W tym wpisie znajdziesz przewodnik po jednym z najpopularniejszych programów do zarządzania projektami. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak działać w Asanie, ten wpis jest dla Ciebie.
Asana jest to narzędzie online (dostępne również jako aplikacja na smartphone) do zarządzania projektami (i zadaniami). To najlepszy sposób dla Ciebie (i Twojego zespołu) na śledzenie pracy i monitorowanie postępów. Asana to narzędzie, które w znaczny sposób usprawni Twoje biznesowe działania.
Często (właściwie zawsze) kiedy nawiązuję współpracę z nową Klientką ustalamy wspólnie w jakim narzędziu będziemy się komunikować. W 80% przypadków wybór pada na Asanę – narzędzie, dzięki któremu możemy sprawnie dzielić się zadaniami i mieć wszystko w jednym miejscu.
Dlaczego polecam korzystanie z Asany?
Nie musimy wysyłać dziesiątek maili, by ustalić różne kwestie.
Wszystkie pliki znajdują się w jednym miejscu.
Ograniczamy czas spędzany w skrzynce mailowej.
Możemy ustalić całe plany działań w jednym narzędziu.
Zakres zadań do wykonania jest jasny i każdy wie, za co odpowiada.
Co osiągniesz działając w Asanie?
Twoje działania biznesowe będą lepiej poukładane i będziesz mogła szybciej sprawdzić, czy zmierzasz w kierunku osiągnięcia swoich celów. Przenosząc listę zadań do Asany masz możliwość wyeliminowania większej ilości rozpraszaczy. Dzięki temu wszystkie Twoje zadania do zrobienia znajdą się w jednym miejscu. Wygodne, prawda? Dziś chciałam przygotowałam dla Ciebie kompleksowy poradnik jak opanować Asanę – byś mogła zacząć na niej działać już dziś!
Uwaga: Poniższy wpis został opracowany na podstawie wyzwania o Asanie, (które przeprowadziłam na początku 2018 roku) i mojego poradnika o Asanie, który pobrało ponad 300 osób! Całość uzupełniona jest najnowszymi screenami i uaktualnionymi informacjami.
Jak poruszać się po Asanie?
Panel górny:
list – wyświetlanie zadań w formacie listy,
calendar – wyświetlanie zadań w formacie kalendarza,
files – pliki, które znajdują się w Asanie,
plus – przycisk, który służy do dodania działań (zadania, rozmowy, zespołu, projektu lub zaproszenia osoby).
Panel boczny:
home – strona główna,
my tasks – moje zadania lista, czyli lista zadań przypisana do konkretnego użytkownika, zarówno te, które zostały oddelegowane przez innych użytkowników, jak i te, które przypisałaś sobie.,
inbox – skrzynka odbiorcza,
portfolios – kontrola zadań dla twoich projektów i zespołów (w wersji pro).
Widok skrzynki odbiorczej – INBOX
Znajdziesz tutaj wszystkie powiadomienia od osób, z którymi współpracujesz nad zadaniami i projektami. W menu ustawienia możesz wybrać, jakie powiadomienia chcesz otrzymywać. Za każdym razem, gdy otrzymasz powiadomienie skrzynka odbiorcza zapali się na pomarańczowo.
Ustawienia – SETTINGS
Jeśli klikniesz w nazwę swojej organizacji, pojawi się wysuwany panel, w którym możesz zmienić wymagane ustawienia.
Jak dodać pierwsze zadanie?
Zadania można traktować jako osobne jednostki lub łączyć je w projekty. Aby dodać zadanie, wystarczy kliknąć w przycisk + w górnym panelu i wybrać task lub z panelu my tasks klikając w przycisk Czy rozpoczęcie takiej współpracy nie będzie zbyt trudne? albo klikając w puste zadanie.
Elementy składowe zadania:
task name: tytuł najlepiej jasno określony, opisujący jeden, konkretny problem do rozwiązania,
assign: przypisz do osoby (oddeleguj); do każdego zadania możesz przypisać osobę, która będzie odpowiadała za jego wykonanie. Aby dodać osobę do współpracy kliknij invite i wpisz adres mailowy osoby, z którą chcesz pracować. WAŻNE: każde zadanie możesz przypisać także sobie i pojawi się ono w twoich zadaniach do wykonania,
subtasks: dodaj podzadania; jeśli zadanie jest bardzo rozbudowane, można dodać do niego kolejne pod zadania do wykonania,
attachement: załączniki; możesz załączyć potrzebne pliki, dodatkowe materiały do zadania (z komputera, dropbox, google drive, one),
due date: dodaj datę i czas wykonania zadania;
description: opis zadania (szczegóły zadania, instrukcje pracy, wskazówki),
add followers: dodaj osoby obserwujące zadanie (będą one mogły śledzić proces wykonania zadania).
To nie wszystko… dodatkowe funkcje dostępne podczas budowania zadania dostępne są w rozwijalnym menu (…)
Funkcje dodatkowe
delete task: usuń zadanie,
delete selected subtask: usuń wybrane pod zadanie,
copy task: skopiuj zadanie,
make public: to dostęp publiczny,
copy task url: skopiuj adres zadania,
merge duplicate tasks: scal zadania,
convert to a project: przekształć zadanie w projekt,
print: drukuj,
fullscreen: pełny ekran.
Jak stworzyć pierwszy projekt?
Dodałaś już kilka pierwszych zadań?
Świetnie! Następnym krokiem jest stworzenie 1-wszego projektu. Aby dodać nowy projekt, wystarczy kliknąć w + w górnym menu. Tam rozwinie się kilka opcji do wyboru, kliknij PROJECT. Sprawdź okienko, które pojawi się w celu utworzenia nowego projektu. Poniżej tego screeena wytłumaczyłam Ci wszystkie składowe projektu.
Nowy projekt:
blank template: wybierz pusty szablon lub szablon wersji premium,
project name: nazwa projektu ,
team: zespół; określ, w jakim zespole chcesz utworzyć projekt,
description: opis; w kilku zdaniach opisz projekt, jego cel, realizację,
layout: wybierz układ możesz wybrać układ w formie listy lub w formie tablicy,
privacy: widoczność projektu; możesz wybrać, czy chcesz, aby projekt był widoczny tylko dla Ciebie, czy widoczny dla wszystkich osób w Twoim zespole,
po uzupełnieniu wszystkich danych kliknij w create project, aby stworzyć projekt,
kolejnym krokiem będzie dodanie zadań do projektu,
możesz wykonać to na dwa sposoby: poprzez add task (tak jak w przypadku dodania pojedynczego zadania) lub możesz przypisać już istniejące zadania do konkretnego projektu za pomocą: add to project w menu zadania.
Jak zaplanować swój dzień w Asanie?
Zamiast zaczynać swój dzień od zastanawiania się, co właściwie masz zrobić i jakie zadania wykonać przede wszystkim poświęć chwilę czasu i zaplanuj swój dzień w Asanie.
Zacznij dzień od ustalenia swoich priorytetów:
wybierz zadania, które są dla Ciebie najważniejsze do wykonania,
nie planuj, że zdążysz zrobić wszystkie zapisane zadania. Już sam widok całej listy zadań do wykonania będzie budził w Tobie niechęć,
wybierz od 3-5 zadań ze swojej listy do zrobienia, a będziesz miała więcej pewności, że szybciej i sprawniej je wykonasz, (W końcu lepiej myśleć o 5 zadaniach niż o 15, prawda?)
zawsze planuj ok 60% swojego czasu pracy, resztę zostaw na nieprzewidziane zdarzenia losowe, które na pewno się wydarzą! Dzięki takiemu podejściu unikniesz stresów, że możesz z czymś nie zdążyć.
Wykorzystaj skróty klawiszowe i posegreguj zadania w folderze my tasks. (kliknij zadanie, jakie chcesz posegregować, a następnie wybierz):
na dzisiaj Today (TabY),
nadchodzące Upcoming (TabU),
na później Later (TabL),
Skróty klawiszowe
Dodatkowe wskazówki
Zachęcam Cię do codziennego przeglądania zadań, dodawania kolejnych i grupowania ich. W ten sposób zawsze będziesz wiedziała, co w danym dniu powinnaś wykonać i co jest najważniejsze. Dlatego dzięki przeniesieniu listy zadań do Asany możesz zaoszczędzić swój czas. Wszystko znajdziesz w jednym miejscu. Użyj podglądu kalendarza, aby sprawdzić rozłożenie Twoich zadań w czasie.
Przesyłaj swoje maile prosto do Asany używając x@mail.asana.com a automatycznie utworzysz zadanie z treści maila. Jeśli używasz Chrome, przede wszystkim zainstaluj rozszerzenie Toggl i przypnij do niego Asanę. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz mogła śledzić czas swojej pracy prosto z aplikacji.
Projekty dla małego biznesu, które możesz utworzyć w Asanie
Mój tydzień: tutaj możesz wrzucać zadania, które masz do zrobienia w ciągu tygodnia. Stworzyć sobie główną, tygodniową listę i na niej pracować na co dzień.
Plan roczny: w którym ustawisz swoje cele na najbliższy rok, następnie rozbijesz na cele kwartalne i miesięczne. Możesz zapisywać tam również swoje pomysły i inspiracje. To również dobry projekt do tego, by śledzić i podsumowywać swoje działania.
Organizacja biznesu: to wszystkie procesy i odpowiednie dla nich procedury. Wszystko to, co dzieje się w Twojej firmie spisane i poukładane w odpowiedni sposób. Cała instrukcja tego, jak działa Twoja firma.
Usługi: w tym projekcie znajdują się opisy wszystkich usług, które masz w swojej ofercie. Dokładnie opisane, w jaki sposób wykonujesz poszczególne z nich.
Obecni klienci: tutaj możesz umieścić informacje o wszystkich swoich obecnych klientach. Tak, byś miała wszystko w jednym miejscu.
Launch produktów: plan marketingowy do promocji swoich produktów. To będzie świetny pomysł na to, by rozpisać sobie krok po kroku kampanię sprzedażową produktów.
Kalendarz publikacji treści: miejsce, w którym zaplanujesz swoje treści na bloga, newsletter i media społecznościowe.
Ścieżki zapisu na newsletter: jeśli na swojej stronie prowadzisz newsletter, masz różne ścieżki zapisu, prezenty i sekwencje email, to w tym projekcie możesz ułożyć sobie wszystko w jedną spójną całość.
Zespół: tablica, którą możesz dzielić ze swoim zespołem wykonawców np. wirtualną asystentką.
Dodatkowe projekty, które możesz stworzyć w Asanie:
planowanie eventów,
porządek spotkań,
rekrutacja,
projekty przed Świętami (np. praca przed Wielkanocą, Bożym Narodzeniem, zakończenie roku),
koniec miesiąca,
wiedza, baza materiałów,
tablica inspiracji,
szkolenia i wiele innych.
Lista aplikacji integralnych z Asaną
Asana jest programem, który można zintegrować z innymi narzędziami. Dzięki temu możesz w jeszcze lepszy sposób zorganizować swoje działania i dzień pracy. Poniżej znajdziesz listę aplikacji, które możesz zintegrować z Asaną. Oczywiście opcji integracji jest o wiele więcej. Ja wybrałam takie z nich, które mogą być przydatne w małym biznesie 😉
Śledzenie czasu pracy:
Toggl: połącz Toggl z Asaną przez integrację w Google Chrome. Zainstaluj Rozszerzenie Toggl i udziel zezwolenia na dostęp w Asanie. Zacznij od darmowego założenia konta w Toggl.
Harvest: wbudowana w Asanę aplikacja do śledzenia czasu pracy. Przydatna dla freelancerów. Wystarczy włączyć Harvest w opcjach Asany, a następnie założyć darmowe konto na stronce i gotowe!
HourStack: zarządzaj czasem, który spędzasz w Asanie. Zaplanuj swój dzień w blokach czasowych i rozplanuj zużycie czasu na konkretne zadania do wykonania.
Komunikacja:
Slack: narządzie do komunikacji w zespole (w czasie rzeczywistym) dzięki integracji z Asaną już z poziomu komunikacji w Slack można m.in. tworzyć nowe zadania, komentować je, czy oznaczać jako wykonane. Wystarczy założyć bezpłatne konto i potwierdzić jego autentyczność. Potem możesz korzystać ze Slack z Asaną.
OnBoardify: aplikacja, dzięki której możesz zorganizować lepszą obsługę klienta. Możesz połączyć ją np. z Gmail lub Outlookiem, a następnie zezwolić Asanie na integrację. Kiedy klienci wysyłają maile, rozpoczynają czaty, tworzą bilety obsługi klienta, lub po prostu proszą o wsparcie OnBoardify za każdym razem automatycznie utworzy zadanie do wykonania w Asanie z wszystkimi niezbędnymi informacjami.
Formularze:
Google Forms: kiedy połączysz Google formularze z Asaną, wszystkie informacje, jakie uzbierasz z łatwością będzie można zmienić w kolejne zadania lub kroki do wykonania.
JotForm: za każdym razem, kiedy formularz zostanie zatwierdzony powstanie zadanie do wykonania w Asanie. Zarejestrować w JotForm można się za darmo. Aby zintegrować konto z Asaną, w ustawieniach JotForm należy poszukać integracje, a następnie Asana i skonfigurować konto.
Integracja z innymi narzędziami:
Zapier :jest to rodzaj narzędzia, które pozwala na integracje wielu innych aplikacji /narzędzi bez umiejętności pisania kodów. Zapier działa jak wirtualny klej, który skleja ze sobą różne inne narzędzia, wspomaga automatyzację i pomaga zaoszczędzić cenny czas dlatego utwórz bezpłatne konto, a następnie dodaj Asanę do używanych narzędzi. Wszystkie opcje integracji Asany z innymi aplikacjami pokażą się automatycznie.
Tworzenie raportów:
Google Sheets: dzięki Google Arkusze możesz tworzyć szczegółowe raporty z zadań lub projektów wykonanych w Asanie. Z kokpitu w Asanie możesz kliknąć otwórz projekt w Google formularze, a następnie zacząć analizować utworzony raport.
Inne:
Zendesk: aplikacja do wsparcia obsługi klienta. Połączyć ją z Asaną możesz za pomocą Zapier. Dzięki integracji za każdym razem, gdy w Zendesk stworzony ticket obsługi klienta Asana utworzy nowe zadanie do wykonania.
Evernote: automatycznie tworzy nowe zadanie z notatek lub tworzy projekty z zeszytów notatek. Evernote z Asaną można połączyć za pomocą Zapier.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że po lekturze tego wpisu zaczniesz z powodzeniem używać Asany w swoim małym biznesie. Gorąco Cię do tego zachęcam. Dzięki Asanie będziesz mogła uporządkować i usprawnić swoje działania, a do tego wszystko znajdziesz pod ręką (czy to z poziomu aplikacji w telefonie, czy ze strony www).
Powodzenia i koniecznie daj mi znać, czy używasz już Asany w swoim biznesie!
Pod koniec stycznia przeprowadziłam na swoim fanpage (Must-Have Asystentka) pierwsze bezpłatne wyzwanie o narzędziu do zarządzania projektami; „Jak sprytnie opanować Asanę i podnieść swoją produktywność?” Były to 3 dni intensywnego szkolenia na temat użytkowania i sprytnego wykorzystania tego narzędzia.
Dzisiaj chcę przedstawić Ci case study tego wyzwania, czyli opowiedzieć co nieco o wyzwaniu od kuchni, o moich celach, o technicznym aspekcie wyzwania, o wynikach i planach na przyszłość. Cały wpis podzieliłam na kilka punktów, dzięki czemu łatwiej będzie Ci po nim nawigować:
Dlaczego stworzyłam wyzwanie (mój cel wyzwania)?
Jak przygotowałam się do tego wydarzenia?
Czym zachęciłam potencjalnych uczestników wyzwania do zapisania się na listę?
Jakich narzędzi użyłam do przygotowań i w trakcie wyzwania?
Konwersje i wyniki, czyli ile było uczestników i czy mi się to opłaciło?
Jakie błędy popełniłam?
Co zrobię z materiałami, które stworzyłam na potrzeby wyzwania?
Moje wnioski na przyszłość.
Jeśli zainteresował Cię któryś z podpunktów to świetnie, zapraszam do lektury całego wpisu 🙂
Zaczynamy, ale jeszcze zanim zaczniemy napiszę kilka słów o samej „Asanie”. Co to jest „Asana”?
– Asana jest to narzędzie online (dostępne również jako aplikacja na smartphone) do zarządzania projektami i zadaniami.
– Przenosząc listę zadań do zrobienia (my tasks) do Asany masz możliwość wyeliminowania większej ilości rozpraszaczy, ponieważ wszystkie zadania, które musisz wykonać znajdują się w jednym miejscu.
– Dzięki Asanie możesz wyeliminować wewnętrzną komunikację mailową i skupić się na pracy, a nie na szukaniu (w gąszczu innych maili) zadań do zrobienia.
nieznajomość Asany w mojej grupie docelowej – podczas badania potrzeb moich potencjalnych klientek dosyć często pojawiały się pytania związane z obsługą i pracą w tej aplikacji, dlatego postanowiłam stworzyć coś użytecznego i rozbudzić tym samym więcej potrzeb mojej grupy docelowej.
mała znajomość Asany wśród moich klientek – chciałam pokazać moim klientkom, że można komunikować się w sposób sprawny, pomijając często dziesiątki emaili, które do siebie wysyłamy. Tutaj też od razu zaznaczę – większość moich klientek znało Asanę ale nie używało jej w swoim biznesie na co dzień, a ja chciałam, żeby to się zmieniło.
wyjście ze swojej strefy komfortu – chciałam zaprezentować próbkę swoich możliwości i dotrzeć do kolejnych osób, które w przyszłości może byłyby zainteresowane współpracą ze mną.
Moim celem wyzwania był wzrost rozpoznawalności mojej marki Must-Have Asystentka i zbudowanie pozycji eksperta – wirtualnej asystentki. Bardzo chciałam żeby na wyzwanie zapisało się na 50 osób, tak, żeby moja praca nie poszła na marne i aby ktoś rzeczywiście skorzystał z materiałów, które przygotowałam. Czy mi się to udało? Na to pytanie odpowiem w podsumowaniu wyników, a teraz przejdźmy do kolejnego punktu.
Jak przygotowałam się do tego wydarzenia?
Przygotowania do wyzwania rozpoczęłam od… rozpisania poszczególnych zadań w Asanie 🙂 Im więcej szczegółów tym lepiej, później nie musiałam się skupiać na planie działania tylko po kolei wykreślałam zadania z listy do zrobienia. Wśród moich planów było wykonanie:
prezentu za zapis,
strony lądowania,
formularzu zapisów na listę,
materiałów do wyzwania,
sekwencji maili do wysyłki,
postów na Facebooku,
grafik do wyzwania,
nagrań wideo,
live na fanpage.
Dzięki początkowemu rozpisaniu sobie wszystkich elementów składowych wyzwania w wolnych chwilach nie musiałam zastanawiać się co mam zrobić, po prostu otwierałam Asanę, wybierałam zadanie z listy i skupiałam się na jego wykonaniu.
Jak zachęciłam uczestników wyzwania do zapisania się na listę?
Przygotowałam prezent w formacie pdf do ściągnięcia po potwierdzeniu subskrypcji. Były to – „Skróty klawiszowe Asana” Pomyślałam, że fajnie byłoby pokazać funkcjonalność takich skrótów w ramach zwiększenia swojej produktywności. W Asanie nie ma języka polskiego więc postanowiłam przetłumaczyć najbardziej popularne skróty klawiszowe z angielskiego na polski i w formie tabelki w pdf udostępnić ją w prezencie.
Poniżej zamieściłam wygląd tego pdf-u:
Jakich narzędzi użyłam podczas przygotowań i w trakcie wyzwania?
Libre Office – do przygotowania tekstów i pdf-ow
motyw Divi (WordPress) do stworzenia strony lądowania
MailerLite – do formularzu zapisu na listę oraz do wysyłki maili w trakcie wyzwania,
Canva – do stworzenia grafik na fanpage,
wpisy na fanpage zaplanowałam bezpośrednio z poziomu Facebooka,
Google drive do przechowania i udostępnienia materiałów
bit.ly do stworzenia spersonalizowanych linków i śledzenia liczby pobrań,
OBS do nagrania filmików i live na Facebooku
Z wszystkich tych programów tylko divi jako motyw do WordPressa jest płatny (kupiłam ze zniżką za ok $70 – subskrypcja na rok) ale tak na prawdę stronę lądowania można zrobić w MailerLite i to wyjdzie całkiem za darmo.
Konwersja i wyniki
Przed rozpoczęciem wyzwania przyjęłam sobie za cel – aby w wyzwaniu wzięło udział 50 osób i to już była dla mnie duża ilość osób. Od razu zaznaczę że nie promowałam wyzwania za pomocą reklamy na Facebooku – chyba trochę bałam się, że zbyt dużo ludzi weźmie w nim udział a ja nie podołam i będzie klapa. Co w takim razie zrobiłam, żeby oznajmić światu o moim wyzwaniu?
wysłałam maila z zaproszeniem na wyzwanie do osób z mojej listy,
dodałam post na Facebooku z zaproszeniem na wyzwania,
dodałam wiadomość o wyzwaniu w kilku grupach na Facebooku- tam gdzie mogły znajdować się moje potencjalne klientki.
(Teraz pisząc z perspektywy czasu widzę, że było to o wiele za mało promocji ? cóż człowiek na błędach się uczy)
Na stronie lądowania znalazło się 419 osób, a na wyzwanie zapisało się 200 konwersja wynosiła 47.73 %
Udział w wyzwaniu potwierdziło ostatecznie 177 osób i do tylu powędrowały materiały. Dodatkowo jeszcze 3 osoby napisały do mnie na fanpage, że z jakiś powodów nie otrzymały materiałów więc wysłałam je ręcznie każdego dnia. Wyzwanie trwało 3 dni i każdy zapisany otrzymał ode mnie 5 maili (prezent, 3 dni wyzwania + podsumowanie)
Konwersja wynosiła odpowiednio:
– Prezent za zapis – 69.5%
– Dzień I – 70.1%
– Dzień II – 52 %
– Dzień II – 47.2%
– Podsumowanie 57.6%
To mało czy dużo? To zależy od wielu zmiennych i nastawienia. Dla mnie było to bardzo dużo ponieważ było to moje pierwsze wyzwanie i cieszyłam się że uczestniczki doceniły moją pracę. Dostałam dużo wiadomości zwrotnych, że wyzwanie się podobało, że materiały były fajne. Było również sporo głosów, że akurat wtedy gdy dziewczyny szukały pomocy związanej z opanowaniem Asany pojawiałam się ja. Celem tego wyzwania nie była sprzedaż – ale pozyskałam również 2 klientki 🙂
Jakie błędy popełniłam?
Błędów było kilka, niestety nie udało się przeprowadzić wyzwania w 100 procentach idealnie, ale to chyba tak zawsze bywa, że nie myli się tylko ten, który nie robi nic. Dodatkowo myślę, ze potrzeba wprawy w prowadzeniu wydarzeń tego typu, więc na pewno kolejne wyzwanie będzie lepsze.
Zdecydowanie za mało reklamy – czyli w ogóle brak reklamy płatnej. Miałam zamiar skorzystać z reklam na Facebooku, ale chyba za bardzo przestraszyłam się, że zapisze się zbyt dużo ludzi. Na pewno w przyszłości będę się lepiej promować!
W pierwszym dniu wyzwania źle ustawiłam automatyzację w MailerLite (chciałam przedobrzyć jak zwykle), przez co większość osób otrzymała ode mnie 2 wiadomości.
Słaba jakość live – działałam na nieco wolnym uploadzie plus na starszym laptopie mojej mamy więc było średnio profesjonalnie. Jednak najważniejsze rzeczy czyli zrzut ekranu i moje objaśnienie tego co pokazywałam było widać i słychać więc i tak jestem zadowolona.
Moje wnioski na przyszłość.
Jak najbardziej warto organizować wyzwania. Fajnie jest pokazać się nowym osobom, zaprezentować swoje umiejętności, przetestować trochę zachowanie swojej grupy docelowej i sprawdzić pomysł na płatny produkt.
Warto dać sobie trochę czasu na na organizację. Ja wyzwanie zorganizowałam od pomysłu do ostatniego dnia wyzwania w 2 tygodnie. Był to dla mnie bardzo intensywny czas, dodatkowo miałam w tym czasie normalną pracę dla klientek co poskutkowało dużą ilością zarwanych nocy.
Mówić więcej o tym co chce się robić i nie patrzeć na innych. Nie bać się, że ktoś może usłyszy i skopiuje pomysł. Przestać się wstydzić swoich umiejętności czy swojej wiedzy.
Więcej reklamy 🙂
Co zrobię z materiałami, które stworzyłam na potrzeby wyzwania?
Ostatnio pojawiło się kilka nowości w Asanie więc najprawdopodobniej uaktualnię materiały, nagram nowe filmiki, wrzucę wszystko na platformę i za jakiś czas całe wyzwanie będzie dostępne w płatnej wersji. Uważam, że całość była tak fajna, że aż szkoda, aby się zmarnowała.
Dziękuję Ci za przeczytanie tego artykułu. Uważasz, że komuś może się on przydać? Podziel się nim ze znajomymi. Poszukujesz wsparcia w prowadzeniu wyzwania? Nie mogłaś lepiej trafić! Napisz do mnie kasia@kasiaborkow.pl
Często dostaje pytania jak ja pamiętam o tych wszystkich zadaniach, które mam wykonać dla rożnych klientów i się w tym wszystkim odnajduję.
Odpowiedź jest prosta: korzystam z najlepszych narzędzi online do których mam dostęp na wielu urządzeniach, nie ważne czy w ręku mam laptopa, telefon czy tablet. Dzięki temu wypracowałam sobie odpowiedni system pracy, który pozwala mi pracować mobilnie. I ja dzisiaj chcę podzielić się z Tobą tą listą narzędzi online, które pomogą w prowadzeniu Twojego biznesu 🙂
Jeśli jesteś gotowa zabrać się do pracy już teraz i zacząć używać przydatnych, sprawdzonych i bezpłatnych narzędzi, dzięki którym usprawnisz swoją pracę – ten post jest zdecydowanie dla Ciebie!
W sieci znajdziesz mnóstwo opinii, które określają asanę jako narzędzie do grupowego zarządzania projektami i to jest stu procentowa prawda. Ale Asana to coś więcej, to rozbudowane narzędzie do kompleksowego zarządzania sobą, swoja pracą, firmą, blogiem czy obowiązkami domowymi. Jeśli poświęcisz trochę czasu po to aby nauczyć się na niej pracować, będzie ona jednym z ważniejszych narzędzi online w twoim biznesie.
W jaki sposób możesz korzystać z Asany?
tworzenie list zadań- codziennych, tygodniowych, miesięcznych list, do których możesz dodawać informacje, daty wykonania, opisy, określać tagi itp. Możesz przenieść swoje papierowe listy zadań do Asany, mieć wszystko w jednym miejscu i przestać martwić się tym, że o czymś zapomniałaś;- zarządzanie projektami – określone działania z dłuższym terminem wykonania są tym do czego Asana została stworzona. Masz mnóstwo możliwości pracy nad projektami, począwszy od wyboru widoku: listy lub tablicy.
możesz dodać swoich współpracowników do danego projektu, dzielić się projektami dodając osoby do tzw. follow- dzięki czemu dana osoba będzie mogla obserwować jego postęp, wykonanie, oraz komentować.
możesz dodawać załączniki, komentarze, tagi, kolory, daty wykonania, linki, delegować zadania dla osobom związanym z danym projektem;
organizowanie spotkań biznesowych – możesz utworzyć plany spotkań biznesowych, dodawać treści oraz dokumenty, które na danym spotkaniu będą poruszane, Możesz wprowadzać porządek spotkań biznesowych/agendę, dodawać uczestników spotkań tak, aby każdy mógł się zapoznać z tematem i dokumentami danego spotkania przed, w trakcie a także po jego zakończeniu;
przeprowadzanie burzy mózgów- możesz to osiągnąć przez wprowadzanie jednego dnia w tygodniu lub miesiącu, w którym każdy współpracownik będzie mógł dodać kreatywny pomysł związany z firmą. Dzięki Asanie wszystko będzie przechowane w jednym miejscu, i dostępne dla oznaczanych osób;
planowanie kalendarza treści – możesz używać Asany do content marketingu, planowania publikacji, tworzenia projektów. Wystarczy, że potem dodasz do nich daty i możesz kreować kalendarz publikacji;
launch produktów- ustal krok po kroku plan launchu nowych produktów, z dokładnymi datami i opisem zadań. Następnie z pomocą Asany wcielaj go w życie krok po kroku, zadanie za zadaniem, aż do osiągnięcia celu;
komunikacja w zespole – Asana umożliwia komunikowanie się poszczególnych współpracowników w obrębie danego projektu. Fajne jest to, że nie trzeba opuszczać Asany, żeby wysłać maila, bo tak naprawdę nie trzeba tych maili wysyłać wcale. Wystarczy kliknięcie w okienko konwersacji pod danym projektem i gotowe.
Powyższe przykłady to tylko kilka zastosowań Asany w biznesie.
Można stworzyć w niej prawie wszystko a ograniczeniem jest tylko nasza wyobraźnia. Chciałam pokazać, że Asana to świetne narzędzie, które przede wszystkim pomaga. Wiadomo, nie wykona za nas naszej pracy ale pomoże lepiej nią zarządzać. Oczywiście na początku trzeba wszystko skonfigurować, ale później owocuje to świetnym wsparciem i pół-automatyzacją.
Dodam tylko, że Asana jest bezpłatna do 15 osób w organizacji i ta bezpłatna wersja w zupełności wystarcza właścicielom małych biznesów.
Narzędzie, które pozwala na zarządzanie wirtualnymi notatkami. Trello podobnie jak Asana to narzędzie do zarządzania projektami. W odróżnieniu od Asany (w której możesz Tworzyć swoje projekty w listach) Trello stawia na rozwiązanie w formie tablic. Jeśli jesteś fanką używania małych karteczek i zapisywania wszystkiego na nich to rozwiązanie przypadnie Ci do gustu.
Jak możesz wykorzystać możliwości Trello?
– tworzyć tablice – każda tablica to może być osobny projekt lub zbiór projektów. Kiedy zaczynasz nowy projekt od podstaw najpierw tworzysz tablice, potem listy a następnie wprowadzasz zadania do listy “do zrobienia”. Kiedy wykonujesz dane zadanie możesz przenieść je do listy „pracuję nad tym” a gdy zadanie zostanie wykonane możesz przenieść je do listy „wykonano”. W ten sposób twoje działania są od razu widoczne na tablicy więc jeśli jesteś wzrokowcem jest to dodatkową zaletą;
– dodawać osoby, współpracowników do tablic i dzielić się z nimi postępem swoich prac;
– komunikować się wewnątrz Trello;
– do każdego zadania możesz dodać checklistę i w miarę postępu prac możesz odhaczać poszczególne etapy;
– Trello możesz wykorzystać również jako tablice inspiracji i kontentu na bloga, czy firmową stronę;
– możesz wykorzystać tablice również do przechowywania ciekawych linków, artykułów, stron, inspiracji, planów wakacyjnych, przepisów, dodatków do domu, rzeczy dla dzieci, Twoich celów, tak naprawdę wszystkiego co tylko wymyślisz.
Zaletą Trello jest to, że interfejs posiada język polski. Oczywiście narzędzie w podstawowym pakiecie jest darmowe, co w zupełności wystarcza w codziennym jego użytkowaniu.
Jest to kolejne darmowe super narzędzie. Możesz je wykorzystać do mierzenia czasu wykonywanych przez siebie zadań. Czas w Toggl możesz mierzyć na dwa sposoby:
– automatycznie – dodajesz projekt, nazwę zadania, dane klienta i w momencie rozpoczęcia pracy wciskasz start, a po zakończeniu danego zadania naciskasz stop;
– manualnie – ustawiasz parametry i określony czas pracy nad danym projektem (może być to odcinek czasu w przeszłości, lub czas, który dopiero planujesz przeznaczyć na daną czynność).
Toggl jest szczególnie przydatny i fajny dla osób, które pracują zdalnie i same sobie muszą mierzyć czas pracy a nie chcą używać skomplikowanych narzędzi.
Interfejs Toggl jest bardzo intuicyjny, pozwala bardzo szybko zapoznać się z obsługą tej aplikacji i zachęcić do rozpoczęcia na niej pracy. W bezpłatnej wersji, która jest całkowicie wystarczająca możemy:
– stworzyć projekt,
– dodać zadania do projektu,
– dodać klientów, nad których zadaniami pracujemy,
– tworzyć raporty z naszej pracy,
– ściągać i drukować raporty za pomocą kilku kliknięć.
Bardzo polecam to narzędzie, ponieważ naprawdę świetnie pokazuje nasz czas pracy, fajnie pracuje w tle, jest bardzo przyjazne i nie wymaga od nas dużo uwagi. W opcjach premium jest o wiele więcej dodatków, które dodatkowo ułatwiają pracę (np. można dodać cenę/godz pracy, ustawić prezentację godzin np. w 15-minutowych segmentach, można śledzić swój czas spędzony na poszczególnych stronach internetowych itp.)
Zapier to moje najnowsze odkrycie. Jest to narzędzie, które pozwala łączyć ze sobą różne aplikacje za pomocą tzw. workflows i automatyzować monotonne czynności, tak aby pracowały w tle i oczywiście oszczędzały nasz czas.
Zapier jest to aplikacja, która skleja inne narzędzia niewidzialnym klejem. W tej chwili możesz tworzyć zapy z ponad 750 innych aplikacji. Jak działa Zapier? Pozwala tworzyć tunel pracy, który zaczyna się za pomocą tzw. trigger czyli spustu. W chwili kiedy spełnione zostają warunki przez nas narzucone zapier przystępuje do pracy i tworzy określone przez nas akcje.
Ok, wiem to brzmi strasznie trudno i nieprzystępnie, ale naprawdę nie jest aż tak trudne do opanowania. Pozwól mi podać przykład:
-dostajesz dużo maili z załącznikami i każdy z załączników zapisujesz na Dropboxie lub Google drive. Więc za każdym razem, gdy dostajesz emial otwierasz go i poszczególny załącznik zapisujesz. Za pomocą Zapier tworzysz zapa. Za każdym razem, gdy dostaniesz maila załącznik zapisze się automatycznie sam na określonej przez Ciebie lokalizacji, oszczędzając Twój czas,
– tworzyć zapy można naprawdę z wielu aplikacji. Cały proces tworzenia zapów można bardzo mocno spersonalizować właśnie po to, aby jak najlepiej wykorzystać możliwości tego narzędzia.
W darmowym pakiecie zapier możesz utworzyć 20 zapów w miesiącu. Masz w czym wybierać. Zapier integruje się z ponad 750 innymi narzędziami. Polecam wypróbować jego działanie.
Tego narzędzia chyba nie muszę nikomu przedstawiać. Evernote jest moim zdaniem najlepszą darmową aplikacją do zarządzania treścią: tworzenia notatek, zadań, zapisywania przydatnych artykułów na później, dodawania spotkań itp. Super rozwiązaniem jest dla mnie synchronizacja na różnych urządzeniach. Często korzystam z Evernote na telefonie, gdzie zapisuję notatki, listy zadań, wszystko co przychodzi mi do głowy.
Evernote posiada rozszerzenie na przeglądarkę Chrome, gdzie można to rozszerzenie zainstalować, a potem używać go do zapisywania przydatnych artykułów.
Bardzo polecam to narzędzie szczególnie kobietom zabieganym, które nie zawsze maja pod ręką kartkę papieru ale swój smartfon już tak. Łatwe, przyjemne w obsłudze i również integralne z zapier. Możesz więc stworzyć sobie zapa w którym dodana przez Ciebie notatka w Evernote utworzy projekt w Asanie lub Trello. Automatycznie bez Twojego udziału zaoszczędzisz chwilę swojego cennego czasu.
Oczywiście jak pozostałe narzędzia Evernote jest darmowy w podstawowych właściwościach. Płatne plany dodają więcej fajnych opcji jak np. większą pojemność, przesyłanie maili do aplikacji, wyszukiwanie informacji w dokumentach i pdf, skanowanie wizytówek i inne.
Podsumowanie
Na rynku istnieje ogromny wybór narzędzi do zarządzania zadaniami, projektami i czasem. Dzisiaj chciałam przedstawić pokrótce te kilka podstawowych, które mają BEZPŁATNE wersje, po to abyś mogła zacząć ich używać. Moim zdaniem są one łatwe w obsłudze, intuicyjne i warto się z nimi zapoznać. Mam nadzieję, że zaciekawiłam Cię tym tematem i rozbudziłam w Tobie potrzebę zapoznania się z powyższymi narzędziami.
Nie musisz używać żadnych narzędzi do automatyzacji pracy. Projekty możesz pisać w notatniku, zadania możesz notować na karteczkach, czas możesz śledzić na zegarku. Chcę Ci pokazać, że gdy jesteś gotowa przenieść swój biznes na kolejny etap to praca z użyciem tych narzędzi będzie idealna.
Jeśli chciałabyś dowiedzieć się więcej o tych narzędziach zapisz się na mój newsletter i odbierz prezent, a kolejny artykuł z tej serii prześlę Ci na skrzynkę mailową.
Pozdrawiam, Kasia
O MNIE
Od 2017 roku pracuję zdalnie. Zaczynałam od pracy jako wirtualna asystentka, obecnie specjalizuję się w usprawnianiu pracy zdalnej i ulepszaniu obsługi klienta. Na blogu znajdziesz informacje o pracy zdalnej i o tym jak budować swój biznes. Jest również sekcja poświęcona rozwojowi jako wirtualna asystentka.
