Szablony odpowiedzi i automatyczne wiadomości w Gsuite

Dziś przygotowałam dla Ciebie wpis bardzo praktyczny i techniczny, czyli pokazuję Ci w jaki sposób stworzyć szablony odpowiedzi i automatyczne wiadomości w Gsuite.

Zanim jednak przejdziemy do poszczególnych kroków, chciałam wyjaśnić Ci, dlaczego lubię Gsuite i dlaczego nie Gmail?

Tak dla Gsuite

Do działań związanych z pracą polecam korzystanie z płatnej wersji Gmaila, czyli Gsuite. Jest ona bowiem zgodna z RODO i w tej, płatnej wersji Google lepiej chroni prywatność Twoją, Twoich Klientów, podwykonawców, pracowników, kontrahentów itp.

Dodatkowo dzięki temu rozwiązaniu nie narażasz się w razie jakiejkolwiek kontroli, dlatego, że korzystając z usług Gsuite pobierasz umowę powierzania przetwarzania danych i w kwestii zabezpieczenia danych osobowych wszystko gra 🙂 

To zwykle w wiadomościach mailowych Klienci podają Ci swoje dane, poufne informacje, czasem dane wrażliwe. Dlatego ważne jest byś w pełni świadomie korzystała z dostępnych narzędzi i zabezpieczała te dane w najlepszy możliwy sposób.

Jak stworzyć szablony odpowiedzi?

Logujesz się do panelu Gsuite i z prawej strony wybierasz ikonkę zębatki. Klikasz na nią i przechodzisz do sekcji ustawienia.

W ustawieniach wybierasz sekcję zaawansowane, a następnie włączasz opcję „gotowe odpowiedzi (szablony)”.

W kroku trzecim tworzysz swój pierwszy szablon wiadomości – w taki sam sposób jakbyś tworzyła normalnego maila do wysyłki. Kiedy szablon jest gotowy – klikasz w znak trzech kropeczek (tuż obok kosza), a następnie wybierasz opcję – szablony odpowiedzi.

Następnie wybierasz „zapisz wersję roboczą jako szablon”, a następnie opcję „zapisz jako nowy szablon”. W końcowym kroku ustawiasz nową nazwę szablonu (jak poniżej). I gotowe! Właśnie stworzyłaś swój pierwszy szablon!

Jak stworzyć automatyczne odpowiedzi?

Przechodzisz do sekcji ustawienia, następnie klikasz w sekcję filtry i zablokowane adresy. W kolejnym kroku wybierasz opcję – utwórz nowy filtr.

Twoim oczom ukaże się szereg opcji do wybrania możesz zastosować kilka różnych filtrów wg potrzeb. Możesz wpisać adresy email obecnych Klientów, temat wiadomości czy słowa, które znajdą się w treści danej wiadomości. Jeśli chcesz wysyłać taki sam autoresponder do wszystkich – wtedy możesz zaznaczyć filtr na rozmiar maila itp. Ustawień jest bardzo dużo najlepiej je wszystkie sobie przeklinać.

Po kliknięciu w przycisk dalej Twoim oczom ukaże się kolejne okienko do wypełnienia i tutaj również masz dodatkowe opcje do zaznaczenia. Ważne jest to, że możesz sobie wybrać swój autoresponder w punkcie – wyślij szablon (z listy rozwijanej będziesz mogła wybrać sobie odpowiedni szablon). Klikając w niebieski przycisk potwierdź/aktualizuj – ustawisz autoresponder. Gotowe!

Jak wysyłać szablony?

Stworzyłaś już kilka szablonów wiadomości i teraz zacznie dziać się magia! Gdy dostaniesz maila z często powtarzającymi się pytaniami – możesz po prostu znów kliknąć w trzy kropeczki (rozwijane menu), następnie wybrać „szablony odpowiedzi”, potem konkretny szablon. I już! Zaoszczędziłaś swój cenny czas!

szablony wiadomości i automatyczne wiadomości

Mam nadzieję, że ten wpis był dla Ciebie przydatny i że z chęcią skorzystasz z opcji szablonów i automatycznych odpowiedzi 🙂 Daj mi znać, czy ustawisz je u siebie!

P.S. W bezpłatnym Gmailu oczywiście wygląda to dokładnie w taki sam sposób. Chodzi tylko o to, że Gmail, powinien być używany do działań osobistych, a Gsuite – biznesowych.

Z wykształcenia jestem inż. metalurgii, od 2017 roku pracuję jako wirtualna asystentka. Zarabiam, pracując w domu. Na blogu znajdziesz informacje o tym, jak rozpocząć i prowadzić biznes wirtualnej asystentki. Dzielę się również sposobami na organizację pracy zdalnej i opowiadam o tym jak połączyć pracę zdalną z macierzyństwem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Pin It on Pinterest

Share This