesz wnioski z porażki i następnym razem zrobisz coś lepiej.
Stworzenie i posiadanie takiej listy zasad
pomaga mi regulować i oceniać moją pracę. Jest również bardzo pomocne, jeśli
się nad czymś zastanawiam i szukam rozwiązania. Polecam i Tobie stworzyć coś
podobnego – na pewno dzięki takim zasadom będzie Ci łatwiej i tych cięższych
chwilach
3. Jak wygląda praca wirtualnej asystentki?
Uchylę trochę rąbka tajemnicy i opowiem CI
co nieco o tym JAK pracuję. Ogólnie wszystkie moje działania podzielone są na 3
strefy pracy:
– miesięczną,
– tygodniową,
– dzienną.
Do każdej z powyższych sekcji mam
dopasowane poszczególne działania tak, żeby umiejscowić je odpowiednio w czasie
i aby były one zsynchronizowane ze sobą (często zadania z różnych sekcji się ze
sobą przeplatają).
O dziwo dużą częścią mojej pracy jest kontakt z ludźmi. Mogłoby wydawać się to dziwne, ponieważ pracuję wirtualnie. Tak to prawda, ale mimo wszystkie sprawy i tak musimy „obgadać” więc często korzystamy z różnych komunikatorów, wideo rozmów, telefonów czy maili. (Więc jeśli nie lubisz kontaktu z ludźmi a rozważasz pracę w charakterze wirtualnej asystentki – dobrze się zastanów ).
Wracając do struktury pracy wygląda ona następująco:
praca miesięczna – to wszystkie działania stałe, które wykonuję dla Klientek co miesiąc. Wiedząc, że mam określoną ilość prac do wykonania w miesiącu mogę je sobie zaplanować z góry i nie muszę sobie zaprzątać nimi głowy. Są to wszystkie cykliczne zadania takie jak: update programów, zakończenie miesiąca czy rozpoczęcie nowego;
praca tygodniowa – to wszystkie działania, które omawiamy z Klientkami na wideo-konferencjach. Ja jestem fanką cyklicznych spotkań online z Klientkami podczas których możemy sobie przedyskutować nadchodzące prace. Zwykle staramy się planować działania przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem, dzięki czemu mam możliwość „osadzenia” poszczególnych zadań w czasie. Oczywiście zawsze planuję bufor czasowy około 40% mojego czasu pracy (dlaczego? Po pierwsze mam w domu Małą Kierowniczkę, której plan dnia jest czasem odmienny od mojego, a po drugie my, jako ludzie zawsze zakładamy, że jakieś działanie zajmie nam mniej czasu niż rzeczywiście jest potrzebne do jego wykonania.) Daje mi to poczucie bezpieczeństwa i większą kontrolę nad wszystkimi działaniami;
praca dzienna – to wszystkie działania, które docelowo muszę wykonać w danym dniu. Jako że jestem zwolenniczką grupowania zadań i pracy w blokach czasowych – mam system, w którym rozdzielam każde zadanie na czynniki pierwsze, grupuję je między sobą, a następnie przypisuję je do poszczególnych pór dnia i dni w tygodniu.
Jak to działa w praktyce?
Podam Ci przykład, jak mniej więcej ja pracuje – mam np. 5 zadań od 3 różnych Klientek:
stworzenie newslettera,
dodanie wpisu blogowego,
stworzenie reklam na Facebooku,
opracowanie jednej strony PDF,
przygotowanie
posta na Facebooku i LinkedIn.
KROK 1 Oddzielam tekst, obraz, przygotowanie newslettera,
reklamy, dodanie wpisów.
– w jednej grupie tworzę wszystkie teksty,
– w drugiej grupie przygotowuję grafiki, KROK 2 Wysyłam do zatwierdzenia, KROK 3 Tworzę szablon newslettera oraz szkice robocze
wpisów i reklamy, KROK 4 Po zatwierdzeniu grafik i tekstów uzupełniam
wszystkie szablony, planuję godziny postów i gotowe
Oczywiście wszystkie działania rozbijam
sobie w czasie i pracuję zgodnie z zasadą pracy w blokach czasowych. Dzięki
takiemu rozwiązaniu czuję, że mam większą kontrolę nad tym, co mam
wykonać
Już wiesz, jaki był mój cel pracy jako wirtualna asystentka, wiesz czy ten cel osiągnęłam, wiesz jak wygląda moja praca a więc czas na podsumowanie i odpowiedź na pytanie
4. Pól roku minęło i co dalej?
Oczywiście pierwsze pół roku działalności jako
wirtualna asystentka przyniosło mnóstwo nowych wyzwań i dużo pracy. Czasem było
ciężko, ale mam już wypracowany fajny system i dlatego nie mam zamiaru wracać
na etat i szukać „normalnej” pracy.
Jakie plany na najbliższe miesiące?
Mam fajny zespół klientek, z którymi współpracuję,
Chcę dzielić się swoją wiedzą i pomagać innym. Dlatego na blogu będą pojawiały się systematycznie nowe materiały
Nigdzie się nie wybieram i obiecuję dawać Ci fajną treść i wskazówki, które możesz od razu wprowadzić do swojej pracy.
Każdy, kto chociaż raz pracował zdalnie powie, że praca zdalna ma swoje plusy i minusy – nie ma się co o to spierać. Dla wielu osób takim minusem może być sprawna komunikacja.
Jak dzielić się informacjami, zlecać zadania czy nawet gasić pożary, jeśli jesteśmy setki czy tysiące kilometrów od siebie?
W jaki sposób wyznaczać granice takiej komunikacji i jak pracować na „co dzień”?
Jak prezentować się profesjonalnie mając do dyspozycji tylko komunikatory?
Jak komunikować swoje potrzeby i egzekwować ustalone terminy?
Jaki stopień relacji z klientkami utrzymywać?
Pracując jako wirtualna asystentka moją codziennością jest komunikacja z klientkami w sposób zdalny. Jak więc wygląda współpraca z wirtualną asystentką z poziomu komunikacji?
O moich sposobach na sprawną komunikację i zachowanie profesjonalnych relacji z klientkami (nawet jeśli pracuję w piżamie!) opowiem Ci w tym właśnie wpisie.
Zaczynamy?
Wychodzę, z założenia, że podstawą każdej relacji powinna być sprawna komunikacja. Jeśli nie będziemy w stanie odpowiednio się porozumieć, to po pewnym czasie za każdym razem pojawią się problemy. Problemy, które będą narastać do momentu wybuchu, a wtedy już będzie ciężko cokolwiek naprawić.Nie ważne czy jest to relacja mąż – żona, uczeń – nauczyciel, szef – pracownik, rodzic – dziecko, wirtualna asystentka – klient.
W pracy dobrej wirtualnej asystentki sprawna komunikacja to po prostu must-have.
Dlaczego?
Wirtualna asystentka już na wstępie jest pozbawiona możliwości komunikacji jeden na jeden, a co za tym idzie takiego najbardziej normalnego ludzkiego kontaktu, który ma największą siłę przebicia.
Ponieważ jako wirtualna asystentka nie pracuję z moimi klientkami w jednym pomieszczeniu, jednym mieście, czy nawet jednym kraju – określenie odpowiednich kanałów komunikacji jest tutaj kluczowe.
Najlepszymi podstawami do osiągnięcia sprawnej komunikacji jest ustalenie wszystkich zasad już na początku współpracy, tak, aby później żadna ze stron nie czuła się w jakiś sposób niezrozumiana.
Wiem, że często wiele konfliktów rodzi się właśnie z błędów w komunikacji. Szkoda, bo jest to akurat kwestia, którą można w fajny sposób określić, zapisać i wg niej działać. A jeśli chcemy pracować bardziej efektywnie, to myślę, że komunikacja w pracy zdalnej powinna być jednym z naszych priorytetów (a przynajmniej powinna mieścić się w pierwszej piątce).
W jaki sposób wirtualna asystentka może komunikować się ze swoimi Klientami?
Ja w swojej pracy jako wirtualna asystentka używam czterech kanałów komunikacji, a są nimi:
rozmowa telefoniczna/ wideo rozmowa Skype
e-maile,
narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Trello, Nozbe)
komunikatory.
Każde z tych narzędzi służy nieco innym celom, które omówię za chwilę.
Dobra praktyka komunikacji w pracy zdalnej
Teraz chciałabym skupić się na tym jak taka dobra praktyka komunikacji podczas współpracy z wirtualną asystentką mogłaby wyglądać od samego początku. Mam tutaj na myśli pierwsze zetknięcie się potencjalnej Klientki na stronie www. (Poniżej opisałam praktykę, która stosuję w relacjach z moimi Klientkami).
Jasna forma nawiązania komunikacji w ramach strony internetowej – np. możliwość zmówienia wstępnej konsultacji/ rozmowy, działający formularz kontaktowy, widoczny adres e-mail do bezpośredniej komunikacji, ikonki do mediów społecznościowych, możliwość pozostania w kontakcie – zapis na listę mailingową.
Wstępna rozmowa telefoniczna, konsultacja (np. Skype, Google Hangouts) – na tym etapie zwykle istnieje możliwość sprawdzania, czy komunikacja między dwoma stronami będzie przebiegała pomyślnie. W moim odczuciu najważniejsze jest to, aby poczuć delikatną „chemię” i porozumiewać się w podobnym języku. Podczas takiej rozmowy można również zweryfikować, czy będzie nam łatwo się komunikować i na jakie warunki komunikacji możemy się zgodzić.
Zapis dotyczący komunikacji z Klientkami w „Zasadach i warunkach pracy” – za każdym razem, kiedy wysyłam nową umowę dla Klientki – załączam do niej plik „Zasady i warunki pracy”. W nim określam moje propozycje komunikacji np. wysyłanie/odbieranie wiadomości od poniedziałku do piątku od 9-17, planowanie zadań do wykonania do piątku w tygodniu poprzedzającym, na zadania emergency – odpowiedź do x godzin, odpowiedź na maile – w ciągu 48 godzin itp.
Zapytanie Klientek o ich preferowane godziny i kanały komunikacji – zwykle wysyłam maila z takim pytaniem przed rozpoczęciem współpracy, a po podpisaniu umowy.
Właściwa komunikacja podczas pracy, dodatkowo w zależności od potrzeb cykliczne spotkania, rozmowy, podczas których rozmawiamy i planujemy kolejne działania.
Zastanawiasz się nad współpracą z wirtualną asystentką? Sprawdź tekst „Jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką” i sprawdź jakich błędów możesz uniknąć już na początku współpracy –czytaj artykuł
Kanały komunikacji w pracy zdalnej
Wiesz już jak możesz rozpocząć sprawną komunikację z wirtualną asystentką (lub z Klientką, jeśli jesteś wirtualną asystentką), a teraz chciałabym opowiedzieć Ci który kanał przeznaczyć na jaki rodzaj wiadomości.
1. Rozmowa telefoniczna/ wideo konferencja:
wstępna rozmowa,
planowanie działań,
cotygodniowe podsumowania realizacji celów,
burze mózgów,
sytuacje kryzysowe,
2. E-mail:
wysyłka materiałów,
przekazanie wiadomości ustalonych podczas spotkań,
aktualizacja planów,
ciekawe linki, wiadomości do zapisania „na później” ,
3. Narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Nozbe, Trello):
Kwestie organizacyjne mamy za sobą, teraz skupmy się na istocie komunikacji, czyli na przekazywaniu informacji.Niby proste, powiesz banał, a jednak czasem nie do końca zdajemy sobie sprawę z tego, czy my w ogóle dobrze komunikujemy wiadomości, które mamy zamiar przekazać.
Czy podczas komunikacji z Klientami używacie tego samego języka, czy macie podobne flow?
Zwróć uwagę, że jeśli nie będzie między Wami “chemii” to będzie Wam bardzo ciężko się dogadać.
Jakie elementy należy w uwzględnić w komunikacji zdalnej z wirtualną asystentką?
1. Uporządkowanie wiadomości:
kto – czy jasno określasz to kto jest właściwym odbiorcą danej wiadomości?
co – opis zadania – powinno zostać wykonane? (pamiętaj podczas komunikacji w pracy zdalnej nie ma miejsca na domysły),
dlaczego – jeśli określasz priorytet zadania, dlaczego ma ono zostać wykonane wtedy i wtedy, jaka jest ważność tego zadania / informacji, co się wydarzy, jeśli nie zostanie wykonana?
jak – określ sposób wykonania zadania / opisz kroki, które powinny zostać wykonane,
Następnie wykorzystaj wskazówkę, której ja często używam: przeczytaj wiadomość tak, jakbyś w ogóle nie znała poruszonego tematu i zastanów się czy zrozumiałabyś ten przekaz? Czasem niektóre rzeczy wydają się nam tak oczywiste, że wręcz pomijamy pewne kroki już nawet w trakcie myślenia o wykonywaniu danej czynności.
To, co dla Ciebie jest oczywistą oczywistością – dla Twojego odbiorcy może być zjawiskiem zupełnie nieznanym, dlatego często warto sprawdzić czy aby na pewno wiadomo o co nam chodzi.
W wielu poradnikach czy stronach możesz znaleźć porady, w których przyjęło się, że treść wiadomości e-mail powinien być krótki, zwięzły i na temat.
Co jednak, jeśli kontakt mailowy to Twoja podstawowa forma komunikacji?
Czasem nie da się wyjaśnić wszystkiego w 5 zdaniach. Ja wychodzę z założenia, że w komunikacji wirtualna asystentka – klient warto napisać 10 zdań więcej i być pewną ustalonych zasad i zadań do wykonania, niż później spierać się o jakieś niedopowiedzenia.
2. Forma komunikacji – tak jak napisałam wcześniej – postaraj dostosować formę do rodzaju wiadomości. Inaczej będzie się to prezentować podczas wideo rozmowy, a inaczej, jeśli do dyspozycji macie np. WhatsUpp i możecie napisać tylko krótkie komunikaty.
3. Ustalone wcześniej reguły komunikacji – pamiętaj, aby te kwestie ustalić na samym początku współpracy. Jeśli jesteś Klientką określ Twoje zasady komunikacji, a następnie opracujcie rozwiązanie kompromisowe.
Podczas pracy zdalnej ważne jest, aby przestrzegać wcześniej ustalonych zasad i szanować swój wzajemny czas.
Określcie dokładnie:
dni, w których pozwalacie sobie na kontakt,
godziny pracy,
preferowane platformy komunikacji.
Jeśli Twoja klientka zażyczyła sobie tylko rozmowy wideo w każdy wtorek o 10 rano, to nie będziesz do niej dzwoniła w sobotę o 22, „bo właśnie wpadłaś na genialny pomysł” i potrzebujesz przedyskutować.
Jeśli wiesz, że Twoja VA do południa jest zajęta– nie próbuj zasypywać ją pytaniami, lub wysyłać jej do zrobienia zadanie na już. Fizycznie nie będzie miała możliwości go wykonać.
Dodatkowe wskazówki
Upewnij się, że Twoje wiadomości tekstowe są skonstruowane zgodnie z zasadami języka polskiego. Sprawdź błędy ortograficzne i stylistyczne. Często (szczególnie teraz) może się wydawać, że nie ma już to aż tak wielkiego znaczenia. Upewniam Ciebie, że błędy w pisowni zostaną zauważone i na pewno, jeśli będą się powtarzać dostaniesz komunikat, aby je poprawić.
Jeśli planujesz rozmowę telefoniczną lub wideo zapewnij odpowiednią przestrzeń i wyciszenie do takiej rozmowy. Przed rozmową przygotuj się do niej.
Przed wideo konferencjami z większą ilością osób przygotuj plan tak, aby każda z osób miała możliwość zapoznania się z tematem.
A jeśli popełnisz jakiś błąd – najzwyczajniej na świecie powiedz – przepraszam.
Podsumowanie
Pamiętaj, że komunikacja w pracy zdalnej jest niezwykle ważną kwestią. Pozwala na wypracowanie odpowiednich standardów w relacji Klient – wirtualna asystentka.
Opracuj zasady komunikacji już na początku Twojej relacji z Klientem. Jeśli jesteś Klientem – dopilnuj, aby takie kwestie zostały uregulowane i najlepiej zapisane.
Sprawdzaj, testuj i w razie potrzeb uaktualnij opracowane zasady tak, aby w jak najlepszy sposób pozwoliły zachowanie wartościowej relacji.
Zawsze czytaj swoje wiadomości i poddawaj w wątpliwość ich treść – wtedy będziesz miała pewność, że Twoje komunikaty są jasne.
Ostatnia równie ważna kwestia to bądź elastyczna – Klient musi wiedzieć, że w przypadku nagłej sprawy – może na Ciebie liczyć. (Oczywiście mam tutaj na myśli sytuacje awaryjne, a nie nadużywanie zaufania, czy Twojej dobrej woli).
A jakie są Twoim zdaniem najważniejsze zasady komunikacji w pracy zdalnej? Daj znać w komentarzu.
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
