Pytania i odpowiedzi na temat współpracy z wirtualną asystentką

Pytania i odpowiedzi na temat współpracy z wirtualną asystentką

Pracuję online i obracam się w środowisku osób, które również bezpośrednio lub pośrednio swoją pracę wykonują zdalnie. Należę do kilku grup na Facebooku, które zrzeszają przedsiębiorcze Kobiety. Czasem wydaje mi się, że wszystko co związane z pracą wirtualnej asystentki zostało już powiedziane. Nic bardziej mylnego. W realnym świecie wirtualna asystentka to ciągle bardzo nowy i nieznany byt. Nawet wśród osób, które mają swoje biznesy, ale nie obracają się aż tak w sferze biznesów online. Praca jako wirtualna asystentka to ciągle nowość, która wzbudza sporo emocji i pytań.

Dosyć często spotykam się z osobami, które mają dużo pytań o pracę z WA. Nie do końca wiedzą kim jest wirtualna asystentka i jak taka osoba działa na co dzień. W jaki sposób pracuje, co przedsiębiorca zyskuje dzięki współpracy z WA i jak może dzięki takiej współpracy rozwinąć swój biznes. Dziś zebrałam 10 pytań związanych z pracą wirtualnej asystentki, które często padają z ust potencjalnych Klientek.

Jeśli jesteś ciekawa, jakie to pytania – zapraszam do lektury dzisiejszego wpisu.

1. Jak zacząć współpracę z wirtualną asystentką?

Współpracę z wirtualną asystentką najlepiej zacząć od przygotowania się. Po pierwsze będziesz musiała nauczyć się delegowania zadań. Po drugie na początku będziesz musiała poświęcić trochę swojego czasu, by całą maszynę delegowania sprawnie wprowadzić w ruch.

Jeśli doszłaś do momentu, w którym potrzebujesz pomocy wirtualnej asystentki, ale zupełnie nie masz pojęcia od czego zacząć – nie martw się! Pomogę przejść Ci przez cały proces delegowania zadań sprawnie i lekko.

Stworzyłam planner zadań do oddelegowania, który pomoże Ci zdecydować, jakie zadania lubisz robić, a co sprawia Ci problem i wolałabyś to oddelegować. Kiedy przemyślisz sobie te kwestie, możesz zacząć się zastanawiać, jakie zadania oddelegować, a które wykonywać samodzielnie – pobierz planner.

W kolejnym kroku spotkamy się na bezpłatnej konsultacji 1:1 podczas której porozmawiamy o zadaniach, które są według Ciebie do oddelegowania. Zastanowimy się również w jaki sposób zorganizować cały proces delegowania zadań, by był prosty i skuteczny.

Po naszej rozmowie w żaden sposób nie będę naciskać na To byś zdecydowała się na współpracę – to nie w moim stylu. Ja pokażę Ci zalety delegowania i konkretne korzyści jakie otrzymasz dzięki delegowaniu zadań. Jeśli zgodzisz się na współpracę – przygotuję umowę i zaczniemy realizować plan działania.

2. Czy rozpoczęcie takiej współpracy nie będzie zbyt trudne?

Jak w większości nowych rzeczy, których doświadczamy – najczęściej to właśnie ten pierwszy krok jest najtrudniejszy. Kiedy już zaczniemy rozmawiać na pewno zauważysz, że cały proces delegowania zadań jest znacznie prostszy niż na początku mogłoby Ci się wydawać.

Chciałabym Cię uspokoić i powiedzieć, że właśnie dlatego istnieje mój biznes – byś ty mogła poczuć się bezpiecznie i lekko. Ja wezmę na siebie ciężar zadań, które nie przynoszą Ci satysfakcji biznesowej.

Ale nie będę kłamać – delegowanie zadań wirtualnej asystentce na początku będzie wymagało od Ciebie trochę czasu i wysiłku – tak, by zbudować solidne podstawy do naszej współpracy.

3. Nie będzie szybciej, jeśli te zadania zrobię po prostu sama?

Tak, może być szybciej jeśli określone zadanie zrobisz teraz sama, ale pomyśl, co zrobisz następnym razem, czy kolejnym? Będziesz ciągle dopinała poszczególne kwestie na już, za pięć dwunasta?

Pomyśl długoterminowo. Możesz ciągle walczyć ze sobą i robić wszystko sama, ale możesz też postanowić, że rozpoczynasz delegowanie zadań i zrobić krok w kierunku rozwoju Twojego biznesu.

A co w sytuacji, kiedy następnym razem będziesz miała tyle pracy, że na już będziesz potrzebować pomocy osoby, która już zna Twój biznes i wie jak działasz? Nie byłoby by lepiej gdybyś to teraz na spokojnie podjęła przemyślaną decyzję o wyborze asystentki, niż później w pośpiechu wybierała osobę “na szybko”?

Na pewno dogranie różnych kwestii współpracy i “dotarcie się” zajmie nam chwilę czasu. Gwarantuję jednak, że wszystko zacznie działać jak dobrze naoliwiona maszyna zobaczysz plusy współpracy z wirtualną asystentką niemal natychmiast.

4. A co jeśli mam teraz za dużo na głowie?

Doskonale rozumiem Twoje obawy – nie masz w tej chwili czasu i masz za dużo spraw do zrobienia, jednak ciągle patrzysz na zadania, które odwlekasz w nieskończoność. Wiem, że przeraża Cię fakt, że musiałbyś poświęcić swój czas, którego i tak nie masz, lub masz za mało.

Nie znam Twojej sytuacji więc nie chcę nalegać na decyzję, jeśli czujesz, że delegowanie nie jest jeszcze rozwiązaniem dla Ciebie.

Co mogę stwierdzić – w zależności o mojej dostępności – możemy rozpocząć współpracę w przeciągu kilku dni. Jeśli masz sporo małych zadań – mogę je od Ciebie wziąć i wykonać bez konieczności dogłębnego wdrażania mnie w projekt. Pomyśl, jak dużą różnicę mogłoby to zmienić w Twojej pracy.

Z doświadczenia mogę Ci powiedzieć, że osoby, które nie mają czasu na delegowanie zadań – to osoby, które najbardziej potrzebują wsparcia wirtualnej asystentki.

5. Jak mam przekazać Ci to, co siedzi w mojej głowie?

Na początku myśl, że musisz przelać wszystko co dzieje się w Twojej głowie na papier lub ekran komputera – może być zniechęcająca i możesz mieć poczucie, że Cię to przerasta. Szczególnie, gdy jesteś osobą bardzo kreatywną i nie do końca spisywanie wszystkiego jest czymś, co robisz regularnie. Jednak gdy zaczniesz – będzie Ci łatwiej, poukładasz sobie wszystko w taki sposób, by wprowadzić mnie w styl prowadzenia Twojego biznesu. To bardzo ważne bym zapoznała się z Twoją misją i wartościami – dzięki temu będę mogła lepiej Cię zrozumieć!

W ten sposób nie tylko wyklarujesz swoje pomysły i ustalisz priorytety działania. Będziesz bardziej pewna co do tego, co masz robić – gdy przyjdzie czas na podejmowanie decyzji jakimi projektami się zająć.

Mogę podpowiedzieć Ci jakie narzędzia będą pomocne w procesie decyzyjnym – zaczynając od mojego bezpłatnego plannera (który możesz pobrać tutaj). Pomoże Ci on zidentyfikować, które zadania lubisz, które chcesz zrobić a jakie delegować.

Dodatkowo wypracujemy sobie system komunikacji za pomocą programu do zarządzania projektami (np. Asana, Trello), przez e-mail, telefon, lub inny środek komunikacji.

Pamiętaj – moim priorytetem jest by ułatwić Twoją pracę, dlatego zrobię wszystko, co potrzebne, byśmy mogły działać sprawnie.

6. Jakie są Twoje stawki?

Moja standardowa stawka godzinowa to 55 zł/za godzinę pracy (jest taniej, gdy wybierzesz pakiety godzinowe). Tak jak większość wirtualnych asystentek oferuję godzinowe pakiety współpracy. Dodatkowo oferuję dopasowane na miarę pakiety projektowe ze ściśle określonym zakresem zadań, oparte o Twoje indywidualne potrzeby. Nie ma w regularnej ofercie – ale wystarczy zapytać się o taką możliwość współpracy.

Korzystanie z pakietów projektowych ma dwie główne zalety. Po pierwsze: wiesz dokładnie jaki budżet musisz co miesiąc przeznaczyć na działania wirtualnej asystentki. Po drugie zawsze z dokładnością wykonuję zlecone mi zadania niezależnie od tego, jak dużo czasu mi zajmą. Bez ukrytych kosztów, bez dodatkowych opłat za kolejne działania w ramach pakietu. (Nawet gdy coś zajęło mi więcej czasu niż początkowo założyliśmy.)

W sytuacji, w której zadania jakie mi delegujesz będą się zmieniały każdego miesiąca – oferuję przedpłacone pakiety godzinowe na których wykorzystanie masz 30 dni kalendarzowych. Możesz zabookować sobie 5, 10 lub 20 godzin w miesiącu, a następnie zlecać mi różne zadania zgodnie z Twoimi potrzebami. Pakiety godzinowe są najchętniej zamawianymi usługami w mojej ofercie. Dodatkowo 80% moich byłych Klientek wraca do mnie po kilku miesiącach ciszy i skorzystaniu z usług innych wirtualnych asystentek.

Przy pojedynczych projektach, gdy nie potrzebujesz stałego wsparcia wirtualnej asystentki minimalną, stałą opłatą jest 165 zł (za 3 godziny pracy) + opłata za dodatkowe zużycie czasu wg licznika. Nie ma minimalnej opłaty jeśli chodzi o pakiety godzinowe lub indywidualna wycenę zadaniową. Moje obecne Klientki korzystają z pakietów w granicach 250 zł – 1500 zł / miesiąc.

Aby otrzymać indywidualną, dopasowaną do Twoich potrzeb ofertę, lub przedyskutować miesięczne pakiety godzin – zamów bezpłatna konsultację 1:1 i od niej rozpoczniemy naszą rozmowę o współpracy.

7. Czy będzie mnie na Ciebie stać?

Zalety współpracy ze mną wykraczają poza zwykłą oszczędność czasu. Pomyśl o tym, co mogłabyś osiągnąć, gdybyś miała więcej czasu i energii na obszary w swojej działalności, w których czujesz pasję do pracy.

Jak szybciej mogłabyś zobaczyć efekty biznesowych działań, jeśli skupiłabyś się tylko na tych zadaniach, które są kluczowe dla Twojego biznesu.

Te wszystkie zadania, które odkładasz na wieczne “później”, a które śnią Ci się już po nocy. Zróbmy je.

Te wszystkie ambitne plany, które masz w głowie, ale boisz się zacząć je realizować, bo ciągle brakuje Ci czasu? Zacznijmy nad nimi pracować wspólnie.

Kiedy znajdziesz właściwą wirtualną asystentkę może ona całkowicie przetransformować Twój sposób prowadzenia biznesu. Ja mogę pomóc Ci całkiem inaczej poukładać Twój biznes. Lepiej, bardziej zorganizowanie, z elementami automatycznych procesów, efektywniej.

Twoje pytanie powinno brzmieć: czy stać Cię na to by nie inwestować we współpracę z wirtualną asystentką?

Tak naprawdę istnieje mała szansa na to by Twój biznes się rozwijał, jeśli w pewnym momencie nie zaczniesz korzystać ze wsparcia innych. Jedna z Trenerek biznesowych, którą podziwiam mówi „to na czym się skupiasz wzrasta”. Skup się więc na pomnażaniu swoich dochodów, a nie będziesz musiała zastanawiać się nad tym, czy stać Cię inwestować w Twój biznes.

Dodatkowo mogę Ci powiedzieć, że ja również korzystam z wsparcia wirtualnej asystentki i jest to dla mnie ogromna korzyść, którą nie do końca można wymienić na pieniądze.

8. Jakie są Twoje warunki płatności?

Kiedy rozpoczniemy współpracę opracujemy własne warunki płatności, ale by dać ogólny pogląd jak wygląda to z moimi obecnymi Klientami sprawdź proszę poniższe szczegóły:

  • Spisujemy umowę w której zostaną zawarte wszystkie informacje dotyczące współpracy. Tak, byśmy obie miały jasność jakie są moje zadania i obowiązki oraz ile Ty będziesz musiała za to zapłacić.
  • Miesięczne pakiety projektowe są płatne 1-wszego dnia miesiąca przelewem na konto.
  • Dodatkowe koszty mogą się pojawić, jeśli na Twoją prośbę będę musiała zrobić dodatkowe zadania “na już”, pracować dodatkowo po godzinach pracy (czyli w innych niż 8.30 – 14.30), lub jeśli ilość zadań zmieni się i będzie ich o wiele więcej niż oryginalnie uzgodniłyśmy.
  • Dodatkowe opłaty będą zafakturowane na koniec miesiąca z 7-dniowym terminem płatności.
  • Każda pierwsza płatność z nową Klientką odbywa się płatnością z góry, zanim rozpoczniemy jakąkolwiek współpracę.

9. Współpraca, a ukryte koszty?

W mojej współpracy stosuję zasadę zero ukrytych kosztów.

Po wysłaniu zapytania otrzymasz ofertę dopasowaną do swoich potrzeb razem z przejrzystymi warunkami pracy załączonymi do umowy o współpracy.

Jeśli w którymś momencie powstaną dodatkowe koszta np. związane z programem, narzędziem, dodatkową usługą do pod zlecenia – zawsze zapytam Cię o zgodę i dopiero po jej udzieleniu przystąpię do działania.

Jeśli praca jaką wykonam wyjdzie znacznie poza zakres umówionej początkowo współpracy – będziemy rozmawiać o tym jak wpłynie to na moje stawki.

Zawsze będziesz wiedziała jak wygląda status mojej pracy i nie naliczę Ci za nic, czego wcześniej nie uzgodniłyśmy.

10. Dlaczego Twoje usługi są drogie? Inne wirtualne asystentki są tańsze.

Co do kompetencji i stawek wirtualnych asystentek mogę powiedzieć Ci jedno – wszystkie z nas mają unikalny wachlarz usług do zaoferowania. Nie znajdziesz dwóch tak samo działających wirtualnych asystentek.

Dlatego tak ważne jest, by szukając wsparcia – znaleźć osobę, która będzie pasowała do Twojego biznesu. Czynnikiem, który powinnaś brać pod uwagę jest osobowość i sposób pracy WA. Pamiętaj, będziesz musiała znaleźć wspólny język ze swoją wirtualną asystentką. Jeśli chciałabyś sprawdzić czy się dogadamy i dowiedzieć się więcej o mnie – przejdź do sekcji o mnie.

Oczywiście w zależności od kompetencji i mocnych stron wirtualnej asystentki – cennik usług może się znacznie różnić. Osoby, które specjalizują się w konkretnych działaniach (jak np. ja we wsparciu biznesów online) będą nieco droższe od osób, które zajmują się np. ogólną administracją.

Często cena jest odzwierciedleniem jakości wykonywanych usług i wiedzy jaką dana wirtualna asystentka posiada. Ja w swojej pracy działam efektywnie i z odpowiednią starannością, dlatego uważam, że cena moich usług jest jak najbardziej adekwatna do ich wykonania.

Na pewno znalazłabyś osoby, które za te sama zadania wystawią Ci mniejszą fakturę od mojej. Zdaję sobie z tego sprawę. Jednak podejmując współpracę ze mną dostajesz coś więcej niż tylko wykonane zadania. Otrzymujesz wparcie biznesowe i wiedzę, która jest bezcenna, a której nauka zajęłaby Ci wiele miesięcy. Poza tym zadania, które mi zlecisz wykonam często 2-3 razy szybciej niż zrobiłabyś to sama. Mam na prawdę dużą wiedzę w zakresie prowadzenia biznesu online i lubię to robić, więc większość zdań, które dla Ciebie są utrapieniem – ja zrobię przyjemnością!

Podsumowanie

Tak, dobrnęłaś do końca dzisiejszego wpisu! Czas podsumować najczęściej zadawane pytania, które potencjalne Klientki zadają przed rozpoczęciem współpracy z wirtualną asystentką. Chciałabym byś zwróciła uwagę na trzy najbardziej istotne w oczach przedsiębiorcy kwestie:

  1. Przygotowanie – współpraca z wirtualną asystentką to proces, który na pewno zajmie Ci trochę czasu. Aby uniknąć frustracji, że coś nie gra, nie spina, nie masz czasu na delegowanie – zrób sobie plan. Spisz wszystkie zadania, które masz do zrobienia w swoim biznesie. Następnie podziel je na te, które musisz zrobić sama i na te, które możesz oddelegować. Możesz do tego użyć mojego plannera zadań do oddelegowania.
  2. Otwartość i zabezpieczenie – by taka współpraca przebiegła pomyślnie ważne jest to, byś była otwarta na swoją wirtualną asystentkę. Co to znaczy? Słuchaj uważnie, co ma do powiedzenia, patrz co i jak robi, może zaproponuje Ci rozwiązania biznesowe, które zaoszczędzą Twój czas? Jednocześnie przed współpracą zabezpiecz się – podpiszcie umowę o pracy i poufności. Zawsze wprowadzasz nową osobę do Twojego biznesu i zabezpieczenie interesów firmy powinno być dla Ciebie priorytetem.
  3. Inwestycja – staraj się patrzeć na współpracę z wirtualną asystentką jako na inwestycję w Twój biznes, a nie tylko przez pryzmat kosztów, jakie taka współpraca generuje. Dzięki takiemu podejściu lepiej wykorzystasz pakiet godzin, który u wirtualnej asystentki wykupisz. Zrób plan i zastanów się co Ty jako przedsiębiorca możesz osiągnąć w czasie, w którym zlecasz wykonanie innych zadań WA. Może zarobisz 2x, 5x lub 10x więcej niż koszt Twojej asystentki.

P.S. Mam nadzieję, że ten wpis okazał się dla Ciebie pomocny i w ramach wiosennego odświeżenia swojego biznesu – będziesz chciała rozpocząć współpracę z wirtualną asystentką. Jeśli masz dodatkowe pytania lub chciałabyś skorzystać z bezpłatnej konsultacji – zapraszam na 15-minutową rozmowę o Twoich potrzebach. Może właśnie współpraca z WA jest Ci potrzebna by osiągnąć jeszcze więcej w II kwartale 2019!

Jak w końcu zacząć nowy tydzień?

Jak w końcu zacząć nowy tydzień?

Jeśli jesteś ze mną od jakiegoś czasu to zapewne wiesz, że jestem i staram się być w miarę zorganizowana i uporządkowana. Kiedy mam kilka projektów dziejących się równocześnie to dla mnie bardzo ważne, abym wiedziała w jaki sposób uporządkować je na mojej liście do zrobienia. Tak, by zostały one wykonane według odpowiednich kryteriów ważności i pilności, bo dobra organizacja to klucz do sukcesu.

Dlatego właśnie mój tydzień pracy zaczyna się w niedzielę wieczorem.

Tak przyznaję – z doświadczenia w pracy biurowej mam lekkie skrzywienie organizacyjne i lubię nastawić się na to co mnie czeka. Kiedy pracowałam jako asystentka finansowa listę zadań na kolejny tydzień robiłam w piątek o 15. Tak, po prostu, aby wiedzieć za co zabrać się w poniedziałek rano (a raczej w poniedziałkowe południe, bo rankiem zawsze robiłam listy obecności). Najważniejsze sprawy do zrobienia miałam zanotowane i kiedy uporałam się już ze stałymi zadaniami – doskonale wiedziałam co dalej.

Wracając do obecnego planowania tygodnia pracy. W niedzielę robię szczegółową listę to – do na poniedziałek. Zaznaczam co MUSZĘ wykonać (bo inaczej zawali się świat) i dodatkowe sprawy, które MOGĘ wykonać jeśli będę miała na nie czas i chęci.

To nie wszystko co robię w niedzielę. Kiedyś skupiałam się tylko na tym, aby zrobić plan na poniedziałek nie nawiązując do kolejnych dni tygodnia. I to był błąd (dlaczego napiszę Ci o tym za chwilę). Obecnie ustalam również (tak z grubsza) listę zadań do zrobienia na cały tydzień, a w niej:

  • 2 lub 3 zadania na wtorek, środę i czwartek (moje zobowiązania wobec Klientów, stałe tygodniowe zadania) Są to ogólne zagadnienia, które następnie dzielę na mniejsze zadania do wykonania,
  • przypisuję każdemu z zadań priorytet wykonania (pilne, niepilne, ważne, nieważne). Jak możesz się domyślać większość z tych zadań jest ważna i pilna :D, 
  • określam drugie kryterium wykonania zadania jest jego wpływ na mój biznes, konsekwencje jego wykonania lub niewykonania i to ono decyduje o działaniu.
  • piątek z kolei jest moim dniem CEO, w którym skupiam się na tym, co chcę osiągnąć jako przedsiębiorca. W ten dzień załatwiam również sprawy, które muszą być zrobione dla mojego biznesu. Piątek realizuję z „osobnej listy” to-do, którą robię raz w miesiącu (ale o tym będzie całkiem inny artykuł).

Dlaczego już w niedzielę warto zrobić plan działania na cały tydzień?

Im dalej w las, tym więcej drzew. Przez cały tydzień zadania napływają do Ciebie lawinowo i nigdy nie jest tak, że masz do zrobienia tylko to, co sobie założyłaś. Jeśli jednak określisz ramy zadań do zrobienia w tygodniu to nie będziesz się tak bardzo rozpraszać mniejszymi zadaniami. Tymi, które pojawią się po drodze, a takie będą na pewno. I najważniejsze – nie będziesz miała pretekstu, aby tworzyć listę zadań ze swojej skrzynki odbiorczej. (To jest szczególnie fajny pomysł, jeśli nie jesteś osobą asertywną i nie umiesz odpowiedzieć NIE na realizowanie nie swoich celów).

Czy myślisz o poniedziałku jak o białej kartce, nowym rozdziale i ogólnie jak o czasie, w którym możesz coś zmienić?

A czy zastanawiałaś się dlaczego Ci to nie wychodzi? Mija poniedziałek za poniedziałkiem, a Ty wiecznie usiłujesz gonić króliczka, który rozsypuje za sobą sterty niepowiązanych ze sobą zadań, które nijak się mają do rozbudowy Twojego biznesu?

Co robisz źle i dlaczego Ci nie wychodzi?

Jeśli czytasz ten artykuł mam nadzieję, że jesteś zdecydowana na to, aby zamienić chaos na porządek. Musisz jednak wiedzieć, że to nie jest łatwe zadanie i na pewno napotkasz na swojej drodze problemy. Ja zwykle widzę dwa z nich.

Po pierwsze NIE WIEM co mam zrobić czyli NIE ROBIĘ NIC. 

Przytłoczenie zbyt dużą ilością obowiązków i niemożność wyciągnięcia wniosku co jest w danym momencie najważniejsze do zrobienia.

Takie podejście sprawia, że cały plan nie zostaje zrealizowany już na etapie ustalania samego planu. Paradoks prawda? W zasadzie jest to podejście w stylu: mam tyle spraw do zrobienia, że nie wiem za co się zabrać więc w konsekwencji robię nic lub coś co tak na prawdę nie przybliża do osiągnięcia jakiegokolwiek celu. 

Niestety takie podejście jest często błędnym kołem. Zamyka bowiem możliwość do działania i sprawia, że prosta sprawa jak planowanie (no bo umówmy się zaplanowanie działania jest łatwiejsze od jego wykonania) blokuje przed podjęciem decyzji co robić. To z kolei blokuje pracę wszystkich innych osób powiązanych z Twoim biznesem i cały proces się przeciąga w nieskończoność.

Po drugie NIE osadzam planów w czasie rzeczywistym.

Problem to planowanie czasu pracy w idealnym środowisku w warunkach bez rozpraszaczy i żadnych interakcji ze środowiskiem zewnętrznym. Tutaj widzę często zależność JA i mój plan ———–tam gdzieś daleko————-> Rzeczywistość.

Traktuje się je jako dwa osobne byty, które nie są ze sobą powiązane i nie mają żadnych wspólnych punktów styku. Tutaj największym problemem jest to, że nie ustala się buforów czasowych do każdego zadania i dnia. Niestety takie planowanie często jest skazane na porażkę, bo zgodnie z prawem Murphy’ego – jeśli coś złego ma się wydarzyć to się wydarzy. A wystarczy założyć sobie np. 30% czasu pracy na „coś niespodziewanego”, problem który może się pojawić, a którego na poziomie planowania jeszcze nie znamy.

Znasz już dwa największe błędy o których słyszę zdecydowanie za często (i kiedyś również je popełniałam). Chciałabym, abyś teraz znając te problemy raz jeszcze podeszła do niedzielnego planowania swoich działań.

Jak podejść dobrze do „tego” planowania?

Z ręką na sercu popatrz na swoją listę i zastanów się – co mogę z niej wyrzucić? Co mogę oddać do zrobienia innym? O ile bliżej będę do zrealizowania mojego celu po tym tygodniu? Zrób to co NAPRAWDĘ jest najważniejsze, a nie to co Ci wpadnie do ręki.

I zacznij już w niedzielny wieczór – będzie Ci łatwiej trzymać się planu w tygodniu 🙂 

Jeśli nie potrafisz się skupić w pracy i ciągle Twoje myśli wędrują dookoła zadań, a Ty nie stawiasz żadnego oporu bo masz słabą silną wolę poratuj się kilkoma wskazówkami jak skupić się w pracy.

Moje sposoby na skupienie w pracy

  • wyloguj się z internetu lub ogranicz podłączenie do sieci do minimum. ALE naprawdę do MINIMUM,
  • aby uniezależnić się od Facebooka zainstaluj sobie wtyczkę do Google Chrome: News Feed Eradicator for Facebook,
  • zainstaluj aplikację Rescue Time i zobacz gdzie tracisz swój czas w sieci,
  • zainstaluj w swoim telefonie aplikację Forest i hoduj drzewka zamiast ciągle spoglądać w ekran smartphone’a!

Podsumowanie

Podzieliłam się z Tobą moimi sposobami na zaplanowanie tygodnia. Teraz czas na Ciebie! koniec czytania, zacznij działać! Mam nadzieję, że zrealizujesz wszystkie zadania, które zaplanowałaś. Koniecznie napisz mi czy Ci się udało!

Do następnego razu, Kasia

Współpraca: Blogerka – Wirtualna Asystentka | Case Study

Współpraca: Blogerka – Wirtualna Asystentka | Case Study

Zapraszam Cię do nowego cyklu i serii case study współpraca z …
Często dostaję pytania o współpracę z konkretnymi branżami, dlatego postanowiłam przybliżyć tutaj nieco formułę współprac z Klientkami. Przedstawię Ci, co robię dla Klientek z różnych branż i jak pomagam im rozwijać ich biznesy.

Klientka 

Lubię współpracę z blogerkami z kilku powodów. Po pierwsze dlatego, że sama lubię blogosferę i obserwuję co się z nią dzieje już kilka lat. Po drugie dziewczyny, z którymi mam okazję współpracować bardzo ciężko pracują, szanują czas innych i są naprawdę świetne w tym, co robią. Dodatkowo oczywiście lubię WordPressa, a na nim w większości opiera się taka współpraca.

Moja Blogerka szukała wirtualnej asystentki, która opanowałaby by jej WordPressa i system mailingowy, a także odciążyła w codziennych zadaniach. Jej lista zadań ciągle rosła, ale to te zadania wiecznie odkładane na „później” nie dawały jej spać. Właśnie dlatego postanowiła poszukać pomocy.

Co wchodziło w zakres moich obowiązków?

  1. Audyt techniczny strony – sprawdziłam wszystkie strony (nie wpisy) pod kątem nawigacji i łatwości znalezienia informacji, sprawdziłam linki, usunęłam niepotrzebne już strony, które gdzieś „wisiały”, utworzyłam przekierowania dla usuniętych stron, aby zapobiec błędom 404. 
  2. Drobne zmiany na stronie – dodałam kilka nowych tekstów, zmieniłam zdjęci, podmieniłam linki, osadziłam formularz zapisu na newsletter, zmieniłam menu i widgety. 
  3. Opisanie zdjęć – i tutaj była to już dłuższa i bardziej mozolna praca – czyli dopasowanie zdjęć pod SEO. Dodatkowo zoptymalizowałam zdjęcia, aby zmniejszyć ich ciężar na stronie.
  4. Przegląd, aktualizacja i sprawdzenie wtyczek – sprawdziłam, które wtyczki są już nie potrzebne, które można wyłączyć, co można zamienić i podałam listę wtyczek, które można było zainstalować.
  5. Przegląd wpisów i linków we wpisach – sprawdziłam które z linków nie działają, dodałam linki do wpisów z uzupełnieniem danego tematu, a także sporządziłam listę artykułów, które można by było zaktualizować o nowe informacje.
  6. Założenie konta w nowym systemie mailingowym – przeniosłam bazę danych ze starego systemu, ustawiłam grupy subskrybentów, stworzyłam formularze zapisu na newsletter (do osadzenia na stronie), a także automatyczną ścieżkę dla subskrybentów po zapisie na newsletter.

Jak Blogerka skorzystała na mojej pracy?

  1. Zrobiłam zadania, które nad nią „wisiały” i blokowały ją przed dalszą pracą. Wiele osób ma takie właśnie zadania na liście do zrobienia „kiedyś”. Często jest tak, że są one taką blokadą, która skutecznie powstrzymuje przed kolejnym krokiem. Tak było tym razem, dlatego dzięki mojej pracy Blogerka mogła zacząć nowe projekty ze spokojną głową. 
  2. Odciążyłam od zadań technicznych, które ją przerażały. Dzięki mojemu zamiłowaniu do zadań technicznych z przyjemnością wykonałam te, które były dla mojej Klientki wielkimi żabami niemal nie do przełknięcia. 
  3. Przeszkoliłam moją Klientkę z obsługi systemu mailingowego tak, aby mogła z niego swobodnie korzystać, czyli np. wysyłać newsletter, tworzyć automatyzacje, formularze zapisu itp. .
  4. Dzięki mojej pracy Klientka miała więcej czasu na swoją główną działalność czyli pisanie wartościowych artykułów, budowanie swojej społeczności w mediach społecznościowych. Jeśli działasz w internecie to z pewnością wiesz, jak ciężko trzeba pracować, aby przyciągnąć do siebie ludzi na dłużej. Dlatego tak bardzo ważne jest aby skupiać się na zadaniach i projektach , które na prawdę są w stanie przybliżyć Cię do osiągnięcia zamierzonych celów. 

Podsumowanie

Powyższe case study doskonale pokazuje, jak wiele zadań Blogerka może oddelegować wirtualnej asystentce. Prawdę mówiąc może to być cała techniczna część prowadzenia bloga, czy ogólnie techniczna część prowadzenia biznesu. Spotykam na swojej drodze sporo osób, które potrzebują dziennej pomocy drugiej osoby, ogarnienia zadań, a czasem życia, aby nie musiały wszystkiego robić same. Jest to bardzo fajne podejście, dzięki któremu można lepiej wykorzystać swój czas pracy, skupić się na tym, co najważniejsze, a dodatkowo mieć przy sobie drugą osobę do pomocy.

Przecież w życiu nie jesteśmy skazani na samotność, więc dlaczego skazywać się na nią prowadząc swój biznes? 

Jak pracować, kiedy masz za dużo na głowie?

Jak pracować, kiedy masz za dużo na głowie?

Nie wiem czy Ty też tak masz, ale ja planując swoją pracę zawsze zostawiam bufor czasowy na wykonanie różnych zadań i projektów. Robię to głownie dlatego, że często bywa tak, że coś po drodze zawsze może się „wysypać” i pójść nie po mojej myśli. Jak w prawie Murphy’ego: „Jeśli coś może pójść źle, to pójdzie”.

Strategia pracy, kiedy masz za dużo do zrobienia

Mówią, że dobre planowanie i zarządzanie sobą w czasie to sztuka. Trzeba pamiętać o tym, aby nie dopuścić do sytuacji, w której trzeba pracować po 12 godzin dziennie i czy zarywać noce, aby dograć wszystkie umówione terminy, ale…

organizacja pracy
organizacja pracy
organizacja pracy


No właśnie. Sama najlepiej wiesz jak to czasem bywa. Trafi się dodatkowy Klient lub kilka nieprzewidzianych projektów. Każdy chciałby, aby jego praca została wykonana w pierwszej kolejności.

A Ty? Wiadomo, zgadzasz się więc na trochę dodatkowej pracy złudnie myśląc, że przecież się wyrobisz. A co z tego wynika? Okazuje się, że aby dopiąć wszystkie terminy pracujesz po 12 godzin, a i tak masz wrażenie ze milion innych spraw zostawiasz za sobą. Twoi Klienci i ich potrzeby są Twoim priorytetem, więc sporo dodatkowych około biznesowych zadań idzie w odstawkę.

Rozumiem Cię doskonale. U mnie takim miesiącem był czerwiec. Miałam bardzo dużo zapytań o współpracę, pojawiło się kilka nowych kontaktów, z których żal było nie skorzystać, a dodatkowo byliśmy przez dwa tygodnie w PL co też odbiło się na mojej pracy.

Ledwo zorientowałam się, że jest czerwiec a już zbliżał się koniec miesiąca. Przez to całe zamieszanie przez ostatni tydzień pracowałam jak szalona, tylko po to, aby nadążyć ze wszystkim i wykonać umówione zadania na czas.

Jakoś sobie porudziałam, ale muszę Ci przyznać, że było ciężko. W kolejnych miesiącach bardzo pilnowałam się, aby nie popełnić tego samego błędu, nie stresować się i nakręcać, że z czymś mogę nie zdążyć. Wprowadziłam kilka zasad, których staram się przestrzegać. Korzystam z trzech strategii, które ratują mnie z opresji.

Jeśli Ty też masz czasem tak, że nie wiesz w co masz włożyć ręce, lista zadań jest zdecydowanie za długa, a Ty nie masz zbyt dobrego planu – sprawdź, w jaki sposób możesz opanować ten chaos.


(Metody przeze mnie proponowane skłaniają do tego, abyś poświęciła na nie trochę czasu, jednak gwarantuję Ci, że to będzie bardzo dobrze zainwestowany czas.)

Poznaj trzy strategie, dzięki którym będziesz mogła pracować sprawniej, nawet wtedy, gdy masz milion zadań do wykonania.

1. Stworzenie procedur i list kontrolnych do pracy.

Jeśli robisz rzeczy powtarzalne warto, abyś na każdą z nich przygotowała krótki dokument z opisem jak to robisz.
To może być na przykład plik w Excelu lub wzór szablonu w Asanie (co bardzo polecam). Ważne jest, aby takie procedury przygotować.

Okazują się one szczególnie przydatne, kiedy pracujesz z Klientami i wykonujesz dla nich pracę, która musi być sprawdzona i zatwierdzona. Dzięki sformalizowanym zasadom w postaci takiej procedury – każdy Klient będzie wiedział na jakim etapie prac musi podjąć jakąś akcję.

Często jest tak, że wielu Klientów ma te same pytania odnośnie współpracy. Możesz pisać do każdego z nich osobne maile, ale również przygotować dokument z FAQ i oszczędzić trochę swojego czasu.

Wiesz na co poświęcamy najwięcej czasu? Na chaotyczne działania, które nie są nie są w żaden sposób usystematyzowane. Nie wiesz jakie kroki musisz podjąć, aby przejść z punktu A do punktu B.
I na źle zaplanowaną pracę.

Wiem, że stworzenie procedur do każdego działania może zająć sporo czasu – ale nie musisz zrobić ich wszystkich na raz. Po prostu od jutra zanotuj kolejne etapy działania, czy poszczególne mniejsze zadania, które muszą się zadziać i pomogą Ci osiągnąć Twój cel.

2. Planowanie wpisów na blogu i postów w mediach społecznościowych

Moim zdaniem planowanie swoich działań biznesowych jest bardzo ważne i pomaga zachować odpowiednią równowagę. Szczególnie, kiedy pracujesz sama w swoim biznesie i jesteś odpowiedzialna za wszystkie projekty od a do z. Bez dobrego planu możesz błądzić po omacku i robić rzeczy, które wcale nie przełożą się na Twoje zarobki – bo w danym momencie nie przybliżą Cię do realizacji Twoich biznesowych celów.

Tak samo jest z obecnością w mediach społecznościowych. Warto zaplanować. Czy choćby nakreślić swoje plany działań tak, aby (powiedzmy) raz w miesiącu poświęcić na nie 2-3 dni i potem mieć je gotowe na kolejne kilka tygodni. Dlaczego?

Zawsze w trakcie trwania miesiąca pojawią się jakieś nieprzewidziane okoliczności, które skutecznie oderwą Cię od publikacji w mediach społecznościowych. Jest wiele sytuacji, w których w pewnym momencie musisz wybierać co robić, bo nie na wszystko starczy Ci czasu. Wiadomo, że nie powiesz swoim Klientom: „przepraszam przez kolejne 3 dni będę niedostępna, bo muszę zaplanować swoje działania w social mediach”.

Zamiast tego powiesz pewnie, że na ten dodatkowy projekt, znajdziesz czas i z chęcią się nim zajmiesz.

Aby uniknąć sytuacji w których będziesz gorączkowo wrzucać jakieś treści – pod koniec miesiąca, zarezerwuj 2-3 dni. Usiądź z kalendarzem, ustal:

  • swój główny cel,
  • tematy, jakie będziesz chciała poruszyć,
  • formaty treści,
  • napisz posty i wpisy blogowe,
  • zrób do nich zdjęcia lub grafiki,
  • nagraj wideo lub audio,
  • zgraj wszystko w jedną całość,
  • wymyśl świetne nagłówki,
  • zaplanuj publikację w odpowiednich do tego narzędziach.

Wiem, że może Ci się wydawać, że jest tego strasznie dużo i nie dasz rady tak zrobić wszystkiego na raz. Ale kiedy zobaczysz jak dużo czasu zaoszczędziłaś działając w ten sposób – stwierdzisz, że było warto to zrobić!

3. Delegowanie zadań

Oddeleguj część swoich obowiązków wirtualnej asystentce.

Jeśli czujesz, że nie masz szans na opanowanie wszystkiego samej – pomyśl o oddelegowaniu części swoich obowiązków wirtualnej asystentce, (jak również informatykowi, grafikowi, copywiterowi itp.). Dzięki temu będziesz mogła skupić się na tym, co naprawdę lubisz i umiesz zrobić najlepiej.

Skup się na zdobywaniu nowych Klientów i tworzeniu merytorycznych treści ważnych dla Twojego biznesu, a pozwól wirtualnej asystentce działać w tle i wykonywać wszystkie te czynności, na których bezpośrednio nie zarabiasz.

Zrób sobie bilans zysków i strat i przelicz, ile będzie Cię kosztowało zlecenie zadań asystentce, a ile musiałabyś zapłacić i poświęcić czasu na to, aby dane umiejętności opanować.

Na czym powinnaś się skupić prowadząc swój biznes?

Na wszystkich zadaniach, które są związane z merytoryczną częścią Twojego biznesu, czyli takich jak:

  • wymyślanie nowych produktów i usług,
  • opracowanie strategii marketingowej,
  • planowanie działań biznesowych,
  • ustalanie lejków sprzedażowych,
  • planowanie promocji,
  • komunikacja w mediach społecznościowych,
  • bezpośredni Kontakt z Twoimi Klientami,
  • uczestniczenie w konferencjach i spotkaniach networkingowych, itp.

Co może za Ciebie zrobić wirtualna asystentka?

  • zarządzanie WordPressem (przeprowadzanie aktualizacji, robienie kopii zapasowych, dodawanie/usuwanie wtyczek, drobne zmiany na stronach, aktualizację oferty itp.),
  • opiekę nad blogiem (dodawanie wcześniej przygotowanych przez Ciebie wpisów, upload i opisywanie zdjęć, moderację komentarzy, publikację wpisów),
  • przygotowanie i publikację postów w mediach społecznościowych (możesz np. przygotować tylko treści – teksty dla swoich czytelników, a wirtualna asystentka zajmie się resztą. Zaplanuje publikację postów o odpowiednich godzinach dostarczy proste grafiki lub będzie konsultowała się z Twoim grafikiem, podlinkuje Twoje nowe artykuły na blogu, lub wyszuka ciekawe treści innych, które będą godne polecenia, pomoże w prowadzeniu grupy, Instagrama, LinkedIn, lub będzie dla Ciebie prowadzić monitoring sieci),
  • obsługę narzędzi do email marketingu, czyli newslettera, formularzy zapisu, stron lądowania, pop-ów, autoresponderów, ścieżek klienta,
  • kontakt i obsługę Klienta, komunikację mailową, zapytania ofertowe,
  • przygotowanie wszelkiego rodzaju produktów elektronicznych, prezentacji, pdf-ów, checklist, ebooków,
  • research – wyszukanie odpowiednich i ważnych dla Ciebie informacji na zadany temat,
  • a także wiele innych codziennych biznesowych zadań.

Podsumowanie

Do każdego działania biznesowego warto się przygotować i nie dopuścić do sytuacji, w której mogłabyś utonąć pod lawiną zadań. Kiedy jednak tak się stanie i twoja lista to-do jest dłuższa niż rolka papieru– odrzuć wszystkie zadania, których niewykonanie nie spowoduje negatywnych konsekwencji.

Następnie po prostu zaciśnij zęby i zrób te zadania (pomocna będzie na przykład technika Pomodoro). Kiedy zadania będą wykonane – skup się na wdrożeniu w życie trzech strategii, które zaprezentowałam powyżej. Na pewno pomogą Ci one opanować Twój biznes.

15 korzyści ze współpracy z wirtualną asystentką

15 korzyści ze współpracy z wirtualną asystentką

Często słyszę od osób, które ciągle zastanawiają się nad współpracą z WA, jakie właściwie REALNE korzyści płyną i dlaczego warto taką współpracę podjąć. Nie dziwię się, że takie pytania padają. Współpraca z wirtualną asystentką kosztuje. Wiadomo każdy w biznesie chce optymalizować swoje działania tak, żeby przynosiły jak najwięcej korzyści przy możliwie minimalnych nakładach kosztów.

Historia Klientki

Zanim jednak zacznę wymieniać Ci wszystkie korzyści pozwól, że opowiem Ci krótką historię o Pani Basi. Jednej z moich pierwszych Klientek. Dzięki mojej pomocy zaczęła być bardziej efektywna i przestała pracować w wiecznym chaosie. (Ta historia jakiś czas temu pojawiła się w moim newsletterze i zainspirowała więcej osób do zmiany.)

Pani Basia zgłosiła się do mnie jakiś czas temu. Poszukiwała wsparcia wirtualnej asystentki, ale nie do końca umiała określić swoje potrzeby. Szybko okazało się również, że oprócz braku czasu na zadania, które mi zlecała, Pani Basia miała problemy z organizacją swoich własnych działań. Pracowała całymi dniami, ale często efekt jej prac był mizerny – zadania były niedokończone, przez co często blokowały moją pracę.

Przez swoje ciągłe podróże Pani Basia zwyczajnie nie miała czasu na odpowiednie zaplanowanie swoich działań, nie mówiąc nawet o wdrażaniu wielu nowych narzędzi w swoim dniu pracy. Zaczęłyśmy więc od wprowadzenia niewielkich zmian – krok po kroku:
– Opracowałyśmy 4 rodzaje najczęściej wykonywanych działań w jej biznesie, a następnie w Asanie stworzyłam jak najbardziej szczegółowe szablony projektów. Zależało nam, aby zadania podzielić na jak najmniejsze części składowe tak, by mogły być wykonane w ok 10 -15 minut i aby Pani Basia miała do nich dostęp nawet z telefonu.
– Uzgodniłyśmy cotygodniowe 20 – minutowe spotkania online, aby przedyskutować zadania na kolejny tydzień i omówić wykonanie zadań z bieżącego tygodnia a także nanieść potrzebne poprawki.
– Pani Basia stworzyła, a ja dopracowałam wzory maili do wysyłki dla osób zainteresowanych jej usługami i dla kontrahentów. Dodatkowo opracowałam system obsługi konta pocztowego (filtrowanie wiadomości, ustalanie priorytetów, przypisywanie wiadomości do konkretnych grup), dzięki czemu Pani Basia nie musiała tracić czasu na przeglądanie skrzynki mailowej.
Po około miesiącu Pani Basia zaczęła dostrzegać pierwsze pozytywne zmiany wynikające z naszych wspólnych działań

Dzisiaj po ponad pół roku od wprowadzenia tamtych zmian Pani Basia znacznie rozwinęła swój biznes. Wszystko dzięki małym krokom, których osiągnięcie było bardziej prawdopodobne.

1. Codzienne wsparcie działań.

Dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz część swoich działań delegować codziennie i nie musisz zamartwiać się, że o czymś zapomnisz. Możesz odpuścić sobie wykonywanie zadań, które nie są dla Ciebie priorytetem i nie przynoszą Ci pieniędzy do Twojego biznesu.

Często jest tak, że zamiast przygotować nową ofertę dla Klienta, lub wybrać się na spotkanie networkingowe, albo zwyczajnie zamiast wyszukiwać nowych Klientów – zajmujesz się milionem mniejszych spraw, które są nieodzowną częścią codziennego prowadzenia biznesu. Przez takie właśnie rozdrabnianie się możesz odczuwać, że nie idziesz do przodu, tylko ciągle stoisz w miejscu, bo ciągle coś.

Współpracując z wirtualną asystentką te wszystkie „coś” w swoim biznesie możesz codziennie oddelegować i skupić się w 100% na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze.

2. Odciążenie zadań technicznych.

Jest to punkt, który moje Klientki wprost uwielbiają i już tłumaczę Ci, dlaczego. Jeśli jesteś księgową, weterynarzem czy managerem restauracji nie musisz znać się na wszystkim. Jesteś świetna w swojej dziedzinie, bo na niej znasz się najlepiej. Jednak będąc przedsiębiorcą masz więcej obowiązków niż tylko Twoja podstawowa działalność. Od czasu do czasu zdarza się, że musisz opanować jakieś kwestie techniczne i nauczyć się czegoś zupełnie od podstaw.

Pół biedy, jeśli różne techniczne zagadnienia łapiesz w mig i nie masz z nimi zbyt dużego problemu. Jeśli jednak jesteś na bakier z technologią i każda nowość przyprawia Cię o ból głowy – pomoc wirtualnej asystentki będzie strzałem w 10!

Nie oszukujmy się –  wiem doskonale, że często nie masz czasu na to, aby uczyć się technicznych kwestii takich jak:

  • wysyłanie newslettera,
  • tworzenie stron lądowania,
  • automatyzacji mailowych,
  • dokonywanie zmian na stronie,
  • dodawanie wpisów na blogu czy konfigurację botów.

Czasem nawet nie masz czasu uczyć się nowych regułek w excelu czy zajmować się przygotowaniem slajdów. Waśnie w takich kwestiach wsparcie wirtualnej asystentki jest nieocenione.

3. Zdobywanie nowych Klientów.

Biznes to biznes i nawet najlepszy pomysł i plan nie będą miały racji bytu, jeśli nie będzie w nim płacących Klientów. Przyciągnięcie do siebie ludzi to jedno, ale zamiana ich Klientów to już zupełnie inna kwestia.

W zależności od branży i od rodzaju oferowanych produktów i usług proces zdobycia Klienta znacznie się między sobą różni. Jest jednak jeden wspólny mianownik, który łączy wszystkie biznesy – czas. Żeby zdobyć Klientów musisz mieć czas na to, aby ich pozyskać. Jeśli będziesz rozpraszała swoją uwagę i zajmowała się sprawami, które w sposób bezpośredni nie przyczynią się do zdobywania nowych Klientów – możesz być na równi pochyłej, z której będzie Ci bardzo ciężko z powrotem złapać równowagę.

Dlatego dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz zrzucić ze swoich barek ciężar mniej ważnych zadań. Skupić się na działaniach, które bezpośrednio przełożą się na Twoje zarobki.

4. Lepsza organizacja pracy.

Oddając część swoich zadań wirtualnej asystentce możesz oddać zadania, które są u Ciebie czynnikiem aktywującym prokrastynacje. A z odrobiną samozaparcia wyrobić sobie nowe nawyki pracy i lepiej się zorganizować.

Może okazać się, że to wirtualna asystentka może sprawdzać Twoją pocztę każdego poranka przekazując Ci zadania, które są dla Ciebie rzeczywiście niezbędne. Tak samo z mediami społecznościowymi, czy wszystkimi innymi sprawami, które pełnią u Ciebie rolę rozpraszacza i zaburzają Twoją organizację pracy.

5. Większy prestiż.

W pewnych kręgach i w nielicznych branżach współpraca z asystentką podnosi prestiż firmy. Szczególnie, kiedy jest to mała jednoosobowa działalność, która na przykład konkuruje o zlecenia z dużo większymi od siebie firmami.

Zdarza się również tak, że pracy nie ma aż tyle, aby w biurze/recepcji czy gabinecie zatrudniać personalną asystentkę, ale przydałaby się wsparcie w takiej właśnie formie. W takim przypadku również wirtualna asystentka zwiększa prestiż danego miejsca.

6. Pomoc w rozwoju biznesu.

Jeśli prowadzisz swój biznes doskonale wiesz, że każda pomoc jest na wagę złota, a czas nie jest z gumy więc trzeba wybierać zadania do wykonania i skupiać się na tym, co zarabia i przynosi realne korzyści dla biznesu.

Aby rozwinąć swój biznes szybciej niż gdybyś miała robić to w pojedynkę – warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Możesz zlecić zadania/ projekty czy obszary, w których Ty nie czujesz się najlepiej.

W zależności od tego w czym specjalizuje się Twoja wirtualna asystentka – możesz wykorzystać jej umiejętności i oszczędzić swój czas i pieniądze na tych umiejętności. I pomimo tego, że nie będziesz się zajmowała jakimiś obszarami Twojego biznesu – będzie on ciągle i stale się rozwijał.

7. Możliwość wyboru utalentowanej asystentki.

Mamy wolny rynek I możliwość wyboru dóbr i usług, z których chcemy skorzystać. Tak samo jest w przypadku współpracy z wirtualną asystentką. Spośród wielu kandydatek możesz wybrać tą idealną, która będzie spełniała wszystkie Twoje warunki.

Wirtualne asystentki to młoda i dynamiczna branża. Przeważają chęć rozwoju i zapewnianie jak najlepszych jakościowo usług. To świetny czas dla przedsiębiorcy, który chce wybrać wirtualną asystentkę dla siebie.

Dlaczego? Jak już wspominałam wiele asystentek ciągle się rozwija, chodzi na kursy i szkolenia. Wirtualne asystentki mają często doświadczenie w pracy biurowej lub innej specjalizacji przydatnej podczas prowadzenia małego biznesu. Dodatkowo zapewniają wysoką jakość usług za atrakcyjną stawkę w pakiecie z doświadczeniem, którego nie zdobędziesz nigdzie indziej.

8. Oszczędność czasu i pieniędzy.

Prowadząc swój biznes często brakuje dnia, żeby skończyć wszystkie zadania z listy do zrobienia. Nie ważne czy poświęcisz na ich wykonanie 2, 5 czy 10 godzin – zawsze zostanie coś dodatkowego do wykonania.

Kiedy zdecydujesz się na współpracę z WA oszczędzisz swój czas – zlecając zadania wirtualna asystentka oddaje Ci swój czas do wykorzystania.

Oszczędność pieniędzy – wirtualnej asystentce płacisz tylko za wykonanie zadań lub za przepracowane godziny. Jest to bardzo duża oszczędność – jeśli do takiej samej pracy miałabyś zatrudnić stacjonarną asystentkę – musiałabyś zapłacić jej dzienną stawkę niezależnie od tego, czy zadań do wykonania miałaby na godzinę czy na 5.

9. Skupienie na działaniu.

Wiedząc, że masz wsparcie swoich działań możesz w 100% skupić się na tym, co robisz. Nie musisz robić kilku rzeczy na raz. Zamiast ciągle z tylu głowy m myśleć o stu innych sprawach możesz poświęcić swoją uwagę na kluczowe dla Twojego biznesu obszary działalności.

Powiem Ci coś zupełnie szczerze – multitasking jest przereklamowany – serio! Nie możesz być w stu procentach efektywna i skupiona na działaniu, jeśli robisz pięć rzeczy na raz.

Fakt, są zadania, które można sobie zgrupować i wykonywać je w tych samych blokach czasowych, ale to nie jest tak, że w tym samym czasie możesz np. słuchać podcastów, pisać teksty, rozmawiać przez telefon i gotować obiad, a dodatkowo jeszcze obsługiwać Klientów.

10. Większa elastyczność działań.

Wirtualna asystentka lepiej niż asystentka stacjonarna może dopasować swoje godziny pracy do Twoich potrzeb. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie szczególnie wtedy – kiedy np. prowadzisz popołudniowe/ wieczorne webinary czy live’y na Facebooku.

Jeśli potrzebujesz wsparcia np. w konkretne dni tygodnia lub z góry narzucone godziny różniące się od standardowych godzin pracy (9-17) możesz znaleźć wirtualną asystentkę, która będzie dostępna w czasie przez Ciebie określonym.

Dodatkowo elastyczne godziny pracy to np. praca wieczorem – możesz wtedy zarządzić wprowadzenie zmian na stronie, zmiany linków, formularzy zapisu na newsletter itp.

11. Poprawa komunikacji/ widoczności w mediach społecznościowych.

Kiedy masz osobę do pomocy możesz więcej czasu poświęcić na działania marketingowe w tym działania w mediach społecznościowych.

Możesz skupić się na stworzeniu ciekawych, przyciągających treści, zlecając wirtualne asystentce ich przygotowanie, „złożenie w całość” i zaplanowanie ich publikacji.

Kiedy Twoja asystentka wykonuje inne zlecone zadania, Ty masz czas na nawiązanie większe i lepsze relacje z Twoimi potencjalnymi Klientami.

12. Gwarancja poufności.

Wirtualna asystentka na początku współpracy podpisze z Tobą umowę o poufności. Będziesz dzięki niej miała pewność, że wszystkie działania zostaną wykonane w 100 % poufnie.

Pamiętaj o tym, żeby chronić swój biznes i podpisać przede wszystkim umowę współpracy, a następnie umowę o poufności.

Nawet nie wiesz, jak często słyszę, że Klienci nie podpisują ze swoimi asystentkami umów współpracy.

Często również umowa o poufności będzie punktem w umowie współpracy więc warto na to zwrócić uwagę.

13. Możliwość skalowania I automatyzacji biznesu.

Rozpoczynając współpracę z wirtualną asystentką kupujesz czas, którego Tobie z różnych powodów brakuje. Dzięki wsparciu możesz np. rozpocząć skalowanie swojego biznesu i wprowadzić do swojej oferty nowe produkty.

Jeśli zatrudniłaś wirtualną asystentkę, aby zyskać więcej czasu – możesz zautomatyzować część swoich działań – zapisy na newsletter, automatyzacje mailowe, możliwość automatycznych konsultacji, boty, sklep internetowy itp.

14. Profesjonalna obsługa Klienta.

Możesz praktycznie całkowicie oddelegować obsługę Klienta swojej wirtualnej asystentce. Na początek stwórz wzory e-maili na najczęściej zadawane pytania i przekaż je swojej asystentce.

Opracujcie system, w którym jasno określisz w jaki sposób Twoja wirtualna asystentka ma komunikować się z potencjalnymi Klientami. Gdzie może szukać odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania zadawane przez Klientów.

Ustalcie w jakich sytuacjach to Ty powinnaś zająć się potencjalnym Klientem, a kiedy w zupełności wystarczy, żeby to wirtualna asystentka zajęła się komunikacją.

15. Wzmocnienie słabszych obszarów biznesu.

Jesteś przedsiębiorcą i znasz się na wielu kwestiach, ale nie możliwe jest żebyś znała się na wszystkim. To naturalne.

Wirtualna asystentka jest również specjalistką w swoich dziedzinach więc może wesprzeć Twoje działania w obszarach, w których nie jesteś najlepsza.

Jeśli jakieś obszary Twojej firmy nie działają w 100% – wirtualna asystentka może pomóc Ci je usprawnić. Wiele wirtualnych asystentek jest również specjalistkami np. od mediów społecznościowych, obsługi Klienta, marketingu, WordPressa itp.

Podsumowanie

Przedstawiłam Ci 15 powodów, dla których warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto delegować obowiązki.

Szczególnie wtedy, kiedy chcesz rozwinąć swój biznes, zaczynasz pracować więcej i masz coraz więcej zadań do zrobienia. Doba staje się krótsza a liczba zadań ciągle rośnie.

Żeby mieć energię na działania, które przyniosą nowych Klientów dla Twojego biznesu – postaw na rozsądne ustalanie priorytetów i delegowanie obowiązków. W taki sposób Ty zajmiesz się tym, co robisz najlepiej, a wirtualna asystentka zadba o całą resztę.

Jeśli ten wpis Ci się spodobał – daj mi znać.  Będę wiedziała, że czytasz moje artykuły i dasz mi kopa do działania!

Pin It on Pinterest