Od czego zacząć pracę jako wirtualna asystentka?

utworzone przez Kasia | lut 1, 2020 | Zostań WA

Dowiedziałaś się już kim jest wirtualna asystentka i stwierdziłaś, że może to jest praca również dla Ciebie i że warto by było spróbować. Ale. Nie masz zielonego pojęcia, jak się za to zabrać?

Nie wiesz, co powinnaś zrobić na samym początku, a co w następnym kroku? Zanim zrobisz ten pierwszy krok, masz milion pytań i nie wiesz, komu je zadać. Dlatego dobrze, że się tutaj znalazłaś, bo postaram się przybliżyć Ci temat tego, od czego zacząć.

1. Zanim zaczniesz pracę jako wirtualna asystentka

Na początku zastanów się proszę czy to na pewno jest praca dla Ciebie. Mówię o tym dosyć często, ale uwierz mi, to bardzo ważne. Przede wszystkim dlatego, że działając jako wirtualna asystentka będziesz swoim własnym szefem, a to już nie przelewki.

Będziesz musiała zmienić swoje myślenie i z pracownika stać się przedsiębiorcą, a to nie jest łatwe zadanie. Praca dla siebie to nie tylko wykonywanie zadań, które zlecą Ci klienci. Będziesz musiała również zająć się marketingiem, sprzedażą a także pracą nad własną firmą, a to już nie jest dla każdego. Zastanów się czy jesteś na to gotowa.

W kontaktach z klientami będziesz potrzebowała skupić się na szczegółach, natomiast dla swojego biznesu będziesz musiała umieć dojrzeć swoje działania w szerszym świetle i zaplanować je długoterminowo.

A to nie jest najłatwiejsze zadanie. Musisz znaleźć w sobie duże pokłady dyscypliny, by dać sobie radę ze wszystkim, co Cię czeka. Aby nie przerazić się w trakcie – przeczytaj mój wpis: brzydka prawda o byciu wirtualną asystentką.

Ostrożnie rozważ wszystkie opcje pracy, być może chcesz zostać wirtualną asystentką, bo szef Cię wkurza, albo nie chcesz codziennie dojeżdżać do pracy. Pamiętaj jednak, że to nie są dostateczne powody do tego, by rzucać pracę i zaczynać “na swoim”.

Dowiedz się, jak prowadzić swój biznes, co to naprawdę znaczy i jakie obowiązki ma przedsiębiorca. Jeśli ciągle się wahasz – przeczytaj mój wpis: czy masz w sobie to coś, by zostać wirtualną asystentką?

Będziesz musiała ustalić swoje zasady pracy, wyznaczyć granice i ustalić sama ze sobą jak ma wyglądać Twój biznes.

2. Rynek klienta wirtualnej asystentki

Kiedy zaczynasz pracę na własny rachunek, chcesz obsłużyć wszystkich, każdego z osobna. Myślisz, że dzięki temu będziesz w stanie zarobić na swój biznes. Jest jednak jedno ale – próbując dopasować swoje usługi pod wszystkich nie będziesz w stanie sprzedać ich każdemu. Jeśli chcesz być dla wszystkich, to będziesz dla nikogo. Taka prawda.

Co zatem zrobić?

Możesz określić rynek i sektor klienta, w którym chciałabyś oferować swoje usługi. Pomyśl o tym w taki sposób: klient szuka specjalisty do wykonania konkretnej pracy. Zostań więc osobą wyspecjalizowaną konkretnych działaniach, dla konkretnych klientów.

Poszukaj rynku klientów, który już dobrze znasz.

Skup się na sektorze, który już znasz, sektorze, w którym znasz potencjalnych klientów. Znasz ich problemy i ich potrzeby. To może być na przykład branża, w której już wcześniej pracowałaś. Będzie Ci wtedy łatwiej stworzyć przekaz, który trafi prosto do osób, które mogą potrzebować Twojej pomocy.

Wybranie odpowiedniego dla siebie rynku może być nieco trudne, bo robisz to pierwszy raz i nie wiesz tak naprawdę, od czego zacząć.

Pozwól, że ułatwię Ci to zadanie:

1. Co to jest rynek klienta? Część rynku wszystkich osób, które mogą potrzebować Twojej pomocy. To wybrany przez Ciebie sektor rynku, w którym będziesz chciała świadczyć swoje usługi wirtualnej asystentki.
2. Co może być rynkiem klienta? Tutaj są dwa podejścia (przynajmniej ja z dwóch korzystam. Wybierasz rynek wg branży, w której chcesz świadczyć swoje usługi i/lub wg wielkości/rodzaju przedsiębiorstw. Branża to może być np. turystyczna, medyczna, edukacyjna, gastronomiczna, kosmetyczna, odzieżowa, prawnicza itd. Drugi rodzaj to może być podział na duże/ średnie /małe /mikro przedsiębiorstwa, lokalnie/ ogólnokrajowe/ zagraniczne, stacjonarnie/ online / pół stacjonarnie, prowadzone przez kobiety / prowadzone przez mężczyzn itd.
3. Co już masz? Sprawdź swoje doświadczenie. Mamy tendencję jako ludzie do zapominania o wielu rzeczach, w tym o naszym doświadczeniu. Dlatego usiądź z kartką papieru, zastanów się, co robiłaś w przeszłości. Wybierz z nich rzeczy, które chciałabyś dalej robić, a następnie określ swój własny rynek klienta. Zadaj sobie dodatkowe pytanie: w czym wiem więcej od innych i mogę na tym zarobić?

Klient chce poczuć się zaopiekowany. Chce wiedzieć, że jesteś mu w stanie pomóc i że powierzone zadania zrobisz lepiej od niego. Więc skup się na tym obszarze rynku, który już znasz, a będzie Ci łatwiej.

Dodatkowo pamiętaj o tym, by wybrać więcej niż jedną branżę czy rodzaj przedsiębiorstwa, w którym chcesz działać (ja proponuję 2-3). Dlaczego? Robisz w ten sposób bardzo prostą dywersyfikację i jeśli jakaś część rynku ulegnie załamaniu i ludzi nie będzie stać na współpracę z WA ty będziesz miała innych klientów i nie zbankrutujesz 🙂 

3. Usługi wirtualnej asystentki

Zastanowiłaś się już, w jakim sektorze chcesz pozyskać klientów, a więc teraz pora na to, byś kupiła się na tym, jakie masz umiejętności i jaki usługi możesz świadczyć.

Oczywiście możesz swoją ofertę stworzyć z usług od sasa do lasa i mieć w niej 100 pozycji. Jednak odradzam takie działanie. Lepiej, byś skupiła się na kilku obszarach działań, w nich wyspecjalizowała i dzięki temu była w stenie zarobić znacznie więcej.

Jeśli nie wiesz, jakie usługi możesz świadczyć – zachęcam Cię do sprawdzenia wpisu:

Jeśli chcesz zostać wirtualną asystentką i w przyszłości chcesz wyspecjalizować się w świadczeniu bardziej specjalistycznych usług – możesz rozważyć usługi takie jak:

• edycja podcastów – coraz więcej osób nagrywa podcasty, ale niekoniecznie chce się zajmować ich obróbką i wszystkimi technicznymi kwestiami z nimi związanymi,

• edycja wideo – bardzo podobna sytuacja, jak z podcastami. Coraz więcej osób nagrywa wideo i potrzebuje montażu, zajawek i umieszczania gotowych filmów na przykład na YouTube,

• infografiki – to treści, które przykuwają uwagę. Czasem bardziej niż zwykły tekst. Wykonanie infografik, które będą spójne z marką klienta może być świetnym pomysłem na specjalistyczne usługi,

• tworzenie stron lądowania – strona lądowania, to strona stworzona specjalnie po to, aby użytkownik mógł wykonać w niej jedno działanie (np. zapis na newsletter, zakup kursu, konferencji czy dostęp do webinaru).

A poniżej zerknij na przykładową listę usług, które możesz wykonać jako wirtualna asystentka:

Ogólna administracja:

• sprawdzanie i filtrowanie poczty,
• tworzenie raportów (dziennych, tygodniowych, miesięcznych),
• uzupełnianie dokumentacji w oparciu o dane od klienta,
• obsługa i aktualizacja CRM,
• prowadzenie rejestru faktur,
• wyszukiwanie informacji na dany temat.

E-mail marketing:

• tworzenie stron lądowania,
• wdrożenie systemu do e-mail marketingu
• przygotowanie i wysyłka newslettera,
• tworzenie automatyzacji mailowych,
• przenoszenie baz danych.

Marketing:

• pomoc w realizacji planu marketingowego,
• pomoc w ustawianiu reklam na Facebooku,
• budowanie relacji z Klientami,
• wysyłanie ankiet do rekomendacji dla Klientów.

Obsługa strony internetowej (WordPress):

• wprowadzanie zmian na stronie,
• dodawanie wpisów,
• opisywanie mediów dodanych na stronę.
• recykling starych wpisów blogowych,
• obsługa sklepu internetowego.

Media społecznościowe:

• tworzenie i planowanie postów,
• pomoc w prowadzeniu i moderacja grupy,
• dodawanie wideo na YouTube,
• przygotowanie grafik do postów,
• konfiguracja bota.

Więcej przykładów zadań, jakie możesz wykonać jako wirtualna asystentka znajdziesz tutaj.

4. Polityka cenowa

Gdy wiesz już jakie usługi będziesz świadczyć i określiłaś już rynek Twojego potencjalnego klienta, to pora na to byś określiła swoje stawki. Jeśli jest to dla Ciebie bardzo trudne zadanie – daj mi znać, a napiszę osobny wpis o tym, w jaki sposób ustalać swoje stawki.

Dlaczego to takie ważne?

• jeśli określisz swoją stawkę godzinową zbyt nisko – zarobisz mało, a po drugie będzie Ci potem o wiele ciężej podnieść swoją stawkę, bo klienci będą przyzwyczajeni do niższych cen. (Dobrym pomysłem jest podnosić swoje stawki raz na jakiś czas i tym samym przyzwyczajać klientów, że za większą jakością pracy idzie wyższa stawka.)
• jeśli określisz swoją stawkę zbyt wysoko – klienci nie będą chcieli płacić zbyt dużo za prace asystenckie. Może się wtedy okazać, że klient skorzysta z tańszej opcji, bo Twoja oferta nie będzie się wyróżniać niczym szczególnym, na tle innych ofert.

Jaka stawka jest stawką idealną?

Odpowiem na to moim ulubionym stwierdzeniem: to zależy.

Jeśli chcesz wykonywać zadania typowo asystenckie (takie, jak wykonywałaby asystentka stacjonarna w biurze) Twoja stawka godzinowa może być nieco niższa, niż gdybyś np. montowała filmy, bądź zajmowała się opieką techniczną nad stroną www. To zrozumiałe.

Stawka godzinowa to jest kwota, którą możesz (a nawet powinnaś) obliczyć. Biorąc pod uwagę swoje wszystkie koszty, zobowiązania i % zysku, przelicz ile potrzebujesz miesięcznie, potem pomnóż tę kwotę przez 12 miesięcy, a następnie podziel ją przez 52 tygodnie. Obliczysz w ten sposób kwotę, jaką musisz zarobić w tygodniu. Obliczoną kwotę podziel następnie przez liczbę pracujących godzin w tygodniu. Stawka za godzinę, która wyjdzie w Twoich obliczeniach to Twoja minimalna stawka godzinowa. Następnie w zależności od rodzaju Twoich usług możesz tą stawkę zmodyfikować i zwiększyć, ale podstawę wyliczeń będziesz już miała.

Pamiętaj: większość zadań jakie wykonujesz jako wirtualna asystentka Twój potencjalny klient może zrobić sam. Z jakiegoś powodu jednak tego robić nie chce. I tutaj – ten powód To Twoja sekretna broń do tego, by swoje usługi z sukcesem sprzedawać, według swoich stawek.

5. Marketing usług wirtualnej asystentki

Kolejny krok do przemyślenia to działania marketingowe, o których musisz pamiętać. To taki must-have w każdym biznesie. Marketing jest Ci potrzebny do tego, by inni ludzie (Twoi potencjalni klienci) dowiedzieli się o Tobie i Twojej ofercie. Byś mogła z nimi zbudować relację i by zaufali Ci na tyle, by w końcowym etapie skorzystali z Twoich usług.

Od czego w tym punkcie możesz zacząć? Zastanów się nad poniższymi zagadnieniami:

• czy będziesz działać pod własnym imieniem i nazwiskiem, czy wymyślasz nazwę swojego biznesu wirtualnej asystentki,
• czy na początku będziesz działać tylko w mediach społecznościowych, czy od razu tworzysz swoją stronę www,
• w jakich mediach społecznościowych będziesz działać,
• o czym będziesz pisać,
• jak będziesz budować swoją rozpoznawalność w sieci,
• w jaki sposób stworzysz swoje portfolio,
• gdzie będziesz się ogłaszać.

Identyfikacja wizualna

Podstawowa identyfikacja wizualna może się składać z takich elementów jak:

• logo/logotyp,
• kolory marki,
• wybrane fonty,
• szata graficzna materiałów promocyjnych.

Pomyśl o identyfikacji jak o elemencie, który będzie Cię wyróżniał, ale postaraj się nie spędzić na wyborze zbyt dużej ilości czasu. To jest taki element, który może Cię wciągnąć na długie godziny i skutecznie powstrzymać Cię przed działaniem, a tego nie chcemy 😉

Strona www

Jeśli zadecydujesz, że chcesz od razu ruszyć z własną stroną www, to ten punkt może Ci zająć trochę czasu (jeśli chcesz ją zrobić sama). Możesz wybrać wśród kilku narzędzi do tworzenia stron (np. WordPress, Wix, SquareSpace). Pamiętaj o tym, by strona była przejrzysta i funkcjonalna. Prawda jest taka, że pracując jako wirtualna asystentka masz tylko kilka chwil na to, by zrobić dobre pierwsze wrażenie. Postaraj się więc, aby było ono jak najlepsze.

Możesz zbudować swoją stronę jako one page (wszystkie informacje na jednej stronie), lub dodać kilka podstron np. o mnie, oferta, kontakt, blog (jeśli chcesz prowadzić).

Jeśli nie wiesz nic na temat tworzenia stron, ale chciałabyś się nauczyć, to w sieci znajdziesz mnóstwo porad i kursów. Polecam Ci zajrzeć tutaj:

• WP beginner – wszystko o WordPressie dla początkujących (i nie tylko, ja wciąż znajduję tam mega przydatne informacje),
• Jak stworzyć działającą stronkę – obejrzyj
• WP dla zielonych – kurs Eweliny Muc,
• Kurs WordPress – od Oli Gościniak.

Uwaga: sama nie korzystałam z kursów Eweliny i Oli, ale moje klientki korzystały i były zadowolone więc nie boję się polecać 🙂 Dodatkowo Ewelina prowadzi bardzo fajny newsletter, który czytam z przyjemnością, więc za to również mega plus.

Media społecznosciowe

Budowanie obecności w mediach społecznościowych może zająć Ci dużo czasu, jeśli nie ustalisz sztywnych ram działania i nie będziesz się do nich stosować. Ale dziś nie o tym. Dziś chcę Ci powiedzieć jak zacząć 😉

Wybierz główny (jeden!) kanał komunikacji i tam zaplanuj swoją aktywność. Wiele osób na początek wybiera Facebook, dlatego, że mogą dosyć szybko dotrzeć do swojej grupy docelowej (przez fanpage, grupy, Fb Ads). LinkedIn jest również dobrym rozwiązaniem, o ile Twoi potencjalni klienci są tam na co dzień. Tak samo Instagram – dla jednych może być kompletnie nieprzydatny, dla innych najlepszym miejscem do pozyskiwania klientów. Wszystko zależy od tego, kto jest Twoim potencjalnycm klientem i gdzie spędza czas.

Moim zdaniem, jeśli jesteś na początku swojej drogi nie ma sensu byś:

• okupowała wszystkie media społecznościowe,
• cały swój cenny i wolny czas w nich spędzała.

Jedno medium społecznościowe, publikacje w miarę systematyczne, co najmniej co kilka dni. Zobacz, jak wiele fanpage’y wirtualnych asystentek straszy pustką. Jeśli już się za coś zabierasz, to zrób to porządnie 🙂

Plan marketingowy

Wyznacz w ciągu każdego dnia godzinę, w której skupisz się na działaniach marketingowych. Kiedy zapiszesz sobie ten czas w kalendarzu będzie Ci znacznie łatwej zabrać sie za te działania. A uwierz mi to kluczowe, by wyjść ze swoim biznesem do ludzi.

Od czego zacząć?

• cel: dotrzeć do 20 potencjalnych klientów w tygodniu,
• działania: przedstawienie swojej oferty 3 lokalnym biznesom (follow up po 3 dniach), pomoc 10 osobom w mediach społecznościowych (jeśli mają problem, czy pytanie – odpowiadasz na pytanie), stworzenie 5 postów na swoim fanpage dotyczących tego, w jaki sposób możesz pomóc, budowa listy e-mail (np. reklama na zapis na listę), wysyłka newslettera do zapisanych osób.

Dużo działań? No cóż, nikt nie mówił, że będzie prosto 🙂 Ale taki działania się opłacają więc siadaj z kartką i twórz swój plan.

6. Oficjalny start

Wiele się już nauczyłaś, zdecydowałaś się na działanie. Masz stronę www, masz fanpage, przygotowałaś plan marketingowy, wyznaczyłaś swój dzień 0. Dzień startu przychodzi i….

Zaczynasz sumiennie działać wg planu. Na początku poświęcasz na działania marketingowe więcej czasu – w końcu klient musi dowiedzieć się, że istniejesz i że możesz mu pomóc.

I pamiętaj – nie rzucaj się od razu na głęboką wodę! Możesz zaczynać jako wirtualna asystentka po godzinach, nie musisz od razu zakładać firmy. Najpierw sprawdź, czy to jest praca dla Ciebie i dasz radę się w tym odnaleźć.

To wszystko ostatecznie sprowadza się do prostego schematu: działasz w miejscu, w którym czas spędza Twój potencjalny klient. Pokazujesz klientowi, że możesz dla niego wykonać zadania, których on nie chce lub nie umie zrobić. Robisz dobrą robotę. Klient płaci. Cały proces powtarzasz od początku.

To jest straszne na początku, ale z każdym kolejnym klientem jest łatwiej i sprawniej.

Jeśli zastanawiasz się, jak na początku rozliczać się z klientem, to sprawdź ten wpis – pytania początkującej wirtualnej asystentki.

7. Podsumowanie

Mam nadzieję, że zachęciłam Cię do pracy! Jeśli tak, to cudownie 🙂 To nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. To wszystko, o czym piszę może być po porstu dla Ciebie nowe i dlatego jesteś trochę przerażona. To normalne.

Kiedy zaczynasz działać w nowym obszarze: nowa praca, nowe studia. To wszystko, co nieznajome jest straszne. Jednak po czasie, gdy nowe rzeczy przestają być nowe – boisz się coraz mniej i coraz pewniej działasz. I tutaj praca jako wirtualna asystentka niczym się nie różni. Bój się i działaj. Nie ma innego sposobu 🙂

A jeśli szukasz wsparcia osoby doświadczonej w pracy jako wirtualna asystentka – umów się na rozmowę tutaj – zastanowimy się razem, jak mogę Ci pomóc i co możesz dzięki mojemu wsparciu osiągnąć 🙂