Rok 2019 będzie kolejnym rokiem, w którym coraz więcej przedsiębiorców zdecyduje się na współpracę z wirtualną asystentką. Dla wielu z nich taka współpraca będzie niewątpliwie odkryciem roku. I dobrze, bo delegowanie zadań WA daje realne korzyści i powoduje wzrost biznesu. Dzięki oddelegowaniu części zadań – przedsiębiorcy będą mogli skupić się na tym, co najważniejsze w każdym biznesie – sprzedaży.
Jak zatem przygotować się na kolejne miesiące i jakie usługi oferować Klientom, by Ci chcieli chętnie podjąć współpracę? Moim zdaniem warto przeanalizować różne nisze i potrzeby przyszłych Klientów. Następnie do nich dopasować pakiety projektowe lub zadania w pakietach godzinowych. Tak, by uzyskać optymalny balans między oczekiwaniami, a dostarczoną pracą.
W tym wpisie zebrałam pomysły na różne rodzaje usług, które możesz zaoferować swoim klientom, jako wirtualna asystentka w 2019 roku.
Słowem wstępu
Gdybyś jeszcze tego nie wiedziała – wirtualna asystentka jest coraz bardziej pożądanym pracownikiem czy podwykonawcą coraz większej ilości zadań. Świetnym rynkiem dla WA jest rynek mikro i małych przedsiębiorców, którzy się rozwijają, ale nie chcą jeszcze zatrudniać dodatkowej osoby na pełny etat. Delegując zadania do wirtualnej asystentki mają jednak szansę na realny rozwój swojego biznesu.
Rynek wirtualnych asystentek jest ciągle rynkiem młodym, dlatego musisz ciągle stawiać na swój rozwój, dzięki temu, będziesz mogła oferować bardziej specjalistyczne zadania a co za tym idzie Twoje zarobki będą wyższe.
1. Administracja
obsługa kalendarza,
obsługa poczty,
różnego rodzaju zadania administracyjne,
research,
tworzenie wzorów dokumentów,
wprowadzanie danych,
Obsługa kalendarza i poczty klientów – dlaczego to będzie takie ważne w tym 2019 roku? Nie wiem czy, zauważyłaś, ale coraz więcej dostajemy maili. Trzeba zapanować nad tym systemem, by nie utonąć w morzu wszystkich wiadomości. Stworzenie optymalnego systemu dzięki, któremu Twój Klient spędzi minimalną ilość czasu na obsłudze poczty, (zachowując przy tym najważniejsze wiadomości, które wymagają jego uwagi) to bardzo duże wsparcie.
Jeżeli chodzi o obsługę kalendarza to tutaj można zastosować naprawdę dobre rozwiązania i ułatwić swoim klientom na przykład prowadzenie konsultacji. Jeżeli masz klientów, którzy oferują płatne i bezpłatne konsultacje, sesje choachingowe, naukę języka, spotkania z dietetykiem, czy inne usługi, które można wykonać przez internet – opracuj i zaproponuj ciekawe automatyzacje, które będziesz mogła wprowadzić do ich biznesów.
Często przedsiębiorcy nie mają po prostu czasu na to, by tworzyć różnego rodzaju dokumenty, odpisywać na wiadomości, czy wygenerować raporty, więc bądź o krok przed nimi i zaproponuj te działania. Podejdź indywidualne do swoich klientów i oferuj im dokładnie to, czego będą potrzebowali.
2. Obsługa Klienta
Szczególnie uwagę skieruj do Klienów, którzy mają swój sklep internetowy lub sprzedają swoje usługi w formie kursów online czy innych produktów elektronicznych.
Dlaczego wirtualna asystentka jest dobrym wsparciem jeżeli chodzi o obsługę Klienta?
w takim procesie występuje zwykle dużo maili,
pytania się powtarzają,
można do nich przygotować tzw. FAQ czyli najczęściej zadawanie pytania i odpowiedzi,
można tworzyć procedury obsługi Klienta,
dodatkowo jesteś w stanie opracować dokładny system zapytań związane z pracą danego sklepu,
Na pewno wiesz, jak dużo czasu zajmuje obsługa Klienta. Zawsze znajdą się osoby, które będą chciały więcej się dowiedzieć na temat produktu, będą chciały złożyć reklamacje czy po prostu wymagać będą wsparcia w procesie zakupu. Wszystkie te sytuacje można przewidzieć zatem warto zoptymalizować swoją pracę tworząc działania opisane w podpunktach wyżej. Dzięki takiemu podejściu do obsługi klienta Twoi Klienci będą Ci dziękować. Uwierz mi 🙂
3. E-mail marketing
Myślę, że 2018 rok był takim dużym przełomem, jeżeli chodzi o tworzenie newsletterów w mikro i małych firmach i moim zdaniem ten trend będzie się pogłębiać. Jednak, by prowadzić dobry newsletter potrzeba czasu, pomysłu zaangażowania i wypracowania sobie odpowiedniej strategii.
Sporo osób chce prowadzić newslettery, ale zapomina o tym, że by robić to skutecznie potrzeba systematyczności i dawania wartości, jaką czytelnicy mogą wynieść z lektury maili. TO nie jest zajęcie na szybko. Aby przyniosło wymierne korzyści, warto poznać swoich odbiorców i wejść z nimi w głębszą relację.
Ty jako wirtualna asystentka możesz wesprzeć swoich Klientów w wykonaniu działań związanych z budowaniu listy mailingowej, jak:
tworzenie formularzy zapisu,
tworzenie stron lądowania,
ustawienie pop-up na stronę,
autorespondery,
tworzenie i wysyłka kampanii mailingowej,
tworzenie i wysyłka kursów email;
Dzięki Twojemu wsparciu przy tych zadaniach związanych z techniczną oprawą prowadzenia newslettera – Twój klient będzie mógł skupić się na tym, by produkować jak najlepsze treści, które następnie Ty będziesz mogła obrabiać i wysyłać.
4. Pomoc w tworzeniu kursów online
Niezależnie od tego, w jakiej niszy działasz i czym zajmują się Twoi Klienci, jest bardzo prawdopodobne to, że część z nich będzie chciała sprzedać swoją wiedzę w formie kursu online. Oh tak. Sławne kursy online. Marzenie dochodu pasywnego, które rozbudza się w wielu osobach. Ogromny plus dla Ciebie, gdy w swojej ofercie masz taką usługę.
Nie od dziś wiadomo, że stworzenie takiego kursu jest bardzo czasochłonne. Produkcja materiałów to tylko wierzchołek góry lodowej. Cała strona techniczna stworzenia takiego kursu to już wyższy level i wymaga umiejętności technicznych, których nie koniecznie posiada Twój Klient. Uwierz mi asystentka, która potrafi wesprzeć efektywnie w procesie tworzenia kursu jest na wagę złota.
Podczas tworzenia kursów online możesz być wsparciem przy:
produkcji i tworzeniu materiałów do kursu, czyli wszelkiego rodzaju obrabianie różnych dokumentów przygotowywanie produktów w postaci e-booków, checklist, ćwiczeń, skryptów do wideo itp.
wsparciu marketingowym – podczas promocji kursu, w czasie przedsprzedaży, a także regularnej sprzedaży,
obsłudze kursantów – pomoc w dostępie do platformy kursowej, odpowiedzi na wszelkie pytania, które pojawiają się podczas zakupu i trakcie trwania kursu, obsłudze grupy na facebooku,
strony sprzedażowe – jeżeli czujesz się na siłach na tyle, by takie strony sprzedażowe tworzyć,
pomoc w założeniu czy wdrożenie platformy do obsługi kursu w zależności od tego, na jakim systemie twój klient będzie chciał ją stworzyć,
organizacji webinarów, a później pomoc przy spotkaniach “na żywo”
5. Zarządzanie mediami społecznościowymi
Polecam oferować jako samodzielną usługę tylko w wypadku, jeżeli rzeczywiście czujesz się na siłach, by to robić. I umiesz.
Alternatywnie jako wirtualna asystentka możesz wprowadzać w życie gotowe już pomysły. Nie musisz opracowywać klientom strategii działania w mediach społecznościowych (i nie powinnaś – od tego są specjaliści), ale w przypadku, kiedy Twój klient ma już strategię działania (teksty, grafiki) możesz ją wg. ustaleń wprowadzać w życie.
W czym możesz pomóc w obsłudze social media?
obrabiać surowe posty swoich Klientów i planować je w mediach społecznościowych, tworzyć do nich proste grafiki zgodnie z identyfikacją wizualną marki,
do wpisów na Facebooku ustawiać bota, jeżeli jest takie zapotrzebowanie,
planować posty na Instagramie dla swoich Klientów używając do tego narzędzi takich jak np. Planoly, Later, Tailwind;
wyszukiwać zdjęcia do wpisów w bezpłatnych bankach zdjęć,
moderować grupy na Facebooku zgodnie z wytycznymi Klientów, zatwierdzać nowe osoby, planować posty, zmieniać zdjęcie w tle, przypinać ogłoszenia, dodawać moduły szkoleniowe itp;
6. Wsparcie blogera/wsparcie bloga
Coraz więcej osób używa bloga do budowania wizerunku eksperta, ale też coraz więcej blogerów potrzebuje wsparcia swoich działań. O współpracy z blogerką pisałam jakiś czas temu na blogu Must-Have Asystentka: Współpraca: Blogerka – Wirtualna Asystentka
zarządzać treścią czyli edytować formatować i publikować wpisy na blogu,
zajmować się linkami afiliacyjnymi,
opisywać zdjęcia i tak jak w mediach społecznościowych również wyszukiwać zdjęcia na bloga,
moderować komentarze,
aktualizować wtyczki, motywy i samego WordPressa
dodawać strony, lub je edytować,
dodawać linki do menu, edytować widgety,
7. Pisanie / copywriting
Dobre teksty zawsze były w cenie a w tych czasach, aby zostać zauważonym należy tworzyć dobre treści. Jeżeli potrafisz pisać, Twoje teksty są lekkie, lubisz to robić i robisz to dobrze – możesz oferować tego typu usługi.
Co możesz zaoferować w ramach copywriting-u?
posty na blogu,
treści do mediów społecznościowych,
treści do materiałów marketingowych,
różne sekwencje e-mail i newslettery,
treści na stronę www,
Pamiętaj o tym, aby przed utworzeniem treści dobrze poznać grupę docelową swojego Klienta i dopasować treści tak by były ciekawe dla jego potencjalnych Klientów.
8. Podcasty
Coraz częściej wybieraną formą budowania swojej marki przez różnych twórców są właśnie podcasty.
Jako wirtualna asystentka możesz pomóc w:
obróbce audio podcastów,
dodawaniu gotowych podcastów na serwery,
transkrypcji nagrań,
9.Wskazówki odnośnie tworzenia pakietów cenowych
Powyższe usługi możesz oferować jako wybrane w pakiecie godzinowym w którym klient sam będzie mógł wybrać sobie, jakie zadania chcę abyś wykonała. Masz też inną opcję. Możesz stworzyć osobne pakiety do poszczególnych obszarów działań.
Pamiętaj zawsze, aby każde taki pakiet dokładnie opisać, tak by Twój potencjalny klient dokładnie wiedział czego może się spodziewać. (Co jest uwzględnione w danym pakiecie a co musiałby dokupić).
Przed oferowaniem pakietów stricte zadaniowych zrób porządny research i upewnij się, że znajdą się osoby, które będą chciały byś wsparła ich właśnie w taki sposób.
10. Wskazówki do pozyskania Klientów:
buduj relacje i dziękuj za polecenia,
wyszukaj osoby, które mogłyby potrzebować Twojej usługi,
nie kieruj się tylko sprzedażą, nie nagabuj klientów,
daj się rozpoznać i bądź pomocna nawet za cenę udzielenia bezpłatnej porady,
pamiętaj, by w swojej pracy dostarczyć wartość dla klientów,
nie bój się prosić o opinie i rekomendacje,
stwórz swój social proof i pokaż, że jesteś specjalistką w swojej dziedzinie,
Podsumowując
W 2019 oferuj swoim klientom usługi, które będą szyte na miarę. Sprawdzaj co może przydać się w biznesie, czego brakuje, a co można byłoby zmienić by działać sprawniej. Zaskakuj swoich potencjalnych klientów i proponuj im takie rozwiązania, które ułatwią ich biznes i będą czymś o czym oni nigdy nie pomyśleli.
Daj się poznać jako osoba proaktywna, która ma zaplanowany kolejny krok, zanim Twój Klient jeszcze o nim pomyśli.
P.S. W tym artykule opisałam usługi, które mogą być bardziej specjalistyczne od podstawowego zakresu wirtualnej asystentki czyli ogólnej administracji. Zawsze pamiętaj o tym, że zakres działań WA jest baaadzo szeroki, a ja podałam tylko kilka przykładów 🙂 Nie daj się zaszufladkować.
Czy zastanawiałaś się nad tym, jakie cechy powinna mieć „idealna” wirtualna asystentka? Co sprawia, że jedne WA mają pełne obłożenie klientami a inne wręcz na odwrót? – mają problem, by znaleźć dobrze płacących klientów do stałej współpracy?
W Tym wpisie uwzględniłam cechy, które moim zdaniem powinna posiadać wirtualna asystentka, by odnaleźć się w tej branży. Ale by nie skupić się na samych cechach – zebrałam je w formę standardów pracy wirtualnej asystentki.
Wsparcie wirtualnej asystentki wciąż jest jeszcze mało popularne w Polsce. Mamy w tym zakresie wiele do zrobienia. Wielu przedsiębiorców wciąż nie ma świadomości, że wirtualna asystentka istnieje i może realnie wspierać ich biznes. Aby zostać zauważoną u zbudować sobie dobrą opinię w branży WA powinnaś działać w zgodzie ze sobą i przede wszystkim mieć na uwadze dobro swoich klientów.
OK. Aby niepotrzebnie nie przedłużać zapraszam Cię do lektury.
1. Terminowość
Wirtualna asystentka powinna dotrzymywać terminów ustalonych z klientami. Bez wyjątków powinna informować o jakichkolwiek zmianach. Czasem zdarzają się sytuacje, w których trzeba przełożyć wykonanie zlecenia i to jest normalne. Ważne by poinformować o tym swoich Klientów.Większość z nich jest zabiegana i ostatnie czego potrzebują to brak wywiązania się z danego słowa.
Zadbaj o to, by klienci postrzegali Cię jako osobę terminową już na początku Waszej współpracy.
Jeśli podczas rozmowy wstępnej powiesz, że wyślesz pełną ofertę i dokumenty w ciągu X godzin – zrób to. Kiedy mówisz, że wyślesz follow up email i połączysz się przez media społecznościowe, zrób dokładnie to, do czego się zobowiązałaś. Zaufaj mi – będzie to dobrze o Tobie świadczyć.
Już podczas współpracy regularnie odpowiadaj na maile. Nie musisz ciągle trzymać otwartej skrzynki pocztowej, ale gdy sprawdzasz maila np. 3x dziennie – odpisz klientowi tego samego dnia – ewentualnie na drugi dzień roboczy.
Istotne jest, gdybyś miała jasno określone czasy dostępności i odpowiadała na wiadomości. Możesz takie informacje uwzględnić np. w warunkach pracy – dokumencie, który załączasz do umowy o współpracy.
Tak samo jest z zadaniami, które dostajesz (na przykład przez maila, Asanę, Trello, czy inne programy do zarządzania projektami). Daj znać swoim klientom,że zapoznałaś się /przyjęłaś do wiadomości zadanie. Możesz po prostu napisać komentarz lub zostawić like.
PAMIĘTAJ! – Twoi klienci są zwykle zabiegani i zapracowani. To dlatego szukają pomocy wirtualnej asystentki. Nie dokładaj im pracy przez nieterminowe działanie. Dostarczaj wszystko na czas.
Negatywne zachowania WA
Wiesz ile słyszałam historii z WA, które nie dotrzymywały ustaleń z Klientami:
nie wywiązywały się z terminów dostarczenia prac,
znikały po wstępnej konsultacji;
Takie zachowania wśród profesjonalistów są niedopuszczalne! Na dodatek psują opinię całej branży wirtualnych asystentek.
Szanuj swoich Klienów, a będziesz cieszyła się dobrą opinią 🙂
2. Komunikacja
O komunikacji we współpracy z wirtualną asystentką pisałam już jakiś czas temu na blogu Must-Have Asystentka – Komunikacja w pracy zdalnej.
Choć WA pracuje zdalnie to podstawą takiej pracy jest wg mnie budowanie relacji z klientami. W końcu wirtualnej asystentce bardzo blisko do stacjonarnej asystentki. Łączy nas więcej niż mogłoby się nam wydawać. A jedną z ważniejszych kwestii jest dobra komunikacja.
Wirtualna asystentka podobnie jak asystentka stacjonarna na co dzień w swojej pracy ma do czynienia z ludźmi. Tak wiem, może Ci się to wydać co najmniej dziwne, bo przecież pracujemy wirtualnie, jednak pamiętaj o tym, że:
Klienci są z krwi i kości,
mamy do czynienia z różnymi kontrahentami,
często wpadają zadania w których trzeba wykonać dużo codziennych spraw opartych o kontakt z ludźmi,
mamy kontakt z Klientami naszych Klientów, itp;
Jak popatrzy się na to z boku i policzy wszystkie osoby, z którym trzeba wejść w jakąkolwiek interakcję wychodzi na to, że to nie do końca jest taki „samotny” biznes. Wiele dziewczyn, które zaczynają swoją przygodę jako WA ma opory przed komunikacją „na żywo”, czyli wszelkiego rodzaju konsultacjami, rozmowami telefonicznymi, nie mówiąc już o spotkaniach networkingowych.
Co zrobić w sytuacji, gdy nie jesteś zbyt komunikatywną osobą?
Ogranicz kontakt telefoniczny do minimum.
Stwórz swoją elevator pitch i dobrze się jej naucz. Tak, by móc opowiedzieć o swoim biznesie nawet wtedy, gdy ogarnie Cię stres.
Przygotuj się jak najlepiej do prowadzenia konsultacji z Klientami. Zapisz ważne do omówienia kwestie, wcześniej wmyśl pytania.
Stwórz sekcje FAQ (najczęściej zadawane pytania, np. na swojej stronie) i odsyłaj tam klientów, którzy będą mieć więcej pytań.
Nagraj wideo powitalne na swojej stronie i opowiedz w nim kilka słów o Tobie i swoim biznesie. W przyjaznym i starannym przez Ciebie środowisku nagranie takiego wideo pójdzie Ci lepiej a potencjalni klienci już na samym początku będą mogli Cię ocenić i zdecydować czy będziesz do nich pasować.
Ćwicz, powtarzaj, prezentuj. Trening może zdziałać cuda + dodaje Ci punkty do pewności siebie.
PRO TIP – Pamiętaj – to Klient będzie oczekiwał, że poprowadzisz konsultacje. Będzie wyobrażał sobie, że prowadziłaś już wiele takich konsultacji więc nie wyprowadzaj go z błędu i bądź pewna siebie!
Co możesz zrobić, by tworzyć sprawne kanały komunikacji z klientami?
Ustal, w jaki sposób będziecie się komunikować (kanały komunikacji, godziny pracy, sytuacje awaryjne)
Stwórz możliwość ścieżek komunikacji z potencjalnymi klientami. Rozpisz je sobie, a następnie krok po kroku wprowadź w życie
Zadbaj o to, byś nie była niewolnikiem komunikatorów (maila, messenger-a ), ale jednocześnie pokazuj klientom,że sprawnie odpowiadasz na wiadomości np.:
Na początku współpracy uzgodnijcie, że pocztę otwierasz 3x dziennie (8.00 , 12:00, 16:00).
Klient wysyła maila np. o 12:30.
Odpisujesz na maila po 16:00 a potencjalne zadania planujecie na kolejne dni.
Ponadto – Zawsze czytaj ze zrozumieniem wiadomości, które otrzymasz od klientów a jeśli czegoś nie rozumiesz lub nie do końca jest dla Ciebie jasne – zapytaj. Lepiej zapytać dwa razy niż zrobić źle/.
3. Uczciwość
Często na różnych grupach na FB widzę posty właścicieli małych biznesów, które brzmią mniej więcej tak:
„ Mam opory przed pokazaniem zaplecza mojego biznesu osobie “wirtualnej””
Skąd mam wiedzieć, że dana WA będzie uczciwa”
„ W jaki sposób mogę dowiedzieć się czy WA przeznacza na pracę dokładnie tyle czasu za ile płacę”
…itd.
Wirtualna Asystentka z natury powinna być uczciwa. Powinna wywiązywać się z danego słowa, wykonywać pracę na którą się umówiła i nie nadwyrężać zaufania swoich klientów. Dodatkowo powinna także być uczciwa w stosunku do siebie samej. Nie zgadzać się na pracę poniżej swojej stawki i nie brać dodatkowych zadań za które nie otrzyma zapłaty itd.
Co możesz zrobić, by być postrzegana jako osoba uczciwa?
proś o potwierdzenie zadań na piśmie,
spisz klauzulę poufności,
uwzględnij zakres zadań w umowie o współprace,
mierz swój czas pracy (za pomocą różnych narzędzi),
gdy coś nie gra – mów o tym klientom,
4. Poufność
Asystentka, która pracuje w biurze jest postrzegana jako osoba godna zaufania. Wiele informacji, które przechodzą przez ręce asystentki są informacjami poufnymi więc musi Ona przestrzegać zasad bezpieczeństwa i ochrony danych. Bardzo podobnie jest w przypadku wirtualnej asystentki.
Najlepiej na początku współpracy spisz z klientem umowę o poufności. Dodatkowo rozważ zakup ubezpieczenia OC dla Twojego biznesu. Za niedużą kwotę możesz mieć pewność, że w razie niespodziewanych sytuacji, wycieku danych, niewywiązania się z umowy ubezpieczyciel pokryje ewentualne koszty wygenerowane z Twojej winy.
Oczywiście gdy mówimy o poufności powinnaś mieć wdrożone w swojej firmie RODO. Bez tego ani rusz. Dzięki poprawnie sporządzone dokumentacji będzie mogła spać spokojnie.
Ja polecam Ci pakiet RODO od Ilony Przetacznik. Sama taki mam i pomógł mi zapanować nad opanowaniem systemu do bezpieczeństwa i kontroli danych osobowych.
PAMIĘTAJ O TYM by podczas pracy „na mieście” nie korzystać z otwartych sieci WI-FI. Dlaczego? W otwartej sieci Twoje dane są narażone na ataki hakerskie. Nie tylko hasła, dostępy czy pliki przesyłane przez klientów, ale także cała zawartość Twojego komputera. Osobiście podczas pracy w terenie korzystam z telefonu, w którym włączam opcję hotspot. Dzięki temu mam internet z bezpiecznej sieci. Polecam takie rozwiązanie.
5. Dobra organizacja
Bez żadnych wątpliwości mogę stwierdzić, że dobra WA powinna być zorganizowana, dlatego, że:
Pracuje sama dla siebie i nie ma nad sobą nikogo, kto mógłby ją kontrolować.
Pracuje z domu a w domu jak wiadomo zawsze znajdzie się „coś” ważnego do zrobienia. Zorganizowana WA będzie doskonale wiedziała, kiedy jest czas na pracę zawodową, a kiedy może zająć się obowiązkami domowymi.
Praca jako WA to nie tylko działania dla klientów. Bycie freelancerem, czy swoim własnym szefem wiążę się z tym, że swój czas pracy należy rozdzielić na pracę dla klientów oraz pracę nad rozwojem własnego biznesu.
Praca dla klientów jest sporym wyzwaniem logistycznym. Jeżeli działasz dla kilku osób i zadanie dla nich musisz wpleść w swój czas pracy – potrzeba naprawdę perfekcyjnej organizacji, by dopiąć wszystko na ostatni guzik, a dodatkowo zostawić jeszcze czas na „nieprzewidziane zadania”.
Dobra organizacja pracy wirtualnej asystentki to umiejętność połączenia pracy i życia „po pracy”. Potrzeba dużej świadomości, by nie zatracić się w tym wszystkim. Bardzo często wirtualne asystentki tak bardzo skupiają się na własnym biznesie, że dopada je w pewnym momencie chwilowe wypalenie.
Aby być dobrze zorganizowaną w pracy jako WA warto abyś:
robiła notatki i listy to-do (rzeczy do zrobienia),
korzystała z kalendarza,
obsługiwała narzędzia do zarządzania projektami, dzięki któremu pozostaniesz na odpowiednim poziomie zaangażowania i będziesz wiedziała „co jest grane” (np. moja ulubiona Asana)
6. Dawanie wartości
Dla jednych klientów ważne jest by wirtualna asystentka perfekcyjnie wykonywała powierzone jej zadania a dla innych istotne jest by WA miała w sobie „coś więcej” i wzięła udział w burzy mózgów czy zaproponowałaby sprytne rozwiązanie codziennych spraw. Ja na swojej drodze spotykam tą drugą grupę przedsiębiorców. Przedsiębiorcze kobiety, które chcą nie tylko wirtualnej asystentki, ale także kogoś z kim stworzy zgrany zespół. Osobę na której będzie mogła polegać, która od czasu do czasu podpowie ciekawe rozwiązanie i będzie zaangażowana w Ich biznes.
Często zdarza się, że za za takie cechy i dodatkowe zaangażowanie w życie firmy przedsiębiorcy są w stanie dopłacić więcej. Dlaczego? Dobra wirtualna asystentka tak jak etatowa asystentka to prawdziwy skarb dla przedsiębiorcy.
Podsumowując:
Kiedy rozpoczynasz pracę jako wirtualna asystentka warto byś wdrożyła w swoich działaniach pewne standardy pracy. Jeśli będzie Ci łatwiej, gdy wszystko zostanie usystematyzowane – możesz stworzyć dokument Standardy Pracy – w którym zmieścisz wszystkie najważniejsze informacje. I później np. przekazywać go swoim Klientom jako dodatek do umowy.
Gwarantuję, że kiedy spojrzysz na kwestię swoich standardów pracy przez pryzmat tego w jaki sposób funkcjonuje Twoja firma (nie tylko jak obsługujesz Klientki) Twoje działania zaczną się spinać w fajną całość.
Jeśli się tutaj znalazłaś – przypuszczam, że jesteś wirtualną asystentką, lub myślisz o tym, by wirtualną asystentką zostać w przyszłości. Pewnie zastanawiałaś się, jak taka praca wygląda naprawdę i o czym musisz pamiętać, jeśli zdecydujesz się na to by zostać swoim własnym szefem.
Na początku chciałam Ci powiedzieć, że przejście z bycia pracownikiem, do zostania przedsiębiorcą może być dla Ciebie trudne. To nic dziwnego, w końcu całkiem inaczej zachowujesz się gdy do pracy idziesz na 8 godzin dziennie, a inaczej, gdy sama odpowiadasz za swój biznes. Bycie przedsiębiorcą to ciężki kawałek chleba, a także ciężka praca nad sobą i rozwojem swojego biznesu. Nagle z dnia na dzień przestajesz mieć szefa (więc jesteś „wolna”), ale zaczynasz całkiem inne działania, gdzie w rezultacie pozyskujesz i obsługujesz Klientów.
Być może spotkasz na swojej drodze osoby, które powiedzą Ci, że bycie przedsiębiorcą/freelancerem to łatwa i prosta droga. W końcu nie masz nad sobą szefa więc możesz robić to, co Ci się podoba. Klienci będą się sami do Ciebie zgłaszać, przy minimalnych nakładach Twojej pracy i energii. Zawsze trafisz na genialnych bezproblemowych ludzi, a na Twoje konto będą co chwilę wpływały coraz to większe kwoty.
Okej tak nie jest. Przynajmniej nie na początku. Dlatego byś mogła ocenić, czy praca jako wirtualna asystentka jest dla Ciebie. Pozwól że opowiem Ci co nieco o pracy wirtualnej asystentki.
1. Jak wygląda praca wirtualnej asystentki?
Będąc swoim własnym szefem oczywiście możesz pracować w ustalonych przez siebie godzinach. Możesz od czasu do czasu zabrać laptopa do kawiarni i przy kawie odpisywać na maile i robić zadania. Ale to nie jest typowy dzień pracy wirtualnej asystentki. Życie jako WA tak nie wygląda, to bardziej ciągłe wykonywanie podobnych zadań, siedzący tryb pracy i ciągłe żonglowanie pomiędzy tym, co bardziej i mniej pilne.
Możesz czasem “urwać się” z pracy, pojechać na zakupy, spotkać się z przyjaciółką czy zrobić sobie dzień wolny. Jasne, kto ci zabroni? Pamiętaj jednak, że to Ty odpowiadasz za wykonanie zadań dla swoich Klientów. Nawet jeśli weźmiesz sobie dzień wolny to i tak będziesz musiała nadrobić ten stracony czas.
Oczywiście, jeśli już takich Klientów masz. Gdy jesteś na etapie pozyskiwania pierwszych Klientów – każdą wolną chwilę będziesz chciała spędzić na działania marketingowe, które tych Klientów do Twojego biznesu przyciągną. A to nie jest tak łatwe zadanie. Możesz być świetną WA, ale będziesz potrzebowała przekonać ludzi, że można Ci zaufać.
No właśnie.
Jak tu jeszcze mieć czas, by zadbać o swoje media społecznościowe, swoją stronę i bloga, kiedy to działania dla Klientów są najważniejsze i przynoszą Ci realne pieniądze?
2. Prowadzenie firmy
A firma to nie tylko Klienci i media społecznościowe. To też cała praca, która odbywa się na zapleczu i której to na co dzień nie widać.
organizacja Biznesu,
finanse,
marketing,
rozwój.
Dodatkowo znajdą się sprawy, którymi będziesz musiała zająć się jako przedsiębiorca:
stworzenie strategii biznesowej, by nie działać na oślep,
planowanie przychodów i wyznaczanie celów, by się rozwijać,
wyrobienie sobie systemu współpracy z Klientami, by Twoje działania były efektywne i byś sprostała oczekiwaniom Klientów,
utrzymanie samodyscypliny, by rzeczywiście praca i zadania zostały zrobione (szczególnie, jeśli będziesz pracować z domu, w którym możesz znaleźć milion rozpraszaczy)
milion innych, które nie przyszły mi do głowy;
I na pewno zdarzą się dni, w których będziesz zastanawiała się, czy wybrałaś dobrą drogę. Albo takie w których pomyślisz, że już nigdy nie pójdziesz na urlop i czas rzucić ten biznes w cholerę. Będziesz chodzić na spotkania z potencjalnymi Klientami na nic, bo żaden z nich nie będzie chciał z Tobą współpracować (tylko zmarnują Twój i swój czas). Zdarzy się Klient nie będzie zadowolony z Twojej pracy, zrodzi się między Wami konflikt i będziesz musiała rozwiązać go w profesjonalny sposób. Jako wirtualna asystentka – przedsiębiorca będziesz musiała stawić czoła wszystkim problemom, które będą spotykały Twój biznes.
To normalne. Ale ważne byś miała tego świadomość, zanim zaczniesz pracę jako wirtualna asystentka.
Wskazówka
Rozkręcenie biznesu jako WA zajmie Ci trochę czasu, więc jeśli masz możliwość spróbowania pracy jako wirtualna asystentka bez rzucania swojej obecnej pracy – radziłabym skorzystać z takiej opcji. Jeśli możesz pozostać na obecnym stanowisku i spróbować swoich sił po godzinach – zrób to. Na pewno będzie wymagało to więcej Twojego zaangażowania i zacięcia, ale jest do zrobienia. W taki sposób (próbując swych sił jako WA po godzinach) przekonasz się czy wirtualna asystentka to praca dla Ciebie. Oszczędzisz sobie stresu związanego z prowadzeniem biznesu (i ponoszeniem miesięcznych kosztów – na to jeszcze przyjdzie czas). Teraz fajną opcją na wypróbowanie pomysłu na biznes jest działalność nierejestrowana, w której do przychodu, który nie przekracza 50% minimalnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2018 r. Było to 1050 zł brutto) co miesiąc, nie trzeba rejestrować działalności gospodarczej. Oczywiście są różne ograniczenia.
Najlepiej, gdy sama sprawdzisz informacje na ten temat. W końcu praca WA opiera się o research!
3. Czy masz w sobie to „coś” by zostać WA?
Jeśli Cię jeszcze nie wystraszyłam i nadal myślisz o tym, żeby zostać wirtualną asystentką – mam dla Ciebie kilka pytań, które pozwolą Ci odpowiedzieć na pytanie, czy rzeczywiście nadajesz się na wirtualną asystentkę? Sprawdź, z którymi z nich się zgadzasz, a nad jakimi musisz jeszcze popracować.
Dlaczego chcę byś odpowiedziała sobie na te dość trudne pytania? Jak mówiłam wcześniej – prowadzenie swojej formy to nie taka łatwa droga, jak mogłoby się wydawać. Często od rozpoczęcia biznesu do pozyskania pierwszego Klienta – mija trochę czasu. Dobrze, gdy na początku jesteś świadoma tego, że przed Tobą będzie sporo pracy – nad sobą i rozwojem własnego biznesu.
Nie zrozum mnie źle – ja uważam, że praca jako WA to jedna z lepszych jakie można wykonywać, ale najpierw trzeba określić czy w ogóle nadajesz się do tej pracy. I czy nadajesz się do tego, by być przedsiębiorcą.
Tak, chcę zostać WA!
Jeśli przeczytałeś powyższy wpis i jesteś przekonana, że praca wirtualnej asystentki to praca dla Ciebie – ŚWIETNIE! przeczytaj kolejne artykuły, które dla Ciebie przygotowałam:
Praca jako wirtualna asystentka staje się coraz to bardziej popularna. Bardzo się z tego powodu cieszę! To świetny pomysł na życie i pracę skupioną wokół wartości, które są dla Ciebie ważne. Jeśli szukasz informacji o tym, jak rozpocząć pracę jako wirtualna asystentka to świetnie! Przygotowałam dla Ciebie artykuł, w którym znajdziesz masę wskazówek i rad.
Zanim jednak zaczniemy – jeśli trafiłaś tutaj przez przypadek i kompletnie nie wiesz kim jest wirtualna asystentka i nigdy o takiej pracy nie slyszałaś – postaram się pokrótce wyjaśnić Ci kim jest wirtualna asystentka.
Wirtualna asystentka jest to asystentka, która pracuje zdalnie, zajmuje się zadaniami ustalonymi ze swoimi klientami i na co dzień się z nimi nie widzi. Często wirtualna asystentka mieszka w innym mieście, lub części Polski/świata, co nie przeszkadza jej zupełnie w pracy. Może zajmować się zadaniami typowo administracyjnymi, tymi związanymi z prowadzeniem biznesu online, mediami społecznościowymi lub innymi zadaniami, uzgodnionymi przez obie strony.
Samo pojęcie wirtualnej asystentki może kryć w sobie wiele różnych sposobów pracy, a ich wybór zależy od osobistych preferencji. I musisz uwierzyć mi, jeśli powiem Ci, że nie ma dwóch wirtualnych asystentek, które działają w dokładnie taki sam sposób. To umiejętności każdej z nich, doświadczenia i pasje czynią je jedynymi w swoim rodzaju 😉
Załóżmy, że tymi kilkoma zdaniami wstępu Cię zaciekawiłam, więc zapraszam Cię do dalszej lektury i przechodzimy do kolejnych informacji.
1. W jaki sposób możesz pracować wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka freelancer (jesteś sterem, żaglem i okrętem swojej działalności i sama szukasz dla siebie zleceń) tutaj praca nie różni się zbytnio od bycia freelancerem w każdej innej dziedzinie 🙂
Wirtualna asystentka associate (po polsku jest to chyba coś a’la podwykonawca) – pracujesz dla innej wirtualnej asystentki, która zleca Ci bezpośrednio zadania, biorąc za to część prowizji (zwykle uznaje się stosunek 80-20%), Ty nie musisz martwić się o zlecenia, ale możesz zarobić nieco mniej niż gdybyś sama aktywnie szukała swoich Klientów,
Praca w agencji wirtualnych asystentek – jesteś pracownikiem w firmie, która świadczy usługi wirtualnych asystentek i zarabiasz jak w “normalnej pracy” z tym wyjątkiem, że pracujesz zdalnie.
Praca zdalna za zgodą pracodawcy – czasem zdarza się, że pracodawcy zgadzają się na to, aby asystentka mogła pracować z domu, a do biura przychodzić np.raz w tygodniu. Myślę, że jest to fajna opcja, aczkolwiek na początku trzeba byłoby przedstawić sporo korzyści, które byłyby motorem napędowym do takiej zmiany.
Na pewno są jeszcze inne formy pracy jako wa, ale ja spotkałam się z tymi 4 więc nie będę tutaj nic więcej wymyślać i dopisywać, załóżmy, że te cztery opcje to jest i tak spory wybór 🙂
2. Jak zacząć?
Moim zdaniem zacząć możesz od wyboru swojej niszy / specjalizacji czyli od określenia co właściwie chcesz robić i dla kogo. Wiem, brzmi to strasznie nudno, ale uwierz mi – wcale tak nie jest. Wybór niszy pozwoli Ci zoptymalizować swoje działania w danej dziedzinie, lepiej skupić się na swoich potencjalnych Klientach i zbudować lepszy grunt pod wszystkie działania.
3. O co chodzi z tą niszą?
Jeśli jesteś na początku swojej asystenckiej drogi i nie masz (w ogóle) żadnego doświadczenia – proponuję Ci sztywno określić co i dla kogo chcesz robić. To bardzo pomoże Ci w dalszej nauce i szukaniu swoich pierwszych Klientów.
Odpowiedz sobie na pytania:
Kogo chcesz wspierać (freelancerów, blogerów, małe firmy, średnie firmy, korporacje)
Jakie działania chcesz wykonywać (np. obsługa klienta, research, wspieranie sprzedaży, ecommerce, media społecznościowe, opiekę nad blogiem, organizowanie eventów, czy wyjazdów służbowych, wsparcie małych firm jako ogólna asystentka)
Czego nie lubisz robić? (Ja np. Nie lubię wykonywać telefonów i notorycznie odmawiam potencjalnym Klientom ze względu na to, że trzeba często dzwonić) – Szczególnie wtedy, kiedy zaczynasz ważne jest to, aby postawić sobie granice: co jest akceptowalne przeze mnie do wykonania, a czego się nie podejmę. Jeśli ustalisz sobie takie granice – zapobiegniesz wypaleniu już na początku swojej działalności (nie ma nic gorszego niż praca dla siebie i robienie zadań, których się nie znosi).
Poniżej znajdziesz kilka pomysłów nisz, w których możesz się odnaleźć na początek:
Asystentka administracyjna – wykonywanie działań, które robią “normalne” stacjonarne asystentki (może być to połączone z przychodzeniem do biura kilka razy w miesiącu) czyli, odbieranie maili, telefonów, pilnowanie kalendarza, składanie zamówień, organizacja dokumentów, tworzenie raportów, organizowanie podróży służbowych i innych spraw
Asystentka social mediów – może być dla Ciebie fajną niszą jeśli znasz media społecznościowe i swobodnie się w nich obracasz, śledzisz trendy i potrafisz przewidzieć, co stanie się modne, umiesz wyszukać ciekawy kontent przed innymi i pokazać światu, że jest on wyjątkowy. Dodatkowo znasz narzędzia do obsługi social mediów, a także potrafisz tworzyć przyciągające i angażujące wpisy;
Asystentka bloga – polega głównie na pomocy w edycji i publikacji postów blogowych, przygotowywaniu grafik, obsługi cms (np. WordPress), a także odpowiedzi na komentarze i maile,
Pomoc w e-commerce – wsparcie sklepów internetowych np. dodawanie produktów do sklepu, a także obsługa klienta sklepu internetowego,
Wsparcie marketingowe – tworzenie stron lądowania, obsługa systemów mailingowych, przygotowywanie kampanii czy automatycznych sekwencji email, obsługa botów, pomoc w tworzeniu reklam,
Wsparcie sprzedaży – wyszukiwanie potencjalnych Klientów, którzy mogliby być zainteresowani ofertą Twojego Klienta czyli tzw prospecting, a następnie tworzenie baz Klientów na podstawie przeprowadzonych działań prospectingowych.
itp…
Nisz / specjalizacji do wyboru jest bardzo dużo i dobrze byłoby zastanowić się, która z nich będzie dla Ciebie najlepsza.
Jeśli ustaliłaś swoją niszę (nawet tak mniej więcej – to nie musi być od razu mega doprecyzowane) kolejnym krokiem będzie określenie – kto jest Twoim potencjalnym Klientem.
4. Idealny Klient
Umówmy się – jeśli założysz, że swoje usługi chcesz kierować do wszystkich – to w jaki sposób pozyskasz swoich Klientów? To trochę tak, jakbyś stała na chodniku przy ruchliwej ulicy z bannerem w ręku (nie Hulkiem 😉 i krzyczała: “pomogę Ci oszczędzić Twój czas! Jestem najlepszą wirtualną asystentką, Wybierz mnie, wybierz mnie!”. Jak możesz się domyślić – ludzie przechodzili obok Ciebie obojętnie, bo nikt nie będzie wiedział do kogo mówisz i w ogóle, po co to robisz.
Ale jeśli spróbowałabyś np. Pójść na spotkanie networkingowe przedsiębiorców małych firm i wyglosiłabyś tam genialną elevator pitch (krótką, często minutową prezentację swojej osoby), która dotyka problemów Twoich potencjalnych Klientów i pokazuje im, że Ty jesteś świetnym rozwiązaniem tych problemów – zapewne przyciągnęłabyś do siebie osoby zainteresowane Twoimi usługami.
Pamiętaj jednak, że nie każdy Klient jest dla Ciebie i Ty też nie jesteś najlepszą opcją dla każdego Klienta. Z takim podejściem szybciej określisz to co powinnaś robić, dla kogo to robić, a także znajdziesz osoby, które Ci za to zapłacą.
Jeśli zastanawiasz się, jak na początku rozliczać się z klientem, to sprawdź ten wpis:
Określ dane demograficzne (ile ma lat, gdzie mieszka, gdzie pracuje, ile zarabia itp.),
Określ dane psychologiczne (zachowania, preferencje, tożsamość, gdzie robi zakupy, na co wydaje, jak żyje)
Pomyśl jakie ma problemy (obserwuj media społecznościowe, różne fora, grupy i wyciągnij wnioski)
Zastanów się jak możesz mu pomóc.
Kiedy wykonasz to zadanie, będziesz już o krok bliżej do tego, aby zacząć pozyskiwać realnych Klientów z krwi i kości.
6. Konkurencja i badanie rynku
Dla potrzeb tego artykułu zakładam, że potencjał rynku dla pracy wirtualnej asystentki jest bardzo duży. (wiele osób wciąż nie wie, kim jest wirtualna asystentka) Praktycznie każda branża w Polsce może skorzystać na zatrudnieniu wirtualnej asystentki.
Konkurencja na rynku pracy wirtualnej asystentki jest relatywnie mała. Dodatkowo specjalizacji czy nisz do wyboru jest tak dużo, że naprawdę nie trzeba być dla siebie konkurencją.
7. Czego absolutnie NIE RÓB:
Nie rzucaj się na głęboką wodę z dnia na dzień – myśląc, że jakoś to będzie,
Zapomnij o spamie,
Nie oczerniaj konkurencji,
Wywyższanie się odłoż na bok,
Nie pisz nieskładnych maili,
Wyrzekaj się narzekania
I działaj! Pamiętaj nic się samo nie zrobi. Klienci nie będą pukać do Twych drzwi, jeśli nie wyjdziesz do nich pierwsza i nie pokażesz im, że istniejesz 🙂
Podsumowanie
Jak mogłaś zauważyć o pracy wirtualnej asystentki mogę mówić całymi dniami! Serio, masz czas? 🙂
Wirtualna asystentka to świetna praca, która daje mnóstwo możliwości, jednak nie jest to praca dla każdego. Początki bywają trudne, ale to jest specyfika pracy “na własny rachunek”. Mimo początkowych trudności, jakie mogą Cię spotkać, (zdobycie pierwszych Klientów) każde kolejne zlecenie będzie dla Ciebie ogromną satysfakcją.
Poznasz ludzi, których nie miałbyś możliwości poznać w normalnej pracy. (bo mieszkacie w innym mieście, czy nawet kraju), a przede wszystkim masz nieskończone możliwości pracy nad różnego rodzaju zadaniami.
Jeśli dodatkowo cenisz sobie wolność pracy i wolność wyboru – wirtualna asystentka może być dla Ciebie strzałem w 10! I jeśli czujesz, że to coś dla Ciebie idź w to!
Masz wielu klientów i czujesz, że nie ogarniasz wszystkiego od początku do końca? Prowadzisz swój mały biznes, ale ilość dodatkowych spraw Cię przytłacza? Jak znaleźć na wszystko czas i jak uporządkować swoje działania, by były one jak najbardziej skuteczne? To pytania, na które odpowiem w poniższym wpisie.
Organizacja Twojego Biznesu
Cześć przedsiębiorcza Kobieto.
Dzisiaj chciałbym poruszyć temat organizacji Twojego biznesu. Jeśli jesteś freelancerką lub prowadzisz swoją firmę na pewno masz do zrobienia milion rzeczy. Założę się że czasem masz tak że nie wiesz co masz w danym momencie zrobić. Za co się zabrać i od czego zacząć.
Ja wiem że jest często tak – zakładasz swój biznes i myślisz – od dzisiaj będę robić tylko to na co naprawdę mam ochotę. Będę miała pełno Klientów i wszystko się ułoży. W końcu będę robić to co kocham i jeszcze mi za to zapłacą.
A potem okazuje się, że dla swojego biznesu musisz robić to, za co Ci płacą i dodatkowo tysiące innych spraw.
Wiele kobiet, które prowadzi swoje biznesy, a zajmuje się usługami bardzo skupia się na pracy ze swoimi klientami. I to jest super, ale jednocześnie zapominają one o swoim podwórku i o tym, że aby dobrze działać trzeba się po prostu dobrze zorganizować.
Przede wszystkim musisz poukładać sobie działania i kroki przez, które przechodzą Twoi klienci. Usystematyzować workflow – praca z klientem i przewidzieć w którym momencie podczas takiej współpracy coś może pójść nie tak. Opracować system jak działać dzień za dniem i krok po kroku rozpisać cały proces.
Dzięki takiemu podejściu będziesz mogła pracować szybciej i sprawniej. Twojej klienci będą wiedzieli co w którym momencie się wydarzy i co dokładnie mają zrobić
Wasza komunikacja ulegnie znacznej poprawie, a cała usługa bądź projekt zostaną wykonane szybciej.
Krok 1 Udokumentuj proces swojego Klienta.
Co to znaczy?
Mniej więcej tyle, że powinnaś sobie rozpisać krok po kroku co się dzieje w relacji z Twoim klientem od waszego pierwszego kontaktu do momentu zakończenia współpracy.
Wiem że to nie jest absolutnie posch i modne bo zalatuje procedurami, które dla wielu osób są nudne i teraz się o tym nie mówi. Teraz nie mówi się o tym, by tworzyć sobie systemy pracy. Teraz często możesz usłyszeć o planowaniu swoich mediów społecznościowych i budowaniu pozycji eksperta, a wiele osób zapomina o tym, by zaplanować swoje wewnętrzne procesy i działania. To, czego nie widać gołym okiem, a czego rezultat możesz często obejrzeć w mediach społecznościowych właśnie.
Aby zorganizować proces swojego klienta zastanów się nad tym co dzieje się od momentu kiedy twój klient zapyta o wycenę lub zamówi Twoją usługę do momentu w którym Wasze ścieżki się rozejdą.
Przed zakupem
Jaki jest twój proces zanim ten klient zdecyduje się na zakup: jeżeli na przykład klient wysyła zapytanie – w ciągu jakiego czasu odpowiadasz na maile, czy masz przygotowane szablony odpowiedzi dla takiego Klienta, czy masz przygotowaną stronę z najczęściej zadawanymi pytaniami, jeśli oferujesz bezpłatną konsultację – jak ją przeprowadzasz, z jakich narzędzi korzystasz, jak przekonujesz potencjalnego Klienta do zakupu itp.
Kupno
Co dzieje się w momencie kiedy Klient kupi Twój produkt – czy proces zakupu jest zautomatyzowany czy nie, czy i w jaki sposób kontaktujesz się z Klientem, który dokonał zakupu lub zdecydował się na współpracę, jakie informacje przekazujesz Klientowi po zakupie.
Onboarding Klienta
Jak regulujesz kwestie prawne (umowa, zasady i warunki współpracy), czy masz powitalny pakiet dla nowych Klientów, czy wysyłasz go mailem czy pocztą, czy organizujesz spotkanie wprowadzające do współpracy itp.
Usługa lub współpraca
Jak wygląda wykonanie usługi (co robisz krok po kroku, co musi zrobić Twój klient, a co musisz zrobić Ty, jak przygotować się do konsultacji, checklista do współpracy, kwestionariusz dla Klienta, czas wykonania usługi, ramy akceptacji poszczególnych części projektu, programy z których korzystasz, ostatecznie rozliczenie.
Zamknięcie sprzedaży
Czyli co robisz po wykonaniu usługi i w jaki sposób kończysz współpracę – jak zbierasz referencje, czy wykonujesz follow up, czy wysyłasz kartki świąteczne, czy organizujesz zniżki dla Klientów, czy wysyłasz dodatkowe pliki, czy przewidujesz inne opcje pozostania w kontakcie ze swoimi Klientami.
Krok nr 2 Stwórz mini CRM do zarządzania Klientami
Zacznij używać CRM do obsługi i monitorowania swoich Klientów. Na początek wystarczy Ci do tego excelowski arkusz lub dodatek do Gmaila.(Streak)
CRM będzie Ci potrzebny do śledzenia projektów, monitorowania statusu Twoich Klientów, a także do działań posprzedażowych, które będziesz chciała wykonać.
W arkuszu możesz zapisać:
Dane swoich Klientów,
Datę i rodzaj usługi lub zakupionego produktu,
Sposób pozyskania Klienta,
Status wykonania prac,
Wynagrodzenie,
Terminy płatności,
Info o referencjach,
Działania posprzedażowe.
Dzięki temu będziesz mogła bardzo szybko podsumować poszczególne miesiące swojej pracy, najlepszych Klientów, najfajniejsze projekty i przeanalizować swoje wynagrodzenie.
Krok 3 Zapanuj nad skrzynką odbiorczą
Zacznij panować nad skrzynką odbiorczą. Serio.
Nie ma nic gorszego niż szukanie maili od Klientów w gąszczu innych maili. Ciągłe cofanie się do poprzednich ustaleń lub po prostu zapominanie o nich. Nie bądź osobą, która nie potrafi uporządkować swoich wiadomości – to jest słabe.
Pamiętaj, że maile to będzie Twój główny kanał kontaktu z potencjalnymi Klientami na początku Waszej współpracy. Zanim to jednak nastąpi skup się na profesjonalnej obsłudze skrzynki mailowej.
Stwórz system nadawania etykiet poszczególnym mailom (u mnie to: do zrobienia, w trakcie pracy i zakończone),
Zadbaj o profesjonalną stopkę,
Zwróć uwagę na wygląd swoich maili, a przed każdą wysyłką wyłap ewentualne błędy językowe,
Przygotuj szablony maili (tam, gdzie to możliwe),
Zainstaluj wtyczkę Boomerang (w Gmailu) i planuj wysyłkę swoich maili (fajna opcja jeśli siedzisz po nocach, a wysyłkę wiadomości planujesz na rano),
Podłącz kilka swoich kont do Gmaila i zarządzaj mailami z jednego miejsca.
WAŻNE Nie traktuj swoje skrzynki mailowej jak listy zadań. Nie ma nic gorszego niż ciągłe odrywanie się od pracy i zaglądanie do maila. Ustaw sobie stałe godziny sprawdzania maili.
Krok 4 Zacznij używać narzędzia do zarządzania projektami.
Korzystam z Asany, która jest darmowa i którą z powodzeniem można używać do kontaktów ze swoimi klientami. Dzięki Asanie będziesz mogła pominąć proces pisania maili, które w tę i z powrotem przesyłasz swoim Klientom.
Każde ustalenie będzie jasno sprecyzowanym zadaniem, z datą wykonania, opisem i osobą przypisaną do jego wykonania. Dodatkowo każde zadanie będziecie mogli opatrzyć komentarzem i dodać do niego powiązane załączniki.
Stwórz w Asanie szablony projektów i usług.
Jeśli w swojej ofercie masz kilka wariantów i opcji do wyboru – stwórz szablon do każdego z nich. W takich szablonach możesz opisać dokładnie krok po kroku realizacją danego projektu, zadania, usługi. Zaoszczędzisz dzięki temu czas i Twoi klienci będą wiedzieli dokładnie co następuje po sobie krok po kroku.
W takim szablonie projektu możesz przypisać również daty wykonania poszczególnych zadań, a także daty w których Twoi klienci muszą podjąć pewne działania. Będzie to dla nich sygnał, że również mają wobec Ciebie zobowiązania, które muszą spełnić, aby cały projekt przebiegła pomyślnie i bez żadnych opóźnień.
Często jest tak, że klienci przeciągają proces feedbacku, dostarczenia niektórych dokumentów czy czasem płatności. Jeżeli będą wiedzieli, że dana akcja ma się wydarzyć dokładnie dnia tego i tego, to będzie dla nich jasny sygnał że trzeba wykonać odpowiednie działanie.
Jeżeli masz problem z tym, że Twoi klienci na przykład nie płacą na czas – możesz w umowach zamieścić klauzulę o late payment fee czyli dodatkowej płatności za opóźnienie terminu płatności, dzięki czemu będziesz miała pewność że większość klientów będzie chciała zapłacić Ci na czas by uniknąć kary.
Wracając do Asany – masz szablony projektów. Kiedy przychodzi do ciebie nowy Klient kopiujesz szablon i zapraszasz danego Klienta do projektu. Projekt dzielicie sobie wspólnie w Twojej Asanie, a po skończonym projekcie żegnasz się z Klientem i odłączasz go z projektu. Tutaj jeszcze proponuję taki krok, w którym możesz stworzyć dodatkowo podstronę na swojej stronie – takie Q&A. Jeżeli potrzebna jest jeszcze jakaś akcja po wykonaniu usługi to na takiej podstronie zamieścisz na przykład najczęściej zadawane pytania (ale dokładnie do tego projektu) czy filmiki które potrzebne są jeszcze dla tego klienta. Stronę możesz zabezpieczyć hasłem i przez jakiś czas jeszcze umożliwić do niej dostęp.
Dzięki takim działaniom po pierwsze poprawi się jakość Twojej pracy, a po drugie cały proces będzie dla Ciebie też bardziej oczywisty i częściowo zautomatyzowany.
Krok 5 Zorganizuj swoje pliki na komputerze i w chmurze
Aby mieć dobrze zorganizowany biznes powinnaś mieć zorganizowane pliki na swoim komputerze i w chmurze.
Dlaczego?
Po pierwsze jak nie wyobrażam sobie, że wszystko działa u Ciebie jak należy, jeśli masz śmietnik w plikach. Ja zbyt często słyszę od różnych osób, że “tak – mam taki bałagan nie mogę nic znaleźć. Boże coś tam zapisałam pod nazwą a b c d e i nie wiem do którego folderu zapisałam, a potrzebuję na już.”
Nie może tak być, jeżeli masz swój biznes. No niestety musisz pewne rzeczy ogarniać dobrze. Więc jeśli na nic innego nie masz póki co czasu – wypracuj sobie chociaż system, w którym będziesz wiedziała jak znaleźć poszczególne ważne pliki
W mojej pracy funkcjonuje to tak, że każda z moich Klientek ma swój folder. W nim zapisuję wszystkie rzeczy które są potrzebne w danym projekcie. Kiedy projekt się kończy – w ciągu 30 dni usuwam te wszystkie materiały lub przekazuję je Klientkom. Dzięki temu zawsze wiem co i gdzie mam.
Głównym powodem dla którego powinnaś zorganizować swoje pliki, czy to właśnie na komputerze, czy w chmurze jest to, że tracisz niepotrzebnie czas na szukanie ich w stosie innych plików (nie mówiąc o tym, że i o pomyłkę łatwo. Jeżeli szukasz 15 minut pliku który mogłabyś od tak znaleźć to jest bez sensu. Nikt Ci za ten czas w którym tego szukasz nie zapłaci a ty będziesz tylko denerwować.
Krok 6 Opanuj swoje faktury i rachunki.
Pewnie nie jesteś fanką zajmowania się tą stroną Twojego biznesu. Jednak zapewniam Cię – jeśli Ty nie zadbasz o swoje faktury na czas – nikt tego za Ciebie nie zrobi.
Jako właścicielka małego biznesu lub freelancerka jesteś również w części swoją asystentką. Wiedza zakresu podstaw opanowania faktur przyda się również i Tobie.
Jeśli korzystasz ze wsparcia księgowej – udaj się do niej i razem opracujcie sobie comiesięczny system przekazywania faktur.
Moim zdaniem jest to jest bardzo ważny punkt w organizacji swojego biznesu. Nie lekceważ go i nie staraj się go pominąć. Wszystko to, czego nie zrobisz poprawnie niestety, ale wróci do Ciebie z podwójną mocą i będziesz w popłochu szukała pomocy na już. Przecież nie chcesz w taki sposób prowadzić biznesu, prawda?
Wypracuj system, dzięki któremu będziesz wiedziała gdzie te faktury schować, gdzie są rachunki, kiedy masz wysłać wszystko do księgowej, kiedy rozliczyć, jak opisać, przybić pieczątki i tak dalej i tak dalej.
Krok 7 Uporządkuj proces onboardingu (wdrażania Klienta w projekt)
Jestem zwolenniczką różnych szablonów, więc na tej liście nie może zabraknąć powitalnego pakietu dla nowych Klientów. Mam nową Klientkę – wysyłam jej pakiet. Czy to pocztą, czy mailem i dzięki temu pakietowi Klientka wie dokładnie czego się po naszej współpracy spodziewać. Opisuję w nim cały proces realizacji usługi, a także dodaję kilka dodatkowych informacji, dzięki czemu nasza komunikacja jest lepsza już na starcie.
Mam też większą pewność że cały projekt przebiegnie sprawniej.
Co powinno się znaleźć w pakiecie powitalnym?
Regulacje prawne (umowa, klauzula poufności),
Warunki współpracy,
Przewodnik wprowadzający do projektu,
Kwestionariusz na potrzeby projektu,
Dodatkowe dokumenty (jeśli masz inne potrzeby),
Podziękowanie za zaufanie i skorzystanie z Twoich usług.
Mi osobiście bardzo podobają się pakiety wysyłane pocztą i od przyszłego roku również w taki sposób będę wysyłać swoje. Myślę, że jest to fajny gest podziękowania Klientowi, który nam zaufał. Dodatkowo wielki plus za obsługę Klienta 🙂
Krok 8 Zacznij delegować swoje zadania wirtualnej asystentce
Tego punktu nie mogło zabraknąć we wpisie o organizacji małego biznesu, a jakże!
Jednak tutaj od razu powiem Ci głośno. Wirtualna asystentka to świetna pomoc dla Twojego biznesu, ale! Jako kolejny krok w jego rozwoju.
Na początku zacznij wszystko sama i zrób solidne podstawy do tego, by w przyszłości delegować swoje zadania. Tutaj mam na myśli – spisz wszystkie procesy, poznaj swoją branżę, Klientów, zacznij zarabiać i dopiero wtedy szukaj wsparcia wirtualnej asystentki.
Kiedy chcesz przenieść swój biznes na kolejny level i wiesz, że wirtualna asystentka to nie strata pieniędzy, ale inwestycja w Twój biznes – zacznij szukać tej właściwej.
Zrób reseach i dopasuj asystentkę, której umiejętności są dopasowane do Twoich potrzeb.
Kiedy już znajdziesz odpowiednią asystentkę -wprowadź ją do swojego biznesu i naucz procesów, które się u Ciebie odbywają. Dzięki temu wasza współpraca będzie owocna i każda strona będzie wiedziała co ma robić.
Krok 9 Uporządkuj system offboardingu swoich klientów
W skrócie – co ma się dziać po skończonej pracy i w jaki sposób pożegnasz się z klientem.
Przedostatnim krokiem w organizacji małego biznesu bardzo ważnym jest to żeby uporządkować swój system zakończenia współpracy. Co się dalej dzieje z Twoim Klientem.
Sprawdż czy posiadasz przygotowany system do zbierania referencji?
Czy masz system follow-up czyli przypomnienia się swoim Klientom, na przykład po jakimś czasie od wykonania usługi?
Czy wysyłasz swoim byłym Klientom kartki świąteczne, kartki okolicznościowe?
przygotowałaś specjalną ofertę dla powracajacych kllientów?
Czy w jakiś inny sposób chcesz zachęcić ich ponownie do zakupu twojej usługi za jakiś czas?
To jest ważne proces, o którym wiele osób zapomina. A przecież dużo mówi się o tym, że lepiej i łatwiej jest nakłonić do zakupu osobę, która już skorzystała z naszych usług w przeszłości. By to nie było tak, że kończysz współpracę z Klientem i już nigdy więcej się do siebie nie odzywacie.
Krok 10 Zacznij grupować podobne zadania
Ostatni punkt lubię ze względu na to, że pracując jako wirtualna asystentka często sama z niego korzystam. Przynosi mi on dobre rezultaty.
O co więc chodzi w grupowaniu zadań?
Chodzi o zajmowanie się podobnymi zadaniami za jednym razem. Podam przykład:
Jeżeli mam do zrobienia dwa wpisy na blogu, research i stworzenie grafik na stronę lądowania, to nie robię wszystkiego na raz.
Rozbijam je sobie na cząstki pierwsze i grupuję. Teksty piszę razem, wszystkie grafiki robię osobno, a zadania, które wymagają ode mnie korzystania z internetu również łączę ze sobą.
Potem tylko składam wszystko w jedną całość i nie muszę się rozpraszać przeskakując z zadania na zadanie.
Jestem również bardzo dużą zwolenniczką całych tygodni tematycznych, w których robi się różne rzeczy dla swojego biznesu. Jeszcze tego u siebie nie wprowadziłam, ale myślę, że w przyszłym roku zdecyduję się na taki ruch. Póki co piątek jest takim moim dniem CEO w którym skupiam się tylko na rozwoju swojego biznesu.
Podsumowanie
Dobrnęłaś do końca gratuluję! Podałam Ci 10 obszarów w których możesz ulepszyć swoje obecne procesy i tym samym lepiej uporządkujesz swoje działania. Mam nadzieję że z kilku z nich skorzystasz i rzeczywiście będziesz chciała lepiej zorganizować swój mały biznes.
Wszystkie kroki mogą wydawać się straszne ale nie musisz robić ich wszystkich od razu. Spróbuj rozbić je na mniejsze zadania, dzięki temu praca nad nimi nie będzie taka trudna.
Jakie Ty masz sposoby na organizację swojego biznesu? Podziel się nimi w komentarzu – jestem mega ciekawa czy znacznie różnią się od moich.
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
