12 wskazówek do lepszego planowania działań jako wirtualna asystentka

utworzone przez Kasia | sty 23, 2020 | Zostań WA

Koniec stycznia, to taki czas w roku, kiedy z jednej strony masz zaplanowane działania na kolejne miesiące, ale już zaczynasz się lekko rozleniwiać, by je wszystkie wykonać. Bo przecież masz jeszcze tyyyle czasu do końca roku, prawda?

Jak pozostać na dobrym torze i lepiej zaplanować swoje działania jako wirtualna asystentka? Przedstawiam Ci moje wskazówki. Udanej lektury.

1. Grupuj podobne zadania

Kiedy masz do wykonania kilka zadań z podobnej kategorii, warto jest, abyś połączyła je razem i wykonała w ciągu jednego bloku czasowego. Jeżeli na przykład masz do stworzenia kilka rzeczy graficznych dla swoich klientów, to zaplanuj wykonanie ich w jednym ciągu. Konkretnego dnia zablokowała sobie w kalendarzu, powiedzmy jedną, dwie godziny na wykonanie tych zadań i w ciągu tego czasu skupiła się tylko i wyłącznie na nich. Nie odpowiadasz wtedy na wiadomości, nie sprawdzasz skrzynki mailowej. Jedno flow na jedną kategorię zadań.

Podam ci przykład: w tygodniu mam do zrobienia cztery plansze Insta Stories, trzy grafiki do wpisu na blog, i 20 pinów na Pinterest dla klientki. Aby nie robić codziennie tych rzeczy i nie przełączyć swojego mózgu w tryb bardziej kreatywny, oznaczę wykonanie tych zadań w kalendarzu w ciągu jednego dnia. Zaznaczam sobie dzień, w którym będę jej robić i następnie robię wszystkie po kolei. Dzięki temu mój mózg nie musi się przełączać między zadaniami kreatywnymi a zadaniami technicznymi i mogę w ten sposób szybciej zrobić te zadania. Nie muszę się przełączać między programami, mam wszystko w jednym miejscu.

Mogę pracować w swoim trybie flow, w którym wchodzę w 100% skupieniu tylko na tworzeniu graficznych rzeczy. Działając w taki sposób, idzie mi to znacznie szybciej.

2. Zaplanuj z wyprzedzeniem

Jakiś czas temu, kiedy pracowałam jeszcze w angielskiej korporacji, mieliśmy zawsze piątkowy rytuał. Kończyliśmy swoją pracę o 16:00, a godzinę wcześniej, o 15:00 przestawałam już cokolwiek robić i zastanawiałam się co będę musiała zrobić w kolejnym tygodniu. Ja, mój manager Sam i jeszcze jedna asystentka wyciągaliśmy swoje kalendarze i najpierw razem przez 10 minut zastanawialiśmy się co będziemy w danym tygodniu robić, co będzie najważniejsze. Potem każdy z nas osobno ustalał co będzie do zrobienia.

Mimo tego, że już tam nie pracuję, staram się działać w ten sam sposób. Mam zaplanowane czwartki i piątki na spotkania z klientami po to, aby ustalić, co robimy w kolejnym tygodniu. Dzięki temu mogę szczegółowo zaplanować swoje działania.

W każdy piątek po południu gdzieś o godzinie 16:00 kiedy już kończę swoją pracę, wyciągam sobie kalendarz, notes i sprawdzam rzeczy, które mam do zrobienia od poszczególnych klientów. Następnie wpisuje sobie je do wykonania na następny tydzień i dodatkowo od razu blokuje te godziny w kalendarzu, aby dokładne wiedzieć, co mam zrobić i by nie było jakiś niepotrzebnych luk w pracy. Bardzo ci polecam takie działanie. Oczywiście wtedy też w każdym dniu wieczorem wykreślam zadania ze swojej listy i sprawdzam na bieżąco, co zostało wykonane, a czego nie zrobiłam.

3. Zaznacz w kalendarzu czas na dla siebie (self-care)

Jeśli jesteś osobą, która dużo czasu spędza na pracę dla innych osób, może być Ci czasem ciężko znaleźć czas, by zadbać o siebie. By znaleźć czas na self-care, warto ten czas zaplanować wcześniej i wpisać go do kalendarza. Np. godzinę w tygodniu tylko i wyłącznie na własne przyjemności. Na rzeczy, które zawsze chcesz zrobić, a nigdy nie masz na nie czasu. Takim fajnym patentem na to jest po prostu zaznaczyć sobie te godziny w kalendarzu i koniec. Ja korzystam z kalendarza Google, który jest podłączony do mojego telefonu więc mam wszystko w jednym miejscu. I w tym kalendarzu po prostu zaznaczam sobie czas, w którym mnie nie ma i nikt nie może się do mnie dodzwonić, nikt nie może czegoś ode mnie chcieć, bo to jest mój czas w tygodniu, który poświęcam tylko dla siebie. Długo mi to zajęło, ale w końcu nauczyłam się dobrej dla mojej głowy rzeczy: świat się nagle nie zatrzyma, jeśli przez godzinę Cię w nim nie będzie. I rzeczywiście jeżeli robię inne rzeczy, a przychodzi czas na self-care – wyłączam wszystko, pozostawiam wszystko inne i skupiam się na sobie.

4. Skup się na swoich działaniach

Jeżeli chcesz osiągać więcej i chcesz dobrze wykorzystać swój czas pracy, czy w ogóle swój czas to fajnie jest, kiedy skupisz się na tym konkretnym działaniu w danym momencie. To znaczy, kiedy masz coś zrobić, odrzucasz wszystkie inne rzeczy i rzeczywiście skupiasz się w 100% na tym, co w danej chwili ma zostać wykonane Ja wiem, że to jest ciężko zrobić, ponieważ żyjemy w czasach, w których jesteśmy przebodźcowane i przytłoczone tak ogromną ilością informacji, że często spod czachy nam dymi.

Ja często czuję się przytłoczona ogromną dozą informacji i z tego powodu, mimo tego, że pracuję przez internet (i teoretycznie) jestem online, bardzo rzadko czytam wiadomości i w ogóle bardzo mało wiem o tym, co się dzieje na świecie. Również mało korzystam z mediów społecznościowych. Myślę, że to jest taki plus i minus tej pracy, że dla rozrywki nie korzystam z mediów społecznościowych wcale, wolę robić coś innego. Jeżeli muszę korzystać z nich dla pracy, no to jest to naprawdę tylko wyłącznie dla pracy, bo ilość informacji, która tam zalewa mnie dziennie jest jest dla mnie zbyt duża ja się czuję po prostu źle. Wolę wtedy wykorzystać ten czas na inne działania, a nie zauważyłam tego by w jakiś znaczący sposób moje mniejsze zaangażowanie w mediach społecznościowych wpłynęło w jakikolwiek inny sposób na mój biznes.

Wracamy do naszego podpunktu, czyli skupienie. Podczas danej pracy skup się maksymalnie na osiągnięciu celu, który jest przed tobą. Na tych zadaniach, które masz do wykonania w tej danej chwili. Nie daj się rozpraszaczom. Skupi się i działaj, myśląc o tym, co w danej chwili robisz. Wyrób nawyk zostawiania telefonu w innym pokoju, gdy pracujesz, lub włączania go w tryb samolotowy, byś uniknęła sytuacji, że tutaj robisz zadanie, a myślisz sobie o tym co będziesz jadła za trzy godziny, albo gdzie pójdziesz dzisiaj wieczorem. Wtedy to jest bez sensu. Robisz to co robisz, masz oczyszczony umysł i wtedy wszystko szybciej Ci pójdzie.

5. Zrezygnuj z czegoś

Potrzebujesz czasem zrezygnować z jakiejś rzeczy, aby móc sobie dać przestrzeń na wykonanie fajnych działań, na osiąganie swoich celów, na stawanie się jak najlepszą wersją samej siebie. To też nie jest tak, że rezygnowanie przychodzi łatwo. O nie, tak dobrze to nie ma. Po pierwsze nie masz w swoim życiu czasu, który jest rozciągnięty z gumy i właśnie przez to musisz wybierać Jeżeli wybierzesz zbyt dużo rzeczy, które chcesz zrobić, które chcesz osiągnąć, to nie ma takiej możliwości, żeby zrobić wszystko. Po drugie, nie jesteś w stanie wykonać wielu rzeczy z takim samym zaangażowaniem, z taką samą dokładnością i precyzją.

Czasem, aby zrobić sobie przestrzeń dla rzeczy, które mogą nadejść, z pewnych spraw musisz zrezygnować. I wiem, że powtarzam słowo musisz, ale musisz (po prostu musisz) pamiętać o tym, aby rezygnować rzeczy, których koszt energetyczny jest dla Ciebie zbyt wielki. Miałam na początku swojej pracy jako WA bardzo fajną klientkę, ale obciążenie psychiczne, jakie było dodane do naszej współpracy było tak ogromne, że w pewnym momencie musiałam zrezygnować. Nie dawałam po prostu rady zajmować się zadaniami i analizować wszystkie dodatkowe sprawy, którymi mnie obciążała.

Czasem trzeba zrezygnować z ważnych rzeczy na rzecz innych równie ważnych spraw. Jeżeli na przykład chcesz rozwijać swój biznes, ale masz dzienną pracę i musisz robić to po godzinach, to musisz zrezygnować z czegoś. Tak, czasem trzeba zrezygnować się z wychodzenia ze znajomymi po to, aby zająć się rozkręcaniem w swojego biznesu. Trzeba zrezygnować z oglądania Netflixa po to, żeby zająć się swoim biznesem. Tak, czasem trzeba zrezygnować z jednych spraw, by osiągnąć swój wymarzony cel.

Musisz pamiętać, że nic nie jest tak naprawdę za darmo, a Twój czas ma ogromną wartość właśnie przez to, że masz ograniczoną jego ilość do wykorzystania na tym świecie.

6. Zrób wizualizację

Zrób sobie wizualizację, zastanów się i pomyśl nad tym, jak osiągnięcie Twojego celu wpłynie na Twoje życie i jak ty będziesz się czuć kiedy osiągniesz swój cel. To jest ćwiczenie, którego nauczyłam się podczas lektury książki “12-tygodniowy rok”. Wyobrażenie i atrakcyjna wizja przyszłości jest takim bardzo ważnym czynnikiem do tego, aby przestawić się na myślenie w ujęciu 12 tygodniowym. (Uwierz mi ciężko, jeśli przez całe życie planowałaś rocznie, skupić się i na maksa wykorzystać do cna 12 tygodni pracy). Jednym z najważniejszych ćwiczeń jest stworzenie takiej wizji przyszłości, które będzie tak wspaniałą wizją, że nie zrealizowanie zadań, które do tej wizji Cię przybliżą będzie miało na Ciebie negatywny wpływ. Bardzo mocno wciągnięcie w tę wizję przyszłości ma działać na Ciebie tak, aby niedoświadczenie tej wizji na co dzień było odpowiednim motywatorem do tego, by do tej wizji dążyć

Myślę, że to jest to fajne ćwiczenie, które można sobie też robić w ujęciu mniejszym, w ujęciu nawet z tygodnia na tydzień, po to, by łatwiej osiągnąć wymarzony cel. Zawsze możesz na chwilę usiąść, zatrzymać się i zastanowić nad tym, co jest najważniejsze. Powiedz sobie mam dzisiaj x zadań do zrobienia, niektóre z nich są cięższe, niektóre są lżejsze i odpowiedz sobie na pytanie: jak ja będę się czuła kiedy zrobię te zadania. Czy będziesz odczuwać satysfakcję z wykonane z wykonanych zadań? Jeśli tak, to znaczy, że jesteś na właściwej drodze.

7. Stwórz swoją poranną i wieczorną rutynę

W rutynowym działaniu chodzi o to, byś miała kilka powtarzalnych zadań, które robisz na co dzień, na przykład na samym początku dnia i wieczorem przed pójściem spać. To wszystko po to, aby Twój dzień był bardziej usystematyzowany, aby w Twoim dniu było wiadomo co dokładnie robisz. Dlaczego o tym mówię? Rutyna, to tak naprawdę dobra rzecz (czy to w życiu, czy w biznesie). Wypracowane rytuały są naprawdę magiczną sprawą, dlatego że dzięki nim od razu wchodzisz w tryb pracy. Od razu wchodzisz w znajomy rytm zadań i pracy. Możesz sobie powiedzieć: ok to jest mój dzień na działanie, w tym i tym dniu robię takie i takie rzeczy. Wtedy jest po prostu łatwiej.

Jeżeli nie działasz według rutyny, jeżeli wszystkie Twoje działania będziesz wykonywać bez rutyny i nawyków, to Twoje działania mogą być bardziej chaotyczne. Myślę, że rutyna jest takim cichym, dobrym przyjacielem planowania i osiągania celów, ale także takiego spokojnego normalnego dobrego trybu życia, który ja bardzo lubię i w który ja wierzę mocno. Bardzo lubię swoją rutynę. Lubię wstać, wykonać bez większego namysłu kilka rzeczy, które robię codziennie rano: przygotować sobie śniadanie, na spokojnie wypić kawę, przez chwilę zastanowić się nad tym, jak będzie wyglądał dzisiejszy dzień. Potem wyszykować moje dziecko do przedszkola, a po powrocie usiąść do pracy i rzucić się w wir zadań zaplanowanych na dany dzień. Tak samo wieczorem. Lubię podsumować to, co się wydarzyło, policzyć czas pracy, ile zarobiłam w danym dniu, następnie zapisać rzeczy do wykonania na kolejny dzień, usiąść chwilę z książką i poczytać. Polecam.

8. Patrz realistycznie

Wiem, że jesteś superbohaterką, masz nadzwyczajne siły i moc przerobową nie z tej ziemi. Ale. Musisz patrzeć realistycznie na to, co jesteś w stanie wykonać danego dnia. Ja wiem, że Ci się wydaje, że jesteś boginią, że jesteś Super Girl że możesz wszystko. Założę się, że czasem myślisz, że po prostu Twoja dobra rozciągnie się jak z gumy. Jasne, wszystko da się zrobić, z tym że nie nie bierzesz pod uwagę: nieprzewidywalnych zdarzeń, sytuacji awaryjnych czy nawet swojego stanu zdrowia (a również Twojego dnia cyklu). A jednak to jest również bardzo ważne, ponieważ wpływa na Twoją codzienną pracę.

Czasem warto jest spojrzeć realistycznie na to, w jaki sposób działasz i czy tak przypadkiem nie bierzesz na siebie za dużo. Patrz realistycznie na zasoby, które masz w tej chwili i na poziom swojej energii do pracy, bo to jest równie ważne. Zmęczona czy niewyspana za wiele nie zdziałasz.

9. Zacznij od nowa jeśli odpuścisz

Z planowaniem jest trochę tak, jak z przejściem na dietę. Masz zapał, masz motywację, działasz jak rozpędzona rakieta do pierwszego momentu słabości. Jednak po jakimś czasie coś nie klika, Ty się wkurzasz i rzucasz planowanie w kąt. Tylko po to, by powiedzieć sobie, że to całe planowanie nie jest dla Ciebie.

Miałam taki problem, kiedy kilka lat temu postanowiłam sobie, że zrobię coś dla siebie i zacznę regularnie ćwiczyć. Przez jakiś czas to działało bardzo dobrze, miałam motywację, chodziłam na ćwiczenia, kręciłam hula-hop i wszystko było ok. Jednak przyszedł taki dzień, w którym już mi się nie chciało. Może to był dzień, w którym byłam bardziej zmęczona, miałam mniej energii, gorszy dzień po prostu. Potem mówiłam sobie ok dziś mam gorszy dzień odpuszczam, jutro może będę mogła z powrotem działać, ale nigdy mi się to nie udawało. Przychodził kolejny dzień i kolejny a moja motywacja wygasła. Co raz było odpuszczone, potem już nie wróciło. Dopiero po jakimś czasie i przy kolejnym podejściu uświadomiłam sobie coś bardzo ważnego. Nie mogę się zadręczać przeciwnościami, tylko normalnie kolejnego dnia zacznę od wykonania planu. Trochę tak, jakby nic się nie stało. I wiesz co? Ten plan podziałał! Zaznaczyłam złe dni, a potem w kolejnych działam dalej wg planu.

Ty również możesz przyjąć taką taktykę. Jak cały misterny plan idzie w cholerę, to warto się czasem zatrzymać, zresetować system i wrócić do dalszego działania. Bez fajerwerków. Bez wielkich porażek. Po prostu następnego dnia wstać i robić swoje. Ważne jest, byś się nie zadręczała, tylko działała. Małymi krokami do przodu.

10. Wyznacz priorytet działania

Nie wiem, czy o tym wiedziałaś, ale słowo priorytet występowało tylko i wyłącznie w liczbie pojedynczej, dopiero z biegiem czasu ludzie wymyślili priorytety – w liczbie mnogiej. To dało nam trochę złudne wrażenie, że możemy się skupić na wielu rzeczach jednocześnie i jednocześnie osiągać z nich kliku wspaniałe wyniki.

Najlepiej byłoby nam wszystkim pracować w zgodzie ze swoimi wartościami i standardami, mieć samych cudownych klientów, dla których praca to sama przyjemność. Ale zdarza się w tej pracy czasem tak, że jesteś uzależniona od klientów i jeśli ich praca stoi, to Twoja także. Może więc mieć miejsce sytuacja, w której jednego dnia masz luźno, a kolejne kilka jesteś obładowana zadaniami i nie wiesz nawet, za co się zabrać. Wiem, że nie jest popularnie o tym mówić. Fajnie byłoby mieć tylko 3 plany na dzień zrobić je i być szczęśliwym człowiekiem, ale nie da się tak czasem. Dlatego musisz nauczyć się wyznaczać te najważniejsze w danym momencie działania.

Ja często korzystam w takich chwilach z macierzy Eisenhowera. Więcej informacji znajdziesz tutaj: The Eisenhower Matrix, a ja przedstawię Ci uproszczoną wersję działań. Możesz określić swój priorytet wg ważności i pilności wykonania poszczególnych zadań. Swoją listę to-do możesz podzielić na cztery obszary:

• ważne i pilne, to wszystkie zadania, które wymagają Twojej uwagi w pierwszej kolejności. Jakie o zadania? Takie, których niewykonanie będzie miało negatywny wpływ na Twoją pracę/ biznes/życie rodzinne.
• ważne i niepilne, to wszystkie zadania, które zaplanujesz z wyprzedzeniem, zanim staną się pilne. Są to zadania, które zaplanowałaś już wcześniej i ich wykonanie idzie swoim rytmem.
• pilne i nieważne, to zadania, które trzeba wykonać, jednak nie muszą być one zrobione bezpośrednio przez Ciebie. To są właśnie zadania, które większość osób deleguje wirtualnym asystentkom. Zadania ważne dla biznesu, ale takie, których właściciel biznesu sam nie musi wykonywać.
• niepilne i nieważne, te zadania, to tzw. pożeracze czasu. Nie są nam ani potrzebne do wykonania, ani w żaden sposób nie przybliżają nas do osiągnięcia celów, a w dużej mierze są często zwykłymi rozpraszaczami.

Kiedy w ten sposób zaczniesz patrzeć na swoje planowanie na początku będzie Ci ciężko określic, które zadania są ważniejsze od innych. Spokojnie, do tego potrzeba wprawy, po czasie oznaczanie wykonania zadań wg pilności i ważności będzie przychodziło Ci lekko i dzięki temu będziesz w stanie zrobić rzeczy, które są dla Ciebie najważniejsze.

11. Modyfikuj plany w trakcie działania

Przyjmij taką postawę, w której jesteś otwarta na zmianę. Lekka modyfikacja działania może przynieść naprawdę świetne efekty. Kiedy otworzysz się na możliwość korygowania swojej ścieżki, będzie ci łatwiej obrać inny kierunek, jeżeli coś nie pójdzie zgodnie z planem. Czasem zdarza się, że działasz, działasz a po pewnym czasie osiągnięcie danego celu nie jest już najważniejsze. Coś się zmienia i już dalej tego nie czujesz, lub oświeca Cię, że  pewnych rzeczy nie chcesz już robić. Dzięki otwarciu na modyfikację działań zostawiasz sobie furtkę do lepszego planowania i osiągania celów. Pamiętaj: zawsze możesz sobie pozwolić na to, aby zmienić swoje zdanie, w trakcie dążenia do określonego celu i to nie jest nic złego. To nie jest przyznanie się do porażki, to jest po prostu modyfikowanie Twojego planu, który ulega zmianie tak jak to w życiu bywa.

Pewne rzeczy możesz sobie zakładać, zaplanować, ale czasem wkroczysz w taki etap, w którym poczujesz, że to nie jest do końca to, co wzywa Twoje serducho. Nie ma w tym nic złego i fajnie jest nastawić się na to, że istnieje taka możliwość, że plan będzie trzeba zmodyfikować w trakcie działania i to jest okej. O ile jest to założenie w zgodzie z tobą.

12. Zacznij od końca, czyli lepiej przygotuj się do działania

Co to znaczy Zacznij od końca? Znaczy to mniej więcej tyle, że żeby przygotować się do działania musisz już sobie określić dokładnie, czego potrzebujesz, aby dane działanie wykonać. Jakich zasobów potrzebujesz, czego potrzebujesz się dowiedzieć, czego potrzebujesz się douczyć/nauczyć, od kogo potrzebujesz pomocy w realizacji danego celu.

Jeżeli chcesz zrobić dany projekt od a do z, to musisz się zastanowić już na etapie planowania, jaki ma być efekt końcowy. Co ma się dokładnie wydarzyć, co ma się zadziać, kiedy dany projekt zostanie wykonany. Dopiero potem od efektu końcowego przechodzisz do planowania i zaczynasz się zastanawiać, co po kolei ma się wydarzyć, aby właśnie taki efekt końcowy uzyskać.

Konkluzja

Łatwo jest rzucić się na pracę i na łapu-capu starać się zrobić jak najwięcej się da. A to nie o to chodzi w biznesie wirtualnej asystentki. Jeśli tego nie zrozumiesz ułożysz sobie bardzo prostą i krótką drogę do wypalenia. To w takim zdrowym podejściu do planowania kryje się cała magia działania. By wszystko, co robisz, robić z głową i myśleć o tym, co robisz. Przeczytałam jakiś czas temu, że osoba, która prowadzi własną działalność jednoosobową zawsze znajdzie w niej zadania do zrobienia. Zadania, które zajęłyby by jej łącznie plus minus 40 godzin. To strasznie dużo. A przecież oprócz pracy masz życie rodzinne, pasje, zwykłe sprawy. Zaprzyjaźnij się ze wskazówkami do planowania działań i ciesz się bardziej swoją pracą 🙂

P.S. Chcesz być na bieżąco? Dołącz do newslettera dla wirtualnych asystentek. Wystarczy, że podasz mi swój adres e-mail poniżej: