Pytania i odpowiedzi na temat współpracy z wirtualną asystentką

utworzone przez Kasia | mar 20, 2019 | Współpraca z WA

Pracuję online i obracam się w środowisku osób, które również bezpośrednio lub pośrednio swoją pracę wykonują zdalnie. Należę do kilku grup na Facebooku, które zrzeszają przedsiębiorcze Kobiety. Czasem wydaje mi się, że wszystko co związane z pracą wirtualnej asystentki zostało już powiedziane. Nic bardziej mylnego. W realnym świecie wirtualna asystentka to ciągle bardzo nowy i nieznany byt. Nawet wśród osób, które mają swoje biznesy, ale nie obracają się aż tak w sferze biznesów online. Praca jako wirtualna asystentka to ciągle nowość, która wzbudza sporo emocji i pytań.

Dosyć często spotykam się z osobami, które mają dużo pytań o pracę z WA. Nie do końca wiedzą kim jest wirtualna asystentka i jak taka osoba działa na co dzień. W jaki sposób pracuje, co przedsiębiorca zyskuje dzięki współpracy z WA i jak może dzięki takiej współpracy rozwinąć swój biznes. Dziś zebrałam 10 pytań związanych z pracą wirtualnej asystentki, które często padają z ust potencjalnych Klientek.

Jeśli jesteś ciekawa, jakie to pytania – zapraszam do lektury dzisiejszego wpisu.

1. Jak zacząć współpracę z wirtualną asystentką?

Współpracę z wirtualną asystentką najlepiej zacząć od przygotowania się. Po pierwsze będziesz musiała nauczyć się delegowania zadań. Po drugie na początku będziesz musiała poświęcić trochę swojego czasu, by całą maszynę delegowania sprawnie wprowadzić w ruch.

Jeśli doszłaś do momentu, w którym potrzebujesz pomocy wirtualnej asystentki, ale zupełnie nie masz pojęcia od czego zacząć – nie martw się! Pomogę przejść Ci przez cały proces delegowania zadań sprawnie i lekko.

Stworzyłam planner zadań do oddelegowania, który pomoże Ci zdecydować, jakie zadania lubisz robić, a co sprawia Ci problem i wolałabyś to oddelegować. Kiedy przemyślisz sobie te kwestie, możesz zacząć się zastanawiać, jakie zadania oddelegować, a które wykonywać samodzielnie – pobierz planner.

W kolejnym kroku spotkamy się na bezpłatnej konsultacji 1:1 podczas której porozmawiamy o zadaniach, które są według Ciebie do oddelegowania. Zastanowimy się również w jaki sposób zorganizować cały proces delegowania zadań, by był prosty i skuteczny.

Po naszej rozmowie w żaden sposób nie będę naciskać na To byś zdecydowała się na współpracę – to nie w moim stylu. Ja pokażę Ci zalety delegowania i konkretne korzyści jakie otrzymasz dzięki delegowaniu zadań. Jeśli zgodzisz się na współpracę – przygotuję umowę i zaczniemy realizować plan działania.

2. Czy rozpoczęcie takiej współpracy nie będzie zbyt trudne?

Jak w większości nowych rzeczy, których doświadczamy – najczęściej to właśnie ten pierwszy krok jest najtrudniejszy. Kiedy już zaczniemy rozmawiać na pewno zauważysz, że cały proces delegowania zadań jest znacznie prostszy niż na początku mogłoby Ci się wydawać.

Chciałabym Cię uspokoić i powiedzieć, że właśnie dlatego istnieje mój biznes – byś ty mogła poczuć się bezpiecznie i lekko. Ja wezmę na siebie ciężar zadań, które nie przynoszą Ci satysfakcji biznesowej.

Ale nie będę kłamać – delegowanie zadań wirtualnej asystentce na początku będzie wymagało od Ciebie trochę czasu i wysiłku – tak, by zbudować solidne podstawy do naszej współpracy.

3. Nie będzie szybciej, jeśli te zadania zrobię po prostu sama?

Tak, może być szybciej jeśli określone zadanie zrobisz teraz sama, ale pomyśl, co zrobisz następnym razem, czy kolejnym? Będziesz ciągle dopinała poszczególne kwestie na już, za pięć dwunasta?

Pomyśl długoterminowo. Możesz ciągle walczyć ze sobą i robić wszystko sama, ale możesz też postanowić, że rozpoczynasz delegowanie zadań i zrobić krok w kierunku rozwoju Twojego biznesu.

A co w sytuacji, kiedy następnym razem będziesz miała tyle pracy, że na już będziesz potrzebować pomocy osoby, która już zna Twój biznes i wie jak działasz? Nie byłoby by lepiej gdybyś to teraz na spokojnie podjęła przemyślaną decyzję o wyborze asystentki, niż później w pośpiechu wybierała osobę “na szybko”?

Na pewno dogranie różnych kwestii współpracy i “dotarcie się” zajmie nam chwilę czasu. Gwarantuję jednak, że wszystko zacznie działać jak dobrze naoliwiona maszyna zobaczysz plusy współpracy z wirtualną asystentką niemal natychmiast.

4. A co jeśli mam teraz za dużo na głowie?

Doskonale rozumiem Twoje obawy – nie masz w tej chwili czasu i masz za dużo spraw do zrobienia, jednak ciągle patrzysz na zadania, które odwlekasz w nieskończoność. Wiem, że przeraża Cię fakt, że musiałbyś poświęcić swój czas, którego i tak nie masz, lub masz za mało.

Nie znam Twojej sytuacji więc nie chcę nalegać na decyzję, jeśli czujesz, że delegowanie nie jest jeszcze rozwiązaniem dla Ciebie.

Co mogę stwierdzić – w zależności o mojej dostępności – możemy rozpocząć współpracę w przeciągu kilku dni. Jeśli masz sporo małych zadań – mogę je od Ciebie wziąć i wykonać bez konieczności dogłębnego wdrażania mnie w projekt. Pomyśl, jak dużą różnicę mogłoby to zmienić w Twojej pracy.

Z doświadczenia mogę Ci powiedzieć, że osoby, które nie mają czasu na delegowanie zadań – to osoby, które najbardziej potrzebują wsparcia wirtualnej asystentki.

5. Jak mam przekazać Ci to, co siedzi w mojej głowie?

Na początku myśl, że musisz przelać wszystko co dzieje się w Twojej głowie na papier lub ekran komputera – może być zniechęcająca i możesz mieć poczucie, że Cię to przerasta. Szczególnie, gdy jesteś osobą bardzo kreatywną i nie do końca spisywanie wszystkiego jest czymś, co robisz regularnie. Jednak gdy zaczniesz – będzie Ci łatwiej, poukładasz sobie wszystko w taki sposób, by wprowadzić mnie w styl prowadzenia Twojego biznesu. To bardzo ważne bym zapoznała się z Twoją misją i wartościami – dzięki temu będę mogła lepiej Cię zrozumieć!

W ten sposób nie tylko wyklarujesz swoje pomysły i ustalisz priorytety działania. Będziesz bardziej pewna co do tego, co masz robić – gdy przyjdzie czas na podejmowanie decyzji jakimi projektami się zająć.

Mogę podpowiedzieć Ci jakie narzędzia będą pomocne w procesie decyzyjnym – zaczynając od mojego bezpłatnego plannera (który możesz pobrać tutaj). Pomoże Ci on zidentyfikować, które zadania lubisz, które chcesz zrobić a jakie delegować.

Dodatkowo wypracujemy sobie system komunikacji za pomocą programu do zarządzania projektami (np. Asana, Trello), przez e-mail, telefon, lub inny środek komunikacji.

Pamiętaj – moim priorytetem jest by ułatwić Twoją pracę, dlatego zrobię wszystko, co potrzebne, byśmy mogły działać sprawnie.

6. Jakie są Twoje stawki?

Moja standardowa stawka godzinowa to 55 zł/za godzinę pracy (jest taniej, gdy wybierzesz pakiety godzinowe). Tak jak większość wirtualnych asystentek oferuję godzinowe pakiety współpracy. Dodatkowo oferuję dopasowane na miarę pakiety projektowe ze ściśle określonym zakresem zadań, oparte o Twoje indywidualne potrzeby. Nie ma w regularnej ofercie – ale wystarczy zapytać się o taką możliwość współpracy.

Korzystanie z pakietów projektowych ma dwie główne zalety. Po pierwsze: wiesz dokładnie jaki budżet musisz co miesiąc przeznaczyć na działania wirtualnej asystentki. Po drugie zawsze z dokładnością wykonuję zlecone mi zadania niezależnie od tego, jak dużo czasu mi zajmą. Bez ukrytych kosztów, bez dodatkowych opłat za kolejne działania w ramach pakietu. (Nawet gdy coś zajęło mi więcej czasu niż początkowo założyliśmy.)

W sytuacji, w której zadania jakie mi delegujesz będą się zmieniały każdego miesiąca – oferuję przedpłacone pakiety godzinowe na których wykorzystanie masz 30 dni kalendarzowych. Możesz zabookować sobie 5, 10 lub 20 godzin w miesiącu, a następnie zlecać mi różne zadania zgodnie z Twoimi potrzebami. Pakiety godzinowe są najchętniej zamawianymi usługami w mojej ofercie. Dodatkowo 80% moich byłych Klientek wraca do mnie po kilku miesiącach ciszy i skorzystaniu z usług innych wirtualnych asystentek.

Przy pojedynczych projektach, gdy nie potrzebujesz stałego wsparcia wirtualnej asystentki minimalną, stałą opłatą jest 165 zł (za 3 godziny pracy) + opłata za dodatkowe zużycie czasu wg licznika. Nie ma minimalnej opłaty jeśli chodzi o pakiety godzinowe lub indywidualna wycenę zadaniową. Moje obecne Klientki korzystają z pakietów w granicach 250 zł – 1500 zł / miesiąc.

Aby otrzymać indywidualną, dopasowaną do Twoich potrzeb ofertę, lub przedyskutować miesięczne pakiety godzin – zamów bezpłatna konsultację 1:1 i od niej rozpoczniemy naszą rozmowę o współpracy.

7. Czy będzie mnie na Ciebie stać?

Zalety współpracy ze mną wykraczają poza zwykłą oszczędność czasu. Pomyśl o tym, co mogłabyś osiągnąć, gdybyś miała więcej czasu i energii na obszary w swojej działalności, w których czujesz pasję do pracy.

Jak szybciej mogłabyś zobaczyć efekty biznesowych działań, jeśli skupiłabyś się tylko na tych zadaniach, które są kluczowe dla Twojego biznesu.

Te wszystkie zadania, które odkładasz na wieczne “później”, a które śnią Ci się już po nocy. Zróbmy je.

Te wszystkie ambitne plany, które masz w głowie, ale boisz się zacząć je realizować, bo ciągle brakuje Ci czasu? Zacznijmy nad nimi pracować wspólnie.

Kiedy znajdziesz właściwą wirtualną asystentkę może ona całkowicie przetransformować Twój sposób prowadzenia biznesu. Ja mogę pomóc Ci całkiem inaczej poukładać Twój biznes. Lepiej, bardziej zorganizowanie, z elementami automatycznych procesów, efektywniej.

Twoje pytanie powinno brzmieć: czy stać Cię na to by nie inwestować we współpracę z wirtualną asystentką?

Tak naprawdę istnieje mała szansa na to by Twój biznes się rozwijał, jeśli w pewnym momencie nie zaczniesz korzystać ze wsparcia innych. Jedna z Trenerek biznesowych, którą podziwiam mówi „to na czym się skupiasz wzrasta”. Skup się więc na pomnażaniu swoich dochodów, a nie będziesz musiała zastanawiać się nad tym, czy stać Cię inwestować w Twój biznes.

Dodatkowo mogę Ci powiedzieć, że ja również korzystam z wsparcia wirtualnej asystentki i jest to dla mnie ogromna korzyść, którą nie do końca można wymienić na pieniądze.

8. Jakie są Twoje warunki płatności?

Kiedy rozpoczniemy współpracę opracujemy własne warunki płatności, ale by dać ogólny pogląd jak wygląda to z moimi obecnymi Klientami sprawdź proszę poniższe szczegóły:

• Spisujemy umowę w której zostaną zawarte wszystkie informacje dotyczące współpracy. Tak, byśmy obie miały jasność jakie są moje zadania i obowiązki oraz ile Ty będziesz musiała za to zapłacić.
• Miesięczne pakiety projektowe są płatne 1-wszego dnia miesiąca przelewem na konto.
• Dodatkowe koszty mogą się pojawić, jeśli na Twoją prośbę będę musiała zrobić dodatkowe zadania “na już”, pracować dodatkowo po godzinach pracy (czyli w innych niż 8.30 – 14.30), lub jeśli ilość zadań zmieni się i będzie ich o wiele więcej niż oryginalnie uzgodniłyśmy.
• Dodatkowe opłaty będą zafakturowane na koniec miesiąca z 7-dniowym terminem płatności.
  
• Każda pierwsza płatność z nową Klientką odbywa się płatnością z góry, zanim rozpoczniemy jakąkolwiek współpracę.

9. Współpraca, a ukryte koszty?

W mojej współpracy stosuję zasadę zero ukrytych kosztów.

Po wysłaniu zapytania otrzymasz ofertę dopasowaną do swoich potrzeb razem z przejrzystymi warunkami pracy załączonymi do umowy o współpracy.

Jeśli w którymś momencie powstaną dodatkowe koszta np. związane z programem, narzędziem, dodatkową usługą do pod zlecenia – zawsze zapytam Cię o zgodę i dopiero po jej udzieleniu przystąpię do działania.

Jeśli praca jaką wykonam wyjdzie znacznie poza zakres umówionej początkowo współpracy – będziemy rozmawiać o tym jak wpłynie to na moje stawki.

Zawsze będziesz wiedziała jak wygląda status mojej pracy i nie naliczę Ci za nic, czego wcześniej nie uzgodniłyśmy.

10. Dlaczego Twoje usługi są drogie? Inne wirtualne asystentki są tańsze.

Co do kompetencji i stawek wirtualnych asystentek mogę powiedzieć Ci jedno – wszystkie z nas mają unikalny wachlarz usług do zaoferowania. Nie znajdziesz dwóch tak samo działających wirtualnych asystentek.

Dlatego tak ważne jest, by szukając wsparcia – znaleźć osobę, która będzie pasowała do Twojego biznesu. Czynnikiem, który powinnaś brać pod uwagę jest osobowość i sposób pracy WA. Pamiętaj, będziesz musiała znaleźć wspólny język ze swoją wirtualną asystentką. Jeśli chciałabyś sprawdzić czy się dogadamy i dowiedzieć się więcej o mnie – przejdź do sekcji o mnie.

Oczywiście w zależności od kompetencji i mocnych stron wirtualnej asystentki – cennik usług może się znacznie różnić. Osoby, które specjalizują się w konkretnych działaniach (jak np. ja we wsparciu biznesów online) będą nieco droższe od osób, które zajmują się np. ogólną administracją.

Często cena jest odzwierciedleniem jakości wykonywanych usług i wiedzy jaką dana wirtualna asystentka posiada. Ja w swojej pracy działam efektywnie i z odpowiednią starannością, dlatego uważam, że cena moich usług jest jak najbardziej adekwatna do ich wykonania.

Na pewno znalazłabyś osoby, które za te sama zadania wystawią Ci mniejszą fakturę od mojej. Zdaję sobie z tego sprawę. Jednak podejmując współpracę ze mną dostajesz coś więcej niż tylko wykonane zadania. Otrzymujesz wparcie biznesowe i wiedzę, która jest bezcenna, a której nauka zajęłaby Ci wiele miesięcy. Poza tym zadania, które mi zlecisz wykonam często 2-3 razy szybciej niż zrobiłabyś to sama. Mam na prawdę dużą wiedzę w zakresie prowadzenia biznesu online i lubię to robić, więc większość zdań, które dla Ciebie są utrapieniem – ja zrobię przyjemnością!

Podsumowanie

Tak, dobrnęłaś do końca dzisiejszego wpisu! Czas podsumować najczęściej zadawane pytania, które potencjalne Klientki zadają przed rozpoczęciem współpracy z wirtualną asystentką. Chciałabym byś zwróciła uwagę na trzy najbardziej istotne w oczach przedsiębiorcy kwestie:

1. Przygotowanie – współpraca z wirtualną asystentką to proces, który na pewno zajmie Ci trochę czasu. Aby uniknąć frustracji, że coś nie gra, nie spina, nie masz czasu na delegowanie – zrób sobie plan. Spisz wszystkie zadania, które masz do zrobienia w swoim biznesie. Następnie podziel je na te, które musisz zrobić sama i na te, które możesz oddelegować. Możesz do tego użyć mojego plannera zadań do oddelegowania.
2. Otwartość i zabezpieczenie – by taka współpraca przebiegła pomyślnie ważne jest to, byś była otwarta na swoją wirtualną asystentkę. Co to znaczy? Słuchaj uważnie, co ma do powiedzenia, patrz co i jak robi, może zaproponuje Ci rozwiązania biznesowe, które zaoszczędzą Twój czas? Jednocześnie przed współpracą zabezpiecz się – podpiszcie umowę o pracy i poufności. Zawsze wprowadzasz nową osobę do Twojego biznesu i zabezpieczenie interesów firmy powinno być dla Ciebie priorytetem.
3. Inwestycja – staraj się patrzeć na współpracę z wirtualną asystentką jako na inwestycję w Twój biznes, a nie tylko przez pryzmat kosztów, jakie taka współpraca generuje. Dzięki takiemu podejściu lepiej wykorzystasz pakiet godzin, który u wirtualnej asystentki wykupisz. Zrób plan i zastanów się co Ty jako przedsiębiorca możesz osiągnąć w czasie, w którym zlecasz wykonanie innych zadań WA. Może zarobisz 2x, 5x lub 10x więcej niż koszt Twojej asystentki.

P.S. Mam nadzieję, że ten wpis okazał się dla Ciebie pomocny i w ramach wiosennego odświeżenia swojego biznesu – będziesz chciała rozpocząć współpracę z wirtualną asystentką. Jeśli masz dodatkowe pytania lub chciałabyś skorzystać z bezpłatnej konsultacji – zapraszam na 15-minutową rozmowę o Twoich potrzebach. Może właśnie współpraca z WA jest Ci potrzebna by osiągnąć jeszcze więcej w II kwartale 2019!